SAGE Devis Factures Guide des mises à jour [fr]
Ciel Devis Factures
Guide des mises à jour
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-jointe la mise à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Sage
Sommaire
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Devis Factures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Nouveau mode de navigation dans l’Intuiciel ................................................................................................7
La migration d’une ancienne version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Ouvrir un dossier d’une ancienne version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures........................................................8
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0................................................................................. 8
L’historique des nouveautés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Les nouveautés de la version 3.20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Paramètres société............................................................................................................................................ 10
Les modèles de factures................................................................................................................................... 10
Les modèles de devis......................................................................................................................................... 11
Les modèles d'avoirs ......................................................................................................................................... 12
Les nouveautés de la version 4.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Date de validité pour les devis ........................................................................................................................ 14
Lettre NRE............................................................................................................................................................ 14
Agenda/Planning............................................................................................................................................... 14
Rappel................................................................................................................................................................... 15
Les thèmes .......................................................................................................................................................... 15
Tableau de bord ................................................................................................................................................. 15
Informations de dernière minute ................................................................................................................... 16
Synchronisation des données avec Palm ..................................................................................................... 16
Les nouveaux états............................................................................................................................................ 17
Les nouveautés de la version 5.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Nouvelles présentations de la barre de navigation.................................................................................... 18
Nouveau module de recherche dans les listes ............................................................................................ 18
Les nouveautés de la version 5.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel......................................... 19
Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes............................................................... 19
Personnalisation des titres des colonnes ..................................................................................................... 19
Les nouveautés de la version 6.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Nouvel Intuiciel .................................................................................................................................................. 20
Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP) ..................................................................................... 20
Remplissage automatique des articles ......................................................................................................... 20
3
Sommaire
Import des tiers, contacts et articles............................................................................................................. 21
Remboursement d’avoir................................................................................................................................... 21
Intégration photo .............................................................................................................................................. 21
Localisation automatique................................................................................................................................ 21
Les nouveautés de la version 6.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Gestion de la norme DEEE................................................................................................................................ 22
PDF en couleur.................................................................................................................................................... 22
Les nouveautés de la version 7.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Pièce commerciale client : Saisie Document ............................................................................................... 23
Exemple : Extrait d'un devis ............................................................................................................................. 23
Gestion des factures d’acompte .................................................................................................................... 24
Les recherches Trouvtoo.................................................................................................................................. 24
Besoin d’aide....................................................................................................................................................... 24
Générer des écritures au format RImport .................................................................................................... 25
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................................ 25
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) ........... 25
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce................................................................................. 25
Préférences de saisie d'une pièce commerciale.......................................................................................... 26
Points de restauration ...................................................................................................................................... 26
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel...................... 26
Les nouveautés de la version 8.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Changements d’interface ................................................................................................................................ 27
Affichage des fenêtres par onglet ................................................................................................................. 27
Intuiciel ................................................................................................................................................................ 27
Localisation, itinéraire ...................................................................................................................................... 28
Les aperçus.......................................................................................................................................................... 28
Aperçu en PDF par défaut................................................................................................................................ 28
Visualiser en PDF................................................................................................................................................ 28
Afficher l’aperçu dans une liste...................................................................................................................... 29
Préférences facturation ................................................................................................................................... 29
Modèles de dessins............................................................................................................................................ 29
Saisie..................................................................................................................................................................... 31
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs.................................................................................... 31
Recherche de pièces.......................................................................................................................................... 31
Unité des articles ............................................................................................................................................... 32
eBay ...................................................................................................................................................................... 32
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales ................................................................................. 33
Mise sous surveillance ...................................................................................................................................... 33
Envoyer un email................................................................................................................................................ 33
4
Sommaire
Les nouveautés de la version 9.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Personnalisation des polices........................................................................................................................... 34
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres ...................................................................... 34
Regroupements dans les listes (Intuiliste).................................................................................................... 34
Modèles de pièces clients ................................................................................................................................ 34
Gestion du statut dans les devis..................................................................................................................... 35
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces...................................................................35
Gestion des articles inutilisés.......................................................................................................................... 35
Affichage du tableau de bord de date à date .............................................................................................. 35
Les nouveautés de la version 10.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Les barres d’actions........................................................................................................................................... 36
L’affichage........................................................................................................................................................... 36
L’accueil ............................................................................................................................................................... 37
Affichage des fenêtres en arrière-plan......................................................................................................... 37
Enregistrement automatique des vues......................................................................................................... 37
Les actions flash................................................................................................................................................. 37
Service à la personne ........................................................................................................................................ 37
Les nouveautés de la version 11.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Intuiciel personnalisable .................................................................................................................................. 39
Insertion automatique...................................................................................................................................... 39
Correcteur orthographique............................................................................................................................. 40
Aide à la saisie des Codes postaux et villes.................................................................................................. 40
Ciel Business Mobile.......................................................................................................................................... 41
Les nouveautés de la version 11.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur .................................................................................. 42
Les nouveautés de la version 12.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
L’accueil Ciel ....................................................................................................................................................... 43
Mon compte Ciel................................................................................................................................................ 43
Enrichissement de l’Intuiciel ........................................................................................................................... 43
Nouvelle option en liaison comptable........................................................................................................... 44
Commentaire sur l’origine des pièces clients.............................................................................................. 44
FlashCode et CodeQR ....................................................................................................................................... 44
Modification de l’historique des archives .................................................................................................... 45
Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................................. 45
Modification de l’ouverture d’un dossier ..................................................................................................... 46
Les nouveautés de la version 12.60 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ..................................................................................... 47
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Sommaire
Les nouveautés de la version 13.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Sauvegarde DGFiP ............................................................................................................................................. 48
Programme Amélioration Produits................................................................................................................ 49
Intuiciel Windows™ 8........................................................................................................................................ 49
Fin d’exercice ...................................................................................................................................................... 50
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................................... 50
Les nouveautés de la version 14.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Assistant de création de dossier..................................................................................................................... 51
Bureau de réglages............................................................................................................................................ 51
Mode tactile ........................................................................................................................................................ 51
Les nouveautés de la version 14.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Sauvegarde en ligne.......................................................................................................................................... 53
Liaison comptable vers Ciel Compta libérale .............................................................................................. 54
Les nouveautés de la version 15.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Création de dossier automatique................................................................................................................... 55
Gestion des exercices clôturés........................................................................................................................ 55
Nouveau look de l’interface ............................................................................................................................ 55
Ajout d’un indicateur dans le tableau de bord ............................................................................................ 56
6
Les nouveautés de Ciel Devis Factures
Les nouveautés de Ciel Devis Factures
Il s’agit des nouveautés de la version 15.50.
Nouveau mode de navigation dans l’Intuiciel
A partir de l’onglet - groupe Mon Bureau de la barre d’actions
Les boutons d’accès à votre Intuiciel (groupes
désormais positionnés dans la barre d’actions de l’onglet Accueil.
Mon Bureau, Mon Tableau de bord, Mes Etats et statistiques) sont
7
La migration d’une ancienne version
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont
nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Devis Factures, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reportez à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande
fenêtre qui s'affiche.
À PROPOS DE CIEL DEVIS FACTURES du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Devis Factures.
1. Activez le menu
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
DOSSIER - commande OUVRIR.
8
La migration d’une ancienne version
.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
1. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant la mise à jour. Il est vivement
conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Vous pouvez commencer à travailler.
9
L’historique des nouveautés
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 3.20.
Les nouveautés de la version 3.20
Les principales nouveautés de cette version sont les modifications liées à la mise en conformité avec la loi NRE
des dessins des pièces.
Paramètres société
Parmi les informations rendues obligatoires sur les pièces par la loi NRE, il y a le taux d'escompte en cas de
paiement anticipé et le taux de pénalité de retard.
Pour cela, deux nouvelles zones figurent dans les Paramètres société (onglet Divers) :
anticipé
et Taux pénalité de retard.
Taux escompte paiement
Les modèles de factures
Voici les modifications réalisées sur les modèles de factures suivants :
• Facture de prestation papier blanc,
• Facture de prestation papier entête,
• Facture papier blanc avec logo,
• Facture papier blanc,
• Facture papier entête,
• Facture Tt texte papier blanc.
Si la zone
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de
ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
er
est réservé à Exonéré).
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
10
Sur le modèle Facture pré imprimée Ciel BF4N :
La zone Acompte étant déjà présente, aucune modification n’a été effectuée.
L’historique des nouveautés
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
Sur le modèle Facture sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
Sur le modèle Facture papier blanc avec remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Facture papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux
de TVA
.
Les modèles de devis
Voici les modifications réalisées sur les modèles de devis suivants :
• Devis de prestation papier blanc,
• Devis de prestation papier entête,
• Devis papier blanc avec logo,
• Devis papier blanc,
• Devis papier entête,
• Devis Tt texte papier blanc.
Si la zone
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de
ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
er
est réservé à Exonéré).
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
11
Sur le modèle Devis pré imprimée Ciel BF4N :
Ajout de la zone Acompte.
L’historique des nouveautés
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
Sur le modèle Devis sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones
désormais lors de l’édition de la facture.
Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
Sur le modèle Devis papier blanc avec remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Devis papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de
TVA
.
Les modèles d'avoirs
Sur les modèles Avoir papier blanc avec logo, Avoir papier blanc :
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de
er
ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1
Sur le modèle Avoir pré imprimé Ciel BF4N :
Le détail de la TVA n’est pas inclus dans ce modèle.
est réservé à Exonéré).
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L’historique des nouveautés
Sur le modèle Avoir papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de
TVA
.
Sur le modèle Avoir papier blanc avec remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
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L’historique des nouveautés
Les nouveautés de la version 4.0
Nous allons détailler ici les nouveautés présentes dans la version 4.0 de Ciel Devis Factures.
Date de validité pour les devis
La zone Date d'échéance se nomme désormais Date de validité sur les devis. L'ensemble des modèles de devis
livrés en standard avec Ciel Devis Factures intègrent désormais cette donnée.
Si vous avez personnalisé vos propres dessins de devis et que vous souhaitez afficher cette information,
vous devrez réaliser vous-même cette modification dans vos modèles.
Lettre NRE
Cette nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre la possibilité d'éditer un document nommé Lettre NRE.
Cette lettre indique le montant de la pénalité de retard calculée sur une facture non réglée à échéance.
1. Depuis la liste des factures, sélectionnez la facture concernée puis activez l'item
contextuel (clic droit).
Cette fonction n'est visible que si vous ne sélectionnez qu'une seule facture totalement réglée.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date du règlement puis validez l'édition par le bouton [OK].
Le calcul des pénalités de retard nécessite que la zone Taux pénalités de retard (dans les Paramètres
société, onglet Divers) soit renseignée. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informera.
Lettre NRE du le menu
Agenda/Planning
Menu RELATIONS CLIENTS - commande AGENDA/PLANNING
L’agenda vous permet la gestion de votre planning. Vous pouvez y enregistrer des rendez-vous, des
événements ou encore des tâches à réaliser.
Pour plus d’informations sur l’agenda, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.
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L’historique des nouveautés
Rappel
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RAPPEL
La commande RAPPEL affiche la Liste des alertes. Cette liste ne contient pas uniquement les éléments en
provenance de l’agenda.
En effet, un type d'événement différent en provenance de votre gestion peut venir s’insérer : les relances
clients.
Les thèmes
Vous pouvez modifier le fond de la fenêtre principale (ou Bureau).
1. Depuis la fenêtre principale, activez la commande
2. Sélectionnez le thème de votre choix parmi ceux proposés.
THÈMES du menu contextuel (clic droit).
3. Pour visualiser immédiatement votre choix sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Appliquer].
4. Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton [OK].
Tableau de bord
Menu TRAITEMENTS - commande TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord présente les principales informations contenues dans votre dossier.
Il s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option
L’icône , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par
mail.
Lorsqu'un graphique est affiché, vous pouvez :
Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tache à l'ouverture
depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
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L’historique des nouveautés
• le personnaliser en sélectionnant la commande PROPRIÉTÉS DU GRAPHIQUE depuis le menu contextuel (clic
droit).
• le visualiser sous forme d'une fenêtre indépendante en double-cliquant dessus.
Informations de dernière minute
Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
La fenêtre Informations de dernière minute présente des informations qui ne sont pas toujours mentionnées
dans les documentations.
Elle s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option
Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tâche à l'ouverture
depuis le menu D
OSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
L’icône , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par
mail.
Synchronisation des données avec Palm
Vous pouvez échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA.
Pour plus de détails sur la mise en place de la synchronisation des données, reportez-vous au chapitre Les
préférences - Synchronisation des données, du document électronique Annexes accessible depuis l'onglet
Documentations de la barre de navigation.
Voici quelques remarques générales concernant la synchronisation des données avec les PDA Palm.
Gestion des suppressions
Les éléments synchronisés supprimés de votre dossier Ciel ne seront PAS supprimés dans le Palm. Ceci doit
être réalisé manuellement sur le Palm. Sinon, ces éléments risquent de réapparaître dans votre dossier Ciel.
Les éléments supprimés sur le Palm seront supprimés dans votre dossier Ciel si cela est possible (contraintes
de gestion).
Il est donc fortement conseillé de supprimer les éléments sur le Palm puis de les synchroniser.
Rubriques non gérées
Certaines rubriques peuvent exister sur Palm et ne pas exister sur votre logiciel Ciel et vice-versa.
Celles-ci seront donc ignorées ou effacées lors des synchronisations.
16
L’historique des nouveautés
Installation des «Conduites» Palm
Certaines versions des logiciels Palm imposent de quitter et de redémarrer le logiciel HotSync Manager après
avoir effectué vos réglages au sein de votre logiciel Ciel.
Le sens et le type de synchronisation sont imposés par Palm et ne peuvent être définis par votre logiciel Ciel. Il
faut donc les définir dans les réglages Palm.
De même, l’utilisateur devra veiller à éviter les conflits entre plusieurs types de synchronisation Palm.
Dans tous les cas, reportez-vous à la documentation Palm.
Les nouveaux états
Voici la liste des nouveaux états :
• Liste des actions par type (Agenda)
Liste des rendez-vous (Agenda)
Liste des tâches (Agenda)
Liste des évènements (Agenda)
• Mailing tiers avec logo (Clients/Tiers)
• Avoir blanc ombré logo et remise (Dessin avoirs)
Avoir papier blanc 4 colonnes (Dessin avoirs)
• Devis blanc ombré logo et remise (Dessin devis)
Devis papier blanc 4 colonnes (Dessin devis)
Devis service (Dessin devis)
• Facture blanc remise papillon (Dessin facture)
Facture blanc ombré logo remise (Dessin facture)
Facture papier blanc 4 colonnes (Dessin facture)
Facture service (Dessin facture)
• Echéancier (Echéancier)
• Lettre NRE (Lettre NRE)
• 1ère relance avec logo (Relances clients)
2ème relance avec logo (Relances clients)
3ème relance avec logo (Relances clients)
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