Canon Business Services
Mailroom digitale
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Mailroom digitale -
Il mercato
Processo
Una mailroom digitale presenta numerosi vantaggi, che si traducono in un incremento
dell’efcienza nonché in una maggiore disponibilità dei documenti: si tratta di
un’applicazione in grado di accelerare la migrazione dell’azienda verso il mondo digitale.
Tendenza
La crescita della digitalizzazione e le modalità lavorative sempre più essibili costringono le
aziende a cercare nuove soluzioni che supportino al meglio i collaboratori nella propria attività.
Fonte: www.ic.gc.ca
Le aziende
Le aziende desiderano avere un maggiore controllo sui processi chiave: il 25-40% delle
imprese desidera investire nei servizi di mailroom digitale, ovvero in servizi che permettano
di gestire il lavoro in modo più essibile, di risparmiare sui costi di elaborazione dei
documenti e di integrare gli utenti nei processi aziendali.
Fonte: Analisi dei costi della fatturazione elettronica Paystream, rapporto Q2 2011
Mercato
Oltre il 70% delle aziende ritiene che una mailroom digitale potrebbe incrementare
l’efcienza e migliorare la performance della loro organizzazione.
Fonte: www.eur-lex.europa.eu
Costi
Le mailroom digitali riducono i costi relativi all’elaborazione dei documenti all’interno della
struttura aziendale. Pertanto, possono costituire un elemento fondamentale nell’ambito di
una strategia aziendale volta ad ottimizzare i processi documentali.
Fonte: www.remittancedirectory.com
Cosa signica per voi?
I servizi di mailroom digitale permettono di ottenere dei canali di input unicati e classicati
e supportano i processi interni migliorando la disponibilità, la distribuzione e la sicurezza
dei documenti.
Quale aiuto può fornire Canon Business Services (CBS)
Attraverso un modello del tipo “pay-per-use” viene meno la necessità, per i nostri clienti,
•
di effettuare ingenti investimenti in sistemi e soluzioni
Supporta documenti e ambienti informativi ibridi multicanale
•
Aumenta l’efcienza dei ussi di lavoro e dei sistemi di gestione documentale
•
Riduce il rischio di violazioni della riservatezza: solo gli utenti autorizzati possono accedere
•
ai contenuti delle e-mail
Consente l’integrazione in sistemi preesistenti: questo comporta l’incremento del ritorno
•
sugli investimenti, in quanto l’input viene di fatto ottimizzato e il documento passa alla
successiva fase del processo
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Mailroom digitale-
CONSEGNA DIGITALE IMMEDIATA
I punti chiave
Il processo attuale
Distribuzione analogica della
posta:
La posta è disponibile in una
•
sola postazione sica
Lo stato di un dato documento
•
non può essere gestito
Possono essere create delle
•
copie dei le
Non vengono aggiunti indici
•
Approccio CBS
Distribuzione digitale della
posta:
La posta viene digitalizzata
•
Classicazione e
•
indicizzazione della posta e/o
delle informazioni digitali (ad
es. e-mail, fax ecc.)
I documenti possono essere
•
arricchiti di dati forniti da altri
applicativi
I documenti vengono
•
assegnati al processo corretto
Consegna tramite svariati
•
canali: via e-mail, tramite
Canon Digital Post Ofce
o direttamente all’interno
dell’applicazione del cliente
Consegna, distruzione
•
e archiviazione della
posta sica
Risultati e vantaggi
L’accesso alla posta è possibile
•
in ogni momento e qualsiasi
luogo
Il trattamento ibrido dei
•
documenti in arrivo garantisce
all’utente nale la massima
essibilità
L’elaborazione della posta
•
è più rapida e più efciente
Possibilità di reindirizzare la
•
posta quando un impiegato
è assente
Soluzione indipendente con
•
un impatto limitato sull’IT
Costi ssi mensili (oppure per
•
volumi di posta)
La digitalizzazione della posta è
•
centralizzata e serve siti multipli
Elaborazione automatica dei
•
documenti, se possibile e/o
applicabile
Supporta il lavoro essibile
•
Digital Mailroom
RICEZIONE
DELLA POSTA
TEMPO COMPLESSIVO DEL PROCESSO
RICEZIONE
DELLA POSTA
PREPARAZIONE
DELLA SCANSIONE SCANSIONE
AB CD
EF GH
AB
CLASSIFICAZIONE
IJKL
MN O
CLASSIFICAZIONE
DETTAGLIATA
ANALISI E
CLASSIFICAZIONE DISTRIBUZIONE
DISTRIBUZIONE
INTERNA
Analogue Mailroom
ATTRAVERSO DIVERSI CANALI
APPLICATIVO DEL CLIENTE
CANON DIGITAL POST OFFICE
E-MAIL
RISPARMIO DI TEMPO NELLA GESTIONE DEL PROCESSO
GESTIONE COPIA
DISTRIBUZIONE MANUALE AI DIVERSI UFFICI
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Mailroom digitale:
Management
Overview
Riepilogo
La mailroom digitale è un servizio che si occupa di gestire
tutte le comunicazioni in entrata, sia cartacee che elettroniche:
le centralizza, le converte nei formati appropriati e le invia ai
destinatari giusti all’interno della vostra azienda. Oltre che per
gestire i documenti cartacei, la mailroom digitale può essere
utilizzata anche per elaborare e-mail, SMS e HTML.
Il nostro approccio
Nella mailroom digitale Canon, le immagini possono essere elaborate a svariati livelli e quindi
consegnate ad ambienti diversi. Gli utenti possono scegliere tra scansione piana, indirizzata
o intelligente. La posta digitale può essere consegnata via e-mail, tramite un Ufcio Postale
Digitale Canon, oppure direttamente all’interno dell’applicazione del cliente.
Una mailroom digitale CBS:
Supporta nuove modalità lavorative
•
Riduce al minimo le perdite di posta
•
Riduce i costi
•
Incrementa la soddisfazione del cliente
•
Supporta una strategia di comunicazione multicanale
•
Traccia i documenti
•
Elementi che fanno la differenza
Una mailroom digitale CBS è l’equivalente di una mailroom tradizionale con in più un avanzato
centro di scansione: una combinazione che si traduce in un maggior ritorno sugli investimenti.
Offriamo servizi gestiti end-to-end, a ciclo chiuso, e un controllo sull’intera catena di
•
elaborazione dei documenti
Siamo in grado di gestire anche documenti sici e pacchi che non possono essere scansiti
•
con una soluzione ibrida
Lavoriamo su un modello pay-per-use, con una tecnologia costantemente aggiornata, che
•
garantisce sempre il massimo in termini di qualità e essibilità
Canon gestisce anche i documenti sici: li archiviamo, li consegniamo e li distruggiamo in sicurezza
•
SaaS: Software as a Service
Canon offre una soluzione SaaS completa ed efciente. Supporta nuove modalità
lavorative e previene le interfacce costose grazie a efcienti sistemi multipli.
Consulenza
Il nostro obiettivo è trovare la soluzione denitiva per la vostra organizzazione. I nostri
consulenti in materia di strategia considerano sempre il quadro di insieme, invece di
concentrarsi unicamente sui singoli processi. Supportiamo i nostri clienti trasformando i
loro processi in ambienti per la gestione di documenti digitali.
Modello pay-per-use
Offriamo un pratico modello pay-per-use. Manteniamo costantemente aggiornata la
piattaforma tecnologica per la mailroom digitale, in modo da offrire sempre il massimo in
termini di qualità e essibilità.
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customer
Your
Your
business
Your
employees
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