Sharpdesk
V3.3
Benutzerhandbuch
Version 3.3.04
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Sharpdesk Benutzerhandbuch i
Inhaltsverzeichnis
Kapitel 1 Einführung.......................................................................................................... 1
Überblick.................................................................................................................................2
Zu diesem Handbuch..............................................................................................................3
Aufbau des Benutzerhandbuchs.............................................................................................3
Begriffserklärung....................................................................................................................4
Sharpdesk Online-Hilfe..........................................................................................................4
Kapitel 2 Installieren von Sharpdesk............................................................................... 5
Installation...............................................................................................................................5
Position der Software.........................................................................................................5
Position der Benutzerdateien .............................................................................................5
Deinstallieren von Sharpdesk.................................................................................................7
Kapitel 3 Sharpdesk - Überblick....................................................................................... 9
Einführung ..............................................................................................................................9
Starten von Sharpdesk ..........................................................................................................10
Menüleiste ........................................................................................................................11
Ordnerfenster....................................................................................................................11
Symbolleiste.....................................................................................................................11
Arbeitsbereich ..................................................................................................................11
Ausgabezone ....................................................................................................................11
Eigenschaften-Leiste........................................................................................................11
Statusleiste........................................................................................................................11
Bildlaufleisten ..................................................................................................................12
Navigieren in Sharpdesk.......................................................................................................12
Verwenden des Ordnerfensters ........................................................................................12
Kontextmenü-Optionen...............................................................................................13
Das Sharpdesk Menü .......................................................................................................14
Die Sharpdesk Symbolleiste............................................................................................17
Die Sharpdesk Eigenschaften-Leiste...............................................................................18
Die Sharpdesk Ausgabezone ...........................................................................................18
Beenden von Sharpdesk .......................................................................................................19
Kapitel 4 Verwenden von Sharpdesk ............................................................................20
Einführung ............................................................................................................................20
Anzeigen von Bildern, Grafiken und Dokumenten.............................................................20
Arbeiten mit einem Ordner..............................................................................................21
Arbeiten mit Bildern ........................................................................................................22
Kombinieren................................................................................................................22
Teilen............................................................................................................................22
Sharpdesk Benutzerhandbuch ii
Drehen..........................................................................................................................22
Steuern der Desktop-Anzeige..........................................................................................23
Ändern der Größe der Miniaturansichten...................................................................23
Hinzufügen/Entfernen einer Anwendung zur bzw. aus der Ausgabezone ................23
Einrichten des Sharpdesk Eingabeordners .................................................................24
Anzeigen der Inhalte von Bilddateien (Nicht unterstützt für Windows Vista / Windows 7) 24
Auswählen der mit Sharpdesk Imaging anzuzeigenden Dateitypen (Nicht unterstützt für
Windows Vista / Windows 7)......................................................................................25
Mitteilung von Änderungen in Bezug auf das Öffnen von Bilddateien (Nicht unterstützt für
Windows Vista / Windows 7)......................................................................................25
Einstellen von Exportoptionen ........................................................................................25
Ändern der Voreinstellung für die Exportauflösung ..................................................26
Ändern der Farbeinstellungen.....................................................................................27
Anzeige von Detailinformationen zu den Eigenschaften eines Dokuments..................27
Verwalten von Dateien..........................................................................................................28
Auswählen von Dateien...................................................................................................28
Öffnen von Dateien..........................................................................................................28
Löschen von Dateien........................................................................................................28
Wiederherstellen einer Datei............................................................................................28
Verschieben von Dokumenten und Ordnern...................................................................29
Erstellen von Ordner-Verknüpfungen .............................................................................29
Ordner neu anordnen........................................................................................................29
Kopieren einer Datei ........................................................................................................30
Umbenennen einer Datei .................................................................................................30
Anhängen von Dokuments an Emails.............................................................................30
Bilder komprimieren........................................................................................................30
Image Compression Tool(ICT) benutzen ...................................................................33
Unterstützte Eingangsformate.....................................................................................33
Komprimierte Ausgabedatei .......................................................................................34
Größe der Ausgabeseite...............................................................................................34
ICT steuern ..................................................................................................................34
Qualität / Größe ...........................................................................................................35
Ausgabeordner.............................................................................................................37
Arbeiten mit dem ICT Präferenzdialog ......................................................................38
Fehlersuche..................................................................................................................38
Bild bearbeiten .................................................................................................................38
Text-PDF erstellen ................................................................................................................39
Scannen mit Sharpdesk.........................................................................................................39
Scannen von Dokumenten...............................................................................................39
Sharpdesk Benutzerhandbuch iii
Einstellen der Scan-Optionen ..........................................................................................40
Anzeigen von gescannten Bildern bzw. Grafiken...........................................................40
Ändern von Scan-Optionen .............................................................................................42
Kapitel 5 Suchen mit Sharpdesk.................................................................................... 44
Einführung ............................................................................................................................44
Setup erforderlich.............................................................................................................45
Index-Datenbanken .....................................................................................................45
Wörter, die nicht berücksichtig werden......................................................................46
Einschränkungen .........................................................................................................46
Suchen...................................................................................................................................47
Suchanfrage-Syntax .........................................................................................................48
Phrasen.........................................................................................................................49
Wildcards (* und ?) .....................................................................................................49
Exakter Treffer und “Wortstamm”..............................................................................49
Operator and................................................................................................................50
Operator or...................................................................................................................50
Operator not.................................................................................................................50
Operator near...............................................................................................................50
Ergebnisse prüfen.............................................................................................................51
Ergebnisse sortieren .........................................................................................................52
Dateien verschieben .........................................................................................................53
Einen weiteren Suchauftrag ausführen............................................................................53
Letzte Suche anzeigen......................................................................................................53
Verwenden der Favoriten-Suche......................................................................................53
Erweiterte Suchtechniken ................................................................................................55
Dateiattribute-Registerkarte ........................................................................................55
Dokumenteigenschaften-Registerkarte.......................................................................55
Favoriten-Schaltfläche.................................................................................................56
Benutzerdefinierte Sucheinstellungen..................................................................................57
Index einrichten ....................................................................................................................58
Neue Index-Datenbank erstellen .....................................................................................58
Eine Datenbank bearbeiten..............................................................................................63
Eine Datenbank löschen...................................................................................................64
Index-Zeitplan einstellen ......................................................................................................64
Datenbank manuell indizieren.........................................................................................66
Indizierung überwachen...................................................................................................66
Fortschritt anzeigen .....................................................................................................68
Letzte Indizierung anzeigen ........................................................................................68
Indizierung durchführen..............................................................................................69
Sharpdesk Benutzerhandbuch iv
Indizierung abbrechen.................................................................................................69
Verlassen ......................................................................................................................69
Kapitel 6 Composing mit Sharpdesk............................................................................. 70
Einführung ............................................................................................................................70
Starten des Composers..........................................................................................................71
Menüleiste ........................................................................................................................72
Symbolleiste.....................................................................................................................72
Arbeitsbereich ..................................................................................................................72
Referenzbereich................................................................................................................72
Menüoptionen ..................................................................................................................72
Symbolleistenoptionen.....................................................................................................74
Verwenden des Composers...................................................................................................75
Laden von Seiten in den Composer.................................................................................75
Hinzufügen von Seiten zum Composer......................................................................76
Hinzufügen von Seiten aus Sharpdesk oder dem Windows Explorer.......................76
Erstellen von Composer Dokumenten ............................................................................77
Anordnen von Seiten...................................................................................................77
Löschen von Seiten .....................................................................................................78
Seiteninhalt festlegen:......................................................................................................78
Kopfzeilen und Fußzeilen................................................................................................78
Einfügen von Kopfzeilen/Fußzeilen in ausgewählte Seiten ......................................78
Einstellen der Kopfzeilen/Fußzeilen-Leistengröße....................................................79
Einstellen des Texts für Kopfzeile/Fußzeile ...............................................................79
Papierquelle .................................................................................................................80
Anhängen eines Dokuments an eine Email-Nachricht...................................................81
Speichern von Dokumenten.............................................................................................82
Öffnen eines Composer Dokuments................................................................................82
Schließen des Composers.....................................................................................................82
Kapitel 7 Sharpdesk Imaging .........................................................................................83
Einführung ............................................................................................................................83
Imaging-Grundkonzepte.......................................................................................................83
Was ist Imaging?..............................................................................................................83
Bildtypen ..........................................................................................................................84
Bilddateiformate...............................................................................................................84
Bilddokumente.................................................................................................................84
Sharpdesk Imaging ...............................................................................................................85
Die Anwendung Imaging.................................................................................................85
Bilder anzeigen............................................................................................................85
Bilddateien konvertieren .............................................................................................86
Sharpdesk Benutzerhandbuch v
Bildanzeige ändern......................................................................................................86
Bilder scannen .............................................................................................................87
Bilder anmerken ..........................................................................................................87
Kontaktabzug erstellen................................................................................................88
Bildverarbeitung..........................................................................................................89
Verwenden der Anwendung Imaging..............................................................................89
Starten von Sharpdesk Imaging ..................................................................................89
Bilddokument suchen..................................................................................................89
Eigenschaften festlegen...............................................................................................89
Angegebene Eigenschaften suchen.............................................................................90
Bilddokument anzeigen ...................................................................................................92
Dokument öffnen.........................................................................................................92
Anzeige ändern............................................................................................................92
Miniaturansicht anzeigen und ändern.........................................................................93
Kontaktabzug erstellen................................................................................................94
Anmerkungen einem Dokument hinzufügen..................................................................95
Dokument stempeln.....................................................................................................95
Textmarker hinzufügen ...............................................................................................97
Textmarkereigenschaften ändern ................................................................................97
Verbessern der Qualität eines Dokuments.......................................................................98
Bildunreinheiten aus einem Dokument entfernen......................................................98
Seite begradigen ..........................................................................................................99
Kapitel 8 Umwandeln von Bildern und Grafiken in Text.......................................... 100
Einführung ..........................................................................................................................100
Optionen zum Klarschriftlesen...........................................................................................101
Einstellen des Ausgabeformats......................................................................................102
Einstellen des Layouts fürs Originaldokument.............................................................102
Einstellen der Sprachen im Dokument..........................................................................103
Auswählen eines Benutzerwörterbuchs ........................................................................103
Auswählen eines bereits vorhandenen Benutzerwörterbuchs..................................104
Ändern eines Benutzerwörterbuchs..........................................................................104
Erstellen eines neuen Benutzerwörterbuchs.............................................................106
Definieren des Zeichens zum Markieren nicht erkannter Zeichen...............................106
Dialogfeld "Optionen fürs Klarschriftlesen".................................................................106
Anwendungsstart kontrollieren......................................................................................107
Umwandeln eines Bildes bzw. einer Grafik durch Drag&Drop .......................................107
Kapitel 9 Glossar............................................................................................................108
Sharpdesk Benutzerhandbuch vi
Kapitel 1
Einführung
Willkommen zu Sharpdesk! Dieses Software stellt eine umfassende, einfach zu bedienende Lösung zum
Verwalten und Bearbeiten von Papierdokumenten, elektronischen Dokumenten und Bildern dar. Sobald
ein Dokument auf Ihrem PC abgespeichert worden ist, können Sie es mit Sharpdesk verwalten, betrachten,
ausdrucken und per Email versenden. Sharpdesk umfasst alle benötigten Tools.
In diesem Benutzerhandbuch werden die Standardfunktionen von Sharpdesk beschrieben. Sharpdesk
arbeitet natürlich mit anderen Sharp Produkten zusammen, die zusätzliche Funktionen zu Sharpdesk
hinzufügen, die nicht in diesem Handbuch beschrieben werden. Informationen zu diesen zusätzlichen
Funktionen finden Sie in der Dokumentation zu dem entsprechenden Sharp-Produkt, das diese Funktionen
in Sharpdesk einbindet.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 1
Überblick
Mit Sharpdesk können folgende Aufgaben erledigt werden:
• Scannen von Bildern und Dokumenten Sharpdesk arbeitet mit Ihrem Scanner zusammen, so
dass Sie Papierdokumente in Ihren PC einlesen können und hierbei alle Scan-Befehle und -Optionen
eines TWAIN-Scanners oder eines mit der Option Network Scanner Expansion Kit bestückten SharpKopierers nutzen können. Sharpdesk bietet sowohl einfache Scan-Optionen als auch erweiterte
Optionen für optimale Scan-Ergebnisse.
• Umwandeln von Bildern und Grafiken in Text Bilder mit Textinhalten, die mit Sharpdesk
gescannt wurden, können zur Verwendung in einem Textverarbeitungsprogramm in bearbeitbaren
Text umgewandelt werden. Sharpdesk verwendet eine erweiterte OCR-Engine (OCR, Optical
Character Recognition), mit der sogar das Layout eines Dokuments erhalten bleiben kann. Auch
Bilder und Grafiken, die Text enthalten, können in ein Textverarbeitungsformat umgewandelt
werden, indem sie aus dem Ordner auf die Sharpdesk Ausgabezone gezogen werden.
• Vorbereiten von Dokumenten für weitere Produktion Mit dem Sharpdesk Composer können
Sie Dateien mit verschiedenen Dateitypen in ein einziges produktionsbereites Dokument
zusammenfassen. Beispielsweise kann eine Word®-Datei mit einer Excel®-Datei kombiniert werden
und dann eine Lotus®-Datei dazugefügt werden. Generell können Seiten aus jeder Anwendung in ein
Composer-Dokument zusammengefasst werden, die Dokumente an einen Drucker ausgeben kann.
Sie können die Seiten in beliebiger Reihenfolge anordnen und dann das gesamte Dokument als
geheftete Exemplare ausdrucken.
• Anzeigen von Bildern Mit Sharpdesk Imaging können Sie gespeicherte und gescannte Bilder
und Grafiken sowie mit digitalen Kameras angefertigte Bilder rasch und mühelos anzeigen.
• Verteilen von Dokumenten Sie können Dokumente per Email verteilen oder auf Papier
ausdrucken, indem Sie die entsprechende Datei einfach auf das Symbol in der Sharpdesk Ausgabezone ziehen.
• Import/Export eines Bildes oder Dokuments Mit Sharpdesk können .BMP-, .JPG-, .PCX- ,
.TIF- und .PDF-Dokumente und -Bilder importiert, gespeichert und verwaltet werden.
• Erweiterte Suchfähigkeiten Suche nach Bildern und Dokumenten mit Hilfe vieler
Suchkriterien, einschließlich eines einzigen Wortes, einer Phrase oder einer Wortliste. Suche nach
bestimmten Bildern oder Dokumenten mittels eines Dokumentenpfads, des Bild-/Dokumenttyps, des
Änderungsdatums, der Bild-/Dokumentgröße, der Dokumenteneigenschaften oder Boolescher
Operationen „and“, „or“, „not“ oder "near".
Sharpdesk Benutzerhandbuch 2
Zu diesem Handbuch
In diesem Benutzerhandbuch wird davon ausgegangen, dass Sie ein grundlegendes Verständnis der
Verwendung von Windows haben. Dazu gehört der Start des Systems und die Navigation in der Windows
-Umgebung. Dazu gehören ebenfalls grundlegende Windows-Funktionen wie das Kopieren, Ausdrucken
und Verschieben von Dokumenten.
Hilfe zu Windows oder dem Internet Explorer finden Sie in der Microsoft Windows
Benutzerdokumentation.
Aufbau des Benutzerhandbuchs
Dieses Benutzerhandbuch umfasst folgende Kapitel:
Kapitel 1, Einführung
Überblick über die Funktionen, Optionen und Systemanforderungen von Sharpdesk sowie den Aufbau des
Benutzerhandbuchs.
Kapitel 2, Installieren von Sharpdesk
Eine Beschreibung der Installation und Deinstallation der Software.
Kapitel 3, Sharpdesk - Überblick
In diesem Kapitel werden die Navigation und Arbeit mit Sharpdesk sowie die Optionen der Menüs und
Symbolleisten beschrieben.
Kapitel 4, Verwenden von Sharpdesk
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die Anzeige von Bildern, Grafiken und Dokumenten in
Sharpdesk geändert werden kann und wie diese verwaltet werden, inklusive Öffnen, Speichern, Kopieren
und Verschieben von Dokumenten. Es enthält eine Beschreibung der Sharpdesk Scan-Optionen und
-Steuerelemente sowie Anmerkungen zum Auswählen eines Scanners, Scannen eines Bildes mit
Sharpdesk und Einstellen von Scan-Optionen.
Kapitel 5, Suchen mit Sharpdesk
Dieses Kapitel enthält Anmerkungen zum Suchen von Bildern und Dokumenten mit Hilfe der
weiterentwickelten Suchfähigkeiten von Sharpdesk, einschließlich Verwenden eines einzelnen Wortes oder
Phrase und Boolesche Operationen „and“, „or“, „not“ oder "near".
Kapitel 6, Composing mit Sharpdesk
Sharpdesk Composer macht das Erstellen produktionsreifer Dokument denkbar einfach. In diesem Kapitel
wird beschrieben, wie Dokumente kombiniert, deren Aufbau umgestellt und diese ausgedruckt werden.
Kapitel 7, Sharpdesk Imaging
In diesem Kapitel werden die Tools zur Anzeige von Bildern und Grafiken vorgestellt und beschrieben,
wie die Anzeige von Bildern und Grafiken angepasst wird, wie Bilder und Grafiken ausgedruckt und wie
die Standardeinstellungen von Imaging geändert werden.
Kapitel 8, Umwandeln von Bildern und Grafiken in Text
In diesem Kapitel wird gezeigt, wie ein Bild bzw. eine Grafik in ein Format umgewandelt werden kann,
das von einem Textverarbeitungsprogramm weiterverarbeitet werden kann. Außerdem finden Sie hier ein
paar hilfreiche Tipps, wie derart umgewandelte Bilder bzw. Grafiken weiterverwendet werden können.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 3
Kapitel 9, Glossar
Eine Liste mit Begriffen, die in diesem Handbuch verwendet werden oder die Fachbegriffe aus dem
Bereich der Bildbearbeitung sind.
Begriffserklärung
In der Dokumentation zu Sharpdesk werden folgende Begriffe verwendet:
Bild
In Sharpdesk bezieht sich der Begriff Bild auf Elemente, die in Imaging geladen werden können. Die
Begriffe Bild und Grafik werden in diesem Handbuch synonym verwendet.
Gerät
Ein Gerät ist ein Ein- oder Ausgabegerät, wie Scanner, Drucker, Faxgerät, Digitalkamera oder Kopierer.
OCR
Optical Character Recognition (OCR, Optische Zeichenerkennung). Eine Technologie, mit der ein Bild
bzw. eine Grafik in ein Format umgewandelt werden kann, das dann mit einem
Textverarbeitungsprogramm weiterverarbeitet werden kann.
Sharpdesk Online-Hilfe
Die Online-Hilfe enthält schrittweise Anweisungen zur Durchführung bestimmter Sharpdesk Aufgaben.
Auf die Online-Hilfe kann in jeder Anwendung über das Hilfemenü zugegriffen werden.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 4
Kapitel 2
Installieren von Sharpdesk
Installation
Die Installation der Sharpdesk Software ist relativ einfach. Bei der Installation von Sharpdesk wird die
komplette Programmgruppe der Sharpdesk-Anwendungen inklusive Sharpdesk Composer und Imaging
auf Ihrem PC installiert.
Position der Software
Per Voreinstellung wird die Sharpdesk- Software auf dem Boot-Laufwerk (normalerweise C:\) in einem
Ordner namens Sharpdesk (der vollständige Pfad lautet C:\Programme\Sharp\Sharpdesk\)
installiert. Falls gewünscht, können Sie während der Installation ein anderes Laufwerk und/oder einen
anderen Ordner als Installationsort für die Software wählen. Während der Installation werden verschiedene
Systemdateien verändert, um die einwandfreie Funktion der Sharpdesk -Komponenten sicherzustellen.
Position der Benutzerdateien
Sie können ebenfalls angeben, wo die Dokumente und Bilder bzw. Grafiken gespeichert
werden sollen, die Sie mit Sharpdesk bearbeiten. Falls nicht anders angegeben, erstellt
das Installationsprogramm einen neuen Sharpdesk Desktop-Ordner und Unterordner
unter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Eigene Dokumente\
(C:\<Benutzer>\< Benutzer name>\Dokumente\ unter Vista / Windows 7). Falls ein
anderer Speicherort für die Dateien angeben wird, sollte dieser nicht den gleichen Namen
wie der Ordner (und die Unterordner) für die Sharpdesk-Software haben, da bei einer
eventuellen Deinstallation von Sharpdesk alle Sharpdesk-Ordner gelöscht werden.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 5
Sharpdesk CD-Installation
Folgendermaßen wird Sharpdesk von der CD installiert:
1. Schließen Sie gegebenenfalls alle geöffneten Windows Programme, um die korrekte Installation der
Software sicherzustellen. Antivirenprogramme wie z. B. Norton AntiVirus geben unter Umständen
Warnungen aus, wenn sie nicht vor der Installation deaktiviert werden.
2. Melden Sie sich als Benutzer mit uneingeschränkten Administratorprivilegien an.
ANMERKUNG: Windows XP, Vista und Windows 7 ermöglicht es einem Benutzer ohne
uneingeschränkte Administratorprivilegien, Administratoraufgaben zu erledigen, sofern er die
Anmeldedaten eines Systemverwalter kennt. Dies trifft jedoch nicht auf Sharpdesk zu. Wenn ein
Dialogfeld mit dem Titel "Ausführen als" geöffnet wird, müssen Sie das Dialogfeld schließen und sich
als Systemverwalter anmelden, bevor Sie Sharpdesk installieren können.
3. Legen Sie die Installations-CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Kurz darauf wird automatisch die
Willkommens-Bildschirmanzeige angezeigt. Falls der Begrüßungsbildschirm nicht angezeigt wird
(z.B. weil Sie unter Windows die Option "Automatische Benachrichtigung bei Wechsel" deaktiviert
haben), dann führen Sie das Programm Setup.exe aus, das sich auf der CD im Verzeichnis
\Sharpdesk befindet.
ANMERKUNG: Wenn die CD mehrere Sprachen unterstützt, müssen Sie zunächst eine Sprache
auswählen.
Begrüßungsbildschirm des Sharpdesk Installationsprogramms
4. Befolgen Sie die Bildschirmanweisungen, um die Installation abzuschließen.
5. Nach Beendigung der Installation werden Sie unter Umständen aufgefordert, einen Neustart Ihres
Computers durchzuführen. In diesem Fall kann Sharpdesk erst nach einem Neustart Ihres Computers
verwendet werden. Sie müssen sich mit den Benutzerdaten beim Betriebssystem anmelden, die Sie für
Sharpdesk Benutzerhandbuch 6
die Installation verwendet haben. Andernfalls kann die Installation nicht korrekt abgeschlossen
werden.
Während der Installation wird ein Ordner in Ihrem Programmverzeichnis bzw. an der während der
Installation angegebenen Position angelegt, der alle Software-Dateien für Sharpdesk, Composer und
Imaging enthält. Außerdem wird ein Eintrag für Sharpdesk im Start-/Programmenü angelegt, für einen
schnellen Zugriff auf die Software.
Deinstallieren von Sharpdesk
Falls Sie aus irgendeinem Grund Sharpdesk wieder entfernen möchten, kann dies mit der für WindowsProgramme üblichen Vorgehensweise erledigt werden.
1. Klicken Sie auf die Windows Start-Schaltfläche, und wählen Sie dann "Einstellungen" und
"Systemsteuerung".
2. Doppelklicken Sie auf "Software".
Das Dialogfeld zum Installieren/Deinstallieren von Software
3. Blättern Sie in der Programmliste im Dialogfeld "Installieren/Deinstallieren" nach unten und klicken
Sie auf Sharpdesk.
4. Klicken Sie auf "Hinzufügen/Entfernen".
5. Klicken Sie im Dialogfeld mit einer Aufforderung zur Bestätigung auf die Schaltfläche "OK", um das
Entfernen von Sharpdesk abzuschließen. Beim Entfernen der Software werden Dokumentendateien
und Ordner, die nach der Installation von Sharpdesk angelegt wurden, nicht gelöscht. Datendateien,
die zusammen mit Sharpdesk installiert wurden (z.B. Suchbeispiele), werden während des Entfernen
der Software nur gelöscht, wenn sie nicht geändert wurden.
6. Nachdem die Deinstallation abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK, um das Eingabefenster wieder zu
schließen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 7
Dieser Prozess kann auch mit dem Befehl „deinstallation “ im Windows-Startmenü angestossen werden.
ANMERKUNG: Nach der Deinstallation von Sharpdesk Imaging ist unter Umständen kein Viewer für
Bilddateien verfügbar. Sie haben die Möglichkeit, das Programm Imaging for Windows von einem
Microsoft-Installationsmedium zu installieren, um es als Bildanzeigeprogramm zu verwenden. Die
Installation dieses Programms erfolgt über die Registerkarte „Windows Setup“ des Dialogfelds
„Eigenschaften von Software “.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 8
Kapitel 3
Sharpdesk - Überblick
Einführung
Sharpdesk ist eine Windows-Anwendung, mit der sich sämtliche auf Papier und in elektronischer Form
vorliegende Dokumente, Bilder und Grafiken verwalten lassen. Mit Sharpdesk können folgende Aufgaben
ausgeführt werden:
• Scannen und Anzeigen von Dokumenten.
• Umwandeln von Bildern bzw. Grafiken in Textdokumente.
• Verwalten von Dokumenten und Bildern bzw. Grafiken in Windows-Ordnern.
• Weitergeben von Dokumenten per Email.
Sharpdesk erleichtert die Arbeit mit verschiedenen an den Computer angeschlossenen Geräten, wie
Scanner, Drucker, Kopierer oder Digitalkameras, und ermöglicht die effiziente, einfache und produktive
Verwendung dieser Geräte.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 9
A
A
Starten von Sharpdesk
Symbolleiste
Sharpdesk kann über das Windows Start-Menü gestartet werden, indem Sie auf "Start" klicken, auf
"Programme" und dann auf "Sharp" zeigen und schließlich auf "Sharpdesk" klicken.
Sie können Sharpdesk auch direkt vom Windows Desktop durch Doppelklicken auf das SharpdeskVerknüpfungssymbol starten.
Menüleiste
Statusleiste
Ordnerfenster
rbeitsbereich
usgabezone
Sharpdesk Hauptprogrammfenster
Ordner und Dateien werden ausgewählt, indem Sie im Ordnerfenster oder im Arbeitsbereich auf den
Ordner beziehungsweise. die Datei klicken. Nachdem ein Ordner oder eine Datei ausgewählt worden ist,
können Sie zugehörige Informationen anzeigen oder durch Klicken mit der rechten Maustaste ein
Kontextmenü aufrufen und darin einen auszuführenden Befehle wählen. Sie können stattdessen auch einen
Befehl aus der Menüleiste, einer Symbolleiste oder der Ausgabezone wählen. Mit Sharpdesk können Sie
mühelos Dateien betrachten, verwalten und verteilen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 10
Sharpdesk besteht aus folgenden Komponenten:
Menüleiste
Die Menüleiste enthält alle in Sharpdesk verfügbaren Befehle, wie z.B. Befehle zum Öffnen und Anzeigen
von Dokumenten und Bildern bzw. Grafiken oder zur Kontaktaufnahme mit dem Technischen Support
über das Internet.
Ordnerfenster
Im Ordnerfenster kann auf Dateien und Systemressourcen zugegriffen werden. Es wird ähnlich wie der
Windows Explorer bedient, um Informationen über Sharpdesk oder Ordner und Laufwerke zu suchen und
anzuzeigen.
Symbolleiste
Die Symbolleiste bietet schnellen Zugriff auf wichtige Befehle und andere Sharpdesk Anwendungen wie
Sharpdesk Imaging und Composer.
Wenn eine bestimmte Funktion aus technischen Gründen nicht verfügbar ist, wird die entsprechende
Schaltfläche in der Symbolleiste "abgeblendet" bzw.
(Ausnahme: Die „Erfassen“-Schaltfläche wird nach der ersten Ausführung abgeblendet, wenn sie nicht
verfügbar ist.) Um einen kurzen Hinweis zur Funktion einer Symbolleistenoption anzuzeigen, halten Sie
den Mauszeiger direkt über das gewünschte Symbolleistensymbol. Daraufhin wird ein sogenanntes
QuickInfo angezeigt.
grau dargestellt und kann nicht ausgewählt werden.
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich wird der Inhalt des ausgewählten Ordners als Miniaturansicht angezeigt. Sie können im
Arbeitsbereich eine zu bearbeitende Datei auswählen und diese dann betrachten, sie in Text umwandeln
oder ausdrucken.
Ausgabezone
Die Sharpdesk-Ausgabezone zeigt Symbole für verschiedene Ziele an, an die Sie Dateien senden
können. Über die Ausgabezone können Sie drucken, faxen, Email-Nachrichten senden, Bilder mit Hilfe
von Funktionen wie "Störungen entfernen", "Auto-Freistellen", "Ausrichten" und "Auto-Drehen"
bearbeiten, Bilder in Text umwandeln, Bilder in PDF-Dateien komprimieren und durch eine einfache
Drag&Drop-Operation Dateien an andere Anwendungen senden.
Eigenschaften-Leiste
Die Sharpdesk Eigenschaften-Leiste zeigt Ihnen die Eigenschaften des ausgewählten Miniaturbilds im
Arbeitsbereich. Sie ermöglicht Ihnen auch die schnelle Suche nach einem Stichwort, indem Sie das in der
Leiste enthaltene Suchfeld verwenden.
Statusleiste
In der Statusleiste werden außer den Befehls- und Symbolleistendefinitionen zusätzliche Informationen
zur ausgewählten Datei angezeigt. Die Befehls- und Symbolleistendefinitionen erscheinen, wenn sich der
Mauszeiger über einem Befehl oder einer Symbolleistenoption befindet. Dies funktioniert genauso wie in
anderen Windows-Programmen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 11
A
A
Bildlaufleisten
Falls der Inhalt des Ordnerfensters oder Arbeitsbereichs nicht vollständig im aktuellen Fenster angezeigt
werden kann, zeigt Sharpdesk Bildlaufleisten an, mit denen Sie den Fensterinhalt verschieben können, um
sämtliche Informationen betrachten zu können.
Navigieren in Sharpdesk
Die Arbeit mit Sharpdesk ist denkbar einfach. Das Programm ist speziell zur schnellen Suche und Anzeige
von Bildern, Grafiken und Dokumenten mit dem Ordnerfenster, der Menüleiste und der Symbolleiste
konzipiert.
Verwenden des Ordnerfensters
Per Voreinstellung wird das Ordnerfenster am linken Rand des Sharpdesk Programmfensters angezeigt.
Dieses Ordnerfenster kann genauso wie der Windows Explorer verwendet werden, um Informationen in
Sharpdesk, auf der Festplatte oder auf angeschlossenen Netzwerklaufwerken zu finden und anzuzeigen.
Mit dem Ordnerfenster kann sowohl die Verzeichnishierarchie einer Festplatte als auch der Inhalt eines
ausgewählten Ordners im Arbeitsbereich angezeigt werden. Durch Klicken auf einen Ordner werden die in
diesem Ordner enthaltenen Dateien im Arbeitsbereich angezeigt.
Das Ordnerfenster
funktioniert wie der
Windows Explorer,
um Dokumente zu
suchen, auszuwählen
und zu verwalten.
lle einblenden
lle ausblenden
Sharpdesk Desktop
enthält Dateien und
Dokumente, die entweder
häufig verwendet werden
oder aus anderen
Gründen für Ihre Arbeit
wichtig sind.
Sharpdesk Ordnerfenster
Sharpdesk Benutzerhandbuch 12
Anmerkung: Das Löschen oder Umbenennen von Systemdateien bzw. Systemordnern kann die Stabilität
von Windows oder anderen Programmen beeinträchtigen. Unterlassen Sie das Löschen bzw. Umbenennen
von Ordnern und Dateien, wenn Sie nicht ausschließen können, dass dies zu unerwünschten Ergebnissen
führt.
Kontextmenü-Optionen
Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Ordner im Ordnerfenster wird ein Popup-Menü mit
ähnlichen Optionen wie im Windows Explorer angezeigt, mit denen Sie folgende Aufgaben erledigen
können:
• Neuer Ordner — Erstellen eines neuen Ordners im aktuellen Ordner bzw. im Stammverzeichnis.
• Umbenennen — Umbenennen des ausgewählten Ordners.
• Löschen — Löschen der ausgewählten Datei und Verschieben in den Windows Papierkorb.
• Sharpdesk-Ordner — Einfügen einer Verknüpfung zum Sharpdesk-Ordnerfenster, Neuanordnen der
Ordner im Ordnerfenster oder Entfernen von Ordner-Verknüpfungen aus dem Ordnerfenster.
• Kopieren — Kopieren des Inhalts des ausgewählten Ordners in die Zwischenablage.
• Einfügen — Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der aktuellen Position.
• Eigenschaften — Anzeigen der Eigenschaftsinformationen für die ausgewählte Datei.
Durch Klicken der rechten Maustaste im Arbeitsbereich (außerhalb der angezeigten Dokumente) wird ein
Popup-Menü mit ähnlichen Optionen wie im Windows Explorer angezeigt, mit denen Sie folgende
Aufgaben erledigen können:
• Dokument scannen — Hiermit wird das Scan-Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie die Scan-Optionen
einstellen und dann ein Bild bzw. eine Grafik in Sharpdesk einscannen können.
• Einfügen — Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der aktuellen Position.
• Suchen - Öffnen der Suchseite.
• Vom Scanner oder einer Kamera — Hiermit wird das Geräte-Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie
einen Scanner oder eine Kamera auswählen können. Ein Scan-Dialog (der bei jedem Gerät
unterschiedlich ist) wird dann aufgerufen, in dem Sie die Scan-Optionen für das gewählte WIAGerät einstellen und dann ein Bild bzw. eine Grafik in Sharpdesk einscannen können.
• Alles markieren — Auswählen aller Dokumente im aktuellen Ordner.
• Anordnen - Anordnen von verkleinerten Voransichten nach Name, Datum, Größe oder Typ, oder
aller neuen Ordner am Ende des Ordners (Automatisches Anordnen aus).
• Einstellungen — Ändern der Einstellungen für die Anzeige von Miniaturansichten, Namen und
Speicherposition für die Dateien, die für neu gescannte Bilder bzw. Grafiken erstellt werden, sowie
für die Textumwandlungsoptionen.
Durch Klicken der rechten Maustaste auf ein Dokument im Arbeitsbereich wird ein Popup-Menü mit
ähnlichen Optionen wie im Windows Explorer angezeigt, mit denen Sie folgende Aufgaben erledigen
können:
• Öffnen — Öffnen der ausgewählten Datei. Wenn ein lesbares Bild ausgewählt wird, wird es in
Imaging geöffnet.
• Kopieren — Kopieren der ausgewählten Dateien in die Zwischenablage.
• Kombinieren — Zwei oder mehr Bilder in einer einzelnen Datei übereinander anordnen.
• Teilen — Teilen einer mehrseitigen Bilddatei in zwei Dateien.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 13
• Drehen — Drehen der markierten Datei um 90
o
nach links oder rechts.
• Umbenennen — Umbenennen der ausgewählten Datei.
• Löschen — Löschen der ausgewählten Datei und Verschieben in den Windows Papierkorb.
• Senden als — Anhängen der gewählten Datei an eine Email-Nachricht, die unter Verwendung des
Standard-Email-Clients auf dem PC des Benutzers erstellt wird. Wenn die ausgewählte Datei eine
.SDF-Datei ist, und das PDF-Format ausgewählt ist, wird die Datei zuerst in das PDF-Format
konvertiert, bevor der Email-Client gestartet wird. Es können nur .SDF-Dateien in PDF konvertiert
werden, bevor sie gesendet werden.
• Zu Text-PDF konvertieren — Konvertiert Bilder zu durchsuchbare PDF-Dateien und erlaubt das
Arbeiten mit dem in den PDF-Dateien vorhandenen Text.
• Eigenschaften — Anzeigen der Eigenschaftsinformationen für die ausgewählte Datei.
Das Sharpdesk Menü
Das Sharpdesk Menü enthält folgende Optionen:
DAS MENÜ DATEI BESCHREIBUNG
Neuer Ordner Erstellen eines neuen Ordners an der aktuellen Position.
Öffnen... Öffnen der aktuell ausgewählten Datei bzw. des ausgewählten Ordners. Wenn ein lesbares
Bild ausgewählt wird, wird es in Imaging geöffnet.
Umbenennen Hiermit kann die ausgewählte Datei bzw. der ausgewählte Ordner umbenannt werden.
Löschen Löschen der aktuell ausgewählten Datei bzw. des ausgewählten Ordners und Verschieben in
den Windows Papierkorb.
Sharpdesk-Ordner... Anzeige des Sharpdesk Ordner-Dialogfelds, in dem Sie eine Ordner-Verknüpfung zum
Sharpdesk-Ordnerfenster hinzufügen können, neue Ordneranzeigeanordnung im
Ordnerfenster oder Entfernen einer Verknüpfung aus dem Ordnerfenster.
Drucken... Druckt die gewählte Datei aus, indem die Anwendung, in der die Datei erstellt wurde,
geöffnet und von dort auf dem aktuellen Standarddrucker ausgedruckt wird.
Bild erfassen... Anzeige der Benutzeroberfläche für den TWAIN-Treiber (hängt vom jeweiligen Scanner ab),
mit dem verschiedene Optionen eingestellt werden können und dann ein Bild bzw. eine
Grafik in Sharpdesk eingescannt werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
Kapitel 4 “Verwenden von Sharpdesk”.
Scanner auswählen... Auswählen eines TWAIN Scan-Treibers für das Scannen von Bildern, Grafiken und
Dokumenten.
Vom Scanner oder
einer Kamera
Senden als Anhängen der gewählten Datei an eine Email-Nachricht unter Verwendung des Standard-
Hiermit wird der Geräte-Dialog aufgerufen, in dem Sie einen Scanner oder eine Kamera
auswählen können. Ein Scan-Dialogfeld (der bei jedem Gerät unterschiedlich ist) wird dann
aufgerufen, in dem Sie die Scan-Optionen für das gewählte WIA-Gerät einstellen und dann
ein Bild bzw. eine Grafik in Sharpdesk einscannen können.
Email-Clients auf dem PC des Benutzers. Wenn die ausgewählte Datei eine .SDF-Datei ist,
und das PDF-Format ausgewählt ist, wird die Datei zuerst in das PDF-Format konvertiert,
bevor der Email-Client gestartet wird. Es können nur .SDF-Dateien in PDF konvertiert
werden, bevor sie gesendet werden.
Eigenschaften Anzeige der Eigenschaftsinformationen für die ausgewählte Datei.
Beenden Beenden bzw. Schließen von Sharpdesk.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 14
DAS MENÜ
BESCHREIBUNG
BEARBEITEN
Kopieren Kopieren der aktuell ausgewählten Datei bzw. des ausgewählten Ordners in die
Zwischenablage.
Einfügen Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der aktuellen Position.
Kombinieren Zwei oder mehr Bilder in einer einzelnen Datei übereinander anordnen.
Teilen Teilen einer mehrseitigen Bilddatei in zwei Dateien.
Drehen Drehen der markierten Datei um 90o nach links oder rechts.
Alles markieren Auswahl aller Dokumente im aktuellen Ordner.
DAS MENÜ
BESCHREIBUNG
ANSICHT
Ordner Ein- bzw. Ausschalten der Standard-Ordneransicht.
Symbolleisten Ein- bzw. Ausschalten der Anzeige von Symbolleisten, Textbezeichnungen sowie der
vergrößerten Anzeige von Schaltflächen.
Statusleiste Ein- bzw. Ausschalten der Statusleiste.
Ausgabezone Ein- bzw. Ausschalten der Anzeige der Ausgabezone.
Eigenschaften-Leiste Ein- bzw. Ausschalten der Anzeige der Eigenschaften-Leiste.
Aktualisieren Aktualisieren der Anzeige der Miniaturansichten im Arbeitsbereich.
Anordnen Anordnen von verkleinerten Voransichten nach Name, Datum, Typ oder Größe. Wählen Sie
die Option "Automatisches Anordnen aus", wenn alle neuen Dateien unabhängig von Name,
Datum, Typ oder Größe am Ende des Ordners angeordnet werden sollen.
Nächste Seite Falls die Miniaturansicht mehrere Seiten umfasst, wird bei Auswahl dieser Option die nächste
Seite angezeigt.
Vorherige Seite Falls die Miniaturansicht mehrere Seiten umfasst, wird bei Auswahl dieser Option die
vorherige Seite angezeigt.
Explorer starten Aufrufen des Windows Explorers.
Aussehen der
Schaltet Thema Blau und Thema Silber ein und aus.
Anwendung
DAS MENÜ
BESCHREIBUNG
EXTRAS
Produktkonfiguration Konfigurieren von angeschlossenen Sharp-Geräten.
Einstellungen… Ändern der Einstellungen für die Anzeige von Miniaturansichten, Namen und
Speicherposition für die Dateien für neu gescannte Bilder bzw. Optionen für
Textkonvertierung, Bildkompression und Bildexportauflösung
Desktop Rückkehr zur Miniaturansicht im gegenwärtig geöffneten Ordner.
Suchen Anzeigen der Suchen-Seite, Ansehen, Bearbeiten oder Erstellen einer Index-Datenbank,
Ansehen oder Ändern der Indexprogrammierung, Ansehen der Ergebnisse der letzten Suche
oder Anzeigen des Suche-Eigenschaftseingabefensters.
Composer Aufrufen der Composer-Komponente von Sharpdesk.
Imaging Aufrufen der Imaging-Komponente von Sharpdesk.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 15
DAS MENÜ
INTERNET
Sharp Produkt-Info Aufruf der Website für Sharp Produktinformationen.
DAS MENÜ
AUSGABEZONE
Drucken Ausdrucken eines einzelnen Exemplars des Bilds auf dem Standarddrucker. Um das Bild auf
FAX Sendet das Bild/Dokument an das auf dem Host residente Faxprogramm, von dem es über
Email Aufrufen Ihrer Email-Anwendung und Einfügen des ausgewählten Bilds/Dokuments als
OCR-Textumwandlung Sendet das Bild/Dokument durch die OCR-Engine (Optical Character Recognition) und zeigt
Composer Ausdrucken des Dokuments mit dem Sharpdesk Composer-Druckertreiber und Öffnen von
Bild bearbeiten Bietet Bildbearbeitungsfunktionen wie "Störungen entfernen", "Auto-Freistellen",
ICT (Image
Compression Tool)
BESCHREIBUNG
BESCHREIBUNG
einem anderen Drucker auszudrucken, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil und
wählen den gewünschten Drucker.
eine Telefonleitung versendet werden kann.
Anlage.
es im ausgewählten Editor an.
Composer.
"Ausrichten" und "Auto-Drehen", zur Bearbeitung der Dokumente.
Konvertiert Bilder mit Hilfe des JPEG 2000 Komprimierungsalgorithmus in PDF-Dateien,
um die Dateien zu verkleinern.
Zu Text-PDF
konvertieren
Anwendung Ermöglicht es, aus der Ausgabezone heraus auf andere Anwendungen zuzugreifen. Im obigen
DAS MENÜ
HILFE
Hilfethemen Anzeige der Sharpdesk Online-Hilfe.
Info... Anzeige der Sharpdesk Produktversion sowie der Copyright-Informationen.
Konvertiert Bilder zu durchsuchbare PDF-Dateien und erlaubt das Arbeiten mit dem in den
PDF-Dateien vorhandenen Text.
Beispiel wurde Microsoft Paint zur Ausgabezone hinzugefügt. Um eine Anwendung der
Schaltfläche Anwendung hinzuzufügen, verwenden Sie den Befehl "Einstellungen".
BESCHREIBUNG
Sharpdesk Benutzerhandbuch 16
Die Sharpdesk Symbolleiste
Die Sharpdesk Symbolleiste gibt Ihnen raschen Zugriff auf wichtige Befehle und weitere Sharpdesk
Anwendungen, wie z.B. Composer und Imaging.
Wenn Sie die Maus langsam über ein Symbol in der Leiste bewegen, wird ein QuickInfo zu dem
entsprechenden Befehl angezeigt.
Sharpdesk Symbolleiste
Mit den Symbolen in der Symbolleiste können folgende Aufgaben erledigt werden:
EXTRASSCHALTFLÄCHE
Erfassen Anzeige der Benutzeroberfläche für den TWAIN-Treiber (hängt vom jeweiligen
Kopieren Kopieren der aktuell ausgewählten Datei bzw. des ausgewählten Ordners in die
Einfügen Einfügen des Inhalts des Zwischenspeichers an der aktuellen Position.
Kombinieren Zwei oder mehr Bilder in einer einzelnen Datei übereinander anordnen.
Teilen Teilen einer mehrseitigen Bilddatei in zwei Dateien.
Drehen Drehen der markierten Datei um 90o nach links oder rechts.
Anordnen Anordnen der Dateien in einem ausgewählten Ordner nach Name, Größe, Typ
Explorer Starten des Windows Explorers.
Desktop Rückkehr zur Miniaturansicht im gegenwärtig geöffneten Ordner.
BESCHREIBUNG
Scanner ab), mit dem verschiedene Optionen eingestellt werden können und
dann ein Bild bzw. eine Grafik in Sharpdesk eingescannt werden kann. Weitere
Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 4 “ Verwenden von Sharpdesk ”.
Zwischenablage.
oder Datum. Die aktuelle Auswahl wird dazu verwendet, um die verkleinerten
Voransichten jedes ausgewählten Ordners zu sortieren. Wenn in einem Ordner
viele neue Dateien gespeichert werden, ist es zweckmäßig, die Option
"Automatisches Anordnen aus" nicht zu verwenden. Hierdurch wird bewirkt,
dass alle neuen Dateien am Ende des Ordners angeordnet werden.
Suchen Anzeigen des Suchen-Eingabefensters, Ansehen, Bearbeiten oder Erstellen einer
Index-Datenbank, Ansehen oder Ändern des Indizierungszeitplans, Ansehen von
Ergebnissen des letzten Suchauftrags oder Anzeige des EigenschaftenEingabefensters.
Composer Startet Composer, in dem Seiten aus verschiedenen Dokumenten in ein neues
Sharpdesk Dokument kombiniert werden können. Weitere Informationen hierzu
finden Sie in Kapitel 6 “Composing mit Sharpdesk”.
Imaging Startet Imaging, womit Dokumente und Bilder angezeigt werden können.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 7 “Sharpdesk Imaging”.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 17
Die Sharpdesk Eigenschaften-Leiste
Die Sharpdesk Eigenschaften-Leiste zeigt Ihnen die Eigenschaften des ausgewählten Miniaturbilds im
Arbeitsbereich. Sie ermöglicht Ihnen auch die schnelle Suche nach einem Stichwort, indem Sie das in der
Leiste enthaltene Suchfeld verwenden.
Sie können auch die verschiedenen Datenbanken auswählen, in denen Sie nach einem Stichwort suchen
möchten.
Eigenschaften-Leiste
Die Sharpdesk Ausgabezone
Mit der Sharpdesk Ausgabezone können bestimmte Funktionen einfach durch Ziehen und Ablegen der
ausgewählten Datei auf die entsprechende Ausgabezonen-Schaltfläche durchgeführt werden. Oder Sie
Alternativ können Sie die gewünschte Datei hervorheben markieren und dann auf die entsprechende
Ausgabezonen-Schaltfläche klicken. Um das Ziel einer Ausgabezonen-Schaltfläche zu ändern, klicken auf
den nach unten zeigenden Pfeil rechts von der entsprechenden Schaltfläche und wählen ein anderes Ziel
aus dem angezeigten Dropdown-Menü.
Ausgabezone
Wenn die Ausgabezone aktiviert ist, erscheint sie rechts neben dem Sharpdesk Arbeitsbereich. Die
Schaltflächen Drucken, Fax und Email werden angezeigt, falls auf Ihrem Computer die zugehörige
Unterstützungssoftware installiert ist. Falls z.B. kein Faxtreiber (dessen Namen die Zeichenfolge ‘fax’
enthält) installiert ist, dann so wird die Schaltfläche Fax nicht angezeigt. Das gleiche gilt für die
Schaltfläche Email, wenn auf dem Computer kein MAPI-konformer Email-Client installiert ist:
BEZEICHNUNG BESCHREIBUNG
Drucken Ausdrucken eines einzelnen Exemplars des Bilds auf dem
Standarddrucker. Um das Bild auf einem anderen Drucker auszudrucken,
klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil und wählen den
gewünschten Drucker.
Fax Sendet das Bild/Dokument an das auf dem Host residente Faxprogramm,
von dem es über eine Telefonleitung versendet werden kann.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 18
Email Aufrufen Ihrer Email-Anwendung und Einfügen des ausgewählten
Bilds/Dokuments als Anlage.
OCR-Textumwandlung Sendet das Bild/Dokument durch die OCR-Engine und zeigt es im
ausgewählten Editor an.
Composer Ausdrucken des Dokuments mit dem Sharpdesk Composer-
Druckertreiber und Öffnen von Composer.
Bild bearbeiten Bietet Bildbearbeitungsfunktionen wie "Störungen entfernen", "Auto-
Freistellen", "Ausrichten" und "Auto-Drehen", zur Bearbeitung der
Dokumente.
ICT(Image Compression Tool) Konvertiert Bilder mit Hilfe des JPEG 2000
Komprimierungsalgorithmus in PDF-Dateien, um die Dateien zu
verkleinern.
Zu Text-PDF konvertieren Konvertiert Bilder zu durchsuchbare PDF-Dateien und erlaubt das
Arbeiten mit dem in den PDF-Dateien vorhandenen Text.
Anwendung Ermöglicht es, aus der Ausgabezone heraus auf andere Anwendungen
zuzugreifen. Im obigen Beispiel wurde Microsoft Paint zur Ausgabezone
hinzugefügt. Um eine Anwendung der Schaltfläche Anwendung
hinzuzufügen, verwenden Sie den Befehl "Einstellungen" aus dem Menü
"Extras", das nachfolgend beschrieben wird.
Beenden von Sharpdesk
Mit dem Befehl "Beenden" aus dem Menü "Datei" wird Sharpdesk beendet und das Programm
geschlossen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 19
Kapitel 4
Verwenden von Sharpdesk
Einführung
Sharpdesk erleichtert das Finden, Identifizieren und Verwalten Ihrer Dateien. In diesem Kapitel werden
diese Optionen von Sharpdesk beschrieben.
Anzeigen von Bildern, Grafiken und Dokumenten
Wenn ein Ordner in Sharpdesk geöffnet wird, werden die Dokumente, die in diesem Ordner enthalten sind,
als Miniaturansichten angezeigt. Wenn die Anzahl der Dokumente in einem Ordner den verfügbaren
Arbeitsbereich überschreitet, werden horizontale und/oder vertikale Bildlaufleisten an den Fensterrändern
angezeigt. Mit diesen Bildlaufleisten können Sie durch den Arbeitsbereich blättern, um alle Dokumente
anzuzeigen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 20
Arbeiten mit einem Ordner
Zum Öffnen eines Ordners klicken Sie im Ordnerfenster einfach auf den gewünschten Ordner. Die im
Ordner enthaltenen Dokumente werden im Arbeitsbereich angezeigt. Jedes Dokument wird als
Miniaturansicht zusammen mit dem Dateinamen und Dateityp angezeigt. Beachten Sie, dass das Erstellen
der Miniaturansichten beim erstmaligen Auswählen eines Ordners eine gewisse Zeit beansprucht. Wenn
Sie während dieses Vorgangs auf eine Miniaturansicht klicken, wird der Vorgang abgebrochen, und Sie
können mit der entsprechenden Datei arbeiten. Die verbleibenden Felder für die Miniaturansichten bleiben
allerdings grau.
In der Miniaturanzeige
wird jede Datei als
Miniaturansicht
angezeigt.
Anzeigen von Dateien als Miniaturansichten
Wenn Sie durch ein mehrseitiges Dokument blättern wollen, müssen Sie dieses auswählen und dann auf
die Registerkarte seitlich von der verkleinerten Voransicht an der Oberseite klicken. Alternativ können Sie
die Optionen "Nächste Seite" oder "Vorherige Seite" im Menü "Ansicht" verwenden. Wenn Sie zur
zweiten Seite eines mehrseitigen Dokuments blättern, lädt Sharpdesk die nächsten Seiten vor und speichert
sie zwischen, sodass diese sofort angezeigt werden können. Die Bildunterschriften der verkleinerten
Voransichten enthalten die Nummer der aktuellen Seite und die Anzahl aller Seiten dieses Dokuments mit
Trennung durch einen Schrägstrich (/). (Bei vielen Dokumenten ist es unter Umständen notwendig, durchs
gesamte Dokument+E3 zu blättern, um die Gesamtzahl der Seiten zu ermitteln. Wenn die Gesamtzahl der
Seiten noch nicht bekannt ist, wird nur die Nummer der aktuellen Seite angezeigt.) Durch Klicken auf den
nach links weisenden Pfeil oder Wählen der Menüoption "Vorherige Seite" im Menü "Ansicht" können
Sie zur ersten Seite eines Dokuments springen. Die zusammen mit den verkleinerten Voransichten
angezeigten Seitennummern stimmen nicht unbedingt mit den Seitennummern überein, die dem
Anwendungsprogramm bekannt sind, von dem das Dokument erstellt wurde. Obiges gilt sinngemäß auch
für Seitenumbrüche.
Der Arbeitsbereich wird automatisch entsprechend der in der Symbolleiste Anordnen gewählten Option
angeordnet. Miniaturansichten können nach Name, Datum, Größe (der Bilddatei) und Typ angeordnet
werden. Sobald neue Dokumente in den Arbeitsbereich eingefügt werden, werden die Miniaturansichten
Sharpdesk Benutzerhandbuch 21
gemäß der aktuellen Einstellung der Option "Anordnen" neu angeordnet, wobei die neuen Dokumente an
der entsprechenden Stelle eingeordnet werden. Wenn Dateien, die als letzte im Ordner gespeichert werden,
am Ende platziert werden sollen, muss die Option "Automatisches Anordnen aus" gewählt werden. Nun
werden die Namen der Dateien bis zum Aktualisieren des Ordnerinhalts in dieser Reihenfolge angezeigt.
Kann ein Dokument nicht als Miniaturansicht wiedergegeben werden (es kann z.B. eine "zip"-Datei oder
passwortgeschützt sein), wird es in folgender Weise im Arbeitsbereich angezeigt :
Verschlüsselte PDF-Datei können nicht als Miniaturansicht dargestellt werden; es erscheint stattdessen das
folgende Icon.
Werden die Miniaturansichten nicht in der erwarteten Weise dargestellt, wählen Sie im Menü "Ansicht"
den Befehl "Aktualisieren" oder benutzen Sie 'F5' auf der Tastatur, um das Problem zu beheben.
Arbeiten mit Bildern
Kombinieren
Sie können .TIF-Bilddokumente im Arbeitsbereich übereinander anordnen, indem ein Bild angeklickt und
durch Drag&Drop mit einem anderen Bild kombiniert wird. Sie können auch Bilder durch Anklicken der
Bilder (Umschalttaste drücken, um mehrere Bilder auszuwählen), Auswahl des Befehls Kombinieren aus
dem Menü Bearbeiten oder der Schaltfläche Kombinieren auf der Symbolleiste kombinieren. Sie können
auf die gleiche Weise .SDF-Dokumente kombinieren.
Teilen
Sie können mehrseitige .TIF- und .SDF-Dokumente in separate Dokumente teilen, indem Sie auf das
mehrseitige Dokument klicken, durch die Miniaturansicht-Seiten blättern, um die Position zu bestimmen,
an der Sie die Teilung ausführen möchten, anschließend den Befehl Teilen aus dem Menü Bearbeiten oder
die Schaltfläche Teilen auf der Symbolleiste auswählen. Durch die Teilen-Funktion wird die angezeigte
Miniaturansichten-Seite als erste Seite des geteilten Dokuments angezeigt.
Drehen
Sie können ein TIFF-Bild um 90° im Uhrzeigersinn oder entgegen dem Uhrzeigersinn drehen, indem Sie
mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und dann die entsprechende Menüoption aus dem
Untermenü "Drehen" im Menü "Bearbeiten" oder aus der Symbolleiste wählen. Bei einem mehrseitigen
Dokument werden hierbei alle Bilder gedreht. Öffnen Sie in diesem Fall die Datei mit Sharpdesk Imaging
(siehe Kapitel 7: "Sharpdesk Imaging"), um diese nicht mit Sharpdesk Desktop möglichen Operationen
durchzuführen..
Sharpdesk Benutzerhandbuch 22
Steuern der Desktop-Anzeige
Sharpdesk ermöglicht die benutzerdefinierte Anpassung des Desktops ganz nach Ihren Wünschen:
• Wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Einstellungen" und klicken Sie auf die Registerkarte
"Desktop", falls diese noch nicht angezeigt wird.
Desktop-Anzeigeoptionen
Ändern der Größe der Miniaturansichten
Um die Größe der Miniaturansicht zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Einstellung: Klein, Mittel,
Groß.
Hinzufügen/Entfernen einer Anwendung zur bzw. aus der Ausgabezone
Die Anwendungen, die aktuell in der Ausgabezone verfügbar sind, werden in dem Ausgabezonenliste-Feld
angezeigt. Um eine Anwendung einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben dann
den Pfad des Programms an, das der Ausgabezone hinzugefügt werden soll, oder Sie können stattdessen
Sharpdesk Benutzerhandbuch 23
auch mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen das gewünschte Programm suchen und auswählen. Klicken
Sie nach Auswahl der Anwendung auf OK.
Um eine Anwendung aus der Ausgabezone zu entfernen, markieren Sie deren Namen im
Ausgabezonenliste-Feld und klicken auf die Schaltfläche Entfernen.
Einrichten des Sharpdesk Eingabeordners
Falls nach dem Start von Sharpdesk stets der Sharpdesk Desktop-Ordner angezeigt werden soll, entfernen
Sie die Markierung von der Option ‘Zuletzt verwendeten Ordner …’. Soll nach dem Start von Sharpdesk
stets der zuletzt verwendete Ordner angezeigt werden, dann markieren Sie die Option ‘Zuletzt
verwendeten Ordner ..’.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Anzeigen der Inhalte von Bilddateien (Nicht unterstützt für Windows Vista / Windows 7)
Sharpdesk ermöglicht die Auswahl der Bilddateitypen, die mit Sharpdesk Imaging angezeigt werden
können. Wählen Sie hierfür die Menüoption " Einstellungen " aus dem Menü "Extras" und klicken Sie auf
die Registerkarte "Bilddateien":
Anzeigen der Inhalte von Bilddateien
Sharpdesk Benutzerhandbuch 24
Auswählen der mit Sharpdesk Imaging anzuzeigenden Dateitypen (Nicht unterstützt für Windows Vista / Windows 7)
Die Dateitypen, die mit Sharpdesk Imaging angezeigt werden können, sind in einer Liste aufgeführt.
Markieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Dateityp, dessen Dateien beim Doppelklicken auf eine
Datei von Sharpdesk Imaging geöffnet werden sollen.
Mitteilung von Änderungen in Bezug auf das Öffnen von Bilddateien (Nicht unterstützt für Windows Vista / Windows 7)
Andere Anwendungsprogramme sind ebenfalls in der Lage, Bilddateien zu öffnen und ihre Inhalte
anzuzeigen. Wenn diese Anwendungsprogramme nach Sharpdesk installiert werden, kann sich die
Zuordnung der Dateinamenerweiterungen zu Anwendungsprogrammen ändern, die automatisch bei der
Installation von Sharpdesk Imaging durchgeführt wurde. Nach dem Starten von Sharpdesk prüft dieses
Anwendungsprogramm, ob zumindest TIFF-Dateien immer noch mit Sharpdesk Imaging verknüpft sind.
Andernfalls wird die folgende Meldung angezeigt:
Wenn Sharpdesk Imaging TIFF-Dateien anzeigen soll, müssen Sie auf "Ja" klicken. Sharpdesk Imaging
wird nun so konfiguriert, dass es alle TIFF-Dateien öffnet, auf die Sie doppelklicken.
Wenn TIFF-Dateien von demjenigen Anwendungsprogramm geöffnet werden sollen, dem dieser Dateityp
zugeordnet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche "Nein" klicken. Beim Doppelklicken auf eine TIFF-Datei
wird diese dann von diesem Anwendungsprogramm geöffnet. Wenn diese Meldung nicht mehr angezeigt
werden soll, müssen Sie auf die Schaltfläche "Nicht mehr nachfragen" klicken. Kontrollkästchen. [Sie
können die Zuordnung jederzeit ändern. Verwenden Sie hierfür die Menüoption "Extras/ Einstellungen "
von Sharpdesk Imaging.]
Einstellen von Exportoptionen
Sowohl in Sharpdesk als auch in Sharpdesk Composer können Sie Dateien als Anlagen per Email
versenden. Außerdem können in Sharpdesk Composer Composer-Dateien in das Adobe Acrobat-Format
(.PDF) konvertiert werden. (Beziehen Sie sich für Einzelheiten auf Kapitel 6 “Composing mit
Sharpdesk”.).
Wenn Sie die PDFWriter-Software von Adobe installiert haben (Version 5 oder später), verwendet
Sharpdesk den Treiber, um eine PDF-Datei zu erstellen. Wenn Sie PDFWriter von Adobe nicht installiert
haben, erstellt Sharpdesk statt dessen eine “Bild-PDF”-Datei. Mit der Export-Registerkarte wird der PDFErstellungsprozess der Bild-PDF-Datei von Sharpdesk gesteuert. Dies beeinflusst nicht die Einstellungen,
die von Adobe mit ihrer Software bereitgestellt werden.
Wenn Ihre Workstation begrenzte Ressourcen aufweist, kann die Konvertierung eines großen Bildes in
eine 300 dpi PDF-Datei verhältnismäßig viel Zeit und Speicherplatz in Anspruch nehmen. Oder wenn eine
umfangreiche Datei per Email verschickt werden soll, kann das Konvertieren in eine PDF-Datei mit 300
DPI und das Versenden die Ressourcen Ihrer Emailanwendung oder der Emailanwendung des Empfängers
Sharpdesk Benutzerhandbuch 25
überbeanspruchen, oder es können Probleme aufgrund der Größenbeschränkungen für Emailanlagen
seitens Ihres Internet-Dienstanbieters oder des Internet-Dienstanbieters des Empfängers auftreten. In
solchen Fällen können Sie die Voreinstellung der Exportauflösung verändern. Wählen Sie dazu im
Sharpdesk-Menü Extras den Befehl Einstellungen und klicken dann auf die Registerkarte Export.
Das Exportoptionen-Dialogfeld
Ändern der Voreinstellung für die Exportauflösung
Um die Voreinstellung für die Exportauflösung zu ändern, klicken Sie die linke Maustaste auf dem
Schieber im Bereich Qualitätseinstellungen, halten sie gedrückt, und ziehen den Schieber auf die
gewünschte Bildkonvertierungsauflösung. Durch Ziehen des Schiebers nach links wird der für die
Konvertierung benötigte Zeitraum sowie die Dateigröße nach der Konvertierung reduziert. Durch Ziehen
des Schiebers nach rechts wird die Bildqualität erhöht.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 26
Ändern der Farbeinstellungen
Falls für die exportierten Dateien eine kleine Dateigröße wichtiger als die Wiedergabe der Farben in den
exportierten Dokumenten ist, wählen Sie die Einstellung Schwarzweiß. Damit werden die Dateien so klein
wie möglich. Durch Auswahl der Option Farbe wird eine möglichst gute Farbwiedergabe sichergestellt.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellung zu speichern.
Anzeige von Detailinformationen zu den Eigenschaften eines Dokuments
Im Dialogfeld "Eigenschaften" werden detaillierte Informationen zu einem Dokument angezeigt.
Folgendermaßen werden die Eigenschaftsinformationen angezeigt:
1. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf das Dokument, für das die Detailinformationen angezeigt werden
sollen, und wählen Sie dann aus dem Menü "Datei" die Option "Eigenschaften".
2. Um das Eigenschaften-Dialogfeld zu schließen, klicken Sie auf OK.
Das Eigenschaften-Dialogfeld
Sharpdesk Benutzerhandbuch 27
Verwalten von Dateien
Mit Sharpdesk können Dateien mühelos verwaltet werden. Im folgenden Abschnitt werden die
Arbeitsschritte zum Auswählen, Öffnen, Verschieben und Löschen von Dateien beschrieben. Beachten
Sie, dass Sie mit Sharpdesk zwar durch die Miniaturansichten der in einer Datei enthaltenen Seiten blättern
können, jedoch nicht eine einzelne Seite einer mehrseitigen Datei getrennt von den anderen Seiten
behandeln können. Sämtliche Operationen, einschließlich Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, werden
an der gesamten Datei ausgeführt.
Auswählen von Dateien
Um mit einer Datei zu arbeiten, muss diese zuerst im Sharpdesk-Arbeitsbereich ausgewählt werden.
Folgendermaßen wird eine Datei ausgewählt:
• Wenn die Datei im Arbeitsbereich angezeigt wird, klicken Sie darauf.
• Um mehrere Dateien auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie auf die
gewünschten Dateien klicken, oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um mehrere
aufeinanderfolgende Dateien auszuwählen.
Sobald eine oder mehrere Dateien ausgewählt sind, können die Befehle für die gewünschten Aufgaben
zum Bearbeiten eines Dokuments, Umwandeln in Text, Versehen mit Anmerkungen oder Ausdrucken des
Dokuments ausgewählt werden.
Öffnen von Dateien
Sie können ein Dokument in der Anwendung öffnen, in der es erstellt wurde. Falls es ein Bild oder eine
Grafik ist, kann diese auch im Sharpdesk Imaging geöffnet werden.
So öffnen Sie eine Datei in der Anwendung, in der erstellt wurde:
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie den Befehl "Öffnen", oder
• Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Öffnen", oder
• Doppelklicken Sie auf das Bild/Dokument im Arbeitsbereich.
Wenn Sie eine Bilddatei mit Sharpdesk Imaging öffnen wollen, müssen Sie auf die Bilddatei im
Arbeitsbereich und dann auf die Schaltfläche "Imaging" in der Symbolleiste klicken.
Löschen von Dateien
Um eine Datei zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Arbeitsbereich und wählen den
Befehl "Löschen". Alternativ drücken Sie die Taste Entf. (Der Befehl "Löschen" ist ebenfalls im Menü
"Datei" verfügbar.). Die Datei wird daraufhin aus Sharpdesk gelöscht und im Windows Papierkorb
abgelegt.
Wiederherstellen einer Datei
Um eine gelöschte Datei wiederherzustellen, wählen Sie den Windows- Ordner Papierkorb aus, klicken
mit der rechten Maustaste auf die betreffende Datei und wählen den Befehl "Wiederherstellen". Weitere
Informationen zum Wiederherstellen von Dateien aus dem Windows Papierkorb finden Sie in der
Windows Online-Hilfe.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 28
Verschieben von Dokumenten und Ordnern
So wird ein Dokument oder ein Ordner aus einem Ordner in einen anderen Ordner verschoben:
1. Klicken Sie im Ordnerfenster auf das Dokument/den Ordner, das bzw. den Sie verschieben möchten,
um es/ihn auszuwählen.
2. Ziehen Sie das Dokument bzw. den Ordner in den gewünschten Ordner.
Sie können auf die gleiche Weise auch Dateien und Ordner aus dem Windows Explorer in Sharpdesk
hinüber ziehen und dort ablegen.
Erstellen von Ordner-Verknüpfungen
Folgendermaßen kann im Ordnerfenster eine neue Ordner-Verknüpfung erstellt werden:
1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Sharpdesk-Ordner, daraufhin wird das Sharpdesk-
Ordner-Dialogfeld angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Ordner hinzufügen-Schaltfläche, daraufhin wird das Ordner suchen-Dialogfeld
angezeigt.
3. Navigieren Sie zu dem Ordner, für den Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und klicken Sie ihn
an, klicken Sie anschließend auf OK.
Der Ordner wird hinten im Ordnerfenster hinzugefügt.
Ordner neu anordnen
Folgendermaßen können die Verknüpfungen im Ordnerfenster neu angeordnet werden:
1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Sharpdesk-Ordner, daraufhin wird das SharpdeskOrdner-Dialogfeld angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie verschieben möchten, und klicken Sie anschließend die Nach
oben- oder Nach unten verschieben-Schaltfläche an. Sie können Ordner nicht über den SharpdeskDesktop verschieben.
3. Um einen Ordner aus Sharpdesk-Ordnern zu entfernen, klicken Sie ihn an und klicken Sie auf
Entfernen. Der Ordner wird aus dem Ordnerverzeichnis entfernt.
4. Nach dem Neuanordnen der Ordner auf OK klicken, um das Fenster zu schließen, und übernehmen Sie
die Ergebnisse in das Ordnerfenster.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 29
Kopieren einer Datei
Dateien können von einem Ordner in einen anderen kopiert werden.
So wird eine Datei von einem Ordner in einen anderen Ordner kopiert:
1. Öffnen Sie den Ordner, der die Datei enthält, die kopiert werden soll.
2. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Datei in den gewünschten Ordner ziehen.
Umbenennen einer Datei
Sie können den Namen einer Datei beliebig ändern.
So wird eine Datei umbenannt:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die umbenannt werden soll.
2. Wählen Sie den Befehl "Umbenennen" (dieser Befehl ist ebenfalls im Menü "Datei" verfügbar).
3. Geben Sie den neuen Namen für die Datei ein.
4. Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Auswahlrechtecks, damit die Datei unter dem neuen Namen
gespeichert wird.
Anhängen von Dokuments an Emails
Wenn Sie ein MAPI-kompatibles Email-Programm verwenden (z.B. Microsoft Exchange®), können Sie
ein Dokument bzw. ein Bild oder eine Grafik an Ihre Email-Nachrichten anhängen. Sharpdesk öffnet Ihr
Email-Programm und hängt das ausgewählte Dokument an eine leere Email-Nachricht an. Die EmailAnwendung kann nur aus Sharpdesk geöffnet werden, wenn ein Dokument daran angehängt werden soll.
Um ein Dokument bzw. ein Bild oder eine Grafik an Ihre Email-Nachrichten anzuhängen, klicken Sie auf
das gewünschte Dokument und wählen aus dem Menü "Datei" den Befehl "Senden als".
Bilder komprimieren
Bilder aus gescannten Dokumenten können sehr groß sein, je nach der Leistung des benutzten Scanners.
Ein Schwarzweiß-Bild mit 600 dpi in DIN A4 (8 ½ x 11 inch), z.B., benötigt etwa 4 MB Speicherplatz.
Ein Vollfarbbild mit derselben Auflösung und Größe benötigt etwa 100 MB, wenn es nicht komprimiert
wird. Sie können diese Bilder verkleinern, indem Sie gleich mit einer niedrigeren Auflösung scannen. Ein
Schwarzweiß-Bild in DIN A4 mit 300 dpi benötigt nur 1 MB Speicher; ein Vollfarbbild in DIN A4 mit
300 dpi etwa 25 MB.
Bilder in ihrem ursprünglichen (unkomprimierten) Format werden den Speicherplatz auf Ihrem PC
schnell ausfüllen, wenn Sie viele Bilder scannen. Außerdem würde ein möglicher Transfer dieser
Bilder Ihr Netzwerk oder Ihren Emaildienst zusätzlich stark belasten. Einige Emaildienste würden
nicht einmal den Versand des kleinsten Bildes an einen anderen Empfänger zulassen. Diese Probleme
führten zu der Entwicklung verschiedener Komprimierungsmethoden: Wenn Sie die Bilder in kleinere
Pakete komprimieren, benötigen sie weniger Platz und können leichter versandt werden.
Schwarzweiß-Bilder werden seit Jahren erfolgreich mit CCITT Fax G3/G4 komprimiert, so wie es
allgemein in Faxgeräten benutzt wird. Diese Methoden werden als "lossless" (verlustfrei) bezeichnet,
da die Komprimierung der Bilder vollständig rückgängig gemacht werden kann. Sie können das
Originalbild bis zum letzten Punkt aus der komprimierten Version zurück konvertieren, genau so wie
es vor der Komprimierung war. LZW und ZIP sind andere weitverbreitete Beispiele für verlustfreies
Komprimieren.
Farbbilder sind leider viel größer und verlustfreie Methoden sind hier nicht sehr effektiv, um das Bild
zu verkleinern. Doch Farbbilder enthalten meistens mehr Punktinformationen, als das Auge
Sharpdesk Benutzerhandbuch 30
wahrnehmen kann. Das führte zur Entwicklung von "lossy" ("verlustreichen")
Komprimierungsmethoden, bei denen einige dieser Punktinformationen gelöscht werden, um das Bild
kleiner zu machen. JPEG ist eine der ältesten und heute am weitesten verbreiteten verlustreichen
Komprimierungsmethoden. Die meisten digitalen Kameras speichern ihre Bilder intern im JPEGFormat.
Ihr Multifunktionsgerät benutzt möglicherweise auch JPEG, um Farbbilder intern zu speichern, bevor
sie an Ihren PC versandt werden. Das Gerät bietet möglicherweise auch die Möglichkeit, den
Komprimierungsgrad vor Versand des Bildes zu wählen. Im allgemeinen gilt, je höher die
Komprimierung desto kleiner die Dateigröße. Doch bei genauem Hinsehen können Sie bei höherer
Komprimierung Qualitätsunterschiede feststellen. Diese JPEG-Schwächen erscheinen meist in
Textbereichen, obwohl es oft einer genauen Untersuchung bedarf, um sie zu finden. Auf folgenden
Seiten werden einige dieser Schwächen gezeigt und hervorgehoben, so dass Sie sie in komprimierten
Bilder erkennen können.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 31
Nehmen Sie folgendes Bild als Beispiel:
Das kleine rote Rechteck wird vergrößert, um die Auswirkungen verschiedener Auflösungen und
Komprimierungen auf das endgültige Bild zu zeigen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 32
Nehmen wir an, das Multifunktionsgerät bietet drei Komprimierungsarten, Hoch, Mittel und Niedrig.
Die nachfolgende Tabelle enthält den Textbereich aus verschiedenen Scans sowie die Dateigröße des
gesamten komprimierten Bildes:
Hohe Auflösung Mittlere Auflösung Niedrige Auflösung
600
dpi
34,956 KB
5,405 KB
24,292 KB
300
dpi
889 KB
3,693 KB
4,658 KB
150
dpi
309 KB
1,217 KB
1,610 KB
100
dpi
147 KB
Beachten Sie die verschwommen Buchstaben in den Reihen mit 150 und 100 dpi und dass der Effekt
bei der höheren Auflösung deutlicher wird. Bei 300 dpi und mehr wirkt sich die Komprimierung weit
weniger auf die Qualität aus. Die gewählte Kombination aus Auflösung und Komprimierung auf
Ihrem Multifunktionsgerät bestimmt die Größe und Qualität des Bildes auf Ihrem PC. Nachdem Sie
das Bild vom Multifunktionsgerät auf den PC übertragen haben, können Sie die Bildgröße mit Hilfe
des Bildkomprimierungstools (Image Compression Tool), oder ICT, in der Ausgabezone im
Sharpdesk noch weiter verringern.
552 KB
697 KB
Image Compression Tool(ICT) benutzen
ICT komprimiert viele Bildarten in kompakte PDF-Dateien mit Hilfe einer Reihe von
Komprimierungsmethoden, die die Qualität des Bildes so weit wie möglich erhalten während sie das Bild
gleichzeitig auf eine sinnvolle Größe komprimieren.
Unterstützte Eingangsformate
Dateiformat (Endung) Komprimierung
(der Eingangsdatei)
Bitmap (.BMP) Keine Komprimierung 24-bit Farbe
JFIF, Exif (.JPG, .JPEG) JPEG-Komprimierung 24-bit Farbe
Sharpdesk Benutzerhandbuch 33
Farbgehalt
(der Eingangsdatei)
256 induzierte Farben
8-bit Grauton
8-bit Grauton
Dateiformat (Endung) Komprimierung
(der Eingangsdatei)
TIFF V6.0 (.TIF, .TIFF) Keine Komprimierung
Pack Bits
CCITT Fax G3, G4
JPEG
LZW
Farbgehalt
(der Eingangsdatei)
24-bit Farbe
256 induzierte Farben
8-bit Grauton
1-bit Monochrom
24-bit Farbe + Alphakanal
PNG (.PNG) Flate (zLib) 24-bit Farbe
256 induzierte Farben
GIF (.GIF) LZW 256 induzierte Farben
PDF (Nur-Bild PDF-
JPEG-Komprimierung
24-bit Farbe
Dateien erstellt mit
Sharp
Multifunktionsgeräten
oder Composer)
Jpeg2000 v1
(.JP2, .J2K)
JPEG2000(v1) 24-bit Farbe
8-bit Grauton
256 induzierte Farben (nur
verlustfrei)
1-bit Monochrom (nur
verlustfrei)
ICT kann die meisten Bilddateien mit diesen Formaten bearbeiten. doch je größer die Eingangsdatei desto
mehr Speicher- und Festplattenplatz wird benötigt. Die höchste Auflösung für eine Komprimierung mit
ICT ist 600 dpi.
Komprimierte Ausgabedatei
ICT erstellt eine PDF-Datei aus der Eingangsdatei mit Hilfe von JPEG 2000, Flate oder CCITT Fax G4,
um das Bild zu verkleinern.
Größe der Ausgabeseite
ICT berechnet mit Hilfe von PDF die Papiergröße, indem es die Bildgröße (in Punkten) durch die
Auflösung des Bildes teilt. Wenn das Quellbild keine Informationen über die Auflösung enthält, geht ICT
von 300 dpi aus, um die Seitengröße zu berechnen.
ICT steuern
Mit Sharpdesk können Sie die von ICT vorgenommene Komprimierung kontrollieren. Wählen Sie dazu
Präferenzen im Werkzeugmenü und klicken Sie auf ICT:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 34
Qualität / Größe
Um Farbbilder ausreichend zu komprimieren, müssen Sie zwischen einer hohen Bildqualität und dem
benötigten Speicherplatz auf der Festplatte entscheiden. Mit ICT können Sie die Bildqualität und die
Dateigröße von Farbbildern ausgleichen. Wenn Sie den Regler nach links schieben (Hohe Qualität), erhält
der Komprimierungsalgorithmus von JPEG 2000 die Bildqualität zu Lasten der Dateigröße. Wenn Sie den
Regler nach rechts schieben (Kleine Größe), ist die Qualität etwas niedriger, doch die Dateigröße wird
drastisch reduziert. Die höchste Qualität (und geringste Komprimierung) hat einen Wert von 1 im Feld
rechts vom Regler. Beachten Sie, dass der niedrigste Wert, 1, ein Spezialwert ist und ICT die Datei mit
JPEG 2000 verlustfrei speichert. In einigen Fällen kann die gespeicherte Datei größer sein als die
Eingangsdatei. Die kleinste Größe (und höchste Komprimierung) hat einen Wert von 100. Sie können den
Wert direkt in das Feld eingeben anstatt ihn mit dem Regler einzustellen. Bitte beachten Sie, dass der
Regler nur für Farb- oder Grautonbilder benutzt wird. Schwarzweiß-Bilder werden immer verlustlfrei
komprimiert, da die Dateigröße bei Schwarzweiß-Bildern meistens belanglos ist.
Betrachten Sie noch einmal Ihr Beispielbild. Für dieses Beispiel wurde das Originalbild mit 300 dpi
eingescannt und mit den verschiedenen Komprimierungsmethoden des Multifunktionsgeräts behandelt,
bevor es vom ICT bearbeitet wurde. Die Tabelle unten zeigt die Auswirkungen der verschiedenen
Sharpdesk Benutzerhandbuch 35
Reglereinstellungen auf die Größe der PDF-Datei und die Qualität des kleinen Bereichs im roten Kästchen
im vollständigen Bild.
Hohe Auflösung Mittlere Auflösung Niedrige Auflösung
Reglerein
stellung
1
35
70
100
Einige Dinge in dieser Tabelle müssen beachten werden:
Original Bildgröße
Original Bildgröße
889 KB
6,026 KB
366 KB
184 KB
129 KB
1. Reglereinstellung = 1. Diese Einstellung ist eine Spezialeinstellung, denn nur dann wird ICT
gezwungen, mit der verlustfreien JPEG 2000 Komprimierung zu arbeiten. Wenn der Regler auf 1
steht, erstellt ICT immer eine Datei, die größer ist als das Eingangsbild. Denn er erste Schritt bei
der Erstellung einer PDF-Datei besteht darin, die Eingangsdatei zu ihrer vollen Größe zu
dekomprimieren, in diesem Fall etwa 24 MB. Das Vollgrößenbild wird dann mit der verlustfreien
JPEEG 2000 Methode komprimiert. Da das Originalbild aus dem Scanner mit einer verlustreichen
Methode komprimier wurde, war es kleiner als die Datei aus der verlustfreien Methode, mit einer
Reglereinstellung = 1.
3,693 KB
8,288 KB
366 KB
184 KB
129 KB
Original Bildgröße
4,658 KB
8,529 KB
366 KB
184 KB
129 KB
2. Dateigröße bei jeder Reglereinstellung (anders als 1). Wenn Sie sich die einzelnen Zeilen ansehen,
werden Sie feststellen, dass ICT eine PDF-Ausgabedatei von derselben Größe erzeugt,
unabhängig von der Größe des Eingangsdatei. Dies gilt im Allgemeinen für viele
Eingangsdateigrößen.
3. Qualität bei höherer Reglereinstellung. Wenn Sie sich die einzelnen Spalten ansehen, werden Sie
feststellen, dass der vom ICT erstellte Text bei höheren Reglereinstellungen verschwommen
wirkt. Dies ist eine Schwäche der JPEG 2000 Komprimierungsmethode und der Preis für eine
kleinere Dateigröße.
4. Denken Sie daran, dass die Textbilder in den Tabellen stark vergrößert wurde, um die
Auswirkungen der unterschiedlichen Einstellungen zu verdeutlichen. Echter 6-Punkt Text ist nur
etwas halb so groß wie die Schrift in diesem Beispiel, obwohl sie hier 2 oder 3 mal so groß
erscheint. Mit dem bloßen Auge werden Sie die Auswirkungen der Komprimierung kaum
erkennen, außer Sie betrachten das Bild genau mit einer Lupe.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 36
Anhand dieser Tabelle und der vorhergehenden, die die Auswirkungen der Komprimierungsmethoden des
Multifunktionsgerätes zeigt, können Sie folgende allgemeine Schlüsse darüber ziehen, wie Sie die höchste
Qualität mit der kleinsten Größe erzielen:
1. Wählen Sie am Multifunktionsgerät die niedrigste Auflösung, die keine offensichtlichen
Auswirkungen auf die Qualität hat. Den Qualitätsunterschied zwischen 600 dpi und 300 dpi
können die wenigsten erkennen. Anders verhält es sich jedoch, wenn die Auflösung nur noch
150 dpi oder weniger beträgt. Eine Auflösung von 300 dpi für Farbscans mit Text ist für die
meisten Bilder eine gute Wahl. Dateien, die mit 300 dpi gescannt wurden, sind 6 bis 7 mal
kleiner als ein Scan mit 600 dpi, unabhängig von der vom Multifunktionsgerät benutzten
Komprimierungsmethode.
2. Wählen Sie am Multifunktionsgerät die niedrigste Komprimierung, die Ihre
Netzwerkbandbreite zulässt. Je niedriger die Komprimierung desto besser ist die Qualität im
ICT. Obwohl nun eine größere Datei an das Multifunktionsgerät gesandt werden muss,
komprimiert das ICT die Datei mit einer vorgegebenen Auflösung und Reglereinstellung in eine
Datei derselben Größe. Die niedrigere Komprimierung der Eingangsdatei liefert dem ICT mehr
Informationen, mit denen es arbeiten kann, und das Endergebnis wird besser.
3. Wählen Sie am ICT die Reglereinstellung, die zu der gewünschten Bildqualität führt. Da die
Dateigröße bei allen Reglereinstellungen (anders als 1) kleiner ist, als die Eingangsdatei,
können Sie sich zuerst auf die Qualität konzentrieren und dann auf die Dateigröße. Bewegen
Sie den Regler nach oben, bis Sie den Schmiereffekt bemerken, und schieben Sie ihn dann
wieder etwas nach unten. Diese Reglereinstellung ist der beste Kompromiss zwischen der
Qualität einer PDF-Datei und ihrer Größe für Ihre spezielle ICT-Anwendung.
Ausgabeordner
Standardmäßig erstellt ICT die PDF-Ausgabedatei im dem Ordner, in dem sich auch die Quelldatei
befindet. Wenn die PDF-Zieldatei bereits besteht, öffnet sich der Dialog "Speichern unter", in dem Sie
einen neuen Namen für die Ausgabedatei eingeben müssen. Während das ICT arbeitet erscheint eine
Statusanzeige:
ICT Bearbeitungsbildschirm
Klicken Sie auf Abbrechen, um den ICT-Vorgang abzubrechen.
Die neue PDF-Datei ansehen
Wenn Sie die neue PDF-Datei mit Adobe Acrobat oder Acrobat Reader ansehen möchten, aktivieren
Sie "Die erstellte PDF-Datei öffnen". Ansonsten deaktivieren Sie diese Funktion.
Anmerkung: ICT benutzt höhere Komprimierungsmethoden, die nur mit Adobe Acrobat 6.0 oder
höher angesehen werden können. Wenn Sie keinen Acrobat Reader 6.0 besitzen, können Sie sich eine
kostenlose Version von der Adobe Website herunterladen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 37
Arbeiten mit dem ICT Präferenzdialog
Der ICT Präferenzdialog erscheint standardmäßig immer, wenn eine ICT-Bearbeitung beginnt. Wenn Sie
die aktuellen Präferenzeinstellungen benutzen möchten, ohne dass sich das Dialogfenster öffnet,
deaktivieren Sie "Diesen Dialog immer anzeigen" und der ICT-Prozess wird ohne weitere Interaktionen
fortgesetzt. Wenn Sie sich später anders entscheiden, können Sie die Funktion im Menü
Werkzeuge/Präferenzen/ICT wieder aktivieren.
Fehlersuche
Komprimierung dauert zu lange: Haben Sie erst einmal Geduld; die Komprimierung großer Bilder ist
ein komplexer Vorgang, auch auf schnellen Geräten mit großer Speicherkapazität, und er benötigt einige
Zeit. Sie können einige der folgenden Tipps ausprobieren, um die Leistung des ICT zu verbessern:
• Erhöhen Sie den Speicher Ihres PC. Eine größere Speicherkapazität verbessert fast immer die
Komprimierungsgeschwindigkeit.
• Teilen Sie mehrseitige Bilder in einzelne Seite auf und komprimieren Sie sie einzeln.
Bild bearbeiten
Bildschirm Bild bearbeiten
Sharpdesk bietet folgende Funktionen, um die Qualität der eingescannten Bilder zu verbessern:
• Störungen entfernen - Entfernt kleinere Flecken vom Bild.
• Ausrichten - Richtet die Seiten automatisch aus.
• Auto-Freistellen - Ränder werden erkannt und Bilder werden beschnitten.
• Auto-Drehen - Die Textausrichtung auf dem Scan wird erkannt und die Seite automatisch in die richtige
Richtung gedreht.
Wählen Sie eine Bilddatei (.TIFF, .JPG oder Image PDF(nur Auto-Drehen)) aus dem Sharpdesk Desktop
und wählen Sie die Funktion "Bild bearbeiten" im Menü "Ausgabezone" oder ziehen Sie die Datei mit
Drag&Drop auf die Schaltfläche "Bild bearbeiten" in der Leiste der Ausgabezone.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 38
Text-PDF erstellen
Sharpdesk ermöglicht Ihnen das Erstellen von durchsuchbaren PDF-Dateien, die Ihnen das Arbeiten mit
dem in der so erzeugten PDF-Datei enthaltenen Text erlauben.
• Wählen Sie eine Bilddatei (.TIFF oder PDF) auf dem Sharpdesk Desktop und dann die Option Text-PDF
im Menü Ausgabebereich; oder
• ziehen Sie die Datei mit der Funktion "Drag and Drop" auf die Schaltfläche Text-PDF in der
Ausgabebereich-Leiste; oder
• Wählen Sie Export -> Text-PDF im Menü Composer-Datei.
Scannen mit Sharpdesk
Dokumente können eingescannt und direkt an Sharpdesk übertragen werden. Sobald die Daten in
Sharpdesk geladen worden sind, können sie in Imaging angezeigt werden. Gescannte Bilder und Grafiken
können zudem in Text umgewandelt werden, so dass sie sich mit einer herkömmlichen Textverarbeitung
bearbeiten lassen. Alle gescannten Bilder werden im TIFF-Format gespeichert per Standard.
In diesem Kapitel werden die Einstellung und Änderung der Scan-Optionen beschreiben.
Scannen von Dokumenten
Mit einem Scanner können beliebige Dokument in den von Sharpdesk vorgegebenen Ordner eingescannt
werden. Das resultierende Dokument kann als Miniaturansicht in Sharpdesk oder in voller Größe in
Imaging angezeigt werden.
Jedes Bild bzw. jede Grafik, die eingescannt wird, wird im angegebenen Ordner als TIFF-Dokument
abgelegt. Das Bild bzw. die Grafik wird gemäß den entsprechenden Einstellungen unter Einstellungen im
Sharpdesk Menü Extras benannt und gespeichert.
Ein gescanntes Dokument kann angezeigt, bearbeitet, ausgedruckt oder als Email-Anlage versendet
werden.
Folgendermaßen wird ein Bild bzw. Grafik von einem Scanner für TWAIN-Treiber eingescannt:
1. Legen Sie das gewünschte Bild bzw. die Grafik auf Ihren Scanner.
2. Klicken Sie in der Sharpdesk Symbolleiste auf das Symbol Erfassen oder wählen aus dem Menü
"Datei" den Befehl "Bild erfassen". (Um einen Scanner zu auswählen, wählen Sie aus dem Menü
"Datei" die Option "Scanner auswählen".)
3. Schließen Sie das TWAIN-Dialogfeld zum Steuern des Scanvorgangs. Die Bilddatei wird nun im
ausgewählten Ordner gespeichert.
Folgendermaßen wird ein Bild bzw. Grafik von einem Scanner für WIA-Treiber eingescannt:
1. Legen Sie das gewünschte Bild bzw. die Grafik auf Ihren Scanner.
2. Wählen Sie in Sharpdesk aus dem Menü Datei den Befehl Vom Scanner oder einer Kamera aus.
3. Wählen Sie einen Scanner aus, wenn Sie mehr als ein WIA-Gerät installiert haben.
4. Stellen Sie die gewünschten Scan-Optionen ein und klicken Sie auf die Scan-Schaltfläche.
Folgendermaßen wird ein Bild bzw. Grafik von einer Kamera für WIA-Treiber eingescannt:
1. Wählen Sie in Sharpdesk den Befehl Vom Scanner oder einer Kamera aus dem Menü Datei aus.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 39
2. Wählen Sie einen Scanner aus, wenn Sie mehr als ein WIA-Gerät installiert haben.
3. Markieren Sie das Bild, das Sie kopieren möchten.
4. Klicken Sie auf die Bild aufrufen-Schaltfläche.
Kurz darnach wird das TWAIN- oder WIA-Dialogfeld geöffnet. Das Dialogfeld zum Scannen ist
Bestandteil der Software, die mit Ihrem Scanner oder Ihrer Digitalkamera ausgeliefert wurde, weshalb die
grafische Bedienungsoberfläche von der jeweiligen Software abhängt. Gehen Sie gemäß den
Anweisungen in der Bedienungsanleitung Ihres Scanner oder Ihrer Digitalkamera vor, um das Bild in
Sharpdesk einzuscannen. Bevor das Bild im gewünschten Ordner gespeichert werden kann, müssen Sie
das TWAIN-Dialogfeld schließen.
Einstellen der Scan-Optionen
In den meisten Fällen (abhängig vom Scanner) sollten Sie in der Lage sein, die folgenden Scan-Optionen
zu wählen:
1. Vorschau des Dokuments vor dem Scannen.
2. Auswahl des Dokumentbereichs, der gescannt werden soll. Dazu wird normalerweise die Maus über
den gewünschten Bereich gezogen, und auf dem Bildschirm ein Rechteck um den ausgewählten
Bereich angezeigt.
3. Dem Scanner die Anweisung geben, das Bild bzw. die Grafik an den Computer zu senden.
Normalerweise wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem angezeigt wird, wie weit der Scanvorgang
fortgeschritten ist. Nach Beendigung des Scanvorgangs wird das Dialogfeld normalerweise geschlossen.
Wenn das Dialogfeld nicht von selbst geschlossen wird, müssen Sie es manuell schließen, um das
eingescannte Bild im gewünschten Ordner speichern zu können.
Anzeigen von gescannten Bildern bzw. Grafiken
Sobald ein Bild oder eine Grafik in Sharpdesk eingescannt worden ist, kann es bzw. sie angezeigt werden.
Um ein eingescanntes Bild anzuzeigen, klicken Sie im Sharpdesk Ordnerfenster auf den Ordner, der das
Bild bzw. die Grafik enthält. Die gescannten Bilder bzw. Grafiken werden als Miniaturansichten im
Arbeitsbereich angezeigt.
Um ein eingescanntes Bild anzuzeigen, klicken Sie auf das Bild und dann auf das Imaging-Symbol in
der Sharpdesk-Symbolleiste. Sharpdesk Imaging wird gestartet und das ausgewählte Bild wird
angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 40
A
nzeigen der
gescannten Bilder im
Sharpdesk Imaging.
Bildansicht in Imaging
Weitere Informationen zur Anzeige von Bildern finden Sie in Kapitel 7, "Sharpdesk Imaging".
Sharpdesk Benutzerhandbuch 41
Ändern von Scan-Optionen
Die Voreinstellungen betreffend Namensgebung und Ablageordner für neu eingescannte Bilder bzw.
Grafiken können wie folgt geändert werden:
1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Erfassen-Registerkarte.
Das Register Erfassen
3. Um das Datum als Dateinamen für neue Scans zu verwenden, klicken Sie auf das Optionsfeld Aktuelle
Datumsformate und wählen das gewünschte Datumsformat aus der Dropdown-Liste.
4. Um ein bestimmtes Dateipräfix als Dateinamen für neue Scans zu verwenden, klicken Sie auf das
Optionsfeld Benutzerdefiniertes Präfix und geben das gewünschte Präfix ein.
5. Um den Kompressionsgrad für JPEG-Dateien einzustellen, müssen Sie den Schieber in die
gewünschte Richtung schieben. Allgemein gilt, dass die Qualität eines Bilds umso niedriger wird, je
stärker die Datei komprimiert wird. Wenn der Kompressionsgrad auf 0 % eingestellt wird, so wird das
Sharpdesk Benutzerhandbuch 42
Bild wie eine nicht komprimierte TIFF-Datei gescannt. Dies ist unter Umständen erforderlich, wenn
eine Datei nicht mit Sharpdesk Imaging geöffnet werden kann.
6. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 43
Kapitel 5
Suchen mit Sharpdesk
Einführung
Sharpdesk’s erweiterte Suchfähigkeiten ermöglichen einfaches Abfragen von Bild- und Textdateien mit
Hilfe eines einzigen Wortes, einer Phrase oder einer Wortliste. Außerdem können Sie nach bestimmten
Dateien unter Zuhilfenahme einer Vielzahl an Suchkriterien suchen, einschließlich:
• Ein Dokumentenname und/oder Pfad
• Dateityp
• Änderungsdatum
• Dateigröße
Sie können auch einen Suchauftrag mittels Datei-Eigenschaften ausführen, einschließlich:
• Titel
• Verfasser
• Betreff
• Stichwort
Die Sharpdesk-Suchmaschine unterstützt unter anderem die booleschen Operatoren and, or, not oder
near als Schlüsselworte, mit denen Sie den gewünschten Suchbereich steuern können.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 44
Setup erforderlich
Die Suchfähigkeit basiert auf einem Index, der aus allen in den gesamten Dateien in den bei Erstellung des
Indexes identifizierten Zielordnern gefundenen Wörtern besteht. Diese Indizes müssen erstellt sein, bevor
die Suchfunktion verwendet werden kann. Das Erstellen eines Indexes kann aufgrund der Dateianzahl und
möglicher vorhandener Bildarten ein zeitraubender Vorgang sein, zumindest bei der ersten Indizierung.
Sharpdesk versucht Wörter durch Konvertieren von Bilddokumenten über OCR-Funktionen zu sammeln.
Die durch den OCR-Prozess gefundenen Wörter werden zu dem Index hinzugefügt, so dass Sie später das
Bilddokument finden können, das diese Wörter enthält. [Die folgenden Bildformate sind mit unserer
OCR-Fähigkeit kompatibel: *.bmp, *.dcx, *.gif, *.jpg, *.pcx, *.pdf, *.png, *.tif.] Der OCR-Prozess ist für
sich allein schon sehr zeitraubend, nehmen Sie sich deshalb für die Indizierung von Bilddokumenten viel
Zeit, oder teilen Sie die Dateien, die Sie indizieren möchten, in kleinere Gruppen ein. Sie können mehr als
einen Index gleichzeitig durchsuchen.
Während der Erstellung des Indexes werden Ihre PC-Ressourcen im Hintergrund verwendet. Das System
arbeitet langsamer, wenn Sie während des Vorgangs versuchen, andere Tasks auszuführen. Um dies zu
vermeiden, können Sie Ihre Indexoperationen so programmieren, dass sie zu einer Zeit ausgeführt werden,
in der Sie Ihren PC normalerweise nicht benutzen. Die Indizes können während dieser Zeit erstellt oder
aktualisiert werden.
Wurde der Original-Index erst einmal erstellt, kann das manuelle oder zeitgesteuerte Aktualisieren des
Indexes viel schneller sein. Nur geänderte Dateien oder den Ordnern, die vom Index benutzt werden,
hinzugefügte Dateien werden für die Aktualisierung des Indexes verwendet.
Wenn Sharpdesk zum ersten Mal installiert wird, wird ein kleiner Index erstellt, der von Sharpdesk
bereitgestellte Musterdateien verwendet. Wenn Sie mit dem grundlegenden Suchvorgang vertraut sind,
können Sie zusätzliche Indizes erstellen, die Ihren Vorstellungen entsprechen. Das Erstellen neuer Indizes
wird später in diesem Kapitel behandelt.
Index-Datenbanken
Sämtliche Index-Datenbanken werden von allen Benutzern des lokalen PCs gemeinsam verwendet.
Unabhängig von der Autorität des Benutzers (z.B. ob der angemeldete Benutzer zu den Administratoren,
zu den Power-Benutzern, zu den Standard-Benutzern oder zu einer Benutzergruppe mit eingeschränkten
Rechten gehört) ist der Benutzer in der Lage, sowohl auf jede existierende Index-Datenbank zuzugreifen
als auch eine neue zu erstellen. Die folgende Tabelle illustriert die Einzelheiten darüber, welcher Betrieb
für den jeweiligen Benutzer zulässig ist.
Erstellen – Neue Index-Datenbank
erstellen
Lesen – Nur Lesezugriff auf die
Index-Datenbank
Jeder beliebige Benutzer kann eine neue
Index-Datenbank erstellen.
Jeder beliebige Benutzer kann nach jeder
durch einen beliebigen anderen Benutzer
erstellten, aktualisierten oder bearbeiteten
Index-Datenbank suchen (und korrekte
Ergebnisse erzielen).
Aktualisierung – Aktualisierung
(Indizierung) einer Index-Datenbank
mit neuen zu indizierenden Dateien
oder neu bestimmten
Konfigurationen
Sharpdesk Benutzerhandbuch 45
Jeder beliebige Benutzer kann unabhängig
davon, wer die Index-Datenbank zuvor
erstellt, aktualisiert oder bearbeitet hat, die
Indizierung jeder beliebigen IndexDatenbank (einzeln oder alle auf einmal)
durchführen.
Bearbeiten – Änderung der
Konfigurationen (wie beispielsweise
Zielordner, Datei-Erweiterungen
usw.) bestehender IndexDatenbanken
Löschen – Löschen bestehender
Index-Datenbanken
Jeder beliebige Benutzer kann unabhängig
davon, wer die Index-Datenbank zuvor
erstellt, aktualisiert oder bearbeitet hat, die
Konfigurationen jeder beliebigen IndexDatenbank ändern.
Jeder beliebige Benutzer kann unabhängig
davon, wer die Index-Datenbank zuvor
erstellt, aktualisiert oder bearbeitet hat,
jede beliebige Index-Datenbank löschen.
Zusammenfassend gibt es einen Satz von Index-Datenbanken, die auf dem lokalen PC von allen
Benutzern gemeinsam verwendet werden können und die unabhängig von den Rechten des jeweiligen
Benutzers eine gemeinsame Ressource für alle Benutzer des PCs bilden.
Hinweis: Bitte beachten Sie die wichtigen Hinweise hinsichtlich der Suche nach Dokumenten.
Da alle Index-Datenbanken von allen Benutzern des lokalen PCs gemeinsam verwendet werden,
stehen einige Informationen hinsichtlich der Daten, die bei der Indizierung eines privaten
Verzeichnisses durch einen Benutzer entweder privat oder im Netzwerk entstehen, jedem weiteren
beliebigen Benutzer des PCs zu Verfügung, selbst wenn sich die betreffenden Benutzer unter einem
anderen Namen anmelden.
Informationen wie Dateiname und Anzahl der Zugriffe werden in der Suchergebnis-Tabelle angezeigt,
obwohl die Privateinträge grau verdeckt sind und ein nicht über Sonderrechte verfügender Benutzer
keinen Zugriff auf die Dateien erhält.
Wörter, die nicht berücksichtig werden
Einige Wörter können in Dokumenten so häufig vorkommen, dass diese nicht als Suchkriterien geeignet
sind. Sharpdesk ignoriert bei der Erstellung eines Indexes die folgenden Wörter (und zeigt diese niemals
als ‘Treffer’ an):
ab aber als auch bin bis bist da
das deiner dem den der des dich die
diese dieser dieses du ein eine einen eines
er es falls ich in ist jeder jedes
jene jener jenes kein manch mancher manches nicht
noch odor seid sein sie sind so solch
solcher solches und war waren weder weil welche
welcher welches wenn wie wo zu
Einschränkungen
1. Falls sich der Benutzer abmeldet, während die Indizierung durchgeführt wird, wird die
Indizierung automatisch gestoppt. In diesem Fall ist der Index also nicht vollständig. Beim
Durchsuchen des Inhaltes der entsprechenden Datenbank(en) werden unter Umständen die
erwarteten Datei-Informationen gefunden oder eben unter Umständen nicht gefunden, je
nachdem, wie weit die Indizierung fortgeschritten war. Führen Sie unter Befolgen der unten
aufgeführten Anleitung für die manuelle Indizierung einen Neustart des Indizierungsprozesses
durch, um die Index-Datenbank zu vervollständigen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 46
2. Falls der Benutzer die Index-Datenbank über ein anderes Mittel als die Sharp-Suche oder die
Indexleisten-Benutzerschnittstelle handhabt, sind die Folgen solcher Handlungen unbestimmt.
Beispielsweise sollte der Benutzer die Index-Datenbank nicht dadurch ändern, dass er die IndexDatenbankdateien direkt bearbeitet oder löscht. Beenden Sie dem entsprechend auch nicht
Indexer.exe über den Windows Taskmanager, während die Indizierung durchgeführt wird. Wenn
die Sharp-Suche zum ersten Mal geöffnet wird, verifiziert sie die Daten-Integrität aller
bestehenden Index-Datenbanken. Sollte eine Index-Datenbank nicht gültig sein, wird die
ungültige Index-Datenbank gelöscht und der Benutzer über diesen Vorgang informiert. Dies ist
erforderlich, da die fehlerhafte Index-Datenbank bei folgenden Operationen (Indizierung, Suche,
Bearbeitung usw.) nicht zu verwenden ist. Sollte dies geschehen, erstellen Sie den Index bitte
erneut.
Suchen
Sie können nach Textdateien mittels eines einzigen Wortes, einer Phrase oder einer Wortliste suchen. Sie
können auch eine erweiterte Suche ausführen mittels:
• Dokumentenname und/oder Pfad
• Dateityp
• Änderungsdatum
• Dateigröße
• Boolesche Operatoren and, or, not oder near
Bei Dokumenten, die mit einem Anwendungsprogramm des Softwarepakets Microsoft Office (z.B. Word,
Excel, PowerPoint) erstellt wurden, können die Dokumenteneigenschaften durchsucht werden:
• Titel
• Verfasser
• Betreff
• Stichwort
Die von den Sharp-Multifunktionsperipheriegeräten gescannten Dokumente, bei denen das Einfügen von
Metadaten möglich ist, können nach den Metadaten durchsucht werden, die beim Scannen der Dokumente
eingegeben wurden. Auch nach später eingegebenen Metadaten kann gesucht werden.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 47
Ausführen eines Suchauftrags
1. Wählen Sie Home aus der Suchen-Option im Menü Extras oder aus dem Suchen Dropdown-Menü
auf der Symbolleiste aus.
Die Suchen-Homepage wird angezeigt.
2. Geben Sie in das "Suchen nach:"-Eingabefeld ein beliebiges Wort oder eine beliebige Phrase ein.
Bei diesem Wort bzw. dieser Phrase kann es sich um Metadaten-Schlüsselwörter oder Werte
ändern, die eingegeben wurden, als das Dokument mit einem Multifunktionsperipheriegerät von
Sharp gescannt wurde, das die Metadaten-Funktion unterstützt. Beachten Sie, dass Sie die
booleschen Operatoren ("and", "or", "not" und "near") zwischen den Schlüsselwörtern eingeben
können, um die Suche einzugrenzen. Sie können z. B. "Buch and Technik not Computer"
spezifizieren, um eine Suche nach Dateien auszuführen, die beides, "Buch" und "Technik", aber
nicht "Computer" enthalten.
3. Klicken Sie auf Suchen.
Sharpdesk durchsucht Ihre Index-Datenbank(en) und zeigt eine Liste aller Dateien an, die die
spezifizierten Wörter enthalten. Grundlegend werden Dateien nach Treffergenauigkeit sortiert.
Suchanfrage-Syntax
Eine einfache Suchanfrage besteht aus einer Gruppe von Wörtern, die durch Leerzeichen getrennt werden.
Sharpdesk durchsucht den oder die markierten Index/Indizes und ruft die Dateien wieder auf, die alle
Wörter enthalten. Die Wörter können irgendwo in der Datei gefunden werden, einschließlich im vollen
Pfadnamen der Datei und der Dokumentattributen-Eingabefelder (in der Übersicht-Registerkarte von
Microsoft Office-Dokumenten).
Beispiele:
Eingeben Suchen nach
Sharp and Kopierer Dokumente, die “Sharp” und “Kopierer” enthalten.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 48
Sharp Kopierer Dokumente, die “Sharp” und “Kopierer” enthalten. Beachten
Sie, dass and zwischen den Wörtern einbezogen wird.
“Sharp Kopierer” Dokumente, die die Phrase “Sharp Kopierer” enthalten.
Apfel or Birne Dokumente, die “Apfel” oder “Birne” enthalten.
Apfel near Birne Dokumente, in denen “Apfel” und “Birne” nebeneinander
stehen (maximal 5 Wörter voneinander entfernt).
Apfel not Birne Dokumente, die “Apfel” aber nicht “Birne” enthalten.
Beachten Sie, dass die booleschen Operatoren and, or, not und near für komplexere Anfragen reserviert
sind. Diese Wörter werden bei keiner Suchanfrage berücksichtigt und müssen nach bestimmten
Syntaxregeln angewendet werden. Wenn Sie mehr als einen Operator verwenden, sollten Sie Klammern
benutzen, um genau anzuzeigen, wonach Sie suchen wollen. Zum Beispiel,
Apfel and Birne or Orange
könnte bedeuten (“Apfel” and “Birne”) or “Orange”, oder es
könnte bedeuten “Apfel” and (“Birne” or “Orange”).
Phrasen
Um eine exakte Wortfolge zu finden, geben Sie eine Phrase ein, die in Anführungszeichen gesetzt wird (“
”). Wenn nach Phrasen gesucht wird, darf nur diese Phrase im “Suchen nach”-Eingabefeld vorhanden sein.
Wenn die Phrase Wörter enthält, die ignoriert werden, überspringt die Sharpdesk-Suche die ignorierten
Wörter, merkt sich aber ihre Position in der Phrase. Zum Beispiel,
“statue of liberty”
es werden alle Dokumente gefunden, die das Wort “statue”, ein dazwischenliegendes Wort und das
Wort “liberty” in exakt dieser Reihenfolge enthalten.
Interpunktion innerhalb einer Phrase wird als Leerzeichen behandelt.
Wildcards (* und ?)
Suchanfragen können die folgenden Sonderzeichen enthalten:
? Steht für ein einzelnes Zeichen.
* Steht für eine Reihe von Zeichen.
Die Wildcard –Zeichen können sich an jeder Stelle in einem Wort befinden. Zum Beispiel:
appl*
könnte für apple, application, usw. stehen.
*cipl*
könnte für principle, participle, usw. stehen
appl?
könnte für apply und apple aber nicht für apples stehen.
ap*ed
könnte für applied, approved, usw. stehen
Exakter Treffer und “Wortstamm”
Die Wortstamm-Funktion erweitert einen Treffer, um grammatikalische Abweichungen eines Wortes mit
einzubeziehen. Zum Beispiel,
Sharpdesk Benutzerhandbuch 49
Fisch
könnte für “Fisch”, “Fische” und “Fischen” stehen.
applied
könnte für “applied”, “applying”, “applies” und “apply” stehen.
Um die Wortstamm-Funktion zu aktivieren, markieren Sie das ‘Abweichungen der Wortendungen’-Feld
im Suchen nach Treffer-Bereich des Sucheeinstellungen-Eingabefensters.
Um die Wortstamm-Funktion zu deaktivieren, markieren Sie das ‘Genaues Wort’-Feld im Suchen nach
Treffer-Bereich des Sucheeinstellungen-Eingabefensters. Wenn die Wortstamm-Funktion deaktiviert ist,
werden nur Treffer des genauen Wortes angegeben.
Operator and
Der Operator and zwischen zwei Begriffen bedeutet, dass nach beiden
Begriffen in den abgerufenen
Dokumenten gesucht wird. Zum Beispiel:
(Apfel or Banane) and (Birne near Weintraube)
ruft alle Dokumente ab, die
(1) entweder “Apfel” oder “Banane” enthalten, und
(2) “Birne” in der Nähe von “Weintraube” enthalten
(max. 5 Wörter voneinander entfernt).
Operator or
Der Operator or zwischen zwei Begriffen bedeutet, dass nach mindestens einem
Begriff in den
abgerufenen Dokumenten gesucht wird. Zum Beispiel:
Apfel or Birne
ruft alle Dokument ab, die “Apfel”, “Birne” oder beides enthalten.
Operator not
Der Operator not vor einem Begriff kehrt seine Bedeutung um. Dadurch können Sie Dokumente von Ihrer
Suche ausschließen. Beispiel:
Apfel and not Birne
ruft alle Dokumente unter der Bedingung ab, das sie “Apfel” aber nicht “Birne” enthalten.
not Birne
ruft alle Dokumente ab, die nicht
“Birne” enthalten.
Wenn not in einer Anfrage nicht der erste Operator ist, müssen Sie and oder or zusammen mit not
verwenden:
Apfel or not Birne
ruft alle Dokumente ab, die “Apfel” enthalten, und jedes Dokument, das “Birne” nicht enthält.
Operator near
Der Operator near zwischen zwei Suchbegriffen bedeutet, dass der erste Suchbegriff nur 5 Wörter vom
zweiten entfernt sein darf. Zum Beispiel:
Apfel near Birne
ruft alle Dokumente ab, in denen “Apfel” maximal 5 Wörter von “Birne” entfernt ist.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 50
Ergebnisse prüfen
Die Liste mit den Suchergebnissen zeigt Ihnen jede Datei an, die das Wort oder die Phrase, die Sie für die
Suche eingegeben haben, enthalten. Der Name der Datei und ein Hyperlink zu ihrer Position werden
angezeigt:
• Wenn ein Hyperlink angeklickt wird, wird die Datei in der Anwendung geöffnet, in der sie
ursprünglich erstellt worden war.
• TIF-Dateien werden in Sharpdesk Imaging geöffnet und können dort bearbeitet werden.
Um zusätzliche Datei-Details anzuzeigen, auf den Detail-Link klicken.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 51
Die Seite mit den Suchergebnissen wird wieder angezeigt, diesmal mit den folgenden Informationen:
• Dateityp
• Zusammenfassung der Datei
• Miniaturansicht der Datei
• Dateigröße
• Änderung (letzte Änderung am)
Bei mehreren Treffern können diese nicht auf einer einzigen Seite angezeigt werden, klicken Sie auf den
Weiter-Link, um die nächste Seite anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf den Vorherige-Link, um die
vorherige Seite anzeigen zu lassen. Um zur Kurzübersicht zurückzukehren, den Übersicht-Link anklicken.
Ergebnisse sortieren
Sie können die Liste mit den Suchergebnissen neu sortieren, indem eine Sortieren-Option aus dem
Sortieren nach Dropdown-Fenster ausgewählt wird. Die Ergebnisliste kann sortiert werden nach:
• Gesamtergebnis (qualitatives Ausmaß basierend auf Anzahl der ‘Treffer’ der Suchbegriffe innerhalb
eines einzigen Indexes)
• Trefferanzahl (die Anzahl der im Bild/Dokument vorkommenden Treffer)
• Dokumentname
• Position
• Dokumenttyp
• Dokumentgröße
• Änderungsdatum
Sharpdesk Benutzerhandbuch 52
Dateien verschieben
Sie können eine Datei aus der Liste der Suchergebnisse durch Drag&Drop in einen Ordner im
Ordnerfenster verschieben. Sie können auch die Kopieren- und Einfügen-Optionen wie folgt verwenden:
1. Klicken Sie auf die Datei, die Sie verschieben möchten. Drücken Sie die Strg- oder Umschalttaste, um
mehrere Dateien zu markieren.
2. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol auf der Symbolleiste, wählen Sie es aus dem Menü Bearbeiten
aus oder klicken Sie mit der rechten Taste auf die Datei(en) und wählen Sie Kopieren aus dem
Dropdown aus.
3. Wählen Sie einen Ordner aus, in dem die Datei verschoben werden soll.
4. Klicken Sie das Einfügen-Symbol auf der Symbolleiste, wählen Sie es aus dem Menü Bearbeiten aus
oder klicken Sie mit der rechten Taste auf den Ordner und wählen Sie Einfügen aus dem Dropdown
aus.
Sie können auch eine Datei in eine der Ausgabezonen-Optionen verschieben, um sie auszudrucken, per
Email zu versenden, ein Bild in Text umzuwandeln, in den Sharpdesk Composer hinzuzufügen oder in
einer Anwendung zu öffnen. Die Datei durch Drag&Drop in die gewünschte Ausgabezonen-Option
verschieben.
Einen weiteren Suchauftrag ausführen
Ausführen eines weiteren Suchauftrags:
1. Klicken Sie auf Löschen.
2. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein.
3. Klicken Sie auf Suchen.
Letzte Suche anzeigen
Folgendermaßen können die Ergebnisse des letzten Suchauftrags angezeigt werden:
• Markieren Sie im Menü Extras Letzte Suche in der Suchen-Option. Diese Auswahl kann auch aus
dem Suchen-Dropdown-Fenster auf der Symbolleiste oder auf der Homepage getroffen werden.
Verwenden der Favoriten-Suche
Wenn Sie zuvor gespeicherte Suchanfragen oft verwenden, können Sie auf diese wie folgt zugreifen:
1. Klicken Sie auf den “Pfeil nach unten”, der sich rechts vom Eingabefeld Suchen nach:.befindet.
[ANMERKUNG: Der nach unten weisende Pfeil in den Favoriten ist nur sichtbar, wenn das
Kontrollkästchen "Liste der Suchfavoriten" in den Sucheinstellungen markiert ist.]
Sharpdesk Benutzerhandbuch 53
2. Wählen Sie die Favoriten-Suchanfrage aus der angezeigten Liste aus. Wenn Sie sie markieren,
wird sie in das Eingabefeld Suchen Nach: übertragen.
3. Klicken Sie auf Suchen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 54
Erweiterte Suchtechniken
Sie können eine erweiterte Suche nach Dateien ausführen, indem Sie auf die Erweitert-Schaltfläche
klicken.
Die Erweiterte Suche-Registerkarten werden angezeigt.
Dateiattribute-Registerkarte
Die Dateiattribute-Registerkarte ermöglicht die Dateisuche nach:
• Name (nur ein einziger Name kann spezifiziert werden. Mehrere Wörter in einem Namen werden als
ein einziger langer Name mit Leerzeichen beurteilt.)
• Pfad (es werden nur das angegebene Verzeichnis und seine Unterverzeichnisse durchsucht)
• Typ (.bmp, .tif, .fax, oder .doc)
• Änderungsdatum (zwischen Daten oder während eines Zeitraums)
• Größe (Minimum oder Maximum)
Beachten Sie, dass Sie keine booleschen Operatoren (“and”, “or”, “not” oder “near”) in die Eingabefelder
der Attributen-Registerkarte eingeben können.
Dokumenteigenschaften-Registerkarte
Auf der Registerkarte "Dokumenteneigenschaften" können Sie nach einer Microsoft-Office-Datei (d.h.
einer mit Word, Excel oder PowerPoint erstellten Datei) nach folgenden Kriterien suchen:
• Titel
• Verfasser
• Betreff
• Stichwort
Sharpdesk Benutzerhandbuch 55
[Auf der Registerkarte "Dokumenteneigenschaften" können Sie nur Microsoft-Office-Dateien (d.h. mit
Word, Excel oder PowerPoint erstellte Dateien) gesucht werden.]
Beachten Sie, dass Sie keine booleschen Operatoren (“and”, “or”, “not” oder “near”) in die Eingabefelder
der Dokumenteigenschaften-Registerkarte eingeben können.
Sie können die Registerkarte wie folgt verwenden:
1. Geben Sie die Kriterien ein, nach denen gesucht werden soll.
2. Klicken Sie auf Suchen.
Die Suchergebnisse sind das boolesche “und” aller im Eingabefeld Suchen nach:, in der DateiattributenRegisterkarte und Dokumenteigenschaften-Registerkarte eingegebener Selektionen. Es werden nur
Dateien gefunden, die allen
spezifizierten Suchkriterien genügen.
Beachten Sie, dass der Inhalt der Dateiattributen- und Dokumenteigenschaften-Registerkarte gelöscht
wird, wenn die Einfach-Schaltfläche gewählt wird, die die Anzeige der erweiterten Einstellungen aus dem
Arbeitsbereich entfernt.
Favoriten-Schaltfläche
Wenn Sie die gleiche Suchanfrage wiederholt verwenden, können Sie diese mit der Favoriten-Schaltfläche
für eine spätere Verwendung speichern und verwalten. [Hinweis: Die Favoriten-Schaltfläche ist nur dann
sichtbar, wenn das Kontrollkästchen “Liste der Suchefavoriten anzeigen” in den Sucheeinstellungen
markiert ist.] Klicken Sie auf die Favoriten-Schaltfläche, um den Vorgang zu starten:
Die gegenwärtig gespeicherten Suchbegriffe werden im Kasten Favoriten-Suchbegriffe angezeigt.
Hinzufügen einer neuen Suchanfrage zur Favoriten-Liste:
1. Geben Sie die Suchbegriffe in das Eingabefeld Neuer Suchbegriff ein.
2. Klicken Sie auf die Einfügen-Schaltfläche.
Entfernen einer Suchanfrage aus der Favoriten-Liste:
1. Wählen Sie den Suchbegriff aus dem Kasten Favoriten-Suchbegriffe aus, den Sie entfernen
möchten
2. Klicken Sie auf die Entfernen-Schaltfläche.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 56
Wenn die Favoriten-Liste Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf OK und verlassen Sie die
Option. Wenn Sie es sich anders überlegt haben, klicken Sie auf Abbrechen, um die Favoriten-Liste in
ihren ursprünglichen Zustand zurückzusetzen und verlassen Sie die Option.
Benutzerdefinierte Sucheinstellungen
Ihre Suchoptionen – Indizes, die durchsucht werden sollen, anzuzeigende Trefferanzahl, Ergebnisansicht
und anzuzeigende Felder – können mit Hilfe der Einstellungen-Option benutzerdefiniert eingestellt
werden.
Anzeige des Einstellungen-Eingabefensters:
1. Wählen Sie Einstellungen aus der Suchoption im Menü Extras aus. Dies kann auch vom Suchen-
Dropdown auf der Symbolleiste oder der Suchen-Homepage geschehen.
2. Wählen Sie, auf welche Weise nach den Dokumenten gesucht werden soll. Wenn Sie das
Kontrollkästchen "Exakte Zeichenfolge" markieren, werden nur Dokumente gefunden, die genau die
eingegebene Zeichenfolge enthalten. Wenn Sie das Kontrollkästchen "Variationen von Wortendungen"
markieren, werden alle Dokumente gefunden, die zusätzlich zur genauen Suchzeichenfolge von den
eingegebenen Wörtern abgeleitete Wörter enthalten. Wenn Sie beispielsweise nach "Vertrag" suchen
und das Kontrollkästchen "Variationen von Wortendungen" markiert haben, werden alle Dokumente
gefunden, die auch die Wörter "Vertragsabschluss", "Vertragspartner" usw. enthalten. Wenn Sie das
Kontrollkästchen "Exakte Zeichenfolge" markiert haben, werden nur Dokumente gefunden, die das
Wort "Vertrag" enthalten.
ANMERKUNG: Im Allgemeinen werden nur ganze Wörter (mit Leer- oder Satzzeichen vor und nach
dem Wort) gefunden. Auch wenn das Kontrollkästchen "Variationen von Wortendungen" markiert ist,
wird bei der Suche nach "Vertr" keine Datei gefunden, die beispielsweise "Vertragsabschluss",
"Vertragspartner" usw. enthält. Diese Wörter können aber gefunden werden, indem Sie ein
Platzhalterzeichen eingeben. Suchen Sie in diesem Fall nach "Vertr*" statt "Vertr".
Sharpdesk Benutzerhandbuch 57
3. Markieren Sie die Indizes, die grundsätzlich durchsucht werden sollen. Klicken Sie auf Alle, um alle
Datenbanken zu markieren.
4. Wenn Sie die Favoriten-Schaltfläche im Kontrollkästchen Suchen nach: anzeigen lassen möchten,
markieren Sie die Favoriten-Liste des Kontrollkästchens Favoriten-Suchbegriffe. Dieses Kästchen
muss markiert sein, um die Liste mit Hilfe der Favoriten-Schaltfläche auf der Anzeige Erweiterte
Suche verwalten zu können. Wenn das Kästchen Favoriten anzeigen auf dieser Seite nicht markiert ist,
wird die Favoriten-Schaltfläche nicht auf der Erweitert-Seite vorhanden sein.
5. Die zu durchsuchenden Indizes werden im Suchbereich der Suchen-Homepage angezeigt. Wenn Sie
sie nicht anzeigen lassen wollen, entfernen Sie die Markierung dieses Markierungsfelds.
6. Ändern Sie die Trefferanzahl, die während der Suche abgerufen wird, mit Hilfe der
Aufwärts/Abwärts-Pfeilen oder geben Sie die Anzahl manuell ein.
7. Wählen Sie die grundsätzliche Suchergebnis-Ansicht aus – Kurz oder Detail.
8. Standardmäßig sind in der Ansicht "Details" alle Kontrollkästchen mit Ausnahme von "Thema"
markiert. Wenn ein Feld nicht angezeigt werden soll, müssen Sie die Markierung aus dem
zugehörigen Kontrollkästchen entfernen. Das Kontrollkästchen "Dokumentenname" muss stets
markiert sein.
9. Standardmäßig sind in der Ansicht "Zusammenfassung" alle Kontrollkästchen mit Ausnahme von
"Thema" markiert. Wenn ein Feld nicht angezeigt werden soll, müssen Sie die Markierung aus dem
zugehörigen Kontrollkästchen entfernen. Das Kontrollkästchen "Dokumentenname" muss stets
markiert sein.
10. Klicken Sie nach Ihrer Einstellung auf Speichern.
Index einrichten
Bei der ersten Installation ermöglicht Ihnen Sharpdesk Indizes zu erstellen, die bestimmte Ordner,
untergeordnete Ordner und Dateitypen enthalten, was das Abrufen schnell und effizient macht. Sie
können diesen Index bearbeiten oder bis zu 19 weitere Indizes für mehr Flexibilität beim Suchen nach
Dateien erstellen. Sie können auch eine Option wählen, mit der Sie Ihre Indizes manuell aktualisieren
oder die Index-Aktualisierung täglich oder wöchentlich automatisch ausführen können.
Neue Index-Datenbank erstellen
Erstellen einer neuen Index-Datenbank:
1. Wählen Sie Index-Datenbanken aus der Suchoption im Menü Extras aus. Diese können auch aus dem
Suchen-Dropdown auf der Symbolleiste, auf der Suchen-Homepage oder im IndizierungszeitplanEingabefenster ausgewählt werden. Die folgende Bildschirm wird angezeigt:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 58
2. Klicken Sie auf die Erstellen-Schaltfläche.
Der Assistent für die Erstellung der Index-Datenkank startet.
3. Klicken Sie auf Weiter.
Der Index-Name und das Standortfenster werden angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 59
4. Geben Sie einen Index-Namen von bis zu 39 Zeichen ein. Klicken Sie auf Durchsuchen, um ein
Index-Standort festzulegen, gehen Sie zur gewünschten Position und klicken Sie auf OK. Nach
Eingabe der Information Weiter anklicken.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 60
Die Ordner für Indizierung-Aufforderung wird angezeigt.
5. Klicken Sie das Markierungsfeld neben dem Ordner an, den Sie dem Index hinzufügen möchten
(untergeordnete Ordner werden automatisch ausgewählt). Löschen anklicken, um alle
Auswahloptionen zu löschen. Klicken Sie nach der Einstellung auf Weiter.
Die Auswahl für Dateierweiterungen, die in den Index augenommen werden
sollen wird angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 61
6. Die folgenden Dateierweiterungen sind automatisch markiert (.csv, .dat, .doc, .docx, .htm, .jpg, .pdf,
.ppt, .pptx, .rtf., .sdf, .tif, .txt, .wpd, .xls, .xlsx, .xps).
Dies sind die Dateitypen, die automatisch indiziert werden; sie sind für die Suche verfügbar. Löschen
Sie die Markierungen von den Erweiterungen, die Sie nicht indizieren möchten. Klicken Sie auf
Keine, um alle Eingaben rückgängig zu machen. Klicken Sie auf Alle, um alle Dateierweiterungen zu
markieren. Klicken Sie nach der Einstellung auf Weiter.
Das Index jetzt oder später erstellen-Fenster wird angezeigt.
7. Überspringen Sie das Erstellen der Index-Datenbank fürs Erste und klicken Sie auf Weiter, um den
Index später zu erstellen.
Wählen Sie Index-Datenbank jetzt erstellen und klicken Sie auf Weiter, um den Index jetzt zu
erstellen.
Der Bereit für Erstellung der Index-Datenbank-Bildschirm wird angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 62
Klicken Sie auf Jetzt indizieren, um die Indizierung zu starten. Der Index wird erstellt und im Feld
Liste gegenwärtig verfügbarer Datenbanken angezeigt.
8. Ist ein Index erst einmal erstellt, kann er ‘aktualisiert’ werden, indem Sie die Indizes, die Sie
aktualisieren möchten, auswählen und auf die Index ausgewählt-Schaltfläche klicken. Klicken Sie
auf die Alle Indizes-Schaltfläche, um alle Indizes zu aktualisieren.
Hinweis: Das Aktualisieren eines Indexes nimmt normalerweise viel weniger Zeit in Anspruch
als das vorherige Erstellen eines Indexes. Nur neue oder geänderte Dateien müssen nach Wörtern
durchsucht werden.
Eine Datenbank bearbeiten
Wenn Sie eine Index-Datenbank bearbeiten, Ordner hinzufügen oder entfernen oder
Dateierweiterungen, nach denen gesucht werden soll, ändern möchten:
1. Markieren Sie die Datenbank, die Sie bearbeiten möchten im aktuell vorhandenen
Datenbank-Verzeichnisfeld.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Das Kriterieneingabefenster für die Index-Datenbank wird
angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 63
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Ordnern oder untergeordneten Ordnern vor,
die durchsucht werden sollen, oder ändern Sie die Dateierweiterungen, die Sie einschließen
möchten.
4. Klicken Sie auf Speichern.
Ihre Änderungen werden gespeichert und das Index-Datenbank-Eingabefenster wird wieder angezeigt.
Beachten Sie dabei, dass Sie den Index-Schritt für die Änderungen erneut ausführen müssen, damit sie für
Ihre Suchaufträge aktiviert sind.
Eine Datenbank löschen
Wenn Sie eine Index-Datenbank löschen möchten:
1. Wählen Sie Index-Datenbanken aus der Suchoption im Menü Extras aus. Diese können auch
aus dem Suchen-Dropdown auf der Symbolleiste, auf der Suchen-Homepage oder im
Indizierungszeitplan-Eingabefenster ausgewählt werden.
2. Wählen Sie die Datenbank, die Sie löschen möchten, aus dem aktuell vorhandenen
Datenbank-Verzeichnisfeld aus.
3. Klicken Sie auf Löschen.
Eine Bestätigungsmeldung erscheint.
4. Klicken Sie auf OK.
Index-Zeitplan einstellen
Auf der Basis der einzelnen Benutzer wird ein Index-Planer eingerichtet. Ein für einen Benutzer
eingerichteter Index-Planer ist unabhängig von den Anmelderechten des Benutzers völlig unabhängig von
den Planern anderer Benutzer. Wenn beispielsweise der System-Administrator Sharpdesk installiert und
über den Such-Setupassistenten den Index-Planer einrichtet, erfolgt die Indizierung zur vorher bestimmten
Zeit, solange der System-Administrator angemeldet ist. Trotzdem "erwerben" die anderen Benutzer nicht
den Planer des System-Administrators; sie müssen zur Durchführung einer geplanten Indizierung ihren
Sharpdesk Benutzerhandbuch 64
eigenen Index-Planer einrichten, während sie angemeldet sind. Der gegenwärtig angemeldete Benutzer
bestimmt, welcher Index-Planer (wenn überhaupt) im Moment wirksam ist.
Wenn ein Indizierungsprozess erfolgt, werden zusätzliche Versuche zum Start eines weiteren
Indizierungsprozesses übersprungen, ohne dass der gegenwärtig durchzuführende Indizierungsprozess
beeinflusst wird. Wenn beispielsweise eine manuelle Indizierung durchgeführt wird, während die geplante
Indizierungszeit erreicht ist, wird die geplante Indizierung nicht durchgeführt. Die gegenwärtig
durchzuführende manuelle Indizierung wird davon nicht beeinflusst.
Sie können Sharpdesk so einstellen, dass es Ihre Datenbank(en) täglich oder wöchentlich indiziert, wenn
Ihr PC nicht voll ausgelastet ist, oder Sie können den Index-Zeitplan ausschalten und Ihre Datenbank(en)
manuell indizieren..
Einstellen und Ändern des Index-Zeitplans:
1. Wählen Sie Index-Zeitplan aus der Suchoption im Menü Extras aus. Dies kann auch aus dem SuchenDropdown auf der Symbolleiste, auf der Suchen-Homepage oder im Index-Datenbank-Eingabefenster
ausgewählt werden. Das Indizierungszeitplan-Eingabefenster erscheint.
2. Wählen Sie das gewünschte Indizierungsintervall, Täglich, Wöchentlich oder bei Leerlauf aus dem
Dropdown-Verzeichnis aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeitplan aus", wenn Sie den Index
manuell ausführen möchten..
3. Wenn Sie Täglich indizieren auswählen:
• Wählen Sie das Startdatum aus dem Start-Dropdown-Kalender aus oder tippen Sie es ein.
• Geben Sie die Index-Zeit mit den Startzeit-Auf/Ab-Pfeilen an oder tippen Sie sie ein.
• Geben Sie die Taganzahl zwischen den Indizierungen mit den Indizierung ausführen-Auf/AbPfeilen an oder tippen Sie sie ein.
4. Wenn Sie Wöchentlich indizieren auswählen:
• Wählen Sie das Startdatum aus dem Start-Dropdown-Kalender aus oder tippen Sie es ein.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 65
• Geben Sie die Index-Zeit mit den Startzeit-Auf/Ab-Pfeilen an oder tippen Sie sie ein.
• Markieren Sie die Markierungsfelder der Wochentage an, an denen die Indizierung ausgeführt
werden soll.
5. Wenn Sie "Indizierung bei Leerlauf" wählen:
• Wenn Sie möchten, dass die Indizierung beendet wird, sobald Sie den PC benutzen,
aktivieren Sie die Funktion "Indizierung beenden, wenn PC Leerlauf beendet". Wenn Sie diese
Funktion nicht aktivieren, wird die Indizierung fortfahren, während Sie andere Arbeiten auf Ihrem PC
erledigen. Dies kann Ihren PC verlangsamen.
6. Klicken Sie auf Speichern. Der Index-Zeitplan wird gespeichert und die Suchen-Homepage wird
wieder angezeigt.
7. Möglicherweise werden sie aufgefordert, Ihren Login-Namen und Ihr Passwort einzugeben, bevor Sie
den täglichen oder wöchentlichen Index-Zeitplan ändern können. Dies ist meistens dann der Fall,
wenn Sie zum ersten Mal den Windows-Zeitplanerservice anwenden. Wenn dies notwendig ist,
erscheint das folgende Dialogfeld:
Geben Sie Ihren Domain-Namen\Benutzernamen in das entsprechende Feld und Ihr Kennwort in die
beiden Kennwort-Felder ein. Wenn Sie Ihren Login nicht kennen oder sich nicht erfolgreich anmelden
können, wenden Sie sich an Ihren Netzwerk-Administrator. Sie brauchen einen gültigen Windows-Login,
um einen täglichen oder wöchentlichen Index-Zeitplan aufzustellen.
Datenbank manuell indizieren
Manuelles Indizieren Ihrer Datenbank(en):
1. Wählen Sie Index-Datenbank aus der Suchoption im Menü Extras aus. Diese kann auch aus
dem Suchen-Dropdown auf der Symbolleiste, auf der Suchen-Homepage oder im
Indizierungszeitplan-Eingabefenster ausgewählt werden.
Das Index-Datenbank-Eingabefenster erscheint.
2. Markieren Sie die Datenbank, die Sie indizieren möchten. Wenn Sie alle Datenbanken
indizieren möchten, müssen Sie keine markieren.
3. Klicken Sie auf Ausgewählte indizieren oder Alle indizieren.
Die Indizierung startet augenblicklich und der aktuelle Status wird angezeigt.
Indizierung überwachen
Zur Überwachung des Indizierungsvorgangs:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 66
1. Wählen Sie "Datenbanken indizieren" unter "Suchen" im "Werkzeug-" Menü. Sie finden diese
Funktion auch unter "Suchen" in der Werkzeugleiste, auf der Homepage Suche oder auf der IndexZeitplan-Seite. Die Seite "Datenbanken indizieren" öffnet sich:
Die zur Zeit bearbeitete Datei erscheint in der Statusanzeige. Wenn die Schaltfläche "Beenden"
markiert ist, ist der Indizierungsvorgang aktiv; möglicherweise enthält die Statusanzeige erst eine
Information, wenn eine neue Datei indiziert wird. Nach Beendigung des Indizierungsvorgangs ist die
Statusanzeige leer und die Schaltfläche "Alles indizieren" ist markiert.
Sie können den Status des Indizierungsvorgangs auch auf dem System-Tray beobachten. Der Vorgang
"Index suchen" besitzt ein Kontroll-Symbol, das sich auf dem System-Tray im unteren rechten
Fensterbereich befindet:
Index-Status-Icon
Um ein Indexstatussymbol zur Systemablage hinzuzufügen, markieren Sie die Option "Symbol für die
Indexleiste in der Taskleiste anzeigen" auf der Seite mit den Suchvoreinstellungen und klicken Sie auf die
Schaltfläche Speichern. Das Symbol für den Indexstatus wird dann in der Systemablage angezeigt.
Wenn das Symbol Index-Status auf dem System-Tray nicht angezeigt wird, können Sie es unter Windows
Start mit folgendem Befehl starten:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 67
Index-Status anzeigen
Start => Alle Programme => Sharpdesk =>Index-Statusanzeige starten. Das Symbol erscheint auf dem
System-Tray.
Wenn die Indizierung läuft, wird das Icon animiert, um die Hintergrundaktivität anzuzeigen. Um den
Status der Indizierung zu überprüfen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon, um das folgende
Kontext-Menü anzeigen zu lassen:
Fortschritt anzeigen
Wählen Sie den Punkt Zeige Vorgang, um die gegenwärtig indizierte Datei anzeigen zu lassen. Die
folgende Anzeige erscheint:
Letzte Indizierung anzeigen
Wählen Sie den Punkt Zeige letzte Indizierung, um eine Übersicht über die letzte Indizierung zu erhalten.
Die folgende Anzeige erscheint:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 68
Die Dialogbox zur Anzeige der letzten Indizierung zeigt Ihnen unabhängig davon, welcher Benutzer
die Indizierung zuletzt durchgeführt hat, detaillierte Informationen über den letzten für den lokalen PC
durchgeführten Indizierungsprozess an. Nehmen Sie bitte zur Kenntnis, dass die Informationen in der
Dialogbox, falls diese vor dem Abschluss der gegenwärtigen Durchführung einer Indizierung geöffnet
wurde, nicht aktualisiert werden. Schließen Sie die Dialogbox und öffnen Sie sie nach dem Abschluss
der Indizierung erneut, um die Informationen in der Dialogbox zu aktualisieren.
Indizierung durchführen
Wählen Sie den Punkt Indizierung ausführen, um die Indizierung aller gegenwärtig definierten IndexDatenbanken zu starten.
Indizierung abbrechen
Wählen Sie den Punkt Indizierung abbrechen, um die gegenwärtig ausgeführte Indizierung zu stoppen.
Verlassen
Wählen Sie "Beenden", um das Index-Status-Menü zu verlassen und das Index-Status-Symbol vom
System-Tray zu entfernen.
Fall es auf dem System-Tray angezeigt wird, wird das Index-Status-Symbol automatisch entfernt, sobald
der aktuelle Indizierungsvorgang beendet ist. Wenn "Indizierung bei Leerlauf" aktiviert wurde, wird das
Index-Status-Symbol nicht angezeigt.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 69
Kapitel 6
Composing mit Sharpdesk
Einführung
Mit Sharpdesk Composer können Dateien mit verschiedenen Dateitypen zu einem einzigen
produktionsbereiten Dokument kombiniert werden. Beispielsweise kann eine Word Datei mit einer ExcelDatei kombiniert werden, und sogar eine Lotus-Datei hinzugefügt werden. Mit der
Dokumentkompositionsfunktion kann die Reihenfolge von Seiten neu angeordnet werden, ein Deckblatt
oder Einlagen hinzugefügt, und das gesamte Dokument dann ausgedruckt, kopiert oder per Email
verschickt werden. Es können beliebig viele Quelldokumente geladen werden, um ein solches neues
Dokument zu erstellen.
Mit dem Composer ist es nicht mehr notwendig, Dokumente aus verschiedenen Anwendungen
auszuschneiden und zu kopieren. Wenn mit der entsprechenden Anwendung ein Ausdruck vorgenommen
werden kann, kann ein mit der Anwendung erstelltes Dokument in den Composer aufgenommen und zu
einer beliebigen Dokumentsammlung hinzugefügt werden. Dokumente werden in den Composer durch
Drag&Drop in dessen Arbeitsbereich oder mit der Schaltfläche Composer in der Ausgabezone
hinzugefügt. Dokumente können auch unter Verwendung des Sharpdesk Composer Druckertreibers durch
Drucken aus der Anwendung erstellt werden, mit der die Datei erstellt wurde. Die folgenden Anwendung
wurden mit Composer getestet (siehe folgende Ergebnisse und Beschränkungen).
Sharpdesk Benutzerhandbuch 70
APPLICAZIONE VERSIONE SUPPORTO TRASCINA
& RILASCIA?
Adobe Acrobat Reader 5.0, 6.0,
Ja (Hinweis 1) Ja (Note 1)
SUPPORTO STAMPA
DIRETTA?
7.0,8.0,9.0
Adobe Photoshop 5.0, 5.5,
Nicht unterstützt Ja
6.0,7.0
cc Mail 8 Nicht unterstützt Ja
Corel Presentations 8.0, 9.0 Ja (Hinweis 5) Ja
Corel Quattro Pro 8.0, 9.0 Ja (Hinweis 2) Ja
Corel WordPerfect 8.0, 9.0 Ja Ja
MS Access 2003, 2007 Nicht unterstützt Ja
MS Excel 2003, 2007 Ja (Hinweis 2) Ja
MS Internet Explorer 5.5,
Ja (Hinweis 4) Ja
6.0.7.0,8.0
MS Outlook 2003, 2007 Nicht unterstützt Ja
MS PowerPoint 2003, 2007 Ja Ja
MS Project 2003 Ja Ja
MS Project 2007 Nicht unterstützt Ja
MS Publisher 2003, 2007 Ja Ja
MS Visio 5,
Ja (Hinweis 3) Ja
2000,2003,20
07
MS Word 2003, 2007 Ja Ja
Hinweise:
1 Adobe Acrobat wird nach dem Drucken auf dem Composer nicht geschlossen. Alle Seiten werden auf dem Composer ausgedruckt,
wobei die standardmäßige Seitenausrichtung wie in Adobe Acrobat verwendet wird.
2 Es wird nur die Seite an Composer geschickt, die aktiv war, als die Datei geschlossen wurde.
3 Farbdokumente werden Schwarzweiß gerändert. Um den Farbinhalt zu erhalten, drucken Sie gemäß den entsprechenden Anweisungen
für Farbausdrucke direkt aus FreeLance.
4 Seitengröße und –ausrichtung werden unter Umständen nicht korrekt übernommen. Drucken Sie direkt aus der Anwendung, um die
korrekte Ausrichtung sicherzustellen.
5 Wenn Sie eine HTML-Datei auf den Composer ziehen, öffnet der Internet Explorer manchmal unter dem Sharpdesk-Fenster ein
Dialogfeld zum Drucken. Prüfen Sie die Symbolleiste für den Internet Explorer, wenn das Dialogfeld zum Drucken nicht sichtbar ist,
und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um es nach vorn zu holen. Stellen Sie sicher, dass der gewählte Drucker den Namen
"Sharpdesk Composer" hat, und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Seiten in den Composer zu laden.
Starten des Composers
Starten des Composers aus Sharpdesk:
Klicken Sie auf das Composer-Symbol in der Sharpdesk Symbolleiste, oder wählen Sie den Befehl
Composer aus dem Menü Extras aus. Der Arbeitsbereich und Referenzbereich des Composer erscheint.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 71
Menüleiste
Symbolleiste
Composer
Referenzbe
reich
Composer Arbeitsbereich
Sharpdesk Composer
Der Sharpdesk Composer besteht aus folgenden Komponenten:
Menüleiste
Beim Start ändern sich die Optionen in der Menüleiste zu Composer-spezifischen Tasks. Beziehen Sie sich
hinsichtlich der Beschreibung der verfügbaren Optionen unten auf Menü-Optionen.
Symbolleiste
Beim Start ändert sich die Symbolleiste, damit Sie schnellen Zugriff auf häufig verwendete Befehle wie
Speichern, Schließen, Senden einer Seite oder eines Dokuments als Email-Anlage, Ausdrucken eines
Dokuments, Kopieren oder Einfügen von bestimmten Elementen und Löschen von Seiten haben.
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich können die Seiten des endgültigen Dokuments erstellt und angeordnet werden. Der
Arbeitsbereich zeigt Seiten als Miniaturansichten wie auf dem Sharpdesk-Desktop an. Miniaturansichts
werden im Hoch- oder Querformat angezeigt, dies hängt von den Ausdruckeinstellungen ab. Seiten
werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie ausgedruckt werden; von links nach rechts, von oben nach
unten.
Referenzbereich
Im sogenannten Referenzbereich werden alle Quelldokumente aufgeführt, die im Arbeitsbereich angezeigt
werden. Im Referenzbereich werden der Dokumentname, die Seitenanzahl und das Erstellungsdatum
angezeigt.
Menüoptionen
Die Menüleiste stellt Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 72
MENÜ BESCHREIBUNG
Datei
Neu Öffnen eines neuen, leeren Dokuments. Wenn bereits ein vorhandenes
Dokument geöffnet ist, erscheint eine Aufforderung, die Ihnen anbietet, das
Dokument zu speichern.
Öffnen Öffnen einer vorhandenen Sharpdesk (.SDF) Datei.
Dokument hinzufügen Fügt die Seiten in den Arbeitsbereich der aktuellen Datei ein.
Speichern Speichern der aktuellen (modifizierten) Datei.
Speichern unter... Speichern der aktuellen Datei unter einem neuen Namen. Das Speichern
unter-Fenster zeigt auch die Uhrzeit der ersten Speicherung an.
Exportieren... Erzeugen einer PDF–Datei aus dem aktuellen Composer-Dokument. Die
Standardbildauflösung kann vor dem Exportieren beliebig geändert werden.
Drucken... Ausdrucken der aktuellen Seite bzw. aller Dokumentseiten.
Seitenansicht Anzeige der Seiten, so wie sie im Ausdruck erscheinen werden. Bei
Verwendung von nichtskalierbaren Fonts in Ihren Dokumenten, weicht die
Seitenansicht unter Umständen vom tatsächlichen Resultat ab.
Seite einrichten... Angeben eines Standarddruckers, Einstellen von Kopfzeilen und Fußzeilen
und Druckereigenschaften.
Druck-Setup... Auswahl eines Standarddruckers und Einstellung der grundlegenden
Druckoptionen (Auswahl des Faches, Kopien usw.).
Mail senden Verschicken des aktuellen Dokuments als Email-Anlage im .PDF-Format
(Adobe Acrobat).
Eigenschaften... Anzeige der Attribute der aktuellen Datei.
Vorherige Datei Anzeige der Namen der Dateien, die kürzlich mit dem Composer geöffnet
wurden. Auswahl eines Dateinamens aus der Liste, öffnet diese Datei im
Arbeitsbereich des Composers.
Beenden Schließen und Beenden des Composers. Wenn ein Dokument geladen ist
und verändert wurde, kann es vor dem Beenden des Programms gespeichert
werden.
Bearbeiten
Ausschneiden Ausschneiden der ausgewählten Seite(n) aus dem Arbeitsbereich und Ablage
in der Zwischenablage.
Kopieren Kopieren einer Seite aus dem Arbeitsbereich und Ablage in die
Zwischenablage.
Einfügen Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der aktuellen Position.
Löschen Entfernen der ausgewählten Seite(n) aus dem Arbeitsbereich.
Alles markieren Auswahl aller Dokumentseiten.
Leerseiteeinfügen Einfügen einer leeren Seite in die aktuelle Position.
Ansicht
Referenzen Ein- bzw. Ausblenden der Referenzdokumentliste.
Symbolleisten Ein- bzw. Ausblenden der Symbolleiste.
Extras
Druckertreiber neu
Erneute Installation des Sharpdesk Composer-Druckertreibers.
installieren
Hilfe
Sharpdesk Benutzerhandbuch 73
Hilfethemen Anzeige der Composer Hilfeinformationen.
Info... Anzeige der Composer Copyright-Hinweise und Versionsinformationen.
Symbolleistenoptionen
Über die Composer Symbolleiste können Befehle aufgerufen werden, einschließlich:
BEFEHL BESCHREIBUNG
Hinzufüge… Fügt die Seiten in die aktuelle Datei ein.
Speichern Speichern der aktuellen (modifizierten) Datei.
Drucken Ausdrucken der aktuellen Seite bzw. aller Dokumentseiten.
Ausschne... Ausschneiden einer Seite aus dem Arbeitsbereich und Ablage in der
Zwischenablage.
Kopieren Kopieren einer Seite aus dem Arbeitsbereich in die Zwischenablage.
Einfügen Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der aktuellen Position.
Löschen Löschen der gegenwärtig ausgewählten Seite(n).
Sharpdesk Benutzerhandbuch 74
Verwenden des Composers
Um Seiten in den Composer zu laden, muss die entsprechende Datei entweder aus einer Anwendung wie
beispielsweise MS Word oder MS Excel in den Sharpdesk Composer-Treiber ausgegeben oder per Drag &
Drop aus Sharpdesk oder aus dem Windows Explorer in den Arbeitsbereich des Composers bzw. auf das
Composer-Symbol in der Ausgabezone gezogen werden. Beim Laden von Seiten per Drag & Drop werden
die von der Anwendung vorgegebenen Standardeinstellungen zu Papierformat und Ausrichtung
verwendet.
Laden von Seiten in den Composer
Sie können Seiten aus Sharpdesk, Explorer oder einer externen Anwendung direkt in den Composer in den
Composer laden.
Folgendermaßen können Seiten aus externen Anwendungen in den Composer geladen werden:
1. Wählen Sie in der Anwendung, mit der die Seite ursprünglich erstellt wurde, den Druckbefehl.
Daraufhin erscheint abhängig von der jeweiligen Anwendung etwa folgende Bildschirmdarstellung:
Bildschirmanzeige für den Ausdruck
Wählen Sie Sharpdesk Composer als Zieldrucker. Durch Klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften
das Papierformat des Dokuments ändern.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 75
Bildschirmanzeige für Eigenschaften
2. Klicken Sie auf OK , um Ihre Einstellungen zu speichern und schließen Sie den EigenschaftenBildschirm.
3. Klicken Sie auf OK bzw. Drucken, (abhängig von der jeweiligen Anwendung ), um den Druckbetrieb
zu starten.
Wenn Composer nicht geladen ist, wird er automatisch gestartet und die neuen Seiten werden in ein
Dokument namens Untitled.sdf in den Arbeitsbereich des Composers eingefügt. Wenn der
Composer geladen ist und sich ein Dokument in dessen Arbeitsbereich befindet, werden die neuen
Seiten zu dem geladenen Dokument hinzugefügt
4. Fahren Sie mit dem Laden der Seiten in den Composer fort, bis alle gewünschten Seiten eingefügt
sind. Sie können jetzt den Composer dazu verwenden, diese Seiten anzuordnen oder wieder zu
löschen, bis das Dokument Ihren Vorstellungen entspricht.
Hinzufügen von Seiten zum Composer
Folgendermaßen können Seiten mit geladenem Composer hinzugefügt werden:
1. Klicken Sie auf das Dokument einfügen-Symbol auf der Symbolleiste, oder wählen Sie aus dem
Menü Datei den Befehl Dokument einfügen Ein Standard Fenster-Öffnen-Dialog erscheint.
2. Suchen Sie das Dokument, dass Sie im Composer einfügen möchten, markieren Sie es und klicken
Sie auf Öffnen.
Das Dokument wird automatisch in der ursprünglichen Anwendung (z. B. Word) geöffnet, es wird
dann ausgedruckt und im Composer eingefügt.
Hinzufügen von Seiten aus Sharpdesk oder dem Windows Explorer
Folgendermaßen können Seiten bei geladenem Composer aus Sharpdesk oder Internet Explorer eingefügt
werden:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 76
• Eine Seite durch Drag&Drop aus dem Arbeitsbereich von Sharpdesk oder Windows Explorer in
den Arbeitsbereich des Composers oder auf das Composer-Symbol in der Ausgabezone
transportieren. Die Seite wird in der ursprünglichen Anwendung geöffnet und dann zum Composer
übertragen.
ANMERKUNG: Wenn mit Sharpdesk Imaging Bilddateien mit vielen Seiten in den Composer geladen
werden, teilt Sharpdesk Imaging die Eingabedateien in mehrere Segmente zu jeweils 50 Seiten auf, um das
System nicht zu überlasten. Jedes Segment wird im Referenzfenster des Composer angezeigt.
ANMERKUNG: Ziehen und Ablegen funktioniert unter Umständen nicht in jedem
Anwendungsprogramm. Wenn Ziehen und Ablegen für einen bestimmten Dateityp nicht möglich ist,
müssen Sie die Datei mit dem Programm öffnen, mit dem sie erstellt wurde, und sie mit dem Sharpdesk
Composer drucken.
Erstellen von Composer Dokumenten
Die Verwendung des Composers ist einfach und intuitiv. Nachdem Ihre Quelldokumente in den
Arbeitsbereich geladen wurden, können mit der Maus und den Befehlen der Menüleiste und
Symbolleiste Seiten gelöscht oder umgeordnet werden, um ein neues Dokument zu erstellen.
Anordnen von Seiten
Anordnen der Seiten im Arbeitsbereich
• Die Seiten können innerhalb des Arbeitsbereichs gezogen und abgelegt werden, um sie ganz
nach Wunsch anzuordnen. Um eine Seite im Arbeitsbereich abzulegen, markieren Sie sie und
lassen Sie die Maustaste an der Position los, an der die Seite in das Dokument eingefügt
werden soll.
• Sie können auch eine Seite mittels der Ausschneiden und Einfügen-Befehle verschieben.
Klicken Sie auf die Seite, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf der Symbolleiste
auf Ausschneiden. Klicken Sie auf die Seite, nach der die ausgeschnittene Seite eingefügt
werden soll, und klicken Sie auf Einfügen. Diese Befehle können auch durch Anklicken der
rechten Maustaste auf der Seite angezeigt werden.
• Verwenden Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Leere Seite einfügen, um eine leere
Seite einzufügen oder klicken Sie die rechte Maustaste auf der Seite, nach der die leere Seite
eingefügt werden soll, und wählen Sie den Befehl Leere Seite einfügen.
• Für jede in den Arbeitsbereich eingefügte Seite wird ihr ursprünglicher Quelldateiname im
Referenzbereich angezeigt. Wenn Sie eine Seite umbenennen möchten, klicken Sie auf diese
Seite, um sie zu markieren, und klicken Sie sie danach noch einmal an und geben Sie den
neuen Namen ein.
• Für eine Composer-Ganzseitenanzeige das Maximieren-Symbol in der oberen rechten Ecke
des Arbeitsbereichs anklicken.
• Für eine Arbeitsbereich-Anzeige die Referenzen-Option im Ansicht-Menü löschen. Sie
können den Arbeitsbereich (oder Referenzbereich) auch durch Drag&Drop der Separatorleiste
zwischen Arbeits- und Referenzbereich vergrößern.
• Für eine Ganzseitenanzeige die Seite doppelt anklicken, oder den Befehl Seitenansicht aus
dem Menü Datei auswählen. Um zur Standardansicht zurückzukehren, das Schließen-Symbol
(X) in der oberen rechten Ecke des Arbeitsbereichs anklicken.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 77
Löschen von Seiten
Für das Löschen einer Seite:
1. Klicken Sie auf die Seite(n), die gelöscht werden sollen. (Drücken Sie die Strg-Taste, um
mehrere Seiten auszuwählen.) Die ausgewählte(n) Seite(n) wird/werden hervorgehoben.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Option Delete, wählen Sie aus dem Menü Datei den
Befehl Löschen oder drücken Sie die Entf-Taste auf der Tastatur. Daraufhin wird eine
Bestätigung angefordert.
3. Klicken Sie auf OK, um die Seite(n) zu löschen.
Seiteninhalt festlegen:
Wählen Sie "Seite einrichten" unter "Datei", um folgenden Dialog zu öffnen:
Kopf- und Fußzeilen können unter "Kopf-/Fusszeile" eingestellt werden. Die Papierzuführung wird unter
"Papierquelle" eingestellt.
Kopfzeilen und Fußzeilen
Folgendermaßen können Kopfzeilen und Fußzeilen definiert werden:
Wählen Sie den Befehl Seiten-Setup aus dem Menü Datei.
Das Seiten-Setup-Dialogfeld erscheint.
Einfügen von Kopfzeilen/Fußzeilen in ausgewählte Seiten
Sie können wie folgt spezifizieren, auf welchen Seiten die Kopfzeile und Fußzeile angezeigt werden soll:
Sharpdesk Benutzerhandbuch 78
1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im Bereich Einfügen in: den Punkt “Gesamtes Dokument” aus,
wenn die Kopfzeile/Fußzeile auf jeder Seite des Dokuments eingefügt werden soll.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im Bereich Einfügen in: den Punkt “Ausgewählte Seiten” aus,
wenn die Kopfzeile/Fußzeile nur auf den Seiten ausgedruckt werden soll, die Sie über vor Auswahl
der Datei bei Seiten-Setup als Setup-Option ausgewählt hatten. Wenn bestimmte Seiten vor
Aktivieren des Kopfzeilen/Fußzeilen-Dialogfelds nicht ausgewählt wurden, ist nur die Option
“Gesamtes Dokument” verfügbar.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im Bereich Einfügen in: den Punkt “Ab dieser Seite” aus, wenn
die Kopfzeile/Fußzeile nur auf den Seiten ausgedruckt werden soll, die Sie über vor Auswahl der
Datei bei Seiten-Setup als Setup-Option ausgewählt hatten. Die ausgewählte Seite und die folgenden
Seiten werden die von Ihnen definierte Kopfzeile/Fußzeile enthalten. Wenn bestimmte Seiten vor
Aktivieren des Kopfzeilen/Fußzeilen-Dialogfelds nicht ausgewählt wurden, ist nur die Option
“Gesamtes Dokument” verfügbar.
Einstellen der Kopfzeilen/Fußzeilen-Leistengröße
Kopfzeilen und Fußzeilen sind opake weiße Leisten, die sich oben und unten auf der Seite befinden. Die
Kopfzeilen- und Fußzeilenleiste überschreiben alles, was unter ihnen befindet. Folgendermaßen können
die Kopfzeilen- und Fußzeilenleisten und die Platzierung des darin enthaltenen Texts eingestellt werden:
1. Verwenden Sie die Auf/Ab-Pfeile, um die Höhe der Kopfzeile/Fußzeile einzustellen. Diese
Einstellung definiert den unteren Teil der Kopfzeilenleiste (oder den oberen Teil der
Fußzeilenleiste) der Seite, gemessen von der Oberkante (Kopfzeile) oder Unterkante
(Fußzeile) des Papiers. Die Kopfzeilen- und Fußzeilenleisten sind opake weiße Streifen an der
Ober- und Unterkante der Seite.
2. Verwenden Sie die Auf/Ab-Pfeile, um den Einzug von der Ober-/Unterkante einzustellen.
Diese Einstellung definiert, wo die erste Zeile der Kopfzeile (Fußzeile) von der Oberkante
(Unterkante) der Seite positioniert wird. Dieser Einstellwert muss niedriger sein, als die Höhe
der Kopfzeile (Fußzeile).
3. Verwenden Sie die Auf/Ab-Pfeile, um den Einzug vom linken/rechten Rand einzustellen.
Diese Einstellung definiert, wo das erste/letzte Zeichen vom linken/rechten Papierrand
positioniert wird.
Einstellen des Texts für Kopfzeile/Fußzeile
Jede Kopfzeile/Fußzeile besitzt drei Abschnitte: Links, Mitte und Rechts. Der linke Abschnitt ist
linksbündig (Anfang des Einzugs von der linken Randeinstellung), der mittlere Bereich ist zentriert
(abhängig der Seitenbreite) und der rechte Abschnitt ist rechtsbündig (Ende des Einzugs von der rechten
Kanteneinstellung).
Folgendermaßen die Abschnitt-Felder ausfüllen und den gewünschten Text formatieren:
1. Klicken Sie auf das Abschnitts-Feld, das Sie verwenden möchten, und geben Sie den Text für die
Kopfzeile/Fußzeile ein.
2. Um eine Seitenzahl einzufügen, das Abschnitts-Feld anklicken, in das Sie sie anzeigen lassen
wollen (links, Mitte oder rechts), und klicken Sie auf die Seitenanzahl-Schaltfläche. Der
Composer nummeriert die Seiten automatisch.
3. Um den Text Ihrer Kopfzeile/Fußzeile zu formatieren, markieren Sie den Text und klicken Sie
anschließend auf die Font-Schaltfläche. Wählen Sie die gewünschte Schriftart, Schriftarten-Stil
und Größe aus, klicken Sie anschließend auf OK.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 79
Papierquelle
Je nach Standard Windows Systemdrucker öffnet sich unter "Seite einrichten" => "Papierquelle" folgender
Dialog:
Die Einstellungen der Papierquelle gelten nur für diesen Drucker. Um den Drucker für Composer zu
ändern, wählen Sie "Drucker einrichten" unter "Datei", bevor Sie die Papierquelle festlegen.
Ausgewählter Drucker:
Der aktuell unter Composer ausgewählte Drucker wird angezeigt.
Papierfach-Status:
Die für den aktuellen Drucker verfügbaren Papierfächer werden im Feld "Papierquelle" angezeigt. Die
Größe des Papiers in jedem Fach, falls vom Drucker erkannt, wird im Feld "Papiergröße" angezeigt. Die
Papierart, falls vom Drucker erkannt, wird im Feld "Papierart" angezeigt. Beachten Sie, dass die
Papiergröße und -art für jedes Fach, ebenso wie die Fachbezeichnung, möglicherweise nicht von allen
Sharpdesk Benutzerhandbuch 80
Druckern unterstützt wird. Wenn der Drucker die Bezeichnng der Fächer und Papierarten und -größen
nicht unterstützt, wird dies normalerweise über die vordere Bedienleiste eingestellt.
Druckbereich:
Im Feld "Seiten" können Sie bestimmte Seiten aus einem bestimmten Papierfach auswählen. Sie
können die Seiten oder den Druckbereich, getrennt durch Kommas, manuell in das Textfeld
eingeben. Mit "1,2,10-13" wählen Sie z.B. die Seiten 1, 2, 10, 11, 12, 13 aus.
Hinzufügen:
Mit "Hinzufügen" fügen Sie die ausgewählten Seiten unter "Papierfach-Einstellungen" ein. Die
Auswahl wird erst übernommen, wenn die ausgewählten Seiten dort angezeigt werden.
Papierfach-Einstellungen
Wenn Sie auf "Hinzufügen" klicken, erscheint die Seitenzahl und die entsprechende Seitengröße in
der Liste "Papierfach-Einstellungen". Standardmäßig ist für alle angezeigten Seiten "Auto-Auswahl"
aktiviert.
Die Liste "Papierfach-Einstellungen" enthält die Verknüpfung der Seiten mit dem Composer SDFDokument und dem für die Seite ausgewählten Papierfach.
Sie können ein anderes Fach auswählen, indem Sie es im Feld "Ausgewähltes Fach" aktivieren. Dieses
Feld ist eine Dropdown-Liste mit alle für den Drucker verfügbaren Papierfächern.
Bildschirm Papierfach-Einstellungen
OK:
Wenn "OK" aktiviert ist, werden die Einstellungen vorübergehend im aktuell geöffneten Composer-
Dokument gespeichert. Um diese Einstellungen dauerhaft zu speichern, müssen Sie das Dokument
speichern.
Anhängen eines Dokuments an eine Email-Nachricht
Folgendermaßen wird ein Composer-Dokument an eine Email-Nachricht angehängt:
• Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Mail senden oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Mail senden.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 81
Der Composer speichert die aktuelle Datei als PDF-Datei und hängt sie als Anlage an den vom EmailProgramm des PC vorbereiteten ‘Umschlag’ an. Komplettieren Sie die Adresse und fügen Sie
zusätzliche Kommentare in die Mitteilung ein und versenden Sie sie auf die gleiche Weise, wie Sie
andere Emails versenden.
Speichern von Dokumenten
Um ein neues Dokument zu speichern, wählen Sie auf dem Menü Datei den Befehl Speichern, oder
klicken Sie auf das Speichern-Symbol auf der Symbolleiste. Falls das Dokument bereits vorher benannt
und gespeichert wurde, wird das Dokument automatisch gespeichert. Wenn dies das erste Mal ist, dass das
Dokument gespeichert wird, erscheint ein Speichern unter-Eingabefenster, in dem ein Name eingegeben
und das Dokument mit einer .SDF-Erweiterung gespeichert werden kann.
Öffnen eines Composer Dokuments
Folgendermaßen wird ein Composer Dokument geöffnet:
1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt.
2. Navigieren Sie darin zu der Datei, die geöffnet werden soll, und klicken Sie auf Öffnen.
Schließen des Composers
Um den Composer zu schließen, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Beenden.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 82
Kapitel 7
Sharpdesk Imaging
Einführung
Mit Sharpdesk Imaging können Bilder angezeigt, verändert, mit Anmerkungen versehen und ausgedruckt
werden.
Imaging-Grundkonzepte
Der folgende Abschnitt erläutert Grundbegriffe und Terminologie, um Ihnen ein besseres Verständnis für
Sharpdesk Imaging zu vermitteln.
Was ist Imaging?
Imaging umfasst die Erstellung, Änderung und Verarbeitung elektronischer Bilder mittels ComputerSoftware. Zu den typischen Imaging-Operationen gehören:
• Scannen von Text, Fotos oder Zeichnungen und Speichern der Ergebnisse in einer Bilddatei
• Anzeigen von Bildern mittels Funktionen, wie z. B. Miniaturansicht, Vergrößerung, Drehen und
Größenanpassung
• Senden von Bilddokumenten per E-Mail oder Fax
• Hinzufügen von Bildanmerkungen
• Elektronische Bildretusche zur verbesserten Bilddarstellung
• Zusammenfassen mehrerer Imaging-Operationen in einen einzigen Vorgang, der automatisch abläuft,
während Sie anderweitige Aufgaben ausführen
Sharpdesk Benutzerhandbuch 83
Bildtypen
Bei einem Bild handelt es sich um eine elektronische Darstellung eines Textdokuments, eines Fotos, einer
Zeichnung oder anderer Grafiken. Sie erstellen ein Bild, indem Sie eine Textseite, ein Foto oder eine
Zeichnung scannen, ein Fax speichern oder ein Bild mit Hilfe eines Zeichen- oder Grafikprogramms
erstellen.
Nachdem eine Textseite gescannt und gespeichert wurde, nimmt sie die Eigenschaften einer Bildseite an
und kann nicht mehr mit einem Textverarbeitungsprogramm oder Texteditor geöffnet werden.
Bilddateiformate
Bilder werden als Bilddateien mit Dateierweiterungen wie .TIF , .BMP , .JPG , and .AWD gespeichert. Die
Erweiterung verweist auf das Format zur Bildspeicherung.
Einige Formate, wie z. B.
Andere Formate wie .TIFF und .AWD ähneln einem Buch. Sie enthalten eine oder mehrere Seiten, wobei
jeweils ein Bild eine Seite einnimmt.
.BMP und .JPEG, enthalten nur ein Bild pro Datei.
Datei mit nur einem Bild
Datei mit mehreren Bildern
Bei Bilddateien handelt es sich um Standard-Windows-Dateien. Über Windows-Befehle können Sie z. B.:
• Dateien in Ordnern zusammenfassen
• Bilddateien an E-Mail-Nachrichten anfügen
• Dateien kopieren, umbenennen oder löschen
• Dateien drucken oder faxen
Bilddokumente
Ein Bilddokument ist eine Sammlung von Bildern, die logisch miteinander assoziiert sind. Es kann aus
einem leeren Formular bestehen, das im Bilddateiformat gescannt und gespeichert wurde.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 84
Einfaches Bilddokument
Andere Bilddokumente enthalten evtl. eine Sammlung gescannter Faxe, Notizen und Fotos in einer
mehrseitigen Bilddatei.
Mehrseitige Bilddatei
Sharpdesk Imaging
Mit Sharpdesk Imaging können verschiedene Bildverarbeitungsarbeitsgänge durchgeführt werden. Die
Funktionen stehen über die Menüs und Schaltflächen in den Symbolleisten zur Verfügung.
Viele Optionen rufen Dialogfelder auf. Falls Sie nicht sicher sind, welche Werte oder Eigenschaften
eingestellt werden müssen, verwenden Sie einfach die Voreinstellungen. Diese Werte wurde so
vordefiniert, dass Sie zufriedenstellende Ergebnisse für verschiedene Szenarien liefern. Wenn Sie mit den
verschiedenen Optionen vertraut sind, können Sie gezielte Einstellungen vornehmen.
Sharpdesk Imaging besteht aus der Anwendung Imaging und ActiveX-Steuerelementen. Die Anwendung
Imaging wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Die Anwendung Imaging
Dieser Abschnitt enthält eine kurze Beschreibung der Anwendung Imaging. Weitere Informationen zu
bestimmten Aufgaben entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe der Anwendung.
Bilder anzeigen
Die Anwendung Imaging liest und zeigt folgende Bilddateitypen an:
BILDDATEITYP ERWEITERUNG
TIFF-Dokument .TIF, .TIFF, .JFX
Bitmap-Bild .BMP
Faxdokument (nur Windows 98-Installationen) .AWD
GIF-Datei .GIF
Bildlesezeichendatei .IBK
JPEG-Datei .JPG, .JPE, .JPEG
Sharpdesk Benutzerhandbuch 85
PCX-/DCX-Dokument .PCX, .DCX
WIFF-Dokument .WIF
XIF-Dokument .XIF
Sie können im Fenster einseitige Bilder, Miniaturansichten für Bilder in mehrseitigen Bilddokumenten
oder Bildseiten und Miniaturansichten gleichzeitig anzeigen.
Imaging-Fenster
Bilddateien konvertieren
Mit Hilfe von Imaging für Windows können Sie angezeigte Bilder in einem der folgenden Formate
speichern:
• .TIFF
• .BMP
• .JPEG
• . AWD (nur bei Windows 98)
In einigen Fällen gehen beim Konvertieren der Bilddatei von einem Format in das andere bestimmte
Eigenschaften verloren. Wenn Sie z. B. eine farbige
speichern, wird das gespeicherte Bild in ein Schwarzweißbild konvertiert. Wenn Sie das .AWD-Bild in
.BMP zurückkonvertieren, werden die verlorenen Farbinformationen nicht wiederhergestellt.
Bildanzeige ändern
Sie können die Bildanzeige ändern, indem Sie das Bild vergrößern oder verkleinern, die Bildanpassung
optimieren oder das Bild an die Fensterhöhe bzw. -breite anpassen. Zusätzlich können Sie Bilder nach
links, rechts oder um 180° drehen. Die Bilddrehung ist dann von Nutzen, wenn Sie Querformatbilder über
die Scannerzufuhr oder einen Dokumentstapel umgekehrt über die Dokumentenzufuhr gescannt haben
(180° umgekehrte Ausrichtung).
.BMP-Datei im .AWD-Format (nur schwarzweiß)
Sharpdesk Benutzerhandbuch 86
Bildminiaturansichten lassen sich vergrößern, um mehr Detail darzustellen, oder verkleinern, um mehrere
Miniaturansichten gleichzeitig im Fenster anzuzeigen. Ferner können Sie die Seitenreihenfolge des
Bilddokuments durch Drag-und-Drop der Miniaturansichten ändern.
Bilder scannen
Sie erstellen Bilddokumente, indem Sie Formulare, Memos, Bilder oder andere Papierdokumente in eine
Bilddatei scannen.
Sharpdesk Imaging unterstützt TWAIN-kompatible Geräte wie Scanner und Digitalkameras.
HINWEIS: Speichern Sie gescannte Dokumente am besten im TIFF-Format.
Bilder anmerken
Mit der Anmerkungsfunktion können verschiedene Markierungen in ein Bild eingefügt werden. Diese
Anmerkungen können mit dem Bild gespeichert werden. Beispiele von Anmerkungstypen lauten:
• Freihandlinien oder gerade Linienmarkierungen
• Textmarker
• Leere und ausgefüllte Rechtecke
• Notizen
• Dateiauszüge
• Benutzerdefinierte Textstempel, wie z. B. "Eingegangen", oder Bildstempel, wie z. B. Ihr
Firmenzeichen
• Hyperlink-Verknüpfungen
Häufig können Sie die Eigenschaften der Anmerkungsfunktionen, wie z. B. Farbe, Linienbreite und
Schriftart, einstellen.
Ein Hyperlink ist ein besonderer Anmerkungstyp, der Ihnen ermöglicht, die Anmerkung mit einer Datei,
einer URL (Uniform Resource Locator) im World Wide Web oder einer im Bilddokument befindlichen
Seite zu verknüpfen.
Im zum Produkt gehörenden Ordner Samples (Beispiele) finden Sie das Dokument HQ.TIF. Dieses
Beispiel für eine mit Anmerkungen versehene Seite enthält Hyperlinks zu anderen Seiten innerhalb des
Dokuments. Durch Klicken auf die rechteckigen Bereiche werden die Fotos auf den Seiten 2 und 3 des
Dokuments aufgerufen. Durch Klicken auf den entsprechenden Bereich der Adresse (Straße) wird die
Website der Firma Eastman Software aufgerufen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 87
A
A
Ein
nmerkungssymbol
neben der Seitenzahl
der Miniaturansicht
weist darauf hin,
dass die Seite eine
oder mehrere
nmerkungen
enthält.
Eingabefenster zum Eintragen von Anmerkungen in ein Bild
Kontaktabzug erstellen
Sie können einen Kontaktabzug – ähnlich wie bei der Fotoentwicklung – erstellen, der die einzelnen
Seiten eines Bilddokuments in Miniaturansicht enthält. Bevor Sie einen Kontaktabzug erstellen, kann die
Größe der Miniaturansichten eingestellt werden. Bei Vergrößerung ist eine detailliertere Ansicht möglich,
bei Verkleinerung passen mehr Miniaturansichten auf den Kontaktabzug. Um einen Kontaktabzug zu
erstellen, wählen Sie den Befehl Kontaktabzug erstellen aus dem Menü Extras aus.
Eingabefenster Kontaktabzug
Sharpdesk Benutzerhandbuch 88
Bildverarbeitung
Während dem Scannen und Faxen können Dokumente kleine Staubpartikel annehmen, die die Bildqualität
verringern. Mit der Option Bildflecken entfernen werden die Flecken elektronisch aus dem Dokument
entfernt.
Aus dem Menü Extras die Option Seite begradigen richtet schiefe Bilder aus. Hierzu zeichnen Sie im
angezeigten Dokument eine Bezugslinie, entlang welcher die Anwendung das Bild dreht, um es
auszurichten.
Sie können einen Teil des Bildes zuschneiden oder die Seiten des angezeigten Bildes automatisch durch
das Programm beschneiden lassen.
Verwenden der Anwendung Imaging
Dieser Abschnitt führt Sie durch einige grundlegende Vorgänge, wenn mit der Imaging-Anwendung
gearbeitet wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.
Starten von Sharpdesk Imaging
Für das Starten von Sharpdesk Imaging:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.
2. Rufen Sie Alle Programme, Sharpdesk und dann Sharpdesk Imaging auf.
stets.
Bilddokument suchen
Sie können Ihren Bildern Eigenschaften – wie z. B. Autor, Stichwörter, Kommentar, Titel und Betreff –
zuweisen, um sie später einfacher zu finden.
Eigenschaften festlegen
Um einem Bilddokument eine Eigenschaft zuzuweisen (verwendet das folgende Beispiel eine mit
Sharpdesk installierte Beispieldatei):
1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen.
2. Rufen Sie den Ordner auf, in dem Sharpdesk Imaging installiert wurde. (Voreinstellung
C:\Programme\Sharp\Sharpdesk\Imaging .)
3. Öffnen Sie den Ordner Samples.
4. Klicken Sie HQ.TIF doppelt an, oder markieren Sie es und klicken Sie auf Öffnen.
5. Wählen Sie auf dem Menü Datei den Befehl Eigenschaften. Das Eigenschaften-Fenster erscheint.
6. Klicken Sie auf das Register Datei-Info.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 89
Eigenschaftenfenster
Im Register Datei-Info können Sie die Eigenschaftswerte für Ihre Bilddokumente eingeben. Sie können
die Werte standardisieren, damit Ihre Dokumente auf nützliche Weise organisiert sind. Derartige
Stichwörter sollten selbsterklärend sein, z. B. Rechnungen, Einzahlungen, Inventar usw..
1. Geben Sie die gewünschten Eigenschaftswerte ein und klicken Sie auf OK
2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Speichern, um den Eigenschaftswert zum Dokument
hinzuzufügen.
Angegebene Eigenschaften suchen
Suchen eines Dokuments mit Hilfe eines Eigenschaftswerts:
1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen.
Das Öffnen-Dialogfeld erscheint.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 90
Das Dialogfeld zum Öffnen von Bildern
2. Klicken Sie auf die Suchen-Schaltfläche.
Das Eingabefenster Suchen: Bilddokumente erscheint .
Eingabefenster für Bildbeispiel
3. Geben Sie den Eigenschaftswert ein, nach dem Sie suchen möchten.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 91
4. Geben Sie das Laufwerk oder Ordner an, die Sie durchsuchen möchten. Navigieren Sie mit der
Durchsuchen-Schaltfläche zu einem bestimmten Ordner.
5. Klicken Sie das Markierungsfeld für Untergeordnete Ordner an.
6. Klicken Sie auf Suchen. Der untere Teil des Dialogfeldes zeigt die Namen der Dokumente an, die den
angegebenen Eigenschaftswert enthalten. Wenn ein Bildname angeklickt wird, wird eine
Miniaturansicht des Dokuments angezeigt.
Eingabefenster für Bildbeispiel
Bilddokument anzeigen
Sobald Sie ein Bilddokument gefunden haben, in dem Sie arbeiten möchten, können Sie es öffnen, die
Anzeige-Eigenschaften ändern, Miniaturansichten anzeigen sowie deren Größe ändern oder einen
Kontaktabzug erstellen.
Dokument öffnen
Im Suchen-Eingabefenster das Dokument markieren, das Sie öffnen möchten, anschließend auf Öffnen
klicken.
Anzeige ändern
1. Sie können die Größe des Anzeigefensters vertikal und horizontal Ihren Erfordernissen entsprechend
ändern.
2. Im Menü Skalieren können Sie verschiedene Optionen auswählen, um das Dokument in das
Anzeigefenster einzupassen. Wenn Sie die Größe des Dokuments ändern, bleiben Höhe und Breite im
Verhältnis gleich.
• Klicken Sie auf Höhe, um die Seite in ihrer vollen Höhe anzuzeigen.
• Klicken Sie auf Breite, um die Seite in ihrer vollen Breite anzuzeigen.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 92
• Klicken Sie auf Pixelweise. Passt die gesamte Seite nicht in das Anzeigefenster,
erscheinen Bildlaufleisten rechts und/ oder unten am Fenster.
• Klicken Sie auf Optimale Größe. Dies ist häufig die bestmögliche Einstellung.
3. Sie können im Menü Ansicht auf Seiten- und Miniaturansicht klicken, um Miniaturansichten der
Seiten in einem Fenster neben der Seitenansicht anzuzeigen. Die gewählte Miniaturansicht ist
umrandet.
4. Positionieren Sie den Mauszeiger über den vertikalen Trennbalken, der die Miniatur- von der
Seitenansicht trennt. Wenn sich die Form des Mauszeigers ändert, halten Sie die linke Maustaste
gedrückt und ziehen den Balken nach links oder rechts, um die Größe der Fenster zu ändern.
Eingabefenster Bildgröße
5. Sie können im Menü Extras auf Lupe klicken, um nur ein Teil der Dokumentseite zu vergrößern.
[ANMERKUNG: Die Bedienelemente für die Vergrößerung können nur mit der Maus bedient
werden. Eine Steuerung mit der Tastatur ist nicht möglich.]
Miniaturansicht anzeigen und ändern
Miniaturansichten anzeigen oder ändern:
1. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Miniaturansichten. Miniaturansichten der Bilddokumente
werden angezeigt.
2. Wählen Sie aus dem Untermenü Optionen im Menü Extras den Befehl Größe der Miniaturansicht. Es
erscheint das Dialogfeld Größe der Miniaturansicht.
Sharpdesk Benutzerhandbuch 93
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