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EBP Gestion Commerciale
Pour Windows®, 98, 2000, NT, Me et XP
Manuel utilisateur
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Félicitations.................................................................................................................................................... 1
Convention d'utilisation.................................................................................................................................. 3
Fonctionnement général................................................................................................................................ 5
Création d'un nouveau dossier .................................................................................................................. 5
Etapes pour la création d'un nouveau dossier........................................................................................... 5
Etapes pour la récupération d'un dossier de GC3..................................................................................... 5
Etape 1 : Choix du dossier à créer ............................................................................................................ 6
Etape 2 : La raison sociale ........................................................................................................................ 6
Etape 3 : Identification de la société .......................................................................................................... 7
Etape 4 : L'adresse .................................................................................................................................... 7
Etape 1 : Choix du dossier à récupérer ..................................................................................................... 7
Etape 2 : Choix des données à récupérer ................................................................................................. 7
Ouverture d'un dossier............................................................................................................................... 8
Fermer un dossier...................................................................................................................................... 8
Suppression d'un dossier........................................................................................................................... 9
Quitter ........................................................................................................................................................ 9
Recopie des pièces de ventes................................................................................................................... 9
Recopie des pièces d'achats ..................................................................................................................... 9
Recopie des pièces de stock ................................................................................................................... 10
Recopie des paiements clients ................................................................................................................ 10
Recopie des paiements fournisseurs....................................................................................................... 10
Recopie des déclarations d'échanges de biens ...................................................................................... 10
Configuration de l'impression................................................................................................................... 11
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................................. 11
Dépannage EBP.......................................................................................................................................... 11
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ......................................................................... 12
A propos de Gestion Commerciale ............................................................................................................. 13
Licence d'utilisation...................................................................................................................................... 13
Comment saisir le code de débridage.................................................................................................. 13
Assistance ................................................................................................................................................... 14
Dossier......................................................................................................................................................... 15
Onglet Identification ................................................................................................................................. 15
Onglet Contact ......................................................................................................................................... 15
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 15
Onglet Sécurité ........................................................................................................................................ 15
Onglet Dossier ......................................................................................................................................... 15
Paramétrage de la devise locale ............................................................................................................. 16
Taux de TVA ............................................................................................................................................ 16
Taux de TPF ............................................................................................................................................ 16
Bouton Numéros de pièces...................................................................................................................... 16
Ecritures comptables avec ou sans remise ............................................................................................. 17
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Table des matières
Bouton Comptabilité................................................................................................................................. 17
Bouton Articles......................................................................................................................................... 18
Bouton Général........................................................................................................................................ 19
Bouton Tiers............................................................................................................................................. 19
Bouton Formats ....................................................................................................................................... 20
Création d'un nouveau format.................................................................................................................. 21
Bouton Décimales.................................................................................................................................... 22
Bouton Divers .......................................................................................................................................... 22
Infos base de données............................................................................................................................. 23
Bouton Pièces.......................................................................................................................................... 23
Bouton Pièces : options pour les ventes.................................................................................................. 23
Bouton Pièces : options pour les achats.................................................................................................. 24
Les comptes du dossier comptable ......................................................................................................... 25
Le mémo .................................................................................................................................................. 25
La solution Oxatis .................................................................................................................................... 25
Envoi des données .................................................................................................................................. 26
Sélection des options de l'envoi des données......................................................................................... 27
Intervalle de sélection des articles à envoyer .......................................................................................... 27
Intervalle de sélection des familles d'articles........................................................................................... 28
Intervalle de sélection de fournisseurs .................................................................................................... 28
Critères d'envoi des contacts................................................................................................................... 28
Intervalle de sélection des clients à envoyer ........................................................................................... 29
Intervalle de sélection des familles clients............................................................................................... 29
La préparation des données .................................................................................................................... 29
Téléchargement des commandes ........................................................................................................... 29
Sélection de la période ............................................................................................................................ 30
Choix du client ......................................................................................................................................... 30
Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale .................................................................................. 30
Sélection par numéro de pièce ................................................................................................................ 31
Choix du format d'export.......................................................................................................................... 31
Coordonnées du destinataire................................................................................................................... 31
Création du fichier XML ........................................................................................................................... 32
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................................. 32
Que récupère-t-on de la commande initialement émise ?....................................................................... 33
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML ..................................... 33
Préférences Liaison E-mail...................................................................................................................... 34
Les utilisateurs............................................................................................................................................. 35
Gestion des utilisateurs............................................................................................................................ 35
Création de droits pour un utilisateur....................................................................................................... 36
Modification du mot de passe .................................................................................................................. 37
Changement d'utilisateur ......................................................................................................................... 37
Liste des droits......................................................................................................................................... 37
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Table des matières
Utilisateurs connectés.............................................................................................................................. 43
Historique des connexions....................................................................................................................... 44
Familles ....................................................................................................................................................... 45
La fiche Famille d'articles......................................................................................................................... 45
Onglet Généralités ................................................................................................................................... 45
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques.......................................................................... 47
Onglet Coefficients / Arrondis .................................................................................................................. 47
Onglet TVA / TPF..................................................................................................................................... 48
Onglet Frais d'approche........................................................................................................................... 48
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 49
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 49
La fiche Famille de clients........................................................................................................................ 49
Onglet Général......................................................................................................................................... 50
Onglet Facturation Périodique ................................................................................................................. 50
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 51
Onglet DEB .............................................................................................................................................. 51
La fiche Famille de fournisseurs .............................................................................................................. 51
Onglet Compte / Analytique..................................................................................................................... 51
Onglet D.E.B ............................................................................................................................................ 52
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 52
La fiche article ............................................................................................................................................. 53
La fiche Article ......................................................................................................................................... 53
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 53
Exemple de frais d'approche ................................................................................................................... 54
Les différents tarifs................................................................................................................................... 54
Onglet Nouveaux tarifs ............................................................................................................................ 55
Onglet Composants ................................................................................................................................. 56
Onglet Complément ................................................................................................................................. 56
Onglet Fournisseurs................................................................................................................................. 58
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 60
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 60
Onglet Divers ........................................................................................................................................... 61
Onglet Numéros de comptes ................................................................................................................... 61
Onglet Description longue........................................................................................................................ 61
Onglet Web .............................................................................................................................................. 62
Dupliquer une fiche article ....................................................................................................................... 62
Envoi sur le site Web ............................................................................................................................... 63
Historique des mouvements .................................................................................................................... 63
Historique des commandes ..................................................................................................................... 63
Assemblage - Désassemblage ................................................................................................................ 63
Stock actuel et stock virtuel ..................................................................................................................... 64
La fiche client............................................................................................................................................... 67
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Table des matières
La fiche Client .......................................................................................................................................... 67
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 67
Onglet Banque ......................................................................................................................................... 68
Onglet Compte
................................................................................................................................................. 68
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 69
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 70
Onglet Image ........................................................................................................................................... 70
Onglet Facturation périodique ................................................................................................................. 71
Onglet Autres données ............................................................................................................................ 71
Onglet Mode de règlement ...................................................................................................................... 72
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 72
Consultation des écritures comptables.................................................................................................... 73
Historique Client....................................................................................................................................... 73
Graphique ................................................................................................................................................ 73
E-mail....................................................................................................................................................... 74
Site Web................................................................................................................................................... 74
Dupliquer une fiche .................................................................................................................................. 74
La fiche fournisseur ..................................................................................................................................... 75
La fiche Fournisseur ................................................................................................................................ 75
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 75
Onglet Banque ......................................................................................................................................... 75
Onglet Compte......................................................................................................................................... 76
Onglet Achat ............................................................................................................................................ 76
Onglet Articles.......................................................................................................................................... 77
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 77
Onglet Image ........................................................................................................................................... 77
Onglet Divers ........................................................................................................................................... 78
Onglet Mode de règlement ...................................................................................................................... 78
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 78
Historique fournisseur .............................................................................................................................. 78
Les données ................................................................................................................................................ 79
La fiche Affaire ......................................................................................................................................... 79
La fiche Commercial ................................................................................................................................ 79
Onglet Formules de commissions ........................................................................................................... 80
Création d'une formule de commissions.................................................................................................. 80
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 81
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 81
Onglet Région .......................................................................................................................................... 81
La fiche Mode de règlement .................................................................................................................... 82
Les écarts de règlement .......................................................................................................................... 83
Les écarts de change............................................................................................................................... 84
La fiche Banque ....................................................................................................................................... 85
Page 6
Table des matières
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 85
Onglet Comptabilité ................................................................................................................................. 85
Onglet RIB / N° Emetteur......................................................................................................................... 86
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 86
La fiche Frais de port ............................................................................................................................... 86
Onglet Ventes .......................................................................................................................................... 87
Onglet Achats .......................................................................................................................................... 87
La fiche Unité ........................................................................................................................................... 87
La fiche Code postal ................................................................................................................................ 88
La fiche Département............................................................................................................................... 88
La fiche Pays ........................................................................................................................................... 88
La fiche NAF ............................................................................................................................................ 89
La fiche Devise ........................................................................................................................................ 89
La fiche Promotions ou Soldes ................................................................................................................ 90
Le tableau de bord ................................................................................................................................... 90
La liste des données................................................................................................................................ 91
Les opérations disponibles depuis la liste des données..........................................................................92
Les champs personnalisés ...................................................................................................................... 93
Génération HTML .................................................................................................................................... 93
Les filtres.................................................................................................................................................. 94
Le 2ème tableau de bord......................................................................................................................... 95
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le
champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par
le menu contextuel de la liste. ................................................................................................................. 96
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0........ 96
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la
liste déroulante......................................................................................................................................... 96
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de
la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. .... 96
Les pièces de stock ..................................................................................................................................... 97
Choix du type de pièce de stock à créer.................................................................................................. 97
La saisie des articles................................................................................................................................ 97
Saisie de l'inventaire ................................................................................................................................ 97
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 98
La liste des pièces de stock ..................................................................................................................... 98
Liste des bons d’entrées .......................................................................................................................... 99
Liste des bons de sorties ......................................................................................................................... 99
Liste des ordres de fabrication................................................................................................................. 99
Liste des inventaires ................................................................................................................................ 99
Impression d'une pièce de stock............................................................................................................ 100
L'inventaire............................................................................................................................................. 100
Date de l'inventaire ................................................................................................................................ 100
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Table des matières
Mise à jour des tarifs.............................................................................................................................. 101
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier................................................................. 102
Mise à jour : choix du tarif à modifier ..................................................................................................... 102
Choix des articles à modifier.................................................................................................................. 102
Intervalle de sélection ............................................................................................................................ 103
Modification du tarif................................................................................................................................ 103
Le récapitulatif de la mise à jour ............................................................................................................ 103
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie.................................................................................................. 103
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer........................................................................................ 104
Assemblage / Désassemblage .............................................................................................................. 104
Assemblage / Désassemblage : choix des articles ............................................................................... 105
Assemblage / Désassemblage : intervalle de sélection ........................................................................ 105
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité ............................................................................ 105
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif......................................................................................... 106
Les pièces d'achats ................................................................................................................................... 107
Choix du type de pièce d'achat à créer ................................................................................................. 107
Entête de pièce ...................................................................................................................................... 107
Appel d'un fournisseur ........................................................................................................................... 107
Type de facturation ................................................................................................................................ 108
Pied de pièce ......................................................................................................................................... 108
Mise à jour du prix d'achat ..................................................................................................................... 109
La liste des pièces d'achats ................................................................................................................... 109
Liste des commandes fournisseurs ....................................................................................................... 110
Liste des bons de réception ................................................................................................................... 111
Liste des factures fournisseurs .............................................................................................................. 112
La copie de pièces d'achats................................................................................................................... 113
Le transfert de pièces d'achats .............................................................................................................. 113
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ..................................................................... 114
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ............................................................... 114
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer............................................................ 114
Réception des commandes fournisseurs............................................................................................... 115
La réception partielle.............................................................................................................................. 115
Les relances commandes fournisseurs ................................................................................................. 115
Le réapprovisionnement : choix des articles.......................................................................................... 117
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection .................................................................................. 117
Le réapprovisionnement : choix du traitement....................................................................................... 117
Résultat du réapprovisionnement .......................................................................................................... 118
Exemple de calcul du réapprovisionnement .......................................................................................... 119
Les pièces de ventes................................................................................................................................. 121
Choix du type de pièce à créer .............................................................................................................. 121
L'entête de la pièce................................................................................................................................ 121
Appel du client ....................................................................................................................................... 122
Page 8
Table des matières
Type de facturation ................................................................................................................................ 123
Le corps de la pièce............................................................................................................................... 123
Saisie des articles .................................................................................................................................. 124
Le pied de la pièce................................................................................................................................. 124
Onglet Infos............................................................................................................................................ 126
Onglet Règlement .................................................................................................................................. 126
Les factures d'acomptes ........................................................................................................................ 127
Onglet Echéances.................................................................................................................................. 128
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 129
La liste des pièces de ventes................................................................................................................. 130
Liste des factures d'acompte ................................................................................................................. 130
Liste des devis ....................................................................................................................................... 130
Liste des commandes ............................................................................................................................ 131
Liste des bons de livraison..................................................................................................................... 132
Liste des factures................................................................................................................................... 133
L'avoir..................................................................................................................................................... 134
La copie de pièces de ventes ................................................................................................................ 135
Imprimer une pièce ................................................................................................................................ 135
Télécopier une pièce.............................................................................................................................. 135
Imprimer des étiquettes ......................................................................................................................... 136
Envoi d'une pièce par e-mail.................................................................................................................. 136
Le transfert de pièces de ventes............................................................................................................ 137
Règlement de la facture......................................................................................................................... 138
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période................................................................... 138
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients....................................................................... 139
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ......................................................... 139
Livraison des commandes ..................................................................................................................... 139
La livraison partielle ............................................................................................................................... 140
Traitement des commandes .................................................................................................................. 140
Les relances Commandes Clients ......................................................................................................... 141
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 142
Envoi par e-mail (saisie déportée) ......................................................................................................... 143
Affecter un code affaire.......................................................................................................................... 143
Opérations ................................................................................................................................................. 145
Les règlements clients ........................................................................................................................... 145
Affectation du paiement ......................................................................................................................... 147
Affectation du règlement........................................................................................................................ 147
La remise en banque ............................................................................................................................. 147
Modifier le RIB ....................................................................................................................................... 149
Lettre de change relevé ......................................................................................................................... 149
Impression du bordereau de remise en banque.................................................................................... 149
Les règlements fournisseurs.................................................................................................................. 149
Page 9
Table des matières
Affectation d'un règlement fournisseur .................................................................................................. 151
Les décaissements fournisseurs ........................................................................................................... 152
Opération de virement ........................................................................................................................... 153
Impression du bordereau de décaissement........................................................................................... 153
Ecart de règlements............................................................................................................................... 153
Le transfert en comptabilité ................................................................................................................... 154
Options du transfert comptable.............................................................................................................. 155
Paramétrage du transfert en comptabilité.............................................................................................. 156
Transfert comptable des règlements ..................................................................................................... 157
Transfert comptable au format API........................................................................................................ 157
Transfert comptable au format CCMX ................................................................................................... 158
Transfert comptable au format CEGID .................................................................................................. 160
Transfert comptable au format CIEL...................................................................................................... 160
Transfert comptable au format COALA ................................................................................................. 160
Transfert comptable au format COTE OUEST ...................................................................................... 161
La lettre de relance ................................................................................................................................ 161
Télécopier une lettre de relance ............................................................................................................ 162
Génération des factures périodiques..................................................................................................... 162
Définition des classifications .................................................................................................................. 163
Paramétrage de la grille......................................................................................................................... 163
Exemple de classification sur la périodicité ........................................................................................... 164
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires .................................................................................. 166
Exemple de classification selon le double critère .................................................................................. 168
La mise à jour de la classification .......................................................................................................... 169
Une sélection de clients ......................................................................................................................... 169
Une sélection de familles de clients....................................................................................................... 169
Une sélection de commerciaux.............................................................................................................. 169
Impressions ............................................................................................................................................... 171
Impression des pièces ........................................................................................................................... 171
Options d'impression des pièces ........................................................................................................... 171
Sélection des commerciaux ................................................................................................................... 172
Sélection des devises ............................................................................................................................ 172
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ....................................................................................... 172
Impression des traites............................................................................................................................ 173
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 173
Impression des billets à ordre................................................................................................................ 174
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats........................................................................ 175
Options d'impression de la liste des pièces de ventes .......................................................................... 175
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ............................................................................ 176
Export Excel........................................................................................................................................... 176
Impression du portefeuille des devis ..................................................................................................... 177
Impression du portefeuille des commandes .......................................................................................... 177
Page 10
Table des matières
Impression du journal de ventes............................................................................................................ 178
Options d'impression du journal de ventes............................................................................................ 179
Impression du journal d'achats .............................................................................................................. 180
Options d'impression du journal d'achats .............................................................................................. 180
Impression de la relation client .............................................................................................................. 181
Courriers et lettres types clients et fournisseurs.................................................................................... 182
Envoi d'un mailing commercial par le Net.............................................................................................. 183
Création d'un classeur ........................................................................................................................... 183
Création d'une nouvelle lettre ................................................................................................................ 184
Impression des étiquettes ...................................................................................................................... 184
Impression des articles .......................................................................................................................... 185
Impression des affaires.......................................................................................................................... 185
Sélection des affaires............................................................................................................................. 186
Impression des banques........................................................................................................................ 186
Sélection des banques........................................................................................................................... 187
Impression des clients ........................................................................................................................... 187
Impression des grilles de remise ........................................................................................................... 187
Sélection des remises............................................................................................................................ 188
Impression des commerciaux ................................................................................................................ 188
Impression des devises ......................................................................................................................... 189
Sélection des devises ............................................................................................................................ 189
Impression des familles d'articles .......................................................................................................... 189
Sélection des familles articles................................................................................................................ 190
Impression des familles de clients ......................................................................................................... 190
Sélection des familles clients................................................................................................................. 191
Impression des familles de fournisseurs................................................................................................ 191
Sélection des familles fournisseurs ....................................................................................................... 192
Impression des fournisseurs .................................................................................................................. 192
Impression des frais de port .................................................................................................................. 193
Sélection des frais de port ..................................................................................................................... 193
Impression des localisations .................................................................................................................. 193
Sélection des localisations..................................................................................................................... 194
Impression des modes de règlement..................................................................................................... 194
Sélection des modes de règlement ....................................................................................................... 194
Impression des unités ............................................................................................................................ 195
Sélection des unités............................................................................................................................... 195
Impression des textes standards ........................................................................................................... 195
Impression des conditions de livraisons ................................................................................................ 196
Sélection des conditions de livraison..................................................................................................... 196
Impression des modes de transport ...................................................................................................... 196
Sélection des modes de transport ......................................................................................................... 197
Impression des natures de transactions ................................................................................................ 197
Page 11
Table des matières
Sélection des natures de transaction..................................................................................................... 198
Impression des codes NAF.................................................................................................................... 198
Sélection des codes NAF....................................................................................................................... 198
Impression des codes postaux .............................................................................................................. 199
Sélection des codes postaux ................................................................................................................. 199
Sélection des départements et pays...................................................................................................... 199
Impression des départements ............................................................................................................... 199
Impression des pays .............................................................................................................................. 200
Impression de l'historique des ventes par client .................................................................................... 200
Impression de l'historique des ventes par article................................................................................... 201
Impression de l'historique des achats par fournisseur........................................................................... 202
Impression de l'historique des achats par article................................................................................... 203
Impression des statistiques articles ....................................................................................................... 204
Impression des statistiques par famille d'articles................................................................................... 205
Impression des statistiques clients ........................................................................................................ 205
Impression des statistiques par famille de clients ................................................................................. 206
Impression des statistiques comparatives ............................................................................................. 207
Impression des statistiques croisées clients.......................................................................................... 208
Impression des statistiques par famille de fournisseurs ........................................................................ 209
Impression des statistiques fournisseurs............................................................................................... 209
Impression des statistiques croisées fournisseurs ................................................................................ 210
Impression des commissions commerciaux .......................................................................................... 211
Impression des mouvements de stock .................................................................................................. 212
Impression de l'état de stock ................................................................................................................. 213
Impression du palmarès de rotation ...................................................................................................... 213
Impression du palmarès des commandes ............................................................................................. 214
Impression du réapprovisionnement...................................................................................................... 215
Impression de la disponibilité................................................................................................................. 216
Impression de l'échéancier .................................................................................................................... 217
Impression du relevé de factures........................................................................................................... 217
Impression des encours dépassés ........................................................................................................ 218
Impression des paiements ..................................................................................................................... 219
Impression des bordereaux de remise en banque ................................................................................ 219
Impression des bordereaux de décaissements ..................................................................................... 221
Impression des lettres-chèque............................................................................................................... 222
Impression du tableau de bord .............................................................................................................. 222
Outils.......................................................................................................................................................... 223
Les champs personnalisés .................................................................................................................... 223
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. .............................................. 223
Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans
décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur..................................... 223
Page 12
Table des matières
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0...... 223
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ....................................................................................... 223
L'agenda ................................................................................................................................................ 226
Ajouter un nouveau rendez-vous........................................................................................................... 227
Rechercher un rendez-vous................................................................................................................... 227
Propriétés de l'agenda ........................................................................................................................... 228
Recalcul des données............................................................................................................................ 228
Recalcul des données............................................................................................................................ 228
Réorganisation des fichiers.................................................................................................................... 228
Suppression de données ....................................................................................................................... 228
Suppression des pièces d'achats .......................................................................................................... 229
Suppression des pièces de stock .......................................................................................................... 229
Suppression des paiements .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-1 ........................................................................................................................... 229
Import paramétrable-2 ........................................................................................................................... 230
Import paramétrable-3 ........................................................................................................................... 231
Import paramétrable-3 bis...................................................................................................................... 232
Import du fichier articles......................................................................................................................... 232
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ................................................................... 233
Import du fichier clients .......................................................................................................................... 233
Import du fichier fournisseurs ................................................................................................................ 234
Import du fichier Codes Postaux............................................................................................................ 235
Import paramétrable-4 ........................................................................................................................... 235
Import paramétrable-5 ........................................................................................................................... 236
Sauvegarde du format d'importation...................................................................................................... 236
Sélection des clients .............................................................................................................................. 236
Sélection des articles ............................................................................................................................. 237
Sélection des fournisseurs..................................................................................................................... 237
Export paramétrable-1 ........................................................................................................................... 237
Export paramétrable-2 ........................................................................................................................... 238
Export paramétrable-3 ........................................................................................................................... 238
Export paramétrable-4 ........................................................................................................................... 239
Sauvegarde du format d'exportation...................................................................................................... 239
DEB ........................................................................................................................................................... 241
La DEB................................................................................................................................................... 241
La fiche Nature des transactions ........................................................................................................... 241
La fiche Mode de transport .................................................................................................................... 242
La fiche Condition de livraison............................................................................................................... 242
La fiche Nomenclature NC8................................................................................................................... 243
Validation de la DEB .............................................................................................................................. 243
Génération d'un fichier Intracom............................................................................................................ 244
Impression de la DEB ............................................................................................................................ 245
Page 13
Table des matières
Index .......................................................................................................................................................... 247
Page 14
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Page 15
Convention d'utilisation
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles
ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers
d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa
documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne
droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences
monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le
programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent
pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des
services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en
œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de
moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute
garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la
fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
Page 16
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou
d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune
réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait
excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services
au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par
l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou
d’appel en garantie.
Page 17
Fonctionnement général
Création d'un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux possibilités
s’offrent à vous : créer un dossier vierge ou récupérer un dossier de Gestion Commerciale v3. Selon votre
choix, les étapes ne seront pas les mêmes.
Etapes pour la création d'un nouveau dossier
La création d’un nouveau dossier engendre 5 étapes différentes.
1ère étape : choix entre créer un dossier pour une société qui n’a pas encore été mise en route et créer
un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel de la même gamme (Comptabilité,
Paye …) afin d’y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours.
2ème étape : Indication de la raison sociale du dossier.
3ème étape : Identification de la société.
4ème étape : Adresse de la société.
5ème étape : Le contact.
Etapes pour la récupération d'un dossier de GC3
Les utilisateurs d’une version antérieure de Win Gestion Commerciale 3.xx doivent suivre la procédure
suivante pour récupérer leurs données.
La récupération des données est un traitement long (par exemple, il faut ½ heure pour récupérer une
base de 30 Mo sur un Pentium 300).
Tout d’abord, effectuez, si besoin, un recalcul des quantités disponibles dans votre ancien logiciel Gestion
Commerciale v3.
1ère étape : Indication du répertoire contenant les données à récupérer. Généralement, ce répertoire est \
WGC3 \ SOCX où X est le numéro de la société en Gestion Commerciale v3.
2ème étape : Choix des données à récupérer. Nous vous conseillons vivement de consulter et d’imprimer
le fichier d’informations concernant la conversion des données ; pour cela cliquez sur le bouton Infos sur
l’import GC3.
Le premier traitement effectué est un contrôle de la base de données en version 3 (le Dbcheck) Si votre
base de données contient des erreurs, la conversion vous en informe et s'interrompt. Notez alors le
message d’erreur et contactez notre service technique (01.34.94.2000) afin que l'on vous informe des
traitements à lancer pour corriger la base de données.
Après vérification de la base, si aucune erreur n’est rencontrée, le logiciel lance la récupération. Référezvous au fichier d’information pour répondre aux différents messages proposés durant la récupération. En
fin de récupération, un récapitulatif des données importées s’affiche.
Une fois l'importation terminée, consultez et modifiez si besoin est le mode de fonctionnement du dossier
par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Page 18
Etape 1 : Choix du dossier à créer
Deux choix vous sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Gestion Commerciale dans un nouveau
répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société
qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau
dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers
spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée
par un autre logiciel EBP (comptabilité, en paye ...), sélectionnez Placer
les données de Gestion Commerciale dans un dossier existant...
Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à
l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels
c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le
contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans
un répertoire autre que \EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans
lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation
du dossier.
Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier
sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression
et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en
possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 2 : La raison sociale
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie,
cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire
EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la
sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en
cliquant sur
.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Page 19
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 3 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 4 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par
l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : contact
Etape 1 : Choix du dossier à récupérer
IMPORTANT ! ! Avant d’importer vos données Gestion Commerciale 3.
En version 3, si vous avez effectué des recalculs de stocks (menu Dossier + Données + Recalcul), non
pas en acceptant les valeurs proposées par défaut mais en choisissant de forcer le recalcul), nous vous
conseillons vivement de relancer la commande Recalcul des quantités disponibles, afin de rendre
cohérentes les différentes éditions de Gestion Commerciale v3 par rapport aux mouvements de stocks.
Indiquez le répertoire dans lequel se trouvent les données du dossier Win Gestion Commerciale v3 à
récupérer en cliquant sur l’icône
(généralement, ce répertoire est WGC3) et pointez le
dossier à récupérer.
Le répertoire du dossier aura donc la forme WGC3\SOCX où X est le numéro de la société.
Le nom du répertoire du nouveau dossier est automatiquement proposé sous la forme par défaut :
EBP\DOSSIERS\YYYYYYYY où YYYYYYYY sont les premiers caractères du nom de la société à
convertir. Cependant, vous pouvez changer ce chemin.
Voir aussi l'étape 2 pour la récupération d’un dossier de GC3.
Etape 2 : Choix des données à récupérer
Cochez les cases des fichiers à récupérer ou cochez Importer toute la base pour récupérer la totalité
des informations.
Page 20
Nous vous conseillons vivement de consulter et d’imprimer le fichier d’informations concernant la
conversion des données ; pour cela cliquez sur le bouton Infos sur l’import GC3.
Le premier traitement effectué est un contrôle de la base de données en version 3 (le Dbcheck) Si votre
base de données contient des erreurs, la conversion vous en informe et s'interrompt. Imprimez alors le
rapport d’erreurs et contactez notre service technique (01.34.94.2000) afin que l'on vous informe des
traitements à lancer pour corriger la base de données.
Après vérification de la base, si aucune erreur n’est rencontrée, le logiciel lance la récupération. Référezvous au fichier d’information pour répondre aux différents messages proposés durant la récupération. En
fin de récupération, un récapitulatif des données importées s’affiche.
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir de du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes +
EBP + Gestion Commerciale et Gestion Commerciale pour lancer le
programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans le
bouton Général des préférences la case Ouvrir le dernier dossier ouvert
au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous
devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir de du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes +
EBP + Gestion Commerciale et Gestion Commerciale - Démonstration
pour lancer directement la démonstration.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion
Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous
ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les flèches pour monter et descendre
et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton
Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les
dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut
EBP\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier
*.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.
Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez
travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu
déroulant. Cliquez simplement dessus.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir
et lancez le raccourci (*.EGC).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Fermer un dossier
Page 21
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Gestion Commerciale garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant le
dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les
commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de
dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus
(Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur le
bouton désiré :
OK : supprime le dossier sélectionné
Annuler : annule l'opération
Parcourir : permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si
vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
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Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées
sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez,
d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Page 23
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le
nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis) et des commandes
(Imprimante Commande client).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
),
vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Dépannage EBP
Le dépannage permet d’effectuer différentes opérations :
Restaurer ou sauvegarder,
Chercher des mises à jours plus récentes sur Internet : si la version
installée sur votre poste est plus ancienne que celle proposée sur le site
EBP, on vous proposera alors de télécharger cette dernière version et
ensuite vous devrez l’installer,
Accéder aux informations de configuration de cet ordinateur sur les
disques, sur l’écran, sur l’imprimante, sur les applications EBP…(par
exemple : le répertoire temporaire, le répertoire système, le processeur
….) et préparer un rapport d’incident sur toutes ces informations,
Accéder aux pages techniques (accès à ces pages sous la conduite du
service technique) concernant les applications EBP,
Envoyer ou recevoir un fichier personnel sur le site Internet d’EBP (réservé
aux revendeurs uniquement sur commande auprès du service
commercial).
Page 24
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de
la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de
données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés
par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP
agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les
règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complémentaires.
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui
fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées
par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
- Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
- Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de
catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
- Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a
identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
- Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
- En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de
documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre
réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas
fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants.
En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure
de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être
détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul
ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par
Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une
perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les
utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique
d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
d'effectuer régulièrement des
Page 25
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données
Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions
PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez
d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL
2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas
d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité
de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer
les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i
et l'autre Pervasive.SQL V8).
A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Adresse Internet du technique,
Mail du support technique (qui vous permet d’envoyer une question technique à notre support),
Téléphone technique,
Mémoire physique disponible,
Espace disque disponible.
Licence d'utilisation
Comment saisir le code de débridage
Pour débrider le logiciel, vous devez introduire un code de débridage au lancement du logiciel ou par la
commande Licence du menu ? (bouton Change le code de débridage).
Pour obtenir ce code, vous devez impérativement envoyer, par courrier uniquement, la partie COUPON A
RETOURNER du carton de licence joint à votre logiciel.
Complétez celui-ci avec soin, le code étant calculé par le service commercial EBP sur la raison sociale
que vous allez saisir.
Après enregistrement du code, vous travaillerez sur une version débridée du logiciel et vous aurrez accès
au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit.
Si l’installation de Pervasive.SQL V8 n’a pas déjà été faite, un message vous propose de procéder à cette
installation. Une procédure est disponible sur votre CD-Rom d’installation : pour y accéder, insérez le CDRom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL
V8 Poste à Poste.
Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de
génération ODBC est également disponible.
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Assistance
Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies.
La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir
du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette
date et rectifiez la si besoin est.
Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance.
Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service
commercial au 01 34 90 80 20.
Page 27
Dossier
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de
votre souris.
Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance
Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre
souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation
pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après
avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général
qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur).
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne
l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la
saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies
doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Page 28
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Paramétrage de la devise locale
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront
alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos
documents et autres tarifs.
Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos
fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Remarque
Dès que vous aurez créé des pièces d’achats, de ventes ou de stock, vous ne pourrez plus modifier la
devise de votre dossier.
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira
alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des
ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de compte comptables pour la TVA sur Débits et sur
Encaissements (uniquement accessible en Version PRO) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et
définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM
: le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique
un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines
comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il
vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le
transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos
ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en
compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type
d'impression.
Numérotation des pièces
Page 29
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le
préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création
des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le
premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces
concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement
dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en
TTC.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc,
mon nouveau montant HT est de 1350 €.
La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €.
Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes :
411XXX 1614.60
709 150.00
44571 264.60
701 1500.00
Total journal 1764.60 1764.60
Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de
classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et
ristournes accordés par l’entreprise.
Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes :
411XXX 1614.60
44571 278.10
701 1350
Total journal 1614.60 1614.60
Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a
donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de
ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Page 30
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône
pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité.
Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces
journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du
dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de
la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces.
C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en
Gestion Commerciale.
Transferts Analytiques
*** Non disponible en version Standard ***
La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de
vos produits (ventes) et de vos charges (achats).
Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et
fournisseurs), la ventilation par familles d’articles.
Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles
soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
*** Non disponible en version Standard ***
Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce
règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable,
de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont
été affectées à chaque règlement.
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé et le coefficient des 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés
automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code
article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon
le principe suivant :
Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant :
ART0001 pour une codification sur 7 caractères
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ARTI0001 sur 8 caractères
ARTI00001 sur 9 caractères
...
Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version Standard (monobanque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Ouvrir le dernier dossier ouvert
Cochez cette case si vous souhaitez que le dernier dossier fermé lorsque vous quittez l'application soit
automatiquement ouvert au prochain lancement du logiciel.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !!
Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de
traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante
par défaut de Windows.
Recherche instantanée dans les grilles
Cette option permet d’accélérer la recherche dans les listes.
Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres
particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les
nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
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Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la
longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible
à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale
et d’un numéro.
Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur :
6 le code généré est DUP001
7 DUP0001
8 DUPO0001
9 DUPO00001
10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé
automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de
Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur
ou égal à 8 caractères).
Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous
pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique,
numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A
l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type.
Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est
numérique et ne pourra jamais être de type date.
Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles
d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats
déjà existants.
Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton
Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les
formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
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Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton
Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les
formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par
défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face,
dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle
affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un nouveau format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats.
Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant.
Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer.
Ensuite, vous devez définir les propriétés du format.
Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le
Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut
jamais comporter de décimales.
Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par
exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
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Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte
à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos
montants, quantités, prix, taux, volumes et poids.
Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des
pièces et des règlements ont été saisis.
Exemple
Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement
du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €.
Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer
ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Bouton Divers
Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous
pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente
et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure
le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et
fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs.
Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de
règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable.
Page 35
Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, de ventes et d’achats.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article,
vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel
convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici.
Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa
validation.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version Standard ***
A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures
périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être
lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir
au crédit du compte de vente mais en négatif.
Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix
pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Disponible uniquement en version PRO***
Page 36
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors
du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés +
Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent,
vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la
remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation.
En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de
remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée
dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat
est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la
composition des tarifs de cet article composé.
Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a
été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au
numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce
paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir
un numéro différent.
Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité
d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option
permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un
article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de
confirmer l’opération.
Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix
pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
Page 37
***Disponible uniquement en version PRO***
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors
du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés +
Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de
livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option
permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat,
vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit
repris en prix unitaire.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans
EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes
et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées
automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations,
décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…)
de manière simple et rapide.
Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d’abonnement et cela pendant une
durée de 3 mois. Aussi, n’hésitez pas à vous lancer.
Toutefois, avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas
avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce.
La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par
le menu Internet + e-Solution.
Important ! !
L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de
licence.
Page 38
Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la
liaison puisse se faire automatiquement.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Créer votre site,
Consulter votre site créé par OXATIS,
Administrer votre site,
Envoyer le catalogue de vos articles,
Télécharger les commandes effectuées depuis votre site.
Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page eSolution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel.
Envoi des données
Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer,
dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente
sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans
cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans
leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir
directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui
permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche,
ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son
adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera
alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront
envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par
contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la
Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site
web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la
commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP Gestion Commerciale et les données du site Web fonctionne
ainsi :
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été
décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Page 39
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la
désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et
Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité
commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes
remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Sélection des options de l'envoi des données
Intervalle de sélection des articles
Intervalle de sélection des familles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de
fournisseurs.
Ne pas inclure les images
Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez
pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case.
Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi
Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer
les articles du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données:
Intervalle de sélection des articles
Intervalle de sélection des familles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Intervalle de sélection des articles à envoyer
Page 40
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle
des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur
le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Intervalle de sélection des familles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Intervalle de sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors
l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles
appartenant à ces familles seront pris.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Intervalle de sélection de fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors
l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à
ces fournisseurs seront pris en compte.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Critères d'envoi des contacts
Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de
clients et de familles clients.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Page 41
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors
l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Intervalle de sélection des familles clients
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors
l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients
appartenant à ces familles seront pris.
Voici la dernière étape de l’envoi des données :
Préparation des données
La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont
correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations.
Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le
bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes
précédentes.
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos
clients ont effectuées sur votre site.
Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de
règlements, clients, articles et frais de port.
Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande
générée.
Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance
automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale.
Page 42
Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc
pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va
vous permettre de contrôler cette identification ;
o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le
client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web
et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette
identification.
Voici l’étape suivante :
Sélection de la période
Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos
commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès
que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées
Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans
votre Gestion Commerciale.
Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion
Commerciale ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle
est strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône
pour sélectionner un autre client ;
ou
Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ;
ou
Répondez Annuler, et le client sera créé.
Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale
Page 43
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos commandes clients via le courrier
électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook
Express.
Par exemple , vos commerciaux saisissent les commandes de leur client dans EBP Gestion Commerciale
et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis
un fichier XML du menu Internet + Réception des commandes EBP Gestion Commerciale les
réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles.
Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux commandes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la
liste des commandes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème
Opérations du volet de navigation.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez envoyer toutes les commandes clients.
Voici les autres étapes de l'envoi des commandes :
Sélection par numéro de pièce
Choix du format d'export
Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces des commandes à envoyer si
vous ne souhaitez pas envoyer toutes les commandes créées sur une même journée par exemple.
Voici les autres étapes de l'envoi des commandes :
Choix du format d'export
Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Choix du format d'export
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de commandes à envoyer et vous devez
alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les commandes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne
possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des commandes :
Coordonnées du destinataire
ou
Création du fichier XML
Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail
contenant les commandes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire.
Page 44
Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône
pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le
nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour
valider l'opération.
Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est
EBPMSG : Commande client.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message
renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les
commandes dans un fichier XML.
Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône
pour
sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider
l'opération.
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des commandes clients créées
dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des commandes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée
qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express.
La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le
logiciel l'interrogation de votre messagerie.
Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des commandes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails).
Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Commandes en attente apparaît en bas
à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation.
Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par
le répertoire du dossier depuis lequel la commande a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur
et l'adresse e-mail de l'émetteur.
Quant à la commande, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client
concerné.
Remarques
Si le mail contient plusieurs commandes, la liste de toutes les commandes présentes sont affichées.
L’importation concerne donc soit la totalité des commandes présentes dans le mail, soit aucune, il n’est
pas possible d’importer une partie des commandes présentes dans le mail.
Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que
vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception.
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Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les
pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Que récupère-t-on de la commande initialement émise ?
La commande émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs
personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la commande, et la facture d’acompte qui aurait
pu être générée.
Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison,
référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison,
la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Le numéro initial de la commande est quant à lui récupéré dans l’onglet Infos de la pièce, en début de
zone et la commande importée porte le prochain numéro de commande disponible dans le dossier de
destination.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la commande a été créé ne contient aucune donnée commune avec le
dossier dans lequel la commande est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira
à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de
règlement.
Le dossier dans lequel la commande a été créé contient des données communes mais le libellé
de la ligne d’article, dans la commande émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la commande est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché
annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la commande a été
trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit
vous choisissez de créer un nouvel article.
Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué
pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale)
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des commandes créées dans
un autre dossier.
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Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet
+ Réception des commandes EBP Gestion Commerciale.
Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône
pour
sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les
pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des
commandes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de
réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de
commandes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger
automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des commandes toutes les x minutes, et à
condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est
pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre
messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de
réception avant de lancer l’opération d’importation
Page 47
Les utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard.
Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs
dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en
effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les
dossiers.
La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par
défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit.
Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un
dossier : créer ou supprimer une facture.
Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc,
selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les
dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité.
Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs
du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués.
Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter
son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela,
placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans
l’onglet Accès.
Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En
revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un
nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option :
Vous devez d’abord activer l’option Activer le support des utilisateurs depuis le menu Dossier +
Utilisateurs + Administration.
Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages
liés à cette option.
2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux :
Page 48
Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en
tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK.
3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu
Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur.
Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier +
Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers.
Si vous souhaitez lui attribuer des droits spécifiques à chaque dossier, placez-vous alors dans la liste des
utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs et sélectionnez votre utilisateur.
Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître
le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici.
Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers.
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et
consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock.
Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles,
clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier.
Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier
les pièces d’achat.
Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et
fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés.
La démarche à suivre est la suivante :
1) Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs ce qui implique que
vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer
d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de
passe si nécessaire.
2) Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs +
Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces
droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes,
Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et
Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3) Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs
et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Cliquez sur l’onglet Droits.
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Dans la zone Droits sur, indiquez le dossier Gestion. Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué
DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation
clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez
sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les
commandes, bons de livraison et factures.
4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en
choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour
changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier
+ Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui
leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web,
Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours
dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
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Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email,
Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs,
Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de
décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression
mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de
rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
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Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
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Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
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PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL,
Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Débloquer transfert comptable - Ventes : Débloquer transfert comptable
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
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Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des
commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes),
Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Page 55
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité
de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande
Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs.
La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté,
vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
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Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu
Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier
depuis sa création.
Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il
est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs
n’est pas activée.
Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez
également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran.
Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
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Familles
La fiche Famille d'articles
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données), utilisez la
touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Numéros de
comptes / Ventilations Analytiques, Coefficients / Arrondis, , Infos, Statistiques et TVA/TPF.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl
+ S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la
validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles
appartenant aux familles modifiées.
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la
composera.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité
au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la
famille de l’article.
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles
d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles
rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci.
Facturable (Ventes)
Cochez la case si vous souhaitez que les articles de cette famille puissent être vendus. Ce choix par
défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article.
Facturable (Achats)
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Cette option a le même objectif que l’option Facturable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Hors Stock
Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock.
Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le
message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes)
Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés
lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans
chaque fiche article).
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Facturation au temps
* Champ disponible uniquement en version PRO *
Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En
fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement
recalculée.
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise
(8 chiffres).
Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature
particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge
et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où
la valorisation ne sera pas la même.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO.
En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente
de la quantité.
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Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans
Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes
en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans
la fiche des articles appartenant à cette famille.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes
par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les
achats des articles de cette famille.
Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en
comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %.
Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et
TPF du menu Dossier + Propriétés.
Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables
différents.
Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines
de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité
d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer
pour chaque axe un poste ou une grille.
Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que
vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si
vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
qui vous donnera la liste des postes et
des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux
articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez
le prix d’achat.
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Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier +
Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette
famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case.
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente
qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée.
Exemple :
Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente
HT est donc de 60,00 €.
Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €.
Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et
un prix de vente toujours égal à 60,00 €.
En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de
vente HT de 66,00 €.
Onglet TVA / TPF
Cet onglet permet de sélectionner le taux de TVA sur les ventes et les achats à proposer
automatiquement pour les articles de cette famille, et d'indiquer si la TPF doit ou non être soumise à TVA.
Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et
la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du
dossier.
Onglet Frais d'approche
Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés
appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche
article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article.
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage.
Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids
ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Exemple de frais d'approche
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Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl +
Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez
Formatage texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des
commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données), utilisez
la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Facturation
Périodique, Statistiques et DEB.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon
répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors
de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients
appartenant à ces familles.
Page 62
Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de
taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris
automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces
commerciales.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En
automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client.
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés
+ Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la
comptabilité les comptes disponibles.
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces
remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par
conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la
facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche
article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
Ventilation analytique
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront
imputés sur les comptes de classe 7 lors du transfert en comptabilité.
Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
qui vous affichera la liste des postes
et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Facturation Périodique
** Disponible uniquement en version PRO **
Cet onglet vous permet de définir une facturation périodique applicable aux clients de cette famille. Cette
option est très utile lorsque vous facturez des prestations identiques pour un groupe de clients à
intervalles réguliers.
Page 63
Pour cela, cochez la case Génération d'une facturation périodique puis indiquez la période durant
laquelle vous souhaitez générer régulièrement un document de vente.
Définissez ensuite la fréquence de génération, le jour, le quantième et/ou le mois et le type de document à
générer. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique
du menu Opérations, ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton
Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois
pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille.
Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
Onglet DEB
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un
client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu
Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique,
Statistiques et DEB.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon
répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous
modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la
validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs
appartenant à ces familles.
Onglet Compte / Analytique
Type
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Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International,
le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En
automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code
fournisseur.
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés
+ Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la
comptabilité les comptes disponibles.
Ventilation analytique
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de
classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité,
vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la
comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet D.E.B
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un
fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble
des fournisseurs appartenant à cette famille.
Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Page 65
La fiche article
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2
ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de
saisir toutes les informations concernant l'article.
Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Nouveaux tarifs, Composants,
Complément, Fournisseurs, Infos, Statistiques, Divers, Champs personnalisés, Numéros de comptes,
Description longue et Web. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant.
Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier
dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée
sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article.
Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale
par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et
fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5
tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les
frais d’approche.
Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage.
Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids
ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
ème
La 2
colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ
Constante.
Exemple de frais d'approche
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Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être
calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela activez dans l'onglet Composants le bouton
Recalcul.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Taux de TVA / TPF
Les taux proposés ici sont ceux indiqués dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-les si besoin. Si
vous indiquez un taux de 19,60 % dans la fiche article et si lors de la facturation vous souhaitez facturer
votre article à 5,50 %, il sera nécessaire de changer le taux de TVA directement dans la pièce.
Exemple de frais d'approche
Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les
revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €.
De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac.
La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de
revient.
Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez :
ère
- en 1 ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25
ème
- en 3
ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30.
Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €.
Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles
des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis
dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit
automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche
article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini
dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Coefficient
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les
Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si
vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé.
Prix de vente HT
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Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et
du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement
recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des
composants. Pour cela activez dans l'onglet Composants le bouton Recalcul.
Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix
effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ
uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est
automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix
de vente TTC des composants. Pour cela activez dans l'onglet Composants le bouton Recalcul.
Attention ! !
Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez
donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être
appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant
les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles.
De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez
un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement
de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à
partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal.
Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de
l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une
date d’application.
Page 68
Onglet Composants
Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le
composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles.
Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur
est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants.
Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même
composé.
Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton
Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des
prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les
tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour.
Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de
l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix
des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du
lot).
Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes
confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot.
Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant
égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la
composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1).
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou
changer la couleur des titres des colonnes.
Voir aussi :
Assemblage / Désassemblage
Onglet Complément
Facturable (Ventes)
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Facturable signifie que l’article est destiné à la vente donc on peut l’insérer dans une facture. Si vous le
décocher, vous ne pourrez donc pas l’ajouter dans la facture.
De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur Article non
facturable.
Vous pouvez également vous servir de cette notion pour filtrer votre liste article dans le cas où certains
articles ne seraient plus à la vente.
Facturable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Facturable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Imprimable (Ventes)
Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire,
l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document.
Vous pouvez également l’utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le
paramétrez avec l’outil Win Générateur.
Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Unités.
Localisation
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire).
Les localisations sont à créer dans le menu Données + Localisations.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en
facturation client ou fournisseur en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton
Pièces
, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité
d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients.
La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs.
Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Codes Remises.
Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre
article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer
si l’article possède un article de remplacement.
Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le
logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Page 70
Nomenclature NC8
Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B.
La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres).
Code barre
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des
articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le
logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible
lors de la création du document.
Coefficient multiplicateur
***Champ disponible uniquement en version PRO***
Le coefficient multiplicateur permet lors de la facturation de lier deux unités de vente différentes.
Exemple :
Vous vendez des cartons qui contiennent 16 boites, un article correspond à une boite, vous indiquez donc
comme coefficient une valeur de 16. Ainsi, en création de facture, vous saisissez le nombre de cartons qui
sera automatiquement multiplié par 16 pour déterminer la quantité.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur
les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier
blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera
2 colis.
Poids Brut
Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie
dans les Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE).
Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne.
Dimensions
Vous pouvez indiquer à titre d’information les dimensions de l’article à savoir la largeur, la longueur et la
hauteur.
Saisissez également le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients
ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Onglet Fournisseurs
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Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains
paramètres d’achat.
TVA sur Achat
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable
ponctuellement sur la ligne de la pièce.
Stock minimum
Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme
un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel
tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de
cette valeur.
Exemple :
Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10.
Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel
uniquement.
La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant
270, la quantité à commander sera donc de 270.
Liste des fournisseurs
Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande
de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau :
Principal :
Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique.
Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés.
Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix
d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le
meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal.
Page 72
Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en
fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes
fournisseurs.
Référence
Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez
ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être
imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications
apportées sur votre propre état.
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou
changer la couleur des titres des colonnes.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou
autres.
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu
Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article.
Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction
du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être
envoyée sur le site Internet (option version PRO).
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes
clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
Page 73
CA & Marges mois par mois et totalisées.
La case K permet de diviser les valeurs par 1000 (Kilo-euros).
Onglet Divers
Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité
facturée et le prix de revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Onglet Numéros de comptes
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour
chaque type.
Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer
les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 %
et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le
logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %.
Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés.
Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut,
les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez
indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article.
Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de
votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option
Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Description longue
***Disponible uniquement en version PRO***
Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl
+ Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Page 74
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et
sélectionnez Formatage texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre
catalogue sur votre site OXATIS.
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce et de la solution Oxatis, cette option permet de définir les articles qui seront
en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée
seront automatiquement envoyés sur celui-ci.
Montrer si indisponible
Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en
stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Autres familles
Notre partenaire Oxatis permet, dans la conception d’un site Web, de gérer trois catégories d’articles, que
nous appelons « Famille » dans notre application. Nous comptons donc trois familles dans la fiche article :
la famille de l’entête de la fiche, et ces deux « autres familles ».
Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de
rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une).
Délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site un délai moyen de livraison.
Désignation courte
Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article :
Un nom, une description et une description détaillée.
La Désignation courte viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web.
Donc, les champs Désignation, Désignation courte et Désignation longue de la fiche article
correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur
le Web.
Dupliquer une fiche article
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande
Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle
fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires.
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les
Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la
désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article.
Page 75
Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre
alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Envoi sur le site Web
Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le
site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles.
Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de
passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations
par le bouton OK.
Historique des mouvements
L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces
sur une période donnée.
La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont
imprimés les uns à la suite des autres.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article…
Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la
possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu
contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des
colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre.
Historique des commandes
***Disponible uniquement en version PRO***
L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une
période donnée.
Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes
fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande.
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé
et le désassemblage permet de l’annuler.
La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par
augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter
les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé.
Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu
Stock (onglet OF).
L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage –
Désassemblage.
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Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler
(ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements)
et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le
cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Stock actuel et stock virtuel
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre :
Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties.
Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous
obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront
plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule :
Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs.
Valorisation au PMP
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en
stock et de ceux entrés sur la période.
PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées
Stock initial + Quantité Entrée
Exemple de calcul de PMP :
Date Nature de l’opération Quantité Prix unitaire Total
1 / 01 Quantité initiale 100 10 1000
2 / 04 Sortie pour ventes -20
3 / 08 Sortie pour ventes -10
4 / 09 Achats 100 15 1500
5 / 10 Sortie pour ventes -110
7 / 10 Sortie pour ventes -30
6 / 11 Achats 200 20 4000
Page 77
10 / 12 Sortie pour ventes -130
31 / 12 Stock final 100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen
pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule :
(Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock.
Q = Quantité P = Prix V = Valeur
Mouvements Stock
Q P V Q P V
1 / 01 100 10 1000
2 / 04 (20) 10 200 80 10 800
3 / 08 (10) 10 100 70 10 700
4 / 09 100 15 1500 170 12.94 2199.80
5 / 10 (110) 12.94 1423.40 60 12.94 776.40
7 / 10 (30) 12.94 388.20 30 12.94 388.20
6 / 11 +200 20 4000 230 19.07 4386.10
10 / 11 (130) 19.078 2480.14 100 19.07 1907
Valorisation au DPR
La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article.
Exemple de calcul au DPR :
Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus.
1 / 01 100 10 1000
Mouvements Stock
Q P V Q P V
2 / 04 (20) 10 200 80 10 800
3 / 08 (10) 10 100 70 10 700
4 / 09 100 15 1500 170 15 2200
5 / 10 (110) 15 1650 60 15 550
7 / 10 (30) 15 450 30 15 100
6 / 11 +200 20 4000 230 20 4100
10 / 11 (130) 20 2600 100 20 1500
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La fiche client
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser ou
F2, ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous
permet de saisir toutes les informations concernant le client.
La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque, Compte, Vente,
Infos, Image, Facturation Périodique, Autres données, Mode de règlement, Statistiques et Champs
Personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au
niveau des Préférences dans le bouton Tiers.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre d’outils
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl +
S ou l'icône
.
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les
coordonnées des différents contacts).
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs
Adresse.
En cliquant sur le bouton Agenda, vous pouvez programmer un rendez-vous avec votre client.
Mot de passe (Web) (Option disponible uniquement en version PRO)
Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque
votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe
l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, vous pouvez, à partir de cet écran, accéder au
numéroteur téléphonique de Windows. Pour cela, cliquez sur directement sur le mot Téléphone, ou
Portable
.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
De plus, vous pouvez accéder au site du client, ou lui envoyer un e-mail, en cliquant sur le mot Site Web
ou E-mail
.
Page 79
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients seront regroupés dans le menu Données +
Contacts + Clients. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le
clic droit de la souris (en version PRO).
Onglet Banque
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pourrez ainsi traiter
très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est
de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac
généré.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial
de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax.
Attention : Le logiciel Delrina est le seul applicatif avec lequel les numéros de fax seront reconnus
automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de
compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le
cas où votre code client aurait 8 caractères et plus.
C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité.
Vérification de la longueur des comptes comptables :
Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9
caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront
alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité.
La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case
Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours
sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encours n’est pas dépassé, la lettre de relance ne
s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée.
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Solde échu
Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance
est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont
l’échéance n’est pas encore passée.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas
dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant
à la date de la pièce.
Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le
cas d’un client U.E (Union Européenne), Export ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de
TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce
numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction disponible uniquement en
version PRO).
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la
devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes.
Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code
commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le
modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de
calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute.
Frais de port
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation.
Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
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Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez
préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez
également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un
choix entre la remise article et la remise client.
Remise
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise
dans chaque pièce.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise
dans chaque pièce.
Tarif Appliqué
Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en
fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de
la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez
Formatage texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Onglet Image
Dans les fiches clients, vous avez la possibilité d’insérer une image dans l’onglet Image.
Toutes les commandes disponibles, dans cet onglet, sont accessibles depuis le menu contextuel. Vous
pouvez :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et
validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image par la commande du même nom,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière
est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu par la commande du même nom.
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Accéder aux propriétés de l’image par la commande Propriétés de l’image.
Onglet Facturation périodique
** Disponible uniquement en version PRO **
Cet onglet vous permet de définir une facturation périodique pour le client.
La facturation périodique signifie que vous réalisez une facture à intervalle régulier pour le même client.
Donc cette commande vous permet de générer cette facture automatiquement.
Pour cela, cochez la case Génération d'une facturation périodique puis indiquez la période durant
laquelle vous souhaitez générer un document de vente. Définissez ensuite la fréquence de génération, le
jour, le quantième et/ou le mois et le type de document à générer.
La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu
Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu
Dossier + Propriétés + Préférences.
Fréquence
Pointez soit Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Le bouton Paramétrer
vous permet de déterminer avec précision le jour, ou mois de génération.
Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi,
Mardi...) par le bouton Paramétrer.
Si vous pointez Mensuelle, indiquez soit le 1er, 2
, 3
ème
ou 4
ème
jour du mois, soit enfin un jour bien
ème
précis du mois.
Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord l'un des trois mois du trimestre puis déterminez le
jour .
Si vous pointez Semestrielle, choisissez soit le 1er, 2
ème
ème
4
, 5
Si vous pointez Annuelle, indiquez soit le 1er, 2
ou 6
ème
mois du semestre ou indiquez un jour précis.
ème
, 3
ème
, 3
ou 4
ème
ème
ou 4
ème
jour du mois et le 1er, 2
ème
, 3
ème
jour du mois et le mois de génération ou
ème
un jour précis.
La date de la prochaine facture est fonction de la période de facturation et du choix du jour auquel vous
souhaitez générer la facture.
Exemple : si vous demandez une facturation périodique mensuelle du 01/10/2003 au 30/09/2004 et que
l’on est le 20/10/2003 la prochaine facture sera générée le 01/11/2003.
,
Type de pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de
la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, ouvrez la liste des
pièces (icône ), pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le
préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés.
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Page 83
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la
classification théorique et la classification réelle.
La classification théorique dépend uniquement du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors
que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par
l'utilisateur.
Remarque
Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée
dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique
accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se
constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris…
Code NAF
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant
dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône
.
Cet onglet donne également des informations sur les dernières factures effectuées et les dernières
modifications.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le
numéro ou sur la date de la pièce.
La date de la dernière facture périodique,
La date de la dernière modification de la fiche,
Onglet Mode de règlement
Cet onglet permet de choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera
automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant,
vous pouvez changer le nombre de jours et le type.
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois.
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L’option K divise la valeur par 1000 (Kilo-Euros).
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité
sur le compte comptable du client ou du fournisseur.
Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été
transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité
EBP.
Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier +
Propriétés + Préférences.
Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période
indiquée.
Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés,
commandés ou proposés sur une période donnée.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité…
Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés.
Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu
contextuel.
La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données articles, clients et fournisseurs ne
donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues,
du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui
sont traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur
les douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze
derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre
d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Page 85
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet
d’envoyer un message via Internet à votre correspondant.
Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse
de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option.
L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Site Web
La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs
permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur.
Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet
Adresse de sa fiche.
Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet.
Dupliquer une fiche
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs,
commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les
informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez
des fiches similaires.
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué
dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez
renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou
fournisseur.
Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche.
Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît
automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la
duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir
la nouvelle fiche.
Page 86
La fiche fournisseur
La fiche Fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque, Compte, Achat, Articles, Infos,
Image, Divers, Mode de règlement, Statistiques et Champs Personnalisés que vous consultez par simple
clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au
niveau des Préférences, dans le bouton Tiers.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi
que les coordonnées des différents contacts).
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs
Adresse.
En cliquant sur le bouton Agenda, vous pouvez programmer un rendez-vous avec votre fournisseur.
En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, vous pouvez, à partir de cet écran, accéder au
numéroteur téléphonique de Windows. Pour cela, cliquez sur directement sur le mot Téléphone
, ou
Portable.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
De plus, vous pouvez accéder au site du client, ou lui envoyer un e-mail, en cliquant sur le mot Site Web
ou E-mail.
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs seront regroupés dans le menu
Données + Contacts + Fournisseurs. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également
être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO).
Onglet Banque
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Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez
ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez
ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de
compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre
code fournisseur aurait 8 caractères et plus.
Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité.
La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case
Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non
pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours
correspondant à la date de la pièce.
Onglet Achat
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera
pas de TVA.
N° de TVA Intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est
de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version
PRO).
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est
indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une
pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la
pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats
avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Remise
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Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise
sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce.
Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des
commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris
dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que
la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en
indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez
Formatage texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Onglet Image
Dans les fiches fournisseurs, vous avez la possibilité d’insérer une image dans l’onglet Image.
Toutes les commandes disponibles, dans cet onglet, sont accessibles depuis le menu contextuel. Vous
pouvez :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et
validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image par la commande du même nom,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière
est plus petite que l’espace prévue,
Page 89
Ajuster l’image à son contenu par la commande du même nom.
Accéder aux propriétés de l’image par la commande Propriétés de l’image.
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant
dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet
donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Onglet Mode de règlement
Cet onglet permet d’indiquer le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre
fournisseur.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction
de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours
et le type.
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois.
L’option K divise la valeur par 1000.
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés,
ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité…
Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés.
Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu
contextuel.
La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Page 90
Les données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une
date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état.
Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions.
L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ
objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans
une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire.
Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires
créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de
navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous
générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation
d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez
la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît
ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Commercial
Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la
touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos,
Champs personnalisés et Région, que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
.
Page 91
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Onglet Formules de commissions
Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur le bouton Nouveau. La définition de la
formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre.
Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé.
Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu.
Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la
cible, la base de calcul et le résultat.
Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante.
Création d'une formule de commissions
Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article.
Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base.
Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule.
Exemples :
1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de
calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du
chiffre d’affaires.
Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de :
2713.5 / 1.206 = 2250
Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de :
2250 * 0.05 = 112.50 €
2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des
articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge.
J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €.
J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de :
(107-87)*5 = 100 €
La marge sur l’article B est de :
(20-12)*15 = 120 €
La commission du commercial est de :
Page 92
(100+120) * 0.15 = 33 €
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la
combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO)
Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce
mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra
donc pas saisir de commandes.
Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à
partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le
numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera
automatiquement.
Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0
si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu
Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Onglet Région
Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors
de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code
postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation.
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou
changer la couleur des titres des colonnes.
Page 93
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge
apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Type
Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou Prélèvement
en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer.
Si vous souhaitez imprimer un billet à ordre (pour un fournisseur), sélectionnez Billet à ordre.
Le type de règlement Ecart permet de gérer :
Les écarts de règlement. Par exemple, vous avez une facture de 100.02 € réglée par un
paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez gérer
par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement Ecart.
Les écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le client la
règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il y aura donc
un écart de change à constater.
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une échéance associée à ce mode de règlement. Les
différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous
pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois.
Exemple de fonctionnement :
Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13
Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril.
Impression d'une traite
Page 94
Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite en pied de facture, ou imprimer une traite seule
par le menu Impression + Traites.
ATTENTION ! !
Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez
la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez
générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type :
411DUPONT
511CHEQUE
511CB...
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône
pour sélectionner le
compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable.
Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez
générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous
souhaitez générer les écritures correspondantes.
Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal
identique pour plusieurs modes de règlement.
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône
. Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier.
Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque
Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des
règlements par LCR et prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du règlement
dans le journal de banque.
Les écarts de règlement
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone
Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et
le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD.
Page 95
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous
devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec
un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert
comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
Client Débit Crédit
Si Ecart > 0
6688
411
Si Ecart < 0
411
7688
Fournisseur Débit Crédit
Si Ecart > 0
6688
401
Si Ecart < 0
401
7688
Les écarts de change
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone
Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à
l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD.
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous
devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée
avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert
comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
Client Débit Crédit
Si Ecart > 0 666 411
Si Ecart < 0 411 766
Page 96
Fournisseur Débit Crédit
Si Ecart > 0 666 401
Si Ecart < 0 401 766
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les
informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères
maximum.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, R.I.B. / N° émetteur et
Infos que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour
passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! !
Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert
en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal
correspondant.
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône
pour
accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable.
Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette
banque.
Page 97
Onglet RIB / N° Emetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier
ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier
LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans
le fichier généré.
Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier
qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR
remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la
combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..)
Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez
Formatage texte enrichi.
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui
vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Page 98
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document
client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant
HT du document courant et du pourcentage saisi,
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas,
définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la
catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont
définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
Onglet Ventes
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du
chiffre d’affaires.
Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle
par intervalle et tarif par tarif.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise
recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la
priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces
du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du
chiffre d’affaires.
Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par
intervalle.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la
fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche
article.
La fiche Unité
Page 99
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de
l’unité.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre d’outils
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl +
S ou l'icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
de la barre
.
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans
votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi
que l’indicatif téléphonique du département.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2
ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans
la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L ‘icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Pays
Page 100
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays
UE, vous pouvez également le spécifier.
Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres).
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre d’outils
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl +
S ou l'icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche NAF
Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE).
Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la
touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce
qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés
dans le logiciel.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre d’outils
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône
.
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer
une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises.
Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité
monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours.
Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans
ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier.
Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors,
dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro.
En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours
saisi sera conservé.
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