Fiery®Print Server
Variabler Datendruck
© 2009 Electronics for Imaging, Inc. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen
werden durch den Inhalt des Dokuments Rechtliche Hinweise für dieses Produkt abgedeckt.
45077501
02. März 2009
INHALT
INHALT
INHALT 3
EINFÜHRUNG 5
Terminologie und Konventionen 5
Aufbau dieses Dokuments 6
ÜBERSICHT 7
Übersicht über variablen Datendruck 7
Komponenten variabler Datenaufträge 8
Variabler Datendruck mit Druckserver 10
Kompatible VDP-Sprachen 10
Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck 11
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 13
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 13
Funktionsweise von FreeForm 13
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten 14
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten 15
Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten 16
Richtlinien 17
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber 22
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2 22
Ausschießen variabler Datenaufträge 24
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose 24
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose 25
Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose 25
INDEX 27
EINFÜHRUNG
Terminologie und Konventionen
EINFÜHRUNG 5
In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen über den variablen Datendruck
(VDP) sowie Beschreibungen der VDP-Funktionen, die vom Druckserver unterstützt werden
können. Dabei werden die folgenden Themen angesprochen:
• Kompatible VDP-Sprachen wie FreeForm und FreeForm 2
• Ausschießen von VDP-Aufträgen mit Impose
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie im
Dokument Drucken.
In diesem Dokument werden die folgenden Begriffe und Konventionen verwendet:
Begriff oder Konvention Beschreibung
Kopierer Kopierer oder Drucker
Titel in Kursivschrift Verweis auf andere Dokumente der Anwenderdokumentation
Verweis auf weitere Informationen in der Online-Hilfe
der Software
Tipps und Informationen
Wichtige Informationen
Wichtige Informationen über mögliche Gefahrensituationen
EINFÜHRUNG 6
Aufbau dieses Dokuments
In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt:
• Grundlegende Konzepte des variablen Datendrucks
• Unterstützte Funktionen des Druckservers und kompatible VDP-Sprachen
• Anleitungen zum Drucken variabler Datendokumente mithilfe von FreeForm und
FreeForm 2
• Anleitungen zum Drucken und Übergeben von Aufträgen in anderen Datenformaten
(z. B. PPML VIPP, und Creo VPS)
HINWEIS: Ausführliche Informationen über das Drucken von variablen Datenaufträgen
mithilfe von VDP-Anwendungen anderer Hersteller finden Sie in der Dokumentation zur
jeweiligen Anwendung.
Szenarios gängiger VDP-Workflows werden im Dokument Wor kf low-B ei spiele beschrieben.
ÜBERSICHT
Übersicht über variablen Datendruck
ÜBERSICHT 7
Im Folgenden werden die Technologie des variablen Datendrucks (VDP) und die VDPKomponenten beschrieben, die von Ihrem Druckserver unterstützt werden und Ihnen die
Erstellung von variablen Datenaufträgen ermöglichen.
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und –Funktionen finden Sie im
Dokument Drucken.
Beschreibungen spezifischer VDP-Szenarios und VDP-Workflows finden Sie im Dokument
Work fl ow-Bei sp ie le
.
Ein typischer Anwendungsbereich für den variablen Datendruck sind personalisierte Briefe
und Anschreiben, wie sie für Direkt-Mailing-Kampagnen verwendet werden. Dazu müssen
Master-Elemente, die in allen Kopien eines Dokuments gleich sind (wiederverwendbare
Daten), mit variablen Daten kombiniert werden, die sich von Kopie zu Kopie ändern.
Mithilfe der Technologie für den variablen Datendruck können Sie Ihre Kommunikation
personalisieren und Ihre Druckerzeugnisse mit Elementen versehen, die für die jeweiligen
Zielpersonen von besonderem Reiz sind.
Ein Beispiel für den variablen Datendruck ist eine Broschüre, in der die Kunden namentlich
angesprochen und weitere persönliche Informationen über die einzelnen Kunden aus einer
Marketing-Datenbank abgerufen und in die Broschüre integriert werden. Die Hintergrundelemente, Abbildungen und Textblöcke, die in allen Kopien der Broschüre identisch sind,
bilden die Master-Elemente. Die Namen der Kunden und die anderen kundenspezifischen
Informationen bilden die variablen Elemente.
In seiner einfachsten Form kann der variable Datendruck als Serienbrieffunktion verwendet
werden, er bietet aber weitere Möglichkeiten: Sie können Bilder, Grafiken, Texte und andere
Objekte dynamisch zusammenstellen und so Dokumente erstellen, die attraktiv gestaltet und
bis ins kleinste Detail für die jeweiligen Zielpersonen angepasst sind.
Für den variablen Datendruck wird die digitale Drucktechnologie genutzt. Für die personalisierte Kommunikation werden Datenbanken, die die Inhalte für die Druckerzeugnisse
enthalten, mit Ausgabegeräten wie dem Kopierer verbunden. Wichtig für die personalisierte
Kommunikation sind Regeln, mit denen die Auswahl der Inhalte aus den Datenbanken und
ihre genaue Positionierung im gedruckten Dokument gesteuert werden.
VDP-Sprachen können anhand der Ebene, auf der die wiederverwendbaren Daten festgelegt
werden, kategorisiert werden. Dabei werden die nachfolgend beschriebenen Technologien
unterschieden.
ÜBERSICHT 8
Seitenbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten
(Master-Element) als komplette Seiten beschrieben. Jedes Seitenelement wird als Master-Seite
bezeichnet. Seitenbasierte Sprachen eignen sich mehr für einfache, variationsarme Layouts.
FreeForm ist ein Beispiel für eine seitenbasierte VDP-Sprache. Weitere Informationen über
FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf Seite 13.
Elementbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten als
Elemente oder Objekte beschrieben. Die elementbasierte Technologie hat den Vorteil, dass
auf einer Seite sehr viele Einzelobjekte individuell als statische oder als variable Elemente
verwendet werden können.
VDP-Aufträge, die mit einer elementbasierten Sprache erstellt werden, verwenden wiederverwendbare Objekte für die variablen Elemente (z.B. Bilder). Da auf diese Elemente sehr oft
zugegriffen werden muss, werden sie auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe in den
Cache-Speicher geladen.
Komponenten variabler Datenaufträge
Ein typischer VDP-Auftrag umfasst die folgenden Hauptbestandteile:
•Inhalt
Inhalt können Texte, Bilder und Fotos sein, die an unterschiedlichen Stellen in einem
Dokument platziert werden. Sie können statische und variable Inhalte erstellen; dafür
stehen Ihnen eine Vielzahl von Anwendungen (z. B. Adobe Photoshop oder Microsoft
Word) zur Verfügung.
•Datenbank
Eine Datenbank ist eine Tabelle, die alle veränderlichen oder variablen Elemente für ein
Druckerzeugnis enthält (z. B. Texte, Grafiken und Fotos). Für den variablen Datendruck
können Datenbanken verwendet werden, die mit gängigen Desktop-Programmen wie
Microsoft Excel oder FileMaker Pro erstellt wurden.
Die Daten müssen in Datensätzen und in Feldern (Kategorien) für jeden Datensatz
organisiert sein. In einer Datenbank mit Personenangaben stellt eine Person einen
Datensatz dar, während Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. die Felder
(Kategorien) bilden.
•Geschäftsregeln
Geschäftsregeln, die innerhalb einer VDP-Anwendung definiert werden, bestimmen die
variablen Inhalte, die verwendet werden sollen, und ihre Positionierung innerhalb eines
Dokuments. Entsprechend diesen vorgegebenen Regeln, die durch „IF“- und „THEN“Anweisungen beschrieben werden, ruft die VDP-Anwendung bestimmte Elemente aus
den Datenbanken ab, um personalisierte Seiten und Dokumente mit unterschiedlichen
Texten und Fotos für die jeweiligen Zielpersonen zu generieren. So kann zum Beispiel
vorgegeben werden, dass für bestimmte Altersgruppen unterschiedliche Inhalte gedruckt
werden.
ÜBERSICHT 9
•Layout
Das Layout beschreibt das Design oder den Seitenaufbau eines Dokuments; für diesen
Zweck kann jedes DTP- oder Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Das Layout
muss den Bereich für die variablen Texte und Bilder umfassen.
• VDP-Anwendungen
VDP-Anwendungen kombinieren die Master-Elemente mit den variablen Informationen
und bereiten das Dokument für die Druckausgabe vor. Wenn Sie FreeForm verwenden,
benötigen Sie keine spezielle VDP-Anwendung.
• Ausgabegerät
Das Ausgabegerät ist das Gerät, auf dem die digitalen Dateien auf Papier oder einem
anderen Medium ausgegeben - gedruckt - werden. Dabei kann es sich um einen Drucker,
einen Kopierer oder eine Digitaldruckmaschine handeln, der/die den variablen Datendruck unterstützt.
In der folgenden Abbildung sind die VDP-Komponenten dargestellt.
1Layout
2 Datenbank
3 Geschäftsregeln
4 Inhalt
5 VDP-Anwendung
6 Ausgabegerät
1
2
3
4
5
6
ÜBERSICHT 10
Variabler Datendruck mit Druckserver
Der Druckserver kombiniert VDP-Sprachen, VDP-Anwendungen anderer Anbieter und
eigene Kernfunktionen für die Integration in eine Vielzahl vorhandener Workflows. Weitere
Informationen über VDP-Workflows finden Sie im Dokument Wor kflow-B ei spiele.
Kompatible VDP-Sprachen
Der Druckserver ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel:
• FreeForm und FreeForm 2
Für VDP-Lösungen werden FreeForm und FreeForm 2 genutzt. Bei der FreeForm Technologie müssen die wiederverwendbaren Daten nur einmal verarbeitet werden; dadurch
kann der Kopierer mit höherer Geschwindigkeit betrieben werden.
Bei FreeForm können die Master-Elemente und die variablen Daten mit jeder DesktopAnwendung und auf jeder Computerplattform erstellt werden. Innerhalb der Anwendung
wird der Master-Seite eine Nummer von 1 bis 100 zugeordnet. Die für FreeForm relevanten Druckoptionen werden im Druckertreiber und in den Tools für das Auftragsmanagement bereitgestellt. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im Abschnitt
Drucken variabler Datendokumente auf Seite 13.
FreeForm 2 erweitert die FreeForm Technologie durch die Möglichkeit, Regeln und Seitenbedingungen für die Ausgabe eines Auftrags unter Verwendung mehrerer Master-Seiten
festzulegen. Außerdem können Grenzen für jeden Datensatz innerhalb des Datenstroms
definiert werden, d.h. für jeden Datensatz können Anfang und Ende definiert werden.
Im Gegensatz zu FreeForm erfordert FreeForm 2 den Einsatz einer spezifischen VDPAnwendung (z.B. PrintShop Mail), die FreeForm 2 explizit unterstützt. Weitere Informationen über FreeForm 2 finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf
Seite 13.
• Personalized Print Markup Language (PPML) Version 2.2
PPML ist eine von PODi entwickelte XML-basierte Sprache, die als Industriestandard
anerkannt ist. Bei PPML können Text- und Grafikelemente auf dem Kopierer gespeichert
und je nach Bedarf wiederverwendet werden, was die Druckausgabe der VDP-Aufträge
beschleunigt.
Der Druckserver akzeptiert PPML-Aufträge im nativen und im komprimierten Zip-Format.
Wenn Sie Dokumente im Format PPML drucken wollen, benötigen Sie eine mit PPML
kompatible Anwendung eines anderen Anbieters (z.B. Pageflex Persona). Sie können einen
PPML-Auftrag zum Drucken an den Druckserver senden oder die entsprechende PPMLDatei mithilfe der Anwendung Command WorkStation
herunterladen.
HINWEIS: Dateien im Format PPML Version 2.2, die mit dem Befehl IMPOSITION oder
PRINT_LAYOUT in der PPML-Anwendung erstellt wurden, werden vom Druckserver
nicht unterstützt. Legen Sie diese Optionen stattdessen mithilfe der Komponente Impose
über die Anwendung Command WorkStation fest.
oder Hot Folders auf den Server
ÜBERSICHT 11
• Creo Variable Print Specification (VPS)
Creo VPS ist eine von Creo entwickelte Erweiterung der PostScript-Sprache. Eine
Creo VPS-Datei besteht aus den Abschnitten „Header“ und „Booklet“. Der Abschnitt
„Header“ enthält alle globalen Objekte für den gesamten Auftrag. Der Abschnitt
„Booklet“ enthält eine (1) Kopie des personalisierten Dokuments. Seitenelemente
sind wiederverwendbare Objekte in der vom Creo VPS-Format vordefinierten Form.
Alle Seitenelemente müssen Bestandteile der Creo VPS-Paketdatei sein.
Zum Drucken benötigen Sie eine Anwendung, die den Creo VPS-Datenstrom übergibt
(z. B. Atlas PrintShop Mail oder Creo Darwin Desktop). Sie können eine Creo VPS-Datei
auch mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder Hot Folders auf den Server
herunterladen.
• Xerox Variable Data Intelligent PostScript Printware (VIPP)
VIPP ist eine proprietäre, von Xerox entwickelte Seitenbeschreibungssprache.
Zum Drucken von Dokumenten im Format Xerox VIPP benötigen Sie eine Anwendung
eines anderen Anbieters, die mit dem Format Xerox VIPP kompatibel ist. Sie können
einen Xerox VIPP-Auftrag zum Drucken an den Server senden oder die entsprechende
Xerox VIPP-Datei mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder Hot Folders
auf den Server herunterladen.
Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck
Dank der Integration von VDP-Unterstützungsfunktionen (z. B. Impose und die Funktion für
gemischte Medien) in die Kernfunktionalität des Druckservers können Sie für variable Datenaufträge spezifische Layouts erstellen und unterschiedliche Medien- und Weiterverarbeitungsoptionen auf die Auftragsdokumente anwenden. Mit der Komponente Resource Manager
können Sie außerdem die wiederverwendbaren Objekte für einen variablen Datenauftrag
verwalten.
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Impose
Der Druckserver unterstützt das Ausschießen von variablen Datenaufträgen mithilfe von
Impose für die folgenden VDP-Sprachen:
• Variable Datenaufträge im Format FreeForm oder FreeForm 2
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Informationen über das Ausschießen eines variablen Datenauftrags finden Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 24.
Weitere Informationen über Ausschießlayouts finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
ÜBERSICHT 12
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Hot Folders
Sie können einen variablen Datenauftrag mithilfe der Anwendung Hot Folders direkt bei
der Übergabe an den Druckserver ausschießen. Sie müssen zu diesem Zweck eine Ausschießschablone für variable Datenaufträge erstellen und sie innerhalb der Anwendung Hot Folders
einem bestimmten überwachten Ordner zuordnen.
Weitere Informationen über das Ausschießen eines VDP-Auftrags mithilfe der Anwendung
Hot Folders finden Sie in der Online-Hilfe zu dieser Anwendung. Informationen über die
Ausschießoptionen für variable Datenaufträge finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
Gemischte Medien beim variablen Datendruck
Sie können die Einstellungen für gemischte Medien auf alle variablen Datenaufträge
anwenden, auch auf ausgeschossene Aufträge. Wenn Sie die Einstellungen für gemischte
Medien verwenden, interpretiert der Druckserver jeden Datensatz mit variablen Daten als
eigenständigen Auftrag. Im Falle eines variablen Datenauftrags, der nicht ausgeschossen wird,
werden die Einstellungen für gemischte Medien auf alle Datensätze des Auftrags angewendet.
Im Falle eines ausgeschossenen Auftrags werden die Einstellungen für gemischte Medien auf
die Ausgabesets des variablen Datenauftrags angewendet.
Weitere Informationen über die Einstellungen für gemischte Medien finden Sie im
Dokument Dienstprogramme.
Resource Manager
Wiederverwendbare Objekte sind Bilder, die für Aufträge mit variablen Elementen erforderlich
sind und auf den Druckserver heruntergeladen werden müssen. Diese wiederverwendbaren
Objekte werden auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe in den Cache-Speicher
geladen.
Mit der Komponente Resource Manager können Sie den Festplattenspeicher auf dem Druckserver verwalten, indem Sie in der Liste der wiederverwendbaren Objekte angeben, welche
Objekte gelöscht und welche Objekte für weitere variable Datenaufträge auf der Festplatte
verbleiben sollen. Die Komponente Resource Manager ist mit den folgenden VDP-Sprachen
kompatibel:
• FreeForm
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Weitere Informationen über die Komponente Resource Manager finden Sie in der Hilfe zu
dieser Software.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 13
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
Bei der FreeForm Technologie können Sie über Druckoptionen die Master-Dokumente
definieren und sie variablen Datenaufträgen zuordnen, die zum Drucken an den Druckserver
gesendet werden.
In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen beschrieben:
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm
• Erstellen von Master-Dokumenten und variablen Datendokumenten
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm 2 und einer VDP-Fremdanwendung
• Drucken von Dokumenten mit anderen VDP-Formaten
• Ausschießen eines variablen Datenauftrags
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie
im Dokument Drucken.
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm
Sie können Dokumente mit variablen Daten mithilfe von FreeForm drucken. Dieser
Abschnitt enthält eine allgemeine Übersicht über FreeForm. Darüber hinaus wird
beschrieben, wie Sie Master-Dokumente und Dokumente mit variablen Daten erstellen
und miteinander kombinieren. Am Ende des Abschnitts finden Sie außerdem nützliche
Ratschläge und Tipps.
Funktionsweise von FreeForm
Beim variablen Datendruck mithilfe von FreeForm werden die Master-Elemente für einen
Auftrag an den Druckserver gesendet und dort getrennt von den variablen Elementen gerastert.
Die gerasterten Master-Elemente werden auf dem Druckserver als FreeForm Master-Dokument
gespeichert; sie können danach beliebig oft und mit verschiedenen Sets variabler Elemente
kombiniert werden. Da das FreeForm Master-Dokument eines Auftrags vorgerastert auf dem
Druckserver gespeichert ist, beschränkt sich bei variablen Datenaufträgen die Verarbeitungsdauer auf die Zeit, die für die RIP-Verarbeitung der variablen Elemente benötigt wird.
Sie können die Daten jedes festen Elements als FreeForm Master-Dokument speichern
und beliebig oft mit unterschiedlichen variablen Daten kombinieren. So kann z. B. auch
ein Briefkopf als FreeForm Master-Dokument gespeichert und als Hintergrund für Briefe
mit unterschiedlichen Inhalten (variable Elemente) verwendet werden.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 14
Die Dokumente mit den Master-Elementen und den variablen Daten können bei FreeForm
mit jeder Anwendung erstellt werden. Sie können für die Erstellung der beiden Dokumente
auch unterschiedliche Anwendungen oder Plattformen verwenden. Es ist z. B. möglich, das
Dokument mit den Master-Daten mit einer Seitenlayout- oder einer Grafikanwendung zu
erstellen, während das Dokument für die variablen Daten mit einem Textverarbeitungsprogramm mit Serienbrieffunktion, mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option
oder mit einem Datenbankprogramm erstellt wird.
Die FreeForm Funktionen werden mit den Druckoptionen „Master-Datei erstellen“ und
„Master-Datei verwenden“ gesteuert. Sie können diese Optionen beim Drucken eines
Auftrags im Druckertreiber einstellen oder aber den Operator bitten, die Einstellungen der
Optionen in der Anwendung Command WorkStation festzulegen. Nach erfolgter RIPVerarbeitung (Rasterung) erscheint das Master-Dokument in der Anwendung Command
WorkStation auf der Seite „FreeForm“. Sie können in der Anwendung Command
WorkStation alle auf dem Druckserver gespeicherten FreeForm Master-Dokumente
überwachen und verwalten.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command
WorkStation.
Master-Dokument
1 Freiraum für
variable Elemente
2 Gleich bleibende
Master-Elemente
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten
Damit Sie mit FreeForm arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Dokument mit den
Master-Daten und ein Dokument mit den variablen Daten erstellen. Erstellen bedeutet in
diesem Fall, dass Sie das Layout des kombinierten Dokuments und auch die eigentlichen
Elemente definieren müssen. Sie müssen dazu in einer Seitenlayout- oder Grafikanwendung
die Master-Elemente (d. h. die gleich bleibenden Texte und Grafiken) auf einer oder
mehreren Seiten platzieren und an den Stellen, an denen die variablen Elemente platziert
werden sollen, entsprechende Freiräume lassen.
1
2
Nachdem Sie das Dokument mit den Master-Daten erstellt haben, müssen Sie es zum
Drucken an den Druckserver senden und angeben, dass aus dem Auftrag ein MasterDokument erstellt werden soll (siehe Seite 19).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 15
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten
Das Dokument für die variablen Daten kann mit einem Textverarbeitungsprogramm mit
Serienbrieffunktion, mit einem Datenbankprogramm oder mit einer Seitenlayoutanwendung
mit Skript-Option erstellt werden. In jedem Fall werden Informationen aus einer Liste oder
einer Datenbank abgerufen und in ein vorhandenes Dokument gemischt, das für die variablen
Daten vorbereitet wurde. Die Steuerung für diese Funktion unterscheidet sich von Anwendung
zu Anwendung. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen
Anwendung. Damit Sie variable Elemente mit einem Master-Dokument mischen können,
müssen Sie die variablen Elemente so formatieren, dass sie in das Layout des Master-Dokuments
passen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie ein Dokument mit der richtigen Formatierung
erstellen und an den entsprechenden Stellen die jeweiligen variablen Daten hinzufügen.
HINWEIS: Das Dokument mit den variablen Daten muss dieselbe Anzahl von Seiten haben
wie das Master-Dokument. Hat das Master-Dokument z. B. eine Satzlänge von vier Seiten,
müssen alle Dokumente mit variablen Daten ebenfalls eine Satzlänge von vier Seiten haben.
Fügen Sie am Ende eines Dokuments mit variablen Daten gegebenenfalls Leerseiten hinzu,
um auf die benötigte Seitenanzahl zu kommen.
Dokument mit variablen Daten
1 Variables Element
1
1
1
1
Nachdem Sie das Dokument mit den variablen Daten erstellt haben, müssen Sie es zum
Drucken an den Druckserver senden und angeben, mit welchem FreeForm MasterDokument es kombiniert werden soll (siehe Seite 19).
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 16
Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten
Wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten zum Drucken an den Druckserver senden,
geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument an, mit dem die
variablen Daten kombiniert werden sollen. Der Druckserver kombiniert daraufhin die Rasterdaten des variablen Datendokuments mit dem vorgerasterten FreeForm Master-Dokument
und erstellt daraus eine neue Rasterdatendatei.
Ein Master-Dokument kann mehrere Seiten umfassen. Wenn Sie ein Dokument mit
variablen Daten drucken und es mit einem mehrseitigen FreeForm Master-Dokument
kombinieren, werden die variablen Seiten zyklisch mit den Master-Seiten kombiniert.
Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Kombination eines Dokuments mit
variablen Daten mit einem zweiseitigen Master-Dokument.
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 17
Die Seiten 1 und 2 des variablen Dokuments werden jeweils mit den Seiten 1 und 2 des
Master-Dokuments kombiniert. Danach beginnt der Zyklus der Master-Seiten von vorn, und
die Seiten 3 und 4 des variablen Dokuments werden wieder jeweils mit den Seiten 1 und 2
des Master-Dokuments kombiniert. Dieses Verfahren wird auf alle nachfolgenden Seiten des
variablen Dokuments angewendet.
Richtlinien
Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Anregungen zum Drucken von Dokumenten mit
variablen Daten.
• Fragen Sie Ihren Administrator oder Operator, welche Nummern in Ihrer Umgebung
welchen FreeForm Master-Dokumenten zugeordnet sind.
• Sie dürfen für ein Auftragsdokument nicht zugleich die Optionen „Master-Datei
verwenden“ und „Master-Datei erstellen“ verwenden.
• Mit einer FreeForm Master-Datei, die nur eine Seite umfasst, können Sie nur Simplexausgaben erstellen, d.h. bei einer nur eine Seite umfassenden FreeForm Master-Datei ist
eine Duplexausgabe ausgeschlossen.
• Senden Sie variable Datenaufträge nicht an die direkte Verbindung.
Wenn Sie einen variablen Datenauftrag an die direkte Verbindung senden, wird er nicht
verarbeitet.
• Verwenden Sie als Anwender die Felder für die auftragsspezifischen Notizen und
Anweisungen für die Kommunikation mit Ihrem Operator.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 18
• Geben Sie Ihren Aufträgen eindeutige und aussagekräftige Namen.
Wählen Sie die Namen so, dass Ihre Dokumente auch bei einer Vielzahl von Aufträgen in
einer Warteschlange von Ihnen und Ihrem Operator identifiziert und die FreeForm
Master-Nummern zweifelsfrei zugeordnet werden können und dass Sie sich in den
auftragsspezifischen Notizen unmissverständlich darauf beziehen können.
Bei den Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ sind für
Dateinamen die folgenden Sonderzeichen nicht zulässig:
|, /, \, *,?, “, ', `,:, <, > und spezielle Steuerzeichen
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen nicht mit der Zeichenfolge „form“
oder „formU“ beginnen.
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen maximal 64 Zeichen lang sein.
• Denken Sie bei der Arbeit mit FreeForm daran, dass für bestimmte Druckoptionen
Einschränkungen gelten.
Die Einstellungen für die Papiergröße und die Ausrichtung müssen bei der Master-Datei
und bei der variablen Datendatei übereinstimmen. Auch Aufträge mit gemischten Medien
sind auf eine einzelne Papiergröße beschränkt.
Die Einstellungen für das Finishing und das zu verwendende Papierfach (Magazin/
Behälter), die in der variablen Datendatei festgelegt sind, haben ggf. Vorrang vor den
entsprechenden für die Master-Datei festgelegten Einstellungen.
Die Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“, die im Fenster
„Auftragseigenschaften“ der Anwendung Command WorkStation und im Druckertreiber
angeboten werden, werden nur von FreeForm unterstützt.
Weitere Informationen über diese Einschränkungen finden Sie im Dokument Drucken.
• Ein ausgeschossener Auftrag (mit der Dateinamenerweiterung „.dbp“) kann generell nicht
als Master für FreeForm Aufträge verwendet werden.
• Bei Verwendung von FreeForm und FreeForm 2 muss nur die variable Datendatei
(nicht die Master-Datei) ausgeschossen werden.
• Für FreeForm 2 Aufträge werden die Einstellungen für die Datensatzbegrenzungen in der
von der Anwendung generierten Weise benötigt, damit das Ausschießen der variablen
Daten und das Finishing auf Datensatzebene erfolgen kann.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 19
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM DRUCKEN
1 Erstellen Sie ein Master-Dokument.
In der folgenden Abbildung sehen Sie eine (1) Seite eines Master-Dokuments für eine
Broschüre mit Dreifachfalz, die mit einer Seitenlayoutanwendung erstellt wurde.
2 Senden Sie das Master-Dokument an den Druckserver und ordnen Sie ihm mit der Option
„Master-Datei erstellen“ eine FreeForm Master-Nummer zu.
Sie können als Alternative den Wert „Nein“ für die Option „Master-Datei erstellen“ angeben
und den Operator bitten, in der Anwendung Command WorkStation ein Master-Dokument
aus Ihrem Auftrag zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command
WorkStation.
Aktivieren Sie die Option „Master-Datei drucken“, wenn das an den Druckserver gesendete
FreeForm Master-Dokument gedruckt werden soll, um es vor dem Zusammenführen mit den
variablen Daten zu überprüfen (siehe Drucken).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 20
3 Erstellen Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Sie können das Dokument mit den variablen Daten auf der Basis einer anderen Datei, in
einer anderen Anwendung und auf einer anderen Computerplattform erstellen als das MasterDokument; bestimmte Druckoptionen müssen bei den beiden Dokumenten aber dieselben
Einstellungen haben (siehe Seite 18).
Die Abbildung unten zeigt eine (1) Seite des Dokuments mit den variablen Daten für die
Broschüre mit Dreifachfalz. Die variablen Daten in diesem Dokument können sich auf den
Namen und die Adresse von Kunden beschränken, aber auch sehr komplex sein und mehrere
Grafiken und Fotoelemente umfassen.
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 24.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 21
4 Senden Sie das Dokument mit den variablen Daten an den Druckserver und geben Sie mit
der Option „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-Dokuments an, mit dem die
variablen Daten kombiniert werden sollen.
Sie können eine FreeForm Master-Nummer wählen, die Sie selbst einem Dokument
zugewiesen haben oder die vom Operator einem Dokument zugeordnet wurde.
Klicken Sie auf „Master-Vorschau“ im Druckertreiber, wenn eine niedrig aufgelöste Darstellung
der Master-Seite generiert werden soll, die Sie in der Vorschau überprüfen können.
Die FreeForm Master-Nummern können in der Anwendung Command WorkStation überschrieben werden. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Operator ab, damit Sie auch wirklich die
Nummer des FreeForm Master-Dokuments angeben, das Sie verwenden wollen.
Wenn Sie das (kombinierte) Dokument vor der Druckausgabe überprüfen wollen, können
Sie den Operator bitten, die Option „Verarbeiten und halten“ zu verwenden, sodass Sie den
Auftrag in der Vorschau der Anwendung Command WorkStation anzeigen können.
In der folgenden Abbildung sehen Sie das kombinierte Dokument mit Master- und variablen
Daten. Die variablen Daten werden über das Master-Dokument gelegt.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 22
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber
Sie können die auf dem Server erstellten und gespeicherten Master-Dokumente im WindowsDruckertreiber in einem separaten Vorschaufenster anzeigen. Die Funktion erleichtert Ihnen
die Auswahl des richtigen Master-Dokuments beim Drucken eines variablen Datenauftrags
für FreeForm.
MASTER-DOKUMENTE IN VORSCHAU DES WINDOWS-DRUCKERTREIBERS ANZEIGEN
1 Wählen Sie „Drucken“ in Ihrer Anwendung.
2 Wählen Sie den Druckserver als Ihren Drucker und klicken Sie auf „Eigenschaften“.
3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“.
4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“.
5 Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Liste der FreeForm Master-Dokumente vom
Druckserver abzurufen.
Die FreeForm Master-Dokumente werden mit den ihnen zugeordneten Nummern und
Namen als Einstellungen in den Menüs „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei
verwenden“ angezeigt.
HINWEIS: Damit die Liste der FreeForm Master-Dokumente abgerufen werden kann,
muss die bidirektionale Kommunikation aktiviert sein. Die Anleitung zum Aktivieren
dieser Funktion finden Sie in der Online-Hilfe zum Druckertreiber.
6 Wählen Sie im Menü „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument, das Sie für Ihren
variablen Datenauftrag verwenden wollen, und klicken Sie auf „Master-Vorschau“.
Das Fenster „FreeForm Master-Datei - Vorschau“ wird angezeigt.
7 Klicken Sie auf „Schließen“.
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2
FreeForm 2 ist eine Version von FreeForm mit erweiterter Funktionalität. FreeForm 2
erfordert eine VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail).
Mit der Kombination aus VDP-Fremdanwendung und FreeForm können Sie mehrseitige
Master-Dokumente erstellen, was Ihnen noch mehr Flexibilität bei der Personalisierung und
Anpassung Ihrer Dokumente gibt. Sie können auch ein Master-Dokument verwenden, das
mit einer beliebigen Anwendung erstellt wurde, und es mithilfe einer Fremdanwendung,
die FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail), mit den Design- und Datenbankinformationen kombinieren.
Mithilfe von FreeForm 2 und der VDP-Fremdanwendung können Sie Seitenbedingungen
definieren, die die Regeln für die einzelnen Master-Seiten bestimmen. Anhand dieser Regeln,
die durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen auf jeder Master-Seite beschrieben werden,
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 23
können Sie festlegen, welche Seiten innerhalb des Master-Dokuments übersprungen und
welche gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Erstellen solcher Seitenbedingungen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
Mit FreeForm 2 können Sie außerdem veranlassen, dass das verwendete FreeForm MasterDokument von der Festplatte des Druckservers gelöscht wird, sobald der variable Datenauftrag erfolgreich verarbeitet und gedruckt wurde. Sie können diese Funktion in jeder
Fremdanwendung einstellen, die das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten unterstützt. Weitere Informationen über das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten finden
Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM 2 DRUCKEN
1 Öffnen Sie das Dokument mit den variablen Daten in einer VDP-Fremdanwendung, die
FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail).
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose auf Seite 25.
2 Wählen Sie „FreeForm 2“, wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten senden.
Weitere Informationen über das Erstellen und Drucken von variablen Datenaufträgen finden
Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.
3 Drucken Sie das Dokument.
Wenn Sie einen PPML- oder Creo VPS-Auftrag an den Druckserver senden, der auf externe
Ressourcen Bezug nimmt, sucht der Druckserver automatisch nach den globalen Bildern;
Basis hierfür sind die Dateisuchpfade, die im Setup-Programm festgelegt werden. Weitere
Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
Wenn Sie den durch den Pfad bezeichneten Speicherort wissen, können Sie auch für jeden
Auftrag separat nach externen Ressourcen suchen. Legen Sie daher den Dateisuchpfad fest,
bevor Sie Ihren Auftrag zum Drucken senden.
PER DATEISUCHPFAD NACH EXTERNEN RESSOURCEN FÜR CREO VPS- ODER PPML-AUFTRÄGE SUCHEN
1 Laden Sie mithilfe einer VDP-Fremdanwendung, die die entsprechende VDP-Sprache
unterstützt, den Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag auf den Druckserver herunter.
2 Klicken Sie in der Anwendung Command WorkStation mit der rechten Maustaste auf den
Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“ im Kontextmenü.
3 Öffnen Sie die Seite „Variabler Datendruck (VDP)“ und geben Sie den Speicherort für den
Dateisuchpfad ein.
HINWEIS: Der Server für den Dateisuchpfad muss vom Administrator eingerichtet worden
sein. Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
4 Verarbeiten Sie den Creo VPS- bzw. den PPML-Auftrag.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 24
HINWEIS: Wenn der Druckserver die wiederverwendbaren Objekte für den Auftrag nicht
finden kann, wird der Auftrag nicht verarbeitet. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie den
Dateisuchpfad richtig eingegeben haben.
Ausschießen variabler Datenaufträge
Wenn die Ausschießfunktionalität für variable Datenaufträge auf dem Druckserver aktiviert
ist, können Sie VDP-Aufträge ausschießen, die im FreeForm oder FreeForm 2 Format oder
im Format einer anderen unterstützten VDP-Sprache vorliegen.
Sie können variable Datenaufträge mithilfe der Anwendung Hot Folders ausschießen.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Hot Folders.
Starten Sie, wenn Sie einen variablen Datenauftrag ausschießen wollen, die Komponente
Impose über die Anwendung Command Workstation. Die variablen und die MasterDokumente werden kombiniert und ausgeschossen.
Für das Ausschießen eines variablen Datenauftrags werden eine Einzelsatzschablone und
eine Mehrsatzschablone angeboten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur
Anwendung Command WorkStation.
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose
Sie können für einen mit FreeForm erstellten variablen Datenauftrag die Ausschießeinstellungen
festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
FREEFORM AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie eine PostScript- oder PDF-Datei, die Sie als Master-Dokument verwenden wollen,
auf den Druckserver herunter.
2 Starten Sie die Anwendung Command WorkStation, markieren Sie den als Master-Dokument
gewünschten Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“.
3 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei erstellen“ die FreeForm Master-Nummer für
das Dokument ein.
4 Wählen Sie „Drucken“ oder „Drucken und halten“ als Warteschlangenaktion für das
Master-Dokument.
5 Laden Sie das Dokument mit den variablen Daten auf den Druckserver herunter.
6 Markieren Sie in der Anwendung Command WorkStation das Dokument mit den variablen
Daten und wählen Sie „Eigenschaften“.
7 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-
Dokuments ein, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 25
8 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
9 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose
Sie können für einen mit FreeForm 2 erstellten variablen Datenauftrag die Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert
wurde.
FREEFORM 2 AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, den als Master-
Dokument gewünschten Auftrag auf den Server herunter.
2 Öffnen Sie die Anwendung Command WorkStation und verarbeiten Sie das Master-Dokument.
3 Laden Sie mit einer VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt, das Dokument mit
den variablen Daten in die Warteschlange „Halten“ herunter.
4 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
5 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose
Sie können für einen variablen Datenauftrag im Format einer unterstützten VDP-Sprache die
Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität
aktiviert wurde.
VDP-AUFTRÄGE ANDERER FORMATE AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie mithilfe einer VDP-Fremdanwendung, die die entsprechende VDP-Sprache
unterstützt, den Creo VPS-, VIPP- bzw. PPML-Auftrag auf den Druckserver herunter.
2 Markieren Sie den Auftrag und wählen Sie „Ausschießen“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Informationen über Ausschießeinstellungen finden Sie in der Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
3 Verarbeiten Sie den variablen Datenauftrag.
INDEX
INDEX 27
A
Ausschießen
Creo VPS-Aufträge 25
FreeForm 2 Aufträge 5, 25
FreeForm Aufträge 24
PPML-Aufträge 25
Xerox VIPP-Aufträge 25
C
Creo Variable Print Specification (VPS)
Aufträge ausschießen 25
Beschreibung 11
Kompatibilität mit Impose 11
Suche nach externen Ressourcen
mit Dateisuchpfad 23
D
Dateisuchpfad 23
Datenbankkomponente 8, 9
Drucken
FreeForm 2 Aufträge 22
FreeForm Aufträge 13
E
Elementbasierte Technologie 8
F
FreeForm
Aufträge mit Impose ausschießen 24
Beschreibung 10, 13
Drucken
Richtlinien 17
Variable Datendokumente 13
Erstellen eines Dokuments mit
variablen Daten 15
Erstellen eines Master-Dokuments 14
Master-Dokument
kombinieren mit Dokument
mit variablen Daten 15
Vorscha u i m D r u c kertrei b e r 22
FreeForm 2
Aufträge mit Impose ausschießen 25
Beschreibung 10
Drucken
Variable Datendokumente 22
Verwenden einer Fremdanwendung 23
Erstellen mehrseitiger Master-
Dokumente 22
FreeForm2
Beschreibung 22
G
Gemischte Medien, Einstellungen anwenden 12
Geschäftsregelkomponente 8, 9
H
Hot Folders 12
Ausschießen von VDP-Aufträgen 12
Beschreibung 12
I
Impose 11
Inhaltskomponente 8, 9
L
Layoutkomponente 9
M
Master-Datei erstellen, Option 14
Master-Datei verwenden, Option 14
Master-Dokument
erstellen 19
Hinzufügen variabler Elemente 20
Master-Elemente 7
P
PPML (Personalized Print Markup Language)
Beschreibung 10
Kompatibilität mit Impose 11
Suche nach externen Ressourcen
mit Dateisuchpfad 23
INDEX 28
R
Resource Manager 12
S
Seitenbasierte Technologie 8
T
Te r m i n ol o g i e 5
Tools für das Auftragsmanagement 10
Definition 11
V
Variable Datenaufträge
Ausschießen 24
FreeForm 24
FreeForm 2 25
Drucken
FreeForm 19
FreeForm 2 22
elementbasiert 8
Hauptbestandteile 8
VDP-Sprachen
Creo VPS 11
FreeForm und FreeForm 2 10
PPML 10
Xerox VIPP 11
W
Wiederverwendbare Daten 7, 8
X
Xerox VIPP (Variable Data Intelligent
PostScript Printware)
Auftrag ausschießen 25
Beschreibung 11
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