SAGE Devis Factures 2015 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Configuration minimale requise
Versions monopostes
• Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
• Processeur 1,5 GHz.
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible.
• Un lecteur DVD-Rom.
• Une résolution écran de 1024x768 points.
• Une connexion Internet haut débit.
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
• Une imprimante laser ou jet d'encre.
Versions souscriptions
Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant.
La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre
application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...) assurez-vous que cette condition soit
remplie.
Sommaire
Découverte........................................................................................................ 5
Aides et documentations.................................................................................................................6
Commencer à travailler....................................................................................................................7
Environnement .................................................................................................................................9
Création d’un dossier...................................................................................... 11
Créez votre dossier.........................................................................................................................12
Prise en main .................................................................................................. 16
Les clients........................................................................................................................................17
Les articles.......................................................................................................................................21
La saisie document.........................................................................................................................23
Les devis..........................................................................................................................................25
Les factures .....................................................................................................................................30
Les règlements ...............................................................................................................................32
Les avoirs.........................................................................................................................................36
Relancer un client...........................................................................................................................38
Consulter un compte client............................................................................................................39
Le rapport des ventes.....................................................................................................................41
Gestion des dossiers....................................................................................... 42
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................43
Mot de passe...................................................................................................................................44
Sauvegarde .....................................................................................................................................45
Restauration....................................................................................................................................46
Autres fonctionnalités .................................................................................... 47
Calculatrice......................................................................................................................................48
Purge ...............................................................................................................................................49
Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................50
Fin d’exercice..................................................................................................................................51
Modifier un modèle de facture......................................................................................................52
Index ................................................................................................................ 53
Découverte
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
•faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
Découverte
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide:
•Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et
qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
•Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhai-
tez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document.
•Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une
ancienne version.
®
L'application Adobe Reader
ordinateur.
, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre
logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande A
IDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations
utiles.
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Commencer à travailler
Indisponible en option
Ciel Données Mobiles
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de
votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu D
Le fichier d’exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Démarrer Ciel Devis Factures
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou
bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
OSSIER, commande NOUVEAU).
Découverte
2. Activez les commandes
3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES.
PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez
pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
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2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire
Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche <F1>).
Ouvrir le dossier d'exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier
d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Découverte
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
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Environnement
Barre de menusBarre de titre Barre d’actions
Barre de statut
Espace de travail
Intuiciel
Barre de navigation
(masquée par défaut)
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Bouton de fermeture
de l’application
La fenêtre principale de l’application
Découverte
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide
des menus.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence (au format PDF) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Pour plus de détails sur la barre d’actions, reportez-vous au Manuel de référence depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans
laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de message-
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rie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
AFFICHER LA BARRE DE
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence (au format PDF)
accessible depuis le menu A
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows ™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous
travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet
Accueil de l’Intuiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
L'Intuiciel
à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets :
Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre
d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous
est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement
IDE.
Découverte
utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence depuis le menu AIDE.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin)
tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible
s'afficheront dans un onglet dédié.
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
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Création d’un dossier
Création d’un dossier
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d’un dossier, vous définissez
les paramètres généraux de celui-ci.
1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupé-
rer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• plusieurs dossiers existent sur votre poste : la fenêtre ci-dessous s’affiche avec la liste déroulante contenant
tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour
reprendre les paramètres société.
• aucun dossier n’existe sur votre poste: vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier ci-
dessous :
2. Dans cette fenêtre, saisissez le nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
L’assistant de création de dossier s’affiche.
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L’assistant de création d’un dossier
L’assistant de création de dossier est composé de deux étapes.
Etape 1
Création d’un dossier
Mes coordonnées
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies
seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise, ainsi que l’Adresse complète, le Téléphone, le Portable et
l’adresse E-mail.
Mon Logo
2. Insérez votre Logo dans la zone prévue à cet effet. Vous pouvez :
• Coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier,
• Importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, disque dur externe)
• Insérer votre logo via un scanner ou un appareil photo.
Mon Statut
3. Indiquez la Forme juridique et le Capital de votre société.
Mon immatriculation
Les informations requises dans la zone Mon immatriculation sont fournies sur votre extrait K-Bis. Elles
ne sont pas obligatoires pour valider la création du dossier. Vous pouvez les renseigner ultérieurement
dans vos paramètres sociétés.
4. Saisissez votre numéro SIRET, votre N.I.I. (N° TVA intracommunautaire), votre code APE (Activité Principale de
l’Entreprise).
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Création d’un dossier
5. Précisez si votre société est enregistrée au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des
Métiers (RM)
6. Saisissez votre N° d’immatriculation (RCS/RM).
7. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton
Etape 2
Mon exercice comptable
1. Indiquez la période de votre exercice comptable en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien
utiliser l’icône du calendrier .
Ma TVA
2. Indiquez dans cette zone si vous êtes assujetti à la TVA ou non.
Mes réglages complémentaires
Ma monnaie
3. indiquez la monnaie du dossier. Par défaut l’Euro est sélectionné.
4. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic droit avec la souris pour activer le menu CONTEX-
TUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales.Saisissez ensuite le nombre de décimales à prendre en
compte dans la zone qui s’affiche.
Attention !
Cette étape est irréversible. Vous ne pourrez pas changer la monnaie ou le nombre de décimales après
la création du dossier.
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Création d’un dossier
Mon dossier
5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton , puis renseignez
les zones de la fenêtre Mot de passe, page 44.
6. Pour que le dossier s’ouvre automatiquement au démarrage de l’application, cochez la case correspondante.
7. Puis cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans
la barre de titre de la fenêtre principale.
Bureau de réglages
A partir de la barre d’accueil - BOUTON [RÉGLAGES]
Par défaut à partir de la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous :
Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre activité, vos éditions,
votre facturation et votre comptabilité.
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Prise en main
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Prise en main
Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la
fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la
fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les
fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu A
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou <Ctrl> <F>.
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une
recherche.
La commande
RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
IDE.
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le
premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
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