Hp 9200C, LASERJET 4345MFP, COLOR LASERJET 9500MFP, LASERJET 9055MFP, LASERJET 9040 User Manual [fi]

hp mfp digital

sending software

4

käyttö

hp mfp digital sending

4

software

käyttöopas

Tekijänoikeustiedot

© 2004 Copyright
Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Tämän materiaalin kopioiminen,
sovittaminen tai kääntäminen on kiellettyä,
paitsi tekijänoikeuslain sallimilla tavoilla.

Tämän asiakirjan tietoja voidaan muuttaa
ilman eri ilmoitusta.

HP-tuotetta koskeva takuu sisältyy
tuotekohtaisesti toimitettavaan rajoitetun
takuun antavaan takuutodistukseen. Mikään
tässä mainittu ei muodosta lisätakuuta. HP ei
ole vastuussa tämän aineiston teknisistä tai
toimituksellisista virheistä eikä puutteista.

Tässä käyttöoppaassa käsitellyn Hewlett­Packardin ohjelmistotuotteen käyttäjällä on
seuraavat oikeudet: a) oikeus tulostaa
käyttöoppaasta paperikopioita
HENKILÖKOHTAISEEN, YHTEISÖN tai
YRITYKSEN käyttöön sillä rajoituksella, että
paperikopioita ei myydä, jälleenmyydä tai
muutoin saateta yleiseen levitykseen ja b)
oikeus tallentaa tämä opas sähköisessä
muodossa sellaiseen verkkopalvelimeen,
jossa opas on vain KÄYTTÄJÄN tai
RAJATUN yhteisön käytettävissä.

Edition 3, 12/2007

HUOMAUTUS YHDYSVALTOJEN
VALTIONHALLINNON
TYÖNTEKIJÖILLE: KAUPALLISEN
TIETOKONEOHJELMISTON RAJOITETUT
OIKEUDET: "Valtionhallinnon työntekijöiden
suorittama käyttö, kopiointi tai ilmaiseminen
on rajoitettu DFARS 52.227-7013

-säädöksen alakappaleen (c)(1)(ii) Teknisten
tietojen oikeudet -pykälän mukaan."

Tällä tuotteella kopioitu materiaali saattaa
olla suojattu laeilla ja muilla säännöksillä,
kuten tekijänoikeuslaeilla. Asiakas vastaa
yksin kaikkien tällaisten lakien ja säännösten
noudattamisesta.

Tavaramerkki-ilmoitukset

®

Adobe

ja Acrobat® ovat Adobe Systems

Incorporatedin tavaramerkkejä.

®

Microsoft

, Windows® ja Windows NT® ovat
Microsoft Corporationin Yhdysvalloissa
rekisteröityjä tavaramerkkejä.

®

Pentium

on Intel Corporationin

Yhdysvalloissa rekisteröity tavaramerkki.
Kaikki muut mainitut merkit voivat olla

vastaavien yhtiöiden tavaramerkkejä.

Sisällys

Johdanto digitaaliseen lähettämiseen

Tietoja oppaasta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Tietoja digitaalisesta lähettämisestä . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Ohjauspaneelin käyttötavat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Lähettämisen vaiheet

Digital Sending Software -ohjelmiston käyttäminen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Lisätietoja

Luotavien asiakirjojen tiedostomuodot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Käyttäjän tunnistaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Kuvaile alkuperäistä -toiminnon asetukset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Skannausasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Digitaaliseen lähettämiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen

Käytönaikainen MFP-ohjejärjestelmä . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Mahdolliset ongelmat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

FIWW Sisällys iii

iv Sisällys FIWW

Johdanto digitaaliseen lähettämiseen

4

4

Tietoja oppaasta

Tässä oppaassa käsitellään HP MFP Digital Sending Software käyttämistä (DSS v.
Ohjelmiston avulla v oidaan laajentaa HP-monitoimilaitteen (MFP-laitteen) digitaalisia
lähetystoimintoja.

MFP-laitteen mukana toimitetussa käyttöoppaassa on lisätietoja seuraavista aiheista:

ohjauspaneelin, skannerin lukutason ja automaattisen asiakirjansyöttölaitteen (ADF)

●

käyttäminen
tulostusmateriaalin lisääminen

●

mekaanisten ongelmatilanteiden (esimerkiksi paperitukoksien) ja m uiden digitaaliseen

●

lähettämiseen liittyvien ongelmien selvittäminen.

FIWW Tietoja oppaasta 1

Tietoja digitaalisesta lähettämisestä

Digitaalinen lähettäminen on prosessi, jossa painettu asiakirja skannataan digitaaliseen m uotoon
MFP-laitteella ja lähetetään suoraan erityyppisiin kohteisiin.

●

Sähköposti

Lähettää asiakirjan liitetiedostona vähintään yhteen sähköpostiosoitteeseen. Vastaanottaja
voi tulostaa tai tallentaa digitaalisesti lähetetyt asiakirjat. Hän voi myös välittää asiakirjat
eteenpäin sekä avata ne eri ohjelmissa ja muokata niitä tarpeen mukaan.

●

Faksi

Lähettää asiakirjan vähintään yhteen faksilaitteeseen. Asiakirja välitetään vastaanottajalle
kuten tavallinen faksi.

●

Kansio

Lähettää asiakirjan vähintään yhteen jaettuun verkkokansioon. Käyttäjä voi valita kohteen
esimääritetystä kansioluettelosta tai määrittää kohteen ohjauspaneelista, jos hänen
käyttöoikeutensa on tunnistettu.

●

Toinen sähköpostiosoite

DSS-järjestelmänvalvoja määrittää MFP-laitteen ohjauspaneelin avaimen nimen. Tämä
toiminto on samanlainen kuin sähköpostitoiminto, ja siinä käytetään samoja kenttiä ja
osoitekirjoja.

●

Työnkulku

Työnkulkujen avulla MFP-laitteen käyttäjät voivat lähettää skannatun asiakirjan lisäksi muita
tietoja tiettyyn ver kkokohteeseen.

MFP-laitteella voi skannata mustavalkoisia ja värillisiä asiakirjoja. Aseta skannattava asiakirja
lasille tai automaattiseen asiakirjansyöttölaitteeseen. Lukutasolla voi skan nata erikokoisia ja

-tyyppisiä asiakirjoja. Mahdollisuudet vaihtelevat MFP-laitteen mukaan.

2 Johdanto digitaaliseen lähettämiseen FIWW

Ohjauspaneelin käyttötavat

MFP-laitteen ohjauspaneelia käytetään näppäimistön tai kosketusnäytön avulla. Käyttötapa
vaihtelee malleittain.

ALOITA-, LOPETA- ja PALAUTA-painikkeet toimintojen hallintaa

●

varten
Va lmis-, Data- ja Huomio-valot tilan ilmaisemiseen

●

numeronäppäimistö numeeristen tietojen näppäilemiseen.

●

Näppäimistö

Käyttötapojen väliset yhtäläisyydet

Erityiset ominaisuudet:

tietokoneen näppäimistöä muistuttava

●

näppäimistö tietojen kirjoittamista varten

-nuolipainikkeen, joilla siirrytään

●

näytön osasta toiseen

-painike, jolla valitaan kohteita ja

●

avataan valikkoja.

Esimerkki:

HP LaserJet 4100mfp

●

Kosketusnäyttö

Erityiset ominaisuudet:

kosketusnäyttö, jota koskettamalla

●

valitaan kohteet ja siirrytään kohteesta
toiseen näytössä

kosketusnäyttöön tuleva näppäimistö,

●

jolla kirjoitetaan kirjaimin annettavat
tiedot

Esimerkki:

HP LaserJet 9000mfp -sarja

●

Esimerkki:

HP LaserJet 9500mfp -sarja

●

FIWW Ohjauspaneelin käyttötavat 3

Lähettämisen vaiheet

Digital Sending Software -ohjelmiston käyttäminen

1 Pane asiakirja lukutasolle tai automaattiseen asiakirjansyöttölaitteeseen.
2 Valits e kohteen tyypp i:

Sähköposti
Faksi
Kansio
Toinen sähköpostiosoite
Työnkulku

Huomautus Järjestelmänvalvoja voi vaihtaa ohjauspaneelissa olevan toisen sähköpostinimen.

3 Kirjoita tiedot käyttäjätunnus ja salasana, jos ohjelma pyytää niitä.

Lisätietoja on kohdassa

T Käyttäjän tunnistaminen

4 Kirjoita kaikki tiedot, joita tarvitaan työn lähettämiseksi määritettyyn kohteeseen.

Sähköposti

Faksi
Kansio

Toinen
sähköpostiosoite

Työnkulku

5 Valinnainen. Vaihda skannattavan asiakirjan oletusasetuksia (esimerkiksi tiedostotyyppiä)

Asetukset-kohdassa.

Lisätietoja on kohdassa

T Skannausasetukset

6 Valinnainen. Muuta lähetettävän asiakirjan oletusasetuksia (esimerkiksi kokoasetusta)

Kuvaile alkuperäistä -kohdassa. Jos haluat lähettää asiakirjan kaksipuolisena,

alkuperäinen asiakirja tulee määrittää kaksipuoliseksi.

Kirjoita tiedot Lähettäjä:-, Vastaanottaja:-, Kopio:-, Piilokopio:-, Aihe:- ja

Viesti:-kenttiin. Käyttäjänimesi tai sähköpostiosoitteesi tulee näkyviin
Lähettäjä:-kenttään. Oletustietoa ei tällöin voi välttämättä muuttaa.

Kirjoita tiedot Vastaanottaja:-kenttään.
Valitse kohdekansio luettelosta tai kirjoita kansion polku, jos käyttäjätietosi on

tunnistettu.
Kirjoita tiedot Lähettäjä:-, Vastaanottaja:-, Kopio:-, Piilokopio:-, Aihe:- ja

Viesti:-kenttiin. Käyttäjänimesi tai sähköpostiosoitteesi tulee näkyviin
Lähettäjä:-kenttään. Et v oi muuttaa sitä.

Valitse ty önkulun kohde.
Kirjoita pyydetyt tiedot.

sivulla 6.

sivulla 8.

Lisätietoja on kohdassa

T Kuvaile alkuperäistä -toiminnon asetukset

7 Aloita lähettäminen painamalla A
8 Poista asiakirja lopuksi laitteen lasilta tai automaattisesta asiakirjansyöttölaitteesta.

4 Lähettämisen vaiheet FIWW

LOITA

sivulla 7.

-painiketta.

Lisätietoja

Luotavien asiakirjojen tiedostomuodot

Luotavan asiakirjan tiedostomuoto v aihtelee lähetysasetuksen mukaan. (Lisätietoja on alla
olevassa taulukossa.) Järjestelmänvalvoja määrittää kunkin lähetystoiminnon oletusasetukset.
Esimerkiksi sähköpostiasiakirjojen oletustiedostomuoto saattaa olla .PDF. Voit muuttaa
sähköpostitoiminnon asetuksia valitsemalla Asetukset.

Lähetysasetus Asiakirjan tiedostomuoto

Sähköposti Skannattu asiakirja lähetetään sähköpostiviestin liitetiedostona. Valitse liitetiedoston

Faksi Skannatusta asiakirjasta tulee faksiviesti.

tiedostomuoto.
Jos tiedostomuoto on .PDF tai .MTIFF, kaikista skannatuista sivuista luodaan yksi

yhteinen liitetiedosto. Jos tiedostomuoto on .TIFF tai .JPEG, jokaisesta skannatusta
sivusta luodaan oma liitetiedosto.

Faksin kansilehtiä käsitellään toisella seuraavista tavoista. Tarkasta
järjestelmänvalvojalta, kumpi tavoista on käytössä järjestelmässäsi.

Faksin kansilehti luodaan automaattisesti. Kansilehden tiedot vaihtelevat verkossa

●

käytettävän faksipalvelun mukaan. Tavallisesti kansilehdessä kerrotaan lähettäjä,
päivämäärä ja kellonaika.

Faksin kansilehteä ei luoda automaattisesti. Luo kansilehti skannattavasta

●

asiakirjasta luotavaan tiedostoon erikseen. Sijoita kansilehti asiakirjan alkuun.

Jos tiedostomuoto on .PDF tai .MTIFF, kaikista skannatuista sivuista luodaan yksi
yhteinen liitetiedosto. Jos tiedostomuoto on .TIFF tai .JPEG, jokaisesta skannatusta

sivusta luodaan oma liitetiedosto.
Kansio Asiakirja tallennetaan verkkokansioon
Toinen

sähköpostiosoite

Työnkulku Käyttäjä ei valitse tiedostomuotoa, vaan sen määrittää työnkulun asetusten

Skannattu asiakirja lähetetään sähköpostiviestin liitteenä. Valitse liitet i e do ston

tiedostomuoto.

Jos tiedostomuoto on .PDF tai .MTIFF, kaikista skannatuista sivuista luodaan yksi

yhteinen liitetiedosto. Jos tiedostomuoto on .TIFF tai .JPEG, jokaisesta skannatusta

sivusta luodaan oma liitetiedosto.

järjestelmänvalvoja.

FIWW Luotavien asiakirjojen tiedostomuodot 5

Käyttäjän tunnistaminen

Käyttäjän tunnistaminen on tietosuojatoiminto. Kun järjestelmänvalvoja on ottanut tunn ist uks en
käyttöön, MFP-laitteen digitaalisten lähetystoimintojen käyttämiseen tarvitaan verkon
käyttöoikeustiedot.

Windows-verkkojärjestelmissä on annettava seuraavat tunnistustiedot:

käyttäjänimi.

●

salasana.

●

toimialue.

●

Novell-hakemistojärjestelmissä on annettava seuraavat tunnistustiedot:

käyttäjänimi.

●

salasana.

●

sekä tarvittaessa.

●

• puu.

• palvelin.

• Internet-osoite.

Joihinkin digitaalisiin lähetystoimintoihin (sähköposti ja faksi) tai toimintoon k uuluviin kohteisiin
(verkkokansiot ja työnkulu t) saatetaan tarvita käyttäjän tunnistusta. Kun käyttäjä on tunnistettu
kerran, tunnistusta ei tarvita enää myöhemmin istunnon aikana.

Jos käyttäjä valitsee ohjauspaneelista Kirjaudu ulos tai jos käyttäjä valitsee Jatka tai kirjaudu

ulos -kehotteen tai napsauttaa Palauta-näppäintä, tunnistus on suoritettava uudelleen.

6 Lisätietoja FIWW

Kuvaile alkuperäistä -toiminnon asetukset

Lähetettävän asiakirjan asetuksia voi muokata ohjauspaneelin Kuva il e alkuperäistä

-toiminnolla. Valitse asiakirjaa parhaiten vastaavat asetukset (esimerkiksi asiakirjan koko).

Asetus Vaihtoehdot Kuvaus

Koko Letter

Legal
Ledger
Executive
A3

Sivun suunta Pysty Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on

Vaaka Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on

Sivut 1-puolinen Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on yksipuolinen.

2-puolinen Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on kaksipuolinen.

Sivun
sisältö

Teksti Valitse tämä asetus, jos alkuperäisessä asiakirjassa on va in

Valokuva Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on valokuva tai

Yhdistelmä Valitse tämä asetus, jos alkuperäisessä asiakirjassa on

A4
A5
B4
B5

Käytettävissä olevat kokoasetukset vaihtelevat MFP-laitteen
mukaan.

pystysuuntainen.

vaakasuuntainen.

mustavalkoista tekstiä.

kuva.

harmaasävyjä tai jos siinä on tekstiä ja kuvia tai värillisiä ja
mustavalkoi sia alueita.

FIWW Kuvaile alkuperäistä -toiminnon asetukset 7

Skannausasetukset

Vaihda skannattavan asiakirjan asetuksia (esimerkiksi tiedostotyyppiä) Asetukset-toiminnolla.
Skannausasetukset eivät vaikuta faksin lähetysasetuksiin.

Asetus Vaihtoehdot Kuvaus

Värillinen Mustavalkoinen Valitse tämä asetus, jos alkuperäinen asiakirja on mustavalkoi nen tai jos

haluat pienentää monimutkaisesta asiakirjasta luotavan tiedoston kokoa
ja lyhentää lähetysaikaa lähettämällä mustavalkoisen tiedoston.

Värillinen Valitse tämä asetus , jos alkuperäisessä asiakirjassa on harmaasävyjä tai

jos siinä on tekstiä ja kuvia tai värillisiä ja mustavalkoisia alueita. Jos
tämä asetus on käytössä, tiedoston koko kasvaa ja sen lähettäminen
kestää kauemmin.

Tiedostomuoto .PDF Tämä on oletusasetus, jolla saavutetaan paras kuvan ja tekstin

yleislaatu. Vastaanottaja tarvitsee tiedostojen lukemiseen Adobe
Acrobat® Reader -ohjelman.
Jos lähetysasetuksena on Sähköposti, viestiin luodaan yksi liitetiedosto,
jossa on kaikkien skannattujen sivujen tiedot.

.TIFF Tämä on vakiotiedostomuoto , jota monet ohjelmat tukevat. Vastaanottaja

voi muokata tiedostoa. Jos lähetysasetuksena on Sähköposti, viestiin
luodaan yksi liitetiedosto kutakin skannattua sivua kohti.

.MTIFF Tämä on monisivuinen .TIFF-tiedosto, johon tallennetaan monta

skannattua sivua. Monet ohjelmat tukevat tätä muotoa. Vastaanottaja voi
muokata tiedostoa. Jos lähetysasetuksena on Sähköposti, viestiin
luodaan yksi liitetiedosto, jossa on kaikkien skannattujen sivujen tiedot.

.JPEG Tämä tiedostotyyppi on paras vaihtoehto silloin, kun asiakirja avataan

Internet-selaimella. Monet ohjelmat tukevat tätä muotoa. Vastaanottaja
voi muokata tiedostoa. Jos lähetysasetuksena on Sähköposti, viestiin
luodaan yksi liitetiedosto kutakin skannattua sivua kohti.

Tarkkuus Käyttävissä olevat asetukset ovat seuraavat:

75 DPI

●

150 DPI

●

200 DPI

●

300 DPI

●

Tiedoston
koko

Käyttävissä olevat asetukset ovat seuraavat:

Pieni

●

Normaali

●

Suuri

●

®

Paranna Käyttävissä olevat asetukset ovat seuraavat:

Terävyys

●

Taustan poisto

●

8 Lisätietoja FIWW

Digitaaliseen lähettämiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen

Tässä osassa käsitellään MFP-laitteen digitaalisten lähetystoimintojen käyttämisessä
mahdollisesti esiintyviä ongelmia ja niiden ratkaisemista.

Pyydä tarvittaessa lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

Käytönaikainen MFP-ohjejärjestelmä

MFP-laitteessa on käytönaikainen Ohje, joka sisältää ohjeet tavallisimpien ongelmatilanteiden
ratkaisemiseen. Ohjejärjestelmä avautuu ?-painikkeella (ohjauspaneelissa).

FIWW Käytönaikainen MFP-ohjejärjestelmä 9

Mahdolliset ongelmat

Ongelma Toimenpide

Digitaalinen lähettäminen
ei onnistu.

MFP-laite ei hyväksy
salasanaa.

Kuvan laatu on huono.

Kun automaattinen
asiakirjansyöttölaite on
käytössä, MFP-laite syöttää
monta sivua kerralla, arkit
tulevat vinoon tai laitteessa
on usein paperitukoksia.

Sähköpostiviestiä ei
välitetty kohdesähköposti­osoitteeseen.

Varmista, että MFP-laitteeseen on kytketty virta.

●

Tarkista, että salasana on oikein.

●

Salasanoissa erotellaan isot ja pienet kirjaimet. Tarkista, että salasanan

●

isot ja pienet kirjaimet ovat oikein.
Jos skannatut sivut ovat tyhjiä, valkoisia tai niissä on toistuvia kuvioita,

●

tarkista, ettei lukutasolla ole ylimääräistä sivua.
Aseta skannattava sivu lukutasolle tai asiakirjansy öttölaitteeseen oikein.

●

Varmista, että lukutason lasi on puhdas. Puhdista likainen lasi kuivalla,

●

pehmeällä liinalla.
Katso tarvittavat toimintaohjeet MFP-laitteen tukioppaasta.

●

Jos kirjoitit sähköpostiosoitteen ohjauspaneelin kautta, lähetä viesti

●

uudelleen ja tarkista, että osoite on kirjoitettu oikein (@-merkki ja
tarvittavat pisteet ovat paikoillaan, ei välilyöntejä).

Lähetä viesti uudelleen. Tarkista, että Lähettäjä:-kentässä on oikea

●

osoite, niin että viestiä ei hylätä. Oikeat tiedot var mistavat, että saat
ilmoitusviestin mahdollisesta hylkäämisestä.

Jos ongelma toistuu, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.

●

Faksia ei v älitetty
kohdelaitteeseen.

Lähetetyn sivun alaosassa
olevat tiedot puuttuvat.

Jos kirjoitit faksinumeron ohjauspaneelin kautta, lähetä faksi uudelleen ja

●

tarkista, että osoite on kirjoitettu oikein.
Va staanottajan faksilaite saattaa olla suljettu tai virhetilassa (jos

●

esimerkiksi paperi tai väriaine on lopussa). Ota yhteys vastaanottajaan.
Järjestelmä saattaa lähettää tai käsitellä parhaillaan muita fakseja.

●

Järjestelmässä saattaa myös olla liikaa odottavia faksilähetyksiä. Yritä
myöhemmin uudelleen.

Lisätietoja lähetyksestä on mahdollisesti saapuneissa faksi-ilmoituksissa

●

(esimerkiksi sinulle lähetetyssä sähköpostiviestissä tai tulostetussa
tapahtumaraportissa). Ilmoitukset vaihtelevat käytetyn faksipalvelun
mukaan.

Lähetä faksi uudelleen.

●

Jos ongelma toistuu, pyydä järjestelmänvalvojaa tarkastamaan faksiloki.

●

Usein lähetyksen epäonnistumisen syy selviää lokitiedoista.
Jos alkuperäinen asiakirja on lähetetty lukutasolta, asiakirja saattaa olla

●

liian pitkä. MFP-laitteen tukioppaassa on lisätietoja alkuperäisen
asiakirjan enimmäispituudesta.

10 Digitaaliseen lähettämiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen FIWW

© 2004 Hewlett-Packard Development Company, LP

www.hp.com