Avaya one-X 1603 User Manual
IP Telephony
Contact Centers
Mobility
Services
Avaya one-X™ Deskphone Edition 1.0
9620, 9630, 9640, 9650
connected to Integral Enterprise
Bedienungsanleitung
Operating instructions
Manual de manejo
Notice d’utilisation
Istruzioni d’uso
Gebruiksaanwijzing
Wichtige Hinweise
D
Inhalt dieser Bedienungsanleitung
In dieser Bedienungsanleitung ist beschrieben, wie Sie Ihr Avaya one-X™ Deskphone 9620, Avaya one-X™ Deskphone 9630, Avaya one-X™ Deskphone 9640 und
Avaya one-X™ Deskphone 9650 angeschlossen an Avaya Integral Enterprise bedienen.
Benutzerhandbücher mit allen Funktionen und in verschiedenen Sprachen finden
Sie auf den CDs, die dem Communication Server beiliegen, oder im Internet unter
support.ayaya.com
Konformitätserklärung
Wir, Avaya GmbH & Co.KG, erklären, dass die Telefone Avaya one-X™ Deskphone
9620, Avaya one-X™ Deskphone 9630, Avaya one-X™ Deskphone 9640 und Avaya
one-X™ Deskphone 9650 sowie das Avaya one-X™ Deskphone SMB24 Button
Modul mit den grundlegenden Anforderungen und anderen relevanten Bestimmungen der Richtlinie 1999/5/EU (Radio und Telekommunikation Terminal Equipment,
R&TTE) übereinstimmen.
Die Telefone sind zum Anschluss an Ethernet/LAN-Schnittstellen von IP-fähigen
Systemen von Avaya bestimmt und erfüllen die grundlegenden Anforderungen
gemäß der EG-Richtlinie 1999/5/EU (R&TTE).
Die Avaya one-X™ Deskphone SMB24 Button Module sind bauartbedingt nur zum
Betrieb an den oben genannten Telefonen vorgesehen.
Diese Telefone sind bauartbedingt nicht zum direkten Betrieb an Schnittstellen
öffentlicher Telekommunikationsnetze vorgesehen. Für die Funktion der IP-Telefone
in LAN/Intranet Umgebungen, in denen kein Avaya-System vorhanden ist, kann von
Avaya keine Garantie für einen erfolgreichen Betrieb übernommen werden.
Falls beim Betrieb Probleme auftreten sollten, so wenden Sie sich bitte zunächst an
Ihren Fachhändler oder an Ihren Systembetreuer.
Die vollständige Konformitätserklärung kann auf folgender Internetadresse angefordert werden: www.avaya.de/gcm/emea/de/includedcontent/conformity.htm
suchen Sie unter Index das Stichwort "Konformitätserklärung".
.
oder
2
Altgeräte richtig entsorgen - die Umwelt dankt es Ihnen
Mit diesem Symbol gekennzeichnete Elektro- und Elektronik-Altgeräte können gefährliche Substanzen für Mensch und Umwelt enthalten. Sie dürfen
aus diesem Grund nicht zusammen mit unsortiertem Siedlungsabfall (Hausmüll) entsorgt werden. Zur Schonung unserer Umwelt stehen daher öffentliche Sammelstellen für die Entsorgung der mit diesem Symbol
gekennzeichneten Elektro- und Elektronik-Altgeräte zur Verfügung.
Um eine Verbreitung dieser Substanzen in unserer Umwelt zu verhindern und
die Belastung natürlicher Ressourcen zu verringern, besteht aber auch die
Möglichkeit, am Avaya-Rücknahmesystem für gebrauchte Geräte teilzunehmen. Im Rahmen dieses Systems werden die Altgeräte einer fachgerechten
stofflichen Verwertung bzw. einzelne Komponenten einer Wiederverwendung
zugeführt.
Tipps zum Aufstellort
Verwenden Sie für Ihr Telefon eine rutschfeste Unterlage, besonders bei neuen oder
mit Pflegemitteln behandelten Möbeln. Lacke oder Pflegemittel können Stoffe enthalten, die die Füße Ihres Telefons aufweichen, und die aufgeweichten Gerätefüße
könnten auf der Oberfläche der Möbel unerwünschte Spuren hinterlassen. Avaya
kann für derartige Schäden nicht haften.
Reparaturen
Reparaturen und Eingriffe in das Gerät dürfen nur von qualifizierten Fachkräften
ausgeführt werden. Öffnen Sie das Telefon nicht. Sonst könnten Schäden entstehen,
die das Telefon betriebsunfähig machen.
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Ihr Telefon auf einen Blick
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30765
9650
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1 USB Port (Gehäuserückseite) 13 Taste OK
2 Nachrichten Anzeige 14 T
3 Anruflisteneintrag 15 T
4 Infozeile 16 J
5 Displaytasten oder -LEDs (9620)
neben Menüpunkten
6 Softkeys Belegung 18 L
7Softkeys 19H
8 Funktionen Ebenenumschaltung 20 S
9 Funktionen der Funktionstasten 21 LAUTSPRECHER (SPEAKER)
10 Funktionstasten 22 R
ACHRICHT (MESSAGE) 23 Scrollbalken
11 N
12 Navigationstasten 24 Tastenblock
ELEFON (PHONE)
ELEFONBUCH (CONTACTS)
OURNAL (CALL LOG)
17 Avaya MENÜ (MENU)
AUTSTÄRKE (VOLUME)
EADSET (HEADSET)
TUMM (MUTE)
UFUMLEITUNG (FORWARD)
5
IP-Telefon in Betrieb nehmen
D
IP-Telefon anschließen und registrieren
Nach dem Anstecken an das LAN (Local Area Network) und an die Stromversorgung
(nur wen
ware aktiviert und anschließend automatisch ein Suchlauf nach einem Gatekeeper
(verantwortlich für Zugangsberechtigung) gestartet. Im Regelfall wird ein Gatekeeper gefunden, und Sie können anschließend schon jemanden anrufen. Anrufe
annehmen ist hingegen noch nicht möglich. Dazu müssen Sie erst Ihre Rufnummer
und Ihre PIN eingeben.
n Telefon nicht über LAN gespeist wird) wird im Telefon zunächst die Soft-
Zur Statusmeldung Neuen Benutzer anmelden blättern.
Auswahl bestätigen.
... Nebenstellennummer eingeben.
Zum Menüpunkt SecPIN oder PIN blättern.
... PIN eingeben.
Auswahl bestätigen. Anschließend erscheint die Meldung "Sichere
Anmeldung erfolgt" oder "Anmeldung erfolgt" im Display. Sie sind nun auch
unter der von Ihnen eingegebenen Rufnummer (Nebenstellennummer) erreichbar.
• Die Grundeinstellung der PIN für eine unverschlüsselte Kommunikation
(falls "PIN" abgefragt wird) ist "0000".
• Die Grundeinstellung der PIN für eine sichere verschlüsselte Kommunikation (falls "SecPIN" abgefragt wird) erfahren Sie von Ihrem Systembetreuer.
• Nach der ersten Anmeldung zur sicheren Kommunikation werden Sie in
einer Infomeldung aufgefordert, Ihre PIN zu ändern. Die sofortige Änderung ist sinnvoll, damit sich niemand, der die Grundeinstellung Ihrer PIN
kennt, an einem anderen Telefon unter dieser Rufnummer anmelden kann.
• Sie sind immer nur an einem Telefon unter Ihrer Rufnummer (Nebenstellennummer) erreichbar.
Wenn Sie sich also an einem zweiten Telefon mit PIN und Nebenstellennummer anmelden, sind Sie anschließend dort unter Ihrer Rufnummer
(Nebenstellennummer) erreichbar, jedoch nicht mehr am ersten Telefon.
6
Mit Hilfe des Menüs können Sie die meisten Funktionen auswählen und bedienen.
Grundregeln der Bedienung
Um sich die Bedienung zu erleichtern, können Sie häufig gebrauchte Funktionen auf
Funktionstasten legen. Im Lieferzustand sind einige Tasten bereits mit Funktionen
belegt.
Manche Funktionen lassen sich nur mit einer PIN-Nummer bedienen. Im Lieferzu-
→
stand ist diese identisch mit der PIN beim Anmelden (
Funktionen im Menü auswählen
Taste MENÜ drücken.
oder zum gewünschten Menüpunkt blättern.
Auswahl bestätigen. Es wird die markierte Funktion angezeigt. In vielen Fällen
erscheint auch ein Untermenü. Im Untermenü können Sie genauso blättern wie im
Menü.
Hinweis: Wenn Sie während eines Gesprächs oder bei abgenommenem Hörer die
Taste M
selbst Einstellungen vornehmen.
Schnellauswahl mit Displaytasten
Bei den Telefonen 9630–50 können Sie die Funktionen in den Menüpunkten direkt
mit einem Tastendruck aufrufen:
Menüpunkt steht, wird aufgerufen.
ENÜ drücken, können Sie Informationen zu IP-Einstellungen sehen und auch
Displaytaste drücken. Die Funktion, die in dem nebenstehenden
S. 6).
D
Einen Vorgang abbrechen oder beenden
Falls Sie sich bei einer Eingabe oder Einstellung im Menü vertan haben:
Softkey "Abbruch" drücken, um den Vorgang abzubrechen. Nicht gespei-
cherte Änderungen werden verworfen.
Softkey "Zurück" drücken, um den Vorgang zu beenden. Sie gelangen
dann wieder in die nächsthöhere Menüebene bzw. zum Ruhedisplay.
Was zeigt das Ruhedisplay?
1. Zeile: Ihren Namen oder Rufnummer, Datum und Uhrzeit, gegebenenfalls ein
Symbol für verpasste Anrufe.
2. und 3. Zeile: Informationen zur Bedienung
Zeilen neben den Displaytasten oder -LEDs: Meldungen zum Status Ihres Telefons
(Rufumleitungen, Termin aktiviert, ...)
Untere Zeilen: Aktuelle Funktionen der Softkeys und Funktionstasten (nur 9650)
7
D
Funktionen
Funktionstasten
Aux 4
Aux 3
Aux 2Aux 1
Aux 8
Aux 6
Aux 5
Partner1
Partner7
Rufuml.Wahlwh.
Softkeys
Bedeutung Softkeys
Ebenenumschalter
(nur 9650)
Anrufen und angerufen werden
Softkeys
Die 4 Softkeys ( – 9620, 9630, 9640; – 9650) haben wechselnde Funkti-
onen. Welche Funktionen das sind, hängt von dem aktuellen Zustand des Telefons
ab. Die aktuelle Funktion jeder Taste steht direkt darüber in einer unteren Displayzeile als Text oder als Symbol. Sie steht dort in weißer Schrift auf schwarzem Hintergrund.
Funktionen in mehreren Ebenen (9630 - 9650)
Zusätzlich zu den Softkeys können Ihnen im Display 8 (9650) bzw. 4 (9630, 9640)
weitere Funktionen angezeigt werden. Diese Funktionen können Sie mit einem Tastendruck auf die Funktionstasten (9650) oder Softkeys (9630, 9640) aufrufen.
Beim 9650 können Sie bis zu 7 Ebenen mit Funktionen belegen; beim 9630 und
9640 sind es bis zu 5 Ebenen.
Drücken Sie die Taste Ebenenumschaltung, um zur nächsten Ebene umzuschalten. Die Anzeige wechselt zu den Funktionen dieser Ebene. In welcher Ebene Sie
sich befinden, wird kurz in der Infozeile angezeigt.
9630, 9640: Nach der letzten Ebene wird wieder auf die Softkey-Belegung
(untere Displayzeile) umgeschaltet. Wenn Sie die Taste Ebenenumschaltung lange
drücken, schalten Sie sofort wieder auf die Softkey-Belegung um.
Wenn Sie angerufen werden
Ihr Telefon klingelt. Im Display wird ein Anruf angezeigt.
abheben.
Innerhalb und außerhalb Ihrer Telefonanlage anrufen
Im Ruhedisplay:
bei externen Rufnummern Ihre Amtskennziffer eingeben, normalerweise die "0"
(Fragen Sie dazu Ihren Systembetreuer).
8
... Rufnummer eingeben.
abheben.
Jemanden mit einem Tastendruck anrufen
Zieltaste für gewünschten Teilnehmer drücken.
Abheben.
Wahlwiederholung
Sie können eine der 10 zuletzt gewählten Rufnummern erneut wählen.
Softkey "Wahlwh." drücken.
zur gewünschten Rufnummer blättern, z. B. 06975051234.
abheben.
Anruf während eines Gesprächs (Anklopfen, Zweitanruf)
Sie werden während eines Gesprächs angerufen. Im Display wird der Anruf angezeigt, z. B. 06975058, und die Displaytaste oder -LED daneben blinkt.
Anruf annehmen.
D
Rückfragen und Weiterverbinden
Während Sie telefonieren:
Softkey „Rückfr.“ drücken.
... Nummer eingeben, bei der Sie rückfragen wollen.
... zurück zum ersten Gesprächspartner, Rückfrageteilnehmer wartet:
Zum Menüpunkt mit der schnell blinkenden Displaytaste/ -LED, z. B.
06975058 blättern und bestätigen. Der andere Gesprächsteilnehmer wartet
jetzt.
... oder Rückfragegespräch beenden und wartenden Gesprächspartner verbinden:
Softkey „Überga...“ drücken.
9
D
Ohne Hörer telefonieren
Sie können den Lautsprecher Ihres Telefons einschalten, um Ihren Gesprächspartner laut im Raum zu hören.
Außerdem können Sie jemanden mit Freisprechen anrufen. Sie brauchen dann nicht
den Hörer abzunehmen. Auch während eines Gesprächs können Sie Freisprechen
einschalten und dann bei aufgelegtem Hörer weitertelefonieren.
Lauthören/Freisprechen beim Gespräch einschalten
Während Sie mit abgehobenem Hörer telefonieren:
Auf Lauthören umschalten:
Taste LAUTSPRECHER drücken (Leuchtdiode geht an). Sie hören den
Gesprächspartner über den Gehäuselautsprecher laut im Raum.
Auf Freisprechen umschalten:
Taste L
mikrofon ist eingeschaltet. Sie können den Hörer auflegen und frei sprechen.
Lautsprecher-Lautstärke einstellen:
Jemanden mit aufgelegtem Hörer anrufen (Freisprechen)
... Rufnummer eingeben.
Taste L
Wenn der gewünschte Gesprächspartner sich meldet, hören Sie ihn laut im Raum
und können bei aufgelegtem Hörer mit ihm sprechen.
Freisprechen - Gespräch beenden
Während Sie mit Freisprechen telefonieren und Ihr Hörer aufliegt:
Taste L
AUTSPRECHER nochmal drücken (Leuchtdiode blinkt). Das Gehäuse-
und Tasten + und – drücken.
AUTSPRECHER drücken (Leuchtdiode geht an).
AUTSPRECHER drücken (Leuchtdiode geht aus).
10
Sie können mit den Zifferntasten auch Buchstaben und Zeichen eingeben, z. B. für
Text eingeben
Namen im persönlichen Telefonbuch. Die Buchstaben stehen auf den Zifferntasten.
Ihr Telefon schaltet automatisch auf die Eingabe von Buchstaben und Zeichen um,
wenn dies nötig ist.
Beispiel: Sie möchten den Namen "Böhm" eingeben:
Zifferntaste "2" zweimal drücken: B
Zifferntaste "6" sechsmal drücken: ö
Zifferntaste "4" zweimal drücken: h
Zifferntaste "6" einmal drücken: m
Buchstaben löschen
Softkey „Rücktast“ löscht das Zeichen links von der Markierung.
Wechseln zwischen Groß- und Kleinbuchstaben
Taste "#" drücken, um zwischen Groß- und Kleinschreibung zu wechseln.
Sonderzeichen eingeben
Nicht alle möglichen Zeichen stehen auf den Zifferntasten. Zusätzlich zu den aufgedruckten Zeichen sind auf jeder Taste noch weitere hinterlegt.
D
11
Important information
GB
Contents of this operating manual
This operating manual describes how to use your Avaya one-X™ Deskphone 9620,
Avaya one-X™ Deskphone 9630, Avaya one-X™ Deskphone 9640 and Avaya oneX™ Deskphone 9650 connected to an Avaya Integral Enterprise.
User manuals describing all the functions in various languages are available on the
CDs provided with the communication server or on the Internet at
support.avaya.com
Declaration of conformity
We, Avaya GmbH & Co.KG, declare that the telephones Avaya one-X™ Deskphone
9620, Avaya one-X™ Deskphone 9630, Avaya one-X™ Deskphone 9640 and Avaya
one-X™ Deskphone 9650 as well as the Avaya one-X™ Deskphone SMB24 button
module comply with the fundamental requirements and other relevant provisions of
Directive 1999/5/EU (Radio and Telecommunications Terminal Equipment, R&TTE).
These telephones are intended for connection to Ethernet/LAN interfaces of IPcapable Avaya telecommunications systems and fulfill the basic requirements of
Directive 1999/5/EU (R&TTE).
The Avaya one-X™ Deskphone SMB24 button modules are only intended for use
with the above-mentioned telephones.
The design of these telephones makes them unsuitable for direct operation on
interfaces of public telecommunications networks. Avaya cannot guarantee
successful operation of the IP telephones in LAN or Intranet environments in which
no Avaya telecommunications system is present.
If any problems should occur during operation, please initially contact your specialist
dealer or your system administrator.
The complete declaration of conformity can be requested at the following Internet
address: www.avaya.de/gcm/emea/de/includedcontent/conformity.htm
"declaration of conformity" in the index.
.
or look for
12
Always dispose of old equipment correctly – keep our environment tidy
Old electrical and electronic equipment marked with this symbol can contain
substances hazardous to human beings and the environment. Never dispose
of these items together with unsorted municipal waste (household waste). In
order to protect the environment, public collection points have been set up to
ensure the correct disposal of old electrical and electronic equipment marked
with this symbol.
To reduce the risk of these substances being released into the environment
and to reduce the burden on natural resources, it is also possible to
participate in Avaya's used equipment return system. This system ensures
the correct recycling of old equipment as well as the reuse of individual
components.
Tips on phone location
Place the telephone on a non-slip surface, especially if the furniture is new or has
recently been cleaned or polished. Varnishes or cleaning agents may contain
substances which soften the base parts of your telephone, and softened bases can
leave undesirable marks on furniture. Avaya cannot assume liability for damage of
this kind.
Repairs
The equipment may only be opened or repaired by a qualified technician. Do not
open the telephone yourself. Doing so could damage the unit and cause it to
malfunction.
GB
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Your telephone at a glance
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30765
9650
GB
1 USB port (rear of the casing) 13 OK key
2 Message indicator 14 P
3 Call list entry 15 P
4 Information line 16 C
5 Display keys or LEDs (9620) next to
menu items
6 Assignment of softkeys 18 V
7Softkeys 19HEADSET
8 Switch level functions 20 M
9 Function key functions 21 SPEAKER
10 Function keys 22 C
ESSAGE 23 Scroll bar
11 M
12 Navigation keys 24 Key block
HONE
HONE BOOK (CONTACTS)
ALL LOG
17 Avaya MENU
OLUME
UTE
ALL DIVERSION (FORWARD)
15
Initial operation of your IP telephone
Connecting and registering the IP telephone
After connection to the power supply and to the LAN (Local Area Network) a search
for a gatekeeper (responsible for access rights) is automatically started in the
run
telephone. Usually a gatekeeper is found, and you can then make a call right away.
However, it will not yet be possible to take calls. To do this you first have to enter
your number and PIN.
GB
Scroll to the Log in new user status message.
Confirm selection.
... Enter extension number.
Scroll to the SecPIN or PIN menu item.
... Enter the PIN.
Confirm selection. The display then shows the message "Secure log-on
complete" or "Log-on complete." From now on you can also be reached under
the number (extension number) that you have entered.
• For unencrypted communication the default setting for the PIN is 0000 (if
user is asked for a PIN).
• For secure encrypted communication your system administrator will tell you
the default setting for the PIN (if user is asked for a SecPIN).
• After the first time you log on to secure communication, an information
message will ask you to change your PIN. It is advisable to change your
PIN right away so that no one who knows your default PIN can log on to
another phone using this phone number.
• You can only ever be reached on one telephone under your number
(extension number).
So if you log on to a second telephone with PIN and extension number, you
can then be reached there under your number (extension number) but no
longer on the first telephone.
16
You can select and use most of the functions from the menu. To make operation
Basic rules of operation
easier, you can assign frequently used functions to the function keys. Some keys
have already been assigned functions in their factory settings.
Some functions can only be used by entering a PIN. In delivery condition this is the
same as the PIN used to log on (→ Page 16).
Selecting functions in the menu
Press the MENU key.
Or scroll to the desired menu item.
Confirm selection. The selected function is displayed. A submenu also
appears in many cases. You can scroll in the submenu just as you can in the menu.
Note: If you press the M
lifted, you can view information about the IP settings and also implement settings
yourself.
Speed dial with display keys
For 9630–50 telephones you can directly select the functions in the menu items by
pressing a key:
Press the display key. The function that is displayed in the adjoining
menu item is selected.
Canceling or exiting an action
If you have made a mistake in an entry or a setting in the menu:
Press the "Cancel" key to cancel the action. Unsaved changes will be
discarded.
Press the "Back" key to cancel the action. You then move up one menu
level or go to the idle display.
ENU function key during a call or when the receiver has been
GB
What does the idle display show?
Line 1: Your name or phone number, the date and time and a symbol for missed
calls, if applicable.
Lines 2 and 3: Operating information
Lines next to the display keys or LEDs: Messages regarding the status of your
telephone (call diversion, appointment enables, etc.)
Lower lines: Current functions of the softkeys and function keys (only 9650)
17
GB
Functions
Function keys
Aux 4Aux 3Aux 2Aux 1
Aux 8
Aux 6
Aux 5
Partner 1
Partner7
CallFwdRedial
Softkeys
Meaning of softkeys
Switch level
(only 9650)
Calling and being called
Softkeys
The four Softkeys ( – 9620, 9630, 9640; – 9650) have alternating
functions. These functions depend on the current status of the telephone. The
current function of each key is displayed directly above it in a lower display line as
text or as a symbol. It is written in white lettering on a black background.
Functions in several levels (9630 - 9650)
In addition to the softkeys, other functions can be displayed in display 8 (9650) or 4
(9630, 9640). These functions can be accessed by pressing the function keys (9650)
or softkeys (9630, 9640).
In the 9650 you can assign functions to up to seven levels; in the 9630 and 9640 you
can assign up to five levels.
Press the "Switch level" key to switch to the next level. The display switches to
the functions of this level. The information line shows the level in which you currently
are.
9630, 9640: After the last level the system switches back to the softkey
assignment (lower display line). When you press the Long switch level key, the
system will immediately switch to the softkey assignment.
When you are called
Your telephone rings. The call is shown on the display.
Lift the handset.
Making a call within and outside of your telephone system
In the idle display:
For external numbers, enter your external line code. This is normally "0"
(please ask your system administrator).
18
... Enter the desired number.
Lift the handset.
Calling someone with the touch of a button
Press the destination key for the desired subscriber.
Lift the handset.
Redial
You can redial one of the last 10 numbers called.
Press the "Redial" softkey.
Scroll to the desired number, e.g. 06975051234.
Lift the handset.
Receiving a call during a conversation (call waiting, second call)
You receive a call while you are on the phone. The display shows who the caller is,
e.g. 06975058, and the display key or LED next to it is flashing.
Answer the call.
Consultation and call forwarding
During a call:
Press the "Refback" softkey.
... Enter the number you wish to consult.
... Return to original caller, new caller is put on hold:
GB
Scroll to the menu item with the rapidly flashing display key/LED, e. g.
06975058 and confirm. The other party is now on hold.
... Or end call with new caller and return to waiting party:
Press the "Transfer" softkey.
19
You can activate the loudspeaker of your telephone in order to hear the caller without
Making calls without using the handset
having to use the handset.
You can also use handsfree calling. You do not need to pick up the handset. You can
also activate handsfree mode during a call and then continue the conversation with
the receiver on-hook.
GB
Switching on monitoring/handsfree during a call
While calling with the handset lifted:
Switching to monitoring:
Press the SPEAKER function key (LED lights up). You can then hear the caller
through the built-in loudspeaker.
Switching to handsfree:
Press the S
microphone is switched on. You can replace the handset and speak handsfree.
Adjusting the loudspeaker volume:
and Press the + and – keys.
Making a call with the receiver on-hook (handsfree)
... Enter the desired number.
Press the S
When the desired party answers, you can hear them out loud and you can also talk
to them with the receiver on-hook.
Handsfree - ending the call
While you are telephoning handsfree with the receiver on-hook:
PEAKER function key once more (LED lights up). The built-in
PEAKER function key (LED lights up).
Press the S
20
PEAKER function key (LED turns off).
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