SAGE Gestion Commerciale 2015 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale
Ciel Gestion commerciale
Evolution
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Configuration minimale
Versions monopostes
• Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
• Processeur 1,5 GHz.
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible.
• Un lecteur DVD-Rom.
• Une résolution écran de 1024x768 points.
• Une connexion Internet haut débit.
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
• Une imprimante laser ou jet d'encre.
Versions réseaux
• Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur).
Versions souscriptions
• Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant.
La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit remplie.
Sommaire
Prise en main .................................................................................................... 6
Documentation.................................................................................................................................7
Si vous débutez.................................................................................................................................8
Entraînez-vous ................................................................................................................................12
Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 20
Créez votre dossier.........................................................................................................................21
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................26
Les paramètres du dossier.............................................................................................................27
Créez les données de base ............................................................................................................29
Saisie et traitements des pièces commerciales ........................................... 44
Saisissez les pièces clients.............................................................................................................45
Saisissez les pièces fournisseurs ...................................................................................................62
Gestion de production....................................................................................................................63
Commandes des articles en rupture .............................................................................................64
Les états........................................................................................................... 65
Principes généraux.........................................................................................................................66
Les états articles .............................................................................................................................68
Les états clients fournisseurs.........................................................................................................71
Les états analyses...........................................................................................................................77
Traitements de fin d’année............................................................................ 80
Fin d’exercice..................................................................................................................................81
Le journal comptable......................................................................................................................82
La régulation des stocks.................................................................................................................83
Purge des pièces commerciales....................................................................................................84
Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................86
Gestion des dossiers....................................................................................... 87
La sauvegarde.................................................................................................................................88
La restauration ................................................................................................................................89
La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................91
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................92
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................ 93
La gestion des stocks multi-dépôts...............................................................................................94
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux.................................................................96
La relation client .............................................................................................................................97
Gestion avancée des relances clients...........................................................................................98
Liste des ordres de production ......................................................................................................99
Les factures d’abonnement .........................................................................................................100
Les factures multi-échéances......................................................................................................101
Les infos «perso»..........................................................................................................................102
La gestion des sociétés ................................................................................................................102
Administration avancée des utilisateurs ....................................................................................102
Index .............................................................................................................. 103
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
Prise en main
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
apporte une information complémentaire sur un point particulier.
attire votre attention sur un point important.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu
IDE :
A
•le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et
en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution.
•le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Pré-
sentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui
décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord).
•le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une
ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
AIDE du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
6
Prise en main
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points
précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
•Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 28.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion
complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce
commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton .
7
La fenêtre Article s’affiche.
Saisissez toutes les informations caractérisant l’article.
Le code
article est obligatoire.
Validez la création de votre article en
cliquant sur le bouton [OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro
du devis est obliga-
toire.
Validez la création de votre devis
en cliquant sur le bouton [OK].
Prise en main
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe Les articles, page 32.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
8
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transférant
directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer].
Prise en main
3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande
TURE.
TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FAC-
4. Confirmez le traitement.
5. Vous pouvez à ce stade
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 53.
IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de
vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison,
etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement
de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du
générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
9
Prise en main
Créez votre société
Établissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite
de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
10
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté
dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes
PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez
pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire
Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche <F1>).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être
créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre
la société exemple].
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande
d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre
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La fenêtre principale de l’application
Barre de menus
Barre de titre
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Prise en main
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous
travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet
Accueil de l’Intuiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
L’Intuiciel
visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le
menu F
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet
d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions :
est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus
ENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
12
Prise en main
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux suivants :
• l’accueil Ciel,
• le bureau de réglages,
• et le bureau personnalisable.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse
avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Le bureau de réglages
Le bouton vous donne accès au bureau de réglages. Voir Bureau de réglages, page 23.
Le bureau personnalisable
Le bouton vous donne accès au bureau personnalisable. Il se présente comme l’Intuiciel sous forme
d’ellipse avec des boutons que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaitez. Voir Personnaliser mon
bureau, page 15.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre
logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.)
ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous
pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer
ainsi que les devis en cours.
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Prise en main
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez
modifier cette date en cliquant dessus.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le
bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de
personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états
paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le
menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre
Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité.
Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin
appuyez sur la touche <Entrée>.
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Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre
d'icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux
fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez
sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu C
AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
ONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre
bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
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Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche
blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de
tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de
tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenezle enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes
s’affiche.
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Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre
plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :
Prise en main
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin)
tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et
cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible
s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de
Ciel Gestion commerciale,
•le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande
du menu D
IVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD
17
Prise en main
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône .
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
18
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez
les paramètres généraux de celui-ci.
1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de
récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : la fenêtre ci-dessous s'affiche avec la liste déroulante conte-
nant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui]
pour reprendre les paramètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dos-
sier ci-dessous :
2. Dans cette fenêtre, saisissez le nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant de création de dossier s'affiche.
20
Assistant de création d’un dossier
La création de votre dossier se fait via un assistant de création en deux étapes.
Etape 1
Création et mise en place d’un dossier
Mes coordonnées
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies
seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
1. Saisissez la raison sociale de votre entreprise ainsi que son adresse complète, code postal, ville, n° de télé-
phone, portable et adresse e-mail.
Mon logo
2. Insérez votre logo dans la zone prévue à cet effet.Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier;
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, disque dur
externe...);
• récupérer une image issue d’un scanneur ou d’un appareil photo numérique.
Mon statut
3. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui
se déploie.
4. Indiquez le capital de votre établissement.
Mon immatriculation
5. Saisissez votre numéro de SIRET, votre NII : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA), le code APE
(Activité Principale de l'Entreprise).
6. Précisez si votre société est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (R.C.S.) ou au répertoire des
21
métiers (RM).
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
7. Saisissez votre numéro d’immatriculation (RCS / RM)..
Si vous ne connaissez pas les informations concernant votre immatriculation, vous pourrez les saisir par
la suite dans les paramètres société.
8. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton .
Etape 2
Création et mise en place d’un dossier
Mes dates d’exercice comptable
1. Indiquez la période de votre exercice comptable en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien
utiliser l'icône du calendrier .
Mes réglages complémentaires
Ma monnaie
2. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Attention !
Vous ne pourrez plus modifier le paramétrage des décimales une fois que votre dossier sera créé.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel et choisissez la commande M
LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la zone qui s'affiche en face de la monnaie, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte.
ODIFIER
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Création et mise en place d’un dossier
Mes articles
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les prix unitaires, les quantités, les
taux de remise, les poids dans les listes déroulantes correspondantes.
Mon dossier
5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez
les zones de la fenêtre Mot de passe.
6. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cliquez sur [Oui].
7. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Un fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la
barre de titre de la fenêtre principale.
Bureau de réglages
Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages.
Vous pouvez accéder d’un simple clic au paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et
fournisseur, votre comptabilité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions
utilisées fréquemment.
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier
de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
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Création et mise en place d’un dossier
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
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Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts.
C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu D
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
L'étape Création à partir de Sage Production Experts s'affiche.
OSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de
remise et d'escompte, les poids.
Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces
paramètres à partir du menu D
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est
automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu D
RATION).
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
OSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTU-
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Création et mise en place d’un dossier
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la
création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des
éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité,
Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet Paramètres, définissez :
• exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de début et de fin de période de saisie,
• la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas,
sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements.
• les principaux comptes et journaux par défaut,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez
sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte
reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées.
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres
Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
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Création et mise en place d’un dossier
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres
Numérotation du M
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents
établissements bancaires utilisés par la société.
ANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres
Banque principale du M
Paramètres Calculs sur quantité
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ.
ANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de
vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres
Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
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Création et mise en place d’un dossier
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments
seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi
que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
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Création et mise en place d’un dossier
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu D
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.
Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
OSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Vous pouvez à partir de la liste des TPF
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite,
espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille
d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être
appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à
la quantité de l'article.
• par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant
de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible
depuis le menu A
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste
des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la
liste des représentants
IDE.
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants.
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Création et mise en place d’un dossier
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le
menu D
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier
si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque
fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien
retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement
d'une entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou
consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille.
OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
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