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Paye Evolution 2009
User Manual [fr]
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CIEL Paye Evolution 2009 User Manual [fr]

Manuel de découverte
Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye).
Bien cordialement, L'équipe Ciel.

Contenu de votre boîtier

Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des pro­duits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement.

Configuration minimale

Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 3 Go de Ram.
• 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur).
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les com­posants système déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce
document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées
par leurs propriétaires respectifs.

Sommaire

Prise en main ..................................................................................... 6
Documentation ..................................................................................7
Si vous débutez.................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 19
Créer votre dossier ..........................................................................20
Contrôler et modifier le plan de paye ..................................................25
La reprise de paye (reprise de cumuls) ...............................................31
Créer les fiches des salariés ..............................................................33
Création des bulletins et traitements................................................ 39
Établir des premiers bulletins de paye.................................................40
Valider les bulletins de la période .......................................................43
Effectuer le paiement des salaires ......................................................45
Transférer l’écriture de paye en comptabilité .......................................47
A propos de la règle des cumuls.........................................................50
Les impressions................................................................................ 53
Principes généraux des impressions....................................................54
Les éditions mensuelles et trimestrielles..............................................57
Traitements de fin d’année............................................................... 62
La dernière paye de l’année...............................................................63
La déclaration annuelle des données sociales .......................................64
La clôture du dossier ........................................................................65
Gestion des dossiers......................................................................... 66
La gestion des utilisateurs.................................................................67
La sauvegarde.................................................................................68
La restauration ................................................................................70
Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment...... 71
La gestion de temps.........................................................................72
La gestion automatique des IJSS........................................................74
Les services ....................................................................................76
Les éditions administratives ..............................................................77
Le récapitulatif des salaires ...............................................................80
Le générateur de documents .............................................................81
Les éditions chaînées........................................................................82
Personnalisation des fiches salarié......................................................83
Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) ................84
Assistant de cotisation......................................................................85
L’archivage d’un dossier....................................................................86
La gestion analytique .......................................................................87
Import Ciel Bâtiment ........................................................................89
Etat préparatoire DADS CI-BTP..........................................................91
Index................................................................................................ 92

Prise en main

Prise en main

Documentation

Le manuel de découverte

Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
•
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
• la souris
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction

Le fichier Lisez-moi

Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel.
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
QUITTER du menu FICHIER.

La formation

Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE).
La formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com.

Le manuel de référence

Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande
MANUEL DE RÉFÉRENCE.
L'application Adobe Reader
installée sur votre ordinateur.
®
nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être
7
Prise en main
Naviguer dans le manuel de référence
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de référence
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

L’aide en ligne

Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche <F1>.

L'Infopaye

Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.

Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
8
Prise en main

Si vous débutez

Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer.

Quelques astuces pour gagner du temps !

Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créer votre dossier, page 20.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement.
Attention !
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards.
Etablir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le
Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40.
profil du salarié.
9
Prise en main
Gérer les bulletins du mois suivant
Attention !
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les
précédents
.

Quelques notions de paye

Organiser un bulletin de paye
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Tot a l C o t is a ti o n s
Net imposable
Net à payer
bulletins
Calculer un bulletin
Attention !
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option
calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1
des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour.
Valider un bulletin
Attention !
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés.
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
10
Prise en main
Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du
salaire brut et les cotisations sont recalculés.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire
ou Paye par points.
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande
PAYE INVERSÉE.
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi.
11

Principales étapes de création et de suivi de votre dossier

Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Etablissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Editez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Prise en main
12
Prise en main

Entraînez-vous

Lancer votre logiciel

Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows,
2. sélectionnez la commande le logiciel, soit
CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le
bureau.

Ouvrir le dossier Exemple

Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le
PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé
bouton .
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
13
Prise en main
Barre d’actions
Barre de menusBarre de titre
Barre d’étatEspace de travail
Intuiciel

La fenêtre principale de l’application

Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :

L’Intuiciel

L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les
boutons de la barre d’actions .
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.
14
Prise en main
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux).
15
Prise en main
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées,
reportez-vous au
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
manuel de référence - Menu États.

Choisir un mode d’affichage : découverte ou complet

Vous disposez de deux modes d'affichage :
•le
mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec
les principales fonctions de votre logiciel,
mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il
•le regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé
lorsque vous quittez l'application.
16

Consulter un bulletin de salaire

B
D
F
G
A
B
C
E
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin en euros avec le format Papier blanc comme modèle d'impression.
Prise en main
17
Prise en main
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications.
On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
A
les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET,
code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES).
B les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité
Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande
SALARIES).
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues.
C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et
interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable.
D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après
le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et
l'employeur aux différents organismes sociaux.
F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit
certaines rubriques.

Quitter le logiciel

Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
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Création et mise en place d’un dossier

Créer votre dossier

Saisissez ici le nom de la société à créer.
Liste des dossiers existants.
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la
création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en
cliquant sur le bouton .
3. Validez la fenêtre
Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos
salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
20

L’assistant Top Départ

La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option cor­respondante. Vous disposez de deux modes de création :
•Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création
de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dos­sier (banques, caisses, salariés, etc.).
mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des
•Le
paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.)
2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référence­ment (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].

Création d’un dossier en mode simplifié

Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une
flèche rouge.
Fenêtre Coordonnées du dossier
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone
2. Définissez la
différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton .
3. Renseignez votre code
4. Si la société est
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.
Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les
NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
Raison sociale.
Entreprise BTP.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre
précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse).
21
7. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois
de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps com­plet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante :
5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
•
6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
•
La case cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés.
Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les
heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
22
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire.
10.Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone.
11.Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez.
12.Cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
13.Cochez l'option Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14.Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
23

Création d’un dossier en mode avancé

Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide]
présents dans les fenêtres.

Si vous gérez plusieurs dossiers

Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
•du Plafond de la sécurité sociale,
SMIC horaire,
•du
•du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la
par la commande
PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Taxe sur les salaires,
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers
(menu D valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années.
OSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2012, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/ 12 qui est 3031 et le SMIC horaire au 01/01/12 à savoir 9.22.
24

Contrôler et modifier le plan de paye

La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case.
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux.

Les variables

Menu BASES - commande VARIABLES
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne
de la variable concernée.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.
Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une
25
Les variables salariés
Cochez cette case pour in­diquer que la variable dif­fère d’un salarié à l’autre.
Cochez cette case si vous voulez que la variable soit au­tomatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre.
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée.
Exemple
Prenons la variable NBTICKET variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié.
NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les
décochez, vous désactivez leur affichage.
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Les rubriques

Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
La fenêtre
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ;
• l'onglet est intégré, en cochant les options nécessaires ;
• l'onglet calculée ;
• l'onglet calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des
1. Dans la zone
Rubriques se compose de quatre onglets :
Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique
Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être
Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au
Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé.
Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Caisse.
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net
imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants.
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Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone
Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de
la formule. Dans la zone
soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
6. La
Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe.
Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélec­tionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin.
7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique
Condition d'application doit être cochée afin
ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone
Compris entre (borne inférieure incluse) et
la zone Et (borne extérieure exclue).
Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une
formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§].
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