EBP Compta v14 Instruction Manual [fr]

EBP Compta

Pour Windows XP et Vista

Manuel utilisateur

1 Félicitations !...............................................................................................................................................1

2 Convention d'utilisation d’EBP.................................................................................................................... 3

3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5

4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7

5 L'assistance technique ...............................................................................................................................9

6 Généralités sur le Produit.........................................................................................................................11

32 Comptabilité (généralités).......................................................................................................................19

49 Dossier....................................................................................................................................................25

118 Affichage...............................................................................................................................................43

121 Immobilisations..................................................................................................................................... 45

143 Opérations Comptables Courantes ......................................................................................................57

306 Impressions ........................................................................................................................................119

375 Fichiers de Données...........................................................................................................................149

463 Révision Client....................................................................................................................................175

486 Opérations de Clôture ........................................................................................................................ 185

523 Outils...................................................................................................................................................191

Index.......................................................................................................................................................... 237

1 Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à

son installation et à sa découverte.

2 Convention d'utilisation d’EBP

Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N°

330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou

professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Printed Documentation

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude

à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel

sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de

juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

3 A lire attentivement

Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans.

Il vous permet de traiter l’ensemble des tâches comptables : Saisie des écritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, Déclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, états préparatoires au Compte de Résultat et au Bilan …

Le code d’activation

Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre d’écritures (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?).

Le fichier LISEZMOI

Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées.

La sauvegarde

La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes.

4 Licence d'utilisation

Comment saisir le code d’activation ?

Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 300 écritures.

Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.

Activation automatique

L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.

Activation manuelle

Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.

Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit.

Pour obtenir la déclaration de TVA agréée, un code d’activation particulier doit également être introduit.

Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible.

5 L'assistance technique

EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.

Avant de nous contacter, notez ...

 Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne

pourront vous répondre sans ce numéro.

 La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,

fonctionnement réseau ou monoposte...)

 Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .

Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi :

Le vendredi :

Comment contacter le service technique ?

Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).

Composez le :

8H00 à 19H00 8H00 à 18H00

0811 65 20 00

(coût d’un appel local)

Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au :

compta.support.fr@ebp.com

En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.

6 Généralités sur le Produit

7 Démarrage

Bienvenue dans l’aide de votre logiciel. Vous souhaitez :

Créer un dossier Initialiser le dossier Initialiser le plan comptable Initialiser les journaux Saisir sans aucune connaissance comptable :

Des achats, des ventes, des ventes comptoir, des règlements en caisse, des règlements en banque.

Saisir des écritures avec des connaissance comptables :

o En utilisant des guides prédéfinis o En saisie comptable standard

Consulter et lettrer un compte Pointer la banque Imprimer des données comptables

o Journaux o Grand-Livre o Balance

Sauvegarder le dossier

8 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP

Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé.

Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires.

Fiabilité

Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel.

Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :

 Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire

torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),

Printed Documentation

 Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de

marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),

 Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence

certifiés Microsoft),

 En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier

et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,

Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau.

Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique).

En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS).

Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt.

Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.

Informations sur le moteur de base de données

Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8.

Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.

Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).

9 Désinstallation du produit

Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur.

10 Lien ODBC

Généralités sur le Produit

Une option de génération ODBC est disponible en version PRO et vous permet de récupérer les données afin de les exploiter via une base de données comme Access, grâce à des drivers ODBC.

Attention : Aucune assistance technique ne sera apportée par nos techniciens sur l’utilisation de

cette option.

Utilisateurs d’une version PRO

Installez la version complète de Pervasive.SQL V8 présente sur votre CD-Rom d’installation dans le répertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code d’activation DDF (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?).

Les fichiers DDF seront simplement générés, lors de l’ouverture du dossier, dans le répertoire du dossier, sous Compta.0 (ou Compta.x).

Utilisateurs d’une version Standard

Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20.

11 Présentation générale

Les barres d'outils Les listes et grilles de saisie L'impression L'aperçu écran

12 Mise à jour d'un dossier

En cas d’installation d’une nouvelle version de votre logiciel, une mise à jour de votre dossier vous sera proposée dès l’ouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise à jour pour accéder à votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillée avant cette opération.

A noter que les écritures appartenant à des mois clôturés, et qui ne seraient pas validées car saisies sur une version antérieure à la 11.3, seront automatiquement validées afin d’être conforme au Bulletin Officiel des Impôts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées. Ces écritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.

13 Formats de Variables

14 Comment créer un nouveau format de variable ?

Pour créer un format de variable, lancez l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés et accédez à l’onglet Formats. Ces formats pourront être applicables sur vos modèles d’impressions.

Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’accéder à l’assistant qui détaille toutes les étapes de la création.

N’oubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modèles d’impression.

Etape 1

Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format à créer : Numérique ou Monétaire , Date, Heure, Logique et Chaîne .

Etape 2

Printed Documentation

Cette étape consiste à définir l'apparence du format.

Format Numérique ou Monétaire

Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l’apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d’un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres.

De plus, vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...)

Format Date

Déterminez ici la couleur de la date, l’affichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de l’année et leur longueur.

Format Heure

Déterminez ici la couleur de l’heure, l’affichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur.

Format Logique

Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse.

Format Chaîne

Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.

Cliquez sur le bouton Terminer une fois définie l'apparence de votre format.

Sauvegarde des formats

Les nouveaux formats n’étant pas intégrés à la sauvegarde du dossier, il vous faut impérativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant l’option ‘Informations de configuration’. Cette sauvegarde n’est à effectuer qu’après création et doit être mise de côté.

15 Une variable de type Numérique est une variable qui contient :

- des nombres qui pourront être repris pour des calculs précis (totaux, moyenne, max..)

- des valeurs avec décimales avec choix d'un séparateur. Une variable de type Monétaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie.

16 Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères de saisie. Les

caractères saisis sont pris dans leur ensemble (chaîne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul.

17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état (Oui ou Non, soit 1 ou 0).

Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur

18 Ecran d'Accueil

19 Ecran d'Accueil (logiciel non activé)

Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 300 écritures.

Généralités sur le Produit

Comparez

Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.

Evaluez

Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.

Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version

d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez

achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.

Achetez

Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.

Activez

Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.

20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)

A partir de cette fenêtre, vous pouvez :

 Ouvrir :  Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche

afin de sélectionner un ancien exercice.

 Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.  Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de

sélectionner un ancien exercice.

 Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.

 Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention,

cette suppression est définitive.

Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier.

21 Grilles de Saisie

22 Propriétés des listes ou des grilles de saisie

Toutes vos listes d’écritures, de comptes, de journaux, de guides, …, ont des propriétés communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accès aux principales fonctions courantes,

aux propriétés de la grille et à la possibilité de rafraîchir les données affichées (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en début de

liste. Utilisez les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les données qui ne peuvent

apparaître en totalité.

Printed Documentation

Voici les différentes opérations que vous pouvez réaliser :

Modifier la largeur des colonnes Trier la liste suivant une colonne Paramétrer l'affichage des colonnes Choisir l'ordre des colonnes Modifier le format d'affichage des colonnes Changer les propriétés de la grille Filtrer vos enregistrements

23 Largeur des colonnes

Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris à hauteur du titre de la colonne, sur l'extrémité droite. Le curseur prend alors la forme suivante : .

Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour élargir automatiquement une colonne afin qu’aucun caractère ne soit tronqué, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne.

24 Tri suivant colonne

Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut être triée suivant un ordre croissant ou décroissant, un ordre alphabétique ou un ordre chronologique en fonction des données de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne.

25 Affichage des colonnes

Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :

1. Accédez à l’option Propriétés du menu contextuel (clic droit).

2. Sélectionnez l’onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond à une

colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui seront affichées. Un carré grisé signifie que la colonne ne peut être désactivée.

3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable.

4. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

26 Ordre des colonnes

Pour modifier l’ordre par défaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :

1. Accédez à l’option Propriétés du menu contextuel (clic droit).

2. Sélectionnez l’onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond à une

colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui seront affichées.

3. Sélectionnez la variable colonne à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se déplace vers la gauche ou vers la droite.

4. Cliquez sur le bouton OK pour valider .

27 Format d'affichage des colonnes

Pour modifier le format d’affichage des données dans une liste ou une grille de saisie :

1. Accédez à l’option Propriétés du menu contextuel (clic droit).

2. Sélectionnez l’onglet Format.

3. Ouvrez la liste déroulante des variables disponibles par simple clic sur la flèche.

4. Sélectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format d’affichage.

Généralités sur le Produit

5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sélectionnez le format à appliquer. Pour appliquer le format par défaut, sélectionnez l’icône .

6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format.

7. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

La modification du format d’affichage d’une grille n’a aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimée selon le format par défaut. Pour imprimer une variable selon un format précis, vous devez paramétrer le modèle d’impression avec le générateur d’état EBP.

28 Propriétés de la grille - Description des onglets

Onglet Formats

Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des données de la grille/liste afin de les adapter à votre convenance.

Onglet Variables

Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez également choisir l'ordre d'affichage des colonnes.

Onglet Filtres

Cet onglet permet de gérer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi créer un nouveau filtre, activer/désactiver un filtre existant, modifier les critères

d’un filtre et supprimer un filtre inutile.

Onglet Affichage

Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronqué (lorsque la largeur d'une colonne est inférieure à la largeur du contenu de la zone).

29 Les filtres

Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critères approfondis.

Pour cela, vous devez :

créer les filtres que vous souhaitez utiliser, c’est-à-dire définir les sélections multicritères que

vous souhaitez appliquer

activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements répondant aux critères

définis dans le filtre.

30 Comment créer un filtre ?

Pour créer un filtre sur une grille :

1. Ouvrez tout d’abord la liste ou la grille de saisie concernée.

2. Accédez à l’option Propriétés du menu contextuel (clic droit).

3. Sélectionnez l’onglet Filtre. Si des filtres ont déjà été définis, ils apparaissent dans la liste.

4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour définir un nouveau filtre, le logiciel crée une ligne marquée sur la

gauche par un triangle bleu et portant le nom <Tous>. Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez définir.

5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par défaut. Saisissez alors un nom décrivant succinctement l’objet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquement….).

Printed Documentation

6. Pointez maintenant le type de filtre à créer .

Si le filtre répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de

Conditions : le nom du filtre devient par défaut <Plusieurs conditions>. Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour définir la première condition, représentée par une sous-ligne signalée par un carré gris.

7. Pour définir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous désirez appliquer un critère précis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, …. . La condition est alors complète.

8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider.

Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la première condition et définir la suivante. Vous devez alors déterminer si cette deuxième condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET).

Pour cela, cliquez sur le petit carré gris situé à gauche de la condition pour faire apparaître soit un ET, soit un OU.

Si vous créez deux conditions reliées par un ET, à l’application du filtre, seuls les enregistrements répondant à la condition 1 ET à la condition 2 seront affichés.

Si vous créez deux conditions reliées par un OU, tous les enregistrements répondant à la condition 1 ou à la condition 2 seront affichés. Comme vous le voyez le résultat n’est absolument pas le même.

Créez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider.

9. Le nouveau filtre est créé est apparaît dans la liste. Vous pourrez à tout moment l'appliquer sur la grille.

31 Comment activer un filtre ?

Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) répondant aux critères du filtre :

1. Ouvrez tout d’abord la liste ou la grille de saisie concernée.

2. Accédez à l’option Propriétés du menu contextuel (clic droit).

3. Sélectionnez l’onglet Filtre.

4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre à appliquer.

5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est

alors filtrée, seuls les enregistrements répondant aux critères du filtre apparaissent.

6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir à la grille/liste.

32 Comptabilité (généralités)

33 Ecritures types

Vente

Compte Description Débit Crédit

41… Client 1196,00 4457… TVA collectée 196,00 7… Produit

Achat

Compte Description Débit Crédit

6… ou 2… 4456… TVA déductible 196,00 40… Fournisseur 1196,00

Charge ou Immobilisation

1000,00

Règlement client

Compte Description Débit Crédit

41… Client 1196,00 5… Trésorerie 1196,00

Règlement fournisseur

Compte Description Débit Crédit

40… Fournisseur 1196,00 5… Trésorerie 1196,00

Remarque : Le sens des écritures n’a pas d’importance. Vous pouvez, si vous le désirez, commencer la

saisie systématiquement par le compte de tiers afin d’en récupérer son libellé.

34 Qu’est-ce que le Lettrage ?

Le Lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.

Important : Lors de la clôture annuelle, l’opération de lettrage est l’unique manière de

conserver sur l’exercice suivant les écritures en attente de règlement.

Plusieurs types de lettrage sont disponibles :

Le Lettrage manuel

Printed Documentation

Le Lettrage Automatique Le Lettrage en cours de saisie Le Lettrage partiel

Tout au long de l’année, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec précision à partir des traitements suivants :

Consultation d'un Compte (Type d’écritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options), Relances clients, Balance Agée, Prévisions de Règlements.

35 Les échéances

La saisie d’une date d’échéance lors de l’enregistrement de vos factures permet de tenir un Echéancier Prévisionnel contenant toutes les lignes d’échéances de vos tiers.

Lors de l’enregistrement du règlement d’un tiers, les lignes d’échéances en cours vous seront proposées, vous pourrez ainsi solder la ligne d’échéance partiellement ou en totalité. Le montant dû sera alors mis à jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du règlement sont identiques.

Si vous souhaitez tenir un échéancier, pointez Une échéance (toutes versions), ou Echéancier Détaillé (en version PRO) dans l’onglet Saisie du menu Dossier + Propriétés + Préférences.

De plus, vous pourrez préciser, dans le paramétrage du Compte (Données + Plan Comptable

Entreprise), si vous souhaitez que la fenêtre d’échéances soit ou non ouverte en saisie d’écritures (case Sans échéance).

Consultez les parties suivantes :

Enregistrement d'une facture avec échéance Pointage d'une échéance

36 Impression et suivi des échéances

Les impressions de la Balance Agée, des Prévisions de Règlements, de l’Echéancier Prévisionnel et de l’Echéancier Détaillé permettent de suivre vos encaissements et décaissements en retard, ou à venir.

Les Lettres de Relance s’appliquent aux clients en retard de paiement par rapport à la date d’échéance.

37 Echéancier : Enregistrement d’une facture avec échéance

Saisissez la date d’échéance des factures par les options suivantes :

 Par Mes Achats ou Mes Ventes  Par la Saisie Standard  Par la Saisie Guidée  Par la Saisie au Kilomètre

Comptabilité (généralités)

Le logiciel propose par défaut, la date du jour ou la date calculée à partir des indications saisies dans la fiche du compte.

38 La gestion analytique

39 Qu’est-ce qu’une gestion analytique ?

La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (ou centres de profit) précis.

Alors que l'écriture comptable classique enregistre la dépense de façon globale, l'écriture analytique va attribuer pour chaque centre de profit ou de coût concerné, le montant de la dépense ou de la charge qui lui revient.

La gestion analytique correspond donc à une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise. De cette analyse découle certaines décisions concernant la rentabilité d'un secteur, d’un service, d’un produit, d’un atelier...

Remarque : En version millésimée, vous ne pouvez ventiler une écriture que sur un seul poste.

En version PRO, vous pouvez ventiler une écriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes.

40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO)

Il s’agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procéder à une analyse des charges et des produits suivant des critères d'analyses différents.

De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la ventilation d’une somme ne concerne pas un axe, ou est ventilée à moins de 100% sur un axe, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur un poste DIVERS.

Exemple de ventilation multi-axes

Vous suivez deux axes : l’axe Services et l’axe Produits. Dans l'axe Services, vous définissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous définissez les postes : Outils, Produits Ménagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les écritures correspondant aux opérations suivantes :

 2 000 Euros de dépenses correspondant à des frais de publicité (PROMO sur le bois),  1 500 Euros de ventes correspondant à une scie sauteuse  1 000 Euros correspondant au loyer.

Les ventilations analytiques seront les suivantes :

Ecriture comptable Axe Services Axe Produits

Frais de publicité (2000) Scie sauteuse (1500) Loyer (1000)

Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 % Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 % Poste Administratif : 30 %

Poste Divers : 100 % Poste Marketing : 40 % Poste Logistique : 40 %

41 Mise en place de votre gestion analytique

1. Dans l’onglet Analytique de l’option Dossier + Préférences + Préférences, nommez l’axe ou les

axes que vous souhaitez suivre.

Printed Documentation

2. Créez vos postes analytiques par l’option Postes Analytiques du menu Données + Analytique et Budgétaire.

3. Créez vos grilles analytiques par l’option Grilles de Ventilations du menu Données + Analytique et Budgétaire.

4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans l’onglet Analytique de la fiche du compte, accessible par le menu Données + Plan Comptable Entreprise.

5. Dans la même option, décochez l’option Sans analytique pour les comptes de charge et de produit

que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie d’écritures.

42 Saisie analytique

Pour gérer l’analytique, cochez l’option Analytique en temps réel dans les propriétés de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Saisie).

43 En version Millésimée

En Saisie Standard, une colonne Poste vous permet d’indiquer le poste analytique sur lequel vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sélectionnez-le dans la liste accessible

par l’icône , ou par les touches  ou F4. Si aucun poste n’est précisé, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS.

44 En version PRO

En Saisie Standard ou en Saisie au Kilomètre, sur une écriture avec un compte de vente ou d’achat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associée au compte pour chacun des axes. Si aucune grille n’a été associée au compte, vous devez vous même saisir les postes et le pourcentage à leur ventiler.

Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage n’est pas atteint, vous pouvez définir une nouvelle ligne de ventilation.

Vous pouvez bien entendu renseigner les postes d’un seul axe, dans ce cas le montant sera imputé automatiquement à 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignés.

Utilisez la touche Entrée pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour vous déplacer de colonne en colonne.

Utilisez la touche Flèche Basse  pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible uniquement si le montant ventilé est inférieur à 100%).

Utilisez le bouton Solder pour générer automatiquement le pourcentage et le montant restant à ventiler.

Une colonne A permet de signaler avec une flèche les écritures sur lesquelles une ventilation analytique a été enregistrée. Pour ajouter cette colonne, dans l’option de saisie, utilisez le clic droit de la souris afin d’atteindre le menu contextuel et choisissez l’option Propriétés. Cochez la variable A, et validez par OK.

45 Suivi analytique

La commande Analytique et Budgétaire du menu Impressions permet d’analyser la productivité de votre société de façon détaillée.

46 Encaissements et Décaissements

Encaissements

La saisie des encaissements s’effectue en deux temps :

La saisie des paiements reçus Le dépôt des valeurs en attente

Comptabilité (généralités)

La saisie des paiements reçus permet de gérer vos paiements par mode de règlement (chèque, carte bleue, LCR, prélèvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces règlements sont comptabilisés en tant que valeurs encaissées mais non encore enregistrés en banque. Vous pouvez donc vérifier vos valeurs encaissées, les regrouper et les déposer en banque les règlements d’un certain mode (par exemple tous les chèques à la banque BGP, et toutes les espèces à une autre banque).

Avant de déposer les valeurs en attente, vous pouvez générer un fichier à la norme AFB contenant les règlements de type LCR ou les règlements de type Prélèvement.

La génération de l'écriture comptable du règlement client s'effectue donc en deux fois :

1. Lors de la saisie des paiements reçus, une première écriture de type : 411 -> 511, générée dans un journal de valeurs à l’encaissement, enregistre le règlement comme valeurs encaissées et utilise le numéro de compte indiqué dans chaque fiche Mode de règlement.

2. Lors du dépôt en banque, une seconde écriture impute le règlement à la banque (511 -> 512).

Décaissements

Le règlements des tiers permet de solder très rapidement des échéances en attente de règlement et d’enregistrer des règlements partiels. La saisie d’un mode de règlement permet de retrouver les règlements selon leur mode (Chèque, Virements..) et d’éditer, dans le cas d’un règlement par chèque, une lettre-chèque. Vous avez la possibilité de générer un fichier bancaire à la norme AFB des règlements de type Virement.

Consultez aussi la partie : Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ?

47 Enregistrement d'un paiement reçu

Un paiement client peut être enregistré de plusieurs façon :

Par la Saisie Standard : il s’agit de la saisie comptable classique ; Par la Saisie au Kilomètre : il s’agit d’une saisie en vrac ; Par la Saisie Guidée : il s’agit de saisir dans une grille prédéfinie ; Par les masques de saisie non comptable : il s’agit de saisir des recettes sans notion

comptable ;

Par l’option de Saisie des Paiements Reçus : il s’agit de traiter vos paiements reçus comme

valeurs en attente pour pouvoir les déposer ultérieurement sur la banque de votre choix en fonction du mode de règlement.

48 Numérotation des pièces

Lorsque vous saisissez une écriture, vous pouvez saisir un numéro de pièce. Cette saisie est vivement conseillée pour un meilleur suivi de vos écritures (numérotation des écritures, numéro de facture, numéro de chèque …).

Nous vous rappelons que conformément à l’article 420-2 du Plan comptable Général, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Conformément à l’article 410-3 du Plan Comptable Général, les comptabilités informatisées doivent permettre de retrouver à partir des écritures comptables les pièces justificatives de ces écritures. En cas d’absence de ce lien, la comptabilité informatisée peut être considérée comme irrégulière ou non probante.

Printed Documentation

Au niveau de votre logiciel, ce numéro est obligatoire dans les cas suivants :

1 Si vous gérez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numéro de pièce

pour vos écritures de ventes et d’achats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez pas vos échéances, indiquez le même numéro de pièce sur la facture et le règlement pour un pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements.

2 Le numéro de pièce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par pièce.

Pour chaque journal (accessible par Données + Journaux), le logiciel met à votre disposition trois modes de numérotation différents :

3 En numérotation manuelle, vous saisissez vous-même le numéro de pièce. 4 En numérotation continue, le logiciel propose le dernier numéro de pièce augmenté de 1. Vous

pouvez toutefois saisir un numéro de pièce qui ne suit pas le dernier numéro, le logiciel vous proposera alors le numéro de pièce disponible même s'il est inférieur. Lorsque vous paramétrez le journal, saisissez le numéro de pièce qui correspond à la dernière pièce créée. Le numéro de pièce peut comporter des caractères alphabétiques et numériques, par exemple « VE/0001 ». Seule la partie numérique est incrémentée.

5 La numérotation périodique propose par défaut le numéro de pièce 1 à la saisie de la première

écriture du mois. Si vous saisissez un numéro de pièce précis, le logiciel garde en mémoire ce numéro

et l'incrémente automatiquement à la prochaine écriture du même mois. Par exemple, si vous saisissez le numéro de pièce « AA1 » sur une écriture, le logiciel proposera automatiquement « AA2 »

à la prochaine écriture saisie dans le même mois et dans le même journal. La numérotation des pièces est remise à zéro en début de chaque mois.

Remarques :

Concernant vos factures d’achat, nous vous conseillons d’utiliser une numérotation continue et de reporter le numéro généré par le logiciel sur les factures imprimées.

Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur débits à TVA sur encaissements ou inversement) est une action nécessitant d’être tracée, un événement est donc créé et archivé. Si une telle modification est effectuée, vous devrez d’ailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK.

49 Dossier

50 Gestion des Dossiers

Les gestion des dossiers vous permet de réaliser les opérations suivantes :

 Ouvrir un dossier  Recopier un dossier  Connaître les informations sur un dossier  Saisir des notes sur un dossier

51 Création d'un Dossier

52 Comment créer un nouveau dossier ?

Comment y accéder ?

Barre d’outils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N

Vous pouvez également simplement cliquer sur Créer un nouveau dossier dans l’écran de bienvenue.

Comment procéder ?

Suivez les étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précédent .

53 Etapes de l'assistant

54 Nouveau Dossier

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les étapes de l’assistant.

55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement

Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitée à 31 caractères.

Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale à l’exception des espaces et des caractères spéciaux. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire :

EBP\Dossiers\, commun à tous les logiciels de la même gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce répertoire a été validé ou défini à l’installation du premier logiciel.

Pour préciser un autre répertoire, cliquez sur .

56 Nouveau Dossier : Identification

Saisissez ici les informations légales de votre société. Ces données sont utiles notamment pour l’établissement de la déclaration de TVA.

Le numéro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française, anciennement APE.

Printed Documentation

Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l’option Coordonnées du menu Dossier +

Propriétés.

57 Nouveau Dossier : Adresse

Saisissez ici l’adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + Entrée.

Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l’option Coordonnées du menu Dossier +

Propriétés.

58 Nouveau Dossier : Contact

Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnées du contact de la société. Ces informations sont facultatives.

Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l’option Coordonnées du menu Dossier +

Propriétés.

59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice

Saisissez ici vos dates d’exercice.

Attention : La date de début d’exercice ne pourra plus être modifiée.

La date maximum de saisie est automatiquement calculée : vous pourrez commencer à saisir sur l’exercice N+1 sans avoir besoin de clôturer l’exercice N.

Retrouvez les dates d’exercice dans l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.

Important : Si vous avez déjà tenu une comptabilité et que vous souhaitez récupérer vos

soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1.

60 Nouveau Dossier : Rapprochement Bancaire

Cette étape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous désirez effectuer.

 Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie avec une

contrepartie en ligne à ligne (une contrepartie à chaque écriture).

 Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie

avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).

Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne à ligne et en pied de journal.

Vous pourrez modifier ce paramètre dans l’onglet Création de l’option Dossier + Propriétés +

Préférences.

61 Nouveau Dossier : Plan Comptable

Choisissez ici le plan comptable général qui convient à votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur la flèche et choisissez Abrégé, De Base, Développé. Les autres plans comptables (suisse ou marocain) ne sont disponibles qu’en version spécifique.

Dossier

Vous pourrez ensuite paramétrer les comptes, et créer vos propres comptes dans l’option Plan comptable Entreprise du menu Données.

Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création de votre dossier.

Une fois, le dossier créé, vous devez initialiser son fonctionnement avant de créer les fichiers de travail (comptes, journaux, guides ,..)

62 Opérations sur le Dossier

63 Comment mettre en place votre dossier ?

Il s’agit de paramétrer votre dossier en accédant aux options suivantes :

L’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les coordonnées de votre société,

de votre expert-comptable et du trésor public. Elle vous permet également de créer un mot de passe.

 L’option Préférences du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les choix d’utilisation des

différentes options du logiciel.

 L’option Racines des Comptes du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les racines comptables

et les taux de TVA.

64 Comment récupérer les soldes N-1 ?

Utiliser la Génération des Soldes N-1

Il s’agit d’une option du menu Clôtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de Résultat.

 Créez votre dossier sur votre exercice comptable courant.  En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de début d'exercice,

correspondant à la balance de fin d'année de l'exercice précédent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de classe 6 et 7.

  Lancez ensuite l'option Génération des soldes de l'exercice N-1 du menu Clôtures. Cette

génération entraîne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne Débit ou Crédit N-1 du compte (dans le plan comptable).

 Après ce traitement, supprimez les écritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une

écriture sur le compte 120 ou 129 (résultat de l'exercice).

Récupérer les écritures N-1 non pointées

Pour le rapprochement bancaire par compte

 Créez votre dossier sur votre exercice comptable courant.  En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de début d'exercice,

correspondant à la balance de fin d'année de l'exercice précédent, sauf pour le compte de banque. Pour ce compte, saisissez en détail les écritures de banque non pointées, et le reste sur une seule ligne.

Pour le rapprochement bancaire par journal

1 Créez votre dossier sur l'exercice N-1.

Printed Documentation

2 En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trésorerie, à la date que vous souhaitez, le

détail des écritures non pointées sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces écritures. Equilibrez votre journal par un compte d'attente, écriture que vous pointerez.

3 Effectuez la clôture annuelle par le menu Clôtures. 4 Supprimez les à nouveaux générés dans le journal d'AN de janvier N. 5 Résultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le détail des écritures non pointées.

65 Comment sauvegarder votre dossier ?

Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde s’effectue à partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous êtes dans la liste des dossiers, dans l’écran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la

disquette située à côté du nom du dossier à sauvegarder.

66 Détails de données à recopier

Chaque donnée proposée à la recopie se compose de plusieurs types de données. Par exemple, pour les données comptes et journaux, vous avez comme détail :

 Comptes généraux,  Comptes clients,  Comptes fournisseurs,  Journaux.

Cela vous permet de ne recopier qu’une partie des données.

67 Propriétés d'un Dossier

68 Notes sur le Dossier

Des informations concernant le dossier en cours peuvent être saisies.

Comment y accéder ?

Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes

Ces notes s’affichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour désactiver l’apparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficher….

69 Informations sur le Dossier

Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et écritures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois.

Comment y accéder ?

Barre de menu Dossier + Propriétés + Informations

70 Coordonnées

71 Coordonnées : Onglet Adresse

Utilisez les touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.

La dénomination commerciale est obligatoire pour votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dépôt est calculée en fonction du premier caractère. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut être la raison d'une date limite de dépôt erronée.

Dossier

Remarque : La modification de la raison sociale et de l’adresse nécessitant d’être tracée, un

événement est créé et archivé.

72 Coordonnées : Onglet Contact

Il s’agit des coordonnées du contact de la société. Cette saisie est facultative.

73 Coordonnées : Onglet Identification

Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accéder à la préparation de la déclaration de TVA (CA3 ou CA12).

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la déclaration de TVA pré-remplie que votre centre des impôts vous a envoyée.

Siret

Il s’agit d’un identifiant d’établissement de 14 chiffres composé du SIREN et du NIC (Numéro Interne de Classement).

N° de TVA

Il s’agit d’un numéro individuel attribué aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par l’administration fiscale. Ce numéro doit obligatoirement figurer sur les factures, les déclarations d'échange de biens et les déclarations de TVA de l'entreprise.

Ce numéro de 13 caractères est composé d’un code pays (2 caractères, FR pour la France), d’une clé (2 caractères, à saisir) et du numéro SIREN (9 caractères, recopiés du SIRET saisi sur la ligne précédente).

L'entreprise doit s'adresser au service des impôts des entreprises dont elle dépend pour obtenir son identifiant

Ce numéro doit obligatoirement figurer sur les factures, les déclarations d'échange de biens et les déclarations de TVA de l'entreprise.

MSA

Il s’agit du n° d’adhésion à la Mutualité Sociale Agricole.

NAF

Il s’agit du numéro de la Nomenclature des Activités économiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractères.

Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nécessitant d’être tracée, un

événement est créé et archivé.

74 Coordonnées : Onglet Sécurité

Cet onglet permet de définir ou de modifier un mot de passe pour protéger l’accès au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation.

Attention : Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.

Printed Documentation

Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier, en plus d’un éventuel mot de passe propre à l’utilisateur.

Ne l'oubliez pas !!

75 Coordonnées : Onglet Dossier

Cette onglet indique le répertoire dans lequel sont vos fichiers de travail.

76 Coordonnées : Onglet Expert

Il s’agit des coordonnées de l’Expert-Comptable.

77 Coordonnées : Onglet Trésor Public

Attention : Pour la préparation de votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez

renseigner avec soin les éléments suivants : Adresse du Trésor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractères), N° de dossier (6 caractères), Clé (2 caractères), CDI (2 caractères), Code service (3 caractères), Régime et Statut.

En fonction du code régime indiqué ici, vous aurez accès à une déclaration mensuelle ou trimestrielle.

Régime Signification Périodicité

AET Simplifié agricole Trimestriel AM Réel normal – Acomptes provisionnels Mensuel EM Réel normal Mensuel ES Réel normal Saisonnier ET Réel normal Trimestriel NI Réel normal ou simplifié non imposable RM Mini réel Mensuel RS Mini réel Saisonnier RT Mini réel Trimestriel ST Simplifié Trimestriel

Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numéro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la déclaration.

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la déclaration de TVA pré-remplie que votre centre des impôts vous a envoyée.

78 Préférences

79 Préférences : Onglet Divers

Cet onglet permet de paramétrer le mode de gestion générale de votre société.

Gestion des Utilisateurs

Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accédez alors à la commande Utilisateurs du menu Dossier.

Verrouillage des écritures en Communication Entreprise-Expert

Si vous souhaitez que les écritures importées ou exportées par l’option Communication EntrepriseExpert soient verrouillées, c’est-à-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.

Il s’agit d’éviter de modifier les écritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises à l’Expert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail.

Les écritures verrouillées s’afficheront en rouge foncé dans l’option Saisie Sandard du menu

Quotidien.

Gestion auto. des Abonnements

Les écritures d'abonnements pourront être automatiquement proposées au lancement de votre comptabilité et vous pourrez ainsi générer les écritures en attente.

Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + Génération des

Abonnements.

Gestion des Modes de Règlement

Lors de la saisie d’un paiement, cette option permet d’indiquer, dans l’échéancier - règlement, le mode de règlement utilisé.

Devise locale

Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par défaut. La modification de cette devise reste possible tant qu’aucune écriture n’a été saisie.

Dossier

Devise de contre-valeur

Cette devise permet d’obtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Standard e, au Kilomètre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable.

Nombre de décimales

Choisissez ici le nombre de décimales dont vous avez besoin pour votre comptabilité. Ce choix est utile selon les réglementations des pays ou départements.

Attention : Ce choix doit être fait avant toute saisie d’écritures.

Ce nombre de décimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de décimales approprié en affichage et dans les impressions, vous devez impérativement changer le nombre de décimales des paramètres régionaux de Windows (accessibles généralement par Démarrer + Paramètres +

Panneau de configuration + Options régionales).

Format des Comptes

Les comptes sont sur 10 caractères alphanumériques par défaut. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +

Maintenance Utilisateur.

80 Préférences : Onglet Saisie

Cet onglet permet de paramétrer le fonctionnement de l’option Saisie Standard et Saisie au Kilomètre du menu Quotidien.

Saisie de l’analytique en temps réel

Printed Documentation

Cochez cette case pour réaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6) ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard :

 Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalité du

montant à un poste analytique (en Saisie standard).

 Soit une fenêtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez

affecter le montant à plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes (en version PRO uniquement). Cette fenêtre pourra également être ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au Kilomètre).

Saisie des AN par défaut sur le 1er mois de l'exercice

Cochez cette case si vous souhaitez qu’en ouvrant le journal AN (journal des à nouveaux) dans la Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant.

Affichage des raccourcis libellés

Si vous souhaitez paramétrer des raccourcis libellés (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libellé de l’écriture), cochez cette case afin de les voir apparaître en rappel, en bas d’écran, lors de la saisie.

Analytique sur comptes d’immos

Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de l’analytique sur un compte d’immobilisation (de racine 2).

Equilibrage virtuel des journaux

Si vous cochez cette case, le logiciel génèrera automatiquement une écriture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré.

Avertissement sur montants négatifs

Si vous cochez cette case, un message d’avertissement s’affichera lorsqu’un montant négatif sera saisi.

Lettrage

en cours de saisie

Cochez cette case si vous souhaitez réaliser le lettrage en cours de saisie des règlements.

Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si

l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.

sur règlement échéance

Cochez cette case si vous souhaitez réaliser un lettrage automatique lors de l’affectation des règlements aux échéances. Cette option est très utile si vous gérez les échéances.

partiel sur règlement échéance

Cochez cette case si vous souhaitez réaliser un lettrage partiel automatique lors de l’affectation d’un règlement partiel à une échéance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est très utile si vous gérez les échéances et le lettrage partiel.

Journaux par défaut

En Saisie

Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par défaut lors de l’appel de la

Saisie Standard.

Banque principale

Indiquez le code journal qui sera automatiquement affecté aux échéances des écritures de ventes et d’achats (permet de gérer les prévisions de trésorerie). Ce code sera également utilisé par défaut dans les options de Saisie des Paiements Reçus et Règlements des Tiers.. Si vous gérez l’EDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de télérèglement (et modifiable).

Echéance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable)

La tenue d’un échéancier permet de gérer la TVA sur les encaissements, de suivre vos échéances clients, échéances en retard, à venir, et d’éditer des lettres de relances.

 Si vous ne souhaitez pas suivre vos échéances, pointez Aucune.  Si vous choisissez Une Echéance, une colonne Date d’échéance vous

sera proposée en Saisie Standard et au Kilomètre, et un champ Echéance apparaîtra dans Mes Achats et dans Mes Ventes. De plus,

vous aurez la possibilité de pointer l’échéancier lors de la saisie du paiement.

Dossier

 Si vous choisissez Echéancier détaillé (uniquement en version PRO),

vous pourrez enregistrer plusieurs échéances pour une facture. L’ouverture de l’échéancier détaillé pourra être activée ou désactivée dans la fiche de chaque compte de tiers. L’échéancier pourra également être appelé par la touche F7.

Libellé

Pointez le type de libellé désiré pour vos écritures comptables :

6 Soit le libellé reprendra l’intitulé du compte ; 7 Soit le libellé reprendra le libellé de la première ligne de l’écriture saisie ; 8 Soit le libellé sera à saisir manuellement.

81 Préférences : Onglet Saisie non comptable

Cet onglet permet de préparer l’utilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramétrage par défaut.

82 Préférences : Onglet Consultation

Cet onglet permet de définir certaines préférences pour la consultation de comptes.

Date de début / Date de fin

Pointez la période de début et de fin. Le logiciel proposera par défaut cet intervalle lors de la consultation d’un compte.

Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel

Lors du lettrage approché manuel, si le montant à solder est supérieur à l’écart maximal indiqué ici, le lettrage approché ne s’effectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une écriture

Printed Documentation

d’écart, dont le compte est paramétré dans l’onglet Comptes de Gestion de l’option Dossier +

Propriétés + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits

gestion courante.

83 Préférences : Onglet Impressions

Cet onglet permet de définir certaines préférences pour l’impression de vos documents.

Date de début / Date de fin

Pointez la période de début et de fin. Le logiciel proposera par défaut cet intervalle dans les boîtes d’impression.

Autorisation du paramétrage des modèles d’impression

Permet d’interdire le paramétrage des modèles d'impression par suppression du bouton Paramétrer dans toutes les boites de dialogue d’impression.

84 Préférences : Onglet Exercice

Ces données ont été saisies lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite à cette modification, il est conseillé de lancer un Recalcul

des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.

85 Préférences : Onglet Format

Les formats sont très utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos données selon un format précis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005

ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format à appliquer par défaut. Pour cela,

sélectionnez le format et cliquez sur le bouton Défaut. Un petit . le signale alors.

Les formats définis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des données dans une liste/grille et de modifier à l’impression, avec Wingénérateur le format des données de certaines variables.

La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les formats déjà existants.

Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant.

Pensez à sauvegarder ces nouveaux formats.

Tester le nouveau format

En bas de l’écran, une zone Test permet de saisir une donnée et d’obtenir dans la zone Aperçu, son apparence suivant le format en cours.

86 Préférences : Onglet Création

Choisissez le type de rapprochement bancaire à réaliser :

 Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie avec une

contrepartie en ligne à ligne (une contrepartie à chaque écriture).

 Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie avec

une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).

Dossier

Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne à ligne et en pied de journal.

87 Préférences : Onglet Analytique

Le logiciel vous permet de procéder à l’analyse de vos charges et produits suivant trois critères d'analyses différents. Une même somme peut donc être ventilée à 100% sur chacun des trois axes (si vous le souhaitez).

Exemple

Vous avez 1000 Euros de charges pour du matériel de bureau. Vous disposez de deux axes : l’axe Formateurs, et l’axe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilés à 100% sur l’axe Formateurs, et à 100% sur l’axe Services. Vous savez donc de cette façon ce que représente vos 1000 Euros de charges par rapport à

vos formateurs et vos services.

Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critères différents. Si vous avez demandé la gestion analytique en temps réel dans l’onglet Saisie des préférences du dossier), il est possible de demander en saisie d’écritures qu’une fenêtre de saisie analytique s’ouvre automatiquement ; ceci est à déterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits.

88 Préférences des Immobilisations

89 Préférences Immobilisations : onglet Comptes

Cet onglet permet de paramétrer les différentes racines pour la comptabilisation de vos écritures d’immobilisations.

Le bouton Paramétrage par défaut permet de remettre le paramétrage d’origine en cas de modification de cette fenêtre.

Cochez la case Ne pas contrôler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable français.

90 Préférences Immobilisations : onglet Véhicules

Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la législation concernant les limites de déduction imposées pour l'amortissement des véhicules de tourisme. Cet onglet affiche automatiquement les plafonds imposés jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est défini au niveau de la législation, saisissez le manuellement dans la zone prévue à cet effet.

A partir du

Saisissez la date de l’arrêté à laquelle un nouveau plafond de déduction a été voté. Le choix du plafond fiscal varie en fonction de la date de la première mise en circulation du véhicule.

Plafond

Saisissez le plafond maximum déductible applicable à partir de la date inscrite précédemment. Les amortissements réalisés au delà du plafond doivent être réintégrés de façon extra comptable au bénéfice imposable.

91 Préférences Immobilisations : onglet Divers

Printed Documentation

Calculs

Consultez le nombre de jours par année pris en compte pour les calculs des plans d’amortissements.

Codification

Consultez les derniers numéros de fiches utilisés.

Régime d’imposition

Indiquez votre régime d’imposition.

Import Immobilisations V5

En cas de récupération des fiches d’immobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si vous souhaitez automatiser la création des comptes. Dans ce cas, les comptes présents dans les fiches d’immobilisations seront automatiquement créés dans votre Plan Comptable Entreprise avec le libellé « Compte créé pendant le transfert ».

Génération des Ecritures

Indiquez ici le code du journal d’OD dans lequel seront générées les écritures d’immobilisations annuelles.

92 Préférences Immobilisations : onglet Exercices

Nouveau dossier

Lors de la création d’un nouveau dossier, la liste des exercices se crée automatiquement grâce aux dates de début et de fin d’exercice comptable. Si vous avez besoin de créer une immobilisation acquise sur une période antérieure, il vous suffit d’effectuer les manipulations suivantes :

 Cliquez sur la première ligne du tableau.  Appuyez sur la touche « Inser » de votre clavier ou cliquez sur le bouton Insérer. Une nouvelle ligne

s’affiche alors.

 Saisissez les dates de la nouvelle période.  Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez créer une fiche d’immobilisation avec

une date d’achat comprise sur cette période. Utilisez le bouton Supprimer en cas d’erreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent être

supprimés par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation n’est acquise sur cet exercice.

Récupération d’Immobilisations 2005

Lors de la création d’un nouveau dossier, la liste des exercices se crée automatiquement grâce aux dates de début et de fin d’exercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la récupération des fiches d’immobilisations de votre ancien logiciel.

93 Préférences EDI

94 Préférences EDI : onglet Emetteur initial

Renseignez ici les coordonnées de l’émetteur initial, c’est-à-dire les coordonnées de celui qui génère le fichier EDI (l’entreprise ou le cabinet de l’expert-comptable).

Lorsque l’émetteur initial est le cabinet de l’expert comptable, choisissez Tiers déclarant.

Dossier

Les champs suivis d’une astérisque sont obligatoires.

95 Préférences EDI : onglet Emetteur

Renseignez ici les coordonnées de l’émetteur, c’est-à-dire les coordonnées de celui qui transmet le fichier EDI au partenaire EDI (l’entreprise ou l’un des cabinets de l’expert-comptable).

Les champs suivis d’une astérisque sont obligatoires.

96 Préférences EDI : onglet Donneur d'ordre

Renseignez ici les coordonnées du donneur d’ordre, c’est-à-dire les coordonnées du partenaire EDI qui envoie la déclaration à la DGI.

Les champs suivis d’une astérisque sont obligatoires.

97 Préférences EDI : onglet Paramétrage jedeclare.com

Renseignez ici les informations qui vous ont été communiquées lors de votre inscription au portail jedeclare.com. Cochez tout d’abord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complétez les différents champs.

Pour l’envoi de la déclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com.

Ainsi, lors de la télétransmission, le logiciel vous ouvrira une boîte d’envoi d’un mail vers l’adresse indiquéemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en pièce jointe le fichier EDI généré.

Si cette option n’est pas cochée, alors le fichier EDI sera généré sur votre disque, dans le répertoire du dossier. De plus, les différents liens vers le site de jedeclare resteront grisés.

98 Racine des Comptes

99 Racines : Onglet Comptes de TVA

Cet onglet permet de paramétrer les différentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisés, le mode de gestion de la TVA à utiliser par défaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA.

TVA sur Achats / TVA sur Ventes

Pointez le mode de gestion de TVA à utiliser par défaut. Sur Débits, votre montant de TVA est pris en compte à la saisie de l'écriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du règlement et est calculé au prorata du montant réglé.

A la création d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier.

Taux de TVA

Ce bouton permet de définir les différents taux de TVA utilisés.

100 Taux de TVA

Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, à savoir le taux normal (19,60 %) et le taux réduit (5,50 %).

Pour créer un nouveau taux, utilisez les autres champ à 0.

Printed Documentation

Ces taux seront automatiquement proposés lors de la création d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA à appliquer.

Remarque : La modification d’un taux de TVA nécessitant d’être tracée, un événement est créé

et archivé.

101 Racines : Onglet Comptes de Tiers

Cet onglet permet de paramétrer les racines des comptes de tiers, c'est-à-dire clients, fournisseurs et les comptes rattachés. Le logiciel pourra ainsi reconnaître les comptes de tiers pour des traitements spécifiques : lettrage, état de TVA, échéancier, Balance Agée, relances.

102 Racines : Onglet Comptes de Trésorerie

Cet onglet permet de paramétrer les racines des comptes de trésorerie.

Racine des Comptes de Banque

Tous les comptes ayant cette racine seront considérés comme des comptes de banque (Rapprochement Bancaire, remise en banque...).

Valeurs à l’encaissement

Tous les comptes ayant cette racine seront considérés comme des comptes de valeurs à l’encaissement et sont utilisés pour les écritures de paiements reçus, associés à un mode de règlement.

103 Racines : Onglet Comptes de Gestion

Cet onglet permet de paramétrer les valeurs limites de la fourchette des numéros de comptes de charges et de produits.

104 Racines : Onglet Comptes Divers

Cet onglet permet de paramétrer les numéros des comptes de bénéfice et de perte (pour la clôture annuelle), et le compte d’attente (pour le rééquilibrage virtuel des journaux).

105 Gestion des Utilisateurs

106 Comment créer un Nouvel Utilisateur ?

 Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste

des Utilisateurs).

 Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un

code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’administrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’Utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des

utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs).  Cliquez sur le bouton Nouv. L’Administrateur pourra suivre pour l’ensemble des utilisateurs les transactions effectuées sur les

différents dossiers.

107 Nouvel Utilisateur

Dossier

Choisissez un code d’utilisateur : il sera demandé à l’ouverture du produit. Puis, remplissez les différentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée.

En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet utilisateur. Pour définir un nouveau mot de passe, accédez à l’option Modifier le Mot de Passe du menu

Dossier + Utilisateurs.

108 Les Utilisateurs

Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.

Les utilisateurs sont communs à toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créés dans le même répertoire, auront les mêmes utilisateurs. Si un utilisateur est créé dans la paye, alors dans la comptabilité, la saisie du code utilisateur sera demandée.

La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers.

 L'Administrateur  Comment créer un Utilisateur ?  Modification du mot de passe  Changer d'Utilisateur

109 L'Administrateur

L’administrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accès à toutes les options.

Vous pouvez modifier l’identité et les droits de l’administrateur dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il n’est tout de même pas conseillé de modifier les droits.

Conseil : L’administrateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin

d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans l’option Modifier le mot de passe, et saisissez le nouveau mot de passe.

110 Comment changer d'Utilisateur ?

La commande Changer d’Utilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet à un nouvel utilisateur de prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé.

111 Comment créer ou modifier le mot de passe ?

Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Pour définir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu

Dossier + Utilisateurs.

Ancien mot de passe

Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.

Printed Documentation

Nouveau mot de passe

Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.

Confirmer le mot de passe

Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.

112 Les Transactions

Seul l’Administrateur a accès à la gestion des transactions. Il s’agit de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante.

 Sélection des Transactions  Impression des Transactions  Purge des Transactions

113 Sélection des Transactions

La commande Utilisateur + Sélection des Transactions du menu Dossier, permet de sélectionner les transactions à suivre. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel. Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés.

Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.

114 Impression des Transactions

Seul l’administrateur peut accéder à l’impression des transactions (Utilisateurs + Impression des Transactions du menu Dossier).

Vous définissez les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière.

Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer la liste des transactions. Par défaut, il existe un seul modèle d’impression mais vous pouvez le personnaliser avec l’éditeur WinGénérateur accessible par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des

Impressions.

115 Purge des Transactions

Seul l’administrateur a accès à la purge des transactions qui efface toutes les transactions réalisées sur les applications. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions.

116 Sauvegarde

117 La Sauvegarde

Qu’est-ce que la sauvegarde ?

Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger de ces risques en réalisant un archivage de vos données. Grâce à ces sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier d'archive.

La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier, dit fichier d'archive, qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde ou un lecteur amovible.

Les sauvegardes sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple données avant clôture septembre, donnée après recalcul des soldes, données après clôture annuelle, données après RAZ, semaine 10...).

Remarque : Cette action nécessitant d’être tracée, un événement est créé et archivé.

Sauvegarde du dossier

Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui s’affiche devant le nom du dossier à partir de l’écran de bienvenue, ou lancez l’option Sauvegarde à partir du menu

Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sélectionnez ensuite l’option Sauvegarde du dossier CIBLE.

Sauvegarde complète

Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modèles d’impressions personnalisés et les format, lancez l’option Sauvegarde à partir du menu Dossier et sélectionnez ensuite l’option Sauvegarde complète.

Dossier

118 Affichage

119 Le paramétrage des Barres d'Outils

Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de l’affichage.

Comment y accéder ?

Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser

Onglet Barres d’outils

Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.

 La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les fonctions

du logiciel.

 La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus.  La barre NAV permet de naviguer dans un aperçu de page en page.

Onglet Commandes

Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant glisser grâce à la souris.

Onglet Options

Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des info-bulles.

Activer les éléments de l’affichage

A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments :

 La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des informations

utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez.

 La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de passer

facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément.

 Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical à droite qui permet de naviguer

facilement dans le logiciel.

 Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier.

Pour déplacer une barre

Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré.

Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible.

Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante.

120 Tableau de Bord

Printed Documentation

Le tableau de bord s’affiche à l’ouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les informations suivantes :

 Trésorerie : Il s’agit des soldes de chaque compte de trésorerie (de racine 512, 514, 53) à la

date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin d’accéder à la consultation de ce

compte.

 Echéancier : Il s’agit d’une part des règlements clients à recevoir aujourd’hui (factures arrivées

à échéance aujourd’hui) et le montant total des impayés, et d’autre part des règlements

fournisseurs à payer aujourd’hui (factures arrivées à échéance aujourd’hui) et le montant total des

impayés. Cliquez sur Règlements clients ou Règlements fournisseurs afin d’imprimer

l’échéancier.

 Factures à relancer : Cliquez sur Liste des factures afin d’imprimer les lettres de relances.  Situation au : Il s’agit des totaux des comptes de résultat et de bilan, ainsi que des comptes de

TVA.

 Chiffre d’affaires : Consultez le CA du jour et de l’exercice, et le graphique comparatif.

Important : Si vous débutez dans votre logiciel, cliquez ici.

121 Immobilisations

122 Gestion des Immobilisations et des Crédits-Bails

La gestion des immobilisations vous permet de gérer d’une part vos immobilisations et d’autre part vos crédits-bails.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Choisissez ensuite l’onglet concerné : Immobilisations ou Crédits-Bails.

Fonctions disponibles

Vous pouvez :

Créer une fiche immobilisation ou crédit-bail Modifier une fiche Supprimer une immobilisation inutilisée Créer un composant Eclater une immobilisation ou faire muter une immobilisation Imprimer la fiche de l’immobilisation ou du crédit-bail Visualiser votre Plan d'amortissement.

Remarque :

La suppression d’une immobilisation est une action devant être tracée, un événement est donc créé et archivé. Lors de cette action, vous devez saisir un justification (sauf si l’immobilisation supprimée n’est pas utilisée.

123 Création d'une fiche Immobilisation ou Crédit-Bail

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Choisissez ensuite l’onglet concerné : Immobilisations ou Crédits-Bails.

Comment faire ?

1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou utilisez le raccourci clavier Alt + N.

2. Renseignez les informations concernant la fiche d’immobilisation dans les différents onglets proposés : Identification, Amortissement, et Crédit-bail pour une fiche de crédit-bail uniquement.

Attention : L’onglet Sortie n’est accessible qu’en modification d’une fiche d’Immobilisation.

124 Les Composants

Un composant est un élément d’une immobilisation ayant une durée d’utilisation ou un mode de dépréciation différent de cette immobilisation.

Printed Documentation

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Immobilisations

Comment faire ?

1. Créez l’immobilisation composée grâce au bouton Nouveau et complétez sa fiche.

2. Sélectionnez l’immobilisation créée dans la liste, et cliquez sur le bouton Composants.

3. Grâce au bouton Nouveau, créez les différentes immobilisations composants l’immobilisation

source.

Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues

de la fiche d’immobilisation. Ces données sont modifiable par l’onglet Identification de la fiche d’immobilisation.

125 Eclater ou Muter

L’éclatement permet de scinder une immobilisation en plusieurs autres et cela afin de pouvoir gérer autant d'immobilisations qu'il y a de sous-éléments à l'immobilisation.

La mutation permet de changer la destination du compte comptable de l’immobilisation.

Comment faire pour éclater une immobilisation ?

1. Accédez à l’option Immobilisations du menu Immobilisations.

2. Sélectionnez l’immobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter.

3. Sélectionnez l’option Eclatement.

4. Choisissez la méthode d’éclatement : a. Eclatement par montant : Cette option vous permet de saisir le montant de la

partie à éclater. Le solde reste sur l’immobilisation mère. Le montant de l’éclatement ne peut être supérieur à la valeur HT du bien à amortir.

b. Pourcentage : Cette option vous permet de saisir le pourcentage de la partie à

éclater. Le solde reste sur l’immobilisation mère. Le montant de l’éclatement ne peut être supérieur ou égal à 100% .

c. Nombre : Cette option vous permet de déterminer le nombre d’immobilisations à

créer à partir de l’immobilisation source.

Comment faire pour faire muter une immobilisation ?

1. Accédez à l’option Immobilisations du menu Immobilisations.

2. Sélectionnez l’immobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter.

3. Sélectionnez l’option Eclatement.

4. Sélectionnez les nouveaux comptes.

Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues

de la fiche d’immobilisation. Ces données sont modifiable par l’onglet Identification de la fiche d’immobilisation.

Immobilisations

126 Les UGT

U.G.T signifie Unité Génératrice de Trésorerie. C’est la plus petite unité de l’entreprise pouvant générer de la trésorerie.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + U.G.T

Fonctions disponibles

Vous pouvez :

Créer une catégorie Modifier une fiche Supprimer une catégorie inutilisée Trier la liste par ordre croissant ou décroissant de code ou de libellé.

Comment créer une U.G.T ?

1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge

apparaît alors.

2. Saisissez le code et le libellé de l’U.G.T à créer.

3. La case Actif est cochée par défaut, si cette U.G.T n’est plus utilisable dans la fiche

d’immobilisation, décochez cette option.

127 Les Catégories

Les catégories permettent de regrouper vos immobilisations.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Catégories

Fonctions disponibles

Vous pouvez :

Créer une catégorie Modifier une fiche Supprimer une catégorie inutilisée Trier la liste par ordre croissant ou décroissant de code ou de libellé.

Comment créer une catégorie ?

1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors.

2. Saisissez le code et le libellé de la catégorie.

3. La case Actif est cochée par défaut, si cette catégorie n’est plus utilisable dans la fiche d’immobilisation,

décochez cette option.

128 Génération des Ecritures

Il s’agit de générer les écritures d’immobilisations annuelles au dernier jour de votre exercice.

Printed Documentation

Remarque : Cette action nécessitant d’ être tracée, un événement est créé et archivé.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Génération des Ecritures

Comment faire ?

Les écritures à générer s’affichent. Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier, et sur Générer pour que les écritures se génèrent dans le journal indiqué dans l’onglet Divers des Préférences

Immobilisations.

129 Description de la Fiche

130 Onglet Identification

Cet onglet permet de visualiser les informations d’une immobilisation.

Attention : Avant de créer vos immobilisations, vous devez paramétrer le menu Préférences

Immobilisations du menu Dossier + Propriétés.

Comment faire ?

Cliquez sur le bouton Nouveau puis saisissez les différents renseignements demandés.

Numéro d’immobilisation

Le code proposé est alpha-numérique sur 8 caractères. Il s’agit d’une codification automatique et non modifiable.

Nature de l’immobilisation

Saisissez ici le descriptif de l’immobilisation.

Numéro de série

Permet de saisir le numéro de série du matériel.

Achat

Date d’achat

Pour les exercices ouverts à compter du 01/01/2005, la date d’achat n’est plus prise en compte pour le mode d’amortissement dégressif, c’est la date de mise en service qui est prise en compte pour les calculs.

Cependant, pour les exercices antérieurs, l’ancienne règle comptable est conservée, c’est-à-dire que pour le mode dégressif, la saisie de cette date est obligatoire puisque la première annuité est calculée à partir de cette date (plus précisément au prorata du nombre de mois). En mode linéaire, cette date est facultative. Saisissez la date à laquelle vous avez acheté l’équipement. Vous pouvez utiliser l’icône pour accéder au calendrier.

Lors de la validation de la fiche, si vous obtenez le message « Date d’achat invalide ou non comprise dans un exercice connu », alors que la date est correcte, vous devez créer un exercice antérieur dans les Préférences Immobilisations, onglet Exercices, accessibles par le menu

Dossier + Propriétés.

Date de mise en service

Montant HT

TVA

TTC

Divers

Immobilisations

Pour les exercices ouverts à compter du 01/01/2005, c’est la date de mise en service qui est prise en compte, aussi bien pour le mode d’amortissement linéaire que dégressif.

Cependant, pour les exercices antérieurs, l’ancienne règle comptable est conservée, c’est-à-dire que pour le mode linéaire, la saisie de cette date est obligatoire. En mode dégressif, en revanche, elle ne l’est pas. Saisissez la date à laquelle vous avez acheté l’équipement. Vous pouvez utiliser l’icône pour accéder au calendrier.

Saisissez ici la valeur HT de votre bien, cette valeur sera prise en compte pour le calcul du plan d’amortissement.

Le montant de la TVA se calcule automatiquement, au taux de 19,60, grâce à la valeur HT saisie précédemment. Cette valeur est modifiable manuellement et n’est présente qu’à titre indicatif et n’a aucune incidence sur les calculs effectués par le logiciel.

Cette valeur est un cumul de la valeur HT et de la valeur de la TVA. Cette valeur n’est présente qu’à titre indicatif et n’a aucune incidence sur les calculs effectués par le logiciel.

Nombre de pièces

Saisir manuellement le nombre de pièces susceptibles d’être créées. Cette information n’est présente qu’à titre indicatif.

Localisation

Saisir manuellement la localisation de votre bien. Cette information n’est présente qu’à titre indicatif.

Fournisseur

Vous pouvez sélectionner le compte du fournisseur en cliquant sur l’icône . Ensuite, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK.

Regroupement

Vous pouvez cliquer sur l’icône et sélectionner dans la liste l’immobilisation à rattacher. Cette information n’est présente qu’à titre indicatif.

Véhicule

Si votre bien fait partie de la famille des véhicules, cochez cette case, qui permet d’accéder à la saisie du Type, de l’Immatriculation et de la Limite de déductibilité.

Limite de déductibilité

Cette limite s’affiche automatiquement. Cette valeur se calcule en fonction de votre date de mise en service et des valeurs indiquées dans l’onglet Véhicules des préférences immobilisations (menu Dossier + Propriétés).

Classement

Section analytique

Printed Documentation

Pour créer une nouvelle section analytique (poste analytique) vous pouvez utiliser l’option Postes Analytiques du menu Données + Analytique et Budgétaire, ou cliquer sur l’icône

. Vous pourrez sélectionner votre poste analytique en cliquant sur cette icône. Ensuite, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Un seul poste analytique peut être saisi.

U.G.T. (Unité Génératrice de Trésorerie)

Pour créer une U.G.T., vous pouvez utiliser l’option U.G.T du menu Immobilisations ou cliquer sur l’icône . Vous pourrez sélectionner votre U.G.T. en cliquant sur cette icône. Ensuite,

sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK.

Catégorie

Pour créer une catégorie, vous pouvez utiliser l’option Catégories du menu Immobilisations ou cliquer sur l’icône . Vous pourrez sélectionner votre catégorie en cliquant sur cette icône.

Ensuite, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK.

Comptabilisation

Compte d’immobilisation

Vous pouvez créer et sélectionner votre compte d’immobilisation grâce à l’icône .

Compte d’amortissement et compte de dotation

Les comptes d’amortissements et de dotation sont proposés par défaut. Ils sont définis à partir du numéro de compte sélectionné dans la case Compte d’immobilisation. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.

Compte d’origine

Cette case est non modifiable par l’utilisateur, le compte se renseigne lors de la mutation d’une immobilisation.

131 Onglet Crédit-bail

Cet onglet vous permet de saisir le montant de votre loyer, la valeur résiduelle ainsi que la durée en mois.

132 Onglet Amortissement

Cet onglet permet de visualiser les informations suivanteS :

Valeur actuelle

Ce champ est inactif (grisé) en création d’une immobilisation. La valeur peut être saisie lors de la modification sur une période différente de la création de la fiche d’immobilisation.

Durée en mois

Ce champ doit être saisi manuellement afin de permettre le calcul du plan d’amortissement.

Base amortissable

Le contenu du champ Montant HT de l’onglet Identification est automatiquement reporté dans ce champ. Cette valeur est modifiable mais ne peut être supérieure à la valeur H.T.

Date de fin d’amortissement

Immobilisations

Cette date est calculée grâce à la date de mise en service et à la durée en mois de votre immobilisation. Cette donnée n’est pas modifiable.

Mode d’amortissement

Plusieurs modes d’amortissement vous sont proposés :

Non amortissable

Aucun plan d’amortissement ne sera calculé.

Linéaire

Le champ Taux se calcule automatiquement grâce au nombre d’années d’amortissement de l’immobilisation. Le calcul pris en compte est le suivant : (100/durée en mois)12

Dégressif

Coefficient

Le coefficient se calcule automatiquement grâce à la durée en mois de l’amortissement.

 Bien acquis ou fabriqués à compter du 01/01/2001

Durée de vie du bien Coefficient dégressif

3 et 4 ans 5 et 6 ans

> à 6 ans

1,25 1,75 2,25

 Bien acquis avant le 01/02/1996 et après le 31/01/1997

Durée de vie du bien Coefficient dégressif

3 et 4 ans 5 et 6 ans

> à 6 ans

1,50 2,00 2,25

 Bien acquis entre le 01/02/1996 et le 31/01/1997

Durée de vie du bien Coefficient dégressif

3 et 4 ans 5 et 6 ans

> à 6 ans

2,50 3,00 3,50

Coefficient spécifique

Ce champ est à saisir par l’utilisateur, dans le cas ou cette valeur est renseigné, c’est ce coefficient qui sert pour le calcul de la case Taux.

Taux

Si la case coefficient est coché c’est ce coefficient qui sert pour le calcul du taux, sinon c’est le coefficient spécifique. Le calcul est le suivant : ((100/durée en mois)*12)*coefficient

Dérogatoire

Dégressif moins linéaire

Cette option permet d’appliquer le mode d’amortissement dégressif sur le plan fiscal, alors que le mode d’amortissement économique (technique) est le linéaire.

Logiciel

Cette option permet d’appliquer les avantages fiscaux liés à l’amortissement des logiciels.

Printed Documentation

Economie d’énergie

Cette option permet d’appliquer les avantages fiscaux liés à l’amortissement des biens concernant l’économie d’énergie.

Valeur de revente

Ces options permettent d’être en conformité avec la nouvelle réglementation mis en place à compter du 1er janvier 2005.

133 Onglet Sortie

Cet onglet permet d'enregistrer la sortie de l’équipement, de gérer comptablement les amortissements de cession et de visualiser la sortie d'un équipement. Si vous désirez sortir une immobilisation, pointez la case Sortie. Les champs Date de sortie, Prix de vente et Type de sortie deviennent alors accessibles.

Indiquez la date de cession ainsi que le prix de vente, puis choisissez la destination de l’équipement dans la liste proposée. Ces éléments permettent le calcul des plus ou moins value.

134 Impressions

135 Impression des Fiches Immobilisations

La Fiche Immobilisation permet d’obtenir le plan d’amortissement mensuel pour l’année en cours et le plan d’amortissement complet. Cette fiche donne également les informations suivantes : nature de l’immobilisation, date d’acquisition et de mise en service, valeur d’achat, mode d’amortissement, durée…

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Fiches Immobilisations Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Plan

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin les fourchettes de fiches Immobilisations, de comptes, de sections,

de catégories ou d’U.G.T.

3. Définissez la période de référence à prendre en compte et le modèle d’impression que vous souhaitez utiliser.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

136 Impressions de la Liste des Immobilisations

La Liste des immobilisations permet d’obtenir la listes des biens acquis depuis le début de votre activité, afin de connaître la date d’achat, le prix, le mode d’amortissement, sa durée, le cumul amortissement ainsi que la valeur nette comptable.

Vous pouvez également obtenir l’inventaire de vos biens en sélectionnant le modèle Inventaire.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Listes des Immobilisations Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Imprimer

Comment faire ?

Immobilisations

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Sélectionnez le modèle Inventaire ou Liste des immobilisations.

5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

137 Impressions des Dotations

Cette impression permet d’obtenir le détail des dotations en fonction du type d’amortissement pratiqué pour l’exercice en cours.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Dotations

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

138 Impression des Entrées / Sorties

Cette impression permet d’obtenir la liste des entrées et sorties de biens effectués sur l’exercice en cours.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Entrées / Sorties

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

139 Impression des Eclatements

Cette impression permet d’obtenir la liste des immobilisations ayant subi un éclatement sur l’exercice en cours.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Eclatements

Printed Documentation

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

140 Impression du Suivi des Dépréciations

Cette impression permet d’obtenir la liste des immobilisations ayant subi une dépréciation sur l’exercice en cours.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des Dépréciations

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

141 Impression du Suivi des Mutations

Cette impression permet d’obtenir la liste des immobilisations ayant subi une mutation sur l’exercice en cours.

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des Mutations

Comment faire ?

1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou Crédits bails.

2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de

catégories ou d’U.G.T.

3. Choisissez le critère de tri.

4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.

Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

142 Etats préparatoires

Il s’agit d’imprimer les états préparatoires aux Cerfa 2054, 2055 et 2033C :

 Immobilisations  Situations et mouvements  Ventilations des dotations  Plus-values, moins-values

Immobilisations

Comment y accéder ?

Barre de menu Immobilisations + Impressions + Etats Préparatoires

Comment faire ?

Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.

143 Opérations Comptables Courantes

144 Opérations de Saisie

145 Saisie Standard

146 La Saisie Standard

La Saisie Standard permet de :

9 Saisir manuellement des écritures dans les journaux, 10 Consulter les écritures enregistrées dans le produit, quelque soit le mode de saisie

utilisé, ou importées d’un autre logiciel,

11 Modifier les écritures enregistrées dans le produit, quelque soit le mode de saisie

utilisé, sauf la saisie non comptable (Mes Achats, Mes Ventes, Ma Trésorerie), ou importées d’un autre logiciel,

Comment y accéder ?

Barre d’outils Volet de navigation dans Opérations courantes

Barre de menu Quotidien + Saisie Standard Raccourci clavier Ctrl + S

Comment saisir, modifier ou supprimer une écriture ?

 Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icône pour obtenir la liste.

Vous pouvez également utiliser les deux icônes situées au-dessus du champ pour passer au journal précédent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois.

 Choisissez le mois dans la liste déroulante en cliquant sur la flèche. La liste des mois de l'exercice

apparaît. Vous pouvez également utiliser les touches Flèche basse et Flèche haute pour passer au mois précédent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer à la grille de saisie.

 Une fois dans l’écran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle écriture, modifier une écriture

existante, ou supprimer une écriture.

Un menu contextuel proposant les opérations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie.

La zone Information en bas à gauche de votre écran se met à jour au fur et à mesure de votre saisie pour vous donner différentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulé du compte, le type du compte, ce qui est à saisir dans le champ en cours...

Vous pouvez recopier une ligne complète en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutée à la fin.

Consultez aussi les parties suivantes :

 Les boutons de l'entête de la fenêtre

Printed Documentation

 Nouvelle ligne d'écriture  Modification d'une ligne d'écriture  Suppression d'une ligne d'écriture  Opérations disponibles à partir du journal  Contrepasser une écriture  Réimputer une écriture  Automatiser la saisie des factures  Lettrer en cours de saisie

147 Nouvelle écriture

Pour créer une nouvelle écriture :

 Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insérée au-dessus de la ligne courante sélectionnée,

 Appuyez sur la touche  du clavier numérique pour insérer une ligne en dessous de la ligne

courante sélectionnée.

 Saisissez ensuite la ligne d'écriture en utilisant la touche Entrée pour vous déplacer de colonne

en colonne et pour valider la ligne.

Pour annuler la saisie dans une ligne d’écriture, appuyez sur la touche Echap.

Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est défini avec une centralisation

en pied de journal, l’insertion d’écriture peut uniquement s’effectuer au-dessus des lignes centralisatrices.

148 Sens de l'écriture

En Saisie Standard, et au Kilomètre, pour éviter des erreurs de saisie dans le sens d’une écriture, le logiciel effectue un pré-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant.

Journal de Vente

 Sur un compte de produit, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte de TVA, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte de tiers, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit.

Journal d’Achat

Sur un compte de charge, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit, sur un compte de TVA, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit, sur un compte de tiers, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit.

Journal de Trésorerie

 sur un compte client, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte fournisseur, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit.

Opérations Comptables Courantes

Remarque : Retrouvez des modèles d’écritures dans la partie Ecritures types.

149 Validation / Sortie du journal

La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a également pour effet d’enregistrer la saisie sur le mois

courant.

Si le journal n’est pas équilibré (suite à une suppression incomplète d’un mouvement ou d’un ajout de ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilité de demander un équilibrage virtuel si vous souhaitez pouvoir sortir d’un journal déséquilibré (paramétrez l’onglet Saisie des préférences du dossier).

Dans ce cas, le logiciel génère une contrepartie soit, dans un compte d’attente (par défaut 470), soit dans le compte indiqué dans la fiche du journal. Cette écriture devra être régularisée. En clôture du mois, si le logiciel rencontre des écritures d’attente, un message vous le signale.

150 Ligne d'Ecriture 151 Saisie de la ligne d'écriture

Remarque : Les différents éléments d’une ligne d’écriture peuvent être affichés ou masqués en

paramétrant l’Affichage des colonnes.

Une ligne d'écriture se compose des éléments suivants :

Cette colonne fait apparaître un trombone lorsqu'un commentaire a été associé aux lignes d'écritures par le bouton .

Cette colonne fait apparaître un cadenas lorsque la ligne a été validée par l’option Validation des Ecritures du menu Clôtures.

Date de validation

Cette colonne fait apparaître la date de validation des écritures.

Cette colonne signale par une flèche jaune une écriture analytique étendue, c’est-à-dire ventilée sur un poste autre que le poste DIVERS.

Jour

La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaité.

Provenance

Cette colonne fait apparaître la provenance des écritures lorsqu’elles ont été importées ou recopiées.

Printed Documentation

Pièce

Lorsque votre journal est de type Numérotation automatique (à définir dans la fiche du journal), le numéro de pièce est automatiquement proposé.

Conformément à l’article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l’appuie.

La saisie du numéro de pièce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse gérer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numéro de pièce sur vos écritures de ventes et d’achats. Le pointage d’échéances fera le reste.

N° Document

Permet d’indiquer une information complémentaire concernant l’écriture. En recherche d'écritures, une écriture pourra donc être retrouvée suivant le numéro du document d’origine.

Compte

Saisissez dans cette colonne le numéro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le créer.

Rechercher un compte

Avec l'icône ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4.

Saisissez les premiers caractères du numéro ou les premiers caractères de l'intitulé du compte puis cliquez sur l'icône ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne

le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractères saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante.

A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par Intitulé ou Numéro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez.

Utilisation des raccourcis clavier

Vous pouvez définir pour un journal les numéros de comptes les plus couramment utilisés (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaît dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numéro de compte associé.

Compte de contrepartie

Lorsque votre journal est de type Trésorerie, vous pouvez indiquer un numéro de compte de contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en contrepartie ligne à ligne ou en contrepartie globale du journal .

Date de saisie

Cette colonne fait apparaître la date de saisie ou d’import de l’écriture.

Libellé

Saisissez le libellé de l’écriture, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante si vous avez au préalable créé des libellés types dans l’option Libellés des écritures du menu Données.

Liste des libellés des écritures

Opérations Comptables Courantes

La touche F6, ou le bouton F6 Libellé, vous permet d’ajouter le libellé saisi à la liste des libellés types. Cette liste de libellés peut être paramétrée à partir du menu Données.

Libellés par défaut

Vous pouvez paramétrer le libellé afin de voir apparaître automatiquement l’intitulé du compte ou le libellé de la première écriture. Ce choix est à effectuer dans l’onglet Saisie des préférences (accessibles par le menu Dossier + Propriétés) ou dans le journal. Ce paramétrage pourra être

modifié ponctuellement dans les options de saisies par le bouton .

Recopie du libellé

Vous pouvez reprendre le libellé de la ligne précédente grâce à la touche .

Devise

Cette colonne fait apparaître la devise du montant de la transaction lorsqu’elle est différente de la devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux montants de la transaction (montant lié à une pièce commerciale) des colonnes correspondant aux montants de la contre-valeur.

Débit / Crédit

Un positionnement automatique est proposé par le logiciel pour respecter le sens "normal" de l'écriture.

La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours. En fonction du type de contrepartie défini pour le journal, le logiciel peut vous proposer

automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque.

Débit / Crédit de contre-valeur

Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contrevaleur indiquée dans les préférences du dossier.

152 Choix du compte

Numéro inexistant

A partir de l’option Saisie, si le numéro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous propose de le créer. Cliquez sur Oui et définissez la fiche du nouveau compte.

Rechercher un compte

Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche  du clavier numérique ou encore sur la touche F4.

Vous pouvez également saisir les premiers caractères du numéro du compte puis ouvrir ensuite la liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractères saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante.

Tri de la liste

A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par Intitulé ou Numéro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez.

153 Libellé de l'écriture

Par défaut, c’est le paramétrage réalisé dans vos préférences qui est repris.

Printed Documentation

Pointez le type de libellé désiré pour l'ensemble des écritures comptables saisies dans ce journal :

 Soit le libellé reprendra l’intitulé du compte.  Soit le libellé reprendra le libellé de la première ligne de l’écriture saisie.  Soit le libellé sera à saisir manuellement.

154 Modification d'une ligne

Pour modifier une ligne d'écriture existante, utilisez la touche Entrée (ou Entr) de votre clavier numérique pour vous déplacer de gauche à droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est clôturé, la modification n'est pas autorisée.

155 Suppression d'une ligne

Si le mois n'a pas été clôturé, la suppression d'une écriture est autorisée. Utilisez la touche Suppr et confirmez en cliquant sur Oui. Pensez à supprimer toutes les lignes correspondant au même mouvement. Votre journal doit être équilibré.

156 Saisie Standard : Saisie en devise

 Pointez Montant en devise.  Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur l’icône .

 Vérifiez le cours ou la parité.  Saisissez le montant dans le champ en devises et validez.

157 Options disponibles 158 Les boutons de l'entête de la fenêtre

Permet d’ajouter le libellé saisie à la liste des libellés types déjà existants.

Permet d’accéder à la fenêtre des échéances en cours pour ce tiers.

Permet d’accéder à la fenêtre de ventilations analytiques sur une ligne d’écriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flèche jaune l’écriture sur laquelle une ventilation analytique étendue (plus de deux postes affectés) a été enregistrée.

Permet d’accéder à la Saisie Guidée.

Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours.

Permet d’accéder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier ponctuellement.

Permet d’accéder à la saisie d’un commentaire sur l’écriture courante.

Permet d’enregistrer des montants en devises.

Opérations Comptables Courantes

159 Options de saisie

Lorsque vous saisissez une écriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectués dans la fiche du journal (onglet Général) et dans les préférences du dossier (onglet Saisie). Ces choix concernent le mode de saisie des écritures, le libellé de l'écriture, la numérotation des pièces. Pour

modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options du menu contextuel.

Mode de saisie

Vous pouvez modifier le mode de saisie des écritures à venir : Mode Réel ou Simulation.

Libellé de l'écriture

Le choix effectué dans l’onglet Saisie du menu Dossier + Propriétés + Préférences est proposé automatiquement, ou celui effectué à partir de paramétrage du journal (menu Données). Vous pouvez ici choisir de reprendre le libellé du compte des écritures à venir ou d'accéder à la saisie manuelle du libellé.

Pièces

Le choix effectué dans la fiche du journal est proposé automatiquement. Vous pouvez modifier ici le type de numérotation des pièces et indiquer le numéro que vous désirez.

160 Opérations disponibles à partir du journal

Permet de consulter les écritures du compte associé à l’écriture courante.

Permet de rechercher une écriture précise suivant plusieurs critères.

Permet d’imprimer le brouillard, écritures du mois pour le journal courant.

Permet d’enregistrer un montant en devise dans un journal défini en devise locale (EUR).

161 Saisie Standard : Réimputer une écriture

Vous pouvez réimputer automatiquement une écriture, c’est-à-dire que le logiciel déplacera l’écriture dans le journal et à la date demandés.

Comment faire ?

Accédez à la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur l’une des lignes composant l’écriture, et choisissez l’option Réimputer. Indiquez le code du journal et la date des écritures et validez.

Remarque : Les écritures à contrepasser doivent être saisies avec un numéro de pièce.

162 Saisie Standard : Contrepasser une écriture

Printed Documentation

En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser automatiquement une écriture, c’est-à-dire que le logiciel passera l’écriture inverse dans le journal et le mois souhaité.

Comment faire ?

Accédez à la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur l’une des lignes composant l’écriture, et choisissez l’option Contrepasser. Indiquez le code du journal et la date des écritures et validez.

Remarque : Les écritures à contrepasser doivent être saisies avec un numéro de pièce.

163 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures

Comment automatiser la saisie des factures clients ?

Le plus souvent, la saisie d’une facture se fait sur trois lignes d’écritures :

Compte Débit Crédit

411 TTC 44541 TVA 70 HT

Pour accélérer la saisie d’une facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la première ligne d’écriture de la facture. Pour cela, vous devez réaliser les opérations suivantes :

 Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données.  Ouvrez le compte client de votre choix.  Dans la zone Comptes associés, indiquez un compte de TVA collectée et un compte de produit.  Accédez ensuite à l’option Saisie Standard ou Saisie au Kilomètre du menu Quotidien.  Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez l’écriture en commençant par la

ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT s’affichent alors automatiquement sur les comptes paramétrés dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables.

Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?

Le plus souvent, la saisie d’une facture se fait sur trois lignes d’écritures :

Compte Débit Crédit

401 TTC 44566 TVA 60 HT

Pour accélérer la saisie d’une facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la première ligne d’écriture de la facture. Pour cela, vous devez réaliser les opérations suivantes :

 Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données.  Ouvrez le compte fournisseur de votre choix.  Dans la zone Comptes associés, indiquez un compte de TVA déductible et un compte de charge.

Opérations Comptables Courantes

 Accédez ensuite à l’option Saisie Standard ou Saisie au Kilomètre du menu Quotidien.

Comptabilité.

 Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez l’écriture en commençant par la

ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT s’affichent alors automatiquement sur les comptes paramétrés dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou supprimables.

164 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie

Qu’est-ce que le lettrage ?

Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers.

Comment lettrer en cours de saisie ?

Lors de la saisie du règlement en Saisie Standard ou au Kilomètre, il est possible d’obtenir automatiquement une fenêtre afin de lettrer le règlement saisi avec l’une des factures non encore lettrées du compte (ou avec plusieurs factures).

Pour cela, vous devez cocher l’option Lettrage en cours de saisie dans les préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Saisie).

Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des

options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée dans les préférences, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier. En effet, lors de la saisie du règlement, lorsque vous renseignez votre échéancier, si le montant de la facture et le montant du règlement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement.

De plus, le lettrage peut être autorisé pour certains comptes, et interdits pour d’autres. Définissez cela dans la fiche du compte, en accédant au Plan Comptable Entreprise par le menu Données.

165 Echéancier 166 Echéancier : Pointage d’une échéance

En saisie d'écritures de règlements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, ou en saisie des règlements par Ma Banque Principale, Mon Autre Banque ou Ma Caisse, vous soldez directement la ou les lignes d’échéance correspondant au règlement. La fenêtre d’échéances est automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7.

 Positionnez-vous sur l'échéance à régler : une zone Détails Ecriture vous permet de

reconnaître facilement l'écriture à solder (grâce au numéro de pièce par exemple).

 Saisissez le montant réglé à cette date dans la colonne Règlement (lorsque le montant du

règlement correspond à plusieurs échéances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du règlement se reportera alors automatiquement dans la colonne Règlement.

 Indiquez éventuellement le code du mode règlement.

Remarque : Si vous indiquez le même numéro de pièce entre l’écriture de la facture et l’écriture

du règlement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, à ouverture de l’échéancier, vous pourrez constater que la colonne Règlement est déjà renseignée.

167 Recherche d’une échéance

Printed Documentation

Si vous ne retrouvez pas l’échéance à pointer, vous pouvez utiliser l’option de recherche d’une

échéance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin d’accéder au menu contextuel, et

choisissez l’option Rechercher.

168 Epuration des échéances

Si vous mettez en place la gestion des échéances au cours de votre activité, vous avez peut-être besoin d’épurer les anciennes échéances (déjà réglées, mais non pointées) afin de commencer dans un échéancier de taille réduite. Cliquez sur le bouton Epurer.

169 Lettrage par l’échéancier

Lorsque vous renseignez votre échéancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut s’effectuer automatiquement, selon le paramétrage choisi dans l’onglet Saisie des préférences du dossier.

170 Echéancier : Recherche d'une échéance

Choisissez votre critère de recherche (date de la facture, montant de l’échéance, numéro de la pièce ou libellé de l’écriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la première échéance correspondant au critère indiqué. Si l’échéance trouvée n’est pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se poursuit alors.

171 Saisie Guidée

172 La Saisie Guidée

La Saisie Guidée permet de générer des écritures à partir d’un modèle (le guide) pré-paramétré. Vous pouvez ainsi générer plusieurs écritures successives et de même type très rapidement.

La création des guides s’effectue par la commande Guides d’écritures du menu Données.

Comment y accéder ?

Barre d’outils Volet de navigation dans Opérations courantes

Barre de menu Quotidien + Saisie Guidée Raccourci clavier Ctrl + G

Comment faire ?

 Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses.  Sélectionnez la liste souhaitée : liste de base ou liste développée.  Double-cliquez sur le guide à utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir.

173 La saisie dans un guide

L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tab ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

 Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous

convient pas, choisissez dans la liste (icône , touche F4 ou astérisque ) le code du journal dans lequel vous souhaitez que l’écriture soit générée.

 Saisissez la date de la pièce.  Saisissez la date d’échéance.  Saisissez le numéro de la pièce (numéro de facture, de chèque …). Le numéro de pièce

proposé dépend du paramétrage effectué dans la fiche du journal (onglet Général).

Opérations Comptables Courantes

 Le curseur se positionne sur la première ligne d’écriture, et propose en blanc les zones

accessibles et modifiables : chaque ligne est composée d’un numéro de compte, d’un intitulé de compte, d’un libellé et d’un montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones à renseigner.

 Lorsque la saisie est complète, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel génère

automatiquement les lignes d’écritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de l’écran, et une nouvelle écriture vous est automatiquement proposée sur le même guide que précédemment. Vous pouvez donc enchaîner des écritures de même type.

 Pour modifier les écritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement

en Saisie Standard.

174 Saisie non Comptable

175 Mes Achats

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et de les consulter.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Mes Achats

Présentation de la fenêtre

La fenêtre est partagée en deux parties :

 En haut : la liste des factures.  En bas : le détail d’une facture.

Comment saisir une facture ?

 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture.  Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture.  Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous préférez saisir les

montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.

 Complétez les informations de la facture : jour, numéro, fournisseur, description, total HT ou

TTC, en utilisant la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

Remarques : Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de

navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture après remises et après escomptes.

 Pour saisir les ventilations par nature d’achat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre

clavier (ou  du clavier numérique), et complétez la ligne de saisie. Si le total des ventilations est inférieur au total saisi dans l’entête, une nouvelle ligne de ventilation s’affiche automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nécessaires.

Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche « T » : le premier type de TVA

Printed Documentation

s’affiche alors automatiquement.

 Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture s’ajoute

alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.

Remarque : vous pouvez gérer vos échéances dans ce type de saisie.

Comment corriger une facture ?

Il suffit de sélectionner la facture à modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus.

Comment saisir un avoir ?

La saisie d’un avoir est identique à la saisie d’une facture, sauf que les montants sont saisis en négatif, c’est-à-dire précédés par le signe –.

Comment saisir une remise ?

Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sélectionner la nature d’achat Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en négatif, c’est-à-dire précédé

du signe –.

Comment saisir un escompte ?

Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sélectionner la nature d’achat Escomptes obtenus et de saisir le montant de l’escompte en négatif, c’est-à-dire précédé du signe –.

Ecritures générées

Les écritures générées sont de cette forme :

Compte Débit Crédit

401… Montant TTC 44566… Montant TVA 60… Montant HT

Comment utiliser un compte particulier qui ne s’affiche pas dans les natures d’achat ?

Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données, et cochez la colonne A (Achats) sur la ligne du compte à ajouter. Vous pouvez également consulter la partie Colonnes AVDR.

176 Mes Ventes

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de les consulter.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes

Présentation de la fenêtre

La fenêtre est partagée en deux parties :

Opérations Comptables Courantes

 En haut : la liste des factures.  En bas : le détail d’une facture.

Comment saisir une facture ?

montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.

 Complétez les informations de la facture : jour, numéro, client, description, total HT ou TTC, en

utilisant la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

Remarques : Pour créer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes

ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture après remises et

après escomptes.

 Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre

Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche « T » : le premier type de TVA

s’affiche alors automatiquement.

 Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture s’ajoute

alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.

Remarque : vous pouvez gérer vos échéances dans ce type de saisie.

Comment corriger une facture ?

Il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus.

Comment saisir un avoir ?

La saisie d’un avoir est identique à la saisie d’une facture, sauf que les montants sont saisis en négatif, c’est-à-dire précédés par le signe –.

Comment saisir une remise ?

Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sélectionner la nature de vente Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise et de saisir le montant de la remise en négatif, c’est-à-dire précédé du signe –.

Comment saisir un escompte ?

Printed Documentation

Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sélectionner la nature de vente Escomptes accordés et de saisir le montant de l’escompte en négatif, c’est-à-dire précédé du signe –.

Ecritures générées

Les écritures générées sont de cette forme :

Compte Débit Crédit

411… Montant TTC 44571… Montant TVA 70… Montant HT

Comment utiliser un compte particulier qui ne s’affiche pas dans les natures de vente ?

Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte à ajouter. Vous pouvez également consulter la partie Colonnes AVDR.

177 Mes Ventes Comptoir

178 Mes Ventes Comptoir

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir réalisés dans la journée.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir

Présentation de la fenêtre

La fenêtre se présente sous forme d’un tableau mensuel.

Comment saisir un ticket Z de caisse ?

1. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre ticket.

2. Cliquez sur le jour de votre ticket.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les étapes de l’assistant.

Ecritures générées

Les écritures générées sont de cette forme :

Journal des ventes comptoir (VC)

Compte Débit Crédit

5111 Recette en espèces 5112 Recette en chèques 5113 Recette en CB 5114 Recette autres modes 70… Montant HT 44571… Montant TVA

Journal de caisse (CA)

Opérations Comptables Courantes

Compte Débit Crédit

530 Recette en espèces 5111 Recette en espèces 530 Montant remis en banque 580 Montant remis en banque

Journal de banque (BP ou BS)

Compte Débit Crédit

5121 Espèces caisse remis en

banque

580 Espèces caisse remis en

banque 5121 Recette en chèques 5112 Recette en chèques 5121 Recette en CB 5113 Recette en CB 5121 Recette autres modes 5114 Recette autres modes

Comment corriger une vente ?

Il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus.

179 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de règlement

Dans cette étape, saisissez le numéro de pièce de la vente comptoir. Ce numéro sera repris sur les écritures de la vente, de caisse et de remises en banque générées par cet assistant. Conformément à

l’article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement, puis passez à l’étape suivante.

180 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit

Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC,

sachant que dans les deux cas la TVA sera calculée (sauf pour les saisies effectuées dans la colonne Exo).

Appuyez sur la touche Inser pour démarrer (ou  du clavier numérique), et complétez la ligne, en utilisant la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre. Saisissez toutes les ventilations de votre vente comptoir.

Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum qu’un seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut

que le montant de TVA soit à ressaisir en cas d’écarts d’arrondis avec le ticket Z de caisse.

Comment utiliser un compte particulier qui ne s’affiche pas dans les natures de vente ?

Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte à ajouter. Vous pouvez également consulter la partie Colonnes AVDR.

181 Ventes Comptoir : Remises en banque

Printed Documentation

Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur

Terminer.

182 Ma Trésorerie

183 Ma Caisse

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrées et sorties de caisse.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Ma Trésorerie + Ma Caisse

Comment saisir un règlement ?

 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois du règlement.  Choisissez selon les cas :

o S’il s’agit d’une sortie de caisse (paiement ou dépôt vers une banque), cliquez sur

Nouvelle dépense,

o s’il s’agit d’un règlement reçu, cliquez sur Nouvelle recette.

Comment corriger un paiement ?

Il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus.

Attention : Une recette ou une dépense générée par la saisie d’une vente comptoir devra être modifiée

dans la vente comptoir directement.

Les lignes précédées par un cadenas ont été validées par l’option Validation des Ecritures du menu

Clôtures.

184 Ma Banque Principale

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les règlements émis (paiements ou virements internes) et les règlements reçus sur votre banque principale.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Ma Trésorerie + Ma Banque Principale

Comment saisir un règlement ?

1. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois du règlement.

2. Choisissez selon les cas :

 S’il s’agit d’un règlement émis (paiement ou virement interne),

cliquez sur Nouvelle dépense,

 s’il s’agit d’un règlement reçu, cliquez sur Nouvelle recette,  s’il s’agit d’un bordereau de remise en banque, plutôt que de saisir

les chèques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau

bordereau.

Comment corriger un paiement ?

Opérations Comptables Courantes

Il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus.

Attention : Une recette générée par la saisie d’une vente comptoir devra être modifiée dans la vente

comptoir directement.

Les lignes précédées par un cadenas ont été validées par l’option Validation des Ecritures du menu

Clôtures.

185 Mon Autre Banque

Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les règlements émis (paiements ou virements internes) et les règlements reçus sur votre deuxième banque.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Ma Trésorerie + Mon Autre Banque

Comment saisir un règlement ?

1. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois du règlement.

2. Choisissez selon les cas :

 S’il s’agit d’un règlement émis (paiement ou virement interne),

cliquez sur Nouvelle dépense,

 s’il s’agit d’un règlement reçu, cliquez sur Nouvelle recette,  s’il s’agit d’un bordereau de remise en banque, plutôt que de saisir

les chèques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau

bordereau.

Comment corriger un paiement ?

Il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus.

Attention : Une recette générée par la saisie d’une vente comptoir devra être modifiée dans la vente

comptoir directement.

Les lignes précédées par un cadenas ont été validées par l’option Validation des Ecritures du menu

Clôtures.

186 Trésorerie : Dépense

Cette option vous permet de saisir un règlement émis, ou un virement interne.

Comment faire ?

Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

1. Saisissez le jour du règlement, si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse),

et le n° de pièce. Conformément à l’article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l’appuie.

2. Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement interne vers :

Printed Documentation

 Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un

fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu Quotidien.

 Autre charge ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un

fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de déplacement ou de restaurant …). Vous pouvez également utiliser cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc.

 Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un

virement d’une banque à l’autre, de la caisse vers une banque ou d’une banque vers la caisse.

3. Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge ou frais, indiquez le type et le montant de la TVA si nécessaire.

4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dépense suivante.

Comment créer un compte en cours de saisie ?

 Pointez Règlement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de créer un nouveau

fournisseur.

 Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de créer un nouveau

compte de charge ou frais.

Ecritures comptables

Les écritures générées sont de cette forme :

Règlement fournisseur

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 401… Montant

Autre charge ou frais

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 60… Montant HT 44566… Montant TVA

Virement interne

Journal source

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant

Journal cible

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant

Opérations Comptables Courantes

Comment utiliser un compte particulier qui ne s’affiche pas dans les autres charges ou frais ?

Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données, et cochez la colonne D (Dépense) sur la ligne du compte à ajouter. Vous pouvez également consulter la partie Colonnes AVDR.

187 Trésorerie : Recette

Cette option vous permet de saisir un règlement reçu.

Comment faire ?

Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

1. Saisissez le jour du règlement et le n° de pièce. Conformément à l’article 420-2 du PCG, tout

enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l’appuie.

2. Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette :

o Règlement client : Le règlement provient d’un client. La facture du client, TVA comprise,

aura été préalablement saisie dans l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.

o Autre recette : Le règlement ne provient pas d’un client habituel ou la facture

correspondante n’a pas été préalablement saisie. Vous pouvez également utiliser cette option pour saisir le remboursement d’indemnités journalières d’assurance maladie, un nouvel emprunt bancaire, etc.

3. Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA si nécessaire.

4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante.

Comment créer un compte en cours de saisie ?

 Pointez Règlement client, puis cliquez sur le bouton afin de créer un nouveau client.

 Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de créer un nouveau compte de

recette.

Ecritures générées

Les écritures générées sont de cette forme :

Règlement client

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 411… Montant

Autre recette

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant 70… Montant HT 44571… Montant TVA

Comment utiliser un compte particulier qui ne s’affiche pas dans les autres recettes ?

Printed Documentation

Accédez au Plan Comptable Entreprise par le menu Données, et cochez la colonne R (Recette) sur la ligne du compte à ajouter. Vous pouvez également consulter la partie Colonnes AVDR.

188 Trésorerie : Bordereau

Cette option vous permet de saisir l’ensemble des chèques reçus et déposés sur un unique bordereau de remise en banque. Plutôt que de saisir les chèques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle

recette, saisissez-les en une fois par cette option.

Comment faire ?

Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’un champ à l’autre.

1. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé.

2. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter

une ligne (ou  du clavier numérique). Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations.

3. Une fois tous les chèques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et saisir la remise suivante.

Ecritures générées

Les écritures générées sont de cette forme :

Compte Débit Crédit

530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise 411… Montant du chèque 1 411… Montant du chèque 2 411… Montant du chèque 3

189 Encaissements

190 Saisie des Paiements Reçus

Cette commande permet de gérer vos règlements par mode de règlement (chèque, carte bleue, LCR, prélèvements, ...) dans un journal des valeurs en attente.

Avant d’utiliser cette option, vous devez paramétrer les fiches de vos modes de règlements (menu Données) et préciser pour chaque mode, le numéro de compte (511xxx) sur lequel seront imputés les paiements reçus.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements Reçus

Comment faire ?

 Dans le champ Code journal, sélectionnez le journal (de type Trésorerie ou Divers) sur

lequel vous désirez travailler. Utilisez l'icône pour sélectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramétrer le journal par défaut dans l’onglet Saisie des préférences du dossier.

Opérations Comptables Courantes

 Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste déroulante le mois sur lequel vous

désirez travailler. Vous pouvez également utiliser les touches « Flèche basse » ou « Flèche Haute » pour passer au mois précédent ou suivant.

 La grille de saisie affiche les paiements déjà reçus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez

la touche Inser :

 Renseignez les différents champs et validez par OK. Les écritures comptables sont alors

enregistrées. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Standard.

 L’échéancier du compte s’ouvre afin d’en réaliser le pointage. Si vous n’utilisez pas cette

fonctionnalité, refermez la fenêtre.

 Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau règlement.

Ecritures comptables générées

Les écritures comptables générées dans le journal d’encaissement ont la forme suivante :

411GESPI 200 5111 200 411ELAT 500 5112 500 411CAA 1500 5113 1500

Autres fonctions

12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche Entrée. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir l’échéancier du compte : utilisez le bouton Echéancier. 16Un menu contextuel proposant les opérations les plus courantes est accessible par simple

clic droit sur la grille de saisie.

191 Saisie des Paiements Reçus : Bouton Ajouter

Tiers

 Saisissez le numéro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant l’icône

, ou créez un nouveau compte.

Règlement

 Si le règlement est en devise étrangère, saisissez le code de la devise (ou sélectionnez-le par

l’icône ) et saisissez le montant du règlement dans la case Montant en devise étrangère, sinon saisissez directement le règlement dans la case Montant en devise locale.

Type

 Saisissez le code du mode de règlement (ou sélectionnez-le par l’icône ). Pour un

règlement en chèque, vous pouvez saisir le N° de chèque, et indiquer s’il s’agit d’un chèque horsplace.

Printed Documentation

Ecriture

 Complétez la date de l’écriture en saisissant le jour.  Renseignez le numéro de pièce et le libellé de l’écriture.  Modifiez si besoin le compte proposé en contrepartie, selon le mode de règlement.

192 Dépôt des Valeurs en Attente

Tous les règlements enregistrés par la commande Saisie des Paiements Reçus sont des valeurs en attente. L’opération de dépôt est nécessaire pour que les écritures comptables de banque soient générées.

Attention : Si vous souhaitez générer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prélèvements,

lancez la remise en banque avant d’effectuer le dépôt.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Encaissements + Dépôt des Valeurs en Attente

Comment faire ?

 Choisissez le mode de règlement, et la période d’enregistrement des règlements que vous

souhaitez déposer en banque. La liste des règlements encaissés sous ce mode et pendant la période s’affiche automatiquement.

 Sélectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez déposer ces valeurs et

précisez la date de dépôt. Les écritures correspondant à ce dépôt seront générées dans ce journal à cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque.

 Saisissez un numéro de remise et un libellé. Ces informations apparaîtront sur le bordereau

de remise en banque. Le libellé sera repris sur les écritures générées.

 Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes d’encaissement en attente à

déposer.

 Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau.  La validation du dépôt (bouton Valider) permet de déposer effectivement les valeurs

encaissées, de générer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenêtre de dépôt. Une confirmation vous est donc demandée. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement déposées.

Après dépôt, le journal de banque affichera ce type d’écritures (si 512BANQUE a été défini dans la fiche du journal de banque en mode pied de journal) :

5111 Chèque 200 5113 1800 512BANQUE 2000

Comment réimprimer un ancien bordereau ?

Utilisez le bouton Liste des dépôts antérieurs, en bas de la fenêtre. Il vous permettra d’ouvrir un bordereau déjà validé. Réimprimez ensuite le bordereau grâce au bouton Bordereau.

193 Dépôt des Valeurs : Dépôts antérieurs

Opérations Comptables Courantes

 Affichez la liste des dépôts pour toutes les banques, ou sélectionnez un journal en particulier.  Sélectionnez un dépôt dans la liste en vous aidant du numéro et de la date de remise en banque.  Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dépôt et éventuellement réimprimer le bordereau par le bouton

Bordereau.

 Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les règlements de cette remise seront à nouveau

déposables dans un autre bordereau, et les écritures de banque correspondant à la remise supprimée seront supprimées.

194 Dépôt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque

1. Contrôlez les coordonnées bancaires de votre société (ces coordonnées s’imprimeront sur le

bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de l’onglet Banque du journal de banque indiqué dans l’entête de la fenêtre.

2. Cliquez sur Imprimer ou Aperçu pour une sortie papier ou écran. Toutes les impressions proposent des boutons identiques.

195 Décaissements

196 Règlements des Tiers

Cette commande permet de saisir rapidement les règlements des fournisseurs en fonction des échéances.

Avant d’utiliser cette option, vous devez paramétrer les fiches de vos modes de règlements (menu

Données).

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Décaissements + Règlements des Tiers

Comment faire ?

 Dans l’entête de la fenêtre, saisissez le numéro de compte du fournisseur ainsi que la période

des échéances en attente de règlement que vous souhaitez afficher.

 Choisissez, si vous le souhaitez, le type d’échéances à afficher ainsi que le mode de règlement

(critères facultatifs).

 La grille affiche les échéances en attente de règlement.  Enregistrez ensuite le règlement :

o Règlement total : Sélectionnez l’échéance réglée et cliquez sur le bouton Solder, ou

double-cliquez dessus.

o Règlement partiel : Sélectionnez l’échéance réglée et cliquez sur le bouton Règl.

Partiel, saisissez le montant du règlement et validez.

Résultat : le montant du règlement s’affiche dans la colonne Montant.

 Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les différents champs et validez par OK. Votre

règlement est alors enregistré. Elles sont consultables et modifiables par le menu Quotidien + Saisie Standard.

 Le logiciel vous propose automatiquement d’éditer un courrier : choisissez le modèle souhaité

(courrier, lettre-chèque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnées du fournisseur sont automatiquement reprises de la fiche du compte (onglet Adresse).

197 Règlement des Tiers : Bouton Valider

Printed Documentation

 Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le règlement doit être enregistré (icône

). Vous pouvez paramétrer le journal par défaut dans l’onglet Saisie des préférences du

dossier. Le compte de Contrepartie s’affiche automatiquement.

 Tapez la date du paiement ou sélectionnez-la par l’icône .  Renseignez le détail de l’écriture : Numéro de pièce et Libellé.

 Si besoin, saisissez le code du mode de règlement (ou sélectionnez-le par l’icône ).

Pour un règlement en chèque, vous pouvez saisir le Code chéquier et le N° de chèque.

 Pour un paiement en devise étrangère, sélectionnez le code de la devise.  Si vous souhaitez que l’écriture de règlement soit automatiquement lettrée avec l’échéance

précédemment sélectionnée, laissez la case Lettrer cochée et validez par OK. Vous pourrez consulter le lettrage par l’option Quotidien + Consultation – Lettrage.

198 Remises en Banque (génération de Fichiers)

199 Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ?

Paramétrez vos comptes de tiers

Accédez au Plan Comptable par le menu Données. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur concerné. Pour chaque compte, accédez à l’onglet Banque et complétez les coordonnées bancaires de vos tiers.

Paramétrez vos journaux

Accédez aux Journaux par le menu Données. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de banque correspond à une banque de la société). Pour chaque banque, accédez à l’onglet Banque et complétez les coordonnées bancaires de vos banques.

Créez vos modes de règlements

Accédez aux Modes de Règlements par le menu Données. Par le bouton Nouveau, créez les modes de règlements nécessaires , de type L.C.R / B.O.R, Prélèvement ou Virement.

Utilisez l’option adéquate

Pour les LCR et les Prélèvements, saisissez les paiements clients dans l’option Saisie des Paiements Reçus du menu Quotidien + Encaissements, en utilisant le mode de règlement créé précédemment, de type L.C.R / B.O.R ou Prélèvement.

Accédez ensuite soit à l’option Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de Prélèvements.

Pour les Virements, saisissez les règlements fournisseurs dans l’option Règlements des Tiers du menu Quotidien + Décaissements, en utilisant le mode de règlement de type Virement créé précédemment.

Accédez ensuite à l’option Remise de Virements.

200 Remises en Banque

Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la même manière.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Encaissements + Remise de LCR / BOR

Opérations Comptables Courantes

Quotidien + Encaissements + Remise de Prélèvements Quotidien + Décaissements + Remise de Virements

Comment faire ?

 Sélectionnez le journal de valeurs à l’encaissement qui contient les règlements à déposer, puis

précisez la période. Les règlements de type LCR, Prélèvements ou Virements s’affichent automatiquement.

 Double-cliquez sur chaque ligne à prendre en compte dans la remise et complétez les

informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous avez complété la fiche du compte.

 Un astérisque  apparaît à gauche de la ligne pour indiquer qu’elle a bien été prise en compte.  Lorsque tous les règlements voulus ont été sélectionnés, cliquez sur le bouton Valider et

Générer un fichier aux normes AFB. Complétez les informations concernant la remise elle-même. Le fichier bancaire (*.AFB) sera généré automatiquement dans le répertoire de l’application.

 Le logiciel vous propose automatiquement d’éditer la liste des paiements remis en banque.  Les lignes de règlements disparaissent de la fenêtre de remise.

Consultez aussi la partie : Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ?

201 Informations bancaires

Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le logiciel réalise alors un contrôle du RIB et vous affiche un message lorsqu’il est invalide.

202 Remise en Banque : Validation et génération du fichier

 Choisissez le Code entrée (pour une LCR / BOR), le Type prélèvement (pour un

prélèvement), ou le Type de virement (pour un virement).

 Contrôlez les informations de votre société (N° émetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces

informations sont automatiquement reprises des coordonnées du dossier, ainsi que de l’onglet Banque du journal de banque.

 Indiquez la référence de la remise.  Modifiez si besoin la Date de valeur.  Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou Collectivités locales).  Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement.  Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera généré automatiquement dans le répertoire de

l’application.

203 Consultation de Comptes et Lettrage

204 Consultation de Comptes - Lettrage

La Consultation de compte vous permet d’obtenir la liste des écritures d’un compte pour une période de référence.

Comment y accéder ?

Printed Documentation

Barre d’outils Volet de navigation dans Opérations courantes

Barre de menu Quotidien + Consultation - Lettrage Raccourci clavier Ctrl + I

Comment consulter un compte ?

Dans le champ Compte, cliquez sur l’icône . Cela vous permet d’accéder à la liste des comptes, c’est-à-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte à consulter.

Pour vous déplacer d’un compte à l’autre, utilisez au choix :

17les boutons et , 18les flèches et de votre clavier,

19les touches et de votre clavier numérique.

Les lignes précédées par un cadenas ont été validées par l’option Validation des Ecritures du menu

Clôtures.

Remarque : Les différentes colonne peuvent être affichés ou masqués en paramétrant l’Affichage des

colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui

fera apparaître l’origine des lignes importées ou recopiées.

Qu’est-ce que le lettrage ?

compte, en cliquant sur le bouton , ou en accédant au plan comptable.

Important : Lors de la clôture annuelle, l’opération de lettrage est l’unique manière de conserver sur

l’exercice suivant les écritures en attente de règlement.

Comment lettrer un compte ?

 Cliquez sur chaque ligne à lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer.  Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA étant le premier). Indiquez le code

lettrage à appliquer aux écritures et cliquez sur OK. Si la sélection des écritures est déséquilibrée et que l’écart est inférieur à l’écart autorisé dans l’onglet Consultation des préférences du dossier, le logiciel vous affiche la boîte de lettrage approché pour générer une écriture d’écart de règlement.

 Renseignez cette boîte et cliquez sur OK : toutes les écritures sélectionnées sont alors pointées.

Remarque : Pour retrouver une écriture à lettrer, sélectionnez les écritures Non lettrées, accédez au

menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez l’option Recherche.

Opérations Comptables Courantes

Consultez aussi les parties suivantes :

 Lettrer en cours de saisie  Lettrage partiel

205 Lettrage manuel

Le lettrage peut être autorisé pour certains comptes, et interdits pour d’autres. Définissez cela dans la fiche du compte.

Le lettrage manuel s’effectue de la manière suivante :

 Activez l’option Consultation - Lettrage du menu Quotidien.  Saisissez le numéro du compte de tiers à lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icône

ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4.

 Saisissez la période de référence des écritures que vous souhaitez lettrer.  Cliquez sur chaque ligne à lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer.  Si la sélection des écritures est équilibrée, le logiciel vous propose automatiquement le dernier

code lettrage (AAA étant le premier), indiquez le code lettrage à appliquer aux écritures et cliquez sur OK. Si la sélection des écritures est déséquilibrée et que l’écart est inférieur à l’écart autorisé dans les préférences du dossier, le logiciel vous affiche la boîte de lettrage approché pour générer une écriture d’écart de règlement.

 Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les écritures sélectionnées sont alors

pointées.

Remarques :

Le lettrage manuel est accessible en Saisie Standard par clic sur l'icône . Le lettrage manuel peut être réalisé au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant d’une écriture lettrée entraîne automatiquement sont

délettrage.

206 Consultation : Recherche

Vous possédez une version millésimée

 Choisissez le critère de recherche : un montant au débit, un montant au crédit, un solde.  Tapez un montant.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce montant.  Si l’écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de

votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche.

Lorsque le logiciel ne trouve pas d’écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Aucune écriture pour ces critères… ».

Vous possédez une version PRO

 Choisissez le critère de recherche : la date de l’écriture, un montant, le numéro de pièce ou le libellé

de l’écriture.

Printed Documentation

 En fonction du critère choisi :  Saisissez la date de l’écriture.

 Pointez le sens de l’écriture ou solde et saisissez un montant.  Saisissez le numéro de pièce.  Ou saisissez le libellé de l’écriture.

 Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce critère.  Si l’écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de votre

clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche.

Lorsque le logiciel ne trouve pas d’écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Aucune écriture pour ces critères… ».

207 Lettrage Automatique

Le lettrage automatique est une opération globale qui permet de lettrer les écritures de manière automatique suivant le numéro de pièce ou les montants.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Consultation – Lettrage + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique

Comptes

Indiquez la fourchette de comptes à lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage automatique est autorisé seront lettrés. L’autorisation s’effectue à partir de l’onglet Divers de la fiche du compte.

Période

Le logiciel vous propose d’effectuer le lettrage jusqu’à la date du jour, mais vous pouvez modifier cette date si vous le souhaitez.

Cocher la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de l’exercice en cours puissent être lettrées avec des lignes des exercices antérieurs. Cela suppose qu’il ne s’agit pas du 1er exercice et que lors des clôtures, la conservation des écritures de tiers non lettrées ait été demandée.

Type de lettrage

Choisissez le critère de lettrage en pointant :

 Par pièces : le logiciel recherche les lignes d’écritures qui ont le même numéro de pièce et

dont les montants se compensent.

 Par montants : le logiciel recherche les lignes d’écritures dont les montants se compensent.

Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)

La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes d’écritures pouvant se compenser (par défaut 2, par exemple pour une facture et son règlement). Une profondeur de 3 signifie que le logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux règlements, ou deux factures avec un règlement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de possibilités sont examinées) mais plus la durée de l'opération est longue. Au delà de 6, un message vous avertira que l’opération peut être longue.

Opérations Comptables Courantes

Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)

Lorsque cette case n’est pas cochée, un code lettrage différent est attribué à chaque groupe de lignes d’écritures qui se compensent.

Lorsque cette case est cochée, le fonctionnement est le suivant :

Dans un premier temps, les lignes d’écritures non lettrées du compte sont balayées jusqu’à ce que

le solde progressif de ces lignes soit égal à zéro. Si c’est le cas, toutes les lignes d’écritures lues sont lettrées avec les mêmes lettres, puis les lignes d’écritures suivantes sont balayées, et ainsi de suite.

Dans un deuxième temps, les lignes d’écritures non lettrées restantes sont lettrées en fonction de la

profondeur de lettrage.

Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)

Cette option n’est accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochée.

Elle fonctionne de la même façon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif d’un groupe de lignes d’écritures ne sera pas égal à zéro, mais inférieur à l’écart maximal autorisé indiqué dans la fenêtre de lettrage approché.

Le logiciel génère alors une écriture d'opération diverse pour compenser l'écart. Pour définir cet écart, cliquez sur le bouton Lettrage Approché.

Bouton Lettrage approché (en lettrage par montants uniquement)

Ce bouton vous permet de définir les options de lettrage approché, notamment l'écart maximum autorisé.

Par exemple on peut décider qu’un écart de 1 euro est tolérable. Le logiciel génèrera alors une écriture d'opération diverse si un écart inférieur ou égal à 1 entre plusieurs lignes d’écritures (selon la profondeur indiquée) est trouvé.

Avant de générer l'écriture d'opération diverse de l'écart, le logiciel peut vous demander une confirmation. Si vous refusez la génération de l'écriture, le lettrage sera classique.

Rapport

Si vous cochez cette case, le logiciel génèrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de tous les lettrages effectués par cette option.

208 Lettrage Automatique approché

Cette option permet de lettrer des écritures même lorsqu’un écart de règlement apparaît.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Consultation – Lettrage + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique

Sélectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approché.

Options

Printed Documentation

Saisissez l’écart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin d’obtenir un message de

confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas.

Ecritures de régularisation

Indiquez ici les paramètres des écritures d'OD à générer.

209 Délettrage

Le délettrage s’effectue de la manière suivante :

 Activez l’option Consultation - Lettrage du menu Quotidien.  Saisissez le numéro du compte de tiers à délettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icône

ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4.

 Saisissez la période de référence des écritures que vous souhaitez délettrer.  Cliquez sur le bouton Délettrer.  Saisissez le code lettrage à annuler.  Cliquez sur OK.

Vous pouvez également lancer un Délettrage automatique (menu Quotidien) pour délettrer les écritures d’un compte ou d’une fourchette de comptes, pour une période donnée, suivant un intervalle de codes lettrage à préciser.

210 Ecriture de régularisation (lettrage)

Lorsqu’un écart de règlement ou un écart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez paramétrer l’écriture de régularisation à générer.

Les comptes proposés par défaut (6688 et 7688) s’appliquent pour un écart de règlement. Vous pouvez paramétrer d’autres comptes dans l’onglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +

Propriétés).

211 Rapprochement Bancaire

212 Rapprochement Bancaire

Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrés sur votre extrait de compte et ainsi de connaître à tout moment les sommes payées ou perçues restant à pointer.

Comment effectuer son Rapprochement Bancaire

 Par compte  Par journal  Automatique par Journal ou par compte (en version PRO)

Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?

Le choix du type de rapprochement que vous allez réaliser s’effectue dans les préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Création).

Opérations Comptables Courantes

Dans un pointage par journal, vous obtenez les écritures saisies dans le journal de trésorerie, à l'exception des écritures du compte de trésorerie. Ce type de rapprochement doit être utilisé lorsque vous avez paramétré vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en pied de journal.

Avantage : Le nombre d’écritures dans le journal de banque est divisé par deux.

Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des écritures du compte de trésorerie. Ce type

de rapprochement doit être utilisé lorsque vous avez paramétré vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en ligne à ligne.

Avantages :

 La première année, l’à nouveau du compte de banque pourra être saisi de façon détaillée

pour faciliter le démarrage du pointage.

 Les écritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple

OD) apparaîtront lors du rapprochement.

 Certaines écritures de tiers pourront être regroupées sur une seule ligne de banque (par

exemple toutes les écritures d’une remise en banque), ce qui facilitera le pointage.

Attention : Dans le cas où un journal de trésorerie est défini avec une contrepartie automatique

en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les écritures de Tiers (401 et 411).

213 Rapprochement Bancaire incorrect

Le rapprochement bancaire est incorrect tant qu’il reste un écart de rapprochement. Voici les points à vérifier :

 Certains règlements du relevé bancaire n’ont peut-être pas été saisis en comptabilité (frais

bancaires, agios…) : saisissez-les et pointez-les.

 Certains montants n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants présents

dans le relevé de banque.

 Certains montants ont peut-être été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les

en redouble-cliquant dessus.

 Le solde de la banque a peut-être été mal saisi, ou dans le mauvais sens. Vérifiez-le et

modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevé).

214 Rapprochement Manuel

215 Rapprochement par Compte

Le rapprochement bancaire par compte permet d’obtenir la totalité des écritures du compte de banque à la date du relevé bancaire afin de réaliser le pointage des écritures relevées sur votre extrait de compte. Lors de la clôture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les écritures non pointées afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte

Définissez les critères de votre Rapprochement Bancaire

 Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du

relevé).

Printed Documentation

 Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple

la date du relevé).

 Sélectionnez le numéro du compte de banque à rapprocher.  Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non

rapprochées. Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées. Les écritures du compte s’affichent alors dans une grille.

 Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un

solde Créditeur doit être saisi à droite.

Pointez vos écritures

 Pointez ou dépointez une écriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandé

l’affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une écriture, celle-ci disparaît de l’écran.

 Le logiciel calcule automatiquement l’écart entre le solde du compte et le solde de banque

dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement, c’est-à-dire qu’il ne doit plus s’afficher aucun montant dans ce champ.

 Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l’icône .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.

Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc

sélectionner Toutes dans le champ Ecritures.

En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?

Lorsque le rapprochement bancaire est terminé, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en l’état. Ainsi, vous ne risquez plus de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée.

Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.

Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s’affiche tel qu’il était lors de sa validation, c’est-à-dire que :

 Les écritures postérieures à la date de relevé ne s’affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées,

pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé.

Il est possible de déverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton Déverrouiller, à condition que ce soit le dernier. C'est-à-dire que pour déverrouiller l’avant-dernier rapprochement, vous devrez d’abord déverrouiller le dernier.

Le menu contextuel

Le menu contextuel (clic droit) permet de

Opérations Comptables Courantes

20Pointer ou dépointer une écriture. 21Dépointer automatiquement des écritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de réaliser un rapprochement « à l’envers », ce qui est

utile lorsque l’on débute le rapprochement en cours d’exercice par exemple. Il s’agit de tout pointer, puis de dépointer les écritures non encore passées dans vos relevés.

23Rechercher une écriture à rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des écritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriétés de la grille.

Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?

216 Rapprochement par Journal

Le rapprochement par journal permet d’obtenir la totalité des écritures du journal de banque à la date du relevé bancaire afin de réaliser le pointage des écritures relevées sur votre extrait de compte. Lors de la clôture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les écritures non pointées afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal

Définissez les critères de votre Rapprochement Bancaire

 Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du

relevé).

 Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple

la date du relevé).

 Sélectionnez le code du journal de banque à rapprocher.  Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non

rapprochées. Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées. Les écritures du compte s’affichent alors dans une grille.

solde Créditeur doit être saisi à droite.

Pointez vos écritures

 Pointez ou dépointez une écriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandé

l’affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une écriture, celle-ci disparaît de l’écran.

 Le logiciel calcule automatiquement l’écart entre le solde du compte et le solde de banque

dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement , c’est-à-dire qu’il ne doit plus s’afficher aucun montant dans ce champ.

 Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l’icône .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.

Printed Documentation

Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc

sélectionner Toutes dans le champ Ecritures.

En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?

Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.

Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s’affiche tel qu’il était lors de sa validation, c’est-à-dire que :

 Les écritures postérieures à la date de relevé ne s’affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les

distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé.

Le menu contextuel

Le menu contextuel (clic droit) permet de

 Pointer ou dépointer une écriture.  Dépointer automatiquement des écritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de réaliser un rapprochement « à l’envers », ce qui est

utile lorsque l’on débute le rapprochement en cours d’exercice par exemple. Il s’agit de tout pointer, puis de dépointer les écritures non encore passées dans vos relevés.

 Rechercher une écriture à rapprocher.  Basculer en consultation du compte de l’écriture sélectionnée.  Basculer en saisie des écritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriétés de la grille.

Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?

217 Rapprochement Bancaire : Recherche d’un montant

Vous possédez une version millésimée

 Tapez un montant.  Choisissez le sens de l’écriture.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce montant.

Opérations Comptables Courantes

 Si l’écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de

votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche.

Lorsque le logiciel ne trouve pas d’écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Ecriture à rapprocher non trouvée ».

Vous possédez une version PRO

 Choisissez le critère de recherche : la date de l’écriture, un montant, le numéro de pièce ou le libellé

de l’écriture.

 En fonction du critère choisi :

28Saisissez la date de l’écriture. 29Pointez le sens de l’écriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numéro de pièce. 31Ou saisissez le libellé de l’écriture.

clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche.

Lorsque le logiciel ne trouve pas d’écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Ecriture non trouvée ! ».

218 Rapprochement Automatique

219 Rapprochement Automatique (en version PRO)

Cette option vous permet :

 Soit de réaliser un pointage automatique de vos écritures de banque : le logiciel réalise lui-

même le rapprochement.

 Soit d'importer dans votre comptabilité les écritures de banque afin de ne pas les saisir.  Soit de visualiser le relevé bancaire à l’écran et de réaliser un pointage manuel.

Comment y accéder ?

Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou par Compte

La partie haute de l’écran est réservée aux écritures comptables, la partie basse au relevé de banque.

220 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des écritures

Comment comptabiliser des écritures ?

Il s’agit d’importer les écritures du relevé bancaire. Pour cela :

 Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal

de banque (en rapprochement par journal).

 Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d’import à réaliser et complétez les

informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n’apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher.

Printed Documentation

 Sélectionnez la ligne à comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et

renseignez les différents critères. Après validation, l’écriture apparaîtra dans la partie haute de la fenêtre.

Autres fonctions

Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir

le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur.

Imprimer : il s’agit d’imprimer les lignes du relevé bancaire.

221 Rapprochement Automatique : Pointage manuel

Affichage des écritures (partie haute de la fenêtre)

 Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé).  Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la

date du relevé).

 Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de

banque (en rapprochement par journal).

 Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non rapprochées.

Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées.

solde Créditeur doit être saisi à droite.

Importation du relevé bancaire

 Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d’import à réaliser et complétez les

informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n’apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher.

Pointage

 Vous pouvez pointer vos écritures de deux façons :

o Soit double-cliquez sur l’écriture à rapprocher ; o Soit sélectionnez la ligne de votre extrait de compte et l’écriture à rapprocher. Le

logiciel vérifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les montants sont identiques.

Remarque : Si vous avez demandé l’affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une

écriture, celle-ci disparaît de l’écran.

 Le logiciel calcule automatiquement l’écart entre le solde du compte et le solde de banque dans

le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement , c’est-àdire qu’il ne doit plus s’afficher aucun montant dans ce champ..

 Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l’icône .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.

Opérations Comptables Courantes

Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc

sélectionner Toutes dans le champ Ecritures.

En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?

Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.

Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s’affiche tel qu’il était lors de sa validation, c’est-à-dire que :

32Les écritures postérieures à la date de relevé ne s’affichent pas. 33Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour

les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé.

Autres fonctions

Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir

le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur.

Imprimer : il s’agit d’imprimer les lignes du relevé bancaire.

Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?

222 Rapprochement Automatique : Pointage automatique

Affichage des écritures (partie haute de la fenêtre)

 Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal

de banque (en rapprochement par journal).

 Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non

rapprochées.

 Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un

solde Créditeur doit être saisi à droite.

Importation du relevé bancaire

 Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d’import à réaliser et complétez les

informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n’apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher.

Printed Documentation

Pointage

 Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les différents critères.

 Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l’icône .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.

Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc

sélectionner Toutes dans le champ Ecritures.

En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?

Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.

Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s’affiche tel qu’il était lors de sa validation, c’est-à-dire que :

 Les écritures postérieures à la date de relevé ne s’affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les

distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé.

Autres fonctions

Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir

le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur.

Imprimer : il s’agit d’imprimer les lignes du relevé bancaire.

Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?

223 Rapprochement Automatique : Bouton Purger

Il s’agit de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur :

 Indiquez la période à purger en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant

l’icône .

 Indiquez la fourchette de pièces à purger.  Cochez le type de lignes à supprimer : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les deux.

224 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer

Il s’agit d’imprimer votre relevé bancaire :

Opérations Comptables Courantes

 Indiquez la période à imprimer en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant

l’icône .

 Indiquez la fourchette de pièces à imprimer.  Choisissez le type de lignes à imprimer : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les

deux.

225 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser

Il s’agit de comptabiliser la ligne du relevé bancaire sélectionnée :

 Indiquez le Journal de banque dans lequel l’écriture doit être comptabilisée.  Indiquez la Date de l’écriture.  Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel l’écriture doit

être comptabilisée.

 Confirmez le compte de trésorerie pour la Contrepartie.  Si besoin, modifiez le Numéro de pièce et le Libellé de l’écriture.

Validez par OK : l’écriture apparaît dans la partie haute de la fenêtre.

226 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique

Code

Ce code sera reporté sur les écritures pointés. Il peut s’agir par exemple du numéro du relevé. S’il s’agit d’un numéro de ligne, vous pouvez demander l’incrémentation automatique de ce code.

Date de valeur

Cette date sera reportée sur les écritures pointées. Vous pouvez choisir :

 La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez à quelle date les

écritures auront été pointées.

 La date de valeur de l’extrait de compte : ainsi, la date du relevé est reportée sur l’écriture. Si

plusieurs lignes sont pointées avec une seule écriture, le logiciel prend la date la plus récente.

Ecart maximal

Vous pouvez préciser ici le nombre de jours d’écart autorisé entre la date de l’écriture et la date de référence. Si l’écart est supérieur, le rapprochement ne s’appliquera pas sur l’écriture.

Type

Choisissez le type de rapprochement à lancer :

 Par pièces et par montants : le logiciel vérifie la concordance des numéros de pièces et des

montants.

 Par montants : le logiciel ne vérifie que la concordance des montants.

Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevés avec une

seule écriture, ou inversement.

227 Rapprochement Automatique : Bouton Critères

Printed Documentation

Choisissez ici les critères d’affichage des lignes des relevé de compte :

 Indiquez la période en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant l’icône .  Choisissez le type de lignes à afficher : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les deux.

228 Déclaration de TVA

229 Gestion de la TVA

Il existe deux types de TVA :

34TVA sur les débits : La TVA est automatiquement comptabilisée lors de l'écriture de vente ou

d'achat.

35TVA sur les encaissements : La TVA de la pièce de vente ou d’achat est automatiquement

comptabilisée lors de l’écriture du règlement.

230 Comment mettre en place votre TVA ?

Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + Propriétés + Racines de comptes), vous

devez pointer, le mode de TVA par défaut : TVA sur Débits ou TVA sur Encaissements. Le choix indiqué ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA créés.

Si vous gérez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des

racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA à appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant à la facture saisie. C’est le choix du compte qui est déterminant.

Toujours dans les racines de comptes, définissez les différents taux de TVA que vous utilisez, en

cliquant sur le bouton Taux.

Paramétrez vos comptes de TVA à partir du plan comptable (menu Données) : vous devez

impérativement définir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le logiciel vous propose déjà un plan comptable avec un compte de TVA par type.

231 Comment gérer la TVA sur les débits ?

Il suffit de saisir vos pièces de ventes et d’achat en utilisant les comptes appropriés. Les montants saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la déclaration de TVA.

232 Comment gérer la TVA sur les encaissements ?

Vous devez obligatoirement saisir un numéro de pièce sur vos écritures de ventes et d’achats et tenir à jour votre échéancier (pointage de la ligne d’échéance lors de l’enregistrement du règlement).

Si vous ne souhaitez pas gérer vos échéances (bien que cela soit vivement conseillé), la TVA sur les encaissements pourra toutefois être reconnue si vous saisissez vos écritures avec un numéro de

pièce identique sur l’écriture de vente ou d’achat et l’écriture de règlement.

233 Acomptes et TVA sur encaissements

234 Acompte

Si vous gérez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez impérativement saisir une facture d’acompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de l’échéancier puisse avoir lieu.

235 Règlement partiel

Si vous saisissez le règlement partiel d’une facture, renseignez votre échéancier : le logiciel recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du règlement.

EBP Compta v14 Instruction Manual [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

 L'Administrateur  Comment créer un Utilisateur ?  Modification du mot de passe  Changer d'Utilisateur

 Sélection des Transactions  Impression des Transactions  Purge des Transactions

Activer les éléments de l’affichage

Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Choisissez ensuite l’onglet concerné : Immobilisations ou Crédits-Bails.

La Saisie Standard permet de :

Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrés sur votre extrait de compte et ainsi de connaître à tout moment les sommes payées ou perçues restant à pointer.