Sharp PPC-ALL User Manual

Sharpdesk

V3.3

Guide de l'utilisateur

Version 3.3.04

Guide de l'utilisateur Sharpdesk i

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Guide de l'utilisateur Sharpdesk ii

Table des matières

Chapitre 1 Introduction......................................................................................................1

Présentation ............................................................................................................................ 2

A propos de ce guide.............................................................................................................. 3

Organisation du guide de l'utilisateur .................................................................................... 3

Définitions et termes .............................................................................................................. 4

Aide en ligne de Sharpdesk.................................................................................................... 4

Chapitre 2 Installer Sharpdesk .........................................................................................5

Procédure d’installation ......................................................................................................... 5

Emplacement du logiciel................................................................................................... 5

Emplacement des fichiers utilisateur ................................................................................ 5

Installation du cédérom de Sharpdesk .............................................................................. 6

Désinstaller Sharpdesk ........................................................................................................... 7

Chapitre 3 Présentation de Sharpdesk............................................................................9

Introduction ............................................................................................................................ 9

Démarrer Sharpdesk............................................................................................................. 10

Barre de menus ................................................................................................................ 10

Fenêtre des dossiers ......................................................................................................... 10

Barre d'outils .................................................................................................................... 11

Zone de travail .................................................................................................................11

Barre des propriétés ......................................................................................................... 11

Zone de sortie................................................................................................................... 11

Barre d'état ....................................................................................................................... 11

Barres de défilement........................................................................................................ 11

Naviguer dans Sharpdesk..................................................................................................... 12

Travailler avec la Fenêtre des dossiers............................................................................ 12

Options du bouton droit de la souris .......................................................................... 13

Le menu de Sharpdesk .................................................................................................... 14

La barre d’outils de Sharpdesk........................................................................................ 16

Barre des propriétés Sharpdesk....................................................................................... 17

La zone de sortie de Sharpdesk....................................................................................... 18

Quitter Sharpdesk................................................................................................................. 19

Chapitre 4 Travailler avec Sharpdesk............................................................................20

Introduction ..........................................................................................................................20

Afficher des images et des documents................................................................................. 20

Travailler dans un dossier................................................................................................ 21

Travailler avec des images ..............................................................................................22

Grouper........................................................................................................................ 22

Guide de l'utilisateur Sharpdesk iii

Dissocier...................................................................................................................... 23

Faire pivoter ................................................................................................................23

Contrôle de l’affichage du bureau................................................................................... 23

Changer la taille des chemins de fer...........................................................................24

Ajouter/retirer une application de la zone de sortie ................................................... 24

Réglage du dossier d’ouverture de Sharpdesk ........................................................... 25

Visualisation des fichiers image (Pas supporté par Windows Vista / Windows 7) .......25

Paramétrage des types de fichiers à visualiser avec Sharpdesk Imaging (Pas supporté

par Windows Vista / Windows 7) ............................................................................... 26

Notification des changements relatifs au visualiseur de types de fichiers (Pas supporté

par Windows Vista / Windows 7) ............................................................................... 26

Réglages des options d’exportation ................................................................................26

Changer la résolution par défaut pour l’exportation.................................................. 27

Changer le réglage des couleurs ................................................................................. 27

Visualiser les détails des propriétés d’un document....................................................... 28

Organiser des fichiers...........................................................................................................29

Sélectionner des fichiers.................................................................................................. 29

Ouvrir des fichiers ...........................................................................................................29

Supprimer des fichiers..................................................................................................... 29

Restaurer un fichier.......................................................................................................... 29

Déplacer des documents et des dossiers .........................................................................29

Création de raccourcis de dossiers .................................................................................. 30

Modifier l’ordre des dossiers........................................................................................... 30

Copier un fichier .............................................................................................................. 30

Renommer un fichier....................................................................................................... 30

Joindre un document à un courrier électronique ............................................................ 31

Compression d'images..................................................................................................... 31

Utilisation de Image Compression Tool(ICT)............................................................ 34

Formats d'entrée supportés ......................................................................................... 34

Fichier de sortie compressé......................................................................................... 35

Format de la page de sortie......................................................................................... 35

Contrôle d'ICT............................................................................................................. 35

Qualité / Format ..........................................................................................................36

Dossier de sortie.......................................................................................................... 38

Visualisation du nouveau fichier PDF........................................................................ 38

Contrôle de la boîte de dialogue des Préférences d'ICT ............................................ 39

Dépannage................................................................................................................... 39

Retoucher une image............................................................................................................ 39

Guide de l'utilisateur Sharpdesk iv

Création d'un PDF texte ....................................................................................................... 40

Numériser avec Sharpdesk .............................................................................................. 40

Numériser des documents ...............................................................................................40

Régler les options de numérisation ................................................................................. 41

Visualiser les images numérisées .................................................................................... 41

Changer les options de numérisation .............................................................................. 42

Chapitre 5 Recherche avec Sharpdesk .........................................................................44

Introduction ..........................................................................................................................44

Configuration requise ...................................................................................................... 45

Bases de données d'index............................................................................................ 45

Mots ignorés................................................................................................................46

Limitations................................................................................................................... 47

Rechercher............................................................................................................................ 47

Pour effectuer une recherche :......................................................................................... 48

Syntaxe de la demande de recherche .............................................................................. 48

Phrases.........................................................................................................................49

Caractères spéciaux (* et ?) ........................................................................................ 49

“Correspondance exacte” contre “Correspondance étendue” ................................... 50

Opérateur and.............................................................................................................. 50

Opérateur or ................................................................................................................50

Opérateur not............................................................................................................... 50

Opérateur near ............................................................................................................ 51

Examen des résultats ....................................................................................................... 52

Trier la liste de résultats................................................................................................... 53

Déplacer des fichiers........................................................................................................ 54

Lancer une autre recherche.............................................................................................. 54

Visualiser la dernière recherche ...................................................................................... 54

Utilisation des recherches favorites................................................................................. 54

Techniques de recherche avancées.................................................................................. 55

Onglet des attributs de fichier..................................................................................... 56

Onglet des propriétés du document............................................................................ 56

Bouton favoris............................................................................................................. 57

Personnalisation des préférences de recherche.................................................................... 58

Paramétrage d’un index ....................................................................................................... 60

Création d’une nouvelle base de données d’index ......................................................... 60

Editer une base de données d’index................................................................................ 64

Supprimer une base de données d’index ........................................................................ 64

Paramétrage de la programmation d’indexation ................................................................. 65

Guide de l'utilisateur Sharpdesk v

Indexer manuellement la base de données...................................................................... 67

Surveillance du processus d’indexation.......................................................................... 67

Afficher Progression ................................................................................................... 69

Afficher Dernière Indexation...................................................................................... 70

Exécuter Indexation .................................................................................................... 70

Annuler Indexation .....................................................................................................70

Quitter..........................................................................................................................70

Chapitre 6 Sharpdesk Composer...................................................................................71

Introduction ..........................................................................................................................71

Démarrer Composer............................................................................................................. 72

Barre de menus ................................................................................................................ 73

Barre d'outils .................................................................................................................... 73

Zone de travail .................................................................................................................73

Zone de référence ............................................................................................................ 73

Options des menus........................................................................................................... 74

Options de la barre d'outils.............................................................................................. 75

Travailler avec Composer .................................................................................................... 76

Charger des pages dans Composer.................................................................................. 76

Ajouter des pages dans Composer.............................................................................. 77

Ajouter des pages à partir de Sharpdesk ou de l’Explorateur de Windows.............. 77

Créer des documents dans Composer ............................................................................. 78

Manipuler les pages ....................................................................................................78

Supprimer des Pages................................................................................................... 78

Contenu de la page de contrôle : ..................................................................................... 79

Editer les en-têtes et pieds de page.................................................................................. 79

Attribution d’en-têtes ou de pieds de page à des pages sélectionnées ......................79

Réglage de la hauteur de la zone d’En-tête/Pied de page.......................................... 80

Mise en forme du texte de l’en-tête et du pied de page ............................................. 80

Joindre un document à un courrier électronique ............................................................ 82

Enregistrer les documents................................................................................................ 83

Ouvrir un document Composer....................................................................................... 83

Fermer Composer.................................................................................................................83

Chapitre 7 Sharpdesk Imaging .......................................................................................84

Introduction ..........................................................................................................................84

Concepts de base du traitement d'image.............................................................................. 84

Qu’entend-on par traitement d'image ?........................................................................... 84

Types d’images ................................................................................................................ 85

Formats de fichiers image ...............................................................................................85

Guide de l'utilisateur Sharpdesk vi

Documents image ............................................................................................................ 85

Sharpdesk Imaging...............................................................................................................86

Imaging ............................................................................................................................86

Affichage des images.................................................................................................. 86

Conversion des fichiers image.................................................................................... 87

Changement d’affichage de l’image........................................................................... 87

Numérisation des images............................................................................................ 88

Annotation des images................................................................................................ 88

Création d’une feuille de liens.................................................................................... 89

Traitement d’image..................................................................................................... 90

Utiliser l’application Imaging ......................................................................................... 90

Démarrage de Sharpdesk Imaging .............................................................................90

Recherche de document image................................................................................... 90

Définition de propriétés ..............................................................................................91

Recherche de propriétés..............................................................................................91

Affichage d’un document image..................................................................................... 93

Ouverture du document ..............................................................................................93

Modification de l’affichage ........................................................................................93

Affichage et modification des chemins de fer............................................................ 94

Création d’une feuille de liens.................................................................................... 95

Annoter un document ...................................................................................................... 97

Apposition d’un cachet ............................................................................................... 97

Surligner un document................................................................................................ 99

Modification des propriétés du marqueur .................................................................. 99

Améliorer un document................................................................................................... 99

Suppression des impuretés d’un document................................................................99

Redressement de la page........................................................................................... 100

Chapitre 8 Convertir des images en tant que texte ...................................................101

Introduction ........................................................................................................................101

Réglage des options Convertir par OCR ........................................................................... 102

Réglage du format du fichier de sortie.......................................................................... 103

Réglage de la mise en page du document original ....................................................... 103

Réglage des langues dans le document.........................................................................104

Sélection d'un dictionnaire utilisateur ........................................................................... 104

Sélection d'un dictionnaire existant.......................................................................... 105

Modifier un dictionnaire utilisateur..........................................................................105

Création d'un nouveau dictionnaire utilisateur......................................................... 107

Guide de l'utilisateur Sharpdesk vii

Réglage du caractère illisible......................................................................................... 107

Contrôle de la boîte de dialogue "Options OCR"......................................................... 107

Contrôle du lancement de l'application......................................................................... 108

Chapitre 9 Glossaire ......................................................................................................109

Guide de l'utilisateur Sharpdesk viii

1.

Chapitre 1

Introduction

Félicitations pour votre achat de Sharpdesk ! Ce logiciel offre une solution complète et facile
d’utilisation pour organiser et travailler avec vos documents et vos images papier ou
électroniques. Une fois qu’un document est enregistré sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser
Sharpdesk pour l’organiser, le visualiser et l’imprimer ou l’envoyer par courrier électronique.
Sharpdesk intègre tous les outils dont vous aurez besoin.

Ce guide de l’utilisateur décrit les fonctions standard de Sharpdesk. Sharpdesk fonctionne aussi
avec d’autres produits de Sharp qui peuvent ajouter des fonctions à Sharpdesk, lesquelles ne sont
pas décrites dans ce guide. Les détails se rapportant à ces nouvelles fonctions sont décrits dans la
documentation fournie avec le produit Sharp qui se « lie » à Sharpdesk.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 1

Présentation

Lorsque vous utilisez Sharpdesk, vous pouvez :

• Numériser des images et des documents  Sharpdesk fonctionne avec votre scanner

pour vous permettre de lire des documents papier sur votre ordinateur en utilisant toutes les
options et tous les réglages de numérisation fournis par votre scanner compatible TWAIN
ou votre copieur Sharp muni de l’option Kit d’extension scanner réseau. Sharpdesk vous
procure des options de numérisation « simples », ainsi que des options « avancées », vous
donnant un contrôle total sur les préférences de numérisation.

• Convertir des images en tant que texte  Les images de texte numérisées avec

Sharpdesk peuvent être converties en tant que texte que vous pourrez modifier à l’aide de
logiciels de traitement de texte traditionnels. Sharpdesk utilise un moteur avancé de
reconnaissance des caractères (OCR : Optical Character Recognition) qui va jusqu’à
conserver la mise en page de votre texte. Il est aussi possible de convertir une image
directement en tant que texte en la glissant tout simplement de n’importe quel dossier sur la
« Zone de sortie » de Sharpdesk.

• Préparer des documents à l’impression  Avec Sharpdesk Composer, vous pouvez

combiner des fichiers de différents types dans un document unique prêt à être imprimé. Par
exemple, combinez un fichier Word® avec un fichier Excel®, puis ajoutez-y un fichier
Lotus®. En règle générale, n’importe quelle application pouvant envoyer des documents à
une imprimante peut produire des pages pour un document Composer. Réorganisez les
pages comme vous voulez qu’elles apparaissent, puis imprimez la totalité du document en
ensembles agrafés, et ne faites qu’un voyage à l’imprimante pour récupérer vos nouveaux
documents.

• Visualiser vos images  Grâce à Sharpdesk Imaging, visualiser vos images et vos

documents, qu’il s’agisse d’images numérisées ou d’images photo numériques, est simple et
rapide.

• Distribuer vos documents  Distribuez vos documents par courrier électronique ou

imprimez-les facilement en glissant un fichier sur une icône de la « Zone de sortie » de
Sharpdesk.

• Importer ou exporter une image ou un document  Importez, stockez et gérez des

documents et des images .BMP, .JPG, .PCX, .TIF ou .PDF directement à partir de
Sharpdesk.

• Capacités de recherche avancées – Recherche d’images ou de documents en utilisant une

grande variété de critères de recherche, y compris un mot entier ou une liste de mots.
Recherche d’images ou de documents particuliers par le chemin ou le type de document,
par date de modification, par format d’image ou de document, par propriétés de document
ou expressions booléennes “and”, “or”, “not” ou “near”.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 2

A propos de ce guide

Ce guide de l’utilisateur présume que vous disposez des connaissances de base concernant le
fonctionnement de Windows et que vous êtes familier avec la terminologie propre à Windows.
Vous devez savoir comment démarrer votre ordinateur et naviguer au sein d’un environnement
Windows et être capable d’exécuter des fonctions Windows de base comme copier, imprimer et
déplacer des documents.

Pour obtenir de l’assistance à propos de Windows ou d' Internet Explorer, reportez -vous à la
documentation de l’utilisateur de Microsoft Windows.

Organisation du guide de l'utilisateur

Ce guide de l'utilisateur est organisé selon les chapitres suivants :

Chapitre 1 : Introduction

Une vue d’ensemble des fonctions, des options, de la configuration système et de l’organisation
du guide de l’utilisateur de Sharpdesk.

Chapitre 2 : Installer Sharpdesk

Explique comment installer et désinstaller le logiciel.

Chapitre 3 : Présentation de Sharpdesk

Ce chapitre explique comment naviguer et comment travailler avec Sharpdesk. Il explique aussi
les options des menus et des barres d'outils.

Chapitre 4 : Travailler avec Sharpdesk

Ce chapitre explique comment changer l’affichage de vos images et de vos documents dans
Sharpdesk et comment les gérer. Il explique aussi comment ouvrir, enregistrer, copier et déplacer.

Chapitre 5 : Rechercher avec Sharpdesk

Ce chapitre vous montre comment rechercher des images ou des documents en utilisant les
capacités de rechercher avancées de Sharpdesk à partir d’un mot, d’une phrase ou avec une
expression booléenne comme “and”, “or”, “not” ou “near”.

Chapitre 6 : Sharpdesk Composer

Rien n’est plus simple que de créer des documents prêts à l’impression avec Sharpdesk
Composer. Ce chapitre vous montre comment combiner et organiser des documents, puis
comment les imprimer en un seul document final.

Chapitre 7 : Sharpdesk Imaging

Les outils vous permettant de visualiser vos images sont passés en revue dans ce chapitre. On y
explique comment ajuster l’affichage des images, comment les imprimer et comment régler les
options par défaut d’Imaging.

Chapitre 8 : Convertir des images en tant que texte

Ce chapitre vous montre comment convertir une image dans un format pouvant être utilisé avec
votre logiciel de traitement de texte et fournit des conseils pratiques sur ce qui peut être fait après
conversion.

Chapitre 9 : Glossaire

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 3

Liste les termes utilisés dans ce guide et pour le traitement d'image.

Définitions et termes

Tout au long de votre utilisation de Sharpdesk, gardez en mémoire la signification des termes
suivants:

Images

Dans Sharpdesk, le terme Image se rapporte à des éléments pouvant être chargés dans Imaging.

Périphériques

Un périphérique est un composant matériel tel qu’un scanner, une imprimante, un télécopieur, un
appareil photo numérique ou un copieur.

OCR

Optical Character Recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères. Une technologie
qui vous permet de convertir une image dans une forme compatible avec des logiciels de
traitement de texte communs.

Aide en ligne de Sharpdesk

L’aide en ligne procure des instructions pas à pas sur l’exécution des tâches de Sharpdesk. L’aide
en ligne est accessible en utilisant le menu Aide dans chaque application.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 4

2.

Chapitre 2

Installer Sharpdesk

Procédure d’installation

L’installation du logiciel Sharpdesk est simple et directe. Quand vous installez Sharpdesk, la suite
d’applications de Sharpdesk tout entière, dont Sharpdesk, Composer et Imaging, est chargée dans
votre PC.

Emplacement du logiciel

Par défaut, le logiciel Sharpdesk est installé sur votre disque dur système (généralement C:\)
dans un dossier nommé Sharpdesk (le chemin complet est C:

\Program Files\Sharp\Sharpdesk\), à moins d’avoir spécifié un autre disque dur
et/ou dossier durant l’installation. La procédure d’installation change quelques-uns uns de vos
fichiers système pour permettre le bon fonctionnement des composants de Sharpdesk.

Emplacement des fichiers utilisateur

Vous pouvez spécifier où enregistrer les documents et images sur lesquels vous travaillerez avec
Sharpdesk. Si vous ne spécifiez pas un emplacement particulier, le programme d’installation crée
un nouveau dossier « Sharpdesk Desktop » et d’autres sous-dossiers dans C:\Documents and
Settings\<username>\My Documents\ (C:\Documents and Settings\<username>\Documents\ sur
les systèmes Vista / Windows 7). Si vous spécifiez un autre emplacement pour vos fichiers de
données, il est préférable de choisir un dossier (ou sous-dossier) différent du dossier dans lequel
le logiciel Sharpdesk est installé car tous les dossiers du logiciel seront supprimés si Sharpdesk
vient à être désinstallé.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 5

Installation du cédérom de Sharpdesk

Pour installer Sharpdesk à partir du cédérom :

1. Si des applications Windows sont ouvertes, fermez-les pour assurer la bonne installation du
logiciel. En particulier, les programmes antivirus tels que "Norton AntiVirus" peuvent
générer de faux avertissements s'ils ne sont pas désactivés avant l'installation.

2. Connectez-vous à votre PC avec un compte administrateur.

Note : Windows XP, Vista et Windows 7 autorisera les utilisateurs non administrateurs à
exécuter des tâches d'administration s'ils connaissent les données d'ouverture de session d'un
administrateur; cependant, cela ne marchera pas pour Sharpdesk. S'il est présenté avec une
boite de dialogue Windows “Exécuter”, Annulez la boite de dialogue et connectez-vous en
tant qu'administrateur avant de commencer ou continuer l'installation de Sharpdesk.

3. Insérez le cédérom d’installation dans votre lecteur de cédérom. En quelques instants, l’écran
de « Bienvenue » de l’installation s’affichera automatiquement. Si l’écran de bienvenue ne
s’affiche pas (par exemple, si la fonction « Exécution auto. » de Windows est désactivée),
lancez le programme « Setup.exe » qui se trouve sur le cédérom dans le répertoire
\Sharpdesk.

Remarque : Si le CD comporte plusieurs langages, vous devez d'abord en choisir un.

L’écran d’installation de Sharpdesk

4. Suivez les instructions affichées à l’écran pour terminer la procédure d'installation.

5. Une fois l'installation terminée, vous devrez peut-être redémarrer votre ordinateur. Si vous
êtes sollicité, vous devez redémarrer votre ordinateur pour pouvoir utiliser Sharpdesk.
N'oubliez pas d'ouvrir une nouvelle session avec le même nom d'utilisateur que celui de la

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 6

session durant laquelle vous avez commencez l'installation. Si vous ne faîtes pas cela,
l'installation ne pourra pas se terminer normalement.

Durant l’installation ou, si nécessaire, durant le redémarrage de votre ordinateur, un dossier sera
créé dans votre répertoire « Program Files » ou à l’emplacement contenant les fichiers des
logiciels Sharpdesk, Composer et Imaging que vous avez spécifié durant l’installation. Une entrée
Sharpdesk sera aussi ajoutée dans le menu « Démarrer/Programmes » contenant les fichiers des
logiciels Sharpdesk et Imaging. Pour finir, un raccourci Sharpdesk sera placé sur votre bureau
pour vous donner un accès pratique au logiciel.

Désinstaller Sharpdesk

Si vous devez désinstaller Sharpdesk, vous pouvez le faire en utilisant la procédure Windows
standard de désinstallation de logiciel.

1. Cliquez sur le bouton « Démarrer » de Windows, puis sur « Paramètres » et « Panneau de
configuration ».

2. Double-cliquez sur « Ajout/suppression de programmes ».

Boîte de dialogue « Ajout/Suppression de programmes ».

3. Dans la boîte de dialogue « Installation/Désinstallation », faites défiler la liste des logiciels et
cliquez sur « Sharpdesk ».

4. Cliquez sur « Ajouter/Supprimer... ».

5. Quand le message de confirmation s'affiche, cliquez sur OK pour terminer la désinstallation
de Sharpdesk. Notez que le processus de désinstallation n'effacera pas les fichiers ou dossiers
de documents créés ou modifiés après l'installation de Sharpdesk. Les fichiers de données

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 7

installés avec Sharpdesk (Echantillons de recherche, par exemple) seront supprimés lors de la
désinstallation s'ils n'ont pas été modifiés.

6. Une fois terminé, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Propriétés de
Ajout/Suppression de programmes ».

L'option "Désinstaller", dans le menu « Démarrer/Programmes/Sharpdesk » de Windows lance
également ce processus.

Remarque : Si vous désinstallez Sharpdesk Imaging, vous risquez de perdre votre visionneuse
pour les fichiers image. Imaging pour Windows, qui peut être installé à l'aide de l'onglet
"Installation de Windows" dans la boîte de dialogue "Propriétés de Ajout/Suppression de
programmes" ci-dessus, peut être installé à partir du support Microsoft pour servir de visionneuse
d'images.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 8

3.

Chapitre 3

Présentation de Sharpdesk

Introduction

Sharpdesk est une application Windows qui permet une organisation intégrée pour tous vos
documents et images papier ou électroniques. Avec Sharpdesk, vous pouvez :

• Numériser et visualiser des documents

• Convertir des images en tant que documents texte

• Organiser des documents et des images dans des dossiers de Windows

• Distribuer des documents par courrier électronique

Sharpdesk permet une utilisation plus efficace, plus facile et plus productive des périphériques
connectés à votre ordinateur (scanner, imprimante ou appareil photo numérique.)

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 9

dossiers

Démarrer Sharpdesk

Vous pouvez démarrer Sharpdesk à partir du menu « Démarrer » de Windows en cliquant sur
« Démarrer », puis en pointant sur « Programmes », « Sharpdesk » et « Sharpdesk ».

Vous pouvez démarrer Sharpdesk à partir du bureau de Windows en double-cliquant sur le
raccourci de Sharpdesk.

Barre de menus

Barre
d’outils

Barre
d’état

Barre des propriétés

Zone de

Fenêtre
des

travail

Zone de
sortie

Fenêtre principale de Sharpdesk

Les dossiers et les fichiers sont sélectionnés en cliquant dessus dans la fenêtre des dossiers ou
dans la zone de travail. Une fois sélectionnés, vous pouvez afficher des informations ou exécuter
des commandes en cliquant dessus du bouton droit de la souris. Ou, vous pouvez choisir une
commande à partir de la barre de menus, de la barre d'outils ou de la zone de sortie. Sharpdesk
vous procure un moyen pratique pour visualiser, organiser et distribuer vos fichiers.

Sharpdesk est composé des éléments suivants :

Barre de menus

La barre de menus contient toutes les commandes disponibles dans Sharpdesk (commandes
d’ouverture et d’affichage de documents et d’images, commandes d’accès au support pour le
produit sur Internet, etc.).

Fenêtre des dossiers

La fenêtre des dossiers vous permet d’accéder à vos fichiers et à vos ressources système. Elle
peut être utilisée de la même façon que l’Explorateur Windows pour chercher et afficher des
informations en provenance de Sharpdesk, de votre disque dur et de vos dossiers.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 10

Barre d'outils

La barre d’outils procure un accès rapide aux commandes clés et aux autres applications
Sharpdesk, telles que Sharpdesk Composer et Imaging.

Quand des tâches ne peuvent être exécutées, les boutons correspondant dans la barre d’outils sont
grisés et ne peuvent être sélectionnés (Exception : le bouton “Acquérir” est grisé à la première
exécution s’il n’est pas disponible). Pour savoir quelle est la fonction d’un bouton de la barre
d’outils, placez le pointeur de la souris directement au-dessus de l’icône et une info-bulle
explicative apparaîtra.

Zone de travail

La zone de travail affiche le contenu d’un dossier sélectionné sous la forme d’un chemin de fer.
Dans la zone de travail, vous pouvez sélectionner un fichier sur lequel travailler, puis le visualiser,
le convertir en tant que texte ou l’imprimer.

Barre des propriétés

La barre des propriétés Sharpdesk permet d'afficher les propriétés de la vignette séle ctionnée
dans la zone de travail.Elle permet également de rechercher rapidement un mot clé à l'aide de
la boîte de recherche figurant sur la barre des propriétés.

Zone de sortie

La zone de sortie de Sharpdesk affiche des icônes pour diverses destinations auxquelles vous
pouvez envoyer des fichiers. La zone de sortie vous permet d’imprimer, de télécopier, d’envoyer
des courriers électroniques, de retoucher les images à l'aide d'options comme flou intérieur,
rognage automatique, redresser et rotation automatique, de convertir des images en tant que texte,
de compresser des images en fichiers PDF et de passer des fichiers à d’autres applications de
votre choix à l’aide d’une simple opération « glisser- déposer ».

Barre d'état

La barre d’état affiche des informations concernant un fichier sélectionné et la définition des
commandes et de la barre d’outils. Les définitions apparaissent quand vous déplacez le pointeur
de la souris au-dessus d’une commande ou d’une option de la barre d’outils. Il s’agit du
comportement standard de la barre d’état de Windows.

Barres de défilement

Si le contenu de la fenêtre des dossiers ou de la zone de travail ne tient pas en entier dans la
fenêtre courante, Sharpdesk affiche des barres de défilement pour vous permettre de visualiser
toutes les informations disponibles.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 11

t

Naviguer dans Sharpdesk

Travailler avec Sharpdesk est très simple. Sharpdesk est conçu pour vous permettre d’accéder très
rapidement à vos images et à vos documents en utilisant la fenêtre des dossiers, la barre de menus
et la barre d’outils.

Travailler avec la Fenêtre des dossiers

Par défaut, la fenêtre des dossiers est affichée à la gauche de l’écran de Sharpdesk. La fenêtre des
dossiers peut être utilisée de la même façon que l’Explorateur Windows pour chercher et afficher
des informations en provenance de Sharpdesk, de votre disque dur ou de n’importe quel lecteur
réseau connecté.

En utilisant la fenêtre des dossiers, vous pouvez afficher l’arborescence du contenu de votre
disque dur/dossier ainsi que le contenu de chaque dossier sélectionné dans la zone de travail.
Cliquez sur un dossier pour afficher les fichiers contenus dans ce dossier dans la zone de travail.

Développer tout

Réduire tou

Utilisez la fenêtre des dossiers
de la même façon que
l’Explorateur Windows pour
rechercher,

Le dossier « Sharpdesk
Desktop » contient des fichiers et
des documents que vous utilisez
souvent ou qui sont importants.

Fenêtre des dossiers de Sharpdesk

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 12

Remarque : Supprimer ou renommer des fichiers ou des dossiers système peut rendre Windows
ou d'autres applications instables. Ne supprimez ou ne renommez aucun fichier ou dossier si vous
ignorez ce qui risque de se produire.

Options du bouton droit de la souris

Cliquez du bouton droit de la souris sur un dossier
apparaître un menu contextuel contenant des options de menu du style Explorateur qui vous
permettront d’exécuter les actions suivantes :

dans la fenêtre des dossiers pour faire

• Nouveau dossier — crée un nouveau dossier à l’emplacement actuel.

• Renommer — renomme le dossier sélectionné.

• Supprimer — supprime le dossier sélectionné et le place dans la corbeille de Windows.

• Dossiers de Sharpdesk — ajoute des raccourcis de dossier, réorganise les dossiers ou

supprime des raccourcis de dossier dans la fenêtre de dossiers Sharpdesk.

• Copier — copie les contenus du dossier sélectionné dans le Presse-papiers.

• Coller — colle les contenus du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

• Propriétés — affiche les propriétés du dossier sélectionné.

Cliquez du bouton droit de la souris sur la zone de travail
afficher un menu contextuel contenant des options du style Explorateur qui vous permettront
d’exécuter les actions suivantes :

(ailleurs que sur un document) pour

• Numériser document — affiche la boîte de dialogue « Numérisation » qui vous permet de

régler les options de numérisation, puis de numériser une image dans Sharpdesk.

• Coller — colle le contenu du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

• Rechercher — afficher la page de recherche.

• D'un scanner ou d'un appareil photo... –– affiche la boîte de dialogue « Dispositif » qui vous

permet de sélectionner un scanner ou un appareil photo. Une boîte de dialogue de
numérisation (différent pour chaque dispositif) s’affiche pour vous permettre de régler les
options de numérisation pour le dispositif WIA sélectionné qui numérise ensuite une image
dans Sharpdesk.

• Sélectionner tout — sélectionne tous les documents du dossier actuel.

• Réorganiser — réorganiser les vignettes par nom, date, taille, type, ou forcer tous les

nouveaux dossiers vers la fin du dossier ("Réorganisation Auto." désactivée).

• Préférences… — règle les préférences pour l’affichage des chemins de fer, pour le nom et

l’emplacement des nouveaux fichiers numérisés et pour les options de conversion en tant
que texte.

Cliquez du bouton droit de la souris sur un document
menu contextuel contenant des options de menu du style Explorateur qui vous permettront
d’exécuter les actions suivantes :

dans la zone de travail pour afficher un

• Ouvrir… — ouvre le fichier sélectionné. Si une image lisible est sélectionnée, elle est

ouverte dans Sharpdesk Imaging.

• Copier — copie les fichiers sélectionnés dans le Presse-papiers.

• Grouper — empile deux images ou plus dans un fichier unique.

• Dissocier — sépare un fichier image à plusieurs images en deux fichiers.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 13

• Faire pivoter –– pivote le fichier sélectionné de 90

o

à gauche ou à droite.

• Renommer — renomme le fichier sélectionné.

• Supprimer — supprime le fichier sélectionné et le place dans la corbeille de Windows.

• Envoyer en tant que — joint le fichier sélectionné à un courrier électronique en utilisant le

client de courrier électronique par défaut se trouvant sur l’ordinateur de l’utilisateur.

• Convertir en PDF texte — Convertit les images en PDF avec recherche et permet de

travailler sur le texte contenu dans le PDF.

• Propriétés — affiche les propriétés du fichier sélectionné.

Le menu de Sharpdesk

Le menu de Sharpdesk vous offre les options suivantes :

MENU FICHIER DESCRIPTION

Nouveau dossier Crée un nouveau dossier à l’emplacement actuel.

Ouvrir… Ouvre le fichier ou le dossier actuellement sélectionné. Si une image lisible

est sélectionnée, alors elle est ouverte dans Sharpdesk Imaging.

Renommer Vous permet de renommer un fichier ou un dossier sélectionné.

Supprimer Supprime le fichier ou le dossier actuellement sélectionné dans la corbeille

Windows.

Dossiers de Sharpdesk… Affiche la boîte de dialogue Dossiers Sharpdesk pour vous permettre

d’ajouter un raccourci de dossier à la fenêtre de Dossiers Sharpdesk, de
redéfinir l’affichage des dossiers dans la fenêtre de dossiers ou de supprimer
un raccourci dans la fenêtre de dossiers.

Imprimer… Imprime un fichier sélectionné en ouvrant l’application correspondante et en

imprimant de cette application en utilisant l’imprimante par défaut du
système.

Acquérir une image… Affiche l’interface utilisateur du pilote TWAIN (qui diffère d’un scanner à

l’autre) qui vous permet de régler diverses options, puis de numériser une
image dans Sharpdesk. Pour de plus amples informations, reportez-vous au
« Chapitre 4 : Travailler avec Sharpdesk. »

Sélectionner un
scanner

D'un scanner ou d'un
appareil photo...

Envoyer en
tant que

Sélectionne un pilote de numérisation TWAIN à utiliser pour numériser des
images ou des documents.

Affiche la boîte de dialogue Dispositif qui vous permet de sélectionner un
scanner ou un appareil photo. Une boîte de dialogue de numérisation
(différent pour chaque dispositif) s’affiche pour vous permettre de régler les
options de numérisation pour le dispositif WIA sélectionné qui numérise
ensuite une image dans Sharpdesk.

Joint les fichiers sélectionnés à un message de courrier électronique en
utilisant le client de courrier électronique par défaut se trouvant sur votre
ordinateur. Si le fichier sélectionné est un fichier .SDF et que le format PDF
est sélectionné, alors le fichier est converti dans le format PDF avant de
démarrer le client de courrier électronique. Seuls les fichiers .SDF peuvent
être convertis dans le format PDF avant d’être envoyés.

Propriétés Affiche les propriétés du fichier sélectionné.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 14

Quitter Quitte Sharpdesk.

MENU EDITION DESCRIPTION

Copier Copie le fichier ou le dossier actuellement sélectionné dans le Presse-papiers.

Coller Colle le contenu du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

Grouper Empile deux images ou plus dans un fichier unique.

Dissocier Sépare un fichier image à plusieurs images en deux fichiers.

Faire pivoter Pivote le fichier sélectionné de 90o à gauche ou à droite.

Sélectionner tout Sélectionne tous les documents dans le dossier actuel.

MENU AFFICHAGE DESCRIPTION

Dossiers Active/désactive l’affichage par défaut des dossiers.

Barre d’outils Active/désactive la barre d’outils, les étiquettes de texte et les grands boutons.

Barre d'état Active/désactive la barre d’état.

Zone de sortie Active/désactive l’affichage de la Zone de sortie.

Barre des propriétés

Active/désactive l’affichage de la Zone de sortie.

Rafraîchir Rafraîchit les chemins de fer de la zone de travail.

Organiser Réorganiser les vignettes par nom, date, type ou taille. Désactivez

"Réorganisation Auto." pour ajouter tous les nouveaux fichiers à la fin du
dossier, sans tenir compte de leur nom, date, type ou taille.

Page suivante Si le chemin de fer dispose de plusieurs pages, affiche la page suivante.

Page précédente Si le chemin de fer dispose de plusieurs pages, affiche la page précédente.

Lancer l’Explorateur Lance l’Explorateur Windows.

Apparence de l'application Activation et désactivation du thème Bleu et du thème Argent.

MENU OUTILS DESCRIPTION

Configuration du produit Règle les périphériques Sharp connectés.

Préférences… Réglez les préférences pour l’affichage des chemins de fer, des noms des

nouveaux fichiers numérisés, de la conversion de texte, de la compression
d'images et des options de résolution d'exportation d'images.

Bureau Repasse à la vue de vignettes dans le dossier ouvert actuel.

Rechercher Affiche la page de recherche, visualise ou crée une base de données d’index,

visualise ou modifie la programmation de l’indexation, visualise les résultats
de la dernière recherche ou affiche la page des propriétés de recherche.

Composer Lance l'application Composer de Sharpdesk.

Imaging Lance l'application Imaging de Sharpdesk.

MENU INTERNET DESCRIPTION

Info Produits Sharp Affiche la page Internet contenant des informations sur les produits Sharp.

MENU ZONE DE
SORTIE

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 15

DESCRIPTION

Imprimer Imprime une copie de l’image sur votre imprimante par défaut. Pour imprimer

vers une autre imprimante, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez
l’imprimante souhaitée.

Télécopier Envoi l’image ou le document à l’utilitaire résident hôte permettent sa

transmission par la ligne téléphonique.

Courrier éléctronique Lance votre programme de courrier éléctronique en insérant l’image ou le

document sélectionné comme fichier joint.

Convertir en tant que texte Envoi l’image ou le document par le moteur OCR (Reconnaissance de

caractères) et l’affiche dans l’éditeur sélectionné.

Composer Imprime le document en utilisant le pilote d’imprimante de Composer de

Sharpdesk et ouvre Composer.

Retoucher une image Fournit des options de retouche d'image comme le flou intérieur, le rognage

automatique, le redressement et la rotation automatique, ce qui permet à
l'utilisateur de retoucher les documents image.

ICT (Image Compression
Tool)

Convertir en PDF texte Convertit les images en PDF avec recherche et permet de travailler sur le texte

Application Vous permet l’accès à d’autres applications à partir de la Zone de sortie. Dans

MENU D’AIDE DESCRIPTION

Table des matières
et index

A propos de Sharpdesk… Affiche la version du produit Sharpdesk et les remarques de copyright.

Convertit les images en fichiers PDF en utilisant l'algorithme de compression
JPEG 2000 pour réduire le format du fichier.

contenu dans le PDF.

l’exemple ci-dessus, Paint de Microsoft à été ajouté à la Zone de sortie. Pour
ajouter une application au bouton Apllication, utilisez l’élément de menu
Outils/Préférences décrit ci-après.

Affiche l’aide en ligne de Sharpdesk.

La barre d’outils de Sharpdesk

La barre d'outils de Sharpdesk vous permet d’accéder rapidement aux commandes clés et aux
applications de Sharpdesk supplémentaires telles que Composer et Imaging.

Pour afficher un conseil automatique pour une commande, déplacez la souris lentement au-dessus
de son icône.

Barre d’outils de Sharpdesk

La barre d’outils vous permet d’exécuter les fonctions suivantes :

BOUTON OUTIL DESCRIPTION

Acquérir Affiche l’interface utilisateur du pilote TWAIN (qui diffère d’un scanner à l’autre)

qui vous permet de régler diverses options, puis de numériser une image dans
Sharpdesk. Pour de plus amples informations, reportez-vous au « Chapitre 4 :
Travailler avec Sharpdesk. »

Copier Copie le fichier ou le dossier actuellement sélectionné dans le Presse-papiers.

Coller Colle le contenu du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 16

Grouper Empile deux image ou plus en un fichier unique.

Dissocier Sépare un fichier image à plusieurs images en deux fichiers.

Faire pivoter Pivote le fichier sélectionné de 90o à gauche ou à droite.

Organiser Le fait de réorganiser un dossier sélectionné l'affiche dans le lieu de travail par

nom, taille, type ou date. La sélection en cours sera utilisée pour trier les vignettes
de tous les dossiers sélectionnés. Si le dossier reçoit beaucoup de fichiers, vous
voudrez peut-être désactiver "Réorganisation Auto.". Ainsi, chaque nouveau
fichier apparaîtra à la fin du dossier.

Explorateur Lance l’Explorateur Windows.

Bureau Repasse à la vue de vignettes dans le dossier ouvert actuel.

Rechercher Affiche la page de recherche, affiche, édite ou crée une base de données d’index,

affiche ou modifie la programmation d’indexation, affiche les résultats de la
dernière recherche ou la page des propriétés de recherche.

Composer Lance Composer pour vous permettre de combiner des pages de documents

multiples dans un nouveau document Sharpdesk. Pour plus de détails, veuillez­vous référer au chapitre 6 “Composer avec Sharpdesk”.

Imaging Lance Imaging pour vous permettre de visualiser les documents ou images. Pour

plus de détails, veuillez-vous référer au chapitre 7 “Sharpdesk Imaging”.

Barre des propriétés Sharpdesk

La barre des propriétés Sharpdesk permet d'afficher les propriétés de la vignette séle ctionnée
dans la zone de travail.Elle permet également de rechercher rapidement un mot clé à l'aide de
la boîte de recherche figurant sur la barre des propriétés.

Vous pouvez également sélectionner les différentes bases de données pour rechercher un mot clé.

Barre des propriétés

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 17

La zone de sortie de Sharpdesk

La zone de sortie de Sharpdesk vous permet d’exécuter des fonctions simplement en glissant et
en déposant un fichier sélectionné sur le bouton approprié de la zone de sortie. Vous pouvez aussi
sélectionner un fichier, puis cliquer sur la zone de sortie désirée. Pour changer la destination d’un
bouton de la zone de sortie, cliquez sur la flèche pointant vers le bas située à sa droite et
sélectionnez un choix différent dans le menu contextuel qui s’affiche.

Zone de sortie

La zone de sortie, quand elle est activée, est affichée à la droite de la zone de travail de
Sharpdesk. Les boutons « Imprimer », « Télécopier » et « Courrier électronique » ne sont affichés
que si votre ordinateur dispose du logiciel prenant ces fonctions en charge. Par exemple, si vous
ne disposer pas d’un pilote de télécopie installé (‘fax’ se trouvant quelque part dans le nom), le
bouton « Télécopier » n'est pas affiché. Il en va de même pour le bouton « Courrier
électronique » si votre ordinateur ne dispose pas d’un client de courrier électronique compatible
MAPI installé.

ETIQUETTE DESCRIPTION

Imprimer Imprime une copie unique de votre image sur votre imprimante par

défaut. Pour imprimer sur une autre imprimante, cliquez sur la flèche
dirigée vers le bas et sélectionnez l’imprimante désirée.

Télécopier Envoie l’image ou le document vers l’utilitaire de télécopie pour vous

permettre d’envoyer cette image ou ce document via une ligne
téléphonique.

Courrier électronique Lance votre application de courrier électronique et insère l’image ou le

document sous la forme d’un fichier joint.

Convertir en tant que texte Envoie une image ou un document au moteur OCR (Optical Character

Recognition ou reconnaissance optique des caractères) et l’affiche dans
l’éditeur sélectionné.

Composer Imprime le document en utilisant le pilote d’impression de Sharpdesk

Composer et ouvre le document dans Composer.

Retoucher une image Fournit des options de retouche d'image comme le flou intérieur, le

rognage automatique, le redressement et la rotation automatique, ce qui
permet à l'utilisateur de retoucher les documents image.

ICT(Image Compression Tool) Convertit les images en fichiers PDF en utilisant l'algorithme de

compression JPEG 2000 pour réduire le format du fichier.

Convertir en PDF texte Convertit les images en PDF avec recherche et permet de travailler sur le

texte contenu dans le PDF.

Application Vous permet d’accéder à d’autres applications à partir de la zone de

sortie. Dans l’exemple ci-dessus, Microsoft Paint a été ajouté à la zone
de sortie. Pour ajouter une application au bouton « Application », utilisez
l’option « Préférences » du menu « Outils » comme décrit par la suite.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 18

Quitter Sharpdesk

Pour quitter Sharpdesk, choisissez la commande « Quitter » du menu « Fichier ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 19

4.

Chapitre 4

Travailler avec Sharpdesk

Introduction

Avec Sharpdesk, il est très facile d’identifier, de chercher et d’organiser vos fichiers. Ce chapitre
décrit comment travailler avec chacune des options de Sharpdesk.

Afficher des images et des documents

Quand vous ouvrez un dossier dans Sharpdesk, les documents contenus dans ce dossier sont
affichés sous la forme de chemins de fer. Si le nombre de documents dans le dossier ne tient pas
dans la zone de travail, des barres de défilement horizontale et/ou verticale apparaissent. Ces
barres de défilement peuvent être utilisées pour faire défiler la zone de travail afin de visualiser
tous les documents.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 20

Travailler dans un dossier

Dans la fenêtre des dossiers, cliquez sur le dossier désiré. Les documents contenus dans ce
dossier sont affichés dans la zone de travail. Chacun de vos documents est affiché sous la forme
d’une image en chemin de fer, accompagné du nom et du type du fichier. Notez que la génération
des chemins de fer prend plus de temps lorsqu'un dossier est sélectionné pour la première fois. Si
vous cliquez sur un chemin de fer pendant ce traitement, le processus de génération s'arrête et
vous pouvez utiliser un fichier. Les autres chemins de fer restent toutefois grisés.

La vue Chemins de
fer affiche chaque
fichier sous la forme
d’un Chemin de fer

Affichage des fichiers sous la forme de chemins de fer

Pour feuilleter un document de plusieurs pages, cliquez sur le document pour le sélectionner puis
sur l'onglet qui se trouve sur l'un des côtés de la vignette, près du haut. Autrement, utilisez les
options "Page suivante" ou "Page précédente" dans le menu de visualisation. Quand vous allez à
la deuxième page d'un document de plusieurs pages, Sharpdesk "regardera par avance" toutes les
pages pour être prêt pour la demande "Page suivante". L'affichage de la vignette contient le
numéro de page en cours et le nombre total de pages connues du document, séparés par le
caractère ‘/’. (Pour beaucoup de documents, il faut feuilleter tout le document pour déterminer le
nombre total de pages. Une fois que le nombre total de pages du fichier est connu, seul le numéro
de la page en cours sera affiché.) Vous pouvez revenir au début du document en utilisant la flèche
de gauche ou l'option "Page précédente" dans le menu de visualisation. Notez que les numéros de
pages qui apparaissent sur les vignettes ne sont qu'une approximation du nombre de pages connu

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 21

sur l'application qui a créé le fichier ; les numéros de pages de la vignette ne correspondront pas
forcément à ceux de l'application. De même, les sauts de page de la vignette ne correspondront
pas forcément à ceux de l'application qui a créé le fichier.

La zone de travail est organisée automatiquement selon l’option sélectionnée à l’aide du bouton
de la barre d'outils « Organiser ». Les chemins de fer peuvent être organisés par Nom, Date, Taille
(du fichier image) ou Type. Sitôt que de nouveaux documents sont ajoutés dans la zone de travail,
les chemins de fer sont réorganisés selon le réglage actuel de l’option « Organiser », avec le
nouveau document occupant la position appropriée. Si vous voulez que les nouveaux fichiers qui
arrivent dans le dossier soient placés à la fin, désélectionnez l'option Ranger automatiquement ;
ils resteront dans cette position jusqu'à ce que vous actualisiez l'affichage.

Si un chemin de fer ne peut pas être créé pour le document (il peut s'agir par exemple d'un fichier
"zip" ou d'un fichier protégé par mot de passe), ce document est représenté de la manière suivante
dans la zone de travail :

Si le document est un fichier PDF crypté, il ne peut pas s'afficher en miniature. Au lieu de cela,
l'icône suivante s'affichera pour un fichier PDF crypté :

Si les chemins de fer ne sont pas affichés comme désiré, sélectionnez la commande « Rafraîchir »
du menu « Affichage » ou appuyez sur la touche 'F5' du clavier pour corriger le problème.

Travailler avec des images

Grouper

Vous pouvez combiner des documents d’images .TIF dans la zone de travail en cliquant sur une
image, en la glissant et la déposant ensuite sur l’image avec laquelle vous voulez la combiner.
Vous pouvez aussi combiner des images en cliquant sur les images (maintenez la touche Maj pour
sélectionner plusieurs images), sélectionnez ensuite la commande Combiner du menu Edition ou
le bouton Combiner sur la barre d’outils. Si le fichier .TIF file contient des pages Grayscale, la
grouper sera interdite par Sharpdesk Desktop. Vous pouvez aussi combiner des documents .SDF
de la même façon.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 22

Dissocier

Vous pouvez dissocier des documents .TIF et .SDF de plusieurs pages en plusieurs documents
séparés en cliquant sur le document à pages multiple et en vous déplaçant pas à pas à travers les
pages de chemin de fer jusqu'à l’endroit où vous souhaitez faire la dissociation et sélectionnez
ensuite la commande Dissocier du menu Edition ou le bouton Dissocier de la barre d’outils. Le
partage fera apparaître la page des vignettes en tant que première page du document partagé. Si le
fichier .TIF file contient des pages Grayscale, la dissocier sera interdite par Sharpdesk Desktop.

Faire pivoter

Vous pouvez faire pivoter un fichier image .TIF de 90 degrés sur la gauche ou la droite en
cliquant sur le fichier, puis en sélectionnant l'option choisie de l'option "Rotation" du menu
Edition (ou à partir de la barre d'outils). Notez que toutes les images d'un document image de
plusieurs pages ont fait l'objet d'une rotation. Si le fichier .TIF contient des pages "Grayscale" ou
compressées en utilisant JPEG, la rotation sera interdite par Sharpdesk Desktop. Ouvrez le fichier
avec Sharpdesk Imaging (comme décrit au “Chapitre 7 : Sharpdesk Imaging”) pour tenter des
opérations interdites sur les vignettes du bureau Sharpdesk.

Contrôle de l’affichage du bureau

Sharpdesk vous permet de personnaliser le Bureau selon vos préférences :

• Choisissez la commande « Préférences » du menu « Outils » et cliquez sur l’onglet
« Bureau » si celui-ci n’est pas déjà affiché.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 23

Options d’affichage du Bureau

Changer la taille des chemins de fer

Pour changer la taille des chemins de fer, cliquez sur votre préférence: « Petit », « Moyen » ou
« Grand ».

Ajouter/retirer une application de la zone de sortie

Les applications actuellement disponibles dans la zone de sortie sont listées dans la fenêtre Liste
de la zone de sortie. Pour ajouter une application, cliquez sur le bouton « Ajouter » puis entrez le
chemin du programme que vous désirez placer dans la zone de sortie. Vous pouvez aussi utiliser
le bouton « Parcourir » pour trouver et sélectionner le programme. Après avoir sélectionné
l’application, cliquez sur « OK ».

Pour retirer une application de la Zone de sortie, sélectionnez son nom dans la fenêtre Zone de
sortie puis cliquez sur le bouton « Retirer ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 24

Réglage du dossier d’ouverture de Sharpdesk

Si vous voulez que Sharpdesk démarre en affichant le dossier « Sharpdesk Desktop », retirez la
coche de la case « Se rappeler du dernier dossier… ». Si vous voulez que Sharpdesk démarre en
affichant le dernier dossier dans lequel vous avez travaillé, cochez la case « Se rappeler du dernier
dossier... ».

Pour enregistrer vos réglages de préférences, cliquez sur « OK ».

Visualisation des fichiers image (Pas supporté par Windows Vista / Windows 7)

Sharpdesk vous laisse choisir les divers types de fichiers image que vous pouvez visualiser avec
Sharpdesk Imaging. Pour cela, choisissez l'option "Préférences" dans le menu "Outils" et cliquez
sur l'onglet "Fichiers image" :

Options de traitement des fichiers image

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 25

Paramétrage des types de fichiers à visualiser avec Sharpdesk Imaging (Pas supporté par Windows Vista / Windows 7)

Les types de fichiers qui peuvent être visualisés avec Sharpdesk Imaging sont listés. Cochez
simplement la case près du type de fichier que vous voulez que Sharpdesk Imaging ouvre lorsque
vous cliquerez deux fois sur les fichiers de ce type.

Notification des changements relatifs au visualiseur de types de fichiers (Pas supporté par Windows Vista / Windows 7)

D'autres programmes permettent aussi de visualiser des types de fichiers image. Si ces
programmes sont installés, il se peut qu'ils changent l'association automatique avec Sharpdesk
Imaging qui a été configurée lors de l'installation de Sharpdesk. Quand Sharpdesk démarre, il
vérifie si les fichiers .TIF, au moins, sont toujours associés avec Sharpdesk Imaging. S'ils ne le
sont plus, un message à cet effet s'affichera:

Si vous voulez que Sharpdesk Imaging visualise vos fichiers .TIF, cliquez sur Oui. Sharpdesk
Imaging sera installé pour ouvrir vos fichiers .TIF lorsque vous double-cliquerez dessus.

Si vous souhaitez que le programme actuellement enregistré visualise vos fichiers .TIF, cliquez
sur Non. Ceci permettra à votre programme de visualisation actuel d'ouvrir vos fichiers .TIF
lorsque vous double-cliquerez dessus. Si vous ne voulez pas que ce message s'affiche à nouveau,
cliquez sur la case à cocher ‘Ne plus me demander’. [Si vous changez d'avis plus tard, vous
pourrez rétablir la connexion avec Sharpdesk Imaging en utilisant le menu "Outils/Préférences".]

Réglages des options d’exportation

Sharpdesk et Sharpdesk Composer vous permettent de joindre et d'envoyer des fichier par
courrier électronique. En outre, Sharpdesk Composer vous permet d'exporter des fichiers
Composer vers des fichiers au format Adobe Acrobat (.PDF). (Référez-vous au Chapitre 6 :
Composer avec Sharpdesk pour plus de détails.) Si vous avez le logiciel Adobe PDFWriter
installé (version 5 ou supérieure), Sharpdesk utilisera ce pilote pour créer le fichier PDF.

Si vous disposez du programme PDFWriter d’Adobe sur votre machine (version 4 ou ultérieure),
Sharpdesk utilisera ce pilote pour créer un fichier PDF. Si vous ne disposer pas du programme
PDFWriter d’Adobe, Sharpdesk créera un fichier “PDF image” à la place. L’onglet d’exportation
contrôle le processus de génération PDF pour le fichier PDF que Sharpdesk produit. Cela
n’affecte pas les commandes fournies par les programmes Adobe.

Si votre station de travail est limitée en ressources, la conversion d’une image de grand format en
un fichier PDF de 300 dpi risque de prendre un temps et un espace disque considérable. De
même, si vous souhaitez envoyez un fichier de grande taille par courrier électronique, sa
conversion en fichier PDF de résolution 300 ppp et son envoi risque de solliciter exagérément les

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 26

ressources de votre application de courrier électronique et de celle du destinataire ou de risquer de
dépasser les restrictions de taille de pièces jointes imposées par certains fournisseurs d'accès
Internet. Dans de tel cas, vous devez modifier les réglages de résolution d’exportation par défaut.
Pour ce faire, sélectionnez la commande « Préférences » du menu « Outils » de Sharpdesk et
cliquez sur l’onglet « Export ».

Options d’affichage de l’onglet Export

Changer la résolution par défaut pour l’exportation

Pour modifier la résolution par défaut pour l’exportation d’image, cliquez du bouton gauche de la
souris sur le curseur de réglage dans le cadre « Réglages de qualité » jusqu’à ce que la barre de
réglage indique la résolution souhaitée de conversion d’images. Déplacer le curseur vers la
gauche résultera en des temps de conversion plus courts et en des tailles de fichiers plus petites
après conversion. Déplacer le curseur vers la droite résultera en des images de meilleure qualité.

Changer le réglage des couleurs

Si un fichier de petite taille est préférable à la fidélité de reproduction des couleurs pour
l’exportation de fichiers, la sélection du réglage « Noir et blanc » permettra d’obtenir la plus
petite taille de fichier à l’exportation. La sélection du réglage « Couleur » permet une
reproduction plus fidèle des couleurs.

Pour enregistrer vos réglages d’exportation, cliquez sur « OK ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 27

Visualiser les détails des propriétés d’un document

La boîte de dialogue « Propriétés » affiche des informations détaillées à propos du document.
Pour afficher ces propriétés :

1. Cliquez avec la souris sur le document pour lequel vous désirez afficher les détails dans la
zone de travail, puis choisissez « Propriétés » dans le menu « Fichier ».

2. Pour fermer la boîte de dialogue des propriétés de l’image, cliquez sur « OK ».

Dialogue des propriétés

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 28

Organiser des fichiers

Avec Sharpdesk, il n’a jamais été aussi facile d’organiser vos fichiers. Cette section décrit les
procédures générales pour sélectionner des fichiers, les ouvrir, les déplacer et les supprimer.
Notez que bien que Sharpdesk permet de naviguer au sein des pages d’un fichier en utilisant les
chemins de fer, il n’est pas possible d’isoler une page particulière d’un fichier. Toutes les
opérations, y compris couper, copier et coller s’applique au fichier tout entier.

Sélectionner des fichiers

Pour travailler sur un fichier, vous devez commencer par le sélectionner dans la zone de travail de
Sharpdesk. Pour sélectionner un fichier :

• Si le fichier est affiché dans la zone de travail, cliquez dessus.

• Pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et cliquez sur les

fichiers que vous désirez sélectionner, ou maintenez la touche « MAJ » enfoncée pour
sélectionner un ensemble continu de fichiers.

Une fois la sélection faite, vous pouvez choisir la commande correspondant à la tâche que vous
désirez effectuer, telle que modifier le document, le convertir en tant que texte ou l’imprimer.

Ouvrir des fichiers

Vous pouvez ouvrir un document dans son application native (l’application utilisée à l’origine
pour créer le document) ou, s’il s’agit d’une image, vous pouvez l’ouvrir dans Sharpdesk
Imaging.

Pour ouvrir un fichier en utilisant son application native:

• Cliquez du bouton droit de la souris sur le document et choisissez « Ouvrir » ou,

• Choisissez la commande « Ouvrir » du menu « Fichier » ou,

• Double-cliquez sur l’image ou sur le document dans la zone de travail.

Pour ouvrir une image en utilisant Imaging, cliquez sur l'image dans l'espace de travail puis sur
le bouton Imaging dans la barre d'outils.

Supprimer des fichiers

Pour supprimer un fichier, cliquez dessus du bouton droit de la souris dans la zone de travail et
choisissez la commande « Supprimer » ou appuyez sur la touche « Suppr. » de votre clavier
(cette commande peut aussi être sélectionnée à partir du menu « Fichier ».). Le fichier est
supprimé de Sharpdesk et est placé dans la corbeille de Windows.

Restaurer un fichier

Pour restaurer un fichier qui a été supprimé, double-cliquez sur la corbeille de Windows, puis
cliquez du bouton droit de la souris sur le fichier et sélectionnez l’option « Restaurer ». Pour de
plus amples informations sur la restauration des fichiers à partir de la corbeille de Windows,
reportez-vous à l’aide en ligne de Windows.

Déplacer des documents et des dossiers

Vous pouvez déplacer un document ou un dossier dans un autre dossier en procédant comme suit
:

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 29

1. Sélectionnez le dossier/document que vous désirez déplacer dans la fenêtre des dossiers ou
dans la zone de travail en cliquant dessus.

2. Glissez-déposez le dossier/document au nouvel emplacement.

Vous pouvez aussi glisser déposer des fichiers et des dossiers entre l’Explorateur Windows et
Sharpdesk en utilisant la même procédure.

Création de raccourcis de dossiers

Vous pouvez créer un nouveau raccourci de dossier dans la fenêtre des dossiers de la façon
suivante :

1. Choisissez la commande Dossiers de Sharpdesk du menu Fichier et la boîte de dialogue
« Parcourir les dossiers » apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un dossier et la boîte de dialogue « Parcourir les dossiers »
apparaît.

3. Localisez le dossier pour lequel vous souhaitez créer un raccourci, cliquez dessus et ensuite
sur « OK ».

Le dossier est ajouté (au bas de la liste) à la fenêtre des dossiers

Modifier l’ordre des dossiers

Vous pouvez modifier l’ordre des raccourcis dans la fenêtre des dossiers de la façon suivante :

1. Choisissez la commande « Dossiers de Sharpdesk » du menu « Fichier » et la boîte de
dialogue « Dossiers de Sharpdesk » apparaît.

2. Cliquez sur le dossier que vous souhaitez déplacer et cliquez ensuite sur les boutons Haut et
Bas. Vous ne pouvez déplacer les dossiers au-dessus du Bureau de Sharpdesk.

3. Pour retirer un dossier des Dossiers de Sharpdesk, cliquez dessus et ensuite sur « Retirer ».
Le dossier est retiré de la liste.

4. Après avoir remis en ordre les dossiers, cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre et
appliquer le résultat à la fenêtre des dossiers.

Copier un fichier

Un fichier peut être copié d’un dossier à un autre.

Pour copier un fichier d’un dossier à un autre :

1. Ouvrez le dossier contenant le fichier à copier.

2. Glissez le fichier, tout en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée, sur le dossier de destination.

Renommer un fichier

Le nom d’un fichier peut être changé.

Pour renommer un fichier :

1. Cliquez du bouton droit sur le fichier à renommer.

2. Choisissez l’option « Renommer ». (Cette commande peut aussi être sélectionnée à partir du
menu « Fichier ».)

3. Saisissez le nouveau nom pour le fichier.

4. Cliquez en dehors de la boîte de sélection pour enregistrer le nouveau nom.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 30

Joindre un document à un courrier électronique

Si vous utilisez une application de courrier électronique compatible MAPI (telle que Microsoft
Exchange®), vous pouvez joindre un document ou une image à un message de courrier
électronique. Sharpdesk ouvre votre application de courrier électronique et joint le document
sélectionné à un nouveau message de courrier électronique. Il n’est pas possible d’ouvrir votre
application de courrier électronique directement à partir de Sharpdesk si vous ne prévoyez pas de
joindre un document.

Pour joindre un document ou une image à un message de courrier électronique, cliquez sur le
document que vous désirez joindre, puis choisissez l’option « Envoyez en tant que » du menu
« Fichier ».

Compression d'images

Les images générées par la numérisation de documents peuvent être assez grosses, en fonction
des capacités du scanner utilisé pour leur création. Par exemple, une image en noir et blanc de
600 dpi sur du papier à lettres (8 ½ x 11 pouces) occupera environ 4 Mo de la mémoire ou du
disque. Une image en couleur de la même résolution et du même format occupera près de 100
Mo, si elle n'est pas compressée. Vous pouvez réduire le format de ces images en utilisant une
résolution inférieure lorsque vous les numérisez en premier. Par exemple, une image en noir et
blanc de 300 dpi sur du papier à lettres ne fait qu'1 Mo ; une image en couleur de 300 dpi sur du
papier à lettres correspond à environ 25 MB.

Si les images sont conservées dans leur format d'origine (non compressé), la demande de
stockage sur votre PC augmentera rapidement si vous numérisez beaucoup d'images. En outre,
ces images risquent de devoir être transférées d'un endroit à un autre, ajoutant ainsi une nouvelle
charge sur votre réseau ou vos services de courriel. Certains services de courriel ne permettront
même pas de transférer la plus petite de ces images à d'autres utilisateurs. Ces problèmes ont
donné lieu à plusieurs méthodes de compression disponibles aujourd'hui : Si vous compressez les
images dans des paquets plus petits, elles prendront moins d'espace et pourront être facilement
transmises.

Pendant des années, les images en noir et blanc ont été efficacement compressées avec la
méthode de compression CCITT Fax G3/G4 couramment utilisée par les télécopieurs. Cette
méthode s'appelle “sans perte”, car elle vous permettra de compresser l'image de façon à ce
qu'elle puisse être parfaitement inversée. Vous pouvez retrouver l'image originale à partir de la
version compressée avec chaque point, telle qu'elle se trouvait avant la compression. Les formats
LZW et ZIP sont d'autres exemples de compression sans perte couramment utilisés.

Malheureusement, les images en couleur sont beaucoup plus grosses et les méthodes sans perte
ne sont pas très efficaces pour réduire le format de l'image. Cependant, les images en couleur
contiennent généralement beaucoup plus d'informations au niveau des points que votre oeil ne
peut détecter. Ceci a conduit au développement de méthodes de compression “avec perte”, où
certaines de ces informations au niveau des points sont coupées, dans le but de réduire le format
de l'image. Le format JPEG est l'un des schémas de compression avec perte les plus anciens et
les plus largement utilisés disponibles aujourd'hui. La plupart des appareils photo numériques
stockent leurs images en interne en utilisant la compression JPEG.

Votre MFP peut également utiliser JPEG pour compresser les images en couleur en interne avant
de les transmettre à votre PC. Le MFP peut aussi avoir la capacité de choisir la quantité de
compression souhaitée avant d'envoyer l'image. En général, plus la compression est élevée, plus
le format du fichier est petit. Cependant, si vous regardez bien, vous pouvez noter des problèmes

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 31

de qualité lorsque vous augmentez la compression. Ces artefacts de JPEG sont plus évidents à
des endroits qui contiennent du texte, même s'il faut examiner l'image de près pour les remarquer.
Les pages suivantes soulignent et exagèrent certains de ces artefacts, afin que vous puissiez les
reconnaître dans des images compressées.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 32

Considérez l'image suivante comme exemple :

Le petit rectangle rouge sera agrandi pour montrer certains des impacts des divers choix de
résolution et de compression sur l'image finale.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 33

Tenez compte du fait que le MFP a trois modes de compression : Elevé, Moyen et Faible. Le
segment de texte tiré des diverses numérisations, ainsi que le format de fichier de toute l'image
compressée, apparaît dans le tableau ci-dessous.

600

dpi

300

dpi

150

dpi

100

dpi

Compression élevée Compression moyenne Compression faible

5,405 KB

889 KB

309 KB

147 KB

24,292 KB

3,693 KB

1,217 KB

552 KB

34,956 KB

4,658 KB

1,610 KB

697 KB

Remarquez que les caractères sont nettement barbouillés dans les gammes de résolution 150 et
100 dpi et que l'effet est plus proéminent avec une compression plus élevée. A 300 dpi et plus, les
effets de compression sur la qualité sont presque aussi nets. La combinaison de la sélection de la
résolution et de la compression sur le MFP détermine le format et la qualité de l'image que vous
verrez sur votre PC. Une fois l'image transmise du MFP à votre PC, vous pouvez réduire encore
plus l'image avec l'outil de compression d'image (Image Compression Tool), ou ICT, qui se
trouve dans la zone de sortie de Sharpdesk.

Utilisation de Image Compression Tool(ICT)

ICT compressera un grand nombre de types d'images en un fichier PDF compact, grâce à une
variété de méthodes de compression qui maintiennent au mieux la qualité de l'image, tout en
atteignant encore une compression de format de fichier utile.

Formats d'entrée supportés

ICT peut compresser tous les formats d'images suivants dans des fichiers PDF plus compacts :

Format de fichier
(extension)

Bitmap (.BMP) Pas de compression Couleur 24-bit

Compression

(du fichier d'entrée)

Contenu couleur

(du fichier d'entrée)

256 couleurs indexées

Niveaux de gris 8 bits

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 34

Format de fichier
(extension)

Compression

(du fichier d'entrée)

Contenu couleur

(du fichier d'entrée)

JFIF, Exif (.JPG, .JPEG) Compression JPEG Couleur 24-bit

Niveaux de gris 8 bits

TIFF V6.0 (.TIF, .TIFF) Pas de compression

Pack Bits

CCITT Fax G3, G4

JPEG

LZW

Couleur 24-bit

256 couleurs indexées

Niveaux de gris 8 bits

Monochrome 1 bit

Couleur 24-bit + chaîne alpha

PNG (.PNG) Flate (zLib) Couleur 24-bit

256 couleurs indexées

GIF (.GIF) LZW 256 couleurs indexées

PDF (Fichiers PDF
image seulement

Compression JPEG

Couleur 24-bit

générés par les MFP
Sharp ou Composer)

Jpeg2000 v1
(.JP2, .J2K)

JPEG2000(v1) Couleur 24-bit

Niveaux de gris 8 bits

256 couleurs indexées (sans perte
seulement)

Monochrome 1 bit (sans perte
seulement)

ICT peut traiter la plupart des fichiers image dans ces formats, bien que plus le fichier d'entrée est
gros, plus la quantité de mémoire et d'espace de disque dur nécessaires sera élevée. La résolution
maximum pouvant être compressée avec ICT est 600 dpi.

Fichier de sortie compressé

ICT crée un fichier PDF image à partir de l'image d'entrée grâce à des compressions comme
JPEG 2000, Flate ou CCITT Fax G4 pour réduire le format de l'image.

Format de la page de sortie

ICT calcule le format de papier utilisé dans un fichier PDF en divisant le format de l'image (en
points) par la résolution de l'image. Si les informations de résolution n'apparaissent pas dans
l'image source, ICT estimera que la résolution est de 300 dpi, à des fins de calcul du format de la
page.

Contrôle d'ICT

Sharpdesk vous laisse contrôler la compression fournie par ICT. Pour cela, sélectionnez la
commande Préférences dans le menu Outils et cliquez sur l'onglet ICT:

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 35

Qualité / Format

Pour obtenir une compression raisonnable avec des images en couleur, vous devez choisir entre la
haute qualité de l'image et l'espace de stockage nécessaire sur le disque dur. ICT vous permet de
contrôler le compromis entre la qualité de l'image et le format de fichier pour les images en couleur.
En déplaçant le curseur vers la gauche (Haute qualité), l'algorithme de compression JPEG 2000
préservera la qualité de l'image aux dépends du format de fichier. En déplaçant le curseur vers la
droite (Petit format), la qualité sera quelque peu inférieure, afin de réduire significativement le format
de fichier de l'image. La qualité la plus élevée (et la compression la plus faible) correspond à la
valeur 1 dans la case qui se trouve à droite du curseur. Notez que la valeur la plus faible, 1, est
particulière et fait qu'ICT enregistre le fichier avec une compression sans perte JPEG 2000 ; dans
certains cas, le fichier enregistré peut être plus grand que le fichier d'entrée. Le format le plus petit (et
la compression la plus élevée) correspond à la valeur 100. Vous pouvez définir directement la valeur
dans la case plutôt que déplacer le curseur. Notez que le curseur n'est utilisé que pour les images en
couleur ou à niveaux de gris. Les images en noir et blanc sont toujours compressées avec une
compression sans perte car le format de fichier n'est, en général, pas un problème avec les images en
noir et blanc.

Considérez à nouveau notre image d'exemple. Pour cette discussion, l'image originale a été
numérisée à 300 dpi, en utilisant les diverses options de compression du MFP, avant d'être traitée par
ICT. Le tableau ci-dessous résume les effets des différents réglages du curseur sur le format du fichier
PDF généré et sur la qualité du petit segment de la boîte rouge sur l'image d'exemple à taille réelle.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 36

Compression élevée Compression moyenne Compression faible

Réglag

e du

curseur

1

35

70

100

Il y a plusieurs choses à noter dans ce tableau:

1. Réglage du curseur = 1. Ce réglage est spécial car, à lui seul, il force ICT d'utiliser la

2. Format de fichier à chaque réglage du curseur (autre que 1). En parcourant chaque rangée,

3. La qualité avec des réglages de curseur croissants. En regardant en bas de chaque colonne,

4. Sachez que les images texte des tableaux ont été agrandies pour montrer les effets de

En utilisant ce tableau et le précédent qui montre les effets des méthodes de compression du MFP,
vous pouvez dresser les conclusions générales suivantes sur le meilleur moyen d'obtenir une qualité
optimale dans le format le plus petit possible:

Format de l'image

originale

889 KB

6,026 KB

366 KB

184 KB

129 KB

méthode de compression sans perte JPEG 2000. Dans chaque cas, ICT produit un fichier
plus gros que le fichier d'entrée original, lorsque le curseur est défini sur 1. Ceci arrive car la
première étape dans la création d'un fichier PDF consiste à décompresser le fichier d'entrée à
sa taille réelle, soit près de 24 Mo dans ce cas. L'image à taille réelle est ensuite compressée
avec la méthode sans perte JPEG 2000. Le fichier original reçu du scanner ayant été
compressé avec une méthode avec perte, il était plus petit que le fichier créé par la méthode
sans perte utilisée lorsque le curseur était défini sur 1.

notez qu'ICT produit le même format de fichier de sortie PDF, quelle que soit la taille du
fichier d'entrée. Ceci restera en général vrai pour un large éventail de formats de fichiers
d'entrée.

notez qu'ICT produit du texte qui apparaît maculé au fur et à mesure que le réglage du
curseur augmente. Il s'agit d'un artefact de la méthode de compression JPEG 2000 qui est le
prix à payer pour un format de fichier plus petit.

plusieurs réglages. Un texte réel 6 points représente près de la moitié de la taille de la police
utilisée dans cette description ; dans le tableau, elle semble représenter 2 ou 3 fois cette taille.
Votre oeil aura beaucoup de mal à remarquer l'un de ces effets de compression, à moins que
vous regardiez l'image de très près avec une loupe.

Format de l'image

originale

3,693 KB

8,288 KB

366 KB

184 KB

129 KB

Format de l'image

originale

4,658 KB

8,529 KB

366 KB

184 KB

129 KB

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 37

1. A partir du MFP, sélectionnez la résolution la plus faible qui n'a pas de problèmes de qualité
apparents. La différence de qualité entre 600 dpi et 300 dpi est difficile à remarquer pour la
majorité des gens, mais ceci n'est pas vrai lorsque la résolution baisse à 150 dpi ou moins.
Sélectionner 300 dpi pour des numérisations en couleur qui contiennent du texte est un bon
choix pour la majorité des images. Une résolution de 300 dpi crée des fichiers 6 ou 7 fois
plus petits que la même image numérisée à 600 dpi, sans tenir compte de la méthode de
compression utilisée par le MFP.

2. A partir du MFP, sélectionnez la méthode de compression la plus faible que votre largeur de
bande réseau autorisera. Plus la compression est faible, meilleure est la qualité dans ICT.
Même si un fichier plus gros doit être envoyé à partir du MFP, ICT compressera
généralement tous les fichiers à une résolution et à un réglage de curseur donnés dans un
fichier de la même taille. Le choix de la compression la plus faible permet à ICT de travailler
avec plus d'informations et d'obtenir un meilleur résultat final.

3. Dans ICT, sélectionnez le réglage du curseur qui produit la qualité d'image désirée. Comme
tous les réglages de curseur (autres que 1) produisent un format de fichier bien plus petit que
l'image d'entrée originale, vous pouvez vous concentrer tout d'abord sur la qualité, puis sur le
format de fichier. Déplacez le curseur en haut de l'échelle jusqu'à ce que vous commenciez à
remarquer l'artefact de maculage, puis redescendez un peu le curseur. En général, ce réglage
du curseur sera le meilleur compromis entre la qualité du fichier PDF et son format pour
votre application particulière d'ICT.

Dossier de sortie

Par défaut, ICT créera le fichier de sortie PDF dans le même dossier que celui de la source. Si le
fichier PDF de destination existe déjà, la boîte de dialogue "Enregistrer sous " s'ouvrira et
demandera le nom du fichier de sortie. Pendant le fonctionnement d'ICT, une barre de
progression s'affichera:

Ecran de traitement d'ICT
Pour interrompre le processus d'ICT, cliquez sur le bouton Annuler.

Visualisation du nouveau fichier PDF

Si vous voulez ouvrir le nouveau fichier PDF avec Adobe Acrobat ou Reader, cochez le
bouton "Ouvrir le fichier PDF généré". Autrement, décochez-le.

Remarque: ICT utilise des méthodes de compression avancées qui ne peuvent être
visualisées qu'avec Adobe Acrobat 6.0 ou supérieur. Si vous n'avez pas Acrobat Reader 6.0,
vous pouvez obtenir une version gratuite de Reader à partir des sites Internet d'Adobe.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 38

Contrôle de la boîte de dialogue des Préférences d'ICT

La boîte de dialogue des préférences d'ICT apparaît par défaut chaque fois qu'une action ICT est
lancée. Si vous voulez que les réglages des préférences courants soient utilisés sans voir la boîte
de dialogue, décochez la case "Toujours afficher cette boîte de dialogue" et le processus d'ICT se
déroulera sans interaction future. Si, plus tard, vous changez d'avis, vous pouvez recocher la case
en passant par l'élément de menu Outils/Préférences/ICT.

Dépannage

La compression est trop longue: Tout d'abord, soyez patient ; compresser de grosses images,
même sur une machine rapide avec beaucoup de mémoire, est un processus complexe qui prend
un certain temps. Il se peut que vous ayez à essayer certaines des solutions suivantes pour
améliorer la performance d'ICT:

• Ajoutez de la RAM à votre PC. Plus de mémoire améliore presque toujours la vitesse de

compression.

• Si vous compressez une image de plusieurs pages, essayez de diviser le fichier en

plusieurs fichiers d'une seule page et de les compresser un par un.

Retoucher une image

Ecran de retouche d'image

Sharpdesk vous permet d'améliorer la qualité des images numérisées grâce aux options suivantes
:

• Flou intérieur - Retire les petits points des images.

• Redresser - Redresse automatiquement les pages.

• Rognage automatique - Les bords sont détectés et les images rognées.

• Rotation automatique - Détecte l'orientation du texte sur la page numérisée et tourne

automatiquement la page dans le bon sens.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 39

Wählen Sie eine Bilddatei (.TIFF, .JPG oder Image PDF(seulement Rotation automatique)) aus
dem Sharpdesk Desktop und wählen Sie die Funktion "Bild bearbeiten" im Menü "Ausgabezone"
oder ziehen Sie die Datei mit Drag&Drop auf die Schaltfläche "Bild bearbeiten" in der Leiste der
Ausgabezone.

Création d'un PDF texte

Sharpdesk permet de créer des fichiers PDF avec recherche en vue de travailler sur le texte
contenu dans le PDF ainsi généré.

• Sélectionnez un fichier image (TIFF ou PDF) sur le Bureau Sharpdesk et sélectionnez
l'option PDF texte dans le menu Zone de sortie. Ou bien

• Faites glisser le fichier sur le bouton PDF texte de la barre Zone de sortie. Ou bien

• Sélectionnez Exporter -> PDF texte dans le menu Fichier composition.

Numériser avec Sharpdesk

Il est possible de numériser des documents directement dans Sharpdesk. Une fois chargé dans
Sharpdesk, Imaging peut être utilisé pour les visualiser. Les images numérisées peuvent aussi être
converties en tant que texte pour pouvoir les éditer avec des logiciels de traitement de texte
traditionnels. Toutes les images numérisées sont enregistrées au format TIFF par défaut.

Ce chapitre donne des instructions sur le réglage et le changement des options de numérisation.

Numériser des documents

A l’aide de votre scanner, vous pouvez numériser n’importe quel document dans un dossier
désigné par Sharpdesk. Le document résultant peut être affiché dans Sharpdesk sous la forme
d’une image en chemin de fer, ou dans Imaging en tant qu’image pleine échelle.

Chaque image numérisée est placée dans un dossier en tant que document TIFF. L’image est
enregistrée et nommée selon la méthode définie dans l’option « Préférences » du menu « Outils »
de Sharpdesk.

Un document numérisé peut être visualisé, modifié, imprimé ou envoyé par courrier électronique
en tant que fichier joint.

Pour numériser une image avec un scanner compatible TWAIN :

1. Placez l’image que vous désirez numériser dans votre scanner.

2. Dans Sharpdesk, cliquez sur l’icône « Acquérir » dans la barre d'outils ou choisissez la
commande « Acquérir une image » dans le menu « Fichier » (pour sélectionner un
périphérique de numérisation, choisissez la commande « Sélectionner un scanner » du menu
« Fichier ».)

3. Fermez la boîte de dialogue TWAIN qui a contrôlé le processus de numérisation. L'image
apparaîtra ensuite dans le dossier sélectionné.

Pour numériser une image avec un scanner compatible WIA :

[Cette option n'est disponible que sur les plates-formes Windows XP.]

1. Placez l’image que vous désirez numériser dans votre scanner.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 40

2. Dans Sharpdesk, choisissez la commande « D’un scanner ou appareil photo » dans le menu
« Fichier ».

3. Sélectionnez un dispositif de numérisation si plusieurs dispositifs compatible WIA sont
installés.

4. Réglez les options de numérisation souhaitées et cliquez sur le bouton « Numériser ».

Pour numériser une image avec un appareil photo compatible WIA :

[Cette option n'est disponible que sur les plates-formes Windows XP.]

1. Dans Sharpdesk, choisissez la commande « D’un scanner ou appareil photo » dans le menu
« Fichier ».

2. Sélectionnez un dispositif de numérisation si plusieurs dispositifs compatible WIA sont
installés.

3. Sélectionnez l’image que vous souhaitez copier.

4. Cliquez sur le bouton « Obtenir l’image ».

A un moment, votre boîte de dialogue de numérisation TWAIN ou WIA apparaît. La boîte de
dialogue "Numérisation" fait partie du logiciel fourni avec votre scanner ou appareil photo ; il
variera donc selon les constructeurs et les modèles de scanners. Suivez les instructions qui
viennent avec votre scanner ou appareil photo pour scanner l'image dans Sharpdesk. Notez que
vous devez fermer la boîte de dialogue de numérisation TWAIN avant que l'image soit enregistrée
dans le dossier désiré.

Régler les options de numérisation

Dans la plupart des cas, selon votre scanner, vous devriez pouvoir spécifier les options de
numérisation suivantes :

1. Visualiser le document avant de le numériser.

2. Sélectionner une partie du document à numériser. Pour cela, glissez la souris au-dessus de la
zone désirée pour dessiner le contour de la zone à l’écran.

3. Indiquer au scanner d’envoyer l’image à l’ordinateur.

Habituellement, une boîte de dialogue “Numérisation en cours” apparaît pour vous montrer la
progression de la numérisation. Une fois la numérisation terminée, la boîte de dialogue disparaîtra
automatiquement. Si la boîte de dialogue ne disparaît pas d'elle-même, fermez-la manuellement
pour enregistrer l'image numérisée dans le dossier désiré.

Visualiser les images numérisées

Une fois qu’une image a été numérisée dans Sharpdesk, elle peut être visualisée. Pour visualiser
une image numérisée, cliquez sur le dossier contenant une image dans la fenêtre des dossiers de
Sharpdesk. Vos images numérisées sont affichées sous la forme de chemins de fer dans la zone de
travail.

Pour visualiser une image numérisée, cliquez sur l’image puis cliquez sur le bouton
« Imaging » dans la barre d'outils de Sharpdesk. Sharpdesk Imaging démarre et affiche
l’image sélectionnée.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 41

Visualisation d'une
image numérisée dans
Sharpdesk Imaging

Vue d’une image dans Imaging

Pour de plus amples informations sur la visualisation d'une image, reportez-vous au « Chapitre 7 :
Sharpdesk Imaging ».

Changer les options de numérisation

Vous pouvez changer la convention utilisée pour nommer par défaut les nouvelles images
numérisées de la façon suivante :

1. Choisissez la commande « Préférences » du menu « Outils ».

2. Cliquez sur l’onglet « Numériser ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 42

Onglet Numériser

3. Pour utiliser une date en tant que nom pour les nouvelles images numérisées, cliquez sur
l’option « Format de date courante », puis sélectionnez un format de date dans la liste
déroulante.

4. Pour utiliser un préfixe de fichier pour le nouveau nom, cliquez sur l’option « Préfixe
personnalisé », puis saisissez le préfixe à utiliser.

5. Pour contrôler le taux de compression utilisé lors de la numérisation d’images JPEG,
déplacez le curseur dans la direction désirée. Généralement, plus le taux de compression et
élevé, moins la qualité de l’image est bonne. Si la compression est définie sur 0%, l'image
sera numérisée comme une image TIFF décompressée. Ceci sera peut-être nécessaire si
vous ne pouvez pas visualiser le fichier avec Sharpdesk Imaging.

6. Après avoir réglé vos options, cliquez sur « OK ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 43

5.

Chapitre 5

Recherche avec Sharpdesk

Introduction

Les capacités avancées de Sharpdesk vous permettent de récupérer facilement des fichiers image
et texte en utilisant un mot unique, une phrase ou une liste de mots. De plus, vous pouvez
effectuer une recherche pour des fichiers particuliers en utilisant un choix important de critères, y
compris :

• Nom et/ou chemin d'accès d'un document

• Type de fichier

• Date de modification

• Taille de fichier

Vous pouvez aussi effectuer une recherche en utilisant les caractéristiques de propriétés de
fichier, y compris :

• Le titre

• L’ auteu r

• Le sujet

• Un mot clé

Le moteur de recherche de Sharpdesk supporte également les opérateurs logiques "and", "or",
"not", ou "near" en tant que mots-clés, vous offrant ainsi plus de liberté au niveau de la recherche
à effectuer.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 44

Configuration requise

Les capacités de recherche sont basées sur une indexation de tous les mots trouvés dans tous les
fichiers contenus dans les dossiers identifiés lors de la création de l’index. Ces index doivent être
créés avant de pouvoir être utilisés par la fonction de recherche.

La création d’un index est un processus qui peut prendre beaucoup de temps, surtout la première
fois, suivant le nombre de fichiers et si certain sont de type image ou pas. Sharpdesk tentera de
récolter les mots utilisés dans les documents de type image en utilisant sa capacité de
reconnaissance de caractère OCR. [Les formats d'image suivants sont compatibles avec notre
faculté OCR: *.bmp, *.dcx, *.gif, *.jpg, *.pcx, *.pdf, *.png, *.tif.] Tous les mots décelés par le
processus OCR sont ajoutés à l’index pour que vous puissiez trouver plus tard les documents
image qui les contient. Le processus de reconnaissance de caractère OCR est assez lent et il faut
lui laisser tout le temps nécessaire pour lui permettre d’effectuer l’indexation des documents
image ou de diviser les fichiers en plus petits groupes. Vous pouvez effectuer une recherche
simultanée sur plusieurs index.

Lorsque l’index est créé, celui-ci utilisera les ressources de votre PC en tâche de fond. Cela
ralentira son fonctionnement si vous essayez d’effectuer d’autres tâches. Pour éviter ce
désagrément, vous pouvez réaliser une programmation pour effectuer les opérations d’indexation
à des moments où vous n’utiliser pas votre PC. Les index peuvent être créés ou mis à jour
pendant votre sommeil.

Une fois que l’index original a été créé, la mise à jour de l’index, manuelle ou programmée peut
être beaucoup plus rapide. Uniquement les fichiers modifiés ou ajoutés dans les dossiers seront
traités pour que l’index soit mis à jour.

Lors de l’installation de Sharpdesk, un petit index est créé en utilisant un échantillon de fichiers
fourni avec le programme. Une fois que vous vous êtes familiarisé avec le processus de recherche
de base, vous pourrez créer des index supplémentaires qui correspondent à vos critères. La
création d’index est expliquée plus loin dans ce chapitre.

Bases de données d'index

Toutes les bases de données d'index sont communes à tous les utilisateurs du PC local. Quelle que
soit l'autorité de l'utilisateur (c'est à dire peu importe que l'utilisateur ayant ouvert la session fasse
partie du groupe des administrateurs, des utilisateurs avec pouvoir, des utilisateurs standards, ou
des utilisateurs disposant d'un accès restreint, etc.), l'utilisateur est en mesure d'accéder à
n'importe quelle base de données d'index existante ainsi que d'en créer une. Le tableau suivant
illustre les détails des opérations autorisées par tous les utilisateurs.

 Créer – créer de nouvelles bases de

données d'index

 Lecture – accès en lecture seule aux

bases de données d'index

N'importe quel utilisateur peut créer de
nouvelles bases de données d'index.

N'importe quel utilisateur peut chercher (et
obtenir des résultats corrects) toutes les
bases de données d'index créées, mises à
jour ou modifiées par n'importe quel autre
utilisateur.

 Mettre à jour – mettre à jour

(indexer) les bases de données
d'index en indexant de nouveaux

N'importe quel utilisateur peut réaliser une
indexation sur n'importe quelle base de
données d'index (individuellement ou

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 45

fichiers ou en spécifiant de nouvelles
configurations

toutes en même temps) peu importe qui a
créé, mis à jour ou modifié la base de
données d'index auparavant.

 Modifier – changer les

configurations (telles que les
répertoires cibles, les extensions de
fichiers, etc.) des bases de données
d'index existantes.

 Effacer – effacer des bases de

données d'index existantes

N'importe quel utilisateur peut modifier les
configurations de n'importe quelle base de
données d'index créée, mise à jour ou
modifiée par n'importe quel autre
utilisateur.

N'importe quel utilisateur peut effacer une
base de données d'index, peu importe qui
l'a créée, mise à jour ou modifiée
auparavant.

Pour résumer, un groupe de bases de données d'index se trouvant sur le PC local est traité
comme des ressources partagées, communes à tous les utilisateurs de ce PC, quelle soit
l'autorité de l'utilisateur.

Remarque : Veuillez noter ces informations importantes à propos de la recherche de
documents

Puisque toutes les bases de données d'index sont communes à tous les utilisateurs du PC
local, si un utilisateur indexe un répertoire privé, qu'il soit local ou en réseau, certaines
informations concernant ces données seront disponibles à n'importe quel autre utilisateur du
PC, même s'ils ouvrent une session sous un nom d'utilisateur différent.

Les informations telles que le nom du fichier et le nombre d'occurrences sont indiquées dans
les Résultats de recherche mais les entrées privées sont grisées et les utilisateurs non
privilégiés ne pourront pas accéder aux fichiers.

Mots ignorés

Certains mots sont si communs dans les documents qu’il n’est pas nécessaire de les utiliser
comme critères de recherche. Sharpdesk ignore les mots suivants lors de la création d’un index
(et ne rapportera jamais une correspondance sur ceux-ci) :

a à Ai alors après assez au aussi

autant autre* aux avaient avant avais avait avec

avez aviez avoir avons beaucoup bien ça ce

ceci cela ces cette combien comme comment d

dans de déjà des dès dit dont du

elle elles en encore entre es est et

était êtes être eu eus eut eux ici

il ils J je l la le les

leur lors lui mais me mon moi n

ne ni notre nous on ont ou où

par pas peut plus plusieurs pour qu quand

que quel quelle quelque qui quoi rien sa

sans sauf se sera sera* serez seron? ses

si sommes sont suis sur tant tous tout

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 46

toutes tu tel telle tien trop un une

vos votre vous y

Limitations

1. Si l'utilisateur ferme la session alors que l'indexation est en cours, l'indexation sera
automatiquement arrêtée. Cependant, dans ce cas, l'index n'est pas terminé. Si l'on
cherche dans le contenu de la(des) base(s) de données d'index correspondante(s), il se
peut que l'on trouve ou que l'on ne trouve pas les informations de fichier recherchées,
selon le niveau atteint par le processus d'indexation. Pour terminer la base de données
d'index, relancez le processus d'indexation en suivant les instructions ci-dessous pour
effectuer une indexation manuelle.

2. Si l'utilisateur manipule des bases de données d'index autrement que depuis l'interface
utilisateur "Recherche Sharpdesk" ou l'icône d'indexation, les conséquences de ce type
d'opération ne sont pas déterminées. Par exemple, l'utilisateur ne devrait pas modifier la
base de données d'index en changeant ou en effaçant directement certains fichiers de la
base de données d'index. De manière similaire, n'arrêtez pas manuellement le programme
Indexer.exe à l'aide du "Gestionnaire des tâches Windows" pendant que l'indexation est
en cours. Lorsque la "Recherche Sharpdesk" est ouverte pour la première fois, elle vérifie
l'intégrité des données de toutes les bases de données d'index. Si la base de données
d'index n'est pas valide, la base de données d'index non valide sera effacée et l'utilisateur
sera informé de cette opération. Cela est nécessaire car la base de données d'index
corrompue n'est pas utilisable lors des opérations suivantes (indexation, recherche,
modification, etc.). Si cela se produit, reconstruisez l'index.

Rechercher

Vous pouvez effectuer une recherche de fichiers texte en utilisant un mot seul, une phrase ou une
liste de mots. Vous pouvez effectuer une recherche avancée en utilisant :

• Nom et/ou chemin d'accès du document

• Un type de fichier

• Une date de modification

• Une taille de fichier

• Opérations logiques "and", "or", "not", ou "near"

Les documents générés avec les applications Microsoft Office (à savoir Word, Excel,
PowerPoint) peuvent également faire l'objet d'une recherche sur leurs propriétés :

• Un titre

• L’ auteu r

• Le sujet

• Un mot clé

Quand les documents sont numérisés, il est possible de rechercher les valeurs des métadonnées
intégrées sur les documents numérisés à partir des MFP Sharp et qui permettent l'intégration de
métadonnées. Les entrées de métadonnées ajoutées ultérieurement peuvent également être
recherchées.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 47

Pour effectuer une recherche :

1. Choisissez l’option de recherche « Rechercher » dans le menu « Outils » ou par le

menu déroulant de recherche sur la barre d’outils.

La page de recherche s’affiche.

2. Entrez le mot ou la phrase que vous souhaitez rechercher dans la case “Rechercher

:”. Le mot ou la phrase peut être des mots clés ou des valeurs de métadonnées
intégrées lors de la numérisation de documents à partir des MFP Sharp qui
supportent la fonction de métadonnées. Notez que vous pouvez utiliser des
opérateurs logiques (“and”, “or”, “not”, et “near”) entre les mots clés pour limiter
votre recherche. Vous pouvez par exemple, indiquer “livre and technique not
ordinateur” pour effectuer une recherche sur les fichiers contenant à la fois le mot
“livre” et “technique” mais ne contenant pas le mot “ordinateur”.

3. Cliquez sur « Trouver ».

Sharpdesk recherchera dans votre(vos) base(s) de données et affichera une liste de tous les fichier
contenant les mots indiqués. Par défaut, les fichiers sont triés par proximité par rapport à la
recherche.

Syntaxe de la demande de recherche

Une demande de recherche simple est constituée d’un groupe de mots séparés par des espaces.
Sharpdesk recherchera automatiquement les index sélectionnés et vous montrera tous les fichiers
contenant tous ces mots. Les mots peuvent se trouver n’importe où dans le fichier, y compris dans

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 48

le chemin d'accès du fichier et le champ d’attributs de fichier (dans l’onglet de résumé des
documents Microsoft Office).

Exemples:

Tapez ceci Pour rechercher cela

Sharp and photocopieur Les documents contenant à la fois les mots “Sharp” et

“photocopieur”.

Photocopieur Sharp Les documents contenant à la fois les mots “Sharp” et

“photocopieur”. Notez que l’opérateur logique and est
implicitement inclus entre ces deux mots.

“ Photocopieur Sharp ” Les documents contenant la phrase “Photocopieur Sharp”.

Pomme or poire Les documents contenant soit le mot “pomme” soit le mot

“poire”.

Pomme near poire Les documents dans lesquels le mot “pomme” se trouve

dans le voisinage (5 mots) de “poire”.

Pomme not poire Les documents contenant le mot “pomme” mais ne

contenant pas le mot “poire”.

Veuillez remarquer que les opérateurs logiques and, or, not, et near sont des mots réservés pour
les recherches complexes. Ces mots ne seront trouvés par aucune recherche, et leur utilisation est
soumise à des règles de syntaxes rigoureuses. Si vous utilisez plus d’un de ces opérateurs, vous
devrez utiliser des parenthèses pour indiquer l’ordre de préférence pour la recherche.
Par exemple :

pomme and poire or orange
peut signifier (“pomme” and “poire”) or “orange”, mais
pourrait également signifier “pomme” and (“poire” or “orange”).

Phrases

Si vous voulez trouver une chaîne de mots précise, créez une phrase puis encadrez-la par des
guillemets (“ ”). Lors de la recherche d’une phrase précise, celle-ci doit être le seul élément de
recherche dans la liste “Rechercher”.

Si la phrase contient des mots ignorés, le mode de Recherche Sharpdesk passera le mot ignoré,
mais remarquera son emplacement dans la phrase. Par exemple :

“statue de la liberté”
trouvera tous les documents contenant le mot “statue”, puis n’importe quel mot, puis le mot
“de” et ainsi de suite dans cet ordre précis.

La ponctuation à l’intérieur d’une phrase est considérée comme un espace.

Caractères spéciaux (* et ?)

Les demandes de recherche peuvent inclure un des caractères spéciaux suivants:

? Correspond à n’importe quel caractère isolé.

* Correspond à n’importe quelle chaîne de caractères.

Les caractères spéciaux peuvent être placés n’importe où dans un mot. Par exemple :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 49

pomm*
correspondra à pomme, mais également à pommeau, etc.

*incip*
correspondra à principe, mais également à principal, etc.

pomm?
correspondra à pomme, mais ne correspondra pas à pommes.

ap*é
correspondra à appliqué, mais également à approuvé, etc.

“Correspondance exacte” contre “Correspondance étendue”

La correspondance étendue prend en compte les variations grammaticales qu’un mot peut avoir.
Par exemple :

poisson
correspondra à “poisson”, “poissons” et “poissonnier”.

appliqué
correspondra à “appliqué”, “application”, “applique”, et “appliquer”.

Afin d’activer la recherche étendue, cochez la case ‘Les variations des terminaisons du mot’ dans
la section « Trouver les correspondances basées sur » de la page des préférences de recherche.

Pour désactiver la recherche étendue, cochez la case ‘Le mot exact’ dans la section « Trouver les
correspondances basées sur » de la page des préférences de recherche. Lorsque la recherche
étendue est désactivée, seuls les mots précis recherchés seront trouvés.

Opérateur and

L’opérateur and situé entre deux termes indique qu’ils doivent automatiquement se trouver dans
le document recherché. Par exemple :

(pomme or banane) and (poire near raisin)
donnera comme résultat tous les documents qui
(1) contiennent soit “pomme” ou “banane”, et
(2) contiennent aussi “poire” proche de “raisin” (5 mots).

Opérateur or

L’opérateur or situé entre deux termes indique qu’au moins un des termes recherchés doit se
trouver dans le document. Par exemple :

Pomme or poire
donnera comme résultat tous les documents qui contiennent soit “pomme”, ou “poire”, soit
les deux.

Opérateur not

L’opérateur not placé devant un des termes recherchés en inverse le sens. Ceci vous permet
d’exclure des mots d’une recherche. Exemple :

pomme and not poire
donnera comme résultat tous les documents qui contiennent le mot “pomme” mais qui ne
contiennent pas le mot “poire”.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 50

not poire
donnera pour résultat tous les documents ne contenant pas le mot “poire”.

Si not n’est pas le premier opérateur d’une recherche, vous devrez utiliser and ou or avec not:

pomme or not poire
donnera comme résultat tous les documents qui contiennent le mot “pomme” et qui ne
contiennent pas le mot “poire”.

Opérateur near

L’opérateur near situé entre deux termes de recherche implique que le premier terme recherché
doit se trouver dans les 5 mots autour du deuxième mot recherché. Par exemple :

pomme near poire
donnera comme résultat tous les documents qui contiennent le mot “pomme” dans les 5 mots
autour de “poire”.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 51

Examen des résultats

La liste des résultats de recherche vous indique chaque fichier qui contient le mot ou la phrase
que vous avez saisi pour la recherche. Celle-ci affiche les noms de fichier sous forme de lien vers
son emplacement :

• Un clic sur le lien ouvre le fichier dans son application de création.

• Les fichiers TIF sont ouverts dans Imaging de Sharpdesk pour vous permettre de les

éditer.

Pour afficher les détails supplémentaires du fichier, cliquez sur le lien “Détail” à côté du menu
déroulant « Trier par ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 52

La page de résultats de recherche s’affiche à nouveau et indique les informations supplémentaires
suivantes :

• Type de fichier

• Résumé pris dans le fichier

• Vignette du fichier

• Taille du fichier

• Modifié (Date et Heure de la dernière modification)

Si les résultats correspondant à la recherche sont trop importants pour être affichés sur une seule
page, cliquez sur le lien « Suivant » pour voir la page suivante. Pour retourner à la page
précédente, cliquez sur le lien « Précédent ». Pour retourner au résumé, cliquez sur le lien
« Résumé » à côté du menu déroulant « Trier par ».

Trier la liste de résultats

Vous pouvez trier la liste de résultats en choisissant une option de tri dans le menu déroulant
« Trier par ». La liste de résultats peut être triée par :

• Résultat de la correspondance (Il s'agit d'une mesure qualitative du nombre de 'coups au but'

sur les éléments recherchés et rangée par ordre croissant, pour chaque index
individuellement)

• Nombre de résultats positifs (Le nombre de fois que le texte est trouvé dans

l’image/document)

• Nom du document

• Emplacement

• Type de document

• Taille du document

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 53

• Date de modification

Déplacer des fichiers

Vous pouvez déplacer des fichiers de la liste des résultats de recherche dans un dossier de la
fenêtre des dossiers et le glissant et en le déposant sur le dossier souhaité. Vous pouvez aussi
utiliser les options « Copier » et « Coller » de la façon suivante :

1. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez déplacer. Pour sélectionner plusieurs fichiers,
maintenez appuyée la touche « Ctrl » ou « Maj ».

2. Cliquez sur l’icône « Copier » de la barre d’outils, sélectionnez « Copier » dans le menu
« Edition » ou effectuez un clic droit sur le ou les fichiers et sélectionnez « Copier » dans
le menu contextuel.

3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez placer le fichier.

4. Cliquez sur l’icône « Coller » dans la barre d’outils, sélectionnez « Coller » dans le menu
« Edition » ou effectuez un clic droit sur le dossier et sélectionnez « Coller » dans le
menu contextuel.

Vous pouvez aussi déplacer un fichier sur une des options de la Zone de sortie pour l’imprimer,
l’envoyer par courrier électronique, convertir une image en texte, l’ajouter à Composer de
Sharpdesk ou l’ouvrir dans une application. Glissez et déposez le fichier sur l’option souhaitée de
la Zone de sortie.

Lancer une autre recherche

Pour effectuer une autre recherche :

1. Cliquez sur « Effacer ».

2. Entrez votre critère de recherche.

3. Cliquez sur « Rechercher ».

Visualiser la dernière recherche

Vous pouvez voir les résultats de la dernière recherche que vous avez effectuée de la façon
suivante :

• Choisissez « Dernière recherche » dans « Rechercher » du menu « Outils ». Cette commande peut
aussi être sélectionnée par la liste déroulante Rechercher de la barre d’outils ou sur la page
d'accueil de la recherche.

Utilisation des recherches favorites

Si vous avez enregistrez précédemment des requêtes de recherche que vous utilisez souvent, vous
pouvez y accéder de la façon suivante :

1. Cliquez sur la “ flèche vers le bas ” sur le côté droit de la case « Rechercher : »

[Note : le bouton de “défilement” des Favoris n’est visible que si la case "Afficher liste
de favoris" est cochée dans Préférences de recherche.]

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 54

2. Sélectionnez la requête favorite dans la liste fournie. La case de « Recherche » sera
remplie automatiquement lorsque vous la sélectionnerez.

3. Cliquez sur « Rechercher ».

Techniques de recherche avancées

Pour effectuer une recherche plus avancée de vos fichiers, cliquez sur le bouton « Avancée ».

Les onglets de recherche avancée s’affichent.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 55

Onglet des attributs de fichier

L’onglet des attributs de fichier vous permet de rechercher des fichiers par :

• Nom (un nom seul doit être spécifié. Les mots multiples dans cette rubrique seront

considérés comme un mot simple comportant des espaces).

• Chemin d’accès (seul le répertoire spécifié et ses sous- répertoires seront recherchés)

• Type (par exemple, .bmp, .tif, .fax, .doc, .etc.)

• Date de modification (Entre dates ou pendant une période)

• Taille (au moins ou au plus)

Notez que vous ne pouvez utilisez des opérateurs booléen (“and”, “or”, “not”, ou “near”)
dans les champs de l’onglet des attributs de fichier.

Onglet des propriétés du document

L'onglet "Propriétés du document" vous permet de rechercher un fichier Microsoft Office (à
savoir généré par Word, Excel, PowerPoint) par :

• Titre

• Auteur

• Sujet

• Mot clé

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 56

[Seuls les fichiers produits par les applications Microsoft peuvent être recherchés en utilisant
l'onglet "Propriétés du document".]

Notez que vous ne pouvez utilisez des opérateurs booléen (“and”, “or”, “not”, ou “near”)
dans les champs de l’onglet des propriétés du document.

Vous pouvez utiliser ces onglets de la façon suivante :

1. Entrez le critère de recherche souhaité.

2. Cliquez sur « Rechercher ».

Les résultats de la recherche sera le logique “and” de toutes les sélections effectuées dans la
case Rechercher :, l’onglet attributs de fichier et celui des propriétés de document. Seuls les
fichiers qui satisfont tous les critères de recherche spécifiés seront trouvés.

Notez que le contenu des onglets d’attributs de fichier et des propriétés du document sont
effacés lorsque le bouton de recherche de base est sélectionné et l’affichage de recherche
avancée disparaît de la zone de travail.

Bouton favoris

Si vous utiliser souvent la même requête de recherche, vous pouvez utiliser le bouton
« Favoris » pour les enregistrer et les gérer pour un usage ultérieur. [Notez que : le bouton
« Favoris » est visible uniquement si la case “Afficher la liste des termes de recherche favoris
dans la zone de recherche” est cochée dans les préférences de recherche.] Pour lancer le
processus, cliquez sur le bouton « Favoris » :

Les termes de recherche qui ont été enregistrés s’affichent dans la liste « Termes de
recherche favoris ».

Pour ajouter une nouvelle requête de recherche à la liste des favoris :

1. Saisissez les termes de recherche dans le champ « Nouveau terme de recherche ».

2. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Pour supprimer une requête de recherche de la liste des favoris :

1. Sélectionnez le terme de recherche que vous souhaitez supprimer de la liste des

termes de recherche favoris :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 57

2. Cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Lorsque la liste des Favoris correspond à vos souhaits, cliquez sur « OK » et quittez. Si
vous voulez changer d’avis, cliquez sur « Annuler » pour remettre la liste des Favoris
comme elle était auparavant et quittez.

Personnalisation des préférences de recherche

Vous pouvez personnaliser les options de recherche – les index à rechercher, le nombre de
correspondances à afficher, la vue par défaut des résultats et les champs à afficher – en utilisant
l’option « Préférences ».

Pour afficher la page des « Préférences » :

1. Choisissez « Préférences » dans l'option “Rechercher” du menu « Outils ». Ces
préférences peuvent aussi être sélectionnées par le menu déroulant « Rechercher » de la
barre d’outils ou sur la page d’accueil de la recherche.

2. Sélectionnez la précision que vous voulez utiliser lors de la recherche de documents qui
correspondent à votre requête. Si vous cochez “Mot exact”, la recherche ne trouvera que
les documents qui contiennent les mots tels que vous les avez entrés. Si vous cochez
“Variation des fins de mots”, la recherche trouvera des documents contenant des mots
dérivés des mots entrés outre les correspondances exactes. Par exemple, si vous
recherchez “contract” et que vous avez activé la fonction "Variation des fins de mots", la
recherche tiendra compte des documents qui contiennent “contractor”, “contracts” et

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 58

“contracting” en plus des documents contenant “contract”. Si vous avez sélectionnez
"Mot exact", seuls les documents contenant “contract” seront pris en compte.

Note : En général, les recherches ne trouvent que des mots entiers, à savoir ceux qui se
trouvent de part et d'autre des espaces et de la ponctuation. Même avec la fonction
“Variation des fins de mots” activée dans l'exemple ci-dessus, si vous recherchez “contr”,
la recherche ne tiendra pas compte des fichiers qui contiennent “contract”, “contractor”
ou “contracting”. Utilisez les caractères de remplacement pour trouver ces mots, à savoir
la recherche de “contr*” plutôt que “contr”.

3. Sélectionnez les index que vous souhaitez rechercher par défaut. Cliquez sur « Toutes »
pour sélectionner toutes les bases de données.

4. Si vous souhaitez que le bouton de sélection des Favoris apparaisse dans la liste
« Rechercher », cochez la case “Afficher la liste des termes de recherche favoris dans la
zone de recherche”. Cette case doit être cochée pour pouvoir gérer la liste en utilisant le
bouton « Favoris » de l’affichage de recherche avancée. Si la case d’affichage des termes
favoris n’est pas cochée, le bouton « Favoris » ne sera pas présent sur la page de
recherche avancée.

5. Les index à rechercher sont affichés dans la zone de recherche de la page d’accueil de
recherche. Si vous ne souhaitez pas les afficher, décochez cette case.

6. Utilisez les flèches Haut et Bas pour modifier le nombre de correspondances à trouver
pendant la recherche ou entrez directement un chiffre.

7. Sélectionnez la vue d’affichage des résultats par défaut – Résumée ou Détaillée.

8. Par défaut, tous les champs sauf résumé sont cochés dans l'aperçu résumé. Si vous ne
voulez pas afficher un champ, décochez la case correspondante. Notez que le champ
"Nom du document" doit toujours rester coché.

9. Par défaut, tous les champs sauf résumé sont cochés dans l'aperçu résumé. Si vous ne
voulez pas afficher un champ, décochez la case correspondante. Notez que le champ
"Nom du document" doit toujours rester coché.

10. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur « Enregistrer ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 59

Paramétrage d’un index

Lors de l’installation initiale, Sharpdesk permet la création d’index contenant des dossiers, des
sous-dossiers et des types de fichiers spécifiques qui facilitent et améliorent l’efficacité de la
localisation des fichiers. Vous pouvez éditer cet index ou créer jusqu’à 19 index supplémentaires
pour obtenir une grande flexibilité dans la recherche de fichiers. Vous avez aussi la possibilité de
mettre à jour manuellement le(les) index ou de programmer une mise à jour d’index automatique
quotidienne ou hebdomadaire.

Création d’une nouvelle base de données d’index

Pour créer un nouvelle base de données d’index :

1. Choisissez « Base de données d’index » dans l'option Rechercher du menu

« Outils ». Cette option peut aussi se sélectionner par le menu déroulant
« Rechercher » de la barre d’outils, de la page d’accueil de la recherche ou de celle
de « Programmation de l’indexation ». La vue suivante s’affiche :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 60

2. Cliquez sur le bouton « Créer ».

L’assistant de création de base de données d’index démarre.

3. Cliquez sur « Suivant ».

La fenêtre de Nom et d’emplacement d’index s’affiche.

4. Entrez un Nom d’index en utilisant jusqu’à 39 caractères. Pour sélectionnez un

emplacement d’index, cliquez sur « Parcourir », localisez l’emplacement souhaité et
cliquez sur « OK ». Après avoir entré les informations, cliquez sur « Suivant ».

L’invite pour la sélection des dossiers d’index s’affiche.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 61

5. Cliquez sur la case à cocher à côté du ou des dossiers que vous souhaitez inclure

dans l’index (les sous-dossiers éventuels sont automatiquement sélectionnés). Pour
effacer toutes vos sélections, cliquez sur « Effacer ». Après avoir effectué vos
sélections, cliquez sur « Suivant ».

L’invite pour la sélection des Extensions de fichiers à inclure dans
l’index s’affiche.

6. Par défaut, les extensions de fichiers suivantes sont sélectionnées (.csv, .dat, .doc,

.docx, .htm, .jpg, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf., .sdf, .tif, .txt, .wpd, .xls, .xlsx, .xps).

Ce sont les types de fichiers par défaut qui seront indexés et qui les rendent
disponibles à la recherche. Décochez les extensions que vous ne souhaitez pas
inclure. Pour effacer toute la sélection, cliquez sur « Aucune ». Pour sélectionnez
toutes les extensions, cliquez sur « Toutes ». Après avoir effectué vos sélections,
cliquez sur « Suivant ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 62

La fenêtre de création d’un index maintenant ou plus tard
s’affiche.

7. Pour créer un index plus tard, sélectionnez « Ignorer la construction de la base de

données d’index pour le moment » et cliquez sur « Suivant ».

Pour créer une base de données d’index maintenant, sélectionnez « Construire la
base de données d’index maintenant » et cliquez sur « Suivant ».
L’écran Prêt à construire une base de données d’index apparaît.

Cliquez sur « Indexer maintenant » pour lancer le processus
d’indexation. L’index est créé et apparaît dans la boîte des bases de
données actuellement disponibles.

8. Une fois qu’un index a été créé, les index peuvent être ‘rafraîchis’ en sélectionnant

les index que vous souhaitez rafraîchir et en cliquant sur le bouton Index sélectionné.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 63

Pour rafraîchir tous les index, cliquez sur le bouton « Indexation totale ».

Remarque : Rafraîchir un index est beaucoup plus rapide que la création de ce même
index. Seuls les fichiers nouveaux ou modifiés nécessitent de faire l’objet de la
recherche des mots.

Editer une base de données d’index

Si vous souhaitez éditer une base de données d’index pour ajouter ou retirer des dossiers, ou
pour modifier les extensions de fichier à rechercher :

1. Sélectionnez la base de données à éditer dans la boîte de dialogue des bases de

données actuellement disponibles.

2. Cliquez sur « Modifier ». La page de critères de base de données d’index s’affiche.

3. Effectuez les modifications souhaitées aux dossiers ou sous-dossiers ou aux

extensions de fichiers à inclure dans la recherche.

4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vos modifications sont enregistrées et la page de base de données d’index s’affiche à
nouveau. Prenez note qu’il est nécessaire de refaire l’étape d’indexation pour que les
modifications prennent effet sur la recherche.

Supprimer une base de données d’index

Si vous souhaitez supprimer une base de données d’index :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 64

1. Choisissez les bases de données d’index dans l'option Rechercher du menu

« Outils ». Cette opération peut aussi s’effectuer par le menu déroulant de recherche
de la barre d’outils, de la page d’accueil de « Recherche » ou de la page de
programmation d’indexation.

2. Sélectionnez la base de données que vous souhaitez supprimer dans la boîte des

bases de données d’index actuellement disponibles.

3. Cliquez sur « Supprimer »

Un message de confirmation s’affiche.

4. Cliquez sur « OK ».

Paramétrage de la programmation d’indexation

Un calendrier d'indexation est mis en place sur une base "par utilisateur". Un calendrier
d'indexation mis en place pour un utilisateur est complètement indépendant des calendriers des
autres utilisateurs quelle que soit l'autorité des utilisateurs. Par exemple, si l'administrateur
système installe Sharpdesk et configure le calendrier d'indexation en utilisant l'Assistant
d'installation de la Recherche, l'indexation aura lieu à l'heure spécifiée tant que c'est
l'administrateur système qui a ouvert la session. Cependant, d'autres utilisateurs n'acquièrent pas
le calendrier de l'administrateur système ; ils doivent configurer leur propre calendrier
d'indexation afin d'effectuer des indexations programmées pendant qu'ils ont une session ouverte
à leur nom. L'utilisateur qui a ouvert la session détermine quel calendrier d'indexation (s'il y en a)
est actif à ce moment.

Si une opération d'indexation est en cours, toutes les autres tentatives de lancer un autre processus
d'indexation seront ignorées sans affecter le processus d'indexation en cours. Par exemple, si une
indexation manuelle est en cours lorsque l'heure de l'indexation programmée arrive, l'indexation
programmée ne commencera pas. L'indexation manuelle en cours ne sera pas affectée.

Vous pouvez spécifier que Sharpdesk effectue automatiquement l’indexation de votre ou vos
bases de données chaque jour ou chaque semaine, lorsque votre ordinateur ne fait rien d'autre, ou
vous pouvez désactiver la programmation de l’indexation automatiquement de vos bases de
données.

Pour paramétrer ou modifier la programmation de l’indexation :

1. Choisissez « Programmation d’indexation » dans l'option Rechercher du menu

« Outils ». Cette opération peut aussi s’effectuer par le menu déroulant Rechercher
de la barre d’outils, de la page d’accueil de « Recherche » ou de la page de
programmation d’indexation. La page de programmation de l’indexation s’affiche.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 65

2. Sélectionnez l’intervalle d’indexation souhaité, quotidienne, Hebdomadaire ou à

l'arrêt, dans la liste déroulante, ou, si vous souhaitez lancer l’indexation
manuellement, cliquez sur le bouton Programmation désactivée.

3. Si vous avez sélectionné une indexation quotidienne :

• Choisissez la date de démarrage de l’indexation par le calendrier déroulant ou

saisissez-la au clavier.

• Spécifiez l’heure de démarrage de l’indexation à l’aide des flèches Haut et Bas de

l’horaire de départ ou saisissez l'horaire au clavier.

• Spécifiez le nombre de jours d’intervalle entre les indexations à l’aide des flèches

Haut et Bas de la commande « Effectuer l’indexation » ou saisissez-le au clavier.

4. Si vous avez sélectionné une indexation hebdomadaire :

• Choisissez la date de démarrage de l’indexation par le calendrier déroulant ou

saisissez-la au clavier.

• Spécifiez l’heure de démarrage de l’indexation à l’aide des flèches Haut et Bas.

• Spécifiez le ou les jours d’exécution de l’indexation en cochant la case à côté du jour

souhaité.

5. Si vous avez choisi une indexation à l'arrêt :

• Si vous souhaitez que l'indexation s'arrête lorsque vous réutilisez votre ordinateur,
cochez la case "Arrêter l'indexation lorsque l'ordinateur n'est plus inactif". Si vous ne
cochez pas cette case, l'indexation continuera alors que vous utilisez votre ordinateur
à d'autres fins. Ceci peut ralentir votre ordinateur, puisqu'il fait plusieurs choses à la
fois.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 66

6. Cliquez sur « Enregistrer ». La programmation d’indexation est enregistrée et la page

d’accueil de la recherche s’affiche à nouveau.

7. Si vous votre système fonctionne sous Windows 2000, ou XP, votre nom

d’utilisateur peut vous être demandé avant que la programmation d’indexation
puisse être enregistrée. En principe, cela se produit la première fois que vous utiliser
le service de programmation de Windows. Si cela est nécessaire, la boîte de dialogue
suivante sera présentée :

Entrez votre Nom de domaine \ Nom d’utilisateur dans le champ approprié et votre
mot de passe dans chacun des champs de mot de passe. Si vous ne connaissez pas
votre nom d’utilisateur ou vous ne pouvez pas vous enregistrer correctement,
consultez votre administrateur réseau pour assistance. Un enregistrement Windows
valide est nécessaire pour pouvoir régler une programmation d’indexation.

Indexer manuellement la base de données

Pour indexer manuellement votre base de données :

1. Choisissez la base de données d’index par l'option Rechercher du menu « Outils ».

Cette opération peut aussi s’effectuer par le menu déroulant Rechercher de la barre
d’outils, de la page d’accueil de « Recherche » ou de la page de programmation
d’indexation.

La page des bases de données d'index s’affiche.

2. Sélectionnez la base de données que vous souhaitez indexer. Si vous souhaitez

indexer toutes les bases de données, il n’est pas nécessaire d’en sélectionner une.

3. Cliquez sur « Index sélectionné » ou « Indexation totale ».

L’indexation démarre immédiatement et affiche son état actuel.

Surveillance du processus d’indexation

Pour contrôler le processus d'indexation :

1. Sélectionnez Indexer les bases de données à partir de l'option Rechercher du menu Outils.
Vous pouvez également faire cette sélection à partir du menu déroulant Rechercher de la
barre d'outils, de la page d'accueil Rechercher ou de la page de programmation de
l'indexation. La page Indexer les bases de données apparaît alors à l'écran:

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 67

Le fichier en cours de traitement apparaîtra dans la fenêtre Etat. L'indexation est active si le
bouton Stop est en surbrillance ; vous devrez peut-être attendre que l'indexeur démarre un
nouveau fichier avant que la fenêtre Etat ne se remplisse. Lorsque le processus d'indexation
sera terminé la fenêtre Etat sera vide et le bouton Indexer tout en surbrillance.

Vous pouvez également contrôler la progression d'un processus d'indexation à partir de la
barre des tâches. Le processus d’indexation de recherche possède une icône de surveillance
située dans la barre des tâches dans la partie inférieure droite de l’affichage de Windows :

Icône d’état d’indexation

Pour ajouter l'icône d'état de l'indexation à la barre d'état système, sélectionnez l'option "Afficher
l'icône de l'indexation dans la barre d'état système" dans la page Préférences de recherche et
cliquez sur le bouton Enregistrer. L'icône d'état de l'indexation sera alors affichée dans la barre
d'état système.

Si l'icône n'apparaît pas sur la barre des tâches, vous pouvez l'activer avec la commande Démarrer
de Windows :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 68

Afficher l'état
d'indexation

Sélectionnez Démarrer => Tous les programmes => Sharpdesk => Démarrer l'affichage de l'état
d'indexation pour faire apparaître l'icône sur la barre des tâches.

Lorsque l’indexation est en cours, l’icône s’anime pour montrer l’activité en tâche de fond. Pour
vérifier l’état de l’indexation, effectuez un clic droit sur l’icône pour afficher le menu contextuel
suivant :

Afficher Progression

Sélectionnez l’élément « Afficher Progression » pour afficher le fichier en cours d’indexation. Un
affichage similaire à celui-ci apparaîtra :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 69

Afficher Dernière Indexation

Sélectionnez l’élément « Afficher Dernière Indexation» pour afficher le résumé de la dernière
opération d’indexation. Un affichage similaire à celui-ci apparaîtra :

La boîte de dialogue de Dernière indexation effectuée affiche des informations détaillées sur
la dernière opération d'indexation effectuée sur le PC local, quel que soit l'utilisateur qui a
lancé cette dernière indexation. Remarquez que, si la boîte de dialogue est ouverte avant la fin
de l'opération d'indexation en cours, les informations présentes dans la boîte de dialogue ne
seront pas automatiquement mises à jour. Pour mettre à jour les informations dans la boîte de
dialogue, fermez la boîte de dialogue puis rouvrez-la une fois que l'indexation est terminée.

Exécuter Indexation

Sélectionnez l’élément « Exécuter Indexation » pour lancer le processus d’indexation sur une des
bases de données d’index actuellement définies.

Annuler Indexation

Sélectionnez l’élément « Annuler Indexation » pour arrêter le processus d’indexation en cours.

Quitter

Sélectionnez « Quitter » pour refermer le menu d’état d’indexation et retirer l’icône d’état
d’indexation de la barre des tâches.

L'icône d'état d'indexation, si elle apparaît sur la barre des tâches, disparaîtra
automatiquement une fois que l'indexation en cours sera terminée. L'icône d'état d'indexation
n'apparaît pas si vous avez sélectionné Indexation à l'arrêt.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 70

Chapitre 6

Sharpdesk Composer

Introduction

Sharpdesk Composer vous permet de combiner des fichiers de différents types dans un document
unique prêt à être reproduit. Par exemple, vous pouvez combiner un fichier Word avec un fichier
Excel et y ajouter un fichier Lotus. Composer vous permet de réorganiser les pages, d’ajouter une
page de garde ou des intercalaires, d’imprimer, de copier ou d’envoyer électroniquement la
totalité du nouveau document. Il est possible de charger tous les documents sources nécessaires à
la création du nouveau document.

Composer élimine le besoin de couper et de coller des documents provenant de diverses
applications. S’il est possible d’imprimer à partir d’une application, alors vous il vous sera
possible d’ajouter le document dans Composer et de créer n’importe quelle collection de
documents. Les documents sont ajoutés dans Composer par un glisser-déposer dans la zone de
travail de Composer ou sur le bouton « Composer » dans la zone de sortie. Les documents
peuvent aussi être ajoutés dans Composer en imprimant à partir d’une application qui aurait créé
le fichier à l’aide du pilote d'imprimante Sharpdesk Composer. Les applications suivantes ont été
testées avec Composer avec les résultats indiqués ci-après.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 71

APPLICATION

Adobe Acrobat Reader 5.0, 6.0,

Adobe Photoshop 5.0, 5.5, 6.0,7.0
cc Mail 8
Corel Presentations 8.0, 9.0
Corel Quattro Pro 8.0, 9.0
Corel WordPerfect 8.0, 9.0
MS Access 2003, 2007
MS Excel 2003, 2007
MS Internet Explorer 5.5, 6.0.7.0,8.0
MS Outlook 2003, 2007
MS PowerPoint 2003, 2007
MS Project 2003
MS Project 2007
MS Publisher 2003, 2007
MS Visio 5, 2000,2003,2007
MS Word 2003, 2007

Remarques :

1. Ne pas fermer Acrobat après l'impression vers Composer. Toutes les pages sont imprimées vers Composer en utilisant

2. Seule la page qui était active à la fermeture du fichier est envoyée à Composer.

3. La taille et l’orientation de la page risquent de ne pas être conservées correctement. Imprimez directement à partir de

4. La taille et l’orientation de la page risquent de ne pas être conservées correctement. Imprimez directement à partir de

5. Quand vous faites glisser un fichier HTML dans Composer, Internet Explorer affichera parfois une boîte de dialogue

VERSION PRISE EN CHARGE DU

GLISSER-DEPOSER?

PRISE EN CHARGE DE
L’IMPRESSION
DIRECTE A PARTIR
D’UNE APPLICATION?

Oui (Remarque 1) Oui (Remarque 1)

7.0,8.0,9.0

Pas supporté Oui

Pas supporté Oui
Oui (Remarque 5) Oui
Oui (Remarque 2) Oui

Oui Oui

Pas supporté Oui
Oui (Remarque 2) Oui
Oui (Remarque 4) Oui

Pas supporté Oui

Oui Oui
Oui Oui

Pas supporté Oui

Oui Oui

Oui (Remarque 3) Oui

Oui Oui

l'orientation papier par défaut définie dans Acrobat.

l’application pour assurez une bonne orientation.

l’application pour assurez une bonne orientation.

d'impression sous la fenêtre Sharpdesk. Vérifiez la barre des tâches si la boîte de dialogue d'impression est invisible et
cliquez sur son bouton pour la mettre au premier plan. Vérifiez que l'imprimante sélectionnée est bien ‘Sharpdesk
Composer’ et cliquez sur OK pour commencer à charger des pages dans Composer.

Démarrer Composer

Vous pouvez démarrer Composer à partir de Sharpdesk.

Pour démarrer Composer à partir Sharpdesk, cliquez sur l’icône « Composer » dans la barre
d'outils de Sharpdesk ou choisissez la commande Composer du menu Outils. Les zones de travail
et de référence de Composer apparaissent.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 72

Barre de menus

Barre d'outils

Zone de
référence
Composer

Zone de travail Composer

Sharpdesk Composer

Composer comprend les éléments suivants :

Barre de menus

Au démarrage, les options de la barre de menus passent aux commandes spécifiques de
Composer. Veuillez vous référer aux options de menu ci-dessous pour une description des options
disponibles.

Barre d'outils

Au démarrage, la barre d'outils se modifie pour vous donner un accès rapide aux commandes
nécessaires pour enregistrer, fermer, envoyer une page ou un document en tant que fichier joint
dans un courrier électronique, imprimer un document, couper, copier, coller des éléments ou
supprimer des pages.

Zone de travail

La zone de travail vous permet de créer et d’organiser les pages du document final. Les pages
sont affichées sous forme de vignettes de façon similaire à Sharpdesk. Les vignettes s’affichent
avec une orientation portrait ou paysage suivant le réglage du mode d’impression de l’original.
Les pages sont affichées dans l’ordre d’impression, de gauche à droite, de haut en bas.

Zone de référence

La zone de référence liste tous les documents source affichés dans la Zone de travail. La Zone de
référence indique le nom du document, le nombre de pages et la date de création.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 73

j

Options des menus

La barre de menus propose les options suivantes :

MENU DESCRIPTION

Fichier

Nouveau Crée un nouveau document vierge. Si vous avez un document existant ouvert,

Ouvrir… Ouvre un fichier (.SDF) Sharpdesk existant.

Ajouter Document Ajoute des pages au fichier se trouvant dans la zone de travail.

Enregistrer Enregistrer le fichier (modifié) en cours.

Enregistrer Sous… Enregistre le fichier en cours sous un nouveau nom. La fenêtre Enregistrer

Exporter… Génère un fichier PDF à partir du document Composer en cours. (Voir

Imprimer… Imprime la page en cours ou toutes les pages du document.

Aperçu avant impression Affiche les pages comme elles seront imprimées. Si des polices non-

Mise en page… Spécifie les marges du document, configure les en-têtes et pieds de page et

Configuration impression… Sélectionne une imprimante par défaut et règle les options de base

Courrier Envoie le document en cours par courrier électronique en tant que fichier

une invite s’affiche pour vous donner l’option de l’enregistrer.

sous s’affiche aussi lorsqu’un fichier est enregistré pour la première fois.

Remarque 1)

dimensionnables sont utilisées dans vos pages, l’aperçu de l’impression ne
reflêtra pas exactement l’impression du document.

les propriétés de l’imprimante.

d’impression (sélection de magasin, copies, etc.).

oint au format .PDF (Adobe Acrobat).

Propriétés… Affiche les attributs du fichier en cours.

Fichier récent Affiche les noms des derniers fichiers utilisés avec Composer. La sélection

d’un fichier dans cette liste ouvre le fichier dans la zone de travail de
Composer.

Quitter Ferme le document et quitte Composer. Si le document a été modifié, vous

pouvez l’enregistrer avant de le fermer.

Edition

Couper Coupe les pages sélectionnées dans la zone de travail et les place dans le

Copier Copie une page dans la zone de travail et la place dans le Presse-papiers.

Coller Colle le contenu du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

Supprimer Supprime les pages sélectionnées dans la zone de travail.

Sélectionner tout Sélectionne toutes les pages du document.

Insérer Page blanche Insère une page vierge à l’emplacement actuel.

Affichage

Références Active/désactive la liste des documents de référence.

Barre d’outils Active/désactive la barre d'outils.

Outils

Presse-papiers.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 74

Réinstaller le pilote
d'imprimante

Aide

Table des matières et index Affiche les informations d’aide de Composer.

A propos de Composer… Affiche les informations de version de Composer et sa remarque de

Réinstalle le pilote d'imprimante de Sharpdesk Composer.

copyright.

Options de la barre d'outils

La barre d'outils de Composer vous permet de sélectionner des commandes rapidement, y compris:

COMMANDE DESCRIPTION

Ajouter Ajoute des pages au fichier actuel.

Enregistrer Enregistre le fichier (modifié) en cours.

Imprimer Imprime la page en cours ou toutes les pages du document.

Couper Coupe une page dans la zone de travail et la place dans le Presse-papiers.

Copier Copie une page dans la zone de travail et la place dans le Presse-papiers.

Coller Colle le contenu du Presse-papiers à l’emplacement actuel.

Supprimer Supprimer les pages sélectionnées.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 75

Travailler avec Composer

Les pages sont chargées dans Composer en imprimant vers le pilote de Sharpdesk Composer à
partir d’applications tierces (par exemple, MS Word, MS Excel, etc.). Vous pouvez aussi glisser et
déplacer un fichier à partir de Sharpdesk ou de l’Explorateur Windows dans la zone de travail ou
sur l’icône de Composer dans la zone de sortie. Le chargement par glisser et déplacer utilise le
format et l’orientation de papier par défaut définis par l'application.

Charger des pages dans Composer

Vous pouvez charger des pages dans Composer directement à partir de Sharpdesk, de
l’Explorateur Windows ou d’une application tierce.

Pour insérer des pages dans Composer à partir d’applications tierces:

1. Sélectionnez la commande « Imprimer » de l’application dans laquelle vous êtes en train de
travailler. Un écran similaire à l’écran suivant s’affichera :

Ecran d’impression

Sélectionnez « Sharpdesk Composer » comme imprimante cible. Pour changer le format de
papier ou l’orientation du document, cliquez sur le bouton « Propriétés ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 76

Ecran de propriétés

2. Cliquez sur « OK » pour enregistrer vos réglages et refermer l’écran de propriétés.

3. Cliquez sur « OK » ou « Imprimer » (suivant l’application que vous utilisez) pour lancer
l’opération d’impression.

Si Composer n’est pas en cours d’utilisation, il se lance automatiquement et les nouvelles
pages sont ajoutées à un document sans titre.sdf dans la zone de travail de Composer. Si
Composer est en cours d’utilisation avec un document dans la zone de travail, le ou les
nouvelles pages sont ajoutées au document existant.

4. Continuez de charger des pages dans Composer jusqu’à ce que vous ayez toutes les pages
souhaitées. Vous pouvez alors utiliser Composer pour supprimer des pages ou modifier leur
ordre dans le document fini.

Ajouter des pages dans Composer

Avec Composer ouvert, vous pouvez ajouter des pages de la façon suivante :

1. Cliquez sur l’icône « Ajouter document » sur la barre d’outils ou sélectionnez la commande
« Ajouter » dans le menu « Fichier ».

Une fenêtre d’ouverture de fichier standard s’affiche

2. Localiser le document que vous souhaitez ajouter dans Composer, sélectionnez-le et cliquez
sur « Ouvrir ».

Le document est ouvert automatiquement dans son application d’origine (Word, par
exemple), imprimé et ajouté dans Composer.

Ajouter des pages à partir de Sharpdesk ou de l’Explorateur de Windows

Avec Composer ouvert, vous pouvez ajouter des pages à partir de Sharpdesk ou de
l’Explorateur de Windows de la façon suivante :

• Glissez et déposez une page à partir de la zone de travail de Sharpdesk ou de l’Explorateur de
Windows vers la zone de travail de Composer ou sur l’icône de Composer dans la zone de

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 77

sortie. La page est ouverte dans son application d’origine et imprimé ensuite dans Composer

Note : Quand vous chargez des fichiers image ayant beaucoup de pages dans Composer en
utilisant Sharpdesk Imaging, Imaging divisera l'entrée en plusieurs segments de 50 pages pour
éviter d'épuiser les ressources système. Chaque segment sera affiché dans la fenêtre Référence
de Composer.

Note : Le "glisser-déposer" peut ne pas fonctionner sur toutes les applications. Si cela ne
fonctionne pas pour un type de fichier en particulier, ouvrez-le avec l'application qui l'a créé et
imprimez-le en passant par Shapdesk Composer.

Créer des documents dans Composer

Composer est facile d’utilisation et intuitif. Une fois que vos documents source ont été chargés
dans la zone de travail, vous pouvez utiliser la souris ou les commandes de la barre de menus et
de la barre d'outils pour supprimer ou réorganiser les pages en vue de créer un nouveau
document.

Manipuler les pages

Pour manipuler les pages dans la zone de travail :

• Les pages peuvent être glissées et déposées à l'intérieur de la zone de travail pour les
réorganiser comme vous le souhaitez. Pour déplacer une page dans la zone de travail,
saisissez-la et relâchez le bouton de la souris à l’emplacement où vous souhaitez
l’insérer.

• Vous pouvez aussi déplacer une page en utilisant les commandes « Couper » et

« Coller ». Cliquez sur la page que vous souhaitez déplacer et ensuite sur « Couper »
dans la barre d’outils. Cliquez sur la page après laquelle vous souhaitez la placer et
cliquez sur « Coller ». Ces commandes s’affichent aussi par le menu contextuel en
effectuant un clic sur la page.

• Pour insérer une page vierge, sélectionnez « Insérer une page vierge » dans le menu

« Edition » ou effectuer un clic droit sur la page après laquelle vous souhaitez insérer la
page vierge et sélectionnez la commande « Insérer une page vierge ».

• Chaque page insérée dans la zone de travail affiche le nom de son fichier source original

dans la zone de référence. Si vous souhaitez renommer une page, cliquez dessus pour la
sélectionner, cliquez dessus une nouvelle fois et entrez le nouveau nom.

• Pour visualiser une image en pleine page, cliquez sur la case d’agrandissement dans le

coin supérieur droit de la zone de travail.

• Pour visualiser uniquement la zone de travail, décochez l’option « Référence » dans le

menu « Affichage ». Vous pouvez aussi agrandir la zone de travail (ou la zone de
référence) en prenant et en déplaçant la barre de séparation entre les zones de travail et de
référence.

8. Pour visualiser une image pleine page, effectuez un double-clic sur la page ou
utilisez la commande « Aperçu avant impression » du menu « Fichier ». Pour
retourner à la vue par défaut, cliquez sur la case de fermeture (X) au coin supérieur
droit de la zone de travail.

Supprimer des Pages

1. Cliquez sur la ou les pages que vous souhaitez supprimer (Maintenez la touche <Ctrl>
enfoncée pour sélectionner plusieurs pages). La ou les pages sélectionnées sont mises en
surbrillance.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 78

2. Cliquez sur l’option « Supprimer » de la barre d'outils, sélectionnez la commande
« Supprimer » du menu « Fichier » ou appuyez sur la touche « Suppr. » de votre clavier. Un
message de confirmation s’affiche.

3. Cliquez sur « OK » pour supprimer la ou les pages.

Contenu de la page de contrôle :

Sélectionnez l'option "Réglage de la page" dans le menu Fichier pour faire apparaître la

fenêtre de dialogue suivante :

Les en-têtes et pieds de page peuvent être définis à l'aide de l'onglet "En-tête/pied de page".

La sélection de la source du papier peut être définie à l'aide de l'onglet "Source du papier".

Editer les en-têtes et pieds de page

Vous pouvez éditer les en-têtes et pieds de page de votre document comme suit :

Choisissez la commande « Mise en page » du menu « Fichier ». La boîte de dialogue
« Mise en page » s’affiche.

Attribution d’en-têtes ou de pieds de page à des pages sélectionnées

Vous pouvez spécifier les pages qui afficheront un en-tête ou un pied de page de la façon suivante :

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 79

1. Sélectionnez l’élément “Document entier” de la liste déroulante dans la section « Appliquer
à : » si vous souhaitez qu’une en-tête ou un pied de page doit être appliqué à chaque page
du document imprimé.

2. Sélectionnez l’élément “Pages sélectionnées” de la liste déroulante dans la section
« Appliquer à : » si vous souhaitez qu’une en-tête ou un pied de page soit appliqué
uniquement à des pages que vous sélectionnez avant de sélectionner l’option de menu
« Configuration des pages du fichier ». Si des pages spécifiques n’ont pas été sélectionnées
avant d’entrer dans la boîte de dialogue En-tête/pied de page, seul la sélection “Document
entier” sera disponible.

3. Sélectionnez l’élément “A partir de cette page” de la liste déroulante dans la section
« Appliquer à : » si vous souhaitez qu’une en-tête ou un pied de page soit appliqué à la page
que vous avez sélectionnée avant de sélectionner l’option de menu « Configuration des
pages du fichier ». La page sélectionnée et toutes les suivantes comporteront l’en-tête ou le
pied de page que vous avez défini. Si des pages spécifiques n’ont pas été sélectionnées
avant d’entrer dans la boîte de dialogue En-tête/pied de page, seul la sélection “Document
entier” sera disponible.

Réglage de la hauteur de la zone d’En-tête/Pied de page

Les en-têtes et pieds de page sont des zones opaques situées en haut et en bas de la page
imprimée. Les zones d’en-tête et pied de page écrasent tout texte se trouvant en-dessous. Pour
modifier la hauteur des zones d’En-tête/Pied de page et le placement du texte à l’intérieur de
celles-ci, procédez de la façon suivante :

1. Utilisez les flèches Haut et Bas pour spécifier la hauteur des zones d’en-tête et de pied de
page. Ce réglage défini le bas de la “zone” d’en-tête (ou de pied de page) sur la largeur de la
page, mesuré à partir du bord supérieur (En-tête) ou du bord inférieur (Pied de page) du
papier. Les zones d’en-têtes et de pieds de page sont des bandes opaques sur toute la largeur
de la page en haut et en bas de la page imprimée.

2. Utilisez les flèches Haut et Bas pour spécifier le retrait du bord supérieur ou inférieur. Ce
réglage défini l’emplacement de la première ligne imprimée de l’en-tête (ou du pied de page)
à partir du bord supérieur (ou inférieur) du papier. La valeur de ce réglage doit être inférieure
à la hauteur de l’en-tête ou du pied de page.

3. Utilisez les flèches Haut et Bas pour spécifier les marges gauche et droite. Ce réglage définit
l’emplacement du premier ou du dernier caractère à partir du bord gauche et droit.

Mise en forme du texte de l’en-tête et du pied de page

Chaque en-tête et pied de page comporte trois sections : Gauche, Centrale et Droite. La
section gauche est alignée à gauche (à partir du réglage du retrait du bord gauche), la section
centrale est centrée (basée sur la largeur de la page) et la section droite est alignée à droite (se
termine au réglage du retrait du bord droit).

Remplissez les cases des sections et formatez le texte souhaité de la façon suivante :

1. Cliquez sur la case de section que vous souhaitez utiliser et tapez le texte d’en-tête et de pied
de page.

2. Pour insérer un numéro de page, cliquez sur la case de la section dans laquelle vous souhaitez
qu’il s’affiche (gauche, centrale ou droite) et cliquez ensuite sur le bouton « Numéro de
page ». Sharpdesk Composer numérote automatiquement les pages en séquence.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 80

3. Pour formater le texte de l’en-tête et du pied de page, sélectionnez-le et cliquez ensuite sur le
bouton « Polices ». Sélectionnez la police, le style et la taille souhaités et cliquez ensuite sur
le bouton « OK ».

Source du papier

En sélectionnant l'onglet Source du papier sur la fenêtre de dialogue de réglage de la

page, ce qui suit apparaît à l'écran, en fonction de l'imprimante du système Windows par
défaut :

Les réglages de la source du papier ne sont valides qu'avec cette imprimante. Pour changer
l'imprimante associée à Composer, utilisez l'option Réglage de l'impression dans le menu Fichier
avant de paramétrer les options de source du papier.

Imprimante sélectionnée :

L'imprimante actuelle de Composer apparaît à l'écran.

Etat du magasin papier :

Les magasins papier disponibles sur l'imprimante actuelle apparaissent dans la colonne

Source du papier. Le format de papier de chaque magasin, si l'imprimante le connaît, s'affiche
dans la colonne Format de papier. Le type de papier de chaque magasin, si l'imprimante le
connaît, apparaît dans la colonne Type de papier. Notez que le format et le type de papier de
chaque magasin, ainsi que le nom du magasin, peuvent ne pas être supportés par toutes les

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 81

imprimantes. Si l'imprimante peut nommer les magasins et types et formats de papier, elle sera en
général configurée à l'aide du panneau avant de l'imprimante.

Etendue des pages :

La case de saisie des pages vous permet de sélectionner les pages que vous souhaitez sélectionner
à partir d'un magasin papier en particulier. Vous pouvez entrer manuellement les pages ou les
plages de pages dans la zone de texte, séparées par des virgules. Par exemple, saisir "1,2,10-13"
sélectionnera les pages 1, 2, 10, 11, 12, 13.

Ajouter :

Vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter" pour déplacer les pages sélectionnées dans les
réglages du magasin pages. Tant que les pages ne s'y affichent pas, la sélection ne prendra pas
effet.

Réglages du magasin pages :

Lorsque vous cliquez sur le bouton "Ajouter", le numéro de page et le format de page qui y est
associé s'afficheront dans la liste"Réglages du magasin pages". Par défaut, le réglage "Sélection
auto" est activé pour toutes les pages indiquées.
La liste "Réglages du magasin pages" contient la carte entre les pages du document SDF de
Composer et le magasin papier sélectionné pour cette page.
Vous pouvez sélectionner un autre magasin en cliquant sur le magasin respectif dans la colonne
"Magasin sélectionné". Une liste déroulante apparaît, avec les magasins disponibles pour
l'imprimante sélectionnée.

Ecran des réglages du magasin papier

OK :

Lorsque vous cliquez sur "OK", les réglages seront stockés temporairement dans le document
Composer ouvert. Vous devez enregistrer le document pour rendre ces réglages permanents.
Remarque : Seules les pages qui ne sont pas à 'Sélection auto' sont stockées avec le fichier.

Joindre un document à un courrier électronique

Pour joindre un document Composer à un courrier électronique, procédez comme suit :

Pointez sur la commande « Courrier » du menu « Fichier », ou Cliquez sur l’icône Courrier de la
barre d'outils.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 82

Sharpdesk Composer enregistrera le fichier en cours comme fichier PDF et le placera en pièce
jointe à “l’enveloppe” de courrier fournie par le programme de courrier électronique de votre PC.
Complétez l’adresse et ajoutez au message tous les commentaires supplémentaires que vous
souhaitez et envoyez le comme tout autre message de courrier électronique.

Enregistrer les documents

Pour enregistrer un nouveau document, choisissez la commande « Enregistrer » dans le menu
« Fichier » ou cliquez sur l’icône « Enregistrer » de la barre d’outils. Si le document a déjà été
nommé et enregistré, le document sera automatiquement enregistré. Si le document n’a jamais été
enregistré, la boîte de dialogue « Enregistrer sous » s’affiche pour vous permettre de le nommer et
de l’enregistrer avec une extension .sdf.

Ouvrir un document Composer

Vous pouvez ouvrir un document Composer comme suit :

1. Choisissez la commande « Ouvrir » du menu « Fichier ». La boîte de dialogue « Ouvrir »
apparaît.

2. Parcourez jusqu'au fichier que vous souhaitez ouvrir et cliquez.

Fermer Composer

Pour fermer Composer, choisissez le commande « Quitter » du menu « Fichier ».

7.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 83

Chapitre 7

Sharpdesk Imaging

Introduction

Grâce à Sharpdesk Imaging, vous pouvez visualiser des images, les manipuler, les annoter et les
imprimer.

Concepts de base du traitement d'image

La section suivante examine les concepts de base et la terminologie qui vous aideront à mieux
comprendre Sharpdesk Imaging.

Qu’entend-on par traitement d'image ?

Le traitement d'image peut être décrit comme la création et la modification d’images
électroniques à l’aide d’un logiciel. Les opérations de traitement d'image consistent, entre autres,
à :

9. Numériser du texte, des photos ou des dessins et à en enregistrer le résultat dans un
fichier image

10. Afficher des images sous diverses formes (chemins de fer, agrandies, pivotées ou
ajustées à la taille de la page)

11. Envoyer des documents image par courrier électronique ou télécopie

12. Ajouter des annotations aux images

13. Effectuer un « nettoyage » électronique des images pour les rendre plus lisibles

14. Combiner plusieurs opérations image en une seule procédure automatique qui se
déroule pendant que vous faites autre chose

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 84

Types d’images

Une image est la représentation électronique d’un texte, d’une photo, d’un dessin ou de toute
autre entité graphique. Vous pouvez créer une image en numérisant une page imprimée, une
photo ou un dessin, en enregistrant une télécopie ou en utilisant un programme de conception
graphique.

Après numérisation et enregistrement, une page de texte adopte les caractéristiques d’un fichier
image et ne peut plus être ouverte à l’aide d’un programme de traitement de texte ou d’un éditeur
de texte.

Formats de fichiers image

Les images sont enregistrées en tant que fichiers d’image, qui portent une extension telle que .TIF
, .BMP , .JPG et .AWD. Cette extension représente le format de stockage de l’image.

Certains formats, comme .BMP et .JPEG, ne contiennent qu’une image par fichier.

Fichier mono-image

D’autres formats, comme .TIFF et .AWD, sont similaires à un livre. Ils contiennent une ou
plusieurs pages, et chaque page contient une seule image.

Fichier multi-image

Comme les fichiers image sont des fichiers Windows standard, vous pouvez vous servir des
commandes standard de Windows pour effectuer les opérations suivantes :

15. Organiser des fichiers en dossiers

16. Envoyer un fichier image par courrier électronique sous forme de pièce jointe

17. Copier des fichiers, en changer le nom ou les supprimer

18. Imprimer ou télécopier des fichiers

Documents image

Un document image se compose d’une ou de plusieurs images apparentées logiquement. Un
document image simple peut être une feuille vierge, numérisée sous forme de fichier image.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 85

Document mono-image

Un autre document image peut se composer de télécopies, notes de service et photos numérisées
dans un fichier image multi-page.

Fichier d’image multi-page

Sharpdesk Imaging

Grâce à Sharpdesk Imaging, vous pouvez effectuer diverses opérations de traitement d'image en
faisant des sélections dans des menus ou en cliquant sur des boutons dans des barres d'outils.

De nombreuses options ouvrent des boîtes de dialogue. Si vous n’êtes pas sûr des valeurs ou des
propriétés à indiquer, acceptez les valeurs par défaut. Ces valeurs ont été choisies pour donner des
résultats satisfaisants dans diverses situations. En faisant des essais avec différentes options et
valeurs de propriétés, vous arriverez à obtenir les résultats qui vous conviennent.

Sharpdesk Imaging est composé de l’application Imaging et des contrôles ActiveX. L’application
Imaging est décrite dans les sections suivantes.

Imaging

Cette section décrit brièvement ce que vous pouvez faire avec l’application Imaging. Pour de plus
amples informations, y compris la façon de procéder à certaines tâches, reportez-vous à l’aide en
ligne accessible pendant l’utilisation de l’application.

Affichage des images

Imaging peut lire et afficher les types de fichier image suivants :

TYPE DE FICHIER IMAGE SUFFIXE

Document TIFF .TIF, .TIFF, .JFX

Image Bitmap .BMP

Télécopie (Windows 98 seulement) .AWD

Fichier GIF .GIF

Fichier de signet d’image .IBK

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 86

Fichier JPEG .JPG, .JPE, .JPEG

Document PCX/DCX .PCX, .DCX

Document WIFF .WIF

Document XIF .XIF

Dans la fenêtre, vous pouvez afficher une image, les chemins de fer de document image multi­page ou encore une page image et les chemins de fer.

Fenêtre Imaging

Conversion des fichiers image

Imaging pour Windows permet d’enregistrer une image affichée avec les formats suivants :

19. .TIFF

20. .BMP

21. .JPEG

22. . AWD (Windows 98 seulement)

Dans certains cas, la conversion d’un format en un autre entraîne une perte irréversible de certains
attributs de l’image source. Si, par exemple, vous enregistrez un fichier couleur .BMP dans le
format AWD (uniquement noir et blanc), l’image enregistrée est convertie en noir et blanc. Si
vous reconvertissez l’image .AWD en .BMP, l’information couleur perdue lors de la première
conversion n’est pas récupérable.

Changement d’affichage de l’image

Vous pouvez changer l’affichage de l’image en effectuant un zoom (pour agrandir ou réduire la taille
de l’image), en redimensionnant l’image pour lui donner une taille optimale ou en lui donnant la

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 87

hauteur ou la largeur de la fenêtre. Vous pouvez également faire pivoter l’image de 90 degrés vers la
gauche ou la droite ou encore la faire tourner de 180 degrés. La rotation d’une image est utile si vous
avez fait passer des images “paysage” dans votre scanner à l’aide d’un bac d’alimentation
automatique ou si vous avez numérisé des documents à l’envers (pivotés de 180 degrés).

Les chemins de fer peuvent être agrandis, pour afficher plus de détails, ou réduits, pour en faire
tenir un plus grand nombre dans la fenêtre. Vous pouvez également les déplacer en les faisant
glisser, afin de changer l’ordre des pages du document image.

Numérisation des images

Vous pouvez créer des documents image en numérisant des formulaires, des notices, des images
ou autres documents sur papier et en les mettant dans un fichier image.

Sharpdesk Imaging supporte les périphériques TWAIN compatibles, tels que les scanners et
appareils numériques.

Remarque : Pour obtenir de meilleurs résultats, enregistrez les documents numérisés en format TIFF.

Annotation des images

Les fonctions d’annotation permettent d’ajouter divers éléments à une image. Les annotations
peuvent être enregistrées avec l’image. Parmi les types d’annotation disponibles, on note :

23. les lignes droites ou à main levée

24. marqueurs

25. les rectangles vides ou pleins

26. les notes

27. les textes issus de fichiers

28. les cachets personnalisables, tels que la mention “Approuvé” ou l’image du logo de
votre société

29. les liens hypertexte

Plusieurs types d’annotation ont des propriétés que vous pouvez définir, telles que la couleur,
l’épaisseur de ligne et la police de caractères.

Le lien hypertexte est un type d’annotation particulier qui permet d’établir un lien vers un fichier,
une adresse URL (Uniform Resource Locator) sur le World Wide Web ou une page dans une
image.

Le document HQ.TIF fait partie du dossier « Samples » de ce logiciel. Il se compose d’une page
de document annotée qui renvoie à d’autres pages du document. Cliquez sur le texte de l’un des
rectangles de la carte pour passer aux photos des pages 2 et 3 du document. Cliquez sur
l’emplacement de l’adresse sur la carte pour passer à la page d’accueil d’Eastman Software sur le
Web.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 88

Lorsqu’une
icône
d’annotation
apparaît à côté
du numéro de
page du
chemin de fe
cela indique
que la page
contient au
moins une
annotation.

r,

Boîte de dialogue d’annotation d’une image

Création d’une feuille de liens

Vous pouvez créer une feuille de liens qui affiche un chemin de fer pour chaque page de
document image comme en photographie. Avant de créer une feuille de liens, vous pouvez
déterminer, de façon générale, la taille des chemins de fer (plus grande pour afficher plus de
détails, ou plus petite pour faire tenir plus de chemins de fer sur la feuille).

Pour créer une feuille de liens, sélectionnez la commande « Créer une feuille de liens » dans le
menu « Outils ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 89

Fenêtre « Feuille de liens »

Traitement d’image

Pendant la numérisation et la télécopie, les documents peuvent attirer des grains de poussière qui
dégradent l’image. L’option de suppression des impuretés enlève, électroniquement, les impuretés
du document.

Avec l’option « Redresser la page » du menu « Outils », vous pouvez redresser une image qui est
de travers par rapport à la page de fond. Pour ce faire, vous tracez une ligne de référence sur le
document affiché et l’application fait pivoter l’image de l’angle voulu.

Vous pouvez indiquer une partie de l’image à rogner ou vous pouvez laisser le programme rogner
automatiquement les bordures de l’image affichée.

Utiliser l’application Imaging

Ce chapitre présente les opérations de base de l’application Imaging. Pour tout autre
renseignement, consultez l’aide en ligne.

Démarrage de Sharpdesk Imaging

Pour démarrer Sharpdesk Imaging :

1. Cliquez sur le bouton « Démarrer ».

2. Pointez sur « Tous les Programmes », « Sharpdesk » et « Sharpdesk Imaging ».

Recherche de document image

Vous pouvez affecter des propriétés, telles qu’Auteur, Mots-clés, Commentaires, Titre et Objet
pour faciliter leur recherche plus tard.

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 90

Définition de propriétés

Pour affecter une propriété à un document image (l’exemple suivant utilise un fichier exemple
installé avec Sharpdesk) :

1. Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Ouvrir ».

2. Allez dans le dossier où vous avez installé Sharpdesk Imaging (l’emplacement par défaut est
C:\Program Files\Sharp\Sharpdesk\Imaging).

3. Ouvrez le dossier « Samples ».

4. Effectuez un double-clic sur « HQ.TIF », ou sélectionnez-le puis cliquez sur « Ouvrir ».

5. Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Propriétés ». La boîte de dialogue « Propriétés »
apparaît.

6. Cliquez sur l’onglet « Sommaire ».

Boîte de dialogue « Propriétés »

L’onglet « Sommaire » vous permet de spécifier les propriétés de vos documents image. Les
valeurs entrées peuvent être standardisées pour que vos documents soient reconnus de façon plus
pratique. Par exemple, des mots-clés descriptifs pourraient être Factures, Dépôts, Inventaires, etc.

7. Entrez les valeurs de propriété que vous souhaitez appliquer et cliquez sur « OK ».

8. Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter la valeur de propriété au
document.

Recherche de propriétés

Pour localiser un document image par une valeur de propriété :

1. Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Ouvrir ».

Guide de l'utilisateur Sharpdesk 91

La boîte de dialogue « Ouverture » apparaît.

2. Cliquez sur le bouton « Trouver ».

La boîte de dialogue « Recherche de fichiers image » s’affiche.

Boîte de dialogue « Recherche de fichiers image »

3. Entrez la valeur de propriété sur laquelle vous souhaitez baser votre recherche.

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