EBP Point de Vente User Manual [fr]
EBP Point de vente (back office)
Pour Windows® 2000 et XP
Manuel utilisateur
Félicitations.................................................................................................................................................... 1
Convention d'utilisation.................................................................................................................................. 3
Fonctionnement général................................................................................................................................ 5
Création d'un dossier ................................................................................................................................. 5
Etape 2 : la raison sociale.......................................................................................................................... 5
Etape 3 : identification de la société .......................................................................................................... 6
Etape 4 : l'adresse ..................................................................................................................................... 6
Etape 5 : le contact .................................................................................................................................... 6
Etape 6 : choix de la devise....................................................................................................................... 6
Ouverture d'un dossier............................................................................................................................... 6
La recopie .................................................................................................................................................. 7
Recopie des pièces de ventes................................................................................................................... 7
Recopie des pièces d'achats ..................................................................................................................... 8
Recopie des pièces de stock ..................................................................................................................... 8
Recopie des paiements clients .................................................................................................................. 8
Recopie des paiements fournisseurs......................................................................................................... 9
Recopie des lignes d'action ....................................................................................................................... 9
Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................................ 9
Recopie des fichiers de base..................................................................................................................... 9
Suppression d'un dossier........................................................................................................................... 9
Fermer un dossier.................................................................................................................................... 10
Configuration de l'impression................................................................................................................... 10
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................................. 10
Quitter ...................................................................................................................................................... 10
La solution Oxatis .................................................................................................................................... 11
Envoi des données .................................................................................................................................. 11
Sélection des options de l'envoi des données......................................................................................... 12
Intervalle de sélection des articles à envoyer .......................................................................................... 13
Intervalle de sélection des familles d'articles........................................................................................... 13
Intervalle de sélection des fournisseurs................................................................................................... 13
Critères d'envoi des contacts................................................................................................................... 13
Intervalle de sélection des clients à envoyer ........................................................................................... 14
Intervalle de sélection des familles clients............................................................................................... 14
La préparation des données .................................................................................................................... 14
Téléchargement des commandes ........................................................................................................... 14
Choix du client ......................................................................................................................................... 15
Sélection de la période ............................................................................................................................ 16
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ..................................................................... 16
A propos de Point de vente ..................................................................................................................... 17
Licence d'utilisation.................................................................................................................................. 17
Assistance................................................................................................................................................ 18
Table des matières
Dépannage EBP ...................................................................................................................................... 18
Dossier......................................................................................................................................................... 19
Onglet Identification ................................................................................................................................. 19
Onglet Contact ......................................................................................................................................... 19
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 19
Onglet Sécurité ........................................................................................................................................ 19
Onglet Dossier ......................................................................................................................................... 19
Bouton Articles......................................................................................................................................... 19
Bouton Comptabilité................................................................................................................................. 20
Bouton Déclaration d'échanges de biens ................................................................................................ 21
Bouton Divers .......................................................................................................................................... 21
Bouton Paramètres du réseau local ........................................................................................................ 22
Bouton Décimales.................................................................................................................................... 22
Bouton Formats ....................................................................................................................................... 22
Création d'un format ................................................................................................................................ 23
Bouton Général........................................................................................................................................ 24
Bouton Numéros de pièces...................................................................................................................... 24
Bouton Pièces.......................................................................................................................................... 25
Bouton Pièces : options pour les ventes.................................................................................................. 25
Bouton Pièces : options pour les achats.................................................................................................. 26
Bouton Pièces : options pour les stocks .................................................................................................. 27
Bouton Racines de comptes comptables ................................................................................................ 27
Les comptes du dossier comptable ......................................................................................................... 28
Ecritures comptables avec ou sans remise ............................................................................................. 28
Bouton Tiers............................................................................................................................................. 29
Bouton Caisse.......................................................................................................................................... 30
Bouton Préférences Liaison E-mail ......................................................................................................... 30
Bouton Gestion des gammes .................................................................................................................. 31
Paramétrage d'une gamme ..................................................................................................................... 32
Paramétrage de la devise locale ............................................................................................................. 33
Taux de TVA ............................................................................................................................................ 33
Taux de TPF ............................................................................................................................................ 33
Barèmes DEEE........................................................................................................................................ 33
Le mémo .................................................................................................................................................. 34
Infos base de données............................................................................................................................. 34
Affichage...................................................................................................................................................... 35
Barres d'outils .......................................................................................................................................... 35
Barre d'outils Dossier............................................................................................................................... 36
Barre d'outils Navigation .......................................................................................................................... 36
Barre d'outils Données............................................................................................................................. 36
Barre d'outils Formatage texte enrichi ..................................................................................................... 37
Barre d'outils Ventes................................................................................................................................ 37
Table des matières
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant.
Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour............................................ 38
Barre d'outils Internet............................................................................................................................... 38
Barre d'outils Achats ................................................................................................................................ 38
Barre d'outils Stock .................................................................................................................................. 39
Barre d'outils Tiers ................................................................................................................................... 39
Barre d'outils Opérations ......................................................................................................................... 39
Barre d'outils Outils.................................................................................................................................. 40
Barre d'outils Utilisateurs ......................................................................................................................... 40
La barre d'état .......................................................................................................................................... 40
Barre de fenêtres ..................................................................................................................................... 41
Le volet de navigation .............................................................................................................................. 41
Les familles.................................................................................................................................................. 43
La fiche Famille d'articles......................................................................................................................... 43
Onglet Généralités ................................................................................................................................... 43
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques.......................................................................... 45
Onglet Coefficients / Arrondis .................................................................................................................. 46
Onglet Frais d'approche........................................................................................................................... 46
Formule de calcul du coefficient multiplicateur........................................................................................ 47
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 47
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 47
Onglet TVA / TPF..................................................................................................................................... 48
Onglet Web / PDA.................................................................................................................................... 48
La fiche Famille de clients........................................................................................................................ 48
Onglet Général......................................................................................................................................... 49
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 50
Onglet DEB .............................................................................................................................................. 50
La fiche Famille de fournisseurs .............................................................................................................. 50
Onglet Compte / Analytique..................................................................................................................... 50
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 51
Onglet D.E.B ............................................................................................................................................ 51
Les données ................................................................................................................................................ 53
La fiche Grille de tarifs ............................................................................................................................. 53
La fiche Commercial ................................................................................................................................ 53
Onglet Formules de commissions ........................................................................................................... 54
Création d'une formule de commissions.................................................................................................. 54
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 54
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 55
Onglet Région .......................................................................................................................................... 55
Onglet Champs personnalisés................................................................................................................. 55
La fiche Contact ....................................................................................................................................... 55
La fiche Affaire ......................................................................................................................................... 56
Table des matières
La fiche Mode de règlement .................................................................................................................... 57
Descriptif de la fiche mode de règlement ................................................................................................ 57
Les écarts de change............................................................................................................................... 58
Les écarts de règlements......................................................................................................................... 59
La fiche Banque ....................................................................................................................................... 60
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 60
Onglet Comptabilité ................................................................................................................................. 60
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 60
Onglet N° RIB / émetteur ......................................................................................................................... 61
La fiche Frais de port ............................................................................................................................... 61
La fiche Promotions ou Soldes ................................................................................................................ 62
La fiche Code remise ............................................................................................................................... 62
Onglet Ventes .......................................................................................................................................... 63
Onglet Achats .......................................................................................................................................... 64
La fiche Unité ........................................................................................................................................... 64
La fiche Localisation ................................................................................................................................ 64
La fiche Devise ........................................................................................................................................ 65
La fiche Texte standard ........................................................................................................................... 65
La fiche Fidélité client .............................................................................................................................. 66
La fiche NAF ............................................................................................................................................ 66
La fiche Code postal ................................................................................................................................ 67
La fiche Département............................................................................................................................... 67
La fiche Pays ........................................................................................................................................... 67
Le 2ème tableau de bord......................................................................................................................... 68
La liste des données................................................................................................................................ 68
Opérations disponibles depuis la liste des données................................................................................ 69
Les Champs personnalisés...................................................................................................................... 70
Génération HTML .................................................................................................................................... 70
Les filtres.................................................................................................................................................. 71
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste
déroulante. ............................................................................................................................................... 72
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de
la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. .... 72
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le
champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le
menu contextuel de la liste. ..................................................................................................................... 72
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. ................................................ 72
Une variable de type Entier et une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans
décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur....................................... 72
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0........ 72
Le tableau de bord ................................................................................................................................... 72
Table des matières
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre
d’affaires, de la quantité ou de la marge.................................................................................................. 73
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les
12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé)................. 73
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant.
Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour............................................ 73
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus
anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous
trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement
(par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients).
Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. .............................................. 73
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. ....................................... 74
Les règlements clients ............................................................................................................................. 74
Les gammes ................................................................................................................................................ 75
La fiche Gamme....................................................................................................................................... 75
La fiche Combinaison .............................................................................................................................. 75
Ajout de combinaisons............................................................................................................................. 76
Sélection des tailles ................................................................................................................................. 76
Sélection des couleurs............................................................................................................................. 77
Sélection des bonnets.............................................................................................................................. 77
La fiche Collection.................................................................................................................................... 77
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 78
L'article collectif........................................................................................................................................ 78
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 78
Onglet Description longue........................................................................................................................ 79
Onglet Infos. / Image / Vignette ............................................................................................................... 79
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 80
Onglet Complément ................................................................................................................................. 80
Onglet Quantité initiale............................................................................................................................. 81
La fiche client............................................................................................................................................... 83
La fiche Client .......................................................................................................................................... 83
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 83
Onglet Banque / Mode de règlement....................................................................................................... 84
Onglet Compte......................................................................................................................................... 85
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 86
Priorité du tarif appliqué ........................................................................................................................... 87
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 90
Onglet Autres données ............................................................................................................................ 90
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 91
Onglet Champs personnalisés................................................................................................................. 91
Onglet Fidélité.......................................................................................................................................... 91
Consultation des écritures comptables.................................................................................................... 92
Historique Client....................................................................................................................................... 92
Factures périodiques ............................................................................................................................... 92
Table des matières
Graphique ................................................................................................................................................ 94
E-mail....................................................................................................................................................... 94
Site Web................................................................................................................................................... 94
Dupliquer une fiche .................................................................................................................................. 94
Relation client .......................................................................................................................................... 95
Onglet Tous ............................................................................................................................................. 96
Onglet Appel téléphonique ...................................................................................................................... 96
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 96
Onglet Tâches / Rendez-vous ................................................................................................................. 97
Onglet Courrier ........................................................................................................................................ 97
Onglet E-mail ........................................................................................................................................... 97
Importer un e-mail.................................................................................................................................... 98
La fiche article ............................................................................................................................................. 99
La fiche Article ......................................................................................................................................... 99
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 99
Exemple de frais d'approche ................................................................................................................. 100
Les différents tarifs................................................................................................................................. 100
Onglet Complément ............................................................................................................................... 101
Onglet Statistiques................................................................................................................................. 103
Onglet Divers ......................................................................................................................................... 103
Onglet Composants ............................................................................................................................... 104
Facturation au forfait .............................................................................................................................. 105
Onglet Infos............................................................................................................................................ 106
Onglet Description longue...................................................................................................................... 106
Onglet Nouveaux tarifs .......................................................................................................................... 107
Onglet Fournisseurs............................................................................................................................... 107
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 109
Onglet Web ............................................................................................................................................ 109
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur .......................................................................... 110
Onglet Numéros de compte................................................................................................................... 110
Onglet Vignette, Raccourci clavier et Fidélité........................................................................................ 111
Dupliquer une fiche article ..................................................................................................................... 111
Envoi sur le site Web ............................................................................................................................. 111
Historique des mouvements .................................................................................................................. 112
Historique des commandes ................................................................................................................... 112
Assemblage - Désassemblage .............................................................................................................. 112
Stock actuel et stock virtuel ................................................................................................................... 112
La fiche fournisseur ................................................................................................................................... 115
La fiche fournisseur................................................................................................................................ 115
Onglet Adresse ...................................................................................................................................... 115
Onglet Banque / Mode de règlement..................................................................................................... 116
Onglet Compte....................................................................................................................................... 116
Table des matières
Onglet Achat .......................................................................................................................................... 117
Onglet Articles........................................................................................................................................ 118
Onglet Infos............................................................................................................................................ 118
Onglet Divers ......................................................................................................................................... 118
Onglet Statistiques................................................................................................................................. 118
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 119
Historique fournisseur ............................................................................................................................ 119
Les pièces de stock ................................................................................................................................... 121
Mise en sommeil des articles : sélection des familles d'articles ............................................................ 121
Choix du type de pièce de stock à créer................................................................................................ 121
La saisie des articles.............................................................................................................................. 121
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ........................................................ 122
Onglet Infos............................................................................................................................................ 122
La liste des pièces de stock ................................................................................................................... 122
Liste des bons d'entrée.......................................................................................................................... 123
Liste des bons de sortie ......................................................................................................................... 123
Liste des ordres de fabrication............................................................................................................... 123
Liste des inventaires .............................................................................................................................. 124
Impression d'une pièce de stock............................................................................................................ 124
L'inventaire............................................................................................................................................. 124
L'inventaire : sélection des articles ........................................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des familles d'articles ........................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des fournisseurs ................................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des articles collectifs ......................................................................................... 126
Date de l'inventaire ................................................................................................................................ 126
Saisie de l'inventaire .............................................................................................................................. 126
Mise à jour des tarifs.............................................................................................................................. 127
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier................................................................. 128
Mise à jour : choix du tarif à modifier ..................................................................................................... 128
Choix des articles à modifier.................................................................................................................. 128
Intervalle de sélection ............................................................................................................................ 129
Modification du tarif................................................................................................................................ 129
Récapitulatif de la mise à jour................................................................................................................ 129
Mise à jour des tarifs : grille de saisie.................................................................................................... 130
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer........................................................................................ 130
Mise à jour des grilles de tarifs .............................................................................................................. 130
Choix des données à modifier ............................................................................................................... 131
Modification du tarif................................................................................................................................ 131
Intervalle de grilles de tarifs ................................................................................................................... 131
Intervalle des articles ............................................................................................................................. 131
Intervalle de familles d'articles ............................................................................................................... 132
Assemblage / Désassemblage .............................................................................................................. 132
Table des matières
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ......................................................................... 132
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ......................................................... 133
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs ................................................................. 133
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité ............................................................................ 133
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif......................................................................................... 133
Mise en sommeil des articles................................................................................................................. 133
Mise en sommeil des articles : sélection des articles ............................................................................ 134
Mise en sommeil des articles : sélection des fournisseurs.................................................................... 134
Mise en sommeil des articles : sélection des collections....................................................................... 134
Les pièces d'achats ................................................................................................................................... 137
Choix du type de pièce d'achat à créer ................................................................................................. 137
Entête de pièce ...................................................................................................................................... 137
Appel d'un fournisseur ........................................................................................................................... 137
Type de facturation ................................................................................................................................ 138
Pied de pièce ......................................................................................................................................... 138
Mise à jour du prix d'achat ..................................................................................................................... 139
La liste des pièces d'achat..................................................................................................................... 139
Liste des commandes fournisseurs ....................................................................................................... 140
Liste des bons de réception ................................................................................................................... 141
Liste des factures fournisseurs .............................................................................................................. 142
La copie de pièces d'achats................................................................................................................... 143
Le transfert de pièces d'achats .............................................................................................................. 143
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ..................................................................... 144
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ............................................................... 144
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer............................................................ 144
Réception des commandes fournisseurs............................................................................................... 145
La réception partielle.............................................................................................................................. 145
Les relances commandes fournisseurs ................................................................................................. 145
Le réapprovisionnement : choix des articles.......................................................................................... 146
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection .................................................................................. 147
Le réapprovisionnement : choix du traitement....................................................................................... 147
Résultat du réapprovisionnement .......................................................................................................... 148
Exemple de calcul de réapprovisionnement .......................................................................................... 148
Les pièces de ventes................................................................................................................................. 151
Choix du type de pièce à créer .............................................................................................................. 151
L'entête de la pièce................................................................................................................................ 151
Appel du client ....................................................................................................................................... 152
Type de facturation ................................................................................................................................ 153
Le corps de la pièce............................................................................................................................... 153
Saisie des articles .................................................................................................................................. 154
Saisie des articles gammés dans une pièce de vente........................................................................... 155
Le pied de la pièce................................................................................................................................. 155
Table des matières
Onglet Infos............................................................................................................................................ 157
Onglet Règlement .................................................................................................................................. 157
Les factures d'acomptes ........................................................................................................................ 158
Onglet Echéances.................................................................................................................................. 159
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 160
La liste des pièces de ventes................................................................................................................. 160
Liste des factures d'acompte ................................................................................................................. 161
Liste des devis ....................................................................................................................................... 161
Liste des commandes ............................................................................................................................ 162
Liste des bons de livraison..................................................................................................................... 163
Liste des factures................................................................................................................................... 164
L'avoir..................................................................................................................................................... 165
La copie de pièces de ventes ................................................................................................................ 165
Imprimer une pièce ................................................................................................................................ 166
Télécopier une pièce.............................................................................................................................. 166
Imprimer des étiquettes ......................................................................................................................... 167
Envoi par e-mail (saisie déportée) ......................................................................................................... 167
Envoi d'une pièce par e-mail.................................................................................................................. 168
Le transfert de pièces de ventes............................................................................................................ 168
Affecter un code affaire.......................................................................................................................... 169
Règlement de la facture......................................................................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients....................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ......................................................... 171
Livraison des commandes ..................................................................................................................... 171
La livraison partielle ............................................................................................................................... 171
Traitement des commandes .................................................................................................................. 172
Les relances Commandes Clients ......................................................................................................... 172
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 173
Recherche sur les lignes de pièces ....................................................................................................... 174
Opérations ................................................................................................................................................. 175
Les règlements clients ........................................................................................................................... 175
Affectation du paiement ......................................................................................................................... 177
Affectation du règlement........................................................................................................................ 177
La remise en banque ............................................................................................................................. 177
Modifier le RIB ....................................................................................................................................... 178
Lettre de change relevé ......................................................................................................................... 179
Impression du bordereau de remise en banque.................................................................................... 179
Les règlements fournisseurs.................................................................................................................. 179
Affectation d'un règlement fournisseur .................................................................................................. 181
Les décaissements fournisseurs ........................................................................................................... 182
Impression du bordereau de décaissement........................................................................................... 183
Table des matières
Opération de virement ........................................................................................................................... 183
Ecart de règlements............................................................................................................................... 183
Le transfert en comptabilité ................................................................................................................... 184
Options du transfert comptable.............................................................................................................. 185
Paramétrage du transfert en comptabilité.............................................................................................. 185
Transfert comptable des règlements ..................................................................................................... 187
Transfert comptable au format API........................................................................................................ 187
Transfert comptable au format CCMX ................................................................................................... 188
Transfert comptable au format CEGID .................................................................................................. 189
Transfert comptable au format CEGID - PGI......................................................................................... 190
Transfert comptable au format COALA ................................................................................................. 190
Transfert comptable au format CIEL...................................................................................................... 191
Transfert comptable au format COTE OUEST ...................................................................................... 191
Transfert comptable au format Interface Expert (COALA) .................................................................... 192
La lettre de relance ................................................................................................................................ 192
Télécopier une lettre de relance ............................................................................................................ 194
Génération des factures périodiques..................................................................................................... 194
Définition des classifications .................................................................................................................. 194
Paramétrage de la grille......................................................................................................................... 194
Exemple de classification sur la périodicité ........................................................................................... 196
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires .................................................................................. 197
Exemple de classification selon le double critère .................................................................................. 199
La mise à jour de la classification .......................................................................................................... 200
Une sélection de clients ......................................................................................................................... 200
Une sélection de commerciaux.............................................................................................................. 200
Une sélection de familles de clients....................................................................................................... 200
Génération de bons d'achats ou chèques cadeaux............................................................................... 200
Choix des données à modifier ............................................................................................................... 201
Sélection des clients .............................................................................................................................. 201
Sélection des familles de clients............................................................................................................ 201
Liste des fidélités ................................................................................................................................... 202
Définition du bon d'achat ou chèque cadeau à générer ........................................................................ 202
Gestion des caisses............................................................................................................................... 202
Outils.......................................................................................................................................................... 205
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ....................................................................................... 205
L'agenda ................................................................................................................................................ 206
Ajouter un nouveau rendez-vous........................................................................................................... 207
Propriétés de l'agenda ........................................................................................................................... 207
Rechercher un rendez-vous................................................................................................................... 208
Recalcul des données............................................................................................................................ 208
Réorganisation des fichiers.................................................................................................................... 208
Archivage des données ......................................................................................................................... 208
Table des matières
Nom du fichier d'archivage .................................................................................................................... 208
Suppression de données ....................................................................................................................... 209
Suppression des pièces d'achats .......................................................................................................... 209
Suppression des pièces de stock .......................................................................................................... 209
Suppression des paiements .................................................................................................................. 210
Import paramétrable-1 ........................................................................................................................... 210
Import paramétrable-2 ........................................................................................................................... 211
Import paramétrable-3 ........................................................................................................................... 211
Import paramétrable-3 bis...................................................................................................................... 212
Import du fichier articles......................................................................................................................... 213
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ................................................................... 213
Import du fichier clients .......................................................................................................................... 214
Import du fichier fournisseurs ................................................................................................................ 214
Import du fichier codes postaux............................................................................................................. 215
Import paramétrable-4 ........................................................................................................................... 215
Import paramétrable-5 ........................................................................................................................... 216
Sauvegarde du format d'importation...................................................................................................... 216
Import des tailles, couleurs et bonnets .................................................................................................. 216
Import EBP Devis et Facturation ........................................................................................................... 217
Sélection des articles ............................................................................................................................. 221
Sélection des clients .............................................................................................................................. 221
Sélection des fournisseurs..................................................................................................................... 221
Export paramétrable-1 ........................................................................................................................... 221
Export paramétrable-2 ........................................................................................................................... 222
Export paramétrable-3 ........................................................................................................................... 222
Export paramétrable-4 ........................................................................................................................... 223
Sauvegarde de format d'exportation...................................................................................................... 223
Export des données vers le logiciel de cartographie ............................................................................. 223
Sélection des clients à exporter............................................................................................................. 224
Sélection des commerciaux à exporter.................................................................................................. 224
Paramétrage des modèles..................................................................................................................... 224
La DEB ...................................................................................................................................................... 227
La DEB................................................................................................................................................... 227
La fiche Nature des transactions ........................................................................................................... 227
La fiche Mode de transport .................................................................................................................... 228
La fiche Condition de livraison............................................................................................................... 228
La fiche Nomenclature NC8................................................................................................................... 229
Impression de la DEB ............................................................................................................................ 229
Validation de la DEB .............................................................................................................................. 229
Génération d'un fichier Intracom............................................................................................................ 230
Les impressions......................................................................................................................................... 233
Impression des pièces ........................................................................................................................... 233
Table des matières
Options d'impression des pièces ........................................................................................................... 233
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ....................................................................................... 234
Sélection des commerciaux ................................................................................................................... 235
L'option Configurer l'imprimante permet de sélectionner l'imprimante sur laquelle l'édition va être
effectuée. ............................................................................................................................................... 235
L'option Export avancé permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises
lors de l'impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur
le modèle d'édition d'origine, vous pouvez personnaliser celui-ci en cliquant sur le texte Modèle
d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations
complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un
tableur comme Excel. ............................................................................................................................ 236
L'option Filtres permet de créer des filtres sur le fichier des pièces afin de cibler au mieux l'impression.
............................................................................................................................................................... 236
L'option Générer un PDF permet d'exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est
exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur
le CD dans le répertoire Produits / Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe................... 236
Impression des traites............................................................................................................................ 236
Impression des billets à ordre................................................................................................................ 236
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 237
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats........................................................................ 237
Options d'impression de la liste des pièces de ventes .......................................................................... 238
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ............................................................................ 239
Sélection des devises ............................................................................................................................ 239
Impression du portefeuille des devis ..................................................................................................... 239
Onglet Tailles Couleurs Bonnets ........................................................................................................... 240
Impression du portefeuille des commandes .......................................................................................... 240
Impression du journal des ventes .......................................................................................................... 241
Options d'impression du journal de ventes............................................................................................ 242
Impression du journal d'achats .............................................................................................................. 242
Options d'impression du journal d'achats .............................................................................................. 243
Impression de la relation client .............................................................................................................. 243
Courriers et lettres types clients et fournisseurs.................................................................................... 244
Création d'une lettre............................................................................................................................... 246
Création d'un classeur ........................................................................................................................... 246
Envoi d'un mailing commercial par le net .............................................................................................. 246
Impression des étiquettes ...................................................................................................................... 246
Impression des articles .......................................................................................................................... 247
Impression des articles collectifs ........................................................................................................... 247
Sélection des articles collectifs .............................................................................................................. 248
Impression des affaires.......................................................................................................................... 248
Sélection des affaires............................................................................................................................. 248
Impression des banques........................................................................................................................ 249
Sélection des banques........................................................................................................................... 249
Impression des clients ........................................................................................................................... 249
Table des matières
Impression des grilles de remise ........................................................................................................... 250
Sélection des remises............................................................................................................................ 250
Impression des collections..................................................................................................................... 250
Sélection des collections........................................................................................................................ 251
Impression des commerciaux / Vendeurs.............................................................................................. 251
Impression des devises ......................................................................................................................... 251
Sélection des devises ............................................................................................................................ 252
Impression des familles d'articles .......................................................................................................... 252
Sélection des familles articles................................................................................................................ 253
Impression des familles de clients ......................................................................................................... 253
Sélection des familles clients................................................................................................................. 253
Impression des familles de fournisseurs................................................................................................ 254
Sélection des familles fournisseurs ....................................................................................................... 254
Impression des fournisseurs .................................................................................................................. 254
Impression des frais de port .................................................................................................................. 255
Sélection des frais de port ..................................................................................................................... 255
Impression des grilles de tarifs .............................................................................................................. 255
Sélection des grilles de tarifs ................................................................................................................. 256
Impression des localisations / rayons .................................................................................................... 256
Sélection des localisations..................................................................................................................... 256
Impression des modes de règlement..................................................................................................... 257
Sélection des modes de règlement ....................................................................................................... 257
Impression des promotions ou soldes ................................................................................................... 257
Sélection des promotions ou soldes ...................................................................................................... 258
Impression des unités ............................................................................................................................ 258
Sélection des unités............................................................................................................................... 258
Impression des textes standards ........................................................................................................... 258
Impression des natures d'offres............................................................................................................. 259
Impression des gammes........................................................................................................................ 259
Sélection des gammes........................................................................................................................... 259
Impression des conditions de livraison .................................................................................................. 259
Sélection des conditions de livraison..................................................................................................... 260
Impression des modes de transport ...................................................................................................... 260
Sélection des modes de transport ......................................................................................................... 260
Impression des natures de transactions ................................................................................................ 261
Sélection des natures de transactions................................................................................................... 261
Impression des nomenclatures NC8...................................................................................................... 261
Sélection des nomenclatures NC8 ........................................................................................................ 262
Impression des codes NAF.................................................................................................................... 262
Sélection des codes NAF....................................................................................................................... 262
Impression des codes postaux .............................................................................................................. 262
Sélection des codes postaux ................................................................................................................. 263
Table des matières
Sélection des départements et pays...................................................................................................... 263
Impression des départements ............................................................................................................... 263
Impression des pays .............................................................................................................................. 263
Impression de l'historique des ventes par client .................................................................................... 264
Impression de l'historique des ventes par article................................................................................... 265
Impression de l'historique des achats par fournisseur........................................................................... 265
Impression de l'historique des achats par article................................................................................... 266
Impression des statistiques articles ....................................................................................................... 267
Impression des statistiques par famille d'articles................................................................................... 268
Impression des statistiques par collection ............................................................................................. 268
Impression des statistiques clients ........................................................................................................ 269
Impression des statistiques par famille de clients ................................................................................. 270
Impression des statistiques comparatives ............................................................................................. 270
Impression des statistiques croisées clients.......................................................................................... 271
Impression des statistiques par famille de fournisseur.......................................................................... 272
Impression des statistiques fournisseurs............................................................................................... 272
Impression des statistiques croisées fournisseurs ................................................................................ 273
Impression des commissions commerciaux .......................................................................................... 274
Synthèse des achats / ventes par collection.......................................................................................... 274
Impression de l'activité du magasin par tranche horaire ....................................................................... 275
Sélection des caisses ............................................................................................................................ 276
Impression de l'activité du magasin par vendeur................................................................................... 276
Impression du résultat des ventes ......................................................................................................... 276
Impression des statistiques de vente par tarif ....................................................................................... 277
Sélection des tarifs................................................................................................................................. 277
Impression des mouvements de stock .................................................................................................. 278
Impression de l'état de stock ................................................................................................................. 278
Impression du palmarès de rotation ...................................................................................................... 279
Impression du palmarès des commandes ............................................................................................. 280
Impression du réapprovisionnement...................................................................................................... 281
Impression de la disponibilité................................................................................................................. 281
Impression de l'échéancier .................................................................................................................... 282
Impression du relevé de factures........................................................................................................... 283
Impression des encours dépassés ........................................................................................................ 283
Impression des paiements ..................................................................................................................... 284
Impression des bordereaux de remise en banque ................................................................................ 285
Impression des bordereaux de décaissements ..................................................................................... 285
Impression des lettres-chèque............................................................................................................... 286
Impression du tableau de bord .............................................................................................................. 286
Internet....................................................................................................................................................... 289
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente .................................................................................... 289
Sélection par numéro de pièce .............................................................................................................. 289
Table des matières
Choix du format d'export........................................................................................................................ 289
Coordonnées du destinataire................................................................................................................. 290
Création du fichier XML ......................................................................................................................... 290
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis des mails ............................................... 290
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis un fichier XML........................................ 291
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .............................................................................. 291
Les utilisateurs........................................................................................................................................... 293
Gestion des utilisateurs.......................................................................................................................... 293
Création de droits pour un utilisateur..................................................................................................... 294
Modification du mot de passe ................................................................................................................ 295
Changement d'utilisateur ....................................................................................................................... 295
Liste des droits....................................................................................................................................... 295
Utilisateurs connectés............................................................................................................................ 302
Historique des connexions..................................................................................................................... 302
Index .......................................................................................................................................................... 305
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Point de vente et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
1
Convention d'utilisation
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles
ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers
d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa
documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne
droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences
monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le
programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent
pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des
services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en
œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de
moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute
garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la
fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
3
EBP Point de vente (Back office) Aide
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou
d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune
réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait
excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services
au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par
l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou
d’appel en garantie.
4
Fonctionnement général
Création d'un dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous
sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Point de vente dans un nouveau répertoire si vous souhaitez
créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va
créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers
spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel
EBP (en comptabilité, en paye ...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours,
sélectionnez Placer les données de Point de vente dans un dossier existant. Ensuite,
choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend
les informations communes aux logiciels c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE
…), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un
répertoire autre que EBP \ DOSSIERS. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le
dossier en cliquant sur le bouton Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation
du dossier.
Enfin, lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce
dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la
suppression et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en
possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 2 : la raison sociale
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie,
cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP \ DOSSIERS \ raison sociale. Dans EBP\DOSSIERS
sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le
classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur
.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 3 : Identification de la société
5
EBP Point de vente (Back office) Aide
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 3 : identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés +
Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 4 : l'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par
Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d‘un dossier :
Etape 5 : Le contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 5 : le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être
modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici la dernière étape de la création d’un dossier :
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 6 : choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront
alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos
documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros.
Cependant, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer
une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
6
Fonctionnement général
A partir de DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Point de vente et Point de vente
pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans le
bouton Général des Préférences de votre dossier Ouvrir le dernier dossier ouvert au
lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par
le menu Dossier + Ouvrir,
A partir du menu DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Point de vente puis Point
de vente - Démonstration pour lancer directement la démonstration,
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Point de vente vous propose alors
la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les flèches pour
monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus,
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Point de
vente propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP
(par défaut EBP\DOSSIERS). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.PDV
qui apparaît pour accéder à votre point de vente.
Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès
est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci
(*.PDV).
Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu
Dossier.
La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données
(pièces, articles, clients, fournisseurs, …).
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de ventes
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
7
EBP Point de vente (Back office) Aide
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées
sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez,
d’un ancien dossier vers le nouveau.
8
Fonctionnement général
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes
d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez
alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le
nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une
période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
9
EBP Point de vente (Back office) Aide
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur le
bouton désiré :
OK : supprime le dossier sélectionné
Annuler : annule l'opération
Parcourir : permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Point de vente garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant le
dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Point de vente lorsque vous utilisez les commandes
Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de
dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus
(Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes
(Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
),
vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Quitter
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Fonctionnement général
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si
vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…)
de manière simple et rapide.
Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis
qui donne toutes les informations concernant le e-commerce.
La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par
le menu Internet + e-Commerce.
Important ! !
L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de
licence.
Après création de votre site, vous devez impérativement ‘Sauver les paramètres d’accès’ pour que la
liaison puisse se faire automatiquement.
Envoi des données
Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer,
dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente
sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans
cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans
leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir
directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui
permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche,
ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son
adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera
alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront
envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par
contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de Point
de vente viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site
web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la
commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP Point de vente et les données du site Web fonctionne ainsi :
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EBP Point de vente (Back office) Aide
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été
décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la
désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et
Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité
commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes
remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Sélection des options de l'envoi des données
Intervalle de sélection des articles
Intervalle de sélection des familles d'articles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de
fournisseurs.
Ne pas inclure les images
Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez
pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case.
Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi
Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer
les articles du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données:
Intervalle de sélection des articles
Intervalle de sélection des familles d'articles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
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