EBP Paye 2005 User Manual [fr]

EBP Paye

Pour Windows®, 98, Me, NT, 2000 et XP

Manuel d’utilisation

Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 9 4 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2004 EBP Informatique, édition septembre 2004

Convention d’Utilisation d’EBP

En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire

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la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

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Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce manuel présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les inform ations nécessaires à son installation et à sa découverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale

composée d’un sommaire.

Remarque

Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées.

EBP Paye__________________________________________________

Table des matières

TABLE DES MATIERES

1. AVANT DE COMMENCER.................................................. 15

1.1 L’ASSISTANCE TECHNIQUE D’EBP...................................... 15

1.2 FONCTIONNALITES DU LOGICIEL ......................................... 16

1.3 CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE......................... 19

1.4 PLACE DISQUE NECESSAIRE............................................... 19

1.5 CE MANUEL CONCERNE LES FONCTIONS DES VERSIONS

SUIVANTES

2. INSTALLATION ET LANCEMENT...................................... 21

2.1 INSTALLATION MONOPOSTE................................................ 21

2.2 INSTALLATION DU MODULE GESTION DES 35 HEURES.......... 24

2.3 INSTALLATION EN RESEAU ................................................. 24

A. Liste des réseaux validés..........................................................25

B. Protocoles réseaux validés.......................................................25

C. Le matériel conseillé.................................................................25

D. Installation et configuration en réseau poste à poste ...............26

E. Installation et configuration en réseau Client / Serveur ............27

F. Mises à jour et nouvelles versions ............................................28

G. Problème d’utilisation................................................................28

2.4 LANCEMENT DU LOGICIEL................................................... 29

2.5 CODE DE DEBRIDAGE......................................................... 30

A. Version bridée...........................................................................30

B. Version débridée.......................................................................30

2.6 OUVERTURE D’UN DOSSIER................................................ 32

A. Ouvrir un dossier à partir du bureau .........................................32

B. Ouvrir un dossier dans le logiciel..............................................32

C. Ouvrir directement le dossier démonstration............................33

D. Démonstration Agricole .............................................................34

E. Ouvrir un exercice antérieur......................................................34

:............................................................................... 19

3. FONCTIONNEMENT GENERAL DU LOGICIEL ................. 35

3.1 GESTION DE VOS FICHIERS DE TRAVAIL............................... 35

EBP Paye__________________________________________________

Table des matières

L’arborescence..........................................................................35

B. Représentation graphique des éléments des classeurs...........36

C. Fonctions disponibles dans l’arborescence..............................37

D. La fiche courante ......................................................................39

E. La barre de navigation ..............................................................40

F. Comment créer une nouvelle fiche ? ........................................41

G. Comment enregistrer une nouvelle fiche ?...............................41

H. Comment dupliquer une fiche précise ? ...................................41

I. Comment passer d’onglet en onglet dans la fiche Salarié ?......41

J. Comment rechercher une fiche précise ?..................................42

K. Comment recopier des informations d’un autre dossier ? ........43

L. Fermeture du dossier ................................................................43

3.2 BARRES D’OUTILS ............................................................. 44

A. Barre d’outils standard..............................................................44

B. Barre de gestion........................................................................46

C. Barre des impressions..............................................................47

D. Barre d’état ...............................................................................48

3.3 CHAMPS DE SAISIE ............................................................ 48

A. Calendrier / champ de saisie de type Date...............................48

B. Champ avec choix prédéfinis....................................................49

C. Saisie d’un montant ..................................................................49

3.4 FONCTIONNEMENT DES IMPRESSIONS ................................. 49

A. Fonctions communes à toutes les impressions........................50

B. Icônes d’impression ..................................................................51

4. MISE EN PLACE DE VOTRE DOSSIER............................. 53

4.1 CREATION D’UN DOSSIER ................................................... 53

4.2 RECUPERATION D’UN DOSSIER EXISTANT............................ 60

A. Récupération d’un dossier WinPaye 2.xx .................................60

B. Récupération d’un dossier EBP Paye 7 sous DOS ..................62

4.3 PROPRIETES DU DOSSIER................................................... 63

A. Paramètres Généraux...............................................................63

B. Coordonnées de la société et mot de passe ............................66

C. Préférences de votre société....................................................67

D. Paramétrage ASSEDIC ............................................................70

4.4 BANQUES ET ORGANISMES................................................. 70

A. Banques....................................................................................70

B. Organismes (caisses) ...............................................................71

4.5 LES TABLES DE CALCUL..................................................... 72

A. Intérêt des tables de calcul .......................................................72

8 _________________________________________________ EBP Paye

Table des matières

Création d’une table de calcul...................................................73

C. Types de table ..........................................................................74

D. Appel d’une table dans une formule.........................................78

4.6 LES VARIABLES................................................................. 79

A. Création d’une variable .............................................................79

B. Type de la variable....................................................................80

C. Utilisation des variables ............................................................84

D. Saisie des valeurs des variables A Saisir.................................84

E. Fonctions disponibles sur le classeur des Variables ................85

F. Import de variables....................................................................85

G. Import de la valeur des variables ..............................................85

4.7 LES RUBRIQUES ................................................................ 86

A. Famille et type de la rubrique....................................................86

B. Création d’une rubrique Sa l air e Brut.........................................88

C. Création d’une rubrique de Cotisat ion ......................................92

D. Création d’une rubrique de Net.................................................94

E. Création d’une rubrique de Com mentaire .................................96

F. Définir une rubrique avec une valeur à saisir............................97

G. Ajout de rubriques dans un profil, dans un bulletin ..................98

H. Import de rubriques...................................................................98

4.8 LES PROFILS..................................................................... 99

A. Modification d’un profil ..............................................................99

B. Utilisation de l’arborescence...................................................101

C. Duplication d’un profil existant................................................101

D. Suppression de profil ..............................................................101

4.9 LES SALARIES................................................................. 102

A. Fiche salarié - Entête ..............................................................102

B. Fiche salarié – onglet Etat Civil...............................................104

C. Fiche salarié – onglet Infos Paye............................................105

D. Fiche salarié – onglet Situations.............................................107

E. Fiche salarié – onglet Entrée / Sortie......................................107

F. Fiche salarié – onglet Complément.........................................108

G. Fiche salarié – onglet Règlement...........................................108

H. Fiche salarié – onglet Champs Perso.....................................109

I. Fiche salarié - onglet DUCS.....................................................109

J. Onglet Bulletin .........................................................................110

K. Onglet Congés ........................................................................111

L. Onglet Cumuls.........................................................................113

M. Onglet Historique....................................................................113

N. Onglet Analytique....................................................................114

O. Onglet Bâtiment......................................................................115

4.10 REPRISE DES CUMULS ................................................... 116

A. Cumuls Bulletin .......................................................................116

EBP Paye__________________________________________________

Table des matières

Reprise des cumuls de variables............................................117

C. Cumuls de la société...............................................................119

D. Cumuls Congés ......................................................................120

E. Cumuls Congés et RTT...........................................................121

4.11 SAUVEGARDE................................................................ 121

5. LA REALISATION DES BULLETINS................................ 123

5.1 SAISIE DES CONGES PRIS PAR LE SALARIE ........................ 124

A. Saisie des congés salarié par salarié (version STANDARD) .124

B. Saisie globale des jours de congés ........................................125

5.2 SAISIE DES ABSENCES..................................................... 126

5.3 SAISIE DES HEURES......................................................... 128

A. Pointage des heures travaillées pour le salarié......................128

B. Saisie globale des heures de travail .......................................129

5.4 SAISIE GENERALE DES VARIABLES ................................... 130

A. Paramétrage d’un tableau de saisie adapté ...........................130

B. Saisie des valeurs...................................................................132

C. Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) .............133

D. Enregistrement des valeurs....................................................133

5.5 PREPARATION DES BULLETINS ......................................... 134

5.6 DATE ET PERIODE DE PAYE .............................................. 135

5.7 CALCUL DES BULLETINS .................................................. 136

5.8 VERIFICATION DES BULLETINS ET IMPRESSION................... 137

A. Période de paye......................................................................137

B. Saisie ponctuelle dans le bulletin............................................ 137

C. Ajout/suppression de rubriques spécifiques au bulletin..........138

5.9 APERÇU ET IMPRESSION DES BULLETINS........................... 139

6. TRAITEMENTS PERIODIQUES - IMPRESSIONS ............ 141

6.1 LES IMPRESSIONS............................................................ 141

A. Concernant les salariés...........................................................141

B. Journal de paye.......................................................................142

C. Livre de paye ..........................................................................142

D. Etat des charges.....................................................................142

E. Etat récapitulatif des allégements...........................................142

F. Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS)..............143

G. Attestation ASSEDIC pour un salarié sorti .............................143

6.2 REGLEMENTS DES SALARIES............................................ 145

10 ________________________________________________ EBP Paye

Table des matières

Virements des salaires............................................................145

B. Virements des acomptes.........................................................146

C. Lettres-chèque........................................................................146

D. Etat des paiements .................................................................146

6.3 TRANSFERT EN COMPTABILITE ......................................... 147

6.4 CLOTURE DU MOIS........................................................... 149

A. Plusieurs bulletins dans le mois..............................................149

B. Mois de clôture des congés ....................................................150

C. Dernier mois de l’exercice ......................................................150

6.5 DADS / TDS .................................................................. 150

A. Introduction .............................................................................150

B. DADS papier ...........................................................................151

C. DADS sur disquette (norme TDS) ..........................................151

D. DADS par Internet...................................................................155

6.6 ETATS POUR LA PAYE BATIMENT...................................... 156

6.7 DECLARATION MSA POUR LA PAYE AGRICOLE................. 156

A. Déclaration papier...................................................................156

B. Déclaration sur disquette (norme AGORA).............................157

6.8 CLOTURE EXERCICE ........................................................ 163

7. TRAITEMENTS DETAILLES............................................. 165

7.1 COMPTES COMPTABLES................................................... 165

A. Rubriques de brut de type gain...............................................165

B. Rubriques de brut de type avantage en nature ......................165

C. Rubriques de brut de type abattement ...................................165

D. Rubriques de net de type retenue ..........................................166

E. Cotisation liées à des organismes ..........................................166

F. Cotisation liées à des taxes ....................................................166

G. Personnalisation des comptes comptables ............................166

7.2 L’EDITEUR DE FORMULE................................................... 167

A. Présentation de l’éditeur .........................................................167

B. Contenu d’une formule............................................................ 168

C. Exemples de formules de rubriques .......................................172

D. Exemple de formule d’une variable ........................................173

7.3 CONGES PAYES............................................................... 173

A. Présentation............................................................................173

B. Paramétrage logiciel ...............................................................174

C. Consultation et saisie des jours de congés ............................176

7.4 REGULARISATION............................................................ 176

A. Définition .................................................................................176

EBP Paye_________________________________________________

Table des matières

Formule de calcul des tranches avec régularisation...............177

7.5 DUCS ............................................................................ 178

A. Pourquoi la DUCS...................................................................178

B. Fonctionnement général .........................................................179

C. Paramétrage dans le logiciel ..................................................180

7.6 LES CHAMPS PERSONNALISES.......................................... 186

7.7 PLUSIEURS BULLETINS PAR MOIS ..................................... 188

7.8 L’INTERROGATION ANALYTIQUE........................................ 189

A. Sélection des salariés.............................................................189

B. Définir l’interrogation...............................................................190

7.9 FILTRES.......................................................................... 191

7.10 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ................................... 193

A. Introduction .............................................................................193

B. Options de sauvegarde et de restauration..............................194

C. Lancer la sauvegarde .............................................................195

D. Lancer une restauration..........................................................197

7.11 COMMENT IMPORTER DES DONNEES AU CAS PAR CAS ? .. 200

A. Exemple 1 ...............................................................................200

B. Exemple 2 ...............................................................................201

8. LE MODULE GESTION DES 35 HEURES........................ 203

8.1 INTRODUCTION ................................................................ 203

A. Présentation............................................................................203

B. Accès au module.....................................................................203

8.2 CREATION ET INITIALISATION D’UN NOUVEAU DOSSIER RTT204

A. Création d’un dossier RTT......................................................204

B. Accès au dossier.....................................................................205

C. Paramétrage du dossier..........................................................206

D. Import des salariés d’EB P Paye............................................. 208

E. Paramétrage des fiches Salariés............................................209

F. Mise en place des plannings...................................................210

G. Sauvegarde et restauration ....................................................211

8.3 GESTION DES SALARIES................................................... 212

A. Liste des salariés ....................................................................212

B. Les colonnes du tableau.........................................................213

C. Recherche d’un salarié ...........................................................214

D. Multi-sélections.......................................................................214

E. Calcul des RTT et Congés......................................................215

F. Les filtres.................................................................................216

G. Création d’un salarié...............................................................218

12 ________________________________________________ EBP Paye

Table des matières

Onglet Fiche............................................................................218

I. Identifiant, responsabilité et droits du salarié...........................220

J. Mise à jour des salariés...........................................................221

8.4 LES PLANNINGS............................................................... 222

A. Création d’un planning ............................................................222

B. Saisie manuelle dans le planning ...........................................224

C. Application du planning aux salariés ......................................225

D. Utilisation du planning dans la saisie......................................225

E. Modification de planning .........................................................225

8.5 GESTION DES HEURES ..................................................... 226

A. Colonne Horaires ....................................................................227

B. Colonne RTT +/-......................................................................229

C. Colonnes Congés et Absences ..............................................229

D. Colonnes Heures supplémentaires.........................................230

E. Recalcul et mise à jour............................................................230

F. Colonne Notes, onglet Notes..................................................230

8.6 EDITIONS RTT................................................................. 230

A. Etat hebdomadaire..................................................................230

B. Etat des Soldes RTT et Congés .............................................230

8.7 RECUPERATION DES HEURES DANS EBP PAYE................. 231

9. ANNEXES - EXEMPLES ................................................... 235

EBP Paye_________________________________________________

L’assistance technique d’EBP

1. Avant de commencer

1.1 L’assistance technique d’EBP

L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, muniss ez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :

 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente.

01 34 94 20 00

 Exposez votre problème par e-mail.

paye.support.fr@ebp.com

Horaires

Du lundi au jeudi

8h00 à 19h00

Le vendredi

8h00 à 18h00

* Ce droit à l’ assistance t echnique dépend de la date d’ac hat de votre logiciel, de la vers ion achetée et du contrat souscrit.

EBP Paye_________________________________________________

Avant de commencer

1.2 Fonctionnalités du logiciel

* Version PRO ** Version EXPERT COMPTABLE *** Version Bâtiment

Caractéristiques générales

 Affichage d’un mémo à l’ouverture du dossier,  Affichage du tableau de Bord à l’ouverture du dossier,  Barre d’outils, raccourcis clavier, barre de navigation, barre de

fenêtre, accès aux fichiers par une arborescence,

 Version monoposte.

Sécurité des dossiers et outils de maintenance

 Dossier protégé par un mot de passe,  Outil de sauvegarde et restauration des données,  Outils de maintenance de la base données (suppression de

données, optimisation),

 Gestion des utilisateurs avec définition de droits**.

Gestion des fichiers

 Multi-dossiers,  Définition des organismes,  Gestion des rubriques de type salaire brut, cotisation, net,

commentaire,

 Conception des bulletins à partir de profil ; utilisation de table de

calcul de type intervalle ; index ; cumulatif ; utilisation de variables,

 Paramétrages des banques pour paiements des salaires,

Gestion des salariés

 Numérotation automatique des matricules,  Duplication d’une fiche salarié,  Insertion d’une photo,  Gestion de champs personnalisés,  Historique des évènements (entrées-sorties, changement de statut,

changement de salaire, d’horaire et ajout d’évènements divers)*.

Gestion des payes

 Plans de paye pré-paramétrés (Standard, hôtel-restaurant,

spectacle, garage),

 Plan de paye Bâtiment (rubriques , profils)***,

16 ________________________________________________ EBP Paye

Fonctionnalités du logiciel

 Commencer une paye en cours d’année avec saisie des cumuls,  Gestion de la paye décalée,  Proratisation des plafonds au 30

ième

 Personnalisation de la fréquence de régularisation des bases de

cotisation,

 Plusieurs bulletins par mois*,  Calcul de la paye à l’envers,  Gestion de la paye au point,  Ventilation analytique du coût patronal*,  Impression de l’historique des bulletins,  Report possible des valeurs des bulletins d’un mois sur l’autre,  Gestion des congés en jours ouvrés ou ouvrables,  Planning des congés payés et des absences depuis la fiche salarié,  Planning global des congés payés et des absences, mois par mois*,  Plan de paye agricole*  Module de gestion des 35 heures,  Paiement des salaires et des acomptes par fichier de type virement,

Traitements évolués

 Paramétrage et édition de l’attestation Assedic agréé*,  Génération du fichier déclaration MSA*,  Outil d’édition du fichier MSA*,  Génération du fichier TDS mono ou multi établissements, avec

gestion des cas particuliers*,

 Outil d’édition du fichier TDS*,  Gestion de la DUCS*,  Gestion de l’intéressement et de la participation avec simulation*,  Extraction des bulletins de toutes données calculées ou saisies via

formule de calcul simple,

 Extraction des bulletins de toutes données calculées ou saisies via

formule de calcul simple ou crois ée avec édition ou exportation des résultats sous Excel*,

 Gestion des cumuls pour les entrepr ises de bâtiment pour les états

de fin d’année PROBTP et DNA***.

Impressions

 Impression des bulletins selon plusieurs critères,  Lettres-chèques*,  Fiches salariés,  Fiche individuelle,  Etiquettes salariés*,  Trombinoscope,  Etat des paiements,

EBP Paye ________________________________________________ 17

Avant de commencer

 Journal de paye,  Etats des congés payés (acquis du mois, pris du mois et reste dû

pour l’année, par salarié),

 Etats des heures (travaillées, maladie etc, par salarié et par mois),  Etats des jours de RTT,  Impression du journal de paye spécifique bâtiment***,  Livre de paye,  Etat des charges,  Etats récapitulatifs des allègements bas salaires, des allègements

Aubry, des allègements sur la valeur des repas, de la taxe sur les salaires,

 Etat préparatoire à la DADS,  Déclaration PROBTP***,  Déclaration DNA***,  Déclaration d’impôt sur le revenu : adressez un courrier à vos

salariés, mentionnant leur net imposable,

 Impression des cumuls salariés et sociétés,  Impression de contrats et lettres-types,  Personnalisation des modèles d’impressions,

Importation-Exportation

 Recopie des données d’un dossier vers plusieurs dossiers**,  Transfert des écritures comptables vers Comptabilité 2003 ou

Comptabilité-Facturation 2003,

 Exportation d’un certain nombre d’éditions vers EXCEL  Génération de fichier PDF depuis la plus part des éditions avec

envoi par e-mail,

 Importations des fichiers salariés, rubriques, tables de calcul,  Exportations des fichiers salariés, rubriques, tables de calcul*,

Statistiques graphiques

 Répartition des salariés, ventilation ou variation des cumuls de

charges sous forme de graphique, selon plusieurs critères*,

 Répartition des congés*,  Pyramide des âges*.

18 ________________________________________________ EBP Paye

Configuration matérielle nécessaire

1.3 Configuration matérielle nécessaire

La configuration m inimale c onseillée pour une bonne utilisation de votre La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :

• Un Pentium III avec processeur Intel et 256 Mo de RAM ;

• Windows® 98, Me, NT4, 2000 ou XP ;

• Une résolution 1024 * 768, l’écran et la carte graphique doivent

supporter cette résolution ;

• Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.

Windows® 98, Me, NT, 2000 ou X P sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.

1.4 Place disque nécessaire

L’installation complète du logiciel nécessite 50 Mo d’espace disque disponible sur votre disque. Deux dossiers de démonstration sont installés et prennent environ 4 Mo chacun.

Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf un dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.

1.5 Ce manuel concerne les fonctions des versions suivantes :

Le logiciel existe en plusieurs versions :

• Version Standard (monoposte 5 sociétés) : Paye simplifiée et assistance technique limitée à 60 jours,

• Version Pro (50 sociétés) : DUCS, DADS sur disquette, ventilations analytiques, historique des salariés ... et la notion de champs personnalisés pour les fiches salariés,

EBP Paye ________________________________________________ 19

Avant de commencer

• Version Expert Comptable (nombre illimité de sociétés) : Gestion des transactions, recopie multi-dossiers, Editeur DADS,

• Version Bâtiment : Profils spécifiques, états préparatoires aux déclarations vers les caisses de congés et caisses PROBTP, zones de cumuls paramétrables,...

• Version Pro Réseau : Version PRO utilisable en rés eau, avec un seul utilisateur par dossier.

Si après utilisation du logiciel en version STANDARD, vous souhaitez accéder aux options des versions PRO, BATIMENT, EXPERT COMPTABLE ou PRO RESEAU, le passage est transparent et nécessite simplement la saisie d’un nouveau code de débridage (voir plus haut).

Consultez notre service commercial pour tout renseignement complémentaire au :

Tél : 01 34 94 80 20 - Fax : 01 34 85 62 07 - e-mail : comm@ebp.fr

20 ________________________________________________ EBP Paye

Installation monoposte

2. Installation et lancement

EBP Paye est fourni avec un module complémentaire Gestion des 35 heures que vous devez installer après avoir installé le logiciel EBP Paye.

2.1 Installation monoposte

 Attention !!!

Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter.

Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.

2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produits pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP.

3. Sélectionnez EBP Paye, la procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer.

4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’ins tallation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. Sélectionnez J’accepte les termes du contrat de licence si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous sélectionnez Je n’accepte pas les termes du contrat de licence, l’installation s’arrêtera.

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Installation et lancement

5. Sélec tionnez le type d’installation que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Suivant. Nous vous conseillons pour une prem ière installation, de sélectionner Complète.

Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Réseau ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, le paragraphe sur Installation Réseau)

22 ________________________________________________ EBP Paye

Installation monoposte

6. Le répertoire d’installation par défaut est : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ Paye. Pour éventuellement m odifier ce répertoire, cliquez sur le

bouton Parcourir.

7. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.

Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant l’accès au logiciel à par tir de la barre de lancement (barre du menu Démarrer).

8. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Si vous désirez modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent pour revenir aux étapes précédentes.

A la fin de l’installation, un écran vous propose de lancer EBP Paye et d’afficher les dernières informations sur le produit. Cette dernière possibilité permet d’ouvrir le fichier Lisezmoi qui contient les modifications apportées au logic iel depuis la parution du manuel. Vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.

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Installation et lancement

A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.

Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le nouveau moteur de base de données Pervasive SQL V8.

Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8.

Nous vous recommandons d'installer cette technologie qui vous sera proposé après le débridage de votre logiciel.

2.2 Installation du module Gestion des 35 heures

Après l’installation d’EBP Paye, vous pouvez lancer l’installation du module Gestion des 35 heures en suivant les étapes décrites dans l’installation monoposte, à la différ ence près que vous c liquerez sur le lien « Installer le

module de gestion des 35 heures ».

2.3 Installation en réseau

(Un seul utilisateur par dossier)

Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le nouveau moteur de base de données Pervasive SQL V8.

 Attention !!! Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8. Nous vous recom mandons de l’installer à partir du menu Aide du Cd-rom . Cliquez sur Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste afin de l’installer et Procédures d'installation de Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste afin de prendre connaissance du manuel d’installation

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Installation en réseau

A. Liste des réseaux validés

Réseaux Poste à poste

Windows® 98, Millennium, XP Windows® NT4 Workstation, Windows® 2000

Serveur dédié

Windows® NT Server 4.0, Windows® 2000, Windows® 2003

B. Protocoles réseaux validés

Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :

 TCP/IP , IPX/SPX  NETBEUI.

Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.

C. Le matériel conseillé

Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées.

 Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.

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Installation et lancement

D. Installation et configuration en réseau poste à

poste

Afin de conserver la compatibilité technique entre les moteurs de bases des différentes applications que vous pouvez posséder, vous pourrez être amenés, en fonction de votre c onfiguration, à ne pas installer ce nouveau moteur.

Nous vous invitons donc à prendre connaissance avec attention des informations tec hniques contenues sur le CD. Pour y accéder, cliquez sur

Aide présent dans l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8.

1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données.

Sur la station choisie comme serveur de données, faites une

installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :

Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire de données  C:\EBP\DOSSIERS Répertoire commun  C:\EBP\COMMON

Partagez ensuite le répertoire C:\EBP en accès complet via

l’Explorateur W indows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez "Partager&ldots;").

2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.

Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste d e travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau&ldots; ".

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Installation en réseau

Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés)

Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modif iant les répertoir es suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :

Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire de données  X:\DOSSIERS Répertoire commun  X:\COMMON

Pour installer le moteur de base de données Pervasive SQL V8, consultez les informations prés entes sur le CD-ROM. Dans la page d’accueil, cliquez sur Aide puis cliquez sur le lien Procédures d’installation de Pervasive

SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste.

E. Installation et configuration en réseau Client /

Serveur

L'installation en Client / Serveur est différente à c elle poste à poste car elle nécessite un serveur dédié.

1. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilis ateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez 2 sous-répertoires :

DOSSIERS COMMON

2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la sour is sur l'icône Poste de travail de votre bur eau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau&ldots; ".

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Installation et lancement

Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la

souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).

Puis faites une installation avec l'option Réseau du logiciel s ur tous les PC concernés, en modif iant les répertoir es suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :

Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire de données  X:\DOSSIERS Répertoire commun  X:\ COMMON

F. Mises à jour et nouvelles versions

Si vous recevez une mise à jour de c e logiciel, il vous faut impérativem ent installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.

G. Problème d’utilisation

 Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.

Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si poss ible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.

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Lancement du logiciel

2.4 Lancement du logiciel

Lancez le produit :

• Soit à partir de la barre de lancem ent de W indows, en cliquant sur l’icône :

• Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône

;

• Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Paye.

Au lancement du produit, un assistant apparaît donnant ac cès aux écrans suivants :

1. Le déverrouillage du logiciel : consultez la partie suivante.

2. Les dernières évolutions et mis es à jour apportées au logiciel : si vous souhaitez masquer cet écran au prochain lancement, cochez la case Ne plus afficher les infos de dernière minute au démarrage.

3. Les astuces du jour qui offrent des conseils et des informations pratiques concernant le logiciel : si vous souhaitez mas quer cet écran au prochain lancement, cochez la case Ne p lus afficher le conseil du jour au démarrage.

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Installation et lancement

2.5 Code de débridage

A. Version bridée

A l’installation du logiciel, celui-ci est bridé :

• Vous ne pouvez réaliser que 1 mois de paye et vous ne pouvez pas faire de clôture m ensuelle : le dossier de dém onstration vous perm et toutefois de réaliser une paye pendant 3 mois et donne accès à toutes les fonctions disponibles dans le logiciel (version PRO).

• dans le module Gestion des 35 heures, vous pouvez travailler uniquement dans le dossier Démo sans possibilité d’utiliser la fonction Synchroniser avec EBP Paye, de créer des salariés ou un nouveau dossier.

Pour les utilisateurs traitant une paye agricole (version PRO ou EXPERT COMPTABLE) ou une paye Bâtiment (version BATIMENT), ouvrez le dossier de démonstration DémoAgri ou DémoBat par la commande Ouvrir du menu Dossier puis cliquez sur le bouton rechercher ce dossier. Au prochain lancement du logiciel, ce doss ier sera directement disponible dans la liste des dossiers.

Pour commencer à travailler en attendant votre code de débridage, créez un nouveau dossier.

Parcourir pour

B. Version débridée

a. Comment obtenir mon code de débridage ?

Pour pouvoir utiliser le logiciel en vers ion complète, vous devez utiliser un code de débridage qui est fourni par EBP.

Vous pouvez obtenir ce code de débridage soit :

• En vous connectant sur le site Web d’EBP, en pas sant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/

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Code de débridage

• En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d’enregistrement. Complétez-le avec soin, le code étant calculé à partir de la raison sociale que vous allez noter.

b. Comment introduire mon code de débridage ?

Au lancement du logiciel, dans la page intitulée Déverrouillage, cliquez sur Déverrouiller mon logiciel, et saisiss ez la raison sociale que vous nous

avez communiquée, le code retourné par EBP, ainsi que votre numéro de licence.

Si le code saisi est incorrect (ou la raison sociale), un message vous en avertit. Vous pourrez saisir ultérieurement votre code en passant par le menu ? + Licence.

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Installation et lancement

2.6 Ouverture d’un dossier

A. Ouvrir un dossier à partir du bureau

Pour ouvrir un dossier précis à partir du bureau, cliquez sur l’icône de gestion des dossiers EBP (créée lors de l’installation du logiciel).

B. Ouvrir un dossier dans le logiciel

Pour ouvrir un dossier dans le logiciel, lancez la commande Dossier + Ouvrir (ou clic sur l’icône

boîte d’ouverture et de création d’un dossier .

de la barre d’outils). Vous obtenez alors la

Double-cliquez sur le dossier que vous désirez ouvrir.

32 ________________________________________________ EBP Paye

Ouverture d’un dossier

C. Ouvrir directement le dossier démonstration

Le dossier de démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel (en vers ion PRO), et de vous fam iliar iser avec les traitements de la paye.

Lorsque vous souhaitez créer votre propre dossier, consultez le chapitre Mise en place d’un dossier de votre manuel.

Pour ouvrir directement le dossier, cliquez sur sélectionnez Programmes / EBP / Paye / Paye - Démonstration.

Vous obtenez l’écran suivant :

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Installation et lancement

D. Démonstration Agricole

Pour les payes Agricole, il existe égalem ent un dossier de Démonstration Agricole. Pour ouvrir ce dossier, lancez la commande Dossier + Ouvrir. Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier.

E. Ouvrir un exercice antérieur

Pour ouvrir un exercice antérieur, s électionnez dans la liste des exercices celui qui vous intéresse. Vous pourrez uniquement consulter les données , faire des impressions ou des interrogations analytiques.

A l'ouverture du dossier , une m ise à j our de la base pour ra être lanc ée si la version du logiciel que vous utilisez aujourd’hui est plus récente que celle utilisée lorsque vous travailliez sur l'exercice de paye antérieur.

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Gestion de vos fichiers de travail

3. Fonctionnement général du logiciel

3.1 Gestion de vos fichiers de travail

Le logiciel offre une présentation très particulière et très conviviale pour définir l'ensemble de vos fichiers de travail. A l’ouverture du dossier, le logiciel vous affiche autom atiquement une fenêtre de travail composée de deux vues juxtaposées et interactives, surmontées d’une barre de navigation. Ces vues permettent de gérer l'ensemble des données contenues dans vos fichiers de travail.

A. L’arborescence

Cette vue est très pratique et impor tante puisqu’elle perm et de visualiser et d’accéder à tout mom ent à l’ensemble de vos fichiers de travail (salar iés, profils, rubriques, variables, organismes, banques, ...) par simple clic ou double-clic sur le classeur ou l’élém ent souhaité. Cette arborescence peut être placée horizontalement par le menu Affichage.

EBP Paye ________________________________________________ 35

Fonctionnement général du logiciel

B. Représentation graphique des éléments des

classeurs

L'arborescence est composée des classeurs suivants :

Classeur la fiche est représentée par

Banques Organismes Tables de calculs

Intervalle (valeur retournée) Intervalle (pourcentage retourné) Intervalle progressif Index (valeur retournée) Index (pourcentage retourné)

Variables (de type Calculée)

(pour les variables système) (pour les variables utilisateurs)

Variables de type Constante

(pour les variables système) pour les variables utilisateurs)

Variables de type A saisir

(pour les variables système) (pour les variables utilisateurs)

Rubriques de Salaire Brut

(pour les rubriques système) (pour les rubriques utilisateurs)

Rubriques de Cotisations

(pour les rubriques système) (pour les rubriques utilisateurs)

Rubriques de Net

(pour les rubriques système) (pour les rubriques utilisateurs)

Rubriques de Commentaire

(pour les rubriques système) (pour les rubriques utilisateurs)

Profils Salariés Salariées femmes Salariés hommes

36 ________________________________________________ EBP Paye

Gestion de vos fichiers de travail

C. Fonctions disponibles dans l’arborescence

a. Ouvrir / fermer un classeur

Un double-clic sur un classeur ouvre ou ferme le classeur mais vous pouvez également utiliser les touches L’ouverture d’un classeur affiche l’ensemble des éléments qu’il contient.

+ ou - de votre clavier numérique.

b. Création d’une nouvelle fiche

Un simple clic sur un c lasseur active une fiche de travail vierge mais vous pouvez également utiliser la touche ce qui ouvre une fiche vierge de même type. Vous pouvez alors définir cette nouvelle fiche.

Inser sur un élément de l’arbor escence

c. Passage fiche <-> arborescence

La touche F6 permet de basculer le c urseur de la fic he vers l’arborescence et inversement.

d. Menu contextuel

Servez-vous en, c’est très utile.

Sur chaque classeur et chaque élément de l’arborescence, un menu contextuel est acces sible par s imple clic sur le bouton droit de votr e souris. Ce menu off re les fonctions les plus souvent utilisées sur le classeur actif, sur la fiche de travail active.

e. Composition à partir de l’arborescence

La fonction de Tirer-lâcher per m et d’inclure un élém ent d’un c lasseur dans un élément d’un classeur différent comme par exemple, l’ajout d’une rubrique dans un profil ou dans un bulletin. Cette fonction est possible dans les cas suivants :

vers un profil . une rubrique ->

vers un salarié (vers son bulletin)

. un profil -> vers un salarié (vers son bulletin) . un organisme -> vers une rubrique de cotisation

EBP Paye ________________________________________________ 37

Fonctionnement général du logiciel

Pour emmener un élément sur un autre élément :

- Sélectionnez l’élément à inclure,

- Tirez-le (en tenant le bouton gauche de la souris appuyé) jusqu'à l’élément à compléter,

- Lâchez-le (enlevez votre doigt de la souris) et validez le message.

f. Impression

L’icône

active l’impression des fiches du classeur en cours.

g. Masquer / afficher l’arborescence

L’arborescence peut être désactivée par Affichage + Arborescence, utilisez alors le menu Edition (ou les rac courcis clavier (Alt + 0, Alt + 1, ... du clavier numérique) pour accéder à vos classeur , et le menu Fiche ainsi que la barre de navigation pour traiter l’ensemble de vos fichiers de travail.

h. Classement / Affichage des rubriques et des

variables

Les classeurs Variables et Rubriques peuvent être modifiés afin :

- d’ordonner les variables et les rubriques selon un certain ordre,

- d’afficher uniquement les variables et les rubriques que vous utilisez régulièrement.

Cela est possible à partir de la commande Affichage + Classement ou directement par le menu contextuel sur le classeur (clic droit). 7Pour le classeur Variables, vous pourriez par exemple conserver uniquement les variables que vous avez créées et m asquer les variables systèmes.

i. Affichage des salariés

Il vous est possible de m asquer les salariés sor tis. Pour cela, faites un c lic droit sur le classeur Salariés et cliquez sur Masquer les salariés sortis.

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Gestion de vos fichiers de travail

D. La fiche courante

Située sur la partie droite de votre écran, cette vue permet de saisir les renseignements de l’élément.

Pour passer de fiche en fiche, utilisez la barre de navigation. Pour revenir à l’arborescence, cliquez dessus ou utilisez la touche

EBP Paye ________________________________________________ 39

F6.

Fonctionnement général du logiciel

E. La barre de navigation

Permet de créer une nouvelle fiche dans le classeur courant.

Equivaut à la touche Inser ou dans l’arborescence à un clic sur un classeur.

Permet de sauvegarder le contenu de la f iche courante. Equivaut au

raccourci

Permet de supprimer la fiche en cours en mode visualisation.

Equivaut au raccourci

Perm et de dupliquer une f iche de travail. Equivaut au rac courc i Ctrl +

Permet d’annuler les m odifications apportées à la fiche. Equivaut à

la touche

Permet d'appeler la fonction Recherche pour retrouver une fiche

précise. Equivaut au raccourci

Ctrl + Entrée.

Ctrl + Suppr.

Echap.

Ctrl + F.

Permet de se positionner sur la première fiche du class eur courant.

Equivaut à la touche

F9.

Permet de se positionner sur la fiche précédente dans le classeur

courant. Equivaut à la touche

F10.

Permet de se positionner sur la fiche suivante dans le classeur

courant. Equivaut à la touche

F11.

Perm et de se positionner sur la dernière fiche du classeur courant.

Equivaut à la touche

F12.

40 ________________________________________________ EBP Paye

Gestion de vos fichiers de travail

F. Comment créer une nouvelle fiche ?

Plusieurs possibilités vous sont offertes :

1. Cliquez simplement dans l’arborescence, sur le classeur dans lequel vous désirez ajouter un nouvel élément, une fiche vierge est automatiquement proposée dans la vue de droite.

2. Cliquez droit sur une des fiches existantes et choisissez Nouvelle.

3. Cliquez sur l’icône

4. Utilisez la touche Inser.

de la barre de navigation.

G. Comment enregistrer une nouvelle fiche ?

Cliquez sur l’icône de la barre de navigation ou utilisez le raccourci clavie

r Ctrl + Entrée.

H. Comment dupliquer une fiche précise ?

1. Sélectionnez l’élément.

2. Cliquez sur l’icône

Un nouvel élément est automatiquem ent créé, qui reprend le même nom que l’élément dupliqué auquel il ajoute 1. Par exemple, le profil « Cadre » dupliqué génère une nouvelle fiche « Cadre1 » ...

de la barre de navigation.

I. Comment passer d’onglet en onglet dans la fiche

Salarié ?

Pour passer d’un onglet à un autre, cliquez simplement sur l’onglet. Vous pouvez également utiliser le raccourc i clavier Alt +

Droite ou Ctrl + Flèche Gauche ou Droite qui enregistre les m odif ications de

l’onglet courant et affiche l’onglet situé respectivement à droite et à gauche.

Flèche Gauche ou

EBP Paye ________________________________________________ 41

Fonctionnement général du logiciel

J. Comment rechercher une fiche précise ?

Plusieurs possibilités vous sont offertes : 1- Cliquez simplem ent dans l’arborescenc e, sur l'élément que vous désirez

consulter/modifier ou utilisez la barre de navigation. La fiche correspondante est automatiquement proposée dans la partie droite de l'écran.

2 - Utilisez la fonction Recherche, accessible par l’icône raccourci clavier

Vous obtenez la boîte suivante :

Ctrl + F.

ou par le

Fiche

Pointez le fichier de travail dans lequel vous désirez recherc her une fiche précise.

Nom

Sélectionnez dans la liste déroulante la fiche à recherc her ou saisissez les premiers caractères du nom de la fiche à rechercher.

Cliquez sur correspondante ou celle dont le nom s’en rapproche le plus.

OK pour lancer la recherche, le logiciel active alors la fiche

42 ________________________________________________ EBP Paye

Gestion de vos fichiers de travail

K. Comment recopier des informations d’un autre

dossier ?

* disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE

La recopie (menu Dossier) permet de recopier de dossier à dossier des

informations telles que variables, rubriques, profils, salariés.... Si les

données existent dans le dossier de destination, alor s, elles sont mises à jour, autrement elles sont ajoutées.

Si par exemple vous recopiez une rubrique qui contient une variable VAR1, il faudra recopier également VAR1.

De la mêm e manièr e, si vous recopiez un prof il, et que certaines rubriques pas présentes dans le dossier de destination, alors le profil ne sera pas entièrement récupéré. Il faut recopier également les rubriques.

En version PRO, il est possible de recopier les informations d’un autre dossier. En version EXPERT COMPT ABLE, il est possible de copier des données d’un dossier vers plusieurs dossiers en même temps.

L. Fermeture du dossier

 Attention ! !

Cette fenêtre est la fenêtre principale, si vous la fermez, le logiciel vous demande une confirmation car le dossier sera fermé.

EBP Paye ________________________________________________ 43

Fonctionnement général du logiciel

3.2 Barres d’outils

Le logiciel évolue sous W indows et de ce f ait obéit aux quelques règles de fonctionnement décrites dans l’aide ou le manuel d’utilisation Windows.

Consultez-les si vous découvrez ces environnements. Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des com mandes ayant trait à un même sujet.

A. Barre d’outils standard

Les icônes permettent d’acc éder rapidement à une fonction standard s ans passer par les menus.

 Remarque Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée.

La barre d’outils standard se présente ainsi :

Explication des icônes :

perm et de définir un nouveau dossier ; Correspond à la commande

Dossier + Nouveau ou au raccourci

permet d’ouvrir un dossier existant ; Correspond à la commande

Dossier + Ouvrir ou au raccourci

permet de modifier les coordonnées du dossier en cours ;

Correspond à la comm ande Dossier + Propriétés + Coordonnées ou au raccourci Alt +

permet d’imprimer l’aperçu courant ou la liste des données

courantes ; Corr espond à la commande Dossier + Imprimer ou au raccourci

permet de générer un fichier PDF à partir de l’aperçu courant.

44 ________________________________________________ EBP Paye

Ctrl + P.

Entrée.

Ctrl + N.

Ctrl + O.

Barres d’outils

permet d’accéder à l’assistant de création d’une fiche salarié ;

Correspond à la comm ande Fiche + Assistant Nouveau Salarié ou au raccourci Ctrl +

permet de lancer l'impression des bulletins ; Correspond à la

commande Impressions + Bulletins.

permet d’accéder à la saisie des variables ; Correspond à la

commande Gestion + Saisie des Variables ou au raccourc i Ctrl +

permet d’accéder à la saisie des jours de congés, des heures

travaillées ; Correspond à la commande Gestion + Saisie des

Congés/Heures ou au raccourci Ctrl +

permet de lancer la préparation des bulletins de paye ; Correspond à

la commande Gestion + Préparation des bulletins.

permet de lancer la clôture de l’ensemble des bulletins du mois ;

Correspond à la commande Gestion + Clôturer le mois.

permet de générer la disquette des virements ; Correspond à la

commande Gestion + Virements + Salaires.

active l’aide pointée. Votre curseur devient une flèche qui vous

permet de pointer la com mande, la boîte, la fiche sur laquelle vous désirez de l’aide.

perm et de lancer le Calcul de la paye ; Corres pond à la commande

Gestion + Calcul de la paye ou à

Ctrl + R.

EBP Paye ________________________________________________ 45

Fonctionnement général du logiciel

B. Barre de gestion

Les icônes de cette barre perm ettent d’accéder rapidement aux fonctions de gestion particulières (sauvegarde, accès à l’éditeur, ...).

 Remarque Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée.

La barre d’outils de gestion se présente ainsi :

Permet d’accéder à l’historique des bulletins ; Equivaut à la

commande Gestion + Historique des bulletins ou au raccourci +

Permet de générer les contrats et lettres-types des salariés ;

Correspond à la commande Outils + Contrats et Lettre-type .

Permet d'accéder au notes personnelles ; Correspond à la

commande Dossier + Propriétés + Notes.

Permet d'accéder à l'éditeur Win Générateur : Correspond à la

commande Outils + Paramétrage des Impressions ou au r ac cour c i

Ctrl + T.

Permet de lancer la sauvegarde des fichiers d'un dossier ;

Correspond à la commande Dossier + Sauvegarde.

Permet de lancer la restauration des fichiers d'un dossier ;

Correspond à la commande Dossier + Restauration.

Permet de masquer/afficher l’arborescence ; Correspond à la

commande Affichage + Arborescence.

Accède aux profils ; Correspond à la commande Profils du menu

Edition, à un clic sur le classeur Profils dans l’arborescence ou au raccourci

Alt + 5.

Ctrl

46 ________________________________________________ EBP Paye

Barres d’outils

Accède aux variables ; Correspond à la commande Edition +

Variables, à un clic sur le classeur Variables dans l’arborescence

ou au raccourci

Alt + 7.

Accède aux organismes ; Correspond à la commande Edition +

Organisme, à un clic sur le classeur Organismes dans

l’arborescence ou au raccourci

Alt + 6.

Accède aux tables de c alcul ; Correspond à la commande Edition +

Table de calcul, à un clic sur le classeur Table de calcul dans

l’arborescence ou au raccourci

Alt + 8.

Accède aux banques ; Correspond à la commande Edition +

Banques, à un clic sur le classeur Banques dans l’arboresc ence ou

au raccourci

Alt + 9.

C. Barre des impressions

Les icônes de cette barre permettent d’accéder à plusieurs impressions.

Active l’impression des fiches salariés. Active l’impression des bulletins ; Equivaut à Ctrl + B.

Active l’impression des variables. Active l’impression des organismes.

Active l’impression des tables de calcul. Active l’impression des rubriques.

Active l’impression des profils.

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Fonctionnement général du logiciel

D. Barre d’état

Placée en bas de la fenêtre du logiciel, cette zone est réservée aux messages d’aide ou d’information et contient également des indications relatives à l’état de votre clavier.

3.3 Champs de saisie

A. Calendrier / champ de saisie de type Date

Pour tous les c hamps de saisie de type Date, cliquez sur l’icône accéder au calendrier mensuel qui aff iche le mois en cours et active la date du jour. Le calendrier est utilisé comme tout autre calendrier, il sert à vérifier des dates.

Le calendrier apparaît avec le mois en cours affiché et la date du jour sélectionnée. Le mois et l'année apparaissent en gras en haut du calendrier lorsque celui-ci est activé.

Utilisez les touches de direction ou c liquez sur le jour voulu pour changer la date sélectionnée. Pour reculer ou avanc er d'un mois, utilisez les touches

PG.PREC et PG.SUIV ou les deux boutons fenêtre.

Lorsque vous cliquez sur l’un des jours du calendrier, cette date s’inscrit dans le champ de saisie.

, situés en haut de la

pour

48 ________________________________________________ EBP Paye

Fonctionnement des impressions

B. Champ avec choix prédéfinis

Pour ces types de champ, une liste apparaît quand vous cliquez sur la flèche. Sélectionnez l’un des choix proposés.

Pour certains de ces champs, vous avez la possibilité de rajouter une donnée : celle-ci sera mémorisée et proposée alors à la prochaine utilisation, dans la liste déroulante.

C. Saisie d’un montant

La seule caractéris tique d'une saisie de montant réside dans les carac tères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe.

Ensuite, une fois le m ontant validé, le logiciel met le nombr e au format par défaut défini dans Dossier + Propriétés + Paramètres Générau x + onglet Format.

La saisie accepte aussi bien la vir gule que le point. Le résultat affiché ou imprimé dépend uniquement du format d’affichage, associé à la variable dans la grille de saisie ou dans le modèle d'impression.

3.4 Fonctionnement des impressions

Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes fait apparaître la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Si votre imprimante n'apparaît pas, aj outez-la. Pour rendre active votre im primante, cliquez sur la comm ande Conf iguration d e l'impression du m enu Doss ier dans EBP Paye.

A l’impression, le logiciel c onstruit son état à par tir des variables intr oduites dans le modèle d’impression que vous sélectionnez et des données enregistrées dans le logiciel.

La majorité des im press ions sont acc ess ibles à partir du menu Im press ions mais vous pouvez également accéder à certaines impressions à partir d’une liste active (articles, c lients, pièces, …). Pour cela, cliquez sur l’icône

(ou le raccourci clavier Ctrl + P ou encore le menu contextuel).

EBP Paye ________________________________________________ 49

Fonctionnement général du logiciel

A. Fonctions communes à toutes les impressions

a. Aperçu

L’aperçu vous perm et de vérifier l’aspect de votre impression avant de l’imprimer.

• La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre, le menu Fenêtre vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez visualiser.

• Lorsque votre aperçu est composé de plusieurs pages, utilisez les icônes suivantes pour vous déplacer dans le document :

/ permet d’afficher la première / dernière page de l’édition

/ permet d’afficher la page précédente / suivante.

• Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche le menu suivant :

50 ________________________________________________ EBP Paye

Fonctionnement des impressions

b. Choix du modèle d’impression et paramétrage

Le logiciel met à votre disposition, pour un même type d’impression, plusieurs modèles d’impression.

Chaque modèle peut être présenté de manière spécifique et contenir des informations particulières.

Pour consulter, créer ou modifier un modèle d’impression, lancez le générateur d’état WinGen, accessible par le bouton Paramétrer dans la boîte d’impression (lors que l’état peut être param étré) ou par la co mm ande Paramétrage des Impressions du menu Outils (

 Remarque Des modèles de préim primés pour imprim antes matricielles, jet d’encre et laser sont à votre disposition en impression de bulletins.

Consultez le manuel d’utilisation de Win Générateur pour plus

d’explications concernant son utilisation

Ctrl + T).

B. Icônes d’impression

Une barre des impressions peut être activée par le menu Affichage + Barre d’outils. Voir plus haut pour sa description.

EBP Paye ________________________________________________ 51

Création d’un dossier

4. Mise en place de votre dossier

Nous allons dans cette partie, étudier les différentes étapes de mise en place d’un dossier : création d’une société ou récupération d’un dossier ventant d’EBP WinPaye 2.xx, initialisation de la société et création des fichiers de travail (organismes, tables, variables, rubriques, profils, salariés).

Pour plus d’informations , pensez à interroger l’aide en ligne du logiciel accessible par Rubriques d’aide du menu ? ou par F1 sur une fenêtre ou une boîte de dialogue.

4.1 Création d’un dossier

Lancez la commande Dossier + Nouveau. Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.

Etape 1

Pour les nouveaux utilisateurs EBP, laissez Création d’un nouveau dossier pointé puis cliquez sur le bouton Suivant.

Pour les utilisateurs d’une version antérieure EBP W inPaye 2.xx ou Paye 7, référez-vous à la procédure décrite dans le paragraphe Conversion– Récupération d’un ancien dossier EBP.

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Mise en place de votre dossier

Etape 2

Cas 1 :

Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamm e (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage …), pointez alors

Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 :

Votre dossier a déjà été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données … et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de resaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels.

Les quatre étapes suivantes ne vous seront donc pas proposées.

54 ________________________________________________ EBP Paye

Création d’un dossier

Etapes 3, 4, 5, 6 : Coordonnées société

Ces étapes vous permettent de renseigner toutes les informations concernant votre société : raison sociale, identification, adresse, contact. Elles seront cependant modifiables dans Dossier + Propriétés +

Coordonnées, une fois le dossier créé.

Raison sociale

La raison sociale de votre société ne peut dépasser 31 caractères. Automatiquement, le logiciel cr ée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux.

Répertoire du dossier

Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS, commun à tous les logiciels EBP de la même gamme : ce répertoire a été validé ou défini à l’installation du premier logiciel. Pour

préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur

Adresse société Utilisez les touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.

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Mise en place de votre dossier

Etape 7 : Choix du paramétrage

ATTENTION ! ! Ce choix est TRES important.

Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage.

 Remarque Le paramétrage Agricole est disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE. Un dos sier de dém ons tration Agricole es t toutefois à votre disposition.

 Attention !!!

Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubr ique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est très utile pour :

- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier),

- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer).

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Etape 8 : Exercice de paye

Création d’un dossier

Paye Décalée

Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exerc ice de paye démarre en décembre et termine en novembre, cochez la case Paye décalée. Le m ois de décembre ( N-

1) fera alors partie de votre exercice.

Mois et Année

Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salar iés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de dém arrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées).

Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois.

 Attention !!!

Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.

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Mise en place de votre dossier

Etape 9 : Informations

Heures mensuelles de références Saisissez les heures mens uelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.

Convention collective

Saisissez ici la convention collective de l’entreprise. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.

Etape 10 : Congés payés

Congés Payés

La durée du congé annuel peut être déterminée au choix :

- 2,5 jours ouvrables par m ois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables,

- 2,08 jours ouvrés par m ois de travail s ans qu'elle puis se exc éder au total vingt cinq jours ouvrés.

Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exem ple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM).

Date de clôture des congés payés Le mois de m ai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous pouvez indiquer le mois de mars.

L’exercice de congés payés est fixée par la convention collective ou, à défaut, par l'em ployeur conformém ent aux usages et apr ès consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise.

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Création d’un dossier

Etape 11 : Banque

Il s’agit de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Vous pourrez bien entendu par la suite créer d’autres banques.

Cliquez sur le bouton utilisez le bouton

Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.

Terminer pour lancer la création du dossier, ou

Toutes les informations saisies dans les différentes étapes seront modifiables par la suite, sauf le mois et l’année de démarrage des payes.

EBP Paye ________________________________________________ 59

Mise en place de votre dossier

4.2 Récupération d’un dossier existant

A. Récupération d’un dossier WinPaye 2.xx

Le logiciel permet de récupérer la totalité des données de votre dossier traitées sous EBP WinPaye 2.xx à l’exception des rubriques de commentaires, des agences, des bulletins et des modèles.

 Important !!!

Avant d’importer votre dossier W inpaye 2.xx, vous devez impérativement clôturer le dernier mois sur lequel vous avez réalisé les bulletins : en effet, les bulletins ne seront pas importés, seuls les cumuls sont récupérés.

 Attention !!! Si vous travaillez en paye décalée, vous ne devez pas utiliser cette option, créez tout d’abord un dossier vierge avec le paramétrage Vide (voir paragraphe Nouveau dossier) puis lancez l’ Importation Version Antérieure du menu Outils. Une reprise de paye des cumuls devra être saisie, voir plus loin le chapitre Reprise des cumuls.

A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Nouveau. Pointez Importation d’un dossier d’une version antérieur de paye et sélectionnez dans la liste déroulante : EBP WinPaye 2. Vous obtenez ce premier écran :

60 ________________________________________________ EBP Paye

Récupération d’un dossier existant

Nous vous conseillons vivement de lire le fichier d’inf ormations accessible par le bouton Infos avant de continuer la procédure de récupération.

• La création d’un dossier de type Agricole est possible uniquement en versions PRO ou EXPERT COMPTABLE. Vous

obtiendrez les fonctionnalités spécif iques aux entreprises agricoles (Etat MSA, déclaration MSA sur disquette).

• Pour sélectionner le dossier à r écupérer , cliquez sur le bouton

. Par défaut, W inPaye 2.xx est installé dans le répertoire WINPAYE. Le répertoire du dossier aura donc la fo rme WINPAYE\SOCXX où XX est le numéro de la société.

• Le nom du répertoire est automatiquement proposé sous la forme par défaut : EBP\DOSSIERS\YYYYYYYY où YYYYYYYY sont les premiers c aractères du nom de la société à convertir. Pour indiquer un autre nom de répertoir e, créez tout d’abord le répertoire

puis sélectionnez le en cliquant sur le bouton

Cliquez sur le bouton

Terminer pour lancer l’importation du dossier.

Adaptation défi nitive :

- Une fois l’importation terminée, si vous aviez des rubriques de commentaires dans WinPaye 2.0, recréez-les et incorporez-les dans les profils correspondants.

- Vérifiez toutes les rubriques importées.

 Important !!!

Si pour certains salariés, vous aviez adapté le bulletin en :

- ajoutant, au profil de base des rubriques spécifiques à certains salariés, vous devez après import, les ajouter dans le bulletin (elles sont déjà créées dans le fichier des rubriques),

- supprimant des rubriques spécifiques à certains salariés, vous devez les enlever (bouton Retirer dans le bulletin).

En effet, le logic iel récupère uniquement les r ubriques du profil attaché au salarié et non les bulletins. Si certaines variables n’apparaissent pas, vérifiez les options d’affichage par le menu Affichage + Classement.

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Mise en place de votre dossier

B. Récupération d’un dossier EBP Paye 7 sous DOS

Attention ! ! Si vous avez une version antérieure à la version 7.12 R7, procurez-vous la mise à jour auprès de votre revendeur ou d’EBP. Dans ce cas, installez la mise à jour et ouvrez le dossier à récupérer dans votre ancienne paye, pour que les fichiers soient convertis. Lancez ensuite la récupération dans EBP Paye.

Le logiciel récupère la totalité des fiches salariés et les cumuls congés, de votre dossier Paye 7. Lancez la commande Dossier + Nouveau, pointez Importation d’un dossier d’une version antérieur de paye puis choisissez EBP Paye 7 dans la liste déroulante.

Nous vous conseillons vivement de lire le fichier d’inf ormations accessible par le bouton Infos avant de continuer la procédure de récupération.

• La création d’un dossier de type Agricole est possible uniquement en versions PRO ou EXPERT COMPTABLE. Vous

obtiendrez des fonctionnalités spécifiques aux entreprises agricoles (Etat MSA, déclaration MSA sur disquette).

• Pour sélectionnez le dossier à récupérer , cliquez sur le bouton (par défaut, EBP PAYE 7 es t installé dans le répertoire PAYE7). Le répertoire du dossier aura donc la form e PAYE7\SOCXX ou XX est le numéro de la société.

puis sélectionnez le en cliquant sur le bouton

Après importation, paramétrez le fonctionnement de votre dossier, créez vos autres fichiers de travail ( variables, rubriques, profils...) et enregistrez vos cumuls salariés et variables (chapitre Reprise des cumuls) à l’exception des cumuls congés.

62 ________________________________________________ EBP Paye

Propriétés du dossier

4.3 Propriétés du dossier

A. Paramètres Généraux

Vous pouvez choisir les paramètres de f onctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Pour cela, sélectionnez la commande Propriétés + Paramètres Généraux du menu Dossier.

a. Onglet Options

Recalculer les variables lors du calcul du bull et i ns

Permet de rec alculer autom atiquement les var iables à chaque calcul de bulletin : conseillé.

EBP Paye ________________________________________________ 63

Mise en place de votre dossier

Ne pas éditer les lettres types avec un trai t ement de texte

Pour modifier les c ontrats et lettres types, vous pourrez passer par un traitement de texte interne au logic iel EBP Paye (conseillé), dans c e cas cochez cette case, ou passer par Word ou Wordpad, dans ce cas, décochez.

Arrondir le nombre de jours lors de la clôture des congés

Permet d’arrondir le nom bre de jours de congés payés à la clôture des congés (par exemple, Reste à prendre : 24.96 devient 25 jours).

Calculer la variable PRORATA selon la règl e du 30

Cette variable intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié n'est pas c omplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Si vous coc hez cette case, le salaire, les heures et les plafonds seront proratisés selon la règle du 30ième quelque soit le nombre de jours dans le mois (28, 29, 30 ou 31).

ème

Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin

En consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques (décochez) ou non (cochez).

Arrondir les montants calculés des bulletins à x déci males

Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement).

Modèle par défaut à utiliser à l’impression

Ce modèle d’impression sera proposé par défaut à l’impression des bulletins.

Déclôture mensuelle

Autorisez ou non la possibilité de déclôtur er des m ois . La déclôture peut être autorisée sur les 12 mois de l'année, ou moins. Attention, déclôturer le dernier mois annulera toutes les opérations du mois en cours.

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b. Onglet Formats

Propriétés du dossier

Vous pouvez ici définir d’autres formats d’impression que ceux proposés (utilisateurs expérimentés).

Pour définir un nouveau for mat de var iables, cliquez sur le bouton et suivez les étapes de l’assistant :

Nouveau

Etape 1

Faites Suivant pour poursuivre.

Etape 2

Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heur e, logique (= oui ou non), chaîne (= texte).

Etape 3

Définissez l’apparence du form at, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton

Terminer.

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Mise en place de votre dossier

B. Coordonnées de la société et mot de passe

A la création du dossier, vous avez saisi des informations relatives à la société, il vous es t possible de les m odifier ou de les com pléter à partir du menu Dossier + Propriétés + Coordonnées.

a. Onglet Identification/Adresse/Contact

Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre.

Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.

L'information SIRET est obligatoire pour la T DS sur disquette ( ne saisissez pas les espaces).

Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE).

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Propriétés du dossier

b. Onglet Sécurité

Cet onglet permet de protéger le dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture de votre dossier. La saisie en majuscules ou minuscules compte ! N’oubliez pas votre mot de passe !!

c. Onglet Dossier

Cet onglet indique le nom du répertoire dans lequel s e trouvent les fichiers de votre dossier ainsi que le type du dossier.

C. Préférences de votre société

Avant de commencer la création de vos fichiers de travail, vous devez paramétrer et compléter les préférences de fonctionnement général de votre logiciel. Pour cela, lancez la commande Dossier + Propriétés +

Préférences.

a. Onglets Paramètres / Congés / Banques

• Les choix et les inform ations de ces onglets ont pour la plupart, été définis à la création du dossier. Complétez-les si besoin.

• La banque proposée par défaut est celle définie à la création du dossier. Vous pouvez toutefois en sélectionner une autre. La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire.

Consultez plus bas le chapitre Banques et Organismes pour obtenir plus d’explications.

EBP Paye ________________________________________________ 67

Mise en place de votre dossier

b. Onglet Options

Numérotation automatique des matricules

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas numéroter vous-même vos salariés. Un numéro de m atricule leur sera automatiquement attribué lors de leur création.

Type de régularisation

Sélectionnez dans la liste déroulante, la fréquence de régularisation des cotisations plafonnées (le plus souvent, mensuelle).

Consultez la partie Traitements détaillés + La régularisation pour des

explications sur la régularisation des cotisations.

Heures mensuelles de référence (variable HEUREF)

Indiqué à la création du dossier, ce nombre d’heures doit corres pondre au nombre d’heures de référ ence de la société. Il sera par défaut proposé en création d’une fiche d’un salarié.

68 ________________________________________________ EBP Paye

Propriétés du dossier

Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié

Facultatif. Permet d’obtenir uniquement la liste des profils correspondant au statut du salarié (onglet Infos. Paye) dans l’onglet Bulletin, lorsque vous choisissez le profil du salarié.

Statut dans la société

Indiquez, pour chacun des statuts, le libellé que vous souhaitez visualiser dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié.

c. Onglets URSSAF/ ASSEDIC / Caisse de retraite/

Mutuelle / MSA

Ces onglets permettent de sélectionner les différents organism es. Les noms et les coordonnées des organismes seront modifiables dans le classeur Organismes de votre arbores cence (voir le chapitre Banques et Organismes).

Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés dans l’onglet URSSAF (ou MSA pour les payes agricoles) en vue de la DADS et de la DUCS.

 Attention

Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.

 Exemple Le premier taux AT es t de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.

L’onglet Mutuelle apparaît uniquement si vous avez coché la case Mutuelle dans l’onglet Paramètres (non indispensable).

d. Onglet Tiers

Disponible uniquement en version EXPERT COMPTABLE.

Cet onglet permet de saisir le nom et les coordonnées de la tierce personne (Expert-Comptable) qui traite la paye.

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Mise en place de votre dossier

D. Paramétrage ASSEDIC

Disponible uniquement en version PRO.

Pour que le logiciel puisse im primer les diff érents montants de l’attestation ASSEDIC, vous devez lui indiquer les rubriques utilisées dans vos bulletins. Pour cela, lancez la commande Propriétés + Paramétrage Assedic du menu Dossier.

Il suffit de cliquer sur c haque bouton Modifier, et de cocher dans la liste les rubriques utilisées. Vous reviendrez bien entendu dans cette option une fois les bulletins réalisés.

4.4 Banques et organismes

A. Banques

Le classeur Banques contient les banques de la société. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la

création du dossier, et créer de nouvelles banques. La banque utilis ée par défaut pour le transfert des salaires sur disquettes (option Gestion +

Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.

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Banques et organismes

B. Organismes (caisses)

Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisation. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes cr éés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouvelles fiches, en cliquant sur le nom du classeur.

Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables

pour plus d’explications sur le choix des comptes. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans

l’option Menu + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes.

EBP Paye ________________________________________________ 71

Mise en place de votre dossier

…

4.5 Les tables de calcul

A. Intérêt des tables de calcul

Les tables de calc ul sont très utiles pour la prim e d’ancienneté, les primes sur chiffre d’affaires, le remboursement des frais kilométriques… En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs.

Par exemple, le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type :

Moins de 3 ans d’ancienneté

De 3 ans à 6 ans De 6 ans à 9 ans

La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable.

Vous pouvez modifier les tables créées par défaut à la création du dossier et en créer de nouvelles.

0 % 3 % 6 %

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Les tables de calcul

B. Création d’une table de calcul

Pour créer une table de calcul, cliquez sur le nom du classeur, une fiche vierge s’inscrit à droite :

- Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,

- Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),

- Enregistrez la nouvelle table avec

de la barre de navigation,

- Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,

- Enregistrez de nouveau la table.

Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône

EBP Paye ________________________________________________ 73

Mise en place de votre dossier

C. Types de table

Plusieurs types de tables de calcul sont disponibles et c orrespondent à un usage bien précis.

a. Table de calcul à index

Une table de calcul à index permet d'ass ocier à un index une valeur, à une valeur d’entré correspond une valeur de retour.

Exemple de table à index : les indemnités kilométriques

Le calcul du montant à rembourser dépend de la puissance de la voiture.

our une 4 chevaux, le prix au kilomètre est de 0,40 Euros, pour une 5

chevaux, le prix au kilomètre est de 0,45 Euros, etc.

74 ________________________________________________ EBP Paye

Les tables de calcul

b. Table de calcul à intervalles

Une table de calcul à intervalle permet de définir des intervalles de comparaison avec une borne inf érieure et supérieure (non comprise dans l’intervalle).

Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat qui lui est associé.

Exemple de table à intervalles (qui retourne un taux) : la prime d'ancienneté

Le taux de la prime d’ancienneté dépend du nom bre de mois d’ancienneté du salarié.

our une ancienneté de 4 ans, le taux de la prime est de 3 %, pour une

ancienneté de 6 ans, le taux est de 6 % etc.

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Mise en place de votre dossier

c. Table de calcul cumulative

Le principe d'une table cumulative consis te à retourner comme résultat le total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes.

Exemple de table cumulative : Le calcul de la commission est fonction du chiffre d’affaires réalisé.

La commiss ion est cumulée de tranche en tranche. Par exemple, pour un chiffre d’aff aires de 2000 Euros, la com mission va s’élever à : 40 + 30 soit 70 Euros.

76 ________________________________________________ EBP Paye

Les tables de calcul

d. Table de calcul à intervalles progressifs

Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner comme

résultat le total de tous les montants calculés des intervalles précédent, y compris le m ontant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recher chée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).

Détail du calcul pour un salaire net de 910,00 Euros : 1er intervalle : 240,26 * 5% = 12,01

2ème intervalle : (476,56 – 240,26) * 10% = 23,63 3ème intervalle : (715,44 – 476,56) * 20% = 47,78 Dernier intervalle comprenant la valeur d’entrée :

(910,00 – 715,44) * 25% = 48,64

Soit un total de : 12,01 + 23,63 + 47,78 + 48,64 = 132,06

EBP Paye ________________________________________________ 77

Mise en place de votre dossier

D. Appel d’une table dans une formule

Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante :

NomDeLaTable[VARIABLE]

Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée.

Exemples :

La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule.

La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié.

Cette rubrique se présente ainsi :

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Les variables

4.6 Les variables

Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas directement dans le bulletin.

Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs.

Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement adapter leur contenu.

Vous trouverez une liste des variables avec leur contenu dans l’aide en ligne de votre logiciel, accessible par la commande Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index, mot-clé Variables

A. Création d’une variable

Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, une fiche vierge s’inscrit à droite :

EBP Paye ________________________________________________ 79

Mise en place de votre dossier

Nom / Description

La saisie du nom et de la description est obligatoire. Le nom de la variable doit commencer par une lettre et est limitée à 31 caractères maximum. Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par simple appel de son nom.

B. Type de la variable

Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce que vous en attendez.

a. Variable Constante

Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensem ble des salariés de l'entreprise (comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic…), elle est dite Variable Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule).

C’est dans ces variables là que vous pourrez m ettre à jour la valeur des plafonds, du smic horaire, du point …

80 ________________________________________________ EBP Paye

Les variables

b. Variable à saisir

Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonc tion du salarié et/ou du mois, elle est dite Variable A Saisir.

Par exemple, le nombre d’heures supplémentaires à 100% sera à saisir chaque mois pour les salariés concernés, dans le tableau de variables ou sur le bulletin (ici, vous ne voyez que la définition de la variable) :

Pour ce type de variables, un critère supplémentaire est défini : le Report mensuel. Cela permet de reporter, à la clôtur e mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant (pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera modifiable.

EBP Paye ________________________________________________ 81

Mise en place de votre dossier

Par exemple, pour la variable HEUMOIS, la case Report mensuel est cochée. En effet, votre temps de travail est généralement le même d’un mois à l’autre :

c. Variable avec Formule de calcul

Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul. Par exemple, la variable SMIMEN calcule le SMIC mensuel :

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Les variables

Pour définir la form ule de calcul, saisissez-la directem ent dans la zone ou cliquez sur le bouton Formule pour accéder à l’éditeur de formule.

Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour

des explications sur la définition d’une formule. Le bouton

Tester permet de tester la formule par une saisie manuelle de

valeurs. Par exemple, pour la variable HEUREEL :

Cliquez sur le bouton résultat s’affichera alors à droite du bouton

Tester, et renseignez la valeur de chaque variable. Le

Tester :

EBP Paye ________________________________________________ 83

Mise en place de votre dossier

C. Utilisation des variables

a. Appel d’une variable

Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou com me valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule ou entre les crochets de la table.

b. Cumul de la variable

Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une var iable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable :

$NOMDEVARIABLE

Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée de la variable HEUREEL.

Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante :

$NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin]

Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin et Juillet :

Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec

Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier trimestre.

D. Saisie des valeurs des variables A Saisir

Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directem ent dans le bulletin (si les rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le m enu Gestio n + Saisie des variables. L’intér êt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour l’ensemble des salariés.

84 ________________________________________________ EBP Paye

Les variables

verez plus d’informations su r l’import dans l’aide en

ligne de votre logiciel, accessible par la commande

Import

E. Fonctions disponibles sur le classeur des

Variables

Pensez à utiliser le menu contextuel du classeur Variables, acc essible par simple clic droit sur le classeur.

La comm ande Affichage permet d’aff icher

uniquement les variables Utilisateurs ou Système. Cela vous permet ainsi d’alléger votre fichier.

La commande Classement permet de masquer/afficher au cas par cas certaines variables et de les repositionner.

F. Import de variables

Vous avez à tout moment la possibilité de récupérer les variables proposées par les fichiers de paramétrage du logiciel. Pour cela, lancez la commande Import du menu contextuel (ou utilisez le menu Outils).

Sélectionnez le fichier de param étrage puis les variables à r écupérer . Cette commande est tr ès utile pour sélectionner au cas par cas les variables à intégrer dans le dossier.

G. Import de la valeur des variables

Vous pouvez également importer pour le mois en cours les valeurs des variables des différents salariés. Ce fichier peut provenir de n’importe quelle autre application, cependant, il doit respecter une structure bien définie.

Vous trou

Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index, mot-clé de variables

EBP Paye ________________________________________________ 85

Mise en place de votre dossier

4.7 Les rubriques

Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.

Grâce au paramétrage chois i à la création du dossier, 98% des rubriques proposées doivent répondre à votre attente.

Chaque rubrique est modifiable dans la partie droite de l’écran, après l’avoir sélectionnée dans l’arborescence.

Les rubriques sont regroupées dans des profils, correspondant à des modèles types de bulletin (cadre, mensuel, temps partiel …. Chaque salarié sera associé à un profil. Cependant, des rubriques pourront être ajoutées directement dans le bulletin du salarié concerné.

Avant de créer une nouvelle rubrique, il est conseillé de :

- déterminer sa famille, son type et son incidence dans le calcul du bulletin,

- vérifier que les organismes correspondant aux caisses de cotisations ont été créés,

- vérifier que les variables ou les tables de calcul pouvant entrer dans les formules de calcul des rubriques ont été créées,

- déterminer si vous s ouhaitez saisir ou non directement dans le bulletin la valeur d’une des variables utilisées dans la rubrique.

A. Famille et type de la rubrique

Pour créer une nouvelle rubrique, déterminez tout d’abord sa famille.  Si la rubrique à créer est soumis e à cotisation, elle se trouvera en haut

du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut.

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Les rubriques

Voici les cinq types des rubriques de Salaire Brut que vous allez rencontrer :

- les gains qui augmentent le brut et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires ...),

- les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...),

- les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport…),

- les av antages en nature qui augmentent le brut, mais n’inter viennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture…).

 Attention Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une r ubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin.

 Si la rubrique à créer calcule une cotisation s alar iale ou patronale, vous

l’avez deviné.. , c’est une rubrique de Cotisation.

 Si la rubrique à créer n’est pas soum ise à cotisations, elle se trouvera

en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net.

Voici les deux types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :

- les gains qui augmentent le net à payer (remboursem ent carte orange, frais kilométrique, ..),

- les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).

 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du

bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.

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Mise en place de votre dossier

B. Création d’une rubrique Salaire Brut

Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, une fiche vierge s’inscrit à droite de

l’arborescence :

Type

Sélectionnez le type de la rubrique.

Nom / Description

En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins.

Compte

Saisissez le numéro du compte comptable correspondant.

Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables

pour plus d’explications sur le choix des comptes.

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Les rubriques

Calcul de la rubrique

Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la form ule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.

Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.

Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour

plus d’explications sur le paramétrage des formules. Pour saisir directem ent dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne

saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.

Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux.

Base

Saisissez une valeur ou une formule. Lorsque cette zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*) , sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisisable sur le bulletin.

Taux

Saisissez une valeur, une variable ou une formule. Pour saisir un pourcentage, saisissez le signe % après. Lorsque c ette zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*) , sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro.

Montant

Saisissez ici une as térisque (*). Si vous voulez réaliser un autre calcul que Base * Taux, saisissez une valeur ou une formule.

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Mise en place de votre dossier

Exemple de rubrique de brut :

Le résultat d’une rubrique de Brut s’inscrira dans le bulletin dans la colonne :

- Montant à ajouter pour une rubrique de type Gain ou Avantage en nature

- Montant à déduire pour une retenue.

Imprimer

Sélectionnez dans la liste déroulante le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro.

Variable

Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez ici le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base.

Validité

Précisez la validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).

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Les rubriques

Propriétés de la rubrique

Imposable

Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Im posable (son m ontant doit être déclaré par le salarié).

Soumise à C.S.G./ C.R.D.S. Indique que la rubrique entr e dans le calcul de la base de la CSG et de la CRDS.

Soumise à Abattement

Indique que la rubrique entre dans la base de calcul de l’abattement.

Participe à la base brute fiscale

Indique que la rubrique entre dans le calcul de la base brut fiscal (ce montant doit être déclaré dans la TDS)

Non soumise aux cotisations classiques

Indique que la rubrique n’entre pas dans le calcul de la base des cotisations.

Frais Professionnels

Indique que la rubrique entre dans le calcul des frais professionnels.

Participation aux congés payés

Indique que la rubrique entre dans le calcul de la provision congés payés.

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Mise en place de votre dossier

C. Création d’une rubrique de Cotisation

Pour créer une rubrique de Cotisation, c liquez sur le classeur Rubriques de Cotisation, une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :

Nom / Description

Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins.

Organisme

Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes.

Calcul de la rubrique

Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la r ubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.

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Les rubriques

Le calcul d’une rubrique de Cotisation consis te à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du zone Taux Patronal.

Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.

Base

Saisissez une valeur ou une formule. Si vous vous ne connaissez pas le nom des variables ou des cum uls, utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.

Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour

plus d’explications sur le paramétrage des formules.

Taux

Saisissez un taux, sans le signe %. Pour une cotisation sans part salariale ou patronale, saisis sez 0,00 dans la zone correspondante, ou rien (mais pas d’astérisque).

Le résultat de la rubrique dans le bulletin s’inscrira en colonne :

Montant à déduire pour les cotisations salariales et /ou Montant Patronal pour les cotisations patronales.

Les taux correspondants dans leurs colonnes respectives.

Imprimer

Sélectionnez dans la liste déroulante, le mode de fonctionnement de cette rubrique à l’impression.

Variable

Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez ici le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique.

Validité

Précisez la validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme l’APEC forfaitaire du mois de mars pour les cadres).

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Mise en place de votre dossier

Propriétés de la rubrique

Imposable

Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Im posable (son m ontant doit être déclaré par le salarié) : c’est le cas d’une partie de la CSG, et de la CRDS.

Part patronale soumise à C.S.G - C.R.D.S.

A cocher si la cotisation patronale de la rubr ique entre dans le calcul de la base de la CSG et de la CRDS. C’est le cas pour les rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle.

D. Création d’une rubrique de Net

Pour créer une rubrique de Net, c liquez sur le classeur Rubriques de Net, une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :

Type

Sélectionnez le type de la rubrique.

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Les rubriques

Nom / Description

En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une r etenue. Complétez le nom, et la description.

Compte

Saisissez le numéro du compte comptable correspondant.

Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables

pour plus d’explications sur le choix des comptes.

Calcul de la rubrique

Paramétrez la form ule associée à la rubrique. Le calcul d’une rubrique de Net fonctionne comme celui d’une rubrique de Salaire Brut (voir plus haut).

Imprimer

Variable

Validité

Précisez la validité de la rubrique.

Propriétés de la rubrique

Imposable

Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Im posable (son m ontant doit être déclaré par le salarié).

Frais Professionnels

Indique que la rubrique entre dans le calcul des frais professionnels.

Participe à la base brute fiscale

Indique que la rubrique entre dans le calcul de la base brut fiscal (ce montant doit être déclaré dans la TDS)

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Mise en place de votre dossier

E. Création d’une rubrique de Commentaire

Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une r ubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui perm et d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins.

Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Commentaires, une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :

Nom / Description

Le nom (code) comm ence automatiquement par COM . Complétez le nom et la description.

Ne pas inscrire le nom

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaissent sur le bulletin (seule la description apparaîtra).

Imprimer

Sélectionnez dans la liste déroulante, le mode de fonctionnement de cette rubrique à l’impression.

Validité

Précisez la validité de la rubrique.

Afficher le résultat dans la colonne

Sélectionnez dans la liste déroulante la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.

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Les rubriques

Formule

Paramétrez la formule de calcul.

Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour

plus d’explications sur le paramétrage des formules.

F. Définir une rubrique avec une valeur à saisir

Il vous est possible d’introduire directement des montants à partir du bulletin.

a. Valeur d'une variable

Si vous souhaitez saisir directement dans le bulletin la valeur d’une variable, reportez, dans la rubrique, la variable de la base dans la case

Variable, comme ci-dessous pour les heures supplémentaires :

b. Zone de saisie libre

Si vous souhaitez saisir directement la base (ou le taux) d’une rubrique dans le bulletin, ne remplissez pas la base (ou le taux) de la rubrique.

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Mise en place de votre dossier

G. Ajout de rubriques dans un profil, dans un

bulletin

Une rubrique peut à tout moment être intégrée dans un profil existant à partir de l’arborescenc e grâce à la fonction de « Drag and Drop », « tirerlacher ». Pour cela, cliquez sur l’icône de la rubrique à placer dans le profil

ou le bulletin et tirez-la (la souris prend la forme suivante : l’icône représentant le profil ou le salarié. Lâchez alors le bouton de la souris, une confirmation vous est alors demandée.

IMPORTANT : ! ! Après modification d’un bulletin, pensez à recalculer le bulletin pour que l’ajout de rubrique soit pris en compte.

) jusqu'à

H. Import de rubriques

Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE

Pour récupérer des r ubr iques pr opos ées par les f ichier s de par amétrage du logiciel, utilisez le menu Outils + Importation. Sélectionnez le fichier de paramétrage puis les rubriques à récupérer.

Cette commande est très utile lorsque vous avez utilisé le fichier de paramétrage Vide à la création d’un dossier et que vous souhaitez récupérer certaines rubriques uniquement.

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Les profils

4.8 Les profils

Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti…). Plutôt que de créer un profil de A à Z, c omparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comm e détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer

un profil existant par l’icône

A. Modification d’un profil

Dans le classeur Profils choisis sez le profil à param étrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie droite de l’écran :

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Mise en place de votre dossier

Nom

Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.

Statut

Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil.

DUCS

Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE

Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS.

Consultez la partie Traitements détaillés + La DUCS pour des

explications détaillées sur le paramétrage de votre DUCS.

Rubriques du profil

La liste de gauche contient les rubriques que vous r etrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas).

Rubriques disponibles

La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant :

- Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche

- Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite.

- Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.

 Important !!!

Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas.

Ctrl.

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EBP Paye 2005 User Manual [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual