SAGE Devis Factures du Bâtiment 2011 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures du Bâtiment
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement,
• le dépliant d’installation.
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie
compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre)
Autres fonctionnalités
• PDF : Acrobat Reader®
• Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur)
• Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires
respectifs.
Sommaire
Découverte ......................................................................................... 1
Documentation ..................................................................................3
Environnement ..................................................................................4
Entraînez-vous ..................................................................................6
Mise en place d’un dossier.................................................................. 7
Création d’un dossier..........................................................................9
Paramétrage du dossier ....................................................................13
Les fiches de base............................................................................17
Utilisation quotidienne ..................................................................... 23
Préparation d’un devis ......................................................................25
Préparation d’une facture de travaux et d’avancement ..........................32
Préparation d’une facture directe et d’un avoir .....................................37
Règlements clients ...........................................................................38
Relances clients ...............................................................................39
Les éditions des documents de ventes ................................................40
Préparation d’une commande fournisseur............................................40
Transferts en comptabilité et statistiques ............................................41
Personnalisation du logiciel.............................................................. 43
Les vues et listes .............................................................................45
Paramétrage des éditions..................................................................47
Configuration imprimante et e-mail ....................................................48
Autres traitements ........................................................................... 49
Sauvegarde et restauration ...............................................................51
Import des données .........................................................................51
Interface des bibliothèques ...............................................................52
Réorganisation ................................................................................54
Purges............................................................................................54
Index................................................................................................ 55
Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57
Découverte
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous
rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
•
la souris.
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche <F1> de votre clavier
ou activer la commande AIDE du menu ?.
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Environnement
Barre d’icônesBarre de menusBarre de titre Intuiciel
Présentation de la fenêtre principale
La barre de menus
Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel.
La barre d’icônes
La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel.
Vous pouvez la personnaliser à partir du menu F
ENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide.
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L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier
plan.
Mon bureau
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier.
• Préparer un devis.
• Préparer une facture.
• Enregistrer un règlement client.
• Suivre les clients.
• Relancer des clients
• Importer les tarifs d’un fournisseur.
Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant.
Mon tableau de bord
Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales
informations de votre société :
• les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours.
• les documents de ventes établis,
• les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients.
• l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances
clients.
• le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois.
Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche.
Le bouton situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux.
Mes états et statistiques
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées,
reportez-vous à l’aide.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela,
cliquez sur le lien de votre choix.
Mes actualités
Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines
informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin,
vous avez les numéros de l'assistance technique.
Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix.
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Entraînez-vous
Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre
logiciel.
Lancez votre logiciel
Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel :
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez
les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS
FACTURES
• Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows.
Ouvrez la société Exemple
Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir le fichier d’exemple.
Attention !
Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier.
DU BÂTIMENT.
1. Activez le menu G
2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider].
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
ÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS.
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Mise en place d’un dossier
Création d’un dossier
La société Exemple est livrée avec
votre logiciel afin de faire un tour
d’horizon de l’application.
Faites attention à ne pas renseigner
vos données dans ce dossier.
Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS
Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la
première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel.
1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS.
La liste des dossiers s’affiche :
2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle
société.
3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider].
Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements
généraux et les préférences de la société.
Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION.
9
Renseignements généraux
La date de dernière
sauvegarde réalisée
sera affichée en bas
de la fenêtre.
La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre.
Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société,
nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet,
ces informations seront exploitées lors des éditions.
1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées
téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.
Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro
d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis
sur votre extrait K-Bis.
2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.).
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
10
Préférences de la société
Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à
appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de
fonctions du logiciel.
1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre :
Bibliothèque
La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type
d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux
représentent tous les frais de structure de la société :
• charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M . O. (Frais Généraux Main
d’Oeuvre),
• charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des
matériaux à renseigner dans la zone
• le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G.
Matériel
.
La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de
revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet
d’obtenir le prix de vente.
Devis/Factures
La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de
l’établissement des documents de vente.
•
Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture.
Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de
garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures.
Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine
•
afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise.
F.G. Fourniture.
11
Nombre de décimales
La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur
les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au
niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc.
Divers
La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de
présentation des familles articles lors des recherches dans les listes.
2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider].
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Paramétrage du dossier
Les familles articles
Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES
L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des
listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en
lançant une recherche.
Créez une famille d’article
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de
création d’une famille article s’ouvre :
2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.
Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sous-
familles.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Créez une sous-famille d’article
La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque
niveau.
Exemple
ELEC. est la famille générale des articles Electricité.
ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises.
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la zone
• le code de la famille de l’article (premier niveau),
• un point,
• le code de la sous-famille (second niveau),
• et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille.
3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider].
Code, saisissez :
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La TVA
Menu INITIALISATION - commande TVA
Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les
taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous
pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou
d’une ligne au sein d’un document.
Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux
articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation.
1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins.
2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne
touche <Entrée>, les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.
Tau x. En appuyant sur la
Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de
transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie).
3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients :
•
Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors
d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple).
Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du
•
compte tiers.
Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de
manière ponctuelle dans le pied des factures.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
Les modes de règlement
Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT
Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la
création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de
calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie.
1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer].
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