Sharp MX-2300N, MX-2700N Document Filing Guide [nl]
MODEL:
MX-2300N
MX-2700N
Handleiding documentarchivering
INHOUDSOPGAVE
OVER DEZE HANDLEIDING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
• MET HET APPARAAT MEEGELEVERDE
HANDLEIDINGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
DOCUMENTARCHIVERING
1
OVERZICHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
• TYPEN DOCUMENTARCHIVERING . . . . . . . . . . . 4
• TOEPASSINGEN VAN
DOCUMENTARCHIVERING . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
• VOORDAT U DOCUMENTARCHIVERING
GAAT GEBRUIKEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
• BELANGRIJKE WENKEN VOOR HET
GEBRUIK VAN DOCUMENTARCHIVERING . . . . 8
• DOCUMENTARCHIVERING GEBRUIKEN IN
DE DIVERSE MODI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
BASISSCHERM VAN DE
DOCUMENTARCHIVERINGSMODUS. . . . . . . . . . . . 10
BESTANDEN OPSLAAN MET DE
DOCUMENTARCHIVERINGSFUNCTI
2
E
EEN BESTAND OPSLAAN MET "Snelbestand" . . . 11
EEN BESTAND OPSLAAN MET "Bestand". . . . . . . 13
• BESTANDSINFORMATIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
EEN DOCUMENT ALLEEN OPSLAAN (Scannen
naar schijf) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
• SCHERM "Scannen naar schijf" . . . . . . . . . . . . . . 17
• "Scannen naar schijf" UITVOEREN . . . . . . . . . . . 17
• OORSPRONKELIJKE INSTELLINGEN VOOR
"Scannen naar schijf" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
OPGESLAGEN BESTANDEN
3
GEBRUIKEN
PROCEDURE VOOR HET GEBRUIKEN VAN
EEN OPGESLAGEN BESTAND . . . . . . . . . . . . . . . . 22
• NORMALE PROCEDURE VOOR HET
GEBRUIKEN VAN EEN OPGESLAGEN
BESTAND. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
• PROCEDURE VOOR HET GEBRUIKEN VAN
EEN OPGESLAGEN BESTAND WANNEER
GEBRUIKERSAUTHENTICATIE IS
INGESCHAKELD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
MAP- EN BESTANDSSELECTIESCHERMEN . . . . . 25
• MAPSELECTIESCHERM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
• BESTANDSSELECTIESCHERM . . . . . . . . . . . . . 26
• SCHERM TAAKINSTELLINGEN . . . . . . . . . . . . . 27
EEN OPGESLAGEN BESTAND AFDRUKKEN . . . . 28
• SCHERM AFDRUKINSTELLINGEN . . . . . . . . . . 29
• AFDRUKKEN IN BATCHES . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
EEN OPGESLAGEN BESTAND VERZENDEN . . . . . 32
• SCHERM VERZENDINSTELLINGEN . . . . . . . . . 34
EIGENSCHAPPEN VAN OPGESLAGEN
BESTANDEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
• BESTANDSEIGENSCHAPPEN . . . . . . . . . . . . . . 35
• DE EIGENSCHAP WIJZIGEN . . . . . . . . . . . . . . . 35
EEN OPGESLAGEN BESTAND VERPLAATSEN . . 37
EEN OPGESLAGEN BESTAND VERWIJDEREN. . . 39
BESTANDEN OPHALEN VAN HET
TAAKSTATUSSCHERM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
EEN OPGESLAGEN BESTAND ZOEKEN . . . . . . . . 42
• BASISPROCEDURE VOOR ZOEKEN. . . . . . . . . 42
1
OVER DEZE HANDLEIDING
Opmerkingen
• In deze handleiding wordt verwezen naar de faxfunctie. In sommige landen en regio's is de faxfunctie echter niet beschikbaar.
• Deze handleiding is met de grootste zorg vervaardigd. Als u opmerkingen of vragen hebt over de handleiding, neem dan
contact op met de dealer of dichtstbijzijnde erkende servicevestiging.
• Dit product is onderworpen aan strenge kwaliteitscontroles en inspectieprocedures. Mocht zich toch een storing of ander
probleem voordoen, neem dan s.v.p. contact op met uw dealer of het dichtstbijzijnde erkende servicebedrijf.
• Behoudens voorzover wettelijk vereist kan SHARP niet aansprakelijk worden gesteld voor defecten die optreden gedurende het
gebruik van het product of zijn opties, of defecten die het gevolg zijn van een onjuiste bediening van het product en zijn opties,
of andere defecten, of voor enige schade die ontstaat als gevolg van het gebruik van het product.
Waarschuwing
• Verveelvoudiging, aanpassing of vertaling van de inhoud van deze handleiding zonder voorafgaande toestemming is verboden,
behoudens voorzover toegestaan onder het auteursrecht.
• Alle informatie in deze handleiding is onder voorbehoud.
In deze handleiding weergegeven illustraties en het bedieningspaneel en aanraakscherm
De randapparatuur is meestal optioneel. Bij enkele modellen maakt bepaalde randapparatuur echter deel uit van de standaarduitrusting.
Bij de uitleg in deze handleiding wordt ervan uitgegaan dat er een rechterlade en een onderkast/2x500 vel papierlade zijn geïnstalleerd.
Om bepaalde functies en bediening nader uit te leggen, zijn we er bij bepaalde beschrijvingen van uitgegaan dat extra
randapparatuur is geïnstalleerd.
Bereik van de uitleg in deze handleiding
• Bij de uitleg over de documentarchiveringsfunctie is ervan uitgegaan dat de gebruiker al bekend is met de kopieermodus en
andere modi van de machine.
Deze handleiding bevat geen uitgebreide uitleg over de andere modi die in combinatie met de documentarchiveringsfunctie
worden gebruikt.
Als u vragen hebt over een van deze andere modi, raadpleeg dan de toepasselijke handleiding.
• In de uitgebreide uitleg van bepaalde functies wordt er soms van uitgegaan dat aanvullende randapparatuur is geïnstalleerd
(internetfaxuitbreidingskit enz.).
•
Als een functie door de installatietoestand van de randapparatuur niet kan worden gebruikt, wil dit niet zeggen dat deze niet wordt geboden.
• Sommige randapparatuur is mogelijk niet in alle landen en gebieden beschikbaar.
De schermweergaven, meldingen en toetsnamen in deze handleiding kunnen afwijken van die van het apparaat als
gevolg van verbeteringen en aanpassingen aan het product.
MET HET APPARAAT MEEGELEVERDE HANDLEIDINGEN
Bij de machine worden gedrukte handleidingen en handleidingen in PDF-indeling opgeslagen op de harde schijf van de
machine geleverd. Lees de betreffende handleiding voor de functie die u wilt gebruiken op de machine.
Gedrukte handleidingen
Naam handleiding Inhoud
Veiligheidshandleiding
Handleiding
software-installatie
Verkorte
installatiehandleiding
Problemen oplossen
Deze handleiding bevat instructies voor een veilig gebruik van de machine en toont de technische
gegevens van de machine en de randapparatuur.
Deze handleiding legt uit hoe u de software moet installeren en de instellingen moet configureren
om de machine als printer of scanner te gebruiken.
Deze handleiding biedt eenvoudige uitleg over alle functies van de machine in één publicatie.
Uitgebreide informatie over elk van de functies vindt u in de PDF-handleidingen.
Deze handleiding legt uit hoe vastgelopen papier wordt verwijderd en biedt antwoorden op
veelgestelde vragen over de bediening van de machine vanuit elke modus. Raadpleeg deze
handleiding als u problemen ondervindt tijdens het gebruik van de machine.
2
Handleidingen in PDF-indeling
De handleidingen in PDF-indeling bieden uitgebreide beschrijvingen van procedures voor gebruik van de machine in
elke modus. Bekijk de PDF-handleidingen door ze te downloaden van de harde schijf van de machine. De procedure
voor het downloaden van de handleidingen wordt beschreven in "Hoe u de pdf-handleidingen downloadt" in de Verkorte
installatiehandleiding.
Naam handleiding Inhoud
Gebruikershandleiding
Kopieerhandleiding
Printerhandleiding Deze handleiding biedt uitgebreide uitleg van de procedures voor het gebruik van de printerfunctie.
Scannerhandleiding
Handleiding
documentarchivering
(Deze handleiding)
Handleiding
systeeminstellingen
In deze handleiding vindt u informatie zoals elementaire procedures over de bediening en het
onderhoud van het apparaat en het laden van papier.
Deze handleiding biedt uitgebreide uitleg van de procedures voor het gebruik van de kopieerfunctie.
Deze handleiding biedt uitgebreide uitleg van de procedures voor het gebruik van de
scannerfunctie en de functie Internetfax.
Deze handleiding biedt uitgebreide uitleg van de procedures voor het gebruik van de functie
documentarchivering. Met de functie documentarchivering kunt u de documentdata van een
kopieer- of faxopdracht, of de data van een afdrukopdracht, als bestand opslaan op de harde schijf
van de machine. Het bestand kan indien nodig worden opgeroepen.
Deze handleiding legt de "Systeeminstellingen" uit die gebruikt worden voor het configureren van
een reeks parameters die bedoeld zijn voor een optimale aansluiting op de behoeften van uw
werkplek. De huidige instellingen kunnen worden weergegeven of afgedrukt vanuit de
"Systeeminstellingen".
Pictogrammen in deze handleidingen
De pictogrammen in de handleidingen geven het volgende type informatie aan:
Hiermee wordt u gewezen op een
situatie die kan leiden tot beschadiging
of storing van de machine.
Hier volgt extra uitleg over een functie
of procedure.
Hier wordt het annuleren of corrigeren
van een bewerking uitgelegd.
Dit verwijst naar de naam van een systeeminstelling en biedt korte
uitleg van de instelling. Zie de Handleiding systeeminstellingen voor
meer informatie over elke systeeminstelling.
Indien "Systeeminstellingen:" wordt weergegeven:
Dit betreft uitleg over een algemene instelling.
Indien "Systeeminstellingen (Beheerder):" wordt weergegeven:
Dit betreft uitleg over een instelling die alleen door een beheerder
dient te worden geconfigureerd.
3
DOCUMENTARCHIVERING
1
Dit hoofdstuk bevat informatie waarmee u vertrouwd dient te zijn voordat u de documentarchiveringsfunctie gebruikt,
inclusief een overzicht van het documentarchiveringsproces, de mogelijkheden van de documentarchiveringsfunctie en
handige wenken voor het gebruik van deze functie.
OVERZICHT
De documentarchiveringsfunctie biedt u de mogelijkheid om de documentafbeelding van een kopieer- of faxtaak of de
gegevens van een afdruktaak als bestand op te slaan op de harde schijf van het apparaat.
Het bestand blijft dan bewaard en kan worden opgehaald voor later gebruik.
Gegevens opslaan als bestand Een opgeslagen bestand ophalen en gebruiken
Internetfax
Scan
Afdrukken
Kopiëren
De in de diverse modi gebruikte
documentinformatie wordt op de harde schijf
opgeslagen als gegevensbestand.
Harde schijf Harde schijf
Faxen
Scannen
naar schijf
Afdrukken Verzenden
Het opgeslagen bestand kan worden afgedrukt. Het
opgeslagen bestand kan ook als fax worden verzonden
of worden overgebracht naar een andere computer in
het netwerk. U kunt het bestand ook gewoonweg op de
harde schijf opslaan voor digitale archivering.
TYPEN DOCUMENTARCHIVERING
Er zijn drie manieren om een bestand op te slaan met behulp van documentarchivering: Snelbestand, Bestand en
Scannen naar schijf.
Snelbestand
Bestand
Scannen naar
schijf
Gebruik deze methode voor eenvoudige opslag van de documentafbeelding van een kopieer- of faxtaak of de
gegevens van een afdruktaak. Het bestand kan eenvoudig en snel worden opgeslagen doordat er geen
instellingen vereist zijn.
Het opgeslagen bestand kan ook door anderen worden gebruikt. Gebruik deze methode niet om bestanden op te
slaan die gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten, of bestanden die niet door anderen mogen worden gebruikt.
Gebruik deze methode voor eenvoudige opslag van de documentafbeelding van een kopieer- of faxtaak of de
gegevens van een afdruktaak.
aan het bestand toekennen voordat u dit opslaat.
De toegekende informatie vereenvoudigt het beheer van het bestand.
U kunt ook een wachtwoord aan het bestand toekennen om te voorkomen dat anderen dit kunnen ophalen.
Met deze functie kunt u een document eenvoudig opslaan. Dit is een optie van de functie Bestand.
Met de andere documentarchiveringsmethoden wordt een kopie, scan of andere taak als bestand opgeslagen
op de harde schijf wanneer de bijbehorende functie wordt gebruikt. Gebruik Scannen naar schijf wanneer u
gewoonweg een document op de harde schijf wilt opslaan.
Anders dan bij Snelbestand kunt u met de functie Bestand diverse typen informatie
4
TOEPASSINGEN VAN DOCUMENTARCHIVERING
Hieronder vindt u voorbeelden van diverse mogelijke toepassingen van documentarchivering.
Snel een bestand gebruiken
Voorbeeld: U hebt agenda's van meerdere pagina's afgedrukt voor een bijeenkomst, maar op het laatste
moment komt er een deelnemer bij zodat u nog een exemplaar nodig hebt.
De agenda is niet opgeslagen met
documentarchivering
De agenda is opgeslagen met documentarchivering
De gescande pagina's van het origineel zijn
Alle talrijke pagina's van het origineel
moeten opnieuw worden gescand.
opgeslagen op de harde schijf. Het bestand
kan op elk gewenst moment worden
opgehaald.
De voor het kopiëren gekozen instellingen
De instellingen voor de afdrukverhouding,
de kleur etc. moeten allemaal opnieuw
worden geconfigureerd.
Tijd voor het selecteren van de instellingen + Tijd voor het scannen
van het origineel + Tijd voor het afdrukken van de kopieën
De agenda is waarschijnlijk niet op tijd klaar voor de
bijeenkomst...
Zoals hierboven aangegeven moet u om een nieuw exemplaar af
te drukken de instellingen helemaal opnieuw configureren. Als u
Tijd voor het ophalen van de opgeslagen taak + Tijd voor het
afdrukken van de kopieën
Het afdrukken verloopt snel en de agenda is op tijd klaar voor de
bijeenkomst!
U kunt de taak snel en eenvoudig ophalen en afdrukken met
dezelfde instellingen.
zijn ook opgeslagen.
Deze hoeven niet opnieuw te worden
geconfigureerd.
de instellingen bent vergeten, is het mogelijk erg lastig om
dezelfde resultaten te krijgen als bij het origineel.
Zoals het voorbeeld laat zien is het bij opslag van een taak met de documentarchiveringsfunctie niet nodig om het
origineel opnieuw te scannen en instellingen te selecteren, zodat u veel tijd bespaart.
Handig voor het beheer van veelgebruikte documenten
Voorbeeld: Beheer van grote aantallen administratieformulieren
Zonder documentarchivering
Het kost tijd om het gewenste formulier te zoeken.
Verlofformulieren?
Declaratieformulieren?
Rapportageformulieren?
U kunt aanmeldingsformulieren, rapportageformulieren en andere administratieve formulieren opslaan op de harde
schijf, zodat u zonodig snel het gewenste aantal exemplaren kunt afdrukken.
Met documentarchivering
Het gewenste formulier kan eenvoudig worden
geselecteerd uit de documentarchiveringslijst en het
documentbeheer verloopt efficiënt.
Hoofdmap
Bestandsnaam
Verlofformulieren
Rapportageformulieren
Declaratieformulieren
Alle Bestanden
Per opdracht
ZoekenAangepaste Map Vorige
Gebruik.Naam Datum
Name 1
Name 1
Name 1
01/08/2005
01/08/2005
01/08/2005
Batchafdruk
1
1
1
5
VOORDAT U DOCUMENTARCHIVERING GAAT GEBRUIKEN
Alvorens documentarchivering te gebruiken, is het handig om gebruikersnamen en aangepaste mappen te creëren. Wanneer
gebruikersautorisatie op basis van loginnaam en wachtwoord wordt gebruikt, is het handig om Mijn map te kiezen.
De gebruikersnaam, de aangepaste mappen en Mijn map worden gemaakt in de systeeminstellingen.
Gebruikersnaam
Aangepaste map
Mijn map
Systeeminstellingen (Beheerder): Gebruikersregistratie
Deze functie wordt gebruikt om een gebruikersnaam op te slaan en een map aan te duiden als Mijn map.
Systeeminstellingen: Beheer Documentarchivering
Deze functie wordt gebruikt om aangepaste mappen te maken voor documentarchivering. Bij het maken van een
aangepaste map kan een wachtwoord worden ingesteld.
De gebruikersnaam wordt geconfigureerd in "Gebruikersregistratie" in de systeeminstellingen (beheerder).
Aangepaste mappen worden gemaakt in "Beheer Documentarchivering" in de systeeminstellingen.
Bij het maken van een aangepaste map kan een wachtwoord worden ingesteld.
Als een wachtwoord wordt ingesteld, verschijnt een wachtwoordinvoerscherm wanneer de
aangepaste map wordt geselecteerd. Dit is handig voor het opslaan van gevoelige informatie.
Mijn map wordt geconfigureerd in Gebruikersregistratie in de systeeminstellingen (beheerder). Als
gebruikersauthenticatie is ingeschakeld en een bestand wordt opgeslagen met de "functie Bestand",
wordt automatisch de aangepaste map die is aangeduid als Mijn map geselecteerd.
Mappen
Voor het opslaan van bestanden met documentarchivering kunnen drie typen mappen worden gebruikt.
Configuratie van mappen op de harde schijf
Snelmap
Snelmap
Een document dat is opgeslagen met de toets [Snelbestand] wordt opgeslagen in deze map. Er wordt automatisch een
gebruikersnaam en een bestandsnaam toegekend aan de taak.
Hoofdmap
Documenten die zijn gescand met de toets [Bestand] worden opgeslagen in deze map.
Als u een taak opslaat in de Hoofdmap, kunt u een eerder opgeslagen gebruikersnaam specificeren en een
bestandsnaam toekennen.
Er kan tevens een wachtwoord worden ingesteld bij het opslaan van een bestand als [Vertrouwelijk].
Aangepaste map
In deze map kunnen mappen met aangepaste namen worden opgeslagen.
Wanneer u een aangepaste map opgeeft voordat u op de toets [Bestand] drukt, wordt het document naar die map gescand.
Net als de Hoofdmap biedt een aangepaste map u de mogelijkheid om een eerder opgeslagen gebruikersnaam te
specificeren en een bestandsnaam toe te kennen bij het opslaan van een taak.
Voor Aangepaste Mappen en voor bestanden opgeslagen in Aangepaste Mappen kunnen wachtwoorden worden ingesteld.
Er kunnen maximaal 500 aangepaste mappen worden gemaakt op de harde schijf.
Hoofdmap
Aangepaste map
6
Het aantal pagina's en bestanden dat u ongeveer kunt opslaan met
documentarchivering
Voorbeelden van soorten originelen
Kleur
Zwart-wit Tekst origineel
• U kunt (voor bovenstaande voorbeelden) een gecombineerd maximum van 1400 enkelzijdige pagina's in zwart-wit of
400 enkelzijdige pagina's in kleur opslaan in de Hoofdmap en aangepaste mappen. Maar voor bovenstaande
zwart-witoriginelen kunt u maximaal 1000 bestanden opslaan.
• Bovenstaande maxima gelden ook voor de Snelmap. Houd er echter rekening mee dat het geheugendeel dat wordt
gebruikt door de Snelmap ook wordt gebruikt door de functie elektronisch sorteren in de kopieerstand. Wanneer
bestanden die u niet meer nodig hebt zich ophopen in de Snelmap en deze vol wordt, heeft dit gevolgen voor
elektronisch sorteren wanneer u een groot aantal originelen sorteert. Wis de onnodige bestanden.
Bovenstaande soorten originelen zijn voorbeelden om de uitleg beter begrijpbaar te maken. Hoe veel pagina's u
werkelijk kunt opslaan hangt af van de inhoud van de origineelafbeeldingen.
Kleurenorigineel
(Voorbeeld: tekst en foto)
Formaat: A4 (8-1/2" x 11")
Formaat: A4 (8-1/2" x 11")
Bestanden
Als een bestand wordt opgeslagen met de functie "Bestand" kan de volgende informatie worden toegekend.
Gebruikersnaam: User 1
Bestandsnaam: Agenda
Wachtwoord: 12345678
Map "Notulen"
Door een bestand op te slaan met deze informatie kunt u dit later onderscheiden van andere bestanden.
Gebruikersnaam: Gebruik deze optie om de eigenaar van het bestand te specificeren. De gebruikersnaam wordt
opgeslagen in "Gebruikersregistratie" in de systeeminstellingen (beheerder).
Bestandsnaam: Hier kan een bestandsnaam worden ingevoerd.
Map: Selecteer in welke map het bestand moet worden opgeslagen.
Vertrouwelijk: Er kan een wachtwoord van 5 tot 8 tekens worden ingesteld om te voorkomen dat anderen het
bestand gebruiken.
De bovenstaande informatie kan niet worden gespecificeerd wanneer een bestand wordt opgeslagen met de functie
Snelbestand.
Systeeminstellingen (Beheerder): Gebruikersregistratie
Dit wordt gebruikt om gebruikersnamen op te slaan.
7
BELANGRIJKE WENKEN VOOR HET GEBRUIK VAN DOCUMENTARCHIVERING
Let bij het gebruik van de documentarchiveringsfunctie op het volgende:
• Documenten die zijn opgeslagen met [Snelbestand] zijn gedeelde bestanden die door iedereen kunnen worden
opgehaald, afgedrukt of verzonden. Gebruik de functie Snelbestand daarom niet voor gevoelige documenten of
documenten die niet door andere gebruikers mogen worden gebruikt.
• Als u een bestand opslaat met "Bestand" kunt u "Vertrouwelijk" specificeren om een wachtwoord voor het bestand in
te stellen. Als u een bestand opslaat als "Vertrouwelijk", vertel het wachtwoord dan niet aan anderen.
• Zelfs als een bestand wordt opgeslagen met de optie [Vertrouwelijk] kan het later worden gewijzigd naar [Delen]. Sla
daarom geen gevoelige documenten of documenten die niet door anderen mogen worden gebruikt op.
• Behoudens voorzover wettelijk verplicht aanvaardt de SHARP Corporation geen enkele aansprakelijkheid voor
schade die voortvloeit uit het openbaar worden van gevoelige informatie als gevolg van manipulatie door een derde
partij van gegevens die zijn opgeslagen met behulp van de functie Snelbestand of de functie Bestand, of van onjuiste
toepassing van de functie Snelbestand of de functie Bestand door de gebruiker die de gegevens opslaat.
8
DOCUMENTARCHIVERING GEBRUIKEN IN DE DIVERSE MODI
In de kopieer-, fax- of verzendmodus kan het origineel als afbeeldingbestand worden opgeslagen op de harde schijf
terwijl het wordt gekopieerd of verzonden. Bij gebruik van Scannen naar schijf kan het origineel als bestand worden
opgeslagen op de harde schijf zonder te worden gekopieerd of verzonden.
Kopieermodus
Het origineel wordt opgeslagen als een
afbeeldingsbestand terwijl het wordt gekopieerd.
DOCUMENT
ARCHIVERING
BEELD
VERZENDEN
KOPIE
Gereed voor scannen kopie.
Meerkleuren
Kleurmodus
Opdrachteig.
instellingen
Auto
Belichting
100%
Kopieerfactor
1.
2.
3.
4.
Origineel
A4
A4R
B4
A3
A4
Normaal
A4
Dubbelz. Kopie
Uitvoer
Spec. Functies
Bestand
Snelbestand
(1) Druk op de toets [KOPIE].
0
(2) Druk op de toets [Snelbestand] of de toets
[Bestand].
(1)
Verzendmodus
Voorbeeld: Basisscherm van scanmodus
Het origineel wordt opgeslagen als een
afbeeldingsbestand terwijl het wordt gescand.
(2)
(1)
DOCUMENT
ARCHIVERING
BEELD
VERZENDEN
KOPIE
Gereed voor verzenden.
Scannen
Scannen
Modus Wijzigen
Afbeeldingsinstellingen
Verzendinst.
A4
Zenden
Auto
Opn. verzenden
Adresinvoer
Spec. Functies
Snelbestand
Scannen naar schijf
Het gescande origineel wordt opgeslagen als een
afbeeldingsbestand. Er wordt niet afgedrukt en niet
verzonden wanneer u Scannen naar schijf gebruikt.
(1)
DOCUMENT
ARCHIVERING
BEELD
VERZENDEN
KOPIE
(2)
Bestand Opslaan
Scannen naar
schijf
Schijfstatus Zoeken
Bestand Ophalen
Bestandsmap
Externe gege-
venstoegang
(2)
Adresboek
Bestand
(3)
Snelmap
(1) Druk op de toets [BEELD VERZENDEN].
(2) Druk op de toets [Modus Wijzigen].
Hiermee kunt u faxmodus, scanmodus en internetfaxmodus
selecteren.
(3) Druk op de toets [Snelbestand] of de toets
[Bestand].
(1) Druk op de toets [DOCUMENT
ARCHIVERING].
(2) Druk op de toets [Scannen naar schijf].
Toets [Bestand] en toets [Snelbestand]
Als de toets [Bestand] en de toets [Snelbestand] niet aanwezig zijn in het basisscherm van elke modus, is de
schermweergave gewijzigd met behulp van "Toetsinstelling aanpassen" in de systeeminstellingen (beheerder). Volg in dat
geval de onderstaande stappen om de documentarchiveringsfunctie te gebruiken:
•
Druk op de toets [Opdrachteig. instellingen] of de toets [Afbeeldings-instellingen] in elke functie en druk vervolgens op de toets [Spec.
Functies] in het scherm dat nu verschijnt. De toets [Snelbestand] en de toets [Bestand] verschijnen in het menu Speciale Functies.
•
Als de toets [Spec. Functies] verschijnt in het scherm, drukt u op de toets om de toets [Snelbestand] en de toets [Bestand] weer te geven.
Documentarchivering gebruiken in de afdrukmodus
Om de documentarchiveringsfunctie te gebruiken in de afdrukmodus selecteert u Documentarchivering in de printerdriver.
Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van documentarchivering in de afdrukmodus de paragraaf "HANDIGE
PRINTERFUNCTIES" in de Printerhandleiding.
Documentarchivering gebruiken in PC-Fax-/PC-I-Fax-modus
Om documentarchivering te gebruiken in de modus PC-Fax of PC-I-Fax, selecteert u de instellingen voor
documentarchivering in de PC-Fax-driver. Meer informatie vindt u in de help van de PC-I-Fax-driver.
9
BASISSCHERM VAN DE DOCUMENTARCHIVERINGSMODUS
Als u op de knop [DOCUMENT ARCHIVERING] op het bedieningspaneel drukt, verschijnt het onderstaande scherm. Dit
scherm wordt gebruikt om de afbeelding van een gescand origineel op te slaan en tijdens het kopiëren of faxen
opgeslagen afbeeldingsbestanden op te halen en te gebruiken.
(1) (2)
DOCUMENT
ARCHIVERING
BEELD
Bestand Opslaan
Scannen naar
schijf
VERZENDEN
KOPIE
(1) Toets [Schijfstatus]
Druk op deze toets om na te gaan hoeveel van de harde
schijf van het apparaat in gebruik is.
De gebruikte schijfruimte wordt weergegeven in stappen
van 1%.
Schijfstatus
Hoofdmap 50% Aangepaste Map 25%
0 25 50 75 100%
Snelmap 30%
0 25 50 75 100%
(2) Toets [Zoeken]
Druk op deze toets om een in een map opgeslagen
bestand te zoeken.
U kunt zoeken op gebruikersnaam, bestandsnaam of
mapnaam.
Vrij Geheug.: 25%
Vrij Geheug.: 70%
☞ EEN OPGESLAGEN BESTAND ZOEKEN
(pagina 42)
(3) Toets [Scannen naar schijf]
Druk op deze toets om Scannen naar schijf te selecteren.
Er wordt niets afgedrukt of verzonden.
Het bestand wordt opgeslagen in de Hoofdmap of een
aangepaste map.
☞ EEN DOCUMENT ALLEEN OPSLAAN (Scannen
naar schijf) (pagina 17)
Schijfstatus
Zoeken
Bestand Ophalen
Bestandsmap
Snelmap
Externe gege-
venstoegang
(4) (5) (6)(3)
(4) Toets [Externe gegevenstoegang]
Deze toets kunt u selecteren wanneer een FTP-server of
een USB-geheugen is aangesloten op het apparaat. Het
scherm verschijnt ook wanneer tweemaal op de toets
[DOCUMENT ARCHIVERING] wordt gedrukt.
OK
☞ "DIRECT AFDRUKKEN VAN EEN BESTAND OP
EEN FTP-SERVER OF IN EEN USB-GEHEUGEN"
in de Printerhandleiding
(5) Toets [Snelmap]
Druk op deze toets om een bestand op te halen uit de
Snelmap. Als u op deze toets drukt, wordt het
bestandsselectiescherm voor de Snelmap weergegeven.
☞ EEN BESTAND OPSLAAN MET "Snelbestand"
(pagina 11)
(6) Toets [Bestandsmap]
Druk op deze toets om een bestand op te halen uit de
Hoofdmap of een aangepaste map. Wanneer u op deze
toets drukt, verschijnt het bestandselectiescherm van de
Hoofdmap of een van de aangepaste mappen.
Wanneer u gebruikersauthenticatie gebruikt en Mijn map
is geconfigureerd, verschijnt het bestandselectiescherm
van Mijn map.
☞ EEN BESTAND OPSLAAN MET "Bestand"
(pagina 13)
10
BESTANDEN OPSLAAN MET DE
11
2
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een origineel als afbeeldingsbestand kunt opslaan met de functies Snelbestand,
Bestand en Scannen naar schijf van de documentarchiveringsmodus.
DOCUMENTARCHIVERINGSFUNCTIE
EEN BESTAND OPSLAAN MET "Snelbestand"
Bij het kopiëren, afdrukken of verzenden van een document in de kopieermodus kan "Snelbestand" worden
geselecteerd om een afbeelding van het document op te slaan in de Snelmap.
De afbeelding kan op een later tijdstip worden opgehaald, zodat u het document kunt afdrukken of verzenden zonder
dat u het origineel hoeft te zoeken.
Als voorbeeld wordt hieronder de procedure voor het opslaan van een document in de Snelmap tijdens het kopiëren uitgelegd.
Plaats het origineel.
Leg het origineel met de bedrukte zijde omhoog in de
invoerlade of met de bedrukte zijde omlaag op de glasplaat.
1
2
3
Gereed voor scannen kopie.
Meerkleuren
Kleurmodus
Opdrachteig.
instellingen
Auto
Belichting
100%
Kopieerfactor
0
Dubbelz. KopieOrigineel
A4
Normaal
1.
A4
2.
A4R
3.
B4
4.
A3
A4
Uitvoer
Spec. Functies
Bestand
Snelbestand
Druk op de toets [Snelbestand].
Druk op de toets [OK].
Gescande gegevens worden automatisch
opgeslagen in de snelbestandmap. Sla
hier geen vertrouwelijke gegevens op.
OK
Om Snelbestand te annuleren...
Druk op de toets [Snelbestand] op het scherm van stap 2 zodat deze niet wordt gemarkeerd nadat u op de toets [OK]
hebt gedrukt.
De toets [Snelbestand] wordt gemarkeerd en u keert terug naar
het basisscherm van de kopieermodus.
11
4
of
Selecteer de kopieerinstellingen en druk
vervolgens op de toets [STARTEN
KLEUR] ( ) of de toets [STARTEN
ZWART-WIT] ( ).
• Zodra het kopiëren begint, wordt de gescande
documentafbeelding opgeslagen op de harde schijf.
De geselecteerde kopieerinstellingen worden ook
opgeslagen.
• Om onbedoeld opslaan van het document te voorkomen
wordt gedurende 6 seconden nadat u op de knop [START]
hebt gedrukt de volgende waarschuwing weergegeven: "De
gescande gegevens worden opgeslagen in de
snelbestandmap".
U kunt de weergaveduur van zes seconden wijzigen onder
"Mededelingentijd Instellen" in de systeeminstellingen
(beheerder).
• Als u de pagina's van het origineel in de documentinvoerlade
hebt geplaatst, worden alle pagina's gescand.
• Als u het origineel op de glasplaat hebt geplaatst, wordt elke
pagina afzonderlijk gescand.
Plaats zodra een pagina is gescand de volgende pagina en
druk op de toets [START].
Herhaal deze procedure totdat alle pagina's zijn gescand en
druk vervolgens op de toets [Lezen Klaar].
Om het scannen te annuleren...
Druk op de toets [STOP] ( ).
• Als een bestand wordt opgeslagen met de functie Snelbestand, worden automatisch de volgende gebruikersnaam en
bestandsnaam aan het bestand toegekend.
Gebruikersnaam: Gebr. Onbekent
Bestandsnaam: Modus_Maand-Dag-Jaar_Uur-Minuut-Seconde
(Voorbeeld: Kopieren_01082005_134050)
Opgeslagen in: Snelmap
• Als gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt automatisch de voor het inloggen gebruikte gebruikersnaam
geselecteerd.
• Alleen de bestandsnaam en locatie van een bestand dat in de Snelmap is opgeslagen, kan worden gewijzigd.
Om Snelbestand te annuleren...
Druk op de toets [Snelbestand] in het scherm van stap 2.
12
EEN BESTAND OPSLAAN MET "Bestand"
11
Bij het kopiëren, afdrukken of verzenden van een document in de kopieermodus, afdrukmodus of verzendmodus kunt u
"Bestand" selecteren om een afbeelding van het document op te slaan in de Hoofdmap of een eerder gemaakte
aangepaste map. De afbeelding kan op een later tijdstip worden opgehaald, zodat u het document kunt afdrukken of
verzenden zonder dat u het origineel hoeft te zoeken.
Als voorbeeld wordt hieronder de procedure voor het gebruik van "Bestand" tijdens het kopiëren uitgelegd.
Plaats het origineel.
Leg het origineel met de bedrukte zijde omhoog in de
invoerlade of met de bedrukte zijde omlaag op de glasplaat.
1
2
3
Gereed voor scannen kopie.
Meerkleuren
Kleurmodus
Opdrachteig.
instellingen
Auto
Belichting
100%
Kopieerfactor
Bestandsinformatie
Vertrouwelijk
Gebruik.Naam
Bestandsnaam
Opgeslagen in:
Gebr. Onbekent
Kopieren_01082005_134050
Hoofdmap
Origineel
1.
A4
2.
A4R
3.
B4
4.
A3
Wachtwoord
A4
Normaal
A4
Annuleren
0
Dubbelz. Kopie
Uitvoer
Spec. Functies
Bestand
Snelbestand
OK
Druk op de toets [Bestand].
Configureer de
bestandsinformatie-instellingen.
Raadpleeg voor het selecteren van de gebruikersnaam,
bestandsnaam, map en de vertrouwelijkheidsstatus de
paragraaf "BESTANDSINFORMATIE" (pagina 15).
Een gebruikersnaam specificeren: pagina 15
Een bestandsnaam toewijzen: pagina 15
Een map specificeren: pagina 16
Een bestand opslaan als vertrouwelijk: pagina 16
Hebt u bovenstaande instellingen geconfigureerd, dan keert u
terug naar dit scherm. Ga door met de volgende stap. Hiermee
selecteert u de resolutie waarin het bestand wordt verzonden.
Als u geen gebruikersnaam of andere informatie wilt toekennen
aan het bestand, gaat u verder met de volgende stap.
4
Bestandsinformatie
Vertrouwelijk
Gebruik.Naam
Bestandsnaam
Opgeslagen in:
Annuleren
Wachtwoord
Gebr. Onbekent
Kopieren_01082005_134050
Hoofdmap
OK
Druk op de toets [OK].
De toets [Bestand] wordt gemarkeerd en u keert terug naar het
basisscherm van de kopieermodus.
13
5
of
Om het scannen te annuleren...
Druk op de toets [STOP] ( ).
Selecteer de kopieerinstellingen en druk
vervolgens op de toets [STARTEN
KLEUR] ( ) of de toets [STARTEN
ZWART-WIT] ( ).
• Zodra het kopiëren begint, wordt de gescande
documentafbeelding opgeslagen op de harde schijf.
De geselecteerde kopieerinstellingen worden ook
opgeslagen.
• Als u de pagina's van het origineel in de documentinvoerlade
hebt geplaatst, worden alle pagina's gescand.
• Als u het origineel op de glasplaat hebt geplaatst, wordt elke
pagina afzonderlijk gescand.
Plaats zodra een pagina is gescand de volgende pagina en
druk op de toets [START].
Herhaal deze procedure totdat alle pagina's zijn gescand en
druk vervolgens op de toets [Lezen Klaar].
Als een bestand wordt opgeslagen met de functie "Bestand" zonder dat bestandsinformatie wordt toegekend, worden
automatisch de volgende gebruikersnaam en bestandsnaam aan het bestand toegekend.
Gebruikersnaam: Gebr. Onbekent
Bestandsnaam: Modus_Maand-Dag-Jaar_Uur-Minuut-Seconde
(Voorbeeld: Kopieren_01082005_134050)
Opgeslagen in: Hoofdmap
Als gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt automatisch de voor het inloggen gebruikte gebruikersnaam geselecteerd.
Om de bewerking Bestand te annuleren...
Druk op de toets [Annuleren] in het scherm van stap 3.
14
Loading...