EBP Point de Vente 2011 Installation Manual [fr]

EBP Point de vente

Pour Windows® XP, Vista et Seven

Guide d’installation et d’initiation

Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : [phone], Fax : [phone], site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition janvier 2011

CGV et Contrat de licence des progiciels EBP

1. Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à
UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent
faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le
droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé

accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il

ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

3. Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

4. Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un

(loi Chatel du 3 janvier 2008)

.

professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

5. Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

6. Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.

7. Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.

L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

8. Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue a cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose
d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait

attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.

Version 2.3 : Janvier 2012

Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce guide présente le logiciel EBP Point de vente et donne toutes les informations nécessaires
à son installation et à sa découverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.

 Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un

sommaire.

Remarque

Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été
imprimée y seront consignées.

INSTALLATION

Table des matières

INSTALLATION .................................................................................................... 12

1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 12

1.1. Accès au service technique ........................................................................... 12

1.2. Présentation ................................................................................................... 13

1.3. Configuration requise ..................................................................................... 13

1.4. Place disque nécessaire ................................................................................ 13

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ........................................................ 14

2.1. Installation du logiciel Point de vente ............................................................. 14

2.2. Installation réseau .......................................................................................... 15

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ? ........................... 18

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 19

4.1. Comment activer le logiciel ? ......................................................................... 20

4.2. Activation manuelle du logiciel ....................................................................... 20

4.3. Evaluez une version après activation ............................................................. 21

5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? ............................. 22

5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ...................................................................... 22

5.2. Etape 2 : Identification .................................................................................... 22

5.3. Etape 3 : Adresse ........................................................................................... 22

5.4. Etape 4 : Contact ........................................................................................... 23

5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................................... 23

5.6. Ecran de travail .............................................................................................. 24

PRISE EN MAIN ................................................................................................... 26

1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? ..................... 26

1.1. Les coordonnées de mon dossier .................................................................. 26

1.2. Les préférences de mon dossier .................................................................... 27

1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ? ..................................................... 29

1.4. Les commerciaux / vendeurs ......................................................................... 31

1.5. Les modes de règlements .............................................................................. 33

1.6. Les familles clients ......................................................................................... 34

1.7. Les clients ...................................................................................................... 35

1.8. Les rayons ...................................................................................................... 37

1.9. Les familles d’articles ..................................................................................... 38

1.10. Les articles ................................................................................................... 40







9

1.11. Les banques ................................................................................................. 42

1.12. Les fidélités clients ....................................................................................... 43

2. LA GESTION DES VENTES ............................................................................. 44

2.1. Paramétrage de l’écran de ventes ................................................................. 44

2.2. Les périphériques ........................................................................................... 47

2.3. Préférences de fonctionnement du front office .............................................. 48

2.4. Création d’un ticket ........................................................................................ 50

2.5. Comment imprimer mon journal des tickets ................................................... 52

2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin .................................................... 52

2.7. La clôture de caisse ....................................................................................... 53

2.8. La remise en banque ..................................................................................... 54

3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ....................................................... 55

3.1. Liste des tickets de caisse ............................................................................. 55

3.2. Historique clients ............................................................................................ 55

3.3. Transfert en comptabilité ................................................................................ 57

4. LA GESTION DES GAMMES ........................................................................... 59

4.1. Création des données de base ...................................................................... 59

4.2. La saisie des pièces ....................................................................................... 64

4.3. Les impressions ............................................................................................. 70

5. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ..................................................................... 71

5.1. Création des données de base ...................................................................... 71

5.2. Les pièces de stock ........................................................................................ 72

5.3. Les pièces de ventes et d’achats ................................................................... 74

5.4. Création d’une pièce de vente ....................................................................... 75

5.5. Les statistiques .............................................................................................. 75

6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ................................................ 76

6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ..................................................................... 76

6.2. Comment sauvegarder ? ................................................................................ 76

10

INSTALLATION

LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 77

1. BACK OFFICE .................................................................................................. 77

1.1. Menu Dossier ................................................................................................. 77

1.2. Menu Données ............................................................................................... 77

1.3. Menu Ventes .................................................................................................. 79

1.4. Menu Achats .................................................................................................. 79

1.5. Menu Stock .................................................................................................... 80

1.6. Menu Opérations ............................................................................................ 80

1.7. Menu Impressions .......................................................................................... 81

1.8. Menu Outils .................................................................................................... 82

1.9. Menu Internet ................................................................................................. 82

2. Front office ........................................................................................................ 83

2.1. Menu Ventes .................................................................................................. 83

2.2. Menu Opérations ............................................................................................ 83

2.3. Menu Caisse .................................................................................................. 84

2.4. Menu Outils .................................................................................................... 84

INDEX ................................................................................................................... 86



11

INSTALLATION

Installation

1. AVANT DE COMMENCER

1.1. Accès au service technique

L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *.
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :

 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.

0811 65 20 00

 Exposez votre problème par e-mail.

Horaires

Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00

Le vendredi 8h00 à 18h00

* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.

[e-mail]

i

12

INSTALLATION

1.2. Présentation

EBP Point de vente est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front office (= points
d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est gestion des données, gestion
des achats, gestion des stocks et transfert comptable des données.

Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de caisse, gestion
des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse, et remise en banque.

1.3. Configuration requise

La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :

 Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows
Vista) ;

 Windows® XP
 Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent supporter

cette résolution ;
 Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.

Remarque

Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.

(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2.
(2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits)

(1)

ou Vista

(2)

;

1.4. Place disque nécessaire

L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.

Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les
composants désirés.

13

INSTALLATION

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL

2.1. Installation du logiciel Point de vente

Remarque

Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil

s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.

2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis en fonction de la
version que vous possédez, sur EBP Point de vente version Commerce de détail,
EBP Point de vente version Mode ou EBP Point de vente version PRO pour accéder
à la présentation et à l’installation du produit.

3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Point de vente, la procédure
d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez
sur le bouton Suivant pour commencer.

4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui si
vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non,
l’installation s’arrêtera.

5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer (Back office +
Front office, back office seul ou front office seul).

6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est
ensuite lancée.

Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation Personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 15).

7. Les répertoires d’installation par défaut sont :

Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS

14

INSTALLATION

Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE

Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.

A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.

A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.

2.2. Installation réseau

2.2.1. Liste des réseaux validés

Réseaux Poste à poste

Windows® XP
Windows® Vista

Serveur dédié

Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008

2.2.2. Protocoles réseaux validés

Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.

2.2.3. Le matériel conseillé

Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.

Attention

Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.

2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste

1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de

serveur de données.

15

INSTALLATION

Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :

Répertoire des logiciels EBP Æ C:\PROGRAM FILES\EBP

Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS

Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE

2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe

L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.

Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.

IMPORTANT

vers le répertoire EBP de la station serveur.

Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau".

Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).

Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au
lecteur réseau précédemment créé) :

Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \

DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun Æ X:\PARTAGE

2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur

2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions

2.2.7. Problème d’utilisation

16

INSTALLATION

Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.

Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.

17

INSTALLATION

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ?

Lancez le produit :

 A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône

 Démarrer + Programmes + EBP + EBP Point de vente (Back office) 13.1.

Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :

 Essayer le logiciel en version d’évaluation,

 Activer le logiciel.

,

18

INSTALLATION

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?

Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Point de vente reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :

• Version Commerce de détail,

• Version Mode,

• Version PRO.

Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.

Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
du logiciel EBP Point de vente de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site
Web EBP.

Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Point de vente, reportez-vous

aux paragraphes 4.2 et 4.3.

Remarque

Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Commerce de détail, Mode, PRO). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de
vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre
dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou

créez un dossier.

En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Point de
vente REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous

ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.

Attention

Si vous travaillez sur votre dossier de Point de vente REEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée

(Commerce de détail, Mode, PRO) est la même que la version avec laquelle vous avez
créé votre dossier.

19

INSTALLATION

4.1. Comment activer le logiciel ?

Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez­vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.

Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.

4.2. Activation manuelle du logiciel

Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer

manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :

Nom de l’entreprise

Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).

• Numéro de licence

Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.

• Clé Web

Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.

• Code d’activation

Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,

Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :

FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.

Attention

Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.

qu’EBP vous a communiqué.

20

INSTALLATION

4.3. Evaluez une version après activation

Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Point de vente que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.

Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :

• Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre

logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure

d’activation puisque votre code a été conservé.

• Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez

alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.

21

INSTALLATION

5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?

La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour

cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône

Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :

.

5.1. Etape 1 : Nom et emplacement

Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.

Astuce

Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).

5.2. Etape 2 : Identification

Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous
pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le sélectionner dans une liste

en cliquant sur

Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est
nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).

Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.

.

5.3. Etape 3 : Adresse

L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB.

Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.

22

INSTALLATION

5.4. Etape 4 : Contact

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.

5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier

Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre
dossier seront alors exprimées dans cette devise.

Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise
du dossier.

23

INSTALLATION

A

5.6. Ecran de travail

Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :

Barre de menus

Barres d’outils

Tableau de bord : il donne les priorités du jour
(commandes à traiter et rendez-vous), les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour,
des 12 derniers mois, les articles les plus
vendus, les paiements en retard et ceux à

Volet de navigation : il se décline en
différents thèmes. La majorité de ces
thèmes se composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant aux
autres, ils s'adaptent au traitement en
cours. Il peut être désactivé par le
menu

ffichage.

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INSTALLATION

25

PRISE EN MAIN

Prise en main

1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?

1.1. Les coordonnées de mon dossier

Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.

Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.

1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier

Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.

1.1.2. Onglet Sécurité

Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans
ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux
cases suivantes.

Attention

Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.

Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!

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PRISE EN MAIN

1.2. Les préférences de mon dossier

Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de
votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.

Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées.

Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet
concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.

1.2.1. Le bouton Articles

 Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et une
méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou TTC par
défaut, par excès ou au plus juste.

Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.

 Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez
la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article.

1.2.2. Le bouton Pièces

 Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif
c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif,
cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir
est comptabilisé au débit du compte de vente.

 Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur
encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte
comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3
Comment paramétrer mes taux de TVA page 29).

Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.

1.2.3. Le bouton Tiers

 Le bouton
dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et

vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes

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PRISE EN MAIN

fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur

position dans la liste en cliquant sur les icônes

 Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez
l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être calculé.

 Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les
comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la
zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera indiqué en fonction du choix
que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs.

1.2.4. Le bouton Comptabilité

 Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer
un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements caisse et mouvements
de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier
Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.

 Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez
paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être
récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en

cliquant sur l’icône

1.2.5. Le bouton Racines de comptes comptables

 Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour

les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création
des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches,
ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.

 Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera repris
lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation permet de générer
une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes
correspondra au montant des ventes HT remisé.
 Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être
généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison
sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients.

1.2.6. Le bouton Caisse

 Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez l’option

Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de vos cartes. Cette
date permettra de calculer une date d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la
vente si la carte est périmée.

, vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.

et .

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