GENIUS BR600-CARDIRIS User Manual

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DÉMARRER AVEC CARDIRIS

DEMARRER

AVEC CARDIRIS

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© 2003 I.R.I.S. Tous droits réservés

Technologie OCR par I.R.I.S.

Technologie Connectionist, linguistique et d

© 2003 I.R.I.S. Tous droits réservés

analyse de champs par I.R.I.S.

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DÉMARRER AVEC CARDIRIS

LA GESTION DE VOS CARTES DE VISITE

Cardiris est un outil dune productivité imbattable permettant de gérer
électroniquement vos cartes de visite. Grâce à ce logiciel, vous pouvez archiver,
indexer et encoder automatiquement (par une reconnaissance optique de caractères
(OCR) intégrée) des cartes de visite provenant du monde entier.

Nous vivons une époque de communcation où la bonne utilisation de
linformation est la clé de la réussite. Cardiris représente une solution idéale pour
la gestion de contacts commerciaux: Cardiris est un outil de traitement complet,
depuis larchivage des cartes de visite numérisées jusquà lexploitation des
données de vos contacts.

UN, DU PAPIER À L’IMAGE

Cardiris améliore le fonctionnement quotidien de votre bureau en vous
débarrassant de toutes vos cartes de visite. Entrez dans nimporte quelle société
et vous trouverez les bureaux et les tiroirs des employés encombrés de cartes de
visite de tous types et de toutes couleurs. Les cartes de visite, plus encore que
tout autre document, souffrent des désavantages bien connus du monde du papier:
elles se perdent facilement, vos collègues ny ont pas accès, on ne les retrouve ni
ne les trie facilement.

Cardiris, le Rolodex électronique

Les cartes de visite sont dabord numérisées, les images sont ensuite sauvegardées
dans une base de données. Utilisez Cardiris pour numériser vos cartes de visite et
oubliez les tas de cartes de visite qui traînaient un peu partout, sans que linformation
précieuse quelles contiennent soit vraiment utilisée.

Dès quelles ont été archivées, toutes les cartes de visite peuvent être jetées.
Vous ne perdrez jamais linformation contenue sur une carte: ni le logo couleur, ni
le slogan de la société, mais aussi un deuxième numéro de téléphone, ni une
adresse e-mail que vous ne pouvez normalement pas encoder dans votre base de
données ou gestionnaire de contacts.

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, met un point final à tout ce désordre.

Si vous possédez des cartes de visite exotiques, telles que des cartes

vietnamiènnes ou arabes, que vous ne pouvez normalement pas introduire dans
une base de données, lavantage de Cardiris devient évident: étant donné que

vous archivez dabord les images des cartes, limage en couleur peut toujours

être consultée, même si la carte ne peut pas être lue par lOCR...

Le programme supporte une large gamme de numériseurs spécialisés pour

les cartes de visite, de numériseurs à plat et de type tout-en-un ou MFPs
(périphériques multifonctionnels). Quel que soit votre numériseur, il fonctionnera
fort probablement avec celui-ci.

Votre logiciel Cardiris peut être vendu avec le numériseur de cartes de visite.

Ce scanner spécialisé pour les cartes de visite est optimisé pour la numérisation
de cartes de visite et offre de nombreux avantages par rapport aux autres types
de scanners: lutilisateur ne doit jamais sélectionner le bon format de carte, le
numériseur prend peu de place sur un bureau et la numérisation seffectue
rapidement et sans aucun problème, quels que soient le papier et la qualité
dimpression.

Les images sont comprimées afin de limiter lutilisation de lespace sur votre

disque dur. Les cartes de visite numérisées sont affichées bien visiblement et une
technique daffichage à haute résolution est utilisée pour les rendre facilement
lisibles sans avoir recours à un zoom. Vous disposez ainsi d'une lisibilité maximale,
même sur les écrans LCD (affichage à cristaux liquides) des ordinateurs por­tables et sur des moniteurs bas de gamme de 14 pouces!

De plus, Cardiris vous permet dajouter des commentaires dans un champ de

notes. Ainsi, lorsque vous scannez une carte de visite, vous pouvez ajouter quelques
notes et vous ne perdrez jamais linformation.

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DEUX, GRÂCE À L’OCR, UN TEXTE ÉDITABLE

Quand les cartes sont archivées, vous pouvez convertir les images en données

en les indexant et en lançant la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Indexer signifie quune carte de visite est classée selon une première clé de

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recherche, en loccurence le nom de la société. La fonction OCR permet aux
données de la carte dêtre automatiquement extraites de limage.

LOCR comprend ici deux éléments: la reconnaissance de caractères

pour convertir limage saisie en texte éditable et lassignation des éléments de
texte reconnus aux champs adéquats dans la base de données. La reconnais­sance optique de caractères vous permet dencoder des cartes de visite sans
passer par la phase fastidieuse de la refrappe. Rappelez-vous de votre dernière
foire commerciale, lorsque vous êtes revenu avec une pile de cartes de visite que
votre secrétaire a mis deux jours à encoder...

Cardiris incorpore une technologie de reconnaissance spécialisée, optimisée

pour les petits caractères, et supporte non moins de 49 langues. Vous pouvez lire

des cartes venant de tous les continents: des cartes de visites de lAmérique du
Nord et du Sud, les cartes des pays européens, y compris dans les langues dEurope
de lEst.

Lidentification de champ attribue les données reconnues au champ adéquat

de la base de données. Cardiris utilise une base de connaissance, et dispose donc
de lintelligence nécessaire pour distinguer le prénom du nom, une ville et son
pays, un numéro de téléphone et un numéro de télécopie, etc.

A ce stade, Cardiris prend en compte la présentation dune carte de visite.

Chaque pays a un style différent dans la composition des cartes de visite: les

Américains composent une adresse dune manière différente des Français, etc.
Ainsi, Cardiris est capable de traiter correctement les cartes de visite de toutes
formes et pays: cartes de style européen ou américain, cartes verticales aussi
bien quhorizontales, etc.

Quand un pays nest pas supporté, vous pouvez dessiner un cadre autour de
linformation et déposer ce cadre dans un champ de données, par exemple la

ville: lOCR est exécuté à la volée!

La précision de la reconnaissance dépend de divers facteurs: la qualité de
limpression, le style de la police, ou une présentation plus personnalisée. Vous
pouvez couper et coller pour éditer et corriger les données reconnues. Il existe

également des opérations glisser-déposer, pour une plus grande facilité

demploi.

Les phases de saisie, dindexation et dOCR sont séparées. Lindexation et

lOCR peuvent être différées, réalisées plus tard. Des agents commerciaux sur
le stand dune foire ou à un bureau dinformation, des secrétaires à la réception,
etc. peuvent être très occupés et ne pas avoir le temps dindexer et OCRiser des
cartes de visite. Mais il y a moyen, dexécuter rapidement et en toute sécurité la
saisie des cartes de visite de leurs visiteurs... Et Cardiris gardera la trace de leurs
contacts avec un minimum deffort.

TROIS, CARDIRIS EST UNE BASE DE DONNÉES

Lorsque vos cartes de visite ont été converties en texte, vous disposez dune

base de données d’adresses réelle, similaire à un système de fichiers de

cartes: vous pouvez y rechercher directement les données à partir de nimporte
quel champ. Rechercher le nom dune société ou dun client est un jeu denfants.
Même avec une information limitée, par exemple les premières lettres dun nom
de société, vous êtes certain de trouver votre contact rapidement.

Les données peuvent être également exportées. Cardiris complète

parfaitement des applications telles que les gestionnaires de contacts, les
gestionnaires dinformation personnelle (PIMs - personal information manag­ers), les bases de données générales ou même les traitements de texte dont la
fonction de fusion de courrier vous permet dimprimer des lettres, des enveloppes

et des étiquettes. Ou synchronisez votre base de données Cardiris avec les

contacts sauvegardés sur votre PDA - votre organiseur Palm, votre ordinateur
de poche Pocket PC, etc.

Cardiris présente également dautres avantages: vous nutilisez plus de papier,

linformation est centralisée et disponible en permanence pour tous les employés
de lentreprise concernés. Les bases de données sont aussi facilement
transposables sur CD-ROM, etc.

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DÉMARRER AVEC CARDIRIS

A PROPOS DE CE MANUEL

Ce guide constitue une brève introduction à Cardiris. Il contient tout ce que
vous devez savoir afin dutiliser avec succès ce produit I.R.I.S.

Par contre, ce guide ne constitue pas un manuel de lutilisateur complet. Pour
utiliser à fond les nombreuses fonctionnalités du logiciel, nous vous recommandons
de consulter laide en ligne.

MATÉRIEL REQUIS

Voici la configuration minimale requise pour faire tourner Cardiris:

q un PC Intel Pentium ou compatible.

q 64 MO de mémoire vive.

q 85 MO despace disponible sur le disque dur.

q le système dexploitation Windows XP, Windows ME, Windows 2000

ou Windows 98.

Votre logiciel Cardiris peut être vendu avec un numériseur de cartes de visite.
Vous aurez besoin dun port USB libre pour connecter ce scanner.

INSTALLATION DE CARDIRIS

Cardiris est exclusivement livré sur un CD-ROM auto-exécutable. Pour
linstaller, insérez simplement le CD-ROM dans votre lecteur et attendez que le
programme dinstallation commence à tourner. Suivez les instructions à lécran.

ENREGISTREZ-VOUS!

Noubliez pas denregistrer votre licence Cardiris! Ceci nous permettra de
vous tenir informé des futurs développements du produit ainsi que des produits
I.R.I.S. apparentés. Les avantages de lenregistrement, parmi lesquels le support

gratuit du produit et les offres spéciales, sont exclusivement réservés aux utilisateurs
enregistrés.

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Vous pouvez enregistrer le produit de plusieurs façons: envoyer la carte

denregistrement ou télécopier son équivalent électronique, téléphoner à I.R.I.S.
pendant les heures ouvrables ou encore remplir un formulaire denregistrement
sur le site web dI.R.I.S.