EBP Gestion Commerciale 2005, Gestion Commerciale Manuel utilisateur [fr]
EBP Gestion Commerciale
Pour Windows®, 98, 2000, NT, Me et XP
Manuel utilisateur
Félicitations.................................................................................................................................................... 1
Convention d'utilisation.................................................................................................................................. 3
Fonctionnement général................................................................................................................................ 5
Création d'un nouveau dossier .................................................................................................................. 5
Etapes pour la création d'un nouveau dossier........................................................................................... 5
Etapes pour la récupération d'un dossier de GC3..................................................................................... 5
Etape 1 : Choix du dossier à créer ............................................................................................................ 6
Etape 2 : La raison sociale ........................................................................................................................ 6
Etape 3 : Identification de la société .......................................................................................................... 7
Etape 4 : L'adresse .................................................................................................................................... 7
Etape 1 : Choix du dossier à récupérer ..................................................................................................... 7
Etape 2 : Choix des données à récupérer ................................................................................................. 7
Ouverture d'un dossier............................................................................................................................... 8
Fermer un dossier...................................................................................................................................... 8
Suppression d'un dossier........................................................................................................................... 9
Quitter ........................................................................................................................................................ 9
Recopie des pièces de ventes................................................................................................................... 9
Recopie des pièces d'achats ..................................................................................................................... 9
Recopie des pièces de stock ................................................................................................................... 10
Recopie des paiements clients ................................................................................................................ 10
Recopie des paiements fournisseurs....................................................................................................... 10
Recopie des déclarations d'échanges de biens ...................................................................................... 10
Configuration de l'impression................................................................................................................... 11
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................................. 11
Dépannage EBP.......................................................................................................................................... 11
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ......................................................................... 12
A propos de Gestion Commerciale ............................................................................................................. 13
Licence d'utilisation...................................................................................................................................... 13
Comment saisir le code de débridage.................................................................................................. 13
Assistance ................................................................................................................................................... 14
Dossier......................................................................................................................................................... 15
Onglet Identification ................................................................................................................................. 15
Onglet Contact ......................................................................................................................................... 15
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 15
Onglet Sécurité ........................................................................................................................................ 15
Onglet Dossier ......................................................................................................................................... 15
Paramétrage de la devise locale ............................................................................................................. 16
Taux de TVA ............................................................................................................................................ 16
Taux de TPF ............................................................................................................................................ 16
Bouton Numéros de pièces...................................................................................................................... 16
Ecritures comptables avec ou sans remise ............................................................................................. 17
i
Table des matières
Bouton Comptabilité................................................................................................................................. 17
Bouton Articles......................................................................................................................................... 18
Bouton Général........................................................................................................................................ 19
Bouton Tiers............................................................................................................................................. 19
Bouton Formats ....................................................................................................................................... 20
Création d'un nouveau format.................................................................................................................. 21
Bouton Décimales.................................................................................................................................... 22
Bouton Divers .......................................................................................................................................... 22
Infos base de données............................................................................................................................. 23
Bouton Pièces.......................................................................................................................................... 23
Bouton Pièces : options pour les ventes.................................................................................................. 23
Bouton Pièces : options pour les achats.................................................................................................. 24
Les comptes du dossier comptable ......................................................................................................... 25
Le mémo .................................................................................................................................................. 25
La solution Oxatis .................................................................................................................................... 25
Envoi des données .................................................................................................................................. 26
Sélection des options de l'envoi des données......................................................................................... 27
Intervalle de sélection des articles à envoyer .......................................................................................... 27
Intervalle de sélection des familles d'articles........................................................................................... 28
Intervalle de sélection de fournisseurs .................................................................................................... 28
Critères d'envoi des contacts................................................................................................................... 28
Intervalle de sélection des clients à envoyer ........................................................................................... 29
Intervalle de sélection des familles clients............................................................................................... 29
La préparation des données .................................................................................................................... 29
Téléchargement des commandes ........................................................................................................... 29
Sélection de la période ............................................................................................................................ 30
Choix du client ......................................................................................................................................... 30
Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale .................................................................................. 30
Sélection par numéro de pièce ................................................................................................................ 31
Choix du format d'export.......................................................................................................................... 31
Coordonnées du destinataire................................................................................................................... 31
Création du fichier XML ........................................................................................................................... 32
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................................. 32
Que récupère-t-on de la commande initialement émise ?....................................................................... 33
Réception des commandes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML ..................................... 33
Préférences Liaison E-mail...................................................................................................................... 34
Les utilisateurs............................................................................................................................................. 35
Gestion des utilisateurs............................................................................................................................ 35
Création de droits pour un utilisateur....................................................................................................... 36
Modification du mot de passe .................................................................................................................. 37
Changement d'utilisateur ......................................................................................................................... 37
Liste des droits......................................................................................................................................... 37
Table des matières
Utilisateurs connectés.............................................................................................................................. 43
Historique des connexions....................................................................................................................... 44
Familles ....................................................................................................................................................... 45
La fiche Famille d'articles......................................................................................................................... 45
Onglet Généralités ................................................................................................................................... 45
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques.......................................................................... 47
Onglet Coefficients / Arrondis .................................................................................................................. 47
Onglet TVA / TPF..................................................................................................................................... 48
Onglet Frais d'approche........................................................................................................................... 48
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 49
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 49
La fiche Famille de clients........................................................................................................................ 49
Onglet Général......................................................................................................................................... 50
Onglet Facturation Périodique ................................................................................................................. 50
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 51
Onglet DEB .............................................................................................................................................. 51
La fiche Famille de fournisseurs .............................................................................................................. 51
Onglet Compte / Analytique..................................................................................................................... 51
Onglet D.E.B ............................................................................................................................................ 52
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 52
La fiche article ............................................................................................................................................. 53
La fiche Article ......................................................................................................................................... 53
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 53
Exemple de frais d'approche ................................................................................................................... 54
Les différents tarifs................................................................................................................................... 54
Onglet Nouveaux tarifs ............................................................................................................................ 55
Onglet Composants ................................................................................................................................. 56
Onglet Complément ................................................................................................................................. 56
Onglet Fournisseurs................................................................................................................................. 58
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 60
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 60
Onglet Divers ........................................................................................................................................... 61
Onglet Numéros de comptes ................................................................................................................... 61
Onglet Description longue........................................................................................................................ 61
Onglet Web .............................................................................................................................................. 62
Dupliquer une fiche article ....................................................................................................................... 62
Envoi sur le site Web ............................................................................................................................... 63
Historique des mouvements .................................................................................................................... 63
Historique des commandes ..................................................................................................................... 63
Assemblage - Désassemblage ................................................................................................................ 63
Stock actuel et stock virtuel ..................................................................................................................... 64
La fiche client............................................................................................................................................... 67
Table des matières
La fiche Client .......................................................................................................................................... 67
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 67
Onglet Banque ......................................................................................................................................... 68
Onglet Compte
................................................................................................................................................. 68
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 69
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 70
Onglet Image ........................................................................................................................................... 70
Onglet Facturation périodique ................................................................................................................. 71
Onglet Autres données ............................................................................................................................ 71
Onglet Mode de règlement ...................................................................................................................... 72
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 72
Consultation des écritures comptables.................................................................................................... 73
Historique Client....................................................................................................................................... 73
Graphique ................................................................................................................................................ 73
E-mail....................................................................................................................................................... 74
Site Web................................................................................................................................................... 74
Dupliquer une fiche .................................................................................................................................. 74
La fiche fournisseur ..................................................................................................................................... 75
La fiche Fournisseur ................................................................................................................................ 75
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 75
Onglet Banque ......................................................................................................................................... 75
Onglet Compte......................................................................................................................................... 76
Onglet Achat ............................................................................................................................................ 76
Onglet Articles.......................................................................................................................................... 77
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 77
Onglet Image ........................................................................................................................................... 77
Onglet Divers ........................................................................................................................................... 78
Onglet Mode de règlement ...................................................................................................................... 78
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 78
Historique fournisseur .............................................................................................................................. 78
Les données ................................................................................................................................................ 79
La fiche Affaire ......................................................................................................................................... 79
La fiche Commercial ................................................................................................................................ 79
Onglet Formules de commissions ........................................................................................................... 80
Création d'une formule de commissions.................................................................................................. 80
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 81
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 81
Onglet Région .......................................................................................................................................... 81
La fiche Mode de règlement .................................................................................................................... 82
Les écarts de règlement .......................................................................................................................... 83
Les écarts de change............................................................................................................................... 84
La fiche Banque ....................................................................................................................................... 85
Table des matières
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 85
Onglet Comptabilité ................................................................................................................................. 85
Onglet RIB / N° Emetteur......................................................................................................................... 86
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 86
La fiche Frais de port ............................................................................................................................... 86
Onglet Ventes .......................................................................................................................................... 87
Onglet Achats .......................................................................................................................................... 87
La fiche Unité ........................................................................................................................................... 87
La fiche Code postal ................................................................................................................................ 88
La fiche Département............................................................................................................................... 88
La fiche Pays ........................................................................................................................................... 88
La fiche NAF ............................................................................................................................................ 89
La fiche Devise ........................................................................................................................................ 89
La fiche Promotions ou Soldes ................................................................................................................ 90
Le tableau de bord ................................................................................................................................... 90
La liste des données................................................................................................................................ 91
Les opérations disponibles depuis la liste des données..........................................................................92
Les champs personnalisés ...................................................................................................................... 93
Génération HTML .................................................................................................................................... 93
Les filtres.................................................................................................................................................. 94
Le 2ème tableau de bord......................................................................................................................... 95
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le
champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par
le menu contextuel de la liste. ................................................................................................................. 96
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0........ 96
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la
liste déroulante......................................................................................................................................... 96
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de
la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. .... 96
Les pièces de stock ..................................................................................................................................... 97
Choix du type de pièce de stock à créer.................................................................................................. 97
La saisie des articles................................................................................................................................ 97
Saisie de l'inventaire ................................................................................................................................ 97
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 98
La liste des pièces de stock ..................................................................................................................... 98
Liste des bons d’entrées .......................................................................................................................... 99
Liste des bons de sorties ......................................................................................................................... 99
Liste des ordres de fabrication................................................................................................................. 99
Liste des inventaires ................................................................................................................................ 99
Impression d'une pièce de stock............................................................................................................ 100
L'inventaire............................................................................................................................................. 100
Date de l'inventaire ................................................................................................................................ 100
Table des matières
Mise à jour des tarifs.............................................................................................................................. 101
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier................................................................. 102
Mise à jour : choix du tarif à modifier ..................................................................................................... 102
Choix des articles à modifier.................................................................................................................. 102
Intervalle de sélection ............................................................................................................................ 103
Modification du tarif................................................................................................................................ 103
Le récapitulatif de la mise à jour ............................................................................................................ 103
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie.................................................................................................. 103
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer........................................................................................ 104
Assemblage / Désassemblage .............................................................................................................. 104
Assemblage / Désassemblage : choix des articles ............................................................................... 105
Assemblage / Désassemblage : intervalle de sélection ........................................................................ 105
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité ............................................................................ 105
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif......................................................................................... 106
Les pièces d'achats ................................................................................................................................... 107
Choix du type de pièce d'achat à créer ................................................................................................. 107
Entête de pièce ...................................................................................................................................... 107
Appel d'un fournisseur ........................................................................................................................... 107
Type de facturation ................................................................................................................................ 108
Pied de pièce ......................................................................................................................................... 108
Mise à jour du prix d'achat ..................................................................................................................... 109
La liste des pièces d'achats ................................................................................................................... 109
Liste des commandes fournisseurs ....................................................................................................... 110
Liste des bons de réception ................................................................................................................... 111
Liste des factures fournisseurs .............................................................................................................. 112
La copie de pièces d'achats................................................................................................................... 113
Le transfert de pièces d'achats .............................................................................................................. 113
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ..................................................................... 114
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ............................................................... 114
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer............................................................ 114
Réception des commandes fournisseurs............................................................................................... 115
La réception partielle.............................................................................................................................. 115
Les relances commandes fournisseurs ................................................................................................. 115
Le réapprovisionnement : choix des articles.......................................................................................... 117
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection .................................................................................. 117
Le réapprovisionnement : choix du traitement....................................................................................... 117
Résultat du réapprovisionnement .......................................................................................................... 118
Exemple de calcul du réapprovisionnement .......................................................................................... 119
Les pièces de ventes................................................................................................................................. 121
Choix du type de pièce à créer .............................................................................................................. 121
L'entête de la pièce................................................................................................................................ 121
Appel du client ....................................................................................................................................... 122
Table des matières
Type de facturation ................................................................................................................................ 123
Le corps de la pièce............................................................................................................................... 123
Saisie des articles .................................................................................................................................. 124
Le pied de la pièce................................................................................................................................. 124
Onglet Infos............................................................................................................................................ 126
Onglet Règlement .................................................................................................................................. 126
Les factures d'acomptes ........................................................................................................................ 127
Onglet Echéances.................................................................................................................................. 128
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 129
La liste des pièces de ventes................................................................................................................. 130
Liste des factures d'acompte ................................................................................................................. 130
Liste des devis ....................................................................................................................................... 130
Liste des commandes ............................................................................................................................ 131
Liste des bons de livraison..................................................................................................................... 132
Liste des factures................................................................................................................................... 133
L'avoir..................................................................................................................................................... 134
La copie de pièces de ventes ................................................................................................................ 135
Imprimer une pièce ................................................................................................................................ 135
Télécopier une pièce.............................................................................................................................. 135
Imprimer des étiquettes ......................................................................................................................... 136
Envoi d'une pièce par e-mail.................................................................................................................. 136
Le transfert de pièces de ventes............................................................................................................ 137
Règlement de la facture......................................................................................................................... 138
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période................................................................... 138
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients....................................................................... 139
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ......................................................... 139
Livraison des commandes ..................................................................................................................... 139
La livraison partielle ............................................................................................................................... 140
Traitement des commandes .................................................................................................................. 140
Les relances Commandes Clients ......................................................................................................... 141
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 142
Envoi par e-mail (saisie déportée) ......................................................................................................... 143
Affecter un code affaire.......................................................................................................................... 143
Opérations ................................................................................................................................................. 145
Les règlements clients ........................................................................................................................... 145
Affectation du paiement ......................................................................................................................... 147
Affectation du règlement........................................................................................................................ 147
La remise en banque ............................................................................................................................. 147
Modifier le RIB ....................................................................................................................................... 149
Lettre de change relevé ......................................................................................................................... 149
Impression du bordereau de remise en banque.................................................................................... 149
Les règlements fournisseurs.................................................................................................................. 149
Table des matières
Affectation d'un règlement fournisseur .................................................................................................. 151
Les décaissements fournisseurs ........................................................................................................... 152
Opération de virement ........................................................................................................................... 153
Impression du bordereau de décaissement........................................................................................... 153
Ecart de règlements............................................................................................................................... 153
Le transfert en comptabilité ................................................................................................................... 154
Options du transfert comptable.............................................................................................................. 155
Paramétrage du transfert en comptabilité.............................................................................................. 156
Transfert comptable des règlements ..................................................................................................... 157
Transfert comptable au format API........................................................................................................ 157
Transfert comptable au format CCMX ................................................................................................... 158
Transfert comptable au format CEGID .................................................................................................. 160
Transfert comptable au format CIEL...................................................................................................... 160
Transfert comptable au format COALA ................................................................................................. 160
Transfert comptable au format COTE OUEST ...................................................................................... 161
La lettre de relance ................................................................................................................................ 161
Télécopier une lettre de relance ............................................................................................................ 162
Génération des factures périodiques..................................................................................................... 162
Définition des classifications .................................................................................................................. 163
Paramétrage de la grille......................................................................................................................... 163
Exemple de classification sur la périodicité ........................................................................................... 164
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires .................................................................................. 166
Exemple de classification selon le double critère .................................................................................. 168
La mise à jour de la classification .......................................................................................................... 169
Une sélection de clients ......................................................................................................................... 169
Une sélection de familles de clients....................................................................................................... 169
Une sélection de commerciaux.............................................................................................................. 169
Impressions ............................................................................................................................................... 171
Impression des pièces ........................................................................................................................... 171
Options d'impression des pièces ........................................................................................................... 171
Sélection des commerciaux ................................................................................................................... 172
Sélection des devises ............................................................................................................................ 172
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ....................................................................................... 172
Impression des traites............................................................................................................................ 173
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 173
Impression des billets à ordre................................................................................................................ 174
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats........................................................................ 175
Options d'impression de la liste des pièces de ventes .......................................................................... 175
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ............................................................................ 176
Export Excel........................................................................................................................................... 176
Impression du portefeuille des devis ..................................................................................................... 177
Impression du portefeuille des commandes .......................................................................................... 177
Table des matières
Impression du journal de ventes............................................................................................................ 178
Options d'impression du journal de ventes............................................................................................ 179
Impression du journal d'achats .............................................................................................................. 180
Options d'impression du journal d'achats .............................................................................................. 180
Impression de la relation client .............................................................................................................. 181
Courriers et lettres types clients et fournisseurs.................................................................................... 182
Envoi d'un mailing commercial par le Net.............................................................................................. 183
Création d'un classeur ........................................................................................................................... 183
Création d'une nouvelle lettre ................................................................................................................ 184
Impression des étiquettes ...................................................................................................................... 184
Impression des articles .......................................................................................................................... 185
Impression des affaires.......................................................................................................................... 185
Sélection des affaires............................................................................................................................. 186
Impression des banques........................................................................................................................ 186
Sélection des banques........................................................................................................................... 187
Impression des clients ........................................................................................................................... 187
Impression des grilles de remise ........................................................................................................... 187
Sélection des remises............................................................................................................................ 188
Impression des commerciaux ................................................................................................................ 188
Impression des devises ......................................................................................................................... 189
Sélection des devises ............................................................................................................................ 189
Impression des familles d'articles .......................................................................................................... 189
Sélection des familles articles................................................................................................................ 190
Impression des familles de clients ......................................................................................................... 190
Sélection des familles clients................................................................................................................. 191
Impression des familles de fournisseurs................................................................................................ 191
Sélection des familles fournisseurs ....................................................................................................... 192
Impression des fournisseurs .................................................................................................................. 192
Impression des frais de port .................................................................................................................. 193
Sélection des frais de port ..................................................................................................................... 193
Impression des localisations .................................................................................................................. 193
Sélection des localisations..................................................................................................................... 194
Impression des modes de règlement..................................................................................................... 194
Sélection des modes de règlement ....................................................................................................... 194
Impression des unités ............................................................................................................................ 195
Sélection des unités............................................................................................................................... 195
Impression des textes standards ........................................................................................................... 195
Impression des conditions de livraisons ................................................................................................ 196
Sélection des conditions de livraison..................................................................................................... 196
Impression des modes de transport ...................................................................................................... 196
Sélection des modes de transport ......................................................................................................... 197
Impression des natures de transactions ................................................................................................ 197
Table des matières
Sélection des natures de transaction..................................................................................................... 198
Impression des codes NAF.................................................................................................................... 198
Sélection des codes NAF....................................................................................................................... 198
Impression des codes postaux .............................................................................................................. 199
Sélection des codes postaux ................................................................................................................. 199
Sélection des départements et pays...................................................................................................... 199
Impression des départements ............................................................................................................... 199
Impression des pays .............................................................................................................................. 200
Impression de l'historique des ventes par client .................................................................................... 200
Impression de l'historique des ventes par article................................................................................... 201
Impression de l'historique des achats par fournisseur........................................................................... 202
Impression de l'historique des achats par article................................................................................... 203
Impression des statistiques articles ....................................................................................................... 204
Impression des statistiques par famille d'articles................................................................................... 205
Impression des statistiques clients ........................................................................................................ 205
Impression des statistiques par famille de clients ................................................................................. 206
Impression des statistiques comparatives ............................................................................................. 207
Impression des statistiques croisées clients.......................................................................................... 208
Impression des statistiques par famille de fournisseurs ........................................................................ 209
Impression des statistiques fournisseurs............................................................................................... 209
Impression des statistiques croisées fournisseurs ................................................................................ 210
Impression des commissions commerciaux .......................................................................................... 211
Impression des mouvements de stock .................................................................................................. 212
Impression de l'état de stock ................................................................................................................. 213
Impression du palmarès de rotation ...................................................................................................... 213
Impression du palmarès des commandes ............................................................................................. 214
Impression du réapprovisionnement...................................................................................................... 215
Impression de la disponibilité................................................................................................................. 216
Impression de l'échéancier .................................................................................................................... 217
Impression du relevé de factures........................................................................................................... 217
Impression des encours dépassés ........................................................................................................ 218
Impression des paiements ..................................................................................................................... 219
Impression des bordereaux de remise en banque ................................................................................ 219
Impression des bordereaux de décaissements ..................................................................................... 221
Impression des lettres-chèque............................................................................................................... 222
Impression du tableau de bord .............................................................................................................. 222
Outils.......................................................................................................................................................... 223
Les champs personnalisés .................................................................................................................... 223
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. .............................................. 223
Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans
décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur..................................... 223
Table des matières
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0...... 223
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ....................................................................................... 223
L'agenda ................................................................................................................................................ 226
Ajouter un nouveau rendez-vous........................................................................................................... 227
Rechercher un rendez-vous................................................................................................................... 227
Propriétés de l'agenda ........................................................................................................................... 228
Recalcul des données............................................................................................................................ 228
Recalcul des données............................................................................................................................ 228
Réorganisation des fichiers.................................................................................................................... 228
Suppression de données ....................................................................................................................... 228
Suppression des pièces d'achats .......................................................................................................... 229
Suppression des pièces de stock .......................................................................................................... 229
Suppression des paiements .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-1 ........................................................................................................................... 229
Import paramétrable-2 ........................................................................................................................... 230
Import paramétrable-3 ........................................................................................................................... 231
Import paramétrable-3 bis...................................................................................................................... 232
Import du fichier articles......................................................................................................................... 232
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ................................................................... 233
Import du fichier clients .......................................................................................................................... 233
Import du fichier fournisseurs ................................................................................................................ 234
Import du fichier Codes Postaux............................................................................................................ 235
Import paramétrable-4 ........................................................................................................................... 235
Import paramétrable-5 ........................................................................................................................... 236
Sauvegarde du format d'importation...................................................................................................... 236
Sélection des clients .............................................................................................................................. 236
Sélection des articles ............................................................................................................................. 237
Sélection des fournisseurs..................................................................................................................... 237
Export paramétrable-1 ........................................................................................................................... 237
Export paramétrable-2 ........................................................................................................................... 238
Export paramétrable-3 ........................................................................................................................... 238
Export paramétrable-4 ........................................................................................................................... 239
Sauvegarde du format d'exportation...................................................................................................... 239
DEB ........................................................................................................................................................... 241
La DEB................................................................................................................................................... 241
La fiche Nature des transactions ........................................................................................................... 241
La fiche Mode de transport .................................................................................................................... 242
La fiche Condition de livraison............................................................................................................... 242
La fiche Nomenclature NC8................................................................................................................... 243
Validation de la DEB .............................................................................................................................. 243
Génération d'un fichier Intracom............................................................................................................ 244
Impression de la DEB ............................................................................................................................ 245
Table des matières
Index .......................................................................................................................................................... 247
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Convention d'utilisation
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles
ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers
d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa
documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne
droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences
monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le
programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent
pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des
services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en
œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de
moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute
garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la
fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou
d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune
réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait
excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services
au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par
l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou
d’appel en garantie.
Fonctionnement général
Création d'un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux possibilités
s’offrent à vous : créer un dossier vierge ou récupérer un dossier de Gestion Commerciale v3. Selon votre
choix, les étapes ne seront pas les mêmes.
Etapes pour la création d'un nouveau dossier
La création d’un nouveau dossier engendre 5 étapes différentes.
1ère étape : choix entre créer un dossier pour une société qui n’a pas encore été mise en route et créer
un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel de la même gamme (Comptabilité,
Paye …) afin d’y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours.
2ème étape : Indication de la raison sociale du dossier.
3ème étape : Identification de la société.
4ème étape : Adresse de la société.
5ème étape : Le contact.
Etapes pour la récupération d'un dossier de GC3
Les utilisateurs d’une version antérieure de Win Gestion Commerciale 3.xx doivent suivre la procédure
suivante pour récupérer leurs données.
La récupération des données est un traitement long (par exemple, il faut ½ heure pour récupérer une
base de 30 Mo sur un Pentium 300).
Tout d’abord, effectuez, si besoin, un recalcul des quantités disponibles dans votre ancien logiciel Gestion
Commerciale v3.
1ère étape : Indication du répertoire contenant les données à récupérer. Généralement, ce répertoire est \
WGC3 \ SOCX où X est le numéro de la société en Gestion Commerciale v3.
2ème étape : Choix des données à récupérer. Nous vous conseillons vivement de consulter et d’imprimer
le fichier d’informations concernant la conversion des données ; pour cela cliquez sur le bouton Infos sur
l’import GC3.
Le premier traitement effectué est un contrôle de la base de données en version 3 (le Dbcheck) Si votre
base de données contient des erreurs, la conversion vous en informe et s'interrompt. Notez alors le
message d’erreur et contactez notre service technique (01.34.94.2000) afin que l'on vous informe des
traitements à lancer pour corriger la base de données.
Après vérification de la base, si aucune erreur n’est rencontrée, le logiciel lance la récupération. Référezvous au fichier d’information pour répondre aux différents messages proposés durant la récupération. En
fin de récupération, un récapitulatif des données importées s’affiche.
Une fois l'importation terminée, consultez et modifiez si besoin est le mode de fonctionnement du dossier
par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Etape 1 : Choix du dossier à créer
Deux choix vous sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Gestion Commerciale dans un nouveau
répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société
qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau
dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers
spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée
par un autre logiciel EBP (comptabilité, en paye ...), sélectionnez Placer
les données de Gestion Commerciale dans un dossier existant...
Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à
l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels
c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le
contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans
un répertoire autre que \EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans
lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation
du dossier.
Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier
sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression
et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en
possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 2 : La raison sociale
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie,
cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire
EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la
sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en
cliquant sur
.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 3 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 4 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par
l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : contact
Etape 1 : Choix du dossier à récupérer
IMPORTANT ! ! Avant d’importer vos données Gestion Commerciale 3.
En version 3, si vous avez effectué des recalculs de stocks (menu Dossier + Données + Recalcul), non
pas en acceptant les valeurs proposées par défaut mais en choisissant de forcer le recalcul), nous vous
conseillons vivement de relancer la commande Recalcul des quantités disponibles, afin de rendre
cohérentes les différentes éditions de Gestion Commerciale v3 par rapport aux mouvements de stocks.
Indiquez le répertoire dans lequel se trouvent les données du dossier Win Gestion Commerciale v3 à
récupérer en cliquant sur l’icône
(généralement, ce répertoire est WGC3) et pointez le
dossier à récupérer.
Le répertoire du dossier aura donc la forme WGC3\SOCX où X est le numéro de la société.
Le nom du répertoire du nouveau dossier est automatiquement proposé sous la forme par défaut :
EBP\DOSSIERS\YYYYYYYY où YYYYYYYY sont les premiers caractères du nom de la société à
convertir. Cependant, vous pouvez changer ce chemin.
Voir aussi l'étape 2 pour la récupération d’un dossier de GC3.
Etape 2 : Choix des données à récupérer
Cochez les cases des fichiers à récupérer ou cochez Importer toute la base pour récupérer la totalité
des informations.
Nous vous conseillons vivement de consulter et d’imprimer le fichier d’informations concernant la
conversion des données ; pour cela cliquez sur le bouton Infos sur l’import GC3.
Le premier traitement effectué est un contrôle de la base de données en version 3 (le Dbcheck) Si votre
base de données contient des erreurs, la conversion vous en informe et s'interrompt. Imprimez alors le
rapport d’erreurs et contactez notre service technique (01.34.94.2000) afin que l'on vous informe des
traitements à lancer pour corriger la base de données.
Après vérification de la base, si aucune erreur n’est rencontrée, le logiciel lance la récupération. Référezvous au fichier d’information pour répondre aux différents messages proposés durant la récupération. En
fin de récupération, un récapitulatif des données importées s’affiche.
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir de du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes +
EBP + Gestion Commerciale et Gestion Commerciale pour lancer le
programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans le
bouton Général des préférences la case Ouvrir le dernier dossier ouvert
au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous
devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir de du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes +
EBP + Gestion Commerciale et Gestion Commerciale - Démonstration
pour lancer directement la démonstration.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion
Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous
ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les flèches pour monter et descendre
et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton
Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les
dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut
EBP\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier
*.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.
Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez
travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu
déroulant. Cliquez simplement dessus.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir
et lancez le raccourci (*.EGC).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Gestion Commerciale garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant le
dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les
commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de
dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus
(Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur le
bouton désiré :
OK : supprime le dossier sélectionné
Annuler : annule l'opération
Parcourir : permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si
vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées
sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez,
d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le
nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis) et des commandes
(Imprimante Commande client).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
),
vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Dépannage EBP
Le dépannage permet d’effectuer différentes opérations :
Restaurer ou sauvegarder,
Chercher des mises à jours plus récentes sur Internet : si la version
installée sur votre poste est plus ancienne que celle proposée sur le site
EBP, on vous proposera alors de télécharger cette dernière version et
ensuite vous devrez l’installer,
Accéder aux informations de configuration de cet ordinateur sur les
disques, sur l’écran, sur l’imprimante, sur les applications EBP…(par
exemple : le répertoire temporaire, le répertoire système, le processeur
….) et préparer un rapport d’incident sur toutes ces informations,
Accéder aux pages techniques (accès à ces pages sous la conduite du
service technique) concernant les applications EBP,
Envoyer ou recevoir un fichier personnel sur le site Internet d’EBP (réservé
aux revendeurs uniquement sur commande auprès du service
commercial).
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de
la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de
données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés
par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP
agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les
règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complémentaires.
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui
fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées
par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
- Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
- Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de
catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
- Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a
identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
- Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
- En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de
documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre
réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas
fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants.
En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure
de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être
détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul
ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par
Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une
perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les
utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique
d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
d'effectuer régulièrement des
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données
Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions
PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez
d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL
2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas
d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité
de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer
les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i
et l'autre Pervasive.SQL V8).
A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Adresse Internet du technique,
Mail du support technique (qui vous permet d’envoyer une question technique à notre support),
Téléphone technique,
Mémoire physique disponible,
Espace disque disponible.
Licence d'utilisation
Comment saisir le code de débridage
Pour débrider le logiciel, vous devez introduire un code de débridage au lancement du logiciel ou par la
commande Licence du menu ? (bouton Change le code de débridage).
Pour obtenir ce code, vous devez impérativement envoyer, par courrier uniquement, la partie COUPON A
RETOURNER du carton de licence joint à votre logiciel.
Complétez celui-ci avec soin, le code étant calculé par le service commercial EBP sur la raison sociale
que vous allez saisir.
Après enregistrement du code, vous travaillerez sur une version débridée du logiciel et vous aurrez accès
au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit.
Si l’installation de Pervasive.SQL V8 n’a pas déjà été faite, un message vous propose de procéder à cette
installation. Une procédure est disponible sur votre CD-Rom d’installation : pour y accéder, insérez le CDRom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL
V8 Poste à Poste.
Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de
génération ODBC est également disponible.
Assistance
Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies.
La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir
du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette
date et rectifiez la si besoin est.
Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance.
Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service
commercial au 01 34 90 80 20.
Dossier
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de
votre souris.
Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance
Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre
souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation
pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après
avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général
qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur).
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne
l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la
saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies
doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Paramétrage de la devise locale
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront
alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos
documents et autres tarifs.
Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos
fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Remarque
Dès que vous aurez créé des pièces d’achats, de ventes ou de stock, vous ne pourrez plus modifier la
devise de votre dossier.
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira
alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des
ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de compte comptables pour la TVA sur Débits et sur
Encaissements (uniquement accessible en Version PRO) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et
définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM
: le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique
un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines
comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il
vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le
transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos
ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en
compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type
d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le
préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création
des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le
premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces
concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement
dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en
TTC.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc,
mon nouveau montant HT est de 1350 €.
La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €.
Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes :
411XXX 1614.60
709 150.00
44571 264.60
701 1500.00
Total journal 1764.60 1764.60
Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de
classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et
ristournes accordés par l’entreprise.
Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes :
411XXX 1614.60
44571 278.10
701 1350
Total journal 1614.60 1614.60
Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a
donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de
ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône
pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité.
Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces
journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du
dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de
la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces.
C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en
Gestion Commerciale.
Transferts Analytiques
*** Non disponible en version Standard ***
La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de
vos produits (ventes) et de vos charges (achats).
Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et
fournisseurs), la ventilation par familles d’articles.
Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles
soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
*** Non disponible en version Standard ***
Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce
règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable,
de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont
été affectées à chaque règlement.
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé et le coefficient des 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés
automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code
article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon
le principe suivant :
Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant :
ART0001 pour une codification sur 7 caractères
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