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Le publipostage
User Manual [fr]
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OPEN OFFICE Le publipostage User Manual [fr]

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Le Publipostage

Version 2.1 du 14.10.2007

Réalisé avec : OOo 2.3.0 Plate-forme / Os : Toutes

Distribué par le projet fr.OpenOffice.org

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Sommaire
Introduction.........................................................................................................4
1ère Partie – Débuter avec le publipostage.......................................................5
1.1 Le document de fusion................................................................................................6
1.2 La source des données...............................................................................................6
1.3 La connexion aux données.........................................................................................6
1.4 Le vocabulaire des bases de données.......................................................................7
2.1 Scénario.......................................................................................................................9
2.2 Inventaire des besoins................................................................................................9
2.3 La lettre-type................................................................................................................9
2.4 Source des données Calc.........................................................................................10
2.5 Source des données OpenOffice.org Base..............................................................16
2.6 Réaliser la fusion : l’assistant Mailing.......................................................................17
3.1 Les types de sources de données............................................................................21
3.2 Une méthode « propre » pour créer une source de données..................................22
3.3 Plus d’informations sur le publipostage....................................................................22
2e Partie – Publipostage avancé......................................................................23
1.1 L’Explorateur.............................................................................................................23
1.2 Le Navigateur............................................................................................................24
1.3 La barre d’outils.........................................................................................................24
2.1 Ajout du bouton de l’outil de mailing.........................................................................26
2.2 Utilisation de l’outil de mailing...................................................................................27
3.1 Les filtres...................................................................................................................28
3.2 Les requêtes..............................................................................................................31
4.1 Cacher des lignes vides : les paragraphes masqués...............................................36
4.2 Cacher une partie du texte : le texte masqué...........................................................37
4.3 Le champ texte conditionnel.....................................................................................38
4.4 Modifier un champ masqué ou conditionnel.............................................................42
4.5 Les opérateurs...........................................................................................................43
4.6 Les variables prédéfinies...........................................................................................43
5.1 Les champs de formule.............................................................................................45
5.2 Un exemple................................................................................................................46
5.3 La gestion des dates.................................................................................................46
5.4 Les opérateurs, fonctions et constantes utilisables dans les champs de formules. 46
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5.5 Tables des opérateurs booléens...............................................................................48
6.1 Préalables..................................................................................................................50
6.2 L’envoi des e-mails....................................................................................................51
3e Partie – Étiquettes.......................................................................................53
1.1 L’onglet Étiquettes.....................................................................................................53
1.2 L’onglet Format..........................................................................................................54
1.3 L’onglet Options.........................................................................................................55
2.1 La modification de l’aspect des étiquettes................................................................57
2.2 Visualiser les informations réelles.............................................................................58
2.3 Des planches d’étiquettes différentes.......................................................................59
2.4 Des planches d’étiquettes identiques.......................................................................60
2.5 Plusieurs étiquettes identiques.................................................................................61
FAQ..................................................................................................................62
Informations complémentaires.........................................................................63
Crédits..............................................................................................................64
Licence.............................................................................................................64
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Introduction

Le publipostage – en anglais « mailing » – est la faculté offerte par les outils informatiques de fusionner deux ensembles d’informations : une lettre-type et un fichier d’adresses par exemple. C’est, au demeurant, cet exemple que nous utiliserons tout au long de ce guide. Sachez cependant que le publipostage peut s’appliquer à des foules de besoins, tels que la réalisation de fiches sur des matériels, des listages d’équipements, la confection d’enveloppes ou d’étiquettes, des formulaires pré-remplis, etc.
L’opération de mailing est très couramment utilisée pour réaliser des séries de documents dont seule une partie change (dans notre exemple, ce seront les adresses) et dont la forme demeure semblable d’un document individuel à l’autre. Lorsque votre vépéciste 1 vous écrit pour vous annoncer que vous avez gagné le Premier Prix à son Grand Jeu Mondial du Siècle, il utilise très exactement ce type d’application informatique pour adresser la même lettre « personnalisée » à des dizaines de « gagnants ».
Ce guide s’appuie sur la version 2.0.4 d’OpenOffice.org.
1 Dénomination que se sont attribuée les entreprises de vente par correspondance.
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ère
1
Ce document décrit les fonctionnalités offertes par OpenOffice.org v.2 en matière de publipostage. Après avoir défini les éléments intervenant dans cette opération, nous effectuerons un publipostage-exemple très basique, qui permettra de comprendre les notions qui s’y rapportent.

Partie – Débuter avec le publipostage

1 Les éléments d’un publipostage

Pour pratiquer un mailing nous devons disposer de deux éléments ou ensembles d’éléments différents. Tout d’abord, un document « à trous » ou document de fusion, plus connu sous le nom de lettre-type, qui comporte la mise en forme générale des données. Ensuite, un ensemble de données variables, destinées à combler les « trous » du document de fusion. Le diagramme ci­dessous résume les opérations.
figure 1: Le principe du publipostage
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Le document de fusion ou lettre-type Les « trous » sont destinés à recevoir l’information variable tandis que le reste du document reçoit la mise en forme et les données communes. L’information variable sera ultérieurement reçue de l’ensemble de données auquel nous relierons le document de fusion. Cette dernière opération – la fusion – sera décrite plus loin.
Les données variables Ce sont les informations qui prendront place sur le document de fusion lors de l’opération du même nom. Pour continuer notre exemple, un tableau comportant des séries de noms, prénoms et adresses peut constituer un ensemble de données convenable.

1.1 Le document de fusion

C’est, par exemple, un document de traitement de textes qui, outre la mise en forme habituelle, comporte des « trous », ou plus exactement des emplacements réservés, pour y insérer les données voulues, prises dans la source des données au moment de la fusion proprement dite.
Notre exemple s’appuiera sur un document OpenOffice.org Writer que nous connecterons à la source des données.

1.2 La source des données

La source des données est le fichier (également nommée la table) où sont réunies les informations variables à insérer dans le document de fusion. OpenOffice.org v.2 accepte les sources de données des types suivants :
fichiers texte (.txt, .csv) ;
feuilles Calc (.sxc ou .ods) ;
tables de base de données dBase (.dbf) ;
tables de base de données OpenOffice.org Base (.odb) ;
tables de bases de données externes auxquelles nous accéderons à travers des pilotes ODBC ou JDBC. La manière d’accéder à ce type de tables ne sera pas expliquée dans ce guide.
En termes de fonctionnalités les deux premières options (texte et Calc) ne sont pas équivalentes au trois dernières (tables de bases de données). Afin de montrer ces différences, notre exemple fera successivement appel à une feuille Calc puis à une table OpenOffice.org Base (voir aussi chapitre 3.1).

1.3 La connexion aux données

C’est l’opération par laquelle nous indiquons au document de fusion où il doit aller prendre les informations qui lui manquent afin de remplir les « trous ». Bien sûr, la connexion aux données ne peut s’effectuer que si OpenOffice.org connaît l’emplacement où se trouvent les informations. Cet emplacement – c’est-à-dire le dossier où est enregistré le fichier qui constitue la source des données – peut se trouver sur la machine hôte ou autre part sur le réseau local.
Comme suggéré dans le paragraphe relatif à la source des données, OpenOffice.org n’offre pas le même mode d’accès aux données selon que la source est
un fichier texte ou un tableau Calc ;
une table de base de données.
Dans le premier cas, les données ne pourront pas être modifiées pendant l’opération de publipostage alors que dans le second ce sera possible.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage

1.4 Le vocabulaire des bases de données

Le publipostage met en correspondance des documents-types et des bases de données. Par conséquent nous manipulerons quelque peu ces dernières. Il est donc utile – même si nous ne désirons pas nous plonger dans leurs arcanes – de connaître certains termes de ce domaine.
Le tableau ci-dessous n’est pas trié et doit être lu de haut en bas, de l’entité de plus haut niveau vers la plus détaillée.
Base de données
Table
Requête
Un ensemble de tables, requêtes, vues, éventuellement complétées d’éléments de mise en forme, relatives à un domaine et permettant de stocker des informations sur ce domaine.
Exemple Une base de données des adhérents d’une association. Cette base
peut contenir des tables telles que Adherents, Adresses, Cotisations, Activites, etc.
Un ensemble de données structuré en lignes (ou enregistrements) regroupant des informations au sein d’une base de données.
Exemple Une table Adresses qui reprend, pour chaque adhérent, son
adresse et autres informations associées. Une interrogation portant sur une base de données et permettant
d’en extraire des informations en fonction des critères spécifiés. Une requête ne retourne des données qu’au moment de son
exécution. Exemple Une requête qui permet d’obtenir la liste des adhérents n’ayant pas
réglé leur cotisation.
Vue
Enregistrement ou ligne
Champ ou colonne
Tableau 1: Les termes essentiels des bases de données
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Un ensemble de données résultant de l’interrogation d’une base de données, à la manière d’une requête.
Une vue est mise à jour en permanence et retourne toujours des données actualisées.
Exemple Une vue qui permet de connaître les adhérents par région. Un ensemble de données dans une table, regroupant des
informations ayant un lien entre elles. Exemple Les données d’adresse concernant Paul Dupont dans la table
Adresses de la base des adhérents. Une information stockée dans une table. Exemple Le champ CodePostal qui est destiné à contenir les codes
postaux des adresses des adhérents dans la table Adresses.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Quant à l’expression « Source de données » utilisée par OOo, elle se veut générique et désigne tout ensemble de données de toute nature qui permet une exploitation en publipostage. Ainsi, une table, une requête, une vue, sont toutes trois des sources de données.
Attention
En matière de publipostage, le terme « champ » est utilisé dans deux contextes différents. Le premier est celui des sources de données et est défini ci-dessus.
Le second est plus général et relatif aux informations qui peuvent être ajoutées dans un document de traitement de texte. Ainsi, il est possible d’insérer la date du jour dans un texte. Cette date constitue un champ.
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fr.OpenOffice.org Le Publipostage
1ère Partie – Débuter avec le publipostage

2 Un exemple de publipostage

Après avoir pris connaissance de la description générale d’un publipostage, il est temps maintenant de mettre ces informations en pratique. Nous utiliserons à titre d’exemple un scénario tout-à-fait original, décrit ci-dessous, que nous présenterons dans deux situations : l’emploi de feuilles Calc et celui du nouveau module Base.

2.1 Scénario

Notre scénario est le suivant : nous faisons partie des 3 Redoutables Sources (également connus sous le nom de K-MIF), entreprise de vente par correspondance, et nous désirons promouvoir les articles de notre nouveau catalogue « Été 2084 » auprès de nos clients.
Nous avons alors une idée géniale et tout-à-fait originale : réaliser un Grand Jeu Concours du Siècle par tirage au sort, auquel 10 % de nos clients gagneront un lot. Il nous faut maintenant annoncer la bonne nouvelle aux heureux gagnants. Nous leur proposerons de nous retourner le bulletin de participation auquel nous aurons joint un bon de commande... à tout hasard...

2.2 Inventaire des besoins

Nous commencerons par rédiger le courrier (la lettre-type) en prenant soin de repérer les emplacements où nous insérerons les données variables par la suite (voir le paragraphe suivant). Nous aurons alors une idée précise de l’ensemble des données qui nous seront nécessaires.
De quelles informations aurons-nous besoin pour garnir ce courrier ? En voici une liste, qui pourrait bien entendu être enrichie en fonction du niveau de détails recherché :
les données concernant le client. Ces informations seront, typiquement, les nom, prénom, adresse, code postal, localité, civilité, code client ;
les données concernant le prix « gagné » par le client. Il pourra s’agir du niveau du prix (1er prix, 2e prix, etc.), de la nature et de la marque du lot ainsi que de sa valeur marchande pour faire saliver et motiver l’acte d’achat.

2.3 La lettre-type

Nous commençons donc par réaliser une lettre-type, que nous avons enregistrée sous
C:\Publipostage\LettreType.odt.
Par mesure d’homogénéité, nous choisirons ici le même dossier que celui de la source des données. Ce n’est pas le moins du monde une obligation mais cela nous évitera de disperser les éléments manipulés.
À la figure 2, un aperçu de la lettre-type, pour l’instant à l’état « brut », c’est-à-dire sans connexion avec quelques données que ce soit : en prévision de l’insertion ultérieure de données, nous avons marqué en souligné les endroits où ces futures données devront prendre place. Ces éléments soulignés sont actuellement purement fictifs et bien incapables de répercuter quelque information que ce soit. Ils nous servent uniquement dans le cadre de la conception de la lettre-type. L’emploi de tels marqueurs n’est bien sûr pas exigé mais il est bien utile de placer d’emblée des repères qui permettent de contrôler la structure du document pendant sa conception.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 2 : Le brouillon de lettre-type

2.4 Source des données Calc

Pour premier exemple nous utiliserons une feuille OpenOffice.org Calc comme source des données. C’est certainement l’option la plus couramment employée, d’une part parce que seule cette option existe sous les versions 1.x d’OpenOffice.org et d’autre part parce que c’est probablement celle qui est la plus facile à mettre en œuvre pour qui n’a pas encore utilisé de gestionnaire de bases de données. Ce chapitre donne, pas-à-pas, les informations nécessaires – et suffisantes – pour réaliser notre premier publipostage.
Nous y apprendrons successivement à définir une source de données, à réaliser la liaison entre la source des données et la lettre-type, à insérer des repères de données dans la lettre-type, enfin à exécuter la fusion des données, objectif final de tout publipostage.
2.4.a La source des données
Nous disposons donc d’une feuille Calc qui contient les informations nécessaires à la réalisation du publipostage (voir figure 3). Cette feuille va désormais constituer notre « base de données », rudimentaire mais efficace.
Dans la feuille, les colonnes représentent chacune un type d’information (p.ex : les noms, les codes postaux, etc.), les lignes sont des collections d’informations regroupées par affinité (ici, selon les clients). Ces lignes d’informations prendront plus tard place dans chacun des courriers à envoyer aux clients correspondants.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 3 : Notre « base de données »
Pour faciliter l’exploitation de cette « base », nous prendrons soin de stocker ces informations (le tableau Calc) dans un dossier spécifiquement dédié. Pour l’exemple, nous choisirons arbitrairement le dossier C:\Publipostage. Le nom complet de notre table d’adresses est donc C:\Publipostage\Adresses.ods.
Conseils
Veillez aux noms des colonnes : ils ne comprennent que des lettres (non accentuées) et des chiffres, à l’exclusion de tout autre caractère (y compris l’espace). Ceci en prévision d’une éventuelle « migration » de notre « base » vers un moteur de bases de données qui pourrait éventuellement imposer des limitations en matière de nommage des colonnes.
Pour les mêmes raisons, il est également très vivement déconseillé de débuter un nom de champ par un chiffre.
La longueur des noms de colonnes peut également être un écueil si vous envisagez ultérieurement de migrer votre tableau Calc sous le format dBase. En effet, ce dernier requiert que les noms de colonnes ne dépassent pas 10 caractères.
Attention aux codes postaux ! Calc considère toute cellule contenant uniquement des chiffres comme un nombre. Le type de ces cellules doit donc être positionné sur Texte, faute de quoi des zéros de tête seraient éliminés 2.
L’essentiel du travail est maintenant fait : nous disposons d’une lettre-type conforme à nos besoins ; nous avons également un tableau qui va alimenter cette lettre-type.
Restent deux opérations, décrites aux paragraphes qui suivent : tout d’abord la réalisation de la connexion de la lettre-type avec la feuille Calc, enfin l’insertion des repères de données dans la lettre-type. Nous pourrons alors lancer notre première fusion.
2.4.b Connecter la source des données à la lettre-type
Notre feuille de données OpenOffice.org Calc ne sera exploitable que lorsque la lettre-type « saura » où se trouve cette feuille et quelles données doivent y être insérées. Nous allons maintenant procéder à l’établissement de cette « liaison » entre les données et le courrier.
Ouvrons tout d’abord la lettre-type, si ce n’est déjà fait. OpenOffice.org v.2 propose plusieurs méthodes pour connecter une lettre-type à une source de
données. Passons-les en revue rapidement :
2 Dans Calc, sélectionner la colonne avant de la remplir et dans le menu Format / Cellule, onglet
Nombres, rubrique Catégorie sélectionner Texte.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
1. L’assistant Source de données des adresses (Fichier / Assistants / Source de données des
adresses) porte un nom qui prête à confusion puisqu’il permet de gérer les bases de
données de tout type et non pas seulement celles d’adresses (choix Autre source de
données externe) ;
2. La gestion de la source du carnet d’adresses (Fichier / Modèles / Source du carnet
d’adresses, bouton Gérer...), qui se ramène à l’option précédente ;
3. L’assistant Mailing (Outils / Assistant Mailing) est lui aussi, à première vue, orienté
Adresses. En fait, il permet également de gérer la connexion à tout type de table de données ;
4. Le menu Outils / Options / OpenOffice.org Base / Bases de données permet de
gérer directement les dossiers qui contiennent des tables, nommés ici « bases de données » ;
5. La création directe d’une base par Fichier / Nouveau / Base de données ;
6. Le changement de base de données (Éditer / Changer de base de données) permet
de réaliser une connexion à la volée. Six possibilités ? Bigre ! Mais alors, laquelle choisir ? Pour notre première expérience nous choisirons bien entendu... la plus simple ! En l’occurrence, la
plus « simple » est la dernière citée ; si elle n’est pas parfaite (voir plus loin) elle permet, en une seule manipulation, de pointer vers la feuille Calc qui contient les données à exploiter et de créer la connexion.
Après appel du menu
Éditer / Changer de base de données, nous
obtenons le dialogue montré à la figure 4.
Figure 4 : Sélection d’une base de données
Cliquons Parcourir à la recherche du classeur Calc qui contient nos données.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Après validation, retour au dialogue précédent. Déplions la branche correspondant à notre nouvelle source de données, sélectionnons la feuille concernée (Feuille1) et cliquons
Définir.
Figure 6 : Le classeur apparaît dans la liste des bases disponibles
Figure 5 : Recherche du classeur qui contient les données
La liaison est maintenant établie entre notre lettre-type et la feuille Calc. Il serait d’ailleurs plus exact de dire que la liaison est maintenant déclarée à OpenOffice.org et devient accessible à tout document de fusion que nous pourrions être amenés à réaliser à l’avenir.
Remarque
La manipulation décrite ci-dessus entraîne la création d’un fichier Base (.odb) dans le dossier
Mes documents. Ce fichier est nommé d’après le nom du classeur Calc de référence.
Si la création de fichiers .odb « sauvages » dans votre dossier Mes documents vous semble une aberration, vous pouvez faire appel à la création directe de bases de données, plus propre, présentée au chapitre 3.2.
Il nous reste à choisir les informations à insérer dans la lettre-type. C’est ce que nous allons réaliser maintenant.
2.4.c Insérer des repères de données dans la lettre-type
La liaison avec la source de données est désormais effective. Pour nous en assurer, appuyons
F4 (ou bien Affichage / Sources de données). Nous devrions voir apparaître, en haut de la
fenêtre d’OpenOffice.org, une sous-fenêtre supplémentaire : celle du Navigateur de sources de données (voir figure 7) 3.
Le panneau de gauche (appelé l’Explorateur de sources de données) liste toutes les sources de données connues d’OpenOffice.org, la source sélectionnée étant affichée en gras 4. Un aperçu du contenu de la source active apparaît dans le panneau de droite. Ouf ! Il s’agit bien de notre feuille... Le Navigateur comporte également une barre d’outils spécialisée que nous détaillerons plus loin.
3 Pour la faire disparaître, appuyez une nouvelle fois sur F4. 4 La base Bibliography est livrée avec OOo v.2
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 7 : Le Navigateur de sources de données
Pour insérer des repères de données dans le document de fusion, nous pourrons faire appel à deux manipulations alternatives : au moyen de la souris, par Glisser / Déposer, ou à travers un dialogue par Insérer / Champs. Ces deux manipulations sont décrites ci-dessous.
Insertion par Glisser / Déposer
Pour le moment, nous nous « contenterons » d’insérer des repères de données (nommés des colonnes ou champs) dans notre lettre-type, qui, actuellement, est purement passive. L’opération s’effectue par glisser-déposer de la colonne désirée vers l’endroit voulu du texte (voir figure 8).
Figure 8 : Insertion d’un champ par Glisser/Déposer
Répétons l’opération pour chacune des rubriques à lier.
Insertion par le dialogue Insérer / Champs
Si vous craignez de ne pas maîtriser la manipulation de Glisser/Déposer, vous pouvez faire appel au menu Insérer / Champs / Autres, onglet Base de données, rubrique Type de
champ = Champ de mailing.
Ce dialogue est présenté à la figure 9.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Déplions alors la branche correspon­dant à la source des données en cours. Il suffit maintenant de position­ner successivement le point d’insertion dans le texte à l’emplacement visé puis de choisir les champs désirés dans la boîte de dialogue et de cliquer
Insérer.
2.4.d Le document de fusion après insertion des champs
Le texte comporte, après cette manipulation, des marqueurs sur fond grisé (ce type d’information se nomme un champ), tels que <Code>, <Nom>, etc. Leurs noms sont ceux des colonnes qu’ils représentent.
Figure 9 : Insertion d’un champ par le dialogue dédié
Figure 10 : Le document-type après insertion des champs
Nous pouvons maintenant éliminer le texte temporaire de conception. Le résultat final est montré à la figure 10.
2.4.e Visualiser les données avant de lancer la fusion
Notre lettre a bel aspect ! Mais pouvons-nous être sûrs que, dans certains cas, les données seront correctement formatées (alignement, coupure inesthétique, oubli...) ? Non. Il faudrait pouvoir maintenant visualiser les données telles qu’elles apparaîtront lors de la fusion pour vérifier que tout est conforme.
Cette option existe : il s’agit du bouton Données dans les champs, quatrième à partir de la droite sur la barre d’outils du Navigateur de données et présenté ci-contre.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 11 : Les données dans la lettre-type
Sélectionnons une des lignes de données dans le Navigateur puis cliquons ce bouton. Les données apparaissent dans le document, chacune dans le champ qui la concerne (figure 11).
Pour visualiser une autre série de données, il suffit de répéter la sélection et d’activer ce bouton à nouveau.

2.5 Source des données OpenOffice.org Base

Depuis la version 2, OpenOffice.org est livré avec un module de gestion de bases de données : Base. Les possibilités offertes par ce module dépassent de loin ce qu’il est possible de réaliser avec une « simple » feuille Calc, a fortiori un fichier texte. Si nous avons des besoins importants en matière de gestion de données, l’emploi de Base est peut-être adapté à notre cas.
Ce chapitre montre comment utiliser une table Base pour réaliser un publipostage. Mais Base offre également des possibilités de requêtes et de vues SQL. Ces dernières peuvent également être utilisées comme source de données de publipostage. Inutile alors de disposer d’une table dédiée : les données peuvent être extraites d’une ou plusieurs tables existantes au coup par coup en fonction du mailing à réaliser.
Nous nous contenterons ici de montrer que l’accès aux tables Base est immédiat et, surtout, dynamique.
Créer une base de données à partir d’une feuille Calc
Cette opération se réalise simplement par Copier / Coller de Calc vers Base. Elle est détaillée dans le how-to « De Calc à Base » que vous trouverez dans la section documentation du site http://fr.openoffice.org.
Dès lors qu’une base de données OpenOffice.org Base existe sur le poste de travail, aucune manipulation supplémentaire n’est nécessaire pour réaliser la liaison avec une lettre-type. En effet la création d’une base de données dans le module Base génère cette liaison d’emblée. L’appui sur
F4 en témoigne : la nouvelle base est d’ores et déjà présente et l’ensemble de ses tables,
requêtes et vues sont accessibles (figure 12).
Note
Dans le cas où la source se trouve sur un autre poste du réseau local, il faut procéder par Éditer / Changer de base de données comme indiqué au paragraphe 2.4.b.
Nous pouvons maintenant passer à l’insertion des champs dans la lettre-type. La méthode étant décrite au chapitre précédent, nous n’y reviendrons pas ici.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 12 : Utilisation d’une source de données Base
Note
Nous remarquons cependant une « légère » différence – visuellement parlant – entre le tableau de données ci-dessus et celui présenté dans le cadre de l’utilisation des feuilles Calc : au­dessous de la dernière ligne de données figure une nouvelle ligne vierge, repérée par une étoile. Oui : il est parfaitement possible ici d’insérer de nouvelles données directement dans la table, manipulation qui ne peut être réalisée de manière simple lors de l’emploi de feuilles Calc.
Le paragraphe 3.1 discute des avantages respectifs des diverses sources de données sous OpenOffice.org.

2.6 Réaliser la fusion : l’assistant Mailing

Quelle que soit la source de données pour laquelle nous aurons opté, tout est prêt maintenant pour réaliser le publipostage lui-même. L’opération finale se nomme la fusion. Au cours de celle-ci, OpenOffice.org insère (fusionne) les informations de la source de données dans la lettre-type pour générer au choix :
un nouveau document, un courriel (e-mail), une sortie directe sur l’imprimante.
Il s’agit ici de notre premier essai. Nous n’entrerons donc ni dans les détails ni dans d’autres perfectionnements, nous contentant de présenter les fonctionnalités de base.
Ouvrons notre lettre-type si ce n’est pas déjà fait et appuyons sur F4 afin d’afficher le Navigateur
de sources de données. Il est temps maintenant d’examiner sa barre d’outils (en fonction du contexte tous les boutons ne sont pas actifs). Nous ne décrirons ici que le seul bouton directement utile à la réalisation de la fusion, c’est-à-dire le troisième à partir de la droite, représenté ci-contre (ce bouton est équivalent au menu Outils / Assistant Mailing).
L’Assistant Mailing est composé d’une série de huit dialogues. Il permet de générer les documents finals. Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Nous n’envisagerons d’ailleurs ici que les plus importantes, dans le cadre de notre scénario.
2.6.a Étape 1 – Sélection du document de fusion
La première fenêtre demande quel est le document de base (le document de fusion). Puisqu’il s’agit du document ouvert, assurons-nous que le bouton radio sélectionné est bien
Utiliser le document actif.
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Figure 13 : Assistant mailing - Étape 1
Suivant >>
2.6.b Étape 2 – Choix du type de document
Nous ne traiterons pas ici des courriels (e-mails), donc Suivant >>
2.6.c Étape 3 – Insertion d’un bloc d’adresses
Ce dialogue ne nous concerne pas. Suivant >>
2.6.d Étape 4 – Création de salutations
Ce dialogue ne nous concerne pas. Suivant >>
Note
Nous aurions pu directement sauter les étapes 2, 3, 4 et 5 en sélectionnant l’étape 6. Éditer le document dans la colonne de gauche.
2.6.e Étape 5 – Adapter la mise en page
Ne nous concerne pas.
2.6.f Étape 6 – Édition du document
Utilisons les flèches de déplacement de la moitié supérieure du dialogue pour visualiser les don­nées correspondantes au sein du document en arrière-plan (figure 14).
Figure 14 : Assistant mailing - Étape 6
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1ère Partie – Débuter avec le publipostage
À ce stade, il est possible, en cochant la case Exclure ce destinataire, d’éliminer certains enregistrements du document final.
Notre document étant supposé terminé, la partie inférieure Éditer le document ne nous concerne pas.
Suivant >>
Writer génère maintenant les documents – en fait un document unique qui comprend autant de pages que de destinataires –, ce qui prend quelques instants. Nous remarquons ce nouveau document en arrière-plan, nommé Sans nom 1.
2.6.g Étape 7 – Personnaliser les documents de mailing
Cet écran nous donne l’opportunité d’intervenir directement sur certains documents individuels qui auraient besoin d’une retouche.
Ce dialogue ne nous concernant pas, choisissons Suivant >>
2.6.h Étape 8 – Enregistrer, imprimer ou envoyer
Figure 15 : Assistant mailing - Étape 7
Nous désirons imprimer les pages à envoyer à nos clients. Nous sélectionnons donc le bouton
Imprimer le document fusionné.
Des options spécifiques apparaissent :
Choix du périphérique d’impression et sa configuration ; Sélection des pages à imprimer (toutes ou une série seulement).
Cliquons le bouton Imprimer tous les documents pour obtenir les lettres à l’imprimante. Ceci étant fait, un clic du bouton Terminer clôt l’Assistant mailing.
Le document Sans nom 1, généré par OpenOffice.org (OOo) avant l’étape de personnalisation ci­dessus, pourra, au choix, être conservé (enregistré) ou détruit (refermé sans enregistrement).
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Nous venons de créer nos premiers courriers personnalisés. Nul doute qu’ils sont le prélude à une longue pratique qui ne fait que commencer ! Bon travail avec OpenOffice.org !
GuidePublipostage.odt - Retour au Sommaire 19 / 64
fr.OpenOffice.org Le Publipostage
1ère Partie – Débuter avec le publipostage
Le chapitre suivant donne quelques informations complémentaires, avant que d’aller plus loin dans l’utilisation des fonctions de publipostage livrées avec OpenOffice.org.
GuidePublipostage.odt - Retour au Sommaire 20 / 64
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