EBP Gestion Commerciale
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl,
Avenue des Cerisiers, 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 - Site web: www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software, édition 2010
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs vi a un réseau. Il
est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la
loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat
d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisat ion indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences
réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne
peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à a ucun titre q ue ce soit.
EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans
les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’e ngage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que
le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionn ement du progiciel,
mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services
de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’i nformatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cett e conventi on fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des
obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de proc éder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et
fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui po urraient r ésulter
d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et
peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procéd ure pour
assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue respo nsable en cas de perte
de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute
hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exc lusion de toute
obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie.
EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non
limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir un e
telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un m anquement comm is par EB P
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services d e support, alor s même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une
absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT
reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun
manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la caus e ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à
EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance.
Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce
programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier
qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout l itige, il sera fait attribut ion de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous r emercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités
dans le guide, consultez l’aide en ligne, dis ponible directement dans le logiciel.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions
que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
•
Le menu ? + Aide sur EBP Gestion Commerciale pour obtenir une aide
générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des
informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la
totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Gestion.rtf qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation ..............................................................................10
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14
1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................15
1.2. Les autres options .................................................................................15
1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17
4. GESTION DES REPRESENTANTS 18
5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO) 18
5.1. Grille promotions....................................................................................18
5.2. Onglet tarifs / Promotions......................................................................19
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 20
7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ? 20
7.1. L'entête..................................................................................................21
7.2. Le corps.................................................................................................22
7.3. Le pied...................................................................................................22
8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 23
8.1. Transfert de documents.........................................................................23
8.2. Duplication.............................................................................................23
8.3. Impression des documents et envoi par e-mail .....................................23
8.4. Envoi par e-mail.....................................................................................24
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 24
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 24
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 25
11.1. Le tableau de bord..............................................................................25
11.2. L’historique des ventes........................................................................26
11.3. L’historique Recupel............................................................................26
12. COMMENT GERER LES ACHATS ? 26
6 EBP Gestion Commerciale
12.1. Comment commander ?......................................................................27
12.2. Comment réceptionner les achats ?....................................................28
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.........................................28
13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS 29
14. FACTURES PERIODIQUES 29
14.1. Paramétrage de la facture périodique..................................................30
14.2. Génération des factures périodiques...................................................31
15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS 32
16. COMMENT CREER UN MAILING ? 32
17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 33
17.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................33
17.2. Le transfert ..........................................................................................34
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 34
LES FONCTIONS AVANCEES 36
1. L’ECHEANCIER CLIENT 36
2. LES RELANCES 36
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 36
4. LES EPURATIONS 36
5. LES STATISTIQUES 37
6. LE MENU INTERNET 37
7. LES CHAMPS PERSONNALISES 37
8. VERSION RESEAU 37
EBP Gestion Commerciale 7
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
- Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est dis ponibl e, veuil lez pati ente r
vous êtes sur une file d'attente.
02 737 95 95
- Exposez votre problème par e-mail
support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
Pause 12u30 à 13 :30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
9u00 à 17u00
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 1.5 Go
• Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
8 EBP Gestion Commerciale
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
• Windows XP SP2
• Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
• Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
• Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande :
X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-
Rom. Cliquez sur OK.
• L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Classic pour
accéder à la présentation et à l’installation de EBP Gestion Commerciale.
• Sélectionnez l’installation du logiciel.
• L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
•
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son
acceptation.
• Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
• Cliquez directement sur le type d’installation que vous souha itez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
• Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
EBP Gestion Commerciale 9
• Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\GESTION. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.
• Par défaut
Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
, l’accès a u logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP.
• Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de
lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
• Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur
Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces
paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
• La dernièr e étape de l’installation propose l’Assistant de migration s i toutefois
EBP Gestion Commerciale a détecté la présence du programme EBP Devis &
Facturation. Si vous souhaitez convertir vos fichiers EBP Devis & Facturation
en EBP Gestion Commerciale, cliquez sur Suivant, sinon sur Annuler. Le
programme de migration copie les dossiers EBP Ventes dans un répertoire
EBP Gestion Commerciale et les adapte ensuite.
• En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliqua nt dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Gestion
Commerciale 2009.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez u tiliser libr ement toutes les fonc tions du
logiciel pendant 40 jours.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
10 EBP Gestion Commerciale
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un log iciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "
d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour acti ver
votre logiciel.
Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès
aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
• Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
EBP Gestion Commerciale 11
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
• Si le co de saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le c ode
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera pl us
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans l equel vous souh aitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automati quement repris dans vos
documents (devis, factures, notes de crédit..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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