Xerox Fiery Print Server User Manual [de]

Fiery®Print Server
Variabler Datendruck
© 2009 Electronics for Imaging, Inc. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen werden durch den Inhalt des Dokuments Rechtliche Hinweise für dieses Produkt abgedeckt.
45077501
02. März 2009
INHALT
INHALT
EINFÜHRUNG 5
Terminologie und Konventionen 5
Aufbau dieses Dokuments 6
ÜBERSICHT 7
Übersicht über variablen Datendruck 7
Komponenten variabler Datenaufträge 8
Variabler Datendruck mit Druckserver 10
Kompatible VDP-Sprachen 10
Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck 11
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 13
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 13
Funktionsweise von FreeForm 13
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten 14
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten 15
Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten 16
Richtlinien 17
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber 22
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2 22
Ausschießen variabler Datenaufträge 24
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose 24
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose 25
Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose 25
INDEX 27

EINFÜHRUNG

Terminologie und Konventionen

In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen über den variablen Datendruck (VDP) sowie Beschreibungen der VDP-Funktionen, die vom Druckserver unterstützt werden können. Dabei werden die folgenden Themen angesprochen:
• Kompatible VDP-Sprachen wie FreeForm und FreeForm 2
• Ausschießen von VDP-Aufträgen mit Impose
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie im
Dokument Drucken.
In diesem Dokument werden die folgenden Begriffe und Konventionen verwendet:
Begriff oder Konvention Beschreibung
Kopierer Kopierer oder Drucker
Titel in Kursivschrift Verweis auf andere Dokumente der Anwenderdokumentation
Verweis auf weitere Informationen in der Online-Hilfe der Software
Tipps und Informationen
Wichtige Informationen
Wichtige Informationen über mögliche Gefahrensituationen

Aufbau dieses Dokuments

In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt:
• Grundlegende Konzepte des variablen Datendrucks
• Unterstützte Funktionen des Druckservers und kompatible VDP-Sprachen
• Anleitungen zum Drucken variabler Datendokumente mithilfe von FreeForm und FreeForm 2
• Anleitungen zum Drucken und Übergeben von Aufträgen in anderen Datenformaten (z. B. PPML VIPP, und Creo VPS)
HINWEIS: Ausführliche Informationen über das Drucken von variablen Datenaufträgen
mithilfe von VDP-Anwendungen anderer Hersteller finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Anwendung.
Szenarios gängiger VDP-Workflows werden im Dokument Wor kf low-B ei spiele beschrieben.

ÜBERSICHT

Übersicht über variablen Datendruck

Im Folgenden werden die Technologie des variablen Datendrucks (VDP) und die VDP­Komponenten beschrieben, die von Ihrem Druckserver unterstützt werden und Ihnen die Erstellung von variablen Datenaufträgen ermöglichen.
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und –Funktionen finden Sie im
Dokument Drucken.
Beschreibungen spezifischer VDP-Szenarios und VDP-Workflows finden Sie im Dokument
Work fl ow-Bei sp ie le
.
Ein typischer Anwendungsbereich für den variablen Datendruck sind personalisierte Briefe und Anschreiben, wie sie für Direkt-Mailing-Kampagnen verwendet werden. Dazu müssen Master-Elemente, die in allen Kopien eines Dokuments gleich sind (wiederverwendbare Daten), mit variablen Daten kombiniert werden, die sich von Kopie zu Kopie ändern. Mithilfe der Technologie für den variablen Datendruck können Sie Ihre Kommunikation personalisieren und Ihre Druckerzeugnisse mit Elementen versehen, die für die jeweiligen Zielpersonen von besonderem Reiz sind.
Ein Beispiel für den variablen Datendruck ist eine Broschüre, in der die Kunden namentlich angesprochen und weitere persönliche Informationen über die einzelnen Kunden aus einer Marketing-Datenbank abgerufen und in die Broschüre integriert werden. Die Hintergrund­elemente, Abbildungen und Textblöcke, die in allen Kopien der Broschüre identisch sind, bilden die Master-Elemente. Die Namen der Kunden und die anderen kundenspezifischen Informationen bilden die variablen Elemente.
In seiner einfachsten Form kann der variable Datendruck als Serienbrieffunktion verwendet werden, er bietet aber weitere Möglichkeiten: Sie können Bilder, Grafiken, Texte und andere Objekte dynamisch zusammenstellen und so Dokumente erstellen, die attraktiv gestaltet und bis ins kleinste Detail für die jeweiligen Zielpersonen angepasst sind.
Für den variablen Datendruck wird die digitale Drucktechnologie genutzt. Für die perso­nalisierte Kommunikation werden Datenbanken, die die Inhalte für die Druckerzeugnisse enthalten, mit Ausgabegeräten wie dem Kopierer verbunden. Wichtig für die personalisierte Kommunikation sind Regeln, mit denen die Auswahl der Inhalte aus den Datenbanken und ihre genaue Positionierung im gedruckten Dokument gesteuert werden.
VDP-Sprachen können anhand der Ebene, auf der die wiederverwendbaren Daten festgelegt werden, kategorisiert werden. Dabei werden die nachfolgend beschriebenen Technologien unterschieden.
Seitenbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten
(Master-Element) als komplette Seiten beschrieben. Jedes Seitenelement wird als Master-Seite bezeichnet. Seitenbasierte Sprachen eignen sich mehr für einfache, variationsarme Layouts. FreeForm ist ein Beispiel für eine seitenbasierte VDP-Sprache. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf Seite 13.
Elementbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten als
Elemente oder Objekte beschrieben. Die elementbasierte Technologie hat den Vorteil, dass auf einer Seite sehr viele Einzelobjekte individuell als statische oder als variable Elemente verwendet werden können.
VDP-Aufträge, die mit einer elementbasierten Sprache erstellt werden, verwenden wieder­verwendbare Objekte für die variablen Elemente (z.B. Bilder). Da auf diese Elemente sehr oft zugegriffen werden muss, werden sie auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe in den Cache-Speicher geladen.

Komponenten variabler Datenaufträge

Ein typischer VDP-Auftrag umfasst die folgenden Hauptbestandteile:
•Inhalt
Inhalt können Texte, Bilder und Fotos sein, die an unterschiedlichen Stellen in einem Dokument platziert werden. Sie können statische und variable Inhalte erstellen; dafür stehen Ihnen eine Vielzahl von Anwendungen (z. B. Adobe Photoshop oder Microsoft Word) zur Verfügung.
•Datenbank
Eine Datenbank ist eine Tabelle, die alle veränderlichen oder variablen Elemente für ein Druckerzeugnis enthält (z. B. Texte, Grafiken und Fotos). Für den variablen Datendruck können Datenbanken verwendet werden, die mit gängigen Desktop-Programmen wie Microsoft Excel oder FileMaker Pro erstellt wurden.
Die Daten müssen in Datensätzen und in Feldern (Kategorien) für jeden Datensatz organisiert sein. In einer Datenbank mit Personenangaben stellt eine Person einen Datensatz dar, während Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. die Felder (Kategorien) bilden.
•Geschäftsregeln
Geschäftsregeln, die innerhalb einer VDP-Anwendung definiert werden, bestimmen die variablen Inhalte, die verwendet werden sollen, und ihre Positionierung innerhalb eines Dokuments. Entsprechend diesen vorgegebenen Regeln, die durch „IF“- und „THEN“­Anweisungen beschrieben werden, ruft die VDP-Anwendung bestimmte Elemente aus den Datenbanken ab, um personalisierte Seiten und Dokumente mit unterschiedlichen Texten und Fotos für die jeweiligen Zielpersonen zu generieren. So kann zum Beispiel vorgegeben werden, dass für bestimmte Altersgruppen unterschiedliche Inhalte gedruckt werden.
•Layout
Das Layout beschreibt das Design oder den Seitenaufbau eines Dokuments; für diesen Zweck kann jedes DTP- oder Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Das Layout muss den Bereich für die variablen Texte und Bilder umfassen.
• VDP-Anwendungen
VDP-Anwendungen kombinieren die Master-Elemente mit den variablen Informationen und bereiten das Dokument für die Druckausgabe vor. Wenn Sie FreeForm verwenden, benötigen Sie keine spezielle VDP-Anwendung.
• Ausgabegerät
Das Ausgabegerät ist das Gerät, auf dem die digitalen Dateien auf Papier oder einem anderen Medium ausgegeben - gedruckt - werden. Dabei kann es sich um einen Drucker, einen Kopierer oder eine Digitaldruckmaschine handeln, der/die den variablen Daten­druck unterstützt.
In der folgenden Abbildung sind die VDP-Komponenten dargestellt.
1Layout 2 Datenbank 3 Geschäftsregeln 4 Inhalt 5 VDP-Anwendung 6 Ausgabegerät
1
2
3
4
5
6
ÜBERSICHT 10

Variabler Datendruck mit Druckserver

Der Druckserver kombiniert VDP-Sprachen, VDP-Anwendungen anderer Anbieter und eigene Kernfunktionen für die Integration in eine Vielzahl vorhandener Workflows. Weitere Informationen über VDP-Workflows finden Sie im Dokument Wor kflow-B ei spiele.

Kompatible VDP-Sprachen

Der Druckserver ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel:
• FreeForm und FreeForm 2
Für VDP-Lösungen werden FreeForm und FreeForm 2 genutzt. Bei der FreeForm Tech­nologie müssen die wiederverwendbaren Daten nur einmal verarbeitet werden; dadurch kann der Kopierer mit höherer Geschwindigkeit betrieben werden.
Bei FreeForm können die Master-Elemente und die variablen Daten mit jeder Desktop­Anwendung und auf jeder Computerplattform erstellt werden. Innerhalb der Anwendung wird der Master-Seite eine Nummer von 1 bis 100 zugeordnet. Die für FreeForm rele­vanten Druckoptionen werden im Druckertreiber und in den Tools für das Auftrags­management bereitgestellt. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im Abschnitt
Drucken variabler Datendokumente auf Seite 13.
FreeForm 2 erweitert die FreeForm Technologie durch die Möglichkeit, Regeln und Seiten­bedingungen für die Ausgabe eines Auftrags unter Verwendung mehrerer Master-Seiten festzulegen. Außerdem können Grenzen für jeden Datensatz innerhalb des Datenstroms definiert werden, d.h. für jeden Datensatz können Anfang und Ende definiert werden. Im Gegensatz zu FreeForm erfordert FreeForm 2 den Einsatz einer spezifischen VDP­Anwendung (z.B. PrintShop Mail), die FreeForm 2 explizit unterstützt. Weitere Informa­tionen über FreeForm 2 finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf Seite 13.
• Personalized Print Markup Language (PPML) Version 2.2
PPML ist eine von PODi entwickelte XML-basierte Sprache, die als Industriestandard anerkannt ist. Bei PPML können Text- und Grafikelemente auf dem Kopierer gespeichert und je nach Bedarf wiederverwendet werden, was die Druckausgabe der VDP-Aufträge beschleunigt.
Der Druckserver akzeptiert PPML-Aufträge im nativen und im komprimierten Zip-Format. Wenn Sie Dokumente im Format PPML drucken wollen, benötigen Sie eine mit PPML kompatible Anwendung eines anderen Anbieters (z.B. Pageflex Persona). Sie können einen PPML-Auftrag zum Drucken an den Druckserver senden oder die entsprechende PPML­Datei mithilfe der Anwendung Command WorkStation herunterladen.
HINWEIS: Dateien im Format PPML Version 2.2, die mit dem Befehl IMPOSITION oder
PRINT_LAYOUT in der PPML-Anwendung erstellt wurden, werden vom Druckserver nicht unterstützt. Legen Sie diese Optionen stattdessen mithilfe der Komponente Impose über die Anwendung Command WorkStation fest.
oder Hot Folders auf den Server
ÜBERSICHT 11
• Creo Variable Print Specification (VPS)
Creo VPS ist eine von Creo entwickelte Erweiterung der PostScript-Sprache. Eine Creo VPS-Datei besteht aus den Abschnitten „Header“ und „Booklet“. Der Abschnitt „Header“ enthält alle globalen Objekte für den gesamten Auftrag. Der Abschnitt „Booklet“ enthält eine (1) Kopie des personalisierten Dokuments. Seitenelemente sind wiederverwendbare Objekte in der vom Creo VPS-Format vordefinierten Form. Alle Seitenelemente müssen Bestandteile der Creo VPS-Paketdatei sein.
Zum Drucken benötigen Sie eine Anwendung, die den Creo VPS-Datenstrom übergibt (z. B. Atlas PrintShop Mail oder Creo Darwin Desktop). Sie können eine Creo VPS-Datei auch mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder Hot Folders auf den Server herunterladen.
• Xerox Variable Data Intelligent PostScript Printware (VIPP)
VIPP ist eine proprietäre, von Xerox entwickelte Seitenbeschreibungssprache.
Zum Drucken von Dokumenten im Format Xerox VIPP benötigen Sie eine Anwendung eines anderen Anbieters, die mit dem Format Xerox VIPP kompatibel ist. Sie können einen Xerox VIPP-Auftrag zum Drucken an den Server senden oder die entsprechende Xerox VIPP-Datei mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder Hot Folders auf den Server herunterladen.

Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck

Dank der Integration von VDP-Unterstützungsfunktionen (z. B. Impose und die Funktion für gemischte Medien) in die Kernfunktionalität des Druckservers können Sie für variable Daten­aufträge spezifische Layouts erstellen und unterschiedliche Medien- und Weiterverarbeitungs­optionen auf die Auftragsdokumente anwenden. Mit der Komponente Resource Manager können Sie außerdem die wiederverwendbaren Objekte für einen variablen Datenauftrag verwalten.
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Impose
Der Druckserver unterstützt das Ausschießen von variablen Datenaufträgen mithilfe von Impose für die folgenden VDP-Sprachen:
• Variable Datenaufträge im Format FreeForm oder FreeForm 2
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Informationen über das Ausschießen eines variablen Datenauftrags finden Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 24.
Weitere Informationen über Ausschießlayouts finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
ÜBERSICHT 12
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Hot Folders
Sie können einen variablen Datenauftrag mithilfe der Anwendung Hot Folders direkt bei der Übergabe an den Druckserver ausschießen. Sie müssen zu diesem Zweck eine Ausschieß­schablone für variable Datenaufträge erstellen und sie innerhalb der Anwendung Hot Folders einem bestimmten überwachten Ordner zuordnen.
Weitere Informationen über das Ausschießen eines VDP-Auftrags mithilfe der Anwendung Hot Folders finden Sie in der Online-Hilfe zu dieser Anwendung. Informationen über die Ausschießoptionen für variable Datenaufträge finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Gemischte Medien beim variablen Datendruck
Sie können die Einstellungen für gemischte Medien auf alle variablen Datenaufträge anwenden, auch auf ausgeschossene Aufträge. Wenn Sie die Einstellungen für gemischte Medien verwenden, interpretiert der Druckserver jeden Datensatz mit variablen Daten als eigenständigen Auftrag. Im Falle eines variablen Datenauftrags, der nicht ausgeschossen wird, werden die Einstellungen für gemischte Medien auf alle Datensätze des Auftrags angewendet. Im Falle eines ausgeschossenen Auftrags werden die Einstellungen für gemischte Medien auf die Ausgabesets des variablen Datenauftrags angewendet.
Weitere Informationen über die Einstellungen für gemischte Medien finden Sie im Dokument Dienstprogramme.
Resource Manager
Wiederverwendbare Objekte sind Bilder, die für Aufträge mit variablen Elementen erforderlich sind und auf den Druckserver heruntergeladen werden müssen. Diese wiederverwendbaren Objekte werden auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe in den Cache-Speicher geladen.
Mit der Komponente Resource Manager können Sie den Festplattenspeicher auf dem Druck­server verwalten, indem Sie in der Liste der wiederverwendbaren Objekte angeben, welche Objekte gelöscht und welche Objekte für weitere variable Datenaufträge auf der Festplatte verbleiben sollen. Die Komponente Resource Manager ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel:
• FreeForm
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Weitere Informationen über die Komponente Resource Manager finden Sie in der Hilfe zu dieser Software.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 13

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE

Bei der FreeForm Technologie können Sie über Druckoptionen die Master-Dokumente definieren und sie variablen Datenaufträgen zuordnen, die zum Drucken an den Druckserver gesendet werden.
In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen beschrieben:
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm
• Erstellen von Master-Dokumenten und variablen Datendokumenten
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm 2 und einer VDP-Fremdanwendung
• Drucken von Dokumenten mit anderen VDP-Formaten
• Ausschießen eines variablen Datenauftrags
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie
im Dokument Drucken.

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm

Sie können Dokumente mit variablen Daten mithilfe von FreeForm drucken. Dieser Abschnitt enthält eine allgemeine Übersicht über FreeForm. Darüber hinaus wird beschrieben, wie Sie Master-Dokumente und Dokumente mit variablen Daten erstellen und miteinander kombinieren. Am Ende des Abschnitts finden Sie außerdem nützliche Ratschläge und Tipps.

Funktionsweise von FreeForm

Beim variablen Datendruck mithilfe von FreeForm werden die Master-Elemente für einen Auftrag an den Druckserver gesendet und dort getrennt von den variablen Elementen gerastert. Die gerasterten Master-Elemente werden auf dem Druckserver als FreeForm Master-Dokument gespeichert; sie können danach beliebig oft und mit verschiedenen Sets variabler Elemente kombiniert werden. Da das FreeForm Master-Dokument eines Auftrags vorgerastert auf dem Druckserver gespeichert ist, beschränkt sich bei variablen Datenaufträgen die Verarbeitungs­dauer auf die Zeit, die für die RIP-Verarbeitung der variablen Elemente benötigt wird.
Sie können die Daten jedes festen Elements als FreeForm Master-Dokument speichern und beliebig oft mit unterschiedlichen variablen Daten kombinieren. So kann z. B. auch ein Briefkopf als FreeForm Master-Dokument gespeichert und als Hintergrund für Briefe mit unterschiedlichen Inhalten (variable Elemente) verwendet werden.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 14
Die Dokumente mit den Master-Elementen und den variablen Daten können bei FreeForm mit jeder Anwendung erstellt werden. Sie können für die Erstellung der beiden Dokumente auch unterschiedliche Anwendungen oder Plattformen verwenden. Es ist z. B. möglich, das Dokument mit den Master-Daten mit einer Seitenlayout- oder einer Grafikanwendung zu erstellen, während das Dokument für die variablen Daten mit einem Textverarbeitungs­programm mit Serienbrieffunktion, mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option oder mit einem Datenbankprogramm erstellt wird.
Die FreeForm Funktionen werden mit den Druckoptionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ gesteuert. Sie können diese Optionen beim Drucken eines Auftrags im Druckertreiber einstellen oder aber den Operator bitten, die Einstellungen der Optionen in der Anwendung Command WorkStation festzulegen. Nach erfolgter RIP­Verarbeitung (Rasterung) erscheint das Master-Dokument in der Anwendung Command WorkStation auf der Seite „FreeForm“. Sie können in der Anwendung Command WorkStation alle auf dem Druckserver gespeicherten FreeForm Master-Dokumente überwachen und verwalten.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Master-Dokument
1 Freiraum für
variable Elemente
2 Gleich bleibende
Master-Elemente

Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten

Damit Sie mit FreeForm arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Dokument mit den Master-Daten und ein Dokument mit den variablen Daten erstellen. Erstellen bedeutet in diesem Fall, dass Sie das Layout des kombinierten Dokuments und auch die eigentlichen Elemente definieren müssen. Sie müssen dazu in einer Seitenlayout- oder Grafikanwendung die Master-Elemente (d. h. die gleich bleibenden Texte und Grafiken) auf einer oder mehreren Seiten platzieren und an den Stellen, an denen die variablen Elemente platziert werden sollen, entsprechende Freiräume lassen.
1
2
Nachdem Sie das Dokument mit den Master-Daten erstellt haben, müssen Sie es zum Drucken an den Druckserver senden und angeben, dass aus dem Auftrag ein Master­Dokument erstellt werden soll (siehe Seite 19).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 15

Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten

Das Dokument für die variablen Daten kann mit einem Textverarbeitungsprogramm mit Serienbrieffunktion, mit einem Datenbankprogramm oder mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option erstellt werden. In jedem Fall werden Informationen aus einer Liste oder einer Datenbank abgerufen und in ein vorhandenes Dokument gemischt, das für die variablen Daten vorbereitet wurde. Die Steuerung für diese Funktion unterscheidet sich von Anwendung zu Anwendung. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Anwendung. Damit Sie variable Elemente mit einem Master-Dokument mischen können, müssen Sie die variablen Elemente so formatieren, dass sie in das Layout des Master-Dokuments passen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie ein Dokument mit der richtigen Formatierung erstellen und an den entsprechenden Stellen die jeweiligen variablen Daten hinzufügen.
HINWEIS: Das Dokument mit den variablen Daten muss dieselbe Anzahl von Seiten haben
wie das Master-Dokument. Hat das Master-Dokument z. B. eine Satzlänge von vier Seiten, müssen alle Dokumente mit variablen Daten ebenfalls eine Satzlänge von vier Seiten haben. Fügen Sie am Ende eines Dokuments mit variablen Daten gegebenenfalls Leerseiten hinzu, um auf die benötigte Seitenanzahl zu kommen.
Dokument mit variablen Daten
1 Variables Element
1
1
1
1
Nachdem Sie das Dokument mit den variablen Daten erstellt haben, müssen Sie es zum Drucken an den Druckserver senden und angeben, mit welchem FreeForm Master­Dokument es kombiniert werden soll (siehe Seite 19).
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 16

Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten

Wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten zum Drucken an den Druckserver senden, geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument an, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen. Der Druckserver kombiniert daraufhin die Raster­daten des variablen Datendokuments mit dem vorgerasterten FreeForm Master-Dokument und erstellt daraus eine neue Rasterdatendatei.
Ein Master-Dokument kann mehrere Seiten umfassen. Wenn Sie ein Dokument mit variablen Daten drucken und es mit einem mehrseitigen FreeForm Master-Dokument kombinieren, werden die variablen Seiten zyklisch mit den Master-Seiten kombiniert. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Kombination eines Dokuments mit variablen Daten mit einem zweiseitigen Master-Dokument.
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 17
Die Seiten 1 und 2 des variablen Dokuments werden jeweils mit den Seiten 1 und 2 des Master-Dokuments kombiniert. Danach beginnt der Zyklus der Master-Seiten von vorn, und die Seiten 3 und 4 des variablen Dokuments werden wieder jeweils mit den Seiten 1 und 2 des Master-Dokuments kombiniert. Dieses Verfahren wird auf alle nachfolgenden Seiten des variablen Dokuments angewendet.

Richtlinien

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Anregungen zum Drucken von Dokumenten mit variablen Daten.
• Fragen Sie Ihren Administrator oder Operator, welche Nummern in Ihrer Umgebung welchen FreeForm Master-Dokumenten zugeordnet sind.
• Sie dürfen für ein Auftragsdokument nicht zugleich die Optionen „Master-Datei verwenden“ und „Master-Datei erstellen“ verwenden.
• Mit einer FreeForm Master-Datei, die nur eine Seite umfasst, können Sie nur Simplex­ausgaben erstellen, d.h. bei einer nur eine Seite umfassenden FreeForm Master-Datei ist eine Duplexausgabe ausgeschlossen.
• Senden Sie variable Datenaufträge nicht an die direkte Verbindung.
Wenn Sie einen variablen Datenauftrag an die direkte Verbindung senden, wird er nicht verarbeitet.
• Verwenden Sie als Anwender die Felder für die auftragsspezifischen Notizen und Anweisungen für die Kommunikation mit Ihrem Operator.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 18
• Geben Sie Ihren Aufträgen eindeutige und aussagekräftige Namen.
Wählen Sie die Namen so, dass Ihre Dokumente auch bei einer Vielzahl von Aufträgen in einer Warteschlange von Ihnen und Ihrem Operator identifiziert und die FreeForm Master-Nummern zweifelsfrei zugeordnet werden können und dass Sie sich in den auftragsspezifischen Notizen unmissverständlich darauf beziehen können.
Bei den Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ sind für Dateinamen die folgenden Sonderzeichen nicht zulässig:
|, /, \, *,?, “, ', `,:, <, > und spezielle Steuerzeichen
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen nicht mit der Zeichenfolge „form“ oder „formU“ beginnen.
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen maximal 64 Zeichen lang sein.
• Denken Sie bei der Arbeit mit FreeForm daran, dass für bestimmte Druckoptionen Einschränkungen gelten.
Die Einstellungen für die Papiergröße und die Ausrichtung müssen bei der Master-Datei und bei der variablen Datendatei übereinstimmen. Auch Aufträge mit gemischten Medien sind auf eine einzelne Papiergröße beschränkt.
Die Einstellungen für das Finishing und das zu verwendende Papierfach (Magazin/ Behälter), die in der variablen Datendatei festgelegt sind, haben ggf. Vorrang vor den entsprechenden für die Master-Datei festgelegten Einstellungen.
Die Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“, die im Fenster „Auftragseigenschaften“ der Anwendung Command WorkStation und im Druckertreiber angeboten werden, werden nur von FreeForm unterstützt.
Weitere Informationen über diese Einschränkungen finden Sie im Dokument Drucken.
• Ein ausgeschossener Auftrag (mit der Dateinamenerweiterung „.dbp“) kann generell nicht als Master für FreeForm Aufträge verwendet werden.
• Bei Verwendung von FreeForm und FreeForm 2 muss nur die variable Datendatei (nicht die Master-Datei) ausgeschossen werden.
• Für FreeForm 2 Aufträge werden die Einstellungen für die Datensatzbegrenzungen in der von der Anwendung generierten Weise benötigt, damit das Ausschießen der variablen Daten und das Finishing auf Datensatzebene erfolgen kann.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 19
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM DRUCKEN
1 Erstellen Sie ein Master-Dokument.
In der folgenden Abbildung sehen Sie eine (1) Seite eines Master-Dokuments für eine Broschüre mit Dreifachfalz, die mit einer Seitenlayoutanwendung erstellt wurde.
2 Senden Sie das Master-Dokument an den Druckserver und ordnen Sie ihm mit der Option
„Master-Datei erstellen“ eine FreeForm Master-Nummer zu.
Sie können als Alternative den Wert „Nein“ für die Option „Master-Datei erstellen“ angeben und den Operator bitten, in der Anwendung Command WorkStation ein Master-Dokument aus Ihrem Auftrag zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Aktivieren Sie die Option „Master-Datei drucken“, wenn das an den Druckserver gesendete FreeForm Master-Dokument gedruckt werden soll, um es vor dem Zusammenführen mit den variablen Daten zu überprüfen (siehe Drucken).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 20
3 Erstellen Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Sie können das Dokument mit den variablen Daten auf der Basis einer anderen Datei, in einer anderen Anwendung und auf einer anderen Computerplattform erstellen als das Master­Dokument; bestimmte Druckoptionen müssen bei den beiden Dokumenten aber dieselben Einstellungen haben (siehe Seite 18).
Die Abbildung unten zeigt eine (1) Seite des Dokuments mit den variablen Daten für die Broschüre mit Dreifachfalz. Die variablen Daten in diesem Dokument können sich auf den Namen und die Adresse von Kunden beschränken, aber auch sehr komplex sein und mehrere Grafiken und Fotoelemente umfassen.
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 24.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 21
4 Senden Sie das Dokument mit den variablen Daten an den Druckserver und geben Sie mit
der Option „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-Dokuments an, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.
Sie können eine FreeForm Master-Nummer wählen, die Sie selbst einem Dokument zugewiesen haben oder die vom Operator einem Dokument zugeordnet wurde.
Klicken Sie auf „Master-Vorschau“ im Druckertreiber, wenn eine niedrig aufgelöste Darstellung der Master-Seite generiert werden soll, die Sie in der Vorschau überprüfen können.
Die FreeForm Master-Nummern können in der Anwendung Command WorkStation über­schrieben werden. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Operator ab, damit Sie auch wirklich die Nummer des FreeForm Master-Dokuments angeben, das Sie verwenden wollen.
Wenn Sie das (kombinierte) Dokument vor der Druckausgabe überprüfen wollen, können Sie den Operator bitten, die Option „Verarbeiten und halten“ zu verwenden, sodass Sie den Auftrag in der Vorschau der Anwendung Command WorkStation anzeigen können.
In der folgenden Abbildung sehen Sie das kombinierte Dokument mit Master- und variablen Daten. Die variablen Daten werden über das Master-Dokument gelegt.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 22

Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber

Sie können die auf dem Server erstellten und gespeicherten Master-Dokumente im Windows­Druckertreiber in einem separaten Vorschaufenster anzeigen. Die Funktion erleichtert Ihnen die Auswahl des richtigen Master-Dokuments beim Drucken eines variablen Datenauftrags für FreeForm.
MASTER-DOKUMENTE IN VORSCHAU DES WINDOWS-DRUCKERTREIBERS ANZEIGEN
1 Wählen Sie „Drucken“ in Ihrer Anwendung.
2 Wählen Sie den Druckserver als Ihren Drucker und klicken Sie auf „Eigenschaften“.
3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“.
4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“.
5 Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Liste der FreeForm Master-Dokumente vom
Druckserver abzurufen.
Die FreeForm Master-Dokumente werden mit den ihnen zugeordneten Nummern und Namen als Einstellungen in den Menüs „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ angezeigt.
HINWEIS: Damit die Liste der FreeForm Master-Dokumente abgerufen werden kann,
muss die bidirektionale Kommunikation aktiviert sein. Die Anleitung zum Aktivieren dieser Funktion finden Sie in der Online-Hilfe zum Druckertreiber.
6 Wählen Sie im Menü „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument, das Sie für Ihren
variablen Datenauftrag verwenden wollen, und klicken Sie auf „Master-Vorschau“.
Das Fenster „FreeForm Master-Datei - Vorschau“ wird angezeigt.
7 Klicken Sie auf „Schließen“.

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2

FreeForm 2 ist eine Version von FreeForm mit erweiterter Funktionalität. FreeForm 2 erfordert eine VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail). Mit der Kombination aus VDP-Fremdanwendung und FreeForm können Sie mehrseitige Master-Dokumente erstellen, was Ihnen noch mehr Flexibilität bei der Personalisierung und Anpassung Ihrer Dokumente gibt. Sie können auch ein Master-Dokument verwenden, das mit einer beliebigen Anwendung erstellt wurde, und es mithilfe einer Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail), mit den Design- und Datenbank­informationen kombinieren.
Mithilfe von FreeForm 2 und der VDP-Fremdanwendung können Sie Seitenbedingungen definieren, die die Regeln für die einzelnen Master-Seiten bestimmen. Anhand dieser Regeln, die durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen auf jeder Master-Seite beschrieben werden,
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 23
können Sie festlegen, welche Seiten innerhalb des Master-Dokuments übersprungen und welche gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Erstellen solcher Seiten­bedingungen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
Mit FreeForm 2 können Sie außerdem veranlassen, dass das verwendete FreeForm Master­Dokument von der Festplatte des Druckservers gelöscht wird, sobald der variable Daten­auftrag erfolgreich verarbeitet und gedruckt wurde. Sie können diese Funktion in jeder Fremdanwendung einstellen, die das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten unter­stützt. Weitere Informationen über das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM 2 DRUCKEN
1 Öffnen Sie das Dokument mit den variablen Daten in einer VDP-Fremdanwendung, die
FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail).
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose auf Seite 25.
2 Wählen Sie „FreeForm 2“, wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten senden.
Weitere Informationen über das Erstellen und Drucken von variablen Datenaufträgen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
3 Drucken Sie das Dokument.
Wenn Sie einen PPML- oder Creo VPS-Auftrag an den Druckserver senden, der auf externe Ressourcen Bezug nimmt, sucht der Druckserver automatisch nach den globalen Bildern; Basis hierfür sind die Dateisuchpfade, die im Setup-Programm festgelegt werden. Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
Wenn Sie den durch den Pfad bezeichneten Speicherort wissen, können Sie auch für jeden Auftrag separat nach externen Ressourcen suchen. Legen Sie daher den Dateisuchpfad fest, bevor Sie Ihren Auftrag zum Drucken senden.
PER DATEISUCHPFAD NACH EXTERNEN RESSOURCEN FÜR CREO VPS- ODER PPML-AUFTRÄGE SUCHEN
1 Laden Sie mithilfe einer VDP-Fremdanwendung, die die entsprechende VDP-Sprache
unterstützt, den Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag auf den Druckserver herunter.
2 Klicken Sie in der Anwendung Command WorkStation mit der rechten Maustaste auf den
Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“ im Kontextmenü.
3 Öffnen Sie die Seite „Variabler Datendruck (VDP)“ und geben Sie den Speicherort für den
Dateisuchpfad ein.
HINWEIS: Der Server für den Dateisuchpfad muss vom Administrator eingerichtet worden
sein. Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
4 Verarbeiten Sie den Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 24
HINWEIS: Wenn der Druckserver die wiederverwendbaren Objekte für den Auftrag nicht
finden kann, wird der Auftrag nicht verarbeitet. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie den Dateisuchpfad richtig eingegeben haben.

Ausschießen variabler Datenaufträge

Wenn die Ausschießfunktionalität für variable Datenaufträge auf dem Druckserver aktiviert ist, können Sie VDP-Aufträge ausschießen, die im FreeForm oder FreeForm 2 Format oder im Format einer anderen unterstützten VDP-Sprache vorliegen.
Sie können variable Datenaufträge mithilfe der Anwendung Hot Folders ausschießen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Hot Folders.
Starten Sie, wenn Sie einen variablen Datenauftrag ausschießen wollen, die Komponente Impose über die Anwendung Command Workstation. Die variablen und die Master­Dokumente werden kombiniert und ausgeschossen.
Für das Ausschießen eines variablen Datenauftrags werden eine Einzelsatzschablone und eine Mehrsatzschablone angeboten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.

Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose

Sie können für einen mit FreeForm erstellten variablen Datenauftrag die Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
FREEFORM AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie eine PostScript- oder PDF-Datei, die Sie als Master-Dokument verwenden wollen,
auf den Druckserver herunter.
2 Starten Sie die Anwendung Command WorkStation, markieren Sie den als Master-Dokument
gewünschten Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“.
3 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei erstellen“ die FreeForm Master-Nummer für
das Dokument ein.
4 Wählen Sie „Drucken“ oder „Drucken und halten“ als Warteschlangenaktion für das
Master-Dokument.
5 Laden Sie das Dokument mit den variablen Daten auf den Druckserver herunter.
6 Markieren Sie in der Anwendung Command WorkStation das Dokument mit den variablen
Daten und wählen Sie „Eigenschaften“.
7 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-
Dokuments ein, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 25
8 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
9 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.

Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose

Sie können für einen mit FreeForm 2 erstellten variablen Datenauftrag die Ausschieß­einstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
FREEFORM 2 AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, den als Master-
Dokument gewünschten Auftrag auf den Server herunter.
2 Öffnen Sie die Anwendung Command WorkStation und verarbeiten Sie das Master-Dokument.
3 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, das Dokument mit
den variablen Daten in die Warteschlange „Halten“ herunter.
4 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
5 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.

Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose

Sie können für einen variablen Datenauftrag im Format einer unterstützten VDP-Sprache die Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
VDP-AUFTRÄGE ANDERER FORMATE AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie mithilfe einer VDP-Fremdanwendung, die die entsprechende VDP-Sprache
unterstützt, den Creo VPS-, VIPP- bzw. PPML-Auftrag auf den Druckserver herunter.
2 Markieren Sie den Auftrag und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
3 Verarbeiten Sie den variablen Datenauftrag.

INDEX

INDEX 27
A
Ausschießen
Creo VPS-Aufträge 25 FreeForm 2 Aufträge 5, 25 FreeForm Aufträge 24 PPML-Aufträge 25 Xerox VIPP-Aufträge 25
C
Creo Variable Print Specification (VPS)
Aufträge ausschießen 25 Beschreibung 11 Kompatibilität mit Impose 11 Suche nach externen Ressourcen
mit Dateisuchpfad 23
D
Dateisuchpfad 23 Datenbankkomponente 8, 9 Drucken
FreeForm 2 Aufträge 22 FreeForm Aufträge 13
E
Elementbasierte Technologie 8
F
FreeForm
Aufträge mit Impose ausschießen 24 Beschreibung 10, 13 Drucken
Richtlinien 17 Variable Datendokumente 13
Erstellen eines Dokuments mit
variablen Daten 15 Erstellen eines Master-Dokuments 14 Master-Dokument
kombinieren mit Dokument
mit variablen Daten 15
Vorscha u i m D r u c kertrei b e r 22
FreeForm 2
Aufträge mit Impose ausschießen 25 Beschreibung 10 Drucken
Variable Datendokumente 22 Verwenden einer Fremdanwendung 23
Erstellen mehrseitiger Master-
Dokumente 22
FreeForm2
Beschreibung 22
G
Gemischte Medien, Einstellungen anwenden 12 Geschäftsregelkomponente 8, 9
H
Hot Folders 12
Ausschießen von VDP-Aufträgen 12 Beschreibung 12
I
Impose 11 Inhaltskomponente 8, 9
L
Layoutkomponente 9
M
Master-Datei erstellen, Option 14 Master-Datei verwenden, Option 14 Master-Dokument
erstellen 19 Hinzufügen variabler Elemente 20
Master-Elemente 7
P
PPML (Personalized Print Markup Language)
Beschreibung 10 Kompatibilität mit Impose 11 Suche nach externen Ressourcen
mit Dateisuchpfad 23
INDEX 28
R
Resource Manager 12
S
Seitenbasierte Technologie 8
T
Te r m i n ol o g i e 5 Tools für das Auftragsmanagement 10
Definition 11
V
Variable Datenaufträge
Ausschießen 24
FreeForm 24 FreeForm 2 25
Drucken
FreeForm 19
FreeForm 2 22 elementbasiert 8 Hauptbestandteile 8
VDP-Sprachen
Creo VPS 11 FreeForm und FreeForm 2 10 PPML 10 Xerox VIPP 11
W
Wiederverwendbare Daten 7, 8
X
Xerox VIPP (Variable Data Intelligent
PostScript Printware) Auftrag ausschießen 25 Beschreibung 11
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