HP 9200c User guide

HP 9200c Digital Sender

Ondersteuningshandleiding

HP 9200C Digital Sender

Ondersteuningshandleiding

Auteursrecht en licentiebepalingen

© 2004 Copyright Hewlett-Packard
Development Company, L.P.

Verveelvoudiging, bewerking of vertaling
zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming is verboden, behalve voor
zover toegestaan volgens het auteursrecht.

Hewlett-Packard behoudt zich het recht
voor om zonder vooraankondiging
wijzigingen aan te brengen in materialen,
specificaties of accessoires.

De enige garanties voor producten en
services van HP worden uiteengezet in de
garantieverklaringen die bij dergelijke
producten en services worden geleverd.
Niets in dit document mag worden opgevat
als een aanvullende garantie. HP is niet
aansprakelijk voor technische of
redactionele fouten of weglatingen in dit
document.

Artikelnummer Q5916-90935

Editie 1, november 2004

Handelsmerken

Microsoft® en Windows® zijn in de V.S.
gedeponeerde handelsmerken van
Microsoft Corporation.

Adobe® en Acrobat® zijn handelsmerken
van Adobe Systems Incorporated.

Inhoudsopgave

1 Informatie over het digitale verzendapparaat

Functies .....................................................................................................................................2

Specificaties ..............................................................................................................................2

Papierverwerking ................................................................................................................2

Prestaties ............................................................................................................................3

Onderdelen van het digitale verzendapparaat ...................................................................4

Omgeving en netwerk ...............................................................................................................6

Omgevingscondities ...........................................................................................................6

Gebruikte netwerkonderdelen voor digitaal verzenden ......................................................6

Novell NetWare-ondersteuning ..........................................................................................7

Omgevingsvereisten ...........................................................................................................8

2 HP DSS configureren

Werken met Digital Sending Software ......................................................................................9

Tabblad Algemeen .............................................................................................................9

Tabblad E-mail ..................................................................................................................10

Tabblad Secundaire e-mail ...............................................................................................13

Tabblad Verificatie ............................................................................................................15

Tabblad Fax ......................................................................................................................17

Tabblad Mappen ...............................................................................................................19

Tabblad Workflows ...........................................................................................................22

Tabblad Adressering ........................................................................................................30

Tabblad Voorkeuren .........................................................................................................33

Tabblad MFP-configuratie ................................................................................................34

Tabblad Log ......................................................................................................................37

Tabblad Info ......................................................................................................................37

De configuratie testen .............................................................................................................37

De software verwijderen ..........................................................................................................37

De software verwijderen met het verwijderprogramma ....................................................38

Software verwijderen met de functie Software .................................................................38

3 Het digitale verzendapparaat beheren

De geïntegreerde webserver en HP Web Jetadmin gebruiken ..............................................39

De geïntegreerde webserver ............................................................................................39

HP Web Jetadmin .............................................................................................................42

Menu's van het bedieningspaneel gebruiken .........................................................................43

Menu Informatie ................................................................................................................43

Menu Apparaat configureren ............................................................................................43

Menu Diagnostiek .............................................................................................................55

Menu Service ....................................................................................................................56

Beveiliging instellen .................................................................................................................57

NLWW Inhoudsopgave iii

Toegang tot de software beperken ...................................................................................57

Beveiligingsvergrendeling .................................................................................................58

Werken met adresboeken .......................................................................................................58

HP DSS-adresboeken wissen ..........................................................................................58

Verificatie en beschikbaarheid van het adresboek ...........................................................58

Werken met de activiteitenlog .................................................................................................61

De firmware upgraden .............................................................................................................62

De huidige versie van de firmware bepalen .....................................................................63

De nieuwe firmware downloaden vanaf de website van HP ............................................63

De firmware via een directe netwerkverbinding bijwerken met behulp van FTP .............63

De firmware upgraden met behulp van HP Web Jetadmin ..............................................65

De firmware van HP Jetdirect Inside bijwerken ................................................................65

De hardware onderhouden .....................................................................................................66

Het digitale verzendapparaat reinigen ..............................................................................66

Het mylarvel vervangen ....................................................................................................69

Diagnostiek .......................................................................................................................70

De scanner kalibreren ......................................................................................................71

De ADF-onderhoudskit .....................................................................................................72

4 Problemen oplossen

Bronnen voor informatie over problemen ...............................................................................73

Storingen .................................................................................................................................74

Storingen vermijden ..........................................................................................................75

Storingen verhelpen .........................................................................................................75

Bedieningsproblemen .............................................................................................................76

Foutberichten op het bedieningspaneel ..................................................................................82

Foutberichten HP MFP DSS Configuration Utility ...................................................................90

Berichten in het logbestand van het digitale verzendapparaat ...............................................93

Berichten uit het Windows-logbestand ...................................................................................95

Problemen oplossen bij SMTP- en LDAP-servers ..................................................................97

Controleer het adres van de LDAP-server .......................................................................97

Een LDAP-adres controleren ............................................................................................98

Problemen oplossen met de LDAP-procedure Instellingen zoeken ................................98

Een SMTP-serveradres zoeken .......................................................................................99

Controleer een SMTP-adres .............................................................................................99

LED-betekenissen .................................................................................................................100

Bijlage A Service en ondersteuning

Beperkte garantieverklaring van Hewlett-Packard voor de hardware ..................................101

Beperkte garantieverklaring Hewlett-Packard voor software ................................................102

Informatie over service en ondersteuning .............................................................................104

Onderhoudsovereenkomsten van HP ...................................................................................104

Service op de volgende dag op locatie ..........................................................................104

Bijlage B Specificaties

Specificaties van het digitale verzendapparaat ....................................................................105

Bijlage C Overheidsinformatie

Inleiding .................................................................................................................................107

FCC regulations ....................................................................................................................108

iv NLWW

Programma voor milieuvriendelijke producten ......................................................................109

Bescherming van het milieu ...........................................................................................109

Stroomverbruik ...............................................................................................................109

Kunststoffen ....................................................................................................................109

Informatie over materialen en recycling .........................................................................109

Conformiteitsverklaring .........................................................................................................111

Land-/regiospecifieke veiligheidsvoorschriften .....................................................................112

Canadese DOC-verklaring .............................................................................................112

EMI-verklaring (Korea) ...................................................................................................112

VCCI-verklaring (Japan) .................................................................................................112

Index

NLWW Inhoudsopgave v

vi NLWW

Informatie over het digitale

1

verzendapparaat

De HP 9200C Digital Sender wordt rechtstreeks op uw netwerk aangesloten en maakt
gebruik van het HP Digital Sending Software-programma (HP DSS) om documenten,
tekeningen en foto's in zwart-wit en kleur te scannen en op te slaan in een elektronische
indeling en deze vervolgens naar verschillende soorten bestemmingen te verzenden.

● E-mail - Scan een document en verzend het naar een of meerdere e-mailontvangers in

de vorm van een .PDF-, .JPEG-, .TIFF- of .MTIFF-bestand.

● Secundaire (veilige) e-mail - Verzend een document met een veilige e-mailoplossing

van derden.

● Fax - Scan een document en verzend het naar een LAN-fax- (lokaal netwerk), Internet-

fax- of Windows® 2000-faxbestemming. (Het apparaat biedt geen ondersteuning voor

analoge faxapparaten.)

● Workflow - Scan een document en sla het op in een netwerkmap of een FTP-site (File

Transfer Protocol) in combinatie met aanvullende informatie over het document.

Vervolgens kunt u met een toepassing van derden de informatie ophalen en ontcijferen

en de gewenste actie uitvoeren op de gescande afbeelding. U kunt bovendien een

printer instellen als workflowbestemming, zodat gescande documenten kunnen worden

afgedrukt.

● Netwerkmap - Scan een document en verzend het naar een map op het netwerk.

Het digitale verzendapparaat bevat een flatbedscanner en een automatische
documentinvoer (ADF) die geschikt is voor 50 pagina's.

Het digitale verzendapparaat biedt ondersteuning voor netwerkverificatie, zodat u er
desgewenst voor kunt kiezen dat gebruikers zich moeten aanmelden voordat zij de digitale
verzendopties kunnen gebruiken. Het apparaat biedt ook ondersteuning voor LDAP
(Lightweight Directory Access Protocol) om e-mailadressen te zoeken op directoryservers
die zich elders op een netwerk bevinden.

De installatie is eenvoudig een kwestie van het apparaat aansluiten op uw netwerk, het
meegeleverde HP DSS-programma installeren en de digitale verzendfuncties configureren.
Het digitale verzendapparaat functioneert als een onafhankelijke eenheid op het netwerk en
er zijn geen netwerkrechten vereist voor het beheer.

NLWW 1

Functies

Het digitale verzendapparaat heeft de volgende kenmerken:

● Digitaal verzenden - Gescande bestanden naar e-mailadressen, faxbestemmingen,

netwerkmappen en workflow-mappen verzenden. De digitale verzendfuncties worden

uitgevoerd door de HP Digital Sending Software (HP DSS), die bij het apparaat wordt

meegeleverd.

● ADF - De ADF voor Legal-formaat accepteert maximaal 50 pagina's en beschikt over

een ingebouwde duxplexeenheid voor het scannen van dubbelzijdige documenten.

● Bedieningspaneel met interactief touchscreen - Intuïtieve menu's en wizards op het

scherm helpen u bij het uitvoeren van digitale verzendtaken.

● Flatbedscanner - De scanner voor A4-/Letter-formaat kan documenten zowel in zwart-

wit als kleur scannen en kan daarnaast het gebied tot slechts 1 mm vanaf de papierrand

scannen.

● Geheugen - Het apparaat beschikt standaard over een RAM-geheugen (Random

Access Memory) van 128 megabytes (MB).

● Harde schijf - Het apparaat beschikt over een interne harde schijf van 20 gigabytes

(GB) voor het opslaan van documenten en instellingen.

● Aansluitingen - Het apparaat wordt geleverd met een 10/100Base-T-poort en een EIO-

uitbreidingssleuf (Enhanced Input/Output) voor aansluitingen.

● HP Jetdirect Inside - Een geïntegreerde HP Jetdirect printserver is in het apparaat

geïntegreerd om betrouwbare netwerkverbindingen te bieden.

Specificaties

Hier volgen de specificaties van het digitale verzendapparaat.

Papierverwerking

De HP 9200C Digital Sender biedt ondersteuning voor de volgende standaardpapierformaten:

● Letter: 215,9 x 279 mm

● Executive: 190 x 254 mm

● A4: 210 x 297 mm

● A5: 148 x 210 mm

● B5: 176 x 250 mm

● Legal (alleen vanuit ADF): 215,9 x 355,6 mm

Papiergewicht: 60 tot 120 g/m²

Er kunnen 50 vellen papier worden gestapeld in de ADF en de stapel mag maximaal 5 mm
hoog zijn.

2 Hoofdstuk 1 Informatie over het digitale verzendapparaat NLWW

Prestaties

In de volgende gedeelten vindt u prestatiegegevens van het digitale verzendapparaat.

Prestaties van de ADF

In de volgende tabel ziet u hoeveel pagina's per minuut (ppm) kunnen worden afgedrukt met
de ADF van het digitale verzendapparaat.

Modus Dots per inch (dpi) Snelheid (ppm), A4 Snelheid (ppm),

Letter

Modus enkelzijdig monochroom 600 x 600 29 30

Modus enkelzijdig monochroom 600 x 300 46 47

Modus enkelzijdig kleur 600 x 300 29 30

Opmerking

Modus dubbelzijdig
monochroom

Modus dubbelzijdig
monochroom

Modus dubbelzijdig kleur 600 x 300 18 18

600 x 600 18 18

600 x 300 24 24

Prestaties van flatbedscanner

In de volgende tabel ziet u hoeveel seconden elke scancyclus van de flatbedscanner duurt.

Deze prestatiewaarden hebben alleen betrekking op het scannen. De tijd die vereist is voor
het verwerken en het verzenden van het gescande bestand door het digitale
verzendapparaat, is niet opgenomen in de waarden.

Modus dpi Snelheid (seconden), A4 Snelheid (seconden), Letter

Zwart-wit 600 x 600 4,1 3,9

Zwart-wit 600 x 300 3,1 3,0

Kleur 600 x 600 5,9 5,6

Afdrukvolume

● Het maximale afdrukvolume is een totaalaantal van 60.000 gescande afbeeldingen per

maand.

● Het gemiddelde afdrukvolume is een totaalaantal van 3600 gescande afbeeldingen per

maand.

NLWW Specificaties 3

Onderdelen van het digitale verzendapparaat

In de volgende afbeelding worden de onderdelen van het digitale verzendapparaat
weergegeven.

1 Ontgrendelingsknop voor papierstoringen
2 Bedieningspaneel
3 Aan-/uitschakelaar
4 Uitvoerlade
5 ADF-invoerlade

6 ADF-kabel
7 Kabel van bedieningspaneel
8 10/100Base-T-netwerkpoort
9 EIO-poort
10 Aansluiting voor voedingskabel

4 Hoofdstuk 1 Informatie over het digitale verzendapparaat NLWW

11 Scannervergrendeling
12 Serienummer

In de volgende afbeelding worden de functies op het bedieningspaneel van het digitale
verzendapparaat weergegeven.

3

12

11

10

9

1 Grafisch display met touchscreen
2 Numeriek toetsenbord
3 H

ERSTEL

-knop

4 M

ENU

-knop

5 S

LUIMER

-knop en -LED

6 S

TATUS

-knop

7 S

TOP

-knop

8 S

TART

-knop en LED

9 Waarschuwings-LED
10 Gegevens-LED
11 Klaar-LED
12 Instelwiel voor contrast

1

2

4

5

6

7

8

NLWW Specificaties 5

Omgeving en netwerk

Hier volgen richtlijnen voor de omgeving en het netwerk waarin het product moet worden
gebruikt.

Omgevingscondities

Installeer het apparaat op een locatie met een temperatuur en een luchtvochtigheid die zich
binnen het volgende bereik bevinden.

VOORZICHTIG

De bedrijfsomgeving moet stabiel zijn en er mogen geen plotselinge wijzigingen in de
temperatuur of luchtvochtigheid optreden die kunnen leiden tot schade aan het apparaat.
Wacht twee uur voordat u het apparaat in gebruik neemt als u het hebt verplaatst van een
koude omgeving naar een warme omgeving.

Temperatuur

In bedrijf 0° tot 40°C

Opslag -40° tot 60°C

Luchtvochtigheid

In bedrijf 15 tot 80% niet-condenserend (tot 40°C)

Opslag 15 tot 90% (tot 60°C)

Gebruikte netwerkonderdelen voor digitaal verzenden

In de volgende tabel worden de netwerkonderdelen beschreven die worden gebruikt voor
digitaal verzenden.

Onderdeel Beschrijving

Netwerkserver waarop Windows® 2000
Professional, Server of Advanced Server of
Windows XP Professional, Windows Server
2003 Standard of Enterprise Server wordt
uitgevoerd

Netwerk Fast Ethernet 100Base-TX of Ethernet 10Base-T

De server bevat de volgende onderdelen:

● HP DSS

● HP MFP DSS Configuration Utility - hiermee

worden digitale verzendfuncties
geconfigureerd en gecontroleerd wanneer
het HP DSS-programma is geïnstalleerd.

● Windows 2000-faxservice - alleen vereist

wanneer de faxservice van Windows 2000
de methode voor faxoverdracht is.

6 Hoofdstuk 1 Informatie over het digitale verzendapparaat NLWW

Onderdeel Beschrijving

Digitale verzendapparaten of multifunctionele
printers (MFP) van HP

Webbrowser Gebruikers kunnen vanaf elke computer op het

SMTP-gateway Deze gateway wordt gebruikt voor de digitale

LAN-faxserver Een LAN-faxserver is een netwerkapparaat

LDAP-server Een LDAP-server is een directoryserver die de

Een HP DSS kan ondersteuning bieden voor
maximaal 250 HP 9200C Digital Senders of
MFP-producten op één netwerk. Elke apparaat
kan afzonderlijk voor alle opties voor digitaal
verzenden worden geconfigureerd.

Opmerking

HP DSS biedt geen ondersteuning voor
HP 9100C of 8100C Digital Senders.

netwerk het digitale verzendapparaat
configureren via een browser met behulp van
HP Web Jetadmin of de geïntegreerde
webserver van het digitale verzendapparaat.

verzendopties voor e-mail en Internet-fax.

waarmee het verzenden en ontvangen van grote
aantallen faxtaken centraal wordt verwerkt. U
kunt het digitale verzendapparaat configureren
met behulp van HP DSS om uitgaande faxen via
een LAN-faxserver te leiden.

namen en e-mailadressen van ontvangers bevat
en ondersteuning biedt voor LDAP (Lightweight
Directory Access Protocol). HP DSS maakt
gebruik van de LDAP-server om adressen op te
halen voor het adresboek van het digitale
verzendapparaat.

FTP-server U kunt een FTP-server (File Transfer Protocol)

gebruiken als bestemming voor documenten die
zijn gescand met het digitale verzendapparaat.

Domeincontroller/Novell-directoryserver Ter ondersteuning van gebruikersverificatie moet

het digitale verzendapparaat toegang tot een
domeincontroller of Novell-directoryserver
hebben om de aanmeldingsgegevens van de
gebruiker te controleren.

Netwerkprinter U kunt een netwerkprinter gebruiken als

bestemming voor documenten die zijn gescand
met het digitale verzendapparaat.

Novell NetWare-ondersteuning

Als er Novell-bestandsservers worden gebruikt op het netwerk, kunt u met HP DSS
bestanden naar netwerkmappen schrijven en ondersteuning bieden voor netwerkmappen
die zich op Novell-servers bevinden. De Novell-clientsoftware moet op de juiste wijze op het
netwerk zijn geïnstalleerd en geconfigureerd voordat u specifieke eigenschappen voor
Novell kunt configureren in de HP DSS.

NLWW Omgeving en netwerk 7

Ter ondersteuning van de Novell NetWare-verificatie en Novell-bestemmingen voor digitaal
verzenden, zijn de volgende onderdelen vereist voor HP DSS:

● Novell NetWare versie 3.12, 3.2, 4.11, 4.2, 5 of 6 moet worden uitgevoerd op de Novell

NetWare-server

-EN-

● Novell NetWare Client versie 4.6 (of hoger) moet zijn geïnstalleerd op de Windows-

computer die gebruikmaakt van de HP DSS.

Omgevingsvereisten

In de volgende afbeeldingen wordt weergegeven hoeveel ruimte vereist is voor de
HP 9200C Digital Sender.

Opmerking

Achter het digitale apparaat moet een ruimte van 90 mm (3,5 inch) overblijven om de
bovenkant volledig te kunnen openen.

8 Hoofdstuk 1 Informatie over het digitale verzendapparaat NLWW

HP DSS configureren

2

Zonder de HP DSS-service kan het digitale verzendapparaat alleen documenten scannen
en deze verzenden als bijlage bij een e-mailbericht. Desgewenst kan het digitale
verzendapparaat op deze manier worden gebruikt zonder de HP DSS-service te installeren.
De e-mailinstellingen kunnen worden geconfigureerd via de menu's van het
bedieningspaneel. Als u echter alle andere digitale verzendfuncties wilt benutten, met
inbegrip van verzenden naar map, verzenden naar fax en verzenden naar workflow, moet de
HP DSS-service worden geïnstalleerd.

De digitale verzendfuncties moeten in de HP DSS-service worden geconfigureerd voordat
deze beschikbaar kunnen worden gemaakt op het apparaat. In dit gedeelte wordt
beschreven hoe u deze digitale verzendfuncties configureert.

Werken met Digital Sending Software

Opmerking

Zie de Beknopte handleiding voor de HP 9200C Digital Sender voor instructies over de wijze
waarop u het digitale verzendapparaat uitpakt, de software installeert en de eerste
configuratie uitvoert. In de volgende instructies worden de configuratieopties uitgebreid
beschreven.

Configureer alle opties voor digitaal verzenden met de HP MFP Digital Sending Software
Configuration Utility. Elke functie die is ingeschakeld, wordt als optie weergegeven op het
bedieningspaneel van het digitale verzendapparaat.

Open het programma op de volgende manier.

1. Klik op de server waarop HP DSS is geïnstalleerd achtereenvolgens op Start,

Programma's, Hewlett-Packard, HP MFP Digital Sending Software en
Configuration Utility.

2. Selecteer in het dialoogvenster HP Digital Sending Software Configuration de optie
Deze computer en klik op OK.

Tabblad Algemeen

Op het tabblad Algemeen vindt u informatie over HP DSS-licenties en contactgegevens van
de beheerder.

NLWW Werken met Digital Sending Software 9

Als dit de eerste keer is dat de HP Digital Sending Software wordt geïnstalleerd, is de
software gedurende een bepaalde periode volledig functioneel in de proeflicentiemodus. Op
het tabblad Algemeen in het gedeelte Licenties wordt “Proeflicentie” weergegeven. De
resterende tijd van de proefperiode wordt hier weergegeven. Als de proefperiode is
verstreken, kan de software niet meer worden gebruikt tot een geldige licentie wordt
geïnstalleerd.

Het digitale verzendapparaat wordt geleverd met een licentie voor één werkplek. Er kunnen
aanvullende licenties worden geleverd voor 1, 5, 10 en 50 werkplekken. Met elke
werkpleklicentie kunt u de digitale verzendfuncties van de MFP Digital op één digitaal
verzendapparaat of MFP inschakelen. U kunt zoveel licenties installeren als u wilt om de
software op meer werkplekken te gebruiken, maar een server biedt ondersteuning aan
maximaal 250 apparaten.

Klik op Toevoegen om de licentiecode voor de HP Digital Sending Software in te voeren.

Typ de contactgegevens van de beheerder in het gedeelte Beheerdersgegevens op dit
tabblad. Schakel het selectievakje Contact opnemen met de beheerder bij kritieke fouten
in als u een e-mailbericht wil ontvangen wanneer fouten optreden die tussenkomst van de
beheerder vereisen.

Opmerking

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over dit tabblad.

Tabblad E-mail

Het apparaat kan worden gebruikt om e-mailberichten via SMTP te verzenden naar
internetadressen. Bij de verzending van deze berichten wordt SMTP-MIME gebruikt. Het
wordt ten zeerste aanbevolen om de SMTP-gateway op uw eigen lokale netwerk te
installeren. U kunt het product echter ook configureren voor e-mailfunctionaliteit wanneer uw
e-mailservices via een DSL-verbinding worden geleverd door een externe internetprovider.

Als uw server dit ondersteunt, kunt u e-mail verzenden via ESMTP (Extended SMTP). Deze
mogelijkheid wordt automatisch gedetecteerd. Hiervoor zijn geen configuratie-instellingen
nodig. De e-mailservice is ook compatibel met de DSN-standaard (Delivery Status
Notification).

Het document dat door het apparaat wordt gescand, wordt als bijlage toegevoegd aan een e­mailbericht. De meest gebruikte bestandsindeling voor de bijlagen is PDF (Portable
Document Format). Hiermee kunnen ontvangers de e-mailbijlage zowel bekijken als
afdrukken. Voor het bekijken van PDF-bestanden kunnen gebruikers een gratis exemplaar
van Adobe® Acrobat® Reader downloaden vanaf de website van Adobe Systems
Incorporated (http://www.adobe.com).

Via het tabblad E-mail van het configuratieprogramma kunnen de SMTP-servers worden
ingesteld die door HP DSS worden gebruikt voor het verzenden van e-mail.

10 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

SMTP-servers toevoegen

1. Klik op Servers zoeken om alle SMTP-servers op het netwerk te vinden.

2. Een lijst met SMTP-servers wordt weergegeven. Selecteer een of meer servers en klik
op OK. De geselecteerde SMTP-gatewayservers worden weergegeven in de lijst SMTP-

gatewayserver.

Opmerking

NLWW Werken met Digital Sending Software 11

Als er geen SMTP-servers worden gevonden, klikt u op de knop Toevoegen op het tabblad
E-mail. Vervolgens kunt u de SMTP-server handmatig toevoegen door de hostnaam of het
IP-adres van de SMTP-server in te voeren.

3. Selecteer elke server en klik op de knop Bewerken…

Het dialoogvenster SMTP-gateway bewerken wordt geopend.

4. Als u een maximale bestandsgrootte wilt instellen voor de opgegeven SMTP-gateway,
selecteert u deze in de vervolgkeuzelijst Maximum bestandsgrootte. Als een e-
mailbijlage groter is dan deze bestandsgrootte, wordt de bijlage verdeeld in twee of
meer kleinere bijlagen.

5. Klik op Test om te controleren of de SMTP-gateway aanwezig is.

Opmerking

Controleer het gateway-adres als de test mislukt en vraag aan uw netwerkbeheerder of de
SMTP-server wel actief is.

6. Klik op OK om de SMTP-instellingen op te slaan.

12 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

7. Voeg zo nodig meer SMTP-servers toe en gebruik de pijltjestoetsen bij Verplaatsen om
de volgorde te wijzigen.

Opmerking

8. Klik op Toepassen om de e-mailinstellingen op te slaan.

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over dit tabblad.

Tabblad Secundaire e-mail

Een aantal softwarefabrikanten biedt services voor de veilige verzending van e­mailberichten. Omtool biedt bijvoorbeeld een veilige e-mailoplossing waarmee e­mailberichten worden versleuteld en de ontvangers worden geverifieerd voordat het e­mailbericht kan worden verstuurd. Dankzij deze programma's kunnen organisaties nieuwe
wetten naleven die van kracht zijn geworden zoals wetten voor elektronische ondertekening
en de HIPAA-richtlijnen voor de elektronische levering van vertrouwelijke documenten. De
secundaire e-mailfunctie is speciaal ontworpen om met dit soort softwareprogramma's te
kunnen werken en is bedoeld voor gebruikers die extra gegevensbeveiliging nodig hebben.
Secundaire e-mail verschilt van normale e-mail omdat bij secundaire e-mail het
gegevensverkeer tussen het apparaat en de HP DSS-server wordt gecodeerd. In de
directory van het DSS-programma op de HP DSS-server wordt in de map “\HPEMAIL2” een
e-mailbericht gemaakt dat voldoet aan de rfc822-standaard en waaraan de gescande
gegevens zijn toegevoegd als MIME-bijlage. De toepassing van derden die deze map
controleert, verwerkt vervolgens het e-mailbericht en verstuurt dit op een veilige manier.

NLWW Werken met Digital Sending Software 13

Op het tabblad Secundaire e-mail vindt u instellingen voor de secundaire e-mailoptie.

1. Schakel het selectievakje Verzenden naar secundaire e-mail inschakelen in om deze
optie te activeren.

Opmerking

2. De naam van deze functie kan worden gewijzigd zodat deze beter in overeenstemming
is met de functionaliteit van het programma van derden (bijvoorbeeld Beveiligde of
Gecodeerde e-mail). De naam die hier wordt vermeld, wordt weergegeven op het
startscherm van het bedieningspaneel van het digitale verzendapparaat. Gebruik het
veld Weergavenaam startscherm om de weergavenaam op te geven. Typ een
willekeurige naam in het vak Weergavenaam startscherm of selecteer een van de
volgende mogelijkheden:

● Secundaire e-mail

● Beveiligde e-mail

● Speciale e-mail

3. Klik op de knop Geavanceerd... om eventuele X-kopteksten op te geven die u aan de e­mail wilt toevoegen.

X-kopteksten bieden de beheerder de mogelijkheid een door de gebruiker gedefinieerde
kop te maken die wordt ingevoegd in het rfc822-bestand voor elk secundair e­mailbericht dat wordt verzonden door het digitale verzendapparaat. Vervolgens kunnen
acties op basis van deze kopgegevens worden uitgevoerd door het e­mailsoftwareprogramma van derden.

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over dit tabblad.

14 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

Tabblad Verificatie

Met het tabblad Verificatie bepaalt u hoe gebruikers worden geverifieerd wanneer zij
gebruikmaken van de digitale verzendfuncties. Verificatie is een belangrijke
beveiligingsfunctie van het digitale verzendapparaat. Het wordt ten zeerste aangeraden de
verificatie in te schakelen op het digitale verzendapparaat om onbevoegd gebruik te
voorkomen.

Verificatie bestaat uit twee afzonderlijke onderdelen. Allereerst worden de gegevens van de
gebruiker door het apparaat gecontroleerd met behulp van de geselecteerde
verificatiemethode. Vervolgens wordt geprobeerd het e-mailadres van de gebruiker te
vinden in de database van een LDAP-server, waarbij de instellingen van uw LDAP-server
worden gebruikt. Als een van de stappen niet kan worden voltooid, krijgt de gebruiker geen
toegang tot de digitale verzendfuncties. Bij deze twee stappen wordt gebruikgemaakt van
twee verschillende technologieën (een verificatieserver en een LDAP-server). Alleen in het
geval van de LDAP-servermethode worden beide stappen met behulp van de LDAP-server
voltooid.

Schakel verificatie in door een optie te selecteren in de vervolgkeuzelijst
Verificatiemethode. De volgende opties zijn beschikbaar:

● Geen

● Microsoft® Windows

● LDAP-server

● Novell NDS (als Novell-clientsoftware aanwezig is)

● Novell Bindery (als Novell-clientsoftware aanwezig is)

LDAP-configuratie

Nadat u op het tabblad Verificatie een verificatiemethode hebt geselecteerd, worden de
LDAP-instellingen weergegeven. Het apparaat maakt gebruik van LDAP om het e-mailadres
voor de geverifieerde gebruiker op te halen. Nadat de gebruiker geldige gegevens heeft
ingevoerd, wordt deze informatie vergeleken met een attribuut in de LDAP-database. Zodra
een overeenkomst is gevonden en de gebruiker is geïdentificeerd in de database, wordt het
e-mailadres van de gebruiker opgehaald met behulp van een ander databaseattribuut. De
volgende LDAP-instellingen zijn onder andere beschikbaar:

● Opties voor het instellen van HP DSS om toegang te verkrijgen tot de LDAP-server

● Opties voor het zoeken van e-mailadressen van gebruikers in de database

NLWW Werken met Digital Sending Software 15

De LDAP-server configureren

4

5

1

1. Klik op de knop Servers zoeken. Er worden nu LDAP-servers gezocht op het netwerk
en afhankelijk van uw netwerkconfiguratie kan om uw gebruikersnaam en wachtwoord
voor het netwerk worden gevraagd. Het dialoogvenster Selecteer LDAP-server
verschijnt vervolgens met een lijst van LDAP-servers op het netwerk.

Opmerking

Opmerking

2. Selecteer de LDAP-server die u wilt gebruiken. De informatie over de geselecteerde
server wordt weergegeven.

3. Klik op OK om de geselecteerde server te accepteren. De gegevens van de server
worden ingevuld op het tabblad Verificatie.

4. Klik op Instellingen zoeken. De serverinstellingen verschijnen in een dialoogvenster.
Klik op Ja om de instellingen te accepteren.

5. Klik op de knop Test op het tabblad Verificatie om de instellingen te testen. In het
dialoogvenster Gebruikersverificatie testen kunt u de aanmeldingsgegevens van een
gebruiker voor het netwerk invoeren om te testen of er inderdaad e-mailadressen
kunnen worden opgehaald met behulp van LDAP.

Als met de functie Servers zoeken geen LDAP-servers worden gevonden, kunt u de
hostnaam of het IP-adres van de LDAP-server rechtstreeks invoeren in het tekstvak LDAP-
server en vervolgens via de knop Instellingen zoeken de serverinstellingen ophalen.
Raadpleeg
geen communicatie met de LDAP-server mogelijk is, kunt u het beste contact opnemen met
uw netwerkbeheerder.

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over dit tabblad.

Problemen oplossen bij SMTP- en LDAP-servers voor meer informatie. Als er

16 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

Tabblad Fax

Als deze functie is ingeschakeld, kunnen gebruikers rechtstreeks vanaf het apparaat faxen
verzenden. Zij kunnen bestemmingen uit een adresboek selecteren als er een is geladen of
faxnummers invoeren op het bedieningspaneel. Een document kan naar meerdere
faxnummers worden verzonden.

Op het tabblad Fax van het configuratieprogramma vindt u alle faxinstellingen voor HP DSS.

Als u de faxopties wilt configureren, selecteert u eerst de faxverzendmethode in de
vervolgkeuzelijst Faxmethode. De volgende opties zijn beschikbaar:

● Geen

● LAN-fax

● Internet-fax

● MS Windows 2000 Fax

Afhankelijk van de geselecteerde methode worden de instellingen die van toepassing zijn,
weergegeven op het tabblad Fax. Vul deze instellingen in om het faxconfiguratieproces te
voltooien.

Een LAN-faxservice instellen

U geeft als volgt instellingen op voor het verzenden van faxen vanaf het digitale
verzendapparaat via de LAN-faxservice van het netwerk.

1. Ga naar het tabblad Fax en selecteer LAN-fax in de vervolgkeuzelijst.

2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Productnaam de naam van uw LAN-faxsoftware.

3. Klik op de knop Geavanceerd om de in- en uitvoeropties van uw LAN-fax in te stellen.

NLWW Werken met Digital Sending Software 17

4. Selecteer via de knop Bladeren de netwerkmap die door uw faxsoftware wordt gebruikt.

5. Vul zo nodig het gedeelte Aanmeldingsgegevens voor toegang tot map in. Via de
knop Controleren van toegang tot map kunt u de aanmeldingsgegevens testen.
Controleer ook of u toegang hebt tot die map.

6. Klik op Toepassen om de LAN-faxinstellingen op te slaan.

Een Internet-faxservice instellen

Met een Internet-faxservice worden faxen verzonden via e-mail. Bij gebruik van HP DSS
geeft de gebruiker een faxnummer op aan het apparaat en vervolgens wordt het e­mailbericht op de achtergrond gemaakt en verzonden.

1. Ga naar het tabblad Fax en selecteer Internet-fax in de vervolgkeuzelijst.

2. Typ de domeinnaam van uw internetfaxprovider in het tekstvak Domein Faxprovider,
bijvoorbeeld efax.com. HP DSS maakt een e-mailbericht met een adres dat is
gebaseerd op het ingevoerde telefoonnummer en de domeinnaam, bijvoorbeeld
[telefoonnummer]@efax.com.

3. Typ een geldig e-mailadres in het tekstvak Standaard Fax-account e-mailadres. Dit e­mailadres wordt door de faxservice gebruikt om kosten in rekening te brengen en om
geretourneerde of mislukte verzendingen van Internet-faxberichten terug te zenden.

4. Schakel het selectievakje in als u wilt dat het e-mailadres van de geverifieerde gebruiker
wordt ingesteld als retouradres.

5. Klik op Toepassen om de Internet-faxinstellingen op te slaan.

18 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

Een Windows 2000-faxservice instellen

Om gebruik te kunnen maken van de Windows 2000-faxservice moet er een faxmodem op
de HP DSS-server zijn geïnstalleerd.

1. Ga naar het tabblad Fax en selecteer MS Windows 2000 Fax in de vervolgkeuzelijst.

2. Klik op de knop Faxeigenschappen. Het dialoogvenster Faxconsole van Windows
wordt geopend. Gebruik zo nodig het menu Extra om instellingen op te geven.

3. Klik op Toepassen om de Windows 2000-faxinstellingen op te slaan.

Opmerking

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over het tabblad Fax.

Tabblad Mappen

Gebruik het tabblad Mappen voor het instellen van de functie Verzenden naar map. Om
deze optie te activeren, schakelt u het selectievakje Verzenden naar map inschakelen in.

NLWW Werken met Digital Sending Software 19

Mappen toevoegen aan de lijst met mappen

1. Klik op Toevoegen… om een nieuwe map toe te voegen. Het dialoogvenster Vooraf
gedefinieerde map toevoegen verschijnt.

2. Voer een naam in voor de map in het tekstvak Aliasnaam. Deze naam verschijnt op het
display van het bedieningspaneel.

20 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW

3. Klik op Bladeren… om naar de locatie van een map te bladeren. Klik vervolgens op OK
om de locatie te accepteren.

Opmerking

De ondersteunde besturingssystemen voor mapbestemmingen zijn Windows 98, Windows
NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 en Novell NetWare.

4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Toegangsgegevens de toegangsgegevens voor de
map. Als Openbaar is geselecteerd, gebruikt het programma de
Aanmeldingsgegevens voor toegang tot Openbare mappen op het tabblad Mappen.
Als MFP-gebruiker is geselecteerd, gebruikt het programma de aanmeldingsgegevens
waarmee de gebruiker is aangemeld op het apparaat.

5. Klik op OK om de instellingen op te slaan. De nieuwe map wordt aan de lijst toegevoegd.

6. Herhaal stap 1 t/m 5 om meer mappen toe te voegen.

7. Voer openbare aanmeldingsgegevens in om toegang te verkrijgen tot de mappen op het
tabblad Mappen onder Aanmeldingsgegevens voor toegang tot Openbare mappen.
Deze informatie is vereist voordat u de lijst met mappen kunt opslaan.

8. Klik op Toepassen om de nieuwe mappen op te slaan.

Opmerking

NLWW Werken met Digital Sending Software 21

Klik op de knop Help om meer informatie te ontvangen over dit tabblad.

Tabblad Workflows

Met workflows kunnen gebruikers een document scannen en dit doorsturen naar een
willekeurige workflow-bestemming. De workflow-functie biedt gebruikers de mogelijkheid om
extra informatie mee te sturen in de vorm van een bestand dat samen met het gescande
document wordt opgeslagen op een opgegeven netwerk- of FTP-locatie. Via prompts op het
bedieningspaneel wordt om specifieke informatie gevraagd. Met het programma van derden
waarmee de netwerkmap of FTP-site wordt gecontroleerd, kunt u vervolgens de informatie
ophalen en ontcijferen en de gewenste bewerking uitvoeren op de gescande afbeelding.
Bovendien kunt u een printer instellen als workflow-bestemming, zodat gescande
documenten rechtstreeks op een netwerkprinter kunnen worden afgedrukt.

Het tabblad Workflows wordt gebruikt om workflow-processen in te stellen die worden
gebruikt met toepassingen van derden. Schakel eerst boven aan het tabblad het
selectievakje Workflows inschakelen in als u deze functie wilt activeren.

Een workflow-proces wordt gemaakt op basis van drie onderdelen:

● De workflow-groep, die bepaalt welke workflow-menu's en formulieren beschikbaar zijn

op het bedieningspaneel van het digitale verzendapparaat.

● Het workflow-menu, waarmee logische groepen met workflow-formulieren worden

gemaakt.

● Het workflow-formulier, waarmee informatie wordt verzameld die door de gebruiker

wordt ingevoerd op het bedieningspaneel voordat een taak van het type verzenden naar
workflow wordt gestart.

22 Hoofdstuk 2 HP DSS configureren NLWW