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HP 9200c Digital Sender

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HP 9200C Digital Sender

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Teilenummer Q5916-90933

Edition 1, 11/2004

Marken

Microsoft® und Windows® sind in den USA
registrierte Marken der Microsoft
Corporation.

Adobe® und Acrobat® sind Marken von
Adobe Systems Incorporated.

Inhaltsverzeichnis

1 Der Digital Sender

Funktionen .................................................................................................................................2

Spezifikationen ..........................................................................................................................2

Papierverarbeitung .............................................................................................................2

Leistung ..............................................................................................................................3

Komponenten des Digital Sender .......................................................................................4

Umgebung und Netzwerk ..........................................................................................................6

Umgebungsanforderungen .................................................................................................6

Netzwerkkomponenten für die Digital Sending-Funktion ...................................................6

Novell NetWare-Unterstützung ...........................................................................................8

Platzanforderungen ............................................................................................................8

2 Konfigurieren des HP DSS-Programms

Verwenden der Digital Sending-Software .................................................................................9

Registerkarte „Allgemein“ ...................................................................................................9

Registerkarte „E-Mail“ .......................................................................................................10

Registerkarte „Sekundärer E-Mail-Host“ ..........................................................................13

Registerkarte „Authentifizierung“ ......................................................................................15

Registerkarte „Fax“ ...........................................................................................................17

Registerkarte „Ordner“ ......................................................................................................19

Registerkarte „Workflows“ ................................................................................................22

Registerkarte „Adressierung“ ............................................................................................30

Registerkarte „Voreinstellungen“ ......................................................................................33

Registerkarte „MFP-Konfiguration“ ...................................................................................34

Registerkarte „Protokoll“ ...................................................................................................37

Registerkarte „Info“ ...........................................................................................................37

Testen der Konfiguration .........................................................................................................38

Deinstallieren der Software .....................................................................................................38

So deinstallieren Sie die Software mit dem Deinstallationsprogramm ............................38

So deinstallieren Sie die Software über die Systemsteuerung, Option „Software“ ..........38

3 Verwalten des Digital Sender

Verwenden des integrierten Webservers und HP Web JetAdmin ..........................................39

Der integrierte Webserver ................................................................................................39

HP Web JetAdmin ............................................................................................................42

Verwenden der Bedienfeldmenüs ...........................................................................................43

Menü „Informationen“ .......................................................................................................43

Menü „Gerät konfigurieren“ ..............................................................................................43

Menü „Diagnose“ ..............................................................................................................55

Menü „Service“ .................................................................................................................56

Überwachen der Sicherheit .....................................................................................................57

DEWW Inhaltsverzeichnis iii

So beschränken Sie den Zugriff auf die Software ............................................................57

Sicherheitssperre ..............................................................................................................58

Verwenden von Adressbüchern ..............................................................................................58

Löschen von HP DSS-Adressbüchern .............................................................................58

Verfügbarkeit von Authentifizierung und Adressbüchern .................................................58

Verwenden des Aktivitätsprotokolls ........................................................................................61

Aktualisieren der Firmware .....................................................................................................62

Bestimmen des aktuellen Stands der Firmware ...............................................................63

Herunterladen der neuen Firmware von der HP Website ................................................63

Verwenden von FTP zur Firmware-Aktualisierung über eine direkte

Netzwerkverbindung ......................................................................................................63

Verwenden von HP Web JetAdmin zum Aktualisieren der Firmware ..............................65

Aktualisieren der HP Jetdirect-Firmware ..........................................................................65

Warten der Hardware ..............................................................................................................66

Reinigen des Digital Sender .............................................................................................66

Austauschen des Mylar-Blatts ..........................................................................................70

Diagnose ...........................................................................................................................70

Kalibrieren des Scanners .................................................................................................71

Das Vorlageneinzugskit ....................................................................................................73

4 Fehlerbehebung

Informationsquellen für die Behebung von Problemen ...........................................................75

Papierstaus .............................................................................................................................76

Vermeiden von Papierstaus .............................................................................................77

Beseitigen von Papierstaus ..............................................................................................77

Betriebsprobleme ....................................................................................................................78

Fehlermeldungen des Bedienfelds .........................................................................................85

Fehlermeldungen im HP MFP DSS Configuration Utility ........................................................93

Ereignisprotokoll-Meldungen des Digital Sender ....................................................................97

Fehlermeldungen des Windows-Ereignisprotokolls ................................................................99

Fehlerbehebung bei SMTP- und LDAP-Servern ..................................................................101

Suchen der LDAP-Serveradresse ..................................................................................101

Überprüfen der LDAP-Adresse ......................................................................................102

Fehlerbehebung beim LDAP-Vorgang „Einstellungen suchen“ .....................................102

Suchen der SMTP-Serveradresse .................................................................................103

Überprüfen einer SMTP-Adresse ...................................................................................104

LED-Anzeigen .......................................................................................................................104

Anhang A Service und Unterstützung

Beschränkte Gewährleistung von Hewlett-Packard für Hardwareprodukte .........................105

Beschränkte Gewährleistung von Hewlett-Packard für Softwareprodukte ...........................106

Verfügbarkeit von Service und Unterstützung ......................................................................108

HP Wartungsverträge ............................................................................................................108

Service vor Ort am nächsten Arbeitstag .........................................................................108

Anhang B Technische Daten

Technischen Daten des Digital Sender ................................................................................109

Anhang C Zulassungsbestimmungen

Einführung .............................................................................................................................111

iv DEWW

FCC-Regelungen ..................................................................................................................112

Umweltschutz-Förderprogramm ...........................................................................................113

Schutz der Umwelt .........................................................................................................113

Energieverbrauch ...........................................................................................................113

Kunststoffe ......................................................................................................................113

Material- und Recycling-Informationen ...........................................................................113

Konformitätserklärung ...........................................................................................................115

Sicherheitserklärungen für bestimmte Länder/Regionen .....................................................116

Kanadische DOC-Bestimmungen ..................................................................................116

EMI-Erklärung für Korea .................................................................................................116

VCCI-Erklärung für Japan ..............................................................................................116

Index

DEWW Inhaltsverzeichnis v

vi DEWW

1

Der Digital Sender

Der HP 9200C Digital Sender ist direkt mit Ihrem Netzwerk verbunden und verwendet die
integrierte HP Digital Sending-Software (HP DSS), um Schwarzweiß- und Farbdokumente,
sowie Zeichnungen und Fotos in elektronische Form zu bringen und sie direkt an
verschiedene Ziele zu verteilen.

● E-Mail – Scannt ein Dokument und sendet es als PDF-, JPG-, TIFF- oder MTIFF-Datei

an einen oder mehrere E-Mail-Empfänger.

● Sekundärer (sicherer) E-Mail-Host – Sendet ein Dokument über ein sicheres E-Mail-

Programm eines Drittanbieters.

● Fax – Scannt ein Dokument und sendet es an LAN-Fax, Internet-Fax oder

Windows® 2000-Fax. (Das Gerät hat keine Analog-Fax-Funktion.)

● Workflow – Scannt ein Dokument und speichert es zusammen mit zusätzlichen

Informationen über das Dokument in einem Netzwerkordner oder auf einem FTP-Server.
Eine Drittanbieter-Software kann diese Informationen dann abrufen, entschlüsseln und
das gescannte Bild entsprechend verarbeiten. Es kann auch ein Drucker als Workflow­Ziel eingerichtet werden. So können gescannte Dokumente gedruckt werden.

● Netzwerkordner – Scannt ein Dokument und sendet es an einen Ordner im Netzwerk.

Der Digital Sender verfügt über einen Flachbett-Scanner sowie über einen automatischen
Vorlageneinzug (ADF), der bis zu 50 Blatt verarbeiten kann.

Der Digital Sender unterstützt Netzwerkauthentifizierung, so dass sich die Benutzer
anmelden müssen, bevor sie die Funktionen des Geräts verwenden können. Zudem kann
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) verwendet werden, um E-Mail-Adressen auf
Verzeichnisservern zu suchen und zu verwenden, die sich an einer anderen Stelle im
Netzwerk befinden.

Das Gerät wird installiert, indem Sie es mit Ihrem Netzwerk verbinden, das mitgelieferte
HP DSS-Programm installieren und die Digital Sending-Funktionen konfigurieren. Der Digital
Sender funktioniert im Netzwerk als Einzelgerät. Zur Verwaltung sind keine zusätzlichen
Netzwerkadministratorrechte erforderlich.

DEWW 1

Funktionen

Der Digital Sender umfasst die folgenden Funktionen:

● Digital Sending – Sendet gescannte Dateien an E-Mail-Adressen, Faxnummern,

Netzwerk- und Workflowordner. Digital Sending-Funktionen werden von der integrierten
HP Digital Sending-Software (HP DSS) ausgeführt.

● Automatischer Vorlageneinzug (ADF) – Der automatische Vorlageneinzug im Format

Legal verarbeitet bis zu 50 Seiten und verfügt über eine integrierte Duplexfunktion, mit
der beide Seiten eines beidseitig bedruckten Dokuments gescannt werden können.

● Interaktives Touchscreen-Bedienfeld – Intuitive Bildschirmmenüs und -assistenten

helfen bei der Ausführung von Digital Sending-Aufgaben.

● Flachbett-Scanner – Der Scanner im Format A4/Letter kann Schwarzweiß- und

Farbdokumente scannen. Dabei steht die gesamte Seite bis zu einem Rand von 1 mm
zur Verfügung.

● Speicher – Das Gerät verfügt standardmäßig über 128 Megabyte (MB) Arbeitsspeicher

(RAM).

● Festplatte – Das Gerät ist mit einer internen Festplatte mit 20 Gigabyte (GB)

ausgerüstet, auf der Sie Dokumente und Einstellungen speichern können.

● Verbindung – Ein 10/100Base-T-Anschluss und ein EIO-Erweiterungssteckplatz stehen

für Verbindungen mit anderen Geräten zur Verfügung.

● HP Jetdirect – Für zuverlässige Netzwerkverbindungen ist ein Druckserver von

Spezifikationen

Im Folgenden finden Sie die Spezifikationen des Digital Sender.

Papierverarbeitung

Der HP 9200C Digital Sender unterstützt die folgenden Standardpapierformate:

● Letter: 215,9 x 279 mm (8,5 x 11 Zoll)

● Executive: 190 x 254 mm (7,5 x 10 Zoll)

● A4: 210 x 297 mm (8,3 x 11,7 Zoll)

● A5: 148 x 210 mm (5,83 x 8,27 Zoll)

● B5: 176 x 250 mm (6,9 x 9,8 Zoll)

● Legal (nur über den ADF): 215,9 x 355,6 mm (8,5 x 14 Zoll)

Papiergewicht: 60 bis 120 g/m2

HP Jetdirect direkt im Gerät integriert.

Es können bis zu 50 Blatt Papier (höchstens 5 mm) im automatischen Vorlageneinzug
gestapelt werden.

2 Kapitel 1 Der Digital Sender DEWW

Leistung

Im folgenden Abschnitt finden Sie genaue Leistungsangaben für den Digital Sender.

ADF-Leistung

In der folgenden Tabelle wird die Geschwindigkeit des Digital Server in Seiten pro Minute
aufgeführt.

Hinweis

Modus Punkte pro Zoll

(dpi)

Einseitig, schwarzweiß 600 x 600 29 30

Einseitig, schwarzweiß 600 x 300 46 47

Einseitig, Farbe 600 x 300 29 30

Beidseitig, schwarzweiß 600 x 600 18 18

Beidseitig, schwarzweiß 600 x 300 24 24

Beidseitig, Farbe 600 x 300 18 18

Geschwindigkeit,A4Geschwindigkeit,

Letter

Flachbettleistung

In der folgenden Tabelle wird die Geschwindigkeit des Flachbett-Scanners in Sekunden pro
Scanvorgang aufgeführt.

Diese Leistungsangaben beziehen sich nur auf die Scanvorgänge. Sie schließen nicht die
Zeit mit ein, die der Digital Sender benötigt, um die gescannte Datei zu verarbeiten und zu
senden.

Modus dpi Geschwindigkeit

(Sekunden), A4

Geschwindigkeit
(Sekunden), Letter

Schwarzweiß 600 x 600 4,1 3,9

Schwarzweiß 600 x 300 3,1 3,0

Farbe 600 x 600 5,9 5,6

Scanleistung

● Der Digital Sender kann maximal 60.000 Bilder pro Monat scannen.

● Der Digital Sender kann durchschnittlich 3.600 Bilder pro Monat scannen.

DEWW Spezifikationen 3

Komponenten des Digital Sender

In den folgenden Abbildungen werden die Komponenten des Digital Sender dargestellt.

1 Taste zur Papierstaubehebung
2 Bedienfeld
3 Ein/Aus-Schalter
4 Ausgabefach
5 ADF-Zufuhrfach

6 ADF-Kabel
7 Bedienfeldkabel
8 10/100Base-T-Netzwerkanschluss
9 EIO-Anschluss
10 Netzanschlussstecker

4 Kapitel 1 Der Digital Sender DEWW

11 Scannersperre
12 Seriennummer

In der folgenden Abbildung werden die Details des Digital Sender-Bedienfelds dargestellt.

3

12

11

10

9

1 Touchscreen, grafische Anzeige
2 Numerische Tastatur
3 Taste Z
4 Taste M
5 Taste und LED B
6 Taste S
7 Taste S
8 Taste und LED S
9 LED Achtung
10 LED Daten
11 LED Bereit
12 Kontrastregler

URÜCKSETZEN

ENÜ

EREITSCHAFT

TATUS

TOPP

TART

1

2

4

5

6

7

8

DEWW Spezifikationen 5

Umgebung und Netzwerk

Im Folgenden finden Sie die Umgebungs- und Netzwerkanforderungen für das Gerät.

Umgebungsanforderungen

Installieren Sie das Gerät in einer Umgebung, in der die folgenden Temperatur- und
Luftfeuchtigkeitsbedingungen vorherrschen.

VORSICHT

Die Betriebsumgebung sollte über stabile Temperatur und Luftfeuchtigkeit verfügen, um
Beschädigungen des Geräts zu vermeiden. Wenn Sie das Gerät aus einer kalten Umgebung
in eine wärmere bringen, sollten Sie etwa zwei Stunden warten, bevor Sie es benutzen.

Temperatur

Betrieb 0 bis 40 °C

Lagerung -40 bis 60 °C

Luftfeuchtigkeit

Betrieb 15 bis 80 % nicht kondensierend (bis zu 40 °C)

Lagerung 15 bis 90 % (bis zu 60 °C)

Netzwerkkomponenten für die Digital Sending-Funktion

In der folgenden Tabelle werden die Netzwerkkomponenten erläutert, die für die Digital
Sending-Funktion verwendet werden.

Komponente Beschreibung

Netzwerkserver mit Windows® 2000
Professional, Server oder Advanced Server;
Windows XP Professional; Windows Server
2003 Standard oder Enterprise Server

Netzwerk Fast Ethernet 100Base-TX oder Ethernet

Der Server umfasst die folgenden Komponenten:

● HP DSS

● HP MFP DSS Configuration Utility – für die

Konfiguration und Überwachung der Digital
Sending-Funktionen nach der Installation
des HP DSS-Programms

● Windows 2000-Faxdienst – nur erforderlich,

wenn der Windows 2000-Faxdienst für die
Übertragung von Faxnachrichten verwendet
wird

10Base-T

6 Kapitel 1 Der Digital Sender DEWW

Komponente Beschreibung

Digital Sender oder HP Multifunktions­Peripheriegeräte (MFP-Geräte)

Webbrowser Benutzer können einen Webbrowser auf einem

SMTP-Gateway Dieses Gateway erleichtert die Verwendung der

LAN-Faxserver Ein LAN-Faxserver ist ein Netzwerkgerät, das

Ein HP DSS-Server kann bis zu 250 HP 9200C
Digital Sender oder MFP-Produkte im selben
Netzwerk unterstützen. Jedes Gerät kann
individuell so konfiguriert werden, dass es
bestimmte oder alle Digital Sending-Optionen
unterstützt.

Hinweis

HP DSS unterstützt nicht die Digital Sender
HP 9100C und 8100C.

beliebigen Computer des Netzwerks verwenden,
um den Digital Sender zu konfigurieren und zu
überwachen. Dafür stehen HP Web JetAdmin
bzw. der im Digital Sender integrierte Webserver
zur Verfügung.

E-Mail- und Internet-Fax-Optionen auf dem
Digital Sender.

die Sende- und Empfangsfunktionen einer
großen Anzahl von Faxjobs zentral verarbeitet.
Mit dem HP DSS-Programm kann der Digital
Sender so konfiguriert werden, dass
ausgehende Faxnachrichten über einen LAN­Faxserver geleitet werden.

LDAP-Server Ein LDAP-Server (Lightweight Directory Access

Protocol) ist ein Verzeichnisserver, der die
Namen und E-Mail-Adressen der Empfänger
enthält und LDAP unterstützt. HP DSS
verwendet den LDAP-Server, um Adressen für
das Digital Sender-Adressbuch abzurufen.

FTP-Server Ein FTP-Server kann als Speicherort für die vom

Digital Sender gescannten Dokumente
verwendet werden.

Domänencontroller/Novell-Verzeichnisserver Wenn der Digital Sender die

Benutzerauthentifizierung unterstützen soll,
muss er auf einen Domänencontroller oder einen
Novell-Verzeichnisserver zugreifen können, um
die Anmeldeinformationen des Benutzers zu
überprüfen.

Netzwerkdrucker Ein Netzwerkdrucker kann als Ziel für die vom

Digital Sender gescannten Dokumente
eingerichtet werden.

DEWW Umgebung und Netzwerk 7

Novell NetWare-Unterstützung

Wenn im Netzwerk Novell-Dateiserver verwendet werden, kann HP DSS Dateien in
Netzwerkordner schreiben und Netzwerk-Faxordner unterstützen, die sich auf Novell­Servern befinden. Bevor Novell-spezifische Attribute in HP DSS ordnungsgemäß konfiguriert
werden können, muss die Novell-Client-Software im Netzwerk installiert werden.

Zur Unterstützung der Novell NetWare-Authentifizierung und der Digital Sending-Ziele sind
für HP DSS zwei Komponenten erforderlich:

● Novell NetWare, Version 3.12, 3.2, 4.11, 4.2, 5 oder 6 auf dem Novell NetWare-Server

-UND-

● Novell NetWare-Client, Version 4.6 (oder höher) auf dem Windows-Computer, auf dem

HP DSS läuft

Platzanforderungen

In den folgenden Abbildungen werden die Platzanforderungen des HP 9200C Digital Sender
dargestellt.

Hinweis

8 Kapitel 1 Der Digital Sender DEWW

Hinter dem Digital Sender muss ein Freiraum von 90 mm bestehen, so dass die obere
Klappe vollständig geöffnet werden kann.

Konfigurieren des HP DSS-

2

Programms

Wenn Sie den HP DSS-Dienst nicht verwenden, kann der Digital Sender nur Dokumente
scannen und sie als Anlage per E-Mail senden. Wenn Sie HP DSS nicht installieren
möchten, können Sie den Digital Sender natürlich auch ohne DSS nutzen. Die E-Mail­Einstellungen können über die Bedienfeldmenüs konfiguriert werden. Wenn Sie jedoch alle
übrigen Digital Sending-Funktionen (An Ordner senden, An Fax senden, An Workflow
senden) aktivieren möchten, muss der HP DSS-Dienst installiert sein.

Die Digital Sending-Funktionen müssen im HP DSS-Dienst konfiguriert werden, bevor Sie
auf dem Gerät verwendet werden können. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie diese
Digital Sending-Funktionen konfiguriert werden.

Verwenden der Digital Sending-Software

Hinweis

Informationen über das Auspacken des Digital Sender, die Installation der Software und die
grundlegende Konfiguration finden Sie in der Kurzanleitung für den HP 9200C Digital
Sender. Im Folgenden werden die Konfigurationsoptionen ausführlich beschrieben.

Verwenden Sie das HP MFP DSS Configuration Utility, um alle Digital Sender-Funktionen zu
konfigurieren. Die aktivierten Funktionen werden auf dem Bedienfeld als Optionen angezeigt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Programm zu öffnen.

1. Klicken Sie auf dem Server, auf dem HP DSS installiert wurde, auf Start, Programme,
Hewlett-Packard, HP MFP Digital Sending Software und dann Configuration Utility.

2. Wählen Sie im Dialogfeld HP Digital Sending Software-Konfiguration die Option
diesem Computer, und klicken Sie auf OK.

Registerkarte „Allgemein“

Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie Informationen zur HP DSS-Lizenz sowie
Kontaktinformationen des Administrators.

Wenn die HP Digital Sending-Software zum ersten Mal installiert wird, kann die Software für
einen bestimmten Zeitraum voll funktionstüchtig im Testmodus genutzt werden. Im Abschnitt
Lizenzen der Registerkarte Allgemein finden Sie den Eintrag „Testlizenz“. Die verbleibende
Zeit für den Testzeitraum wird in diesem Eintrag angezeigt. Wenn der Testzeitraum
abgelaufen ist, kann die Software nicht mehr verwendet werden, bis eine gültige Lizenz
eingegeben wird.

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 9

Der Digital Sender wird mit einer Einzellizenz geliefert. Zusätzliche Lizenzen können in
Sätzen von einer, fünf, zehn und 50 Einzellizenzen erworben werden. Jede Einzellizenz
aktiviert die Digital Sending-Funktionen auf einem Digital Sender bzw. einem MFP-Gerät.
Sie können beliebig viele Lizenzen installieren, um Einzellizenzen zu sammeln. Es werden
jedoch maximal 250 Geräte von einem Server unterstützt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Lizenzschlüssel für die
HP Digital Sending-Software einzugeben.

Geben Sie die Kontaktinformationen für den Administrator im Bereich
Administratorinformationen auf dieser Registerkarte ein. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Bei kritischen Fehlern Administrator benachrichtigen, wenn Sie bei
schweren Fehlern, die die Hilfe eines Administrators erfordern, benachrichtigt werden
möchten.

Hinweis

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über diese Registerkarte zu
erhalten.

Registerkarte „E-Mail“

Mit diesem Gerät können SMTP-EMail-Nachrichten an Internetadressen gesendet werden.
Es wird SMTP-MIME verwendet, um diese Nachrichten zuzustellen. Es wird dringend
empfohlen, dass sich das SMTP-Gateway in Ihrem eigenen LAN befindet. Sie können das
Produkt jedoch auch für die E-Mail-Funktion konfigurieren, wenn die E-Mail-Dienste über
DSL von einem externen Internet-Dienstanbieter (ISP) bereitgestellt werden.

Wenn Ihr Server ESMTP (Extended SMTP) unterstützt, können Sie dieses Protokoll
verwenden, um E-Mails zu senden. Das Gerät erkennt diese Funktion während der
Konfiguration automatisch, so dass keine zusätzlichen Schritte erforderlich sind. Der E-Mail­Dienst ist außerdem mit dem DSN-Standard kompatibel.

Das Dokument, das Sie über das Gerät scannen, wird als Anlage per E-Mail gesendet.
Üblicherweise wird für die Anlagen das PDF-Format verwendet. So können die Empfänger
die Dokumente anzeigen und drucken. Zum Anzeigen der PDF-Dateien können sich die
Benutzer ein kostenloses Exemplar des Adobe® Acrobat® Reader von der Webseite von
Adobe Systems Incorporated (http://www.adobe.com) herunterladen.

Verwenden Sie die Registerkarte E-Mail des Konfigurationsprogramms, um die von HP DSS
verwendeten SMTP-E-Mail-Server zu konfigurieren und zu organisieren.

10 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

So fügen Sie SMTP-Server hinzu

1. Klicken Sie auf Server suchen, um alle SMTP-Server im Netzwerk zu finden.

2. Es wird eine Liste der SMTP-Server angezeigt. Wählen Sie einen oder mehrere aus,
und klicken Sie auf OK. Die ausgewählten Server werden in die Liste SMTP-Gateway-

Server geladen.

Hinweis

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 11

Wenn mit dem Suchvorgang keine SMTP-Server gefunden werden, können Sie auf der
Registerkarte E-Mail die Schaltfläche Hinzufügen verwenden, um die SMTP-Server
manuell hinzuzufügen. Geben Sie dafür den Hostnamen oder die IP-Adresse des SMTP­Servers ein.

3. Wählen Sie die gewünschten Server aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche

Bearbeiten....

Hinweis

Das Dialogfeld SMTP-Gateway bearbeiten wird angezeigt.

4. Wenn Sie eine maximale Dateigröße für das ausgewählte SMTP-Gateway einrichten
möchten, wählen Sie diese in der Dropdown-Liste Maximale Dateigröße aus. Wenn ein
E-Mail-Anlage diese Größe überschreitet, wird er in zwei oder mehrere Anlagen
aufgeteilt.

5. Klicken Sie auf Testen, um zu überprüfen, ob das SMTP-Gateway verfügbar ist.

Wenn der Test nicht erfolgreich ist, überprüfen Sie erneut die Gateway-Adresse. Setzen Sie
sich andernfalls mit Ihrem Netzwerkadministrator in Verbindung.

6. Klicken Sie auf OK, um die SMTP-Einstellungen zu speichern.

12 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

7. Fügen Sie ggf. weitere SMTP-Server hinzu, und verwenden Sie die Pfeiltasten

Verschieben, um die Reihenfolge zu ändern.

Hinweis

8. Klicken Sie auf Übernehmen, um die E-Mail-Einstellungen zu speichern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über diese Registerkarte zu
erhalten.

Registerkarte „Sekundärer E-Mail-Host“

Einige Software-Drittanbieter stellen Programme zum sicheren Senden von E-Mails zur
Verfügung. So bietet z.B. Omtool eine sichere E-Mail-Lösung an, die E-Mail-Nachrichten
verschlüsselt. Zudem müssen sich die Benutzer vor dem Empfangen der E-Mail
authentifizieren. Diese Programme helfen Organisationen dabei, die neuen Gesetze
einzuhalten, z.B. das Gesetz zur Regelung der digitalen Unterschrift und die HIPAA­Anforderungen für die elektronische Überlieferung von vertraulichen Dokumenten. Der
sekundäre E-Mail-Host wurde entwickelt, um mit diesen Drittanbieter-Softwareprogrammen
zusammenzuarbeiten und um Benutzern zusätzliche Datensicherheit zu bieten. Diese
Funktion unterscheidet sich von der normalen E-Mail-Funktion durch die Verschlüsselung
der Daten zwischen dem Gerät und dem HP DSS-Server. Im Ordner „\HPEMAIL2“ im
HP DSS-Programmverzeichnis auf dem HP DSS-Server wird eine RFC 822-konforme E­Mail-Nachrichten erstellt, die die gescannten Daten als MIME-Anlage sendet. Die
Drittanbieter-Software, die diesen Ordner überwacht, verarbeitet die E-Mail-Nachricht und
sendet sie auf sichere Art und Weise.

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 13

Auf der Registerkarte Sekundärer E-Mail-Host finden Sie Einstellungen für diese Option.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „An sekundären E-Mail-Host“ senden, um diese
Funktion auszuwählen.

Hinweis

2. Der Name kann geändert werden, um die Funktion des Drittanbieter-Programms
genauer zu beschreiben (z.B. „Sichere E-Mail“ oder „Verschlüsselte E-Mail“). Der Name,
der an dieser Stelle eingegeben wird, wird auf dem Hauptbildschirm des Digital Sender­Bedienfelds angezeigt. Verwenden Sie das Feld Anzeigename für Startbildschirm, um
den Anzeigenamen festzulegen. Geben Sie einen individuellen Anzeigenamen ins Feld
Anzeigename für Startbildschirm ein, oder wählen Sie eine der folgenden Optionen
aus:

● Sekundärer E-Mail-Host

● Sichere E-Mail

● Spezialisierte E-Mail

3. Klicken Sie auf dieser Registerkarte auf die Schaltfläche Erweitert..., um X-Header für
diese E-Mails festzulegen.

X-Header geben dem Administrator die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Kopfzeile
auszuwählen, die in die RFC 822-Datei für jede über den sekundären E-Mail-Host
gesendete Nachricht eingefügt wird. Das Drittanbieter-Softwareprogramm kann dann mit
Hilfe dieser Kopfzeilen-Informationen Aktionen ausführen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über diese Registerkarte zu
erhalten.

14 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

Registerkarte „Authentifizierung“

Verwenden Sie die Registerkarte Authentifizierung, um festzulegen, auf welche Weise die
Benutzer authentifiziert werden sollen, wenn sie die Digital Sending-Funktionen verwenden.
Die Authentifizierung stellt eine wichtige Sicherheitsfunktion für den Digital Sender dar. Es
wird dringend empfohlen, dass die Authentifizierung auf dem Digital Sender aktiviert wird. So
kann eine unautorisierte Benutzung vermieden werden.

Die Authentifizierung besteht aus zwei ineinandergreifenden Teilen. Zuerst überprüft das
Gerät die Benutzerinformationen, indem es die ausgewählte Authentifizierungsmethode
verwendet. Daraufhin verwendet das Gerät die für den LDAP-Server ausgewählten
Einstellungen, um in der Datenbank eines LDAP-Servers nach der E-Mail-Adresse des
Benutzers zu suchen. Wenn einer dieser Schritte fehlschlägt, wird dem Benutzer der Zugriff
auf die Digital Sending-Funktionen verweigert. Für diese zwei Schritte werden zwei
unterschiedliche Technologien verwendet (ein Authentifizierungsserver und ein LDAP­Server). Ausnahme ist die LDAP-Server-Methode, bei der beide Schritte über den LDAP­Server abgewickelt werden.

Aktivieren Sie die Authentifizierung, indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste
Authentifizierungsmethode auswählen. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung.

● Keine

● Microsoft® Windows

● LDAP-Server

● Novell NDS (wenn Novell-Client-Software installiert ist)

● Novell Bindery (wenn Novell-Client-Software installiert ist)

LDAP-Konfiguration

Nachdem Sie auf der Registerkarte Authentifizierung die Authentifizierungsmethode
ausgewählt haben, werden die LDAP-Konfigurationseinstellungen angezeigt. Das Gerät
verwendet LDAP, um die E-Mail-Adresse für den authentifizierten Benutzer abzurufen.
Nachdem der Benutzer gültige Informationen zur Verfügung gestellt hat, verwendet die
Software diese Informationen, um eine Übereinstimmung mit einem Attribut in der LDAP­Datenbank zu finden. Wenn diese Übereinstimmung gefunden und der Benutzer in der
Datenbank identifiziert wurde, wird über ein weiteres Attribut die E-Mail-Adresse des
Benutzers abgerufen. Die LDAP-Einstellungen umfassen die folgenden Optionen.

● Optionen zum Konfigurieren von HP DSS, um Zugriff auf den LDAP-Server zu erhalten

● Optionen zum Durchsuchen der Datenbank, um E-Mail-Adressen von Benutzern

abzurufen

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 15

So konfigurieren Sie den LDAP-Server

4

5

1

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Server suchen. Das Programm durchsucht das
Netzwerk nach LDAP-Servern und fordert Sie je nach Netzwerkkonfiguration dazu auf,
Ihren Netzwerk-Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Daraufhin wird das
Dialogfeld LDAP-Server auswählen angezeigt. Es enthält eine Liste der LDAP-Server
im Netzwerk.

Hinweis

Hinweis

2. Wählen Sie den gewünschten LDAP-Server aus. Die Informationen über den
ausgewählten Server werden angezeigt.

3. Klicken Sie auf OK, um den ausgewählten Server zu bestätigen. Die
Serverinformationen werden auf der Registerkarte Authentifizierung angezeigt.

4. Klicken Sie auf Nach Einstellungen suchen. Die Servereinstellungen werden in einem
Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um diese Einstellungen zu bestätigen.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Authentifizierung auf die Schaltfläche Testen, um die
Einstellungen zu überprüfen. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerauthentifizierung
testen die Netzwerk-Anmeldeinformationen eines Benutzers ein, um zu überprüfen, ob
der LDAP-Server erfolgreich eine E-Mail-Adresse abrufen kann.

Wenn durch den Vorgang Server suchen keine LDAP-Server gefunden werden, können Sie
den Hostnamen oder die IP-Adresse direkt in das Textfeld LDAP-Server eingeben. Über die
Schaltfläche Nach Einstellungen suchen können Sie dann nach den Einstellungen des
Servers suchen. Weitere Informationen finden Sie unter

LDAP-Servern. Wenn Sie keine Verbindung mit dem LDAP-Server herstellen können,

wenden Sie sich zur Fehlerbehebung an Ihren Netzwerkadministrator.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über diese Registerkarte zu
erhalten.

Fehlerbehebung bei SMTP- und

16 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

Registerkarte „Fax“

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können die Benutzer direkt vom Gerät Faxnachrichten
senden. Sie können Rufnummern aus einem Adressbuch (wenn geladen) auswählen, oder
Faxnummern am Bedienfeld eingeben. Sie können dasselbe Dokument an mehrere
Faxnummern senden.

Die Registerkarte Fax des Konfigurationsprogramms überwacht alle HP DSS-
Faxeinstellungen.

Wenn Sie die Faxoptionen konfigurieren möchten, wählen Sie zuerst aus der Dropdown­Liste Faxmethode die Liefermethode aus. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung.

● Keine

● LAN-Fax

● Internet-Fax

● MS Windows 2000-Fax

Abhängig von der ausgewählten Methode werden die entsprechenden Einstellungen auf der
Registerkarte Fax angezeigt. Legen Sie diese Einstellungen fest, um die Faxkonfiguration
abzuschließen.

So richten Sie einen LAN-Fax-Dienst ein

Halten Sie sich an die folgenden Anweisungen, um die Faxfunktion des Digital Sender über
Ihr Netzwerk einzurichten.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste auf der Registerkarte Fax die Option LAN-Fax.

2. Wählen Sie den Produktnamen der LAN-Fax-Software aus der Dropdown-Liste
Produktname aus.

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 17

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, um Ein- und Ausgabeeinstellungen für Ihr
LAN-Fax-Produkt einzurichten.

4. Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um den Netzwerkordner auszuwählen,
den die Faxsoftware verwendet.

5. Füllen Sie ggf. den Abschnitt Anmeldeinformationen aus. Verwenden Sie die
Schaltfläche Ordnerzugriff überprüfen, um die Informationen und Ihren Zugriff auf den
Ordner zu überprüfen.

6. Klicken Sie auf Übernehmen, um die LAN-Fax-Einstellungen zu speichern.

So richten Sie einen Internet-Fax-Dienst ein

Wenn Sie einen Internet-Fax-Dienst verwenden, werden die Faxnachrichten über E-Mail
gesendet. Der Benutzer gibt am Gerät eine Faxnummer ein. Daraufhin erstellt und sendet
die Software automatisch die E-Mail-Nachricht.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Fax die Option Internet-Fax aus.

2. Geben Sie den Domänennamen für Ihren Internet-Fax-Dienstanbieter in das Textfeld
Domäne des Faxanbieters ein, z.B. efax.com. HP DSS verwendet die
Telefonnummer, die am Gerät eingegeben wird, und erstellt dann mit Hilfe des
Domänennamens die E-Mail, z.B. [Telefonnummer]@efax.com.

3. Geben Sie in das Textfeld Standard-E-Mail-Adresse des Faxkontos eine gültige E-
Mail-Adresse ein. Der Faxdienst verwendet diese Adresse zu Kostenzwecken sowie für
abgewiesene oder fehlgeschlagene E-Mails des Internet-Fax-Dienstes.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn HP DSS die E-Mail-Adresse des Benutzers
als Antwortadresse verwenden soll.

5. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen zu speichern.

18 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

So richten Sie einen Windows 2000-Fax-Dienst ein

Um den Windows 2000-Fax-Dienst auszuwählen, muss auf dem HP DSS-Server ein
Faxmodem installiert sein.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste auf der Registerkarte Fax die Option MS Windows
2000-Fax aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Faxeigenschaften. Das Dialogfeld Faxkonsole wird
angezeigt. Verwenden Sie ggf. das Menü Extras, um Einstellungen zu konfigurieren.

3. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über die Registerkarte Fax
zu erhalten.

Registerkarte „Ordner“

Verwenden Sie die Registerkarte Ordner, um die Funktion „An Ordner senden“ einzurichten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „An Ordner senden“ aktivieren, um diese Option
auszuwählen.

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 19

So fügen Sie der Ordnerliste neue Ordner hinzu

1. Klicken Sie auf Hinzufügen..., um einen neuen Ordner hinzuzufügen. Das Dialogfeld
Vordefinierten Ordner hinzufügen wird angezeigt.

2. Geben Sie im Textfeld Aliasname einen Namen für den Ordner ein. Dieser Name wird
dann im Bedienfeld des Geräts angezeigt.

20 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW

3. Klicken Sie auf Durchsuchen..., um zu einem Speicherort für den Ordner zu gelangen,
und klicken Sie auf OK, um ihn zu bestätigen.

Hinweis

Folgende Betriebssysteme unterstützen diese Funktion: Windows 98, Windows NT,
Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 und Novell NetWare.

4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zugangsinformationen die Informationen aus, die
Sie für den Zugriff auf den Ordner verwenden möchten. Wenn Sie Öffentlich
auswählen, verwendet das Programm die Anmeldeinformationen für Zugriff auf
öffentliche Ordner von der Registerkarte Ordner. Wenn MFP-Benutzer ausgewählt
wird, verwendet das Programm die Informationen, mit denen sich der Benutzer am
Gerät angemeldet hat.

5. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. Der neue Ordner wird der Liste
hinzugefügt.

6. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5, um weitere Ordner hinzuzufügen.

7. Geben Sie die öffentlichen Zugangsinformationen ein, die für den Zugriff auf Ordner im
Bereich Anmeldeinformationen für Zugriff auf öffentliche Ordner (Registerkarte
Ordner) erforderlich sind. Diese Informationen sind erforderlich, um die Ordnerliste zu
speichern.

8. Klicken Sie auf Übernehmen, um die neuen Ordner zu speichern.

Hinweis

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um weitere Informationen über diese Registerkarte zu
erhalten.

DEWW Verwenden der Digital Sending-Software 21

Registerkarte „Workflows“

Mit den Workflowfunktionen können Benutzer ein Dokument scannen und an ein
benutzerdefiniertes Workflow-Ziel senden. Diese Funktion gibt Benutzern die Möglichkeit,
zusätzliche Informationen in einer Datei zu senden, die zusammen mit dem gescannten
Dokument im Netzwerk oder auf einem FTP-Server gespeichert werden können.
Informationen dafür werden durch Aufforderungen am Bedienfeld erfasst. Eine Drittanbieter­Software, die den Netzwerkordner oder den FTP-Server überwacht, kann diese
Informationen dann abrufen, entschlüsseln und das gescannte Bild entsprechend
verarbeiten. Sie können auch einen Drucker als Workflow-Ziel einrichten. Auf diese Weise
können die Benutzer ein Dokument scannen und es zum Drucken direkt an einen
Netzwerkdrucker senden.

Verwenden Sie die Registerkarte Workflows, um Workflowvorgänge einzurichten, die mit
Drittanbieter-Softwareprogrammen genutzt werden können. Aktivieren Sie zuerst das
Kontrollkästchen Workflows aktivieren ganz oben auf der Registerkarte, um diese Funktion
auszuwählen.

Das Erstellen eines Workflowvorgangs besteht aus drei Teilen.

● Workflowgruppe, die festlegt, welche Workflowmenüs und Workflowformulare auf dem

Bedienfeld des Digital Sender zur Verfügung stehen

● Workflowmenü, das logische Gruppen der Workflowformulare erstellt

● Workflowformular, das die vom Benutzer am Bedienfeld eingegebenen Informationen

erfasst, bevor ein Job „An Workflow senden“ initiiert wird

22 Kapitel 2 Konfigurieren des HP DSS-Programms DEWW