SAGE Devis Factures du Bâtiment 2013 Manuel de découverte [fr]

Manuel de découverte Ciel Devis Factures du Bâtiment

Sage activité Ciel

35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19

Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33

Site internet : http://www.ciel.com

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.

Bien cordialement,

L'équipe Ciel.

Configuration minimale requise

• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer

8.0 (ou supérieur).

• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).

• 2 Go de Ram.

• 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.

• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.

• Imprimante laser, jet d'encre.

• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.

• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre).

Autres fonctionnalités

• PDF : Adobe Reader®.

• Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur).

• Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur).

Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but

d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Sommaire

Découverte .................................................................................................5

Documentation........................................................................................................................ 6

Environnement ........................................................................................................................ 7

Entraînez-vous ........................................................................................................................ 9

Mise en place d’un dossier........................................................................10

Création d’un dossier ............................................................................................................ 11

Paramétrage du dossier ......................................................................................................... 14

Les fiches de base ................................................................................................................. 18

Utilisation quotidienne ..............................................................................23

Préparation d’un devis........................................................................................................... 24

Préparation d’une facture de travaux et d’avancement........................................................... 30

Préparation d’une facture directe et d’un avoir ...................................................................... 35

Règlements clients ................................................................................................................ 36

Relances clients..................................................................................................................... 37

Les éditions des documents de ventes................................................................................... 38

Préparation d’une commande fournisseur.............................................................................. 39

Transferts en comptabilité et statistiques .............................................................................. 40

Personnalisation du logiciel.......................................................................41

Les vues et listes ................................................................................................................... 42

Paramétrage des éditions ......................................................................................................44

Configuration imprimante et e-mail ...................................................................................... 45

Autres traitements ....................................................................................46

Sauvegarde et restauration .................................................................................................... 47

Import des données............................................................................................................... 47

Interface des bibliothèques.................................................................................................... 48

Réorganisation ...................................................................................................................... 49

Purges ................................................................................................................................... 49

Index ........................................................................................................50

Votre avis nous intéresse... ....................................................................... 52

Découverte

Documentation

Le manuel de découverte

Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :

Utilisation de la souris

• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.

double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.

•

•faire un

Les symboles du manuel

Symbole Fonction

clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.

Découverte







indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information.

L’aide en ligne

Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes.

Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche <F1> de votre clavier ou activer la commande

AIDE du menu ?.

Environnement

Barre d’icônesBarre de menus

Barre de titre

Intuiciel

Boutons Mon Compte Ciel

Présentation de la fenêtre principale

Découverte

La barre de menus

Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel.

La barre d’icônes

La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel.

Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.

 Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide.

L’Intuiciel

L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, utilisez la commande I

L'Intuiciel

NTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier plan.

est composé de trois onglets : Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques.

Mon bureau

Vous accédez directement aux principales opérations de votre logiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau et ainsi l'adapter à vos besoins.

Les fonctions présentées par défaut dans Mon bureau sont les suivantes :

• Créer un devis.

• Créer une facture.

• Enregistrer un règlement client.

• Liste des clients.

• Relancer mes clients.

• Importer mes tarifs fournisseurs.

Découverte

Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant.

Personnalisez votre bureau

Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant les actions que vous utilisez le plus couramment, en supprimant les actions présentes par défaut que vous n'utilisez pas, en renommant des actions avec vos propres termes, etc.

Cliquez sur le bouton de personnalisation . A gauche de l'Intuiciel s'affiche une liste des principales fonctions du logiciel classées par catégorie. Lorsque vous cliquez sur ces catégories, vous accédez aux actions correspondantes pouvant être intégrées à l'Intuiciel.

 Pour plus de détails sur l’ajout d’actions et de groupes d’actions dans l’Intuiciel, reportez-vous à

l’Aide, accessible par le menu ?.

Mon Compte Ciel

Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel.

Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations, etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique.

Mon tableau de bord

Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales informations de votre société :

• Relances de devis à effectuer.

• Règlements en attente.

• Documents de ventes établis.

• Etat des ventes.

• Chiffre d'affaires H.T.

Vous indiquez la période de votre choix en cliquant sur la période affichée en haut à droite.

Le lien

Options situé en haut à gauche permet de modifier les préférences des tableaux.

 Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide, accessible par le menu ?.

Mes états et statistiques

Vous pouvez éditer des états relatifs aux ventes ou encore aux devis et aux factures.

Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Et, vous pouvez personnaliser cet onglet et l'adapter à vos besoins.

Les états et statistiques présentées par défaut sont les suivants :

• Mes analyses de vente

Mon CA / client.

Mes pièces commerciales / type.

Mes pièces commerciales détaillées / type.

• Mes éditions de vente

Mes devis.

Mes factures.

Mes commandes.

Mes bons de livraison.

Découverte

Personnaliser mes états et statistiques

Vous pouvez ajouter et retirer des états, créer des groupes d’états. Pour cela, cliquez sur le bouton de

personnalisation . A gauche de l'Intuiciel s'affiche une liste des états du logiciel classés par catégorie. Lorsque vous cliquez sur ces catégories, vous accédez aux états correspondants pouvant être intégrés à l'Intuiciel.

Entraînez-vous

Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre logiciel.

Lancez votre logiciel

Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel :

• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez les commandes

TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT.

• Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows.

Ouvrez la société Exemple

Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le fichier d’exemple.

Attention !

Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier.

1. Activez le menu G

2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider].

Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.

ÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS.

Mise en place d’un dossier

La société Exemple est livrée avec votre logiciel afin de faire un tour d’horizon de l’application. Faites attention à ne pas renseigner vos données dans ce dossier.

La date de dernière sauvegarde réalisée sera affichée en bas de la fenêtre.

Création d’un dossier

 Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS

Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel.

1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS.

La liste des dossiers s’affiche :

2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle société.

3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez sur le bouton [Valider].

Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements généraux et les préférences de la société.

Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu I

NITIALISATION.

Renseignements généraux

La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre.

Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société, nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet, ces informations seront exploitées lors des éditions.

1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées téléphoniques...)

Mise en place d’un dossier

qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.

 Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro d'immatriculation au

registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis sur votre extrait K-Bis.

2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commer-

ciaux (devis, factures, etc.).

3. Cliquez sur le bouton [Valider].

Préférences de la société

 Menu INITIALISATION - commande PRÉFÉRENCES

Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de fonctions du logiciel. Les préférences sont classées en différentes catégories :

Générales,

•

Ventes,

•

e-Services.

•

Lorsque vous déployez un dossier, vous accédez aux préférences correspondantes. Les informations à renseigner s'affichent à droite de la fenêtre.

Renseignez les différentes préférences de cette fenêtre.

Générales

Profil société

Cette préférence propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de présentation des familles articles lors des recherches dans les listes, certains automatismes de saisie (taux de TVA à utiliser par défaut, la gestion des codes postaux et des civilités).

Décimales

Cette préférence permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur les quantités, les prix unitaires, les montants et les métrés : elles seront appliquées aussi bien au niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc.

Taux de frais généraux / bénéfice

Cette préférence permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type d’articles ainsi que le

taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux représentent tous les frais de structure de la

société :

Mise en place d’un dossier

• charges de personnel à renseigner dans

• charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des matériaux à rensei-

gner dans

• le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans

La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet d’obtenir le prix de vente.

Frais généraux Fourniture.

Frais généraux Main d’œuvre,

Frais généraux Matériel.

Monnaie de référence

Cette préférence permet de définir les libellés de la monnaie du dossier courant et des décimales ainsi que le symbole de la monnaie.

Ventes

Générales

Cette préférence propose d’initialiser des options pour faciliter vos saisies de documents de ventes : l’enregistrement automatique des documents, les taux d’escompte et de pénalités de retard à utiliser, le nombre d’heures travaillées par jour, la prise en compte ou non du temps matériel.

Transfert / import de documents

La préférence Conserver le P.V. d’origine est prise en compte lors de l’établissement des documents de vente. Celle-ci consiste à figer les prix de vente du document d'origine afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise.

Devis

La préférence Etat accepté/signé des devis permet de faciliter le transfert d’un devis en facture. Lorsque cette préférence est réglée sur l’état Accepté, le logiciel contrôle que le devis répond à cette condition lors du transfert en facture. Si l’état du devis est Accepté, le transfert se fait directement sinon le logiciel propose de passer le devis à l’état Accepté.

Factures

La préférence Retenue de garantie est prise en compte lors de l’établissement des documents de vente. Il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture. Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures.

Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider].

e-Services

e-tarif

Cette préférence vous permet d’exploiter le service Sage e-tarif.

Lorsque cette préférence est activée, vous accédez à une bibliothèque d’éléments dont les tarifs sont toujours à jour, ainsi qu’à des informations techniques complémentaires.

 Pour plus de détails sur Sage e-tarif, reportez-vous à la rubrique correspondante dans l’aide (menu?).

Mise en place d’un dossier

Paramétrage du dossier

Les familles articles

 Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES

L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en lançant une recherche.

Créez une famille d’article

1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création d’une

famille article s’ouvre :

2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.

 Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sous-familles.

3. Cliquez sur le bouton [Valider].

Créez une sous-famille d’article

La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque niveau.

Exemple

ELEC. est la famille générale des articles Electricité.

ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises.

1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer].

2. Dans la zone

• le code de la famille de l’article (premier niveau),

• un point,

• le code de la sous-famille (second niveau),

• et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille.

3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider].

Code, saisissez :

Mise en place d’un dossier

La TVA

 Menu INITIALISATION - commande TAUX DE TVA

Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou d’une ligne au sein d’un document.

Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 9. Le code 0 est réservé aux articles exempts de TVA. Par exemple, le taux de 10,00% est utilisé pour les travaux de rénovation.

Créer les taux de TVA avec assistant

A compter du 1er janvier 2014, de nouveaux taux de TVA sont applicables dans le cadre de la loi de finance rectificative de 2012. L’assistant TVA vous accompagne dans l’application de ces nouveaux taux de TVA dans votre dossier.

 Avant d’exécuter l’assistant, il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier.

Le bouton ouvre un assistant TVA qui vous permet de :

• définir les nouveaux taux de TVA : vous pouvez en créer jusqu’à 9 taux,

• modifier les comptes comptables associés aux taux de TVA,

• d’importer de nouveaux paramétrages d’édition prenant en compte 9 taux de TVA,

• d’appliquer les nouveaux taux de TVA dans les documents existants.

Créer les taux de TVA sans assistant

1. Dans la liste qui s’affiche, vérifiez que les taux de TVA par défaut correspondent à la norme en

vigueur.

2. Pour en ajouter ou modifier un, saisissez-le directement dans la colonne

touche <Entrée>, les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.

Tau x. En appuyant sur la

 Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de transfert en

comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie).

3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients :

Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors d'un décaissement

•

(lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple).

Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du compte tiers.

•

 Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de manière

ponctuelle dans le pied des factures.

4. Cliquez sur le bouton [Valider].

Mise en place d’un dossier

Les modes de règlement

 Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT

Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie.

1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer].

2. Saisissez le

3. Passez à la colonne %. Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est obligatoirement

égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement dont le total des échéances n'atteint pas 100%.

4. Sélectionnez le

Fin de Mois à.

5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul de la date

d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.).

• Si vous choisissez

multiples de 30 (30, 60, 90, etc.).

• Si vous choisissez

tera tout nombre de jours. Lorsque la zone obligatoirement à

6. Cliquez sur le bouton [Valider].

code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque.

Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois, Fin de Mois le,

Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J. n'acceptera que des

Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone Nbre J. accep-

Type de paiement est à Fin de décade la zone Mois est

Oui.

Les paramètres comptables

 Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ

Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte) intégrable dans d’autres applications de comptabilité.

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