SAGE Gestion Commerciale 2014 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale
et
Ciel Gestion commerciale
Évolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................6
Documentation........................................................................................................................ 7
Si vous débutez ....................................................................................................................... 8
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................20
Créez votre dossier ............................................................................................................... 21
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24
Créez les données de base .................................................................................................... 26
Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................58
Gestion de production ...........................................................................................................59
Commandes des articles en rupture.......................................................................................60
Les états ...................................................................................................61
Principes généraux ................................................................................................................ 62
Les états articles.................................................................................................................... 64
Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67
Les états analyses.................................................................................................................. 73
Traitements de fin d’année .......................................................................76
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77
Le journal comptable............................................................................................................. 78
La régulation des stocks ........................................................................................................79
Purge des pièces commerciales .............................................................................................80
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81
Gestion des dossiers.................................................................................82
La sauvegarde ....................................................................................................................... 83
La restauration ...................................................................................................................... 84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87
La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux.............................................................90
La relation client.................................................................................................................... 91
Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92
Liste des ordres de production .............................................................................................. 93
Les factures d’abonnement....................................................................................................94
Les factures multi-échéances ................................................................................................95
Les infos «perso»................................................................................................................... 96
La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96
Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96
Index ........................................................................................................97
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Prise en main
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
•le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution.
Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui
•le
contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel),
le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de
personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des
fenêtre de type tableau de bord).
Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
•le
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur
votre ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la
touche
<F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
7
Prise en main
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 26.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande
.
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
article est très importante. Avant de vouloir saisir
8
Prise en main
Saisissez toutes les informations
caractérisant l’article.
Le code
article est obligatoire.
Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton
[OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro
du devis est obliga-
toire.
Validez la création de votre
devis en cliquant sur le bouton
[OK].
La fenêtre
Article s’affiche.
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre
Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
9
Prise en main
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transférant directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer].
3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande
EN FACTURE.
TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ
4. Confirmez le traitement.
5. Vous pouvez à ce stade
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles,
contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
10
Prise en main
Créez votre société
Établissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous
ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
11
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,
présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes
PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire
Copie de dossiers sur Internet.
Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche <F1>).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
[J’ouvre la société exemple].
Société Exemple, livré avec le logiciel.
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
12
La fenêtre principale de l’application
Barre de menus
Barre de titre
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Prise en main
L’Intuiciel
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu F
L'Intuiciel
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions :
est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
ENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
13
Prise en main
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut.
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la
personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple
et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous
forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le
mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
année en cliquant sur le bouton .
14
Prise en main
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le
plus souvent.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible
depuis le menu A
IDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité.
Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>.
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
15
Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d'icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
•
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau.
AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
16
Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
17
Prise en main
Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
•
Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
•
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :
• sur votre
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Web via le moteur de recherche Google.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Gestion commerciale,
• le mode
des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
(où vous pouvez être joint).
phone
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
18
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Prise en main
19
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
2. Renseignez le Nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.
4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
Création, cochez l’option de votre choix.
• Cochez l'option
vant>] ou bien,
• Cochez l'une des options :
Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupéra-
tion d’un dossier
Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Sui-
Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien
, page 23.
Création d’un nouveau dossier
Monnaie du dossier
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la com-
mande
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
• cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
3. Cochez l'option
lors de votre référencement.
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
.
Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
21
Création et mise en place d’un dossier
Paramétrage des décimales
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les
taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton.
Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale
(Menu D
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 22.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 23.
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous
gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe.
22
Création et mise en place d’un dossier
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu
IDE.
A
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
•
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
23
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Création et mise en place d’un dossier
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (
Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors
de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Res-
ponsable
), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet
• exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de début et de fin de
• la date de début de
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option
• les principaux comptes et journaux par défaut,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela,
cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet
Paramètres, définissez :
période de saisie,
période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,
Encaissements.
Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multiéchéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Facturation du M
Paramètres de facturation contient des informations variées.
ANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
24
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
Création et mise en place d’un dossier
La fenêtre Paramètres de
quelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour les-
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Banque principale du M
ANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Calculs sur quantité
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles,
lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
25
Création et mise en place d’un dossier
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Nouvelle TVA s’affiche.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case
client.
6. Indiquez le
ainsi que le
ser.
TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulari-
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
26
Création et mise en place d’un dossier
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou
par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par
tranches peut être appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au
montant ou à la quantité de l'article.
par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du
•
montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions
accessible depuis le menu A
IDE.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
représentants.
27
Création et mise en place d’un dossier
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu D
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
Le
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
4. Sélectionnez la
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
Nom du fournisseur.
Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
Chiffre d'affaires par famille.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case
Mode de règlement.
Bloqué.
28
Création et mise en place d’un dossier
3. Cochez la case
relevés de comptes.
Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses (principale et autres adresses) du fournisseur.
Sélectionnez l'option
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
adresse Internet.
son
Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’
Onglet Complément
Aide de votre logiciel accessible par la touche <F1> .
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe
2. Indiquez dans ce cas le
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case
CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
.
N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.
Compte comptable.
Divers
4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur.
6. Cochez l’option
7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en
TTC
.
Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
29
Création et mise en place d’un dossier
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement.
8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur.
9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée
dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
Identification
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte
ainsi que la Clé RIB.
Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés
d'Identité Bancaire (R.I.B.).
Coordonnées
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode
de création des familles d’articles.
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Le terme
ou bien des produits annexes (port, etc.).
Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service
30
Création et mise en place d’un dossier
Vous n'avez pas accès aux
zones Cde client
et Cde fourn.
car elles sont automatiquement calculées en fonction
des commandes achats et /
ou ventes non soldées.
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
Le
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu D
OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
2. Saisissez le
Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la
Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case
Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu D
OSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
Le
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche
tiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le
Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automa-
• ou une régulation de stock.
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