EBP Gestion Commerciale PME Open Line, Gestion Commerciale Open Line 2017 Installation Manual [fr]

Gestion Commerciale

Guide d’installation et d’initiation

Ligne PME Open Line

 « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 »

Conditions Générales de Vente des produits et services EBP

A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP

Article 1. Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins

personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.

L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire

l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore

« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation

EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les

progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé

accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il

ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la

livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec

son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et

logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le

fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Article 4. Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations

réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Article 5. Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en

termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)

heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou

ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT

reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la

récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Article 6. Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le

logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit

sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la

Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne

peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.

Article 7. Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,

interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature péc uniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture

des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non

conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans

l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront

responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou

action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.

Article 8. Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à

l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en

ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC

Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.

B. Contrat de services EBP

ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue

de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part

ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1. Objet du contrat

Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites

géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture

du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise

d’effet à compter du 1 facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.

Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation

septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la

Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles

sont fournis les services d’EBP.

Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à

compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un

an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans

la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon

concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.

Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire

3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le

CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.

3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.

Article 4. Accès aux services

Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à

titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.

Article 5. Services fournis au titre du contrat de support

Le support de base comprend :

 L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au

vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine

 la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des

anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa

convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait

principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques

et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :

 le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système

d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les

bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils

complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)

 la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par

exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de

produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un

complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.

 l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en

route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le

paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non

explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir

d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné

par le client.

 les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP

recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées

(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)

 la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou

de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP

 la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,

données...) en cas de destruction de ceux-ci

Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance

Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des

supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans

le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils

nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une

analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par

Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.

Article 7. Interventions sur les fichiers

L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de

moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité

technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.

EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email

que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.

Article 8. Obligations du client

Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait

suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont

complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour

protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.

Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;

Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.

Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.

Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations

réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats

effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.

Article 9. Limites de responsabilité

EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice

financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou

manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des

progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.

Article 10. Loi et attributions de compétences

Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique

à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en

ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.

En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.

C. Mode locatif

Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A -1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :

 l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable

tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A

 la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à

celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions

décrites au paragraphe B

Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les

redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations

de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données

précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.

D. Retard de paiement

En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de

recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015

E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on

line

Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de

discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes

conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP.

Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air

- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat.

Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client.

Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line

du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que

sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation.

Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont

facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...

La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant

que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)

Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance

simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège

ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois

maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :

 un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité

Le client peut publier :

EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.

Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en

contactant son revendeur EBP.

Responsabilité d’EBP :

EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les

garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de

l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du

réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir

parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit

pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou

des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins

de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de

clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au

remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité.

Responsabilité du Client:

Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la

garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De

manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client.

de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)

 avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence

Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.

Conditions financières :

Tarifs indicatif au 1-02-2012

Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :

 en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs

Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et

services EBP

Résiliation du contrat du fait du Client :

En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème

soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».

Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement

l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure

adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en

cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation

anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers.

Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation.

Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et

sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «

Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui.

Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines.

Version 1 – Février 2012

F. Conditions de vente aux particuliers

Droit de rétractation

Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."

Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1)

Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis.

Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale

composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.

Table des matières

INSTALLATION ................................................................................................. 21

1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 21

1.1. Accès au service technique ......................................................................... 21

1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 21

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 22

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 23

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 23

4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 23

4.2. Activation du logiciel .................................................................................... 23

4.3. Messages suite activation ............................................................................ 24

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 25

6. ECRAN DE TRAVAIL ..................................................................................... 26

PRISE EN MAIN ................................................................................................ 27

1. OUVERTURE DE L’APPLICATION ................................................................ 27

2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ................................................... 27

2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 27

2.2. Les autres options ....................................................................................... 28

2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28

3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 28

4. COMMENT CREER UN TIERS ? ................................................................... 29

4.1. Création d’un client ...................................................................................... 29

4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 29

4.3. Création d’un contact ................................................................................... 29

5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 30

5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 30

5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 32

5.3. Comment livrer une commande ? ................................................................ 32

5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 33

5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 34

6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? ........................... 35

6.1. Facturation par copie ................................................................................... 35

6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 35

7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 36

7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 36

7.2. Comment réceptionner une commande ? .................................................... 36

7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? .................................................. 37

8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?37

8.1. Transfert ................................................................................................ ...... 37

8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 38

8.3. Regroupement............................................................................................. 38

8.4. Duplication .................................................................................................. 38

9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 38

10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? .................................................... 39

11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET

FOURNISSEURS ? ................................................................ ............................ 40

11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 40

11.2. Comment saisir un règlement ? ................................................................. 41

11.3. Comment saisir un escompte de règlement ? ............................................ 41

11.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? ............... 42

11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? ...................................... 43

12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? .............................. 44

12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 44

12.2. Taux d’intérêts ................................ ........................................................... 44

13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 44

13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 45

13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 45

13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? .......................................... 46

13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? ... 46

13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? ... 47

13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ? .......................................... 48

13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 48

13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 49

14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? ...................... 49

15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 50

15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 50

15.2. Le principe général .................................................................................... 51

15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 51

15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 51

15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux ............................................... 51

16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .................................................. 52

17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .......................................... 52

18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 53

19. COMMENT RESTAURER ? ......................................................................... 53

20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 54

21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................................. 54

22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 55

23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?

........................................................................................................................... 55

23.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 55

23.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 56

23.3. Les droits utilisateurs ................................................................................. 56

LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 57

1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 57

2. LA GESTION DES FAVORIS ......................................................................... 58

3. L’OPEN GUIDE .............................................................................................. 58

4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 59

5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ..................................................... 59

6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ................................... 60

7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60

8. LA GESTION DES AUTRES TAXES .............................................................. 61

9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE .............................................. 61

10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT .................................................. 62

11. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 62

12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES .............................................................. 63

13. LE MULTI-LANGUES ................................................................................... 64

14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT ...................... 64

15. LA CONTREMARQUE ................................................................................. 65

16. LES HISTORIQUES ..................................................................................... 65

16.1. Historique de la ligne article ....................................................................... 65

16.2. Historique du document ............................................................................. 66

16.3. Historique des ventes ................................................................................ 66

16.4. Historique des achats ................................................................................ 66

17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR ..................................... 67

18. LES EFFETS DE COMMERCE .................................................................... 67

19. LES ECHEANCIERS .................................................................................... 68

20. LES RELANCES .......................................................................................... 69

21. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ? ................................. 70

21.1. Les règlements et remises en banques ..................................................... 70

21.2. Les échéances .......................................................................................... 70

22. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 70

22.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation ............................................. 70

22.2. Les achats ................................................................................................. 71

22.3. Les ventes ................................................................................................. 71

23. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE .................................. 71

24. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ........................................... 71

25. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 71

26. LES STATISTIQUES .................................................................................... 72

27. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 72

28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ......................................... 73

28.1. Les ressources .......................................................................................... 73

28.2. Le planning ................................................................................................ 73

28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line ............................. 73

29. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 74

30. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................ ................................ 75

31. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 75

32. MAP POINT ................................................................................................. 76

33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES ........................................................ 76

34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES ....................................................... 77

35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES ......................................... 77

36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES .............. 79

37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR ........................................................ 79

38. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 80

39. L’IMPORT PARAMETRABLE ....................................................................... 80

40. L’EXPORT PARAMETRABLE ...................................................................... 81

41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ..................... 81

42. REPORTS ON LINE ..................................................................................... 82

43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES .................................................... 82

LES MODULES ................................................................................................. 83

1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ............................................. 83

2. LA GESTION DES AFFAIRES ....................................................................... 84

3. COMMENT GERER LES GAMMES ? ............................................................ 85

4. COMMENT GERER LA MAINTENANCE / SAV ? .......................................... 86

5. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ? ................................................. 87

INDEX ................................................................................................................ 88

Avant de commencer

Installation

1. AVANT DE COMMENCER

1.1. Accès au service technique

L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :

 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter

vous êtes sur une file d'attente.

0821 61 2000 (0,09 €/min)

 Exposez votre problème par e-mail

openline.support.fr@ebp.com

*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.

1.2. Configuration minimale conseillée

La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste

(1) est la suivante :

 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go

Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits).

Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.

(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou

équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de

revendeurs.

INSTALLATION

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?

Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil

s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.

2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la

présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line.

3. Sélectionnez l’installation du logiciel.

4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.

5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au

fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.

6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous

devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.

7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention

d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez

sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.

L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un

autre ordinateur,

 Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de

« Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »).

Remarque

Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.

Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.

9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du

module » 8.1FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.

10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.

11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.

Comment lancer mon logiciel ?

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?

Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur l e bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?

4.1. Version d’évaluation

Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration".

Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.

Remarque

Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous

familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.

4.2. Activation du logiciel

Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :

 Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.

 Activer Manuellement :

La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement

communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP.

4.2.1. Activation par internet

Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet".

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.

4.2.2. Activation manuelle

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ».

Vous avez alors accès aux zones suivantes :

 La Clé PC

Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.

 Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).

INSTALLATION

 Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.

 La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

 Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».

4.3. Messages suite activation

Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :

 La version du logiciel correspondant à ce code,

 Le nombre de postes,

 Le nombre de dossiers,

 Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités

correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).

 Le/les module/s disponibles,

 La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à

votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre

activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est

aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter

A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect.

Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos.

votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20.

Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.

Comment créer mon dossier ?

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?

Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.

Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une Comptabilité Open Line d’installé et que vous cochez ce

logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur

l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :

 Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape

consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".

 Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite :

o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF)

Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.

chaque écran de l’assistant.

o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA.

Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis

Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.

Partie contextuelle de la barre de navigation.

La barre de statut affiche le nom de la base ouverte

La barre de navigation

6. ECRAN DE TRAVAIL

INSTALLATION

Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.

Ouverture de l’application

Prise en main

Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,

et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.

1. OUVERTURE DE L’APPLICATION

Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.

2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?

Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.

La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.

2.1. Les options à remplir dès maintenant

Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :

 Identification

o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de

documents.

o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les

informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents.

o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la

fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA

 Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les

 Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis,

dont l'entreprise relève.

comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…

factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).

PRISE EN MAIN

 Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez

appliquer par défaut sur vos articles.

 Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix

unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.

2.2. Les autres options

D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner

votre moyen de paiement par défaut.

Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur

chaque écran d’option.

2.3. La gestion des fenêtres

Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.

Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie

Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.

3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?

Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ».

Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant

sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le

dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.

Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille.

Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles)

L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche

article.

+ 64 hidden pages

EBP Gestion Commerciale PME Open Line, Gestion Commerciale Open Line 2017 Installation Manual [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual