SAGE Gestion Commerciale 2011 Manuel de référence [fr]
Guide de référence
Ciel Gestion Commerciale et
Ciel Gestion Commerciale Evolution
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Sage Activité Ciel
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 7
Naviguer dans le guide électronique........................................................................................9
Menu Dossier............................................................................................10
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11
Nouveau................................................................................................................................ 12
Ouvrir....................................................................................................................................18
Fermer................................................................................................................................... 20
Paramètres ............................................................................................................................ 21
Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 33
Options .................................................................................................................................36
Imports ................................................................................................................................. 41
Exports.................................................................................................................................. 41
Mise en page ......................................................................................................................... 42
Imprimer ............................................................................................................................... 43
Aperçu avant impression .......................................................................................................43
Impressions...........................................................................................................................44
Mot de passe......................................................................................................................... 45
Sauvegarde/Restauration.......................................................................................................47
Quitter...................................................................................................................................55
Menu Edition.............................................................................................56
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57
Annuler .................................................................................................................................58
Couper .................................................................................................................................. 58
Copier ................................................................................................................................... 58
Coller ....................................................................................................................................58
Effacer................................................................................................................................... 58
Fiches.................................................................................................................................... 59
Sélectionner tout ................................................................................................................... 59
Rechercher ............................................................................................................................59
Poursuivre la recherche .........................................................................................................60
Atteindre ............................................................................................................................... 60
Rafraîchir............................................................................................................................... 60
Tout afficher.......................................................................................................................... 60
Liste ...................................................................................................................................... 60
Menu Listes ..............................................................................................61
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 62
Clients...................................................................................................................................63
Prospects ..............................................................................................................................73
Fournisseurs.......................................................................................................................... 76
Représentants ....................................................................................................................... 82
Articles.................................................................................................................................. 85
Familles articles..................................................................................................................... 99
Remises/Promotions ...........................................................................................................102
Dépôts ................................................................................................................................ 107
Mouvements de stock.......................................................................................................... 113
Ordres de production .......................................................................................................... 116
Affaires ............................................................................................................................... 118
TVA ..................................................................................................................................... 120
TPF...................................................................................................................................... 121
Banques .............................................................................................................................. 122
Modes de paiement .............................................................................................................125
Eco-participations ............................................................................................................... 128
Comptabilité........................................................................................................................ 130
Infos Perso. ......................................................................................................................... 134
Autres listes ........................................................................................................................ 135
Menu Ventes...........................................................................................137
Vue d’ensemble................................................................................................................... 138
Top Facture ......................................................................................................................... 139
Pièces clients....................................................................................................................... 146
Détail pièces clients............................................................................................................. 163
Devis/Pro forma .................................................................................................................. 164
Commandes ........................................................................................................................ 169
Bons de livraison (BL)........................................................................................................... 176
Factures d’acompte clients .................................................................................................. 179
Factures .............................................................................................................................. 180
Avoirs.................................................................................................................................. 185
Règlements ......................................................................................................................... 189
Abonnements clients ...........................................................................................................195
e-Commerce ....................................................................................................................... 199
Menu Achats...........................................................................................200
Vue d’ensemble................................................................................................................... 201
Pièces fournisseurs.............................................................................................................. 202
Détail pièces fournisseurs....................................................................................................217
Commandes ........................................................................................................................ 218
Bons de réception (BR).........................................................................................................219
Factures d’acompte fournisseurs .........................................................................................221
Factures .............................................................................................................................. 222
Avoirs.................................................................................................................................223
Règlements ......................................................................................................................... 223
Abonnements fournisseurs..................................................................................................223
Menu Traitements...................................................................................224
Vue d’ensemble................................................................................................................... 225
Remises en banque .............................................................................................................226
Liaison comptable ............................................................................................................... 228
Gestion de production ......................................................................................................... 230
Commandes des articles en rupture.....................................................................................236
Régulation des stocks.......................................................................................................... 237
Relance ...............................................................................................................................238
Purge...................................................................................................................................240
Top Clôture ......................................................................................................................... 242
Relations clients .................................................................................................................. 243
Rappels ...............................................................................................................................245
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 247
Menu Etats..............................................................................................249
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 250
Liste des états disponibles...................................................................................................251
Portefeuille des commandes ................................................................................................ 252
Commandes non livrées ......................................................................................................254
Relevé de comptes............................................................................................................... 255
Echéancier........................................................................................................................... 256
Evolution des ventes............................................................................................................ 257
Lettre de pénalités de retard................................................................................................258
Encours Clients.................................................................................................................... 259
Relance client ...................................................................................................................... 260
Mailing ................................................................................................................................ 262
Suivi des stocks................................................................................................................... 263
Inventaire des articles.......................................................................................................... 264
Catalogue des articles ......................................................................................................... 265
Articles par dépôt................................................................................................................ 266
Nomenclature des articles ...................................................................................................267
Capacité de fabrication........................................................................................................ 267
Etats récapitulatifs............................................................................................................... 268
Menu Divers............................................................................................269
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 270
Analyseur commercial ventes............................................................................................... 271
Analyseur commercial achats...............................................................................................273
Statistiques globales............................................................................................................ 274
Statistiques ......................................................................................................................... 275
Objectifs.............................................................................................................................. 276
Répartition par famille ......................................................................................................... 277
Importer.............................................................................................................................. 278
Historique archivages DGFiP ................................................................................................278
Démarrer version < 2006 .................................................................................................... 279
Menus découverte / Menus standard ...................................................................................279
Messagerie .......................................................................................................................... 279
Menu Fenêtres ........................................................................................280
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 281
Fermer................................................................................................................................. 281
Tout fermer.........................................................................................................................281
Suivante .............................................................................................................................. 281
Précédente .......................................................................................................................... 281
Cascade............................................................................................................................... 282
Mosaïque............................................................................................................................. 282
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 283
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................287
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 287
Menu Aide ..............................................................................................288
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 289
Index................................................................................................................................... 289
Aide contextuelle ................................................................................................................ 289
Besoin d’aide....................................................................................................................... 290
Informations de dernière minute ......................................................................................... 290
Démo rapide........................................................................................................................ 290
Formation Flash................................................................................................................... 290
Manuel de référence ............................................................................................................ 290
Annexes .............................................................................................................................. 291
Manuel générateur d’états ...................................................................................................291
Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 291
Infos mise à jour.................................................................................................................. 291
A propos de......................................................................................................................... 291
Index ......................................................................................................292
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Symbole Fonction
)
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
*
L
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Le fichier Informations de dernière minute
Il présente les nouveautés de la version et les informations de dernière minute.
Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE.
La formation Flash
Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités :
• A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option
• A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu A
Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
Suivre la formation flash.
IDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
Manuels papier
• pour Ciel Gestion Commerciale : le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du
logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• pour Ciel Gestion Commerciale Evolution : le
tions de votre logiciel.
guide de référence qui décrit en détail la totalité des fonc-
Manuels électroniques (au format PDF)
•le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de
votre logiciel.
• le manuel électronique
Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
• le manuel électronique
mettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis le menu A
Installation d'Adobe Reader®
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Annexes accessible depuis le menu AIDE.
Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous per-
IDE.
7
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
8
Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé
ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
9
Nouveau
Menu Dossier
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Mobile Live
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu D
nées ou bien de les supprimer.
OSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les don-
11
Menu Dossier
Nouveau
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
[Créer].
L'assistant
2. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Facture.
Top Départ s'affiche.
Création, indiquez le nom de votre société ou association puis cliquez sur le bouton
• Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien,
• Cochez l'option
le bouton [OK].
Récupérer un dossier de Ciel Devis Facture dans Ciel Gest ion Commerciale puis cliquez sur
Création d’un nouveau dossier
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Monnaie du dossier
Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'
Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
3. cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
4. Cliquez sur le bouton .
Euro
est sélectionné.
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques.
12
6. Cliquez sur le bouton [OK].
Menu Dossier
7. Cochez l'option
lors de votre référencement.
Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies
Paramétrage des décimales
Attention !
Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.
8. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF,
escompte, remise) les
9. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut].
poids, les coefficients etc.
Choix du mode de création
10. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 13.
• Mode de création détaillé en 9 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 14.
Création rapide d’un dossier
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le
l'Entreprise), le
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
2. Indiquez la
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous
période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
13
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• saisir une pièce commerciale à l'aide de l'assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139.
• visualiser la démonstration rapide de votre logiciel.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
Création détaillée d’un dossier
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
Menu Dossier
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre activité et le nom du dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de
un.
2. Indiquez la
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Les 3 boutons situés dans la partie
• les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 24.
• les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 27.
• les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 28.
période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
Plus de paramètres vous permettent de définir :
Troisième étape : logo
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB,
CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un
scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
14
Pour régler la taille de l'image
Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de
l'image ou vers la gauche pour la réduire.
Quatrième étape : familles articles
La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles.
Créer une famille d’articles
Créer une famille d’articles, page 99.
Voir
Modifier une famille d’articles
Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une famille d’articles
Menu Dossier
Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Cinquième étape : articles
La quatrième étape vous permet de créer vos articles.
Créer un article
Créer un article, page 85.
Voir
Modifier un article
Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un article
Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
* Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers.
•
Article divers
Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez
pas de code article.
Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information
de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
Article automatique
•
Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures
d'acompte, remboursement d'avoir).
15
Menu Dossier
Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les
onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier.
Paramètres facturation
Sixième étape : clients
La cinquième étape vous permet de créer vos clients.
Créer un client
Créer un client, page 64.
Voir
Modifier un client
Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un client
Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Septième étape : fournisseurs
La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs.
Créer un fournisseur
Créer un fournisseur, page 77.
Voir
Modifier un fournisseur
Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un fournisseur
Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Huitième étape : représentants
La septième étape vous permet de créer vos représentants.
Créer un représentant
Créer un représentant, page 82.
Voir
Modifier un représentant
Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
16
Supprimer un représentant
Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
Menu Dossier
• saisir une pièce commerciale à l’aide de l’
• visualiser la démonstration rapide de votre logiciel
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139.
Récupération d’un dossier Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion Commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile.
1. Sélectionnez le dossier de Ciel Devis Facture ou de Facturation Facile à récupérer puis cliquez sur le
bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
•
Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
•
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion Commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
* Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
17
Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton
.
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
• le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs
dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite
sur le bouton [OK].
* Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner
directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à
partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande
NOUVEAU du menu DOSSIER.
Voir Nouveau, page 12.
Options supplémentaires
Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode
avancé est activé.
18
Menu Dossier
En mode avancé
Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE
AVANCÉ.
Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des
dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier.
A partir du menu Contextuel
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
• Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-
•
ter votre dossier sans apporter de modifications.
19
Menu Dossier
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
20
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à
l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité,
Responsable), des
coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société.
Onglet Coordonnées
Identification
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
, Télécopie, adresse e-mail, etc).
phone
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au
duels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indivi-
R.C.S. (Registre du Commerce et des
21
Menu Dossier
5. Saisissez votre
par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni
* La plupart des informations définies dans cette étape sont récupérées dans les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Coordonnées
6. Indiquez le numéro de Téléphone, le Fax, l'adresse E-mail et éventuellement l'adresse du site Internet
de votre entreprise.
7. Indiquez ensuite le titre et le nom
Responsable.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez ensuite son Activité et Code société.
3. Saisissez si vous le souhaitez le nom de votre
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les
Établissement (principal ou secondaire).
coordonnées de votre expert comptable.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Paramètres Comptabilité
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Onglet Paramètres
1. Indiquez les dates suivantes :
• dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• dates de
• date de Début des objectifs.
Début et de fin de période de saisie
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Menu Dossier
* La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement.
L’icône , située en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date.
Attention !
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
TVA sur ventes / TVA sur achats
2. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs).
3. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option
4. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option
Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés
automatiquement.
Réglages compta
Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramétrage
des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.).
Débits.
Encaissements.
Journaux par défaut / Principaux comptes par défaut
Vous pouvez définir les éléments qui seront pris en compte par défaut :
• les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs),
• les codes des principaux
journaux (journaux d'achat, de vente et de banque).
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de paramétrer :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
•les
5. lUne fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
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Paramètres Facturation
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Menu Dossier
Onglet Divers
Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15
mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures.
Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le
cas où les sommes dues sont réglées après cette date.
1. Dans la zone
2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé.
3. Dans la zone inférieure de la fenêtre saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur
votre facture.
En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention
Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.
exonération de TVA (art 262 ter I du CGI).
Onglet Saisie
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de
la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).
Alerte sur les pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou
décocher) les options suivantes :
• Article bloqué.
• Client bloqué.
• Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock
nible
).
• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.
réel ou sur la quantité du stock dispo-
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Menu Dossier
• Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de
TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que
l'ajout d'une TVA est impossible.
• Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) : cette option permet d’activer l’alerte qui vous prévient
qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects.
• Encours client dépassé : en cochant cette option, le dépassement de l’encours client vous est signalé
au moment de la validation de sa facture.
• Remises/Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de
pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
Gestion des clients
Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé
seront automatiquement bloqués.
Si vous cochez
crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au
Mode de calcul des statistiques articles
Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pi ed, les remises que vous avez effectuées seront prises en
compte dans vos statistiques.
Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case
Comptabiliser l’escompte.
Statistiques représentants
Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque
les factures et avoirs seront validés.
Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les
factures seront réglées.
Autres
Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article.
Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I
sont cochées.
Cocher la case
documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client.
Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de
Voir Onglet Complément, page 67.
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des
abonnements, du multi-échéances, etc.
Gestion
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes.
Le
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
Article par défaut
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que
vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
3. Vous devez également définir un article
ment des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).
automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatique-
* Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.
4. Cochez l'option
Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
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Menu Dossier
5. Sélectionnez un code
client par défaut . Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce com-
merciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc.
6. Sélectionnez un code
fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie
d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.
7. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
•le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opéra-
• les
tions de prospection, actions marketing, lettres de relances).
Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps
• les
régulier.
TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroa-
•la
limentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
nomenclatures.
• les
Stocks
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.
8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le
multi-dépôts
(articles gérés en stock par défaut).
Gestion à 0 ou négatif
(suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.
• PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
•
Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.
* Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :
• validation de factures fournisseurs,
• entrées «manuelles» de stock direct,
• validation d'ordre d'assemblage.
Onglet Relances
Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.
Cet onglet permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous
est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez
modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande
OSSIER - commande OPTIONS).
D
9. Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
10.Une fois que vous avez défini tous les paramètres de facturation, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu
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Menu Dossier
Paramètres Numérotation
) menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Codes Bases
1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.
Exemple
Saisissez C0001 pour le fichier Clients.
Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001.
Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Codes Pièces
Le principe est identique à celui des Codes bases.
3. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.
Exemple
Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à FA971249.
Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture
émise, saisissez le numéro
4. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
FA971250 dans la zone Factures.
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Menu Dossier
Paramètres Banque principale
) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez le Code et le Nom de la banque.
2. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur.
3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'éta-
blissement bancaire
* En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie
électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez redirigé vers le site Internet de la banque.
Onglet R.I.B./Divers
Identification
4. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre banque.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code
normalisés au niveau international.
5. Indiquez le R.I.B proprement dit : le
6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire.
Divers
7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône puis le montant de découvert autorisé,
le
BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B.
N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Onglet Infos Dailly
L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à
laquelle vous êtes rattaché.
8. Saisissez la
Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.
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Menu Dossier
* Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date
particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année).
Siège social
9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site
Internet
10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
).
Paramètres des calculs sur la quantité
) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur les quantités sont des règles que vous créez dans le but de les appliquer sur les quantités
des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Exemple
Vous vendez des bobines de fil électrique au mètre. Le calcul sur la quantité vous permet de calculer le
nombre de bobines à facturer en fonction de la longueur que le client veut. Ainsi, lorsque vous saisirez
une pièce commerciale, vous indiquerez la longueur souhaité par le client dans la zone Quantité. Et, en
appelant la règle de calcul, la conversion sera automatiquement réalisée.
Toutes les règles définies y compris lors des saisies clients sont listées dans cette fenêtre.
Définir une règle
Au préalable
1. Réalisez manuellement le calcul que vous voulez définir.
Par exemple, vous vendez des étagères de 1,80×0,40m avec un prix de vente au M². Un client vous commande 4 étagères. Vous devez calculer la surface que représente cette quantité de 4 pour obtenir le prix
de vente exact. La règle de calcul sera la suivante : Quantité×(longueur×largeur).
2. Créez les rubriques qui ne sont pas par défaut dans la fiche article, par le menu L
INFOS PERSO. Dans l’exemple, il s’agit des rubriques : Longueur et Largeur. Voir Créer une rubrique per-
sonnalisées
, page 134.
Saisir la règle de calcul
* Une règle peut être directement définie lors de la saisie d’une pièce commerciale de vente via le bouton
.
1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer].
Une règle de calcul est constituée de rubriques, de fonctions, d’opérateurs numériques ou d’un texte.
Vous la saisissez dans la zone
Valeur à utiliser.
ISTES, commande
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Menu Dossier
Rubrique Rubriques personnalisées, créées via le menu Listes, commande Infos perso.
Insérer une rubrique
Exemple
1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur l’icône .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la rubrique dont la valeur sera prise en compte dans le calcul.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Insérer une fonction
1. Cliquez sur le bouton et choisissez une fonction. Par
exemple, si vous voulez que la quantité soit arrondie, utilisez la fonction
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction
sera appliquée. Dans l’exemple, il s’agit de la rubrique Qté. Les autres zones permettent d’enrichir la
fonction.
Arr.
L Pour plus de détails sur les fonctions, reportez-vous aux Annexes, au chapitre L’éditeur de scripts,
paragraphe Les fonctions.
Insérer des opérateurs, du texte
Vous disposez en bas de la fenêtre d’opérateurs numériques et de boutons servant à la syntaxe.
* Le texte doit être mis entre guillemets sans quoi votre formule comportera des erreurs.
1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément.
2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets ou un espace.
Modifier une règle
1. Sélectionnez dans la liste le calcul à changer.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une règle
* La suppression d’une règle n’annule pas les calculs déjà réalisés avec celle-ci en saisie de vente.
1. Sélectionnez dans la liste le calcul à effacer.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].
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