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Compta Facile 2014
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SAGE Compta Facile 2014 Manuel de découverte [fr]

Manuel de découverte Ciel Compta Facile
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base et gérer rapidement votre comptabilité.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.

Sommaire

Prise en main.............................................................................................................. 4
Configuration minimale..............................................................................................5
Documentation .........................................................................................................6
Si vous débutez ........................................................................................................7
Entraînez-vous ....................................................................................................... 10
Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17
Créez votre dossier ................................................................................................. 18
Créez un dossier via la Synchro compta ..................................................................... 21
Définissez les paramètres de votre dossier ................................................................. 22
Contrôlez et modifiez les éléments de base................................................................. 28
La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 34
Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 35
Traitements sur les écritures .................................................................................... 40
Les états................................................................................................................... 44
Les états comptables............................................................................................... 45
Traitements .............................................................................................................. 47
La TVA .................................................................................................................. 48
Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 49
Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 50
Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 51
Gestion des dossiers................................................................................................. 55
La sauvegarde / restauration .................................................................................... 56
Index........................................................................................................................ 58

Prise en main

Configuration minimale

Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement

• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.

Pour utiliser directDéclaration

• Processeur 1,5 GHz.
• 2Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Documentation

Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Prise en main
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide.

Les manuels

La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
•le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel.
manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en
•le annexes la présentation générale et le générateur d’états.
guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier
•le d’une ancienne version.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .

L’aide en ligne

Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier ou en activant la commande
AIDE du menu AIDE.
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Prise en main

Si vous débutez

Quelques notions de comptabilité

Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes.
er
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1 distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte).
7
Prise en main
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
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Prise en main
Créez et paramétrez votre dossier
Contrôlez et modifiez les éléments de
base : plan de comptes, journaux,
Saisissez vos écritures et comparez-les :
pointage
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
grand-livre, balance, journaux
Imprimez les éditions de fin d’année :
bilan et compte de résultat
Clôturez l’exercice

Principales étapes de création et de suivi de votre dossier

Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta Facile.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
9
Prise en main

Entraînez-vous

Lancez votre logiciel

Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes La page d’accueil s’affiche.
PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA FACILE.

Ouvrez le dossier Société Exemple

Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton
J’ouvre mon dossier

Quittez le logiciel

Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Attention !
Ciel Compta Facile dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta Facile dans le mode comptable par défaut (Cahier). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide.
10

La fenêtre principale de l’application

Bouton de fermeture
Barre d’actions
Barre de menus
Barre de titre
Barre de statut
Intuiciel
Zone de recherche
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
Prise en main
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu F
ENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
11
Prise en main

L’Intuiciel

Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu F
L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
•
Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le
bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus sou­vent.
ENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 12.
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet
• les principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et
• de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisa­tion. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
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Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu C commande
AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
ONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche
sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2.
Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Renommer une tâche ou un groupe de t
âches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche.
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Prise en main
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
aurer le bureau / Annuler les modifications
Rest
avant certaines fonctions du logiciel.
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
•
Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
•
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
2. les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2.
Vous devez s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un é
ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
tat ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états.
14
Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
aurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Rest
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
•
Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnali-
sations.
Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
•
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches Trouvtoo
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche
©
Trouvtoo rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
©
Google.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à
chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique
Trouvtoo.
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Besoin d’aide

Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone
(où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Prise en main
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Création et mise en place d’un dossier

Création et mise en place d’un dossier

Créez votre dossier

Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta Facile détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer
un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.

Choix du mode comptable

Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.
A l’inverse le mode encaissement, paiement, etc). Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option
utiliser le mode Standard
Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur,
.
Attention !
Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

Paramètres du dossier

4. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
• dans la zone
C
ONTEXTUEL,
• sélectionnez la commande
• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK].
Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu
MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
Je préfère
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