IRIS Cardiris 5 User Guide [de]

Anleitung für Benutzer
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer
Inhaltsverzeichnis
Urheberrechte ....................................................................................... 1
Zu dieser Anleitung .............................................................................. 3
Allgemeine Informationen zu Cardiris .............................. 5
Systemanforderungen ......................................................... 9
Software installieren .......................................................... 9
Software deinstallieren ..................................................... 10
Software registrieren ........................................................ 11
Nach Aktualisierungen suchen ........................................ 11
Produktsupport ................................................................. 11
Cardiris ausführen ............................................................ 13
Sprache der Benutzeroberfläche ändern .......................... 13
Lernprogramm .................................................................. 14
Albumansicht ................................................................... 23
Kartenansicht .................................................................... 25
Scanner-Einstellungen festlegen ...................................... 31
iii
Inhaltsverzeichnis
Karten scannen ................................................................. 34
Karten mit den IRISCard-Scannern scannen ................... 37
Karten mit dem IRISCard Button-Manager scannen ....... 38
Bilder von IRIScan und IRIScard Anywhere Scannern
laden ................................................................................. 39
Karten mit einem Flachbettscanner scannen ................... 41
Kartenstapel scannen ........................................................ 43
Karten von Microsoft Outlook aus scannen .................... 44
Rückseite einer Karte scannen ......................................... 45
Doppelseitig scannen ....................................................... 47
Bild eines Kontakts scannen ............................................ 48
Anmerkungen zu Karten hinzufügen ............................... 49
Karten manuell zur Datenbank hinzufügen ..................... 50
Kartenstil auswählen ........................................................ 53
Karten erkennen ............................................................... 54
Kartenstapel erkennen ...................................................... 56
Automatische Erkennung der Rückseite von Karten ....... 57
Erkennungsergebnisse bearbeiten .................................... 59
iv
Kartenbilder anpassen ...................................................... 61
Datenbankfelder anpassen ................................................ 63
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer
Kategorien zu Kontakten zuweisen ................................. 66
Einen Kartenstatus zuweisen ........................................... 69
Karten durchsuchen .......................................................... 72
Visitenkarten suchen ........................................................ 74
Duplikate suchen und lösen ............................................. 77
Kartendatenbanken pflegen.............................................. 83
Karten löschen .................................................................. 86
Visitenkarten exportieren ................................................. 87
Export zu den Windows-Kontakten ................................. 89
Export zum Windows-Adressbuch .................................. 91
Export zu Apple-Geräten ................................................. 93
Export zu den Google-Kontakten .................................... 95
Kontakte zu Microsoft Dynamics CRM exportieren ....... 98
Export zu Salesforce CRM ............................................ 104
Visitenkarten drucken .................................................... 106
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Inhaltsverzeichnis
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Cardiris
TM
5 – Anleitung für Benutzer

Urheberrechte

Cardiris5-dgi-11112-04
Copyright ©1995-2012 I.R.I.S. Alle Rechte vorbehalten.
Die Urheberrechte zur Cardiris-Software, dem Online-Hilfesystem und dieser Veröffentlichung liegen bei I.R.I.S.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von I.R.I.S. Änderungen des Inhalts sind zu jeder Zeit ohne Ankündigung vorbehalten und stellen keinerlei bindende Verpflichtungen seitens I.R.I.S dar. Die in diesem Dokument beschriebene Software unterliegt einer Lizenzvereinbarung, in der die Nutzungsbedingungen dieses Produkts enthalten sind. Die Verwendung dieser Software und das Anfertigen von Kopien dieser Software sind ausschließlich im Rahmen der in dieser Vereinbarung aufgeführten Bedingungen zulässig. Teile dieser Veröffentlichung dürfen nicht ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von I.R.I.S. vervielfältigt, übertragen, in einem Abfragesystem gespeichert oder in eine andere Sprache übersetzt werden.
In dieser Anleitung für Benutzer werden zu Demonstrationszwecken fiktive Namen verwendet. Übereinstimmungen mit realen Personen, Firmen oder Organisationen sind rein zufällig.
Marken
Das Cardiris-Logo, Cardiris, IRISCard und IRIScan sind Warenzeichen von Image Recognition Integrated Systems S.A. Connectionist, die Linguistik- und Feldanalysetechnologie sind von I.R.I.S.
Die Cardiris-Software basiert zum Teil auf der Arbeit der Independent JPEG Group.
Alle anderen in diesem Benutzerhandbuch aufgeführten Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der entsprechenden Inhaber.
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Cardiris
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Zu dieser Anleitung

In dieser Anleitung werden alle in Cardiris verfügbaren Funktionen behandelt. Funktionen, die nur in einer bestimmten Version verfügbar sind, werden entsprechend gekennzeichnet.
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Cardiris
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ABSCHNITT 1
EINFÜHRUNG ZU CARDIRIS

ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU CARDIRIS

Einführung
Cardiris ist eine leistungsfähige Lösung zum Scannen und Organisieren von Visitenkarten. Mit diesem Produktivitätstool können Sie Visitenkarten scannen, erkennen und archivieren und diese in eine Adressendatenbank umwandeln.
Cardiris kann Visitenkarten jeglicher Art aus 218 Ländern verarbeiten. Anhand der OCR (optischen Zeichenerkennung) werden die Daten auf Visitenkarten automatisch vom Bild ausgelesen, in bearbeitbaren Text konvertiert und mit der Feldanalyse in die richtigen Datenbankfelder eingefügt. Cardiris verwendet ausgiebig eine Wissensdatenbank, erwirbt die nötige Intelligenz, um zwischen Vor- und Nachnamen, Städten und Staaten, Telefon- und Faxnummern usw. zu unterscheiden. Der Feldanalyseprozess basiert auch auf dem Karten-Layout, da jedes Land einen unterschiedlichen Stil bei der Erstellung von Visitenkarten hat.
Die asiatische Ausgabe von Cardiris (Cardiris Asian Edition) erkennt zusätzlich auch Visitenkarten aus 8 asiatischen Ländern und Territorien: China, Hongkong, Macau, Japan, Nord- und Südkorea, Singapur und Taiwan.
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Abschnitt 1 – Einführung zu Cardiris
Englischsprachige Visitenkarten aus den oben genannten asiatischen Ländern werden von der Standardversion von Cardiris unterstützt.
Falls Sie eine Visitenkarte in einer Sprache finden, die nicht von Cardiris unterstützt wird, haben Sie immer noch die Möglichkeit, das Kartenbild ohne Erkennung zu scannen und in die Datenbank einzugeben.
Die Cardiris-Datenbank
Die Visitenkarten, die Sie in Cardiris scannen, bilden die Cardiris­Datenbank. Ihre Daten können sortiert, durchsucht, gedruckt, exportiert und mit anderen Kontakt-Managern synchronisiert werden usw.
Cardiris ergänzt reibungslos Anwendungen wie Kontakt-Manager,
Personal Information Manager (PIMs), Customer Relation Manager (CRMs), Datenbanken, Tabellenkalkulationsblätter
oder sogar Textverarbeitungsprogramme, deren Serienbrieffunktion für den Druck von Briefen, Umschlägen und Etiketten geeignet ist.
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Cardiris
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Sie können Ihre Cardiris-Datenbank auch mit den auf Ihrem PDA, Ihrem Windows Mobile Handheld-Gerät, Ihrem Apple iPod usw. gespeicherten Kontakten synchronisieren.
Mit Cardiris Corporate können Sie Kontakte auch an Microsoft
Dynamics CRM und Salesforce CRM exportieren.
Unterstützte Scanner
Cardiris ist in einer Paketversion mit den speziellen Visitenkartenscannern von I.R.I.S. IRISCard Pro und IRISCard Mini und mit den IRIScan-Scannern erhältlich.
Cardiris ist Twain-kompatibel und unterstützt zahlreiche spezielle Visitenkartenscanner, Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte oder multifunktionale Peripheriegeräte (MFP).
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Cardiris
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ABSCHNITT 2
CARDIRIS INSTALLIEREN

SYSTEMANFORDERUNGEN

Im Folgenden sind die Mindestanforderungen an ein System für die Nutzung von Cardiris aufgeführt:
Pentium-Prozessor 256 MB RAM 300 MB freier Festplattenspeicher Windows 7, Windows Vista (32 oder 64 Bit) oder Windows XP Internet Explorer 5.01 oder höher Ein freier USB-Anschluss zum Anschließend des IRISCard Pro
oder IRISCard Mini

SOFTWARE INSTALLIEREN

So installieren Sie Cardiris:
Melden Sie sich bei Windows als Administrator an und stellen
Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Administratorrechte zum Installieren der Software verfügen.
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Abschnitt 2 – Cardiris installieren
Legen Sie die Cardiris-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk
und befolgen Sie zum Installieren der Software die Bildschirmanweisungen.
Wählen Sie die Sprache für die Installation aus und klicken Sie
auf OK.
Akzeptieren Sie die Bestimmungen der Lizenzvereinbarung. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie zum nächsten Bildschirm
wechseln möchten.
Klicken Sie auf Ende, um die Installation fertigzustellen.
Vom Installationsprogramm wird automatisch das Untermenü I.R.I.S. > Cardiris im Menü Programme von Windows angelegt. Außerdem legt das Installationsprogramm eine Verknüpfung für die Cardiris-Anwendung auf dem Desktop an.

SOFTWARE DEINSTALLIEREN

Es gibt nur eine Möglichkeit, Cardiris ordnungsgemäß zu deinstallieren: mithilfe des Windows-Assistenten für das Deinstallieren von Programmen. Es wird dringend empfohlen, Cardiris nicht durch manuelles Löschen der Programmdateien zu deinstallieren.
So deinstallieren Sie Cardiris:
Schließen Sie die Anwendung. Klicken Sie im Menü Start auf Systemsteuerung.
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Cardiris
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Klicken Sie unter dem Symbol Programme auf Programm
deinstallieren.
Wählen Sie aus der Liste Cardiris aus und klicken Sie auf die
Schaltfläche Deinstallieren.
Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

SOFTWARE REGISTRIEREN

Vergessen Sie nicht, Ihre Cardiris-Lizenz zu registrieren.

So registrieren Sie sich:

Verwenden Sie den Registrierungsassistenten im Menü Registrieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

NACH AKTUALISIERUNGEN SUCHEN

Verwenden Sie gelegentlich die Funktion Nach Updates suchen im Menü Hilfe, um nach den neuesten Aktualisierungen zu suchen. Hierdurch können Sie gewährleisten, dass Cardiris einwandfrei funktioniert.

PRODUKTSUPPORT

Um technischen Support zu bekommen, bitte gehen Sie auf unserer Webseite http://www.irislink.com/support.
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Cardiris
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5 – Anleitung für Benutzer
ABSCHNITT 3
ERSTE SCHRITTE

CARDIRIS AUSFÜHREN

So führen Sie Cardiris aus:
Starten Sie Cardiris über das Menü Start von Windows oder
doppelklicken Sie auf die Desktopverknüpfung.
Sie werden zur Registrierung aufgefordert. Klicken Sie auf Jetzt
registrieren, um den Registrierungsassistenten aufzurufen, oder klicken Sie auf Später registrieren und anschließend auf Abbrechen, um sich zu einem späteren Zeitpunkt zu
registrieren.
Wenn Sie Cardiris zum ersten Mal verwenden, wird eine
Beispieldatenbank in der Albumansicht geöffnet.
Informationen über erste Schritte mit Cardiris erhalten Sie im Abschnitt Lernprogramm.

SPRACHE DER BENUTZEROBERFLÄCHE ÄNDERN

Die Benutzeroberfläche von Cardiris steht in einer breiten Palette an Sprachen zu Verfügung.
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Abschnitt 3 – Erste Schritte
So ändern Sie die Sprache der Benutzeroberfläche: Zeigen Sie im Menü Einstellungen auf Sprache der
Benutzeroberfläche.
Wählen Sie in der Liste die gewünschte Sprache aus.
Sie werden aufgefordert, die Software neu zu starten.

LERNPROGRAMM

Am besten machen Sie sich mit Cardiris vertraut, indem Sie das Programm einfach benutzen. Dieses Lernprogramm soll Ihnen bei den ersten Schritten helfen.
Die Cardiris-Beispieldatenbank erkunden
Wenn Sie Cardiris zum ersten Mal starten, wird die in der Software enthaltene Beispieldatenbank geöffnet. Damit können Sie bereits beginnen, selbst wenn Ihr Scanner noch nicht an Ihren PC angeschlossen ist.
Die Beispieldatenbank wird in der Albumansicht geöffnet.
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Cardiris
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5 – Anleitung für Benutzer
Die ersten Karten in der Datenbank werden angezeigt. Sie
können das Kartenbild und die wichtigsten Datenfelder sehen.
Die Karten werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Diese
Farben zeigen den Kartenstatus der einzelnen Visitenkarten an:
o Neue Karten sind gelb. Die darin enthaltenen
Informationen wurden noch nicht überprüft.
o Indexierte Karten sind grün. Die einzige Information
darin, die überprüft wurde, ist der Firmenname.
o Überprüfte Karten sind blau. Alle darin enthaltenen
Informationen wurden geprüft.
Sie können durch die Visitenkarten navigieren, indem Sie auf die
Browserschaltflächen in der Hauptsymbolleiste oder auf die Pfeiltasten im unteren Bereich der Benutzeroberfläche klicken.
Durch letztere Option blättern Sie die Seiten des Albums um.
Oder klicken Sie rechts auf die Buchstabenschaltflächen: So
gelangen Sie direkt zu den Karten der Firmen, deren Name mit dem jeweiligen Buchstaben beginnt.
Weitere Informationen über die Albumansicht finden Sie im Abschnitt Albumansicht unter Anzeigemodi.
Doppelklicken Sie auf eine der überprüften (blauen) Karten, um
zur Kartenansicht zu wechseln.
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Abschnitt 3 – Erste Schritte
In der Kartenansicht werden das Kartenbild und alle
Datenfelder angezeigt. Mit der Kartenansicht können Sie die Datenbankinformationen überprüfen und bearbeiten und über das Anmerkungsfeld zu Ihren Visitenkarten Anmerkungen
hinzufügen. In der Kartenansicht können Sie außerdem die Rückseite der Visitenkarten anzeigen und/oder scannen und ein Bild von Ihrem Kontakt anzeigen und/oder hinzufügen.
Mithilfe der Browserschaltflächen können Sie durch die
Visitenkarten navigieren.
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Cardiris
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Weitere Informationen über die Kartenansicht finden Sie im Abschnitt Kartenansicht unter Anzeigemodi.
Beispielvisitenkarten verarbeiten
Wenn Sie auf eine der neuen (gelben) Karten in der Beispieldatenbank klicken, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen, sehen Sie, dass die Datenfelder leer sind.
So erkennen Sie die Visitenkarten: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Kartenstil das Land der
Visitenkarte aus.
Durch die Auswahl des Visitenkartenstils geben Sie nicht nur an, in welcher Sprache der zu erkennende Text verfasst ist, sondern auch das allgemeine Layout der Visitenkarte. In unterschiedlichen Ländern sind unterschiedliche Visitenkartenstile gebräuchlich.
Klicken Sie auf Erkennen, um die Zeichenerkennung zu starten.
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Abschnitt 3 – Erste Schritte
Das Bild wird in bearbeitbaren Text umgewandelt und der erkannte Text wird den diversen Feldern zugeordnet.
Prüfen Sie die Ergebnisse.
Bei Bedarf können Sie die Erkennungsergebnisse manuell bearbeiten. Mit den Funktionen Ausschneiden und einfügen sowie Ziehen und ablegen können Sie die Daten verschieben. Um Daten in ein anderes Feld zu ziehen, ziehen Sie einen Rahmen um die Daten herum, die verschoben werden sollen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Text in ein anderes Feld.
Sie können auch die Echtzeit-OCR verwenden: Klicken Sie in das Datenfeld hinein, an das Sie Daten senden möchten. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen um die Daten, die Sie verschieben möchten. Wenn Sie die Strg-Taste loslassen, werden die Daten in das angegebene Feld verschoben.
Wenn Sie alle Erkennungsergebnisse überprüft haben, klicken
Sie auf die Schaltfläche U (Überprüft) unten links auf der Benutzeroberfläche (oder drücken Sie auf die Taste F12), um anzugeben, dass die Karte überprüft wurde.
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Cardiris
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Die Karte kann nun in der Datenbank gespeichert und abgefragt, gedruckt, exportiert werden usw.
Zu weiteren Informationen über den Kartenstatus wird auf den Abschnitt Einen Kartenstatus zuweisen verwiesen.
Klicken Sie auf die Browserschaltflächen in der Symbolleiste,
um weitere Karten in der Kartenansicht anzuzeigen.
Neue Karten scannen
Wenn Sie neue Visitenkarten scannen möchten, sollten Sie eine neue Datenbank anlegen.
Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Datenbank im Menü Datei
auf den Befehl Neu. Stattdessen können Sie auch auf Strg+N drücken.
Eine neue, leere Datenbank wird geöffnet.
Schließen Sie Ihren Scanner an den PC an und installieren Sie
die erforderlichen Scannertreiber oder Programme.
Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner.
Eine Liste der verfügbaren Scanner wird angezeigt.
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Abschnitt 3 – Erste Schritte
Wählen Sie Ihren Scanner in der Liste aus und klicken Sie auf
Weiter.
Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt. Je nach dem ausgewählten Scanner können Sie das Scannermodell und die Scanner-Quelle festlegen, sowie die Papiergröße, Auflösung und den Bildtyp usw. Wenn Sie einen IRIScan-Scanner auswählen, ist dies nicht möglich. Diese Scanner können konfiguriert werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Scannen geklickt haben.
Wählen Sie die gewünschten Scanner-Einstellungen aus und
klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
Je nach Ihrem Scanner werden Sie eventuell aufgefordert, den
Scanner zu kalibrieren.
Legen Sie das weiße Kalibrationsblatt ein, das Sie mit Ihrem Scanner erhalten haben, und klicken Sie auf Kalibrieren. Im Anschluss an die Kalibration des Scanners werden Sie aufgefordert, eine Karte einzulegen.
Wenn Sie einen Flachbettscanner verwenden und mehrere
Karten gleichzeitig scannen möchten, klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Karten im Bild erkennen.
Das gescannte Bild wird in Visitenkarten aufgeteilt.
Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche
Scannen, um Ihre Visitenkarten zu scannen.
Wiederholen Sie den oben beschriebenen Erkennungsprozess,
nachdem Sie Ihre Karten eingescannt haben.
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Cardiris
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Die Kontaktinformationen direkt nutzen
Sie können die in Cardiris gespeicherten Kontaktinformationen direkt nutzen. Zum Beispiel können Sie diese Kontakte per E-Mail kontaktieren, ihre Website besuchen, sie mit Skype anrufen, eine Wegbeschreibung zu ihrer Adresse einholen usw.
Doppelklicken Sie in Cardiris auf eine Karte, die erkannt wurde,
um sie in der Kartenansicht anzuzeigen.
Klicken Sie auf die entsprechenden Verknüpfungen und
Symbole, um die oben genannten Aktionen auszuführen.
Kontakte suchen
Die Kontakte, die Sie zu einer Cardiris-Datenbank hinzufügen, können abgefragt und gesucht werden. Hierzu gibt es diverse Möglichkeiten:
In der Albumansicht können Sie die Ansicht auf neue,
indexierte und überprüfte Karten eingrenzen, indem Sie in der
Hauptsymbolleiste auf die entsprechenden Statusschaltflächen klicken.
Mit dem Suchfeld können Sie eine Freitextsuche in allen
Datenfeldern gleichzeitig ausführen.
Falls keine der Karten die Suchkriterien erfüllt, bleibt das Anwendungsfenster leer und die Statusleiste bestätigt, dass keine Karten für die Ansicht vorhanden sind.
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Abschnitt 3 – Erste Schritte
Stattdessen können Sie auch auf das Fernglas-Symbol klicken,
um die erweiterten Suchoptionen aufzurufen.
Mit diesen Optionen können Sie eine Suche an einem oder mehreren Datenfeldern durchführen.
Beachten Sie, dass Cardiris bei der erweiterten Suche nach Karten sucht, die mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen. Karten, die die fragliche Zeichenfolge enthalten, werden nicht gesucht.
Klicken Sie zum Anzeigen aller Karten nach der Suche auf die
Statusschaltfläche Alle Karten.
Kontakte exportieren
Die Kontakte in Ihrer Cardiris-Datenbank lassen sich an zahlreiche Anwendungen exportieren.
Wählen Sie zum Exportieren von Kontakten als erstes die Karten
aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf Exportieren.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabeanwendung aus der Liste
aus und klicken Sie auf Exportieren.
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Sie können Kontakte auch von anderen Anwendungen importieren und Cardiris-Kontakte mit denen anderer Anwendungen synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Visitenkarten importieren und Databanken synchronisieren.
Cardiris
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ABSCHNITT 4
ANZEIGEMODI

ALBUMANSICHT

Beim Öffnen von Cardiris wird die zuletzt geöffnete Datenbank in der Albumansicht angezeigt. Die Albumansicht ist der Standardanzeigemodus. Darin werden Ihre Visitenkarten wie in einem Album dargestellt.
Die wichtigsten Datenfelder – Firmenname, Vorname,
Nachname, Stellenbezeichnung und E-Mail-Adresse – werden aufgeführt.
Ein Farbcode zeigt den Kartenstatus für die einzelnen Karten
an: Neue Karten sind gelb, indexierte Karten sind grün und überprüfte Karten sind blau.
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Abschnitt 4 – Anzeigemodi
Sortierreihenfolge
Die Kontakte werden alphabetisch sortiert, und zwar zuerst nach dem Firmennamen und dann nach dem Namen.
Ist kein name verfügbar, so werden die Kontakte chronologisch nach Scan-Datum sortiert.
Navigation
Drücken Sie auf die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, um durch die
Karten zu navigieren. Stattdessen können Sie auch die Browserschaltflächen in der Hauptsymbolleiste verwenden.
Drücken Sie die Taste Home, um zur ersten Karte zu gelangen;
drücken Sie die Taste Ende, um zur letzten Karte zu gelangen.
Klicken Sie rechts auf die Buchstabenschaltflächen: So
gelangen Sie direkt zu den Karten der Firmen, deren Name mit dem jeweiligen Buchstaben beginnt.
Sie können die Seiten in dem Album mithilfe der Pfeiltasten in
den unteren Ecken der Benutzeroberfläche umblättern.
Karten auswählen
Klicken Sie auf eine Karte, um diese auszuwählen. Halten Sie für die Auswahl mehrerer Karten die Strg-Taste
gedrückt und klicken Sie auf die Karten, die Sie auswählen möchten.
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