EBP Compta v15 Installation Manual [fr]

EBP Compta
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
EBP Compta 3
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
4 EBP Compta
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2 : Juin 2010
EBP Compta 5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle -ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
6 EBP Compta
Table des matières
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique ................................................................ 11
1.2. Configuration requise ......................................................................... 12
1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13
2.2. Installation réseau ............................................................................... 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18
4.1. Version d’évaluation ............................................................................ 18
4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19
4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19
4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21
5.3. Etape 3 : Adresse ................................................................................. 21
5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22
5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23
5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24
PRISE EN MAIN 25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25
1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................... 25
1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29
1.4. Je paramètre mon plan comptable ..................................................... 30
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37
2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37
2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37
2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43
2.4. La saisie standard ............................................................................... 45
EBP Compta 7
TABLE DES MATIERES
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50
3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50
3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50
3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52
4. JE POINTE MA BANQUE 53
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53
5. LA DECLARATION DE TVA 55
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55
5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55
5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56
6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58
6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................... 58
6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? ......................... 61
7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63
8. LA CLOTURE MENSUELLE 64
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65
9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69
10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69
LES FONCTIONS AVANCEES 71
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71
1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71
1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71
1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71
1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72
1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72
8 EBP Compta
Table des matières
1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72
1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72
2. MENU QUOTIDIEN 73
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73
2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73
2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73
2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73
3. MENU IMPRESSIONS 74
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74
3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74
4. MENU CLOTURE 75
4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75
4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75
4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75
5. MENU OUTILS 76
5.1. Maintenance ......................................................................................... 76
5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76
5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76
5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77
INDEX 79
EBP Compta 9
Avant de commencer
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
Horaires
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
EBP Compta 11
compta.support.fr@ebp.com
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP
(1)
, Vista
(2)
ou 7 (32 bits et 64 bits) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3 (2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
12 EBP Compta
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit.
3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA15.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA15.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
EBP Compta 13
INSTALLATION
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
14 EBP Compta
Comment installer mon logiciel ?
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA15.0 Répertoire des dossiers de démonstration C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA15.0 Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA15.0 Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA15.0 Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
EBP Compta 15
INSTALLATION
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
16 EBP Compta
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 15.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ; D’activer le logiciel.
EBP Compta 17
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Immobilisations, Version Millésime, Version Pro, Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le
site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-
vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation
que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce
dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez
sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant
précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
18 EBP Compta
Comment activer mon logiciel ?
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
EBP Compta 19
INSTALLATION
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez
achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
20 EBP Compta
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
EBP Compta 21
INSTALLATION
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En
effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape
n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne
« Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque
règlement. Exemple :
22 EBP Compta
Comment créer mon dossier ?
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.
La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale
chaque mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30).
EBP Compta 23
INSTALLATION
Volet de navigation : ce menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage.
Barre de menu
Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations).
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
24 EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
EBP Compta 25
PRISE EN MAIN
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
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