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Manuel de référence
Ciel Facturation Facile pour Windows
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet
: http://www.ciel.com
Page 2
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Page 3
Sommaire
Aides et documentations .........................................................................................................6
Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 7
Menu Dossier..............................................................................................8
Vue d’ensemble....................................................................................................................... 9
Nouveau................................................................................................................................ 10
Ouvrir....................................................................................................................................18
Fermer................................................................................................................................... 20
Paramètres ............................................................................................................................ 21
Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 27
Options ................................................................................................................................. 30
Imports ................................................................................................................................. 33
Exports.................................................................................................................................. 33
Mise en page ......................................................................................................................... 34
Imprimer ............................................................................................................................... 35
Aperçu avant impression .......................................................................................................36
Impressions........................................................................................................................... 37
Mot de passe......................................................................................................................... 38
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 40
Quitter...................................................................................................................................44
Menu Edition.............................................................................................45
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 46
Annuler ................................................................................................................................. 47
Couper .................................................................................................................................. 47
Copier ................................................................................................................................... 47
Coller .................................................................................................................................... 47
Effacer................................................................................................................................... 48
Fiches.................................................................................................................................... 48
Sélectionner tout ................................................................................................................... 49
Rechercher ............................................................................................................................ 49
Poursuivre la recherche .........................................................................................................49
Atteindre ............................................................................................................................... 50
Rafraîchir............................................................................................................................... 50
Tout afficher.......................................................................................................................... 50
Liste ...................................................................................................................................... 50
Menu Listes ..............................................................................................51
Vue d’ensemble .................................................................................................................... 52
Clients / Tiers ....................................................................................................................... 53
Contacts................................................................................................................................ 57
Articles.................................................................................................................................. 59
Devis ..................................................................................................................................... 62
Factures d’acompte ............................................................................................................... 66
Factures ................................................................................................................................ 68
Avoirs....................................................................................................................................74
Règlements ........................................................................................................................... 78
Modes de paiement ...............................................................................................................80
Taux de TVA.......................................................................................................................... 83
Eco-participations ................................................................................................................. 85
Autres listes .......................................................................................................................... 87
Page 4
Menu Relations clients ..............................................................................89
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 90
Préparer un devis................................................................................................................... 91
Facturer un client .................................................................................................................. 95
Etablir un avoir .................................................................................................................... 100
Recherche de pièces ............................................................................................................ 103
Etats/statistiques ................................................................................................................ 104
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 105
Menu Mon argent....................................................................................107
Vue d’ensemble................................................................................................................... 108
Encaisser un règlement........................................................................................................109
Rapport des ventes.............................................................................................................. 114
Etats des règlements ........................................................................................................... 116
Menu Traitements...................................................................................117
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 118
Liaison comptable ............................................................................................................... 119
Export relation expert.......................................................................................................... 121
Purge................................................................................................................................... 122
Exports................................................................................................................................ 124
Menu Divers............................................................................................125
Vue d’ensemble................................................................................................................... 126
Historique des archives ....................................................................................................... 127
Calculatrice .........................................................................................................................127
Messagerie .......................................................................................................................... 127
Menu Fenêtres ........................................................................................128
Vue d’ensemble................................................................................................................... 129
Fermer................................................................................................................................. 129
Tout fermer.........................................................................................................................129
Suivante .............................................................................................................................. 129
Précédente .......................................................................................................................... 130
Cascade............................................................................................................................... 130
Mosaïque............................................................................................................................. 130
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 131
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................135
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 135
Menu Aide ..............................................................................................136
Vue d’ensemble................................................................................................................... 137
Aide .................................................................................................................................... 138
Besoin d’aide....................................................................................................................... 138
Démo rapide........................................................................................................................ 138
Manuel de découverte.......................................................................................................... 138
Manuel de référence ............................................................................................................ 139
Guide des mises à jour ........................................................................................................139
A propos de......................................................................................................................... 139
Index ......................................................................................................140
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Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris,
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris,
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE
à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (PDF) :
•Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. Ce manuel
vous explique également le fonctionnement du générateur d’états.
manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les
•Le
fonctions les plus importantes de votre logiciel.
guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
•Le
que les nouveautés fonctionnelles.
L'application Adobe Reader
installée sur votre ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
®
nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
AIDE dans le menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
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Page 6
Naviguer dans le manuel de référence
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir]
situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées
pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
7
Page 7
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Page 8
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les
commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc.
Toutes les données de votre société sont conservées par votre logiciel dans un dossier que vous devez
préalablement créer. Les commandes du menu D
fermer votre dossier.
C'est à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel
PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, PARAMÈTRES FACTURATION). C’est également à partir de ce menu que vous créez et
(
paramétrez vos états (D
OSSIER- OPTIONS-ÉTATS PARAMÉTRABLES).
OSSIER vous permettent ainsi de créer, d’ouvrir, de
9
Page 9
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création de votre dossier,
vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
Attention !
Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.
1. Dans la fenêtre
Si des dossiers ont déjà été créés sur votre poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés
et la fenêtre se présente différemment. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe
déjà soit créer une nouvelle société. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre
société.
Création d’un nouveau dossier, indiquez le nom du dossier.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
3. Dans l’étape
Paramètres du dossier, indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
10
Page 10
Menu Dossier
4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier, positionnez-vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel.
5. Sélectionnez la commande
MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
6. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le
bouton [OK].
7. Cliquez sur le bouton [Suivant].
8. Choisissez la méthode de création de votre dossier :
• Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner.
• Mode de création détaillé
Voir Création rapide d’un dossier, page 12.
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 14.
9. Cliquez sur le bouton
11
Page 11
Création rapide d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
Menu Dossier
1. Saisissez la
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise).
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au
viduels à Responsabilité Limitée).
Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indi-
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Ces informations sont fournies sur votre
extrait K-Bis.
12
Page 12
Etape : coordonnées et paramètres
Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
Menu Dossier
1. Saisissez vos numéros de
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA
• si vous souhaitez facturer en TTC
3. Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du
calendrier .
Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet.
Attention !
La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la
date de la première utilisation de votre logiciel.
Dernière étape : options de démarrage
13
Page 13
Menu Dossier
1. Pour que le dossier que vous créez s'
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 38.
Création détaillée d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise).
5. Saisissez votre
6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
R.C.S. (Registre du Commerce et des
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
14
Page 14
Etape : coordonnées et paramètres
Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
Menu Dossier
1. Saisissez vos numéros de
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA,
• si vous souhaitez facturer en
3. Indiquez la
calendrier .
date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du
Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet.
TTC.
Attention !
La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la
date de la première utilisation de votre logiciel.
Etape : logos
Cette étape vous permet d’importer votre logo.
15
Page 15
Menu Dossier
Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. Cliquez sur le lien :
Coller une image pour copier/coller votre logo. Vous devez au préalable copier l'image.
•
Importer une image pour importer votre logo enregistré sur votre ordinateur ou sur un support amo-
•
vible (clé USB, CD-Rom).
Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo.
•
Etape : modes de paiement
Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
Voir Créer un mode de paiement, page 80.
Etape : articles
Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Articles.
Voir Créer un article, page 59.
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Etape : clients
Dans la sixième étape, vous allez créer vos Clients.
Menu Dossier
Voir Créer une fiche client, page 53.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe].
3. Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 38.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
17
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Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• le dossier d'exemple livré en standard avec le logiciel.
• le dossier que vous avez créé à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser
l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction
pour sélectionner directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows.
Choisir le dossier manuellement
Options supplémentaires
Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre.
Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée avec votre logiciel.
•
Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage.
•
Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore
faire des recherches.
Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer,
•
supprimer ou dupliquer un dossier.
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Page 18
Menu Dossier
Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement
•
consulter votre dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des
éléments ni définir les paramètres de votre dossier.
Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
•
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
19
Page 19
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé.
La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
20
Page 20
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées
Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc).
(
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni
R.C.S. (Registre du Commerce et des
La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
21
Page 21
Onglet Compléments
Menu Dossier
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez ensuite son Activité.
3. Indiquez le nom du Responsable.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les
coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet Divers
5. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA.
6. Si vous êtes assujetti à la TVA, sélectionnez le Taux de TVA par défaut en cliquant sur l’icône .
7. En fonction de la gestion de la loi
paiement anticipé et Taux pénalités de retard.
NRE, renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte
22
Page 22
Onglet Dates
1. Indiquez la Date de début de votre activité. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser
l'icône du calendrier .
Menu Dossier
Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement.
2. Cliquez sur le bouton [Contrôle des dates] si vous voulez définir le contrôle que votre logiciel appliquera sur les dates de vos saisies.
Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nombre de jours, mois ou années à ne pas dépasser, dans la
borne inférieure et supérieure à la date de travail puis cliquez sur le bouton [OK].
Ainsi, à l’enregistrement des pièces commerciales, votre logiciel vous avertira si une date est en
dehors des bornes de saisies et vous proposera de la corriger.
Onglet Logos
Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez :
• copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou,
importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou,
•
• récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien
Appareil photo
.
Scanneur/
23
Page 23
Menu Dossier
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Facturation
Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les
éléments de votre travail.
Tous les éléments de bases des pièces commerciales (devis, factures, avoirs et règlements), tiers (clients)
et articles, sont identifiés par un
Exemple
Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier
devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté
automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera
DC0002, le troisième DC0003, etc.
1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte.
Code, proposé par défaut, chaque fois que vous créez un nouvel élément.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par
exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2
Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois
que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année.
ème
article), ARV (3
ème
article) etc.
La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.
2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone
3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le
code à utiliser dans la zone
Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article
Client divers.
24
Page 24
Menu Dossier
de type
Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commer-
ciale : le code article, les codes de TVA par exemple.
4. Si vous souhaitez que les calculs soient basés sur le TTC, cochez l’option
Facturer en TTC par défaut.
Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC.
Onglet Comptabilité
Cet onglet permet de définir les informations comptables qui seront utilisées lors du transfert en
comptabilité de vos écritures.
Postes comptables
Votre logiciel est livré avec des Postes comptables par défaut, mais vous pouvez les modifier afin de les
mettre en concordance avec les comptes paramétrés dans votre comptabilité.
Définissez les postes comptables dans lesquels seront enregistrées les écritures concernant vos pièces
commerciales. Chaque poste doit être rattaché à un numéro de compte comptable. Le logiciel vous
autorise le paramétrage de 3 postes de recette que vous affecterez aux articles selon leur nature (service,
produit fini, …).
• poste de
• poste de
• poste de
• poste de
quels vous enregistrerez les règlements clients. Indiquez le compte de comptabilité générale dans
lequel seront imputées les écritures de ce poste. Il s'agit d'un compte de sous-classe 512.
• poste de
et Compte de comptabilité générale associés au poste de caisse.
• poste de
comptables.
produits exceptionnels et charges exceptionnelles : définissez les comptes comptables correspondant
•
aux éventuels écarts de règlement qui vont être constatés.
Acompte : indiquez le compte comptable correspondant aux acomptes.
•
recette 1 : indiquez le compte comptable Vente de marchandises.
recette 2 : indiquez le compte comptable Vente de produits finis.
recette 3 : indiquez le compte comptable Prestations de services.
banque 1 et banque 2 : vous pouvez enregistrer deux comptes bancaires différents, sur les-
caisse : il est utilisé pour enregistrer les opérations effectuées en espèces. Saisissez les Libellé
CCP : si vous possédez un compte de chèques postaux, précisez également ses coordonnées
25
Page 25
Menu Dossier
Poste clients
Chaque facture client génère une écriture comptable, mais celle-ci est toujours rattachée au même
compte client pour lequel vous définissez un
• Si vous cochez l'option Utiliser le code du client, l'écriture générée comportera le numéro de code du
client auquel elle correspond.
• Si vous cochez la case
Ajouter 411 devant le code, l'écriture comportera 411 devant son code.
Exemple
Une écriture dont le code est CL0001 s'affichera 411CL0001.
Libellé et un Compte comptable.
• Si vous cochez l'option
Utiliser le poste, l'écriture générée comportera toujours le même N° de poste.
Par défaut, le logiciel affiche le poste 411000, clients divers. Vous pouvez le modifier.
26
Page 26
Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Vue d’ensemble
Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business
Mobile
. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de
consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes,
divers indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service
Business Mobile
. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Ciel
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel
http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous envoyez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de
métrage, page 28.
• Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de
vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.
• Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la
d’actions
Ciel Business Mobile.
paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Para-
de l’accueil de votre logiciel.
barre
27
Page 27
Menu Dossier
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le
menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet.
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
• Dans la zone
Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
•
envoie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier
automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case
tion automatique depuis ce poste
•
Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notifi-
cation se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un
accès rapide aux options de publication.
•
Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
enverra les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de
l’envoi des données en cochant la case
• La zone du
société.
Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher.
Autoriser la publica-
.
Demander confirmation.
Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
Onglet Business Mobile
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone
• La zone
sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone
Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué.
28
Page 28
Menu Dossier
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur
Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
29
Page 29
Menu Dossier
Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences, dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires , dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
1. Modifiez la date.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
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Page 30
Informations
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
Liste des pays
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant F
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le pays s’ajoute dans la fenêtre
Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
Menu Dossier
ILTRAGE.
4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre
Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
5. Saisissez le
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs
Langues
, Pays de rattachement et Continent.
Code du pays ainsi que le Nom du pays.
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité,
31
Page 31
Menu Dossier
États paramétrables
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Le générateur d’états de ce manuel.
32
Page 32
Menu Dossier
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte.
Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est
sélectionné.
Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.).
Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du
fichier sur votre disque.
33
Page 33
Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.
Menu Dossier
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet
• cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
• cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac,
• cochez l’option
L'option
exemplaires sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la
suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
3. Définissez les
Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
• Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
• Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option
d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront
agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.
Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.
Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs
Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Standard :
34
Page 34
Menu Dossier
Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de
la fiche.
35
Page 35
Aperçu avant impression
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle
s'imprimera sur papier. Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre :
• Lancer votre impression à l’aide du bouton .
• Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton .
L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour
cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
• Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Menu Dossier
• Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors
l'enregistrer au format PDF.
36
Page 36
Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à
conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
Menu Dossier
La commande
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION,
REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
•de
IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière
impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu C
ONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Aperçu s'affiche.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
37
Page 37
Menu Dossier
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la
commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche.
2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option
cher le mot de passe en clair
.
Affi-
38
Page 38
Menu Dossier
3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous
en propose mais vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre
indice (dans la zone
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe
et affiche des points dans la zone concernée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre.
Indice).
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mot de passe s'affiche.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
39
Page 39
Menu Dossier
Sauvegarde/Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION
<Alt> <D> <U>
Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde
vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un support externe (clé
USB, disque dur externe....), le principe est le même.
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB...).
2. Activez la commande
La fenêtre Sauvegarde s’affiche :
SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
SAUVEGARDE) sont reprises.
3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet.
4. Dans la zone
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez éventuellement le
nal sera utilisé comme nom de la copie.
6. Cochez l'option
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le
remplacement.
Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel
Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier origi-
Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
40
Page 40
Menu Dossier
Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de
définir dans cette fenêtre, cochez la case
mètres en activant le menu DOSSIER, commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier ces para-
Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Les Préférences
dans la partie
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde
Présentation générale de ce manuel.
Pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez, vous devez être abonné
à l'offre Ciel e-Sauvegarde. A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de
souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
Vous devez avoir créé au préalable votre site e-Sauvegarde.
Vous accédez à la fenêtre
tives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et
rapidement sur votre site ou via le
L'option Archiver la sauvegarde cochée permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une
sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis.
9. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message
vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
Options de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explica-
Gestionnaire de sauvegardes et d'archives.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez le menu D
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
OSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION.
41
Page 41
Menu Dossier
2. Choisissez votre
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le pro-
gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
•
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
•
Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante
s'affiche :
.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant].
Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois
celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et
affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer].
42
Page 42
Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde
La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.
Menu Dossier
Attention !
Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel
vous travaillez actuellement.
8. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande
Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin
d’effectuer la restauration.
RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Accéder au site
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE
La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser
l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.
1. Pour vous identifier, saisissez votre
la création du site.
2. Cliquez sur le lien hypertexte
Si vous avez oublié votre mot de passe :
• A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon
mot de passe
• Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel, toutes les explications vous sont alors
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
.
adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de
Envoi.
43
Page 43
Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la
commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier <Alt> <F4>.
Menu Dossier
• La commande
présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double clic sur l'icône du menu S
• Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre.
Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message
vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez
en effectuer une avant de quitter votre logiciel.
FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
YSTÈME.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde, dans la partie Présentation générale de ce
manuel.
44
Page 44
Annuler
Menu Edition
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Page 45
Vue d’ensemble
Menu Edition
A l'ouverture d'une de vos listes (clients, articles, factures etc.), le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste,
comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
ONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
C
COUPER-COPIER-COLLER.
46
Page 46
Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
<Alt> <E> <A>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <Z>.
Couper
Menu EDITION - commande COUPER
<Alt> <E> <U>
Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker
dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L’action de couper efface la sélection.
Menu Edition
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <X>.
Copier
Menu EDITION - commande COPIER
<Alt> <E> <P>
Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande
COLLER.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <C>.
Coller
Menu EDITION - commande COLLER
<Alt> <E> <L>
Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le pressepapiers.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <V>.
47
Page 47
Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
<Alt> <E> <E>
Cette commande permet d’effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base
et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note.
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <Y>.
Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Menu Edition
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, des factures,
etc.). Elle permet de :
• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer].
MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
•
PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélec-
•
tionné dans une liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active.
ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
•
VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
•
INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
•
SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer].
•
DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
•
48
Page 48
Sélectionner tout
Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Alt> <E> <T>
Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une
zone saisissable, tous les éléments d’une liste, etc.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <A>.
Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Alt> <E> <R>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux
informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre.
Menu Edition
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le
premier élément répondant à la demande.
Les cases à cocher
permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus.
Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recher-
•
chez tel qu’il est enregistré dans votre liste.
Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier
dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra
aboutir.
Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
•
lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche.
Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez
indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche,
vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concer-
•
nées par votre recherche.
Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <F>.
Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<Alt> <E> <S>
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F3>.
49
Page 49
Menu Edition
Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre
fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches.
Rafraîchir
Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<Alt> <E> <C>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est
automatique.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F5>.
Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste
initiale.
Liste
Menu EDITION - commande LISTE
<Alt> <E> <I>
Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une
information qui elle-même appartient à une liste.
Exemple :
Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes
s’affichera directement.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F4>.
50
Page 50
Clients / Tiers, Contacts
Menu Listes
Articles
Devis
Factures d’acompte, Factures
Avoirs
Règlements
Modes de paiement
Taux de TVA
Eco-participations
Autres listes
Page 51
Vue d’ensemble
Menu Listes
Les commandes de ce menu vous permettent de créer les fichiers de base :
• les tiers : clients, fournisseurs, prospects et contacts,
• les articles ou prestations que vous vendez,
• la liste des pièces commerciales : devis, factures, factures d’acompte, avoirs,
• les modes de paiements utilisés pour le règlement des factures clients,
• les éco-participations,
• les taux de TVA utilisés.
Vous pourrez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune.
Lorsque vous activez une de ces commandes, une fenêtre présente la liste des éléments correspondants.
Chaque ligne de la liste correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche.
Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et
l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.
Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez les Annexes accessibles depuis le menu
IDE.
A
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Clients / Tiers
Menu LISTES - commandes CLIENTS / TIERS
<Alt> <L> <C>
Cette commande permet de gérer les fiches de vos clients ainsi que de vos Fournisseurs.
Menu Listes
Vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre
Les catégories Clients, Fournisseurs regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs que vous avez
créées.
Pour obtenir la liste des éléments correspondant, cliquez sur le titre de la catégorie.
De la même manière, vous imprimez uniquement les éléments présentés dans la catégorie et non
l’ensemble des fiches Clients/Tiers.
Liste des Clients depuis l’Accueil.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer une fiche client
Vous pouvez également créer des fiches clients directement à partir des pièces commerciales au moment
de créer un devis ou une facture.
1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER).
La fenêtre Nouveau Client s’affiche.
Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure
de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable.
2. Indiquez le
3. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
4. Le menu
seur directement depuis la même fenêtre, cliquez sur ce menu puis choisissez
Code du client si celui proposé ne vous convient pas.
Typ e indique que vous êtes dans une fiche client. Si vous souhaitez créer une fiche fournis-
Fournisseur.
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L’onglet Fiche
Ces lignes vous permettent de renseigner
des compléments
d’adresse : numéro
d’étage, bâtiment, etc.
1. Dans l'onglet Fiche, indiquez l’Adresse du client. Vous pouvez saisir des compléments d’adresse sur
les deux lignes présentées en dessous.
Menu Listes
2. Saisissez les numéros de
net
de votre client.
3. Indiquez le numéro de SIRET de l'établissement de votre client, son code APE et son numéro d'identifi-
cation intracommunautaire (NII).
téléphone, portable, fax, l’adresse email ou encore l’adresse http du Site inter-
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les clients
selon des caractéristiques communes.
1. Choisissez une
bouton [Créer].
2. De la même manière, sélectionnez le
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
Famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du
Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
L’échéance, définie dans le mode de paiement, permet de calculer la date d’échéance des factures
émises pour le client.
Onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
1. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton . La fenêtre
s’ouvre et vous devez renseigner le nom ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur. Voir Créer un
contact, page 57.
Nouveau Contact
Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.
2. Pour modifier un contact, cliquer sur le bouton [Modifier le contact] ou bien double-cliquez sur la
ligne correspondante à la personne, puis saisissez vos rectifications.
3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton [Supprimer le contact].
4. Si plusieurs contacts sont créés, vous pouvez choisir le contact principal en cochant la case
principal
commande RENDRE LE CONTACT PRINCIPAL.
ou bien sélectionnez sa fiche , faites un clic-droit et dans le menu CONTEXTUEL, choisissez la
Contact
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Page 54
Menu Listes
Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES - commande CONTACTS ou bien dans la
barre d’actions de l
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du client.
’Accueil.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un client et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active.
Fournisseurs
Vous pouvez créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez
régulièrement. En revanche, il n’est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs occasionnels
chez lesquels vous n’effectuez qu’une fois des achats. C’est le cas par exemple des petites dépenses
courantes (courses, frais de réception, etc.).
La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Vous trouvez également les onglets :
Fiche.
•
Complément.
•
Contact.
•et
Cependant, dans l'onglet
Voir Créer une fiche client, page 53.
Complément, vous n’avez que la Famille à renseigner.
Modifier une fiche client / tiers
1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs.
2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
Supprimer une fiche client / tiers
1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs.
2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
4. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Localiser un client / tiers
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
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Menu Listes
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou tiers
via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client ou du tiers doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word™ ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
56
Page 56
Contacts
Menu LISTES - commande CONTACTS
<Alt> <L> <O>
Les contacts définis pour les clients, fournisseurs sont regroupés dans une seule liste : la Liste des
contacts.
Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou
d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être
également utilisée comme un répertoire.
Menu Listes
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Vous pouvez consulter, imprimer cette liste ou bien effectuer différentes tâches : CRÉER, MODIFIER ou
SUPPRIMER un contact.
Présentation générale de ce manuel.
Créer un contact
Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les
informations à renseigner sont identiques.
1. Dans la liste des contacts, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau contact s’affiche.
2. Sélectionnez la
Nom.
zone
Civilité (Madame, Monsieur, etc) du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la
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Page 57
Menu Listes
3. Sélectionnez la
4. Saisissez ses coordonnées téléphoniques et fax.
5. Précisez son e-mail (adresse électronique). L'icône , présentée en fin de zone, ouvre votre messagerie électronique et propose l'adresse définie dans la fiche Contact comme adresse du mail.
6. Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet
effet ; celle-ci présente quelques outils pour mettre en forme votre texte.
7. Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone
Pour cela, utilisez l'icône d'appel de liste . Le bouton est alors accessible : il vous
permet de consulter la fiche du client, fournisseur auquel est rattaché le contact.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du contact.
Fonction du contact.
Tiers.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau contact reste active.
Modifier un contact
1. Pour modifier un contact, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un contact
1. Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
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Menu Listes
Articles
Menu LISTES - commande ARTICLES
<Alt> <L> <A>
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les articles créés. Vous pouvez créer, modifier
ou supprimer des articles.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Créer un article
Pour établir les devis, factures et avoirs clients, vous devez créer des articles ou prestations
correspondant aux produits que vous vendez.
1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Nouvel article s’affiche :
2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article.
Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
3. Saisissez le
4. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone
haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du
texte (
en activant le menu C
Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils situés en
Gras, Souligné, etc.). Vous pouvez aussi appliquer une couleur de fond sur le texte sélectionné
ONTEXTUEL (clic droit) et en choisissant la commande COULEUR DE FOND.
ONTEXTUEL, commande CRÉER).
Lorsque vous saisissez un libellé et une description, c’est la description qui est récupérée dans vos pièces
commerciales. En revanche, en l’absence de description, c’est le libellé de l’article qui est repris.
59
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Menu Listes
5. Saisissez le
6. Saisissez ensuite le Prix vente HT, soit le prix hors taxes auquel l’article sera facturé.
Prix de revient de l’article, soit le prix auquel vous l’avez acheté.
La valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette
zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT.
7. Sélectionnez dans la liste déroulante le Taux de TVA que vous utilisez pour l’article.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
8. Choisissez l'
vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre.
9. Si votre article est concerné par la nouvelle norme
niques), affectez-lui l'éco-participation correspondante, à l'aide de l’icône d'appel de liste .
10. Sélectionnez votre
11. Cliquez sur le bouton [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article.
unité de l'article en cliquant sur l'icône . Si aucune unité n'est créée dans votre dossier
DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electro-
Poste de recette accessible à l’aide de l’icône d’appel de liste.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre
Nouvel article reste active.
Modifier un article
1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
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Supprimer un article
Un article utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Remplissage automatique
La commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE disponible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la liste)
permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage.
La fenêtre Remplissage automatique est composée des colonnes suivantes :
• Nom de la rubrique à remplir,
• Action éventuelle à effectuer sur la rubrique,
• Valeur éventuelle utilisée par l'action,
• Type de rubrique,
• Commentaire de la rubrique.
1. Dans la zone
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].
La case à cocher Utiliser une formule affiche la fenêtre de saisie intermédiaire d’une formule qui permet de
spécifier une valeur calculée.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts (partie Présentation générale) de ce manuel.
3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement.
La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés.
Action sur la rubrique, cochez l'action à exécuter sur la rubrique sélectionnée.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande
OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
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Devis
Menu LISTES - commande DEVIS
<Alt> <L> <D>
Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier,
supprimer, dupliquer, transférer ou accepter un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Menu Listes
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis.
1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît.
IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher l'aperçu.
Créer un devis
Voir Préparer un devis, page 91.
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Page 62
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Devis s'affiche.
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être
supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Menu Listes
Consulter l’aperçu d’un devis
Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS
PARAMÉTRABLES) .
1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par
mail.
pdf,
Imprimer un devis
1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
63
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Transférer un devis en facture
Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double
saisie et de valider, régler, imprimer la facture générée.
A la différence de la commande
transfert. Et, si nécessaire, modifier le contenu de la facture générée.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton .
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche.
ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du
Menu Listes
3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures :
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options :
• Recevoir le règlement maintenant,
• Imprimer la facture,
• Envoyer la facture par email,
• Aperçu de la facture.
5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Date, Mode de paiement...
Dupliquer un devis
Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant.
1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine.
3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis.
Accepter un devis
Cette commande vous permet d'enchaîner :
• le transfert du devis en facture,
• la validation de la facture ainsi créée,
• son règlement,
• et son impression.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez
sur le bouton [Oui].
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK].
La facture est imprimée selon le modèle déclaré
commande
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures.
OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES).
par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER -
64
Page 64
Menu Listes
La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements.
Envoyer un devis par e-mail
Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre
messagerie doit être ouverte avant votre envoi.
Envoyer un devis par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements.
2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un
nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande
Envoyer un eMail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un
nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™
1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers
Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter.
2. Activez la commande
3. Choisissez la commande de votre choix :
•
Exporter la sélection vers Word.
Exporter la sélection vers Excel.
•
L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.
OFFICE du menu CONTEXTUEL.
La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).
65
Page 65
Menu Listes
Factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
<Alt> <L> <M>
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail...
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Affiner la sélection
La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous
permettent d'affiner l'affichage.
Vous pouvez afficher les factures d’acompte :
Tou s les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le.
•de
Présentation générale de ce manuel.
• d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et .
• d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône .
Afficher l’aperçu dans la liste
Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte.
1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît.
Afficher l'aperçu.
Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte
1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états
paramétrables (menu D
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
2. En haut de la fenêtre, utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par
mail.
OSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
pdf,
pdf,
66
Page 66
Menu Listes
Lancer l'impression d'une facture d'acompte
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Ouvrir la facture liée
Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a
été saisi.
Envoyer par email une facture d'acompte
Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'email. Pour cela, faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
67
Page 67
Factures
Menu LISTES - commande FACTURES
<Alt> <L> <F>
Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier,
supprimer, régler, valider une facture, etc.
Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client.
Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Menu Listes
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît.
IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher l'aperçu.
Créer une facture
Voir Facturer un client, page 95.
68
Page 68
Modifier une facture
Seules les factures non validées peuvent être modifiées.
1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
Supprimer une facture
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel
est le cas, cliquez sur le bouton [Oui].
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
Consulter l’aperçu d’une facture
Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle de
facture déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu D
PARAMÉTRABLES).
OSSIER - commande OPTIONS puis ETATS
1. Pour consulter l'aperçu d'une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par
mail.
Imprimer une facture
1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34.
pdf,
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Page 69
Menu Listes
Saisir un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour
effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut.
5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone
La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures
d’acompte.
Dans la liste des factures :
• la facture réglée partiellement est affichée en gras ;
• la colonne
• la colonne
Dans la liste des règlements, la colonne
correspond à un acompte.
Voir Factures d’acompte, page 66.
Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ;
Reste à payer indique le montant restant dû.
Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé
Réglé.
Reste.
Valider une facture
Principe
Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour
enregistrer un acompte, un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande
encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande
RÈGLEMENT, c'est à vous de valider préalablement la facture.
ENCAISSER UN
RÉGLER, ou
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
d'une coche dans la colonne
Validée.
Valider une facture à partir de la liste des factures
1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge.
70
Page 70
Menu Listes
Régler une facture
Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client , s'il correspond au Solde dû d'une de ses
factures.
Si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez alors enregistrer un
acompte ou effectuer un règlement partiel.
1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement.
2. Cliquez sur le bouton [Régler].
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour
effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement.
Voir Règlement partiel d’une facture, page 110.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le
N° de pièce du règlement.
Voir Encaisser un règlement, page 109.
La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement.
• Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne
• Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant.
Reste à payer est à zéro.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante.
1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Générer un avoir
Principe
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante.
Vous évitez ainsi une double saisie des informations.
À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes.
Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées.
Etablir un avoir d'annulation de facture
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour
effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir.
Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture.
4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
71
Page 71
Menu Listes
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne
à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.
Reste à payer est
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir.
Etablir un avoir total
Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un
avoir total à partir d'une facture partiellement réglée.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total.
2. Cliquez sur le bouton .
Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur
l’origine de la pièce est ajouté.
Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de
l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Envoyer la facture par e-mail
Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie
électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une facture par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents
traitements.
2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du
destinataire. Vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader).
Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures
1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un
nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du
destinataire. Vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
72
Page 72
Menu Listes
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel.
2. Sélectionnez la commande OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS
EXCEL.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
73
Page 73
Menu Listes
Avoirs
Menu LISTES - commande AVOIRS
<Alt> <L> <V>
Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer,
valider un avoir, etc.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir.
Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir.
1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît.
Afficher l'aperçu.
Créer un avoir
Voir Etablir un avoir, page 100.
74
Page 74
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre Avoir s'affiche.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un avoir
Attention !
Un avoir validé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
Consulter l’aperçu d’un avoir
Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle d’avoir
déclaré
PARAMÉTRABLES).
1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez :
par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par
mail.
pdf,
Imprimer un avoir
1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre
Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34.
Valider un avoir
Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer
un remboursement d’avoir, celui-ci doit être validé.
Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une
coche dans la colonne
Validée.
75
Page 75
1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer un avoir
Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant.
1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Enregistrer un remboursement d’avoir
Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Menu Listes
Votre avoir doit être au préalable validé.
Etape préalable à la création d'un avoir
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d’avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement.
Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre
Remboursement d’avoirs s’affiche.
76
Page 76
Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incré-
4. Le
menté automatiquement. Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le.
Menu Listes
5. Saisissez la
permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.).
6. Dans la zone
Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées.
7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir.
Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône
N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire.
Envoyer un avoir par e-mail
1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
3. Choisissez la commande Envoyer un eMail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un
nouveau message.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du
destinataire. Vous pouvez la modifier.
4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande
OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
77
Page 77
Règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS
<Alt> <L> <R>
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués par vos clients.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, bouton .
• l'enregistrement d'un acompte, dans la liste des factures, bouton .
• l'encaissement d'un règlement, accessible par le menu M
MENT.
ON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLE-
Menu Listes
Votre liste est composée du Code du règlement, du Code client, de la Date du paiement, du Libellé, du
Montant réglé, du Poste de trésorerie et du Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case
est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer un règlement
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients.
Les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton .
La fenêtre
2. Pour vous aider, reportez-vous au paragraphe “Encaisser un règlement”, page 109.
Pour en savoir plus sur le règlement partiel et total, consultez les paragraphes “Règlement partiel
d’une facture”, page 110 et “Règlement total d’une facture”, page 109.
Nouveau règlement s’affiche dans laquelle vous devez renseigner les différentes zones.
78
Page 78
Supprimer un règlement
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Régler une facture ou un avoir en utilisant le cliquer-glisser
La facture ou l’avoir à régler doivent être validés auparavant.
1. Ouvrez la liste des factures ou des avoirs.
2. Sélectionnez la facture ou l’avoir à régler.
3. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Menu Listes
4. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez la facture ou l’avoir dans la fenêtre
Voir Encaisser un règlement, page 109.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
Liste des règlements.
79
Page 79
Menu Listes
Modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <L> <P>
Les pièces commerciales que vous enregistrez nécessitent un mode de paiement spécifique.
Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter
les opérations de saisie.
On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP...
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©),
filtres, reportez-vous à la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer un mode de paiement
1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande
La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé.
CRÉER).
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
Le
Typ e correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement,
80
Page 80
Menu Listes
Traite, etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
4. Affectez le code de
Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
Echéance
La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
1. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez
sur l’icône .
La fenêtre
client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre
2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités
suivantes :
• à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option
A réception.
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à
la fin du mois :
30, 60 ou 90.
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options :
jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de
mois.
Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
3. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone
Le ... du mois excepté pour une
échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou
le 20.
L'échéance choisie est rappelée dans la zone
4. La zone
Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez
Libellé.
une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le résultat.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
81
Page 81
Valider le mode de paiement
6. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active.
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Mode de paiement s'affiche.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
Supprimer un mode de paiement
Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
ONTEXTUEL (clic droit).
82
Page 82
Taux de TVA
Menu LISTES - commande TAUX DE TVA
<Alt> <L> <T>
Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel et les plus couramment utilisés.
Menu Listes
Créer un taux de TVA
1. Pour créer un taux, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER).
Dans la fenêtre Nouveau taux de TVA :
2. Saisissez le Code puis le Taux en %.
3. Précisez le Poste de TVA collectée ainsi que son Libellé.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du taux de TVA.
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un taux de TVA et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau taux de TVA reste active.
83
Page 83
Modifier un taux de TVA
Un taux de TVA utilisé ne peut être ni modifié.
1. Pour modifier un taux, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le
menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Si le taux de TVA est utilisé, un message vous informera que celui-ci ne peut être modifié.
La zone
Code n'est pas modifiable.
Supprimer un taux de TVA
Un taux de TVA utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un taux, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression du taux. Si tel est le cas, cliquez
sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
84
Page 84
Menu Listes
Eco-participations
Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS
<Alt> <L> <E>
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
85
Page 85
Menu Listes
2. Indiquez le
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à
l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant
puis choisissez la commande
Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
CRÉER.
Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES -
commande
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 87.
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
MODIFIER).
Supprimer une éco-participation
Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEX-
TUEL, commande SUPPRIMER).
Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office®
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) .
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel.
Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 86.
Imprimer la liste des éco-participations
1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations.
1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option
3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Uniquement la sélection.
86
Page 86
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> <U>
Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes.
Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables.
1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter.
2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu.
Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste.
Exemple de la liste «Monnaies»
Menu Listes
Créer un élément dans une liste
1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton . La fenêtre Création d’un nouvel élé-
ment
s’affiche.
Exemple
87
Page 87
2. Nommez le nouvel élément puis cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre
immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être
modifiés.
1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer
votre modification et de créer un nouvel élément immédiatement.
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
Menu Listes
2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton
[Oui].
• Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande
OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.
88
Page 88
Préparer un devis
Menu Relations clients
Facturer un client
Etablir un avoir
Recherche de pièces
Etats/statistiques
Mise sous surveillance
Page 89
Menu Relations clients
Vue d’ensemble
Avec les commandes de ce menu, vous pouvez :
• créer les pièces commerciales (devis, factures et avoirs) en saisie document,
• éditer des états et des statistiques en rapport avec les pièces commerciales.
• vérifier la situation d’une société d’un client ou fournisseur.
Le mode de saisie Standard permet de saisir directement les informations dans la pièce qui s'affiche à
l’écran.
Ce mode de saisie vous permet de visualiser immédiatement le résultat final de la pièce. En effet, la
pièce que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celui que vous imprimerez
(police, taille, couleur).
Astuces !
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la
fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel
vous établissez la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser.
Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir)
Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre
dans la fenêtre Liste des avoirs.
Liste des factures ou la facture
90
Page 90
Préparer un devis
Cette icône indique
que vous pouvez
saisir des données
dans la zone.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez
dans une zone qui
permet de choisir des
données.
Ce bouton vous
permet d’afficher
ou de masquer des
colonnes dans la
pièce, de modifier
le logo, d’ajouter
du texte libre.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez
dans une zone qui
permet de choisir une
date.
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
<Alt> <R> <P>
Menu Relations clients
1. Activez la commande
PRÉPARER UN DEVIS.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie
(menu D
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de
cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche.
Voir Créer une fiche client,
page 53.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouveau devis s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête du devis
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les
FACTURATION du menu DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme
calendrier située en fin de zone.
7. Sélectionnez le
Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis.
Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du
PARAMÈTRES
91
Page 91
Menu Relations clients
Informations client
9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon
de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A
l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau.
Dans le menu C
détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
•
Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
•
Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
•
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le
sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
ONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne
Description, saisissez votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la
colonne
CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59.
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.
3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire,
modifiez les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone
5. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du
devis est calculé.
Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande
Quantité (par défaut à 1).
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Celle-ci est
située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre.
92
Page 92
Menu Relations clients
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu
R
ELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la partie supérieure de
la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en
cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement
calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis.
6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez
sur le bouton .
7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer le devis
1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis.
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez
alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers,
défini dans les paramètres de facturation.
Traitements proposés après la création du devis
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements :
Voir Paramètres facturation, page 24.
• Imprimer le devis
Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER -
commande OPTIONS- ÉTATS PARAMÉTRABLES)
Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton .
• Envoyer le devis par e-mail
Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
93
Page 93
Menu Relations clients
Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la
saisir.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader)
contenant le devis sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme
vous en avez l’habitude.
• Aperçu du devis
Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle défini Par
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
défaut
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression.
Voir Aperçu avant impression,
page 36.
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis
puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Aperçu.
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du
logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible
depuis le menu A
IDE ou en appuyant sur la touche <F1>.
94
Page 94
Menu Relations clients
Cette icône
s’affiche lorsque
vous cliquez dans
une zone qui permet de choisir
des données.
Ce bouton vous
permet d’afficher
ou masquer des
colonnes dans la
pièce, de modifier
le logo, d’ajouter
du texte libre.
Cette icône
s’affiche lorsque
vous cliquez dans
une zone qui
permet de choisir
une date.
Cette icône
indique que vous
pouvez saisir des
données dans la
zone.
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT
<Alt> <R> <F>
Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton .
Voir Transférer un devis en facture, page 64.
1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option
(menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de
cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche.
page 53.
Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie
Voir Créer une fiche client,
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre
Nouvelle facture s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête de la facture
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture
créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les
PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône
du calendrier située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
95
Page 95
Menu Relations clients
Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en
La
fonction du mode de paiement que vous avez choisi.
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel
de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A
l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps de la facture
Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture.
Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée.
Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier, le
curseur se place dans la première colonne du tableau de saisie.
Dans le menu C
ONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de
détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
•
Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
•
Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
•
Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le
sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne
Description, saisissez votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la
colonne
CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59.
Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.
Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez
modifier les valeurs de ces zones.
3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone
Quantité (par défaut à 1).
4. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied
de la facture est calculé.
96
Page 96
Menu Relations clients
Compléter et vérifier les données du pied de la facture
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case
est située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre.
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant TTC de l'éco-
participation s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu
R
ELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, calculé sur le montant HT.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions.
2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en
cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement
calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture.
4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez
sur le bouton .
5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer la facture
1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK].
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez
alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers,
défini dans les paramètres de facturation.
Traitements proposés après la création de la facture
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents
traitements :
Voir Paramètres facturation, page 24.
97
Page 97
Menu Relations clients
• Recevoir le règlement maintenant
Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer.
Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est
automatiquement réalisée lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement.
La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler
dans la zone Réglé.
En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un
règlement partiel.
• Imprimer la facture
La facture sera imprimée selon le modèle défini par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER
- commande
Voir Règlement partiel d’une facture, page 110.
OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton .
• Envoyer la facture
Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie
électronique sur votre ordinateur et un modem.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du
destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir
l’adresse.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader)
contenant la facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail
comme vous en avez l’habitude.
• Consulter l’aperçu de la facture
Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini
par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES).
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression.
Voir Aperçu avant impression,
page 36.
Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture
puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du
logiciel.
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Page 98
Menu Relations clients
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible
depuis le menu A
IDE ou en appuyant sur la touche <F1>.
99
Page 99
Menu Relations clients
Cette icône
indique que vous
pouvez saisir des
données dans la
zone.
Cette icône
s’affiche lorsque
vous cliquez dans
une zone qui
permet de choisir
des données.
Ce bouton vous
permet d’afficher
ou masquer des
colonnes dans la
pièce, de modifier
le logo, d’ajouter
du texte libre.
Cette icône
s’affiche lorsque
vous cliquez dans
une zone qui
permet de choisir
une date.
Etablir un avoir
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR
<Alt> <R> <E>
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe “Générer un avoir”, page 71.
1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette
liste s’ouvre si vous avez coché l’option
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
D
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de
cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche.
page 53.
Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu
Voir Créer une fiche client,
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre
Nouvel avoir s’affiche.
5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête de l’avoir
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé.
Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES
FACTURATION du menu DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du
calendrier située en fin de zone.
7. Sélectionnez le
8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire,
modifiez-la.
Mode de paiement.
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Page 100
Menu Relations clients
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon
de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A
l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Code du client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel
Saisir les articles dans le corps de l’avoir
Vous allez maintenant créer les différentes lignes de l’avoir.
Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau.
Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier, le
curseur se place automatiquement dans la première colonne du tableau de saisie.
Dans le menu C
détail :
Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
•
Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
•
Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
•
Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
•
Pour chacune des lignes de l’avoir, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code
quement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
ONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de
de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automati-
2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Dans la colonne
article, saisissez votre description.
Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la
colonne
L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59.
3. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la colonne suivante.
Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez
modifier les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone
5. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne de l’avoir, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de
l’avoir est calculé.
Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER
Quantité (par défaut à 1).
Description
Compléter et vérifier les données du pied de l’avoir
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case
est située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre.
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre avoir, le Montant TTC de l'éco-
participation s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu
R
ELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.
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