1
VAN START GAAN
VAN ST ART
GAAN
2
© 2007 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden
OCR technologie door I.R.I.S.
Connectionist, linguïstische en veldanalysetechnologie door I.R.I.S.
© 2007 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden
3
VAN START GAAN
IT’S THE BUSINESS YOU WANT, NOT THE CARDS!
Cardiris is de onmisbare productiviteitsverhoger voor uw visitekaartjes. Dit
pakket voor het beheer van visitekaartjes stelt u in staat om visitekaartjes van
waar ook ter wereld te archiveren, te indexeren en te herkennen.
In ons tijdperk wordt alle belangrijke informatie in databanken opgeslagen. En
precies omdat informatie de sleutel is, geeft Cardiris een compleet antwoord op
de noodzaak tot beheer van uw zakelijke contacten: Cardiris sluit de cirkel door
met het archiveren van visitekaartjes te beginnen en met relatiebeheer te eindigen.
©
EÉN, CARDIRIS GEEFT GEWELDIGE BEELDEN
Cardiris verbetert de dagelijkse werking van uw kantoor door ervoor te zorgen
dat alle bakjes met visitekaartjes verdwijnen. Stap binnen bij een willekeurig bedrijf
en u zult zien dat de bureau’s en schuiven van de bedienden overladen zijn met
visitekaartjes van allerlei formaten en nationaliteiten. V isitekaartjes hebben meer
dan enig ander document te kampen met de klassieke nadelen van de papierwereld:
ze raken makkelijk verloren, ze kunnen niet geraadpleegd worden door uw collega’ s,
ze kunnen niet ogenblikkelijk worden opgezocht of gesorteerd enz.
©
Cardiris, de “elektronische Rolodex”
alles. U begint met het scannen van de visitekaartjes zodat u de beelden van de
kaartjes in een databank opslaat. Gebruik deze beheerstool voor het opslaan van
uw visitekaartjes en er zullen alvast geen stapels kaartjes meer in uw kantoor
rondslingeren!
Aangezien de visitekaartjes gearchiveerd zijn, kunnen ze nu worden weggegooid
of aan de eigenaar worden teruggegeven. Dit betekent dat u de informatie die op
het kaartje voorkomt nooit meer kunt kwijtraken, zelfs niet het kleurrijk logo of de
slogan van het bedrijf, de foto van de contactpersoon, een tweede telefoonnummer
of nog het e-mailadres dat u normaal niet opneemt in uw “gewone” contact manager of databank.
, maakt een kordaat einde aan dit
W anneer u te maken krijgt met “exotische” visitekaartjes - in, laten we zeggen,
het Vietnamees of het Arabisch - die u gewoonweg niet in een databank kunt
invoeren, is het voordeel des te groter: omdat u begint met het archiveren van de
beelden van de kaartjes, biedt Cardiris hier een unieke oplossing. Al kan een
visitekaartje niet via karakterherkenning worden gelezen, u heeft altijd het
kleurbeeld tot uw beschikking!
Er wordt een ruime verscheidenheid aan specifiek voor visitekaartjes ontworpen
scanners, vlakbedscanners en “all-in-one” machines of multifunctionele
randapparaten (“MFPs” - “multifunctional peripherals”) ondersteund. Het maakt
wat ons betreft niet uit wat voor soort scanner u gebruikt: de scanner die u al
heeft wordt allicht ondersteund.
Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met de I.R.I.S. Card Scanner
“IRISCard Pro”, een USB-2 A6 kleurenscanner, en met de “IRISCard Mini”,
een USB A8 grijswaardenscanner . Visitekaartjesscanners zijn specifiek ontworpen
om visitekaartjes in te scannen en hebben veel voordelen vergeleken met andere
scannertypes: ze nemen nauwelijks plaats in op uw bureau, ze verwerken vlot
kaartjes van verschillende papier- en drukkwaliteit en u hoeft zich nooit druk te
maken over het selecteren van het juiste formaat.
4
De beelden in kleur, grijswaarden of zwart-wit worden gecomprimeerd om zo
weinig mogelijk ruimte in te nemen op uw harde schijf. De gescande visitekaartjes
worden groot afgebeeld op het computerscherm zodat de beelden duidelijk leesbaar
zijn zonder te hoeven inzoomen. Daardoor wordt in alle omstandigheden een
5
VAN START GAAN
optimale leesbaarheid verkregen, zelfs op bescheiden monitoren en op de LCDschermen van notebooks!
Daar Cardiris u ook uitgebreide tekstuele informatie laat toevoegen, volstaat
het om elk kaartje dat u tegenkomt te scannen en te voorzien van uw commentaar
om de informatie nooit meer te verliezen!
TWEE, OCR LEVERT EDITEERBARE TEKST
Eens de kaartjes gearchiveerd zijn, kunt u de beelden omzetten in data door ze
te indexeren en te herkennen. Indexeren betekent dat een visitekaartje wordt
geklasseerd aan de hand van een primaire zoeksleutel - de bedrijfsnaam wordt
ingevuld en gecontroleerd. Herkennen wil zeggen dat de gegevens van het kaartje
dank zij karakterherkenning automatisch gelezen worden.
OCR staat hier voor twee dingen: karakterherkenning om de gescande
beelden om te zetten in bewerkbare tekst en veldanalyse. Optische
karakterherkenning (OCR) biedt u de mogelijkheid kaartjes te verwerken zonder
de tijdrovende taak ze eerst over te typen. Denk aan de laatste keer dat u terug
kwam van een beurs met een hele stapel visitekaartjes, en uw secretaresse twee
dagen bezig was om de gegevens in te voeren!
Cardiris bevat gespecialiseerde herkenningstechnologie, geoptimaliseerd voor
kleine karakters, en ondersteunt landen uit de hele wereld - visitekaartjes uit
Noord- en Zuid-Amerika, visitekaartjes uit de Europese landen, inclusief de OostEuropese landen, Afrikaanse, Aziatische en Oceanische visitekaartjes. (De
“Aziatische Editie” van Cardiris leest visitekaartjes uit China, Japan, Singapore,
T aiwan en Zuid-Korea. Om visitekaartjes uit deze Aziatische landen in te lezen
die in het Engels zijn opgesteld volstaan de andere “edities” van de Cardiris
software!)
De veldanalyse verdeelt de gelezen gegevens over specifieke databankvelden.
Cardiris maakt hierbij extensief gebruik van een “kennisdatabank” die de software de vereiste intelligentie verleent om voor- en achternamen, steden en staten,
telefoon- en faxnummers enz. te onderscheiden.
In dit stadium houdt Cardiris rekening met de lay-out van een visitekaartje. Elk
land heeft een eigen “stijl” voor de opmaak van visitekaartjes: Amerikanen stellen
een adres anders samen dan Fransen enz. Op die manier is Cardiris in staat om
visitekaartjes met een variërende lay-out en afkomst op correcte wijze te
verwerken: Amerikaanse kaartjes evengoed als Europese, vertikale kaartjes
evengoed als horizontale enz.
De herkenningsprecisie hangt af van de drukkwaliteit van het kaartje, van het
feit of er geen te gestyleerd lettertype of “exotische” lay-out is gebruikt enz.
Knippen en plakken is beschikbaar om de gelezen gegevens te bewerken en te
corrigeren, maar ook “slepen en plaatsen” (“drag-and-drop”) zorgt voor
maximaal gebruiksgemak bij het editeren. Om kleine foutjes te corrigeren, kunt u
namelijk een kader tekenen rond een brokje informatie en dat kader naar een
dataveld, bijvoorbeeld de stad, slepen: de OCR wordt ogenblikkelijk, “on the
fly” uitgevoerd.
Zeer interessant is het feit dat scannen, indexeren en herkennen ook gescheiden
plaats kunnen vinden. Indexering en OCR kunnen uitgesteld worden, uitgevoerd
worden op een later moment. Sales managers die een info-desk of een bedrijfsstand
op een beurs bemannen, secretaresses die een receptie bemannen kunnen het te
6
7
VAN START GAAN
druk hebben om de gehele cyclus van het indexeren en herkennen van
visitekaartjes uit te voeren, maar ongetwijfeld vinden ze wel de tijd om snel het
visitekaartje van hun bezoekers te scannen... Het volstaat dat zij dit doen en
Cardiris zal de gegevens van iedere relatie na deze minimale inspanning bijhouden.
DRIE, CARDIRIS IS EEN DATABANK
Als uw visitekaartjes eenmaal zijn omgezet naar in datavelden geplaatste tekst,
heeft u een adresdatabank, te vergelijken met een kaartenbestand: de gegevens
zijn direct opzoekbaar aan de hand van elk veld. Uitgebreide sorteer- en
selectiefuncties zijn beschikbaar, u kunt dubbele contacten opzoeken en oplossen.
Een bedrijf, klant of prospect opzoeken is een makkie. Zelfs met zeer weinig
informatie, bijvoorbeeld enkel de beginletters van een firmanaam, bent u er zeker
van dat u met Cardiris de informatie over uw contact ogenblikkelijk terugvindt.
De opgeslagen gegevens kunnen tevens uitgevoerd worden. Cardiris vult
naadloos toepassingen aan zoals contact managers, customer relations managers
(“CRMs”), personal information managers (“PIMs”), databanken, rekenbladen
en zelfs tekstverwerkers waarvan de mail merge-functie het drukken van brieven,
enveloppen en etiketten mogelijk maakt. Of synchroniseer uw Cardiris datbank
met de contacten die op uw PDA - uw Palm organiser, uw Windows Mobile
(Pocket PC) zakcomputer enz. - opgeslagen zijn.
Om gegevens uit te wisselen met de professionele CRM-software Microsoft
Dynamics CRM dient u te beschikken over een speciale versie van Cardiris!
Enkele andere manifeste voordelen van Cardiris tegenover de papierwereld
zijn vanzelfsprekend: omdat u met een databank te maken hebt, is de informatie
gecentraliseerd en dus door uw collega’s raadpleegbaar . Daarnaast zijn databanken
gemakkelijk te transporteren op CD-ROM enz.
BETREFFENDE DEZE HANDLEIDING
Deze handleiding leidt het gebruik van Cardiris kort in. U vindt hier alle
informatie die u nodig heeft om snel en met succes dit I.R.I.S. product te gaan
gebruiken.
Maar deze gebruikersgids heeft niet de bedoeling te fungeren als een volledige,
complete documentatie van Cardiris. Om ten volle gebruik te maken van de vele
functies van het Cardiris pakket dient u de on-line hulp nader te bestuderen.
SYSTEEMVEREISTEN
8
Dit zijn de minimale systeemeisen van Cardiris:
een Pentium Intel PC of compatibele computer.
256 MB RAM-geheugen.
150 MB vrije ruimte op de harde schijf.
het besturingssysteem Windows V ista, Windows XP of W indows 2000.
Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met de I.R.I.S. Card Scanners
“IRISCard Pro” en “IRISCard Mini”. Om de visitekaartjesscanner “IRISCard
Mini” aan te sluiten hebt u een vrije USB poort nodig en om de “IRISCard Pro”
aan te sluiten een vrije USB-2 poort.
DE CARDIRIS SOFTWARE INSTALLEREN
De Cardiris software wordt geleverd op een zelfstartende CD-ROM. Om de
software te installeren laadt u eenvoudig de CD-ROM in uw CD-ROM station
9
VAN START GAAN
en wacht u tot het installatieprogramma opstart. Voer de instructies uit die op het
scherm verschijnen.
REGISTREER OM MEE TE SPREKEN!
Vergeet niet uw Cardiris licentie te registreren! Dit stelt ons in staat om u op
de hoogte te houden van verdere productontwikkelingen en aanverwante I.R.I.S.
producten. De voordelen van de registratie, zoals gratis productondersteuning en
speciale offertes, zijn exclusief voorbehouden aan geregisteerde gebruikers.
U kunt op vele verschillende manieren registreren: door uw registratiekaart op
te sturen of door het elektronisch evenbeeld te faxen, door I.R.I.S. telefonisch te
10
contacteren tijdens de kantooruren of door een registratieformulier in te vullen op
de I.R.I.S. webstek.
HET PROGRAMMA STARTEN
Klik op de Cardiris applicatie in het submenu "I.R.I.S. T oepassingen - Cardiris"
of klik op de snelkoppeling van Cardiris die door het installatieprogramma op uw
bureaublad werd gecreëerd.
EVEN OVER DE TWEE VIEWMODI
Het venster van de Cardiris toepassing verschijnt nu op het beeldscherm. De
laatst geopende databank wordt automatisch in het geheugen geladen. (De eerste
keer wordt de voorbeelddatabank SAMPLE.CID geopend.) Gebruik het bevel
"Openen" onder het menu "Bestand" om een andere databank te laden. (U kunt
de databanken die recent werden geopend terugvinden onder het menu "Bestand".)
Loading...