JURIS CONCEPT VERSION 4 STUDIO User Manual

Convivialité

Guide de l’utilisateur

Logiciel de gestion de temps et de travaux en cours,

Souplesse

Efcacité

de comptabilité générale intégrée

et de gestion documentaire

Version 4 Studio

III

Conception graphique : Danielle Motard

[email protected]

LICENCE D’UTILISATION

LIRE CETTE LICENCE D’UTILISATION AVANT D’OUVRIR
L’ENVELOPPE QUI CONTIENT LE CD-ROM OU LES
DISQUETTES

Si vous n’acceptez pas les termes et les conditions de ce contrat, n’ouvrez pas
l’enveloppe qui contient le CD-Rom ou les disquettes. N’installez pas la banque de
données et retournez tout le contenu de la boîte au complet dans les dix jours suivant
l’achat.

DROITS D’AUTEUR

Tous les droits de propriété intellectuelle rattachés à cette banque de données et
la documentation destinée à l’utilisation sont la propriété de Juris Concept inc. et
sont protégées par les lois canadiennes et internationales sur les droits d’auteur.
Le paiement du prix de ce produit vous permet d’utiliser la banque de données aux
conditions suivantes.

III

UTILISATION

Juris Concept inc. concède au titulaire d’une licence et à l’utilisateur autorisé du
produit le droit personnel, non exclusif et non transférable de reproduire à des ns
non lucratives les informations de nature juridique contenues dans le produit, en
autant qu’il s’agisse d’une compilation, que celle-ci soit personnelle au titulaire ou à
l’utilisateur. Sauf en ce qui concerne strictement la reproduction des informations de
nature juridique, l’utilisateur doit prendre pour acquis qu’il ne peut reproduire, com­muniquer ou autrement utiliser, en tout ou en partie, et pour quelque n que ce soit,
les intrants requis à la production, la commercialisation et l’utilisation du produit.

L’utilisateur autorisé peut utiliser le logiciel sur un réseau local pourvu qu’il soit titu­laire d’une licence ou qu’il soit du nombre des utilisateurs autorisés qui a été porté à
la connaissance de Juris Concept inc. et qui gure sur la facture d’achat du produit.

LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Tout mauvais fonctionnement du logiciel pourra être soumis à Juris Concept inc. et
sera corrigé dans la mesure où l’information transmise permet une telle correction.
Juris Concept inc. s’engage à remplacer sans frais toute disquette ou CD-Rom défec­tueux retourné. Aucune garantie ou indemnité n’est offerte au titulaire de licence ou
à l’utilisateur si le service relatif au produit est interrompu, notamment dans le but de
mettre à jour son contenu, d’assurer la maintenance et/ou l’implantation de logiciels
ou celle du matériel.

En aucun cas Juris Concept inc. ne peut être tenu responsable des dommages
directs, indirects ou fortuits consécutifs à l’utilisation ou à l’incapacité d’utiliser le
logiciel et la documentation destinée à l’utilisateur. En aucun cas la responsabilité de
Juris Concept inc. ne peut dépasser le montant que le titulaire de licence a déboursé
pour ce produit.

IV

DÉFINITION

Titulaire d’une licence signie la personne physique ou morale qui a acquis le produit
pour un nombre prédéterminé d’utilisateurs. Ce nombre doit apparaître sur la facture
d’achat du produit.

Droits d’auteur

Copyright

Le logiciel Juris Concept (ci-après dénommé Logiciel) et le manuel d’utilisation
(ci-après dénommé Documentation), contenus dans le présent emballage, restent
la propriété exclusive de Juris Concept inc. Le Logiciel et la Documentation sont
protégés par la Loi relative aux droits d’auteur et par les conventions internationales
en vigueur. En conséquence, l’utilisateur doit prendre les mesures ou actions appro­priées pour assurer la protection du droit de propriété attaché au Logiciel et à la
Documentation. L’utilisateur a le droit de réaliser une (1) seule copie de sauvegarde
du Logiciel. La législation sur les droits d’auteur interdit l’établissement de copies
supplémentaires pour quelque raison que ce soit. Toute autre forme de reproduction
du Logiciel et de la Documentation est expressément interdite.

Avant propos XI

Présentation de Juris Concept

Chapitre 1 1•1

Préalables

1.1 Équipements requis 1•1

1.2 Documentation et logiciel 1•1

1.3 Installation de la version 4.0 studio 1•2

1.3.1 Pour les utilisateurs d’une version antérieure 1•2

1.3.2 Pour les nouveaux utilisateurs 1•2

1.4 Installation en réseau 1•3

1.5 Activation du logiciel 1•4

Chapitre 2 2•1

Fonctions du logiciel – généralités

2.1 Les boutons de fonctions pour la saisie des données 2•2

2.1.1 Trouver une transaction 2•2

2.1.2 L’afchage des transactions dans un ordre donné 2•3

2.1.3 L’ajout d’une transaction 2•3

2.1.4 La modication d’une transaction 2•3

2.1.5 La validation d’une transaction 2•3

2.1.6 L’annulation d’une transaction 2•4

2.2 La saisie des données 2•4

2.2.1 Le déplacement du curseur 2•4

2.2.2 La saisie des dates 2•4

2.2.3 La saisie des numéros de téléphone 2•4

2.2.4 La saisie des codes postaux 2•4

2.2.5 La saisie des numéros d’assurance sociale 2•5

2.3 L’utilisation des listes 2•5

2.3.1 Recherche dans une liste 2•5

2.3.2 Recherche directe lors de la saisie 2•6

2.4 Impression des rapports 2•7

2.4.1 Destination des rapports 2•7

2.4.2 Sauvegarder ou créer une copie d’un rapport 2•8

Chapitre 3 3•1

Implantation du logiciel

3.1 Objectifs 3•1

3.1.1 Règles importantes à respecter 3•1

3.2 Démarrage du module des clients ( programme de base ) 3•2

3.3 Les étapes de l’implantation 3•2

3.3.1 Mise à jour des informations relatives à votre bureau 3•2

3.3.2 Mise à jour des préférences générales du bureau 3•4

3.3.3 Inscription des employés et tarication 3•16

3.3.4 Inscription des clients et ouverture des dossiers actifs 3•17

3.3.5 Inscription des comptes à recevoir à la date de conversion 3•17

3.3.6 Inscription des montants détenus en déicommis à la date
de conversion 3•18

3.3.7 Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration 3•19

Table des matières

VII

3.3.8 Mise à jour de vos codes d’interventions 3•20

3.3.9 Sélection de votre logiciel de traitement de texte 3•20

3.3.10 Activation de la fonction Gestion documentaire 3•21

3.3.11 Activation du contrôle d’accès 3•23

3.4 Démarrage de la comptabilité générale intégrée 3•24

3.4.1 Activation du module de comptabilité générale intégrée 3•24

3.4.2 Activation du grand livre 3•24

3.4.3 Vérication et ajustement du plan comptable 3•25

3.4.4 Inscription des comptes à payer à la date de conversion 3•25

3.4.5 Inscription des dépôts et des chèques en circulation 3•26

3.4.6 Inscription des soldes de la balance de vérication à la date
de conversion 3•27

Chapitre 4 4•1

Module des clients

4.1 Gestion des employés 4•2

4.1.1 Employé versus Associé 4•3

4.1.2 Employés et tarication 4•3

4.1.3 Tarifs de l’employé 4•3

4.1.4 Modier le tarif général utilisé dans les dossiers d’un employé 4•4

4.1.5 Préférences de l’employé 4•4

4.1.6 Traitement de texte 4•5

4.2 Gestion des clients 4•6

4.2.1 Identication du client 4•7

4.2.2 Identication 4•9

4.2.3 Corporatif 4•9

4.2.4 Préférences du client 4•11

4.3 Gestion des dossiers 4•12

4.3.1 Généralité 4•12

4.3.2 Ouverture d’un dossier 4•13

4.3.3 Options de facturation d’un dossier 4•16

4.3.4 Informations disponibles sur un dossier 4•18

4.3.5 Gestion de plusieurs parties adverses 4•20

4.3.6 Options de la fenêtre de gestion des dossiers 4•21

4.3.7 Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des dossiers 4•23

4.3.8 Options disponibles à partir de la barre d’outil 4•25

4.3.9 Recherche des conits d’intérêts et la liste des dossiers 4•28

4.4 Gestion des interventions 4•29

4.4.1 Saisie des interventions 4•29

4.4.2 Note associée à une intervention 4•33

4.4.3 Feuilles de temps 4•34

4.4.4 Saisie des interventions en lot 4•35

4.4.5 Feuille de temps journalière 4•35

4.4.6 Interdire la modication des travaux en cours 4•36

4.4.7 Codes d’interventions 4•37

4.4.8 Regroupement des déboursés 4•39

4.4.9 Rapports des interventions enregistrées 4•41

4.5 Rappels, échéances, choses à faire 4•41

4.5.1 Description générale 4•41

4.5.2 Activer le module de gestion des rappels 4•42

4.5.3 Gestion des rappels 4•43

4.5.4 Agenda de cour 4•45

4.5.5 Calcul des délais 4•46

4.6 Facturation 4•48

VI

4.6.1 Sélection du modèle de la facture 4•48

4.6.2 Projets de facturation 4•49

4.6.3 Facturation régulière d’un dossier 4•50

4.6.4 Préparation de la facture 4•52

4.6.5 Imprimer une copie de la facture 4•55

4.6.6 Annuler une facture 4•56

4.6.7 Facturation d’un dossier général 4•57

4.6.8 Facturation provisoire 4•58

4.6.9 Note de crédit 4•59

4.6.10 Préférences 4•60

4.7 Gestion des encaissements 4•60

4.7.1 Enregistrement d’un bordereau de dépôt 4•61

4.7.2 Répartition des encaissements 4•63

4.7.3 Options et rapports du bordereau de dépôt 4•65

4.7.4 Inscription d’un chèque sans provision : 4•66

4.7.5 Enregistrement d’un paiement supérieur au solde à recevoir 4•66

4.7.6 Vérier la répartition des encaissements 4•67

4.7.7 Annuler la répartition des paiements 4•69

4.8 Mauvaises créances et provision pour mauvaises créances 4•69

4.8.1 Radiation d’un compte à recevoir 4•70

4.8.2 Provision pour mauvaises créances 4•71

4.8.3 Radier un compte à recevoir provisionné 4•72

4.9 Avis de retard ou état de compte 4•73

4.9.1 Avis de retard versus État de compte 4•73

4.9.2 Impression des avis 4•74

4.9.3 Traitement des intérêts 4•75

4.10 Rapports de gestion du module des clients 4•77

Chapitre 5 5•1

Gestion des comptes en déicommis

5.1 Ouverture des comptes en déicommis 5•2

5.1.1 Inscription des dépôts à terme 5•3

5.2 Le bordereau de dépôt 5•3

5.2.1 Enregistrement d’un bordereau de dépôt 5•4

5.2.2 Détruire un bordereau de dépôt 5•5

5.2.3 Modier le contenu d’un bordereau de dépôt 5•5

5.2.4 Impression d’un bordereau de dépôt 5•6

5.2.5 Corriger l’imputation d’un montant 5•7

5.3 Enregistrement des retraits 5•7

5.4 Facturation et avances sur comptes d’honoraires 5•8

5.5 Rapports de gestion des comptes en déicommis 5•9

5.5.1 Journal général des transactions 5•10

5.5.2 Analyse du compte de grand livre 5•10

5.5.3 Liste des montants détenus en déicommis 5•11

5.5.4 Registre des comptes en déicommis 5•11

5.6 Conciliation bancaire 5•12

5.7 Impression des chèques 5•14

5.8 Compte d’intégration 5•15

VII

IX

Chapitre 6 6•1

Comptabilité générale intégrée

6.1 Activation du module de comptabilité générale 6•2

6.2 Comptes de grand livre et le plan comptable 6•3

6.2.1 Les types de comptes 6•3

6.2.2 Attribution des numéros de compte 6•5

6.2.3 Comptes bancaires 6•5

6.2.4 Comptes de déboursés facturables à vos clients 6•6

6.2.5 Comptes d’intégration 6•7

6.3 Module général 6•10

6.3.1 Ajouter une écriture au journal général 6•11

6.3.2 Modier une écriture du journal général 6•12

6.3.3 Afcher toutes les écritures du module de comptabilité générale 6•13

6.3.4 Écritures récurrentes 6•13

6.3.5 Impression des chèques 6•14

6.4 Module clients 6•15

6.4.1 Mise à jour comptable des transactions du module clients 6•16

6.5 Module fournisseurs 6•16

6.5.1 Comptes d’intégration 6•17

6.5.2 Gestion des fournisseurs 6•18

6.5.3 Achats 6•18

6.5.4 Annuler une transaction d’achat 6•21

6.5.5 Inscrire un crédit d’un fournisseur 6•21

6.5.6 Achats-déboursés facturables aux clients 6•21

6.5.7 Écritures récurrentes 6•23

6.5.8 Déboursés 6•24

6.5.9 Annuler une transaction de déboursés 6•25

6.5.10 Répartition des paiements aux fournisseurs 6•26

6.5.11 Vérier la répartition des paiements pour tous les fournisseurs 6•28

6.5.12 Impression des chèques 6•29

6.5.13 Rapports du module fournisseurs 6•31

6.5.14 Épuration des transactions du module fournisseurs 6•33

6.6 Rapports nanciers 6•34

6.6.1 Vérication et contrôle de l’intégrité de vos données 6•34

6.6.2 Conciliation bancaire 6•35

6.6.3 Fermer une période 6•37

6.6.4 Balance de vérication 6•37

6.6.5 État des résultats 6•37

6.6.6 Bilan 6•38

6.6.7 Journal général 6•38

6.6.8 Grand livre 6•39

6.6.9 États nanciers validés et fermeture d’une période 6•40

6.7 Changement d’année nancière 6•44

6.7.1 Préparation d’un changement d’année nancière 6•44

6.7.2 Transactions postérieures à la date de n de votre année
nancière 6•44

6.7.3 Changement d’année nancière 6•45

6.7.4 Épuration des données comptables 6•47

VIII

Chapitre 7 7•1

Logiciels comptables externes

7.1 Données comptables transférées 7•2

7.2 Sélection du logiciel de comptabilité et comptes d’intégration 7•3

7.2.1 Simple Comptable 7•4

7.2.2 Avantage 7•4

7.2.3 Dynacom 7•5

7.2.4 Fortune 1000 et Acumba 7•5

7.2.5 Comptes d’intégration 7•6

7.3 Transfert des données comptables d’une période 7•6

7.3.1 Vers Simple Comptable 7•7

7.3.2 Vers Dynacom ou Avantage 7•8

7.3.3 Vers Fortune 1000 ou Acumba 7•9

Gestion documentaire et interface traitement de texte

8.1 Interface traitement de texte 8•1

8.1.1 Description du fonctionnement de l’interface 8•1

Chapitre 8 8•1

8.1.2 Sélection du logiciel de traitement de texte 8•2

8.1.3 Contenu du chier de données 8•3

8.1.4 Générez votre premier document 8•3

8.1.5 Générez votre première lettre 8•10

8.2 Modier un des modèles de document proposés 8•11

8.3 Créer un nouveau modèle de document 8•14

8.3.1 Rendre le document disponible dans Juris Concept 8•15

8.4 Gérer le contenu des documents 8•16

8.5 Sommaire des opérations à effectuer pour… 8•19

8.5.1 Modier un modèle de document 8•19

8.5.2 Ajouter une lettre 8•19

8.5.3 Ajouter un nouveau modèle de document 8•19

8.5.4 Gestion documentaire 8•20

8.5.5 Recherche d’un document du répertoire JCCourrier

à partir d’un dossier : 8•20

Chapitre 9 9•1

Utilitaires

9.1 Envoi de courriels 9•1

9.1.1 Conguration 9•2

9.1.2 Créer, sauvegarder et récupérer un message 9•2

9.1.3 Envoyer un message 9•3

9.2 Épuration des données du module clients 9•6

9.2.1 Fermeture des dossiers 9•7

9.2.2 Épuration des données en lot 9•7

9.2.3 Épuration des données d’un dossier 9•8

9.3 Épuration des données comptables 9•8

9.3.1 L’épuration des transactions du module des fournisseurs 9•9

9.3.2 L’épuration des transactions du module général 9•9

9.4 Contrôle d’accès 9•10

9.4.1 Activation du contrôle d’accès 9•11

9.4.2 Attribution des mots de passe 9•11

9.4.3 Gestion des prols 9•11

IX

9.5 Sauvegarde des données 9•13

9.6 Exporter les données 9•14

Chapitre 10 10•1

Formulaire de procédure civile

10.1 Activer le module Formulaire de procédure civile électronique 10•1

10.2 Fonctionnement général du module 10•2

10.2.1 Rechercher un article ou un sujet 10•2

10.3 Générer un formulaire de procédure civile 10•4

10.3.1 Le traitement des annexes 10•7

10.3.2 Développer vos propres formulaires à partir de ceux
déjà proposés 10•7

10.3.3 Créer un formulaire de procédure civile 10•7

10.4 Modier le contenu du formulaire 10•8

10.4.1 Modier le modèle Word proposé 10•10

X

Avant propos

Présentation de Juris Concept

Félicitations !

Vous venez probablement de prendre la décision la plus rentable
à ce jour, en ce qui a trait à la gestion de votre bureau.

Dès le premier jour de l’installation du logiciel, vous pourrez mettre
n à votre système actuel de gestion du temps. À elle seule, cette
économie nancera l’acquisition de ce logiciel sur une période
relativement courte. Vous bénécierez de :

• la gestion de votre chier de clients, de dossiers, d’échéan­ces, d’interventions, etc., et ce, dans la plus grande simpli­cité ;

• une information continuellement à jour sur l’état de vos tra­vaux en cours, le montant de vos comptes recevables et de
vos avoirs en déicommis ;

XI

• la facturation devenue un plaisir : qui l’aurait cru ;

• la conciliation bancaire du compte en déicommis en un
tourne mains ;

• l’impression des avis de retard sous forme de lettres prêtes à
être mises à la poste ou d’états de compte, impression des
enveloppes, etc ;

• une information statistique pertinente sur le temps et les
honoraires générés par chaque avocat.

Voilà ce qui vous attend avec Juris Concept. Un logiciel répon­dant aux critères d’une saine et efcace gestion de votre prati­que.

Suivez attentivement les instructions d’installation et d’implantation.

Malgré tous les efforts déployés pour que ce produit réponde
parfaitement à vos besoins, il peut arriver que certaines erreurs se
soient glissées. Nous vous invitons à nous signaler toute impré­cision sur le plan de la documentation ou tout commentaire sus­ceptible d’améliorer la fonctionnalité du logiciel.

Soyez assuré que nous apporterons une attention particulière à
vos suggestions. Les coordonnées de Juris Concept sont acces­sibles en sélectionnant l’option À propos de Juris Concept du
menu Aide.

XII

Pour nous rejoindre :

Notre service à la clientèle est accessible :
du lundi au vendredi,

de 9:00 h à 12:00 h et de 13:00 h à 17:00 h.

En dehors des heures ouvrables, notre service de
messagerie vocale est accessible en tout temps.

Téléphone : ( 418 ) 659 - 7272
Téléphone sans frais : 1( 888 ) 692 - 1050
Télécopieur : ( 418 ) 659 - 7910

[email protected]
www.jurisconcept.qc.ca

Nos bureaux sont situés au :

2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec ) G1N 4N6

uris concept

Chapitre 1

Préalables

1.1 Équipements requis

Ordinateurs PC, processeur Pentium®,

• 32 Mo ou plus de mémoire RAM

• 30 Mo d’espace disque disponible

• Résolution d’écran minimum de 800 X 600

Environnement Windows ®: 95, 98, NT®, 2000 ou XP

1.2 Documentation et logiciel

Le produit acheté comprend normalement :

• Guide de l’utilisateur ( le présent manuel ) ;

• et le logiciel Juris Concept sur cédérom.

1•1

1•3

Introduction Chapitre 1

1.3 Installation de la version 4.0 studio

La version 4.0 Studio doit être installé dans un nou­veau répertoire, préférablement sous le nom proposé

C : \ JCSTUDIO.

Notez que, si vous disposiez d’une version antérieure de
Juris Concept, ce répertoire est différent de votre ancienne
version ( habituellement c : \ jconcept ). La création d’un nou-
veau répertoire vous permettra de conserver une copie inté­grale de votre ancienne version pour consultation ultérieure,
s’il y a lieu.

1.3.1 Pour les utilisateurs d’une version antérieure

• Avant de procéder à l’installation de la version Studio,
il est nécessaire d’effectuer une procédure visant à
préparer vos données pour la conversion à la version
Studio. La conversion de vos données à la version
Studio, est effectuée par le personnel de Juris Concept.
Communiquez avec le service à la clientèle de Juris

Concept au 1-888-692-1050, pour planier la conver-

sion de vos données et pour de plus amples informa­tions.

• Par la suite, insérez le cédérom de la version Studio pour
démarrer le programme d’installation. Suivez les instruc­tions apparaissant à l’écran jusqu’à ce que l’installation
soit complétée.

• Vous devez maintenant copier votre chier de données
converti à la version Studio, dans le nouveau répertoire
c : \ jcstudio. À l’aide de votre Explorateur Windows,
copiez le chier de données jconcept.df1 dans votre
nouveau répertoire c : \ jcstudio \ jconcept.df1.

• Lancez le programme et acceptez la réorganisation des
données s’il y a lieu. L’installation est maintenant com­plétée.

1.3.2 Pour les nouveaux utilisateurs

• Insérez le cédérom de la version Studio pour démar­rer le programme d’installation. Suivez les instructions
apparaissant à l’écran jusqu’à ce que l’installation soit
complétée. Par la suite, communiquez avec le service à
la clientèle de Juris Concept au 1-888-692-1050, pour
activer votre base de données et pour de plus amples
informations.

1•2

uris concept

1.4 Installation en réseau

Pour une meilleure performance en réseau, il est recom­mandé d’installer le logiciel sur chacun des postes de travail
ayant accès au logiciel. Pour ce faire :

• Procédez à l’installation de la version Studio sur le poste
serveur, selon les instructions précédentes.

• Sur chaque poste client, insérez le cédérom de la ver­sion Studio pour démarrer le programme d’installation.
Suivez les instructions apparaissant à l’écran jusqu’à ce
que l’installation soit complétée.

• Comme les données ( le chier jconcept.df1 ) sont tou­jours sur le poste serveur du bureau, il est important de
détruire le chier jconcept.df1 après chaque installation
sur les postes clients pour éviter toute confusion.

Le programme d’installation crée un icône de démarrage
raccourci sur votre bureau.

Modiez les propriétés du nouveau raccourci de manière à
préciser la localisation du logiciel installé sur le serveur dans
la case Démarrer dans ou Start in. Au démarrage, le pro­gramme accédera automatiquement au chier de données
jconcept.df1 localisé dans le répertoire du serveur.

Introduction Chapitre 1

1•3

Vous pouvez maintenant lancer Juris Concept à partir
de votre menu Démarrer ou à partir de l’icône de votre
bureau. Vous obtiendrez la fenêtre principale suivant :

1.5 Activation du logiciel

Lorsque vous lancerez Juris Concept, un message vous
avisera de communiquer avec le bureau de Juris Concept
inc. an d’activer le programme. Dans les faits, toutes les
fonctions du logiciel sont opérationnelles à l’exception de la
facturation et de l’impression des rapports par dossier. Il est
donc possible de vous familiariser avec le produit même si
vous procédez à l’installation en dehors des heures norma­les d’affaires. Les différents modules pouvant nécessiter une
activation concernent :

• Le module de base pour la gestion des travaux en
cours.

• Le module de comptabilité générale intégrée.

• Le module Formulaires de procédure civile de Wilson
& Laeur ; et

• Les autorisations d’accès simultanés

1•4

uris concept

Chapitre 2

Fonctions du logiciel – généralités

Ce chapitre décrit les fonctions standards du logiciel. Une
bonne compréhension de ces fonctions est essentielle pour
une utilisation rentable et efcace du logiciel.

2•1

2•3

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

Cliquez sur le bouton

Détruire pour éli-

miner de la base de
données, la transac­tion apparaissant à
l’écran

2.1 Les boutons de fonctions pour la saisie des données

Toutes les fenêtres permettant la saisie des données offrent
les fonctions de base telles que : suivant, précédent, dernier,
ajouter, modier, détruire ou trouver une transaction.

Sélectionnez le
bouton Trouver
pour effectuer une
recherche.

2.1.1 Trouver une transaction

Lorsque vous sélectionnez le bouton Trouver d’une fenê­tre, le curseur se positionne sur la première rubrique pour
laquelle il est possible d’effectuer une recherche. Après avoir
initié la recherche à l’aide de cette fonction, la touche Tab
vous permettra d’identier toutes les rubriques admissibles.

Dans l’exemple qui suit, le curseur se positionnerait alors sur
le numéro du client. Inscrivez le numéro de client recherché
et appuyez sur le bouton OK.

2•2

uris concept

2.1.2 L’afchage des transactions dans un ordre donné

L’utilisation des boutons Suivant ou Précédent permet l’af­chage des transactions dans l’ordre recherché. L’utilisation
du bouton Dernier afcherait la dernière transaction entrée.

Par exemple, après avoir trouvé un client en effectuant une
recherche par un numéro, le bouton Suivant afcherait les
numéros suivants en ordre numérique. Une recherche sur le
nom afcherait les clients en ordre alphabétique.

2.1.3 L’ajout d’une transaction

Lorsque vous avez complété un champ d’information, utili­sez la touche Tab pour passer au champ suivant. Par la suite,
lorsque vous avez complété l’ensemble des champs, vous
devez conrmer l’ajout de votre transaction en sélectionnant
le bouton OK ou en appuyant sur la touche Retour.

Sélectionnez le
bouton Ajouter pour
effectuer l’ajout
d’une transaction.

2.1.4 La modication d’une transaction

Le bouton Modier vous permet de retoucher
la transaction apparaissant à la fenêtre. Vous
devez conrmer la modication de la transac­tion en cours en sélectionnant le bouton OK ou
en appuyant sur la touche Retour.

2.1.5 La validation d’une transaction

Chaque fois que vous utilisez le mode Ajouter
ou Modier, vous devez conrmer la transac­tion en cours en sélectionnant le bouton OK ou
en appuyant sur la touche Retour.

Sélectionnez le
bouton OK pour
conrmer une tran­saction.

2•3

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

2•5

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

2.1.6 L’annulation d’une transaction

Annuler une tran­saction en cours
en sélectionnant le
bouton Annuler .

Pour annuler l’un ou l’autre des modes Ajouter
ou Modier, vous devez sélectionner le bouton
Annuler ou appuyer sur la touche Esc.

2.2 La saisie des données

Certains des champs de saisie sont programmés pour af­cher un format standard, tel que les dates, numéros de télé­phone et autres.

2.2.1 Le déplacement du curseur

En général, pour vous déplacer d’une rubrique à la suivante
lors de la saisie, vous devrez appuyer sur la touche Tab.
Pour vous déplacer d’une rubrique à la précédente, vous
devrez appuyer simultanément sur les touches Majuscule
et Tab.

2.2.2 La saisie des dates

Le programme utilise la date du jour de votre ordinateur. Lors
de la saisie d’une date, par exemple, le 31 janvier 2004, il
suft d’inscrire 31 et d’appuyer sur la touche Tab. Le pro­gramme utilisera la date de votre système et complétera
pour 31/01/04. Vous pouvez également saisir la date selon
le format JJ/MM/AAAA.

2.2.3 La saisie des numéros de téléphone

La saisie d’un numéro de téléphone tel que 6597272 ou
4186597272 suivi de la touche Tab convertira ces numéros
comme suit : 659-7272 ou ( 418 ) 659-7272.

2.2.4 La saisie des codes postaux

La saisie d’un code postal tel que G1N4N6 suivi de la touche
Tab deviendra G1N 4N6.

2•4

uris concept

2.2.5 La saisie des numéros d’assurance sociale

La saisie du NAS 123456789 suivi de la touche Tab devien­dra 123-456-789.

2.3 L’utilisation des listes

À chaque fois qu’il est nécessaire d’inscrire une information
obligatoire ( numéro de client, numéro de dossier, etc., ) vous
pouvez accéder à une liste pour effectuer votre sélection.

Dans cet exemple, pour sélectionner un numéro de client, il
suft d’effectuer un double-clique sur la ligne appropriée.

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes contiguës en uti­lisant également la touche Majuscules ou plusieurs lignes
non contiguës en utilisant la touche Ctrl. Ces fonctions s’ap­pliquent dans la plupart des fenêtres.

2.3.1 Recherche dans une liste

Il est possible d’accéder directement à une ligne en sai­sissant les premières lettres de la ligne recherchée. Cette
méthode fonctionne bien si vous connaissez les premières
lettres de la ligne recherchée. Par contre, elle comporte des
limites importantes lorsque vous devez sélectionner cette
ligne parmi 20 000 ou 30 000 lignes, par exemple.

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

2•5

2•7

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

Options de tri des
listes

Saisie pour la recher­che

Chaque liste offre une fonction de recherche avancée.

Dans cet exemple, l’utilisateur a réduit sa recherche aux
dossiers comportant les mots: jean-pierre inclus soit dans
le nom du client, soit dans le nom de l’objet du dossier ou de
celui de la partie adverse. En appuyant sur la touche Tab, la
fenêtre afche instantanément les seuls dossiers répondant
aux critères de recherche.

Vous pouvez trier chaque liste selon les titres d’en-tête. Pour
ce faire vous n’avez qu’à cliquer sur le titre en question.

2.3.2 Recherche directe lors de la saisie

Lorsque vous devez effectuer la saisie d’un numéro de client
ou d’un dossier, vous pouvez accélérer une recherche en
inscrivant les premiers caractères dans la rubrique du n° de
client ou du n° de dossier.

À titre d’exemple, lors de la saisie d’une intervention, vous
pourriez inscrire les lettres Tre dans l’espace réservé au
numéro de dossier et appuyez sur la touche Tab. La liste
résultante ne présenterait que les dossiers incluant les
caractères saisis pour de la recherche.

2•6

uris concept

2.4 Impression des rapports

La section Rapports de la fenêtre principale vous donne
accès à la très grande majorité des rapports disponibles. La
structure des informations contenues dans chaque rapport
varie selon la sélection effectuée.

Les rapports par client présentent une infor­mation structurée par client. Par exemple, le
rapport des comptes à recevoir d’un client
regrouperait tous les dossiers de ce client.

Les rapports par dossier présentent le détail
de tous les dossiers pour un client donné

Les rapports par employé ou par associé pré­sentent l’information avec sous-totaux pour
chaque employé.

Sélectionnez le rapport désiré dans les menus disponibles
dans la fenêtre et les options de tri et de sélection s’afche­ront selon le rapport choisi.

2.4.1 Destination des rapports

Vous pouvez demander l’impression de tous les rapports
soit à l’écran ou à l’imprimante.

Lorsqu’un rapport est imprimé à l’écran, il peut toujours être
redirigé vers l’imprimante en sélectionnant l’icône de l’impri­mante dans l’en-tête du rapport.

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

2•7

2•9

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

Imprimer un rapport

Le tableau suivant est un exemple d’un rapport RC02 – Liste
des clients qui est afché à l’écran.

Zoom avant / arrière lors
de l’afchage à l’écran
d’un rapport

Sélectionner les para­mètres d’impression

Sauvegarder une
copie du rap­port. Voir 2.4.2 :
Sauvegarder ou
créer une copie d’un
rapport

2•8

uris concept

2.4.2 Sauvegarder ou créer une copie d’un rapport

Tous les rapports transmis à l’écran peuvent égale­ment être sauvegardés sous forme de chier infor­matique en sélectionnant cet icône. Le programme

vous offrira d’identier votre document dont l’extension sera
obligatoirement .rep. Ce chier ne sera reconnu que par les
utilisateurs de Juris Concept.

Cette fonction est très utile pour conserver une copie de vos
rapports nanciers périodiques.

Fonctions du logiciel – généralités Chapitre 2

2•9

3.1 Objectifs

L’implantation d’un système de gestion informatisé implique
généralement la récupération de données qui étaient, jusque
là, gérées manuellement. Le respect d’une démarche struc­turée et bien éprouvée est un préalable au succès de cette
étape.

Chapitre 3

Implantation du logiciel

La méthode expliquée ci-après vous assure d’une implan­tation harmonieuse tout en minimisant les quelques efforts
inévitables à consentir lors de l’implantation d’un nouveau
système de gestion.

3.1.1 Règles importantes à respecter

Dès le premier jour, mettez n à votre ancien système de
gestion de temps et effectuez la saisie de votre temps et de
vos déboursés facturables à l’aide du logiciel. Cette recom­mandation vous permettra de débuter la facturation de vos
clients dans un délai plus court.

Discipline : votre temps devrait être saisi quotidienne­ment, ou le plus tôt possible.

3•1

3•3

Implantation du logiciel Chapitre 3

3.2 Démarrage du module des clients ( programme de base )

Le démarrage du module des clients est un préalable au
démarrage du module de comptabilité générale intégrée.

Les documents requis :

• Assurez-vous d’avoir en mains la liste de vos comptes
à recevoir au moment de l’implantation ( date de conver-

sion ) et inscrivez-les dans les meilleurs délais.

• Assurez-vous d’avoir également en mains la liste des
montants détenus en déicommis à la date de conver­sion et inscrivez-les dans les meilleurs délais.

L’opération de démarrage sera complétée lorsque le pro­gramme reproduira dèlement la liste de vos comptes à
recevoir, de vos avoirs en déicommis et de vos travaux en
cours.

3.3 Les étapes de l’implantation

3.3.1 Mise à jour des informations relatives à votre bureau

Dans le menu Juris Concept, sélectionnez Info bureau.
Complétez les informations contenues dans chaque onglet.
Ces informations seront utilisées lors de l’impression de tous
vos documents.

Bureau

3•2

uris concept

Lettres-Logo

L’en-tête des modèles de factures nos 1 et 2 permet de men­tionner le nom des associés du bureau. Collez le logo de
votre bureau. Ce logo sera utilisé uniquement avec le modèle
de facture n° 7.

Exercice nancier

Inscrivez les dates de votre exercice nancier en cours.
La date de conversion correspond à la date à partir de

laquelle vous abandonnerez votre ancien système pour
débuter votre gestion à l’aide du logiciel Juris Concept. C’est
donc à cette date que vous devrez reproduire l’image exact
de vos comptes à recevoir et de vos états nanciers, si vous
disposez du module de comptabilité intégrée.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•3

3•5

Implantation du logiciel Chapitre 3

Si le démarrage du logiciel s’effectue en cours d’année, la
date de conversion doit correspondre au jour précédent le
premier jour du mois de démarrage. Par exemple, si vous
débutez le premier juillet, la date de conversion doit être le
30 juin.

Une exception est faite cependant si le démarrage s’effectue
au début de votre exercice nancier. Dans ce cas, la date
de conversion doit correspondre au premier jour, disons le
premier janvier dans notre exemple.

Taxes

Inscrivez vos numéros d’enregistrement auprès des gouver­nements. En cas de modication des taux de taxation, vous
pourrez simplement modier les taux applicables à partir de
cette fenêtre.

Les numéros de taxes sont utilisés pour l’impression des
factures. Si vous ne facturez pas les taxes pour les services
que vous rendez, effacez les taux et le programme ignorera
le calcul des taxes.

3•4

uris concept

3.3.2 Mise à jour des préférences générales du bureau

Dans le menu Juris Concept, sélectionnez Préférences.
Une préférence est une option offerte par le logiciel an de

permettre à l’usager de préciser sa préférence concernant
un aspect de son fonctionnement. Par exemple, le logiciel
permet d’effectuer la saisie du temps en minutes ( 30 ) ou en
dixième d’heure ( .5 ).

Ce chapitre présente chacune des préférences offertes par
le programme.

Modèle de facture et lettre de transmission de la facture

Facture : Le programme offre sept modèles de facture en

plus de celui que vous pourriez développer vous-même si
vous décidiez de facturer en utilisant l’interface traitement
de texte du logiciel. Différentes options vous permettront de
modier le contenu des sept modèles proposés ( mentionner
le temps, les initiales de l’employé… ), sans toutefois offrir
la possibilité de modier l’apparence ou le format de votre
facture. Il est plus simple de débuter avec un des modèles
proposés.

Rappellez-vous cependant que l’usage de l’interface traite­ment de texte vous permettrait de personnaliser votre fac­ture sans aucune restriction.

Demandez l’impression des sept modèles, en sélectionnant
le bouton Aperçu et indiquez votre préférence.

Format de la date :

Vous pouvez choisir d’imprimer ou pas le nom de la ville sur
la facture.

Numéro de facture:

L’impression d’un numéro
sur les factures n’est
pas obligatoire. Pour un
meilleur contrôle nancier, il est cependant recommandé de
toujours numéroter vos factures. Vous pouvez néanmoins
choisir de ne pas imprimer le numéro de facture pour vos
factures présentant un total à zéro, en sélectionnant l’option

Ne pas imprimer le numéro lorsque le montant de la facture
est nul.

3•5

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•7

Implantation du logiciel Chapitre 3

En-tête: Le programme peut reproduire un en-tête en utili-

sant les informations relatives à votre bureau. Vous pourriez
également décocher cette option pour utiliser votre propre
papier en-tête.

Nous vous recommandons d’imprimer l’en-tête pour éviter le
changement de papier sur vos imprimantes.

Facturer en lot: Lors de la facturation, cette option

vous permet de revenir automatiquement dans la fenêtre
Impression d’une facture ou d’une note de crédit lorsque
vous acceptez une facture. Cette option vous évite ainsi de
retourner dans le menu principal et de sélectionner à nou­veau Facture.

Lors de la facturation, vous pouvez désactiver le retour auto­matique dans la fenêtre Impression d’une facture ou d’une
note de crédit, en cliquant sur le X pour la fermer.

Marges: Chaque modèle de facture utilise des marges dif-

férentes. Vous devez procéder aux ajustements appropriés
jusqu’à satisfaction.

Lettre de transmission de la facture: Le processus de

facturation permet de générer, à l’aide de votre traitement
de texte, un projet de lettre de transmission. Les numéros
mentionnés correspondent aux projets de lettres que vous
avez développés selon qu’il s’agit d’un client francophone
ou anglophone.

Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traite-

ment de texte

Facturation

3•6

uris concept

Facturation à l’aide de votre traitement de texte :

Indiquez votre
préférence con­cernant l’impres­sion de votre fac­ture en utilisant
un des modèles
dénis dans le
logiciel ou votre
propre modèle à
l’aide de l’inter­face traitement
de texte. Dans
ce dernier cas, le
programme uti­lisera également
un modèle différent selon qu’il s’agit d’un client francophone
ou anglophone. Placez votre curseur dans la rubrique des
numéros, effacez le contenu et appuyez sur la touche Tab
pour obtenir la liste des documents disponibles.

Le répertoire d’installation du logiciel contient deux modè­les de facture que vous pouvez ajuster à votre convenance à
l’aide de votre logiciel de traitement de texte.

Voir chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement
de texte.

Documents par défaut : Le processus de facturation permet

d’imprimer quatre documents, dont certains peuvent s’avé­rer moins utile pour vous. Votre préférence sera prise en con­sidération lors du démarrage du processus de facturation.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•7

3•9

Implantation du logiciel Chapitre 3

• Facture dossier : Celle-ci présente le détail des informa-

tions de chaque transaction faisant l’objet de la facture
( temps, initiale, tarif, montant, taxable ou non ). Ce détail
n’est pas toujours souhaitable sur la facture transmise
au client mais peut constituer une référence très valable
à votre dossier.

• Facture client : La présentation de cette facture varie

selon les préférences mentionnées à la che dossier de
ce client. Il est donc possible de personnaliser le con­tenu d’une facture en fonction des exigences de chaque
client. Il est essentiel de sélectionner au moins cette
option par défaut.

• Lettre de transmission : Elle est facultative.

• Compte interne : Il présente le sommaire nancier d’une

facture, utile habituellement pour des ns de contrôles
comptables. Pour le responsable de la comptabilité, ce
rapport est sufsant et évite de conserver une copie de
la facture pouvant comporter plusieurs pages.

Messages des factures

3•8

uris concept

Message concernant les intérêts exigibles : Ce message

s’imprime au pied des factures si la che dossier précise de
Mentionner les intérêts exigibles.

Message concernant les taxes : Ce message s’imprime sur

les modèles de facture nos 1, 2, 3 et 5.

Dossier – liste

Options d’impression de la facture client applicable à

l’ouverture des dossiers sélectionnés : Ces paramètres s’ap­pliqueront à l’ouverture de vos dossiers.

Fermeture des dossiers : La fermeture d’un dossier con-

siste simplement à inscrire une date de fermeture à la che
dossier. Un dossier fermé pourra, par la suite, faire l’objet
d’une épuration des données ( destruction des transactions
associées au dossier ).

Si vous souhaitez réserver cette opération à un utilisateur
disposant d’un haut niveau d’autorisation d’accès, sélec­tionnez l’option offerte. Ce contrôle ne s’exercera que si
vous avez activé le contrôle des accès au logiciel.

Tri des listes : Le programme vous offre toujours la possi-

bilité d’accéder à une liste pour faciliter la recherche d’un
client ou d’un dossier. Indiquez ici votre préférence en ce
qui a trait au tri des listes au démarrage du programme. En
cours d’utilisation, vous pourrez modier le tri proposé au
besoin.

Il est recommandé d’exclure les dossiers fermés des listes
pour faciliter vos recherches.

3•9

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•11

Implantation du logiciel Chapitre 3

Travaux en cours

Le programme vous offre la possibilité de saisir votre temps
soit en minutes ( 30 ) ou en dixième d’heure ( .50 ). Peu
importe votre format de saisie, tous les rapports du logiciel
indiqueront le temps sous la forme sélectionnée pour vos
rapports.

Interdire l’accès général aux travaux en cours : Cette

option permet d’interdire l’ajout ou la modication d’une
intervention par les usagers lorsque la date est antérieure à
la date de contrôle mentionnée. Cette fonction s’avère utile
surtout pour les bureaux de grande envergure, qui exercent
un contrôle périodique rigoureux sur la valeur de leurs tra­vaux en cours. Lorsque le contrôle d’accès est activé, seuls
les usagers dont le niveau d’accès permet d’accéder à la
fenêtre Préférences peuvent modier cette date.

Feuille de temps : Deux modèles de feuille de temps sont à

votre disposition pour faciliter la saisie de vos interventions.

La feuille de temps pour la saisie en lot s’adresse aux
employés effectuant la saisie du temps pour d’autres
employés. En règle générale, les secrétaires préféreront
effectuer la saisie à partir de cette fenêtre.

3•10

uris concept

La fenêtre de saisie journalière intègre un calendrier et
permet de visualiser le temps d’un employé en sélection­nant le jour désiré. Les employés effectuant la saisie de leur
propre temps préféreront sans doute cette méthode.

NOTE: Lorsque le contrôle d’accès est activé et dans la
mesure où chaque employé dispose d’un mot de passe
unique, il est aussi possible de préciser la préférence de
chaque employé à partir de la che de l’employé.

Voir 4.1 : Gestion des employés.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•11

3•13

Implantation du logiciel Chapitre 3

Format du temps à l’impression des rapports :

Sélectionnez votre préférence à l’égard du format du temps
apparaissant sur tous les rapports. Par exemple, 90 minutes
peut s’imprimer sous les formes suivantes : 1.5 h. • 1 h.30 •

90 m

Projet de facturation : Ces options modieront la présen-

tation des informations sur vos projets de facturation, soit
en ordre chronologique ou par code d’intervention. Vous
pouvez aussi sélectionner le rapport en afchant les débour­sés et les honoraires séparément.

L’âge de vos travaux en cours : Vous pouvez modier la

chronologie des rapports sur les travaux en cours RD12,
RD17 et RE09.

Comptes clients

3•12

uris concept

Période utilisée pour l’impression des rapports chronolo­giques sur vos comptes à recevoir : Vous pouvez modier

la chronologie des informations présentées aux rapports
RD13 et RE11 ( Comptes à recevoir chronologique, par dos­sier ou par associé ) et sur l’état de compte en modiant le
nombre de jours apparaissant à cette fenêtre.

Dans ce cas, l’âge du compte est calculé en fonction de la
répartition des paiements effectuée par l’usager lors de l’en­registrement des encaissements. Cette option est recom­mandée.

Cette méthode ignore le résultat de la répartition et applique
automatiquement vos encaissements aux plus anciennes
factures. Ce traitement pourrait être requis lorsque vous
souhaitez obtenir le rapport chronologique d’une période
antérieure.

Général

Numéro de client : Le choix de la longueur des numéros de

client ( 4, 5 ou 6 caractères ) s’effectue lors de l’installation du
logiciel. Cette option n’est plus modiable lorsque vous avez
débuté la saisie de vos premiers clients.

Prochain dossier : Cette option permet d’effectuer un suivi

numérique des dossiers basé sur le sufxe du numéro de
dossier. Par exemple, le dossier suivant le numéro 1000-345
pourrait être 1200-346. Cette méthode est peu utilisée et
n’est pas recommandée.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•13

3•15

Implantation du logiciel Chapitre 3

Gérer plusieurs bases de données : Le logiciel permet de

gérer plusieurs bases de données à partir d’une installation
commune. Une secrétaire, par exemple, peut gérer les don­nées de plusieurs employés oeuvrant en société nominale
( comptabilité distincte ). Si c’est le cas, cette option offrira,
au démarrage, la possibilité de sélectionner la base de don­nées avec laquelle vous débuterez votre session.

Format général des dates :

À la saisie comme à l’impression des
rapports, les dates peuvent s’afcher
selon les deux formats suivants :
15-01-00 ou 15-01-2000.

Format des nombres :

Lors de la saisie des transactions, le
point est utilisé comme séparateur
de décimales. Lors de l’impression
des rapports, les nombres peu­vent s’imprimer sous la forme 1 234 567,56 ( français ) ou
1,234,567.56 ( anglais ), selon la préférence de l’utilisateur.

Sécurité

3•14

uris concept

Contrôle d’accès : Cette option permet d’obliger les usa-

gers à procéder au changement de leur mot de passe à un
intervalle spécique.

Voir 9.4 : Contrôle d’accès

Envoi de courriel

Conguration : An d’utiliser la fonction d’envoi de courriel,

il est nécessaire d’identier votre serveur de messagerie sor­tant ( SMTP ).

Voir 9.1 : Envoi de courriel.

Préférences : Le programme vous offre la possibilité d’in-

clure les intervenants au dossier dans la liste d’envoi de
groupe, et d’exclure ceux des clients inactifs et ceux des
dossiers fermés.

Rappels

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•15

3•17

Implantation du logiciel Chapitre 3

Afchage des rappels : Cette option permet de présenter,

au démarrage, la liste de tous les rappels actifs. Il est possi­ble de permettre l’inscription des rappels dans les dossiers
fermés. De restreindre aussi la liste de ces rappels à ceux de
l’usager.

Voir 4.1.5 : Préférences de l’employé.

Gestion des données

Sauvegarde des données : Lors de la fermeture du logiciel,

cette option vous permet d’effectuer automatiquement une
copie de sécurité de votre base de données jconcept.df1,
dans le répertoire de votre choix. Vous indiquez la fréquence
et le nombre de copies à garder en historique.

IMPORTANT : cette fonction ne vise pas à remplacer votre
logiciel de copie de sauvegarde mais plutôt à améliorer la
sécurité des clients qui peuvent être confrontés à des dif­cultés sans avoir de copies de leur données.

3.3.3 Inscription des employés et tarication

Enregistrez tous les employés du bureau et les tarifs cou­ramment utilisés.

Voir 4.1.2 : Employés et tarication.

3•16

uris concept

3.3.4 Inscription des clients et ouverture des dossiers actifs

Procédez à l’enregistrement de tous les clients possédant au
moins un dossier actif.

L’objectif premier de l’implantation du module de base étant
de reproduire dèlement la liste des comptes recevables et
la liste des montants détenus en déicommis, il convient
d’enregistrer d’abord les dossiers gurant sur chacune de
ces listes.

Voir 4.2 : Gestion des clients et 4.3 : Gestion des dossiers.

3.3.5 Inscription des comptes à recevoir à la date de conversion

La prochaine étape consiste à reproduire
dèlement la liste de vos comptes receva­bles à la date de conversion. Une fonction
spéciale est disponible pour faciliter cette
saisie.

NOTE : Cette fonction n’est plus disponible si la date de con­version est antérieure à l’année en cours.

Inscrivez votre numéro de dossier ou appuyez sur Tab
pour obtenir la liste. Toujours en vous déplaçant à l’aide
de la touche Tab, inscrivez une date antérieure à la date de
conversion an de reéter l’âge de chaque facture. Cette
méthode vous permettra d’obtenir la liste de vos comptes
à recevoir selon l’ordre chronologique dès l’implantation du
logiciel.

Sélectionnez le
bouton À recevoir,
de la fenêtre princi­pale, menu Édition,
option Inscription

des comptes à
recevoir à la date de
conversion

Après avoir complété votre saisie, sélectionnez le bouton
Reporter la liste… an de mettre les transactions à jour
dans chacun des dossiers.

Vous pouvez reprendre cette opération et corriger vos ins­criptions jusqu’à satisfaction complète. Pour détruire une

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•17

3•19

Implantation du logiciel Chapitre 3

Sélectionnez le
bouton Fidéicommis
de la fenêtre princi­pale pour accéder à
celle vous donnant
accès à la liste des
comptes en déi­commis.

Sélectionnez la ligne
correspondante au
compte en déicom­mis dans lequel les
montants ont été
déposés, et cliquez
sur le bouton Dépôts
pour enregistrer les
montants.

inscription erronée, il suft d’annuler le montant et l’opéra­tion de report détruira la transaction.

Dans le menu principal, rapport par dossier, imprimez le
rapport RD10 – Comptes à recevoir à une date donnée
et indiquez la date de conversion pour vérier le résultat de
votre saisie.

3.3.6 Inscription des montants
détenus en déicommis à la date de conversion

L’inscription des soldes en déicommis con­siste simplement à enregistrer, à la date de
conversion, un dépôt au compte bancaire
approprié.

Tous vos comptes en déicommis doivent être inscrits pour
compléter cette opération.

3•18

Indiquez ici la portion
du montant détenu
à titre d’avance sur
comptes d’hono­raires

uris concept

Sélectionnez le bouton Ajouter pour enregistrer la saisie du
bordereau de dépôt. Toujours en vous déplaçant à l’aide de
la touche Tab ;

• La date doit correspondre à la date de conversion.

• Inscrivez le numéro de dossier ou effectuez la sélection à
partir de la liste.

• Inscrivez le total détenu en déicommis pour ce dossier.

• Notez qu’il est important de distinguer la portion du mon­tant détenu à titre d’avance sur vos prochains comptes
d’honoraires.

• Inscrivez tous les dossiers concernés par ce compte
bancaire jusqu’à ce que le total du dépôt corresponde
au total des montants détenus en déicommis dans ce
compte bancaire.

Répétez cette opération pour chacun de vos comptes en
déicommis.

Vériez le résultat de votre saisie en demandant l’impression
de la liste des montants détenus en déicommis, bouton
Fidéicommis de la fenêtre principale, menu Rapports,
option Liste des montants détenus en déicommis.

Voir le chapitre 5 : Gestion des comptes en déicommis.

3.3.7 Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration

Vous pouvez ignorer cette étape si vous disposez du module
de comptabilité générale intégrée de Juris Concept.

Le programme de base permet de transférer les transac­tions comptables du module clients vers les logiciels Simple
comptable, Dynacom, Avantage et Fortune 1000.

Pour ce faire, il vous faut indiquer votre préférence quant au
logiciel comptable que vous utilisez et préciser les numéros
du grand livre que le logiciel devra utiliser an d’enregistrer
les transactions comptables dans votre logiciel de compta­bilité.

Voir menu Juris Concept logiciel de comptabilité.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•19

3•21

Implantation du logiciel Chapitre 3

Voir le chapitre 7 : Logiciels comptables externes.

3.3.8 Mise à jour de vos codes d’interventions

Le code d’intervention est utilisé lors de la saisie du temps et
des déboursés et répond à deux fonctions précises :

• Faciliter la saisie par l’utilisation d’un code abrégé. Par

exemple, CTC pour Conversation téléphonique avec
le client ;

• L’utilisation de ces codes vous donnera accès à des
rapports statistiques sur le temps et les déboursés enre­gistrés ou facturés, par code d’intervention.

Il est recommandé d’établir une première liste de codes à
utiliser avant de démarrer.

Voir 4.4 : Gestion des interventions.

3.3.9 Sélection de votre logiciel de traitement de texte

Le programme de base peut générer toute sorte de docu­ments, sans aucune restriction, en fusionnant les informa­tions de votre base de données avec votre logiciel de traite­ment de texte.

La sélection du logiciel s’effectue à partir du menu Juris
Concept, Gestion documentaire,

Nous vous recommandons de sélectionner Microsoft Word -
Toutes les versions pour toutes les versions du logiciel Word.
Le programme détectera l’emplacement automatiquement
lors de la fusion.

3•20

uris concept

3.3.10 Activation de la fonction Gestion documentaire

Sélectionnez l’onglet Options de sauvegarde.
Lorsque vous consulterez la che d’un dossier, le programme

présentera à la fenêtre, la liste de tous les documents sauve­gardés sur votre disque rigide concernant ce dossier.

Il vous sufra alors d’un double-clique sur le document
approprié pour le consulter, sans quitter le logiciel. Vous
pourrez consulter tous les documents, quelque soit le logi­ciel avec lequel ils auront été créés.

Pour ce faire, le programme doit gérer lui-même la création
des répertoires de sauvegarde de vos documents selon une
structure de répertoires imposée, an d’accéder à la liste
des documents qui y sont enregistrés.

Pour activer cette fonction, il suft de sélectionner l’option
de création automatique et d’identier le répertoire de sau­vegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les
sous-répertoires de vos dossiers.

Pour activer cette fonction, il suft de sélectionner l’option
de création automatique et d’identier le répertoire de sau­vegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les
sous-répertoires de vos dossiers.

Dans cet exemple, l’utilisateur dispose d’une installation en
réseau. Le répertoire C : \ JCCourrier du serveur est utilisé
pour regrouper tous les sous-répertoires correspondant à
chaque dossier.

Les employés utilisant un autre poste que celui du serveur
auront également accès aux documents localisés sur le ser­veur. Pour ces derniers, le programme effectuera la lecture
du contenu du répertoire \ \ Serveur \ c \ JCCourrier.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•21

3•23

Implantation du logiciel Chapitre 3

Le classement des documents

À chaque fois que vous ajouterez un nouveau dossier, le
programme créera automatiquement vos répertoires selon la
structure de classement prévue pour votre bureau.

Sélectionnez l’onglet Classement. Un menu contextuel
( bouton droit de votre souris ) vous permet de dénir votre
structure de classement par défaut.

Ajouter les sous-dossiers que vous désirez. Nous recomman­dons fortement la création d’un répertoire Administration
pour la sauvegarde de vos copies de facture.

3•22

Tous vos documents
devront, par la suite,
être sauvegardés
dans le répertoire
portant le numéro du
dossier.

uris concept

Lors de l’activation de cette fonction, vous pouvez effectuer,
en une seule opération, la mise à jour de tous les répertoires
pour les dossiers déjà enregistrés. Le programme créera
alors tous les répertoires selon les modèles suivants :

En sélectionnant aussi la fonction Créer les répertoires en
incluant le nom du client et du dossier, l’arborescence se
présentera comme suit :

Copie de la facture du client :

Dorénavant si vous utilisez un des sept modèles de fac­tures de Juris Concept, le programme conservera une
copie identique de la facture ( sous forme d’image ) dans le
répertoire prévu à cette n. Dans l’exemple ci-haut décrit,
le programme conserverait une copie de la facture dans le
répertoire Administration de chaque dossier.

La fusion des données avec un modèle Word

Sélectionnez l’onglet Fusion : Le chier de données permet­tant la fusion à partir d’un document modèle Microsoft Word,
est situé par défaut sur le disque dur de l’usager à l’empla­cement C : \ donnees.tex.

Le numéro et le nom
du client

Le numéro et le nom
de la partie adverse
du dossier

3.3.11 Activation du contrôle d’accès

Il est recommandé de toujours activer le contrôle d’accès
même si vous êtes le seul à utiliser le programme. Chaque
employé devrait se voir attribuer un mot de passe unique.
L’utilisation d’un mot de passe unique permettra de prendre
en considération certaines préférences de l’employé.

Voir 9.4 : Contrôle d’accès.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•23

3•25

Implantation du logiciel Chapitre 3

Vous pourrez accéder
au module de comp­tabilité générale
en cliquant sur ce
bouton.

3.4 Démarrage de la comptabilité générale intégrée

Cette section s’applique aux clients qui disposent du module
de comptabilité générale du logiciel.

3.4.1 Activation du module de comptabilité générale intégrée

Le module de comptabilité générale du logiciel est vendu
séparément. Ce module ne peut être activé qu’en communi­quant avec le personnel de Juris Concept.

3•24

uris concept

3.4.2 Activation du grand livre

L’activation du grand livre est un processus permettant d’ef­fectuer certaines vérications des informations nancières
en vue d’assurer la conformité des états nanciers proposés
à l’implantation.

Le processus permet de valider votre exercice nancier et la
date de conversion.

Si vous disposiez du module de base depuis un certain
temps et que vous avez par la suite, ajoutez le module de
comptabilité générale, le processus permet de :

• Vérier l’existence d’un plan comptable initial ;

• Intégrer les transactions nancières du module de base,
effectuées après la date de conversion ;

• Inscrire les comptes à recevoir et les provisions pour
mauvaises créances à la date d’implantation.

En pratique, cette opération s’effectue en collaboration avec
le personnel de Juris Concept lors de l’activation du module
de comptabilité générale.

L’option Assistance à l’implantation est accessible à partir
du menu Utilitaires de la fenêtre comptabilité et ne sera plus
disponible après l’activation du grand livre.

3.4.3 Vérication et ajustement du plan comptable

Le programme initial propose un plan comptable ( charte de
comptes ) que vous devez vérier, analyser et adapter selon
vos besoins. Nous recommandons de consulter votre expert
comptable si vous n’êtes pas familier avec cette opération.

Il est important, à ce stade-ci, de vous assurer de la con­formité des comptes d’intégration qui seront utilisés par le
module Clients et le module Fournisseurs.

Pour imprimer le plan comptable initial, sélectionnez le
bouton Grand livre de la fenêtre de comptabilité et le menu
Options et Rapports.

Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable.

3.4.4 Inscription des comptes à payer à la date de conversion

Cette opération consiste simplement à enregistrer une tran­saction d’achat au nom de chaque fournisseur.

Créez d’abord une che pour chacun des four­nisseurs concernés.

Puis inscrivez vos comptes à payer en ajoutant
une transaction d’achat, répondant aux exigen­ces suivantes :

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•25

3•27

Implantation du logiciel Chapitre 3

• Sélectionnez le bouton Ajouter ;

• Sélectionnez le fournisseur approprié ;

• Dé-sélectionnez l’option Achat au comptant, ce qui
aura pour effet d’inscrire un compte à payer ;

• La date de la transaction doit correspondre à la date
de conversion et le numéro de la facture mentionne un
commentaire tel que Implantation ;

• Le compte de grand livre doit correspondre au compte
Bénéces non répartis de votre plan comptable, de
manière à ne pas affecter vos dépenses ;

• Le montant correspond au total du compte à payer,
taxes incluses, les montants de taxes doivent être nuls.

Répétez cette opération pour chacun des fournisseurs et
vérier le résultat en demandant le rapport des comptes à
payer à la date de conversion, situé au menu Options et
Rapports de la fenêtre Journal des Achats.

Pour corriger une inscription erronée, détruisez la transac­tion concernée puis en ajouter une nouvelle.

3•26

uris concept

3.4.5 Inscription des dépôts et des chèques en circulation

Cliquez sur ce bouton pour effectuer la concilia­tion bancaire de la fenêtre du menu de comp-
tabilité et sélectionnez le compte bancaire.

Dans la fenêtre de la conciliation bancaire, sélectionnez

Options et Inscription des chèques et des dépôts en cir­culation à la date d’implantation.

Inscrivez les dates des chèques et des dépôts en circulation,
ainsi que la description et le numéro de chèque de chacun
d’eux. Par la suite, indiquez le montant du solde en banque
selon votre relevé bancaire à la date de la dernière concilia­tion bancaire et reportez le tout.

3.4.6 Inscription des soldes
de la balance de vérication à la date de conversion

Si vous avez suivi les instructions précédentes, votre bilan à
la date de conversion présente maintenant une image dèle
de vos comptes à recevoir et de vos comptes à payer.

L’opération suivante consiste à enregistrer les soldes de
départ pour tous les autres comptes de grand livre. Ces
soldes sont indiqués sur la balance de vérication de votre
ancien système de comptabilité à la date de conversion.

Implantation du logiciel Chapitre 3

3•27

Si votre date de conversion correspond à la date de début
de votre année nancière, puisqu’aucun revenu ni dépense
n’ont encore été enregistrés, les comptes présentant un
solde positif ne concernent que ceux du Bilan :

• 1000-1999 ACTIF ;

• 2000-2999 PASSIF ;

• 3000-3999 AVOIR ;

Si au contraire votre date de conversion s’avère en cours
d’année nancière, il faudra alors inscrire également le total
des revenus et des dépenses encourus à la date de conver­sion.

Pour inscrire les soldes de départ, il est nécessaire d’ajouter
une écriture au journal général.

3•28

Cette écriture présente les caractéristiques suivantes:

• Elle ne peut concerner les postes de comptes à recevoir
ou de comptes à payer puisque ces informations sont
déjà enregistrées ;

• Le dernier poste concerne les Bénéces non répartis,
dans lequel on comptabilise le solde requis pour assurer
l’équilibre de la transaction.

Imprimez maintenant votre balance de vérication à la date
de conversion. Si l’information est conforme, le démarrage
du module de comptabilité générale est complété.

uris concept

Chapitre 4

Module des clients

Le module des clients correspond au module de base du
logiciel Juris Concept. Il couvre toutes les fonctions reliées à
la gestion de vos dossiers et au suivi de vos comptes clients
et de vos travaux en cours. Essentiellement, les fonctions du
module de base sont regroupées à la fenêtre principale du
au logiciel.

Le module de comp­tabilité intégrée est
facultatif mais peut
s’ajouter au module
des clients pour offrir
un outil de gestion
parfaitement intégré.

4•1

4•3

Module des clients Chapitre 4

Le bouton Employés
de la fenêtre prin­cipale vous donne
accès à la fenêtre
de gestion de vos
employés.

Ces initiales pourront
s’imprimer sur la
facture transmise au
client.

4.1 Gestion des employés

Pour ajouter un employé, sélectionnez le bouton Ajouter et
complétez les informations demandées.

Code de l’employé
Ce code est obligatoirement constitué de deux caractères,

habituellement les initiales de l’employé.
Il est important de compléter correctement toutes les infor-

mations concernant un employé. Ces données seront par la
suite disponibles pour générer toute sorte de documents à
l’aide de l’interface traitement de texte du logiciel.

Code d’employé de la secrétaire d’un associé

Lorsqu’il s’agit de la che employé d’une ressource profes­sionnelle, cette référence à sa secrétaire pourra être utili­sée lors de la génération de documents. Par exemple, une
page couverture pour la transmission d’un document par
télécopieur pourrait mentionner automatiquement :
Expéditeur : Associé

En cas de problèmes de transmission, communiquez avec

Coordonnées de la secrétaire.

4•2

uris concept

4.1.1 Employé versus Associé

Aux ns du logiciel, un associé se déni comme une res­source professionnelle ayant la responsabilité d’un dossier
ou d’un projet. Cette identication s’effectue à l’ouverture
d’un dossier ou d’un projet simplement en référant au code
de l’employé. Par la suite, chaque associé aura accès à une
multitude de rapports ne contenant que les dossiers ou pro­jets relevant de sa responsabilité.

Chaque employé doit donc être enregistré sans égard à
cette distinction.

4.1.2 Employés et tarication

Il est recommandé d’enregistrer tous les employés de votre
bureau dans la base de données pour les motifs suivants :

• Le programme exerce un suivi complet du temps enre­gistré par les employés, qu’il s’agisse de temps factura­ble ou non. Vous pourrez plus tard utiliser vos données
autant pour des ns de facturation ou d’évaluation de
rendement que pour gérer les absences de ceux-ci ;

• Chaque employé a la possibilité de dénir certaines pré­férences inuençant le comportement du logiciel ;

• La mise en opération du contrôle des accès aux diverses
fonctions du logiciel exige qu’un mot de passe unique
soit attribué à chaque employé.

4.1.3 Tarifs de l’employé

Code de tarication

Le code de tarication est obligatoirement constitué du code
de l’employé ( ex. : PL ) suivi d’un numéro séquentiel pouvant
varier de 1 à 99. Indiquez le tarif horaire associé au code
de tarication et appuyez sur la touche Tab pour ajouter un
autre code, si requis.

Lors de la création de la
che de l’employé, nous
vous recommandons
d’inscrire également tous
les tarifs susceptibles
d’être utilisés par ce der­nier. Pour ajouter un tarif,
il suft d’accéder à la che
de l’employé et de cliquer
dans la rubrique Code.

4•3

Module des clients Chapitre 4

4•5

Module des clients Chapitre 4

4.1.4 Modier le tarif général utilisé dans les dossiers d’un employé

Cette fonction permet de rem­placer un tarif général prévu
dans les dossiers par un autre
tarif.

Par exemple, il serait possible de remplacer le tarif généra­lement utilisé par Paul Latourelle PL1 : 100,00 $/h par le tarif
PL2 : 125,00 $/h dans tous les dossiers ou il est impliqué, à
titre d’associé. Le programme remplacera alors le tarif PL1
par PL2 dans tous les dossiers actifs ( non-fermés ).

4•4

Il est important de constater que cette procédure n’a aucun
impact sur les travaux en cours déjà inscrits. Le seul chan­gement concerne le tarif par défaut qui sera proposé à la
saisie des prochaines interventions.

4.1.5 Préférences de l’employé

Le programme prévoit déjà plusieurs préférences géné­rales, lesquelles s’appliquent automatiquement à tous les
employés du bureau.

Il est possible d’outrepasser certaines d’entre elles an de
mieux répondre aux besoins spéciques d’un employé. Ces
préférences ne s’appliqueront cependant que si le contrôle
des accès a été mis en opération. L’attribution d’un mot de
passe unique permettra alors au programme d’identier
l’usager et ainsi, de tenir compte de ses préférences.

Afchage des rappels au démarrage

Par défaut, le programme afche au démarrage, les rappels
de tous les employés. En sélectionnant cette option pour un
employé, la liste initiale ne contiendra que les rappels inscrits

uris concept

au nom de celui-ci. Le logiciel permet aussi de sélectionner,
en plus des rappels de l’employé, l’afchage des rappels
d’un autre employé.

Choix de la feuille de temps

S’il s’agit d’un employé effectuant la saisie de son temps lui­même, nous recommandons la feuille de temps permettant
la saisie journalière des interventions.

Si au contraire, l’employé effectue la saisie du temps de plu­sieurs personnes, la feuille de temps permettant la saisie en
lot est recommandée.

Transfert des données vers Outlook

Le programme vous offre la possibilité de transférer les infor­mations des contacts de l’employé vers un répertoire indé­pendant Juris Concept, ou directement dans le répertoire
principal de Outlook.

Voir le chapitre 9 : Utilitaires.

4.1.6 Traitement de texte

Par défaut, le programme d’interface avec votre traitement
de texte utilise le chemin d’accès standard prévu à l’option
Logiciel de traitement de texte du menu Juris Concept.

Lorsque le logiciel d’un employé est différent de celui utilisé
par le bureau ou lorsque les paramètres d’installation diffè­rent, cette option permet de générer les documents en fonc­tion de l’installation particulière de l’employé.

Module des clients Chapitre 4

4•5

4•7

Module des clients Chapitre 4

La fenêtre de gestion
de vos clients est
accessible en sélec­tionnant le bouton

Clients de la fenêtre

principale.

Comme dans les cas précédents, cette fonction n’est opéra­tionnelle que si le contrôle des accès est mis en opération.

Recommandation : maintenir une installation standard de

votre logiciel de traitement de texte sur tous les postes
de travail du bureau. Cette méthode favorise la mobilité
des employés qui pourraient avoir à travailler sur plusieurs
postes de travail.

4.2 Gestion des clients

Aucun temps ou déboursé ne peut être inscrit dans la base
de données avant d’avoir créé la che du client et d’avoir
procédé à l’ouverture d’un premier dossier.

Les informations relatives à un client sont uniques et demeu­reront disponibles pour tous les dossiers de ce client.

4•6

uris concept

4.2.1 Identication du client

Le numéro s’incré­mente automatique­ment de 1 à l’ajout
d’un client. Il peut
également être modi­é au besoin.

Obtenir la liste des
clients.

Ajouter un rappel au
client

Accéder à la gestion
documentaire.

Vérier l’adressage
ou imprimer une
enveloppe #10.

Le numéro de client

Le programme utilise un système de numérotation des clients
très strict. Il est nécessaire de décider dès le démarrage du
nombre de caractères de vos numéros et vous n’aurez plus
la possibilité de modier votre choix après la saisie de vos
premiers clients. Le programme peut gérer une numérotation
à 4, 5 ou 6 caractères alphanumériques.

Le programme initial prévoit une gestion à 4 chiffres mais
l’onglet Général de l’option Préférences du menu Juris
Concept vous permet de modier ce choix.

Recommandation : il y a très peu d’avantages à retenir une

numérotation à 5 ou 6 chiffres si ce n’est que de conserver
une numérotation avec laquelle vous êtes déjà familier. Nous
recommandons une gestion à 4 chiffres pour faciliter la saisie
ultérieure de vos données.

Règles d’adressage

Le nom et l’adresse de vos clients seront plus tard utilisés
par différentes fonctions du logiciel ( facturation, état de
compte, fusion de documents…). Il est donc important de
respecter les règles suivantes :

Module des clients Chapitre 4

4•7

4•9

Module des clients Chapitre 4

• La rubrique Nom est utilisée pour inscrire le nom d’une

compagnie ou le nom de famille du client lorsqu’il s’agit
d’une personne physique. Si votre client concerne plu­sieurs noms, par exemple M Jean Laroche et Mme
Sylvie Fradette, vous pouvez dans ces cas, utiliser deux
lignes.

• La rubrique Prénom est utilisée uniquement si le client

est une personne physique.

• La rubrique Att. de est utilisée uniquement si le client est

une personne morale, auquel cas cette rubrique contient
le nom du représentant avec qui vous communiquez
habituellement.

• Le titre ( M, Mme…) s’applique selon le cas à une per­sonne physique ou au représentant dans le cas d’une
personne morale.

• L’utilisation d’un « * » dans le nom d’une personne
morale permet de modier le tri des listes sans chan­ger le nom à l’adressage. Par exemple, Aménagement
Concept inc. *Les s’afchera dans les listes sous la
lettre « A » mais s’imprimera dans la forme souhaitée Les

Aménagements Concept inc.

• L’adressage tiendra compte de la langue de travail du
client.

Codication des clients

Le programme vous offre la possibilité de créer vos propres
codes pour distinguer ou classier chacun de vos clients. Ce

code sera plus tard utilisé pour la
production de certains rapports de
gestion.

Pour ajouter un Code client,
sélectionnez la ligne de la liste
Éditer et vous accéderez à la
fenêtre suivante :

Développez votre codication à l’aide des boutons Ajouter
ou Détruire.

4•8

uris concept

4.2.2 Identication

Client maître

Le code du client maître réfère au code de la maison mère.
Dans cet exemple, le client 1258 – Les chocolats Suisse
Ltée est une liale du client 1000. L’utilisation d’un code
client maître permet d’effectuer certains regroupements. Le
rapport RC11, par exemple, permet de visualiser le chiffre
d’affaires attribuable au client maître.

N° de fournisseur

Le N° de fournisseur est le numéro que vous a octroyé votre
client à titre de fournisseur. Ce numéro est indiqué dans l’ob­jet de la facture lors de la facturation.

4.2.3 Corporatif

Lorsque le client est une corporation, l’onglet Corporatif
permet d’inscrire des informations sur la société dont les
numéros d’enregistrement gouvernementaux et des infor­mations relatives aux actionnaires et aux administrateurs de
la corporation.

Cet onglet permet de
gérer certaines infor­mations relatives à la
société.

4•9

Module des clients Chapitre 4

4•11

Module des clients Chapitre 4

Information sur la société

Permet de gérer les numéros d’enregistrement gouverne­mentaux, l’année civile et la personne physique autorisée à
signer les documents de la société.

Actionnariat et administrateurs

Le programme vous offre la possibilité d’indiquer les coor­données et les titres des administrateurs, ainsi que ceux des
actionnaires de la société.

4•10

uris concept

4.2.4 Préférences du client

Il s’agit ici de préciser certaines options applicables à un
client en particulier.

Envoi de souhaits

Cette option permet de préciser le nom des employés qui
seront invités à signer la carte de souhaits transmise au
client. Le rapport RE20 présente ce résultat par associé

Envoi d’information

Le programme vous permet d’effectuer un envoi électroni­que à tous les clients dont l’option est sélectionnée.

Voir 9.1 : Envoi de courriels

Facturation

La Gendarmerie Royale du Canada nécessite une facturation
particulière. En sélectionnant l’option Facturation spéciale
pour la Gendarmerie Royale du Canada le programme
produira un document spécique pour la facturation à la
GRC.

Par défaut, le programme considère nécessaire de transmet­tre un avis de retard ou un état de compte à tous les clients.

Si vous souhaitez exclure un client du processus d’émission
des avis, il suft de désélectionner l’option Avis de retard
indiqué au tableau précédent.

L’option Mentionner les intérêts permettra de mentionner
sur les avis le montant des intérêts dus, sans toutefois les
facturer et les porter aux comptes recevables du client. La

Module des clients Chapitre 4

4•11

4•13

Module des clients Chapitre 4

La fenêtre de gestion
des dossiers donne
accès à l’ensemble
des informations et
des fonctions propres
à la gestion de vos
dossiers.

possibilité de facturer les intérêts mentionnés existe toute­fois et sera traitée dans la section Avis de retard.

Recommandation : sélectionner les options Avis de retard
et Mentionner des intérêts, sauf exception.

La date indiquée dans le champ Dernier avis, est la date de
transmission du dernier état de compte. Le programme uti­lise cette information pour éviter qu’un client ne reçoive son
prochain état de compte avant une période déterminée, par
exemple avant les 30 prochains jours.

4.3 Gestion des dossiers

4•12

Liste des choses à
faire dans ce dossier

Gestion documentaire

4.3.1 Généralité

Le dossier constitue la référence de base à toutes transac­tions liées à la gestion du temps, de la facturation, de vos
comptes à recevoir et de vos avoirs en déicommis. Il est
donc essentiel de procéder à l’ouverture de vos dossiers
avant toute autre chose.

uris concept

Sept onglets vous permettent d’accéder rapidement à toutes
les informations disponibles concernant le dossier apparais­sant à l’écran. Plusieurs paramètres vous permettront de
préciser les particularités du dossier ( mode de facturation,
présentation de la facture, langue de travail, avis de retard,
intervenants au dossier, etc.)

4.3.2 Ouverture d’un dossier

Si la che de votre client a été préalablement inscrite, vous
pouvez maintenant procéder à l’ouverture de tous les dos­siers de ce client, sans aucune restriction quant au nombre
de dossiers.

Les instructions suivantes commentent chacune des rubri­ques de saisie de la che d’un dossier.

Le numéro de dossier

Un numéro de dossier est obligatoirement constitué du
numéro de client suivi d’un sufxe pouvant accepter 14 posi­tions alphanumériques. Par exemple, les dossiers du client
5487 peuvent prendre la forme de 5487-3 ou 5487-ABC500.
Nous vous recommandons d’utiliser un sufxe numérique.
Le programme proposera alors le numéro suivant de ce
client 5487-4 lors de l’ouverture de son prochain dossier.
Le numéro de dossier est généré automatiquement par le
regroupement du numéro de client et du sufxe.

Cliquez sur le bouton

Ajouter pour saisir les

informations.

Inscrivez le numéro
du client ou appuyez
sur la touche Tab
pour obtenir la liste
des clients enregis­trés.

Sélectionnez le code de dossier approprié

Le programme original pro­pose une codication cor­respondant aux principaux
champs d’activités juridi­ques. Ces codes peuvent
être adaptés en fonction
des préférences du bureau.
Voir 4.3.6 : Options de la

fenêtre de gestion des dos­siers – Gestion de la codi-

cation des dossiers.

Module des clients Chapitre 4

4•13

4•15

Module des clients Chapitre 4

Sélectionnez l’étude
légale du procureur
de la partie adverse.

Attention de et numéro de référence

Si votre interlocuteur est
différent du client ( le con­seiller légal d’un client,
par exemple ), indiquez
son nom et son numéro
de dossier. La correspon­dance générée par le pro­gramme lui sera adressée.

Objet du dossier ou partie adverse

Inscrivez l’objet du dossier ou le nom de la partie adverse.
Ce texte se répétera dans l’objet de tous les documents
générés par le programme.

Si pertinent, sélectionnez l’étude légale du procureur au dos­sier. Si l’étude n’existe pas, vous pouvez l’ajouter immédia­tement en sélectionnant la ligne Nouvelle société.

Voir la section 4.3.8 : Options disponibles à partir de la barre

d’outil – Gestion des sociétés.

Inscrivez le nom du procureur de la partie adverse ou du
représentant de l’étude légale. Le numéro de dossier du
représentant de la partie adverse pourra s’imprimer sur tous
les documents qui lui seront adressés.

Vous pouvez également inscrire plusieurs parties adverses
ou intervenants au dossier. Cette fonction est expliquée plus
loin dans ce chapitre.

Si votre dossier est inscrit à la cour, indiquez le numéro du
dossier de la cour. Ce numéro sera plus tard utilisé pour
générer vos procédures.

Langue de travail

Sélectionnez la langue de travail du
représentant du client. Par défaut, le
programme afche la langue de travail

inscrite lors de la création de la che du
client. Le programme imprimera la facture, la lettre de trans­mission de la facture et l’état de compte en tenant compte

du choix de la langue prévu au dossier.

4•14

uris concept

Statut du dossier

Sélectionnez le statut approprié de
votre client dans ce dossier. Les pro­cédures seront générées en utilisant
cette information.

Le statut de Dossier général est parti­culier et offrira la possibilité de facturer
tous les travaux en cours des dossiers
d’un client en une seule facture.

Voir 4.6.7 : Facturation d’un dossier

général.

Code dossier

La fenêtre dossier vous offre égale­ment une possibilité de développer
une deuxième codication adaptée à
votre pratique. Sélectionnez la ligne
Éditer pour ajouter ou modier un
code existant.

Code de tarif

Ce code permet d’identier l’associé res­ponsable du dossier et le tarif convenu
avec le client. Appuyez sur la touche Tab
pour obtenir la liste des tarifs inscrits au

système. Le code de tarication est obligatoire.

Mode de facturation

Sélectionnez le mode de facturation con­venu avec le client. Le programme pro­pose trois modes de facturation : À taux

horaire, à forfait ou Aide juridique.

Taux horaire

En sélectionnant Taux horaire, le programme comptabilisera
le temps et les honoraires d’un dossier selon le tarif spécié
à la saisie des interventions. Des ajustements, à la hausse ou
à la baisse, seront possibles au moment de la facturation.

À forfait

En choisissant À forfait, le programme comptabilisera le
temps mais ne retiendra aucun montant d’honoraires fac­turables lors de la saisie des interventions puisque, dans
ces cas, le montant à facturer ne sera établi ou connu qu’au
moment de la facturation. Le programme conservera tout
de même une information sur les honoraires qui auraient
été générés si ce dossier était facturé au taux horaire, de

4•15

Module des clients Chapitre 4

4•17

Module des clients Chapitre 4

manière à vous permettre plus tard d’analyser la rentabilité
de ce dossier. La valeur des travaux en cours sera comp­tabilisée toutefois comme s’il s’agissait d’un dossier à taux
horaire.

Un dossier à pourcentage est également considéré À forfait.
Vous pouvez inscrire les conditions particulières convenues
via l’onglet Options de la facture.

Aide juridique

En sélectionnant Aide juridique, le programme comptabili­sera le temps mais ne calculera aucun montant d’honorai­res.

Vous pourriez ici conrmer l’enregistrement de ce dossier
en sélectionnant le bouton OK, ou compléter certains para­mètres de facturation ou de l’entente convenue avec votre
client. À cet effet, sélectionnez l’onglet Options de la fac-
ture de la fenêtre pour accéder aux options de facturation
d’un dossier.

Notez qu’il est toujours possible de modier plus tard les
données d’un dossier.

Possibilité d’un
deuxième associé au
dossier.

Montant forfaitaire
convenu avec le
client.

Impression de rapports

Sélectionnez l’une des imprimantes
selon votre besoin.

Impression de l’état de compte du dossier.

Impression du détail des transactions nan­cières du dossier.

Impression du projet de facture du dossier.

4.3.3 Options de facturation d’un dossier

4•16

uris concept

Sélection pour calculer des taxes.Paramètres d’impression de la facture.

Associé 2

La fenêtre Option de la facture vous offre la possibilité
d’identier un deuxième associé au dossier. Cette informa­tion n’est pas requise pour les rapports du logiciel.

Montant forfaitaire

Indiquez le montant convenu, si connu, ou décrivez l’entente
avec votre client. Cette information sera prise en compte, à
titre de rappel, au moment de la facturation.

Calcul des taxes

Par défaut, le programme considère que vous facturerez
les taxes sur les services rendus dans ce dossier. Il se peut
cependant, dans le cas d’un client autochtone notamment,
que votre client n’ait pas à assumer ces taxes.

En annulant la sélection des taxes, le programme considé­rera toutes les interventions inscrites dans ce dossier comme
non admissibles au calcul des taxes.

Pour annuler la sélection automatique des taxes, il suft
d’effacer les taux apparaissant à la fenêtre de l’onglet Taxes,
du sous-menu Info Bureau du menu Juris Concept.

Voir le chapitre 3 : Implantation du logiciel

Paramètres d’impression de la facture du client

Vous pouvez personnaliser la présentation de la facture d’un
client en fonction de ses exigences particulières.

Par défaut, la facture présente le solde précédent et le
nouveau montant à payer. Si vous préférez ne pas rappeler
continuellement à vos clients le montant qui vous est dû,
vous devez sélectionner l’option Ne pas imprimer le solde
précédent.

Options d’impression pries en compte par défaut

À l’ouverture d’un dossier, le programme applique les préfé­rences générales du bureau.

Vous avez maintenant complété l’inscription de ce dossier.
Sélectionnez la touche Retour ou le bouton OK pour sauve-
garder cet enregistrement.

Module des clients Chapitre 4

4•17

4•19

Module des clients Chapitre 4

Vérication et mise à
jour des informations
cumulées au dossier

4.3.4 Informations disponibles sur un dossier

Le programme exerce un suivi constant des transactions
encourues dans un dossier et met à jour ou cumule diverses
informations de manière à faciliter l’accès à ces données lors
de la consultation d’un dossier. Il suft de sélectionner l’on­glet approprié.

Client

Donne accès aux informations disponibles sur le client. Vous
pouvez mettre ces données à jour à partir de cette fenêtre.

Compte client

Cet onglet présente un sommaire des informations compo­sant le compte à recevoir de ce dossier.

4•18

Cliquez ici pour modi­er le tarif horaire des
interventions non fac­turées du dossier.

Par défaut, le programme réfère aux informations de la che
client. Notez que le fait de calculer et mentionner les intérêts
sur les avis de retard n’entraîne pas automatiquement une
facturation des intérêts.

La date du dernier avis est mise à jour automatiquement lors
de l’envoi des états de compte.

T.E.C. Avances ( Travaux en cours et Avances )

uris concept

Indiquez le code de tarication à remplacer et le nouveau
code à appliquer. Le programme remplacera l’ancien code et
effectuera la mise à jour des interventions selon le nouveau
tarif.

Vous pouvez sélectionner tous les travaux en cours ou pré­ciser une période.

Intervenants

Cet onglet présente l’information relative aux différents inter­venants du dossier.

Voir 4.3.5 : Gestion de plusieurs parties adverses.

Le bouton Gestion

des intervenants,

vous permet d’ins­crire les coordonnées
de tous les interve­nants au dossier.

Module des clients Chapitre 4

4•19

4•21

Module des clients Chapitre 4

Autres infos…

Cet onglet présente d’autres informations habituellement
utilisées par le service contentieux des compagnies d’assu­rances ou des villes.

4.3.5 Gestion de plusieurs parties adverses

Le programme vous permet d’inscrire les coordonnées de
tous les intervenants au dossier en sélectionnant un des
deux boutons suivants :

Cliquez sur le bouton

Ajouter pour inscrire

un nouvel interve­nant.

Ce bouton accessible à partir de l’onglet
Dossier.

Ce bouton accessible à partir de
l’onglet Intervenants.

Par défaut, la fenêtre afche la partie adverse au dossier an
de vous permettre de compléter certaines informations man­quantes lors de la création du dossier.

4•20

uris concept

4.3.6 Options de la fenêtre de gestion des dossiers

Afcher les dossiers actifs seulement

Cette option permet de ne pas afcher les dossiers fermés
lorsque vous consultez les données de vos dossiers.

Gestion de la codication des dossiers

Le programme vous permet de créer deux systèmes de
codication de vos dossiers.

Certaines fonc­tions sont dispo­nibles à partir du
menu Options
de la fenêtre
principale.

Cette option vous permet de développer votre propre codi­cation de dossiers. Cette codication sera plus tard utilisée
pour présenter certaines informations par code de dossier
( chiffres d’affaires, travaux en cours…).

Par défaut le programme propose une codication couvrant
les principaux champs d’activités juridiques. L’effet + ou -
est utilisé dans le cadre du rapport d’analyse des dossiers
fermés au cours d’une période RE24, pour les contentieux
de compagnie d’assurances.

Tel que mentionné précédemment, la
fenêtre dossier vous propose égale­ment la possibilité de développer une
deuxième codication adaptée à votre
pratique.

4•21

Module des clients Chapitre 4

4•23

Module des clients Chapitre 4

Indique le nombre
de transactions qui
feront l’objet de l’épu­ration.

Cliquez sur ce bouton
pour lancer l’épura­tion des données.

Épurer les données d’un dossier

Cette opération permet de détruire toutes les transactions
relatives à un dossier fermé.

Le programme conserve obligatoirement les données de
l’année en cours et de l’année antérieure aux ns de produc­tion de différents rapports. Pour être admissible à l’épuration
des données, la date de fermeture du dossier doit être anté­rieure à l’année antérieure.

4•22

Sélectionnez le bouton Épurer le( s ) dossier( s )
sélectionné( s ) pour lancer le processus d’épuration. Le pro-

gramme détruira également le dossier.

Transfert des travaux en cours d’un dossier vers un autre

Cette fonction permet de transférer une ou plusieurs inter­ventions non facturées appartenant à un dossier vers un
autre dossier.

Identiez le dossier vers lequel vous souhaitez transférer vos
interventions. Le programme modiera le numéro de dossier
et effectuera la mise à jour des informations cumulées à
chacun des dossiers.

uris concept

Utilitaire de calcul des taxes

Cet utilitaire calcule rapidement la TPS
et la TVQ sur un montant.

Il permet aussi d’effectuer le calcul
des taxes sur un montant dont les
taxes sont incluses.

4.3.7 Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des dossiers

Certaines fonctions sont disponibles à partir du menu
Fonctions juridiques de la fenêtre principale.

Vous pouvez trans­férer les travaux en
cours dans une autre
base de données.

Calcul de l’indemnité additionnelle

Cette fonction permet de calculer un montant d’intérêts basé
sur les taux d’intérêts légaux applicables aux ns de calcul
de l’indemnité additionnelle ( Loi sur le ministère du Revenu
[ L.R.Q., c. M-31 ], article 28 ).

Module des clients Chapitre 4

4•23

4•25

Module des clients Chapitre 4

Inscrivez le montant, la période admissible au calcul et
cliquez sur le bouton Calculer. Les taux sont publiés tri­mestriellement et les mises à jour du logiciel incluent ces
modications.

Requête introductive d’instance – Calcul des délais

Cette fonction permet de calculer les différents délais d’une
requête introductive d’instance selon la date de signication,
et d’inscrire les rappels au dossier.

Voir 4.5.5. : Calcul des délais

Requête introductive d’instance – Calcul des délais en matière
familiale

Tout comme la fonction précédente, celle-ci permet de cal­culer les différents délais en matière familiale, et d’inscrire les
rappels au dossier.

Voir 4.5.5 : Calcul des délais.

Loi des cités et des villes – Calcul des délais en matière de
réclamation

Cette fonction est utilisée par les contentieux des villes pour
calculer les différents délais en matière de réclamation, au
niveau des dates de recours et de prescription, et d’inscrire
les rappels au dossier.

4•24

uris concept

Voir 4.5.5 : Calcul des délais.

4.3.8 Options disponibles à partir de la barre d’outil

Fermeture des dossiers

La fermeture d’un dossier consiste simplement à inscrire une
date de fermeture dans la che du dossier. Toutefois, le pro­gramme refusera de fermer un dossier si celui-ci indique :

• un solde à recevoir ;

• un solde d’avance ;

• ou encore, si l’usager n’est pas autorisé à utiliser cette
fonction.

Par contre, lorsque le dossier indique un solde de travaux en
cours, le programme vous propose d’annuler les travaux en
cours. À défaut d’accepter cette annulation ( par l’inscription
d’interventions négatives et non en détruisant les interven­tions non facturées ), la fermeture du dossier sera également
refusée.

La fermeture d’un dossier n’entraîne aucune perte d’informa­tion. Vous pourrez tout de même consulter les transactions
sans restriction mais toute nouvelle action sera dorénavant
interdite, à moins que vous ne décidiez d’activer à nouveau
le dossier en éliminant la date de fermeture apparaissant à
l’écran pour ce dossier, ou en cliquant de nouveau sur le
bouton Fermer.

Plus tard, vous pourrez éliminer les dossiers fermés de votre
base de données en procédant à une épuration des transac­tions.

Voir 9.2 : Épuration des données du module clients et 3.3.2 :

Mise à jour des préférences générales du bureau – Ferme­ture des dossiers.

Impression de la che du dossier

Cette option permet d’imprimer un résumé des données
relatives au client et à son dossier. Ce rapport est habituelle­ment conservé au dossier physique pour consultation ulté­rieure. Notez que vous pouvez également générer la che
du dossier à l’aide de l’interface traitement de texte et, ce
faisant, l’adapter à vos besoins.

4•25

Module des clients Chapitre 4

4•27

Module des clients Chapitre 4

Interventions et rapport sur les interventions enregistrées au
dossier

L’option d’interventions permet d’inscrire une nouvelle
intervention sans quitter la fenêtre dossier ou d’imprimer
l’ensemble des interventions inscrites depuis l’ouverture du
dossier ( facturées ou non facturées ).

Puisqu’une note peut être associée à une intervention, le
programme imprimera également les notes de manière à
présenter un historique complet de votre dossier.

Historique nancier d’un dossier

Pour imprimer le détails des transactions nancières enre­gistrées dans ce dossier. Ce rapport présente le détail des
transactions nancières à l’origine du compte à recevoir, de
la provision pour mauvaises créances et des montants déte­nus à titre d’avances inscrits au dossier.

Cliquez ici pour
obtenir la liste des
sociétés.

Gestion des sociétés

Vous pouvez associer à chaque intervenant au dossier, le
nom de l’étude légale et les coordonnées du procureur le
représentant. Ces études légales doivent être inscrites pour
devenir disponibles lors de la saisie des informations relati­ves à une partie adverse.

4•26

uris concept

Calcul de l’indemnité additionnelle

Cette fonction permet de calculer un montant d’intérêts basé
sur les taux d’intérêts légaux applicables aux ns de calcul
de l’indemnité additionnelle ( Loi sur le ministère du Revenu
[ L.R.Q., c. M-31 ], article 28 ).

Voir 4.3.7 : Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des
dossiers.

Générer un document et gestion documentaire

L’information relative au dossier d’un client peut être utilisée
par le logiciel pour générer, à l’aide de votre traitement de
texte, toute sorte de documents, sans restriction quant à la
forme ou la présentation.

Le programme utilise les modèles développés à l’aide de
votre traitement de texte et les fonctions de fusion pour
transmettre l’information provenant de la base de données.

Cette option présente une liste de tous les documents que
vous avez développés à l’aide de l’interface traitement de
texte du logiciel. Il suft de double-cliquer sur le document
désiré pour démarrer le processus.

Si vous sauvegardez vos documents dans les répertoires
créés automatiquement par le programme, ces derniers sont
listés dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. Il suft de
double-cliquer sur le document pour le consulter.

Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traite-

ment de texte.

Module des clients Chapitre 4

4•27

4•29

Module des clients Chapitre 4

Inscription d’une note générale au dossier

Il s’agit d’un utilitaire vous permettant de concilier
toute note générale au dossier. Ces notes peuvent
être imprimées au besoin.

4.3.9 Recherche des conits d’intérêts et la liste des dossiers

Liste des dossiers

Il s’agit d’une fonction vous permettant d’obtenir
la liste de tous les dossiers.

Option de recherche :
inscrivez l’expres­sion recherchée et
appuyez sur la touche

Tab.

Lorsqu’un client potentiel est également inscrit
comme partie adverse dans un dossier, il peut y avoir conit
d’intérêts et vous devrez peut-être refuser ce client.

La fonction Recherche de la liste des dossiers permet
d’identier tous les dossiers dans lesquels on retrouve l’ex­pression recherchée, soit dans le nom du client, soit dans le
nom de la partie adverse au dossier.

Dans le but de réduire les possibilités d’erreur de recher­che, le programme élimine les accents et converti les lettres
minuscules en lettres majuscules.

Par exemple, si l’expression recherchée était « trem », le pro-
gramme afcherait la liste suivante.

4•28

uris concept

4.4 Gestion des interventions

On entend par intervention, toute action posée dans un dos­sier ou tout déboursé. En règle générale, ces interventions
feront plus tard l’objet d’une facture. Il est toutefois possible
d’inscrire une intervention non facturable dans un dossier.

Évidemment, puisqu’une intervention concerne toujours un
dossier, vous devrez d’abord procéder à l’ouverture de votre
dossier.

Une intervention appartient obligatoirement à l’une des caté­gories suivantes:

Frais Judiciaires FJ FJ

Frais extrajudiciaires FX FX

• Une intervention concerne toujours un déboursé ou des
honoraires, jamais les deux.

• Chaque intervention peut être admissible ou non à la
taxe sur les produits et services ou à la taxe de vente du
Québec.

Déboursés Honoraires

• Une intervention peut-être facturable ou non facturable.

• Il est impossible de facturer une même intervention plus
d’une fois, de détruire ou de modier une intervention
facturée.

4.4.1 Saisie des interventions

Le programme offre trois options pour effectuer la saisie de
vos interventions :

• la saisie directe d’une intervention

• la saisie en lot

• la saisie journalière dans une feuille de temps

La saisie directe d’une intervention

Le bouton Interventions de la fenêtre princi­pale vous donne accès à la fenêtre de gestion

des interventions. Cette option est recomman­dée pour apporter des modications à une intervention exis­tante.

Module des clients Chapitre 4

4•29

4•31

Module des clients Chapitre 4

Numéro de l’inter­vention.

Cette option permet
d’inscrire une note
additionnelle ayant
trait à cette inter­vention.

Cette fenêtre de saisie sera particulièrement utile pour
consulter ou corriger une inscription erronée. Vous pourrez
accéder directement à la transaction recherchée en effec­tuant une recherche sur le numéro, la date ou le numéro de
dossier.

4•30

Rubriques où le mon­tant peut être inscrit
soit avant ou après
les taxes

Note : À l’ouverture de la fenêtre,
le programme installe dans le coin
supérieur gauche un tableau utilitaire
vous facilitant le calcul des taxes.
Inscrivez un montant avant ou après
taxes et appuyez sur la touche Tab
pour effectuer le calcul.

En général, il est plus rapide et plus fonctionnel d’effectuer
la saisie de votre temps et de vos déboursés en utilisant
la fenêtre de saisie des interventions en lot ou la feuille de
temps journalière, identié Feuille de temps sur votre fenê­tre principale.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer
l’ajout d’une intervention. Le curseur se position­nera sur le numéro de dossier.

Le numéro de l’intervention

Ce numéro est géré par le programme et apparaîtra sur dif­férents rapports dans le but de faciliter la recherche d’une
intervention, pour consultation ou pour correction.

Le numéro de dossier

Celui-ci est obligatoire. Pour accéder à la liste des dossiers,
inscrivez une expression et / ou appuyez sur la touche Tab et

uris concept

double-cliquez sur la ligne appropriée. Après cette sélection,
le programme afche le nom du client, l’objet du dossier, le
mode de facturation prévu au dossier, le nom de l’associé
responsable du dossier, le tarif prévu et il effectue la sélec­tion des taxes en fonction des spécications au dossier.

Date

Il est obligatoire d’inscrire une date. Un message vous pré­viendra et vous demandera de conrmer votre accord si la
date est antérieure à l’année en cours ou postérieure à la
date du jour. Il est cependant possible d’interdire toute nou­velle inscription avant une date déterminée par le responsa­ble de la comptabilité ( gestionnaire du système ).

Voir 4.4.6 : Interdire la modication des travaux en cours.

Code d’intervention

Le code d’intervention est obligatoire. Il permet, dans un
premier temps, de simplier le travail de saisie en afchant
le texte qui lui est associé dans la rubrique Description, et
dans la langue de travail de votre client, tel qu’indiquée à son
dossier.

Dans un second temps, le programme applique automati­quement les paramètres associés au code d’intervention, à
savoir :

• Taxable ou non taxable

• Déboursé ou honoraires

• Judiciaires ou extrajudiciaires

• Facturable ou non facturable

Si vous ne connaissez pas le code à inscrire, appuyez sur la
touche Tab pour obtenir la liste complète ou inscrivez une
expression et appuyez sur la touche Tab. Par exemple, la
mention de l’expression Frais restreindrait le contenu de la
liste aux codes ou descriptions contenant le mot Frais.

Voir 4.4.7 : Codes d’interventions.

Description

Le texte prévu au code d’intervention est proposé par défaut
en français ou en anglais selon le cas. Vous disposez de 600
caractères pour décrire le service rendu.

Taxes

Dans un premier temps, la sélection correspond à celle de
la che du dossier. En second lieu, suite à la saisie de votre
code d’intervention, la sélection sera ajustée en fonction des
paramètres dénis pour le code utilisé. Vous pouvez modier
cette sélection au besoin.

Module des clients Chapitre 4

4•31

4•33

Module des clients Chapitre 4

Catégorie

Correspond à Frais judiciaires ou Frais extrajudiciaires, tel
que déni par le code d’intervention.

Déboursés

Si le code d’intervention utilisé concerne un déboursé, le
programme désactive les rubriques de temps et d’honoraires
et vous permet d’inscrire le montant du déboursé. N’oubliez
pas l’utilitaire de calcul des taxes pour connaître un montant
à inscrire avant les taxes.

Temps

Inscrivez le temps, en minutes ou en dixième d’heure, selon
la préférence spéciée à l’option Préférences du menu
Juris Concept, onglet Travaux en cours.

Code de tarication

Par défaut, le programme propose le tarif de l’associé prévu
à l’ouverture du dossier du client. Vous pouvez modier
le tarif proposé ou accéder à la liste des tarifs inscrits en
appuyant sur la touche Tab lorsque la rubrique est vide.

4•32

uris concept

Honoraires

Le montant des honoraires retenus correspond au résultat
du temps multiplié par le tarif, s’il s’agit d’un dossier facturé
au taux horaire.

Dans le cas d’un dossier à forfait, le montant doit être nul
puisqu’il sera établi plus tard, au moment de la facturation.
Notez cependant que le programme majorera vos travaux en
cours comme s’il s’agissait d’un dossier à tarif horaire.

S’il s’agit d’un dossier d’aide juridique, le montant des hono­raires correspond au montant associé au code d’interven­tion, sans égard au temps et au tarif inscrit.

Voir 4.4.7 : Codes d’interventions.
Cliquez sur le bouton OK pour conrmer l’ajout de l’inter-

vention. Celle-ci peut maintenant être modiée au besoin ou
détruite tant et aussi longtemps qu’elle n’aura pas été factu­rée. Le programme interdit en effet toute modication à une
intervention facturée.

4.4.2 Note associée à une intervention

Cette option permet d’inscrire une
note associée à une intervention.

Si le contenu d’une intervention est imprimé sur la facture
du client, le contenu de la note est totalement exclu du pro­cessus de facturation mais demeure inscrit au dossier pour
favoriser votre suivi ou conserver un historique détaillé des
gestes ou décisions intervenus depuis l’ouverture du dos­sier.

Module des clients Chapitre 4

4•33

4•35

Module des clients Chapitre 4

Texte de la facture

Texte de la note

Lorsque vous consulterez les données de votre dossier, à
partir de la fenêtre de gestion des dossiers, le rapport des
interventions présentera l’information de la manière sui­vante :

4.4.3 Feuilles de temps

Deux modèles de feuille de temps sont pro­posés pour effectuer la saisie régulière de vos
interventions.

Lorsque le contrôle d’accès est activé

L’utilisation d’un mot de passe unique pour chaque employé
permet au programme d’identier l’utilisateur en cours. Le
programme afche alors la feuille de temps sélectionnée
dans la che de l’employé.

Voir 4.1.5 : Préférences de l’employé

Lorsque le contrôle d’accès n’est pas activé

Dans ce cas, la sélection découle de celle prévue dans les
préférences générales du bureau, accessibles à partir du
menu Juris Concept, option Préférences, onglet Travaux
en cours.

Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.

4•34

uris concept

4.4.4 Saisie des interventions en lot

Cette fonction vous permet de saisir plusieurs interventions
et d’en valider le contenu, avant d’effectuer le report dans
chacun des dossiers. Cette feuille de saisie est recomman­dée pour tous les employés effectuant la saisie du temps
pour d’autres employés.

Cette fenêtre comporte les mêmes rubriques de saisie expli­quées auparavant. Utilisez la touche Tab pour vous déplacer
et une ligne s’ajoutera lorsque vous quitterez la rubrique
Déboursés ou la rubrique Honoraires.

Cette liste d’interventions sera conservée en mémoire jus­qu’à ce que vous sélectionniez le bouton Reporter. Vous
pouvez quitter cette fenêtre pour effectuer d’autres tâches et
y revenir plus tard pour compléter votre feuille de temps.

Vous pouvez modier le contenu d’une inscription en sélec­tionnant la ligne concernée. N’oubliez pas d’utiliser la touche
Tab pour conrmer le changement. Le bouton Détruire ne
détruira que les lignes sélectionnées.

An de prévenir la perte des informations, un message vous
préviendra si vous tentez de quitter le programme avant
d’avoir reporter vos inscriptions.

4.4.5 Feuille de temps journalière

Cette feuille de temps est recommandée pour tous les
utilisateurs effectuant eux-mêmes la saisie de leur temps.
Lorsque le contrôle d’accès est activé, l’employé accède à
sa journée en cours dès l’ouverture de la fenêtre.

Module des clients Chapitre 4

4•35

4•37

Module des clients Chapitre 4

L’icône dossier
permet d’inscrire
une note associée à
l’intervention.

Imprimer les interven­tions enregistrées au
cours d’une période
donnée.

Le calendrier permet de visualiser rapidement le temps enre­gistré par un employé par la simple sélection du jour désiré.

Cette fenêtre comporte également les mêmes rubriques
de saisie expliquées auparavant. Pour ajouter une nouvelle
intervention, sélectionnez la rubrique N° Dossier de la der­nière ligne et utilisez la touche Tab pour continuer la saisie
des informations jusqu’à ce qu’une nouvelle ligne vierge
s’ajoute.

4•36

Le bouton Ok permet de sauvegarder les modications
apportées pour cette journée.

Aucune modication ou destruction n’est acceptée concer­nant une intervention effectuée dans un dossier fermé ou
lorsqu’elle a fait l’objet d’une facture.

4.4.6 Interdire la modication des travaux en cours

Lorsque vous avez complété les états nanciers d’une
période ( semaine, mois ou année ) vous souhaiterez certaine­ment qu’aucun employé ne modie une che de temps déjà
inscrite et antérieure à la date de n de votre période.

Vous pouvez interdire l’accès aux travaux en cours si vous
disposez vous-mêmes des droits reconnus au Gestionnaire
du système. Le programme considère en effet que tout
employé ayant accès aux Préférences générales du
bureau dispose d’un haut niveau d’autorisation et peut, de
ce fait, interdire la modication des travaux en cours avant
une date qu’il spécie.

uris concept

Si donc vous avez accès à l’option Préférences du menu
Juris Concept, sélectionnez l’onglet Travaux en cours.

Sélectionnez l’option Interdire l’accès… pour activer ce
contrôle et inscrivez la date de n de la dernière période
vériée.

Seuls les employés Gestionnaire du système pourront
dorénavant apporter des changements mais un message
d’avertissement sera généré à chaque tentative.

Voir chapitre 9.4 : Contrôle d’accès.

4.4.7 Codes d’interventions

Le code d’intervention est obligatoire lorsque vous effectuez
la saisie de vos interventions. Il vise à répondre aux besoins
suivants :

• Permettre de simplier votre travail de saisie en y asso­ciant une description plus exhaustive ;

• Mettre à jour automatiquement certaines informations
propres au code que vous avez créé ( facturable ou non,
taxable ou non, déboursés ou honoraires, judiciaires ou
extrajudiciaires ) et de ce fait, minimiser les possibilités
d’erreurs à la saisie ;

• Certains rapports vous fourniront par la suite une infor­mation statistique par code d’intervention ( type de
déboursés, type de services ).

Le menu Options et Rapports de la fenêtre Interventions
vous donne accès à la fenêtre de gestion de ces codes.

Module des clients Chapitre 4

4•37

4•39

Module des clients Chapitre 4

Pour imprimer la liste
des codes inscrits au
chier

L’utilisation de ces
expressions permet­tra de mettre à jour
automatiquement le
nom du client ou du
procureur

Code

Composé de 1 à 10 caractères alphanumériques.

Description

Possibilité de 600 caractères. Si certains de vos clients
sont anglophones, inscrivez également une description
en anglais. Le programme sélectionnera le texte approprié
selon la langue spéciée au dossier du client.

Le montant

Le programme proposera le montant associé au code seule­ment dans les deux éventualités suivantes :

• S’il s’agit d’un déboursé, par exemple, Ouverture du
dossier, ou

• S’il s’agit d’honoraires réalisés dans un dossier d’aide
juridique.

Code à blanc

Pour ceux qui préfèrent ne pas avoir à inscrire un code
à chaque intervention, nous vous suggérons simplement
d’inscrire un code vide et une description vide en spéciant
les paramètres applicables dans ce cas ( disons, honoraires
facturables et taxables ). Le programme acceptera alors une
inscription sans code mais appliquera, par défaut, les para­mètres programmés.

4•38

uris concept

Il est impossible de détruire un code d’intervention s’il a déjà
été utilisé. Vous pouvez cependant empêcher qu’il s’afche
dans la liste des codes d’interventions disponibles lors de la
saisie en sélectionnant cette option.

Vous pouvez regrouper toutes les interventions saisies sous
un même code lors de la facturation, en sélectionnant cette
option.

Cette option est utilisée pour la saisie en lot des déboursés.
Voir 4.4.8 : Regroupement des déboursés.

Vous avez aussi la possibilité de majorer le montant des
déboursés lors de la facturation.

4.4.8 Regroupement des déboursés

Certains types de déboursés, tels les interurbains et les pho­tocopies, peuvent générer une multitude de transactions que
vous ne souhaitez pas voir listées sur la facture que vous
transmettrez au client.

Pour regrouper ces transactions, vous devez en effectuer
la saisie à partir d’une fenêtre prévue à cette n. Le menu
Édition et Rapports de la fenêtre Interventions vous donne
accès à cette fonction Regrouper des déboursés.

Les types de déboursés afchés dans la liste correspondent
aux codes d’interventions pour lesquels l’option Utiliser ce

4•39

Module des clients Chapitre 4

4•41

Module des clients Chapitre 4

code d’intervention pour regrouper des déboursés extra­judiciaires a été sélectionnée.

Toujours en utilisant la touche Tab, inscrivez les déboursés
à regrouper et cliquer sur le bouton Reporter pour enregis­trer.

Le programme créera automatiquement une intervention
correspondant au code utilisé et regroupera le détail de vos
inscriptions jusqu’à que cette intervention soit facturée.

Vous pouvez obtenir le détail des déboursés regroupés dans
une intervention en cliquant sur le bouton Rapport ou en
consultant le numéro de l’intervention à partir de la fenêtre
Interventions.

4•40

Le bouton Épuration permet de retirer de la base de don­nées les transactions détaillées lorsque celles-ci sont factu­rées.

En cliquant sur ce
bouton ou en sélec­tionnant Détail des

déboursés regrou­pés dans cette inter­vention dans le menu
Options et Rapports

de la fenêtre Gestion

des interventions,

vous aurez accès au
détail des déboursés
qui ont été regroupés
dans une interven­tion.

uris concept

4.4.9 Rapports des interventions enregistrées

Le menu Options et Rapports de la fenêtre Gestion des
Interventions vous donne accès au rapport périodique des

interventions enregistrées.

Vous pouvez imprimer
le rapport détaillé ou
sommaire des inter­ventions inscrites,
par jour, par code de
travail et par numéro
de mémo, pour une
période donnée ou

pour une suite numéri­que de transactions. Ce rapport est utile surtout pour vérier
les données saisies.

4.5 Rappels, échéances, choses à faire

Cette fonction vous permet de :

• Inscrire un rappel ou une chose à faire dans un dossier,

pour un employé ;

• Gérer votre agenda de cour ;

• Gérer les délais selon les exigences de la réforme du

Code de procédure civile, en vigueur depuis janvier
2003 ;

• Gérer les prescriptions ;

4.5.1 Description générale

Le module de gestion des rappels permet de gérer Les
choses à faire dans un dossier et d’en distinguer facilement

l’importance ( délai de prescription ) ou la nature ( rappel cou­rant, agenda de cour ), selon un code de couleur.

Ce module vous permettra notamment :

• D’effectuer le calcul des délais exigés par la réforme

du 1er janvier 2003 en tenant compte des jours non
juridiques, et de créer automatiquement un rappel pour
chacun des délais calculés ;

• De créer automatiquement, pour chacun des délais

calculés, un rappel Préalable pour que le dossier soit
analysé avant l’expiration du délai calculé ;

• De gérer l’agenda de la cour ;

• De gérer les délais de prescription ;

• D’inscrire tout autre rappel.

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Module des clients Chapitre 4

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Module des clients Chapitre 4

4.5.2 Activer le module de gestion des rappels

Le module de gestion des rappels est activé lorsque le pro­gramme afche la liste de vos rappels au démarrage du logi­ciel. Cet afchage est activé grâce au menu Juris Concept,
option Préférences, onglet Rappels.

Pour activer cette option, il vous suft d’indiquer un nombre
de jours, supérieur à 0, à partir duquel vous souhaitez être
avisé à l’avance.

Cette liste apparaîtra dorénavant chaque fois que vous
démarrerez le logiciel. Les rappels inscrits en rouge concer­nent des délais de prescription, alors que les rappels inscrits
en bleu réfèrent à l’agenda de cour.

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uris concept

Au démarrage, par défaut, la liste afche les rappels actifs de
tous les employés. Si vous souhaitez restreindre le contenu
de la liste aux rappels d’un ou deux employés, vous pouvez
indiquer cette préférence dans la che de l’employé con­cerné, à partir de la fenêtre Employé, onglet Préférences.
Veuillez noter que cette possibilité n’existe pas si le contrôle
des accès n’est pas activé.

4.5.3 Gestion des rappels

Toutes les fonctions nécessaires à la gestion des rappels
sont accessibles à l’aide d’un menu contextuel obtenu en
cliquant dans la liste de démarrage avec le bouton droit de
la souris.

Désactiver un rappel

Le programme changera le statut de ce rappel pour Inactif.
Le rappel sera conservé dans la base de données, mais ne
sera plus afché dans la liste. Celui-ci peut-être activé de
nouveau, en sélectionnant l’option Afcher tous les rap-

pels, et en sélectionnant avec le bouton droit de la souris,
Activer ce rappel.

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Module des clients Chapitre 4

Détruire un rappel

Le programme retirera ce rappel de votre base de données.

Éditer un rappel

Sélectionnez un rappel de la liste. Cliquer sur le bouton droit
de la souris et choisissez Éditer… Cette fonction permet de
modier les informations du rappel, à l’exception du numéro
de dossier. Vous pouvez reporter le rappel en sélectionnant
une date du calendrier ou simplement l’attribuer à un autre
employé.

Ajouter un rappel

Sélectionnez un rappel de la liste en utilisant le bouton droit
de la souris et choisissez Ajouter… Dans le cas d’un ajout,
vous devez inscrire le numéro de dossier selon la procédure
usuelle. Dans le présent exemple, le programme ajoutera un
rappel de prescription en rouge daté du 12-05-04 et il créera
automatiquement un autre rappel régulier en noir daté du
07-05-04 avec la description suivante : Rappel : Délai de
prescription le 12-05-04.

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Imprimer la liste des rappels

Imprimera tous les rappels en vigueur, quelque soit la caté­gorie, jusqu’à la date spéciée par l’usager.

Imprimer la liste des prescriptions ou l’agenda de la cour

N’imprimera que les rappels concernés, à une date spéciée
par l’usager.

Notez que le menu contextuel de gestion des rappels est
également disponible à partir de la liste des choses à faire de
la fenêtre Dossier.

4.5.4 Agenda de cour

L’agenda de cour permet de visualiser rapidement l’ensem­ble des démarches prévues au tribunal pour une journée en
particulier.

Cette fenêtre n’afche que les rappels de la cour, c’est-à­dire les rappels afchés en bleu dans la liste apparaissant au
démarrage.

Sélectionnez une date du calendrier pour en visualiser Les
choses à faire d’une journée.

La fenêtre principale
du logiciel offre main­tenant la possibilité
d’accéder directe­ment à votre agenda
de cour.

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Module des clients Chapitre 4

Ajouter un rappel à l’agenda de cour

La dernière ligne est vierge et vous permet d’inscrire une
nouvelle Chose à faire. Dans la rubrique du numéro de dos­sier, inscrivez le numéro de dossier pour lequel vous désirez
ajouter une tâche ou appuyez sur la touche Tab de votre cla-
vier pour en obtenir la liste des dossiers. Identiez l’employé
responsable de la tâche et décrivez cette dernière.

Modier un rappel inscrit à l’agenda de cour

Cliquez dans le texte à modier et appuyez sur la touche Tab
de votre clavier.

Pour conrmer l’ajout ou la modication d’une entrée, cli-

Notez que tous les rappels inscrits ou à inscrire à votre
agenda de cour peuvent également être gérés à partir de la
liste de démarrage, tel qu’expliqué précédemment.

4.5.5 Calcul des délais

quez sur le bouton OK ou appuyez sur la
touche Retour de votre clavier.

Dans cet exemple en
cliquant sur le bouton

Inscrire les rappels,

le programme inscrira
automatiquement
quatre rappels pour
les dates indiquées.

La réforme du Code de procédure civile, effective depuis
janvier 2003, impose l’obligation de respecter une période
maximale de 180 jours à partir de la date de la requête intro­ductive d’instance. Au cours de cette période, vous devez
également respecter plusieurs délais ou dates de déchéance
an de vous conformer aux exigences de la réforme.

Votre fenêtre de gestion des dossiers offre un nouveau menu
intitulé Fonctions juridiques vous donnant accès à deux
modes de calcul des délais selon qu’il s’agisse d’une procé­dure en matière familiale ou d’une autre.

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