Sharp PPC-ALL User Manual [es]
Sharpdesk
V3.3
Guía del usuario
Versión 3.3.04
Guía del usuario de Sharpdesk i
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Guía del usuario de Sharpdesk ii
Tabla de contenido
Capítulo 1 Introducción .....................................................................................................1
Descripción general................................................................................................................ 2
Acerca de esta guía................................................................................................................. 2
Contenido de la Guía del usuario........................................................................................... 3
Definición de términos........................................................................................................... 4
Ayuda en pantalla de Sharpdesk ............................................................................................ 4
Capítulo 2 Instalación de Sharpdesk...............................................................................5
Procedimiento de instalación ................................................................................................. 5
Ubicación del software...................................................................................................... 5
Ubicación de los archivos de usuario................................................................................ 5
Desinstalación de Sharpdesk.................................................................................................. 7
Capítulo 3 Descripción general de Sharpdesk...............................................................9
Introducción............................................................................................................................ 9
Inicio de Sharpdesk .............................................................................................................. 10
Barra de menús ................................................................................................................ 10
Ventana de carpetas.......................................................................................................... 10
Barra de herramientas...................................................................................................... 11
Área de trabajo.................................................................................................................11
Barra de propiedades ....................................................................................................... 11
Zona de salida ..................................................................................................................11
Barra de estado.................................................................................................................11
Barras de desplazamiento................................................................................................ 11
Navegar en Sharpdesk.......................................................................................................... 12
Trabajar con la ventana de carpetas ................................................................................ 12
Opciones con el botón derecho................................................................................... 13
Menú de Sharpdesk .........................................................................................................15
Barra de herramientas de Sharpdesk............................................................................... 17
La barra de propiedades de Sharpdesk............................................................................ 18
Zona de salida de Sharpdesk ........................................................................................... 18
Salir de Sharpdesk................................................................................................................ 19
Capítulo 4 Trabajar con Sharpdesk................................................................................20
Introducción.......................................................................................................................... 20
Ver imágenes y documentos................................................................................................. 20
Trabajar en una carpeta.................................................................................................... 21
Trabajar con imágenes..................................................................................................... 22
Combinar..................................................................................................................... 22
Guía del usuario de Sharpdesk iii
Dividir.......................................................................................................................... 22
Rotar ............................................................................................................................ 23
Control de la presentación del escritorio......................................................................... 23
Cambiar el tamaño de las imágenes en miniatura...................................................... 23
Añadir o eliminar una aplicación en la zona de salida...............................................23
Configurar la carpeta de entrada de Sharpdesk.......................................................... 24
Ver archivos de imagen (No disponible para Windows Vista / Windows 7)................. 24
Configurar los tipos de archivos que se visualizaran con Sharpdesk Imaging (No
disponible para Windows Vista / Windows 7)...........................................................24
Notificación de cambios en el visor de tipos de archivo (No disponible para Windows
Vista / Windows 7)...................................................................................................... 25
Ajuste de las opciones de exportación............................................................................25
Cambiar la resolución predeterminada de exportación .............................................26
Cambiar los ajustes de color....................................................................................... 26
Ver las propiedades de un documento............................................................................. 27
Organización de los archivos............................................................................................... 27
Seleccionar archivos........................................................................................................ 27
Abrir archivos ..................................................................................................................28
Borrar archivos ................................................................................................................28
Recuperar un archivo....................................................................................................... 28
Mover documentos y carpetas......................................................................................... 28
Crear accesos directos a carpetas ....................................................................................28
Reordenar carpetas........................................................................................................... 29
Copiar un archivo ............................................................................................................29
Cambiar el nombre de un archivo................................................................................... 29
Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrónico......................................... 29
Comprimir imágenes ....................................................................................................... 29
Utilizar Image Compression Tool(ICT) .....................................................................32
Formatos de entrada compatibles............................................................................... 32
Archivo de salida comprimido ...................................................................................33
Tamaño de la página de salida.................................................................................... 33
Controlar ICT.............................................................................................................. 33
Calidad / Tamaño ........................................................................................................34
Carpeta de salida ......................................................................................................... 36
Ver el nuevo archivo PDF........................................................................................... 37
Controlar el cuadro de diálogo de Preferencias de ICT............................................. 37
Resolución de problemas............................................................................................ 37
Mejorar imagen ....................................................................................................................37
Guía del usuario de Sharpdesk iv
Creación de un PDF de texto ............................................................................................... 38
Digitalización con Sharpdesk ..............................................................................................38
Digitalización de documentos......................................................................................... 38
Ajuste de las opciones de digitalización ......................................................................... 39
Ver imágenes digitalizadas ..............................................................................................39
Modificación de las opciones de digitalización..............................................................40
Capítulo 5 Buscar con Sharpdesk .................................................................................42
Introducción.......................................................................................................................... 42
Configuración previa....................................................................................................... 43
Bases de datos de índice .............................................................................................43
Palabras omitidas ........................................................................................................44
Restricciones ...............................................................................................................44
Búsqueda ..............................................................................................................................45
Para realizar una búsqueda:............................................................................................. 45
Sintaxis de las consultas de búsqueda............................................................................. 46
Frases........................................................................................................................... 47
Comodines (* y ?)....................................................................................................... 47
Coincidencia exacta o “Stemming” (derivaciones de un término común) ............... 48
Operador and............................................................................................................... 48
Operador or ................................................................................................................. 48
Operador not................................................................................................................ 48
Operador near .............................................................................................................48
Examinar los resultados................................................................................................... 49
Ordenar la lista de resultados ..........................................................................................50
Mover archivos ................................................................................................................ 51
Realizar otra búsqueda..................................................................................................... 51
Ver la última búsqueda .................................................................................................... 51
Técnicas avanzadas de búsqueda .................................................................................... 52
Ficha Atributos de archivo.......................................................................................... 53
Ficha Propiedades de documento............................................................................... 53
Establecer preferencias de búsqueda ................................................................................... 55
Crear una nueva base de datos de índices....................................................................... 56
Editar una base de datos de índices.................................................................................60
Eliminar una base de datos de índices ............................................................................61
Definir un programa de indexación..................................................................................... 61
Indexar manualmente las bases de datos ........................................................................64
Monitorización del proceso de indexación..................................................................... 64
Mostrar progreso......................................................................................................... 65
Guía del usuario de Sharpdesk v
Mostrar última indexación.......................................................................................... 66
Realizar indexación..................................................................................................... 66
Cancelar indexación.................................................................................................... 66
Salir.............................................................................................................................. 66
Capítulo 6 Componer con Sharpdesk ...........................................................................67
Introducción.......................................................................................................................... 67
Inicio de Composer ..............................................................................................................68
Barra de menús ................................................................................................................ 69
Barra de herramientas...................................................................................................... 69
Área de trabajo.................................................................................................................69
Área de referencia............................................................................................................ 70
Opciones de menú ...........................................................................................................70
Opciones de la barra de herramientas ............................................................................. 71
Trabajar con Composer........................................................................................................ 72
Cargar páginas en Composer...........................................................................................72
Añadir páginas a Composer........................................................................................ 73
Añadir páginas desde Sharpdesk o desde el Explorador de Windows......................73
Creación de documentos Composer................................................................................74
Organizar páginas........................................................................................................74
Borrar páginas ............................................................................................................. 74
Control del contenido de las páginas: ............................................................................. 75
Encabezados y pies de página......................................................................................... 75
Aplicar un encabezado/pie de página a páginas seleccionadas................................. 75
Definir el tamaño de la franja de encabezado/pie de página ..................................... 76
Definir el texto para el encabezado/pie de página .....................................................76
Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrónico......................................... 78
Guardar documentos........................................................................................................ 79
Abrir un documento de Composer.................................................................................. 79
Cerrar Composer .................................................................................................................. 79
Capítulo 7 Sharpdesk Imaging .......................................................................................80
Introducción.......................................................................................................................... 80
Conceptos básicos ................................................................................................................ 80
¿Qué es Imaging? ............................................................................................................80
Tipos de imágenes ........................................................................................................... 81
Formatos de archivos de imagen..................................................................................... 81
Documentos de imagen ................................................................................................... 81
Sharpdesk Imaging...............................................................................................................82
Aplicación Imaging .........................................................................................................82
Guía del usuario de Sharpdesk vi
Mostrar imágenes........................................................................................................ 82
Convertir archivos de imagen..................................................................................... 83
Cambiar la visualización de la imagen....................................................................... 83
Digitalizar imágenes ...................................................................................................84
Anotación de imágenes............................................................................................... 84
Crear una hoja de vínculos .........................................................................................85
Procesamiento de imágenes........................................................................................85
Uso de la aplicación Imaging.......................................................................................... 86
Iniciar Sharpdesk Imaging.......................................................................................... 86
Búsqueda de documentos de imagen .........................................................................86
Definir propiedades..................................................................................................... 86
Buscar propiedades definidas ..................................................................................... 87
Visualización de documentos de imagen........................................................................ 89
Abrir un documento.................................................................................................... 89
Cambiar la visualización............................................................................................. 89
Mostrar y modificar las vistas en miniatura............................................................... 90
Crear una hoja de vínculos .........................................................................................90
Anotación de documentos............................................................................................... 91
Anotación de sello....................................................................................................... 91
Anotación de marcador de resaltado .......................................................................... 93
Modificar las propiedades del marcador de resaltado ...............................................93
Mejorar un documento ....................................................................................................94
Quitar manchas de un documento .............................................................................. 94
Enderezar una página.................................................................................................. 94
Capítulo 8 Conversión de imágenes a texto.................................................................96
Introducción.......................................................................................................................... 96
Configurar la conversión con las opciones de OCR ........................................................... 97
Ajustar el formato del archivo de salida .........................................................................97
Configurar el diseño original del documento .................................................................98
Configurar los idiomas en el documento........................................................................98
Seleccionar un diccionario de usuario ............................................................................99
Seleccionar un diccionario existente .......................................................................... 99
Modificar un diccionario de usuario ..........................................................................99
Crear un nuevo diccionario....................................................................................... 102
Configurar el carácter rechazado................................................................................... 102
Controlar el cuadro de diálogo de opciones de OCR................................................... 102
Controlar la ejecución de la aplicación......................................................................... 102
Guía del usuario de Sharpdesk vii
Conversión de imágenes con “arrastrar y soltar”.............................................................. 103
Capítulo 9 Glosario ........................................................................................................104
Guía del usuario de Sharpdesk viii
Capítulo 1
Introducción
Le presentamos Sharpdesk. Este software le ofrece una solución completa y de fácil uso para
organizar, trabajar con imágenes, documentos electrónicos y en papel. Una vez guardado un
documento en el PC, puede utilizar Sharpdesk para organizarlo, verlo e imprimirlo o enviarlo por
correo electrónico. Sharpdesk integra todas las herramientas necesarias.
Esta Guía del usuario describe las funciones estándar de Sharpdesk. Asimismo Sharpdesk
funciona con otros productos Sharp que pueden añadir otras funciones no incluidas en esta Guía.
Los detalles de estas nuevas funciones se describen en la documentación correspondiente al
producto Sharp “vinculado” con Sharpdesk.
Guía del usuario de Sharpdesk 1
Descripción general
Con Sharpdesk podrá:
• Digitalizar imágenes y documentos: Sharpdesk funciona con el escáner para permitirle
leer documentos en papel en su PC utilizando todo un conjunto de opciones y controles de
digitalización proporcionados por un escáner TWAIN o por una copiadora Sharp con la
opción “Kit de expansión de escáner de red” . Sharpdesk le ofrece tanto opciones de
digitalización sencillas como opciones avanzadas, lo que le proporciona un control absoluto
de las preferencias de digitalización.
• Convertir imágenes a texto: las imágenes de texto digitalizadas con Sharpdesk se pueden
convertir a texto editable y utilizarse con los procesadores de texto convencionales.
Sharpdesk utiliza un avanzado sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que
conserva incluso la presentación de los documentos. También puede convertir una imagen
que contenga texto a un formato de procesador de texto simplemente arrastrándola a la zona
de salida de Sharpdesk.
• Preparar documentos listos para producción: gracias a Sharpdesk Composer, puede
combinar archivos de distinto tipo en un único documento listo para producción. Por
ejemplo, combinar un archivo de Word® con uno de Excel® y después añadir un archivo
de Lotus®. Por lo general, cualquier aplicación capaz de enviar documentos a una
impresora puede añadir páginas a un documento Composer. Ordenar las páginas tal y como
desee que aparezcan y a continuación imprimir todo el documento en conjuntos grapados,
con un solo viaje a la impresora para recoger los nuevos documentos.
• Ver sus imágenes: con Sharpdesk Imaging, podrá visualizar de un modo rápido y fácil las
imágenes guardadas, digitalizadas o procedentes de una cámara digital.
• Distribuir sus documentos: distribuir documentos a través del correo electrónico o
imprimir copias con tan sólo arrastrar un archivo a un icono en la zona de salida de
Sharpdesk.
• Importar y exportar imágenes y documentos: importar, guardar y gestionar imágenes y
documentos .BMP, .JPG, .PCX, .TIF, o .PDF directamente desde Sharpdesk.
• Usar funciones avanzadas de Búsqueda: buscar imágenes y documentos utilizando una
amplia gama de criterios de búsqueda como, por ejemplo, una palabra, una frase o una lista
de palabras. Buscar imágenes o documentos determinados especificando una ruta de acceso,
el tipo de imagen/documento, la fecha de modificación, el tamaño de la imagen/documento,
las propiedades de un documento o los operadores booleanos “and”, “or”, “not” o “near”.
Acerca de esta guía
La presente Guía del usuario considera que dispone de conocimientos básicos acerca del
funcionamiento de Windows y que está familiarizado con la terminología propia de Windows.
Esto implica conocer la forma de arrancar el sistema y de navegar en un entorno Windows, así
como llevar a cabo operaciones básicas como copiar, imprimir y mover documentos.
Si desea obtener ayuda sobre la forma de utilizar Windows o Internet Explorer, consulte la
documentación del usuario de Microsoft Windows.
.
Guía del usuario de Sharpdesk 2
Contenido de la Guía del usuario
La presente guía se divide en los siguientes capítulos:
Capítulo 1, Introducción
Una breve descripción de las características de Sharpdesk, sus opciones, los requisitos del sistema
y el contenido de la Guía del usuario.
Capítulo 2, Instalación de Sharpdesk
Describe el proceso de instalación y la forma de desinstalar el software.
Capítulo 3, Descripción general de Sharpdesk
En este capítulo se describe la forma de navegar y trabajar con Sharpdesk, incluidas las opciones
de menús y la barra de herramientas.
Capítulo 4, Trabajar con Sharpdesk
En este capítulo se describe la forma de cambiar la presentación de las imágenes y los
documentos en Sharpdesk, así como la manera de organizarlos, incluida la forma de abrir,
guardar, copiar y mover documentos. Describe las opciones y controles de Sharpdesk,
incluida la forma de seleccionar un escáner, digitalizar una imagen con Sharpdesk y ajustar
las opciones de digitalización.
Capítulo 5, Buscar con Sharpdesk
En este capítulo se describe la forma de buscar imágenes y documentos utilizando las funciones
de búsqueda avanzada de Sharpdesk, las que permiten emplear criterios tales como una palabra o
una frase, así como los operadores booleanos “and”, “or”, “not” o “near”.
Capítulo 6, Componer con Sharpdesk
Sharpdesk Composer le ofrece la forma más fácil de crear documentos listos para producción. En
este capítulo se describe la forma de combinar y organizar documentos y de imprimir un
documento final.
Capítulo 7, Sharpdesk Imaging
En este capítulo se describe el conjunto de herramientas para ver imágenes, incluido el ajuste de
la presentación, la impresión de imágenes y el ajuste de las opciones predeterminadas de
Imaging.
Capítulo 8, Conversión de imágenes a texto
En este capítulo se describe la forma de convertir imágenes a un formato que se pueda utilizar
con su procesador de textos; ofrece consejos útiles sobre lo que se puede hacer una vez
convertidas.
Capítulo 9, Glosario
Lista de términos que se utilizan en la guía o relacionados con el procesamiento de imágenes.
Guía del usuario de Sharpdesk 3
Definición de términos
Cuando trabaje con Sharpdesk, debe tener en cuenta el significado de los siguientes términos:
Imágenes
En Sharpdesk, el término imagen se refiere a los elementos que pueden cargarse en Imaging.
Dispositivos
Un dispositivo es un aparato de hardware, por ejemplo, un escáner, una impresora, un fax, una
cámara digital o una copiadora.
OCR
Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition, OCR). Tecnología que
permite convertir imágenes a un formato compatible con los procesadores de texto comunes.
Ayuda en pantalla de Sharpdesk
La ayuda en pantalla ofrece instrucciones paso a paso para llevar a cabo tareas de Sharpdesk. Es
posible acceder a la ayuda en pantalla a través del menú Ayuda de cada aplicación.
Guía del usuario de Sharpdesk 4
1.
Capítulo 2
Instalación de Sharpdesk
Procedimiento de instalación
La instalación del software Sharpdesk es sencilla y directa. Al instalar Sharpdesk, la serie
completa de aplicaciones que incluye: Sharpdesk, Composer e Imaging, se cargan en
el PC.
Ubicación del software
De forma predeterminada, el software Sharpdesk se instala en la unidad predeterminada de
arranque (normalmente C:\) en la carpeta Sharpdesk (la ruta completa es C:\Archivos de
programa\Sharp\Sharpdesk\), a menos que se especifique una unidad o carpeta distintas
durante la instalación. El proceso de instalación también modifica algunos archivos del sistema
para que todos los componentes de Sharpdesk funcionen correctamente.
Ubicación de los archivos de usuario
También se puede especificar la ubicación en la que se guardarán los documentos y las imágenes
con los que trabaje en Sharpdesk. A menos que se especifique lo contrario, el programa de instalación
crea una nueva carpeta Sharpdesk Desktop, así como subcarpetas en C:\Documents and
Settings\<nombredeusuario>\Mis Documentos\ (C:\Usuarios\<nombredeusuario>\Documentos\ en
equipos con Vista / Windows 7). Si se especifica una ubicación distinta para los archivos de datos, se
recomienda no asignarlos a la misma carpeta (o subcarpeta) que el software Sharpdesk, ya que todas
las carpetas de éste se borrarán si se desinstala la aplicación.
Guía del usuario de Sharpdesk 5
Instalación de Sharpdesk desde CD
Para instalar Sharpdesk desde un CD:
1. Si se encuentra abierta alguna aplicación de Windows, ciérrela para asegurarse de que el
software se instala correctamente. De forma específica, los programas antivirus como
“Norton AntiVirus” pueden notificar falsos avisos si no se desactivan antes de la instalación.
2. Inicie sesión en su ordenador con una ID de usuario que posea privilegios de administrador.
Nota: Windows XP, Vista y Windows 7 permite a los usuarios no administradores realizar
tareas de administradores si inician sesión como administradores, sin embargo, esto no ocurre
con Sharpdesk. Si aparece un cuadro de diálogo de Windows de "Ejecutar como", cancélelo e
inicie sesión como administrador antes de empezar o de de continuar con la instalación de
Sharpdesk.
3. Inserte el CD de instalación en la unidad de CD-ROM. En unos pocos instantes, aparece
automáticamente en la pantalla del monitor la pantalla de presentación del programa de
instalación. Si no aparece la pantalla de presentación (debido, por ejemplo, a que se ha
desactivado la función Auto Run de Windows), ejecute el programa Setup.exe desde el
directorio \Sharpdesk del CD.
NOTA: Si el CD contiene varios idiomas, es preciso seleccionar un idioma en primer lugar.
Pantalla de presentación del programa de instalación de Sharpdesk
4. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para llevar a cabo la instalación.
5. Una vez finalizada la instalación, puede que se le solicite que reinicie el ordenador. Si es así,
es necesario reiniciar el ordenador para poder utilizar Sharpdesk. Recuerde iniciar sesión de
nuevo con el mismo nombre de usuario con el que empezó la instalación. Si no lo hace de
este modo, puede que la instalación no se complete correctamente.
Durante la instalación se crea una carpeta en el directorio “Archivos de programa” (o en la
ubicación especificada en la instalación) que contiene todos los archivos de software de
Guía del usuario de Sharpdesk 6
Sharpdesk, Composer e Imaging. También se añadirá la entrada Sharpdesk al menú
Inicio/Programas con los archivos de software de Sharpdesk e Imaging. Por último, se coloca en
el escritorio un acceso directo a Sharpdesk con el fin de facilitar la apertura de la aplicación.
Desinstalación de Sharpdesk
Si necesita desinstalar Sharpdesk, puede hacerlo utilizando el siguiente procedimiento estándar de
Windows para desinstalar software.
1. Haga clic en el botón Inicio de Windows, a continuación en Configuración y por último en
Panel de control.
2. Haga doble clic en Agregar o quitar programas.
Cuadro de diálogo Propiedades de Agregar o quitar programas
3. En el cuadro de diálogo Propiedades de Agregar o quitar programas, recorra la lista de
programas y haga clic en Sharpdesk.
4. Haga clic en Cambiar/Quitar.
5. Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en “OK” para finalizar la
desinstalación de Sharpdesk. Tenga en cuenta que el proceso de desinstalación no eliminará
los archivos con documentos o carpetas creadas o modificadas después de la instalación de
Sharpdesk. Los archivos de datos instalados con Sharpdesk (Ejemplos de búsqueda, por
ejemplo) se eliminarán durante la desinstalación si no han sido modificados.
6. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de
Agregar o quitar programas.
La opción del menú “Desinstalar”, en el menú Inicio de Windows abre igualmente el proceso.
NOTA: Si desinstala el programa Sharpdesk Imaging, puede perder el visualizador de archivos de
imagen. El programa Imaging para Windows, que puede instalarse mediante la ficha “Instalación
de Windows” del cuadro de diálogo “Propiedades de Agregar o quitar programas”, puede
Guía del usuario de Sharpdesk 7
instalarse desde un soporte Microsoft para que actúe como su programa visualizador de
imágenes.
Guía del usuario de Sharpdesk 8
Capítulo 3
Descripción general de
Sharpdesk
Introducción
Sharpdesk es una aplicación para Windows que proporciona una organización integrada para todo
tipo de imágenes y documentos electrónicos y en papel. Con Sharpdesk podrá:
• Digitalizar y ver documentos.
• Convertir imágenes a documentos de texto.
• Organizar documentos e imágenes en las carpetas de Windows
• Enviar documentos por correo electrónico.
Gracias a Sharpdesk, trabajar con los dispositivos conectados al ordenador (escáner, impresora o
cámara digital) resulta más eficaz, fácil y productivo que nunca.
Guía del usuario de Sharpdesk 9
Á
Inicio de Sharpdesk
Puede iniciar Sharpdesk desde el menú Inicio de Windows haciendo clic en Inicio, a continuación
en Programas, después en Sharpdesk y finalmente en Sharpdesk.
También puede iniciar la aplicación desde el escritorio de Windows, mediante un doble clic en el
icono de acceso directo a Sharpdesk.
Barra de menús
Barra de
herramientas
Barra de estado
Barra de propiedades
rea de trabajo
Ventana de carpetas
Zona de
salida
Ventana principal de Sharpdesk
Las carpetas y los archivos que aparecen en la ventana de carpetas o en el área de trabajo se
seleccionan mediante un clic. Una vez seleccionados, puede mostrar la información o hacer clic
con el botón derecho para ejecutar comandos. También puede seleccionar un comando de la barra
de menús, la barra de herramientas o la zona de salida. Sharpdesk le ofrece una nueva forma
cómoda de ver, organizar y distribuir los archivos.
Sharpdesk se compone de los siguientes elementos:
Barra de menús
La barra de menús incluye todos los comandos disponibles en Sharpdesk para realizar las tareas
necesarias, desde abrir y mostrar documentos hasta acceder al servicio de asistencia en Internet.
Ventana de carpetas
La ventana de carpetas le proporciona acceso a los archivos y los recursos del sistema. Se puede
utilizar igual que el Explorador de Windows para localizar y mostrar información de Sharpdesk o
de las carpetas y unidades.
Guía del usuario de Sharpdesk 10
Barra de herramientas
La barra de herramientas proporciona un acceso rápido a los comandos principales y a otras
aplicaciones de Sharpdesk, como por ejemplo, Sharpdesk Composer e Imaging.
En aquellas ocasiones en las que no es posible ejecutar un comando o una aplicación, el botón de
la barra de herramientas está atenuado y no se puede seleccionar. (Excepción: el botón
“Adquirir” se atenúa tras la primera ejecución cuando no se encuentra disponible.) Para ver lo
que permite realizar la opción de la barra de herramientas, sitúe el cursor del ratón directamente
sobre el icono de la barra y aparecerá una breve descripción de la función.
Área de trabajo
El área de trabajo muestra el contenido de la carpeta seleccionada en una presentación de
imágenes en miniatura. Desde el área de trabajo, se puede seleccionar un archivo para trabajar y a
continuación visualizarlo, convertirlo a texto o imprimirlo.
Barra de propiedades
La barra de propiedades de Sharpdesk le permite ver las propiedades de la miniatura
seleccionada en el área de trabajo. También le permite buscar rápidamente una palabra clave
utilizando el cuadro de búsqueda situado en la barra de propiedades.
Zona de salida
La zona de salida de Sharpdesk muestra iconos de los distintos destinos a los que se pueden
enviar los archivos. La zona de salida permite imprimir, enviar por fax o por correo electrónico,
mejorar imágenes con opciones como desmotear, recorte automático, enderezar y rotación
automática, convertir imágenes a texto, comprimir imágenes en archivos PDF y transferir
archivos a otras aplicaciones con una simple operación “arrastrar y soltar”.
Barra de estado
La barra de estado muestra información sobre el archivo seleccionado además de las definiciones
de la barra de herramientas y los comandos. Las definiciones aparecen cuando se mueve el
cursor del ratón sobre un comando u opción de la barra de herramientas, al igual que con la barra
de estado de Windows.
Barras de desplazamiento
Si no es posible mostrar todo el contenido de la carpeta o del área de trabajo en la ventana actual,
Sharpdesk proporciona barras de desplazamiento que permiten ver toda la información
disponible.
Guía del usuario de Sharpdesk 11
Navegar en Sharpdesk
Trabajar con Sharpdesk resulta muy sencillo. Está diseñado para permitirle encontrar las
imágenes y los documentos de forma rápida utilizando la ventana de carpetas, la barra de menús
y la barra de herramientas.
Trabajar con la ventana de carpetas
La ventana de carpetas aparece de forma predeterminada en la parte izquierda de la pantalla de
Sharpdesk. La ventana de carpetas se puede utilizar de la misma forma que el Explorador de
Windows para localizar y mostrar información de Sharpdesk, el disco duro o cualquier unidad de
red que se encuentre conectada.
En la ventana de carpetas se puede ver tanto la jerarquía del contenido de las carpetas y unidades
como el contenido de cada una de las carpetas seleccionadas en el área de trabajo. Haga clic en
una de las carpetas para ver los archivos que contiene en el área de trabajo.
Ampliar todo Minimizar todo
Utilice la ventana
de carpetas igual
que el Explorador de
Windows, para buscar,
seleccionar y gestionar
sus documentos.
El escritorio de
Sharpdesk contiene
archivos y documentos
importantes que se
utilizan con frecuencia.
Ventana de carpetas de Sharpdesk
Guía del usuario de Sharpdesk 12
Nota: La eliminación o cambiar el nombre de archivos o capetas del sistema puede dar lugar a
que Windows u otras aplicaciones queden inestables. No elimine ni cambie el nombre de archivos
o carpetas sin conocer las consecuencias.
Opciones con el botón derecho
Haga clic con el botón derecho del ratón en una de las carpetas
menú emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar a cabo las
siguientes acciones:
de la ventana para mostrar un
• Nueva carpeta: crea una carpeta nueva en la ubicación actual.
• Cambiar nombre: asigna un nuevo nombre a la carpeta seleccionada.
• Eliminar: eliminar la carpeta seleccionada y la envía a la papelera de reciclaje de Windows.
• Carpetas de Sharpdesk: agrega un acceso directo a una carpeta en la ventana Carpeta de
Sharpdesk, reorganiza las carpetas en la ventana Carpeta o elimina accesos directos a
carpetas de la ventana Carpeta.
• Copiar: copia el contenido de la carpeta seleccionada al Portapapeles.
• Pegar: pega el contenido del portapapeles en la ubicación actual.
• Propiedades: muestra información sobre las propiedades de la carpeta seleccionada.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el área de trabajo
para mostrar un menú emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar
a cabo las siguientes acciones:
(fuera de cualquier documento)
• Digitalizar documento...: muestra el cuadro de diálogo Digitalización, que le permite
configurar las opciones de digitalización y, a continuación, digitalizar una imagen en
Sharpdesk.
• Pegar: pega el contenido del Portapapeles en la ubicación actual.
• Buscar: muestra la página de búsqueda
• Desde escáner o cámara...: muestra el cuadro de diálogo Dispositivo, que le permite
seleccionar un escáner o una cámara. A continuación aparece el cuadro de diálogo
Digitalización (que será diferente para cada dispositivo), donde puede configurar opciones
de digitalización para el dispositivo WIA seleccionado y digitalizar una imagen en
Sharpdesk.
• Seleccionar todo: selecciona todos los documentos de la carpeta actual.
• Organizar: ordena las miniaturas según nombre, fecha, tamaño, tipo o coloca todas las
nuevas carpetas al final de la carpeta (Desactivar Organizar Automáticamente).
• Preferencias...: Establece las preferencias para ver las imágenes en miniatura, el nombre y
ubicación nuevos del archivo digitalizado, las opciones de conversión a texto, de
compresión de imágenes y de resolución de exportación de imágenes.
Haga clic con el botón derecho del ratón en uno de los documentos
mostrar un menú emergente con opciones similares a las del Explorador, que permiten llevar a
cabo las siguientes acciones:
del área de trabajo para
• Abrir: abre el archivo seleccionado. Si se ha seleccionado una imagen legible, abre
Imaging.
• Copiar: copia los archivos seleccionados al Portapapeles.
Guía del usuario de Sharpdesk 13
• Combinar: apila dos o más páginas en un solo archivo.
• Dividir: divide un archivo de imagen compuesto por varias páginas en dos archivos.
• Rotar: rota el archivo seleccionado 90
o
a la izquierda o a la derecha.
• Cambiar nombre: asigna un nuevo nombre al archivo seleccionado.
• Eliminar: elimina el archivo seleccionado y lo envía a la papelera de reciclaje de Windows.
• Enviar como: adjunta el archivo seleccionado a un mensaje de correo utilizando el cliente
de correo electrónico predeterminado del ordenador del usuario. Si el archivo seleccionado
es .SDF y se ha seleccionado el formato PDF, el archivo se convierte a PDF antes de
iniciarse el cliente de correo electrónico. Los archivos .SDF son los únicos que se pueden
convertir a .PDF antes de ser enviados.
• Convertir a PDF de texto: Convierte imágenes en archivos PDF en los que puede realizar
búsquedas y le permite trabajar con el texto presente en el PDF.
• Propiedades: muestra información sobre las propiedades del archivo seleccionado.
Guía del usuario de Sharpdesk 14
Menú de Sharpdesk
El menú de Sharpdesk le ofrece las siguientes opciones:
MENÚ ARCHIVO DESCRIPCIÓN
Nueva carpeta Crea una carpeta nueva en la ubicación actual.
Abrir… Abre el archivo o carpeta seleccionados. Si se ha seleccionado una imagen
legible, abre Imaging.
Cambiar nombre Permite cambiar el nombre del archivo o carpeta seleccionados.
Eliminar Elimina el archivo o carpeta seleccionados y los envía a la papelera de
reciclaje de Windows.
Carpetas de Sharpdesk … Muestra el cuadro de diálogo Carpetas de Sharpdesk, que le permite agregar
un acceso directo a una carpeta en la ventana Carpeta de Sharpdesk,
reorganizar la forma en que las carpetas se muestran en la ventana Carpeta o
eliminar un acceso directo a una carpeta de la ventana Carpeta.
Imprimir… Imprime el archivo seleccionado. Para ello, abre la aplicación nativa y lleva a
cabo la impresión en la impresora predeterminada del sistema.
Adquirir imagen… Muestra la interfaz de usuario del controlador TWAIN (diferente para cada
tipo de escáner), que le permite configurar varias opciones y a continuación
digitalizar una imagen en Sharpdesk. Si desea obtener más información,
consulte el “Capítulo 4, Trabajar con Sharpdesk”.
Seleccionar escáner… Selecciona un controlador de digitalización TWAIN para utilizarlo en la
digitalización de imágenes y documentos.
Desde escáner o cámara Muestra el cuadro de diálogo Dispositivo, que le permite seleccionar un
escáner o una cámara. A continuación aparece el cuadro de diálogo
Digitalización (que será diferente para cada dispositivo), donde puede
configurar opciones de digitalización para el dispositivo WIA seleccionado y
digitalizar una imagen en Sharpdesk
Enviar como Adjunta el archivo seleccionado a un mensaje de correo utilizando el cliente
de correo electrónico del PC. Si el archivo seleccionado es .SDF y se ha
seleccionado el formato PDF, el archivo se convierte a PDF antes de iniciarse
el cliente de correo electrónico. Los archivos .SDF son los únicos que se
pueden convertir a .PDF antes de ser enviados.
Propiedades Muestra información sobre las propiedades del archivo seleccionado.
Salir Sale y cierra Sharpdesk.
MENÚ EDICIÓN DESCRIPCIÓN
Copiar Copia el archivo o carpeta seleccionados al Portapapeles.
Pegar Pega el contenido del Portapapeles en la ubicación actual.
Combinar Apila dos o más páginas en un solo archivo.
Dividir Divide un archivo de imagen compuesto por varias páginas en dos archivos.
Rotar Rota el archivo seleccionado 90o a la izquierda o a la derecha.
.
Seleccionar todo Selecciona todos los documentos de la carpeta actual.
MENÚ VER DESCRIPCIÓN
Carpetas Alterna la vista predeterminada de carpetas.
Guía del usuario de Sharpdesk 15
Barras de
Alterna la barra de herramientas, las etiquetas de texto y los botones grandes.
herramientas
Barra de estado Alterna la presentación de barra de estado.
Zona de salida Alterna la presentación de la Zona de salida.
Barra de propiedades Alterna la presentación de la Barra de propiedades.
Actualizar Actualiza las imágenes en miniatura del área de trabajo.
Organizar Organiza las imágenes en miniatura por nombre, fecha, tipo o tamaño.
Seleccione “Desactivar Organizar Automáticamente” para añadir todos los
nuevos archivos al final de la carpeta, sin importar su nombre, fecha, tipo o
tamaño.
Página siguiente Si la imagen en miniatura tiene más de una página, muestra la siguiente.
Página anterior Si la imagen en miniatura tiene más de una página, muestra la anterior.
Iniciar Explorador Inicia el Explorador de Windows.
Apariencia de la aplicación Alterna entre la activación y desactivación del Motivo azul y el Motivo
plateado
MENÚ
HERRAMIENTAS
Configuración
DESCRIPCIÓN
Configura los dispositivos Sharp conectados.
del producto
Preferencias… Establece las preferencias para ver las imágenes en miniatura, el nombre y
ubicación nuevos del archivo digitalizado y las opciones de conversión a texto
y de resolución de exportación de imágenes.
Escritorio Restablece la vista en miniatura en la carpeta que está abierta.
Buscar Muestra la página de búsqueda, donde se puede ver, editar o crear una base de
datos de índices, ver o cambiar el programa de indexación, ver los resultados
de la última búsqueda o mostrar la página Propiedades de búsqueda.
Composer Inicia el componente Composer de Sharpdesk.
Imaging Inicia el componente Imaging de Sharpdesk.
MENÚ INTERNET DESCRIPCIÓN
Información sobre
Muestra la página de Internet relativa a la información sobre productos Sharp.
productos Sharp
MENÚ ZONA DE
DESCRIPCIÓN
SALIDA
Imprimir Imprime una copia individual de la imagen en la impresora predeterminada.
Para imprimir en otra impresora, haga clic en la flecha Abajo y seleccione la
impresora que desea usar.
FAX Envía la imagen/documento a la utilidad de fax residente en el servidor, lo
que permite transmitir la imagen/documento a través de una línea telefónica.
Correo electrónico Inicia la aplicación de correo electrónico e inserta la imagen/documento
seleccionado como un archivo adjunto.
Convertir por OCR Envía la imagen/documento a través del sistema OCR (reconocimiento óptico
de caracteres) y la/lo muestra en el editor seleccionado.
Guía del usuario de Sharpdesk 16
q
Composer Imprime el documento utilizando el controlador de impresora Sharpdesk
Composer y abre el componente Composer.
Mejorar imagen Ofrece opciones de mejora de imágenes como desmotear, recorte automático,
enderezar y rotación automático que permiten que el usuario mejore los
documentos con imágenes.
ICT (Image Compression
Tool)
Convertir a PDF de texto Convierte imágenes en archivos PDF en los que puede realizar búsquedas y le
Aplicación Permite acceder a otras aplicaciones desde la zona de salida. En el ejemplo
AYUDA DESCRIPCIÓN
Contenido e índice Muestra la ayuda en pantalla de Sharpdesk.
Acerca de Sharpdesk... Muestra la versión de producto de Sharpdesk y la información sobre los
Convierte las imágenes en archivos PDF utilizando el algoritmo de
compresión JPEG 2000 para que el tamaño del archivo sea menor.
permite trabajar con el texto presente en el PDF.
anterior se ha agregado Microsoft Paint a la zona de salida. Para agregar una
aplicación al botón Aplicación, seleccione Preferencias en el menú
Herramientas como se describe más abajo.
derechos de propiedad intelectual.
Barra de herramientas de Sharpdesk
La barra de herramientas de Sharpdesk proporciona un acceso rápido a los comandos principales
y a otras aplicaciones de Sharpdesk, como por ejemplo, Composer o Imaging.
Para ver una breve descripción emergente del comando, mueva suavemente el ratón sobre el
icono correspondiente.
Barra de herramientas de Sharpdesk
La barra de herramientas le permite llevar a cabo las siguientes funciones:
BOTÓN DESCRIPCIÓN
Adquirir Muestra la interfaz de usuario del controlador TWAIN (diferente para cada tipo de
escáner), que le permite configurar varias opciones y a continuación digitalizar una
imagen en Sharpdesk. Si desea obtener más información, consulte el “Capítulo 4,
Trabajar con Sharpdesk”.
Copiar Copia el archivo o carpeta seleccionados al Portapapeles.
Pegar Pega el contenido del Portapapeles en la ubicación actual.
Combinar Apila dos o más páginas en un solo archivo.
Dividir Divide un archivo de imagen compuesto por varias páginas en dos archivos.
Rotar Rota el archivo seleccionado 90o a la izquierda o a la derecha.
Organizar Ordena una carpeta seleccionada que se muestra en el área de trabajo según su
nombre, tamaño, tipo o fecha. La selección actual se usará para ordenar las vistas en
miniatura de cada carpeta seleccionada. Si la carpeta recibe muchos archivos
nuevos,
Guía del usuario de Sharpdesk 17
uizás quiera desactivar la organización automática. Esto hará que cada
nuevo archivo aparezca al final de la carpeta.
Explore Inicia el Explorador de Windows.
Escritorio Restablece la vista en miniatura en la carpeta que está abierta.
Buscar Muestra la página de búsqueda, donde se puede ver, editar o crear una base de datos
de índices, ver o cambiar el programa de indexación, ver los resultados de la última
búsqueda o mostrar la página Propiedades de búsqueda.
Composer Inicia Composer, que permite combinar páginas de varios documentos en un nuevo
documento de Sharpdesk. Si desea obtener más información, consulte el “Capítulo
6, Componer con Sharpdesk”.
Imaging Inicia Imaging, que permite ver imágenes y documentos. Si desea obtener más
información, consulte el “Capítulo 7, Sharpdesk Imaging”.
La barra de propiedades de Sharpdesk
La barra de propiedades de Sharpdesk le permite ver las propiedades de la miniatura
seleccionada en el área de trabajo.
Además, puede seleccionar las distintas bases de datos en las que desea buscar una palabra clave.
Barra de propiedades
Zona de salida de Sharpdesk
La Zona de salida de Sharpdesk permite realizar funciones simplemente arrastrando y soltando el
archivo seleccionado al botón correspondiente de la Zona de salida. También puede resaltar un
archivo y hacer clic en el botón de la Zona de salida que desee. Para cambiar el destino de un
botón de la Zona de salida, haga clic en la flecha hacia abajo situada a su derecha y realice otra
selección en el menú desplegable que aparece.
Zona de salida
La zona de salida, cuando está habilitada, aparece a la derecha del área de trabajo de Sharpdesk.
Los botones Imprimir, Fax y Correo electrónico aparecen si el ordenador tiene instalado el
Guía del usuario de Sharpdesk 18
software correspondiente. Por ejemplo, si no dispone de un controlador de fax (con ‘fax’ en
algún lugar de su nombre) instalado, el botón Fax no aparece. Sucede lo mismo en el caso del
botón Correo electrónico si el ordenador no tiene un cliente de correo compatible con MAPI
instalado:
ETIQUETA DESCRIPCIÓN
Imprimir Imprime una sola copia de la imagen en la impresora predeterminada.
Para imprimir en otra impresora, haga clic en la flecha hacia abajo y
seleccione la impresora que desee.
Fax Envía la imagen o documento a la utilidad de fax del host para
transmitirlo por línea telefónica.
Correo electrónico Inicia la aplicación de correo electrónico insertando la imagen o
documento seleccionado como un archivo adjunto.
Convertir por OCR Envía la imagen o documento a través del sistema OCR (reconocimiento
óptico de caracteres) y lo muestra en el editor seleccionado.
Componer Imprime el documento utilizando el controlador de impresión Sharpdesk
Composer y abre el componente Composer.
Mejorar imagen Ofrece opciones de mejora de imágenes como desmotear, recorte
automático, enderezar y rotación automático que permiten que el usuario
mejore los documentos con imágenes.
ICT (Image Compression Tool) Convierte las imágenes en archivos PDF utilizando el algoritmo de
compresión JPEG 2000 para que el tamaño del archivo sea menor.
Convertir a PDF de texto Convierte imágenes en archivos PDF en los que puede realizar
búsquedas y le permite trabajar con el texto presente en el PDF.
Aplicación Permite acceder a otras aplicaciones desde la zona de salida. En el
ejemplo anterior, se ha añadido Microsoft Paint a la zona de salida. Para
añadir una aplicación al botón Aplicación, utilice el elemento de menú
Herramientas/Preferencias, que se describe más adelante.
Salir de Sharpdesk
Para salir y cerrar Sharpdesk, seleccione el comando Salir del menú Archivo.
Guía del usuario de Sharpdesk 19
Capítulo 4
Trabajar con Sharpdesk
Introducción
Gracias a Sharpdesk, resulta sencillo identificar, localizar y organizar archivos. En este capítulo
se describe la forma de trabajar con cada una de las opciones que ofrece Sharpdesk.
Ver imágenes y documentos
Cuando se abre una carpeta en Sharpdesk, los documentos incluidos en la misma se visualizan
como imágenes en miniatura. Si el número de documentos de una carpeta supera el área de
trabajo disponible, aparecen barras de desplazamiento horizontal o vertical. Se pueden utilizar
para desplazarse por el área de trabajo y ver todos los documentos.
Guía del usuario de Sharpdesk 20
Trabajar en una carpeta
En la ventana de las carpetas, haga clic sobre la carpeta que desee. Los documentos incluidos en
la carpeta aparecen en el área de trabajo. Cada uno de los documentos aparece como una imagen
en miniatura, indicando el nombre y el tipo de archivo. Tenga en cuenta que la generación de
imágenes reducidas requiere tiempo cuando se selecciona una carpeta por primera vez.
La vista de imágenes
en miniatura muestra
cada archivo en
miniatura.
Ver archivos como imágenes en miniatura
Para recorrer un documento compuesto por varias páginas, haga clic en el mismo para
seleccionarlo y, a continuación, haga clic en una de las fichas situadas a ambos lados de la imagen
en miniatura, cerca de la parte superior. También puede utilizar las opciones Página siguiente y
Página anterior del menú Ver. Al desplazarse a la segunda página de un documento compuesto
por varias páginas, Sharpdesk se “adelantará” y leerá todas las páginas a fin de estar preparado
para la siguiente solicitud de página. El título de la imagen en miniatura indica el número de la
página actual y el número total de páginas contenidas en el documento, separadas por el carácter
“\”. (En el caso de muchos documentos, puede ser necesario tener que desplazarse por todo el
documento para poder determinar el número total de páginas. Hasta que no se conozca el
recuento de páginas totales del archivo, sólo se mostrará el número de página actual). Puede
retroceder hasta la primera página del documento por medio de la opción Página anterior del
menú Ver. Tenga en cuenta que los números que aparecen en las vistas en miniatura son sólo una
aproximación del número de páginas conocidas para la aplicación que creó el archivo; los
números de página de las vistas en miniatura puede que no coincidan con los que usa la
aplicación. De manera parecida, los saltos de página que se muestran en la vista en miniatura
pueden no coinicidir con los que muestra la aplicación.
El área de trabajo se organiza automáticamente en base a la opción seleccionada por medio del
botón Organizar de la barra de herramientas. Las imágenes en miniatura se pueden clasificar por
nombre, fecha, tamaño (del archivo) o tipo. Siempre que se añaden nuevos documentos al área
de trabajo, las imágenes en miniatura se reorganizan en base al valor actual de la opción
Guía del usuario de Sharpdesk 21
Organizar, de manera que el nuevo documento ocupa la posición que le corresponde. Si desea
que los nuevos archivos que llegan a la carpeta se coloquen al final, seleccione Desactivar
autoordenación; permanecerán en esa posición hasta que actualice la ventana.
Si el documento no puede mostrarse como vista en miniatura, (por ejemplo, puede ser un archivo
comprimido en "zip" o puede estar protegido mediante contraseña) se mostrará en el área de
trabajo de la siguiente manera:
Si el documento es un archivo PDF cifrado, no se puede mostrar como vista en miniatura. En su
lugar, se mostrará el siguiente icono para representar a un archivo PDF cifrado.
Si las vistas en miniatura no aparecen como se esperaba, seleccione el comando Actualizar del
menú Ver o pulse la tecla 'F5' del teclado para corregir el problema.
Trabajar con imágenes
Combinar
Puede combinar documentos que contienen imágenes .TIF en el área de trabajo haciendo clic en
una imagen y colocándola sobre la imagen con la que desea combinarla. También puede
combinar imágenes haciendo clic en las imágenes que desea usar (mantenga pulsada la tecla
Mayúscula para seleccionar varias imágenes) y seleccionando el comando Combinar en el menú
Edición, o el botón Combinar de la barra de herramientas. Si el archivo .TIF contiene páginas que
son escalas de grises, no se puede realizar la combinar desde Sharpdesk Desktop. También puede
combinar documento .SDF de la misma forma.
Dividir
Puede dividir documentos .TIF y .SDF de varias páginas en documentos individuales; para ello,
haga clic en el documento deseado, recorra las páginas en miniatura hasta llegar al punto donde
desea dividir el documento y seleccione el comando Dividir en el menú Edición, o el botón
Dividir de la barra de herramientas. La operación de división situará la miniatura seleccionada en
la parte superior de uno de los dos documentos resultantes. Si el archivo .TIF contiene páginas
que son escalas de grises, no se puede realizar la dividir desde Sharpdesk Desktop.
Guía del usuario de Sharpdesk 22
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