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Gestion Commerciale Open Line 2009
Table of contents
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EBP Gestion Commerciale Open Line 2009 Instruction Manual [fr]

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EBP Gestion commerciale Open
Line 2009
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ............................................................................................................7
Installation.........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ................................................................................................................9
Activation du logiciel .........................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface..........................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation.....................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées............................................................................................12
Les Actions ......................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie......................................................................................................................14
Liste déroulante .............................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................18
La fenêtre principale de navigation...................................................................................................18
Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................19
Export à partir de la fenêtre principale de navigation ..........................................................................20
Les filtres......................................................................................................................................21
Les vues .......................................................................................................................................22
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................23
Gestion d'une fiche.........................................................................................................................23
Notes ...........................................................................................................................................25
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface.......................................................................................................................................27
Comment commencer ? ..................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................29
Les données de base ......................................................................................................................30
Comment créer les données principales ?..........................................................................................31
Tout est prêt ! ...............................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ?...............................................................................................................33
Comment accepter un devis ?..........................................................................................................34
Transférer un document..................................................................................................................35
Regrouper les documents................................................................................................................37
Comment imprimer un document ? ..................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ....................................................................................41
Comment relancer un devis ? ..........................................................................................................42
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? ...............................................................................43
Saisir un acompte sur un devis ........................................................................................................43
Saisir une facture d'acompte ...........................................................................................................43
Rattacher une facture d'acompte à une facture..................................................................................43
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................44
Comment créer une facture ? ..........................................................................................................44
Transférer un document..................................................................................................................45
Comment imprimer un document ? ..................................................................................................47
Comment envoyer un document par e-mail ? ....................................................................................48
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................49
Comment créer un avoir ?...............................................................................................................49
Comment envoyer un document par e-mail ? ....................................................................................50
Comment imprimer un document ? ..................................................................................................51
iii
Historique Clients/Articles ..................................................................................................................52
Historique par documents ...............................................................................................................52
Historique par Articles ....................................................................................................................52
Comment gérer l'éco contribution ?.....................................................................................................54
Création du barème........................................................................................................................54
Utilisation du barème éco-contribution..............................................................................................54
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?.............................................................................55
Historique du document.....................................................................................................................56
Présentation de l'historique .............................................................................................................56
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................56
Exemples ......................................................................................................................................56
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fourisseurs ?........................................................58
Consultation de l'échéancier ............................................................................................................58
Relances clients .............................................................................................................................58
Historique de la ligne.........................................................................................................................59
Présentation de l'historique .............................................................................................................59
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................59
Exemples ......................................................................................................................................60
Le Transfert Comptable .....................................................................................................................61
Comment sauvegarder ?....................................................................................................................62
Comment restaurer ? ........................................................................................................................63
Comment consulter le journal des événements ? ..................................................................................64
MANUEL .............................................................................................................................................65
FICHIER ..........................................................................................................................................65
Nouveau dossier ............................................................................................................................65
Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................66
Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................67
Fermer un dossier ..........................................................................................................................68
Quitter l'application ........................................................................................................................69
VENTES ...........................................................................................................................................70
Ventes - Démarrer une tâche...........................................................................................................70
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................71
TRAITEMENTS... ............................................................................................................................88
CLIENTS .......................................................................................................................................95
COMMERCIAUX ............................................................................................................................ 102
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 108
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 112
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 113
Règlements - Démarrer une tâche.................................................................................................. 113
CLIENTS ..................................................................................................................................... 114
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 118
DONNÉES.................................................................................................................................... 122
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 127
ACHATS......................................................................................................................................... 128
Achats - Démarrer une tâche......................................................................................................... 128
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 129
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 146
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 153
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 160
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 164
ARTICLES ...................................................................................................................................... 165
Articles - Démarrer une tâche........................................................................................................ 165
ARTICLES.................................................................................................................................... 166
STOCK........................................................................................................................................ 173
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 182
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 183
Opérations - Démarrer une tâche................................................................................................... 183
Regrouper les documents.............................................................................................................. 184
Livrer une commande................................................................................................................... 187
Le Transfert Comptable................................................................................................................. 189
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 190
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 191
Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 191
TAXES ........................................................................................................................................ 192
DIVERS....................................................................................................................................... 197
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 205
OUTILS.......................................................................................................................................... 206
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 206
Sauvegarde................................................................................................................................. 207
Restauration................................................................................................................................ 208
Assistant de maintenance des données........................................................................................... 209
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 210
iv
Table des matières
Editeur de modèle........................................................................................................................ 211
Import/Export de la configuration .................................................................................................. 212
Archivage.................................................................................................................................... 213
Journal des événements................................................................................................................ 214
Import de données....................................................................................................................... 216
Export de données ....................................................................................................................... 221
OPTIONS .................................................................................................................................... 222
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 249
Assistance technique....................................................................................................................... 249
Nous contacter ............................................................................................................................... 250
Glossaire .......................................................................................................................................... 251
Index ............................................................................................................................................... 253
v

Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM
2009 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire,
d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1

Convention d'utilisation d'EBP

Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
3
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
4

Présentation de l'aide

La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.

L'arborescence

Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit l"Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis-Factures
Open Line TM Pratic .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie manuel reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel.

Les pages

Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
5
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
6

MISE EN ROUTE

Configuration minimale requise

La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista) Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
7

Installation

Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossier, sauvegarde et restauration simplifiée.
Ensuite, les éléments composants l'intégré sont installés.
8
MISE EN ROUTE

Le dossier de démonstration

Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
9

Activation du logiciel

Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP
Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 .
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.

Comment obtenir le code d'activation ?

Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.

Introduction du code d'activation manuellement

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
 Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
 La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.
 Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
 Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
 Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
 Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce
cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel.
10

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Interface

EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien :
 Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.  Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
 Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.  Une barre d’état (en bas de l'écran) contient l'icône EBP.  Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc..)
 Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.  Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
11

Présentation du volet de navigation

Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)

Détail des menus et fonctions associées

Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Famille, Historique, Statistiques),
Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier), Fournisseurs (Règlements,
Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement), Impressions ;
Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Famille, Historique, Statistiques),
Règlements, Échéancier, Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Historique clients, Statistiques), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Regrouper les documents, Livraison de commandes, Transfert en
comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Données diverses
(Civilités, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Localisation), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En cliquant sur la barre de séparation entre les menus et les fonctions associées à chaque menu, vous avez la possibilité de déplacer les menus uniquement en icônes, ainsi vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu.
12
INFORMATIONS GÉNÉRALES

Les Actions

Les Actions sont accessibles à partir :
de la barres de tâches située au dessus de la barre de navigations, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
13

LES MASQUES DE SAISIE

Les champs de saisie

Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés :
 Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
 Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
 Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
 Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
 Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
 Les champs inaccessibles sont grisés.
14
INFORMATIONS GÉNÉRALES

Liste déroulante

La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4], l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si ou moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
15

La barre d'outils des textes enrichis

Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs
:
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
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INFORMATIONS GÉNÉRALES

Barres d'outils du corps des documents

Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service (uniquement les documents de vente) o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de ma nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour o le détail du tarif appliqué.
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs).
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FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION

La fenêtre principale de navigation

Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste….
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche.
Imprimer
Permet d'imprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation . Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différents fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
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INFORMATIONS GÉNÉRALES

Menu contextuel des colonnes

A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri
Permet de revenir au tri précédent.
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
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Export à partir de la fenêtre principale de navigation

Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
 "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
 "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES

Les filtres

Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en entête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitué uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité, la valeur souhaité, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaité.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Effacer le filtre".
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Les vues

L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut"
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre de 2 tables
(requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer un requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme
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INFORMATIONS GÉNÉRALES

GESTION D'UNE FICHE

Gestion d'une fiche

Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier….
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl I
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl V
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application).
Navigation
Action -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
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Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre – liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertures.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES

Notes

La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
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GUIDE

COMMENT COMMENCER ?

Interface

EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien :
 Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.  Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
 Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.  Une barre d’état (en bas de l'écran) contient l'icône EBP.  Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc..)
 Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.  Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
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Comment commencer ?

Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
28
GUIDE

Options à remplir dès maintenant

Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Outils - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que
la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
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Les données de base

Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients :
 Les familles clients,  Les modes de règlements,  Les banques.
D'autres, vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
 Les unités,  Les familles articles,  Les localisations,  Les barèmes éco-contribution,  Les fournisseurs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
 Les civilités,  Les codes postaux,  Les départements,  Les pays,  Les codes NAF.
30
GUIDE

Comment créer les données principales ?

Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service. Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter.
31

Tout est prêt !

Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ?
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COMMENT GÉRER UN DEVIS ?

Comment créer un devis ?

Pour créer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
33

Comment accepter un devis ?

Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
34
GUIDE

Transférer un document

Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
 le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
 la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
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Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement.
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
 l’intégralité des informations du document d'origine.  en 1
description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock sera généré :
 pour une Commande : Pas de mouvement.  Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.  pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
ère
ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1
ère
ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré.
36
GUIDE

Regrouper les documents

Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
 Même type de document,  Même code client ou fournisseur,  Même civilité,  Même nom de client ou fournisseur,  Même adresse de facturation,  Même adresse de livraison,  Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
 Même remise en pied,  Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
 Les Devis,
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 Les Commandes,  Les Bons de livraison,  Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
 le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
 la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
 Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité.
 Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine.
 Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
38
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1 ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1 o les articles du document d'origine, o un sous total pour le document.
ère
ligne la référence du document d'origine,
GUIDE
ère
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré.
39

Comment imprimer un document ?

Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
 Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
 Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
 Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
40
GUIDE

Comment envoyer un document par e-mail ?

Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Comment relancer un devis ?

Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
42
GUIDE

Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?

La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis, une facture d'acompte, une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.

Saisir un acompte sur un devis

Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.

Saisir une facture d'acompte

La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre client ou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez.

Rattacher une facture d'acompte à une facture

Lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à une facture, vous devez :
ouvrir la facture, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer.
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COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?

Comment créer une facture ?

Pour créer une nouvelle Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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GUIDE

Transférer un document

Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
 le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
 la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement.
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La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
 l’intégralité des informations du document d'origine.  en 1
description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock sera généré :
 pour une Commande : Pas de mouvement.  Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.  pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
ère
ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1
ère
ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré.
46
GUIDE

Comment imprimer un document ?

Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
 Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
 Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
 Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
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Comment envoyer un document par e-mail ?

Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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COMMENT GÉRER UN AVOIR ?

Comment créer un avoir ?

Pour créer un nouvel Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
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Comment envoyer un document par e-mail ?

Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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GUIDE

Comment imprimer un document ?

Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
 Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
 Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
 Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
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Historique Clients/Articles

Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles.

Historique par documents

L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options / Synchronisation).

Historique par Articles

L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
52
GUIDE
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options / Synchronisation).
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Comment gérer l'éco contribution ?

Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.

Création du barème

Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.

Utilisation du barème éco-contribution

L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco­contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
54
GUIDE

Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?

Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre client ou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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Historique du document

L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple)

Présentation de l'historique

L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.

Fonctionnement de l'historique

L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.

Exemples

Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente :
Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une facture puis transfert en avoir,
56
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
GUIDE
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Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fourisseurs ?

L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.

Consultation de l'échéancier

La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche client ou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier.

Relances clients

Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients.
58
GUIDE

Historique de la ligne

L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.

Présentation de l'historique

L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée
Ce champ contient les quantités livrées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison (non livrées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison, transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.

Fonctionnement de l'historique

L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
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Dans le cas d'une livraison partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée" et "Reliquat" seront renseignés.

Exemples

Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente :
Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture.
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Le Transfert Comptable

Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel", vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est historisé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
61

Comment sauvegarder ?

Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide.
62
GUIDE

Comment restaurer ?

Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure.
63

Comment consulter le journal des événements ?

Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements.
64

MANUEL

FICHIER

Nouveau dossier

Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier.
Ces étapes consistent à :
Saisir le nom de la base de données, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options de votre dossier afin de les renseigner.
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Créer un nouveau raccourci

Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourcis
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci.
 La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;  L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom de la base de données que vous souhaitez ouvrir ;  Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
 Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
66
MANUEL

Ouvrir un dossier

Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier.
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Fermer un dossier

Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
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Quitter l'application

Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
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VENTES

Ventes - Démarrer une tâche

Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client.
Devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
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MANUEL

DOCUMENTS DE VENTE

Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document. Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
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Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
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Devis / Demandes de prix
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion du document "Demande de prix" (Achat) est identique à un Devis. Toutefois les champ "Etat du devis" et "Date de validité" sont présents uniquement sur les Devis (Vente)
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
MANUEL
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
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Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
74
MANUEL
Commandes
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion du document "Commande" (Achat) est identique à une commande (Vente). La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
75
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
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MANUEL
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion du document "Bon de réception" (Achat) est identique à un Bon de livraison (Vente). La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
77
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
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MANUEL
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion du document "Bon de retour" (Achat) est identique à un Bon de retour (Vente). La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
79
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
80
MANUEL
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion du document "Facture" (Achat) est identique à une Facture (Vente). La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
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Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document. Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
82
MANUEL
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion du document "Avoir" (Achat) est identique à un Avoir (Vente).
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
83
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
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MANUEL
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
85
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
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En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
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TRAITEMENTS...

Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont :
 les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,  son mode de règlement,  ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
 modifier la date,  changer de client ou fournisseur,  ajouter, modifier ou supprimer des articles  ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final.
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MANUEL
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
 Même type de document,  Même code client ou fournisseur,  Même civilité,  Même nom de client ou fournisseur,  Même adresse de facturation,  Même adresse de livraison,  Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
 Même remise en pied,  Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
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Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
 Les Devis,  Les Commandes,  Les Bons de livraison,  Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
 le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
 la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
 Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité.
 Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine.
 Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
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MANUEL
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1 ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1
ère
ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine, o un sous total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré.
ère
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Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
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MANUEL
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
 le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
 la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
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Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement.
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
 l’intégralité des informations du document d'origine.  en 1
description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock sera généré :
ère
ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1
ère
ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
 pour une Commande : Pas de mouvement.  Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.  pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré.
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