Enfocus INSTANT PDF 08 User Manual [de]

Benutzerhandbuch

Enfocus ist ein Unternehmen von EskoArtwork.

Certified PDF ist eine eingetragene Marke von Enfocus NV. mit angemeldetem Patent. Enfocus PitStop Professional, Enfocus PitStop Server, Enfocus Instant PDF, Enfocus StatusCheck, Enfocus CertifiedPDF.net, Enfocus Instant Barcode, Enfocus Neo, Enfocus PDF Workflow Suite, Enfocus LightSwitch, Enfocus FullSwitch, Enfocus PowerSwitch, Enfocus SwitchClient und Enfocus SwitchScripter sind Produktbezeichnungen von Enfocus NV.

Acrobat und PostScript sind Marken von Adobe Systems Incorporated.

Macintosh, Mac, Mac OS und ColorSync sind eingetragene Marken von Apple Computer, Inc., in den USA und anderen Ländern.

Windows, Windows 2000 und Windows XP sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.

PANTONE® und andere Marken von Pantone, Inc. sind das Eigentum von Pantone, Inc.

Dieses Produkt und die Verwendung dieses Produkts unterliegen der Lizenz von Markzware unter US-Patentnr. 5.963.641.

Andere Marken und Produktbezeichnungen sind möglicherweise Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Leistungsmerkmale, Bezeichnungen und Beschreibungen von Produkten und Dienstleistungen können ohne vorherige Ankündigung und unter Ausschluss jeglicher Ansprüche geändert werden.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 3

Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1: Erste Schritte...................................................................................... 11

Das Instant PDF-Dokumentationspaket ......................................................... 12

Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets ........................................................ 13

Systemanforderungen ............................................................................... 15

Installieren von Instant PDF........................................................................ 16

Starten und Konfigurieren von Instant PDF .................................................... 17

Installieren vordefinierter PDF-Warteschlangen .............................................. 18

Kaufen und Registrieren von Enfocus Instant PDF............................................ 18

Technische Unterstützung .......................................................................... 19

Konfigurieren der Instant PDF-Grundeinstellungen .........................................20

Grundeinstellungen > Persönliche Daten.......................................................20

Grundeinstellungen > Sprache .................................................................... 21

Grundeinstellungen > Meldungen ............................................................... 21

Grundeinstellungen > Aktualisierungen ........................................................ 22

Grundeinstellungen > Einheiten.................................................................. 22

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft ..................................... 23

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net synchronisieren....................................24

Grundeinstellungen > Jobverzeichnis ...........................................................24

Grundeinstellungen > Jobverarbeitung .........................................................25

Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement .................................................26

Grundeinstellungen > Job-Verlauf ............................................................... 27

Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis ........................................................ 27

Grundeinstellungen > Anwendungen ...........................................................28

Grundeinstellungen > E-Mail-Server ............................................................29

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten .................................................. 33

Verstehen der Arbeitsabläufe beim Erstellen von PDF-Dokumenten.....................34

Erstellen von PDF-Dokumenten auf die herkömmliche Weise, d. h. durch Ausprobieren

Erstellen von PDF-Dokumenten nach der Methode von Enfocus: nur ein Arbeitsschritt

bis hin zu einer ausgabefertigen PDF-Datei ................................................... 37

Was ist eine Enfocus PDF-Warteschlange? ......................................................38

Anzeigen von PDF-Warteschlangen ..............................................................39

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in QuarkXPress 7 oder 8........................ 41

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe InDesign CS2 oder CS3 ..............42

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Illustrator CS2 oder CS3.............43

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Acrobat 7, 8 oder 9 ................ 44

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Mac OS X........................................45

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments anhand von PostScript- oder PDF-Dateien46

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker47

Kapitel 3: Durchführen eines Preflights für PDF-Dokumente ....................................... 51

Preflighting ............................................................................................ 52

PDF-Profils .............................................................................................53

Preflight-Bericht......................................................................................54

Kapitel 4: Verwenden von Aktionslisten ................................................................59

Definition und Verwendungszweck einer Aktionsliste...................................... 60

Aktionstypen........................................................................................... 61

Aktionslisten in der Praxis..........................................................................63

Weitere Automatisierung .......................................................................... 65

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 5

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten...................................................69

Über Certified PDF .................................................................................... 70

Garantiertes Preflighting ........................................................................... 70

Konsistente Dokumente............................................................................. 72

Verantwortung ........................................................................................ 73

Informationen zum Certified PDF-Workflow ...................................................74

Was ist ein Enfocus Certified PDF-Dokument? ................................................. 75

Certified PDF-Benutzerkennung .................................................................. 75

Status des Certified PDF-Dokuments .............................................................76

Starten eines Certified PDF-Workflows für ein PDF-Dokument ............................ 77

Prüfen des Certified PDF-Status eines PDF-Dokuments ..................................... 78

Anzeigen des Preflight-Berichts für ein Certified PDF-Dokument ....................... 80

Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei ..................................................... 80

Anzeigen der Bearbeitungssitzungen ............................................................ 81

Kapitel 6: Verwalten von Jobs .............................................................................85

Was ist ein Job? ...................................................................................... 86

Anzeigen von Jobs................................................................................... 86

Informationen zur Jobverarbeitung ............................................................. 88

Erstellen eines neuen Jobs ........................................................................ 89

Abbrechen von Jobs................................................................................. 90

Anhalten und Fortsetzen von Jobs .............................................................. 90

Löschen von Jobs ..................................................................................... 91

Speichern von PDF-Dateien und/oder Jobs..................................................... 91

Überprüfen eines PDF-Dokuments ...............................................................92

Kapitel 7: Erstellen und Bearbeiten von PDF-Warteschlangen .....................................97

Erstellen einer neuen Enfocus PDF-Warteschlange.......................................... 98

Bearbeiten einer Enfocus PDF-Warteschlange................................................ 99

Klären der babylonischen Sprachverwirrung: PDF- und Druckeinstellungen, -stile und

-formate............................................................................................... 101

Verwenden von Variablen beim Konfigurieren von PDF-Warteschlangen .............102

PDF-Warteschlange – Eigenschaften ...........................................................103

Informationen....................................................................................... 104

Verfasser .............................................................................................. 105

Farbmanagement................................................................................... 106

Sperren................................................................................................ 106

Dateiname ........................................................................................... 109

PostScript-Umwandlung in PDF .................................................................. 110

Ausgabeoptionen .................................................................................... 112

QuarkXPress 7 oder 8................................................................................ 113

Adobe InDesign CS2 oder CS3 ...................................................................... 115

Adobe Illustrator CS2 oder CS3 .................................................................... 117

Virtueller Drucker .................................................................................... 119

Mac OS X ............................................................................................... 121

Vorhandene Datei ................................................................................... 121

Korrektur .............................................................................................. 122

Preflight................................................................................................ 125

Überprüfung ..........................................................................................126

Speichern..............................................................................................128

E-Mail ..................................................................................................130

FTP....................................................................................................... 131

Enfocus PowerSwitch ............................................................................... 132

Zusammenfassung ..................................................................................134

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 7

Kapitel 8: Verwalten von PDF-Warteschlangen ....................................................... 137

Importieren einer PDF-Warteschlange .........................................................138

Exportieren einer PDF-Warteschlange ......................................................... 140

Duplizieren einer PDF-Warteschlange .......................................................... 141

Löschen einer PDF-Warteschlange .............................................................. 142

Sortieren von PDF-Warteschlangen in der PDF-Warteschlangenliste ...................142

Kapitel 9: Verwenden und Verwalten von PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net........145

Was ist CertifiedPDF.net?.......................................................................... 146

Prüfen des CertifiedPDF.net-Status Ihrer PDF-Warteschlange in Instant PDF ........ 148

Synchronisieren einer PDF-Warteschlange mit CertifiedPDF.net ........................ 150

Hochladen und Veröffentlichen einer PDF-Warteschlange auf CertifiedPDF.net .....155

Abonnieren einer Spezifikation auf Basis einer PDF-Warteschlange auf CertifiedPDF.net

158

Stichwortverzeichnis.......................................................................................................... 161

Kapitel 1

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 11

K a p i t e l 1 : Erste Schritte

Über dieses Kapitel

Dieses Kapitel enthält eine Kurzeinführung nach dem Kauf von Instant PDF und eine Beschreibung, wie Sie Instant PDF und vordefinierte PDF-Warteschlangen installieren und die Grundeinstellungen konfigurieren. In diesem Kapitel finden Sie auch eine Übersicht der verschiedenen Komponenten des Instant PDF-Dokumentationspakets und kurze Anweisungen zur Verwendung der Instant PDF-Hilfe.

Themen

In diesem Kapitel:

• Das Instant PDF-Dokumentationspaket 12

• Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets 13

• Systemanforderungen 15

• Installieren von Instant PDF 16

• Starten und Konfigurieren von Instant PDF 17

• Installieren vordefinierter PDF-Warteschlangen 18

• Kaufen und Registrieren von Enfocus Instant PDF 18

• Technische Unterstützung 19

•Konfigurieren der Instant PDF-Grundeinstellungen 20

• Grundeinstellungen > Persönliche Daten 20

• Grundeinstellungen > Sprache 21

• Grundeinstellungen > Meldungen 21

• Grundeinstellungen > Aktualisierungen 22

• Grundeinstellungen > Einheiten 22

• Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft 23

• Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net synchronisieren 24

• Grundeinstellungen > Jobverzeichnis 24

• Grundeinstellungen > Jobverarbeitung 25

• Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement 26

• Grundeinstellungen > Job-Verlauf 27

• Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis 27

• Grundeinstellungen > Anwendungen 28

• Grundeinstellungen > E-Mail-Server 29

Kapitel 1: Erste Schritte12

Das Instant PDF-Dokumentationspaket

Bestandteile des Instant PDF-Dokumentationspakets

Das Instant PDF-Dokumentationspaket besteht aus:

• Die Benutzerhandbuch in Instant PDF

• Die Instant PDF-Schnellstartanleitung

• Das Instant PDF Hilfepaket

Veröffentlichungsmedien

Die nachstehende Tabelle enthält eine Übersicht der Medien, in denen die einzelnen Bestandteile des Dokumentationspakets veröffentlicht sind:

Dokumentation Ausd

Instant PDF Schnellstartanleitung •• •

Instant PDF Benutzerhandbuch ••

Instant PDF Hilfe •

Die Benutzerhandbuch in Instant PDF

Das Instant PDF-Benutzerhandbuch erläutert die Hauptkonzepte von Instant PDF und enthält detaillierte Anweisungen zum Arbeiten mit Instant PDF. Darüber hinaus erfahren Sie Näheres über andere Haupttechnologien von Enfocus, die in Instant PDF integriert sind, wie beispielsweise PDF-Profil, Aktionslisten und Certified PDF.

Alle im Instant PDF-Benutzerhandbuch enthaltenen Informationen stehen auch in der Online-Hilfe zur Verfügung.

So rufen Sie das Instant PDF-Benutzerhandbuch auf:

Wählen Sie im Hauptfenster von Instant PDF die Option Hilfe > Dokumentation > Benutzerhandbuch (PDF).

ruck

PDF Online

Hilfe

Das Benutzerhandbuch wird in Adobe Acrobat oder Adobe Reader geöffnet. In Mac OS X kann es auch in Preview oder in einer anderen Anwendung geöffnet werden, die das PDF-Format unterstützt.

Siehe auch

• "Das Instant PDF Hilfepaket" auf Seite 12

Die Instant PDF-Schnellstartanleitung

Die Instant PDF Schnellstartanleitung ermöglicht einen schnellen Einstieg in Instant PDF. Sie erhält eine kurze Erläuterung, wie Sie Instant PDF installieren und vorkonfigurierte, gebrauchsfertige Enfocus PDF-Warteschlangen verwenden können.

Das Instant PDF Hilfepaket

Das Instant PDF Hilfepaket ist ein Online-Hilfesystem auf HTML-Basis. Es besteht aus den folgenden Abschnitten:

Hilfe-Abschnitt Inhalt

Schnellstart-Hilfe Sämtliche Informationen, die im

Instant PDF-Schnellstartanleitung enthalten sind

Enfocus Instant PDF-Hilfe

Preflight-BerichtHilfe

Siehe auch

• "Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets" auf

Seite 13

• "Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis" auf

Seite 27

Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets

Aufrufen der Instant PDF-Hilfe

Sie können die Instant PDF-Hilfe wie folgt aufrufen:

•aus Instant PDF

•aus dem Preflight-Bericht

So rufen Sie die Instant PDF-Hilfe aus Instant PDF auf:

Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Wählen Sie im Hauptfenster von Instant PDF

die Option Hilfe > Dokumentation > Instant PDF-Hilfe (HTML).

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe () im Bereich Hilfe auf eines der Instant PDF-Fenster.

So rufen Sie die Instant PDF-Hilfe aus dem Preflight-Bericht auf:

• Klicken Sie auf das Fragezeichen ( ) vor der Fehler- oder Warnmeldung im Preflight-Bericht.

Dann erscheint das entsprechende Hilfethema im Browserfenster und zeigt die Ursache und mögliche Lösungen für die im Preflight-Bericht aufgeführte Fehlermeldung an.

Suchen nach dem richtigen Hilfethema

Wählen Sie im Hauptfenster von Instant PDF die Option Hilfe > Dokumentation > Instant PDF-Hilfe (HTML). Dann sehen Sie, dass das Fenster Hilfe aus zwei Teilfenstern besteht:

•dem Teilfenster Navigation auf der linken Seite. In diesem Teilfenster sehen Sie die Registerkarten Inhalt, Index und Suchen sowie die Titel der Hilfe-Abschnitte: Schnellstart-Hilfe, Enfocus Instant PDF Hilfe und Preflight-Bericht-Hilfe.

•dem Teilfenster Thema auf der rechten Seite. In diesem Teilfenster sehen Sie den eigentlichen Text des Hilfethemas.

Sie können das betreffende Hilfethema schnell wie folgt suchen:

• Suchen eines Hilfethemas nach Titel (Inhalt)

• Suchen eines Hilfethemas nach Stichwort

(Index)

• Suchen nach einem Hilfethema durch Suchen

nach Stichwörtern (Suchen)

Suchen eines Hilfethemas nach Titel

Die Suche nach einem Hilfethema ist vergleichbar mit der Verwendung des Inhaltsverzeichnisses in einem gedruckten Benutzerhandbuch.

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie oben im Navigationsbereich auf

die Registerkarte Inhalt.

2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen

Titel.

Daraufhin wird das entsprechende Hilfethema im Teilfenster Thema angezeigt.

Suchen eines Hilfethemas nach Stichwort

Die Suche nach einem Hilfethema ist vergleichbar mit der Verwendung des Index in einem gedruckten Benutzerhandbuch. Der Index ist eine Liste von Stichwörtern in alphabetischer Reihenfolge.

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie oben im Navigationsbereich auf

die Registerkarte Index.

2 Klicken Sie auf den ersten Buchstaben des

Stichworts, nach dem Sie suchen.

Daraufhin werden die entsprechenden Stichwörter im Navigationsbereich angezeigt.

3 Klicken Sie auf den gewünschten

Indexeintrag, um das entsprechende Hilfethema anzuzeigen.

Kapitel 1: Erste Schritte14

Suchen nach einem Hilfethema durch Suchen nach Stichwörtern

Sie können die Funktion Suchen in der Instant PDF-Hilfe zum Suchen nach allen Themen verwenden, die bestimmte Wörter enthalten. Dies ist vergleichbar mit der Verwendung einer Suchmaschine, um nach einer bestimmten Webseite im Internet zu suchen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie oben im Navigationsbereich auf

die Registerkarte Suchen.

2 Geben Sie im Feld Suchen das Wort bzw. die

Wörter ein, die in den Hilfethemen erscheinen sollen, nach denen Sie suchen. Beachten Sie dabei die folgenden Tipps:

• Sie können nach mehreren Wörtern suchen. Geben Sie diese einfach durch Leerzeichen voneinander getrennt im Feld Suchen ein. Wenn Sie beispielsweise Informationen über das Synchronisieren einer PDF-Warteschlange suchen, geben Sie nur die Begriffe synchronisieren und Warteschlange ein.

• Verwenden Sie keine Sonder- und Satzzeichen. Geben Sie beispielsweise nicht "synchronisieren"+"Warteschlange", sondern nur synchronisieren Warteschlange ein.

• Als Suchergebnis erhalten Sie stets Themen, die genau die von Ihnen im Feld Suchen eingegebenen Wörter enthalten. Wenn Sie das fragliche Thema also nicht in der Themenliste finden, wiederholen Sie Ihre Suche und geben dabei eine andere Schreibweise oder den jeweiligen Begriff im Singular oder Plural ein. Beispiele:

Suchen nach... nicht...

synchronisieren synchronisieren

E-Mail Email

QuarkXPress QuarkXPress

3 Wählen Sie den Hilfe-Abschnitt aus, in dem

nach diesen Wörtern gesucht werden soll. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie das fragliche Thema finden werden, wählen Sie

Alle vorhandenen Bücher.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

Die gefundenen Themen werden im Navigationsbereich angezeigt:

• Dabei werden die Themen nach Wichtigkeit sortiert, d. h. das wichtigste Thema erscheint ganz oben in der Liste.

• Vor den Thementiteln steht eine Zahl. Diese Zahl entspricht der Bewertung (Punktzahl) des betreffenden Themas und hängt davon ab, wo und wie häufig die von Ihnen gesuchten Begriffe im jeweiligen Hilfethema genannt sind. Wenn die von Ihnen gesuchten Begriffe im Haupttitel des Themas erscheinen, erhält dieses Thema vermutlich eine Bewertung von 100 und erscheint ganz oben in der Liste.

• Wenn Sie nach Begriffen in Alle vorhandenen Bücher suchen, steht hinter den Titeln der Hilfethemen der entsprechende Hilfe-Abschnitt, in dem sie gefunden wurden.

5 Klicken Sie auf den gewünschten Thementitel,

um das entsprechende Hilfethema anzuzeigen.

Navigieren durch Hilfethemen

Oben im Teilfenster "Thema" können Sie die folgenden Navigationshilfen beim Anzeigen von Hilfethemen verwenden:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt anzeigen ( ), um das Kapitel und den Abschnitt in der Instant PDF-Hilfe anzuzeigen, in denen das betreffende Thema beschrieben ist. Daraufhin werden das entsprechende Kapitel und der Abschnitt auf der Registerkarte Inhalt erweitert angezeigt. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich zum Suchen nach verwandten Themen im gleichen Kapitel.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorheriges Thema" ( ) und "Nächstes Thema" ( ), um durch die Themen in der Reihenfolge zu blättern, wie sie auf der Registerkarte Inhalt erscheinen, d. h. wie beim Blättern durch ein gedrucktes Buch.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 15

• Direkt über dem Haupttitel für jedes Thema sehen Sie einen Hyperlink zum Thema "darüber". Diese Hyperlinks werden "Breadcrumbs" (Brotkrumen) genannt, weil Sie dadurch die Hierarchie der Instant PDF-Hilfe erkennen können, in der Sie sich befinden. Durch Klicken auf einen Breadcrumb gelangen Sie zurück zum Titel des jeweiligen Kapitels.

"Breadcrumbs" oberhalb des Hilfetitels zeigen Ihnen, an welcher Stelle Sie sich innerhalb der Hierarchie der Instant PDF-Hilfe befinden.

Systemanforderungen

Siehe Instant PDF-Installationsprogramm und Enfocus-Website

Die Systemanforderungen werden im Installationsprogramm angezeigt. Sie sind auf den Produktinformationsseiten auf der Enfocus-Website (www.enfocus.com) aufgelistet.

Kapitel 1: Erste Schritte16

Installieren von Instant PDF

Aufrüsten früherer Versionen von Instant PDF

Eventuell vorhandene frühere Versionen von Instant PDF werden vom Instant PDF-Installationsprogramm erkannt und entfernt. Die vorhandenen Grundeinstellungen und PDF-Warteschlangen bleiben dabei erhalten.

PDF-Warteschlangen von Instant PDF 4.x werden wie folgt automatisch auf Instant PDF 08 PDF-Warteschlangen aufgerüstet:

• Die in Instant PDF 4.x PDF-Warteschlangen bereits vorhandenen Eigenschaften bleiben erhalten. Das gilt für alle Eigenschaften mit Ausnahme von Eigenschaften von QuarkXPress

6.5, das in Instant PDF 08 nicht mehr unterstützt wird.

• Es werden neue Eigenschaften hinzugefügt, standardmäßig ist diese Funktion jedoch deaktiviert. Wenn Sie neue Kategorien aktivieren, werden die zugehörigen Standardeinstellungen vorgeschlagen. Für QuarkXPress 8 lauten diese beispielsweise: sowohl "Direkter PDF-Export" als auch "PS-Export" werden zugelassen, "Direkter PDF-Export" ist dabei die bevorzugte Einstellung. In beiden Fällen stammen die Einstellungen vom PDF-Profil. Für "PostScript in PDF" haben die vorhandenen Versionen von Acrobat Distiller Priorität vor dem neuen Acrobat Distiller 9, der standardmäßig als "nicht zulässig" markiert wird. Es wird empfohlen, die Konfiguration der aktualisierten PDF-Warteschlangen nach der Installation von Instant PDF 08 zu überprüfen und zu korrigieren. Wenn beispielsweise eine PDF-Warteschlange, in der Acrobat Distiller 6 das einzig zulässige Umwandlungswerkzeug für "PostScript in PDF" ist, auf Version 08 aktualisiert wird, wird diese ungültig, und der zugehörige virtuelle Drucker wird entfernt. Sie sollten ein anderes Umwandlungswerkzeug für "PostScript in PDF" verwenden oder eine andere Methode zum Erstellen eines Certified PDF-Dokuments auswählen.

• Beim Erstellen einer neuen Enfocus PDF-Warteschlange werden alle Kategorien, einschließlich der Kategorien, die neu in Instant PDF 08 eingeführt wurden, standardmäßig aktiviert. Acrobat Distiller 9 wird standardmäßig zugelassen und als bevorzugte Methode verwendet.

Siehe auch

• "Erstellen einer neuen Enfocus

PDF-Warteschlange" auf Seite 98.

So installieren Sie Instant PDF:

1 Legen Sie die Enfocus Software-DVD in das

DVD-Laufwerk ein.

In einem Fenster wird dann der Inhalt der DVD angezeigt.

Unter Microsoft Windows wird das Installationsprogramm automatisch gestartet.

2 Alternativ können Sie Instant PDF von der

Enfocus-Website herunterladen: (www.enfocus.com).

3 Doppelklicken Sie im Ordner des

Installationsprogramms auf das entsprechende Installationssymbol.

4 Folgen Sie den Anweisungen auf dem

Bildschirm.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 17

Starten und Konfigurieren von Instant PDF

Konfigurieren von Instant PDF

Beim erstmaligen Starten von Instant PDF nach der Installation werden Sie aufgefordert, Instant PDF zu konfigurieren. Dazu zählt im Wesentlichen die Eingabe Ihrer persönlichen Daten, Kontaktinformationen und CertifiedPDF.net-Kontodaten, sofern vorhanden.

So starten und konfigurieren Sie Instant PDF:

1 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Wählen Sie in Microsoft Windows Start > Programme > Enfocus Instant PDF 08.

• Wählen Sie in Mac OS Anwendungen > Enfocus Instant PDF 08 > Instant PDF.

Dann wird der Enfocus Instant PDF-Konfigurationsassistent eingeblendet.

2 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Lassen Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung wieder anzeigen aktiviert, wenn Sie

Ihre persönlichen Daten oder die CertifiedPDF.net -Informationen beim nächsten Starten von Instant PDF prüfen und ggf. ändern möchten.

• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese

Meldung wieder anzeigen, wenn der Enfocus Instant PDF-Konfigurationsassistent beim

nächsten Starten von Instant PDF nicht mehr eingeblendet werden soll.

3 Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie Ihre

persönlichen Daten ein.

Die von Ihnen in diesem Fenster eingegebenen Informationen werden später in Instant PDF und im Certified PDF-Workflow verwendet. So werden beispielsweise Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse bei jeder Erstellung einer neuen PDF-Warteschlange automatisch eingegeben. Einige Informationen werden auch im Preflight-Bericht verwendet.

4 Klicken Sie auf Weiter, und gehen Sie

wahlweise wie folgt vor:

5 Wenn Sie bereits Mitglied der

CertifiedPDF.net-Gemeinschaft sind, geben Sie Ihre CertifiedPDF.net-Kontodaten ein, d. h. die E-Mail-Adresse und das Kennwort, das Sie zur Anmeldung bei CertifiedPDF.net verwenden.

• Wenn Sie Mitglied von CertifiedPDF.net werden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglied werden.

• Wenn Sie (noch) kein Mitglied von CertifiedPDF.net werden möchten, können Sie dieses Dialogfeld frei lassen.

6 Klicken Sie auf Weiter. 7 Vielleicht entscheiden Sie sich für die Option

Schnellstartanleitung anzeigen.

Die Instant PDF-Schnellstartanleitung steht im PDF-Format zur Verfügung und soll Ihnen einen schnellen Einstieg in Instant PDF ermöglichen. Dadurch können Sie sich schnell mit den folgenden Funktionen vertraut machen:

• Installieren von Instant PDF

• Einrichten und Konfigurieren einer PDF-Warteschlange

• Verwendung der PDF-Warteschlange zur Erstellung fehlerfreier, ausgabefertiger Certified PDF-Dokumente in verschiedenen Anwendungen

8 Klicken Sie auf Fertig.

Siehe auch

• "Die Instant PDF-Schnellstartanleitung" auf

Seite 12

•

"Konfigurieren der Instant PDF-Grundeinstellungen" auf Seite 20

• "Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net" auf Seite 145

Kapitel 1: Erste Schritte18

Installieren vordefinierter PDF-Warteschlangen

PDF-Warteschlangen erstellt von Enfocus

Einige vordefinierte PDF-Warteschlangen werden zusammen mit Instant PDF installiert. Diese PDF-Warteschlangen können Sie beim Starten von Instant PDF verwenden.

PDF-Warteschlangen von anderen Herstellern

Nicht nur Enfocus, sondern auch andere Hersteller können PDF-Warteschlangen erstellen. So hat die Ghent PDF Workgroup beispielsweise gebrauchsfertige PDF-Warteschlangen erstellt und auf CertifiedPDF.net veröffentlicht.

Sie können vordefinierte PDF-Warteschlangen in Instant PDF installieren, damit Sie gleich starten können. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Importieren einer PDF-Warteschlange, siehe

Seite 138.

• Abonnieren einer Spezifikation auf Basis einer

PDF-Warteschlange auf CertifiedPDF.net, siehe Seite 158.

Siehe auch

• www.ghentpdfworkgroup.org

• www.certifiedPDF.net

Kaufen und Registrieren von Enfocus Instant PDF

Testen, dann kaufen

Unter Umständen haben Sie eine 30-Tage-Testversion von Instant PDF installiert und möchten nach dem Testen jetzt einen Produktschlüssel erwerben. In diesem Fall können Sie die entsprechende Bestellseite auf unserer Website aus Ihrer Testversion von Instant PDF aufrufen.

So erwerben Sie einen Instant PDF-Produktschlüssel:

1 Starten Sie Instant PDF. 2 Wählen Sie Hilfe > Jetzt kaufen! 3 Folgen Sie den Anweisungen auf unserer

Website.

Registrieren von Instant PDF

Die Registrierung von Instant PDF bedeutet, dass Sie Enfocus Software benutzer- und produktspezifische Informationen zum Nachweis geben, dass Sie Instant PDF gekauft haben.

Zum Registrieren von Instant PDF benötigen Sie einen Produktschlüssel. Sie erhalten diesen beim Kauf von Instant PDF. Um in den Genuss von aktuellen Produktversionen und kostenfreier technischer Unterstützung zu kommen, müssen Sie Instant PDF registrieren. Sie können die Registrierung online vornehmen:

So registrieren Sie Instant PDF online:

1 Starten Sie Instant PDF. 2 Wählen Sie Hilfe > Support >

Online-Registrierung.

3 Füllen Sie das Online-Registrierungsformular

aus.

4 Klicken Sie auf Jetzt registrieren.

Siehe auch

• "Technische Unterstützung" auf Seite 19.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 19

Technische Unterstützung

Bereitstellen von Support-Informationen

Wenn Sie mit registrierten Enfocus-Produkten arbeiten, haben Sie einen Anspruch auf kostenfreie technische Unterstützung. Wenn Sie sich an den Kundendienst von Enfocus wenden, müssen Sie unseren Kundendiensttechnikern notwendige Informationen über die Konfiguration Ihres Computersystems und die von Ihnen verwendeten Enfocus-Produkte mitteilen. Zu diesem Zweck haben wir diese Informationen in das Dialogfeld über Instant PDF aufgenommen, das Sie über das Menü Hilfe aufrufen können. Sie können diese Informationen mühelos kopieren und in eine Textdatei oder E-Mail-Nachricht einfügen, die Sie dann an unseren Kundendienst weiterleiten können.

Nachschlagen in der Enfocus-Wissensdatenbank

Die Enfocus-Wissensdatenbank enthält eine Fülle von Informationen über spezielle Themen oder aktuelle Fragen und Probleme. Die Artikel in der Wissensdatenbank sind nach Enfocus-Produkten sortiert, wobei Sie den betreffenden Artikel schnell mithilfe von Stichwörtern in der Wissensdatenbank suchen können.

Instant PDF trotzdem gelegentlich Probleme auftreten. In diesem Fall können Sie den Kundendienst über das betreffende Problem informieren. Unsere Kundendiensttechniker werden sich dann umgehend mit dem von Ihnen gemeldeten Problem befassen und Ihnen mit präzisen Informationen oder praktischen Ratschlägen bei der Lösung des Problems behilflich sein.

So melden Sie ein Problem:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Hilfe >

Support > Ein Problem melden oder unter Mac OS X die Option Hilfe > Ein Problem melden.

2 Füllen Sie das Online-Formular aus, und

klicken Sie auf Absenden.

So rufen Sie die Enfocus-Wissensdatenbank auf:

• In Instant PDF wählen Sie unter Windows die Option Hilfe > Support > Wissensdatenbank

durchsuchen oder unter Mac OS X die Option Hilfe > Wissensdatenbank durchsuchen.

oder

• Rufen Sie die Enfocus-Website (www.enfocus.com) auf, und wählen Sie

Support > Wissensdatenbank.

Melden eines Problems

Obwohl unsere Mitarbeiter in der Softwareentwicklung und Qualitätskontrolle alle erdenklichen Anstrengungen unternehmen, damit unsere Softwareprodukte und die zugehörige Dokumentation höchsten Qualitätsansprüchen gerecht werden, können bei der Verwendung von

Kapitel 1: Erste Schritte20

Konfigurieren der Instant PDF-Grundeinstellungen

Kategorien von Grundeinstellungen

So rufen Sie die Instant PDF-Grundeinstellungen auf:

1 Wählen Sie im Instant PDF-Fenster unter

Windows die Option Datei > Grundeinstellungen oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen.

2 Klicken Sie auf die gewünschten Kategorien,

und machen Sie die erforderlichen Eingaben in den betreffenden Voreinstellungen:

• Grundeinstellungen > Persönliche Daten

• Grundeinstellungen > Sprache

• Grundeinstellungen > Meldungen

• Grundeinstellungen > Aktualisierungen

• Grundeinstellungen > Einheiten

• Grundeinstellungen >

CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft

• Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net

synchronisieren

• Grundeinstellungen > Jobverzeichnis

• Grundeinstellungen > Jobverarbeitung

• Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement

• Grundeinstellungen > Job-Verlauf

• Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis

• Grundeinstellungen > Anwendungen

• Grundeinstellungen > E-Mail-Server

Grundeinstellungen > Persönliche Daten

Name und Adressangaben

Zu den persönlichen Daten zählen Ihr Name und die Firmenadressdaten, ggf. mit einer Mitteilung. Sie sollten möglichst viele persönliche Daten angeben, da diese Informationen in den von Ihnen erstellten Certified PDF-Dokumenten gespeichert werden. Dadurch können sich die Empfänger Ihrer PDF-Dokumente bei etwaigen Fragen mit Ihnen in Verbindung setzen.

So geben Sie Ihre persönlichen Daten in den Grundeinstellungen an:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Persönliche Daten oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Persönliche Daten, und

füllen Sie das Formular aus.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 21

Grundeinstellungen > Sprache

Sprache der Instant PDF-Benutzeroberfläche

Sie können die gewünschte Sprache für die Benutzeroberfläche von Instant PDF auswählen.

So stellen Sie die Sprache der Instant PDFBenutzeroberfläche ein:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Sprache oder unter Mac OS X die Option Instant PDF >Grundeinstellungen > Sprache, und wählen Sie die gewünschte Sprache

aus.

Grundeinstellungen > Meldungen

Aktivieren und Deaktivieren aller Meldungen

Beim Arbeiten mit Instant PDF erhalten Sie Meldungen. Wenn Sie beispielsweise eine PDF-Warteschlange auswählen und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken, erhalten Sie eine Meldung und werden zur Bestätigung des Löschvorgangs aufgefordert. Wenn Sie im entsprechenden Dialogfeld auf die Option Diese Meldung nicht mehr anzeigen klicken, können Sie einige Meldungen deaktivieren.

Einige Meldungen lassen sich durch Klicken auf die entsprechende Option im Dialogfeld deaktivieren.

Sie können das Verhalten aller Meldungen in den Instant PDF-Grundeinstellungen festlegen, d. h. alle aktivieren oder deaktivieren.

So aktivieren oder deaktivieren Sie alle Meldungen:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Meldungen oder unter Mac

OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Meldungen, und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm im Bereich Hilfe.

Kapitel 1: Erste Schritte22

Grundeinstellungen > Aktualisierungen

Aktualisieren von Instant PDF

Instant PDF kann regelmäßig prüfen, ob Programmaktualisierungen vorhanden sind. Sie können bestimmen, wie häufig diese Prüfung vorgenommen werden soll.

So stellen Sie die Häufigkeit für die Suche nach Aktualisierungen ein:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > Aktualisierungen oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Aktualisierungen.

2 Wählen Sie, wie häufig Instant PDF nach

Aktualisierungen suchen soll:

• Bei Auswahl der Option "gelegentlich" erhalten Sie nur eine Nachricht, wenn Instant PDF nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.

• Bei Auswahl der Option Manuell erhalten Sie immer eine Nachricht, wenn Instant PDF aktuell oder nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.

Sie können an einem für Sie geeigneten Zeitpunkt nach Aktualisierungen von Instant PDF suchen, indem Sie den Menübefehl Hilfe > Aktualisierungen suchen wählen.

Grundeinstellungen > Einheiten

Einheiten in Instant PDF und im Preflight-Bericht

Sie können eine Standard-Maßeinheit auswählen. Sie verwenden diese Einheit im Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor, z. B. zum Festlegen der Anschnittgröße als eine Ausgabeoption, sowie im Preflight-Bericht.

So wählen Sie die Standard-Maßeinheit aus:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > Einheiten oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Einheiten.

2 Wählen Sie eine Maßeinheit aus.

Siehe auch

• "Ausgabeoptionen" auf Seite 112

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 23

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft

CertifiedPDF.net-Benutzerinformationen

Sie können die CertifiedPDF.net-Website aus Instant PDF aufrufen. Dafür können verschiedene Gründe vorliegen:

• Synchronisieren Ihrer lokalen PDF-Warteschlangen mit den entsprechenden PDF-Warteschlangen auf CertifiedPDF.net

• Hochladen Ihrer PDF-Warteschlangen in CertifiedPDF.net und Veröffentlichung in einer PDF-Spezifikationen

• Sie möchten ein Mitglied von CertifiedPDF.net werden.

Zu diesem Zweck müssen Sie Ihre CertifiedPDF.net-Benutzerdaten (Ihre E-Mail-Adresse und ein Kennwort) in den Grundeinstellungen eingeben.

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für Ihr CertifiedPDF.net-Benutzerkonto:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft.

2 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Wenn Sie Mitglied von CertifiedPDF.net werden möchten, klicken Sie auf Mitglied werden.

• Wenn Sie sich zuerst ein Bild von CertifiedPDF.net machen möchten, klicken Sie auf CertifiedPDF.net besuchen.

• Wenn Sie bereits Mitglied von CertifiedPDF.net sind, geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort Ihres CertifiedPDF.net-Kontos ein, und klicken Sie dann auf OK.

• "Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net" auf Seite 145

• "Abonnieren einer Spezifikation auf Basis

einer PDF-Warteschlange auf CertifiedPDF.net" auf Seite 158

Siehe auch

• www.certifiedPDF.net

• "Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten" auf

Seite 69

Kapitel 1: Erste Schritte24

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net synchronisieren

Synchronisierungshäufigkeit

Wenn Sie Mitglied der CertifiedPDF.net-Gemeinschaft sind und eine PDF-Warteschlange verwenden, die aus einer Spezifikationen auf CertifiedPDF.net stammt, können Sie diese PDF-Warteschlange mühelos synchronisieren. Die Synchronisierung einer PDF-Warteschlange bedeutet immer, dass die PDF-Warteschlange aus der Spezifikationen auf CertifiedPDF.net heruntergeladen wird und ihre Einstellungen für die entsprechende lokale PDF-Warteschlange verwendet werden, obwohl dieser Vorgang größtenteils im Hintergrund abläuft.

Sie können angeben, wie häufig Instant PDF die Website CertifiedPDF.net auf Aktualisierungen von PDF-Warteschlangen in Spezifikationenen prüfen soll, die Sie abonniert haben.

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen zum Synchronisieren von PDF-Warteschlangen mit CertifiedPDF.net:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > Synchronisieren oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Synchronisieren.

2 Wählen Sie, wie häufig Instant PDF nach

Aktualisierungen der PDF-Warteschlange suchen soll.

Wenn Instant PDF nicht automatisch und in regelmäßigen Abständen nach Aktualisierungen von PDF-Warteschlangen suchen soll, können Sie die Option manuell aktivieren. Dann können Sie diese PDF-Warteschlange an einem für Sie geeigneten Zeitpunkt synchronisieren, indem Sie einfach die PDF-Warteschlange auswählen und auf die Schaltfläche Synchronisieren klicken oder PDF-Warteschlange > Synchronisieren auswählen.

Grundeinstellungen > Jobverzeichnis

Speichern von Jobs

Sie können den Ordner angeben, in dem Jobs gespeichert werden sollen. Die folgenden Unterordner werden automatisch erstellt:

• ein Ordner Active (Aktiv) für noch in

Verarbeitung befindliche Jobs

• ein Ordner Failed (Fehlgeschlagen)

• ein Ordner Successful (Erfolgreich)

So geben Sie den Ordner zum Speichern von Jobs an:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > Jobverzeichnis oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Jobverzeichnis.

2 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Standard verwenden, damit

Jobs im Standardordner gespeichert werden.

• Klicken Sie zur Auswahl des gewünschten

Ordners auf Durchsuchen.

Vergewissern Sie sich, ob der frei verfügbare Speicherplatz auf dem Laufwerk ausreicht, auf dem die Jobs gespeichert werden sollen.

Siehe auch

• "Grundeinstellungen > Job-Verlauf" auf

Seite 27

Siehe auch

• Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net

> "Synchronisieren einer PDF-Warteschlange

mit CertifiedPDF.net" auf Seite 150

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 25

Grundeinstellungen > Jobverarbeitung

Instant PDF-Interaktion mit anderen Anwendungen

Obwohl Instant PDF ein Standalone-Softwareprogramm ist, kann es in den meisten Fällen auch mit anderen Anwendungen während der Jobverarbeitung kommunizieren.

• Sie können Acrobat Distiller bei der Erstellung von PDF-Dokumenten in Ihrem Workflow verwenden.

• Sie können Instant PDF als Zusatzmodul für Adobe InDesign, Adobe Illustrator, QuarkXPress oder Adobe Acrobat verwenden, so dass sich Ihre Dokumente als Certified PDF mithilfe einer Enfocus PDF-Warteschlange speichern lassen. Auch die Ausgabe in eine PDF-Warteschlange in Form eines virtuellen Druckers ist möglich.

• Das PDF-Dokument lässt sich zu Prüfzwecken automatisch in Adobe Acrobat, Adobe Reader oder einem anderen PDF-Viewer öffnen.

In allen o. g. Fällen können Sie festlegen, was mit den kommunizierenden Anwendungen in der entsprechenden Phase innerhalb des Workflows geschehen soll.

• Erstellen von Certified PDF-Dokumenten > "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 41

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 42

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 43

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Acrobat 7, 8 oder 9" auf Seite 44

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments

anhand von PostScript- oder PDF-Dateien" auf Seite 46

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments

durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker" auf Seite 47

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für die Jobverarbeitung:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Jobverarbeitung oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Jobverarbeitung.

Siehe auch

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen

> "QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 113 > "Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 115 > "Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 117 > "Virtueller Drucker" auf Seite 119 > "PostScript-Umwandlung in PDF" auf

Seite 110

> "Vorhandene Datei" auf Seite 121

Kapitel 1: Erste Schritte26

Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement

Kurzeinführung in das Farbmanagement

Ein Farbmanagementsystem (CMS) soll die unterschiedlichen Farbeigenschaften von Eingabegeräten (z. B. Scanner oder Digitalkamera) und Ausgabegeräten (z. B. Drucker oder Druckmaschine) ausgleichen, um beim Erstellen, Anzeigen und Drucken eine konstante Farbe zu gewährleisten. Im Idealfall bedeutet dies, dass die auf Ihrem Monitor angezeigten Farben exakt den Farben in der endgültigen Ausgabe entsprechen. Dies bedeutet auch, dass unterschiedliche Anwendungen, Bildschirme und Betriebssysteme Farben gleich anzeigen.

Verwenden von ICC-Farbprofilen für die Farbumwandlung

Zur Beseitigung oder Verringerung von Farbunterschieden zwischen einzelnen Geräten können Sie ICC-Profile (International Color Consortium) bei jeder Farbumwandlung während des Preflights und der Korrektur verwenden.

Ein ICC-Profil ist eine mathematische Beschreibung des von einem bestimmten Geräts verwendeten Farbraums. Alle Objekte in Ihren PDF-Dokumenten, d. h. Text, Grafiken und Bilder, lassen sich mit einem ICC-Farbprofil für einen bestimmten Farbraum (Graustufen, RGB oder CMYK) verknüpfen oder kennzeichnen.

Sie können ein ICC-Profil für jeden Farbraum in den Instant PDF-Grundeinstellungen auswählen. Wenn Sie für Bilder und andere Objekte separate Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie die Option "Für Bilder andere Einstellungen als für Objekte verwenden". Im Fenster unterhalb werden dann zwei Registerkarten angezeigt, eine für Bilder und eine für andere Objekte.

Sie können jedoch auch PDF-Profil oder Aktionslisten verwenden, in denen ebenfalls ICC-Profile angegeben sind. In diesem Fall haben die ICC-Profile in den betreffenden PDF-Profilen oder Aktionslisten Vorrang gegenüber den in den Instant PDF-Grundeinstellungen ausgewählten ICC-Profilen.

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für das Farbmanagement:

1 Wählen Sie unter Windows die Option Datei >

Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement.

2 Wenn Sie für Bilder und andere Objekte

separate Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie die Option "Für Bilder andere Einstellungen als für Objekte verwenden". Im Fenster unterhalb werden dann zwei Registerkarten angezeigt, eine für Bilder und eine für andere Objekte.

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

"Farbmanagement aktivieren".

4 Wählen Sie ICC-Quellprofile für die

gewünschten Farbmodelle aus.

5 Wenn Sie für "Ziel" andere ICC-Profile als für

"Quelle" verwenden möchten, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und wählen die gewünschten Ziel-ICC-Profile für die Farbmodelle aus.

6 Wählen Sie die CMM-Engine aus, die Sie

verwenden möchten.

Siehe auch

• Die Adresse der ICC-Website lautet:

www.color.org

• "Farbmanagement" auf Seite 106

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 27

Grundeinstellungen > Job-Verlauf

Einschränken der Anzahl von Jobs in der Verlaufsliste

Sie können die Anzahl der in der Liste Verlauf gespeicherten Jobs einschränken. Sie können Folgendes festlegen:

• die maximale Anzahl von Jobs, die in der Liste gespeichert werden sollen

• die maximale Anzahl von Tagen für das Speichern eines Jobs in dieser Liste

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für Jobs in der Liste Verlauf:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Job-Verlauf oder unter Mac

OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Job-Verlauf.

Siehe auch

• Verwalten von Jobs > "Anzeigen von Jobs" auf

Seite 86

• "Grundeinstellungen > Jobverzeichnis" auf

Seite 24

Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis

Hilfepaket mit mehreren Abschnitten

Das Instant PDF-Hilfepaket besteht aus den folgenden Abschnitten:

•Die Schnellstart-Hilfe ist die

Schnellstartanleitung, die in Form von Hilfethemen angezeigt wird.

•Die Enfocus Instant PDF-Hilfe zeigt alle im

Benutzerhandbuch enthaltenen Informationen in Form von Online Hilfethemen an.

•Die Preflight-Bericht-Hilfe. Bei der Prüfung

eines PDF-Dokuments mit einem PDF-Profil erhalten Sie einen Preflight-Bericht. Dieser Bericht enthält u. U. eine Liste von Fehlerund Warnmeldungen, die auf (potenzielle) Probleme im geprüften PDF-Dokument hinweisen. Die Bedeutung dieser Fehler- und Warnmeldungen sowie die möglichen Ursachen und Problemlösungen stehen als Online-Hilfethemen in der Preflight-Bericht-Hilfe zur Verfügung. Sie können sich das betreffende Hilfethema sofort anzeigen lassen, indem Sie auf das Fragezeichen ( ) vor der jeweiligen Fehleroder Warnmeldung im Preflight-Bericht klicken.

Sie können die Version der zu verwendenden Hilfe auswählen:

• die Hilfe auf Ihrem Computer

• die Hilfe auf CertifiedPDF.net

• Automatisch auswählen

Da die Preflight-Bericht-Hilfe auf CertifiedPDF.net regelmäßig aktualisiert wird, empfiehlt sich die Auswahl dieser Option.

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für die Preflight-Bericht-Hilfe:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis.

Kapitel 1: Erste Schritte28

Siehe auch

• "Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets" auf

Seite 13

Grundeinstellungen > Anwendungen

Verwenden von Anwendungen in Verbindung mit Instant PDF

Instant PDF bietet ein Zusatz- oder Erweiterungsmodul (XTension) für die folgenden Anwendungen:

•QuarkXPress 7 und 8

• Adobe InDesign CS2 und CS3

• Adobe Illustrator CS2 und CS3

• Adobe Reader 7, 8 oder 9

•Adobe Acrobat 7, 8 oder 9

Für die Erstellung von PDF-Dokumenten werden die folgenden Versionen von Acrobat Distiller verwendet:

• Acrobat Distiller 9

• Acrobat Distiller 8

• Acrobat Distiller 7

Für alle o. g. Anwendungen können Sie das Verzeichnis bzw. den Pfad für die entsprechenden Programmdateien festlegen.

So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für Anwendungen:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > Anwendungen oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > Anwendungen.

Siehe auch

• Erstellen von Certified PDF-Dokumenten > "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 41

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 42

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 43

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Acrobat 7, 8 oder 9" auf Seite 44

Grundeinstellungen > E-Mail-Server

SMTP-Servereinstellungen

Sie können eine PDF-Warteschlange so konfigurieren, dass Certified PDF-Dokumente automatisch per E-Mail weitergeleitet werden. In diesem Fall müssen Sie die Grundeinstellungen entsprechend konfigurieren, d. h. den Hostnamen und die Anschlussnummer (Port), den Benutzernamen und das Kennwort des SMTP-Servers für Ihre ausgehenden E-Mail-Nachrichten eingeben. Wenn kein Benutzername und Kennwort erforderlich sind, lassen Sie die Felder leer.

Beispiel:

• SMTP-Server für ausgehende E-Mail-Nachrichten: mail-out.server.com

• Port-Nummer: 25

Sie können diese Informationen in Ihrem E-Mail-Programm finden. In Zweifelsfällen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 29

So konfigurieren Sie die E-Mail-Grundeinstellungen:

Wählen Sie unter Windows die Option Datei > Grundeinstellungen > E-Mail-Server oder unter Mac OS X die Option Instant PDF > Grundeinstellungen > E-Mail-Server.

Siehe auch

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "E-Mail" auf Seite 130

Kapitel 1: Erste Schritte30

Kapitel 2

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 33

K a p i t e l 2 : Erstellen von Certified PDF-Dokumenten

Über dieses Kapitel

Dieses Kapitel beschreibt die Hauptaufgabe, die Sie in Instant PDF durchführen, nämlich das Erstellen von Certified PDF-Dokumenten mit einer Enfocus PDF-Warteschlange. Es vermittelt auch einen Einblick in die Erstellung von PDF-Dokumenten mit und ohne Instant PDF und erläutert, was PDF-Warteschlangen sind.

Themen

In diesem Kapitel:

• Verstehen der Arbeitsabläufe beim Erstellen von PDF-Dokumenten 34

• Erstellen von PDF-Dokumenten auf die herkömmliche Weise, d. h. durch Ausprobieren 34

• Erstellen von PDF-Dokumenten nach der Methode von Enfocus: nur ein Arbeitsschritt bis hin zu einer ausgabefertigen PDF-Datei 37

• Was ist eine Enfocus PDF-Warteschlange? 38

• Anzeigen von PDF-Warteschlangen 39

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe InDesign CS2 oder CS3 42

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Illustrator CS2 oder CS3 43

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in QuarkXPress 7 oder 8 41

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Acrobat 7, 8 oder 9 44

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Mac OS X 45

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments anhand von PostScript- oder PDF-Dateien 46

• Erstellen eines Certified PDF-Dokuments durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker 47

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten34

Verstehen der Arbeitsabläufe beim Erstellen von PDF-Dokumenten

Verschiedene Ansätze mit dem gleichen Endziel

Ganz gleich, wie Sie ein PDF-Dokument erstellen, verfolgen Sie immer das gleiche Endziel: Sie wollen ein ausgabefertiges PDF-Dokument auf möglichst effiziente Weise erstellen.

"Ausgabefertig" bedeutet, dass Sie oder der Empfänger Ihres PDF-Dokuments in der Lage sind, das PDF-Dokument beispielsweise im Internet, in gedruckter Form, auf einer CD-ROM oder auf einem sonstigen Datenträger zu veröffentlichen.

"Auf möglichst effiziente Weise" bedeutet, dass die Erstellung von PDF-Dokumenten reibungslos, schnell und mühelos abläuft. Sie möchten möglichst wenig Zeit für die folgenden Aufgaben aufwenden (oder gar verschwenden):

• Festlegen von Einstellungen in verschiedenen Programmen, die letztendlich ausschlaggebend für die Qualität Ihres PDF-Dokument s sind

• Prüfen, Überprüfen, Bearbeiten oder sogar Neuerstellen Ihres PDF-Dokuments, damit es ausgabefertig ist

Durch die Verwendung von Instant PDF zum Erstellen von PDF-Dokumenten können Sie dieses Ziel erreichen. Zur möglichst effektiven Nutzung von Instant PDF ist es wichtig, dass Sie genau darüber Bescheid wissen, wie PDF-Dokumente erstellt werden können und was bei diesem Prozess "im Hintergrund" abläuft.

In diesem Abschnitt werden die beiden unterschiedlichen Arbeitsabläufe zur Erstellung von PDF-Dokumenten beschrieben:

• Erstellen von PDF-Dokumenten auf die

herkömmliche Weise, d. h. durch Ausprobieren

• Erstellen von PDF-Dokumenten nach der

Methode von Enfocus: nur ein Arbeitsschritt bis hin zu einer ausgabefertigen PDF-Datei

Erstellen von PDF-Dokumenten auf die herkömmliche Weise, d. h. durch Ausprobieren

Speichern als PDF

Zuerst einige Anmerkungen zur Erstellung von PDF-Dokumenten auf die herkömmliche Weise. Heutzutage haben die meisten Anwendungen, wie Textverarbeitungs- oder DTP-Programme oder Design-Software, eine Funktion namens Als PDF speichern, mit der Sie eine Quelldatei leicht in ein PDF-Dokument umwandeln können.

Schaltfläche "In Adobe PDF umwandeln"

Zu diesem Zweck verfügen einige Programme sogar die spezielle Schaltfläche In Adobe PDF umwandeln. Diese Schaltfläche kann so aussehen:

. Demzufolge hat es den Anschein, als ob das Erstellen von PDF-Dokumenten ein einfacher Arbeitsschritt ist, bei dem Sie nur auf die Schaltfläche klicken oder eine Datei im PDF-Format speichern. Doch dies ist nicht der Regelfall. Denn in Wirklichkeit geben Sie das betreffende Dokument in eine (temporäre) PostScript-Datei aus. Dann wird diese Datei in Acrobat Distiller weitergeleitet und dort in eine PDF-Datei umgewandelt.

Erstellen von PDF-Dokumenten in einzelnen Arbeitsschritten

Manche Benutzer verwenden die Schaltfläche In Adobe PDF umwandeln oder die Funktion Als PDF speichern nicht, sondern ziehen es vor, schrittweise

vorzugehen: 1 Sie geben die Quelldatei in eine

PostScript-Datei aus.

2 Dann öffnen sie diese Datei in Acrobat Distiller

und wandeln sie in eine PDF-Datei um.

Diese Art der Erstellung von PDF-Dokumenten ist ein mehrstufiger Prozess, wobei jede einzelne Phase ihre Tücken in sich birgt.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 35

Herkömmlicher PDF-Workflow

Das Erstellen von PDF-Dokumenten beschränkt sich nicht allein auf das reine Erstellen:

• Denn Sie möchten sicher sein, dass das fertige PDF-Dokument einwandfrei ist. Daher prüfen Sie das PDF-Dokument und versuchen, Fehler nach Möglichkeit zu beheben.

1 Sie erstellen eine Quelldatei in einer nativen

Anwendung, z. B. in einem Textverarbeitungs- oder DTP-Programm oder einer Grafiksoftware.

2 In der nativen Anwendung wählen Sie dann

einen PostScript-Drucker in der Druckerliste aus und prüfen die zugehörigen Druckeinstellungen und -eigenschaften (z. B. Seitenformat und -ausrichtung, grafische Auflösung, Skalierung usw.). Acrobat Distiller, das mit dem AdobePS-Treiber arbeitet, ist beispielsweise ein solcher PostScript-Drucker.

3 Dann geben Sie die Quelldatei in eine

PostScript-Datei aus.

4 In Acrobat Distiller prüfen und konfigurieren

Sie die Joboptionen oder Adobe PDF-Einstellungen wie grafische Auflösung und Komprimierung, PDF-Dateikompatibilität, das Einbetten von Schriften oder Schrift-Untergruppen, Farbeinstellungen usw. Dann wählen Sie die soeben erstellte PostScript-Datei aus und wandeln diese in eine PDF-Datei um.

5 In Adobe Acrobat öffnen und prüfen Sie das

PDF-Dokument. Sie können das PDF-Dokument visuell prüfen, um festzustellen, ob das Dokument ausgabefertig ist. Manche Probleme können Sie u. U. auf einen Blick erkennen. So sieht eine Schrift in Ihrem PDF-Dokument vielleicht nicht richtig aus. Oder ursprünglich farbige Grafiken sind in Schwarzweiß umgewandelt worden. Doch einige Probleme lassen sich visuell nicht erkennen. Daher gibt es keine Garantie dafür, dass Ihr PDF-Dokument wirklich ausgabefertig ist.

• Wenn das PDF-Dokument einwandfrei aussieht, leiten Sie es weiter. Mit anderen Worten: Sie speichern es in einem bestimmten Verzeichnis oder senden es an einen Dritten.

Der herkömmliche Workflow bei der Erstellung von PDF-Dokumenten läuft in der Regel wie folgt ab:

Conventional PDF creation workflow

PDF

6 Wenn Sie bestimmte Probleme in einem

PDF-Dokument erkannt haben, verwerfen Sie die PDF-Datei und versuchen, die Ursache des Problems vor dem Neuerstellen des PDF-Dokuments zu finden. Die Lösung von

Problemen ist u. U. nicht so einfach, da sie zuweilen auf falsche Einstellungen in verschiedenen Instanzen oder Softwareprogrammen zurückzuführen sind.

• Demzufolge müssen Sie u. U. die Quelldatei(en) prüfen.

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten36

• Sie müssen vielleicht die Druckeinstellungen

und -eigenschaften Ihres PostScript-Druckers ändern.

• Möglicherweise müssen Sie einen anderen Drucker zum Erstellen einer PostScript-Datei auswählen.

• Sie müssen eventuell die Adobe PDF-Einstellungen in Acrobat Distiller 7, 8 oder 9 ändern.

Vielleicht müssen Sie die Schritte 2 bis 6 mehrmals wiederholen, bis das PDF-Dokument einwandfrei aussieht.

7 Wenn das PDF-Dokument auf dem Bildschirm

einwandfrei aussieht, veröffentlichen Sie es, z. B. im Internet, in gedruckter Form oder auf einer CD-ROM.

8 Doch selbst nach der Veröffentlichung

entspricht das PDF-Dokument u. U. nicht Ihren Qualitätsanforderungen, obwohl es auf dem Bildschirm einwandfrei aussah. So kann das PDF-Dokument beispielsweise RGB-Farben enthalten, obwohl es für den Offsetfarbdruck vorgesehen war. Unter Umständen landen die veröffentlichten Exemplare dann im Papierkorb, und Sie müssen die ganze Arbeit wiederholen.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 37

Erstellen von PDF-Dokumenten nach der Methode von Enfocus: nur ein Arbeitsschritt bis hin zu einer ausgabefertigen PDF-Datei

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in einem Arbeitsschritt

Sobald Sie Instant PDF installiert und die gewünschten Enfocus PDF-Warteschlangen erstellt oder importiert haben, erfolgt das Erstellen ausgabefertiger PDF-Dokumente sprichwörtlich in einem Arbeitsschritt. Darüber hinaus ist das PDF-Dokument ein Certified PDF-Dokument. Daher können Sie sicher sein, dass potenzielle, ausgabebezogene Probleme im gleichen Arbeitsgang geprüft und behoben werden.

Mithilfe von Instant PDF können Sie ein Certified PDF-Dokument wie folgt erstellen:

1 Sie "senden" Ihre Quelldatei einfach an eine

Enfocus PDF-Warteschlange.

Die Weiterleitung kann auf verschiedene Weise erfolgen:

• Mithilfe eines virtuellen Druckers geben Sie die Quelldatei in eine Enfocus PDF-Warteschlange aus

• Mithilfe von QuarkXPress XTension oder eines Zusatzmoduls für Adobe InDesign CS2, Adobe InDesign CS3, Adobe Illustrator CS2, Adobe Illustrator CS3 oder Adobe Acrobat wählen Sie eine Enfocus PDF-Warteschlange aus und speichern die Quelldatei als Certified PDF-Datei

• Durch Importieren einer vorhandenen PDFoder PostScript-Datei in Instant PDF

Verarbeitungsschritte

Das Erstellen eines Certified PDF-Dokuments mithilfe einer Enfocus PDF-Warteschlange bedeutet, dass Sie einen Certified PDF-Workflow starten, d. h. einen vollständigen Arbeitsablauf mit den folgenden Arbeitsschritten:

1 Allgemein > Verfasser: Für das PDF-Dokument

wird ein Certified PDF-Workflow gestartet. Im PDF-Dokument werden Metadaten hinzugefügt, d. h. Ihr Name, Ihre Firma und

Adressangaben.

2PDF-Erstellung: Das PDF-Dokument wird

erstellt.

3 Verarbeitung > Korrektur: Das PDF-Dokument

kann mithilfe einer oder mehrerer Aktionslisten korrigiert werden.

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten38

4 Verarbeitung > Preflight: Für das

PDF-Dokument wird ein Preflight mithilfe eines PDF-Profils durchgeführt: Verschiedene Eigenschaften des PDF-Dokuments werden geprüft, wobei sich einige bei Bedarf korrigieren lassen.

5 Verarbeitung > Überprüfung: Bei Bedarf

können Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat oder Adobe Reader prüfen.

6 Weiterleitung: Das PDF-Dokument wird in

einem bestimmten Verzeichnis gespeichert und kann per E-Mail oder FTP dann automatisch an einen Empfänger gesendet werden.

Was ist eine Enfocus PDF-Warteschlange?

Die Enfocus PDF-Warteschlange: ein vollständiger Arbeitsablauf zur Erstellung von Certified PDF-Dokumenten und zur Qualitätssicherung

Eine Enfocus PDF-Warteschlange ist ein vollständiger Arbeitsablauf (Workflow) zur Erstellung von Certified PDF-Dokumenten und zur Qualitätssicherung. Sie erstellen eine Enfocus PDF-Warteschlange in Instant PDF, um Quelldokumente in nur einem Arbeitsschritt in ausgabefertige Certified PDF-Dokumente umzuwandeln. "Ausgabefertig" bedeutet gemäß vordefinierten Parametern vom Empfänger des PDF-Dokuments. Die PDF-Warteschlange führt alle Zwischenschritte bei der PDF-Erstellung und Qualitätssicherung automatisch aus.

1 Fügen Sie Informationen über das

PDF-Dokument im PDF-Dokument selbst hinzu.

2 Erstellen Sie nicht ein einfaches

PDF-Dokument, sondern ein Certified PDF-Dokument.

3 Korrigieren Sie das PDF-Dokument mithilfe

von Enfocus Aktionslisten.

4 Führen Sie einen Preflight für das

PDF-Dokument mit einem PDF-Profil durch.

5 Überprüfen Sie das PDF-Dokument 6 Leiten Sie das Certified PDF-Dokument weiter,

indem Sie es in einem bestimmten Verzeichnis speichern oder per E-Mail oder FTP an einen Empfänger senden.

Siehe auch

• "Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen" auf Seite 97

• "Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net" auf Seite 145

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 39

Anzeigen von PDF-Warteschlangen

Über die PDF-Warteschlangenliste

Die PDF-Warteschlangenliste ist eine der beiden Ansichten im Hauptfenster von Instant PDF. Sie können sich die PDF-Warteschlangenliste anzeigen lassen:

• Beim Starten von Instant PDF

• Bei Auswahl der Option PDF-Warteschlange >

PDF-Warteschlangenliste anzeigen

• Durch Klicken auf die Schaltfläche

PDF-Warteschlangen

Mithilfe der PDF-Warteschlangenliste können Sie Informationen über die auf Ihrem Computer installierten PDF-Warteschlangen abrufen und diese verwalten.

Komponenten der PDF-Warteschlangenliste

Die PDF-Warteschlangenliste umfasst:

• Die PDF-Warteschlangen-Schaltflächen

• PDF-Warteschlangenliste

• PDF-Warteschlangen-Informationsbereich

• Bereich "Hilfe"

Die PDF-Warteschlangen-Schaltflächen

Sie finden die PDF-Warteschlange-Schaltflächen in der Werkzeugleiste beim Anzeigen der PDF-Warteschlangenliste.

Enfocus Instant PDF

Sie können die u. g. Schaltflächen für Routineaufgaben verwenden:

Schaltfläche Verwendungszweck

Klicken Sie auf die Schaltfläche

PDF-Warteschlangen, um die Liste der

PDF-Wartes

chlangen

Jobs

Neu

Bearbeiten

PDF-Warteschlangen und Informationen über die gewünschte PDF-Warteschlange anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Jobs, um die Joblisten anzuzeigen. Siehe: "Anzeigen von Jobs" auf Seite 86

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Enfocus PDF-Warteschlange zu erstellen. Siehe: "Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen" auf Seite 97

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Eigenschaften einer ausgewählten PDF-Warteschlange zu ändern. Siehe: "Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen" auf Seite 97

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten40

Enfocus Instant PDF

Schaltfläche Verwendungszweck

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, wenn Sie die PDF-Warteschlange nicht mehr benötigen und aus der Liste

Löschen

entfernen möchten. Siehe: Verwalten von

PDF-Warteschlangen > "Löschen einer PDF-Warteschlange" auf Seite 142

Klicken Sie auf die Schaltfläche Synchronisieren, wenn Sie die CertifiedPDF.net-Warteschlange

Synchronisi

eren

übernehmen möchten. Siehe: Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net > "Synchronisieren einer PDF-Warteschlange mit CertifiedPDF.net" auf Seite 150

PDF-Warteschlangenliste Sie finden die Liste der Enfocus

PDF-Warteschlangen auf der linken Seite im

Hauptfenster von Instant PDF.

• "Verwenden und Verwalten von

PDF-Warteschlangen aus CertifiedPDF.net" auf Seite 145

PDF-Warteschlangen-Informationsbereich

Der PDF-Warteschlangen-Informationsbereich befindet sich rechts neben der PDF-Warteschlangenliste.

Enfocus Instant PDF

Hier sehen Sie nähere Einzelheiten über die ausgewählte PDF-Warteschlange. Dazu zählen:

• Der Status der PDF-Warteschlange

• Die Beschreibung der PDF-Warteschlange vonseiten des Erstellers der PDF-Warteschlange

• Eine Übersicht der Einstellungen in der PDF-Warteschlange

Die PDF-Warteschlangenliste zeigt alle PDF-Warteschlangen, die derzeit auf dem Computer vorhanden sind. Sie können diese Liste sortieren. Sie können auch eine PDF-Warteschlange auswählen und dann bearbeiten oder verwalten.

Siehe auch

• "Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen" auf Seite 97

• "Verwalten von PDF-Warteschlangen" auf

Seite 137

• "Sortieren von PDF-Warteschlangen in der

PDF-Warteschlangenliste" auf Seite 142

Siehe auch

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Prüfen des Konfigurationsstatus einer PDF-Warteschlange: Gültig, Teilweise gültig oder Ungültig" auf Seite 99

• "Prüfen des CertifiedPDF.net-Status Ihrer

PDF-Warteschlange in Instant PDF" auf Seite 148

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 41

Enfocus Instant PDF

Bereich "Hilfe"

Der Bereich Hilfe befindet sich unten im Hauptfenster von Instant PDF.

Im Bereich Hilfe finden Sie kurze Anweisungen oder Hintergrundinformationen über die Schaltflächen oder Optionen, auf denen sich der Mauszeiger befindet. Sie können das entsprechende Hilfethema aufrufen, um weitere Informationen zu erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe klicken ( ).

Siehe auch

• "Das Instant PDF-Dokumentationspaket" auf

Seite 12

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in QuarkXPress 7 oder 8

Arbeitsvorbereitung

Bevor Sie mit dem Erstellen von Certified PDF-Dokumenten in einem Arbeitsgang in QuarkXPress beginnen, müssen Sie eine PDF-Warteschlange zur Verwendung in QuarkXPress konfigurieren.

Siehe:

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 113

• "Grundeinstellungen > Anwendungen" auf

Seite 28

Speichern eines QuarkXPress-Dokuments als Certified PDF-Dokument

Instant PDF fügt eine Option im QuarkXPress-Menü Datei hinzu. Dadurch können Sie Certified PDF-Dokumente in QuarkXPress in nur einem benutzerfreundlichen Arbeitsschritt erstellen.

So erstellen Sie ein Certified PDF-Dokument in QuarkXPress:

1 Öffnen Sie ein ausgabefertiges

QuarkXPress-Dokument.

2 Wählen Sie Datei > Als Certified PDF

speichern.

3 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus der

Liste der Enfocus PDF-Warteschlangen im Dialogfeld Enfocus Instant PDF aus.

Eine Beschreibung der Warteschlange wird dann auf der Registerkarte Druckeinstellungen angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte PDF-Warteschlangenübersicht, um eine Übersicht über die Einstellungen in der PDF-Warteschlange anzuzeigen.

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten42

4 Geben Sie den gewünschten Seitenbereich im

Feld Seiten an.

Beachten Sie die im Bereich Hilfe aufgeführten Tipps.

5 Klicken Sie auf OK.

Dann wird in Instant PDF ein neuer Job für das QuarkXPress-Dokument gestartet. Abhängig von den PDF-Warteschlangen-Einstellungen kann das Dokument sofort als Certified PDF-Dokument gespeichert werden. Oder Sie müssen zuerst bestimmte Arbeitsschritte ausführen, wie beispielsweise die Eingabe eines Dateinamens oder die Prüfung des Dokuments nach dem Preflight.

Erstellen eines Certified

PDF-Dokuments in Adobe

InDesign CS2 oder CS3

Arbeitsvorbereitung

Bevor Sie mit dem Erstellen von Certified PDF-Dokumenten in einem Arbeitsgang in Adobe InDesign beginnen, müssen Sie eine PDF-Warteschlange zur Verwendung in Adobe InDesign konfigurieren.

Siehe:

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 115

• "Grundeinstellungen > Anwendungen" auf

Seite 28

Speichern eines Adobe InDesign-Dokuments als Certified PDF-Dokument

Instant PDF fügt eine Option im Adobe InDesign-Menü Datei hinzu. Dadurch können Sie Certified PDF-Dokumente in Adobe InDesign in nur einem benutzerfreundlichen Arbeitsschritt erstellen.

So erstellen Sie ein Certified PDF-Dokument in Adobe InDesign:

1 Öffnen Sie ein ausgabefertiges Adobe

InDesign-Dokument.

2 Wählen Sie Datei > Als Certified PDF

speichern.

3 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus der

Liste der Enfocus PDF-Warteschlangen im Dialogfeld Enfocus Instant PDF aus.

Eine Beschreibung der PDF-Warteschlange wird dann auf der Registerkarte Druckeinstellungen angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte PDF-Warteschlangenübersicht, um eine Übersicht über die Einstellungen in der PDF-Warteschlange anzuzeigen.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 43

4 Geben Sie den gewünschten Seitenbereich im

Feld Seiten an.

Beachten Sie die im Bereich Hilfe aufgeführten Tipps.

5 Klicken Sie auf OK.

Dann wird in Instant PDF ein neuer Job für das Adobe InDesign-Dokument gestartet. Abhängig von den PDF-Warteschlangen-Einstellungen kann das Dokument sofort als Certified PDF-Dokument gespeichert werden. Oder Sie müssen zuerst bestimmte Arbeitsschritte ausführen, wie beispielsweise die Eingabe eines Dateinamens oder die Prüfung des Dokuments nach dem Preflight.

Erstellen eines Certified

PDF-Dokuments in Adobe

Illustrator CS2 oder CS3

Arbeitsvorbereitung

Bevor Sie mit dem Erstellen von Certified PDF-Dokumenten in einem Arbeitsgang in Adobe Illustrator beginnen, müssen Sie eine PDF-Warteschlange zur Verwendung in Adobe Illustrator konfigurieren.

Siehe:

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 117

• "Grundeinstellungen > Anwendungen" auf

Seite 28

Speichern eines Adobe Illustrator-Dokuments als Certified PDF-Dokument

Instant PDF fügt eine Option im Adobe Illustrator-Menü Datei hinzu. Dadurch können Sie Certified PDF-Dokumente in Adobe Illustrator in nur einem benutzerfreundlichen Arbeitsschritt erstellen.

So erstellen Sie ein Certified PDF-Dokument in Adobe Illustrator:

1 Öffnen Sie ein ausgabefertiges Adobe

Illustrator-Dokument.

2 Wählen Sie Datei > Als Certified PDF

speichern.

3 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus der

Liste der Enfocus PDF-Warteschlangen im Dialogfeld Enfocus Instant PDF aus.

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten44

4 Geben Sie den gewünschten Seitenbereich im

Feld Seiten an.

Beachten Sie die im Bereich Hilfe aufgeführten Tipps.

5 Klicken Sie auf OK.

Dann wird in Instant PDF ein neuer Job für das Adobe Illustrator-Dokument gestartet. Abhängig von den PDF-Warteschlangen-Einstellungen kann das Dokument sofort als Certified PDF-Dokument gespeichert werden. Oder Sie müssen zuerst bestimmte Arbeitsschritte ausführen, wie beispielsweise die Eingabe eines Dateinamens oder die Prüfung des Dokuments nach dem Preflight.

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Acrobat 7, 8 oder 9

Anpassen von Nicht-Certified PDF-Dokumenten

Instant PDF ermöglicht Ihnen auch, normale PDF-Dokumente in zuverlässigere Certified PDF-Dokumente umzuwandeln, selbst wenn Sie auf die Quelldateien nicht zugreifen können.

Diese Vorgehensweise bietet viele Vorzüge. Nehmen wir beispielsweise an, dass eine Druckerei ein Nicht-Certified-Dokument von einem Designer erhält. Aus den folgenden Gründen empfiehlt es sich für die Druckerei, das Dokument in ein Certified PDF-Dokument umzuwandeln:

• Für das Dokument wird automatisch ein Preflight mit dem entsprechenden PDF-Profil durchgeführt.

• Alle an dem Dokument nach der Zertifizierung vorgenommenen Bearbeitungsvorgänge lassen sich verfolgen. Demzufolge trägt die Druckerei nicht das Risiko, dass sie für eine fehlerhafte Ausgabe verantwortlich gemacht wird.

Speichern eines vorhandenen PDF-Dokuments als Certified PDF

Instant PDF fügt die Option Als Certified PDF speichern im Adobe Acrobat-Menü Datei hinzu.

So erstellen Sie ein Certified PDF-Dokument in Adobe Acrobat:

1 Öffnen Sie das Dokument, für das Sie den

Certified PDF-Workflow in Adobe Acrobat starten möchten.

2 Wählen Sie Datei > Als Certified PDF

speichern.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 45

3 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus der

Liste der Enfocus PDF-Warteschlangen im Dialogfeld Enfocus Instant PDF aus.

Eine Beschreibung der Warteschlange wird dann auf der Registerkarte Druckeinstellungen angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte "Zusammenfassung", um eine Übersicht der Einstellungen in der PDF-Warteschlange anzuzeigen.

Dann wird ein neuer Job in Instant PDF gestartet. Abhängig von den Einstellungen der PDF-Warteschlange kann das Dokument u. U. sofort als Certified PDF-Dokument gespeichert werden. Oder Sie müssen zuerst bestimmte Arbeitsschritte ausführen, wie die Eingabe eines Dateinamens oder die Prüfung des Dokuments nach dem Preflight.

Siehe auch

• "Grundeinstellungen > Anwendungen" auf

Seite 28

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen

> "Virtueller Drucker" auf Seite 119 > "PostScript-Umwandlung in PDF" auf

Seite 110

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Mac OS X

Ausgeben an einen virtuellen Drucker

Sie erstellen ein Certified PDF-Dokument in Mac OS X durch Ausgabe an eine PDF-Warteschlange. Diese PDF-Warteschlange wird als virtueller Drucker dargestellt. Demzufolge ist das Erstellen eines Certified PDF-Dokuments vergleichbar mit der Ausgabe auf einem normalen Drucker. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass die betreffende Datei einen vollständigen PDF-Erstellungsvorgang und Arbeitsablauf zur Qualitätssicherung durchläuft, bis ein Certified PDF-Dokument vorliegt.

In Anwendungen, in denen Sie Instant PDF als Plug-In verwenden können, wie Adobe InDesign, Adobe Illustrator, QuarkXPress und Adobe Acrobat, empfiehlt sich eventuell eine andere Vorgehensweise.

Siehe auch

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 41

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 42

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 43

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Acrobat 7, 8 oder 9" auf Seite 44

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments

durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker" auf Seite 47

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten46

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments anhand von

PostScript- oder PDF-Dateien

Zertifizieren vorhandener Dokumente

Mit Instant PDF können Sie vorhandene PostScriptoder PDF-Dateien in verlässliche Certified PDF-Dokumente umwandeln.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig PostScript-Dateien von Designern oder anderen Dienstleistern erhalten, können Sie diese in nur einem Arbeitsschritt in Certified PDF-Dokumente umwandeln.

Umwandeln von PostScript- und PDF-Dokumenten

Sie können den Befehl Job > Neu in Instant PDF zum Erstellen neuer Certified PDF-Dokumente anhand von PostScript- oder PDF-Dateien verwenden.

Alternativ können Sie eine PostScript- oder PDF-Datei auch mittels Drag & Drop auf das Anwendungssymbol oder Kürzel von Instant PDF ziehen. Instant PDF wird dann automatisch gestartet und beginnt mit der Umwandlung des PostScript- oder PDF-Dokuments in ein Certified PDF-Dokument.

So zertifizieren Sie PostScript- und PDF-Dokumente:

1 Klicken Sie in Instant PDF auf die Schaltfläche

Jobs in der Symbolleiste. 2 Wählen Sie Job > Neu. 3 Suchen Sie die PostScript- oder PDF-Datei, für

die Sie einen Certified PDF-Workflow starten

möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Dann erscheint die Datei als Job in der Liste Aktive

Jobs. 4 Markieren Sie den Job in der Liste Aktive Jobs,

und klicken Sie auf die Schaltfläche

PDF-Warteschlange auswählen. 5 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus, und

klicken Sie auf OK.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 47

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker

Was ist ein virtueller Drucker?

Ein virtueller Drucker ist eine der Erscheinungsformen einer Enfocus PDF-Warteschlange. Beim Erstellen oder Ändern einer PDF-Warteschlange können Sie sich die PDF-Warteschlange in Form eines virtuellen Druckers anzeigen lassen. In diesem Fall entspricht der Name der PDF-Warteschlange dem Namen des virtuellen Druckers, wie er in der Liste Drucker und Faxgeräte in der Systemsteuerung (Windows) oder in der Druckerliste (Mac OS) angezeigt wird.

Ausgeben an einen virtuellen Drucker

Zur Erstellen eines Certified PDF-Dokuments ist die Ausgabe an einen virtuellen Drucker möglich. Dabei gehen Sie wie bei der Druckausgabe an einen normalen Drucker in jeder beliebigen Anwendung in Windows oder in Mac OS vor. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass die betreffende Datei einen vollständigen PDF-Erstellungsvorgang und Arbeitsablauf zur Qualitätssicherung durchläuft, bis ein Certified PDF-Dokument vorliegt.

In Anwendungen, in denen Sie Instant PDF als Plug-In verwenden können, wie Adobe InDesign CS2 und CS3, Adobe Illustrator CS2 und CS3, QuarkXPress 7 und 8 sowie Adobe Acrobat 7, 8 und 9, empfiehlt sich eventuell eine andere Vorgehensweise.

So erstellen Sie ein Certified PDF-Dokument durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker:

1 Öffnen Sie das Original-Dokument in der

nativen Anwendung.

2 Wählen Sie Datei > Drucken. 3 Wählen Sie in der Druckerliste eine als

virtueller Drucker dargestellte PDF-Warteschlange aus.

4 Prüfen Sie die speziellen Druckeinstellungen

für die native Anwendung, ändern Sie diese ggf., und klicken Sie auf Drucken.

Enfocus PDF-Warteschlange als virtueller Drucker dargestellt in Windows

Enfocus PDF-Warteschlange als virtueller Drucker dargestellt in Mac OS X

Siehe auch

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 41

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 42

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 43

• "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Acrobat 7, 8 oder 9" auf Seite 44

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Virtueller Drucker" auf Seite 119

Kapitel 2: Erstellen von Certified PDF-Dokumenten48

Kapitel 3

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 51

K a p i t e l 3 : Durchführen eines Preflights für PDF-Dokumente

Über dieses Kapitel

Ein PDF-Profil ist ein wesentlicher Bestandteil einer Enfocus PDF-Warteschlange. Die PDF-Warteschlange verwendet ein PDF-Profil, um einen "Preflight" für Ihre PDF-Dokumente durchzuführen, d. h. auf eventuell vorhandene Fehler zu prüfen und zu diese zu beheben. Das Ergebnis dieser Prüfung wird in einem Preflight-Bericht dargestellt.

In diesem Kapitel werden diese Hauptkonzepte des Preflights erläutert und erklärt, was beim Preflight im Certified PDF-Workflow abläuft.

Themen

In diesem Kapitel:

•Preflighting52

•PDF-Profils53

• Preflight-Bericht 54

Kapitel 3: Durchführen eines Preflights für PDF-Dokumente52

Preflighting

Preflighting, Definition

Der Begriff "Preflighting" stammt aus der Luftfahrt. Der Pilot trägt die Verantwortung dafür, die Flugtauglichkeit des Flugzeugs vor dem Start zu prüfen. Dies bedeutet, dass der Pilot vor jedem Flug bestimmte Prüfungen vornehmen muss.

Im Wesentlichen ist das Preflighting von PDF-Dokumenten das Gleiche: Der "Chefpilot", d. h. die Person, die ein PDF-Dokument erstellt oder verarbeitet, muss sicherstellen, dass das Dokument "flugtauglich" oder – besser gesagt – vor der Weiterleitung "ausgabetauglich" ist.

"Ausgabetauglich" bedeutet, dass das PDF-Dokument "gebrauchsfertig" ist, wie z. B.:

• Dass ein auf einer Vierfarben-Offsetdruckmaschine zu druckendes PDF-Dokument nur CMYK-Farben und alle notwendigen Schriften enthält.

• Dass ein zur Online-Ansicht bestimmtes PDF-Dokument nur RGB-Farben enthält.

Außerdem können alle Eigenschaften eines PDF-Dokuments, die den Anforderungen des PDF-Profils nicht gerecht werden, als "Problem" gemeldet werden, wobei sich einige Probleme im gleichen Arbeitsgang beheben lassen.

Siehe auch

• "PDF-Profils" auf Seite 53

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen

> "Preflight" auf Seite 125 > "Überprüfung" auf Seite 126

Preflight-Mechanismus

Wie funktioniert der Preflight in einer Enfocus PDF-Warteschlange eigentlich genau? Die Preflight-Phase im Certified PDF-Workflow läuft in der Regel wie folgt ab:

1 Das PDF-Dokument wird einer

Preflight-Prüfung gegen ein PDF-Profil unterzogen.

2 Einige Probleme werden u. U. erkannt, andere

u. U. automatisch behoben.

3 Die erkannten und behobenen Probleme

werden in einem Preflight-Bericht erfasst.

Der nächste Arbeitsschritt beim Workflow ist die Überprüfungsphase. Dabei schauen Sie sich den Preflight-Bericht an und nehmen eine visuelle Prüfung des PDF-Dokuments vor.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 53

PDF-Profils

PDF-Profil: Hauptbestandteil einer PDF-Warteschlange

Ein PDF-Profil ist ein wichtiger Bestandteil einer PDF-Warteschlange: Die PDF-Warteschlange benötigt ein PDF-Profil für den Preflight von PDF-Dokumenten. Ein PDF-Profil ist eine Sammlung von Kriterien, die ein PDF-Dokument erfüllen muss, damit es ausgabetauglich ist. Jedes Kriterium entspricht einer bestimmten Eigenschaft des PDF-Dokuments.

Solch eine Eigenschaft sind beispielsweise RGB-Farben. Der Umstand, ob ein PDF-Dokument RGB-Farben enthalten darf, kann ein Kriterium des PDF-Profils sein.

Für jedes einzelne Kriterium im PDF-Profil kann Folgendes festgelegt werden:

• Ob es geprüft werden muss

• Wie eine im PDF-Dokument abweichende Eigenschaft im Preflight-Bericht aufgeführt werden sollte: als Information oder als Fehler

Ferner bieten einige Kriterien auch die Möglichkeit, abweichende Eigenschaften zu korrigieren. So kann das PDF-Profil beispielsweise alle RGB-Farben im PDF-Dokument automatisch in CMYK umwandeln.

• www.enfocus.com für Informationen über Enfocus PitStop Professional oder Enfocus PitStop Server

• www.enfocus.com/support/pdfprofileslist.php zum Herunterladen von PDF-Profilen von unserer Website

Verwenden von PDF-Profils

Die Verwendung von PDF-Profilen in Instant PDF bedeutet ganz einfach, dass Sie ein vorhandenes PDF-Profil suchen und es einer PDF-Warteschlange zuweisen. Für eine PDF-Warteschlange ist immer ein PDF-Profil erforderlich. Ohne PDF-Profil ist eine PDF-Warteschlange niemals gültig.

Sie können PDF-Profile in Instant PDF nicht erstellen oder bearbeiten. Zu diesem Zweck benötigen Sie Enfocus PitStop Professional, Enfocus PitStop Server oder Enfocus PitStop Automate. Alternativ können Sie PDF-Profile von unserer Website herunterladen.

Siehe auch

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen >"Preflight" auf Seite 125

Kapitel 3: Durchführen eines Preflights für PDF-Dokumente54

Preflight-Bericht

Definition von Problem-Schweregraden

Das Ergebnis einer Preflight-Prüfung wird Ihnen im Preflight-Bericht angezeigt. Der Preflight-Bericht ist ein PDF-Dokument mit einer Liste aller Eigenschaften im geprüften PDF-Dokument, die nicht den im PDF-Profil angegebenen Einstellungen entsprechen. Diese abweichenden Eigenschaften werden im Bericht nicht nur erfasst, sondern auch gekennzeichnet. Die Kennzeichnung gibt den jeweiligen Schweregrad an.

Im PDF-Profil:

Als Information im Bericht

Als Fehler im Bericht

Dieses Problem beheben

Schweregrad in Preflight-Bericht:

Warnung Strikt genommen ist

Fehlermeldung Die Eigenschaft muss

Korrigiert Das Problem wurde

Bedeutung

die Eigenschaft u. U. kein echtes Problem, sondern nur etwas, worüber Sie informiert werden sollten.

der Angabe im PDF-Profil entsprechen. Ein PDF-Dokument mit Fehlern ist nicht ausgabefertig.

auf die im PDF-Profil angegebene Weise gelöst

Offsetdruckmaschine ausgeben möchten. Dann könnten Sie zwei unterschiedliche Enfocus PDF-Warteschlangen mit verschiedenen PDF-Profilen zum Erstellen und Preflighting dieser PDF-Dokumente verwenden:

• Eine PDF-Warteschlange mit einem PDF-Profil für den Laserdrucker, die RGB-Farben im Bericht als Information meldet

• Eine PDF-Warteschlange mit einem PDF-Profil für die Farbdruckmaschine, die RGB-Farben als Fehler meldet

Siehe auch

• "Duplizieren einer PDF-Warteschlange" auf

Seite 141

Anzeigen eines Preflight-Berichts

Sie können sich den Preflight-Bericht in der Überprüfungsphase des Certified PDF-Workflows anzeigen lassen. Wenn das geprüfte PDF-Dokument vom PDF-Profil abweicht, kann der Preflight-Bericht automatisch über dem PDF-Dokument selbst angezeigt werden.

Siehe auch

• Verwalten von Jobs > "Überprüfen eines

PDF-Dokuments" auf Seite 92

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Überprüfung" auf Seite 126

Interpretieren von Preflight-Berichten

Problem-Schweregrade: Beispiel

Nehmen wir einmal an, dass Dokumente RGB-Farben enthalten. Zuerst möchten Sie zu Proofzwecken PDF-Dokumente mit einer PDF-Warteschlange erstellen, z. B. durch Ausgabe auf einem Laserdrucker. Diese PDF-Warteschlange verwendet u. U. eine bestimmte PPD und ein PDF-Profil für dieses spezielle Ausgabegerät. In diesem Fall stellen RGB-Farben kein echtes Problem dar. Doch Sie möchten gern wissen, welche PDF-Dokumente Objekte oder Text in RGB-Farben enthalten, da Sie diese Dokumente später auf einer

Kapitel im Bericht

Der von Instant PDF erstellte Preflight-Bericht ist ein PDF-Dokument, das aus den folgenden Kapiteln besteht:

Kapitel Inhalt

Fehler und Warnungen

Allgemeine Dateiinformationen

(potenzielle) Probleme gemäß dem ausgewählten PDF-Profil

Informationen über das aktuelle PDF-Dokument, wie Titel, Verfasser, verwendetes Profil, Datenformat usw.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 55

Kapitel Inhalt

Certified PDF-Workflow-Infor mationen

Fontinformationen alle im PDF-Dokument verwendeten

Farbinformationen alle im PDF-Dokument verwendeten

Bildinformationen alle im PDF-Dokument verwendeten

OPI-Informationen OPI-Verwendung im PDF-Dokument

Verwenden des Preflight-Berichts: Symbole mit Hyperlinks

Der Preflight-Bericht enthält eine Liste aller Eigenschaften im geprüften PDF-Dokument, die von den Einstellungen im PDF-Profil abweichen. Natürlich ist es hilfreich, dass Sie über (potenzielle) Probleme informiert werden. Doch der Preflight-Bericht bietet weitere Vorzüge, da er für die Behebung von Problemen eingesetzt werden kann.

Informationen darüber, wann der Certified PDF-Workflow gestartet wurde, welches PDF-Profil für den Preflight des PDF-Dokuments verwendet wurde, und ob das PDF-Profil der PDF-Warteschlange dem PDF-Profil des Certified PDF-Dokuments, sofern vorhanden, entsprach

Fonts (Schriften) nebst zugehörigen Attributen (Fonttyp, eingebettet oder Font-Untergruppe usw.)

Farbräume (RGB, CMYK usw.), ggf. mit zusätzlichen Informationen

Bilder mit zusätzlichen Informationen (z. B. physische und effektive Auflösung, Seite, Winkel, benutzerspezifische Farbfunktionen usw.)

Vor den Einträgen im Preflight-Bericht wird der Schweregrad (Fehler, Warnung oder Korrigiert) zwar nicht angezeigt; doch hinter diesen Einträgen stehen Symbole mit Hyperlinks:

Symbol Bedeutung und Verwendungszweck

Klicken Sie auf dieses Symbol, um sich das Online-Hilfethema zu diesem speziellen Problem anzeigen zu lassen. Darin finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Problemursache und Anweisungen, wie Sie das Problem lösen oder in Zukunft vermeiden können.

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das erste Objekt oder den Text im PDF-Dokument anzuzeigen, bei dem diese abweichende Eigenschaft vorliegt.

Siehe auch

• Verwalten von Jobs > "Überprüfen eines

PDF-Dokuments" auf Seite 92

• "Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten" auf

Seite 69

Kapitel 3: Durchführen eines Preflights für PDF-Dokumente56

Kapitel 4

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 59

K a p i t e l 4 : Verwenden von Aktionslisten

Über dieses Kapitel

Sie können Aktionslisten zu Ihren PDF-Warteschlangen hinzufügen, um Korrekturen oder Änderungen in PDF-Dokumenten automatisch vorzunehmen. In diesem Kapitel wird erläutert, was Aktionslisten sind und wie und warum diese verwendet werden. Sie bekommen auch eine Vorstellung über die praktische Verwendung von Aktionslisten.

Themen

In diesem Kapitel:

• Definition und Verwendungszweck einer

Aktionsliste 60

•Aktionstypen61

• Aktionslisten in der Praxis 63

• Weitere Automatisierung 65

Kapitel 4: Verwenden von Aktionslisten60

Definition und Verwendungszweck einer Aktionsliste

Was ist eine Aktionsliste?

Eine Aktionsliste ist eine Reihe von Enfocus-Aktionen, die als Gruppe zu einem Befehl zusammengefasst sind, um Arbeitsschritte an einem PDF-Dokument automatisch vorzunehmen. Sie lässt sich mit einem "Makro" in anderen Anwendungen vergleichen.

Zu den Enfocus-Aktionen zählen:

• Auswählen von Objekten (z. B. Farben, Fonts, Bilder usw.)

• Ändern, Hinzufügen oder Entfernen von Objekten

• Prüfen der Eigenschaften in einem PDF-Dokument

• Sammeln von Informationen in einem PDF-Dokument

Zum Erstellen von Aktionslisten benötigen Sie Enfocus PitStop Professional, wobei Sie eine oder mehrere vorhandene Aktionslisten in Ihrer Enfocus PDF-Warteschlange einfügen können. Alternativ können Sie Aktionslisten auch von unserer Website herunterladen.

Siehe auch

• "Aktionstypen" auf Seite 61

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Korrektur" auf Seite 122

• www.enfocus.com für Informationen über Enfocus PitStop Professional

• www.enfocus.com/support/actionlistlib/

actionlist-index.php zum Herunterladen von

Aktionslisten

• Sie arbeiten nicht mit Enfocus PitStop Professional zum Bearbeiten Ihrer PDF-Dokumente.

• Sie möchten wiederkehrende PDF-Bearbeitungsvorgänge nach Möglichkeit vermeiden.

• Sie möchten Korrekturen an PDF-Dokumenten in Ihren Arbeitsablauf zur Erstellung von PDF-Dokumenten integrieren.

In der Tat reicht das Erstellen eines PDF-Dokuments in der Regel nicht aus. Vermutlich prüfen Sie das Ergebnis und müssen zur Erstellung des ausgabefertigen PDF-Dokuments einige Korrekturen vornehmen. Doch u. U. besitzen Sie nicht die erforderliche Software zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten.

Oder Sie verfügen über PDF-Bearbeitungswerkzeuge, wobei Sie einige Arbeitsschritte mehrmals entweder in einem PDF-Dokument oder in mehreren PDF-Dokumentn ausführen müssen. Um diese wiederkehrenden Arbeitsschritte zu vermeiden, können Sie eine oder mehrere Aktionslisten verwenden. Ferner können Sie diese Aktionslisten in Ihre Enfocus PDF-Warteschlangen integrieren und dadurch sicherstellen, dass Korrekturen an den PDF-Dokumenten automatisch vor ihrer Weiterleitung für eine Preflight-Prüfung vorgenommen werden.

Siehe auch

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > "Korrektur" auf Seite 122.

Warum verwendet man Aktionslisten?

Hauptgründe für die Verwendung von Aktionslisten in einer Enfocus PDF-Warteschlange:

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 61

Aktionstypen

Warum muss man wissen, was Aktionstypen sind?

In Instant PDF können Sie eine oder mehrere Aktionslisten in Ihre PDF-Warteschlangen integrieren, können diese aber weder erstellen noch ändern. Zu diesem Zweck benötigen Sie Enfocus PitStop Professional.

Trotzdem ist es wichtig, dass Sie Folgendes verstehen:

• Was kann eine Aktionsliste bewirken

• Welche Aktionstypen lassen sich in eine Aktionsliste einfügen

• Welche Aktionstypen können in Aktionslisten für PDF-Warteschlangen verwendet werden und welche nicht

Was sind Aktionstypen?

Normalerweise verwenden Sie eine Aktionsliste, um ein Objekt im PDF-Dokument auszuwählen und irgendwie zu ändern.

So wählen Sie beispielsweise die Schmuckfarbe "Firmen-Grün" aus und ändern diese in "Firmen-Grau". Sie nehmen diese Änderung im gesamten PDF-Dokument vor, möchten Sie allerdings auch in anderen PDF-Dokumenten vornehmen.

Doch eine Aktionsliste kann weit mehr bewirken. Sie kann die folgenden Aktionstypen enthalten:

• Auswahlen: Auswählen von Objekten (z. B. Farbe, Fonts, Bilder usw.)

• Änderungen: Ändern, Hinzufügen oder Entfernen von Objekten

• Prüfungen: Prüfen der Eigenschaften in einem PDF-Dokument

• Informationen: Sammeln von Informationen in einem PDF-Dokument

Einblick in eine Aktionsliste in Enfocus PitStop Professional

Wenn man sich eine Aktionsliste in Enfocus PitStop Professional anschaut, erkennt man, wie die Aktionen nach Typ sortiert dargestellt werden.

Aktionstypen in Enfocus PitStop Professional

Auswahlen

Bevor Sie Änderungen an einem PDF-Dokument vornehmen können, müssen Sie es zuerst auswählen bzw. markieren. Alles, was sich in einem PDF-Dokument auswählen lässt, ist in der Kategorie Auswahlen zusammen mit den logischen Operatoren "UND", "NICHT" und "ODER" aufgeführt.

Änderungen

Die Liste der Änderungen umfasst nahezu alles, was professionelle PDF-Bearbeitungswerkzeuge wie Enfocus PitStop Professional vornehmen können, wie u. a.:

• Hinzufügen von Objekten oder Seitenzahlen

• Ändern einer Vielzahl von Eigenschaften, wie z. B. Seitenrahmen

•Farbumwandlungen

• Entfernen von Objekten

• Drehen und Skalieren von Seiteninhalten

• Font- und farbspezifische Änderungen

Kapitel 4: Verwenden von Aktionslisten62

Prüfungen

Aktionslisten dienen nicht unbedingt zum Ändern von PDF-Dokumenten. Sie können auch zum Prüfen verschiedener Eigenschaften in PDF-Dokumenten oder zum Erkennen bestimmter Objekte oder Elemente erstellt werden. So kann eine Aktionsliste z. B. fontspezifische Eigenschaften prüfen oder leere Seiten in einem PDF-Dokument erkennen.

Prüfungen sind jedoch in Aktionslisten nicht zulässig, die Sie in PDF-Warteschlangen integrieren möchten, weil PDF-Dokumente, die durch eine Enfocus PDF-Warteschlange verarbeitet werden, stets durch ein PDF-Profil für eine Preflight-Prüfung weitergeleitet werden. Mit anderen Worten gelten die folgenden Grundsätze in einer PDF-Warteschlange:

• Mit einer Aktionsliste in einer PDF-Warteschlange lassen sich nur Eigenschaften in einem PDF-Dokument auswählen und ändern.

• Anhand des PDF-Profils werden die Eigenschaften eines PDF-Dokuments geprüft und u. U. vorhandene Probleme behoben.

Wenn eine Aktionsliste in einer PDF-Warteschlange Prüfungen enthält, werden diese ignoriert. Wenn das PDF-Dokument die Korrekturphase im Certified PDF-Erstellungsprozess erreicht, wird dann eine entsprechende Meldung angezeigt.

Informationen

Aktionslisten können auch Informationen in PDF-Dokumenten sammeln. Dabei kann es sich um Informationen über Fonts, Farben, OPI usw. handeln. Der Preflight-Bericht enthält dann die entsprechenden Kapitel.

Siehe auch

• "Definition und Verwendungszweck einer

Aktionsliste" auf Seite 60

Aktionslisten in der Praxis

Praktische Beispiele von Aktionslisten

Im Folgenden werden einige Beispiele von Aktionslisten erläutert. Diese Beispiele sollen Ihnen eine Vorstellung davon vermitteln, wie Aktionslisten in der Praxis funktionieren.

Seitenverdrängungseffekte ausgleichen

Angenommen, Sie hätten PDF-Dokumente für fast druckreife Broschüren. Die Seiten sollen doppelseitig bedruckt, gefalzt und beschnitten werden. Sie möchten sicherstellen, dass die am Seitenrand befindlichen Seitenzahlen nicht abgeschnitten werden. Denn wenn Seiten für die Rückstichheftung gefaltet werden, bewegt sich der Druckbereich leicht nach außen. Dieser Effekt ist im DTP-Bereich unter dem Begriff Seitenverdrängung bekannt. Je mehr Seiten eine Broschüre hat, desto stärker verschieben sich die inneren Seiten.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 63

Die folgenden Beispiele werden erläutert:

• Seitenverdrängungseffekte ausgleichen

• Hinzufügen von Druckmarken

Um diesen Seitenverdrängungseffekt auszugleichen, können Sie eine Aktionsliste in Ihre PDF-Warteschlange integrieren. Diese Aktionsliste kann Folgendes bezwecken:

• Den Druckbereich der linken Seiten (mit geraden Seitenzahlen) um 5 mm nach rechts verschieben (näher an den Heftrand).

• Den Druckbereich der rechten Seiten (mit den ungeraden Seitenzahlen) um 5 mm nach links verschieben (näher an den Heftrand).

• Die erste Seite unverändert beibehalten (z. B. weil diese Seite nicht nummeriert ist).

Durch die Seitenverdrängung wird der Druckbereich der inneren Seiten nach außen verschoben, so dass Seitenzahlen nahe dem äußeren Seitenrand u. U. abgeschnitten werden.

ABC

Ändern des Seitenlayouts: Verschieben Sie den Druckbereich der inneren Seiten (B und C) zum Heftrand, um den Seitenverdrängungseffekt auszugleichen, doch lassen Sie die erste Seite (A) unverändert.

Kapitel 4: Verwenden von Aktionslisten64

Airborne

Enfocus Software - Customer Support

Airborne

Hinzufügen von Druckmarken

Angenommen, Sie möchten PDF-Dokumente mit Druckmarken erstellen, wie u. a.:

• Endformat-Markierungen

•Passermarken

• Farbkontrollstreifen

Mit einigen professionellen Design- oder DTP-Programmen können Sie Druckmarken auf Dokumenten drucken, mit anderen jedoch nicht. Manchmal erhalten Sie auch PDF-Dokumente ohne Endformat-Markierungen, Passermarken oder Farbkontrollstreifen.

In solchen Fällen können Sie Druckmarken automatisch in den PDF-Dokumenten hinzufügen, indem Sie eine Aktionsliste in Ihre PDF-Warteschlange integrieren.

1. Original-Dokument (PDF) ohne Druckmarken

2. PDF-Dokument, in dem eine Aktionsliste zum Hinzufügen von

Endformat-Markierungen (A), Passermarken (B) und Farbkontrollstreifen (C) ausgeführt wurde

Weitere Automatisierung

Wie unter "Definition und Verwendungszweck einer

Aktionsliste" auf Seite 60 erläutert, können Sie

Aktionslisten zur automatischen Ausführung wiederkehrender Arbeitsschritte verwenden. Sie können diese Aktionslisten in Ihre PDF-Warteschlange integrieren, damit alle PDF-Dokumente, die über diese PDF-Warteschlange erstellt werden, automatisch korrigiert werden.

Doch wenn eine Vielzahl von PDF-Dokumenten vorhanden ist, für die die gleiche(n) Aktionsliste(n) verwendet werden soll(en), könnte eine weitere Automatisierung wünschenswert sein. Denn Sie müssten immer wieder:

• jedes einzelne PDF-Dokument öffnen

• eine oder mehrere Aktionslisten ausführen

• das PDF-Dokument schließen und speichern

Daher kann auch das Ausführen von Aktionslisten ein wiederkehrender Arbeitsschritt sein, der automatisiert werden sollte.

Enfocus PitStop Server bietet eine weitere Automatisierung bei der PDF-Verarbeitung. Dabei handelt es sich um eine separate Anwendung, die Sie zum Erstellen so genannter Hot-Folder verwenden können. In diese Hot-Folder können Sie eine oder mehrere Aktionslisten und ein PDF-Profil einfügen. Dann werden das PDF-Profil und die Aktionsliste(n) automatisch bei Eingang von PDF-Dokumenten in einem von Ihnen ausgewählten Eingabeordner ausgeführt.

Enfocus LightSwitch, Enfocus FullSwitch und Enfocus PowerSwitch bieten eine noch weitere Automatisierung. Die gesamte Funktionalität wird von einem visuellen Ablauf-Editor gesteuert und von den Automatisierungswerkzeugen unterstützt, die Kern aller Switch-Produkte sind.

Weitere Informationen zu Enfocus PitStop Server und den Produkten von Enfocus Switch finden Sie auf unserer Website unter: www.enfocus.com.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 65

Kapitel 4: Verwenden von Aktionslisten66

Kapitel 5

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 69

K a p i t e l 5 : Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten

Über dieses Kapitel

In diesem Kapitel werden alle Aspekte von Certified PDF in Instant PDF behandelt, angefangen von einer detaillierten Erläuterung der Vorzüge eines Certified PDF-Workflows bis hin zu einer Erklärung, wie Sie neue Certified PDF-Dokumente mit Instant PDF erstellen können.

Themen

In diesem Kapitel:

• Über Certified PDF 70

• Garantiertes Preflighting 70

• Konsistente Dokumente 72

•Verantwortung73

• Informationen zum Certified PDF-Workflow 74

•Was ist ein Enfocus Certified PDF-Dokument? 75

• Certified PDF-Benutzerkennung 75

• Status des Certified PDF-Dokuments 76

• Starten eines Certified PDF-Workflows für ein PDF-Dokument 77

• Prüfen des Certified PDF-Status eines PDF-Dokuments 78

• Anzeigen des Preflight-Berichts für ein Certified PDF-Dokument 80

• Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei 80

• Anzeigen der Bearbeitungssitzungen 81

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten70

Über Certified PDF

Was ist Certified PDF?

Certified PDF ist ein von Enfocus entwickeltes PDF-Workflow-Konzept, das auf kundenseitigen Anforderungen und Kommentaren von Branchenexperten basiert.

Drei wichtige gelöste Fragen

Das Certified PDF-Konzept wurde entwickelt, um drei wesentlichen Fragen Rechnung zu tragen, mit denen die meisten Benutzer bei der Umsetzung eines PDF-Workflows konfrontiert sind:

• Wie kann sichergestellt werden, dass für ein PDF-Dokument ein Preflight mit einem bestimmten PDF-Profil mit Erfolg durchgeführt wurde?

• Wie lässt sich die Konsistenz zwischen dem (den) Quelldokument(en) und dem PDF-Dokument beibehalten, wenn innerhalb des gesamten Workflow (kleinere) Änderungen am PDF-Dokument vorgenommen werden können?

• Wie lassen sich Risiken verringern, und wie kann man verlässliche Änderungen am PDF-Dokument eines Kunden vor der Endausgabe vornehmen?

Siehe auch

• "Garantiertes Preflighting" auf Seite 70

• "Konsistente Dokumente" auf Seite 72

• "Verantwortung" auf Seite 73

Garantiertes Preflighting

Preflight-spezifische Fragen

Unter "Preflighting" versteht man die Prüfung eines PDF-Dokuments auf verschiedene Kriterien, um sicherzustellen, dass das PDF-Dokument allen Anforderungen für die Ausgabe oder Veröffentlichung gerecht wird. Normalerweise hängen die Kriterien vom Ausgabe- oder Veröffentlichungsprozess ab. Einen Satz von Kriterien, die den Anforderungen eines bestimmten Prozesses gerecht werden, nennt man "PDF-Profil".

Verwenden von PDF-Profilen

Mit Enfocus PitStop Professional, Enfocus PitStop Server und Enfocus PitStop Automate können Sie beispielsweise ein PDF-Profil erstellen, das ein PDF-Dokument auf verschiedene Kriterien, wie die Verwendung von Farben und Fonts, hin prüft. Außerdem können Sie das PDF-Profil verwenden, um erkannte Probleme in PDF-Dokumenten zu beheben.

Preflighting und Workflow

Im Idealfall sollte ein PDF-Dokument bereits frühzeitig im Workflow (Arbeitsablauf), d. h. unmittelbar nach dem Erstellen, geprüft werden. Dies gilt insbesondere, wenn das PDF-Dokument vom PDF-Dokument-Provider, also vom PDF-Dokumentersteller, an den PDF-Dokumentempfänger, z. B. ein Verlag oder eine Druckerei, weitergeleitet wird. Aufgrund der Tatsache, dass Probleme im PDF-Dokument erkannt werden, bevor die Datei den PDF-Dokumentersteller verlässt, lässt sich Zeit (und auch Geld) einsparen, Insbesondere, wenn die PDF-Datei an einen anderen Ort gesendet wird.

Preflighting in einem Certified PDF-Workflow

Ein Certified PDF-Workflow unterstützt den Preflight-Prozess wie folgt:

•Der PDF-Dokument-Provider kann auf einfache und rationelle Weise einen Preflight für ein PDF-Dokument mit einem PDF-Profil durchführen, das er vom PDF-Dokument-Empfänger erhalten hat.

• Das PDF-Profil und der entsprechende Preflight-Bericht sind im PDF-Dokument enthalten. Auf diese Weise können keine Zweifel am Preflight-Status des PDF-Dokuments aufkommen.

• Über die bedienerfreundliche Benutzeroberfläche kann der Empfänger des PDF-Dokuments prüfen, ob für das Dokument ein Preflight mit einem von ihm bzw. ihr zur Verfügung gestellten PDF-Profil durchgeführt wurde.

Die o. g. Merkmale dienen zu folgenden Zwecken:

• Sie bewegen den PDF-Dokumentersteller dazu, für seine PDF-Dokumente einen Preflight durchzuführen.

• Die Anzahl von Problemen in Dateien, die von PDF-Dokumenterstellern eingehen, wird drastisch gesenkt.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 71

Siehe auch

• "Konsistente Dokumente" auf Seite 72

• "Verantwortung" auf Seite 73

• "Informationen zum Certified PDF-Workflow"

auf Seite 74

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten72

Konsistente Dokumente

PDF-bearbeitungsspezifische Fragen

Mit den PDF-Bearbeitungswerkzeugen wie Enfocus PitStop Professional lassen sich ganz bequem Korrekturen an PDF-Dokumenten in letzter Minute vornehmen. Dadurch können Sie Geld und Zeit einsparen, weil Sie das PDF-Dokument nicht in der ursprünglichen Anwendung wieder neu erstellen müssen. In manchen Fällen empfiehlt es sich sogar, die erforderlichen Änderungen direkt am PDF-Dokument vorzunehmen. Enfocus Mit PitStop Professional können Sie beispielsweise globale Farbänderungen im gesamten PDF-Dokument vornehmen.

Risiken bei der PDF-Bearbeitung

Die PDF-Bearbeitung birgt auch Risiken in sich: Sobald Sie ein PDF-Dokument bearbeiten und speichern, erstellen Sie eine Dokumentversion, die sich vom ursprünglichen mit einer Textverarbeitungs- oder DTP-Software erstellten Dokument unterscheidet. Diese Unstimmigkeiten lassen sich nur schwer verwalten und können bei der Archivierung oder späteren Neuveröffentlichung des Dokuments zu Problemen führen.

Herkömmliche PDF-Bearbeitung

Beim herkömmlichen PDF-Workflow wandert das PDF-Dokument durch die Hände verschiedener Personen, die es bei Bedarf bearbeiten können. Das ursprüngliche PDF-Dokument wird durch die bearbeitete Version ersetzt, wobei sich nicht zuverlässig verfolgen lässt, welche Änderungen an den verschiedenen Dateiversionen vorgenommen wurden oder wer diese Änderungen vorgenommen hat.

PDF-Bearbeitung in einem Certified PDF-Workflow

Zur Verringerung der Konsistenzprobleme in PDF-Dokumenten verfügt der Certified PDF-Workflow über einen Mechanismus zur:

• Protokollierung aller Änderungen an einem

Certified PDF-Dokument

• Speicherung dieser Änderungen im

Certified PDF-Dokument

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 73

• Erneuten Durchführung einer Preflight-Prüfung nach der Bearbeitung, um zu gewährleisten, dass das PDF-Dokument immer noch ausgabebereit ist

Einführung des Bearbeitungsprotokolls

Anhand der protokollierten Informationen wird ein Bearbeitungsprotokoll, d. h. ein visuell lesbarer Preflight-Bericht, erstellt.

Wenn es wichtig ist, dass das PDF-Dokument mit der (den) Quelldatei(en) übereinstimmt, können Sie die Quelldatei(en) anhand des Bearbeitungsprotokolls entsprechend ändern.

Quelldateiverweise

Zur Erleichterung dieses Prozesses kann ein Certified PDF-Dokument auch einen Verweis auf die Quelldatei(en) speichern, anhand der (derer) das PDF-Dokument erstellt wurde. Mit diesem Verweis können Sie sicherstellen, dass die Quelldatei seit dem Erstellen des PDF-Dokuments nicht bearbeitet wurde.

Siehe auch

• "Garantiertes Preflighting" auf Seite 70

• "Verantwortung" auf Seite 73

• "Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei"

auf Seite 80

Verantwortung

Viele Druckereien, Dienstleister usw. nehmen nur ungern Änderungen an den Dokumenten ihrer Kunden vor, weil sie befürchten, für etwaige Fehler verantwortlich gemacht zu werden. Dazu zählen auch Probleme, die mit der vorgenommenen kleinen Korrektur gar nichts zu tun haben.

Verantwortung bei einem Certified PDF-Workflow

Beim Certified PDF-Workflow werden verantwortungsspezifische Fragen wie folgt geklärt:

• Bereitstellen einer detaillierten Protokolldatei

mit Speicherung sämtlicher Änderungen, die an einem PDF-Dokument vorgenommen wurden

• Verfolgen des PDF-Bearbeitungsprozesses, d. h. wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat

• Implementieren eines zuverlässigen Wiederherstellungsprozesses, damit Sie ggf. eine bereits gespeicherte Version leicht wiederherstellen können, d. h. ein "Schnappschuss" Ihres PDF-Dokuments

•Mögliches Vergleichen von zwei beliebigen Schnappschüssen, um die Unterschiede visuell erkennen und prüfen zu können

Zur Verwendung der Wiederherstellungs- und visuellen Vergleichsfunktionen benötigen Sie Enfocus PitStop Professional. Selbst wenn Sie diese Funktionen nicht nutzen können, sind andere Personen beim späteren Anzeigen oder Bearbeiten des Certified PDF-Dokuments in der Lage, diese Funktionen zur Prüfung der von Ihnen vorgenommenen Änderungen anzuwenden.

Verantwortungsspezifische Fragen

Abgesehen von Konsistenzproblemen können durch Änderungen an einem PDF-Dokument, das von einem Dritten erstellt wurde, Unklarheiten und Zweifel dahingehend aufkommen, wer für das Endergebnis letztendlich verantwortlich ist.

Siehe auch

• "Garantiertes Preflighting" auf Seite 70

• "Konsistente Dokumente" auf Seite 72

• "Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei"

auf Seite 80

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten74

Informationen zum Certified PDF-Workflow

Grundsätze eines Certified PDF-Workflows

Der Certified PDF-Workflow basiert auf den folgenden Grundsätzen:

• Garantiertes Preflighting

• Das Prinzip der Inkrementelle Speicherung

• Ein zuverlässiger Wiederherstellungsfunktion

Die Abbildung veranschaulicht, wie für ein PDF-Dokument ein Preflight durchgeführt wird und wie es nach jeder einzelnen Bearbeitungssitzung zu einem Certified PDF-Dokument wird.

Inkrementelle Speicherung

Beim Certified PDF-Workflow werden alle an einem Certified PDF-Dokument vorgenommenen Änderungen pro Sitzung protokolliert und in einer Bearbeitungsprotokolldatei gespeichert. Die bearbeiteten Certified PDF-Dokumente können ebenfalls inkrementell gespeichert werden. Das bedeutet, dass die z. B. in Version 3 vorgenommenen Änderungen "über" den in Version 2 vorgenommenen Änderungen gespeichert werden, wobei Sie eine physisch vorhandene PDF-Datei behalten.

Dank des Prinzips der inkrementellen Speicherung nimmt die Dateigröße des Certified PDF-Dokuments nicht drastisch zu, wenn es später im Workflow bearbeitet wird. In Adobe Acrobat werden nur die bei den verschiedenen Sitzungen vorgenommenen Änderungen gespeichert.

Siehe auch

• "Was ist ein Enfocus

Certified PDF-Dokument?" auf Seite 75

• "Starten eines Certified PDF-Workflows für ein

PDF-Dokument" auf Seite 77

Wiederherstellungsfunktion

Beim Certified PDF-Workflow verfügen Sie auch über eine zuverlässige Wiederherstellungsfunktion. Bei jeder weiteren Bearbeitung Ihres Certified PDF-Dokuments zu einem späteren Zeitpunkt, z. B. mithilfe von Enfocus PitStop Professional, wird der Datei ein "Schnappschuss" beigefügt. Ein Schnappschuss entspricht einem "Abbild" des Zustands eines PDF-Dokuments beim Speichern. Dadurch können Sie jeden beliebigen Zustand im Certified PDF-Workflow wiederherstellen und verschiedene Versionen des PDF-Dokuments miteinander vergleichen, obwohl nur eine PDF-Datei physisch vorhanden ist.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 75

Was ist ein Enfocus Certified PDF-Dokument?

Einführung über Metadaten

Jedes normale PDF-Dokument enthält Metadaten, d. h. Informationen über das Dokument selbst. So enthält das Dialogfeld "Dokumenteigenschaften" in Adobe Acrobat beispielsweise Metadaten wie:

• Titel, Thema und Verfasser des PDF-Dokuments

• Erstellt mit: Name der nativen Anwendung, in der das Original-Dokument erstellt wurde

• Erstellt von: der Druckertreiber, mit dem das PDF-Dokument erstellt wurde

•PDF-Version

• Seitengröße/Papierformat

Certified PDF-Metadaten

In einem Enfocus Certified PDF-Dokument können die folgenden Metadaten hinzugefügt werden:

• Verweis auf ein oder mehrere Quelldokumente, auf dem bzw. denen das PDF-Dokument basiert

• Ein PDF-Profil

• ein Preflight-Bericht

• Benutzer- und Systemkennung

• Bearbeitungsprotokoll mit einer Liste aller am PDF-Dokument pro Bearbeitungssitzung vorgenommenen Änderungen (Zeit, zu der das PDF-Dokument geöffnet, bearbeitet und gespeichert wurde)

•Sitzungskommentar

Siehe auch

• "Über Certified PDF" auf Seite 70

• "Informationen zum Certified PDF-Workflow"

auf Seite 74

Certified PDF-Benutzerkennung

Ein Enfocus Certified PDF-Dokument kann zwei Arten von Benutzerkennungen enthalten:

• Persönliche Daten

• Systeminformationen

Jede Kennung hat ihren eigenen Zweck.

Persönliche Daten

Zu den persönlichen Daten zählen Ihr Name und die Firmenadressdaten, ggf. mit einer Mitteilung.

Anhand dieser Informationen können sich andere bei Fragen zu Ihren Bearbeitungs- oder Preflight-Vorgängen am PDF-Dokument mit Ihnen in Verbindung setzen.

Systeminformationen

Die Systeminformationen enthalten Angaben über die Person, die Instant PDF registriert hat, sowie Informationen, die aus Ihrem Betriebssystem, Netzwerk und Computer stammen.

Da diese Informationen nicht geändert werden können, sind sie eine zuverlässige Quelle für die Zuweisung von Verantwortung, um nur ein Beispiel zu nennen. Wenn jemand die Verantwortung für eine bestimmte am PDF-Dokument vorgenommene Änderung übernimmt oder ablehnt, dienen die Systeminformationen als unanfechtbarer Nachweis. Anhand dieser Informationen wird im Bearbeitungsprotokoll ausgewiesen, wer welche Änderungen in einer bestimmten Sitzung vorgenommen hat.

So ändern Sie Ihre persönlichen Daten oder zeigen diese an:

1 Wählen Sie im Hauptfenster von Instant PDF

den Menübefehl Datei > Grundeinstellungen > Persönliche Daten.

2 Geben Sie Ihre persönlichen Daten ggf. ein,

und klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Siehe auch

• Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten76

Status des Certified PDF-Dokuments

Schaltfläche "Status"

Instant PDF fügt eine spezielle Schaltfläche mit der Bezeichnung "Certified PDF-Status" in der Werkzeugleiste Datei in Adobe Acrobat und Adobe Reader hinzu.

Über diese Schaltfläche, die den Status des Dokuments angibt, können Sie sich genauere Informationen anzeigen lassen.

Informationen zum Status

Diese Schaltfläche hängt vom jeweiligen Status des PDF-Dokuments ab, mit dem Sie gerade arbeiten:

Schaltf

Bedeutung

läche

Das aktuelle PDF-Dokument ist kein Certified PDF-Dokument.

Das aktuelle PDF-Dokument ist ein Certified PDF-Dokument, für das ein Preflight mit Erfolg durchgeführt wurde. Demzufolge weist das PDF-Dokument keine Fehler auf.

Siehe auch

• "Was ist ein Enfocus

Certified PDF-Dokument?" auf Seite 75

• "Informationen zum Certified PDF-Workflow"

auf Seite 74

• "Prüfen des Certified PDF-Status eines

PDF-Dokuments" auf Seite 78

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Dokumentstatus anzuzeigen.

Das aktuelle PDF-Dokument ist ein Certified PDF-Dokument, bei dem der Preflight fehlgeschlagen ist. Mögliche Ursachen:

• Das PDF-Dokument enthält Fehler.

oder

• Das Certified PDF-Profil, das im PDF-Dokument eingebettet ist, stimmt mit keinem PDF-Profil in der PDF-Profil-Datenbank überein, d. h. den Profilen, die im Enfocus PitStop PDF-Profil-Kontrollfenster angezeigt werden. Unter Umständen wurde das entsprechende PDF-Profil in der PDF-Profil-Datenbank geändert oder aus der Datenbank entfernt.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Dokumentstatus anzuzeigen.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 77

Starten eines Certified PDF-Workflows für ein PDF-Dokument

Erstellen von Certified PDF-Dokumenten mit Instant PDF

Beim Erstellen eines neuen PDF-Dokuments mithilfe einer der in Instant PDF zur Verfügung stehenden Optionen (wie die Zusatzmodule Adobe InDesign, Adobe Illustrator oder QuarkXPress oder mit einem virtuellen Drucker) starten Sie automatisch einen Certified PDF-Workflow für dieses Dokument.

Vorhandene PDF-Dokumente

Sie können auch bereits vorhandene PDF-Dokumente in einen Certified PDF-Workflow integrieren.

Das Starten eines Certified PDF-Workflows für ein PDF-Dokument bedeutet, dass Sie das Dokument mit einem "Stempel" versehen. Dadurch verfügt es über die erforderlichen Informationen, um die Vorzüge eines Certified PDF-Workflows für dieses spezielle PDF-Dokument nutzen zu können.

Sobald Sie einen Certified PDF-Workflow für ein Dokument starten, werden sämtliche am Dokument vorgenommenen Änderungen pro Bearbeitungssitzung "erfasst" und lassen sich im Bearbeitungsprotokoll verfolgen. Siehe auch

"Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei" auf Seite 80.

So starten Sie einen Certified PDF-Workflow für ein vorhandenes Dokument, wenn Adobe Acrobat nicht auf Ihrem Computer installiert ist:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs in der Werkzeugleiste.

2 Wählen Sie Job > Neu.

Sie können eine PostScript- oder PDF-Datei auch mittels Drag & Drop auf das Anwendungssymbol oder Kürzel von Instant PDF ziehen. Instant PDF wird dann automatisch gestartet und beginnt mit der Umwandlung des PostScript- oder PDF-Dokuments in ein Certified PDF-Dokument.

3 Suchen Sie nach dem PDF-Dokument, das in

ein Certified PDF-Dokument umgewandelt werden soll, markieren Sie es, und klicken Sie auf OK.

Dann erscheint die Datei als Job in der Liste Aktive

Jobs. 4 Markieren Sie den Job in der Liste Aktive Jobs,

und klicken Sie auf die Schaltfläche

PDF-Warteschlange auswählen.

5 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus, und

klicken Sie auf OK.

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten78

Dann wird der Job verarbeitet, wobei Sie den Status bzw. Verarbeitungsfortschritt im Bereich

Job-Informationen verfolgen können. 6 Führen Sie nach entsprechender Anweisung

durch die PDF-Warteschlange im Bereich Job-Informationen ggf. weitere Arbeitsschritte aus (z. B. Angabe eines Ausgabedateinamens oder Prüfung des Dokuments).

Nach der Verarbeitung des Jobs ist die Ausgabedatei ein Certified PDF-Dokument.

So starten Sie einen Certified PDF-Workflow für ein vorhandenes Dokument in Adobe Acrobat:

1 Öffnen Sie das Dokument in Adobe Acrobat. 2 Wählen Sie Datei > Als Certified PDF

speichern.

3 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange aus, und

klicken Sie auf OK.

Dann wird das Dokument als neuer Job an Instant PDF weitergeleitet. Führen Sie die u. U. erforderlichen Arbeitsschritte aus, die im Bereich Job-Informationen angezeigt werden (z. B. Vergabe eines Dateinamens oder Prüfung der Datei).

Siehe auch

• "Über Certified PDF" auf Seite 70

• "Informationen zum Certified PDF-Workflow"

auf Seite 74

• "Informationen zur Jobverarbeitung" auf

Seite 88

• "Erstellen eines neuen Jobs" auf Seite 89

• "Überprüfen eines PDF-Dokuments" auf

Seite 92

Prüfen des Certified PDF-Status eines PDF-Dokuments

Anzeigen des Status

Instant PDF ermöglicht Ihnen, den Certified PDF-Status eines Dokuments und des zugehörigen PDF-Profils zu prüfen.

Insgesamt hängt der Certified PDF-Status Ihrer Dokumente vom PDF-Profil-Status ab.

So prüfen Sie den Status eines Dokuments:

1 Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe

Acrobat.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Status (

oder , abhängig vom Dokumentstatus) in der Werkzeugleiste Datei.

Dann wird das Dialogfeld "Enfocus Certified PDF-Status" eingeblendet.

Statusinformationen

Auf der Registerkarte Status im Dialogfeld Enfocus Certified PDF-Status werden Ihnen die folgenden Informationen angezeigt:

• Name, Verfasser und Datum des Certified PDF-Profils

• Status des Certified PDF-Profils

• Status des Certified PDF-Dokuments

Certified PDF-Profil-Status

Instant PDF ermittelt den Status des PDF-Profils, das im PDF-Dokument eingebettet ist, durch Vergleich mit den PDF-Profilen in Ihrer PDF-Profil-Datenbank, d. h. den Profilen, die im Enfocus PitStop PDF-Profil-Kontrollfenster angezeigt werden.

Das eingebettete Certified PDF-Profil kann mit einem der PDF-Profile in der PDF-Profil-Datenbank übereinstimmen oder auch nicht übereinstimmen.

Die PDF-Profile stimmen überein, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 79

• PDF-Profile, die mit früheren Versionen von Enfocus PitStop Professional erstellt wurden, auch als "Preflight-Profile" bezeichnet, müssen mit Ausnahme der Unterschiede zwischen "Ausführen" und "Ausführen und Protokollieren" die gleichen Einstellungen aufweisen.

• PDF-Profile, die mit der aktuellen Version von Enfocus PitStop Professional erstellt wurden, müssen die gleichen Einstellungen für Zu erkennende Probleme und Bericht als aufweisen. Unterschiedliche Einstellungen werden bei Korrekturen nicht berücksichtigt.

Das Certified PDF-Profil kann wahlweise den folgenden Status haben:

• Es stimmt mit einem PDF-Profil in der PDF-Profil-Datenbank überein.

• Es stimmt mit keinem PDF-Profil in der PDF-Profil-Datenbank überein. Dies kann beispielsweise darauf zurückzuführen sein, dass es einfach kein PDF-Profil mit diesem Namen in der PDF-Profil-Datenbank gibt oder dass das PDF-Profil andere Einstellungen hat.

Die PDF-Profil-Datenbank enthält alle

PDF-Profile, die in PDF-Warteschlangen auf

Ihrem System verwendet werden. Wenn Enfocus StatusCheck auf Ihrem Computer installiert ist, werden auch PDF-Profile berücksichtigt, die im Ordner StatusCheck gespeichert sind.

•Für das PDF-Dokument wurde ein Preflight

mit Erfolg durchgeführt.

Siehe auch

• "Status des Certified PDF-Dokuments" auf

Seite 76

• "Anzeigen des Preflight-Berichts für ein

Certified PDF-Dokument" auf Seite 80

• "Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei"

auf Seite 80

Informationen zum Certified PDF-Dokumentstatus

Certified PDF-Dokumente können wahlweise den folgenden Status haben:

• Das PDF-Dokument ist kein Certified

PDF-Dokument, weil kein PDF-Profil angefügt ist.

• Das PDF-Dokument verfügt über ein angehängtes PDF-Profil; doch bislang wurde noch kein Preflight für das Dokument durchgeführt, oder das Dokument wurde seit dem letzten Preflight geändert.

• Für das PDF-Dokument wurde zwar ein Preflight durchgeführt, doch der Preflight-Bericht enthält Fehler.

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten80

Anzeigen des Preflight-Berichts für ein Certified PDF-Dokument

Textversion

Alle Certified PDF-Dokumente enthalten Informationen über den letzten Preflight, der für ein Dokument durchgeführt wurde. Diese Informationen werden in einer reinen Textversion des Preflight-Berichts gespeichert, der eine Liste aller Fehler-, Warn- und Korrekturmeldungen enthält, die beim Preflight ausgegeben wurden.

Dadurch können Sie den Inhalt eines Dokuments nach dem Erstellen und Preflight prüfen, ohne dass Sie das PDF-Profil erneut ausführen müssen.

Beim Erstellen eines PDF-Dokuments mit Instant PDF können Sie auf die PDF-Version des Preflight-Berichts zugreifen, der weit mehr Informationen und eine Verknüpfung zur Preflight-Bericht-Hilfe enthält. Es empfiehlt sich, diese Version zu verwenden, wenn Sie sich den Bericht als PDF-Dokument anzeigen lassen können. Sie können die Textversion verwenden, wenn nur StatusCheck auf Ihrem Computer installiert ist.

Anzeigen des Preflight-Berichts

So zeigen Sie die Textversion des Preflight-Berichts für ein Certified PDF-Dokument an:

1 Öffnen Sie das Certified PDF-Dokument in

Adobe Acrobat.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Status (

oder , abhängig vom Dokumentstatus) in der Werkzeugleiste Datei.

Dann wird das Dialogfeld "Enfocus Certified PDF-Status" eingeblendet.

3 Klicken Sie auf die Registerkarte

Preflight-Bericht.

Siehe auch

• "Garantiertes Preflighting" auf Seite 70

• "Preflight-Bericht" auf Seite 54

Anzeigen der Bearbeitungsprotokolldatei

Alle Bearbeitungsvorgänge werden protokolliert

Der Certified PDF-Mechanismus in Instant PDF erfasst jede Bearbeitungssitzung für ein Certified PDF-Dokument. Demzufolge werden alle am PDF-Dokument vorgenommenen Änderungen in chronologischer Reihenfolge im PDF-Dokument protokolliert.

Protokollierungsmethoden

Abhängig von dem Werkzeug, mit dem Änderungen vorgenommen wurden, können Änderungen auf zweierlei Weise protokolliert werden:

• Wenn Sie ein PDF-Dokument mit einem der Enfocus Certified PDF-kompatiblen Zusatzmodule wie Enfocus PitStop Professional bearbeiten, werden die Änderungen sofort im Bearbeitungsprotokoll gespeichert. Das Bearbeitungsprotokoll enthält dann einen detaillierten Eintrag für jede Änderung.

• Wenn Sie ein PDF-Dokument mit einem nicht kompatiblen PDF-Bearbeitungswerkzeug eines anderen Herstellers bearbeiten, greift Instant PDF ein und protokolliert die betreffenden Änderungen. Die Bearbeitungsprotokolldatei enthält dann jedoch weder Einzelheiten über die Änderungen noch über das Produkt, mit dem die Änderungen vorgenommen wurden.

Anzeigen des Bearbeitungsprotokolls

So zeigen Sie das Bearbeitungsprotokoll für ein Certified PDF-Dokument an:

1 Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe

Acrobat.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Status (

oder , abhängig vom Dokumentstatus) in der Werkzeugleiste Datei.

Dann wird das Dialogfeld "Enfocus Certified PDF-Status" eingeblendet.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 81

3 Klicken Sie auf die Registerkarte

Bearbeitungsprotokoll.

Das Bearbeitungsprotokoll wird geöffnet und zeigt eine Liste der Bearbeitungsvorgänge, die am Dokument vorgenommen wurden.

Interpretieren des Bearbeitungsprotokolls

Je nach dem, mit welchem Produkt die Bearbeitungsvorgänge am Certified PDF-Dokument vorgenommen wurden, werden im Bearbeitungsprotokoll mehr oder weniger Informationen angezeigt. Normalerweise werden die Bearbeitungsvorgänge im folgenden Format erfasst: "Produktabkürzung: Beschreibung des Bearbeitungsvorgangs (Seitennummer)".

Wenn jemand beispielsweise ein Bild mit Enfocus PitStop Professional entfernt hat, könnte die folgende Meldung im Bearbeitungsprotokoll erscheinen: "PP: Auswahl entfernen (Seite 5)".

Die folgenden Abkürzungen dienen zur Identifizierung der Enfocus-Produkte im Bearbeitungsprotokoll:

•IP: Instant PDF

• PP: PitStop Professional

• CW: Enfocus Certified PDF

• PS: PitStop Server

Anzeigen der Bearbeitungssitzungen

Über Sitzungen

Mit dem Certified PDF-Mechanismus in Instant PDF können Sie den Verlauf eines PDF-Dokuments prüfen.

Das bedeutet, dass Sie sich eine chronologische Liste aller Bearbeitungssitzungen anzeigen lassen können, die ein PDF-Dokument durchlaufen hat. Eine Sitzung umfasst sämtliche Änderungen, die zwischen zwei Speichervorgängen am Dokument vorgenommen wurden.

Die Sitzungsliste

Die chronologische Sitzungsliste enthält die folgenden Informationen:

• Das Certified PDF-Produkt, das die Sitzung mit einem "Stempel" versehen hat

• Die für die Sitzung verantwortliche Person oder Firma

• Enddatum und -uhrzeit der Sitzung

So zeigen Sie die Liste der Bearbeitungssitzungen an:

1 Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe

Acrobat.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Status (

oder , abhängig vom Dokumentstatus) in der Werkzeugleiste Datei.

Dann wird das Dialogfeld "Enfocus Certified PDF-Status" eingeblendet.

3 Klicken Sie auf die Registerkarte Sitzungen.

Dann wird die Liste "Sitzungen" mit dem Dokumentverlauf angezeigt.

Kapitel 5: Arbeiten mit Certified PDF-Dokumenten82

Kapitel 6

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 85

K a p i t e l 6 : Verwalten von Jobs

Über dieses Kapitel

In diesem Kapitel wird erläutert, wie Sie das Erstellen von PDF-Dokumenten in Instant PDF mithilfe von Jobs steuern können.

Instant PDF verwaltet die an das Programm weitergeleiteten Dokumente in einer Job-Liste. Dadurch können Sie den gesamten Erstellungsprozess noch besser steuern.

Themen

In diesem Kapitel:

•Was ist ein Job?86

•Anzeigen von Jobs86

• Informationen zur Jobverarbeitung 88

• Erstellen eines neuen Jobs 89

•Abbrechen von Jobs90

• Anhalten und Fortsetzen von Jobs 90

•Löschen von Jobs91

• Speichern von PDF-Dateien und/oder

Jobs 91

• Überprüfen eines PDF-Dokuments 92

Kapitel 6: Verwalten von Jobs86

Was ist ein Job?

Visualisieren der Erstellung von PDF-Dokumenten

Sobald Sie ein PDF-Dokument in Instant PDF erstellen, wird auch ein neuer Job erstellt.

Ein Job stellt sämtliche Aktionen bzw. Arbeitsschritte beim Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Instant PDF dar. Jobs dienen in erster Linie zur Verwaltung des PDF-Erstellungsprozesses.

Arbeiten mit Jobs

Die Jobs, die Sie an eine PDF-Warteschlange weitergeleitet haben, werden in der Job-Liste angezeigt. Mit Jobs können Sie die Erstellung von PDF-Dokumenten besser steuern:

• Anhand von Jobs können Sie den Fortschritt und die einzelnen Arbeitsschritte bei der Erstellung von PDF-Dokumenten verfolgen.

• Sie dienen bei Bedarf auch zum Anhalten oder Abbrechen des PDF-Erstellungsprozesses.

Siehe auch

• "Anzeigen von Jobs" auf Seite 86

• "Erstellen eines neuen Jobs" auf Seite 89

• "Abbrechen von Jobs" auf Seite 90

• "Anhalten und Fortsetzen von Jobs" auf

Seite 90

Anzeigen von Jobs

Über die Job-Liste

Die Job-Liste ist eine der beiden Ansichten im Hauptfenster von Instant PDF. Die Job-Liste wird angezeigt:

• Beim Starten eines neuen Jobs

• Bei Auswahl des Befehls Job > Job-Liste

anzeigen

• Beim Klicken auf die Schaltfläche Jobs in der

Werkzeugleiste

Mithilfe der Job-Liste können Sie sich Informationen über die noch in Verarbeitung befindlichen oder vor kurzem verarbeiteten Jobs anzeigen lassen.

Komponenten der Job-Liste

Die Job-Liste besteht aus den folgenden Komponenten:

• Job-Schaltflächen

• Job-Liste

• Bereich "Job-Informationen"

• Bereich "Hilfe"

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 87

Enfocus Instant PDF

Job-Schaltflächen

Die Job-Schaltflächen sind bei Ansicht der Job-Liste in der Werkzeugleiste zu sehen.

Sie können die u. g. Schaltflächen für Routineaufgaben verwenden:

SchaltflächeVerwendungszweck

Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Warteschlangen, um die PDF-Warteschlange-Liste anzuzeigen.

PDF-Wa rteschla

Siehe: "Anzeigen von PDF-Warteschlangen" auf

Seite 39

ngen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Jobs, um die Job-Liste anzuzeigen.

Job-Liste

Die Job-Liste befindet sich auf der linken Seite im Hauptfenster von Instant PDF.

Enfocus Instant PDF

Die Job-Liste besteht aus zwei separaten Teillisten:

•Die Liste Aktive Jobs enthält die Jobs, die

gerade verarbeitet werden, und die Jobs, die angehalten wurden. Sie können auf einen Job in dieser Liste klicken, um den Verarbeitungsstatus anzuzeigen.

•Die Liste Verlauf enthält die fertig

verarbeiteten Jobs sowie die Jobs, die abgebrochen wurden. Sie können auf einen Job in dieser Liste klicken, um festzustellen, ob seine Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist.

Jobs

Anhalte

Fortfah

ren

Abbrec

hen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhalten, um die Verarbeitung eines Jobs vorübergehend zu unterbrechen. Siehe: "Anhalten und Fortsetzen von Jobs" auf

Seite 90

Klicken Sie auf die Schaltfläche Fortfahren, um die Verarbeitung eines angehaltenen Jobs fortzusetzen. Siehe: "Anhalten und Fortsetzen von Jobs" auf

Seite 90

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, um die Verarbeitung des Jobs vollständig anzuhalten. Dann wird der abgebrochene Job in die Liste Verlauf verschoben. Siehe: "Abbrechen von Jobs" auf Seite 90

Bereich "Job-Informationen"

Der Bereich Job-Informationen befindet sich rechts neben der Job-Liste.

Enfocus Instant PDF

Hier werden Details zum ausgewählten Job angezeigt. Dazu zählen:

• Grundlegende Informationen über den Job, wie beispielsweise sein Name

• Der aktuelle Status des Jobs innerhalb des Workflows

Kapitel 6: Verwalten von Jobs88

Enfocus Instant PDF

• Alle von Ihnen ausgeführten Arbeitsschritte

Siehe auch

• "Überprüfen eines PDF-Dokuments" auf

Seite 92

Bereich "Hilfe"

Der Bereich Hilfe befindet sich unten im Hauptfenster von Instant PDF.

Siehe auch

• "Das Instant PDF-Dokumentationspaket" auf

Seite 12

Informationen zur Jobverarbeitung

Verarbeitungsschritte

Ein Verarbeitungsschritt gibt den aktuellen Status beim PDF-Erstellungsprozess an.

Bei der Verarbeitung eines Jobs können Sie den Fortschritt bzw. Status im Bereich Job-Informationen verfolgen. Wenn die PDF-Warteschlange für einen bestimmten Job bekannt ist, werden auch der aktuelle Verarbeitungsschritt für den Job und die Gesamtzahl aller Verarbeitungsschritte angezeigt.

So könnte im Bereich "Job-Informationen" beispielsweise Folgendes angezeigt werden: "Schritt 2 von 4: Preflighting".

Die Einstellungen in der PDF-Warteschlange bestimmen, aus welchen Schritten der PDF-Erstellungsprozess besteht.

Arbeitsschritte, die eine Aktion erfordern

Für die meisten Jobs sind keine Aktionen Ihrerseits erforderlich. Die von Ihnen weitergeleiteten Jobs werden von Instant PDF automatisch verarbeitet.

Doch bei bestimmten PDF-Warteschlangen müssen Sie eine oder mehrere Aktionen ausführen, bevor der Job fertig verarbeitet werden kann. So müssen Sie z. B. einen Dateinamen für das fertige PDF-Dokument festlegen, angeben, welche PDF-Warteschlange verwendet werden soll oder das PDF-Dokument überprüfen.

In diesem Fall werden die zur Ausführung der Aktion erforderlichen Anweisungen im Bereich Job-Informationen angezeigt.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 89

Erstellen eines neuen Jobs

Unterschiedliche Methoden zur Erstellung von Jobs

Neue Jobs können wie folgt erstellt werden:

• Direkt im Instant PDF-Fenster über den Befehl Neu in der Job-Listenansicht. Siehe Erstellen

von Jobs aus der Job-Listenansicht.

• Direkt, indem Sie eine PostScript- oder PDF-Datei mittels Drag & Drop auf das Anwendungssymbol oder Kürzel von Instant PDF ziehen

• Indirekt durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker oder durch Verwendung der QuarkXPress XTension oder des Zusatzmoduls für Adobe InDesign, Adobe Illustrator oder Adobe Acrobat.

Siehe auch

• Erstellen von Certified PDF-Dokumenten > "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

QuarkXPress 7 oder 8" auf Seite 41

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe InDesign CS2 oder CS3" auf Seite 42 "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in Adobe Illustrator CS2 oder CS3" auf Seite 43

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Adobe Acrobat 7, 8 oder 9" auf Seite 44

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in

Mac OS X" auf Seite 45

> "Erstellen eines Certified PDF-Dokuments

durch Ausgabe an einen virtuellen Drucker" auf Seite 47

• Ziehen Sie die PostScript- oder PDF-Datei auf das Anwendungssymbol oder Kürzel von Instant PDF.

2 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange zur

Verarbeitung des aktuellen Jobs aus.

3 Folgen Sie den Anweisungen im Bereich

Job-Informationen, um den Job fertig zu

verarbeiten. Dazu zählen ggf.:

• In Ordner speichern

• Bestätigungsmeldungen, wenn die Datei bereits vorhanden ist

• E-Mail-Anhang zum Versenden zu groß

• Überprüfen (siehe Überprüfen eines

PDF-Dokuments).

Siehe auch

• "Abbrechen von Jobs" auf Seite 90

• "Anhalten und Fortsetzen von Jobs" auf

Seite 90

• "Überprüfen eines PDF-Dokuments" auf

Seite 92

Erstellen von Jobs aus der Job-Listenansicht

Sie können ein Certified PDF-Dokument im Instant PDF-Fenster erstellen.

So erstellen Sie einen neuen Job:

1 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

•Wählen Sie Job > Neu, markieren Sie eine

PostScript- oder PDF-Datei, und klicken Sie auf Öffnen.

Kapitel 6: Verwalten von Jobs90

Abbrechen von Jobs

Warum muss ein Job abgebrochen werden?

Sie müssen die Verarbeitung eines Jobs u. U. abbrechen, weil das Verarbeitungsergebnis Ihrer Meinung nach inakzeptabel ist.

Wenn Sie beispielsweise während der Überprüfungsphase im PDF-Erstellungsprozess feststellen, dass das Dokument Fehler enthält, die sich nicht beheben lassen, können Sie den Job abbrechen und das Problem in den Quelldokumenten beheben.

Auch wenn ein schwerer Fehler in einem Job aufgetreten ist, müssen Sie ihn u. U. abbrechen.

So brechen Sie einen Job ab:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs. Dann wird die Job-Liste angezeigt. 2 Wählen Sie den abzubrechenden Job in der

Liste Aktive Jobs aus. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen in

der Instant PDF-Werkzeugleiste. 4 Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Dann wird der abgebrochene Job in die Liste

Verlauf verschoben.

Siehe auch

• "Anhalten und Fortsetzen von Jobs" auf

Seite 90

• "Löschen von Jobs" auf Seite 91

Anhalten und Fortsetzen von Jobs

Anhalten von Jobs

In manchen Fällen müssen Sie einen Job anhalten.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Jobs gleichzeitig weitergeleitet haben und einen bestimmten Job zuerst verarbeiten möchten, müssen Sie die in der Liste Aktive Jobs ganz oben angezeigten Jobs anhalten, bevor Jobs weiter unten in der Liste verarbeitet werden können.

So halten Sie einen Job an:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs. Dann wird die Job-Liste angezeigt. 2 Wählen Sie den anzuhaltenden Job in der

Liste Aktive Jobs aus. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhalten in

der Instant PDF-Werkzeugleiste.

Fortsetzen von Jobs

Wenn ein Job angehalten wurde, können Sie seine Verarbeitung fortsetzen.

So setzen Sie einen Job fort:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs. Dann wird die Job-Liste angezeigt. 2 Wählen Sie den fortzusetzenden Job in der

Liste Aktive Jobs aus. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Fortfahren in

der Instant PDF-Werkzeugleiste.

Siehe auch

• "Abbrechen von Jobs" auf Seite 90

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 91

Löschen von Jobs

Löschen von Jobs aus der Liste Verlauf

Fertig verarbeitete oder abgebrochene Jobs werden in der Liste Verlauf gespeichert. In dieser Liste können Sie Jobs auswählen, um jobspezifische Informationen anzuzeigen:

• Wurde der Job erfolgreich verarbeitet oder ist seine Verarbeitung fehlgeschlagen?

• Wenn die Verarbeitung eines Jobs fehlgeschlagen ist, können Sie sich anzeigen lassen, in welcher Phase des Certified PDF-Erstellungsprozesses ein Fehler aufgetreten ist.

Diese Liste kann in regelmäßigen Abständen automatisch aufgeräumt werden. Zu diesem Zweck können Sie in den Instant PDF-Grundeinstellungen die maximale Anzahl von Jobs festlegen. Sie können einen Job auch aus dieser Liste entfernen, d. h. löschen.

So löschen Sie einen Job aus der Verlaufsliste:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs.

Dann wird die Job-Liste angezeigt.

2 Wählen Sie den Job aus, der aus der Liste

Verlauf entfernt werden soll.

3 Wählen Sie Verlauf > Job entfernen. Dann wird der Job aus der Liste Verlauf entfernt.

Siehe auch

• "Grundeinstellungen > Job-Verlauf" auf

Seite 27

• "Anzeigen von Jobs" auf Seite 86

Speichern von PDF-Dateien und/oder Jobs

Was wird gespeichert?

Sie können einen Job in der Liste Verlauf auswählen und entweder den gesamten Job oder nur die PDF-Datei in einem separaten Ordner speichern. Wenn Sie einen Job speichern, erstellen Sie einen Ordner, der alle jobspezifischen Dateien enthält, wie u. a.:

• das in der PDF-Warteschlange verwendete PDF-Profil

• Aktionslisten, die ggf. in der PDF-Warteschlange verwendet wurden

• die erstellte Certified PDF-Datei

• der Preflight-Bericht zum Certified PDF-Dokument

• die PostScript Printer Description (PPD)-Datei, die zum Erstellen des PDF-Dokument verwendet wurde

• alle jeweils verwendeten PDF-Einstellungsdateien, z. B. Adobe PDF-Einstellungen, Adobe InDesign-Formate, QuarkXPress-Druckstile oder PDF-Exportoptionen

Warum wird eine PDF-Datei oder ein Job gespeichert?

In den folgenden Fällen müssen Sie einen Job oder nur eine PDF-Datei speichern:

• Der Job ist aufgrund von Fehlern, die im PDF-Dokument erkannt wurden und nicht behoben werden können, fehlgeschlagen. Obwohl der Job fehlgeschlagen ist, verfügen Sie dennoch über ein Certified PDF-Dokument, das jedoch nicht ausgabebereit ist. Sie möchten dieses PDF-Dokument an einen Dritten weiterleiten, der die Fehler z. B. mithilfe von PitStop Professional oder PitStop Server beheben kann.

Kapitel 6: Verwalten von Jobs92

• Sie möchten sich wegen eines bestimmten Problems mit dem Kundendienst von Enfocus in Verbindung setzen. In diesem Fall benötigen unsere Kundendiensttechniker alle relevanten Dateien zur Analyse des fraglichen Problems.

So speichern Sie einen Job oder eine PDF-Datei in einem bestimmten Ordner:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche Jobs, um die Job-Liste anzuzeigen.

2 Wählen Sie den zu speichernden Job in der

Liste Verlauf oder den Job mit der gewünschten PDF-Datei aus.

Der Name der PDF-Datei wird im Bereich Job-Informationen angezeigt. Die PDF-Datei hat den gleichen Namen (oder die gleiche Nummer) wie der Job, gefolgt von der Erweiterung ".pdf".

3 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF speichern unter, um nur die PDF-Datei zu speichern.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Job speichern unter, um alle jobspezifischen Dateien in einem separaten Ordner zu speichern.

4 Geben Sie einen Namen und ein Verzeichnis

für den Job bzw. die PDF-Datei an, und klicken Sie dann auf Speichern.

Überprüfen eines PDF-Dokuments

Einführung in den Schritt "Überprüfung"

PDF-Warteschlangen können so konfiguriert werden, dass für jeden an sie weitergeleiteten Job ein Überprüfungsschritt vorgesehen wird.

Dadurch können Sie das Dokument vor dem Speichern, Versenden per E-Mail oder Veröffentlichen auf einer FTP-Site nochmals prüfen. Bei diesem Schritt können Sie Probleme im Dokument verfolgen, bevor es von Instant PDF automatisch an das Ausgabeziel weitergeleitet wird.

In der Praxis wird ein Job, der an eine PDF-Warteschlange mit einem Prüfschritt weitergeleitet wurde, angehalten, bis Sie das Dokument prüfen und dann entweder akzeptieren oder ablehnen. Für einen zu überprüfenden Job werden im Bereich Job-Informationen die folgenden Informationen angezeigt:

• Der aktuelle Schritt lautet Erstellte PDF-Datei

wird überprüft, der Status lautet Warten auf Eingabe.

• Die Ergebnisse der Preflight-Prüfung werden angezeigt, wobei drei Schaltflächen zur Verfügung stehen: Prüfen, PDF ablehnen und

Job abbrechen sowie PDF akzeptieren und fortfahren.

Prüfen, Akzeptieren und Ablehnen von Dokumenten

Der Überprüfungsmechanismus in Instant PDF läuft in zwei Schritten ab:

1 Sie überprüfen das von Instant PDF erstellte

PDF-Dokument. Wenn das PDF-Dokument Fehler- oder Warnmeldungen enthält, wird automatisch der Preflight-Bericht angezeigt, damit Sie alle Probleme erkennen können.

2 Anhand der Prüfungsergebnisse und der im

Preflight-Bericht aufgeführten Meldungen können Sie das Dokument dann entweder akzeptieren oder ablehnen.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 93

Wenn Sie das Dokument akzeptieren, wird die Jobverarbeitung normal fortgesetzt. Das Dokument wird gespeichert oder gemäß den Einstellungen in der PDF-Warteschlange weitergeleitet.

Wenn Sie das Dokument ablehnen, wird der Job automatisch abgebrochen und das PDF-Dokument nicht gespeichert.

Überprüfen eines PDF-Dokuments

Wenn die PDF-Warteschlange eine Überprüfungsphase vorsieht, wird der Job automatisch nach dem Preflight des Dokuments angehalten. Dann wird darauf gewartet, ob Sie das Dokument akzeptieren oder ablehnen.

So überprüfen Sie ein Dokument:

1 Wählen Sie in der Instant PDF-Liste Aktive

Jobs den Job aus, der überprüft werden soll.

Im Bereich Job-Informationen werden Sie darüber informiert, dass der Job auf Überprüfung wartet.

2 Klicken Sie im Bereich Job-Informationen auf

die Schaltfläche Überprüfung.

Dann wird Adobe Acrobat oder ein anderer PDF-Viewer geöffnet und sowohl das erstellte PDF-Dokument als auch der zugehörige Preflight-Bericht angezeigt. (In Adobe Acrobat wird nur dann ein Preflight-Bericht angezeigt, wenn ein Preflight-Fehler gefunden wurde.)

3 Prüfen Sie den Preflight-Bericht und das

Dokument selbst auf u. U. vorhandene Probleme.

• Wenn das Dokument Fehler enthält, können Sie auf Später entscheiden klicken und zuerst die im Preflight-Bericht aufgeführten Fehlerund Warnmeldungen prüfen. Wenn Sie die im PDF-Dokument vorhandenen Fehler nicht beheben können, klicken Sie auf PDF ablehnen und Job abbrechen.

Bei der Überprüfung in Adobe Acrobat 7 oder 8 können Sie auch wählen, ob Sie die Änderungen annehmen, ablehnen oder sich später entscheiden möchten, indem die Schaltfläche Instant PDF-Überprüfung in der Adobe Acrobat-Werkzeugleiste "Datei" verwenden.

Siehe auch

• "Durchführen eines Preflights für

PDF-Dokumente" auf Seite 51

• Erstellen und Bearbeiten von

PDF-Warteschlangen > Bearbeiten einer Enfocus PDF-Warteschlange > "Überprüfung" auf Seite 126

Klicken Sie im Preflight-Bericht auf die Schaltfläche Hilfe , um sich weitere Informationen zu einer bestimmten Meldung im Bericht anzeigen zu lassen.

4 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Wenn Sie mit der Qualität des Dokuments

zufrieden sind, klicken Sie auf PDF akzeptieren und fortfahren.

Kapitel 6: Verwalten von Jobs94

Kapitel 7

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 97

K a p i t e l 7 : Erstellen und Bearbeiten von PDF-Warteschlangen

Über dieses Kapitel

Eine Enfocus PDF-Warteschlange ist das Herzstück von Instant PDF. Alle Dokumente werden immer an eine PDF-Warteschlange "gesendet", um sie in Certified PDF-Dokumente umzuwandeln. In diesem Kapitel wird genau beschrieben, wie Sie eine PDF-Warteschlange einrichten und die einzelnen zugehörigen Eigenschaften nach Kategorien sortiert richtig konfigurieren.

Themen

In diesem Kapitel:

• Erstellen einer neuen Enfocus

PDF-Warteschlange 98

• Bearbeiten einer Enfocus

PDF-Warteschlange 99

• Klären der babylonischen Sprachverwirrung:

PDF- und Druckeinstellungen, -stile und

-formate 101

• Verwenden von Variablen beim Konfigurieren

von PDF-Warteschlangen 102

• PDF-Warteschlange – Eigenschaften 103

• Informationen 104

•Verfasser105

• Farbmanagement 106

•Sperren106

•Dateiname109

• PostScript-Umwandlung in PDF 110

• Ausgabeoptionen 112

• QuarkXPress 7 oder 8 113

• Adobe InDesign CS2 oder CS3 115

• Adobe Illustrator CS2 oder CS3 117

•Virtueller Drucker119

• Mac OS X 121

• Vorhandene Datei 121

•Korrektur122

•Preflight125

•Überprüfung126

•Speichern128

•E-Mail130

•FTP131

•Enfocus PowerSwitch132

• Zusammenfassung 134

Kapitel 7: Erstellen und Bearbeiten von PDF-Warteschlangen98

Erstellen einer neuen Enfocus PDF-Warteschlange

Methoden zur Erstellung einer Enfocus PDF-Warteschlange

Sie können eine Enfocus PDF-Warteschlange auf verschiedene Weise erstellen:

• Eigenes Erstellen einer neuen

PDF-Warteschlange

• "Importieren einer PDF-Warteschlange" auf

Seite 138

• "Duplizieren einer PDF-Warteschlange" auf

Seite 141

• "Abonnieren einer Spezifikation auf Basis

einer PDF-Warteschlange auf CertifiedPDF.net" auf Seite 158

Eigenes Erstellen einer neuen PDF-Warteschlange

Die Erstellung einer neuen PDF-Warteschlange bedeutet, dass Sie die einzelnen Eigenschaften der PDF-Warteschlange konfigurieren. Dies kann z. B. wünschenswert sein, wenn Sie eine völlig neue PDF-Warteschlange erstellen und diese PDF-Warteschlange auf der Website CertifiedPDF.net veröffentlichen möchten.

• Zum Prüfen oder Ändern einer der Eigenschaften der PDF-Warteschlange klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert.

5 Markieren und ändern Sie die gewünschten

Eigenschaften.

Folgen Sie den Anweisungen im Bereich Hilfe und unter den entsprechenden Hilfethemen, die Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Hilfe ( ) aufrufen können. Sie helfen bei der richtigen Konfiguration der PDF-Warteschlange.

6 Klicken Sie abschließend auf OK.

Siehe auch

• "Bearbeiten einer Enfocus

PDF-Warteschlange" auf Seite 99

• "PDF-Warteschlange – Eigenschaften" auf

Seite 103

• "Prüfen des Konfigurationsstatus einer

PDF-Warteschlange: Gültig, Teilweise gültig oder Ungültig" auf Seite 99

So erstellen Sie selbst eine eigene neue PDF-Warteschlange:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche PDF-Warteschlangen, um die Liste der PDF-Warteschlangen aufzurufen.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, oder

wählen Sie PDF-Warteschlange > Neu.

3 Wählen Sie Eigene PDF-Warteschlange

erstellen, und klicken Sie auf OK.

Dadurch rufen Sie den Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor auf.

4 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Zum Prüfen oder Ändern der Haupteigenschaften der PDF-Warteschlange klicken Sie auf die Schaltfläche Standard.

Enfocus Instant PDF Benutzerhandbuch 99

Bearbeiten einer Enfocus PDF-Warteschlange

Prüfen des Konfigurationsstatus einer PDF-Warteschlange: Gültig, Teilweise gültig oder Ungültig

Der Konfigurationsstatus einer Enfocus PDF-Warteschlange gibt an, ob alle Eigenschaften dieser PDF-Warteschlange richtig konfiguriert wurden. Der Konfigurationsstatus einer PDF-Warteschlange kann wie folgt sein:

• Gültig PDF-Warteschlange

• Teilweise gültige PDF-Warteschlange

• Ungültig PDF-Warteschlange

Gültig PDF-Warteschlange

Eine Enfocus PDF-Warteschlange ist gültig, wenn zumindest die folgenden Haupteigenschafen richtig konfiguriert oder festgelegt wurden:

• Die PDF-Warteschlange muss einen Namen haben.

• Es wurde mindestens eine Methode zur Erstellung von PDF-Dokumenten ausgewählt.

• Der PDF-Warteschlange muss ein PDF-Profil zugewiesen sein.

• Es wurde mindestens eine Weiterleitungsmethode richtig konfiguriert.

Teilweise gültige PDF-Warteschlange

Eine Enfocus PDF-Warteschlange ist teilweise gültig, wenn eine der untergeordneten Eigenschaften falsch konfiguriert wurde. Sie können Certified PDF-Dokumente bei Verwendung einer bestimmten Methode zur PDF-Erstellung erstellen und weiterleiten.

Sie haben beispielsweise die Eigenschaften zur Adobe InDesign-Integrierung konfiguriert und die Option zur Verwendung von PDF-Voreinstellungen ausgewählt, jedoch vergessen, eine PDF-Voreinstellungsdatei (*.pdfs oder *.joboptions) anzugeben. Die PDF-Warteschlange kann teilweise gültig sein, wenn andere Methoden zur PDF-Erstellung richtig konfiguriert wurden, z. B.

QuarkXPress oder Virtueller Drucker.

Ungültig PDF-Warteschlange

Eine Enfocus PDF-Warteschlange ist ungültig, wenn mindestens eine Haupteigenschaft der PDF-Warteschlange nicht ausgewählt oder nicht richtig konfiguriert wurde. So haben Sie z. B. vergessen, ein PDF-Profil auszuwählen.

So prüfen Sie den Konfigurationsstatus einer PDF-Warteschlange:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche PDF-Warteschlangen.

2 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange in der

Liste aus.

3 Prüfen Sie den Status der PDF-Warteschlange

im Informationsbereich.

4 Wenn die PDF-Warteschlange ungültig ist,

klicken Sie auf die Schaltfläche

PDF-Warteschlange bearbeiten.

5 Klicken Sie im Enfocus

PDF-Warteschlangen-Editor auf die Schaltfläche Erweitert.

6 Prüfen Sie die Anzeige unten links im Enfocus

PDF-Warteschlangen-Editor. Dort finden Sie

Informationen zur Behebung u. U. vorhandener Konfigurationsfehler.

7 Prüfen Sie den Konfigurationsstatus der

Eigenschaftenkategorien, und korrigieren Sie diese.

Symbol Bedeutung und Verwendungszweck

Minuszeichen (-)

Pluszeichen (+)

Ausrufezeiche n (!!!)

Die Kategorie wurde nicht aktiviert.

Die Kategorie wurde richtig aktiviert und konfiguriert.

Die Kategorie wurde nicht richtig konfiguriert. Klicken Sie auf die betreffende Kategorie, und beheben Sie das Problem.

Kapitel 7: Erstellen und Bearbeiten von PDF-Warteschlangen100

Arbeiten mit dem Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor: Erweiterte und Standard-Bearbeitungsmodi

Das Bearbeiten einer Enfocus PDF-Warteschlange bedeutet, dass Sie eine oder mehrere Eigenschaften dieser PDF-Warteschlange auswählen und ändern. Zu diesem Zweck verwenden Sie den Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor.

Der Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor verfügt über zwei Bearbeitungsmodi:

•Einen Standard-Bearbeitungsmodus. Sie können diesen Modus verwenden, wenn Sie nur die Haupteigenschaften einer PDF-Warteschlange anzeigen und ändern möchten. Diese Haupteigenschaften schließen die folgenden Kategorien ein: Informationen, Preflight, Prüfen, Speichern und Senden.

•Einen erweiterten Bearbeitungsmodus. Sie können diesen Modus verwenden, wenn Sie alle Eigenschaften einer PDF-Warteschlange anzeigen möchten.

So rufen Sie den Enfocus PDF-Warteschlangen-Editor auf:

1 Klicken Sie im Hauptfenster von Instant PDF

auf die Schaltfläche PDF-Warteschlangen, um die Liste der PDF-Warteschlangen aufzurufen.

2 Wählen Sie eine PDF-Warteschlange in der

Liste aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche

Bearbeiten.

3 Gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

• Zum Prüfen oder Ändern der Haupteigenschaften der PDF-Warteschlange klicken Sie auf die Schaltfläche Standard.

• Zum Prüfen oder Ändern einer der Eigenschaften der PDF-Warteschlange klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert.

Siehe auch

• "PDF-Warteschlange – Eigenschaften" auf

Seite 103

• "Eigenes Erstellen einer neuen

PDF-Warteschlange" auf Seite 98

Enfocus INSTANT PDF 08 User Manual [de]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

K a p i t e l 1 : Erste Schritte

Über dieses Kapitel

Themen

Das Instant PDF-Dokumentationspaket

Bestandteile des Instant PDF-Dokumentationspakets

Veröffentlichungsmedien

Die Benutzerhandbuch in Instant PDF

Die Instant PDF-Schnellstartanleitung

Das Instant PDF Hilfepaket

Verwandte Dokumente

Verwenden des Instant PDF-Hilfepakets

Aufrufen der Instant PDF-Hilfe

Suchen nach dem richtigen Hilfethema

Navigieren durch Hilfethemen

Systemanforderungen

Siehe Instant PDF-Installationsprogramm und Enfocus-Website

Installieren von Instant PDF

Aufrüsten früherer Versionen von Instant PDF

Starten und Konfigurieren von Instant PDF

Konfigurieren von Instant PDF

Installieren vordefinierter PDF-Warteschlangen

PDF-Warteschlangen erstellt von Enfocus

PDF-Warteschlangen von anderen Herstellern

Kaufen und Registrieren von Enfocus Instant PDF

Testen, dann kaufen

Registrieren von Instant PDF

Technische Unterstützung

Bereitstellen von Support-Informationen

Nachschlagen in der Enfocus-Wissensdatenbank

Melden eines Problems

Konfigurieren der Instant PDF-Grundeinstellungen

Kategorien von Grundeinstellungen

Grundeinstellungen > Persönliche Daten

Name und Adressangaben

Grundeinstellungen > Sprache

Sprache der Instant PDF-Benutzeroberfläche

Grundeinstellungen > Meldungen

Aktivieren und Deaktivieren aller Meldungen

Grundeinstellungen > Aktualisierungen

Aktualisieren von Instant PDF

Grundeinstellungen > Einheiten

Einheiten in Instant PDF und im Preflight-Bericht

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net-Mitgliedschaft

CertifiedPDF.net-Benutzerinformationen

Grundeinstellungen > CertifiedPDF.net synchronisieren

Synchronisierungshäufigkeit

Grundeinstellungen > Jobverzeichnis

Speichern von Jobs

Grundeinstellungen > Jobverarbeitung

Instant PDF-Interaktion mit anderen Anwendungen

Grundeinstellungen > Job-Farbmanagement

Kurzeinführung in das Farbmanagement

Verwenden von ICC-Farbprofilen für die Farbumwandlung

Grundeinstellungen > Job-Verlauf

Einschränken der Anzahl von Jobs in der Verlaufsliste

Grundeinstellungen > Hilfe-Verzeichnis

Hilfepaket mit mehreren Abschnitten

Grundeinstellungen > Anwendungen

Verwenden von Anwendungen in Verbindung mit Instant PDF

Grundeinstellungen > E-Mail-Server

SMTP-Servereinstellungen

K a p i t e l 2 : Erstellen von Certified PDF-Dokumenten

Über dieses Kapitel

Themen

Verstehen der Arbeitsabläufe beim Erstellen von PDF-Dokumenten

Verschiedene Ansätze mit dem gleichen Endziel

Erstellen von PDF-Dokumenten auf die herkömmliche Weise, d. h. durch Ausprobieren

Speichern als PDF

Schaltfläche "In Adobe PDF umwandeln"

Erstellen von PDF-Dokumenten in einzelnen Arbeitsschritten

Herkömmlicher PDF-Workflow

Erstellen von PDF-Dokumenten nach der Methode von Enfocus: nur ein Arbeitsschritt bis hin zu einer ausgabefertigen PDF-Datei

Erstellen eines Certified PDF-Dokuments in einem Arbeitsschritt

Verarbeitungsschritte

Was ist eine Enfocus PDF-Warteschlange?

Die Enfocus PDF-Warteschlange: ein vollständiger Arbeitsablauf zur Erstellung von Certified PDF-Dokumenten und zur Qualitätssicherung