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COMINCIARE CON CARDIRIS
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CON CARDIRIS
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© 2007 I.R.I.S. Tutti diritti riservati
T ecnologie OCR di I.R.I.S.
T ecnologie Connectionist, linguistica e analisi dei campi di I.R.I.S.
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COMINCIARE CON CARDIRIS
FARE AFFARI O GIOCARE A CARTE?
Cardiris è uno strumento di produttività imbattibile per gestire
elettronicamente i vostri biglietti da visita. V i permette di archiviare, indicizzare
e codificare automaticamente (grazie al riconoscimento ottico dei caratteri
(“OCR”)), i biglietti da visita del mondo intero.
Nella nostra epoca, fatta di informazione e comunicazione, tutte le informazioni
importanti sono contenuti dalle databasi. E come la buona utilizzazione
dell’informazionne è la chiave per la reuscita, Cardiris è la soluzione per la gestione
dei contatti commerciali. Questa svolge per voi un lavoro completo:
dall’archiviazione dei biglietti da visita alla gestione dei dati necessari ai vostri
contatti.
DAL FOGLIO BIANCO ALL’IMMAGINE
Cardiris migliora il funzionamento quotidiano del vostro ufficio sbarazzandovi
di tutti i biglietti da visita. Entrando nell’ufficio di una qualunque azienda, troverete
il tavolo ed i cassetti degli impiegati ingombrati da biglietti da visita di tutti i tipi e di
tutti i paesi. I biglietti da visita, più di ogni altro documento, soffrono degli svantaggi
ben conoscuti nel mondo della carta: si perdono facilmente, non si ritrovano nè si
selezionano con facilità, i vostri colleghi non vi hanno accesso ecc.
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Cardiris, il “Rolodex elettronico”
disordine. Prima scandite i biglietti da visita, questi vengono salvaguardati in una
database. Utilizzate Cardiris e dimenticate tutti quei biglietti da visita che si
trascinano un pò dappertutto nel vostro ufficio senza che la preziosa informazione
che essi contengono sia veramente utilizzata.
Così tutti i biglietti da visita possono essere gettati o rispediti al proprietario
dopo la loro archiviazione. Ciò significa che non si perdono mai le informazioni
contenute in ciascun biglietto e neanche il logo colorato o lo slogan della società,
la foto del contatto o anche un secondo numero telefonico o l’indirizzo e-mail che
, mette la parola fine a tutto questo
normalmente non sono codificati nel sistema di contatti oppure database
“tradizionali”.
Trattando biglietti da visita “esotici”, come quelli scritti in vietnamita o arabo,
che non proteste introdurre nel vostro database, il vantaggio è sensazionale:
archiviando per la prima volta le immagini dei biglietti da visita, Cardiris offre
una soluzione unica. Anche se un biglietto da visita non è leggibile con l’OCR,
l’immagine a colori può essere invece consultata!
Dal momento che un’ampia gamma di scanner dedicati per la scansione di
biglietti da visita, scanner piano e dispositivi “tutto in uno” o “MFP” (“multifunctional peripherals” - “periferiche multifunzionali”) è supportata, qualsiasi tipo di
scanner non presenta problemi per noi.
Il software Cardiris è acquistabile anche in un pacchetto comprendente gli
scanner per biglietti da visita I.R.I.S. “IRISCard Pro”, uno scanner USB-2 a
colori per formato A6, e “IRISCard Mini”, uno scanner USB in scala di grigi per
formato A8. Gli scanner dedicati sono ottimizzati per la scansione di biglietti da
visita e presentano numerosi vantaggi rispetto ad altri tipi di scanner: occupano
pochissimo spazio sulla scrivania, gestiscono rapidamente biglietti con diversi tipi
di carta e qualità di stampa e l’utente non si deve preoccupare di selezionare il
formato corretto.
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Le immagini a colori, in scala di grigi o in bianco e nero sono salvate in formato
compresso per limitare l’uso di spazio sul disco rigido. I biglietti da visita acquisiti
vengono visualizzati in una posizione di primo piano, in modo da renderli leggibili
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senza dover ricorrere a ingrandimenti. V iene assicurata una leggibilità ottimale,
anche con monitor di fascia bassa e con gli schermi LCD dei computer notebook!
Siccome, Cardiris permette di aggiungere un eventuale commento al biglietto;
sarà sufficiente scandire ogni biglietto da visita ricevuto ed aggiungervi qualche
nota di commento per non perdere mai più l’informazione!
GRAZIE ALL’OCR, SI PUÒ EVIDENZIARE UN TESTO
Quando i biglietti da visita sono archiviati, potete convertire le immagini in dati
catalogandole e lanciando la decifrazione dei caraterri (OCR). Catalogare significa
che un biglietto da visita può essere selezionato secondo una prima chiave di
ricerca: il nome dell’azienda. La funzione OCR permette di estrarre
automaticamente i dati dal biglietto.
L ’OCR esegue due operazioni: riconosce i caratteri convertendo l’immagine
percepita in un testo leggibile e consente l’assegnazione degli elementi del testo
riconosciuto ai campi adeguati nella database. La lettura ottica dei caratteri
permette di codificare i biglietti da visita saltando la fastidiosa fase della ribattitura.
Provate a pensare all’ultima fiera commerciale, quando siete rientrati in ufficio
con una pila di biglietti da visita, che la vostra segretaria ha impiegato due giorni
per registare e classificare...
Cardiris incorpora una tecnologia di riconoscimento caratteri specializzata,
ottimizzata per caratteri piccoli e con il supporto di paesi in tutto il mondo biglietti da visita dell’America del Nord e del Sud, dell’Europa, compresi i paesi
dell’Europa dell’Est, dell’Africa, dell’Asia e dell’Oceania, tutti i paesi che volete!
(“L’edizione asiatica” di Cardiris legge i biglietti da visita provenienti da Cina,
Corea del Sud, Giappone, Singapore e T aiwan. I biglietti da visita di questi paesi
scritti in inglese sono supportati dalle “altre” edizioni del software Cardiris!)
L’identificazione dei campi sistema i dati riconosciuti nel campo adeguato
della database. Cardiris utilizza ampiamente una database di conoscenze, dunque
dispone dell’intelligenza necessaria per distinguere il nome dal cognome, una città
della sua nazione, un numero di telefono da un numero di fax ecc.
A questo punto, Cardiris tiene conto del lay-out del biglietto da visita. Ogni
paese ha uno “stile” diverso nel redigere biglietti da visita; gli americani ad esempio,
compilano l’indirizzo in modo diverso dai francesi ecc. Cardiris è capace di lavorare
con qualsiasi tipo di biglietto da visita, di qualsiasi paese esso sia: biglietti di stile
americano e europeo, biglietti verticali e biglietti orizzontali ecc.
La chiarezza e la precisione di lettura dipendono dalla qualità di stampa,
dipendono dalla scelta di fonti di caratteri stilizzati o meno, o da una presentazione
del biglietto più personalizzata. È possibile tagliare e incollare per modificare e
correggere i dati riconosciuti, ma anche “trascinare e rilasciare” (“drag and
drop”) per la massima facilità di utilizzo. Per correggere piccoli errori, è possibile
disegnare un riquadro attorno all’informazione e trascinare il riquadro in un campo
del database, ad esempio, la città: l’OCR viene eseguito “al volo” (“OCR on the
fly”)!
Le fasi di acquisizione, di catalogazione e quella dell’OCR, sono separate. La
catalogazione e l’OCR possono essere differiti ed usati più tardi. Agenti di
commmercio di un ufficio informazioni, nello stand di una fiera, segretarie alla
ricezione, possono essere troppo occupati per catalogare e riconoscere i biglietti
da visita, ma possono eseguire rapidamente ed in tutta sicurezza l’acquisizione
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dei biglietti da visita dei visitatori... Così Cardiris custodirà con un minimo sforzo
la memoria di ogni contatto che queste persone hanno avuto.
CARDIRIS COSTITUISCE UNA DATABASE
Quando i vostri biglietti da visita sono stati convertiti in testo, disponete di una
vera database degli indirizzi, simile ad un sistema di schedari: potete ricercare
direttamente i dati partendo da un campo qualunque. Sono disponibili funzionalità
di ordinamento e selezione complete, oltre alla possibilità di trovare ed eliminare i
contatti duplicati. Ricercare il nome di un azienda o quello di un cliente diventa un
gioco da ragazzi. Perfino con una informazione limitate, per esempio le prime
lettere del nome di un azienda, sarete certi di effetuare il contatto molto
rapidamente.
I dati risultanti sono disponibili per l’esportazione. Cardiris si integra
perfettamente con applicazioni come gestori di contatti, gestori delle relazioni con
i clienti (“CRM” - “Customer Relations Managers”), gestori informazioni personali
(“PIM” - “personal information managers”), database generali, fogli di lavoro o
anche la videoscrittura cui funzioni di stampa unione (“mail merge”) consentono
di stampare lettere, buste ed etichette. È inoltre possibile sincronizzare il proprio
database Cardiris con i contatti memorizzati nel proprio PDA - il vostro Palm
Organizer, Windows Mobile (Pocket PC) ecc.
Lo scambio di dati con il software CRM professionale Microsoft Dynamics
CRM richiede una versione speciale di Cardiris!
Nel mondo della carta appaiono altri evidenti vantaggi della Cardiris: lavorando
con una database, l’informazione ne risulta centralizzata e disponibile per ogni
impiego necessario. Le basi di dati sono facilmente trasferibili su CD-ROM ecc.
SULLA GUIDA
Questa guida vuol essere una breve introduzione a Cardiris. Contiene tutte le
informazioni necessarie per utilizzare con successo questo prodotto I.R.I.S.
Non intende essere una documentazione completa su Cardiris. Per utilizzare
completamente le molte funzioni avanzate di questo pacchetto software, è
fondamentale consultare in modo dettagliato le informazioni di aiuto on-line.
REQUISITI DEL SISTEMA
La configurazione minima del sistema requisita per usare Cardiris è:
un PC Intel Pentium o compatibile.
256 MB RAM.
150 MB di spazio sul disco fisso.
sistema operativo Windows XP o Windows 2000.
Il software Cardiris può essere acquistato in un pacchetto comprendente gli
scanner per biglietti da visita I.R.I.S. “IRISCard Pro” e “IRISCard Mini”. È
necessaria una porta USB per collegare lo scanner per biglietti da visita “IRISCard
Mini” e una porta USB-2 per collegare lo scanner per biglietti da visita “IRISCard
Pro”...
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INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE CARDIRIS
Il software Cardiris viene fornito esclusivamente su CD-ROM ad esecuzione
automatica. Per installarlo è sufficiente inserire il CD-ROM nel drive per CDROM e attendere l’avvio del programma di installazione. Seguire le istruzioni
sullo schermo.
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REGISTRARSI PER FAR VALERE I PROPRI DIRITTI!
Non dimenticare di registrare la licenza Cardiris! Questo consentirà a I.R.I.S.
di tenersi aggiornati sugli sviluppi del prodotto e sui correlati prodotti I.R.I.S. Solo
gli utenti registrati usufruiscono dei vantaggi della registrazione, incluse l’assistenza
gratuita al prodotto e le offerte speciali.
È possibile effettuare la registrazione in numerosi modi: inviando la scheda di
registrazione o trasmettendo via fax il duplicato elettronico, contattando I.R.I.S.
durante l’orario di lavoro e compilando un modulo di registrazione sul sito web
I.R.I.S.!
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COME LANCIARE IL PROGRAMMA
Per avviare il software Cardiris, cliccare sull’applicazione Cardiris nel sottomenu
"Applicazioni I.R.I.S. - Cardiris" o sul collegamento dell’applicazione Cardiris
creato sulla scrivania di Windows.
MODI DI VISUALIZZAZIONE
Viene visualizzata la finestra dell’applicazione Cardiris. Viene caricato
automaticamente in memoria l’ultimo database aperto. (La prima volta viene aperto
il database di esempio SAMPLE.CID.) Usare il comando "Apri" nel menu
"Archivio" per caricare un altro database. (È possibile accedere agli ultimi database caricati direttamente dal menu "Archivio".)
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Cardiris si avvia nel modo di visualizzazione album biglietti. Visualizza 16
biglietti da visita in una presentazione tipo album. Sono elencati solo i principali
campi dati: nome società, nome e cognome, titolo ed e-mail.
Un codice a colori indica lo stato di ogni biglietto da visita: i biglietti da visita
nuovi sono gialli, i biglietti da visita indicizzati sono verdi e i biglietti da visita
verificati blu. Lo stato del biglietto da visita è un concetto importante e verrà
trattato più dettagliatamente in seguito.
Fare clic sui tasti freccia sottostanti per spostarsi tra i biglietti: si sfoglieranno
le pagine dell’album. In alternativa fare clic sui tasti alfabetici: portano il cursore
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direttamente ai biglietti delle aziende che iniziano con tale lettera. Facendo clic sul
tasto "G", il cursore si porta al primo biglietto il cui nome azienda inizia con la
lettera "G"...
Cliccare due volte sul biglietto per aprire il modo di visualizzazione biglietto
(o cliccare il tasto "Biglietto" sulla barra strumenti Cardiris). La visualizzazione
del biglietto si limita ad un solo biglietto da visita. V isualizza l’immagine del biglietto,
i dati o il contatto aziendale, le annotazioni personali e informazioni addizionali.
Cliccare i tasti di navigazione per sfogliare i biglietti da visita.
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Questa modalità di visualizzazione consente anche di acquisire il retro di un
biglietto da visita e di collegare un’immagine - ad esempio la foto di un contatto al biglietto da visita.
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Massimizzare l’applicazione Cardiris in entrambi i modi di visualizzazione per
visualizzare in modo ottimale le immagini dei biglietti.
UN BREVE CORSO
Il modo migliore per familiarizzare con Cardiris è senza dubbio l’uso. Con il
software viene fornito un database campione. Consente di iniziare anche se lo
scanner non è ancora collegato al computer. Iniziamo ad usarlo.
Andare al primo biglietto del database di esempio nella visualizzazione biglietti.
È possibile vederne l’immagine e i campi dati vuoti: nome società, indirizzo, numero
di telefono e fax ecc. C’è molto spazio sotto l’immagine nella linguetta "Note" per
i commenti.
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Selezionare il paese corretto con il pulsante "Stile Biglietto". (Per la lettura di
biglietti da visita provenienti da Cina, Corea del Sud, Giappone, Singapore e T aiwan è necessaria la “edizione asiatica” di Cardiris. I biglietti da visita di questi
paesi asiatici scritti in inglese sono supportati dalle “altre” versioni del software
Cardiris!)
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Routine speciali sono utilizzate per consentire al software di assegnare i dati
riconosciuti alle voci specifiche della database: nome della società, indirizzi e-mail
e siti web ecc. Se Cardiris riconosce la stringa di caratteri "Gianni Rutelli", “sa”
che Gianni rappresenta il nome e Rutelli il cognome. Allo stesso modo, il sistema
riconosce le qualifiche come "vice presidente" o "ingegnere", le città come Genova
e Milano, le provincie come Rimini e Latina ecc.
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Selezionando lo “stile” del biglietto da visita nella barra pulsanti, non solo si
seleziona la lingua del testo da riconoscere, ma si indica anche il lay-out generale
del biglietto da visita. Ogni paese presenta uno stile diverso di composizione dei
biglietti da visita; gli americani dispongono l’indirizzo in modo diverso dai francesi
ecc. (Alcuni stili di biglietti corrispondono a diverse lingue: Belgio e Canada hanno
due lingue ufficiali, la Svizzera tre! Cardiris individua automaticamente la lingua
selezionata...)
Cliccare il tasto "Riconoscimento" per iniziare il riconoscimento dei caratteri.
L ’immagine viene convertita in testo modificabile e il testo riconosciuto viene
assegnato ai vari campi: il nome "Azienda" viene collocato nel campo della società,
il numero di telefono nel campo a cui appartiene ecc.
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È possibile utilizzare direttamente i contatti memorizzati all’interno di Cardiris!
Fare clic sull’indirizzo e-mail nei campi di dati per creare automaticamente un
nuovo messaggio e-mail per il proprio contatto, fare clic sull’URL per visitare
istantaneamente il suo sito web! Vi sono altre “azioni automatiche”: fare clic
sul tasto "Telefono" in qualsiasi campo contenente un numero telefonico per
chiamare il contatto con il software VoIP Skype, fare clic sul tasto "Itinerario" per
ottenere informazioni di viaggio e sull’itinerario per raggiungere il proprio contatto.
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Controllare i risultati. Utilizzare le funzioni taglia e incolla o trascina e sposta
(“drag-and-drop”) per muovere i dati. Premere il tasto sinistro del mouse in un
campo e trascinare il testo in un altro campo. (Il comando "Cancella Tutti i Campi
tranne le Note" del menu "Modifica" cancella tutti i dati contemporaneamente ad
eccezione delle annotazioni personali inserite manualmente tramite tastiera.)
Fare clic sul tasto stato "V(erificato)" (o premere F12) per indicare che un
biglietto è verificato. Lo stato del biglietto è un concetto fondamentale di Cardiris
ed è importante comprenderne a fondo il significato prima di iniziare a usare
ampiamente il software per la gestione dei biglietti da visita.
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Quando viene scandito un biglietto nuovo, viene visualizzata l’immagine del
biglietto ma i dati del contatto non sono ancora inseriti. Con i biglietti indicizzati,
il nome della società viene verificato dall’utente. È possibile ricercare questi biglietti
da visita con il nome della società.
Per i biglietti verificati, ogni campo viene convalidato dall’utente; questi
contatti possono essere ricercati tramite un qualsiasi campo, esportati in altre
applicazioni e l’indirizzo e-mail, il numero di telefono e fax possono essere utilizzati
senza problemi ecc.
V iene utilizzato un codice colore per distinguere i diversi stati dei biglietti da
visita: i biglietti da visita nuovi sono gialli, i biglietti indicizzati verdi e i biglietti
verificati blu!
Sia che i biglietti siano verificati o meno, Cardiris è in grado di aiutarvi a trovare
e a eliminare i duplicati! Il software assicura inoltre flessibilità: è possibile utilizzare
criteri di ricerca “a maglia larga” o eseguire ricerche fini allo scopo di individuare
i contatti duplicati. Risolvere il problema dei duplicati non potrebbe essere più
facile: basta fare clic sui dati che si vuole conservare e gli altri dati vengono
automaticamente cancellati...
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CONSULTARE I CONTATTI
Si ha ora nel database un contatto convalidato e verificato. È possibile
consultare, ricercare, stampare ed esportare gli indirizzi...
Iniziamo con alcune funzioni di ricerca. Come procedere per trovare i contatti?
Innanzitutto è possibile limitare la visualizzazione ai biglietti con uno stato specifico
cliccando uno dei tasti di selezione stato sulla barra strumenti Cardiris. (Cliccare
il tasto "Tutti i Biglietti" per visualizzare i biglietti da visita di qualsiasi stato.)
La barra di stato indica la selezione attivata (e il numero di biglietti della
selezione). La visualizzazione album rappresenta un ottimo indicatore
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dell’attivazione di un modo di visualizzazione limitato perché si vedrà un solo
colore!
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RICERCA DEI CONTATTI
Eseguendo queste operazioni, si utilizza Cardiris come uno schedario. Ma vi
sono modi più avanzati per ricercare i biglietti da visita: ricerca “testo libero” e le
maschere di ricerca!
Utilizzare il campo "Cerca" per effettuare ricerche a “testo libero”
contemporaneamente su tutti i campi. (Le differenze di genere sono ignorate.)
Premere il tasto "Ricerca" o premere Invio per eseguire la ricerca.
Se nessun biglietto risponde ai criteri di ricerca, la finestra di applicazione è
vuota e la barra di stato conferma che non vi sono biglietti da visualizzare.
Il tasto "Seleziona" esegue ricerche precise del tipo “cerca per esempio”
(“query by example”). In questo caso, Cardiris cerca biglietti da visita che iniziano
con la stringa di caratteri inserita e non i biglietti che contengono la stringa di
caratteri inserita. Inoltre, le ricerche vengono limitate a campi specifici: i principali
campi del database sono utilizzati come maschera.
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In questo esempio, si cerca una persona incontrata tempo fa. La sola cosa che
si ricorda è il nome Omero. (Ed evviva i computer: immaginate se si dovesse
cercare quel contatto in un schedario fisico che contiene oltre 400 biglietti da
visita...)
Per visualizzare nuovamente tutti i biglietti, è sufficiente fare clic su pulsante
di selezione stato "Tutti i Biglietti"!
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ESPORTARE CONTATTI
Ovviamente i contatti sono disponibili per l’esportazione. È possibile ad
esempio salvare i contatti nel formato vCard e inserirli nell’Agenda Windows
(Windows XP) con un solo clic o inviarli direttamente al software PDA o al
software di gestione contatti Microsoft Outlook (Express).
La lettura di biglietti da visita complementa senza problemi applicazioni come
gestori di contatti, database, fogli di lavoro o anche la videoscrittura cui funzioni di
stampa unione (“mail merge”) consentono di stampare lettere, buste ed etichette.
(Lo scambio di dati con il software CRM professionale Microsoft Dynamics
CRM richiede una versione speciale di Cardiris.)
Per esempio, il risultato del testo appare come questo, quando si inviano i
risultati direttamente a Microsoft Outlook.
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Dal momento che Cardiris è un database totale, le sue funzioni non finiscono
qui! È possibile importare contatti da altri database e sincronizzarli in un database esterno (del vostro computer tascabile ad esempio) e nel database Cardiris
con la stessa facilità.
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SCANSIONE DI BIGLIETTI DA VISITA
Potremmo concludere qui il nostro breve corso... ma non abbiamo ancora
trattato la scansione!
Il software Cardiris è acquistabile anche in un pacchetto comprendente gli
scanner per biglietti da visita I.R.I.S. “IRISCard Pro”, uno scanner USB-2 a
colori per formato A6, e “IRISCard Mini”, uno scanner USB in scala di grigi per
formato A8. In questo caso, è facile impostare il proprio scanner per biglietti da
visita: il driver T wain è preinstallato. Occorre semplicemente selezionare lo scanner come origine dell’immagine con il comando "Scanner" nel menu "Impostazioni".
Selezionare una risoluzione di scansione di 400 dpi per riconoscere con
successo i biglietti da visita!
Utilizzare l’interfaccia Twain degli scanner per biglietti da visita I.R.I.S. per
abilitare la modalità di scansione automatica. Impartire il comando di scansione
una volta e attivare l’opzione "Scansione Automatica" nell’interfaccia utente T wain.
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È possibile ora inserire un biglietto da visita dopo l’altro: una volta posizionato
il biglietto da visita nello scanner, la scansione inizia…
Ecco un altro suggerimento utile: lo scanner “IRISCard Pro” è dotato di due
pulsanti. Premere il pulsante grande per acquisire un biglietto! Cardiris avvia
l’esecuzione (se necessario) e il biglietto da visita viene inserito nel database
corrente...
Quando si utilizza uno scanner piano, è possibile acquisire
contemporaneamente più biglietti da visita nel piano dello scanner e suddividerli
tramite il software. Lo sfondo deve essere bianco o nero per consentire a Cardiris
di estrarre i vari biglietti da visita. (Fortunatamente, vi è un modo molto semplice
per creare uno sfondo nero: eseguire la scansione con il coperchio aperto... In
alternativa eseguire la scansione con il coperchio chiuso per aggiungere uno sfondo
bianco alle immagini!)
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Abilitare l’opzione "Scandisci Multipli Biglietti" nelle impostazioni dello scanner o selezionare "Multipli Biglietti" nel menu "Impostazioni" prima di eseguire la
scansione dei biglietti! Selezionare l’opzione "Un Solo Biglietto" quando si esegue
la scansione dei biglietti da visita uno per volta. (In alternativa selezionare l’opzione
"Rileva i Biglietti nell’Immagine" per lasciare che Cardiris gestisca
automaticamente questa operazione...)
La pagina completa che voi avete scandito non apparirà mai tale nello schermo
del computer; solo le carte da visita segmentate appariranno.
Se si è dimenticato di attivare la suddivisione dell’immagine prima della
scansione, selezionare l’immagine grande e fare clic sul comando "Estragga i(l)
Biglietto(i)" nel menu "Azione" per suddividere l’immagine grande nelle immagini
effettive dei biglietti, eliminando i bordi neri o bianchi non necessari.
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UTILIZZARE GLI AIUTI ON-LINE
Questa guida descrive anche le principali funzioni di Cardiris. Tuttavia Cardiris
è un organizer di biglietti da visita completo con funzioni extra che non vengono
descritte qui. Si consiglia di utilizzare gli aiuti on-line per ulteriori informazioni
sulle sue numerose funzioni.
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