HP 9100C User's Guide [es]

Digital Sender HP 9100C

Guía del usuario

Español

Digital Sender HP 9100C

Guí a del usuario

Informació n de copyright

Reservados todos los derechos. Se prohiben la reproducción, la adaptación o la traducción sin una autorización previa por escrito, excepto en lo que permitan las leyes del copyright.

Número de publicación C1311-90914

Segunda edición, diciembre de 2001

Marcas

Adobe, el logotipo Adobe, Acrobat y el logotipo Acrobat son marcas de Adobe Systems Incorporated. CompuServe es una marca de CompuServe, Inc. en los EE.UU. Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation en los EE.UU. Windows, MS Windows y Windows NT son marcas registradas de Microsoft Corporation en los EE.UU. PaperPort es una marca de Visioneer, Inc. en los EE.UU. y en otros países. Pentium es una marca registrada de Intel Corporation en los EE.UU.

El código de LDAP (la biblioteca de cliente libldap y la biblioteca de codificación/decodificación liblber) se utilizan con la autorización de la University of Michigan, de Ann Arbor (EE.UU.). Copyright 1992-1996 Regents of the University of Michigan. Reservados todos los derechos.

Los demás productos mencionados en este documento son marcas registradas de sus compañías respectivas.

Garantí a

La información de este documento puede cambiar sin previo aviso.

Hewlett-Packard no garantiza de ninguna forma esta información. HEWLETT-PACKARD RECHAZA ESPECÍFICAMENTE LA GARANTÍA IMPLÍCITA DE COMERCIABILIDAD E IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO.

Hewlett-Packard no se hace responsable los daños directos, indirectos, accidentales, consecuentes o de cualquier otro tipo que se aleguen en relación con el suministro o el uso de esta información.

AVISO PARA LOS USUARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS EE.UU.: DERECHOS RESTRINGIDOS PARA SOFTWARE COMERCIAL PARA ORDENADOR: “El uso, la duplicación o la revelación a terceros por parte de la Administración de los EE.UU. están sujetos a las restricciones expresadas en el subpárrafo (c) (1) (ii) de la cláusula Rights in Technical Data DFARS 52.227-7013.”

El material explorado con este producto puede estar protegido por la normativa de la Administración o por otras leyes, como por ejemplo las leyes del copyright. El cliente es el único responsable del cumplimiento de todas estas leyes y normas.

Declaració n de interferencias de radiofrecuencia de la FCC:

Durante las pruebas realizadas con este equipo se comprobó que cumple los límites establecidos para dispositivos digitales de Clase A, acorde con la Parte 15 de la normativa de la FCC. Estos límites se han diseñado para proporcionar un grado razonable de protección contra interferencias perjudiciales durante la utilización del equipo en un entorno comercial. Este equipo genera, utiliza y puede radiar energía de radiofrecuencia. Si no se instala y utiliza acorde con estas instrucciones, puede generar interferencias perjudiciales para las comunicaciones de radio. La utilización de este equipo en un área residencial puede generar interferencias perjudiciales, en cuyo caso el usuario debe realizar las operaciones necesarias para solucionar el problema por sus propios medios.

Nota: Cualquier cambio o modificación que se realice en este equipo sin la autorización expresa de Hewlett-Packard puede causar interferencias perjudiciales y anula el derecho del usuario a utilizar el equipo.

Informació n de seguridad

ADVERTENCIA Riesgo de descargas elé ctricas

Para evitar descargas eléctricas, utilice solamente los cables de alimentación que acompañan al equipo y conéctelos solamente a enchufes de alimentación eléctrica provistos de toma de tierra.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714, EE.UU.

Contenido

1 Procedimientos iniciales

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Coexistencia con un escáner HP Network ScanJet 5 . . . . . . . . . .10

Requisitos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Instalación del software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Después de la instalación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Resolución de problemas de instalación . . . . . . . . . . . . . . . .13

Desinstalación de HP Digital Sender Link y

Administrador de libreta de direcciones de HP . . . . . . . .13

Su perfil de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Cómo añadir un perfil de usuario registrado. . . . . . . . . . . . . .15

Introducción a HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Introducción a HP Digital Sender Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Identificación de las partes del Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . .19

Identificación de los elementos del panel de control . . . . . . .20

Tutorial de inicio rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Utilización del ABM para añadir una dirección de e-mail . . . .22

Cómo cargar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Cómo entrar en el Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Cómo enviar un documento por e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Envío a un ordenador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Cómo obtener ayuda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

2 Utilizació n del Digital Sender

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Qué documentos puede almacenar en el Digital Sender . . . . . . .32

Instrucciones generales para la utilización del ADF . . . . . . . .32

Instrucciones generales para la utilización del cristal . . . . . . .33

Envío de documentos por los dos lados. . . . . . . . . . . . . . . . .33

Cómo cargar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Cómo entrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

El paso siguiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Cambio de ajustes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Selección del ajuste de tamaño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Selección del ajuste de calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Envío de documentos por e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

Envío de documentos por fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Copia de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Envío a un ordenador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Envío a otro programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Contenido 5

Envío a un dispositivo compatible con HP JetSend . . . . . . . . . . .49

Cómo seleccionar o añadir dispositivos compatibles con

HP JetSend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Envío del documento siguiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

3 Utilizació n de HP Address Book Manager

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Introducción a las libretas de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Su perfil de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

Cómo añadir un perfil de usuario registrado. . . . . . . . . . . . . .56

Modificación de un perfil de usuario creado anteriormente . .57

Inicio de HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

Utilización de la ventana principal del ABM . . . . . . . . . . . . . . . . .59

Administración de la libreta de direcciones E-mail privado . . . . . .60

Cómo añadir direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

Importación de direcciones desde un programa

de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Importación de direcciones de e-mail desde un servidor

de LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Modificar direcciones de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Eliminación de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Administración de las listas de distribución privadas . . . . . . . . . .68

Creación de listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Cómo añadir y eliminar direcciones de las listas . . . . . . . . . .69

Modificación de direcciones de las listas . . . . . . . . . . . . . . . .70

Eliminación de listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Utilización de destinatarios de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Cómo añadir destinatarios de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Modificación de destinatarios de fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Eliminación de destinatarios de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Búsqueda de nombres en las libretas de direcciones. . . . . . . . . .74

Copia y traslado de direcciones y listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Utilización del registro de actividad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Visualización del registro de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Cómo guardar o copiar el registro de actividad . . . . . . . . . . .77

Impresión del registro de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Borrado del registro de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Actualización de la vista del registro de actividad. . . . . . . . . .79

Visualización de propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Control de la vista de la ventana principal del ABM . . . . . . . . . . .80

Copia de seguridad y restauración de libretas de

direcciones privadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

Copia de seguridad de libretas de direcciones privadas . . . .81

Restauración de libretas de direcciones privadas . . . . . . . . .82

Seleccionar otro Digital Sender en el ABM . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

6 Contenido

4 Utilizació n de HP Digital Sender Link

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Ejecución de HP Digital Sender Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Utilización del icono de la barra de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . .88

Cómo mostrar u ocultar el icono. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88

Cómo utilizar las opciones de icono de la barra de tareas . . .89

Configuración de los valores por omisión del inbox . . . . . . . . . . .90

Selección de ubicación del inbox por omisión . . . . . . . . . . . .90

Configuración de las funciones de recepción . . . . . . . . . . . . .91

Configuración del programa de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92

Selección del programa de destino. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92

Configuración de las funciones de inicio automático . . . . . . .93

5 Resolució n de problemas

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Fuentes de información acerca de problemas . . . . . . . . . . . . . . .96

Eliminación de atascos de papel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

Resolución de problemas del Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . .101

Resolución de problemas generales del Digital Sender . . . .101

Mensajes del panel de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Mensajes del registro de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Resolución de problemas del software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

Solución de problemas generales del software . . . . . . . . . .121

Mensaje de instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Mensajes de HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . .125

Mensajes de HP Digital Sender Link . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Apé ndice A Especificaciones

Especificaciones del equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Condiciones ambientales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Capacidades máximas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

Declaración de ruidos para Alemania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

Normativa EMC para Francia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

Declaración de conformidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140

Contrato de licencia de software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Apé ndice B Informació n de garantí a y atenció n al cliente

Declaración de garantía limitada de Hewlett-Packard . . . . . . . .143

Opciones de atención al cliente de HP en todo el mundo. . . . . .146

Asistencia al cliente HP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Í ndice

Contenido 7

8 Contenido

Procedimientos

iniciales

Introducció n

Gracias por adquirir el Digital Sender HP 9100C. Este Digital Sender en color y compatible con redes permite distribuir documentos impresos, en formato electrónico, de una forma rápida y cómoda. El Digital Sender es compatible con otros dispositivos y programas, de forma que puede:

●

Enviar mensajes de correo e-mail: Enviar un documento directamente a destinatarios de e-mail de Internet.

●

Enviar faxes: Enviar documentos por fax a uno o varios destinatarios (si su compañía cuenta con un programa de fax en red).

●

Hacer copias: Obtener copias de alta calidad por medio del envío de un documento a una impresora de red.

● Enviar al equipo — Envíe un documento al equipo en el que se

puede archivar documentos, buscar texto y agregar notas. Asimismo, se puede enviar documentos por correo electrónico, por fax, imprimirlos, etcétera.

●

Enviar a otro programa: Enviar un documento a una carpeta de red de forma que pueda utilizarse desde programas de la red.

●

Enviar a un dispositivo compatible con HP JetSend: El Digital Sender es un dispositivo compatible con HP JetSend que puede enviar documentos a otros dispositivos de su oficina que sean compatibles con HP JetSend.

El Administrador de libreta de direcciones (ABM) es un programa que hay en el equipo para administrar los destinos de fax y correo electrónico que se usan en el digital sender. El HP Digital Sender Link (Link) encamina los documentos enviados al equipo hacia la ubicación en la que se almacenan.

Introducción 9

Coexistencia con un escá ner HP Network ScanJet 5

El Digital Sender HP 9100C y el escáner HP Network ScanJet 5 pueden funcionar en la misma red sin que se produzca ningún conflicto. Los documentos enviados a su ordenador desde el escáner HP Network ScanJet 5 se encaminan con ayuda de HP ScanJet Utility y puede seguir utilizando el software PaperPort™ para HP, para administrar los documentos explorados. Los documentos enviados a su ordenador desde el Digital Sender HP 9100C se encaminan con ayuda de HP Digital Sender Link.

Si lo desea, puede utilizar solamente uno de los programas en su ordenador para administrar los documentos explorados. Especifique el programa de destino como inbox preferido para el escáner HP Network ScanJet 5 y cambie el tipo de archivo a .pdf (si está disponible) o .tif de múltiples páginas. (Vea la documentación del escáner HP Network ScanJet 5 para definir estas opciones.) Los documentos se siguen encaminando con ayuda de HP ScanJet Utility, pero aparecen en el programa de destino.

Requisitos del sistema

Para poder instalar y utilizar los cuatro programas suministrados y la documentación en línea, el ordenador debe contar con lo siguiente:

●

un procesador Pentium

●

Microsoft® Windows

● Para Windows 9x: 16 MB de RAM como mínimo, se recomiendan

32 MB de RAM. Para Windows NT 4.0 ó 5.0: 32 MB de RAM como mínimo, se recomiendan 64 MB de RAM.

●

un monitor VGA

●

41 MB de espacio libre en el disco duro

10 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

9x o Windows NT 4.0 ó 5.0 (PC Intel)

Instalació n del software

El software está formado por cuatro componentes:

●

HP Digital Sender Link. Este programa se necesita si desea enviar documentos a su ordenador.

●

HP Address Book Manager. El ABM es un programa que permite añadir, modificar y eliminar destinatarios de fax y e-mail del Digital Sender. También se utiliza para ver el registro de actividad.

Durante la instalación del software, puede aceptar la instalación por omisión de todos los componentes y de una copia electrónica de la Guía del usuario. Ésta es la instalación típica. También tiene la opción de instalar sólo algunos programas, lo que se conoce como instalación personalizada. Resulta muy recomendable realizar una instalación típica.

Puede instalar el software desde la red o desde el disco compacto de instalación. Antes de comenzar, debe saber dónde se encuentra el programa de instalación (si desea instalarlo desde la red) y dónde desea situar los programas y los archivos de datos (si no acepta la ubicación por omisión). Si no encuentra el programa de instalación, póngase en contacto con el administrador de este Digital Sender (al que se denomina de ahora en adelante “administrador”).

Instalación del software 11

Para instalar en Windows 9x, NT 4.0 o NT 5.0

1 Encienda el ordenador y salga de los programas que estén

abiertos.

2 Realice una de las operaciones siguientes:

• Si aparece un mensaje del administrador que indica que

existe software nuevo para este producto, siga las instrucciones del mensaje para instalarlo.

• Si desea instalar desde la red, entre en la red, haga clic en

Inicio y en Ejecutar. Escriba la ruta que recibió del administrador y haga clic en Aceptar.

• Si desea instalar el software desde el disco compacto, el

programa de instalación se inicia automáticamente cuando se inserta el disco compacto. Cuando se le pregunte, asegúrese

de elegir la instalación del software de usuario final.

3 Cuando se inicie el programa de instalación, siga las

instrucciones de la pantalla. Durante la instalación, debe especificar lo siguiente:

• Qué programas desea instalar. Por omisión, se instalan todos

los programas.

• Dónde desea situar los programas. Puede aceptar la

ubicación por omisión o seleccionar otra ubicación del ordenador.

• La ruta del inbox por omisión. El inbox por omisión es el lugar

en el que se almacena la información que se envía a su ordenador. Puede aceptar la ubicación por omisión o seleccionar otra ubicación del ordenador o de la red.

Se instalan todos los programas que haya seleccionado. Si se produce algún error durante la instalación, vea “Resolución de problemas de instalación” en la página 13.

Nota El programa de destino recibe y muestra los documentos que se envían

a su ordenador. Para saber más acerca de cómo seleccionar otro programa como programa de destino, vea “Configuración del programa de destino” en la página 92.

12 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Despué s de la instalació n

Después de instalar el software, usted o el administrador deben crear su perfil de usuario registrado, para poder utilizar todas las funciones del Digital Sender. Vea “Su perfil de usuario” en la página 14.

Resolució n de problemas de instalació n

Utilice la tabla siguiente como ayuda ante los mensajes de error y problemas habituales que pueden producirse durante la instalación del software.

Problema o mensaje Descripció n

El software no se instaló correctamente en Windows 9x.

El ordenador no puede leer el disco compacto de instalación.

“El administrador de la red ha configurado este ordenador como servidor de Digital Sender. No puede utilizar la aplicación Link mientras este servicio se esté ejecutando. Para poder recibir documentos explorados directamente desde este ordenador PC, el administrador debe desactivar el servidor de Digital Sender. ¿Desea continuar?”

Debe cerrar todos los programas, excepto Explorer y Systray, antes de instalar el software. Pulse C otros programas abiertos, haga clic en ellos y haga clic en

Finalizar tarea

programas abiertos. A continuación, instale de nuevo el software.

Es posible que no haya indicado la unidad correcta. Compruebe si ha utilizado la letra de unidad correcta. Con frecuencia, la letra de la unidad es D o E en el caso de la unidad de CD ROM. Compruebe si el disco compacto presenta algún daño. Intente utilizar el disco compacto en otro ordenador o copie las carpetas del disco compacto a la unidad de disco duro. A continuación, realice la instalación desde el disco duro.

El ordenador en el que está intentando instalar el software ya tiene instalado el servicio HP Digital Sender o la actualización para el escáner HP Network ScanJet 5. Póngase en contacto con el administrador antes de continuar.

TRL+ALT+SUPR

. Repita estas operaciones con todos los

. Si hay

Desinstalació n de HP Digital Sender Link y Administrador de libreta de direcciones de HP

Para desinstalar HP Digital Sender Link y Administrador de libreta de direcciones de HP: seleccione Inicio, marque Programas, después HP 9100C y seleccione Desinstalar HP 9100C. Siga las instrucciones de la pantalla hasta terminar la instalación.

Instalación del software 13

Su perfil de usuario

Existen dos tipos diferentes de usuarios del Digital Sender: usuarios registrados y usuarios invitados. Los usuarios registrados deben tener un perfil de usuario y cuentan con todos los derechos de acceso a todas las características. Los usuarios invitados no necesitan tener un perfil de usuario, pero no cuentan con todos los derechos de acceso a todas las características.

Usuarios registrados

Como usuario registrado, tiene los privilegios siguientes.

●

Puede utilizar el Digital Sender incluso si el administrador desactiva el acceso de los usuarios invitados.

●

Puede enviar documentos a su ordenador. Si no dispone de un perfil de usuario registrado, no puede enviar documentos a su ordenador.

●

Puede utilizar el programa ABM. En el ABM, dispone de una libreta de direcciones de e-mail privada y una libreta de direcciones de listas de distribución privadas, que puede utilizar para almacenar las direcciones y listas más frecuentes, para utilizarlas con el Digital Sender (vea “Introducción a HP Address Book Manager” en la página 17).

●

En el ABM, tiene derecho a añadir, modificar y eliminar destinatarios de fax de la libreta de direcciones Fax público.

●

La información aparece en el registro de actividad con su nombre. Si utiliza el Digital Sender como usuario invitado, no es posible distinguir sus actividades de las de los demás usuarios invitados.

●

Puede hacer que el Digital Sender envíe notificaciones a través de e-mail acerca del estado de los faxes o mensajes de e-mail que envíe a través del Digital Sender (los programas de e-mail y fax a través de LAN deben admitir la notificación).

Para registrarse como usuario, vea “Cómo añadir un perfil de usuario registrado” en la página 15.

14 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Usuarios invitados

Si es un usuario invitado, no puede utilizar el Digital Sender si el administrador desactiva el acceso de usuarios invitados.

Si el acceso de usuarios invitados está activado, puede utilizar el Digital Sender y seleccionar destinos de las libretas de direcciones E-mail público, Listas de distribución y Fax. Sin embargo, no puede utilizar las libretas de direcciones E-mail y listas de distribución privadas. Tampoco puede utilizar el ABM para modificar el contenido de las libretas de direcciones ni con ningún otro fin.

Como usuario invitado, no puede enviar documentos a su ordenador. Por otro lado, no puede recibir notificaciones a través de e-mail acerca del estado de los faxes o mensajes de e-mail que envíe a través del Digital Sender

Có mo añ adir un perfil de usuario registrado

Tanto usted como el administrador pueden configurar su perfil de usuario. El perfil se configura y modifica a través del ABM.

Para añ adir un perfil de usuario registrado

1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho

en y seleccione HP Address Book Manager. Aparece la pantalla Registro en HP 9100C.

2 En el campo Nombre de Digital Sender, escriba el nombre DNS

o la dirección IP del Digital Sender. Si no dispone de esta información, pregunte al administrador.

3 En el campo Nombre de usuario, escriba su nombre, como

desea que aparezca en el panel de control del Digital Sender. Para mantener la coherencia, se recomienda que todos los usuarios introduzcan sus nombres con un apellido en primer lugar.

4 Si desea proteger con una contraseña el acceso a sus libretas de

direcciones, escriba un valor en el campo Contraseñ a.

Nota Si no configura una contraseña, alguien puede iniciar una sesión con

su nombre en el Digital Sender, utilizar los destinatarios de sus direcciones privadas y enviar mensajes de e-mail en su nombre.

Su perfil de usuario 15

5 Active la casilla de verificación Nuevo usuario. El cuadro de

diálogo se amplía.

6 Si ha introducido una contraseña, vuelva a introducirla en el

campo Confirmar contraseñ a.

7 Si desea recibir confirmaciones de las transmisiones de fax y de

e-mail, escriba su dirección de e-mail en el campo Direcció n de

e-mail de usuario.

8 El ABM detecta automáticamente la dirección de su ordenador y

la inserta en el campo Direcció n de ordenador de usuario. Puede cambiar este campo, pero no es recomendable.

9 Haga clic en Crear.

Nota Es posible que reciba un mensaje en el que se indica que se ha creado

un usuario para usted y que está registrado en el ABM, si bien el administrador debe activar su cuenta. Si recibe este mensaje, podrá trabajar con el ABM pero no podrá utilizar los destinatarios del Digital Sender hasta que el administrador active la cuenta.

10 Para recibir notificaciones a través de e-mail acerca de los

mensajes de e-mail que envíe: a En la ventana principal del ABM, haga clic en el perfil de

usuario que creó.

b En el menú Archivo, haga clic en Propiedades. c Active la casilla de verificación Aviso de entrega y haga clic

en Aceptar.

Nota Para recibir las confirmaciones, el servidor de e-mail y los vínculos

entre su dirección de e-mail y la del destinatario deben admitir Delivery Service Notification (DSN).

16 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Introducció n a HP Address Book Manager

El HP Address Book Manager (ABM) es un programa que se ejecuta en su ordenador y que permite ver y modificar libretas de direcciones de e-mail y números de fax que están almacenados en el Digital Sender. Estos destinatarios se utilizan en el Digital Sender cuando se desea enviar un documento directamente a una dirección de e-mail o a un número de fax. Para poder utilizar el ABM, debe ser un usuario registrado.

La ventana principal del ABM tiene el aspecto siguiente:

A la izquierda de la ventana se encuentran las libretas de direcciones disponibles. En la parte derecha de la ventana se muestra el contenido de la libreta de direcciones seleccionada.

Como usuario registrado, puede ver sus propias libretas de direcciones E-mail y listas de distribución privadas. Puede ver y modificar la información de ambos tipos de libretas. Sólo el administrador puede ver y utilizar la información de sus libretas de direcciones privadas.

Puede ver el contenido de la libreta de direcciones Impresoras públicas. Puede ver el contenido de las libretas de direcciones E-mail público, Listas de distribución y Fax. Sin embargo, la única libreta de direcciones pública que pueden modificar tanto usted como los demás usuarios es la libreta de direcciones Fax público. Sólo el administrador puede modificar todas las demás libretas de direcciones públicas.

El ABM de este Digital Sender constituye también la forma de utilizar el registro de actividad y mostrar libretas de direcciones de otros Digital Sender. Para obtener más información acerca del ABM, vea el Capítulo 3, “Utilización de HP Address Book Manager”, que comienza en la página 53.

Introducción a HP Address Book Manager 17

Introducció n a HP Digital Sender Link

HP Digital Sender Link es uno de los programas que se instalan junto con el software. Este programa, que debe estar en funcionamiento cuando envíe documentos a su ordenador, acepta y encamina documentos explorados. A continuación aparece el applet de Panel de control del programa, con la pestaña Inbox en primer plano:

Utilice el applet del Panel de control para determinar la configuración del programa, como por ejemplo dónde almacenar los documentos explorados hasta que se abren en un programa del ordenador. La ubicación de almacenamiento se conoce como ubicación de Inbox por omisión. El programa con el que se abren los documentos se conoce como programa de destino. Utilice también el applet del Panel de control para indicar qué programa desea utilizar como programa de destino.

El programa de destino puede ser cualquiera que acepte los archivos .pdf o .tif de varias páginas. Si desea obtener más información acerca de cómo elegir un programa de destino y otros valores, vea el capítulo 4, "Utilización de HP Digital Sender Link", a partir de la página 85.

18 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Identificació n de las partes del Digital Sender

Antes de utilizar el Digital Sender, utilice el diagrama que aparece a continuación para familiarizarse con sus distintos elementos.

Vista frontal y superior

Guías de documentos

Bandeja de salida de documentos

Soporte de salida de documentos

Interruptor de alimentación

Vista frontal con la unidad ADF levantada

Cristal

Panel de control

Unidad ADF (levantada, deja ver el cristal).

Identificación de las partes del Digital Sender 19

Identificació n de los elementos del panel de control

Utilice el diagrama siguiente para encontrar los elementos del panel de control:

13 14

1 Pantalla del panel de control: Muestra datos y mensajes. 2 Te c l a Ta b: Pasa de un campo a otro de la pantalla del panel de

control.

3 Te c l a Alt: Cuando se utiliza con otra tecla, introduce la letra o

símbolo que aparece en la esquina superior derecha de la otra tecla.

4 Teclas de funció n: Cada una de ellas realiza la función que se

indica sobre la tecla. En los manuales, estas teclas se muestran con el formato siguiente: T

5 Teclas alfabé ticas: Permiten introducir letras y símbolos en

nombres, contraseñas y destinatarios.

ECLA

6 Te c l a Back: Borra el último carácter introducido o elimina

destinatarios de la lista de selecciones. En los manuales, esta tecla se muestra con este símbolo: .

7 Te c l a Enter: Acepta información de la pantalla del panel de

control o pasa de un campo a otro. En los manuales, esta tecla se muestra con este símbolo: .

8 Teclas de flecha de desplazamiento: Permite desplazarse hacia

arriba o hacia abajo o dentro del contenido de un campo. En los manuales, estas teclas se muestran con los símbolos siguientes:

y .

20 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

9 Te c l a Help: Activa la ventana Help, que muestra información

acerca de la pantalla o el campo seleccionado. En los manuales, esta tecla se muestra con este símbolo: .

10 Teclas numé ricas: Permite introducir números o caracteres

especiales de su idioma (excepto en el caso del inglés).

11 Adhesivo de caracteres especiales: Contiene instrucciones

para el acceso a los caracteres especiales que puede utilizar en su idioma (excepto en el caso del inglés).

12 Te c l a Go: Envía un documento. En los manuales, esta tecla se

muestra con este símbolo: .

13 Luz de actividad: Indica el estado del Digital Sender (se

encuentra en el exterior del símbolo de la tecla Go).

14 Te c l a Cancel: Detiene el proceso de envío o permite regresar a

la pantalla principal. En los manuales, esta tecla se muestra con este símbolo: .

15 Te c l a Un lado/dos lados: Selecciona originales de un lado o de

dos lados. En los manuales, esta tecla se muestra con este tipo de letra: U

N LADO/DOS LADOS

Identificación de las partes del Digital Sender 21

Tutorial de inicio rá pido

Utilice este tutorial para conocer algunas tareas básicas: entrar en el ABM y utilizarlo para añadir una dirección de e-mail, cargar un documento, registrarlo en el Digital Sender y e-mail.

Utilizació n del ABM para añ adir una direcció n de e-mail

Puede utilizar el ABM para añadir direcciones de e-mail desde su ordenador. Podrá utilizar estas direcciones de e-mail cuando desee enviar documentos por e-mail a través del Digital Sender.

Para poder utilizar el ABM, usted o el administrador deben haber creado un perfil de usuario para usted. Si todavía no lo ha hecho, vea “Cómo añadir un perfil de usuario registrado” en la página 15.

Para entrar en el ABM

Nota Para poder entrar en el ABM, el Digital Sender debe estar encendido.

1 En la barra de tareas, haga clic con el botón derecho en y

seleccione HP Address Book Manager.

2 Si el nombre DNS o la dirección IP del Digital Sender que desea

utilizar no aparece en el campo Nombre o direcció n IP del Digital Sender, escríbalo. Si no dispone de este dato, pregunte

al administrador.

3 Si su nombre de usuario no aparece en el campo Nombre de

usuario, escríbalo.

4 En el campo Contraseñ a de usuario, escriba su contraseña (si

necesita indicar una).

5 Haga clic en Aceptar. Si toda la información de entrada es

válida, aparece la ventana principal del ABM.

6 Continúe en “Para añadir una dirección de e-mail”, que aparece a

continuación.

22 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Para añ adir una direcció n de e-mail

1 En la ventana principal del ABM, haga clic en la carpeta que

corresponde a su nombre de usuario.

2 Haga clic en E-mail privado. 3 En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. 4 En el campo Nombre, escriba el nombre que corresponde a esta

dirección.

5 En el campo Direcció n de e-mail, escriba la dirección de e-mail. 6 Haga clic en Añ adir. 7 Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Tutorial de inicio rápido 23

Có mo cargar un documento

En el Digital Sender, puede situar una carga de páginas en el ADF y enviarlas a un destinatario.

CUIDADO

Antes de utilizar el ADF, retire del documento cualquier material como por ejemplo, notas adhesivas, clips o grapas, que podrían quedarse en el Digital Sender y dañarlo.

Para cargar un documento en el ADF

1 Levante la unidad ADF y asegúrese

de que no haya nada sobre el cristal. A continuación, cierre la unidad ADF.

2 Deslice el documento (hasta 50

páginas) cara arriba, con la primera página encima, dentro del ADF hasta que el documento se detenga. Centre el documento con las guías de documento.

24 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

3 Mueva las guías de documentos

hasta que se ajusten perfectamente a los lados de la carga.

4 Si es necesario, ajuste el soporte de

salida al tamaño correcto de papel.

5 Continúe en “Cómo entrar en el

Digital Sender” en la página 25.

Có mo entrar en el Digital Sender

Si aparece la pantalla principal en el panel de control, el acceso de invitados está activado y no necesita realizar una entrada. Continúe en la sección siguiente.

Si aparece la pantalla de entrada del Digital Sender en la pantalla del panel de control, sólo pueden utilizar el Digital Sender los usuarios registrados. Debe entrar como usuario registrado antes de continuar. En función del nivel de seguridad, es posible que su perfil deba ser validado por el administrador antes de que pueda utilizarlo. Si éste es su caso, aparece un mensaje de error cuando intenta entrar.

Para entrar en el Digital Sender

1 En la pantalla de entrada del HP 9100C, escriba su nombre de

usuario registrado en el campo NOMBRE y pulse .

2 Si se ha definido una contraseña en su perfil de usuario,

escríbala en el campo CONTRASEÑ A. En la contraseña se distingue entre mayúsculas y minúsculas y debe escribirla exactamente tal y como aparece en el perfil de usuario.

3 Pulse . Una vez que ha entrado como usuario registrado, dispone de acceso

a las funciones del panel de control, a las libretas de direcciones públicas y a las libretas de direcciones privadas. También puede utilizar información detallada de registro de actividad por medio del ABM de su ordenador.

Tutorial de inicio rápido 25

Có mo enviar un documento por e-mail

Si la pantalla principal del panel de control contiene una tecla de función para e-mail, puede enviar documentos por e-mail directamente desde el Digital Sender. La pantalla principal es la primera pantalla que aparece, o la que se muestra después de entrar en el Digital Sender.

Para enviar un documento por e-mail

1 Cargue un documento, como se describe en la página 24.

2 Entre en el Digital Sender (si se solicita) y pulse E- 3 Si su nombre no se muestra automáticamente en el campo DE,

escriba su nombre de usuario o su dirección de e-mail.

4 Pulse . 5 Si usted es un usuario registrado y su nombre de usuario está

protegido por una contraseña, aparece un cuadro de diálogo. Escriba la contraseña y pulse .

6 Introduzca un mensaje en el campo ASUNTO (opcional). 7 Pulse . 8 En el campo A, escriba una dirección de e-mail.

- O bien Escriba el nombre de la dirección de e-mail que añadió en la sección “Utilización del ABM para añadir una dirección de e-mail” en la página 22.

MAIL

9 Pulse . La dirección de e-mail, precedida por la palabra “A:”,

aparece en la ventana debajo del campo A.

10 Para enviar una copia a otro usuario:

a Pulse A. Pulse para seleccionar CC y pulse A b En el campo CC, escriba una dirección de e-mail o

seleccione un destinatario de e-mail de una libreta de

direcciones. c Pulse . El destinatario, precedido por “CC:”, aparece en la

ventana debajo del campo CC.

11 Pulse . El documento se envía a los destinatarios de e-mail

que seleccionó.

26 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

CEPTAR

Enví o a un ordenador

Utilice los procedimientos que aparecen a continuación para enviar un documento a ese programa. El primer procedimiento permite iniciar HP Digital Sender Link, que debe estar en marcha, mientras que el segundo permite enviar el documento desde el Digital Sender.

Nota Sólo los usuarios registrados pueden enviar documentos a sus

ordenadores.

Para iniciar HP Digital Sender Link

En el ordenador al que desea enviar documentos, asegúrese de que HP Digital Sender Link esté en marcha y de que las funciones de recepción estén activadas.

●

Si aparece el icono siguiente: , el programa está en marcha y las funciones de recepción están activadas.

●

Si aparece el icono siguiente: , el programa está en marcha pero las funciones de recepción están desactivadas. Haga clic con el botón derecho en el icono y seleccione Activar recepció n.

●

Si no aparece el icono, existe la posibilidad de que el programa no esté en marcha. Para comprobar o iniciar el programa, haga clic en Inicio, apunte a Programas, apunte a HP 9100C y haga clic en HP Digital Sender Link.

Tutorial de inicio rápido 27

Para enviar al programa de destino

1 En el Digital Sender, cargue un documento, como se describe en

la página 24.

2 Entre en el Digital Sender (si es necesario) y pulse PC. 3 Si su nombre de usuario no aparece en el campo NOMBRE,

escríbalo.

4 Pulse para iniciar el envío. 5 El documento se envía al ordenador y aparece como un archivo

en el programa de destino.

28 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

Có mo obtener ayuda

El resto de esta guía del usuario tiene como objetivo ayudarle a utilizar el Digital Sender, el ABM y HP Digital Sender Link. Esta guía también le ayudará a resolver problemas, si detecta alguno. Por otro lado, existen otras fuentes de información que puede utilizar.

Guí a de referencia rá pida

Este cómodo folleto contiene información acerca de cómo realizar las tareas más habituales.

Ayuda en lí nea del Digital Sender

La ayuda en línea del Digital Sender contiene ayuda sensible al contexto. Cuando se pulsa , aparece la ayuda que corresponde al campo activo de la pantalla del panel de control. Por ejemplo, si desea enviar un mensaje de e-mail y pulsa mientras el cursor se encuentra en el campo ASUNTO, aparece un mensaje parecido al siguiente:

INTRODUZCA SU NOMBRE DE: ASUNT A:

CAMPO ASUNTO: Introduzca aquí el asunto del mensaje de e-mail. Pulse Enter para confirmar el asunto.

Pulse de nuevo o pulse C

Help

para salir de la ayuda en línea.

ERRAR

Cómo obtener ayuda 29

La ayuda del ABM

El ABM cuenta con su propio archivo de ayuda. Para abrir la ayuda, seleccione uno de los comandos del menú Ayuda de la ventana principal del ABM o de cualquier ventana en la aparezca el menú

Ayuda.

Ayuda de HP Digital Sender Link

Si necesita ayuda mientras modifica los ajustes del applet de Panel de control de HP Digital Sender Link, seleccione un comando del menú Ayuda.

Guí a del administrador

Si no encuentra la respuesta a una duda o la resolución a un problema con ayuda de la Guía del usuario, la Guía de referencia rápida ni ninguna de las ayudas en línea, vea la Guía del administrador o póngase en contacto con el administrador.

30 Capítulo 1 - Procedimientos iniciales

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