Xerox FreeFlow Web Services 7.0 User Guide [es]
FreeFlow™ Web Services
Guía del comprador de
impresión
Web Services
Versión 7,00
Octubre de 2008
DWS01V7.0E-02
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posteriores.
Versión del documento: 1.0 (Septiembre de 2008)
Índice de materias
Introducción ......................................... 1
Acerca de FreeFlow Web Services......................................................... 1
Acerca de esta guía.............................................................................. 1
Conceptos básicos............................................................................... 2
Trabajos y plantillas.................................................................................................................................. 2
Flujo del trabajo ........................................................................................................................................ 3
Primeros pasos.................................................................................... 4
Componentes principales de la interfaz ................................................................................................ 4
Cómo realizar el pedido de trabajos ......... 7
Flujos de trabajo de pedido.................................................................. 7
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del
Supermercado ..................................................................................... 8
Pasos opcionales del asistente................................................................................................................. 8
Especificación del trabajo .........................................................................................................................................9
Información variable ..................................................................................................................................................9
Cómo cargar un fichero .......................................................................................................................................... 10
Informe del fichero ................................................................................................................................................. 10
Vista previa ............................................................................................................................................................... 13
Resumen del trabajo ................................................................................................................................................ 13
Datos del trabajo ..................................................................................................................................................... 14
Cómo realizar el pedido de trabajos estáticos .................................................................................... 14
Cómo realizar el pedido de trabajos de información variable ......................................................... 15
Cómo realizar el pedido de trabajos personalizados .......................................................................................... 16
Cómo realizar el pedido de trabajos de datos variables ..................................................................................... 17
Cómo realizar el pedido a partir de un archivo de datos variables .................................................................. 19
Cómo realizar el pedido de trabajos desde catálogos HTML ............... 21
Flujo de trabajo principal....................................................................................................................... 21
Opciones adicionales de pedido........................................................................................................... 22
Cómo realizar el pedido de trabajos del inventario............................. 22
Guía del comprador de impresión
FreeFlow Web Servicesii
Cómo realizar pedidos a inventario...................................................................................................... 22
Cómo realizar pedidos de inventario.................................................................................................... 23
Cómo realizar el pedido de trabajos a partir de ficheros almacenados en
la computadora del usuario ............................................................... 24
Cómo realizar el pedido de trabajos de Book Assembly ..................... 25
Cómo cargar ficheros de impresión ..................................................................................................... 25
Cómo establecer el tipo de encuadernación........................................................................................ 26
Informe de Preflight ............................................................................................................................... 26
Definición de los componentes del trabajo ........................................................................................ 27
Realización del pedido............................................................................................................................ 28
Carro de compra y finalización del pedido ......................................... 29
Cómo manejar trabajos en el carro de compra................................................................................... 29
Cálculo del precio del pedido ................................................................................................................ 30
Finalización del pedido........................................................................................................................... 30
Cómo establecer los parámetros de envío ...........................................................................................................30
Cómo realizar el pedido ..........................................................................................................................................31
Cómo realizar el seguimiento
de trabajos .......................................... 33
Colas de trabajos y estados............................................................... 33
Cómo buscar un trabajo..................................................................... 34
Funciones principales de la ventana Buscar........................................................................................ 34
Opciones de búsqueda ........................................................................................................................... 35
Datos del trabajo y operaciones relacionadas ..................................................................................... 36
Actividades de trabajos ..................................................................... 37
Cómo gestionar plantillas ..................... 39
Repositorio de plantillas ................................................................... 39
Tipos de plantillas.................................................................................................................................... 40
Controles y operaciones......................................................................................................................... 40
Cómo buscar plantillas ........................................................................................................................... 41
Cómo crear plantillas ......................................................................... 41
Flujos de trabajo y asistentes ................................................................................................................. 41
Plantillas de trabajo simple ..................................................................................................................................... 42
Plantillas de trabajo compuesto .............................................................................................................................42
Cómo crear plantillas estáticas .............................................................................................................. 43
Índice de materias
iiiGuía del comprador de impresión
Cómo cargar contenido a una plantilla .................................................................................................................43
Cómo establecer propiedades de plantillas ..........................................................................................................43
Verificación Preflight del fichero cargado ............................................................................................................44
Cómo guardar plantillas como estáticas ...............................................................................................................44
Cómo crear plantillas de VI................................................................................................................... 45
Cómo establecer el flujo de trabajo de VI ...........................................................................................................45
Cómo crear campos de VI ..................................................................................................................................... 45
Cómo definir las propiedades de los campos de VI ...........................................................................................47
Cómo ordenar campos de VI ................................................................................................................................48
Cómo guardar plantillas de VI ...............................................................................................................................48
Cómo crear plantillas de Book Assembly............................................................................................ 48
Actividades de las plantillas.............................................................. 49
Cómo establecer la política de flujo de trabajo................................................................................... 50
Cómo configurar la opción MailToPrint............................................................................................. 51
Cómo definir campos de VI con Form Editor ....................................... 53
Cómo definir las propiedades básicas del campo............................................................................... 53
Campos de texto ......................................................................................................................................................53
Campos de imagen ...................................................................................................................................................58
Opciones avanzadas ................................................................................................................................................60
Disponibilidades de trabajos ................. 63
Biblioteca de catálogos ..................................................................... 63
Cómo gestionar catálogos...................................................................................................................... 63
Cómo crear un nuevo catálogo HTML ................................................................................................................63
Cómo añadir plantillas a los catálogos HTML ....................................................................................................63
Cómo exportar el contenido de un catálogo .......................................................................................................64
Cómo configurar la visualización de plantillas.................................................................................... 64
Cómo configurar las propiedades del catálogo................................................................................... 65
Configuración de los parámetros de visualización ..............................................................................................65
Configuración de los parámetros del flujo de trabajo ........................................................................................65
Configuración de campos de información variable ............................................................................................66
Configuración de los parámetros del pedido .......................................................................................................66
Configuración de los parámetros de entrega ....................................................................................................... 67
Configuración de la vista previa del precio ..........................................................................................................67
Configuración de las opciones de e-mail ..............................................................................................................67
Finalización del procedimiento de configuración ...............................................................................................68
Biblioteca de imágenes ..................................................................... 68
Cómo gestionar la biblioteca de imágenes .......................................................................................... 68
Cómo cargar imágenes en la biblioteca ................................................................................................................68
Inventario.......................................................................................... 69
Cómo gestionar las plantillas de inventario......................................................................................... 69
Guía del comprador de impresión
FreeFlow Web Servicesiv
Ficheros de datos variables ............................................................... 70
Cómo gestionar la biblioteca ................................................................................................................. 70
Características de bases de datos........................................................................................................... 70
Administración de cuentas .................... 71
Introducción....................................................................................... 71
Parámetros generales de la cuenta.................................................... 72
Información general de contacto.......................................................................................................... 72
Página de inicio predeterminada........................................................................................................... 72
Direcciones de envío y facturación generales..................................................................................... 72
Cómo establecer usuarios de la cuenta.............................................. 73
Cómo gestionar usuarios........................................................................................................................ 73
Cómo crear un usuario nuevo ................................................................................................................................73
Herramientas de la lista de usuarios ......................................................................................................................74
Página de inicio del usuario ....................................................................................................................................75
Envío y facturación ..................................................................................................................................................76
Tipos de usuario y privilegios................................................................................................................ 76
Cómo establecer grupos de usuarios ................................................. 78
Cómo crear un nuevo grupo ................................................................................................................. 78
Cómo eliminar un grupo........................................................................................................................ 78
Cómo establecer departamentos ....................................................... 79
Cómo establecer centros de coste ..................................................... 79
Cómo crear un nuevo centro de coste................................................................................................. 79
Cómo modificar un presupuesto de un centro de coste................................................................... 80
Cómo establecer las notificaciones de e-mail .................................... 81
Cómo administrar la libreta de direcciones........................................ 82
Cómo gestionar contactos ..................................................................................................................... 82
Visualización del contacto ...................................................................................................................................... 82
Cómo buscar un contacto ...................................................................................................................................... 82
Cómo crear un nuevo contacto .............................................................................................................................83
Actividades de la barra de herramientas ...............................................................................................................83
Índice de materias
vGuía del comprador de impresión
Configuración del Controlador
de impresión ....................................... 85
Cómo instalar el Controlador de impresión........................................ 86
Prerrequisitos (Windows Vista solamente) ......................................................................................... 86
Instalación en los sistemas operativos Macintosh, Windows 2000, 2003, XP y Vista ................. 87
Macintosh .................................................................................................................................................................. 87
Windows ....................................................................................................................................................................87
Cómo realizar el pedido de trabajos a través del
Controlador de impresión.................................................................. 88
Glosario ................................................ v
Índice .................................................vii
Guía del comprador de impresión
FreeFlow Web Servicesvi
Lista de figuras
Figura 1: Relaciones de Tipo de trabajo – Trabajo – Plantilla.................................................................... 2
Figura 2: Etapas del flujo del trabajo.............................................................................................................. 3
Figura 3: Página Especificación del trabajo................................................................................................... 9
Figura 4: Página Cargar fichero ..................................................................................................................... 10
Figura 5: Página Informe del fichero............................................................................................................ 10
Figura 6: Vista de Informe de Preflight........................................................................................................ 11
Figura 7: Pasos del asistente de edición........................................................................................................ 12
Figura 8: Campos variables ............................................................................................................................ 16
Figura 9: Carga de datos variables................................................................................................................. 17
Figura 10: Archivo de datos variables........................................................................................................... 19
Figura 11: Definición de componentes de un trabajo de Book Assembly............................................. 27
Figura 12: Carro de compra ........................................................................................................................... 29
Figura 13: Ventana Buscar ............................................................................................................................. 34
Figura 14: Ventana Plantillas.......................................................................................................................... 39
Figura 15: Herramientas de carga selectiva.................................................................................................. 46
Figura 16: Cuadro de diálogo Form Editor (ejemplo para un campo de imagen variable).................. 47
Lista de figuras
FreeFlow Web Servicesviii
1
Introducción
Acerca de FreeFlow Web Services
FreeFlow Web Services es una aplicación de software de gestión de flujo de trabajo comercial diseñada para la
industria de la impresión. La aplicación sirve como una plataforma de comunicación entre el proveedor de
servicios de impresión y el comprador de impresión.
Al atender todas las necesidades del comprador de impresión, FreeFlow Web Services proporciona una
plataforma completa preparada para el comercio electrónico, con un flujo de pedidos flexible y funciones de
gestión de la información. FreeFlow Web Services también proporciona al comprador de impresión
herramientas como datos variables, bibliotecas de plantillas e imágenes, marketing directo y la posibilidad de
recibir precios en línea.
Las características y capacidades de FreeFlow Web Services para el comprador de impresión incluyen:
Herramientas flexibles para hacer pedidos
Flujos de trabajo de pedidos predefinidos
Especificaciones en línea de los trabajos a pedir
Pedido de trabajos de información variable
Seguimiento del estado trabajos pedidos
Herramientas de gestión de cuentas
Acerca de esta guía
La Guía del comprador de impresión está destinada a todos los compradores de impresión que desean trabajar
con el sistema FreeFlow Web Services y abarca todos los aspectos del flujo de trabajo de administración y de
producción del comprador de impresión. Los principales objetivos de la Guía del comprador de impresión son
los siguientes:
Familiarizar al comprador de impresión con las características específicas del software del sistema FreeFlow
Web Se rv ices
Proporcionar información de referencia al comprador de impresión
Guiar al comprador de impresión a través de los flujos de trabajo principales de pedido de trabajos,
configuración de plantillas y administración.
Introducción
FreeFlow Web Services2
Conceptos básicos
Trabajos y plantillas
Los términos básicos y sus definiciones, tal como se utilizan en FreeFlow Web Services, son:
Tipo de trabajo: parámetros que describen un trabajo de impresión, como una tarjeta de presentación,
folletos publicitarios, membretes, etc., que puede ser realizado por el proveedor de servicios de impresión.
Contenido del trabajo: un fichero de contenido que crea un trabajo de impresión específico cuando se
combina con un tipo de trabajo típico.
Trabajo: la combinación de un tipo de trabajo con un contenido de trabajo. Los trabajos se pueden crear en
el sistema para un único uso o se pueden guardar como plantillas para uso continuo.
Hay tres categorías de trabajos en el sistema:
Trabajos Simples: trabajos que contienen un solo fichero de contenido cargado
Trabajos de Book Assembly: trabajos compuestos que contienen varios ficheros cargados o múltiples
componentes como portada y páginas de texto impresas en stock diferente.
Trabajos No en papel: trabajos que no requieren impresión o que se imprimen en material que no es
papel, como tazas, camisas o plumas.
Plantilla: un tipo de trabajo combinado con un contenido de trabajo específico y guardado para uso
continuo, ya sea como reimpresiones o para crear instancias de información variable.
Figura 1: Relaciones de Tipo de trabajo – Trabajo – Plantilla
Trabajo
Tipo de trabajo
Guardar trabajo como plantilla
Contenido de trabajo
Realizar pedido de trabajo
Crear trabajo
Realizar pedido de trabajo
Conceptos básicos
3Guía del comprador de impresión
Se pueden crear dos tipos de plantillas a partir de un trabajo simple:
Plantillas Estáticas: incluyen contenido de trabajo constante.
Las plantillas estáticas tienen contenido de trabajo permanente e inalterable. Cada vez que se reimprime un
trabajo sobre la base de la misma plantilla estática, se obtiene un resultado idéntico. Las plantillas de Book
Assembly son conceptualmente iguales que las plantillas estáticas.
Consulte Cómo crear plantillas estáticas en la página 43.
Plantillas de información variable (VI): contienen campos variables y se utilizan para crear Trabajos
personalizados o de datos variables. Los campos variables se crean con la función de Carga selectiva y las
propiedades del campo variable se modifican con Form Editor. Consulte Cómo crear campos de VI en la
página 45 y Cómo definir campos de VI con Form Editor en la página 53.
Las plantillas de VI permiten el procesamiento de registros variables simples y múltiples. Trabajos
personalizados contienen un registro de datos variables único que se introduce en los campos variables.
Múltiples instancias personalizadas se pueden crear sobre la base de datos variables cargados. Cada
instancia de plantilla está basada en un registro de datos variables y representa un trabajo personalizado. Se
puede guardar una colección de dichas instancias como una plantilla que contiene un fichero de datos
variables. Consulte Cómo realizar el pedido de trabajos de información variable en la página 15 para cargar
datos variables.
Flujo del trabajo
Un comprador de impresión pide trabajos para que los imprima el proveedor de servicios de impresión. Cada
trabajo pedido atraviesa las siguientes etapas:
Figura 2: Etapas del flujo del trabajo
Creación y especificación del trabajo
Inclusión del trabajo en el carro de compra
Navegación al tipo de trabajo requerido
Finalización del pedido
Producción y entrega
Marcado del trabajo como recibido
Introducción
FreeFlow Web Services4
El comprador de impresión crea y especifica un trabajo y agrega el trabajo al carro de compra. La transferencia
de un trabajo al proveedor de servicios de impresión se inicia al realizar el pedido del trabajo. El proveedor de
servicios de impresión controla las etapas de producción y entrega. El comprador de impresión indica que se
recibió el trabajo pedido.
Cada pedido es una entidad separada y puede contener varios trabajos. Cuando un comprador de impresión envía
un pedido de trabajo, se trata de una etapa contractual.
Primeros pasos
El sistema FreeFlow Web Services funciona en el entorno Windows, y utiliza una interfaz con explorador de
Internet. Asimismo, los compradores de impresión pueden tener acceso a las páginas relevantes de la aplicación
desde el sistema operativo MAC.
Para iniciar sesión en el lado de la aplicación FreeFlow Web Services que corresponde al comprador de
impresión, introduzca su nombre de usuario y contraseña, y haga clic en
Inicio de sesión.
El sistema verifica sus credenciales y abre la interfaz del comprador de impresión en función de su tipo de
usuario.
Consulte Tipos de usuario y privilegios en la página 76 para establecer tipos de usuario.
Es posible cambiar el idioma de la interfaz de usuario a cualquier otro idioma habilitado en la ventana de inicio de
sesión. Cada idioma está conectado en el sistema con un sistema de medidas correspondiente. Al elegir inglés de
Estados Unidos, se utilizarán unidades del antiguo sistema británico, mientras que al elegir inglés del Reino Unido
o cualquier otro idioma, se utilizan unidades del sistema métrico.
Componentes principales de la interfaz
Al iniciar sesión, un comprador de impresión obtiene acceso a la interfaz del lado del comprador de impresión.
El tipo de usuario del usuario específico se indica en la parte superior de la pantalla.
La interfaz del comprador de impresión se divide en cuatro páginas principales:
Realizar pedido de trabajos: permite realizar el pedido de trabajos de cualquier tipo. Consulte Flujos de trabajo de
pedido en la página 7.
Seguimiento de trabajos: permite realizar un seguimiento del estado de los trabajos pedidos. Consulte Cómo
realizar el seguimiento de trabajos en la página 33 para obtener información acerca de los estados de trabajo y de
las herramientas de seguimiento.
Gestionar plantillas: permite gestionar todas las disponibilidades del sistema (plantillas, catálogos, archivos,
imágenes, inventario, etc). Consulte Cómo gestionar plantillas en la página 39 y Disponibilidades de trabajos en la
página 63.
Gestionar cuenta: permite la administración de cuentas (detalles de la cuenta, usuarios, departamentos, etc).
Consulte Administración de cuentas en la página 71.
Primeros pasos
5Guía del comprador de impresión
Los controles adicionales en la parte superior de la ventana son:
Carro de compra: muestra el carro de compra con todos los trabajos que ya se añadieron al carro y que están
esperando que se realice el pedido. Para trabajar con el carro de compra, consulte Carro de compra y
finalización del pedido en la página 29.
Descargas de software: permite descargar las aplicaciones y características del sistema activadas por el proveedor
de servicios de impresión.
Ayuda: proporciona al usuario información de ayuda en pantalla y herramientas de navegación.
Cierre de sesión: permite al usuario desconectarse del sistema.
Sólo los usuarios del comprador de impresión que tengan asignados los privilegios de
Administrador, Supervisor o Diseñador podrán tener acceso y trabajar con las páginas
Gestionar
plantillas
y Gestionar cuenta.
Introducción
FreeFlow Web Services6
2
Cómo realizar el pedido de trabajos
Flujos de trabajo de pedido
Al iniciar sesión en FreeFlow Web Services como un usuario del comprador de impresión, se abre la página
Realizar pedido de trabajos. La vista predeterminada de la página inicial se establece para cada usuario del
comprador de impresión definido en el sistema. La página inicial
Realizar pedido de trabajos se puede considerar
como un panel de inicio, un catálogo de trabajos o un repositorio de plantillas.
El panel de inicio
Realizar pedido de trabajos proporciona puntos de partida alternativos para realizar el pedido
de trabajos:
Realizar pedido de nuestro catálogo: proporciona al usuario del comprador de impresión varios flujos de
trabajo para realizar el pedido de trabajos simples. Los pedidos de trabajos se realizan a partir de un catálogo
del Supermercado o a partir de un catálogo HTML.
El proveedor de servicios de impresión diseña y suministra a un comprador de impresión los catálogos del
Supermercado, los cuales poseen un aspecto y una disposición personalizados. Consulte Cómo realizar el
pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado en la página 8.
El proveedor de servicios de impresión también puede suministrar los catálogos HTML, o bien, estos
pueden ser creados por un usuario autorizado del comprador de impresión. Consulte Cómo realizar el
pedido de trabajos desde catálogos HTML en la página 21.
Cuando empieza a hacer pedidos de trabajos, el tipo de flujo de trabajo iniciado depende del tipo de
catálogo y/o de la plantilla elegida para la creación del trabajo.
Imprimir documentos de su computadora: proporciona al usuario del comprador de impresión los flujos de
trabajo para realizar el pedido de trabajos a partir de ficheros de contenido almacenados en la computadora
del usuario.
Realizar pedido de Book Assembly: proporciona al usuario del comprador de impresión el flujo de trabajo
para realizar el pedido de trabajos compuestos.
Cualquier usuario de comprador de impresión puede realizar el pedido de trabajos a partir de
un catálogo o una carpeta especificados en los parámetros del usuario. Consulte Página de
inicio del usuario en la página 75 para establecer el acceso de usuario.
La opción Realizar pedido de Book Assembly aparece cuando se trabaja con un proveedor de
servicios de impresión que ofrece la característica Book Assembly.
Los usuarios con privilegios para realizar el pedido de trabajos pueden ejecutar todo el flujo de
trabajo, según se describe en este capítulo. Únicamente estos usuarios pueden crear un trabajo y
enviarlo directamente a impresión. Otros usuarios sólo pueden crear un trabajo y enviarlo para su
aprobación.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services8
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos
del Supermercado
Un catálogo de supermercado tiene un aspecto y una disposición personalizados, según los requisitos del
comprador de impresión.
1 En la página
Realizar pedido de trabajos, haga clic en el botón Empezar a hacer pedidos en Realizar pedido
de nuestro catálogo
.
Se abre la página siguiente. El catálogo definido en los parámetros del usuario se muestra de forma
predeterminada.
Si los productos en el catálogo están divididos en categorías, e panel de navegación en el costado izquierdo
de la pantalla muestra la lista de categorías. El número de productos en cada categoría se indica junto al
nombre de la categoría.
Si en la pantalla aparece un resumen del
Carro de compra, el resumen muestra el número de trabajos en el
carro y el precio total de los trabajos. La lista de trabajos que se pedirán posteriormente aparece en el
resumen, en el panel
Elementos en espera. Mensajes de marketing y elementos de ventas cruzadas
personalizables pueden aparecer en la pantalla (opcional).
2 Para abrir la categoría y ver los productos incluidos, haga clic en un nombre de categoría en el panel de
navegación, en
Seleccionar categoría, o haga clic en el botón Seleccionar correspondiente al nombre de
categoría en el panel central.
3 Inicie el flujo de trabajo de pedidos haciendo clic en el botón
Añadir al carro del trabajo requerido.
O bien
Haga clic en el botón
Cargar para iniciar un flujo de trabajo que incluya la creación y el pedido de un
producto nuevo basado en el tipo de trabajo indicado.
4 Haga clic en el botón
Retener para añadir un producto a la lista de elementos que se pedirán posteriormente.
El producto aparece en el panel
Elementos en espera.
Pasos opcionales del asistente
Cuando se realiza un pedido de un catálogo del Supermercado, el flujo de trabajo del pedido depende del tipo de
trabajo que se pida. Los asistentes pueden presentar cualquier combinación de los siguientes pasos:
Especificación del trabajo
Información variable
Cómo cargar un fichero
Informe del fichero
Vista previa
Resumen del trabajo
Datos del trabajo
Si aparece el botón Cargar diseño, puede iniciar el pedido de un trabajo cargando el fichero
de su propio diseño, sin tener que detallar la categoría. Los productos creados al cargar los
ficheros nuevos pueden pedirse directamente y/o guardarse para uso futuro.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
9Guía del comprador de impresión
Especificación del trabajo
Cuando se realiza el pedido de un trabajo basado en una plantilla que permite hacer cambios a las propiedades
predeterminadas del trabajo, el flujo de trabajo del pedido incluye el paso
Especificación del trabajo. Este paso
siempre está activado cuando el usuario carga su propio diseño.
El usuario únicamente puede cambiar aquellas propiedades del trabajo que el diseñador de la plantilla haya
habilitado para el cambio. Puede haber diferentes parámetros de intento de trabajo habilitados para cambio:
parámetros de color, caras para imprimir, tamaño y orientación del trabajo, stock de papel y diferentes opciones
de acabado como tipo de plegado, plastificación, etc.
Figura 3: Página Especificación del trabajo
Consulte Cómo establecer propiedades de plantillas en la página 43 para permitir los cambios a las propiedades
del trabajo en la página
Especificación del trabajo del asistente de pedidos.
Información variable
El paso del asistente Información variable se incluye en el flujo de trabajo de pedidos cuando la plantilla
seleccionada es una plantilla de VI. Toda plantilla de VI permite una de las posibilidades siguientes:
Personalizar el trabajo manualmente
Cargar registros variables de un fichero externo de datos variables.
Seleccionar las instancias personalizados del trabajo de los registros de un archivo de datos variables que ya
esté incluido en la plantilla.
El contenido del paso del asistente de
Información variable difiere, según la opción de personalización activada.
Cuando se cambia el parámetro de un trabajo, se actualiza el precio del trabajo, si el proveedor de
servicios de impresión definió este parámetro para que influya en el precio total del trabajo.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services10
Cómo cargar un fichero
El flujo de trabajo de pedidos incluye el paso Cargar fichero cuando un trabajo se crea cargando un fichero de
diseño a un tipo de trabajo seleccionado.
Figura 4: Página Cargar fichero
1 Haga clic en el botón Examinar y desplácese al fichero que se cargará.
2 Seleccione el fichero y haga clic en
Abrir.
3 Haga clic en
Continuar. Se inicia la verificación Preflight.
El sistema verifica si hay desajustes entre los parámetros del trabajo creado y las propiedades definidas en el
tipo de trabajo.
Cuando se completa el procesamiento, el asistente de pedidos continúa con el paso
Informe del fichero.
Informe del fichero
El paso del asistente Informe del fichero, si ha sido habilitado por el proveedor de servicios de impresión, puede
estar en cualquier flujo de trabajo de pedidos que incluya el paso
Cargar fichero. El paso del asistente Cargar
fichero
permite ver y manejar los problemas descubiertos durante la verificación Preflight de un trabajo, después
de cargar un diseño nuevo.
Figura 5: Página Informe del fichero
Si prefiere no cargar un fichero en el trabajo en esta etapa sino que prefiere hacerlo
posteriormente, seleccione el botón de opción
Enviar ficheros por separado y haga clic en
Continuar. El asistente continúa con el siguiente paso sin verificar el trabajo. Consulte Cómo
adjuntar ficheros a un trabajo en la página 13.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
11Guía del comprador de impresión
Si se detectan problemas, y su proveedor de servicios de impresión permite pedir trabajos con problemas,
puede elegir la opción de solicitar al proveedor de servicios de impresión que los resuelva. En caso contrario,
puede manejar los problemas por si mismo.
Si decide pedir al proveedor de servicios de impresión que resuelva los problemas, seleccione la casilla de
verificación adecuada en la parte inferior de la ventana.
Si opta por revisar los problemas detectados, utilice el vínculo Haga clic para revisar estos problemas para
abrir el informe de Preflight.
El informe detallado aparece mostrando los problemas y las maneras de resolverlos. Cada problema del
informe contiene un vínculo que abre una página de información adicional que incluye la descripción del
problema y/o las instrucciones sobre cómo resolverlo.
Figura 6: Vista de Informe de Preflight
La solución general que se ofrece para cada problema detectado (excepto la fuente y las imágenes de baja
resolución) es actualizar las propiedades del tipo de trabajo con las propiedades del fichero cargado. Se ofrecen
varias opciones de solución adicionales para cada problema en la lista desplegable
Solución. El campo
Instrucciones especiales permite introducir comentarios del cliente dirigidos al proveedor de servicios de
impresión.
Puede revisar el informe de Preflight sin resolver los problemas, o resolver sólo algunos de ellos.
La misma casilla de verificación que pide a su proveedor de servicios de impresión resolver los
problemas está disponible en cualquier etapa en la que se trabaje con el informe.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services12
Cómo editar el tamaño de página
Si el tamaño de página del fichero cargado no se ajusta al definido en el tipo de trabajo, existen varias maneras de
solucionar este problema:
Actualizar las propiedades del tipo de trabajo según el fichero cargado.
No modificar las propiedades del tipo de trabajo.
Editar el corte y el sangrado del trabajo creado.
1 Para actualizar las propiedades del tipo de trabajo según el trabajo cargado, establezca la opción adecuada en
el cuadro desplegable
Solución.
2 Para dejar el tamaño de página tal como se define en el tipo de trabajo, establezca la opción adecuada en el
cuadro desplegable
Solución.
3 Para editar el tamaño de página del trabajo creado, haga clic en el botón
Editar corte y sangrado que aparece
en el cuadro desplegable
Solución.
Aparece el asistente
Editor de corte y sangrado, que le permite hacer las correcciones necesarias en el tamaño
de página y las proporciones del fichero cargado.
4 Haga clic en
Inicio para ejecutar el asistente.
5 Utilice los controles del primer paso del asistente para girar las páginas del trabajo, si es necesario.
6 Haga clic en
Siguiente. Aparecen las instrucciones del siguiente paso.
7 Siga las instrucciones proporcionadas por el asistente hasta que aparezca la casilla de verificación
Establecí
correctamente el tamaño y los sangrados del trabajo
en la pantalla.
Figura 7: Pasos del asistente de edición
Cuando las propiedades del tipo de trabajo se actualizan según el fichero cargado, el precio
puede convertirse en provisional.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
13Guía del comprador de impresión
8 Si está seguro de que sus parámetros son correctos, seleccione esta casilla de verificación y haga clic en
Guardar.
La verificación Preflight del trabajo se ejecuta nuevamente, y el informe del fichero se actualiza.
9 Revise el informe actualizado para asegurarse de que el problema está solucionado.
Vista previa
El paso del asistente Vista previa puede incluirse en cualquier flujo de trabajo de pedidos. El panel de vista
previa contiene una barra de herramientas que permite las siguientes operaciones:
Elegir una página del trabajo requerido para la vista previa utilizando la lista desplegable Página.
Girar páginas del trabajo en sentido horario o antihorario.
Alternar el zoom de la vista previa entre el tamaño real y el tamaño de la ventana
Ver una vista previa de baja resolución del trabajo en PDF
Actualizar la vista previa.
Resumen del trabajo
El resumen del trabajo se puede añadir a cualquier paso del asistente de pedidos.
El panel del resumen de trabajo muestra el nombre y las propiedades de un trabajo creado, el precio total de un
trabajo y un número predeterminado de las copias que se pedirán. El número de copias se puede cambiar
eligiendo una de las cantidades predeterminadas de la lista desplegable
Copias, o escribiendo una cantidad en el
campo, según el tipo de control que aparece. Cuando se cambia el número de copias, aparece el botón
Actualizar precio, para permitir al usuario volver a calcular el precio del trabajo.
El vínculo
Ficheros adjuntos (si aparece) permite adjuntar ficheros de diseño (ficheros de imágenes, paquetes
de fuentes, etc.) a un trabajo creado.
Cómo adjuntar ficheros a un trabajo
1 Haga clic en el vínculo Ficheros adjuntos. Se abre el cuadro de diálogo Ficheros adjuntos.
2 Utilice los iconos de la barra de herramientas para cambiar el nombre de los ficheros adicionales,
eliminarlos y descargarlos en el trabajo.
3 Haga clic en el botón
Cargar ficheros para abrir el cuadro de diálogo Cargar fichero.
4 Desplácese a la ubicación donde está guardado el fichero requerido y cárguelo en el trabajo, o cargue varios
ficheros en el sitio FTP del proveedor de servicios de impresión utilizando la opción de cargar en FTP.
5 Haga clic en
Continuar. Los ficheros se agregan a la lista de ficheros adjuntos en el cuadro de diálogo
Ficheros adjuntos.
Si no selecciona la casilla de verificación Establecí correctamente el tamaño y los sangrados
del trabajo
y hace clic en el botón Guardar, aparecerá otra casilla de verificación. Seleccione
esta casilla de verificación para pedir al proveedor de servicios de impresión que solucione el
problema de tamaño de página.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services14
6 Resalte cualquier fichero en la lista y haga clic en el botón
Marcar para producción. Se ejecuta la verificación
Preflight, y el fichero se envía a la cola de producción del proveedor de servicios de impresión.
Datos del trabajo
El paso del asistente Datos del trabajo puede incluirse en cualquier flujo de trabajo de pedidos. En este panel se
muestran el nombre predeterminado del trabajo, el tipo de trabajo y la fecha de creación del trabajo.
Además, los siguientes parámetros están activados para el usuario:
Si es necesario, se puede cambiar el nombre predeterminado del trabajo.
Si es necesario, se puede introducir un código de referencia del cliente.
Puede elegirse un centro de coste de las opciones predefinidas.
Se puede introducir una nota.
El paso
Datos del trabajo generalmente es el último paso del flujo de trabajo de pedidos y el paso siguiente es
añadir un trabajo creado al carro de compra y realizar el pedido del trabajo.
Cómo realizar el pedido de trabajos estáticos
El siguiente es un ejemplo de flujo de trabajo cuando realiza el pedido de un trabajo estático.
1 Seleccione un trabajo en el catálogo haciendo clic en el botón
Añadir al carro correspondiente.
Si el trabajo seleccionado es estático, se abre la página
Vista previa, mostrando la vista previa del trabajo.
Consulte Vista previa en la página 13.
2 Haga clic en el icono
Prueba PDF de baja resolución en la barra de herramientas de la vista previa para
verificar el diseño del trabajo.
3 Cierre la prueba y seleccione la casilla de verificación
Revisé la prueba y la acepto en la vista previa.
4 Haga clic en
Continuar.
Se crea y guarda un PDF de baja resolución. La próxima vez que acceda a este trabajo,
dispondrá de la vista previa de inmediato.
El proveedor de servicios de impresión puede activar información adicional en la página Vista
previa
, como datos del trabajo y un resumen de las propiedades del trabajo. Consulte
Resumen del trabajo en la página 13 y Datos del trabajo en la página 14.
Si el proveedor de servicios de impresión habilita la posibilidad de hacer cambios en las
propiedades del trabajo, se abre la página del asistente
Especificación del trabajo. Consulte
Especificación del trabajo en la página 9.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
15Guía del comprador de impresión
5 Haga clic en el botón
Añadir al carro del asistente. El trabajo se crea y se añade en el carro de compra.
Aparece el catálogo; esto permite continuar y realizar el pedido de trabajos adicionales. El usuario puede
completar el proceso de pedido posteriormente.
O bien
Hacer clic en el botón
Añadir al carro y realizar pedido.
Aparece el carro de compra, permitiéndole obtener presupuestos por los trabajos que se pedirán y
completar el proceso de pedido.
6 Para completar el flujo de trabajo de pedidos, consulte Carro de compra y finalización del pedido en la
página 29.
Cómo realizar el pedido de trabajos de información variable
Productos personalizados se piden basándose en plantillas de VI que contienen campos variables. Cuando
introduce texto en los campos variables, el texto aparece como parte del trabajo de impresión, formateado de
acuerdo con las definiciones de los campos en la plantilla. Los trabajos de VI que contienen un registro
personalizado único se crean manualmente. Los trabajos de VI que contienen varios registros personalizadas se
pueden crear manualmente instancia por instancia, o se pueden crear todas las instancias simultáneamente
cargando registros de información variable de un fichero de base de datos externo. Si los registros variables
cargados se guardan con el trabajo como un archivo de datos variables, las instancias del trabajo que se deben
pedir se pueden seleccionar desde este archivo.
Los siguientes son tres ejemplos de flujos de trabajo para realizar el pedido de trabajos de VI.
El número de copias se puede cambiar en el carro de compra, eligiendo una de las opciones
predeterminadas de la lista desplegable
Cantidad, o escribiendo en el cuadro de texto, según
el tipo de control que aparece.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services16
Cómo realizar el pedido de trabajos personalizados
1 Seleccione un trabajo en el catálogo haciendo clic en el botón Añadir al carro correspondiente.
Si el trabajo seleccionado incluye campos variables que permiten personalización, se abre la página
Información variable, que muestra los campos.
Figura 8: Campos variables
La página puede contener los paneles de vista previa del trabajo y resumen del trabajo, dependiendo de la
configuración en el lado del proveedor de servicios de impresión. Consulte Resumen del trabajo en la
página 13 y Vista previa en la página 13.
2 Introduzca información en los campos variables.
3 Haga clic en
Continuar. Se abre la página Especificación del trabajo. Consulte Especificación del trabajo en la
página 9.
4 Haga los cambios necesarios en las propiedades del trabajo habilitadas para modificación, y haga clic en
Continuar.
Se abre la página
Datos del trabajo. Consulte Datos del trabajo en la página 14.
5 Introduzca la información en los campos vacíos, establezca la fecha de envío y cambie el nombre del trabajo,
si es necesario.
Cuando se escribe en un campo, aparece un marco discontinuo en el panel de vista previa
alrededor de la información ingresada. Si el icono se adjunta al marco, el usuario
puede mover el campo y arrastrarlo y colocarlo en cualquier ubicación dentro del área de la
página del trabajo.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
17Guía del comprador de impresión
6 Haga clic en el botón
Añadir al carro del asistente. El trabajo se crea y se añade en el carro de compra.
Aparece el catálogo; esto permite continuar y realizar el pedido de trabajos adicionales. El usuario puede
completar el proceso de pedido posteriormente.
O bien
Hacer clic en el botón
Añadir al carro y realizar pedido.
Aparece el carro de compra, permitiéndole obtener un presupuesto por los trabajos que se pedirán y
completar el proceso de pedido.
7 Para completar el flujo de trabajo de pedidos, consulte Carro de compra y finalización del pedido en la
página 29.
Cómo realizar el pedido de trabajos de datos variables
Cómo cargar registros variables
1 Seleccione un trabajo en el catálogo haciendo clic en el botón Añadir al carro correspondiente.
Si el producto seleccionado se basa en una plantilla que permite la creación de múltiples instancias
personalizadas, los controles de la página
Información variable le permitirán al usuario cargar registros de
datos variables de un fichero de base de datos externo.
Figura 9: Carga de datos variables
2 Elija el botón de opción Cargar fichero de base de datos y haga clic en Examinar para desplazarse a un
fichero que se cargará. Seleccione el fichero y haga clic en
Abrir.
3 Elija el botón de opción
Seleccionar formato de fichero y seleccione el tipo y codificación del fichero que
se cargará.
O bien
Elija el botón de opción
Cargar con un esquema personalizado y seleccione un esquema de asignación de
la lista desplegable.
4 Haga clic en
Continuar. Se abre la siguiente página del asistente.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services18
Cómo asignar registros variables
1 Seleccione La primera fila contiene los nombres de los campos.
2 Asigne los registros variables del fichero cargado a los campos variables del trabajo eligiendo las opciones
requeridas de las listas desplegables que se encuentran junto a los títulos de los campos. Establezca la opción
No importar de la base de datos en los campos que no se deben personalizar.
3 Para abrir el cuadro de diálogo
Gestión de esquemas y guardar el nuevo esquema de asignación, haga clic en
el vínculo
Esquema.
O bien
Elija un esquema de asignación existente de la lista desplegable.
4 Haga clic en
Continuar. El sistema procesa la información cargada y crea instancias personalizadas.
Cómo cargar registros variables
El panel de edición adicional que aparece en el lado derecho de la ventana permite al usuario editar las instancias
creadas. Todas las instancias se pueden ver, editar manualmente o quitar, y se pueden añadir instancias nuevas.
Cuando seleccione un nombre de campo en la lista de nombres de campos arriba de la lista de registros, la lista se
nombres mostrará los valores para dicho campo.
1 En el panel de edición, seleccione un nombre de campo del menú desplegable superior, para ver la lista de
valores variables cargados para este fichero.
2 Seleccione uno de los registros en la lista. El registro seleccionado aparece en el campo adecuado, y los otros
campos se actualizan con la información relevante a este formulario de datos variables a la izquierda.
3 Para agregar un nuevo registro a la lista, modifique un registro existente en el lado izquierdo y haga clic en el
botón
Nuevo en el panel de edición.
4 Para eliminar registros de la lista, haga clic en el botón
Quitar.
5 Para obtener la vista previa del trabajo en formato PDF de baja resolución, haga clic en el vínculo
Vista
previa en PDF
.
Utilice los botones de navegación en la vista previa para desplazarse entre los registros.
6 Para quitar todos los registros del trabajo, haga clic en el botón
Borrar base de datos.
7 Para añadir registros variables de otro fichero de base de datos, haga clic en el botón
Importar base de
datos
.
8 Para exportar la información variable en un fichero de base de datos externo, haga clic en el botón
Exportar
base de datos
.
9 Para guardar los cambios hechos en los datos variables, haga clic en el botón
Guardar.
10 Haga clic en
Continuar.
El mismo panel de edición aparece cuando el usuario elige el botón de opción Crear campos
manualmente
en la página del asistente Información variable. Esto permite al usuario crear
varios registros variables manualmente.
Cómo realizar el pedido de trabajos desde los catálogos del Supermercado
19Guía del comprador de impresión
Realización del pedido
Se procesa el trabajo y se abre la página Datos del trabajo del asistente. Consulte Datos del trabajo en la
página 14.
1 Introduzca los datos del trabajo en los campos vacíos y cambie el nombre del trabajo, si es necesario.
2 Haga clic en el botón
Añadir al carro del asistente. El trabajo se crea y se añade en el carro de compra.
Aparece el catálogo; esto permite continuar y realizar el pedido de trabajos adicionales. El usuario puede
completar el proceso de pedido posteriormente.
O bien
Hacer clic en el botón
Añadir al carro y realizar pedido.
Aparece el carro de compra, permitiéndole obtener presupuestos por los trabajos que se pedirán y
completar el proceso de pedido.
3 Para completar el flujo de trabajo de pedidos, consulte Carro de compra y finalización del pedido en la
página 29.
Cómo realizar el pedido a partir de un archivo de datos variables
1 Seleccione un trabajo en el catálogo haciendo clic en el botón Añadir al carro correspondiente.
Si el producto seleccionado contiene un archivo de datos variables, aparece la tabla de instancias
personalizadas.
Figura 10: Archivo de datos variables
Cada fila en la tabla Usar archivo de plantillas representa una instancia personalizada del trabajo. Las filas
contienen casillas de verificación de selección. En la tabla se muestran todas las instancias y se seleccionan
para pedirlas de forma predeterminada.
En el flujo de trabajo se pueden incluir pasos opcionales adicionales, en función de la
configuración establecida por el proveedor de servicios de impresión.
Cómo realizar el pedido de trabajos
FreeFlow Web Services20
2 Busque los registros requeridos en la tabla utilizando el motor de búsqueda en la parte inferior de la ventana:
elija un nombre de campo de la lista desplegable de campos variables e introduzca el registro que está
buscando.
En la tabla se resalta la fila relevante.
3 Cancele la selección de las casillas de verificación para las instancias que no se pedirán en este momento.
4 Haga clic en
Continuar. Se abre la página Vista previa. Consulte Vista previa en la página 13.
La vista previa muestra el primer registro en el archivo. Para ver todos los registros, haga clic en el icono de la
barra de herramientas
Prueba PDF de baja resolución. Se abre el cuadro de diálogo Vista previa en PDF.
Utilice los botones de navegación en la vista previa para desplazarse entre los registros.
5 Cierre el cuadro de diálogo
Vista previa en PDF y vuelva a la página Vista previa del asistente.
6 Seleccione la casilla de verificación
Revisé la prueba y la acepto en el panel de vista previa y haga clic en
Continuar.
Se abre la página
Resumen. Consulte Resumen del trabajo en la página 13.
7 Cambie el número de copias que se pedirán y haga clic en el botón
Actualizar precio.
Se muestra un precio calculado nuevamente.
8 Haga clic en el botón
Añadir al carro del asistente. El trabajo se crea y se añade al carro de compra.
Aparece el catálogo; esto permite continuar y realizar el pedido de trabajos adicionales. El usuario puede
completar el proceso de pedido posteriormente.
O bien
Hacer clic en el botón
Añadir al carro y realizar pedido.
Aparece el carro de compra, permitiéndole obtener presupuestos por los trabajos que se pedirán y completar
el proceso de pedido.
9 Para completar el flujo de trabajo de pedidos, consulte Carro de compra y finalización del pedido en la
página 29.
Puede añadir registros de datos variables al archivo. Utilice el vínculo Añadir registros para
tener acceso a la herramienta adecuada para editar el archivo de datos variables
manualmente (consulte Cómo cargar registros variables en la página 18 para obtener
información detallada).
Se crea y guarda un PDF de baja resolución. La próxima vez que acceda a este trabajo,
dispondrá de la vista previa de inmediato.
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