EBP Comptabilité et
Facturation
Pour Windows 2000, XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2007 EBP Informatique, édition janvier 2008
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP Comptabilité et Facturation 3
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
4 EBP Comptabilité et Facturation
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0 : Janvier 2008
EBP Comptabilité et Facturation 5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité Facturation et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
6 EBP Comptabilité et Facturation
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique................................................................11
1.2. Configuration requise .........................................................................12
1.3. Place disque nécessaire .....................................................................12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 14
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 15
4.1. Version d’évaluation............................................................................15
4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................16
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................16
4.4. Evaluez une version après activation ................................................17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................18
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................18
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................18
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................19
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................19
5.6. Etape 6 : Régime fiscal........................................................................19
5.7. Etape 7 : Plan Comptable....................................................................20
5.8. Ecran de travail ....................................................................................21
PRISE EN MAIN 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 23
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................23
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................24
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................27
1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................28
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................32
2. COMMENT GERER MES VENTES (OU MES ACHATS) ? 35
2.1. Mes clients ...........................................................................................35
2.2. Mes devis .............................................................................................35
2.3. Mes factures.........................................................................................37
2.4. Enregistrement en comptabilité .........................................................38
2.5. Mes achats ...........................................................................................39
EBP Comptabilité et Facturation 7
TABLE DES MATIERES
3. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 40
3.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................40
3.2. La saisie guidée ...................................................................................40
3.3. La saisie comptable.............................................................................42
4. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 48
4.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................48
4.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................48
4.3. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................48
4.4. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................49
4.5. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................50
5. JE POINTE MA BANQUE 51
5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? .....................................51
5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................51
6. LA DECLARATION DE TVA 53
6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................53
6.2. La déclaration CA3 ..............................................................................53
6.3. La déclaration CA12 ............................................................................54
7. LES IMPRESSIONS COURANTES 56
7.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................56
7.2. Comment imprimer mon grand-livre ?...............................................56
7.3. Comment imprimer ma balance ? ......................................................57
8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 58
8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................58
8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................59
8.3. Comment imprimer l’échéancier ? .....................................................59
8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................61
9. LA CLOTURE MENSUELLE 62
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................62
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................62
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 63
10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ..........................63
10.2. Je clôture mon exercice....................................................................64
11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 67
11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................67
11.2. Comment sauvegarder ?...................................................................67
8 EBP Comptabilité et Facturation
TABLE DES MATIERES
LES FONCTIONS AVANCEES 69
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 69
1.1. La création des guides d’écritures.....................................................69
1.2. La gestion des abonnements .............................................................69
1.3. La gestion des modes de règlement..................................................69
1.4. La gestion analytique ..........................................................................70
1.5. La gestion budgétaire .........................................................................70
1.6. Les chéquiers (version PRO)..............................................................70
1.7. La gestion des devises (version PRO)...............................................70
1.8. La gestion des immobilisations .........................................................70
2. MENU GESTION 71
2.1. Les articles...........................................................................................71
2.2. La gestion des prospects ...................................................................71
2.3. Les encaissements et les décaissements .........................................71
3. MENU COMPTABILITE 72
3.1. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO).................72
3.2. La recherche d’écritures .....................................................................72
3.3. Les écritures de simulation ................................................................72
3.4. Les prévisions de trésorerie...............................................................72
4. MENU IMPRESSIONS 73
4.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) .....................................73
4.2. Les tableaux de gestion (version PRO) .............................................73
4.3. Les listes diverses...............................................................................73
5. MENU CLOTURE 74
5.1. Validation des écritures ......................................................................74
5.2. La génération des soldes N-1 .............................................................74
5.3. La génération des RAN provisoires ...................................................74
6. MENU OUTILS 75
6.1. Maintenance.........................................................................................75
6.2. Assistance comptable.........................................................................75
6.3. Communication entreprise-expert .....................................................75
6.4. Les importations et exportations de données ..................................76
INDEX 77
EBP Comptabilité et Facturation 9
Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
01 34 94 20 00
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
EBP Comptabilité et Facturation 11
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;
Windows 2000, XP
Une résolution 1024 * 768 (24bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(1)
ou Vista ;
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
12 EBP Comptabilité et Facturation
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Comptabilité et Facturation 2008 pour installer le logiciel. La
procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ TPE12.1
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ TPE12.1
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
EBP Comptabilité et Facturation 13
INSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité et Facturation
12.1.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
14 EBP Comptabilité et Facturation
Comment activer mon logiciel ?
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Comptabilité et
Facturation reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Millésime,
Version Pro.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions de EBP Comptabilité et Facturation de l’écran de bienvenue. Ce lien
vous renverra sur le site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Comptabilité et
Facturation, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation
que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce
dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez
sur la société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Comptabilité et Facturation REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après
activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de
Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Comptabilité et Facturation REEL en
version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la
version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version
avec laquelle vous avez créé votre dossier.
EBP Comptabilité et Facturation 15
INSTALLATION
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle est automatiquement renseignée et nécessaire à l’activation
de votre logiciel.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
16 EBP Comptabilité et Facturation
Comment activer mon logiciel ?
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez
achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
EBP Comptabilité et Facturation 17
INSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, utilisez le menu Dossier + Nouveau, ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
18 EBP Comptabilité et Facturation
Comment créer mon dossier ?
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Régime fiscal
Indiquez d’une part votre régime fiscal :
Le mode BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) vous permettra
d’imprimer en fin d’exercice vos états préparatoires au bilan et au compte
de résultat.
Le mode BNC (Bénéfices Non Commerciaux) vous permettra d’imprimer
en fin d’exercice votre déclaration 2035 agréée par la DGI.
Indiquez d’autre part votre type de rapprochement bancaire :
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel
l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement
bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous
réaliserez vos journaux de banque.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne
« Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque,
la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque
(512).
EBP Comptabilité et Facturation 19
INSTALLATION
Selon le type de contrepartie choisi (à paramétrer dans les journaux, voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque page
34), sélectionnez votre type de rapprochement :
En contrepartie « ligne à ligne » (exemple ci-dessous), choisissez le
rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des
comptes de banque.
En contrepartie « pied de journal » (exemple ci-dessous), choisissez le
rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des
journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la
suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je
paramètre mon plan comptable page 28).
20 EBP Comptabilité et Facturation
Comment créer mon dossier ?
Tableau de bord
Volet de navigation
Barre de menu
Barre d’outils
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
EBP Comptabilité et Facturation 21
: ce
: ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Comment initialiser mon dossier ?
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable,
afin de les retrouver facilement grâce au logiciel.
EBP Comptabilité et Facturation 23
PRISE EN MAIN
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Si vous souhaitez que votre dossier soit automatiquement ouvert au
prochain lancement du logiciel, laissez la case Ouverture auto. du
dernier dossier cochée.
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
24 EBP Comptabilité et Facturation
Comment initialiser mon dossier ?
1.2.2. Onglet Saisie
Si vous comptez utiliser, pour vos journaux de banque, une contrepartie
en pied de journal (une contrepartie globale mensuelle, voir exemple
partie INSTALLATION, paragraphe 5.7 Etape 9 page 20), laissez la
case Contreparties doubles cochée afin d’obtenir chaque mois le total
des dépenses et des recettes. En contrepartie ligne à ligne, ce choix n’a
pas d’importance.
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
Saisie AN sur le 1
er
mois de l’exercice.
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie comptable des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si
l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée,
la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera
par échéancier.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La
case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO,
permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit
la saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie comptable des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si
vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
1.2.3. Onglet Gestion
EBP Comptabilité et Facturation 25
PRISE EN MAIN
Paramétrez ici les derniers numéros de pièces utilisés : le logiciel ajoutera « 1 » à
ces numéros lors de la création des pièces.
Paramétrez les comptes et journaux qui seront utilisés par défaut lors de
l’enregistrement en comptabilité : référez vous au besoin à votre expert
comptable.
1.2.4. Onglet Transfert en comptabilité
Il s’agit de paramétrer les libellés des écritures issus de l’enregistrement
automatique en comptabilité des factures. Le paramétrage le plus courant
consiste à inclure la raison sociale du tiers, c’est-à-dire le nom du client ou du
fournisseur. Le numéro de pièce s’affichera dans tous les cas dans la colonne
Pièce :
1.2.5. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment
choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées
par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera
modifiable directement dans l’option de consultation.
Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage
entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou
fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire
celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le
lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une
facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne
pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart
maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement
un petit montant).
1.2.6. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.7. Onglet Création
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