How it Works
Sharp
Loading...
PPC-ALL
User Manual
109 pgs5.9 Mb0
User Manual
119 pgs6.37 Mb0
User Manual [de]
117 pgs6.01 Mb0
User Manual [es]
114 pgs6.17 Mb0
User Manual [nl]
114 pgs6.47 Mb0
User Manual [sv]
110 pgs7.86 Mb0
User Manual [zh]
117 pgs6.42 Mb0
Table of contents
Loading...

Sharp PPC-ALL User Manual [nl]

Download
Sharpdesk
V3.3
Handleiding
Versie 3.3.04
Copyright
© 2000-2009 SHARP CORPORATION. Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging, aanpassing of vertaling is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve voor zover door de auteursrechtwetgeving toegestaan.
Handelsmerken
SHARP® is een gedeponeerd handelsmerk van SHARP CORPORATION.
Microsoft® en Windows® zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Internet Verkenner®, Word® en Excel® zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Alle andere hierin genoemde handelsmerken zijn eigendom van de desbetreffende eigenaren.
Handleiding voor Sharpdesk ii
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Inleiding ........................................................................................................1
Overzicht.................................................................................................................................2
Over deze handleiding............................................................................................................3
Indeling van de handleiding ...................................................................................................3
Sharpdesk on-line Help ..........................................................................................................4
Hoofdstuk 2 Sharpdesk installeren ................................................................................. 5
Installatieprocedure.................................................................................................................5
Plaats van de softwarebestanden........................................................................................................................ 5
Plaats van gebruikersbestanden.......................................................................................................................... 5
Sharpdesk vanaf de cd installeren......................................................................................................................5
De installatie van Sharpdesk ongedaan maken......................................................................7
Hoofdstuk 3 Overzicht van Sharpdesk ...........................................................................8
Inleiding ..................................................................................................................................8
Sharpdesk starten ....................................................................................................................9
Menubalk ............................................................................................................................................................ 9
Mapvenster.......................................................................................................................................................... 9
Werkbalk ...........................................................................................................................................................10
Werkgebied ....................................................................................................................................................... 10
Eigenschappenbalk...........................................................................................................................................10
Uitvoerzone....................................................................................................................................................... 10
Statusbalk..........................................................................................................................................................10
Schuifbalken .....................................................................................................................................................10
Verplaatsen binnen Sharpdesk..............................................................................................11
Werken met het mapvenster ............................................................................................................................. 11
Opties die met de rechtermuisknop toegankelijk zijn ................................................12
De menubalk van Sharpdesk............................................................................................................................ 13
De werkbalk van Sharpdesk............................................................................................................................. 15
Eigenschappenbalk...........................................................................................................................................15
De Uitvoerzone van Sharpdesk........................................................................................................................ 16
Sharpdesk afsluiten...............................................................................................................17
Hoofdstuk 4 Werken met Sharpdesk............................................................................. 18
Inleiding ................................................................................................................................18
Afbeeldingen en documenten weergeven............................................................................18
Met mappen werken .........................................................................................................................................19
Werken met afbeeldingen.................................................................................................................................20
Combineren .................................................................................................................20
Splitsen.........................................................................................................................20
Draaien.........................................................................................................................20
De bureaubladweergave instellen ....................................................................................................................21
De grootte van de voorbeelden wijzigen ....................................................................21
Een toepassing aan de Uitvoerzone toevoegen of eruit verwijderen.........................21
De opstartmap van Sharpdesk instellen......................................................................22
Afbeeldingsbestanden bekijken (Niet ondersteund voor Windows Vista / Windows 7)................................22
Instellen van de met Sharpdesk Imaging te bekijken (Niet ondersteund voor Windows Vista /
Windows 7)..................................................................................................................22
Melding van wijzigingen in weergave van bestandstypen (Niet ondersteund voor Windows Vista
/ Windows 7)................................................................................................................23
Exportopties instellen .......................................................................................................................................23
De standaard-exportresolutie wijzigen .......................................................................24
Kleurinstellingen wijzigen ..........................................................................................24
Documenteigenschappen weergeven............................................................................................................... 25
Bestanden organiseren..........................................................................................................26
Bestanden selecteren ........................................................................................................................................26
Bestanden openen.............................................................................................................................................26
Bestanden verwijderen .....................................................................................................................................26
Een bestand terugzetten.................................................................................................................................... 26
Documenten en mappen verplaatsen ............................................................................................................... 26
Mapsnelkoppelingen maken ............................................................................................................................27
Mappen anders ordenen ...................................................................................................................................27
Een bestand kopiëren........................................................................................................................................ 27
Een bestandsnaam wijzigen .............................................................................................................................27
Een document als bijlage aan een E-Mailbericht toevoegen ..........................................................................27
Afbeeldingen comprimeren.............................................................................................................................. 28
Gebruik van Image Compression Tool(ICT)..............................................................30
Ondersteunde bestandsindelingen...............................................................................30
Gecomprimeerd uitvoerbestand..................................................................................31
Paginaformaat van uitvoerbestand..............................................................................31
Beheer van ICT............................................................................................................31
Kwaliteit / Grootte.......................................................................................................32
Uitvoermap ..................................................................................................................34
Bekijken van het nieuwe PDF-bestand.......................................................................34
Gebruik van het ICT voorkeurendialoogvenster........................................................35
Probleemoplossing ......................................................................................................35
Afbeelding verbeteren ...................................................................................................................................... 35
PDF met tekst maken............................................................................................................36
Handleiding voor Sharpdesk iv
Scannen met Sharpdesk........................................................................................................36
Documenten scannen........................................................................................................................................ 36
Scanopties instellen ..........................................................................................................................................37
De afbeelding opslaan ......................................................................................................................................37
Gescande afbeeldingen weergeven..................................................................................................................37
Scanopties wijzigen..........................................................................................................................................38
Hoofdstuk 5 Zoeken met Sharpdesk ............................................................................. 40
Inleiding ................................................................................................................................40
Vereiste instellingen..........................................................................................................................................41
Indexdatabases.............................................................................................................42
Genegeerde woorden........................................................................................................................................ 43
Beperkingen.................................................................................................................43
Zoeken...................................................................................................................................44
U voert als volgt een zoekopdracht uit: ...........................................................................................................44
Syntax van zoekopdrachten.............................................................................................................................. 45
Zinsneden.....................................................................................................................45
Wildcardtekens (* en ?)...............................................................................................46
Exacte overeenkomst en “Afstamming”.....................................................................46
De and operator .........................................................................................................46
De or operator............................................................................................................46
De not operator ..........................................................................................................47
De near operator........................................................................................................47
De zoekresultaten beoordelen .......................................................................................................................... 47
De resultatenlijst sorteren.................................................................................................................................48
Bestanden verplaatsen ...................................................................................................................................... 49
Een nieuwe zoekopdracht uitvoeren ................................................................................................................49
De laatste zoekopdracht bekijken ....................................................................................................................49
Favoriete zoekopdrachten gebruiken ...............................................................................................................50
Geavanceerde zoektechnieken.........................................................................................................................50
Het tabblad Bestandskenmerken.................................................................................51
Het tabblad Eigenschappen.........................................................................................51
De Favorieten knop .....................................................................................................52
Zoekvoorkeuren aanpassen ..................................................................................................53
Een index aanmaken.............................................................................................................55
Een nieuwe indexdatabase aanmaken.............................................................................................................. 55
Een indexdatabase bewerken ...........................................................................................................................61
Een indexdatabase verwijderen........................................................................................................................ 61
Een indexeringsplanning maken ..........................................................................................62
De database handmatig indexeren ...................................................................................................................63
Het indexeringsproces controleren................................................................................................................... 64
Voortgang weergeven..................................................................................................65
Laatste indexering weergeven.....................................................................................66
Indexering uitvoeren....................................................................................................66
Indexering annuleren...................................................................................................66
Afsluiten.......................................................................................................................66
Hoofdstuk 6 Bestanden combineren met Sharpdesk ................................................. 67
Inleiding ................................................................................................................................67
Composer starten ..................................................................................................................68
Menubalk .......................................................................................................................................................... 69
Werkbalk ...........................................................................................................................................................69
Werkgebied ....................................................................................................................................................... 69
Referentiegebied...............................................................................................................................................69
Menuopdrachten ...............................................................................................................................................69
Werkbalkopdrachten.........................................................................................................................................71
Werken met Composer .........................................................................................................71
Pagina's in Composer laden .............................................................................................................................71
Pagina's toevoegen naar Composer ............................................................................72
Pagina's toevoegen vanuit Sharpdesk of Windows Verkenner .................................72
Composer-documenten maken.........................................................................................................................73
Pagina's schikken.........................................................................................................73
Pagina's verwijderen....................................................................................................73
Pagina-inhoud beheren:....................................................................................................................................74
Koptekst en voettekst .......................................................................................................................................74
Kop- en voetteksten aan geselecteerde pagina’s toevoegen ......................................74
De grootte van de koptekst-/voettekstband instellen..................................................75
Plaatsing van de koptekst/voettekst ............................................................................75
Een document als bijlage aan een E-Mailbericht toevoegen ..........................................................................77
Documenten opslaan ........................................................................................................................................77
Een Composer-document openen ....................................................................................................................77
Composer sluiten ..................................................................................................................78
Hoofdstuk 7 Sharpdesk Imaging ...................................................................................79
Inleiding ................................................................................................................................79
Fundamentele beeldverwerkingsconcepten.........................................................................79
Wat is beeldverwerking? ..................................................................................................................................79
Verschillende beeldtypen..................................................................................................................................80
Beeldbestandsopmaken ....................................................................................................................................80
Handleiding voor Sharpdesk vi
Beelddocumenten ............................................................................................................................................. 80
Sharpdesk Imaging ...............................................................................................................81
De toepassing Imaging .....................................................................................................................................81
Beelden weergeven......................................................................................................82
Beeldbestanden converteren .......................................................................................83
Weergave van afbeeldingen wijzigen .........................................................................83
Beelden scannen ..........................................................................................................83
Aantekeningen maken op beelden..............................................................................83
Een contactblad maken................................................................................................84
Beeldverwerking .........................................................................................................85
De Imaging-software gebruiken.......................................................................................................................85
Sharpdesk Imaging starten ..........................................................................................85
Beelddocumenten zoeken ...........................................................................................85
Eigenschappen instellen ..............................................................................................86
Gespecificeerde eigenschappen zoeken......................................................................86
Beelddocumenten weergeven ..........................................................................................................................88
Documenten openen....................................................................................................88
De weergave wijzigen .................................................................................................88
Schetsen weergeven en wijzigen ................................................................................89
Contactbladen maken ..................................................................................................90
Aantekeningen maken op een document.........................................................................................................91
Stempels maken...........................................................................................................91
Een markering aanbrengen..........................................................................................93
Eigenschappen van Markeerstift wijzigen..................................................................93
De kwaliteit van een document verbeteren...................................................................................................... 94
Spikkels uit een document verwijderen......................................................................94
Een pagina rechtzetten.................................................................................................94
Hoofdstuk 8 Tekstafbeeldingen in tekst omzetten ..................................................... 96
Inleiding ................................................................................................................................96
Opties voor OCR-conversie instellen ..................................................................................97
Formaat van uitvoerbestand instellen ..............................................................................................................98
Lay-out van origineel document instellen .......................................................................................................98
Talen instellen in Document............................................................................................................................. 98
Een gebruikerswoordenboek selecteren ..........................................................................................................99
Selecteer een bestaand woordenboek .......................................................................100
Een gebruikerswoordenboek wijzigen .....................................................................100
Een nieuw gebruikerswoordenboek aanmaken........................................................102
Het rejectiekarakter instellen.......................................................................................................................... 102
Tonen van OCR-opties dialoogvenster.......................................................................................................... 102
Toepassingen starten.......................................................................................................................................103
Een afbeelding met slepen en neerzetten converteren...................................................................................103
Hoofdstuk 9 Verklarende woordenlijst........................................................................ 104
Handleiding voor Sharpdesk viii
Hoofdstuk 1
Inleiding
Welkom bij Sharpdesk! Met deze gebruikersvriendelijke software beschikt u over een volledige oplossing om papieren en elektronische documenten te organiseren en ermee te werken. Zodra een document op uw pc opgeslagen is, kunt u het met Sharpdesk organiseren, weergeven en vervolgens afdrukken of per E­Mail verzenden. Sharpdesk bevat alle gewenste hulpmiddelen.
In deze handleiding worden de standaardkenmerken van Sharpdesk beschreven. Sharpdesk is bovendien compatibel met andere Sharp-producten, die extra mogelijkheden aan Sharpdesk toevoegen die niet in deze handleiding worden beschreven. Deze extra mogelijkheden worden gedetailleerd beschreven in de documentatie die u ontvangt bij het Sharp-product dat u aan Sharpdesk “koppelt”.

Overzicht

Met Sharpdesk kunt u:
• Afbeeldingen en documenten scannen Sharpdesk leest via uw scanner papieren documenten op
uw pc in en gebruikt daarbij alle scaninstellingen en -opties die uw TWAIN-scanner of Sharp­kopieerapparaat met de Network Scanner-uitbreidingskit -optie biedt. Sharpdesk heeft “eenvoudige” en “geavanceerde” scanopties, zodat u uw eigen scanvoorkeuren geheel naar eigen inzicht kunt opgeven.
• Tekstafbeeldingen in tekst omzetten Tekstafbeeldingen die u met Sharpdesk hebt gescand, kunt u
omzetten in tekst die u met een tekstverwerker kunt bewerken. Sharpdesk heeft een geavanceerde OCR-proces (Optical Character Recognition), die zelfs de opmaak van uw documenten behoudt. U kunt ook een afbeelding met tekst in een tekstverwerkersindeling omzetten door de afbeelding vanuit een map naar de Uitvoerzone van Sharpdesk te slepen.
• Productierijpe documenten voorbereiden Met Sharpdesk Composer kunt u verschillende soorten
bestanden met elkaar in één productierijp document combineren. U kunt bijvoorbeeld een Word®­bestand met een Excel®-bestand combineren en er vervolgens een Lotus®-bestand aan toevoegen. Als een document gemaakt is met een toepassing die documenten naar een printer kan sturen, is het vrijwel altijd mogelijk pagina’s uit dat document aan een Composer-document toe te voegen. U kunt pagina’s in de gewenste volgorde rangschikken en vervolgens het hele document afdrukken in geniete sets, zodat uw documenten in één keer gebruiksklaar zijn.
• Afbeeldingen weergeven Met Sharpdesk Imaging kunt u opgeslagen afbeeldingen, gescande
afbeeldingen en afbeeldingen afkomstig van een digitale camera snel en eenvoudig weergeven.
• Uw documenten distribueren Om documenten per E-Mail te distribueren of op papier af te
drukken volstaat het om een bestand naar een pictogram op de Uitvoerzone van Sharpdesk te slepen.
• Een afbeelding of document importeren/exporteren U kunt .BMP-, .JPG-, .PCX- , .TIF- of
.PDF documenten en -afbeeldingen rechtstreeks met Sharpdesk importeren, opslaan en beheren.
• Geavanceerde zoekmogelijkheden Zoek afbeeldingen en documenten op basis van vele mogelijke
zoekcriteria, zoals een woord, een woordgroep of een lijst van woorden. Zoek de gewenste afbeeldingen of documenten op basis van een documentpad, de grootte van de afbeelding of het document, de wijzigingsdatum, de grootte van de afbeelding of het document, de eigenschappen van een document of de Booleaanse operatoren “and”, “or”, “not”, of “near”.
Handleiding voor Sharpdesk 2

Over deze handleiding

Voor deze handleiding wordt aangenomen dat u een basiskennis van Windows hebt en de Windows­terminologie kent. Er wordt vanuit gegaan dat u weet hoe u uw systeem start, hoe u zich binnen een Windows-omgeving verplaatst en hoe u elementaire Windows-functies uitvoert zoals het kopiëren, afdrukken en verplaatsen van documenten.
Voor hulp bij het gebruik van Windows of Internet Verkenner raadpleegt u uw Microsoft Windows­documentatie.

Indeling van de handleiding

Deze handleiding bevat de volgende hoofdstukken:
Hoofdstuk 1, Inleiding
Een beknopt overzicht van de functies en opties die in Sharpdesk beschikbaar zijn, de systeemvereisten en de indeling van de handleiding.
Hoofdstuk 2, Sharpdesk installeren
Bevat uitleg over het installeren en verwijderen van de software.
Hoofdstuk 3, Overzicht van Sharpdesk
In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u zich binnen Sharpdesk verplaatst en met het programma werkt. U vindt hier ondermeer uitleg over menuopdrachten en werkbalken.
Hoofdstuk 4, Werken met Sharpdesk
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de weergave van afbeeldingen en documenten in Sharpdesk wijzigt en hoe u documenten organiseert, opent, opslaat, kopieert en verplaatst. Het behandelt scanopties en ­instellingen van Sharpdesk, zoals de manier waarop u een scanner selecteert, afbeeldingen met Sharpdesk scant en scanopties instelt.
Hoofdstuk 5, Zoeken met Sharpdesk
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u afbeeldingen en documenten zoekt met behulp van de geavanceerde zoekmogelijkheden van Sharpdesk op basis van een woord of woordgroep of de Booleaanse operatoren “and”, “or”, “not”, of “near”.
Hoofdstuk 6, Bestanden combineren met Sharpdesk
Met Sharpdesk Composer is het eenvoudiger dan ooit om productierijpe documenten te maken. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u documenten met elkaar combineert, ze in een andere volgorde rangschikt en een kant en klaar document afdrukt.
Hoofdstuk 7, Sharpdesk Imaging
In dit hoofdstuk vindt u uitleg over de hulpmiddelen om afbeeldingen weer te geven, zoals de mogelijkheid om de weergave van afbeeldingen te wijzigen, afbeeldingen af te drukken en de standaardinstellingen van Imaging aan te passen.
Hoofdstuk 8, Tekstafbeeldingen in tekst omzetten
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een afbeelding converteert naar een indeling die u met een tekstverwerker kunt bewerken en u vindt er een paar handige tips over wat u met de geconverteerde documenten kunt doen.
Hoofdstuk 9, Verklarende woordenlijst
Lijst met termen die in deze gids worden gebruikt of die met beeldverwerking verband houdenVerklarende woordenlijst
In Sharpdesk worden de onderstaande termen als volgt gebruikt:
Afbeeldingen
In Sharpdesk verwijst de term Afbeelding naar items die in Imaging kunnen worden geladen.
Apparaten
Een apparaat is bijvoorbeeld een scanner, printer, faxapparaat, digitale camera of kopieerapparaat.
OCR
Optische tekenherkenning (OCR - Optical Character Recognition). Een technologie waarmee u een afbeelding met tekst kunt converteren naar een indeling die voor een gewone tekstverwerker herkenbaar is.

Sharpdesk on-line Help

De on-line Help bevat stapsgewijze instructies om Sharpdesk-taken uit te voeren. U kunt in elke toepassing de on-line Help openen via het menu Help.
Handleiding voor Sharpdesk 4
Hoofdstuk 2
Sharpdesk installeren

Installatieprocedure

De installatie van de Sharpdesk-software is eenvoudig en probleemloos. Tijdens de installatieprocedure van Sharpdesk wordt de volledige suite met Sharpdesk-toepassingen op uw pc geïnstalleerd, met inbegrip van Sharpdesk Composer en Imaging.

Plaats van de softwarebestanden

De Sharpdesk-software wordt op uw standaard vaste schijf (meestal C:\) geïnstalleerd in een map met de naam Sharpdesk (het volledige pad is C:\Program Files\Sharp\Sharpdesk\), tenzij u tijdens de installatieprocedure een andere schijf en/of map opgeeft. Tijdens de installatieprocedure worden sommige systeembestanden gewijzigd, zodat de componenten van Sharpdesk juist werken.

Plaats van gebruikersbestanden

U kunt opgeven waar u de documenten en afbeeldingen wilt opslaan die u met Sharpdesk bewerkt. Tenzij u een andere plaats opgeeft, maakt het installatieprogramma een nieuwe map Sharpdesk bureaublad en submappen in C:\Documents and Settings\<gebruikersnaam>\Mijn documenten\ (C:\Gebruikers\<gebruikersnaam>\Documenten\ op computers met Vista / Windows 7). Als u een andere plaats voor uw gegevensbestanden opgeeft, is het raadzaam de bestanden niet in dezelfde map (of submap) als de Sharpdesk-software te plaatsen, omdat alle mappen met Sharpdesk-software worden verwijderd als u de installatie van Sharpdesk ongedaan maakt.

Sharpdesk vanaf de cd installeren

U installeert Sharpdesk als volgt vanaf de cd:
1. Sluit alle Windows-toepassingen om te zorgen dat de software juist wordt geïnstalleerd. Met name antivirusprogramma's als “Norton AntiVirus” kunnen onterechte waarschuwingen geven als deze voorafgaand aan de installatie niet worden uitgeschakeld.
2. Meldt u zich aan op uw PC met een gebruikers-ID met volledige beheerdersrechten.
Opmerking: Windows XP, Vista en Windows 7 laat niet-beheerders beheerderstaken uitvoeren indien zij het wachtwoord van een volledige beheerder kennen; dit werkt echter niet voor Sharpdesk. Wanneer u het dialoogvenster “Uitvoeren als” krijgt, annuleer dan de dialoog en meldt u zich aan als beheerder voordat u start of doorgaat met de installatie van Sharpdesk.
3. Plaats de cd met de installatiesoftware in het cd-romstation. Na enkele ogenblikken verschijnt het welkomstscherm automatisch op uw beeldscherm. Als het welkomstscherm niet verschijnt (omdat u bijvoorbeeld Windows-functie AutoRun hebt uitgeschakeld), start u het programma Setup.exe in de map \Sharpdesk op de cd.
OPMERKING: Als de cd meerdere talen ondersteunt, dient u eerst een taal te kiezen.
Welkomstscherm van het Sharpdesk-installatieprogramma
4. Voer de installatieprocedure uit aan de hand van de installatie-instructies op het scherm.
5. Wanneer de installatie is voltooid, wordt u eventueel gevraagd uw computer te herstarten. Wanneer u dit wordt gevraagd, dient u uw computer te herstarten om Sharpdesk te kunnen gebruiken. Denk eraan u zich weer aan te melden met dezelfde gebruikers-ID waarmee u de installatie heeft gestart. Indien u dit niet doet, kan de installatie niet op juiste wijze worden voltooid.
Tijdens de installatieprocedure (of nadat de computer zo nodig opnieuw gestart is), wordt er in de map Program Files of op de plaats die u tijdens de installatie hebt opgegeven, een map gemaakt met alle softwarebestanden voor Sharpdesk, Composer en Imaging. Er wordt bovendien aan het menu Start/Programma’s een Sharpdesk-ingang toegevoegd met daarin de softwarebestanden voor Sharpdesk en Imaging. Tot slot wordt aan uw bureaublad de snelkoppeling Sharpdesk toegevoegd om de software snel te kunnen openen.
Handleiding voor Sharpdesk 6

De installatie van Sharpdesk ongedaan maken

Als u de installatie van Sharpdesk ongedaan wilt maken, volgt u de standaard Windows-procedure voor het verwijderen van software.
1. Klik in Windows op de knop Start, wijs naar Instellingen en klik op Configuratiescherm.
2. Dubbelklik op Software.
b
Dialoogvenster Toevoegen/Verwijderen programma-eigenschappen
3. Ga met de schuifbalk omlaag door de softwarelijst van het dialoogvenster Toevoegen/Verwijderen programma-eigenschappen en klik op Sharpdesk.
4. Klik op Toevoegen/verwijderen.
5. Klik op OK, wanneer het bevestigingsvenster verschijnt, om de deïnstallatie van Sharpdesk te voltooien. Merk op dat het deïnstallatieproces geen bestanden of mappen verwijderd welke zijn aangemaakt of gewijzigd nadat Sharpdesk is geïnstalleerd. Gegevensbestanden die met Sharpdesk zijn geïnstalleerd (zoekvoorbeelden bijvoorbeeld) worden verwijderd tijdens deïnstallatie indien deze niet zijn gewijzigd.
6. Zodra dit voltooid is, klikt u op OK om het dialoogvenster Toevoegen/Verwijderen programma­eigenschappen te sluiten.
Met de menuoptie “Installatie ongedaan maken” in het opstartmenu van Windows wordt dit proces ook gestart.
OPMERKING: Als u de installatie van Sharpdesk Imaging ongedaan maakt, loopt u kans de viewer voor beeldbestanden kwijt te raken. Imaging voor Windows kan worden geïnstalleerd vanaf Microsoft Media om dienst te doen als uw beeldviewer (installatie via het tabblad "Windows Setup" in het dialoogvenster " Eigenschappen voor Software" hierboven).
Hoofdstuk 3
Overzicht van Sharpdesk

Inleiding

Sharpdesk is een Windows-toepassing waarmee u al uw papieren en elektronische documenten en afbeeldingen kunt organiseren. Met Sharpdesk kunt u:
• Documenten scannen en weergeven
• Afbeeldingen in tekstdocumenten converteren
• Documenten en afbeeldingen in Windows-mappen organiseren
• Documenten per E-Mail distribueren
Met Sharpdesk werkt u doelmatiger, eenvoudiger en productiever dan ooit met de apparaten die op uw computer zijn aangesloten (scanner, printer of digitale camera).
k

Sharpdesk starten

U kunt Sharpdesk starten door in Windows op de knop Start te klikken, naar Programma’s en Sharpdesk te wijzen en tot slot op Sharpdesk te klikken.
U kunt Sharpdesk ook starten vanaf het bureaublad van Windows door op het pictogram van de snelkoppeling Sharpdesk te dubbelklikken.

Menubalk

Werkbal
Statusbalk
Werkgebied

Mapvenster

Uitvoerzone
Eigenschappenbalk
Hoofdvenster van Sharpdesk
U selecteert mappen en bestanden door er in het mapvenster of het werkgebied op te dubbelklikken. Vervolgens kunt u informatie weergeven of opdrachten uitvoeren door er met de rechtermuisknop op te klikken. U kunt opdrachten ook kiezen via de menubalk, de werkbalk of de Uitvoerzone. Met Sharpdesk beschikt u over een handige manier om bestanden weer te geven, te organiseren en te distribueren.
Sharpdesk bevat de volgende elementen:
Menubalk
De menubalk bevat alle opdrachten die in Sharpdesk beschikbaar zijn, van het openen en weergeven van documenten tot het vragen van productondersteuning op het internet.
Mapvenster
Via het mapvenster kunt u bestanden en systeembronnen openen. U gebruikt het venster op ongeveer dezelfde manier als de Windows Verkenner om informatie van Sharpdesk of uw map/schijfstation te vinden of weer te geven.

Werkbalk

Met de werkbalk zijn belangrijke opdrachten en andere Sharpdesk-toepassingen (zoals de Sharpdesk Composer en Imaging) snel toegankelijk.
Als een bepaalde opdracht of toepassing niet beschikbaar is, wordt de betreffende werkbalkknop grijs weergegeven en is deze niet beschikbaar.. (Uitzondering: de knop "Ophalen" wordt grijs weergegeven na de eerste uitvoering als deze niet beschikbaar is.) Voor uitleg over een werkbalkknop plaatst u de muis over het pictogram op de werkbalk om een tip met uitleg weer te geven.

Werkgebied

In het werkgebied wordt de inhoud van de geselecteerde map verkleind weergegeven. In het werkgebied kunt u het bestand selecteren waarmee u wilt werken en dit vervolgens weergeven, naar tekst converteren of afdrukken.

Eigenschappenbalk

In de eigenschappenbalk van Sharpdesk kunt u de eigenschappen bekijken van de geselecteerde miniatuur in het werkgebied. Via het zoekvak in de eigenschappenbalk kunt u ook snel zoeken naar een trefwoord.

Uitvoerzone

De Uitvoerzone van Sharpdesk bevat pictogrammen voor de verschillende bestemmingen waarnaar u bestanden kunt versturen. In de Uitvoerzone kunt u afbeeldingen afdrukken, faxen, per E-mail verzenden, de afbeeldingen verbeteren met opties zoals ontvlekken, automatisch bijsnijden, rechtmaken en automatisch roteren, naar tekst converteren, comprimeren naar PDF-bestanden en bestanden met slepen en neerzetten doorgeven naar andere toepassingen.

Statusbalk

De statusbalk geeft informatie weer over een geselecteerd bestand en toont omschrijvingen van de menuopdrachten en werkbalkknoppen. De omschrijvingen worden weergegeven als u de muis over een menuopdracht of werkbalkknop beweegt. Dit is onder Windows het standaardgedrag van een statusbalk.

Schuifbalken

Als de inhoud van het mapvenster of werkgebied te groot is voor het huidige venster, kunt u met de schuifbalken alle beschikbare informatie weergeven.
Handleiding voor Sharpdesk 10
A
k

Verplaatsen binnen Sharpdesk

Sharpdesk werkt erg eenvoudig. Uw documenten en afbeeldingen zijn altijd erg snel bereikbaar met het mapvenster, de menubalk en de werkbalk.

Werken met het mapvenster

Het mapvenster wordt standaard aan de linkerkant van het Sharpdesk-venster weergegeven. Met het mapvenster kunt u ongeveer zoals met de Windows Verkenner informatie zoeken en weergeven die afkomstig is van Sharpdesk, uw vaste schijf of een netwerkstation.
Met het mapvenster kunt u de mapstructuur van uw map/schijfstation en de inhoud van elke geselecteerde map in het werkgebied weergeven. Klik op een map om de bestanden in die map in het werkgebied weer te geven.
Gebruik het mapvenster op dezelfde manier als Windows Verkenner om documenten te vinden, selecteren en beheren.
Alles uitvouwen
lles samenvouwen
Het Sharpdes bureaublad bevat bestanden en documenten die u veel gebruikt of belangrijk voor u zijn.
-
Mapvenster van Sharpdesk
Opmerking: Door het verwijderen of hernoemen van systeembestanden of mappen kunnen Windows of andere toepassingen instabiel worden. Verwijder of hernoem bestanden of mappen niet zonder te begrijpen wat de gevolgen kunnen zijn.
Opties die met de rechtermuisknop toegankelijk zijn
Klik met de rechtermuisknop op een map opdrachten zoals in de Verkenner en waarmee u de volgende handelingen kunt uitvoeren:
in het mapvenster om een popupmenu weer te geven met
• Nieuwe map — maakt een nieuwe map op de huidige locatie.
• Naam wijzigen — wijzigt de naam van de geselecteerde map.
• Verwijderen — Verwijdert de geselecteerde map en plaatst deze in de Prullenbak van Windows.
• Sharpdesk-mappen — voegt een mapsnelkoppeling naar het Sharpdesk-mapvenster toe, ordent de
mappen in het mapvenster opnieuw of verwijdert mapsnelkoppelingen uit het mapvenster.
• Kopiëren — kopieert de inhoud van de geselecteerde map naar het Klembord.
• Plakken — plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
• Eigenschappen — geeft de eigenschappen van de geselecteerde map weer.
Klik met de rechtermuisknop in het werkgebied weer te geven met opdrachten zoals in de Verkenner en waarmee u de volgende handelingen kunt uitvoeren:
(niet op een van de documenten) om een popup-menu
• Document scannen... — geeft het dialoogvenster Scannen weer, waarmee u scanopties kunt instellen
om vervolgens een afbeelding met Sharpdesk te scannen.
• Plakken — plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
• Zoeken — toon de zoekpagina
• Van scanner of camera... — geeft het dialoogvenster Apparaat weer, waarin u een scanner of camera
kunt selecteren. Er verschijnt een scanvenster (anders voor elk apparaat) waarin u scanopties kunt instellen voor het geselecteerde WIA-apparaat om vervolgens een afbeelding te scannen in Sharpdesk.
• Alles selecteren — selecteert alle documenten in de huidige map.
• Schikken – thumbnails ordenen op naam, datum, grootte, type, of forceer alle nieuwe bestanden naar het
einde van de map (Automatisch rangschikken uit).
• Voorkeuren...— Stelt voorkeuren in voor de weergave van voorbeelden, naam en locatie van nieuw
gescande bestanden, tekstconversieopties, afbeeldingscomprimering en de exportresolutie van afbeeldingen.
Klik met de rechtermuisknop op een document opdrachten zoals in de Verkenner en waarmee u de volgende handelingen kunt uitvoeren:
in het werkgebied om een popupmenu weer te geven met
• Openen... — opent het geselecteerde bestand. Als er een leesbaar bestand geselecteerd is, wordt het in
Imaging geopend.
• Kopiëren — kopieert de geselecteerde bestanden naar het Klembord.
• Combineren — Stapelt twee of meer afbeeldingen op elkaar in één bestand.
• Splitsen — Splitst een afbeeldingsbestand met meerdere pagina's in twee bestanden.
• Draaien — draait het gekozen bestand 90
o
links- of rechtsom.
• Naam wijzigen — wijzigt de naam van het geselecteerde bestand.
• Verwijderen — Verwijdert het geselecteerde bestand en plaatst dit in de Prullenbak van Windows.
• Zenden als — Voegt het geselecteerde bestand toe aan een E-Mailbericht met de standaard E-Mailclient
van de pc van de gebruiker. Als het geselecteerde bestand een .SDF-bestand is en u de indeling PDF hebt geselecteerd, wordt het bestand naar de PDF-indeling geconverteerd voordat de E-Mailclient wordt gestart. Alleen .SDF-bestanden kunnen voor verzending naar PDF worden geconverteerd.
Handleiding voor Sharpdesk 12
• Converteren naar PDF met tekst — Hiermee worden afbeeldingen geconverteerd naar een
doorzoekbare PDF en kan met de aanwezige tekst in de PDF worden gewerkt.
• Eigenschappen — geeft de eigenschappen van het geselecteerde bestand weer.

De menubalk van Sharpdesk

De menubalk van Sharpdesk bevat de volgende menu’s en menuopdrachten:
Menu Bestand OMSCHRIJVING
Nieuwe map Maakt een nieuwe map op de huidige locatie.
Openen… Opent het momenteel geselecteerde bestand of de momenteel geselecteerde map. Als er
een leesbaar bestand geselecteerd is, wordt het in Imaging geopend.
Naam wijzigen Hiermee kunt u de naam van een geselecteerd bestand of een geselecteerde map
wijzigen.
Verwijderen Verwijdert het geselecteerde bestand of de geselecteerde map en plaatst deze in de
Prullenbak van Windows.
Sharpdesk-mappen… geeft het dialoogvenster Sharpdesk-mappen weer, waarmee u een mapsnelkoppeling
aan het Sharpdesk-mapvenster kunt toevoegen, de weergave van mappen in het mapvenster anders kunt ordenen of een snelkoppeling uit het mapvenster kunt verwijderen.
Afdrukken... Drukt een geselecteerd bestand af door het in de brontoepassing te openen en af te
drukken op de huidige standaardprinter van het systeem.
Afbeelding ophalen… Toont de gebruikersinterface van het TWAIN-stuurprogramma (is voor elke scanner
anders), waarin u diverse opties kunt instellen om vervolgens een afbeelding met Sharpdesk te scannen. Raadpleeg voor meer informatie hoofdstuk 4 “Werken met Sharpdesk”.
Selecteer Scanner… Selecteert een TWAIN-scannerstuurprogramma om afbeeldingen en documenten te
scannen.
Van scanner of camera Geeft het dialoogvenster Apparaat weer, waarin u een scanner of camera kunt
selecteren. Er verschijnt een scanvenster (anders voor elk apparaat) waarin u scanopties kunt instellen voor het geselecteerde WIA-apparaat om vervolgens een afbeelding te scannen in Sharpdesk.
Zenden als Voegt het geselecteerde bestand toe aan een E-Mailbericht in de standaard E-Mailclient
van uw pc. Als het geselecteerde bestand een .SDF-bestand is en u de indeling PDF hebt geselecteerd, wordt het bestand naar de PDF-indeling geconverteerd voordat de E­Mailclient wordt gestart. Alleen .SDF-bestanden kunnen voor verzending naar PDF worden geconverteerd.
Eigenschappen Geeft de eigenschappen van het geselecteerde bestand weer.
Afsluiten Hiermee verlaat en sluit u Sharpdesk.
Menu Bewerken OMSCHRIJVING
Kopiëren Kopieert het momenteel geselecteerde bestand of de momenteel geselecteerde map
naar het Klembord.
Plakken Plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
Combineren Stapelt twee of meer afbeeldingen op elkaar in één bestand
Splitsen Splitst een afbeeldingsbestand met meerdere pagina's in twee bestanden
Draaien Draait het geselecteerde bestand 90o links- of rechtsom.
Alles selecteren Selecteert alle documenten in de huidige map.
Menu Weergave OMSCHRIJVING
Mappen Schakelt de standaard mapweergave aan en uit.
Werkbalken Schakelt de weergave van de werkbalk, tekstlabels en grote knoppen in en uit.
Statusbalk Toont en verbergt de statusbalk.
Uitvoerzone Toont en verbergt de Uitvoerzone.
Eigenschappenbalk Toont en verbergt de Eigenschappenbalk.
Vernieuwen Refresh the thumbnails in the work area.
Schikken Thumbnails ordenen op naam, datum, type, of grootte. Selecteer Automatisch ordenen
uit om bestanden aan het einde van de map, ongeacht de naam, datum, type, of grootte.
Volgende pagina Geeft de volgende pagina weer als het voorbeeld meer dan één pagina bevat
Vorige pagina Geeft de vorige pagina weer als het voorbeeld meer dan één pagina bevat
Verkenner starten Start de Windows Verkenner.
Uiterlijk van toepassing Hiermee wordt het blauwe thema en zilverkleurige thema in- of uitgeschakeld
Menu Extra OMSCHRIJVING
Productconfiguratie Configuratie van de aangesloten Sharp-apparaten.
Voorkeuren… Stelt voorkeuren in voor de weergave van voorbeelden, naam en locatie van nieuw
gescande bestanden, tekstconversieopties, afbeeldingscomprimering en de exportresolutie van afbeeldingen.
Bureaublad Keert terug naar de miniatuurweergave in de momenteel geopende map.
Zoeken Om de zoekpagina weer te geven, een indexdatabase te bekijken, te bewerken of aan te
maken, de indexeringsplanning te bekijken of te wijzigen, de resultaten van de laatste zoekopdracht te bekijken, of de pagina met Zoekeigenschappen weer te geven.
Composer Start de Composer-component van Sharpdesk.
Imaging Start de Imaging-component van Sharpdesk.
MENU Internet OMSCHRIJVING
Info over Sharp Producten Geeft de internetpagina met Sharp-productinformatie weer.
MENU UITVOERZONE OMSCHRIJVING
Afdrukken Drukt één exemplaar van de afbeelding af op uw standaardprinter. Om op een andere
printer af te drukken, klikt u op de pijl-omlaag en selecteert u de gewenste printer.
FAX Verzendt een afbeelding of document naar het faxhulpprogramma op de host voor
overdracht via een telefoonlijn.
Mail Start uw e-Mailprogramma en voegt de geselecteerde afbeelding of het geselecteerde
document als bijlage aan een e-mailbericht toe.
Converteren door OCR Verzendt een afbeelding of document naar het OCR-proces (Optical Character
Recognition) en geeft het resultaat weer met de geselecteerde tekstverwerker.
Composer Drukt het document af met de Sharpdesk Composer-printerdriver en opent de
Composer.
Afbeelding verbeteren Zorgt voor opties om de afbeelding te verbeteren, zoals automatisch bijsnijden,
rechtmaken en automatisch roteren zodat de gebruiker de afbeeldingsbestanden kan verbeteren
ICT (Image Compression Tool)
Converteren naar PDF met tekst
Converteert afbeeldingen naar PDF-bestanden met behulp van het JPEG 2000­algoritme om de bestanden kleiner te maken.
Hiermee worden afbeeldingen geconverteerd naar een doorzoekbare PDF en kan met de aanwezige tekst in de PDF worden gewerkt.
Toepassing Hiermee kunt u andere toepassingen vanuit de uitvoerzone openen. In het voorbeeld
hierboven is Microsoft Paint aan de Uitvoerzone toegevoegd. Om een andere toepassing aan de knop Toepassing toe te voegen, gebruikt u de verderop omschreven menuopdracht Extra/Voorkeuren.
Handleiding voor Sharpdesk 14
MENU HELP OMSCHRIJVING
Inhoudsopgave en index Toont de on-line Help van Sharpdesk.
Info... Toont het versienummer van Sharpdesk en copyrightinformatie.

De werkbalk van Sharpdesk

Met de werkbalk van Sharpdesk hebt u snel toegang tot de belangrijkste opdrachten en andere Sharpdesk­toepassingen, zoals de Composer en Imaging.
Om informatie over een opdracht weer te geven, beweegt u de muis langzaam over het pictogram van de opdracht.
Werkbalk van Sharpdesk
Met de werkbalk kunt u de volgende functies uitvoeren:
KNOP EXTRA OMSCHRIJVING
Ophalen Toont de gebruikersinterface van het TWAIN-stuurprogramma (is voor
elke scanner anders), waarin u diverse opties kunt instellen om vervolgens een afbeelding met Sharpdesk te scannen. Raapleeg voor meer informatie hoofdstuk 4, “Werken met Sharpdesk”.
Kopiëren Kopieert het momenteel geselecteerde bestand of de momenteel
geselecteerde map naar het Klembord.
Plakken Plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
Combineren Stapelt twee of meer afbeeldingen op elkaar in één bestand
Splitsen Splitst een afbeeldingsbestand met meerdere pagina's in twee bestanden
Draaien Draait het geselecteerde bestand 90o links- of rechtsom.
Schikken Orden een geselecteerde mapweergave in het werkgebied op naam,
grootte, type, of datum. De huidige selectie wordt gebruikt om de thumbnails te sorteren van elke geselecteerde map. Indien de map veel nieuwe bestanden ontvangt, kunt u het automatisch rangschikken uitschakelen. Dit zorgt ervoor dat elk nieuw bestand aan het einde van de map verschijnt.
Verkenner Start de Windows Verkenner.
Bureaublad Keert terug naar de miniatuurweergave in de momenteel geopende map.
Zoeken Om de zoekpagina weer te geven, een indexdatabase te bekijken, te
bewerken of aan te maken, de indexeringsplanning te bekijken of te wijzigen, de resultaten van de laatste zoekopdracht te bekijken, of de pagina met Zoekeigenschappen weer te geven.
Composer Start de Composer, waarmee u pagina’s uit verscheidene documenten in
een nieuw Sharpdesk-document kunt combineren. Raadpleeg voor meer informatie hoofdstuk 6, “Bestanden combineren met Sharpdesk”.
Imaging Start Imaging, waarmee u documenten en afbeeldingen kunt weergeven.
Raadpleeg voor meer informatie hoofdstuk 7, “Sharpdesk Imaging”.

Eigenschappenbalk

In de eigenschappenbalk van Sharpdesk kunt u de eigenschappen bekijken van de geselecteerde
miniatuur in het werkgebied. Via het zoekvak in de eigenschappenbalk kunt u ook snel zoeken naar een trefwoord.
U kunt ook verschillende databases selecteren waarin u wilt zoeken naar een trefwoord.
Eigenschappenbalk

De Uitvoerzone van Sharpdesk

In de Uitvoerzone van Sharpdesk kunt u functies snel uitvoeren door een geselecteerd bestand met slepen en neerzetten naar de gewenste knop in de Uitvoerzone te verplaatsen. U kunt ook een bestand markeren en op de gewenste knop in de Uitvoerzone klikken. Als u de bestemming van een knop in de Uitvoerzone wilt wijzigen, klikt u rechts op de knop op de “pijl-omlaag” en kiest u een andere bestemming in de weergegeven vervolgkeuzelijst.
Uitvoerzone
Als de Uitvoerzone is geactiveerd, wordt deze rechts in het werkgebied van Sharpdesk weergegeven. De knoppen Afdrukken, Faxen en E-mail worden weergegeven als daarvoor de juiste software op uw computer geïnstalleerd is. Als er bijvoorbeeld geen faxdriver (met ‘fax’ in de naam ervan) is geïnstalleerd, is de knop Fax niet zichtbaar. Hetzelfde geldt voor de knop E-mail als er op uw computer geen MAPI­compatibele E-Mailclient geïnstalleerd is:
NAAM OMSCHRIJVING
Afdrukken Drukt één exemplaar van de afbeelding op de standaardprinter af. Om de afbeelding op een
andere printer af te drukken, klikt u op de pijl-omlaag en selecteert u de gewenste printer.
Fax Verzendt een afbeelding of document naar het faxhulpprogramma op de host voor
overdracht via een telefoonlijn.
Mail Start uw E-Mailprogramma en voegt de geselecteerde afbeelding of het geselecteerde
document als bijlage aan een E-Mailbericht toe.
Converteren door OCR Verzendt een afbeelding of document naar het OCR-proces (Optical Character
Recognition) en geeft het resultaat weer met de geselecteerde tekstverwerker.
Composer Drukt het document af met de Sharpdesk Composer-printerdriver en opent de Composer.
Afbeelding verbeteren Zorgt voor opties om de afbeelding te verbeteren, zoals automatisch bijsnijden,
rechtmaken en automatisch roteren zodat de gebruiker de afbeeldingsbestanden kan verbeteren
Handleiding voor Sharpdesk 16
ICT(Image Compression Tool)
Converteren naar PDF met tekst
Toepassing Hiermee kunt u andere toepassingen vanuit de uitvoerzone openen. In het voorbeeld
Converteert afbeeldingen naar PDF-bestanden met behulp van het JPEG 2000-algoritme om de bestanden kleiner te maken.
Hiermee worden afbeeldingen geconverteerd naar een doorzoekbare PDF en kan met de
aanwezige tekst in de PDF worden gewerkt.
hierboven is Microsoft Paint aan de Uitvoerzone toegevoegd. Om een andere toepassing aan de knop Toepassing toe te voegen, gebruikt u de verderop omschreven menuopdracht Extra/Voorkeuren.

Sharpdesk afsluiten

Om Sharpdesk af te sluiten en te verlaten, klikt u op het menu Bestand en kiest u Afsluiten in het menu Bestand.
Hoofdstuk 4
Werken met Sharpdesk

Inleiding

Met Sharpdesk kunt u uw bestanden eenvoudig identificeren, terugvinden en organiseren. Dit hoofdstuk bevat uitleg over het gebruik van alle Sharpdesk-opties.

Afbeeldingen en documenten weergeven

Als u een map in Sharpdesk opent, worden alle documenten in de map verkleind weergegeven. Als niet alle documenten in het beschikbare werkgebied kunnen worden weergegeven, verschijnen horizontale en/of verticale schuifbalken. Met deze schuifbalken kunt u zich door het werkgebied verplaatsen om alle documenten weer te geven.

Met mappen werken

Klik in het mapvenster op de gewenste map. De documenten in de map worden in het werkgebied weergegeven. Van elk document wordt een voorbeeldafbeelding, de bestandsnaam en de bestandssoort getoond. De eerste keer dat een map wordt geselecteerd, duurt het langer om miniaturen te genereren. Als u tijdens dit proces op een miniatuur klikt, wordt het genereren stopgezet en kunt u een bestand gaan gebruiken. De resterende miniaturen blijven echter grijs.
In de voorbeeldweergave wordt van elk bestand een verkleind voorbe getoond.
ed
Bestanden als voorbeelden weergeven
Om door een document met meerdere pagina's te bladeren, klikt u op het document om het te selecteren en vervolgens op de tab aan weerszijden van de thumbnail aan de bovenzijde. Of gebruik de opties Volgende pagina of Vorige pagina in het menu Beeld. Wanneer u naar de tweede pagina van een document met meerdere pagina's gaat, kijkt Sharpdesk vooruit naar alle pagina's zodat deze klaar staan bij het volgende paginaverzoek. De titel van de thumbnail bevat het huidige paginanummer en het totaal aantal bekende pagina's van het document, gescheiden door het teken '/'. (Voor veel documenten is het nodig om door het gehele document te bladeren om het totaal aantal pagina's vast te stellen. Totdat het totaal aantal pagina's bekend is, wordt alleen het huidige paginanummer getoond.) U kunt terugbladeren naar het begin van het document door middel van de pijl naar links of de optie Vorige pagina in het menu Beeld. Merk op dat op thumbnails weergegeven paginanummers slechts een benadering van het aantal pagina's is dat bekend is bij de toepassing welke het bestand heeft aangemaakt; de paginanummers op de thumbnails hoeven niet overeen te komen met de nummers die de toepassing zou gebruiken. Op dezelfde wijze hoeven op de thumbnail weergegeven paginaeinden niet overeen te komen met de paginaeinden die worden weergegeven door de toepassing die het bestand heeft aangemaakt.
Het werkgebied wordt automatisch geschikt op grond van de optie geselecteerd met de werkbalkknop Schikken. U kunt de voorbeelden op naam, type, formaat (van het afbeeldingsbestand) of datum schikken. Als er nieuwe documenten aan het werkgebied worden toegevoegd, worden de voorbeelden opnieuw geschikt op grond van de huidige instelling van de optie Schikken en wordt het nieuwe document op de
juiste plaats ingevoegd. Indien u wilt dat nieuw in de map geplaatste bestanden aan het einde worden geplaatst, selecteer dan Automatisch ordenen uit; de bestanden blijven op hun plaats, tot u het scherm hernieuwt.
Als het document niet als voorbeeld kan worden geladen (omdat het bijvoorbeeld een "zip" is, of beveiligd met een wachtwoord), wordt het als volgt in het werkgebied weergegeven:
Wanneer het document een versleuteld PDF-bestand is, kan dit niet worden weergegeven als voorbeeld. In plaats daarvan wordt het volgende pictogram getoond voor een versleuteld PDF-bestand:
Als de voorbeelden er niet uitzien zoals verwacht, klikt u op het menu Weergave en kiest u Vernieuwen, of drukt u op de toets 'F5' op het toetsenbord, om het probleem te corrigeren.

Werken met afbeeldingen

Combineren
U kunt .TIF afbeeldingsbestanden in het werkgebied combineren door op een afbeelding te klikken en deze te verslepen naar de afbeelding waarmee u het wilt combineren. U kunt ook afbeeldingen combineren door de afbeeldingen aan te klikken (houd de Shift -toets ingedrukt om meerdere afbeeldingen te selecteren) en vervolgens de opdracht Combineren in het menu Bewerken aan te klikken of op de knop Combineren van de werkbalk te klikken. Indien het .TIF-bestand pagina's bevat bestaande uit grijstinten, is combineren niet mogelijk vanuit Sharpdesk Bureaublad. Op dezelfde wijze kunt u ook .SDF documenten combineren.
Splitsen
U kunt uit meerdere pagina’s bestaande .TIF en .SDF documenten splitsen in afzonderlijke bestanden door het document aan het klikken en door de miniaturen te bladeren tot aan het punt waar u wilt splitsen en vervolgens de opdracht Splitsen in het menu Bewerken te selecteren of op knop Splitsen van de werkbalk te klikken. Door het splitsen lijkt de geselecteerde miniatuur de eerste pagina van het gesplitste document. Indien het .TIF-bestand pagina's bevat bestaande uit grijstinten, is splitsen niet mogelijk vanuit Sharpdesk Bureaublad
Draaien
U kunt een .TIF-bestand 90 graden naar links of rechts roteren door met de rechter muisknop op het bestand te klikken en vervolgens de gewenste optie te selecteren in de optie Roteren in het menu
Handleiding voor Sharpdesk 20
Bewerken (of via de werkbalk). Merk op dat alle afbeeldingen in een afbeeldingsdocument met meerdere pagina's worden geroteerd. Indien het .TIF-bestand pagina's bevat bestaande uit grijstinten, of op welke compressie is toegepast met JPEG, is roteren niet mogelijk vanuit Sharpdesk Bureaublad. Open het bestand met Sharpdesk Imaging (beschreven in “Hoofdstuk 7: Sharpdesk Imaginag”) om te proberen operaties uit te voeren op thumbnails welke niet zijn toegestaan op het bureaublad.

De bureaubladweergave instellen

Met Sharpdesk kunt u het bureaublad naar wens instellen:
Open het menu Extra, kies Voorkeuren en klik op de tab Bureaublad, als deze nog niet wordt getoond.
Opties op het tabblad Bureaublad
De grootte van de voorbeelden wijzigen
Om de grootte van de voorbeelden te wijzigen, klikt u op Klein, Gemiddeld of Groot.
Een toepassing aan de Uitvoerzone toevoegen of eruit verwijderen
De toepassingen die momenteel in de Uitvoerzone beschikbaar zijn, worden in het lijstvak Uitvoerzone weergegeven. Om een toepassing toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen en geeft u het pad op naar het programma dat u in de Uitvoerzone wilt plaatsen. U kunt het programma ook opzoeken en selecteren met de knop Bladeren. Klik na het selecteren van de toepassing op OK.
Om een toepassing uit de Uitvoerzone te verwijderen, selecteert u de naam ervan in het lijstvak Uitvoerzone en klikt u op de knop Verwijderen.
De opstartmap van Sharpdesk instellen
Als u bij het opstarten van Sharpdesk altijd met de bureaubladmap van Sharpdesk wilt beginnen, schakelt u het vakje ‘Laatst gebruikte map…’ uit. Als u bij het opstarten van Sharpdesk met de laatst weergegeven map wilt beginnen, schakelt u het vakje ‘Laatst gebruikte map…’ in. Klik op OK om uw voorkeurinstellingen op te slaan.

Afbeeldingsbestanden bekijken (Niet ondersteund voor Windows Vista / Windows 7)

Sharpdesk laat u de verschillende typen afbeeldingsbestanden kiezen welke u kunt bekijken met Sharpdesk Imaging. Om dit te doen, gaat u naar Voorkeuren in het menu Extra en klikt u op de tab Imaging bestanden:
Bewerkingsopties Imaging-bestanden
Instellen van de met Sharpdesk Imaging te bekijken (Niet ondersteund voor Windows Vista / Windows 7)
De bestandstypen die kunnen worden bekeken met Imaging worden getoond. Selecteer het vakje naast het bestandstype dat u wilt openen met Image wanneer wordt gedubbelklikt op bestanden van dat type.
Handleiding voor Sharpdesk 22
Melding van wijzigingen in weergave van bestandstypen (Niet ondersteund voor Windows Vista / Windows 7)
Andere programma's werken ook met afbeeldingsbestanden. Indien deze programma's worden geïnstalleerd na Sharpdesk, kunnen deze de automatische associatie met Sharpdesk Imaging, welke is ingesteld bij installatie van Sharpdesk, wijzigen. Wanneer Sharpdesk wordt gestart, controleert deze of (tenminste) .TIF-bestanden nog geassocieerd zijn met Sharpdesk Imaging. Indien ze dat niet zijn, wordt hierover een melding getoond:
Indien u uw .TIF-bestanden wilt bekijken met Sharpdesk Imaging, klik dan op Ja. Sharpdesk Imaging wordt ingesteld uw .TIF-bestanden te openen, wanneer er op deze wordt gedubbelklikt.
Indien u uw .TIF-bestanden wilt bekijken met de huidige geregistreerde toepassing, klik dan op Nee. Hierdoor worden uw .TIF-bestanden geopend door de huidige toepassing wanneer deze worden gedubbelklikt. Indien u dit bericht in de toekomst niet wilt zien, klik dan op het selectievakje ' Niet nogmaals vragen.' [Indien u later van mening veranderd, kunt u de associatie met Sharpdesk Imaging opnieuw instellen via het menu Extra/Voorkeuren.]

Exportopties instellen

U kunt zowel met Sharpdesk als Sharpdesk Composer bestanden als E-Mailbijlage versturen. Met Sharpdesk Composer kunt u bovendien Composer-bestanden omzetten in Adobe Acrobat-bestanden (.PDF-bestanden). (Zie voor meer informatie “Hoofdstuk 6: Bestanden combineren met Sharpdesk”.)
Als u het programma PDFWriter van Adobe (versie 5 of hoger) heeft geïnstalleeerd , gebruikt Sharpdesk dat stuurprogramma om het PDF-bestand aan te maken. Beschikt u niet over PDFWriter van Adobe, dan maakt Sharpdesk een “afbeelding-PDF” bestand aan. Het tabblad Export tab bepaalt het proces waarmee de afbeelding-PDF bestanden van Sharpdesk worden aangemaakt Deze instellingen hebben geen invloed op de instellingen van de programma’s van Adobe.
Als uw werkstation over weinig geheugen en systeembronnen beschikt, dan kan de conversie van een grote afbeelding naar een PDF-bestand van 300 dpi erg veel tijd en diskruimte vergen. Als uw werkstation bijvoorbeeld een beperkte hoeveelheid geheugen heeft, kan de conversie van een grote afbeelding naar een PDF-bestand van 300 dpi erg veel tijd vergen. Of als u een erg groot bestand per E-Mail wilt versturen in de vorm van een PDF-bestand van 300 dpi, kan dit problemen opleveren voor uw E-Mailtoepassing en die van de geadresseerde, of kan de bestandsomvang de toegestane capaciteit van sommige Internet­servicediensten te boven gaan. In dergelijke gevallen kan het verstandig zijn de instellingen van de standaard-exportresolutie te wijzigen. Ga hiervoor naar het Sharpdesk-menu Extra, kies de opdracht Voorkeuren en klik op de tab Exporteren.
Dialoogvenster Voorkeuren
De standaard-exportresolutie wijzigen
Als u de standaard-exportresolutie wilt wijzigen, houdt u de linkermuisknop ingedrukt en versleept u de schuifknop in het kader Kwaliteitsinstellingen totdat de knop de gewenste resolutie aangeeft. Als u de schuifknop naar links sleept, levert dit kortere conversietijden en kleinere bestanden op. Als u de knop naar rechts sleept, levert dit afbeeldingen van betere kwaliteit op.
Kleurinstellingen wijzigen
Als voor uw geëxporteerde bestanden een kleine bestandsgrootte belangrijker is dan het gebruik van kleur, gebruikt u de instelling “Zwart-wit” om zo klein mogelijk bestanden te maken. De instelling “Kleur” zorgt ervoor dat de kleuren in geëxporteerde documenten beter worden gereproduceerd. Klik op OK om uw exporteerinstellingen op te slaan.
Handleiding voor Sharpdesk 24

Documenteigenschappen weergeven

Het dialoogvenster Eigenschappen toont gedetailleerde informatie over een document. U geeft de eigenschappen van een document als volgt weer:
1. Klik met de muis op het document waarvan u de eigenschappen in het werkgebied wilt weergeven en kies Eigenschappen in het menu Bestand.
2. Klik op OK om het dialoogvenster Eigenschappen te sluiten.
Dialoogvenster Eigenschappen

Bestanden organiseren

Met Sharpdesk is bestandsorganisatie een fluitje van een cent. Dit gedeelte bevat algemene uitleg over taken zoals het selecteren, openen, verplaatsen en verwijderen van bestanden. Denk eraan dat u met Sharpdesk door de pagina’s van een document kunt bladeren, maar dat het niet mogelijk is één pagina in een bestand te isoleren. Alle bewerkingen zijn op het hele bestand van toepassing, met inbegrip van knippen, kopiëren en plakken.

Bestanden selecteren

Om met een bestand te werken, moet u het eerst selecteren in het werkgebied van Sharpdesk. U selecteert een bestand als volgt:
• Klik in het werkgebied op het bestand.
• Om meerdere bestanden te selecteren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en klikt u op de gewenste
bestanden, of houdt u de Shift-toets ingedrukt om een opeenvolgende reeks bestanden te selecteren.
Zodra u uw selectie gemaakt hebt, kunt u de opdracht kiezen voor de taak die u wilt uitvoeren (bijvoorbeeld het document openen, naar tekst converteren of afdrukken).

Bestanden openen

U kunt een bestand openen met de brontoepassing (de toepassing waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is) of (als het om een afbeeldingsdocument gaat) met Sharpdesk Imaging.
U opent een bestand als volgt met de brontoepassing:
• Klik met de rechtermuisknop op het document en kies Openen of
• Klik op het menu Bestand en kies Openen of
• Dubbelklik in het werkgebied op de afbeelding of het document.
Om een afbeelding te openen in Imaging, klikt u op de afbeelding in het werkgebied en vervolgens op de knop Imaging op de werkbalk.

Bestanden verwijderen

Om een bestand te verwijderen, klikt u er in het werkgebied met de rechtermuisknop op en kiest u de opdracht Verwijderen. U kunt ook op de Delete-toets op uw toetsenbord drukken (deze opdracht is eveneens beschikbaar in het menu Bestand). Het bestand wordt uit Sharpdesk verwijderd en in de Prullenbak van Windows geplaatst.

Een bestand terugzetten

Om een verwijderd bestand terug te zetten, klikt u op de Windows-map Prullenbak. Vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op het bestand en kiest u de opdracht Terugzetten. Voor meer informatie over het terugzetten van bestanden uit de Prullenbak van Windows, raadpleegt u de on-line Help van Windows.

Documenten en mappen verplaatsen

U verplaatst een document of map als volgt van de ene map naar een andere:
1. Selecteer de betreffende map of het document voor verwijdering uit het mapvenster door erop te klikken.
2. Verplaats de map of het document met slepen en neerzetten naar de nieuwe locatie.
Handleiding voor Sharpdesk 26
U kunt met dezelfde procedure ook bestanden en mappen met slepen en neerzetten tussen de Windows Verkenner en Sharpdesk verplaatsen.

Mapsnelkoppelingen maken

U kunt als volgt een nieuwe mapsnelkoppeling maken in het mapvenster:
1. Kies de opdracht Sharpdesk-mappen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Sharpdesk-mappen verschijnt.
2. Klik op de knop Map toevoegen. Het dialoogvenster Bladeren naar map verschijnt.
3. Ga naar de map waarvoor u een snelkoppeling wilt maken en klik vervolgens op OK.
De map wordt (onderaan) toegevoegd aan het mapvenster.

Mappen anders ordenen

U kunt snelkoppelingen in het mapvenster als volgt anders ordenen:
1. Kies de opdracht Sharpdesk-mappen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Sharpdesk-mappen verschijnt.
2. Klik op de map die u wilt verplaatsen en klik vervolgens op de knop Omhoog of Omlaag. U kunt geen mappen boven het Sharpdesk-bureaublad plaatsen.
3. Om een map uit de Sharpdesk-mappen te verwijderen, klikt u op de map en vervolgens op Verwijderen. De map wordt uit de mappenlijst verwijderd.
4. Klik na het ordenen van de mappen op OK om het venster te sluiten en de resultaten toe te passen op het mapvenster.

Een bestand kopiëren

U kunt een bestand van de ene naar een andere map kopiëren.
U kopieert als volgt een bestand van de ene map naar een andere:
1. Open de map met het bestand dat u wilt kopiëren.
2. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep het bestand naar de gewenste map.

Een bestandsnaam wijzigen

U kunt bestandsnamen wijzigen.
U wijzigt de naam van een bestand als volgt:
1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand waarvan u de naam wilt wijzigen.
2. Kies de opdracht Naam wijzigen (u kunt deze opdracht ook kiezen in het menu Bestand).
3. Typ de nieuwe bestandsnaam.
4. Sla het bestand onder de nieuwe naam op door buiten het selectievak te klikken.

Een document als bijlage aan een E-Mailbericht toevoegen

Als u een MAPI-compatibel E-Mailprogramma gebruikt (zoals Microsoft Exchange®), kunt u een document of afbeelding als bijlage aan een document toevoegen. Sharpdesk opent uw E-Mailprogramma en voegt het geselecteerde document als bijlage aan een leeg E-Mailbericht toe. U kunt uw E-
Mailprogramma niet rechtstreeks vanuit Sharpdesk openen zonder een bijlage aan een E-Mailbericht toe te voegen.
Om een document of afbeelding aan een E-Mailbericht toe te voegen, klikt u op het gewenste document, opent u het menu Bestand en kiest u Versturen als.

Afbeeldingen comprimeren

Afbeeldingen die worden gemaakt door het scannen van documenten kunnen vrij groot worden, afhankelijk van de mogelijkheden van de gebruikte scanner. Een 600 dpi zwart/wit-afbeelding op A4­formaat beslaat ongeveer 4 MB in het geheugen of op schijf. Een meerkleuren afbeelding met dezelfde resolutie en afmetingen zal ongeveer 100 MB beslaan, indien deze niet wordt gecomprimeerd. U kunt deze afbeeldingen kleiner maken door een lagere resolutie te kiezen bij het scannen. Een 300 dpi zwart/wit-afbeelding op A4-formaat is slechts 1 MB groot, waar een 300 dpi meerkleuren afbeelding op A4-formaat ongeveer 25 MB groot is.
Wanneer afbeeldingen in hun oorspronkelijke (ongecomprimeerde) indeling worden behouden, zal de
vraag naar opslagruimte op uw PC snel toenemen als u veel afbeeldingen scant. Ook zullen deze afbeeldingen mogelijk moeten worden overgedragen van plaats naar plaats, wat een extra belasting is voor uw netwerk- of emaildiensten. Sommige emaildiensten staan het verzenden van zelfs de kleinste van deze afbeeldingen naar andere gebruikers niet toe. Deze problemen resulteerden in de verscheidene beschikbare comprimeringsmethoden: wanneer u de afbeeldingen comprimeert tot kleinere pakketjes, zullen deze minder ruimte innemen en kunnen ze makkelijk worden verzonden.
Zwart/wit-afbeeldingen zijn jarenlang effectief gecomprimeerd met behulp van de CCITT Fax G3/G4-
comprimeringsmethode die wordt gebruikt in faxapparaten. Deze methoden worden “lossless” (zonder verlies) genoemd, daar de methoden een afbeelding op een dusdanige manier comprimeren, dat dit weer volledig kan worden omgekeerd. U kunt de oorspronkelijke afbeelding terughalen uit de gecomprimeerde versie, met elke punt precies zoals deze was voor comprimering. LZW en ZIP zijn andere voorbeelden van lossless comprimering die veel worden gebruikt.
Kleurenafbeeldingen zijn helaas veel groter en lossless methoden zijn niet erg effectief in het terugbrengen
van de grootte van de afbeelding. Kleurenafbeeldingen bevatten gewoonlijk echter veel meer informatie op puntniveau dan uw oog kan bevatten. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van "lossy" (met verlies) comprimeringsmethoden, waar een deel van die informatie op puntniveau wordt verwijderd, om de grootte van de afbeelding kleiner te kunnen maken. JPEG is een van de oudste en meest gebruikte lossy comprimeringsmethoden. De meeste digitale camera's slaan hun afbeeldingen op met behulp van JPEG­comprimering.
Uw MFP kan ook JPEG gebruiken om kleurenafbeeldingen te comprimeren, voordat deze worden
verzonden naar uw PC. De MFP kan ook de mogelijkheid hebben om te kiezen hoveel comprimering u wilt, voordat de afbeelding wordt verzonden. In het algemeen geldt dat hoe hoger de comprimering is, hoe kleiner de bestandsgrootte is. Als u echter goed kijkt, kunt u kwaliteitsproblemen zien, naarmate u de comprimering verhoogt. Deze JPEG-artefacten vallen het meest op in gebieden die tekst bevatten, alhoewel men vaak goed moet kijken om ze te kunnen zien. De volgende pagina's belichten en vergroten enkele van deze artefacten, zodat u ze kunt herkennen in gecomprimeerde afbeeldingen.
Neem de volgende afbeelding als voorbeeld:
Handleiding voor Sharpdesk 28
De kleine rode rechthoek wordt vergroot om enkele effecten te tonen die verschillende resoluties en
comprimeringskeuzes kunnen hebben op de uiteindelijke afbeelding.
Ga ervan uit dat de MFP drie comprimeringsmethoden heeft: hoog, middel en laag. Het tekstsegment, van verschillende scans, wordt samen met de bestandsgrootte van de gehele gecomprimeerde afbeelding aangegeven in de onderstaande tabel:
Hoge comprimering Gemiddelde comprimering Lage comprimering
600
dpi
34,956 KB
5,405 KB
24,292 KB
300
dpi
889 KB
3,693 KB
4,658 KB
150
dpi
309 KB
1,217 KB
1,610 KB
100
dpi
147 KB
Let op de wazige letters bij 150 en 100 dpi en dat het effect duidelijker wordt bij hogere comprimering. Bij 300 dpi en hoger is het effect van comprimering op de kwaliteit niet zo duidelijk. De combinatie van de op de MFP gekozen resolutie en comprimering bepalen de grootte en de kwaliteit van de afbeelding op de PC. Nadat de afbeelding is verzonden van de MFP naar uw PC kunt u de grootte van de afbeelding verder verlagen door de Image Compression Tool (ICT) te gebruiken, die zich in de uitvoerzone van Sharpdesk bevindt.
552 KB
697 KB
Gebruik van Image Compression Tool(ICT)
ICT comprimeert vele afbeeldingstypen naar een compacte vorm van een PDF-bestand, met behulp van verschillende comprimeringsmethoden die de kwaliteit van de afbeelding behouden, terwijl een bruikbare bestandscomprimering wordt bereikt.
Ondersteunde bestandsindelingen
ICT kan elk van de volgende afbeeldingsbestandsindelingen comprimeren naar meer compacte PDf­bestanden:
Bestandsindeling (extensie)
Bitmap (.BMP) Geen comprimering 24-bits kleur
JFIF, Exif (.JPG, .JPEG) JPEG-comprimering 24-bits kleur
Handleiding voor Sharpdesk 30
Comprimering
(van bronbestand)
Kleureninhoud
(van bronbestand)
256 geïndexeerde kleuren
8-bits grijswaarden
Bestandsindeling (extensie)
Comprimering
(van bronbestand)
Kleureninhoud
(van bronbestand)
8-bits grijswaarden
TIFF V6.0 (.TIF, .TIFF) Geen comprimering
Pack Bits
CCITT Fax G3, G4
JPEG
LZW
24-bits kleur
256 geïndexeerde kleuren
8-bits grijswaarden
1-bits monochroom
24-bits kleur + alfakanaal
PNG (.PNG) Flate (zLib) 24-bits kleur
256 geïndexeerde kleuren
GIF (.GIF) LZW 256 geïndexeerde kleuren
PDF (afbeeeldings-PDF-
JPEG-comprimering
24-bits kleur bestanden aangemaakt door Sharp MFP's of Composer)
Jpeg2000 v1 (.JP2, .J2K)
JPEG2000(v1) 24-bits kleur
8-bits grijswaarden
256 geïndexeerde kleuren
(alleen lossless)
1-bits monochroom (alleen
lossless)
ICT kan de meeste afbeeldingsbestanden met deze indelingen verwerken, maar hoe groter het bronbestand, hoe meer geheugen en schijfruimte benodigd zal zijn. De maximale resolutie die kan worden gecomprimeerd met ICT is 600 dpi.
Gecomprimeerd uitvoerbestand
ICT maakt een PDF-afbeeldingsbestand van het bronbestand met behulp van comprimering, zoals JPEG 2000, Flate, of CCITT Fax G4, om de grootte van de afbeelding te verminderen.
Paginaformaat van uitvoerbestand
ICT berekent het paginaformaat voor de PDF door de grootte van de afbeelding (in punten) te delen door de resolutie van de afbeelding. Wanneer geen resolutie-informatie aanwezig is in de bronafbeelding, neemt ICT de resolutie 300 dpi voor de berekening van het paginaformaat.
Beheer van ICT
Met Sharpdesk kunt u de door ICT geleverde comprimering bepalen. Ga hiervoor naar Voorkeuren in het menu Extra en klik op de tab ICT:
Kwaliteit / Grootte
Om een redelijke comprimering te behalen bij kleurenafbeeldingen, moet u een keuze maken tussen een hoge afbeeldingskwaliteit en de benodigde ruimte op de harde schijf. Met ICT kunt u de afweging bepalen tussen afbeeldingskwaliteit en bestandsgrootte voor kleurenafbeeldingen. Door de schuifbalk naar links te verplaatsen (hoge kwaliteit), zal het JPEG 2000-comprimeringsalgoritme de kwaliteit van de afbeelding behouden, ten koste van de bestandsgrootte. Door de schuifbalk naar rechts te verplaatsen (klein formaat), wordt de kwaliteit enigzins gereduceerd, om de bestandsgrootte van de afbeelding beduidend kleiner te kunnen maken. De hoogste kwaliteit (en laagste comprimering) heeft de waarde 1 in het vak rechts van de schuifbalk. Merk op dat de laagste waarde, 1, een bijzondere waarde is en ervoor zorgt dat ICT het bestand opslaag met lossless JPEG 2000-comprimering. In enkele gevallen kan het opgeslagen bestand groter zijn dan het bronbestand. Het kleinste formaat (en hoogste comprimering) heeft de waarde 100. U kunt de waarde rechtstreeks invoeren in het vak, in plaats van de schuifbalk te verplaatsen. Merk op dat de schuifbalk alleen wordt gebruikt voor afbeeldingen in kleur of grijstinten. Zwart/wit-afbeeldingen worden altijd gecomprimeerd met lossless comprimering, daar de bestandsgrootte gewoonlijk geen probleem is bij zwart/wit-afbeeldingen.
Neem nogmaals onze voorbeeldafbeelding. Voor dit verhaal is de oorspronkelijke afbeelding gescand op 300 dpi, met behulp van de verschillende comprimeringsopties van de MFP, voordat deze is bewerkt door ICT. De onderstaande tabel geeft de effecten weer van de verschillende instellingen van de schuifbalk op de grootte van het geproduceerde PDF-bestand en de kwaliteit van het kleine segment in het rode vak in de volledige voorbeeldafbeelding.
Handleiding voor Sharpdesk 32
Hoge comprimering Gemiddelde
comprimering
Schuif
balkins
telling
1
35
70
100
Er zijn een aantal dingen op te merken in deze tabel:
Oorspronkelijke
afbeeldingsgrootte
889 KB
6,026 KB
366 KB
184 KB
129 KB
Oorspronkelijke
afbeeldingsgrootte
3,693 KB
8,288 KB
366 KB
184 KB
129 KB
Lage comprimering
Oorspronkelijke
afbeeldingsgrootte
4,658 KB
8,529 KB
366 KB
184 KB
129 KB
1. Schuifbalkinstelling = 1. Deze instelling is bijzonder, daar deze ervoor zorgt dat ICT de lossless JPEG 2000-comprimeringsmethode gebruikt. In elk geval produceert ICT een bestand dat groter is dan het oorspronkelijke bestand, wanneer de schuifbalk op 1 wordt gezet. Dit gebeurt doordat de eerste stap bij het maken van het PDF-bestand bestaat uit het decomprimeren van het bronbestand naar zijn volledige grootte, ongeveer 24 MB in dit geval. Het bestand op volledige grootte wordt vervolgens gecomprimeerd met de lossless JPEG 2000-comprimeringsmethode. Daar het oorspronkelijke bestand van de scanner was gecomprimeerd met een lossy methode, was deze kleiner dan het bestand dat wordt aangemaakt met behulp van de lossless methode wanneer de schuifbalk op 1 wordt gezet.
2. Bestandsgrootte bij elke schuifbalkinstelling (behalve 1). Als u naar de rijen kijkt, ziet u dat ICT een PDF-bestand produceert met dezelfde grootte, onafhankelijk van de grootte van het bronbestand. Dit zal gewoonlijk het geval zijn bij veel bronbestandgroottes.
3. Kwaliteit bij toenemde schuifbalkinstellingen. Als u naar de kolommen kijkt, ziet u dat ICT tekst produceert die vager lijkt, naarmate de schuifbalkinstelling hoger wordt. Dit is een artefact van de JPEG 2000-comprimeringsmethode, de prijs voor een kleiner bestand.
4. Wees u ervan bewust dat de tekstafbeeldingen in de tabellen zijn vergroot, om de effecten van de verschillende instellingen te tonen. Werkelijke 6-punts tekst is ongeveer half zo groot als het font dat is gebruikt in deze beschrijving, maar in de tabel lijkt deze twee- of driemaal zo groot. Uw oog kan moeite hebben deze comprimeringseffecten op te merken, behalve als u van zeer dichtbij kijkt met een vergrootglas.
Met behulp van deze en voorgaande tabel die de effecten van de comprimeringsmethoden van de MFP aangegeven, kunt u de volgende algemene conclusies trekken, betreffende de beste manier om een hoge kwaliteit te behalen bij de kleinst mogelijke grootte:
1. Selecteer op de MFP de laagste resolutie die geen duidelijke kwaliteitsproblemen geeft. De meeste mensen hebben moeite het kwaliteitsverschil tussen 600 dpi en 300 dpi te zien, maar dit verandert wanneer de resolutie wordt verlaagd naar 150 dpi of lager. Voor kleurenscans die tekst bevatten is 300 dpi een goede keuze voor de meeste afbeeldingen. Op 300 dpi verkrijgt men bestanden die zes à zeven keer kleiner zijn dan dezelfde op 600 dpi gescande afbeelding , ongeacht de door de MFP gebruikte comprimeringsmethode.
2. Selecteer op de MFP de laagste comprimeringsmethode die voor uw netwerkbandbreedte geschikt is. Hoe lager de comprimering, hoe hoger de kwaliteit die kan worden gebruikt door ICT. Ondanks dat er een groter bestand zal moeten worden verzonden vanaf de MFP, zal ICT gewoonlijk elk willekeurig bestand bij een gegeven resolutie en schuifbalkinstelling comprimeren naar een bestand met dezelfde grootte. Lagere comprimering van het bronbestand geeft ICT meer informatie om mee te werken en leidt tot een beter eindresultaat.
3. Selecteer in ICT de schuifbalkinstelling die de gewenste afbeeldingskwaliteit produceert. Daar alle schuifbalkinstellingen (behalve 1) een bestand produceren dat veel kleiner is dan de oorspronkelijke afbeelding, kunt u zich eerst richten op kwaliteit en vervolgens op bestandsgrootte. Beweeg de schuifbalk omhoog tot u het vervagingsartefact waarneemt en vervolgens weer iets omlaag. Gewoonlijk is deze schuifbalkinstelling het beste compromis tussen de kwaliteit van het PDF-bestand en de grootte daarvan voor uw specifieke toepassing van ICT.
Uitvoermap
Standaard zal ICT de uitvoerbestanden aanmaken in dezelfde map als die van het bronbestand. Wanneer het PDF-doelbestand al bestaat, zal een dialoogvenster "Opslaan als" verschijnen om de naam van het doelbestand te vragen. Terwijl ICT bezig is, wordt een voortgangsbalk getoond:
ICT voortgangsscherm
Klik op de knop Annuleren om het ICT-proces te stoppen.
Bekijken van het nieuwe PDF-bestand
Wanneer u het nieuwe PDF-bestand wilt openen met Adobe Acrobat of Reader, kruis dan het vakje “Het gegenereerde PDF-bestand openen” aan. Laat dit vakje anders leeg.
Opmerking: ICT maakt gebruik van geavanceerde comprimeringsmethoden die alleen kunnen worden bekeken met behulp van Adobe Acrobat 6.0 of hoger. U kunt een gratis reader ophalen van de website van Adobe, als u Acrobat Reader 6.0 niet bezit.
Handleiding voor Sharpdesk 34
Gebruik van het ICT voorkeurendialoogvenster
Het ICT voorkeurendialoogvenster verschijnt standaard elke keer wanneer een ICT-bewerking wordt gestart. Wanneer u de huidige voorkeurinstellingen wilt gebruikten zonder het dialoogvenster te zien, verwijder dan het kruisje uit het vakje “Dit dialoogvenster altijd tonen” en het ICT-proces zal doorgaan zonder verdere interactie. Wanneer u later van gedachten verandert, kunt u het vakje opnieuw aankruisen via de menuoptie Extra/Voorkeuren/ICT.
Probleemoplossing
Comprimering duurt te lang: Wees geduldig. Het comprimeren van grote afbeeldingen, zelfs op een snelle machine met veel geheugen, is een complex proces dat een zekere hoeveelheid tijd in beslag neemt. U kunt enkele van de volgende oplossingen proberen om de prestaties van ICT te verbeteren:
• Voeg meer geheugen toe aan uw PC. Meer geheugen verbetert haast altijd de
comprimeringssnelheid.
• Wanneer u een afbeelding bestaande uit meerdere pagina's comprimeert, probeer dan het
bestand op te delen in meerdere bestanden, één bestand per pagina, en deze per stuk te comprimeren.

Afbeelding verbeteren

Met Sharpdesk kunt u de kwaliteit van gescande afbeeldingen via de volgende opties verbeteren:
• Ontvlekken - Verwijder kleine puntjes van afbeeldingen.
Het scherm 'Afbeelding verbeteren'
• Rechtmaken - Pagina's automatisch rechtmaken.
• Automatisch bijsnijden - Randen worden gedetecteerd en afbeeldingen worden bijgesneden.
• Automatisch roteren - Detecteert de tekstrichting op de gescande pagina en roteert de pagina
automatisch in de juiste richting.
Selecteer een afbeeldingsbestand (.TIFF, .JPG of Image PDF(enige Automatisch roteren)) van Sharpdesk Desktop en selecteer de optie Afbeelding verbeteren in het menu Output zone of versleep het bestand naar de knop Afbeelding verbeteren in de menubalk Output zone.

PDF met tekst maken

Met Sharpdesk kunt u doorzoekbare PDF-bestanden maken waarna u kunt werken met de aanwezige tekst in de gegenereerde PDF
• Selecteer een afbeeldingsbestand (.TIFF of PDF) vanuit Sharpdesk Desktop en selecteer de optie
PDF met tekst in het menu Uitvoerzone. Of
• Sleep het bestand naar de knop PDF met tekst in de balk Uitvoerzone. Of
• Selecteer Exporteren > PDF met tekst in het menu Bestand samenstellen.

Scannen met Sharpdesk

Met Sharpdesk kunt u documenten scannen en direct in Sharpdesk binnenhalen. Zodra een document in Sharpdesk geladen is, kunt u het met Imaging weergeven. U kunt gescande afbeeldingen ook naar tekst converteren, zodat u ze met een gewone tekstverwerker kunt bewerken. Alle gescande afbeeldingen worden met een TIFF-indeling opgeslagen als standaard.
In dit hoofdstuk vindt u informatie over het instellen en wijzigen van de scanopties.

Documenten scannen

Met uw scanner kunt u documenten scannen en in een binnen Sharpdesk opgegeven map plaatsen. Het resulterende document kunt u weergeven in Sharpdesk als een (verkleind) voorbeeld of in Imaging op ware grootte.
Elke gescande afbeelding wordt in een map als TIFF-document opgeslagen. De afbeelding wordt opgeslagen en van een naam voorzien volgens de methode die u in Sharpdesk hebt opgegeven in het menu Extra onder Voorkeuren.
U kunt een gescand document weergeven, afdrukken en als bijlage bij een E-Mailbericht verzenden.
Ga als volgt tewerk voor het scannen van een afbeelding vanaf een scanner voor een TWAIN­stuurprogramma:
1. Plaats de afbeelding die u wilt scannen op de scanner.
2. Klik in de werkbalk van Sharpdesk op het pictogram Ophalen of klik op het menu Bestand en kies Afbeelding ophalen (om een scanner te kiezen, klikt u op het menu Bestand en kiest u Scanner selecteren).
3. Sluit het TWAIN-dialoogvenster welke het scanproces heeft uitgevoerd. De afbeelding verschijnt in de geselecteerde map.
U scant als volgt een afbeelding vanaf een scanner voor een WIA-stuurprogramma:
[Deze optie is alleen beschikbaar op het Windows XP-platform.]
1. Plaats de afbeelding die u wilt scannen op uw scanner.
2. Kies in Sharpdesk de opdracht Van scanner of camera in het menu Bestand.
3. Selecteer een scanapparaat als meer dan één WIA-apparaat geïnstalleerd is.
4. Stel de gewenste scanopties in en klik vervolgens op de knop Scannen.
U scant als volgt een afbeelding vanaf een camera voor een WIA-stuurprogramma:
Handleiding voor Sharpdesk 36
[Deze optie is alleen beschikbaar op het Windows XP-platform.]
1. Kies in Sharpdesk de opdracht Van scanner of camera in het menu Bestand.
2. Selecteer een scanapparaat als meer dan één WIA-apparaat geïnstalleerd is.
3. Selecteer het beeld dat u wilt kopiëren.
4. Klik op de knop Beeld ophalen.
Na een ogenblik verschijnt uw TWAIN- of WIA Scan-dialoogvenster. Het scandialoogvenster is onderdeel van de software die wordt meegeleverd met uw scanner of camera, dus deze verschilt per fabrikant en scannermodel. Volg de instructies die worden meegeleverd met uw scanner of camera om de afbeelding te scannen naar Sharpdesk. Merk op dat u het TWAIN-scandialoogvenster dient te sluiten, voordat de afbeelding wordt opgeslagen in de gewenste map.

Scanopties instellen

U kunt meestal (al naar gelang uw scanner) de volgende scanopties instellen:
1. Een voorbeeld van een document weergeven voordat u het scant.
2. In een document een bepaald gebied selecteren dat u wilt scannen, meestal door de muis over het gebied te slepen om op het scherm een rand rond het gewenste gebied aan te brengen.
3. De scanner opdracht geven de afbeelding naar de computer te verzenden.
Normaal gesproken verschijnt een dialoogvenster “scannen wordt uitgevoerd”, met de voortgang van de scan. Wanneer het scannen is voltooid, verdwijnt normaal gesproken het dialoogvenster. Indien het dialoogvenster niet vanzelf verdwijnt, sluit deze dan handmatig om de gescande afbeelding in de gewenste map op te slaan.

De afbeelding opslaan

In Sharpdesk worden afbeeldingen geplaatst in de “Map voor nieuw gescande afbeeldingsbestanden” die vermeld staat op de tab Scannen van het dialoogvenster Voorkeuren (raadpleeg voor meer informatie “Scanopties wijzigen” later in dit hoofdstuk).

Gescande afbeeldingen weergeven

Zodra u een afbeelding hebt gescand en in Sharpdesk binnengehaald, kunt u deze weergeven of afdrukken. Klik op het mapvenster van Sharpdesk en op de map met de betreffende afbeelding. De gescande afbeeldingen worden in het werkgebied als verkleinde voorbeelden weergegeven.
Om een gescande afbeelding weer te geven, klikt u op de afbeelding en vervolgens op de knop Imaging in de werkbalk van Sharpdesk. Sharpdesk Imaging wordt gestart en toont de geselecteerde afbeelding.
Geef gescande afbeeldingen in Sharpdesk Imaging weer.
Weergave van een afbeelding in Imaging
Raadpleeg voor meer informatie over het weergeven van afbeeldingen hoofdstuk 7, “Sharpdesk Imaging”.

Scanopties wijzigen

U wijzigt als volgt de standaardnaam die aan nieuwe scans wordt toegekend en de map waarin de nieuwe scans worden opgeslagen:
1. Open het menu Extra en kies Voorkeuren.
2. Klik op de tab Ophalen
Handleiding voor Sharpdesk 38
Het tabblad Ophalen
3. Om een datum als naam voor nieuwe scans te gebruiken, klikt u op de optie Huidige datumnotaties en selecteert u een datumnotatie in de vervolgkeuzelijst.
4. Om een bestandsvoorvoegsel voor nieuwe scans te gebruiken, klikt u op de optie Aangepast voorvoegsel en geeft u het gewenste voorvoegsel op.
5. Om de mate van compressie voor het scannen van JPEG-afbeeldingen in te stellen, verplaatst u de schuifknop in de gewenste richting. het zal meestal zo zijn dat als u een afbeelding meer comprimeert, de kwaliteit van de resulterende afbeelding afneemt. Hoe hoger de compressie, hoe lager de kwaliteit van de resulterende afbeelding in 't algemeen. Indien de compressie op 0% is gezet, wordt de afbeelding gescand als een ongecomprimeerde TIFF-afbeelding. Dit kan nodig zijn indien u het bestand niet kunt bekijken met Sharpdesk Imaging.
6. Klik op OK nadat u de gewenste instellingen hebt opgegeven.
Hoofdstuk 5
Zoeken met Sharpdesk

Inleiding

Met Sharpdesks geavanceerde zoekfunctie kunt u afbeeldings- en tekstbestanden eenvoudig terugvinden op basis van een enkel woord, een zinsnede of een lijst van woorden. Daarnaast kunt u ook bestanden opzoeken op basis van vele mogelijke criteria, zoals:
• Een documentnaam en/of pad
• Bestandstype
• Wijzigingsdatum
• Bestandsgrootte
U kunt ook een zoekopdracht uitvoeren op basis van de eigenschappen van een bestand, zoals:
• Titel
• Auteur
• Onderwerp
• Trefwoord
De zoekfunctie van Sharpdesk ondersteunt de logische operatoren and, or, not en near als sleutelwoord, zodat u de zoekopdracht uiterst nauwkeurig kunt laten uitvoeren.

Vereiste instellingen

De zoekmogelijkheid is gebaseerd op een index van alle woorden die worden aangetroffen in alle bestanden in de doelmappen die zijn opgegeven bij het aanmaken van de index. Deze indexen moeten vooraf worden aangemaakt alvorens een zoekpoging te ondernemen.
Het aanmaken van een index kan vooral de eerste keer veel tijd vergen, afhankelijk van het aantal bestanden en of ze afbeeldingen bevatten. Sharpdesk probeert woorden uit afbeeldingsbestanden te zoeken met behulp van de conversiemogelijkheden door OCR. [De volgende bestandsindelingen zijn compatibel met de OCR van Sharpdesk: *.bmp, *.dcx, *.gif, *.jpg, *.pcx, *.pdf, *.png, *.tif.] De tijdens het OCR­proces gevonden woorden worden aan de index toegevoegd zodat u de bestanden die de woorden bevatten, later eenvoudig kunt terugvinden. Het OCR-proces is erg tijdrovend, dus reserveer genoeg tijd voor het indexeren van afbeeldingsbestanden of verdeel de te indexeren bestanden in kleine groepen. U kunt meer dan één index tegelijk doorzoeken.
Tijdens het aanmaken van de index worden de systeembronnen van uw PC in de achtergrond gebruikt. Voert u op dat moment ook andere taken op uw PC uit, dan worden deze taken trager uitgevoerd. Om dit te voorkomen kunt u de indexbewerkingen laten uitvoeren op een tijdstip waarop u uw PC gewoonlijk niet gebruikt. De indexen kunnen bijvoorbeeld ‘s nachts worden aangemaakt of bijgewerkt.
Als de index eenmaal is aangemaakt neemt het bijwerken van de index, zowel handmatig als gepland, veel minder tijd in beslag. Alleen gewijzigde en nieuwe bestanden worden voor het bijwerken van de index geopend.
Tijdens de eerste installatie van Sharpdesk wordt een klein indexbestand aangemaakt op basis van enkele voorbeeldbestanden die met Sharpdesk worden meegeleverd. Zodra u vertrouwd bent met de basisprincipes van het zoeken, kunt u naar eigen voorkeur bijkomende indexen aanmaken. Het aanmaken van nieuwe indexen wordt verderop in dit hoofdstuk besproken.
Indexdatabases
Alle indexdatabases zijn gemeenschappelijk voor alle gebruikers van de lokale PC. Ongeacht de toegangsrechten van de gebruiker(d.w.z. ongeacht of de aangemelde gebruiker behoort tot de Beheerders, Hoofdgebruikers, Standaardgebruikers of Beperkte gebruikers, enz.), heeft de gebruiker toegang tot alle bestaande indexdatabases en kan hij ook een database aanmaken. De volgende tabel geeft in detail aan welke handelingen zijn toegestaan voor iedere gebruiker.
• Aanmaken – nieuwe indexdatabases aanmaken
• Lezen – alleen-lezen toegang tot indexdatabases
Iedere gebruiker kan nieuwe indexdatabases aanmaken.
Iedere gebruiker kan alle indexen, door wie dan ook zijn aangemaakt, bijwerken wijzigen of doorzoeken (en juiste resultaten verkrijgen).
• Bijwerken – indexdatabases bijwerken (indexeren) met nieuwe bestanden of met nieuwe configuraties
• Wijzigen – configuraties (b.v. doelmappen, bestandsextensies, enz.) van bestaande indexdatabases wijzigen.
• Verwijderen – bestaande indexdatabases verwijderen
Iedere gebruiker kan alle indexeringen raadplegen (afzonderlijk of tegelijk), ongeacht wie de indexdatabase heeft aangemaakt, bijgewerkt of gewijzigd.
Iedere gebruiker kan de configuratie wijzigen van alle indexdatabases die door welke gebruiker dan ook zijn aangemaakt, bijgewerkt of gewijzigd.
Iedere gebruiker kan alle indexdatabases verwijderen, ongeacht wie die database heeft aangemaakt, bijgewerkt of gewijzigd.
Kort samengevat komt het erop neer dat indexdatabases die op een lokale PC staan, worden beschouwd als gedeelde, gemeenschappelijke bronnen voor alle gebruikers van die PC, ongeacht hun toegangsrechten.
Opmerking: belangrijke informatie over het zoeken naar documenten
Alle indexdatabases zijn gemeenschappelijk voor alle gebruikers van de lokale PC. Dit betekent dat, als een gebruiker een private directory (lokaal of op het netwerk) indexeert, bepaalde informatie over deze gegevens beschikbaar zal zijn voor iedere andere gebruiker van de PC, zelfs als ze zich aanmelden met een andere gebruikersnaam.
Informatie zoals de bestandsnaam en het aantal treffers wordt weergegeven in de zoekresultatentabel. De private ingangen worden echter grijs weergegeven en een niet-geautoriseerde gebruiker zal geen toegang hebben tot de bestanden.
Handleiding voor Sharpdesk 42

Genegeerde woorden

Sommige woorden komen in documenten zo vaak voor, dat ze niet als zoekcriteria gebruikt kunnen worden. Tijdens het aanmaken van een index negeert Sharpdesk de volgende volgende woorden (waardoor ze nooit een zoekresultaat opleveren):
aan al alle allen alles als alsof beide
dat de deze die dit een elk elke
en enkele enige er geen had hadden hem
hen het hij hun ieder iedere iedereen iemande
iets ik In is jij jouw maar met
mig mijn niemande niet niets of om ons
op sommige Te terwijl toch toen tot u
uw waar want was wil zal ze zelf
zij zijn zoals zou zouden zullen zult zulk
zulke
Beperkingen
1. Als de gebruiker zich afmeldt terwijl een indexering aan de gang is, zal de indexering automatisch worden stopgezet. In dat geval is de index echter niet volledig. Of tijdens het doorzoeken van de inhoud van de overeenkomstige indexdatabase(s) verwachte bestandsinformatie wel of niet wordt gevonden, hangt af van hoever de indexering was gevorderd. Om de indexdatabase te voltooien, start u het indexeringsproces opnieuw volgens de onderstaande instructies voor handmatig indexeren.
2. Als de gebruiker indexdatabases op een andere manier bewerkt dan via de gebruikersinterface Sharpdesk Zoeken of Index Tray, zijn de consequenties van dergelijke handelingen onbepaald. De gebruiker mag bijvoorbeeld de indexdatabases niet wijzigen door sommige bestanden van de indexdatabase rechtstreeks te veranderen of te verwijderen. Hij mag evenmin het programma Indexer.exe handmatig beëindigen via Windows Taakbeheer terwijl de indexering aan de gang is. Wanneer Sharpdesk Zoeken voor het eerst wordt geopend, wordt de gegevensintegriteit van alle bestaande indexdatabases gecontroleerd. Als de indexdatabase niet geldig is, wordt de ongeldige indexdatabase verwijderd en wordt dit aan de gebruiker gemeld. Dit is nodig omdat de beschadigde indexdatabase onbruikbaar is voor latere bewerkingen (indexeren, zoeken, wijzigen, enz.). Als dit gebeurt, moet de index opnieuw worden opgebouwd.

Zoeken

U kunt tekstbestanden zoeken op basis van één woord, een woordgroep of een lijst van woorden. U kunt ook een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren op basis van een:
• Documentnaam en/of pad
• Bestandstype
• Wijzigingsdatum
• Bestandsgrootte
• Logische bewerkingen and, or, not en near
De documenteigenschappen van documenten aangemaakt met Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, Powerpoint) kunnen ook doorzocht worden:
• Titel
• Auteur
• Onderwerp
• Trefwoord
Met Sharp MFP's gescande documenten waarvoor invoeging van metadata is ingeschakeld, kunnen worden doorzocht op de metadatawaarden die zijn ingevoerd bij het scannen van de documenten. Metadatagegevens die later zijn toegevoegd kunnen ook worden gezocht.

U voert als volgt een zoekopdracht uit:

1. Kies Introductiepagina via de optie Zoeken in het menu Extra of de vervolgkeuzelijst Zoeken
op de werkbalk.
De Zoekintroductiepagina verschijnt.
Handleiding voor Sharpdesk 44
2. Type het woord of de zinsnede in het “Zoeken naar:” veld. Het woord of de zinsnde kunnen
metadatasleutelwoorden of -waarden zijn die zijn ingevoerd bij het scannen van het document met Sharp MFP's die de metadatafunctie ondersteunen. Hierbij kunt u logische operatoren (“and”, “or”, “not” en “near”) tussen sleutelwoorden plaatsen om nauwkeuriger te zoeken. U kunt bijvoorbeeld de opdracht "boek and techniek not computer" opgeven om te zoeken naar bestanden waarin zowel "boek" als "techniek" voorkomt, maar "computer" uitsluit.
3. Klik op Zoeken.
Sharpdesk doorzoekt de indexdatabase(s) en toont een lijst van alle bestanden waarin de opgegeven woorden voorkomen. Standaard worden de bestanden gesorteerd op basis van gevonden gelijkenis.

Syntax van zoekopdrachten

Een eenvoudige zoekopdracht bestaat uit een groep woorden die door komma’s van elkaar zijn gescheiden. Sharpdesk doorzoekt de geselecteerde index(en) en retourneert de best and en waarin alle ingevoerde woorden voorkomen. De woorden kunnen op iedere plaats in het best and voorkomen, inclusief de best and snaam en het volledige pad en de best and seigenschappen (in het Eigenschappen venster van Microsoft Office documenten).
Voorbeelden:
Type dit Om te zoeken naar dit
Sharp and kopieermachine Documenten waarin zowel “sharp” als “kopieermachine”
voorkomt.
Sharp kopieermachine Documenten waarin zowel “sharp” als “kopieermachine”
voorkomt. Merk op dat and tussen beide worden wordt geïmpliceerd.
“sharp kopieermachine” Documenten waarin de zinsnede “sharp kopieermachine”
voorkomt.
appel or peer Documenten waarin “appel” of “peer” voorkomt.
appel near peer Documenten waarin “appel” en “peer” vlak bij elkaar staan
(binnen 5 woorden)
appel not peer Documenten waarin“appel” wel, maar “peer” niet voorkomt
merk op dat de logische operatoren and , or, not en near gereserveerde woorden zijn die voor complexe zoekopdrachten gebruikt kunnen worden. Deze woorden worden zelf in geen enkele zoekactie gevonden en moeten aan specifieke syntaxisregels voldoen. Gebruikt u meerdere operatoren, dan kunt u haakjes gebruiken om aan te geven waar u naar zoekt. Bijvoorbeeld,
appel and peer or citroen kan betekenen (“appel” and “peer”) or “citroen”, maar ook “appel” and (“peer” or “citroen”).
Zinsneden
Om een precieze reeks woorden te vinden maakt u een zinsnede die u tussen dubbele aanhalingstekens (“ ”) plaatst. Als u naar zinsneden zoekt, mag dit het enige zijn wat in het “Zoeken naar” veld staat.
Als een zinsnede een gereserveerd woord bevat, slaat de zoekfunctie van Sharpdesk het woord over, maar let wel op de plaats van het woord in de zinsnede. Bijvoorbeeld,
“euromast en europoort” retourneert elk document waarin het woord “euromast”, ieder willekeurig tussenliggend woord en het woord “europoort” in die volgorde voorkomen.
Punctuatie in een zinsnede wordt als spatie beschouwd.
Wildcardtekens (* en ?)
Zoekopdrachten kunnen de volgende speciale tekens bevatten:
? Komt overeen met een enkel teken.
* Komt overeen met een willekeurig aantal tekens.
De wildcardtekens kunnen op elke plaats in een woord worden gebruikt. Bijvoorbeeld:
app* retourneert appel, applicatie, enz.
*cip* retourneert principe, participatie, enz.
plaa? retourneert plaag en plaat, maar niet plaats.
toe*en retourneert toeren, toetsen, toepassen, enz.
Exacte overeenkomst en “Afstamming”
Met afstamming kan een zoekopdracht worden uitgebreid met grammatische variaties van een woord. Bijvoorbeeld,
toets retourneert “toets”, “toetst” en “toetsing”.
geplaatst retourneert “geplaatst”, “plaatsing”, “plaatst” en “plaatsen”.
Om afstamming in te schakelen kruist u ‘Variaties van woordeinden’ in the gedeelte Zoek overeenkomst van de pagina Zoekvoorkeuren aan.
Om afstamming uit te schakelen kruist u ‘Exacte overeenkomst’ in the gedeelte Zoek overeenkomst van de pagina Zoekvoorkeuren aan. Als afstamming is uitgeschakeld worden alleen exacte overeenkomsten van het woord geretourneerd.
De and operator
De and operator tussen twee zoektermen betekent dat beide
termen in het te retourneren document
gevonden moeten worden. Bijvoorbeeld:
(appel or banaan) and (peer near druif) retourneert elk document waarin (1) “appel” of “banaan” voorkomen, en (2) waarin “peer” bij “druif” (binnen 5 woorden) voorkomt.
De or operator
De or operator tussen twee zoektermen betekent dat tenminste één
van de termen in het te retourneren
document gevonden moet worden. Bijvoorbeeld:
Handleiding voor Sharpdesk 46
appel or peer retourneert elk document waarin “appel”, “peer” of waarin zowel “appel” als “peer” voorkomt.
De not operator
De not operator voor een zoekterm keert de betekenis van de zoekterm om. Hierdoor kunt u documenten in een zoekopdracht uitsluiten. Bijvoorbeeld:
appel and not peer retourneert elk document waarin “appel” voorkomt zolang “peer” er niet in voorkomt.
not peer retourneert elk document waarin “peer” niet
voorkomt.
Als not niet de eerste operator in de zoekopdracht is, moet u and en or in combinatie met not gebruiken:
appel or not peer retourneert elk document waarin “appel” voorkomt en elk document waarin “peer” niet voorkomt
De near operator
De near operator tussen twee zoektermen betekent dat de eerste term zich binnen 5 woorden van de tweede term moet bevinden. Bijvoorbeeld:
appel near peer retourneert elk document waarin “appel” en “peer” binnen 5 woorden van elkaar voorkomen.

De zoekresultaten beoordelen

De lijst met zoekresultaten geeft elk bestand weer dat het woord of de woordgroep bevat waarop u hebt gezocht. De lijst vermeldt de naam van het bestand en een hyperlink naar zijn locatie:
• Klik op de koppeling Locatie om het bestand te openen in de to epassing waarin het oorspronkelijk is gemaakt.
• TIF-bestanden worden geopend in Sharpdesk, zodat u ze kunt bewerken.
• Om bijkomende informatie over het bestand weer te geven, klikt u op de koppeling Details naast
de vervolgkeuzelijst Sorteren volgens.
De pagina met zoekresultaten verschijnt opnieuw en geeft de volgende bijkomende informatie:
• Bestandstype
• Fragment van het bestand
• Miniatuur van het bestand
• Bestandsgrootte
• Gewijzigd (tijdstip laatste wijziging)
Als de resultaten niet op één pagina kunnen worden weergegeven, klikt u op de koppeling Volgende om de volgende pagina te bekijken. Om terug te keren naar de vorige pagina, klikt u op de koppeling Vorige. Om terug te keren naar het Overzicht, klikt u op de koppeling Overzicht naast de vervolgkeuzelijst Sorteren volgens.

De resultatenlijst sorteren

U kunt de resultatenlijst anders sorteren door een sorteeroptie te kiezen in de vervolgkeuzelijst Sorteren volgens. De resultatenlijst kan worden gesorteerd volgens:
• Mate van overeenkomst (kwalitatieve mate gebaseerd op het aantal "treffers" van zoekopdracht
binnen een individuele index)
• Aantal treffers (het aantal malen dat de tekst voorkomt in de afbeelding of het document)
Handleiding voor Sharpdesk 48
• Documentnaam
• Locatie
• Documenttype
• Documentgrootte
• Wijzigingsdatum

Bestanden verplaatsen

U kunt een bestand in de zoekresultatenlijst door slepen en neerzetten verplaatsen naar een gewenste map in het mapvenster. U kunt ook de opties Kopiëren en Plakken als volgt gebruiken:
1. Klik op het bestand dat u wilt verplaatsen. Om meerdere bestanden te selecteren, houdt u de Ctrl­of shift-toets ingedrukt.
2. Klik op het pictogram Kopiëren in de werkbalk, kies deze opdracht in het menu Bewerken of klik met de rechtermuisknop op het bestand (de bestanden) en selecteer Kopiëren in de lijst.
3. Selecteer de map waarin u het bestand wilt plaatsen.
4. Klik op het pictogram Plakken op de werkbalk, selecteer deze opdracht in het menu Bewerken, of klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer Plakken in de lijst.
U kunt een bestand ook verplaatsen naar één van de Uitvoerzone-opties om het af te drukken, via e-mail te versturen, een afbeelding te converteren naar tekst, toe te voegen aan Sharpdesk Composer of te openen in een toepassing. Verplaats het bestand door slepen en neerzetten naar de gewenste Uitvoerzone-optie. Error! Bookmark not defined.

Een nieuwe zoekopdracht uitvoeren

U voert als volgt een nieuwe zoekopdracht uit:
1. Klik op Wissen.
2. Voer uw zoekcriteria in.
3. Klik op Zoeken.

De laatste zoekopdracht bekijken

U kunt als volgt de resultaten van de laatst uitgevoerde zoekopdracht bekijken:
• Kies Laatste Zoekopdracht via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze opdracht ook selecteren via de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk of de Zoekintroductiepagina.

Favoriete zoekopdrachten gebruiken

Als u veelgebruikte zoekopdrachten heeft opgeslagen, kunt u ze als volgt openen:
1. Klik op de “pijl omlaag” aan de rechtterkant van het Zoeken naar: veld:
[Opmerking: de knop Favorieten “pijl naar beneden” is alleen zichtbaar wanneer het selectievakje “Lijst van zoekfavorieten tonen” is aangekruis in Zoekvoorkeuren.]
2. Selecteer de favoriete zoekopdracht uit de lijst. Uw selectie wordt in het Zoeken naar: veld
ingevuld.
3. Klik op Zoeken.

Geavanceerde zoektechnieken

U kunt als volgt op een meer geavanceerde manier naar bestanden zoeken. Klik op de knop Geavanceerd.
De tabs voor Geavanceerd zoeken worden weergegeven.
Handleiding voor Sharpdesk 50
Het tabblad Bestandskenmerken
Met het tabblad Bestandskenmerken kunt u bestanden opzoeken volgens:
• Naam(er kan alleen een enkele bestandsnaam worden opgegeven. Meerdere woorden in het
veld Naam worden gezien als een bestandsnaam waar spaties in voorkomen)
• Pad (alleen de opgegeven directory en zijn subdirectories worden doorzocht)
• Type (bijvoorbeeld .bmp, .tif, .fax, of .doc)
• Wijzigingsdata (tussen data of gedurende een periode)
• Grootte (minimaal of maximaal)
Merk op dat u de Booleaanse operatoren(“and”, “or”, “not” en “near”) niet kunt gebruiken in de velden van het tabblad Bestandskenmerken.
Het tabblad Eigenschappen
De tab Documenteigenschappen laat u zoeken naar een Microsoft Office-bestand (aangemaakt door Word, Excel, Powerpoint) op:
• Titel
• Auteur
• Onderwerp
• Trefwoord
[Alleen bestanden aangemaakt door Microsoft-toepassingen kunnen worden gezocht met behulp van de tab Documenteigenschappen.]
Merk op dat u de Booleaanse operatoren(“and”, “or”, “not” en “near”) niet kunt gebruiken in de velden van het tabblad Eigenschappen.
U kunt deze tabbladen als volgt gebruiken:
1. Voer de zoekcriteria in.
2. Klik op Zoeken.
De zoekresultaten zijn het logische “en” van alle criteria in het Zoeken naar: veld, het tabblad Bestandskenmerken en het tabblad Eigenschappen. Alleen bestanden die aan alle
criteria voldoen
worden gevonden.
Merk op dat de inhoud van de tabbladen Bestandskenmerken en Eigenschappen wordeng ewist wanneer de knop Standaard wordt ingedrukt zodat alle geavanceerde instellingen van het werkgebied verdwijnen.
De Favorieten knop
Als u dezelfde zoekopdracht veelvuldig gebruikt, kunt u de knop Favorieten gebruiken om de zoekopdracht op te slaan voor later gebruik. [Opmerking: De knop Favorieten is alleen zichtbaar wanneer het selectievakje “Lijst met favoriete zoekopdrachten weergeven” van Zoekvoorkeuren is aangekruist.] Klik op de knop Favorieten om het proces te starten:
De reeds opgeslagen zoekopdrachten worden getoond in het veld Favoriete zoektermen.
Om een nieuwe zoekopdracht aan de lijst met Favorieten toe te voegen:
1. Type de zoektermen in het veld Nieuwe zoektermen.
2. Klik op de knop Toevoegen.
Om een zoekopdracht uit de lijst met Favorieten te verwijderen:
1. Selecteer de te verwijderen zoekterm in het veld Favoriete zoektermen.
2. Klik op de knop Verwijderen.
Klik op OK als de lijst met Favorieten naar voorkeur is ingesteld om het venster te sluiten. Klik op Annuleren om eventuele wijzigen ongedaan te maken voordat u het venster sluit
Handleiding voor Sharpdesk 52

Zoekvoorkeuren aanpassen

U kunt uw zoekopties – te doorzoeken indexen, aantal aantal weergegeven resultaten, de standaardweergave van de resultaten en de weergegeven velden – aanpassen met de optie Voorkeuren.
U geeft de pagina Voorkeuren als volgt weer:
1. Kies Voorkeuren via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze optie ook selecteren in de
vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk of op de Zoekintroductiepagina.
2. Selecteer de precisie die u wilt gebruiken bij het zoeken naar documenten die voldoen aan uw
zoekcriteria. Indien u “Exacte woordcombinatie” selecteert, worden alleen de documenten gegeven welke de exacte woorden bevatten die u heeft opgegeven. Indien u “Variatie van woordeinden” selecteert, worden de documenten gegeven met woorden welke zijn afgeleid van de door u ingevoerde woorden, naast exacte treffers. Indien u bijvoorbeeld zoekt op “contract” en Variatie van woordeinden is geselecteerd, zullen documenten met “contracteur”, “contracten” en “contractie” worden gegeven, naast documenten welke “contract” bevatten. Indien Exacte woordcombinatie is geselecteerd, worden alleen documenten welke “contract” bevatten gegeven. Opmerking: In het algemeen worden alleen gehele woorden gevonden, d.w.z. Die met spaties of leestekens aan een van beide zijden. Zelfs met “Variatie van woordeinden” ingeschakeld in het bovenstaande voorbeeld, worden wanneer u zoekt op “contr” geen bestanden gegeven welke “contract”, “contracteur”, of “contractie” bevatten. Gebruik de jokertekens om deze woorden te vinden, d.w.z., zoek op “contr*”, in plaats van “contr”.
3. Selecteer de indexen die u standaard wilt doorzoeken. Klik op Alles om alle databases te
selecteren.
4. Kruis het selectievakje Lijst met favoriete zoekopdrachten weergeven aan wanneer u de knop
Favorieten knop in het veld Zoeken naar veld wilt tonen. Dit vakje moet tevens zijn aangekruist om de lijst te kunnen beheren wanneer u de knop Favorieten voor Geavanceerd zoeken gebruikt .
Wanneer het selectievakje Favorieten weergeven van deze pagina niet is aangekruist, verschijnt er op de Geavanceerde zoekpagina geen Favorieten knop.
5. De te doorzoeken indexen worden weergegeven in het Zoekgebied van de Zoekintroductiepagina.
Schakel dit selectievakje uit als u ze niet wilt weergeven.
6. Wijzig het aantal tijdens het zoeken opgehaalde resulaten met de pijlen omhoog en omlaag of typ
zelf een aantal.
7. Selecteer een standaardweergave voor de zoekresultaten – Overzicht of Gedetailleerd.
8. Standaard zijn alle velden behalve Abstract geselecteerd in het detailoverzicht. Indien u een veld
niet wilt laten tonen, deselecteer dan diens selectievakje. Merk op dat Documentnaam altijd geselecteerd dient te blijven.
9. Standaard zijn alle velden behalve Abstract geselecteerd in het samenvattingsoverzicht. Indien u
een veld niet wilt laten tonen, deselecteer dan diens selectievakje.
10. Klik na het maken van uw selecties op Opslaan.
Handleiding voor Sharpdesk 54

Een index aanmaken

Bij de oorspronkelijke installatie van Sharpdesk kunt u een index aanmaken van de opgegeven mappen, submappen en bestandstypen, om snel en efficiënt bestanden te kunnen zoeken. U kunt deze index bewerken, of tot 19 bijkomende indexen aanmaken voor een optimale flexibiliteit in het zoeken van bestanden. U kunt uw index(en) ook handmatig bijwerken of uw index(en) volgens een dagelijkse of wekelijkse planning automatisch laten bijwerken.

Een nieuwe indexdatabase aanmaken

U maakt als volgt een nieuwe indexdatabase aan:
1. Kies Indexdatabases via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze opdracht ook kiezen in de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk, op de Zoekintroductiepagina of op de pagina Indexplanning. U krijgt de volgende weergave te zien:
2. Klik op de knop Aanmaken.
De Wizard Indexdatabase aanmaken wordt gestart.
3. Klik op Volgende.
Het dialoogvenster Indexnaam en -locatie verschijnt.
Handleiding voor Sharpdesk 56
4. Voer een indexnaam van maximaal 39 tekens in. Om een indexlocatie te selecteren, klikt u op Bladeren, gaat u naar de gewenste locatie en klikt u op OK. Na het invoeren van de informatie klikt u op Volgende.
De prompt Te indexeren mappen verschijnt.
5. Klik op het selectievakje naast de map(pen) die u wilt opnemen in de index (alle submappen worden automatisch geselecteerd). Om al uw selecties te wissen, klikt u op Wissen. Na het maken van uw selecties klikt u op Volgende.
De prompt Te indexeren bestandsextensies verschijnt.
6. Standaard worden de volgende extensies geselecteerd (.csv, .dat, .doc, .docx, .htm, .jpg, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf. .sdf, .tif, .txt, .wpd, .xls, .xlsx, .xps).
Dit zijn de standaard bestandstypen die zullen worden geïndexeerd, waardoor u ze later kunt opzoeken. Schakel de extensies die u wilt uitsluiten uit. Om alle selecties ongedaan te maken, klikt u op Geen. Om alle extensies te selecteren, klikt u op Alle. Na het maken van uw selecties klikt u op Volgende.
Het dialoogvenster Index nu aanmaken of later verschijnt.
Handleiding voor Sharpdesk 58
7. Om de index later aan te maken kruist u optie Aanmaken indexdatabase nu overslaan en klikt u op Volgende.
Om de indexdatabase nu aan te maken selecteert u Indexdatabase nu aanmaken en klikt u op Volgende. Het venster Indexdatabase kan nu worden aangemaakt verschijnt.
Klik op Nu indexeren om het indexeringsproces te starten. De index wordt aangemaakt en weergegeven in het lijstvak Momenteel beschikbare databases.
8. Eenmaal aangemaakte indexdatabases kunnen worden ‘ververst’ door de te verversen indexen te selecteren en op de knop Geselecteerde indexeren te klikken. Om alle indexdatabases te verversen klikt u op Alle indexeren.
Opmerking: Het verversen van een index vergt meestal veel minder tijd dan het aanmaken ervan. Alleen de nieuwe en de gewijzigde bestanden hoeven te worden doorzocht.
Handleiding voor Sharpdesk 60

Een indexdatabase bewerken

U kunt als volgt een indexdatabase bewerken om mappen toe te voegen of te verwijderen of om de te zoeken bestandsextensies te wijzigen:
1. Selecteer de database die u wilt bewerken in het lijstvak Momenteel beschikbare databases.
2. Klik op Bewerken. De pagina met Indexdatabase-criteria verschijnt.
3. Maak de gewenste wijzigingen in de mappen of submappen die u wilt doorzoeken of de bestandsextensies die u wilt opnemen.
4. Klik op Opslaan.
Uw wijzigingen worden opgeslagen en de pagina Indexdatabases wordt opnieuw weergegeven. Let wel, u moet de indexeringsstap opnieuw uitvoeren voordat de wijzigingen van kracht worden in uw zoekopdrachten.

Een indexdatabase verwijderen

U verwijdert een indexdatabase als volgt:
1. Kies Indexdatabases via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze opdracht ook kiezen in de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk, op de Zoekintroductiepagina of op de pagina Indexplanning.
2. Selecteer de database die u wilt verwijderen in het lijstvak Momenteel beschikbare databases.
3. Klik op Verwijderen.
Er verschijnt een bevestigingsbericht.
4. Klik op OK.

Een indexeringsplanning maken

Een indexeringsplanning wordt opgesteld per gebruiker. Een indexeringsplanning voor één gebruiker is volkomen onafhankelijk van de planningen van andere gebruikers, ongeacht de toegangsrechten van de gebruikers. Bijvoorbeeld, als de systeembeheerder Sharpdesk installeert en de indexeringsplanning opstelt via de Zoek-setup wizard, zal de indexering plaatsvinden op het geplande tijdstip zolang de systeembeheerder is aangemeld. Andere gebruikers “verwerven” de planning van de systeembeheerder echter niet; zij moeten hun eigen indexeringsplanning opstellen om een geplande indexering uit te voeren terwijl ze zijn aangemeld. De aangemelde gebruiker bepaalt welke indexeringsplanning (indien er één is opgesteld) op dat moment van toepassing is.
Als een indexeringsproces aan de gang is, zullen pogingen om een ander indexeringsproces te starten worden genegeerd zonder het huidige indexeringsproces te beïnvloeden. Als bijvoorbeeld een handmatige indexering bezig is op het moment dat het tijdstip van een geplande indexering wordt bereikt, zal de geplande indexering niet starten. De huidige handmatige indexering wordt niet beïnvloed.
U kunt uw database(s) dagelijks of wekelijks laten bijwerken door Sharpdesk wanneer de computer niet wordt gebruikt of u kunt de indexeringsplanning uitschakelen en uw database(s) handmatig bijwerken.
U maakt of wijzigt een indexeringsplanning als volgt:
1. Kies Indexeringsplanning via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze opdracht ook selecteren via de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk, op de Zoekintroductiepagina of op de pagina Indexdatabase. De pagina Indexeringsplanning wordt weergegeven.
2. Selecteer het gewenste indexeringsinterval, dagelijks, wekelijks of wanneer de computer niet wordt gebruikt, in de vervolgkeuzelijst, of klik op de knop Planning uitschakelen als u de indexering handmatig wilt uitvoeren.
3. Als u hebt gekozen voor dagelijkse indexering:
• Kies de begindatum in de vervolgkeuzelijst Begindatum of typ zelf een datum.
Handleiding voor Sharpdesk 62
• Kies het tijdstip van de indexering met de pijlen omhoog en omlaag naast Begintijdstip of
typ zelf een tijd.
• Geef het aantal dagen tussen de indexeringen op met de pijlen omhoog en omlaag naast
Indexering uitvoeren of typ zelf een aantal.
4. Als u hebt gekozen voor wekelijkse indexering:
• Kies de begindatum in de vervolgkeuzelijst Begindatum of typ zelf een datum.
• Kies het tijdstip van de indexering met de pijlen omhoog en omlaag naast Begintijdstip.
• Kies op welke dag(en) van de week de indexering moet worden uitgevoerd door het
selectievakje van de gewenste dag in te schakelen.
5. Wanneer u hebt gekozen om te indexeren wanneer de computer niet wordt gebruikt:
• Wanneer u het indexeren wilt stoppen wanneer u opnieuw met de computer werkt, vinkt u
"Indexeren stoppen wanneer de computer wordt gebruikt" aan. Wanneer u dit vakje niet aanvinkt, zal het indexeren worden voortgezet terwijl u op de computer werkt. Dit kan de computer vertragen aangezien hij met verschillende zaken tegelijk bezig is.
6. Klik op Opslaan. De indexeringsplanning wordt opgeslagen en de Zoekintroductiepagina wordt opnieuw weergegeven.
7. Het is mogelijk dat u uw toegangsnaam en wachtwoord moet invoeren voordat de dagelijkse of wekelijkse indexeringsplanning kan worden opgeslagen. Normaliter gebeurt dit alleen de eerste keer dat u de Windows taakplanner gebruikt. Indien dat het geval is, verschijnt het volgende dialoogvenster:
Voer uw domein- en/of gebruikersnaam in het daarvoor bestemde veld in en voer uw wachtwoord in beide wachtwoordvelden in. Als u uw wachtwoord niet kent of als u zich niet kunt aanmelden, neem dan contact op met uw netwerkbeheerder. U moet zich op geldige wijze bij Windows kunnen aanmelden om een dagelijkse of wekelijkse indexeringsplanning aan te kunnen maken.

De database handmatig indexeren

U kunt als volgt uw database(s) handmatig indexeren:
1. Kies Indexdatabases via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze opdracht ook kiezen in de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk, op de Zoekintroductiepagina of op de pagina Indexplanning.
De pagina Indexdatabases wordt weergegeven.
2. Selecteer de database die u wilt indexeren. Als u alle databases wilt indexeren, hoeft u er geen te selecteren.
3. Klik op Selectie indexeren of Alles indexeren.
De indexering wordt onmiddellijk gestart en de huidige status wordt getoond.

Het indexeringsproces controleren

Om de voortgang van het indexeringsproces te controleren:
1. Selecteer de 'Databases indexeren' in de zoekopties van het menu Tools. Dit kan ook worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst in de werkbalk, de pagina Search Home of de planningspagina voor Indexering. De pagina 'Databases indexeren' geeft het volgende weer:
Het bestand dat op dat moment wordt verwerkt, zal worden weergegeven in de statusbox. De index is actief wanneer Stop oplicht; u moet mogelijk wachten tot de indexeerder aan een nieuw bestand begint alvorens de statusbox wordt gevuld. Wanneer het indexeringsproces is voltooid, zal de statusbox leeg zijn en zal de knop 'Alles indexeren' oplichten.
U kunt de voortgang van een indexeringsproces ook controleren in de taakbalk. Voor controledoeleinden beschikt het indexeringsproces over een statuspictogram dat rechtsonder in de taakbalk van Windows verschijnt:
Indexstatus pictogram
Handleiding voor Sharpdesk 64
Als u het indexstatuspictogram wilt toevoegen aan het systeemvak, schakelt u de optie "Indexeringspictogram in systeemvak weergeven" op de pagina Zoekvoorkeuren in en klikt u op de knop Opslaan. Vervolgens wordt het indexstatuspictogram weergegeven in het systeemvak.
Wanneer het statuspictogram niet wordt weergegeven in de taakbalk, kunt u het activeren via het startmenu:
Selecteer Start =>Alle programma's => Sharpdesk => Start Index Status Display om het pictogram weer te geven in de taakbalk.
Indexstatus weergeven
Tijdens het indexeren geeft het pictogram in een animatie de activiteit weer die op de achtergrond plaatsvindt. Om de status van het indexeren te controleren klikt u met de rechtermuisknop op het pictogram zodat het volgende contextmenu verschijnt:
Voortgang weergeven
Selecteer de optie Voortgang weergeven om het huidige bestand dat wordt geïndexeerd, weer te geven. Een op onderstaande afbeelding gelijkend venster verschijnt:
Laatste indexering weergeven
Selecteer de optie Laatste indexering weergeven om een beknopte beschrijving van de laatste bewerking weer te geven. Een op onderstaande afbeelding gelijkend venster verschijnt:
Het dialoogvenster van de laatst uitgevoerde indexering toont gedetailleerde informatie over de laatste indexering die op de lokale PC is uitgevoerd, ongeacht welke gebruiker de indexering het laatst heeft uitgevoerd. Als het dialoogvenster open is voordat de huidige indexeringsbewerking is voltooid, zal de informatie in het dialoogvenster niet automatisch worden bijgewerkt. Om de informatie in het dialoogvenster bij te werken, sluit u het venster en opent u het opnieuw nadat het indexeren is voltooid.
Indexering uitvoeren
Selecteer de optie Indexering uitvoeren om het indexeringsproces van allle huidige indexdatbases te starten.
Indexering annuleren
Selecteer de optie Indexering annuleren om het huidige indexeringsproces te stoppen.
Afsluiten
Selecteer Afsluiten om het indexstatusmenu af te sluiten en het pictogram uit de taakbalk te verwijderen. Het indexstatuspictogram, indien aanwezig op de taakbalk, zal automatisch worden afgesloten wanneer de indexering wordt afgerond. Het indexstatuspictogram wordt niet weergegeven wanneer de optie voor indexering wanneer u de computer niet gebruikt, werd geselecteerd.
Handleiding voor Sharpdesk 66
Hoofdstuk 6
Bestanden combineren met
Sharpdesk

Inleiding

Met Sharpdesk Composer kunt u verschillende soorten bestanden met elkaar in één productierijp document combineren. U kunt bijvoorbeeld een Word-bestand met een Excel-bestand combineren en er vervolgens een Lotus-bestand aan toevoegen. Met Composer kunt u de paginavolgorde wijzigen, een voorblad of inlegvellen toevoegen en vervolgens het volledige document afdrukken, kopiëren of per E­Mail versturen. U kunt zoveel brondocumenten laden als nodig is voor het nieuwe document.
Met de Composer is het niet langer nodig om documenten uit meerdere toepassingen te knippen en kopiëren. Ieder document dat u met de brontoepassing ervan kunt afdrukken, kunt u aan de Composer toevoegen. U kunt documenten aan de Composer toevoegen door ze naar het werkgebied van de Composer of naar de knop Composer in de Uitvoerzone te slepen. U kunt ook documenten aan de Composer toevoegen door ze vanuit de brontoepassing van het bestand af te drukken via de Sharpdesk Composer-printerdriver. De volgende toepassingen zijn met de Composer getest. De resultaten en beperkingen worden in de tabel aangegeven.
Application Version Support Drag & Drop? Support direct
print?
Adobe Acrobat Reader 5.0, 6.0, 7.0,8.0,9.0 Ja ( Opmerking 1) Ja ( Opmerking 1) Adobe Photoshop 5.0, 5.5, 6.0,7.0 Niet ondersteund Ja cc Mail 8 Niet ondersteund Ja Corel Presentations 8.0, 9.0 Ja ( Opmerking 5) Ja Corel Quattro Pro 8.0, 9.0 Ja ( Opmerking 2) Ja Corel WordPerfect 8.0, 9.0 Ja Ja MS Access 2003, 2007 Niet ondersteund Ja MS Excel 2003, 2007 Ja ( Opmerking 2) Ja MS Internet Explorer 5.5, 6.0.7.0,8.0 Ja ( Opmerking 4) Ja MS Outlook 2003, 2007 Niet ondersteund Ja MS PowerPoint 2003, 2007 Ja Ja MS Project 2003 Ja Ja MS Project 2007 Niet ondersteund Ja MS Publisher 2003, 2007 Ja Ja MS Visio 5, 2000,2003,2007 Ja ( Opmerking 3) Ja MS Word 2003, 2007 Ja Ja
Opmerkingen:
1 Sluit Acrobat niet af na het adrukken naar Composer. Alle pagina's worden afgedrukt naar Composer met de standaard
papieroriëntatie welke is ingesteld in Acrobat. 2 Alleen het werkblad dat actief is op het moment dat het bestand wordt gesloten, wordt naar de Composer gestuurd. 3 Kleurendocumenten worden in zwart-wit weergegeven. Als u de kleuren wilt behouden, drukt u direct vanuit de applicatie af en volgt
u de instructies voor afdrukken in kleur. 4 Het is mogelijk dat het paginaformaat en de afdrukrichting worden gewijzigd. Druk rechtstreeks vanuit de toepassing af om de juiste
afdrukrichting te handhaven. 5 Wanneer een HTML-bestand naar de Composer wordt gesleept, toont Internet Explorer soms een afdrukvenster onder het Sharpdesk-
venster. Controleer de taakbalk op Internet Explorer indien het afdrukvenster niet zichtbaar is en klik op diens knop om het
tevoorschijn te halen. Zorg ervoor dat de geselecteerde printer 'Sharpdesk Composer' is en druk op OK om het laden van pagina's in
Composer te starten.

Composer starten

U start als volgt de Composer vanuit Sharpdesk:
Klik in de werkbalk van Sharpdesk op het pictogram Composer of kies het menu Extra en selecteer Composer. Het werkgebied en het referentiegebied van de Composer worden geopend.
Handleiding voor Sharpdesk 68
p

Menubalk

Werkbalk

Referentiege
oser
Werkgebied van de Composer
bied van de Com
Sharpdesk Composer
Composer bevat de volgende elementen:
Menubalk
Bij het starten veranderen de opties in de menubalk in de Composer-taken. Zie Menu-opties hieronder voor een beschrijving van de beschikbare opties.
Werkbalk
Bij het starten verandert de werkbalk en hebt u snel toegang tot opdrachten om documenten op te slaan en te sluiten, een pagina of document als bijlage bij een E-Mailbericht te verzenden, een document af te drukken, elementen te knippen, kopiëren of plakken en pagina’s te verwijderen.

Werkgebied

In het werkgebied kunt u de pagina’s van het uiteindelijke document maken en schikken. Het werkgebied geeft de pagina's als miniaturen weer, net zoals het Sharpdesk-bureaublad. De miniaturen worden staand of liggend weergegeven, afhankelijk van hun oorspronkelijke afdrukinstellingen. De pagina's worden weergegeven in de volgorde waarin ze worden afgedrukt, van links naar rechts en van boven naar onder.

Referentiegebied

Het referentiegebied toont een lijst met alle brondocumenten die momenteel in het werkgebied worden weergegeven. Het referentiegebied toont de documentnaam, het aantal pagina's en de creatiedatum.

Menuopdrachten

De menubalk bevat de volgende menu’s en menuopdrachten:
Menu Beschrijving
Bestand
Nieuw Maakt een nieuw, leeg document. . Als een bestaand document geopend is, verschijnt
een prompt en kunt u het bestand opslaan.
Openen... Opent een bestaand Sharpdesk-bestand (.SDF).
Document toevoegen Voegt pagina’s toe aan het werkgebied van het huidige bestand.
Opslaan Slaat het huidige (gewijzigde) bestand op.
Opslaan als… Slaat het huidige bestand onder een nieuwe naam op. Het venster Opslaan als verschijnt
eveneens wanneer het bestand voor het eerst wordt opgeslagen.
Exporteren... Maakt een PDF-bestand op grond van het huidige Composer-document.
Afdrukken… Drukt de huidige pagina of alle pagina’s van een document af.
Afdrukvoorbeeld Geeft pagina’s weer zoals ze worden afgedrukt. Als er niet-schaalbare lettertypen zijn
gebruikt in uw pagina’s, kan het zijn dat het afdrukvoorbeeld geen exacte weergave is van hoe het document zal worden afgedrukt.
Pagina-instelling... Stel de marges van het document, de kop- en voettekst en de eigenschappen van de
printer in.
Afdrukken instellen... Selecteert een standaardprinter en stelt elementaire afdrukopties in (ladeselectie,
kopieën, enz.).
E-mail versturen Verstuurt het huidige document als een E-Mailbijlage met een .PDF-indeling (Adobe
Acrobat).
Eigenschappen Toont de kenmerken van het huidige bestand.
Recent bestand Geeft de namen van de meest recent in geopende bestanden weer. Kies een
bestandsnaam in de lijst om dat bestand te openen in het werkgebied van Composer.
Afsluiten Sluit de Composer. Als het document gewijzigd is, kunt u het opslaan voordat Composer
wordt afgesloten.
Bewerken
Knippen Knipt de geselecteerde pagina(s) uit het werkgebied en plaatst deze op het Klembord.
Kopiëren Kopieert een pagina in het werkgebied en plaatst de pagina op het Klembord.
Plakken Plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
Verwijderen Verwijdert een of meer geselecteerde pagina’s uit het werkgebied.
Alles selecteren Selecteert alle pagina’s in een document.
Lege pagina invoegen Voegt een lege pagina in op de huidige locatie.
Beeld
Referenties Toont en verbergt de lijst met referentiedocumenten.
Werkbalken Toont en verbergt de werkbalk.
Extra
Printerdriver opnieuw
Installeert de Sharpdesk Composer-printerdriver opnieuw.
installeren
Help
Inhoudsopgave en index Geeft Help voor Composer weer.
Info... Toont het versienummer van Composer en copyrightinformatie.
Handleiding voor Sharpdesk 70

Werkbalkopdrachten

In de werkbalk van Composer kunt u snel de volgende opdrachten kiezen:
OPDRACHT Beschrijving
Document... Voegt pagina’s toe aan het huidige bestand.
Opslaan Slaat het huidige (gewijzigde) bestand op.
Afdrukken Drukt de huidige pagina of alle pagina’s van een document af.
Knippen Knipt een pagina uit het werkgebied en plaatst de pagina op het Klembord.
Kopiëren Kopieert een pagina in het werkgebied en plaatst de pagina op het Klembord.
Plakken Plakt de inhoud van het Klembord op de huidige locatie.
Verwijderen De momenteel geselecteerde pagina(’s) verwijderen.

Werken met Composer

U laadt pagina's in de Composer door deze vanuit de brontoepassing (bijv. MS Word, MS Excel, enz.) af te drukken naar het stuurprogramma Sharpdesk Composer. U kunt een bestand ook rechtstreeks vanuit Sharpdesk of Windows Verkenner slepen en neerzetten in het werkgebied van Composer of op het Composer-pictogram in de uitvoerzone. Bij het laden van pagina's door middel van slepen en neerzetten worden het standaardpapierformaat en de standaard afdrukstand gebruikt die door de toepassing werden ingesteld. Als de pagina's er niet zo uitzien als u wilt, kunt u ze naar wens wijzigen.

Pagina's in Composer laden

U kunt pagina's rechtstreeks in Composer laden vanuit Sharpdesk, Verkenner of een brontoepassing.
U brengt als volgt pagina's in Composer over vanuit een brontoepassing (bijv. Word):
1. Kies de opdracht Afdrukken in de toepassing waarmee u werkt. Er wordt een scherm geopend zoals hieronder:
Afdrukscherm
Kies Sharpdesk Composer als de doelprinter. Klik op de knop Eigenschappen om het papierformaat en de afdrukrichting van het document te wijzigen.
Het scherm Eigenschappen
2. Klik op OK om uw instellingen op te slaan en het scherm Eigenschappen te sluiten.
3. Klik op OK of Afdrukken (afhankelijk van de toepassing waarmee u werkt) om de afdruktaak te starten.
Als Composer nog niet gestart is, start het programma automatisch en worden de nieuwe pagina's toegevoegd aan een document met de naam Naamloos.sdf in het werkgebied van Composer. Als Composer al gestart is met een document in het werkgebied, wordt (worden) de nieuwe pagina('s) aan het bestaande document toegevoegd.
4. Laad alle gewenste pagina's in Composer. Gebruik vervolgens Composer om desgewenst pagina's te verwijderen of de volgorde ervan te veranderen.
Pagina's toevoegen naar Composer
Wanneer de Composer geopend is, kunt u als volgt pagina's toevoegen:
1. Klik op het pictogram Document toevoegen op de werkbalk, of klik op het menu Bestand en kies Document toevoegen.Er verschijnt een standaard Windows-dialoogvenster.
2. Ga naar het document dat u wilt toevoegen aan de Composer, markeer het en klik op Openen.
Het document wordt automatisch geopend in zijn brontoepassing (bijv. Word) en wordt vervolgens afgedrukt naar en toegevoegd aan de Composer.
Pagina's toevoegen vanuit Sharpdesk of Windows Verkenner
Wanneer de Composer geopend is, kunt u als volgt pagina's toevoegen vanuit Sharpdesk of Windows Verkenner:
• Breng een bestand door slepen en neerzetten vanuit het werkgebied van Sharpdesk of Windows
Verkenner over naar het werkgebied van de Composer of naar het Composer-pictogram in de uitvoerzone. De pagina wordt geopend in haar brontoepassing en vervolgens afgedrukt naar de Composer.
Handleiding voor Sharpdesk 72
Opmerking: Wanneer afbeeldingsbestanden met veel pagina's worden geladen in Composer met behulp van Sharpdesk Imaging, deelt Imaging de invoer op in meerdere segmenten van 50 pagina's om te voorkomen dat de systeembronnen uitgeput raken. Elk segment wordt getoond in het Referentievenster van Composer.
Opmerking: Het kan zijn dat het slepen niet werkt in alle toepassingen. Wanneer slepen niet werkt voor een bepaald bestandstype, open dit dan met de toepassing waarmee het is aangemaakt en druk het af via Sharpdesk Composer.

Composer-documenten maken

Composer werkt intuïtief en probleemloos. Zodra u uw brondocumenten in het werkgebied hebt geladen, kunt u om het nieuwe document samen te stellen met de muis of de opdrachten in de menubalk of werkbalk pagina's verwijderen of anders ordenen.
Pagina's schikken
U kunt pagina's in het werkgebied als volgt schikken:
• U kunt pagina's slepen en neerzetten in het werkgebied om ze in de gewenste volgorde te
rangschikken. Om een pagina in het werkgebied neer te zetten, laat u de muis los op de plaats waar u de pagina wilt invoegen.
• U kunt een pagina ook verplaatsen met de opdrachten Knippen en Plakken. Klik op de pagina die u
wilt verplaatsen en klik op Knippen in de werkbalk. Klik op de pagina die u wilt laten volgen op de geknipte pagina en klik op Plakken. U kunt deze opdrachten ook weergeven door met de rechtermuisknop op een pagina te klikken.
• Om een lege pagina in te voegen, kiest u de opdracht Lege pagina invoegen in het menu Bewerken,
of klikt u met de rechtermuisknop op de pagina die u wilt laten volgen op de lege pagina en kiest u de opdracht Lege pagina invoegen.
• Voor elke in het werkgebied ingevoegde pagina wordt de naam van het oorspronkelijke bronbestand
weergegeven in het referentiegebied. Om de naam van een pagina te wijzigen, klikt u er op om ze te selecteren. Klik nogmaals en typ de nieuwe naam.
• Om de volledige Composer-pagina weer te geven, klikt u op het pictogram voor maximaliseren in de
rechterbovenhoek van het werkgebied.
• Om alleen het werkgebied weer te geven, schakelt u de optie Referenties in het menu Beeld uit. U
kunt het werkgebied (of het referentiegebied) ook vergroten door de scheidingsbalk tussen het werkgebied en het referentiegebied te verslepen.
• Om de volledige pagina weer te geven, dubbelklikt u op de pagina of kiest u de opdracht
Afdrukvoorbeeld in het menu Bestand. Om terug te keren naar de standaardweergave, klikt u op het pictogram voor sluiten (X) in de rechterbovenhoek van het werkgebied.
Pagina's verwijderen
U verwijdert een pagina als volgt:
1. Klik op de pagina('s) die u wilt verwijderen (om meerdere pagina's te selecteren, houdt u de <Ctrl>­toets ingedrukt). De geselecteerde pagina('s) wordt/worden gemarkeerd.
2. Klik in de werkbalk op Verwijderen of klik op het menu Bestand en kies Verwijderen, of druk op de Delete-toets van uw toetsenbord. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven.
3. Klik op OK om de pagina('s) te verwijderen.

Pagina-inhoud beheren:

Selecteer "Pagina-instelling" in het menu Bestand om het volgende dialoogvenster weer te geven:
Kopteksten en voetteksten kunnen worden ingesteld door middel van het tabblad "Koptekst/voettekst". Selecteren van de papierbron is mogelijk in het tabblad "Papierbron".

Koptekst en voettekst

U kunt uw kop- en voettekst als volgt definiëren:
Klik op het menu Bestand en kies Pagina-instelling.
Het dialoogvenster Pagina-instelling wordt weergegeven. Kies de tab Koptekst/Voettekst
Kop- en voetteksten aan geselecteerde pagina’s toevoegen
U kunt als volgt aangeven aan welke pagina’s kop- en voetteksten moeten worden toegevoegd
1. Selecteer de optie “Hele document” uit de vervolgkeuzelijst in het Toepassen op: gedeelte als u de kop- en voettekst wilt toevoegen aan elke pagina van het gedrukte document.
2. Selecteer de optie “Geselecteerde pagina’s” uit de vervolgkeuzelijst in het Toepassen op: gedeelte als u de kop- en voettekst alleen wilt toevoegen aan de pagina’s die u selecteerde voordat u de menu optie Bestand.Pagina-instelling aanklikte. Als er geen pagina’s worden geselecteerd voordat het kop­/voettekst dialoogvenster wordt geopend, is alleen de keuze “Hele document” beschikbaar.
Handleiding voor Sharpdesk 74
3. Selecteer de optie “Vanaf deze pagina” uit de vervolgkeuzelijst in het Toepassen op: gedeelte als u de kop- en voettekst alleen wilt toevoegen vanaf de pagina die u selecteerde voordat u de menu optie Bestand.Pagina-instelling aanklikte. De geselecteerde pagina en alle daarop volgende pagina’s worden voorzien van de door u gekozen kop-/voettekst. Als er geen pagina’s worden geselecteerd voordat het kop-/voettekst dialoogvenster wordt geopend, is alleen de keuze “Hele document” beschikbaar.
De grootte van de koptekst-/voettekstband instellen
Koptekst en voettekst wordt in ondoorschijnende witte banden boven en onder aan de afgedrukte pagina geplaatst. De koptekst- en voettekstbanden overschrijven alles wat zich eronder bevindt. U bepaalt als volgt de grootte van de koptekst-/voettekstbanden en de plaatsing van de tekst in de banden.
1. Gebruik de pijlen omhoog en omlaag om de hoogte van de koptekst/voettekst op te geven. Deze instelling bepaalt de onderkant van de koptekstband (of de bovenkant van de voettekstband) op de afgedrukte pagina, gemeten vanaf de bovenste rand (koptekst) of de onderste rand (voettekst) van het papier. De koptekst- en voettekstbanden zijn ondoorzichtig wit en worden over de volledige breedte van de afgedrukte pagina geplaatst.
2. Gebruik de pijlen omhoog en omlaag om de inspringafstand vanaf de bovenste/onderste rand op te geven. Deze instelling bepaalt de afstand van de eerste afgedrukte regel van de koptekst (voettekst) tot de bovenste (onderste) rand van het papier. Deze instelling moet kleiner zijn dan de hoogte van de koptekst/voettekst.
3. Gebruik de pijlen omhoog en omlaag om de inspringafstand vanaf de linker-/rechterrand op te geven. Deze instelling bepaalt de afstand van het eerste/laatste afgedrukte teken tot de linker­/rechterrand van het papier.
Plaatsing van de koptekst/voettekst
Elke koptekst/voettekst bestaat uit drie secties: links, midden, rechts. De linkersectie wordt links uitgelijnd (begint bij de instelling Inspringing vanaf links), de middensectie wordt gecentreerd (op basis van de paginabreedte) en de rechtersectie wordt rechts uitgelijnd (eindigt bij de instelling Inspringing vanaf rechts).
Het invullen van de sectievakken en het opmaken van de tekst gebeurt als volgt:
1. Klik op het sectievak dat u wilt gebruiken en typ de koptekst/voettekst.
2. Om een paginanummer in te voegen, klikt u op het sectievak waarin u het nummer wilt weergeven (links, midden of rechts) en klikt u vervolgens op de knop Paginanummer. Composer nummert de pagina's automatisch in de juiste volgorde.
3. Om uw koptekst/voettekst op te maken, markeert u de tekst en klikt u op de knop Lettertype. Kies het lettertype, de stijl en de grootte die u wenst en klik vervolgens op OK.
Papierbron
Wanneer u het tabblad papierbron selecteert in de pagina-instelling, wordt het volgende weergegeven, naargelang de standaardprinter van Windows:
De instellingen voor de paginabron zijn enkel geldig voor die printer. Om de printer te wijzigen die geassocieerd wordt met Composer, gebruikt u de optie printerinstelling in het menu Bestand alvorens de opties voor papierbron in te stellen.
Geselecteerde printer:
De huidige printer van de Composer wordt weergegeven.
Status van papierlade:
De beschikbare papierlades op de huidige printer worden weergegeven in de kolom Papierbron. De papiergrootte in elke papierlade, wanneer die bekend is, wordt weergegeven in de kolom Papiergrootte. Het papiertype in elke papierlade, wanneer dat bekend is, wordt weergegeven in de kolom Papiertype. Merk op dat het bij sommige printers niet mogelijk is om de papiergrootte en het papiertype voor elke lade op te geven, samen met de naam van de lade. Wanneer de printer de functie voor het benoemen van lades en papiertypes- en groottes niet ondersteunt, moet de configuratie normaal gezien gebeuren via het voorpaneel van de printer.
Paginabereik:
Met de pagina-invoerbox kunt u de pagina's selecteren in een bepaalde papierlade. U kunt de pagina's of het paginabereik manueel ingeven in het tekstvak, gescheiden door komma's. Wanneer u bijvoorbeeld "1,2,10-13" ingeeft, worden pagina's 1, 2, 10, 11, 12, 13 geselecteerd
Toevoegen:
Handleiding voor Sharpdesk 76
Klik op de knop "Toevoegen" om de geselecteerde pagina's te verplaatsen naar de 'Lade-instellingen pagina'. De selectie heeft geen invloed zolang de pagina's niet worden weergegeven in Lade-instellingen Pagina.
Lade-instellingen pagina:
Wanneer u op de knop "Toevoegen" klikt, zal het paginanummer en de bijbehorende pagina worden weergegeven in de lijst 'Lade-instellingen pagina'. Standaard is "Automatisch selecteren" ingesteld voor alle weergegeven pagina's. De lijst 'Lade-instellingen pagina' bevat de link tussen de pagina's in het Composer SDF-document en de papierlade die voor die pagina is geselecteerd. U kunt een andere lade selecteren door op de respectieve lade te klikken in de kolom "Geselecteerde lade". Een vervolgkeuzelijst wordt getoond met de beschikbare lades voor de geselecteerde printer.
Scherm 'Papierlade-instellingen'
OK:
Wanneer u op OK klikt, worden de instellingen tijdelijk opgeslagen in het geopende Composer-document. Sla het document op om deze instellingen permanent te maken. Opmerking: Enkel de pagina's die niet
onder 'Automatisch selecteren' vallen, worden samen met het bestand opgeslagen
.

Een document als bijlage aan een E-Mailbericht toevoegen

U voegt als volgt een Composer-document als bijlage aan een E-Mailbericht toe:
Klik op het menu bestand en kies Mail versturen of klik op het pictogram Mail versturen in de werkbalk.
Composer slaat het huidige bestand op als een PDF-bestand en plaatst het als een bijlage aan een e0­mailbericht van het e-mailprogramma dat op uw PC is geïnstalleerd. Vol de adresgegevens in , schrijf eventueel aanvullende informatie in het het bericht en verstuur het zoals u andere e-mailberichten verstuurt.

Documenten opslaan

Om een nieuw document op te slaan, klikt u op het menu Bestand en kiest u Opslaan, of klikt u op het pictogram Opslaan in de werkbalk. Als u eerder een naam aan het document had gegeven en het had opgeslagen, wordt het automatisch opgeslagen. Als u het document voor het eerst opslaat, wordt er een dialoogvenster Opslaan als weergegeven, waarin u het bestand een naam kunt geven en het kunt opslaan met de extensie .SDF.

Een Composer-document openen

U opent een Composer-document als volgt:
1. Klik op het menu Bestand en kies Openen. Het dialoogvenster Openen verschijnt.
2. Ga naar het bestand dat u wilt openen en klik op Openen.
Het bestand wordt geopend in de Composer.

Composer sluiten

Om de Composer te sluiten, klikt u op het menu Bestand en kiest u Afsluiten.
Handleiding voor Sharpdesk 78
Hoofdstuk 7
Sharpdesk Imaging

Inleiding

U kunt met Sharpdesk Imaging afbeeldingen weergeven, bewerken, van notities voorzien en afdrukken.

Fundamentele beeldverwerkingsconcepten

In het volgende gedeelte worden een aantal fundamentele concepten en termen besproken. Het doel is u een beter inzicht te geven in Sharpdesk Imaging.

Wat is beeldverwerking?

Het begrip beeldverwerking kan worden omschreven als het met computersofware aanmaken, wijzigen en verwerken van elektronische beelden. Typische bewerkingen met Imaging zijn:
• Scannen van tekst, foto’s of tekeningen, en het opslaan van de resultaten in beeldbestanden.
• Weergeven van beelden met de technieken voor schetsweergave, vergroting, draaiing en aanpassing van
de grootte.
• Verzenden van beelddocumenten per E-Mail of fax.
• Aantekeningen toevoegen aan beelden.
• Elektronisch “opschonen” van beelden zodat ze beter kunnen worden bekeken.
• Combineren van diverse beeldverwerkingshandelingen in een enkele, geautomatiseerde procedure, die
wordt uitgevoerd terwijl u met andere taken bezig bent.

Verschillende beeldtypen

Een beeld is een elektronische weergave van een tekstdocument, foto, lijntekening of een andere grafische voorstelling. U maakt een beeld door het scannen van een afgedrukte pagina, foto of tekening, het opslaan van een fax, of door het beeld te vervaardigen in een tekenprogramma of een programma voor grafisch ontwerpen.
Nadat u een pagina met tekst hebt gescand en opgeslagen, neemt deze de eigenschappen aan van een beeldbestand en kunt u de pagina niet meer met een tekstverwerker openen.

Beeldbestandsopmaken

Afbeeldingen worden opgeslagen in afbeeldingsbestanden, waarvan de bestandsnamen extensies hebben zoals .TIF , .BMP , .JPG, en .AWD. De bestandstoevoeging geeft de opmaak aan waarmee het beeld wordt opgeslagen.
Sommige indelingen, zoals .BMP en .JPEG, bevatten slechts één afbeelding per bestand.
Bestand met één afbeelding
Andere indelingen, zoals .TIFF en .AWD, zijn vergelijkbaar met een boek. Dergelijke bevatten één of meer pagina’s met op elke pagina één afbeelding.
Bestand met meerdere afbeeldingen
Omdat beeldbestanden standaard Windows-bestanden zijn, kunt u standaard Windows-opdrachten gebruiken voor handelingen als:
• bestanden in mappen ordenen
• beeldbestanden aan E-Mailberichten toevoegen
• bestanden kopiëren, herbenoemen of verwijderen
• bestanden afdrukken of faxen

Beelddocumenten

Een beelddocument is een verzameling van een of meer beelden die logisch verbonden zijn. Een eenvoudig beelddocument kan bestaan uit een leeg formulier, gescand en opgeslagen in een beeldbestandsopmaak.
Handleiding voor Sharpdesk 80
Document met één afbeelding
Andere beelddocumenten kunnen bestaan uit verschillende faxen, memo’s en foto’s die in een meerbladig beeldbestand zijn gescand.
Afbeeldingsbestand met meerdere pagina’s

Sharpdesk Imaging

Met Sharpdesk Imaging kunt u beelden op diverse wijzen bewerken door menuselecties te maken of door op werkbalkknoppen te klikken.
Veel van deze opties vertegenwoordigen dialoogvensters. Accepteer de standaardinstellingen als u niet zeker weet welke waarden of eigenschappen u moet instellen. Deze standaardinstellingen geven in een groot aantal situaties een bevredigend resultaat. Nadat u met de verschillende instellingen voor opties en eigenschappen hebt geëxperimenteerd, kunt u het resultaat naar voorkeur afstemmen.
Sharpdesk Imaging bestaat uit de Imaging-software en ActiveX-besturingselementen. De Imaging­software wordt in de volgende gedeelten beschreven.

De toepassing Imaging

Dit gedeelte bevat een beknopte beschrijving van de taken die u kunt uitvoeren met Imaging. U vindt meer uitgebreide gegevens voor het uitvoeren van bepaalden taken in de on line Help, die u tijdens het werk kunt raadplegen.
Beelden weergeven
Sharpdesk Imaging leest en opent de volgende typen beeldbestanden.
Beeldbestandstype Bestandstoevoeging
TIFF-document .TIF, .TIFF, .JFX
Bitmapbeeld .BMP
Faxdocument (alleen voor Windows 98) .AWD
GIF-bestand .GIF
Beeldbladwijzerbestand .IBK
JPEG-bestand .JPG, .JPE, .JPEG
PCX/DCX-document .PCX, .DCX
WIFF-document .WIF
XIF-document .XIF
U kunt een enkel beeld in het venster weergeven, de beelden uit een meerbladig beelddocument in schetsvorm weergeven, of een beeldpagina en schetsen gezamenlijk weergeven
Het Imaging-venster
Handleiding voor Sharpdesk 82
Beeldbestanden converteren
Met Sharpdesk Imaging kunt u een weergegeven beeld in een van de volgende opmaaktypen opslaan:
• .TIFF
• .BMP
• .JPEG
• .AWD .AWD (alleen Windows 98)
Soms gaan bij het converteren een aantal kenmerken van het oorspronkelijke beeld permanent verloren. Als u bijvoorbeeld een .BMP-kleurenbestand opslaat als .AWD-bestand (dat uitsluitend zwart-wit is), wordt het opgeslagen beeld naar zwart-wit geconverteerd. Als u vervolgens het .AWD-beeld terugconverteert naar .BMP, wordt de verloren kleurinformatie niet meer hersteld.
Weergave van afbeeldingen wijzigen
U kunt de weergave van een afbeelding wijzigen door de afbeelding met zoomen groter of kleiner te maken, door de afbeelding zo goed mogelijk in het venster in te passen of door de afbeelding aan de hoogte of breedte van het venster aan te passen. U kunt een afbeelding ook naar links, naar rechts of 180 graden draaien. Het kan handig zijn een afbeelding te draaien als u een afbeelding in liggend formaat met de papierinvoer van de scanner hebt gescand, of als u een stapel documenten achterwaarts in de documentinvoereenheid van de scanner hebt ingevoerd (180 graden gekeerd ten opzichte van de gewenste stand).
U kunt voorbeeldafbeeldingen vergroten om ze gedetailleerder weer te geven, of ze verkleinen om ze in het venster in te passen. Verder kunt u voorbeeldafbeeldingen verslepen om de paginavolgorde in het afbeeldingsdocument de wijzigen.
Beelden scannen
U maakt beelddocumenten aan door formulieren, memo’s, foto’s of andere papieren documenten naar een beeldbestand te scannen.
Sharpdesk Imaging ondersteunt TWAIN-compatibel apparaten zoals scanners en digitale camera's.
N.B.: U krijgt een optimaal resultaat als u gescande documenten opslaat in TIFF-opmaak.
Aantekeningen maken op beelden
Met de functies om notities toe te voegen kunt u aantekeningen in een afbeelding aanbrengen en deze vervolgens samen met de afbeelding opslaan. Enkele voorbeelden van aantekeningen zijn:
• Vrije-vormlijn of rechte lijn
• Markeerstift
• Lege of opgevulde rechthoek
• Tekst op een notitiesticker
• Tekst uit een tekstbestand
• Aangepaste stempels zoals “Ontvangstdatum” of een beeld, zoals uw bedrijfslogo
• Hyperlinks
Voor verscheidene typen aantekeningen kunt u eigenschappen instellen, zoals kleur, lijndikte of lettertype.
Een hyperlink is een speciale aantekening die u kunt gebruiken om te koppelen aan een bestand, aan een URL (Uniform Resource Locator) op het World Wide Web, of aan een pagina in een beelddocument.
A
aanteke
Het document HQ.TIF wordt opgenomen in de map Samples van dit product. Dit is een voorbeeld van een pagina in een document en bevat hyperlinks naar andere pagina’s in het document. Klik op de tekst in de rechthoeken op de kaart om naar foto’s op pagina’s 2 en 3 van het document te gaan. Klik op het adresgebied en u gaat naar de introductiepagina van Eastman Software op het World Wide Web.
ls het aantekeningen­pictogram naas
t het paginanummer van de schets wordt weergegeven, bevat de pagina een of meer
ningen.
Een notitie aan een afbeelding toevoegen
Een contactblad maken
U kunt een contactblad maken dat een verkleind voorbeeld bevat van elke pagina van een afbeeldingsdocumentdocument. Dit lijkt op een fotografisch contactblad van alle afgebeelde negatieven van een fotorolletje. Voordat u het contactblad maakt, kunt u globaal de afmeting van de verkleinde voorbeeldafbeelding instellen. U maakt de voorbeeldafbeelding groter om meer bijzonderheden te tonen, of kleiner om meer voorbeeldafbeeldingen op het contactblad te kunnen passen. Om een contactblad te maken, klikt u op het menu Extra en kiest u Contactblad maken.
Handleiding voor Sharpdesk 84
Venster voor contactbladen
Beeldverwerking
Tijdens het scannen en faxen kunnen er kleine stippen op het document terechtkomen die de beeldkwaliteit verminderen. De optie Stippen verwijderen verwijdert de stippen elektronisch.
U kunt met de optie Pagina rechtzetten in het menu Extra een beeld uitlijnen dat scheef staat ten opzichte van de achtergrondpagina. Nadat u een referentielijn op het afgebeelde document hebt getekend, draait het programma het beeld aan de hand van deze referentielijn.
U kunt een gedeelte van het actieve beeld afsnijden, of u kunt het programma automatisch de randen ervan laten afknippen.

De Imaging-software gebruiken

Dit hoofdstuk behandelt een aantal fundamentele bewerkingen met de toepassing Imaging. Raadpleeg de on line Help voor meer informatie.
Sharpdesk Imaging starten
U start Sharpdesk Imaging als volgt:
1. Klik op de knop Start.
2. Wijs achtereenvolgens naar Alle Programma’s en Sharpdesk en kies Sharpdesk Imaging.
Beelddocumenten zoeken
U kunt eigenschappen zoals Auteur, Trefwoorden, Opmerkingen, Titel en Onderwerp toewijzen aan uw afbeeldingen om ze later gemakkelijker terug te vinden.
Eigenschappen instellen
U wijst als volgt een eigenschap toe aan een beelddocument (in het volgende voorbeeld wordt een voorbeeldbestand gebruikt dat met Sharpdesk geïnstalleerd is).
1. Kies Openen in het menu Bestand.
2. Ga naar de map waarin u Sharpdesk Imaging hebt geïnstalleerd. (De standaardlocatie is C:\Program\Sharp\Sharpdesk\Imaging).
3. Open de map Samples.
4. Dubbelklik op het bestand HQ.TIF of markeer het en klik op Openen.
5. Kies Eigenschappen in het menu Bestand. Het venster Eigenschappen verschijnt.
6. Klik op de tab Samenvatting.
Tabblad voor het instellen van eigenschappen
In het tabblad Samenvatting typt u de eigenschapswaarden van de beelddocumenten. U kunt de waarden die u gebruikt standaardiseren zodat u de documenten beter kunt ordenen. U kunt bijvoorbeeld beschrijvende trefwoorden opgeven zoals: “Facturen”, “Stortingen”, “Inventaris”, enz.
4. Voer de eigenschapswaarden in die u wilt toepassen en klik vervolgens op OK.
7. Kies Opslaan in het menu Bestand om de eigenschapswaarde toe te voegen aan het document.
Gespecificeerde eigenschappen zoeken
U zoekt als volgt een document aan de hand van een eigenschapswaarde:
1. Kies Openen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Openen verschijnt.
Handleiding voor Sharpdesk 86
Dialoogvenster Openen
2. Klik op de knop Zoeken.
Het dialoogvenster Zoeken: afbeeldingsbestanden wordt geopend.
Dialoogvenster Zoeken: afbeeldingsbestanden
3. Voer de eigenschapswaarde in waarop u wilt zoeken.
4. Kies het station of de map waarin u wilt zoeken in de vervolgkeuzelijst Zoeken in. Gebruik de knop Bladeren om naar de gewenste map te gaan.
5. Klik op het selectievakje Inclusief submappen.
6. Klik op Nu zoeken. Het onderste deel van het dialoogvenster toont de namen van documenten die de opgegeven eigenschapswaarde bevatten. Klik op de naam van een afbeeldingsbestand om een schets van het document weer te geven.
Dialoogvenster Eenvoudig voorbeeld

Beelddocumenten weergeven

Zodra u het afbeeldingsdocument waarmee u wilt werken hebt gevonden, kunt u het openen, de weergavekenmerken ervan wijzigen, schetsen weergeven en van maat veranderen en een contactblad maken.
Documenten openen
• Markeer in het dialoogvenster Zoeken het document dat u wilt openen en klik op Openen.
De weergave wijzigen
1. U kunt de grootte van de weergave verticaal of horizontaal wijzigen.
2. In het menu Zoomen kunt u verschillende opties kiezen om de grootte van het document aan te passen aan het weergavevenster. Wanneer u de grootte van het document wijzigt, blijft de verhouding tussen hoogte en breedte gehandhaafd.
• Klik op Passende hoogte als u de volledige hoogte van de documentpagina wilt bekijken.
• Klik op Passende breedte als u de volledige breedte van de pagina wilt bekijken.
• Klik op Pixel per pixel. Als de pagina niet volledig in het venster past, ziet u schuifbalken
Handleiding voor Sharpdesk 88
aan de rechterkant en/of onderkant.
• Klik op Passend. Dit is vaak de optimale instelling.
3. In het menu Beeld kunt u op Pagina en schets klikken om schetsen van de pagina’s weer te geven. De geselecteerde schets heeft een rand om zich heen.
4. Plaats de aanwijzer op de verticale balk die het venster met de schets van het venster met de pagina scheidt. Als de aanwijzer van vorm verandert, houdt u de linkermuisknop ingedrukt en sleept u de balk naar links of rechts, waardoor u het formaat van beide vensters wijzigt.
Dialoogvenster om het vensterformaat in te stellen
5. Klik in het menu Extra op Vergroten om een deel van de documentpagina te vergroten.
[Opmerking: vergrotingsgereedschappen kunnen alleen worden gebruikt met de muis. Toetsenbordbesturing wordt niet ondersteund.]
Schetsen weergeven en wijzigen
U kunt als volgt miniaturen weergeven of wijzigen:
1. Kies Miniaturen in het menu Beeld.
De afbeeldingsdocumenten worden als miniaturen weergegeven.
2. Kies Miniatuurgrootte in het submenu Opties van het menu Extra.
Het dialoogvenster Miniatuurgrootte verschijnt.
Dialoogvenster om het voorbeeldformaat in te stellen
3. Plaats de aanwijzer over de greep in de rechterbenedenhoek van de schets, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep het blokje diagonaal voor het vergroten of verkleinen van de schets.
4. Klik op OK als u de nieuwe afmeting voor de schets wilt instellen.
Contactbladen maken
1. Kies Openen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Openen verschijnt.
2. Ga naar het beelddocument dat u wilt openen en klik op Openen. Het beelddocument verschijnt.
3. Kies Contactblad maken in het menu Extra. Het dialoogvenster Contactblad wordt weergegeven.
4. Typ een bestandsnaam en kies een locatie om het bestand aan te maken en klik vervolgens op Opslaan.
5. Kies Openen in het menu Bestand.
6. Ga naar het contactblad dat u hebt aangemaakt en klik op Open.
7. Klik op een pagina om de originele pagina te bekijken.
8. Klik op de knop Terug om terug te keren naar het contactblad.
U kunt ervoor kiezen uw contactblad automatisch te openen nadat u het hebt aangemaakt:
5. Kies Opties in het menu Extra en klik vervolgens op Contactblad.
9. Selecteer Contactblad na opslaan openen in het dialoogvenster en klik op OK.
Handleiding voor Sharpdesk 90
Venster voor contactbladen

Aantekeningen maken op een document

Dit gedeelte beschrijft hoe u aantekeningen op documenten maakt, opslaat, en de eigenschappen ervan wijzigt.
Stempels maken
U brengt als volgt een stempel aan op het document:
1. Kies Openen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Openen verschijnt.
2. Ga naar het beelddocument waarop u een aantekening wilt maken en klik op Open. Het beelddocument verschijnt.
3. Kies Eén pagina in het menu Beeld.
4. Kies Stempels in het menu Aantekeningen. Het dialoogvenster Eigenschappen van Stempel verschijnt.
In plaats van een selectie uit het menu te maken, kunt u ook op een hulpmiddel klikken in de aantekeningenwerk balk.
Stempel
Dialoogvenster Eigenschappen van stempel
5. Klik in de lijst Stempels op de gewenste stempel en klik vervolgens op de knop Bewerken. Het dialoogvenster Tekststempel bewerken verschijnt.
Dialoogvenster Tekststempel bewerken
Klik op Lettertype. Het dialoogvenster Lettertype-eigenschappen van Stempel verschijnt.
Handleiding voor Sharpdesk 92
Loading...
Buy Points How it Works FAQ Contact Us Questions and Suggestions Privacy Policy Cookie Policy Terms of Use