Sharp MX-2700N, MX-2300N User Manual [sv]

MODELL:

MX-2300N
MX-2700N

Dokumentarkiveringsguide

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

OM DEN HÄR HANDBOKEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

• MANUALER SOM MEDFÖLJER MASKINEN . . . . 2

ARKIVERING

1

ÖVERSIKT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

• TYPER AV ARKIVERING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

• ANVÄNDA DIG AV ARKIVERING . . . . . . . . . . . . . 5

• INNAN DU ANVÄNDER ARKIVERING . . . . . . . . . 6

• VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ NÄR DU

ANVÄNDER ARKIVERINGSFUNKTIONEN. . . . . . 8

• ANVÄNDA ARKIVERING I DE OLIKA

LÄGENA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

BASSKÄRM FÖR ARKIVERINGSLÄGE. . . . . . . . . . 10

SPARA FILER MED ARKIVERING

2

SPARA EN FIL MED "Snabbfil" . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SPARA EN FIL MED "Fil" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

• FILINFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

ENBART LAGRA ETT DOKUMENT (Scanna till

HDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

• "Scanna till HDD" - SKÄRM . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

• UTFÖRA "Scanna till HDD" . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

• ORIGINALINSTÄLLNINGAR FÖR "Scanna till

HDD". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

ANVÄNDA LAGRADE FILER

3

SEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA EN LAGRAD FIL. . 22

• STANDARDSEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA

EN LAGRAD FIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

• SEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA EN LAGRAD
FIL NÄR ANVÄNDARAUTENTISERING ÄR

AKTIVERAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

SKÄRMAR FÖR VAL AV MAPP OCH FIL . . . . . . . . 25

• SKÄRMEN FÖR MAPPVAL . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

• SKÄRMEN FÖR FILVAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

• SKÄRMEN FÖR JOBBINSTÄLLNINGAR . . . . . . 27

SKRIVA UT EN LAGRAD FIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

• SKÄRMEN FÖR

UTSKRIFTSINSTÄLLNINGAR . . . . . . . . . . . . . . . 29

• BATCHUTSKRIFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

SKICKA EN LAGRAD FIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

• SKÄRMEN FÖR

SÄNDNINGSINSTÄLLNINGAR . . . . . . . . . . . . . . 34

EGENSKAPER FÖR LAGRADE FILER . . . . . . . . . . 35

• FILEGENSKAPER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

• ÄNDRA EGENSKAPEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

FLYTTA EN LAGRAD FIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

RADERA EN LAGRAD FIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

HÄMTA OCH ANVÄNDA EN FIL FRÅN

JOBBSTATUSSKÄRMEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

SÖKA EFTER EN LAGRAD FIL . . . . . . . . . . . . . . . . 42

• GRUNDLÄGGANDE SÖKPROCEDUR . . . . . . . . 42

1

OM DEN HÄR HANDBOKEN

Observera att

•

Handboken innehåller referenser till faxfunktionen. Lägg dock märke till att faxfunktionen inte är tillgänglig i vissa länder eller regioner.

• Denna handbok har utarbetats med stor noggrannhet. Kontakta ditt lokala servicekontor om du har några kommentarer till eller
frågor om manualen.

• Denna produkt har genomgått noggranna kvalitetskontroller och kvalitetsbesiktningar. Om det mot förmodan skulle uppstå ett
fel eller något annat problem ber vi dig kontakta din återförsäljare eller lokala auktoriserade servicerepresentant.

• Förutom de fall som regleras enligt lag ansvarar SHARP ej för fel som uppstår vid användning av produkten eller dess tillbehör,
eller för fel på grund av felaktig användning av produkten eller dess tillbehör, eller övriga fel eller för någon annan skada som
kan ha uppstått på grund av användning av produkten.

Varning

• Reproduktion, anpassning eller översättning av innehållet i denna manual är ej tillåtet utan skrivet tillstånd, förutom när
upphovsrättslagen tillåter det.

• All information i denna bruksanvisning kan ändras utan tillkännagivande.

Illustrationer och manöverpanelen och pekpanelen som visas i denna manual

Kringutrustningen är vanligtvis tillgänglig som tillbehör, men med vissa modeller ingår en del tillbehörsutrustning som standard.
Beskrivningarna i den här manualen utgår från att höger fack och ett stativ/2 x 500-arks pappersmagasin har installerats.
För att vidare förklara vissa funktioner och hur de används utgår en del beskrivningar från att extra kringutrustning har installerats.

Omfattning av förklaringar i denna manual

•

Kringutrustningen är vanligtvis tillgänglig som tillbehör, men med vissa modeller ingår en del tillbehörsutrustning som standard.
Beskrivningarna i den här manualen utgår från att höger fack och ett stativ/2 x 500-arks pappersmagasin har installerats.
För att vidare förklara vissa funktioner och hur de används utgår en del beskrivningar från att extra kringutrustning har installerats.

• För att ytterligare förklara vissa funktioner och användningsmöjligheter, utgår en del förklaringar från att kringutrustningsenheter
(så exempelvis en expansionssats för Internetfax), är installerade.

• Den här funktionen kan inte användas med den närvarande installationen av kringutrustning.

• En del kringutrustningar är kanske inte är tillgängliga i vissa länder och regioner.

Fönster, meddelanden och knappnamn som står i manualen kan skilja sig mot vad maskinen visar på grund av
förbättringar och modifieringar av produkten.

MANUALER SOM MEDFÖLJER MASKINEN

Tryckta manualer och manualer som lagrats i pdf-format på maskinens hårddisk medföljer maskinen. Vid användning av
maskinen ska användaren läsa tillämplig manual för den funktion som ska användas.

Tryckta manualer

Manualnamn Innehåll

Säkerhetsmanual

Installationshandbok

Snabbstartsmanual

Felsökning

Snabbreferens för
fax

Den här manualen innehåller bruksanvisningar för hur maskinen används på ett säkert sätt, och visar
specifikationer för maskinen och dess kringutrustning.

Den här manualen beskriver hur man installerar programvaran och konfigurerar inställningarna för att
använda maskinen som skrivare eller scanner.

Den här manualen ger användarvänliga beskrivningar för alla funktioner på maskinen, i en enda manual.
Detaljerade beskrivningar för varje funktion finns att hitta i manualerna i pdf-format.

Den här manualen förklarar hur man tar bort felmatade papper och svarar på vanliga frågor om hur
maskinen används i varje läge. Hänvisa till den här manualen om du har svårigheter att använda maskinen.

Den här manualen förklarar grundstegen för hur man använder maskinens faxfunktion och ger en
översikt av faxfunktionens funktioner, tillvägagångssätt för felsökning och specifikationer.
För detaljerad information om hur man använder faxfunktionen och systeminställningarna för fax, se
"Faksimilguide" i pdf-format.

2

Manualer i pdf-format

Manualerna i pdf-format ger detaljerade bruksanvisningar om hur varje maskinläge används. Om du vill läsa
manualerna laddar du ned dem från maskinens hårddisk. Proceduren för hur man laddar ned manualerna förklaras i "Så
här hämtar du manualerna i PDF-format" i Snabbstartsmanualen.

Manualnamn Innehåll

Bruksanvisning

Kopieringsguide Den här manualen ger detaljerade beskrivningar om hur man använder kopieringsfunktionen.

Skrivarguide Den här manualen ger detaljerade beskrivningar om hur man använder skrivarfunktionen.

Faksimilguide

Scannerguide

Dokumentarkiveringsguide
(Denna manual)

Systeminställningsguide

Den här manualen ger allmän information om de grundläggande kontrollerna, hur du fyller på papper
och utför underhåll på maskinen.

Den här manualen ger detaljerad information om hur man använder faxfunktionen och inställningarna
"Systeminställningar" för faxen.

Den här manualen ger detaljerad information om hur man använder scanningsfunktionen och
Internetfax-funktionen.

Den här manualen ger detaljerade beskrivningar om hur man använder arkiveringsfunktionen. Med
arkiveringsfunktionen kan du spara dokumentdata för kopierings- eller faxjobb, eller utskriftsdata som
en fil på maskinens hårddisk. Filen kan sedan hämtas vid behov.

Den här manualen förklarar inställningarna "Systeminställningar" som används för att konfigurera flera
olika parametrar så att de passar behoven på din arbetsplats. De nuvarande inställningarna kan visas
eller skrivas ut via "Systeminställningar".

Ikoner som används i manualerna

Ikonerna i manualerna visar följande typ av information:

Den här symbolen varnar för att det
finns en risk att maskinen kan skadas
eller sluta fungera.

Denna symbol ger en
tilläggsbeskrivning av en funktion eller
procedur.

Denna symbol förklarar hur man
avbryter eller korrigerar en utförd
funktion.

Den här symbolen visar namnet på en systeminställning och ger en
kort beskrivning av inställningen. Läs Systeminställningsguiden, för
detaljerad information om varje systeminställning.

När "Systeminställningar:" visas

En standarinställning förklaras.

När "Systeminställningar (Administratör):" visas

En inställning förklaras som endast en administratör kan konfigurera.

3

ARKIVERING

1

Detta kapitel innehåller information som du bör känna till innan du använder arkiveringsfunktionen, inklusive en översikt av
arkivering, egenskaper och funktioner för arkivering samt några saker att tänka på när du använder arkiveringsfunktionen.

ÖVERSIKT

Med arkiveringsfunktionen kan du spara dokumentbilden för ett kopierings- eller faxjobb, eller data för ett utskriftsjobb,
som en fil på maskinens hårddisk.
Du kan hämta den sparade filen och skriva ut eller överföra den vid behov.

Spara data som en fil Hämta och använda en sparad fil

Internet-Faxa

Scan

Skriv ut

KOPIERA

Dokumentinformation som används i något av
lägena sparas på hårddisken som en datafil.

Hårddisk Hårddisk

Faxa

Scanna
till HDD

Skriv ut Skicka

Du kan skriva ut den sparade filen. Du kan även skicka
den sparade filen som fax eller skicka den till en annan
dator via nätverket. Du kan även enkelt lagra filen på en
hårddisk för digitala arkiveringsändamål.

TYPER AV ARKIVERING

Det finns tre olika sätt att spara en fil med hjälp av arkivering: Snabbfil, Fil och Scanna till HDD.

Använd denna metod för att bekvämt spara dokumentbilden för ett kopierings- eller faxjobb, eller data för

Snabbfil

Fil

Scanna till HDD

ett utskriftsjobb. Du kan spara filen snabbt och enkelt eftersom det inte krävs några inställningar.
Den sparade filen kan även användas av andra personer. Använd inte denna metod för att spara filer som
innehåller känslig eller konfidentiell information, eller filer som du inte vill att någon annan ska använda.

Till skillnad från Snabbfil, tillåter Filfunktionen dig att bifoga olika typer av information när du sparar filen.
Den bifogade informationen möjliggör effektiv hantering av filen.
Du kan ange ett lösenord för att förhindra att filen hämtas av andra.

Använd den här funktionen för att enkelt lagra ett dokument. Detta är en egenskap i Filfunktionen.
De andra dokumentarkiveringsmetoderna sparar ett kopierings-, scannings- eller annat jobb som en fil
på hårddisken när motsvarande funktion används. Använd Scanna till HDD när du helt enkelt vill spara
ett dokument på hårddisken.

4

ANVÄNDA DIG AV ARKIVERING

Här nedan följer exempel på hur du kan använda dig av arkivering.

Snabbt använda en fil

Exempel: Du har förberett informationshäften inför ett möte som består av åtskilliga sidor men nu behövs ett

extra informationshäfte för en nytillkommen deltagare.

Informationshäftet sparades inte med arkivering Informationshäftet sparades med arkivering

De scanna originalsidorna lagras på

Alla originalsidor måste scannas på nytt.

hårddisken. Filen kan lätt hämtas när den
behövs igen.

Alla inställningar för jobbuppbyggnad, grad
och färgläge måste väljas på nytt.

Nödvändig tid för att välja inställningar + Nödvändig tid för att
scanna original + Nödvändig tid för att skriva ut kopior

Du lär inte bli klar i tid till mötet...

Som angivet ovan, för att erhålla ännu ett informationshäfte,
måste du göra om alla inställningarna på nytt. Om du inte

Nödvändig tid för att hämta det lagrade jobbet + Nödvändig tid
för att skriva ut kopiorna

Utskriften går snabbt och informationshäftet är klart när mötet börjar!

Du kan snabbt och lätt hämta jobbet och skriva ut det med
samma inställningar.

De inställningar du valde vid kopieringen
har också lagrats.
Du slipper göra om inställningarna.

kommer ihåg inställningarna, kan det krävas stor ansträngning
för att få samma utmatningsresultat som förra gången.

Som det framgår i exemplet, slipper du scanna om originalet och välja inställningar när du har lagrat ett jobb med
arkiveringsfunktionen, vilket sparar mycket tid åt dig.

Bekvämt för hantering av dokument som du använder ofta

Exempel: Hantera ett stort antal affärsformulär

Utan arkivering

Det tar tid att hitta rätt formulär.

Med arkivering

Du väljer enkelt önskat formulär från arkiveringslistan, och
dokumenthanteringen blir effektiv.

SökAnpassad Mapp Föregående

Användarnamn Datum

Name 1

Name 1

Name 1

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

1

1

1

Satsvis utskrift

Formulär för betald semester?

Formulär för affärsresor?

Formulär för dagsrapporter?

Huvudmapp

Filnamn

Formulär för betald semester

Formulär för dagsrapporter

Formulär för affärsresor

Alla Filer

Per jobb

Ansökningsblanketter, rapportblanketter och andra affärsblanketter kan lagras på hårddisken så att de enkelt vid behov
kan hämtas för att skrivas ut i önskat antal exemplar.

5

INNAN DU ANVÄNDER ARKIVERING

Det är praktiskt att skapa användarnamn och anpassade mappar innan man börjar använda dokumentarkivering. Om
användarauktorisering med inloggningsnamn och lösenord används, är det bekvämt att skapa Min mapp.
Användarnamn, anpassade mappar och Min mapp skapas i systeminställningarna.

Användarnamn

Anpassad mapp

Min mapp

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Detta används för att lagra ett användarnamn och specificera en mapp som Min mapp.

Systeminställningar: Dokumentarkiveringskontroll

Detta används för att skapa anpassade mappar för arkivering. Ett lösenord kan anges när en anpassad mapp skapas.

Användarnamnet konfigureras i "Användarregistrering" i systeminställningar (administratör).

Anpassade mappar skapas i "Dokumentarkiveringskontroll" i systeminställningarna.
Ett lösenord kan anges när en anpassad mapp skapas.
När ett lösenord har angetts, visas en lösenordsskärm när den anpassade mappen väljs. Detta är
praktiskt när du vill spara känslig information.

Min mapp konfigureras i "Användarregistrering" i systeminställningarna (administratör). När
användarauktorisering är aktiverad och en fil sparas med funktionen "Fil", väljs den anpassade mapp
som är specificerad som Min mapp automatiskt.

Mappar

Tre typer av mappar används för att lagra filer med hjälp av arkivering.

Konfiguration av mappar på hårddisken

Snabbfil­mapp

Snabb Filmapp

Ett dokument som sparats med knappen [Snabbfil] lagras i denna mapp. Jobbet delges automatiskt ett användarnamn
och filnamn.

Huvudmapp

Dokument som scannats med knappen [Fil] lagras i denna mapp.
När du lagrar ett jobb i huvudmappen, kan du specificera ett tidigare lagrat användarnamn och tilldela ett filnamn.
Man kan även ställa in ett lösenord när man sparar en fil (spara [Konfidentiellt]).

Anpassad mapp

Mappar med anpassade namn kan skapas inuti denna mapp.
När en anpassad mapp anges innan man trycker på knappen [Fil] kommer dokumentet att scannas till den mappen.
På samma sätt som med en huvudmapp, låter en anpassad mapp dig specificera ett tidigare lagrat användarnamn och tilldela
ett filnamn när du lagrar ett jobb.
Lösenord kan ställas in för Anpassad Mapp och för filer som sparas i Anpassad Mapp.

Maximalt kan 500 anpassade mappar skapas på hårddisken.

Huvudmapp

Anpassad mapp

6

Ungefärligt antal sidor och filer som kan lagras med dokumentarkivering

Exempel på originaltyper

Färg

Svartvit Textoriginal

• Ett totalantal på 1400 ensidiga sidor i svartvitt eller 400 ensidiga ark i färg (se ovanstående exempel) kan lagras i
huvudmappen och de anpassade mapparna. För de ovanstående svartvita originalen är dock maxantalet filer som
kan lagras 1000 st.

• Maxantalen här ovan gäller även för Snabb Filmapp. Observera dock att minnesutrymmet som används av Snabb
Filmapp även används av den elektroniska sorteringsfunktionen till kopieringsläget. Om onödiga filer samlas i Snabb
Filmapp och mappen blir full kan den elektroniska sorteringen påverkas när ett stort antal original sorteras. Kom ihåg
att radera onödiga filer.

Originaltyperna här ovan är till som exempel för att göra beskrivningarna lättare att förstå. Det verkliga sidantalet som
kan lagras kan variera beroende på innehållet i originalsidorna.

Fullfärgsoriginal
(Exempel: text och foto)

Format: A4 (8-1/2" x 11")

Format: A4 (8-1/2" x 11")

Filer

När en fil sparas med funktionen "Fil", kan följande information bifogas.

Användarnamn: User 1
Filnamn: Möteshäfte
Lösenord: 12345678

Mappen "Protokoll"

När du sparar en fil med denna information kan du särskilja den från andra filer.

Användarnamn: Använd detta för att specificera filens ägare. Användarnamnet måste först lagras i

"Användarregistrering" i systeminställningar (administratör).

Filnamn: Ett filnamn kan anges.
Mapp: Välj vilken mapp du vill spara filen i.
Konfidentiell: Du kan ange ett lösenord på 5-8 tecken för att hindra andra från att använda filen.

Ovanstående information kan inte specificeras om filen sparats med funktionen Snabbfil.

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Detta används för att lagra användarnamn.

7

VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ NÄR DU ANVÄNDER ARKIVERINGSFUNKTIONEN

Tänk på följande när du använder dig av arkivering:

• Dokument som sparats med [Snabbfil] är "Dela" filer som kan hämtas av vem som helst och skrivas ut eller överföras.
Därför bör du inte använda Snabbfil-funktionen för känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska
kunna använda.

• När du sparar en fil med funktionen "Fil" och vill förhindra att andra använder filen, specificera "Konfidentiellt" för att
aktivera lösenordsfunktionen. När en fil sparas som "Konfidentiellt" bör du inte yppa lösenordet för andra.

• Även om du sparar en fil med egenskapen [Konfidentiellt], kan du i efterhand ändra denna egenskap till [Dela]. Därför
bör du inte spara känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska återanvända.

• Utöver de fall som omfattas av lagar, ansvarar SHARP Corporation inte för någon skada som orsakats av att känslig
information läckt ut på grund av manipulation av en tredje part av några data som sparats med funktionen Snabbfil
eller Fil, eller felaktig användning av funktionen Snabbfil eller arkiveringsfunktionen av den operatör som sparar dessa
data.

8

ANVÄNDA ARKIVERING I DE OLIKA LÄGENA

I läget för kopiering, fax eller bildöverföring kan originalet sparas som en bildfil på hårddisken samtidigt som det kopieras
eller överförs. I läget Scanna till HDD kan originalet lagras som en fil på hårddisken utan att kopieras eller överföras.

Kopieringsläge

Originalet sparas som en bildfil samtidigt som det kopieras.

DOKUMENT­ARKIVERING

BILD­SANDNING

KOPIERING

(1)

Redo att scanna för kopiering.

Fullfärg

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto

Exponering

100%

Återgivning

1.

2.

3.

4.

A4

A4R

B4
A3

Original

A4

Normalt

A4

0

2-Sidors Kopia

Utmatning

Speciallägen

Fil

Snabbfil

(2)

Bildsändningsläge

Exempel: Basskärm för scanningsläge

Originalet sparas som en bildfil samtidigt som det scannas.

(2)

(1)

DOKUMENT­ARKIVERING

BILD­SANDNING

KOPIERING

Redo att skicka.

Scanna

Ändra Läge

Bild-

inställningar

Skicka Instäl.

Scanna

A4

Sänd

Auto

Sänd igen

Adressbok

Adressinmatn.

Speciallägen

Fil

Snabbfil

(3)

Läget Scanna till HDD

(1) Tryck på tangenten [KOPIERING].
(2) Tryck på tangenten [Snabbfil] eller [Fil].

(1) Tryck på tangenten [BILD-SANDNING].
(2) Tryck på tangenten [Ändra Läge].

Med denna kan du välja faxläge, scanningsläge och
Internetfax-läge.

(3) Tryck på tangenten [Snabbfil] eller [Fil].

Det scannade originalet sparas som en bildfil. Varken
utskrift eller överföring utförs när man använder Scanna till
HDD.

(1) Tryck på tangenten

(1)

DOKUMENT­ARKIVERING

BILD­SANDNING

KOPIERING

Tangenten [Fil] och tangenten [Snabbfil]

Om tangenterna [Fil] och [Snabbfil] inte visas på basskärmarna för varje läge, har skärmvisningen ändrats med "Anpassa
tangentinställning" i systeminställningarna (administratör). I sådant fall ska du följa följande steg för att utföra arkivering:

• Tryck på knappen [Inställningar jobbdetaljer] eller [Bild-inställningar] och tryck sedan på knappen [Speciallägen] på
skärmen som visas. Tangenten [Snabbfil] och [Fil] visas på menyn för speciallägen.

• Om knappen [Speciallägen] visas på skärmen, tryck på knappen för att visa knapparna [Snabbfil] och [Fil].

Använda arkivering i utskriftsläge

För att använda arkivering i utskriftsläge, välj arkivering i skrivardrivrutinen. För mer information om hur du använder
arkivering i utskriftsläge, se "PRAKTISKA SKRIVARFUNTKIONER" i Skrivarguiden.

Använda dokumentarkivering i PC-Fax/PC-I-Fax läge

För att använda dokumentarkivering i PC-Fax eller PC-I-Fax-läget väljer man dokumentarkiveringsinställningar i
PC-Fax-drivrutinen. För mer information, se Hjälp för PC-I-Fax-drivrutinen.

(2)

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

[DOKUMENT-ARKIVERING].

(2) Tryck på tangenten [Scanna till hårddisk].

9

BASSKÄRM FÖR ARKIVERINGSLÄGE

När du trycker på tangenten [DOKUMENT-ARKIVERING] på manöverpanelen, visas följande skärm. Denna skärm
används för att spara bilden av ett scannat original och för att hämta bildfiler som sparats under kopiering eller faxning.

(1) (2)

DOKUMENT­ARKIVERING

BILD-

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

SANDNING

KOPIERING

(1) Tangenten [Hårddis. stat.]

Tryck på denna knapp för att kontrollera hur mycket av
maskinens hårddisk som används.
Mängden diskutrymme visas i steg om 1 %.

Hårddis. stat.

Huvudmapp 50% Anpassad Mapp 25%

0 25 50 75 100%

Snabb Filmapp 30%

0 25 50 75 100%

(2) Tangenten [Sök]

Tryck på denna tangent för att söka efter en fil som är
lagrad i en mapp.
Du kan söka på användarnamn, filnamn eller mappnamn.

Minnesutrym.:25%

Minnesutrym.:70%

☞ SÖKA EFTER EN LAGRAD FIL (sidan 42)

(3) Tangenten [Scanna till hårddisk]

Tryck på denna tangent för att välja Scanna till hårddisk.
Varken utskrift eller överföring görs.
Filen lagras i Huvudmapp eller i en anpassad mapp.

☞ ENBART LAGRA ETT DOKUMENT (Scanna till

HDD) (sidan 17)

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

(4) (5) (6)(3)

(4) Tangenten [Extern dataåtkomst]

Detta kan väljas när en FTP-server är lagrad eller när en
USB-minnesenhet är ansluten till maskinen. Samma
skärm visas om du trycker två gånger på tangenten

OK

[DOKUMENT-ARKIVERING].

☞ "DIREKTUTSKRIFT FRÅN MASKINEN" i

Skrivarguiden

(5) Tangenten [Snabb Filmapp]

Tryck på denna tangent för att hämta en fil från Snabb
Filmapp. När du trycker på denna tangent visas
filvalsskärmen för Snabb Filmapp.

☞ SPARA EN FIL MED "Snabbfil" (sidan 11)

(6) Tangenten [Filmapp]

Tryck på denna tangent för att hämta en fil från
Huvudmapp eller en anpassad mapp. När man trycker på
den här knappen visas filvalsfönstret för Huvudmapp
eller en av de anpassade mapparna.
När användarautenticering används och Min mapp
konfigureras visas filvalsfönstret för Min mapp.

☞ SPARA EN FIL MED "Fil" (sidan 13)

10

SPARA FILER MED ARKIVERING

11

2

Detta kapitel förklarar hur du sparar ett original som en bildfil med hjälp av funktionerna Snabbfil, Fil och Scanna till HDD
i arkiveringsläget.

SPARA EN FIL MED "Snabbfil"

När du kopierar, skriver ut eller överför ett dokument i kopieringsläge, utskriftsläge eller bildsändningsläge, kan du välja
"Snabbfil" för att spara en bild av dokumentet i mappen Snabbfil.
Bilden kan hämtas fram senare, så att du kan skriva ut eller överföra dokumentet utan att behöva leta reda på originalet.
Ett exempel på proceduren för att lagra ett dokument i mappen Snabbfil under kopiering visas nedan.

Lägg i originalet.

Lägg originalet vänt uppåt i dokumentinmatningsfacket, eller
vänt neråt på dokumentglaset.

1

2

3

Redo att scanna för kopiering.

Fullfärg

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto

Exponering

100%

Återgivning

1.

2.

3.

4.

A4

A4R

B4
A3

A4

Normalt

A4

0

2-Sidors KopiaOriginal

Utmatning

Speciallägen

Fil

Snabbfil

Tryck på tangenten [Snabbfil].

Tryck på tangenten [OK].

Inscannad data lagras automatiskt i
snabbarkivmappen. Undvik lagra
konfidentiell data i denna mapp.

OK

Avbryta funktionen Snabbfil...

Tryck på tangenten [Snabbfil] på skärmen i steg 2, så att den inte är markerad när du har tryckt på tangenten [OK].

Tangenten [Snabbfil] är markerad och du kommer tillbaka till
kopieringslägets basskärm.

11

4

eller

Avbryta scanning...

Tryck på tangenten [STOPP] ( ).

Välj kopieringsinställningar och tryck på
tangenten [FÄRG START] ( ) eller
tangenten [S/V START] ( ).

• När kopieringen börjar har den scannade dokumentbilden
sparats på hårddisken.
De valda kopieringsinställningarna sparas också.

• För att förhindra att dokumentet sparas av misstag, visas
meddelandet "Inscannad data lagras i snabbarkivmappen."
som en varning i 6 sekunder efter det att du tryckt på
[START].
Den inställda tiden på 6 sekunder för visning av meddelande
kan ändras med "Inställning Av Meddelandetid" i
systeminställningar (administratör).

• Om du lade in originalsidorna i dokumentinmatningsfacket,
scannas alla sidor.

• Om du placerade originalet på dokumentglaset, får du
scanna en sida åt gången.
När scanningen av en sida är klar, byt ut den mot nästa sida
och tryck på tangenten [START].
Upprepa detta tills alla sidor är scannade och tryck sedan på
tangenten [Lässlut].

• När en fil lagras med funktionen Snabbfil, tilldelas följande användarnamn och filnamn automatiskt till filen.
Användarnamn: Okänd Användare
Filnamn: Läge_Månad-Dag-År_Timme-Minut-Sekund
(Exempel: Kopiera_01082005_134050)
Lagrad i: Snabb Filmapp

• När användarauktorisering används väljs automatiskt användarnamnet som användes vid inloggning.

• Endast filnamnet och en lagringsplats för en fil som lagrats i Snabb Filmapp kan ändras.

Avbryta funktionen Snabbfil...

Tryck på tangenten [Snabbfil] på skärmen i steg 2.

12

SPARA EN FIL MED "Fil"

11

När du kopierar, skriver ut eller överför ett dokument i kopieringsläge, utskriftsläge eller bildsändningsläge, kan du välja
"Fil" för att spara en bild av dokumentet i huvudmappen eller i en anpassad mapp som du skapat i förväg. Bilden kan
hämtas fram senare, så att du kan skriva ut eller överföra dokumentet utan att behöva leta reda på originalet.
Ett exempel på proceduren för att använda funktionen "Fil" under kopiering visas nedan.

Lägg i originalet.

Lägg originalet vänt uppåt i dokumentinmatningsfacket, eller
vänt neråt på dokumentglaset.

1

2

3

4

Redo att scanna för kopiering.

Fullfärg

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto

Exponering

100%

Återgivning

Filinformation

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

Filinformation

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

1.

2.

3.

4.

Okänd Användare

Kopiera_01082005_134050

Huvudmapp

Okänd Användare

Kopiera_01082005_134050

Huvudmapp

Original

A4

A4R

B4
A3

Lösenord

Lösenord

A4

Normalt

A4

Ångra

Ångra

0

2-Sidors Kopia

Utmatning

Speciallägen

Fil

Snabbfil

OK

OK

Tryck på tangenten [Fil].

Konfigurera
filinformationsinställningarna.

För att välja användarnamn, filnamn, mapp och konfidentiell
inställning, se "FILINFORMATION" (sidan 15).

Ange ett användarnamn: sidan15
Tilldela ett filnamn: sidan15
Specificera en mapp: sidan16
Lagra en fil som en konfidentiell fil: sidan16

Om du inte vill tilldela ett användarnamn eller annan
information till filen, gå till nästa steg.

Tryck på tangenten [OK].

Tangenten [Fil] är markerad och du kommer tillbaka till
kopieringslägets basskärm.

13

Välj kopieringsinställningar och tryck på

eller

tangenten [FÄRG START] ( ) eller
tangenten [S/V START] ( ).

• När kopieringen börjar har den scannade dokumentbilden
sparats på hårddisken.
De valda kopieringsinställningarna sparas också.

• Om du lade in originalsidorna i dokumentinmatningsfacket,
scannas alla sidor.

5

Avbryta scanning...

Tryck på tangenten [STOPP] ( ).

När en fil lagras med funktionen "Fil" utan att filinformation bifogas, tilldelas följande användarnamn och filnamn automatiskt
till filen.

Användarnamn: Okänd Användare
Filnamn: Läge_Månad-Dag-År_Timme-Minut-Sekund
(Exempel: Kopiera_01082005_134050)
Lagrad i: Huvudmapp

Om användarauktorisering använts, väljs det användarnamn som användes för inloggning automatiskt.

• Om du placerade originalet på dokumentglaset, får du
scanna en sida åt gången.
När scanningen av en sida är klar, byt ut den mot nästa sida
och tryck på tangenten [START].
Upprepa detta tills alla sidor är scannade och tryck sedan på
tangenten [Lässlut].

Avbryta funktionen Fil...

Tryck på tangenten [Ångra] på skärmen i steg 3.

14

FILINFORMATION

Detta avsnitt förklarar de inställningar som konfigureras i steg 3 i "SPARA EN FIL MED "Fil"" (sidan 13). Att ange ett
användarnamn, filnamn, mapp och konfidentiell inställning gör det enklare att hantera och söka efter filer. Dessutom, när
du har valt konfidentiell och angett ett lösenord, kan ingen annan titta på filen utan ditt godkännande.

Ange ett användarnamn

1

2

Filinformation

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

Ångra

Lösenord

Okänd Användare

Kopiera_01082005_134050

Huvudmapp

OK

Tryck på tangenten [Användarnamn].

När användarauktorisering används väljs automatiskt
användarnamnet som användes vid inloggning. I det här fallet
behövs inte detta steg.

Användarnamnet måste först ha lagrats i "Användarregistrering" i systeminställningarna (administratör).

Välj användarnamn

Name 1

Name 3

Name 5

Name 7

Alla Använd.

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Name 2

Name 4

Name 6

Name 8

(2)

OKÅngra

1

25

ABC Använ.

Tryck på önskat användarnamn på den
lista över användarnamn som visas.

(1) Tryck på ett användarnamn.

Du kan välja användarnamn på 2 sätt:

(A) Tryck en gång på användarnamnets tangent.

Användarnamnet som du tryckte på markeras.
Om du råkar välja fel användarnamn, trycker du på
tangenten till rätt namn.

(A)

(B)

(B) Tryck på tangenten .

Ett område [---] för att skriva in ett registreringsnummer
direkt visas högst upp på knappen. Du kan välja
användarnamn genom att ange det
"Registreringsnummer." som konfigurerades när
användaren lagrades.

Tilldela ett filnamn

Du kan tilldela ett filnamn till filen.

Filinformation

Lösenord

Name 1

Kopiera_01082005_134050

Huvudmapp

1

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

Ångra

(2) Tryck på tangenten [OK].

Det användarnamn som du tryckte på är valt och du
kommer tillbaka till skärmen i steg 1. Det valda
användarnamnet visas.

OK

Tryck på tangenten [Filnamn].

En skärm för textinmatning visas.
Ange filnamnet i textinmatningsfönstret och tryck sedan på [OK].
Du kan ange högst 30 tecken.
För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i Bruksanvisningen.

15

Specificera en mapp

Tryck på tangenten [Lagrad i:].

1

Filinformation

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

Name 1

file-01

Huvudmapp

Lösenord

Ångra

OK

När ett användarnamn är valt ändras mappen till mappen som specificerades som min mapp när användaren lagrades.

Tryck på tangenten till den anpassade
mapp i vilken du vill lagra filen.

Om ett lösenord har angetts för den anpassade mappen visas ett
fönster för lösenordsinmatning. Ange lösenordet med 5-8 siffror
för mappen med siffertangenterna och tryck på tangenten [OK].

2

Välj mapp.

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

OKHuvudmapp

2/2

Lagra en fil som en konfidentiell fil

Du kan ange ett lösenord för filen så att ingen annan kan titta på den. Lösenordet måste innehålla 5-8 siffror.

1

2

Filinformation

Konfidentiellt

Användarnamn

Filnamn

Lagrad i:

Lösenord

Name 1

file-01

User 1

(1) (2)

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

Ångra

OK

Aktivera egenskapen konfidentiell.

(1) Markera kryssrutan [Konfidentiellt] .

Nu är det konfidentiella läget aktiverat och du kan ange ett
lösenord.

(2) Tryck på tangenten [Lösenord].

OK

Ange ett lösenord (5-8 siffror) med
siffertangenterna och tryck på tangenten
[OK].

För varje siffra som anges, ändras "-" till " ".

16

ENBART LAGRA ETT DOKUMENT (Scanna

11

till HDD)

Funktionen Scanna till HDD används för att lagra bildfilen av ett scannat dokument i huvudmappen eller i en anpassad mapp.
Varken utskrift eller överföring görs.

"Scanna till HDD" - SKÄRM

Följande skärm visas när du trycker på tangenten [Scanna till hårddisk] på basskärmen i arkiveringsläget. Tryck på
tangenterna enligt beskrivning endan för att välja inställningar för funktionen Scanna till hårddisk.

DOKUMENT­ARKIVERING

(1)

(2)

Scanna till

hårddisk

(1) Tangenten [Färgläge]

Använd denna tangent för att välja färgläge när du lagrar
dokumentet.

(3)

Redo att scanna till hårddisken.
Tryck [Start] för att scanna original.

Mono2/Auto

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto A4

Original

☞ ORIGINALINSTÄLLNINGAR FÖR "Scanna till HDD"

(sidan 19)

(2) Tangenten [Inställningar jobbdetaljer]

Tryck på denna tangent för att välja exponering,
upplösning och komprimeringsgrad.

☞ ORIGINALINSTÄLLNINGAR FÖR "Scanna till HDD"

(sidan 19)

(3) Tangenten [Original]

Tryck på denna tangent för att ange originalstorlek och
välja dubbelsidig dokumentscanning. Originalstorleken
som känns av automatiskt visas i den övre halvan av
knappen [Original].

☞ Väljer originalstorlek och dubbelsidig

dokumentscanning (sidan 21)

Föregående

Speciallägen

Filinformation

(4) Tangenten [Föregående]

Tryck på denna tangent för att gå tillbaka till basskärmen
i arkiveringsläget.

(5) Tangenten [Speciallägen]

Välj speciallägen för Scanna till HDD, inklusive radera,
scanna dubbel sida och ID-Kort Kopiering.

☞ Speciallägeskärm för funktionen Scanna till HDD

(sidan 21)

(6) Tangenten [Filinformation]

Tryck på denna tangent för att bifoga information till filen.
Inställningarna konfigureras på samma sätt som
filinformation för "Fil".

☞ FILINFORMATION (sidan 15)

(4)

(5)

(6)

UTFÖRA "Scanna till HDD"

1

Lägg i originalet.

Lägg originalet vänt uppåt i dokumentinmatningsfacket, eller
vänt neråt på dokumentglaset.

17

2

DOKUMENT­ARKIVERING

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

3

4

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

Mono2/Auto

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto

A4

Original

Hårddis. stat. Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Föregående

Speciallägen

Filinformation

(2)(1) (3)

Tryck på tangenten [Scanna till
hårddisk].

Välja inställningar för funktionen Scanna
till hårddisk.

Om du inte vill välja inställningar, gå till nästa steg.

(1) Välj färgläge, jobbdetaljinställningar och

originalstorlek.

Se "ORIGINALINSTÄLLNINGAR FÖR "Scanna till HDD""
(sidan 19).

(2) Tryck på tangenten [Speciallägen].

Se "Speciallägeskärm för funktionen Scanna till HDD"
(sidan 21).

(3) Tryck på tangenten [Filinformation].

Inställningarna är desamma som för "Fil". Se
"FILINFORMATION" (sidan 15).

5

Om originalet är tvåsidigt, var noga med att först trycka på tangenten [Original] och sedan trycka på tangenten
[2-Sidigt Bok] eller tangenten [2-Sidigt Block] beroende på original.

Tryck på tangenten [FÄRG START]

eller

( ) eller tangenten [S/V START]
().

Scanningen startar.

• Om du lade in originalsidorna i dokumentinmatningsfacket,
scannas alla sidor.
En signal ljuder och indikerar att funktionen Scanna till HDD
är slutförd.

• Om du placerade originalet på dokumentglaset, får du
scanna en sida åt gången.
När scanningen av en sida är klar, byt ut den mot nästa sida
och tryck på tangenten [START].
Upprepa detta tills alla sidor är scannade och tryck sedan på
tangenten [Lässlut].
En signal ljuder och indikerar att funktionen Scanna till HDD
är slutförd.

Avbryta scanning...

Tryck på tangenten [STOPP] ( ).

18

ORIGINALINSTÄLLNINGAR FÖR "Scanna till HDD"

Inställningar för Scanna till HDD beskrivs nedan.

Tangenten [Färgläge]

Tryck på tangenten [Färgläge] för att öppna skärmen för inställning av färgläge för Scanna till HDD.
När du har valt färgläge trycker du på tangenten [OK].

Mono2/Auto

Färgläge

Scan. till HDD
Färgläge

Färg

Fullfärg

Auto

2 färger

OK

Svartvit

Mono2

Gråskala

Följande inställningar kan väljas för scanningsfärg när du trycker på tangenten [FÄRG START] ( ) eller tangenten
[S/V START] ( ).

Starttangent Läge Scanningsmetod

Fullfärg Originalet scannas i fullfärg. Detta läge passar bäst för fullfärgsoriginal som

t.ex. kataloger.
Även om originalet är svartvitt, scannas det som ett fullfärgsoriginal.

Tangenten [FÄRG

START]

Auto Maskinen detekterar huruvida originalet är i färg eller svartvitt och väljer

automatiskt scanning i fullfärg eller svartvitt (gråskala).

2 Färger Endast de röda partierna av originalet ändras till vald färg; andra färger

scannas i svart.
Du kan välja rött, grönt, blått, cyan, magenta eller gult.

Mono2 Färger i originalet scannas i svartvitt. Detta läge passar bäst för original som

Tangenten [S/V

bara innehåller text.

START]

Gråskala Färgerna i originalet scannas i svartvitt som grå nyanser (gråskala).

Tangenten [Inställningar jobbdetaljer]

Tryck på tangenten [Inställningar jobbdetaljer] för att visa tangenterna [Exponering], [Upplösning] och [Komp.förhåll.].

(A) (B)

Inställningar

jobbdetaljer

Mono2/Auto

Färgläge

Inställningar

jobbdetaljer

Auto

A4

Original

Auto

Exponering

Medelkomp.

Komp.förhåll.

600X600dpi

Upplösning

Föregående

Speciallägen

Filinformation

(C)

(A) Tangenten [Exponering]

Använd denna tangent för att justera exponering och exponeringsläge.

(B) Tangenten [Upplösning]

Använd detta för att välja den upplösning som ska användas när filen överförs.
När "Långt format" har angetts kan en upplösning på 300 x 300 dpi eller lägre väljas.

(C) Tangenten [Komp.förhåll.]

Använd detta för att välja det färgkompressionsförhållande som ska användas när filen överförs i färg.

19

Justera exponering

För att justera exponering och välja exponeringsläge, tryck på tangenten [Exponering].
Välj lämpligt exponeringsläge för originalet och tryck på eller knappen för att justera exponeringsnivån. När
du har valt inställningar trycker du på tangenten [OK].

(A) (3)

Scan. till HDD
Exponering

Moaré-reducering

Auto

Manuell

3

1 5

Text/Ut-

Skr. Foto

Text

Utskrivet

Foto

(2) (1)

(1) Välja lämpligt exponeringsläge för originaltypen.

Tryck på knappen till den originaltyp som passar för att välja exponeringsläge.

(2) Välj [Auto] eller [Manuell].

Om du valde [Manuell], tryck på tangenten eller för att justera exponeringen. (För en mörkare bild, tryck på
tangenten . (För en ljusare bild, tryck på tangenten .)
När exponeringen är inställd på [Auto] visas inte exponeringslägena [Foto], [Utskrivet Foto], och [Karta]. Dessutom kan inte
knapparna användas.

(A): Moaré-reducering

För att förminska moaré-effekten vid scanning av tryckt material, tryck på [Moaré-reducering] kryssrutan så att markering

visas.

OK

Text/Foto

Foto

Karta

(3) Tryck på tangenten [OK].

Inställningarna lagras och du återgår till fönstret Scanna till HDD.

20

Tangenten [Original]

Väljer originalstorlek och dubbelsidig dokumentscanning

(1) (2) (4)

Auto A4

Original

Scanna
till hårddis

Scan. Storlek Lagringsstorl100%

Auto A4

2-Sidigt

Bok

2-Sidigt

Block

Auto

Bildorientering

(3)

(1) Tryck på tangenten [Scan. Storlek].

Om originalet inte är av en standardstorlek som kan detekteras av den automatiska funktionen för detektering av originalstorlek,
tryck på tangenten [Scan. Storlek] och ange originalstorleken.

(2) Tryck på tangenten [Lagringsstorl.].

Om du vill lagra filen med en annan storlek än originalstorleken, tryck på tangenten [Lagringsstorl.] och ändra lagringsstorleken.

(3) Tryck på lämplig riktningsknapp.

Om originalets överkant är uppåt, tryck på knappen. Om originalets överkant är till vänster, tryck på knappen.
Om originalet är dubbelsidigt, tryck på tangenten [2-Sidigt Bok] eller [2-Sidigt Block] beroende på originaltyp.

(4) Tryck på tangenten [OK].

OK

Speciallägeskärm för funktionen Scanna till HDD

När du trycker på tangenten [Speciallägen], visas följande skärm. För mer information om varje inställning, se
"7. PRAKTISKA FUNKTIONER" i Scannerguiden.

Speciallägen

(1) Tangenten [Radering]

Denna förhindrar skuggor i scannade bilder.
Raderingsfunktionen används för att ta bort de skuggor i
bildkanterna som kan uppträda när du scannar tjocka
original eller böcker.

(2) Tangenten [Bok-Scanning]

Denna delar upp ett original i två sidor. Vänster och höger
sida av ett och samma original scannas som två separata
sidor. Denna funktion är praktisk om du vill scanna varje
sida i en bok eller annat inbundet dokument separat.

(3) Tangenten [ID-Kort Kopiering]

Med denna knapp scannar du kortets fram- och baksida
tillsammans. Denna funktion låter dig scanna kortets
fram- och baksida på en och samma sida.

(4) Tangenten [Arbets-Uppbyggnad]

Detta används för att scanna ett stort antal original till en
enda fil. När antalet original som du vill scanna överskrider
antalet ark som kan läggas i den automatiska
dokumentmataren, kan du med den här funktionen scanna
in original i uppsättningar och lagra dem som en enda fil.

Speciallägen

Radering

Arbets-

Uppbyggnad

(4) (5) (6)

(1)

(2) (3)

OK

Bok-

Scanning

Blandade

org.format

Id-Kort

Kopiering

Långsamt

scann.läge

(5) Tangenten [Blandade org. format]

Använd den här funktionen när du ska scanna original
med olika format med den automatiska dokumentmataren.
Med denna funktion kan du scanna original av blandade
storlekar samtidigt; t ex kan du blanda originalstorlek B4
(8-1/2" x 14") med originalstorlek A3 (11" x 17").
Original av olika bredd och storlekar (A3 och B4, A3 och
B5, A4 och B4, A4 och B5, B4 och A4R, B4 och A5, B5
och A4R, B5 och A5 (11" x 17" och 8-1/2" x 14",
11" x 17" och 8-1/2" x 13", 11" x 17" och 5-1/2" x 8-1/2"))
kan scannas.

(6) Tangenten [Långsamt scann.läge]

Använd denna funktion när du vill scanna tunna original
med den automatiska dokumentmataren. Denna funktion
bidrar till att förhindra att tunna original matas fel.

21

ANVÄNDA LAGRADE FILER

3

Detta kapitel förklarar hur du hämtar en fil som lagrats med arkiveringsfunktionen och hur du skriver ut eller överför filen.

SEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA EN LAGRAD FIL

Här förklaras den grundläggande proceduren för att hämta och använda en lagrad fil. Procedurerna och de skärmar
som visas varierar beroende på om användarauktorisering är aktiverad.
Se den sekvens som gäller din situation.
För information om användarautentiseringsprocedurer, se "ANVÄNDARAUTENTISERING" i Bruksanvisningen. För
information om aktivering av användarautentisering och lagring av användarnamn, se "Användarkontroll"
Systeminställningsguiden.

Filer som lagrats med dokumentarkivering kan också hämtas fram och användas från webbsidan. Klicka på
[Dokumentåtgärder] och sedan på [Dokumentarkivering] på webbsidans meny, och välj sedan mappen som innehåller filen
som du vill använda.

STANDARDSEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA EN LAGRAD FIL

Följ stegen nedan för att hämta och använda en lagrad fil.

Tryck på tangenten [DOKUMENT-ARKIVERING].

DOKUMENT­ARKIVERING

Tryck på tangenten [Filmapp].

• Om du använde en fil i en anpassad mapp innan du öppnar
fönstret för val av mapp eller fil, kommer mappvalsfönstret
att visas.

• Om du använde en fil i Huvudmapp innan du öppnar fönstret
för val av mapp eller fil, kommer filvalsfönstret för
Huvudmapp att visas.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

Hårddis. stat. Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

22

Tryck på tangenten till den mapp som innehåller den önskade filen.

Exempel: Söka från en anpassad mapp • För att visa filvalsskärmen för huvudmappen, tryck på

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

Huvudmapp

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök

Föregående

1/1

tangenten [Huvudmapp].

• Om du trycker på en lösenordsskyddad mapp, visas
skärmen för lösenordsinmatning. Ange lösenordet (5-8
siffror) för mappen med siffertangenterna.

Tryck på tangenten till den fil som du vill använda.

Exempel: Söka efter alla jobb • För att söka per jobbtyp, tryck på fliken [Per jobb].

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

1

1

Satsvis utskrift

• Lägestangenter (kopieringsläge, faxläge osv) visas på fliken
Per Job så att du kan begränsa sökningen till jobb i valt
läge.

• Om du trycker på en lösenordsskyddad fil, visas skärmen för
lösenordsinmatning. Ange lösenordet (5-8 siffror) för filen
med siffertangenterna.

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Tryck på tangenten för den åtgärd som du vill utföra.

• För detaljerad information om varje knapp, se "SKÄRMEN

FÖR JOBBINSTÄLLNINGAR" (sida 27).

Name 1

Skicka

Radera

A4

Ändra

Egenskaper

Information

Ångra

Fullfärg

23

SEKVENS FÖR ATT ANVÄNDA EN LAGRAD FIL NÄR ANVÄNDARAUTENTISERING ÄR AKTIVERAD

Följande förklaring antar att användaren redan har loggat in med ett användarnummer eller inloggningsnamn och
lösenord. Förklaringen utgår även från att "Min mapp" specificerades när inställningarna för "Användarregistrering"
konfigurerades i systeminställningarna (administratör).

Tryck på tangenten [DOKUMENT-ARKIVERING].

DOKUMENT­ARKIVERING

Tryck på tangenten [Filmapp].

Hårddis. stat. Sök

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Tryck på tangenten till den fil som du vill använda.

Exempel: Mappen "User 1" är specificerad som "Min
mapp".

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Mappval

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

1

1

• Om "Min mapp" specificerades när "Användarregistrering"
konfigurerades i systeminställningarna (administratör), visas
filvalsskärmen för den anpassade mapp som specificerats
som "Min mapp".

• Om "Min mapp" inte har specificerats, visas skärmen för
mappval.

• För att söka per jobbtyp, tryck på fliken [Per jobb].

•

Lägestangenter (kopieringsläge, scanningsläge, etc.) visas på
fliken [

Per jobb

] så att du kan begränsa sökningen till jobb i

valt läge.

• Om du trycker på en lösenordsskyddad fil, visas skärmen för
lösenordsinmatning. Ange lösenordet (5-8 siffror) för filen
med siffertangenterna.

• Om den fil som du vill använda inte finns i "Min mapp", tryck
på tangenten [Mappval]. Skärmen för mappval visas. Välj
lämplig mapp och tryck på tangenten till den fil som du vill
använda.

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Tryck på tangenten för den åtgärd som du vill utföra.

• För detaljerad information om varje knapp, se "SKÄRMEN

FÖR JOBBINSTÄLLNINGAR" (sida 27).

Name 1

Skicka

Radera

A4

Ändra

Egenskaper

Information

Ångra

Fullfärg

24

SKÄRMAR FÖR VAL AV MAPP OCH FIL

För att du ska kunna hämta och använda en lagrad fil, måste mappen och filen vara valda. Skärmen för mappval och
skärmen för filval förklaras nedan.

SKÄRMEN FÖR MAPPVAL

Två olika skärmar visas beroende på huruvida användarautentisering är aktiverad på maskinen eller inte.

När användarautentisering inte är aktiverad När användarautentisering är aktiverad

(2) (3) (4)(1)

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

(5)

(1) Mapptangenter

De anpassade mappar som har skapats med
"Dokumentarkiveringskontroll" i systeminställningarna
visas. Tryck på en mapptangent för att visa dess skärm
för filval.
Om ett lösenord har angetts för en anpassad mapp, visas
en lösenordsinmatningsskärm när du trycker på mappen.
Du måste ange ett lösenord.

(2) Tangenten [Huvudmapp]

Tryck på denna tangent för att växla visning mellan
huvudmappen och den anpassade mappen. När
skärmen för filval för huvudmappen visas, blir denna
tangent [Anpassad Mapp].

1/1

(6)

(1)

Välja Min mapp

Min mapp

User 1

User 3

User 5

Alla Mappar

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

(2)(7) (3) (4)

Sök Föregående

Huvudmapp

User 2

User 4

User 6

(5) (6)

(4) Tangenten [Föregående]

Tryck på denna tangent för att gå tillbaka till basskärmen
i arkiveringsläget.

(5) Flikarna [Index]

Alla mappar visas på fliken [Alla Mappar].
Tryck på en av flikarna för att visa de anpassade
mapparna med initialerna (ställs in i
systeminställningarna under "Dokumentarkiv.- Kontroll")
som matchar bokstäverna på fliken.

(6) / Tangenterna

Använd dessa för att ändra den sida med mapplista som
visas.

1/1

(3) Tangenten [Sök]

Tryck på denna tangent för att öppna sökskärmen. Här
kan du söka efter en fil med hjälp av användarnamn, fil­eller mappnamn.

(7) Tangenten [Min mapp]

Denna tangent visas när användarautentisering är
aktiverad. Tryck på tangenten för att visa filvalsmappen
för "Min mapp". Även om användarautentisering har
utförts, om "Min mapp" inte har specificerats i
inställningarna för användarregistrering, är denna
tangent gråtonad för att förhindra val.

25

SKÄRMEN FÖR FILVAL

Filvalsskärmen för Snabb Filmapp, huvudmapp och anpassade mappar förklaras nedan.

(2)(1) (3)

Huvudmapp

Filnamn

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

(8) (9) (10)(7)

(1) Filtangenter

De lagrade filerna visas. En ikon visar från vilket läge
filen lagrats, filnamn, användarnamn och datum då filen
lagrades visas i varje filtangent.
När du trycker på en fil, visas jobbinställningsskärmen.

Jobbikoner

Kopiera

Skriv ut Faxöverföring

Scanna till e-post Scanna till HDD

Scanna till FTP

Scanna till
nätverksmapp

PC-I-Fax
överföring

(2) Tangenterna [Filnamn], [Användarnamn], [Datum]

Använd dessa tangenter för att ändra visningsordning för
filtangenterna. När du trycker på någon av tangenterna,
visas eller i tangenten.

• När visas på knappen [Filnamn] eller
[Användarnamn], visas filerna bredvid namnet eller
användarnamnen i stigande ordningsföljd.
När visas i tangenten [Datum], visas filerna i
ordningsföljd från det äldsta datumet.

• När visas på knappen [Filnamn] eller
[Användarnamn], visas filerna bredvid namnet eller
användarnamnen i nedstigande ordningsföljd.
När visas i tangenten [Datum], visas filerna i
ordningsföljd från det senaste datumet.

(3) Tangenten [Anpassad Mapp]

Tryck på denna tangent för att växla visning mellan huvudmappen
och den anpassade mappen. När skärmen för filval för
huvudmappen visas, blir denna tangent [Anpassad Mapp].

Internetfaxöverför
ing

Scanna till
skrivbordet

PC-Fax
överföring

(4) (5) (6)

SökAnpassad Mapp Föregående

Användarnamn Datum

Name 1

Name 2

Name 3

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

1

1

(4) Tangenten [Sök]

När du trycker på denna tangent visas sökskärmen.

☞ SÖKA EFTER EN LAGRAD FIL (sidan 42)

(5) Tangenten [Föregående] / [Mappval]

När tangenten [Föregående] visas på filvalsskärmen för
Snabb Filmapp eller huvudmappen, kan du trycka på den
för att komma tillbaka till arkiveringslägets basskärm.
När tangenten [Föregående] visas i filvalsskärmen för en
anpassad mapp, kan du trycka på den för att återgå till
skärmen för val av anpassad mapp.
När tangenten [Mappval] visas, kan du trycka på den för
att öppna skärmen för mappval.

☞ SKÄRMEN FÖR MAPPVAL (sidan 25)

(6) Sidtangent

När det finns flera sidor, använd denna tangent för att
ange numret på den sida som du vill visa. När du trycker
på tangenten visas en inmatningsskärm för sidnummer.
Ange önskat sidnummer (3 siffror) med siffertangenterna.
För att t ex visa sidan 3, anger du "003".

(7) Fliken [Alla Filer]

Tryck på denna flik för att visa tangenterna för alla filer,
oavsett från vilket läge filerna sparats.

(8) Fliken [Per jobb]

Tryck på denna tangent för att följande skärm.

Huvudmapp

Alla Filer

Alla Filer Per jobb

Scanna t. HDD

Internet-FaxaKopiera

FaxaSkrivare

När du trycker på en lägestangent visas en lista över de
filer som sparats i detta läge.

(9) Tangenten [Satsvis utskrift]

Tryck på denna tangent för att skriva ut alla filer i en mapp.

☞ BATCHUTSKRIFT (sidan 30)

(10) / Tangenterna

Använd dessa tangenter för att bläddra bland sidorna med fillistor.

Sök

Scanna t. HDD

Satsvis utskrift

FöregåendeAnpassad Mapp

26

SKÄRMEN FÖR JOBBINSTÄLLNINGAR

När du trycker på en filtangent visas följande skärm. Tryck på tangenten för den åtgärd som du vill utföra och välj
inställningar.

Huvudmapp

Filnamn

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Användarnamn Datum

Name 1

Name 2

Name 3

Per jobb

SökAnpassad Mapp Föregående

1

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

1

(1) Filvisning

Detta visar information om den aktuella valda filen
(jobbikonen, filnamn, användarnamn, originalstorlek och
färgläge).

(2) Tangenten [Ångra]

Tryck på denna tangent för att avbryta åtgärden och gå
tillbaka till skärmen för filval.

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

(3)

(6) Tangenten [Radera]

(7) Tangenten [Ändra Egenskaper]

(1)

Name 1 A4 Fullfärg

Skicka

Radera

Ändra

Egenskaper

Information

(2)

Ångra

(5) (7)(4) (6) (8)

Tryck på denna tangent för att ta bort en fil som inte
längre behövs.

☞ RADERA EN LAGRAD FIL (sidan 39)

Använd denna tangent för att ändra egenskap ("Dela",
"Skydda", "Konfidentiell") för en lagrad fil.

☞ EGENSKAPER FÖR LAGRADE FILER (sidan 35)

(3) Tangenten [Skriv ut]

Tryck på denna tangent för att skriva ut den valda filen.

☞ SKRIVA UT EN LAGRAD FIL (sidan 28)

(4) Tangenten [Flytta]

Du kan ändra lagringsmapp för en fil. (Filen kan flyttas till
en annan mapp.)

☞ FLYTTA EN LAGRAD FIL (sidan 37)

(5) Tangenten [Skicka]

En lagrad fil kan skickas med fax, Internetfax eller
scannad överföring.

☞ SKICKA EN LAGRAD FIL (sidan 32)

(8) Tangenten [Information]

Tryck på denna tangent för att visa detaljerad information
om den valda filen.
När du trycker på denna tangent visas följande skärm.

Jobbinställningar / Detalj

Filnamn

Mapp:Huvudmapp

Format:A4 Upplösning:600X600dpi

Datum:01/08/2005/15:30 Färg / S/V:Fullfärg

Jobbinställningar / Detalj

Filnamn

Datastorlek:40B

Dokument­Stil:

Utmatning:

file-01 Name 1

file-01 Name 1

Sidor:10

Special­Lägen:

Filtyp:

Det finns två Detalj-skärmar. Tryck på tangenten
eller för att växla mellan de två skärmarna.
Om du vill ändra filnamn, tryck på tangenten [Filnamn] på
denna skärm.
En skärm för textinmatning visas. Ange önskat filnamn. För
att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i Bruksanvisningen.
En ikon visas när ett specialläge har valts. Du kan trycka på
den här ikonen för att kontrollera vilka speciallägen som valts.

OK

1/2

OK

2/2

27

SKRIVA UT EN LAGRAD FIL

Du kan hämta och skriva ut en fil som lagrats med arkiveringsfunktionen vid behov. De inställningar som användes när
filen lagrades har också lagrats, och därmed kan filen skrivas ut på nytt med samma inställningar. Du kan även
modifiera filen före utskrift genom att ändra utskriftsinställningarna.

1

2

3

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Om filen lagrades med funktionen "Fil",
tryck på tangenten [Filmapp]. Om filen
lagrades med funktionen "Snabbfil",
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten till den mapp som
innehåller den önskade filen.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som ett
exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

4

• Du kan trycka på fliken [Per jobb] för att visa lägestangenterna (kopieringsläge, faxläge osv). När du trycker på en
lägestangent visas en lista över de filer som sparats i detta läge.
Om du vet vilket läge som filen sparats från, kan du snabbt hitta filen genom att trycka på tangenten [Per jobb].

• Du kan trycka på tangenten [Filnamn], [Användarnamn] eller [Datum] för att ändra visningsordningen för filerna.

• För att skriva ut alla filer i mappen, trycker du på tangenten [Satsvis utskrift].

☞ BATCHUTSKRIFT (sidan 30)

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

Tryck på tangenten till önskad fil.

1

1

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

28

5

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Name 1

Skicka

A4

Ändra

Egenskaper

Ångra

Fullfärg

Tryck på tangenten [Skriv ut].

6

Flytta

Jobbinställningar / Utskrift

file-01

Auto

Pappersval

Utmatning

2-Sidig

Speciallägen

Antal utskrifter

Radera Information

Name 1

(1 999)

1

S/V utskrift

Skriv ut och radera data

Skriv ut och spara data

Ångra

A4

Fullfärg

Tryck på tangenten [Skriv ut och radera
data] eller [Skriv ut och spara data].

Om du trycker på tangenten [Skriv ut och radera data], raderas
filerna efter utskrift.
Om du trycker på tangenten [Skriv ut och spara data], sparas
filerna efter utskrift.
Utmatningsinställningar, dubbelsidig utskrift, speciallägen, antal
kopior och andra inställningar kan väljas.
För mer information, se "SKÄRMEN FÖR

UTSKRIFTSINSTÄLLNINGAR" (nedan).

• En fil som sparats i svartvitt eller gråskala kan inte skrivas ut i färg.

• Utskrift kan inte göras av Scanna till HDD eller scanna skickade jobb av långt format.
En faxöverföring eller Internetfax-överföringar av långt format kan skrivas ut.

• När utskriftsinställningar ändras med denna procedur, ändras endast antalet kopior i de lagrade inställningarna.

•

Utskriftshastigheten kan saktas ner något beroende på den sparade filens inställningar för upplösning och exponeringsläge.

SKÄRMEN FÖR UTSKRIFTSINSTÄLLNINGAR

Jobbinställningar / Utskrift

Ångra

file-01

(1)
(2)

(3)
(4)

Auto

Pappersval

Utmatning

2-Sidig

Speciallägen

(1) Tangenten [Pappersval]

Använd denna tangent för att ange pappersstorlek.

(2) Tangenten [Utmatning]

Använd denna tangent för att välja Sorter., Grupper. eller
Häft-Sort., och för att välja utmatningsfack.

(3) Tangenten [2-Sidig]

Använd denna tangent för att välja orientering för bilden
på baksidan av papperet för dubbelsidig utskrift. För att
låta bilderna på fram- och baksidan vara orienterade åt
samma håll, tryck på tangenten [2-Sidigt Bok]. För att låta
bilderna på fram- och baksidan vara orienterade åt
motsatt håll, tryck på tangenten [2-Sidigt Block]. Lägg
märke till att den sparade bildens storlek och orientering
kan ge dessa tangenter motsatt effekt. Om ingen av
dessa tangenter väljs (ingen är markerad), skrivs det
bara ut på ena sidan.

Name 1

Antal utskrifter

(1 999)

1

S/V utskrift

A4

Fullfärg

(5)

Skriv ut och radera data

Skriv ut och spara data

(6)

(7)
(8)

(4) Tangenten [Speciallägen]

Tryck på denna tangent för att välja Marginal-Försk.,
Broschyr Stil, 2i1/4i1, Tandemutskrift eller Stämpel.
Denna tangent visas inte om filen sparades från utskriftsläge.

(5) Tangenterna

Använd dessa tangenter för att ange antal kopior. Du kan
även ange antal kopior med siffertangenterna.

(6) Tangenten [Skriv ut och radera data]

Utskriften startar när du trycker på denna tangent. När
utskriften är klar raderas filen automatiskt.

(7) Tangenten [Skriv ut och spara data]

Utskriften startar när du trycker på denna tangent. Filen
raderas inte efter utskrift.

(8) Kryssrutan [S/V utskrift]

Välj denna kryssruta om filen sparades i färg och du vill
skriva ut den i svartvitt.
När filen sparas i svartvitt visas inte denna kryssrutan.

29

BATCHUTSKRIFT

Alla filer som har samma användarnamn och lösenord kan skrivas ut samtidigt.

1

2

3

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

BATCHUTSKRIFT

User 1 Alla Filer

Användarnamn

Lösenord

Skriv ut och radera data Skriv ut och spara data

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

ÄNDRA UTSK.NR.

Radera data

(B)

BATCHUTSKRIFT

Välj användarnamn

Alla användare

Name 1

Name 3

Name 5

Alla Använd.

Okänd Användare

Name 2

Name 4

Name 5

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

1

25

Stan.använd.

Direktval

ABC Använ.

(A) (C)

Ångra

OKÅngra

1

1

Tryck på tangenten [Satsvis utskrift].

Tryck på tangenten [Användarnamn].

Välj användarnamn.

Du kan välja användarnamn på fyra sätt:

(A)Tryck en gång på användarnamnets tangent.

Användarnamnet som du tryckte på markeras.
Om du råkar välja fel användarnamn, trycker du på
tangenten till rätt namn.

(B)Tryck på tangenten [Direktval].

Du kan välja användarnamn bland standardanvändarna i
inställningarna för användarkonto.

(C)Tryck på tangenten .

(D)

Ett område [---] för att skriva in ett registreringsnummer direkt
visas högst upp på knappen. Du kan välja användarnamn
genom att ange det "Registreringsnummer." som
konfigurerades när användaren lagrades.

(D)Tryck på tangenten [Direktval].

En skärm för textinmatning visas. Ange användarnamnet
direkt. För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i
Bruksanvisningen.

När du har valt användarnamn trycker du på tangenten [OK].

När batchutskrift för alla användare och okänd användare är aktiverad i systeminställningarna (administratör), kan du
välja tangenten [Alla användare] och [Okänd Användare].
Du kan trycka på tangenten [Alla användare] för att välja alla filer i mappen (alla användares filer).
Du kan trycka på tangenten [Okänd Användare] för att välja alla filer i mappen som saknar användarnamn.

30

4

BATCHUTSKRIFT

User 1 Alla Filer

Användarnamn

Lösenord

Skriv ut och radera data Skriv ut och spara data

Name 1

Ångra

ÄNDRA UTSK.NR.

Radera data

Om ett lösenord har angetts, tryck på
tangenten [Lösenord].

Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK]. Endast filer med samma lösenord väljs.

Ange lösenord med siffertangenterna.

5

6

BATCHUTSKRIFT

User 1 Alla Filer

Användarnamn

Lösenord

Skriv ut och radera data Skriv ut och spara data

BATCHUTSKRIFT

ÄNDRA UTSKRIFTSNUMMER

ANVÄND ANTALET SOM ÄR URSPRUNGLIGT
ANGIVET FÖR VARJE JOBB

BATCHUTSKRIFT

User 1 Alla Filer

Användarnamn

Lösenord

Skriv ut och radera data Skriv ut och spara data

Name 1

Name 1

1

(1 999)

Ångra

(2)

Ångra

ÄNDRA UTSK.NR.

Radera data

Ångra

OK

(3)(1)

Ångra

ÄNDRA UTSK.NR.

Radera data

Ångra

OK

Om du inte vill ange ett lösenord, gå till nästa steg.

För att ange antal kopior, tryck på
tangenten [ÄNDRA UTSK.NR.].

Om du vill använda det antal kopior som lagrats med varje fil, gå
till steg 6.

(1) Tryck på kryssrutan [ANVÄND ANTALET

SOM ÄR URSPRUNGLIGT ANGIVET FÖR
VARJE JOBB] så att den inte är vald ( ).

(2) Ange antalet kopior med tangenterna

.

Du kan även ange antal kopior med siffertangenterna.

(3) Tryck på tangenten [OK].

Tryck på tangenten [Skriv ut och radera
data] eller [Skriv ut och spara data].

Om du trycker på tangenten [Skriv ut och radera data], raderas
filerna efter utskrift.
Om du trycker på tangenten [Skriv ut och spara data], sparas
filerna efter utskrift.
Om det inte finns några filer som matchar sökorden kommer du
att återgå till fönstret med fillistan.

Alla filer som har det specificerade användarnamnet/lösenordet kan raderas genom att du trycker på tangenten
[Radera data].

31

SKICKA EN LAGRAD FIL

En fil som lagras med dokumentarkivering kan hämtas och överföras. Överföringsinställningarna som lagrades med
filen kommer också att hämtas, vilket gör att du kan skicka filen igen med samma inställningar. Om det behövs kan du
även ändra överföringsinställningarna.

1

2

3

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Om filen lagrades med funktionen "Fil",
tryck på tangenten [Filmapp]. Om filen
lagrades med funktionen "Snabbfil",
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten till den mapp som
innehåller den önskade filen.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som
ett exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

4

• Du kan trycka på fliken [Per jobb] för att visa lägestangenterna (kopieringsläge, scanningsläge, etc.). När du trycker
på en lägestangent visas en lista över de filer som sparats i detta läge.
Om du vet vilket läge som filen sparats från, kan du snabbt hitta filen genom att trycka på tangenten [Per jobb].

• Du kan trycka på tangenten [Filnamn], [Användarnamn] eller [Datum] för att ändra visningsordningen för filerna.

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

Tryck på tangenten till önskad fil.

1

1

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

32

5

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Name 1

Skicka

A4

Ändra

Egenskaper

Ångra

Fullfärg

Tryck på tangenten [Skicka].

6

7

Flytta

Redo att skicka.

Scanna

Ändra Läge

Bild-

inställningar

Skicka Instäl.

file-01
AAA AAA Fullfärg

Radera Information

Adressinmatn.

Ångra

Adressbok

Välj överföringsinställningar.

För information om inställningarna, se "SKÄRMEN FÖR

SÄNDNINGSINSTÄLLNINGAR" (sidan 34).

Tryck på tangenten [FÄRG START]

eller

( ) eller tangenten [S/V START]
().

Om du skickar ett fax eller Internetfax, kan endast tangenten [S/V START] ( ) användas.

• En fil som sparats i svartvitt eller gråskala kan inte överföras i färg.

• Ett lagrat utskriftsjobb kan inte överföras.

• Dessa överföringsmetoder kräver installation av motsvarande alternativ.

• Om något av följande speciallägen ingick i den sparade filen, kan filen inte sändas.
Broschyrkopia, Omslag/Infogning, Foto-repetering, Flersidig förstoring, Multibild

• Om något av följande speciallägen ingick i den sparade filen, kan filen sändas men speciallägena kommer inte att utföras.
Marginal-Försk., Mellanlägg Oh-Film, Bokkopiering, Flikkopiering, Stämpel, alla poster på Färg-Justeringar Menyn,
Centrering

33

SKÄRMEN FÖR SÄNDNINGSINSTÄLLNINGAR

De tangenter som visas i sändningsinställningarna förklaras nedan. För mer information om de olika inställningarna, se
"UTGÅNGSFÖNSTER FÖR FAXLÄGE" i Faksimilguiden och "UTGÅNGSFÖNSTER" i Scannerguiden.

Exempel på scanningsläge

(1) (2) (3) (4) (5)

Redo att skicka.

Scanna

Ändra Läge

Bild-

inställningar

Skicka Instäl.

file-01
Name 1 Fullfärg

(1) Tangenten [Ändra Läge]

Använd den här knappen för att välja faxläge,
scanningsläge eller Internetfax-läge.

(2) Tangenten [Bild-inställningar]

Tryck på denna tangent för att välja
sändningsinställningar. De inställningar som kan väljas
varierar från läge till läge.

• Faxläge

Tangenten [Upplösning]

Använd denna tangent för att välja upplösning. Du kan
inte välja en upplösning som är högre än den
upplösning som filen lagrades med.

Tangenten [Special-Lägen]

Denna visar tangenterna [Timer], [Eget namnval] och
[Överförings-Rapport].

• Scanningsläge

Tangenten [Upplösning]

Använd denna tangent för att välja upplösning. Du kan
inte välja en upplösning som är högre än den
upplösning som filen lagrades med.

Tangenten [Fil Format]

Här kan du välja filtyp, komprimeringsgrad och färgläge.

Tangenten [Speciallägen]

Denna visar tangenten [Timer].

• Internetfaxläge

Tangenten [Upplösning]

Använd denna tangent för att välja upplösning. Du kan
inte välja en upplösning som är högre än den
upplösning som filen lagrades med.

Tangenten [Fil Format]

[TIFF-S] eller [TIFF-F] kan väljas.

Tangenten [Speciallägen]

Denna visar tangenterna [Timer] och
[Överförings-Rapport].

(4)

Ångra

Adressbok

Adressinmatn.

(9)(8)(7)(6)

(3) Tangenten [Skicka Instäl.]

Denna tangent visas i scanningsläge och Internetfaxläge.
Tryck på tangenten för att ange ett ämne och ett filnamn.
I scanningsläge kan du även specificera en sändare.

(4) Tangenten [Nästa Adress]

Denna tangent visas när du har angett minst en adress.
Använd denna tangent för att skicka en fil till flera
destinationer.

(5) Tangenten [Ångra]

Denna tangent tar dig tillbaka till basskärmen för
inställningsjobb.

(6) Visning av filnamn / Användarnamn

Denna visar ikonen av den fil som ska skickas, filnamnet,
användarnamnet och färgläget (färg / svartvitt).

(7) Tangenten

Du kan välja en destination genom att trycka på denna
tangent och ange det 3-siffriga nummer som tilldelades
destinationen när destinationens e-postadress eller
faxnummer lagrades i en trycktangent eller grupptangent.

(8) Tangenten [Adressinmatn.] eller [Deladress]

Använd denna tangent för att direkt ange en adress när
du skickar en fil i scanningsläge eller Internetfaxläge. I
faxläge, använd denna tangent för att ange en deladress
och lösenord för F-kodkommunikation.

(9) Tangenten [Adressbok]

Tryck på denna tangent för att visa de destinationer som
är lagrade i adressboken.

34

EGENSKAPER FÖR LAGRADE FILER

FILEGENSKAPER

Skyddsinställningen kan väljas för filer som sparats med dokumentarkiveringsfunktionen. Detta förhindrar att filen flyttas
eller raderas automatiskt eller manuellt.
Tre olika attribut kan väljas för sparade filer: [Dela], [Skydda], och [Konfidentiellt]. När en fil har sparats med attributet
[Dela] är filen inte skyddad. När en fil har sparats med attributet [Skydda] eller [Konfidentiellt] är filen skyddad.
Filer som sparats till Snabb Filmapp är alla [Dela]. När en fil sparas till huvudmappen eller en anpassad mapp kan man
välja [Dela] eller [Konfidentiellt].

Dela

Skydda

Konfidentiellt

En [Dela] fil kan ändras till en [Skydda] eller [Konfidentiellt] fil med hjälp av [Ändra Egenskaper].

Ett lösenord kan inte ställas in för en [Skydda] fil, men så länge som inte filens egenskaper ändras till [Dela] med
[Ändra Egenskaper] kommer filen att skyddas och [Radera] och [Flytta] kan inte användas. Ikonen visas med
lägesikonen i filtangenten för en skyddad fil.

Ett lösenord ställs in för en [Konfidentiellt] fil för att skydda den. (Lösenordet måste anges för att hämta fram filen.)
Ikonen visas med lägesikonen i filtangenten för en konfidentiell fil.

ÄNDRA EGENSKAPEN

1

2

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Hämta Fil

Snabb Filmapp

dataåtkomst

Sök

Filmapp

Extern

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Om filen lagrades med funktionen "Fil",
tryck på tangenten [Filmapp]. Om filen
lagrades med funktionen "Snabbfil",
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

3

Alla Mappar

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som ett
exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

User 2

User 4

User 6

User 8

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten till den mapp som
innehåller den önskade filen.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

35

4

Tryck på tangenten till önskad fil.

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

1

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

1

• Du kan trycka på fliken [Per jobb] för att visa lägestangenterna (kopieringsläge, scanningsläge, etc.). När du trycker
på en lägestangent visas en lista över de filer som sparats i detta läge.
Om du vet vilket läge som filen sparats från, kan du snabbt hitta filen genom att trycka på tangenten [Per jobb].

• Du kan trycka på tangenten [Filnamn], [Användarnamn] eller [Datum] för att ändra visningsordningen för filerna.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

5

6

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Jobbinställningar / Ändra Egenskaper

file-01 Name 1

Dela Skydda

Konfidentiellt

Name 1

Skicka

Radera Information

A4

Egenskaper

A4

Lösenord

Ändra

Ångra

Ångra

Fullfärg

OK

Fullfärg

Tryck på tangenten [Ändra Egenskaper].

Tryck på knappen till önskad egenskap
och tryck sedan på knappen [OK].

Om du trycker på tangenten [Konfidentiellt], visas tangenten
[Lösenord].
Tryck på tangenten [Lösenord] för att öppna
lösenordsinmatningsskärmen. Ange lösenordet (5-8 siffror) med
siffertangenterna och tryck på tangenten [OK].

Ångra

Ange lösenord med siffertangenterna.

OK

Restriktioner för att ändra egenskap

• En fil som är inställd på "Dela" kan ändras till "Skydda" eller "Konfidentiellt". Men en fil som är inställd på "Dela" och som
sparats i Snabb Filmapp kan bara ändras till "Skydda".

• En fil som är inställd på "Skydda" kan ändras till "Dela" eller "Konfidentiellt". Men en fil som är inställd på "Skydda" och
som sparats i Snabb Filmapp kan bara ändras till "Dela".

• En fil som sparats i Snabb Filmapp kan inte ändras till "Konfidentiellt". Om filen flyttas till Huvudmapp eller en Anpassad
Mapp kan egenskaperna ändras till "Konfidentiellt".

• Två egenskaper kan inte väljas för en enda fil.

36

FLYTTA EN LAGRAD FIL

Du kan ändra lagringsmapp för en fil. (Filen kan flyttas till en annan mapp.)

1

2

3

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Om filen lagrades med funktionen "Fil",
tryck på tangenten [Filmapp]. Om filen
lagrades med funktionen "Snabbfil",
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten till den mapp som
innehåller den önskade filen.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som
ett exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

4

• Du kan trycka på fliken [Per jobb] för att visa lägestangenterna (kopieringsläge, scanningsläge, etc.). När du trycker
på en lägestangent visas en lista över de filer som sparats i detta läge.
Om du vet vilket läge som filen sparats från, kan du snabbt hitta filen genom att trycka på tangenten [Per jobb].

• Du kan trycka på tangenten [Filnamn], [Användarnamn] eller [Datum] för att ändra visningsordningen för filerna.

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

Tryck på tangenten till önskad fil.

1

1

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

37

5

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Name 1

Skicka

Radera Information

A4

Ändra

Egenskaper

Ångra

Fullfärg

Tryck på tangenten [Flytta].

Jobbinställningar / Flytta

file-01

Markera mappen som filen flyttats till

Filnamn file-01

Flytta till:

Name 1

A4

6

• En fil kan inte flyttas till Snabb Filmapp.

• När filnamnet ändras flyttas filen till den nya mappen med det nya namnet. Filen kopieras inte till den nya mappen.

• För att ändra filnamn, tryck på tangenten [Filnamn].

(1) (2)

Jobbinställningar / Flytta

User 1

User 3

User 5

7

User 7

Alla Mappar ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som
ett exempel.

Huvudmapp OK

User 2

User 4

User 6

User 8

Ångra

Fullfärg

Flytta

1/1

Tryck på tangenten [Flytta till:].

Välj destinationsmapp.

(1) Välj den mapp som du vill flytta filen till.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas
en skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och
tryck på tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

(2) Tryck på tangenten [OK].

Ångra

Fullfärg

Flytta

8

Jobbinställningar / Flytta

file-01

Markera mappen som filen flyttats till

Filnamn

Flytta till:

file-01

User 2

Name 1

A4

En fil med egenskapen "Skydda" kan inte flyttas. För att flytta en skyddad fil, ändra dess egenskap till "Dela" eller
"Konfidentiellt".

Tryck på tangenten [Flytta].

38

RADERA EN LAGRAD FIL

Du kan radera lagrade filer som du inte längre behöver.

1

2

3

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Om filen lagrades med funktionen "Fil",
tryck på tangenten [Filmapp]. Om filen
lagrades med funktionen "Snabbfil",
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten till den mapp som
innehåller den önskade filen.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som
ett exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Per jobb

Name 1

Name 2

Name 3

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

4

• Du kan trycka på fliken [Per jobb] för att visa lägestangenterna (kopieringsläge, scanningsläge, etc.). När du trycker
på en lägestangent visas en lista över de filer som sparats i detta läge.
Om du vet vilket läge som filen sparats från, kan du snabbt hitta filen genom att trycka på tangenten [Per jobb].

• Du kan trycka på tangenten [Filnamn], [Användarnamn] eller [Datum] för att ändra visningsordningen för filerna.

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

Tryck på tangenten till önskad fil.

1

1

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

39

Ångra

Fullfärg

Tryck på tangenten [Radera].

När du trycker på tangenten [Radera], visas ett
bekräftelsemeddelande. Tryck på tangenten [Ja].

Radera fildata?

Name 1
file-01

Nej Ja

5

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Name 1

Skicka

Radera Information

A4

Ändra

Egenskaper

En fil med egenskapen "Skydda" kan inte raderas. För att radera en skyddad fil, ändra dess egenskap till "Dela" eller
"Konfidentiellt".

40

HÄMTA OCH ANVÄNDA EN FIL FRÅN JOBBSTATUSSKÄRMEN

Filer som lagrats med funktionen Fil och Snabbfil visas som tangenter på jobbstatusskärmen Slutfört.
Detta är praktiskt när du snabbt behöver skriva ut sparade data för ett kopieringsjobb eller snabbt skicka ett sparat fax till
en annan destination.

1

2

3

4

JOBB STATUS

Arbetskö Ant.Set/Förlopp Status

Kopiera 020 / 001 Kopierar

Kopiera 020 / 000 Väntar

Computer01 020 / 000 Väntar

0312345678 002 / 000 Väntar

Arb. Slutförda Tid Ant.set Status

Computer02 010/010 OK

Kopiera 005/005 OK

Computer03 002/002 OK

Kopiera 003/003

Arb. Slutförda Tid Ant.set Status

Computer02 010/010

Kopiera 005/005

Computer03 002/002

Kopiera 003/003

14:38 12/09

14:38 12/09

14:09 12/09

13:27 12/09 OK

14:38 12/09

14:38 12/09

14:09 12/09

13:27 12/09

OK

OK

OK

OK

1/1

1/8

1/8

Köar

Arbetskö

Slutfört

Information

Prioritet

Stopp/Rad.

InternetfaxFaxarb.Scanna tillUtskrift

Köar

Arbetskö

Slutfört

Information

Ring upp

InternetfaxFaxarb.Scanna tillUtskrift

Köar
Arbetskö

Slutfört

Information

Ring upp

InternetfaxFaxarb.Scanna tillUtskrift

Tryck på tangenten [JOBB STATUS].

Tryck på jobbstatusskärmens
väljarknapp för att välja "Slutfört".

Tryck på tangenten till önskad fil.

För att visa information om den valda filen, tryck på tangenten
[Information].

Tryck på tangenten [Ring upp].

5

Jobbinställningar

file-01

Välj jobb.

Skriv ut

Flytta

Name 1

Skicka

Radera

A4

Ändra

Egenskaper

Information

Ångra

Fullfärg

Tryck på tangenten för den åtgärd som
du vill utföra.

Inställningsskärmen för den valda åtgärden visas.

☞ SKRIVA UT EN LAGRAD FIL (sidan 28),

SKICKA EN LAGRAD FIL (sidan 32),
EGENSKAPER FÖR LAGRADE FILER (sidan 35),
FLYTTA EN LAGRAD FIL (sidan 37),
RADERA EN LAGRAD FIL (sidan 39)

41

SÖKA EFTER EN LAGRAD FIL

När det finns många lagrade filer, kan det ta en stund att hitta en fil. Med dokumentarkiveringslägets sökfunktion kan du
snabbt hitta en fil.

GRUNDLÄGGANDE SÖKPROCEDUR

Den grundläggande proceduren för att söka i alla mappar på hårddisken förklaras här.
Du kan söka även om du bara känner till en del av filnamnet eller mappnamnet.

Exempel: Du känner bara till en del av ett filnamn: "Möte"

[Hårddisk]

För individer

Huvud

1

2

Snabbfil

För möten

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

Regelbundet

möte

Rapport

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Text 1

Mötesgrafik

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

För
möten

När du söker på
ordet "Möte"...

Regelbundet

möte

Alla mappar och filer som
innehåller ordet "Möte" listas.

[Sökresultat]

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

Tryck på tangenten [Sök].

Mötesgrafik

3

Sök

Fil- eller mappnamn

Sök utan nuvarande mapp

Användarnamn

Lösenord

Ångra

Extern

dataåtkomst

Sökstart

Tryck på tangenten [Användarnamn] eller
[Fil- eller mappnamn].

Om du vet användarnamnet, tryck då på knappen
[Användarnamn] och gå till "Använda användarnamnet för att

söka" i steg 4.

Om du vet användarnamnet, tryck då på knappen [Fil- eller
mappnamn] och gå till "Använda filnamnet eller mappnamnet för

att söka" i steg 4.

42

4

(B)

Sök

Välj användarnamn

Name 1

Name 3

Name 5

Name 7

Alla Använd.

Name 2

Name 4

Name 6

Name 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

1

25

Ångra

Stan.använd.

Direktval

ABC Använ.

(A) (C)

Använda användarnamnet för att söka

Du kan välja användarnamn på fyra sätt:

OK

(A)Tryck en gång på användarnamnets tangent.

Användarnamnet som du tryckte på markeras.
Om du råkar välja fel användarnamn, trycker du på
tangenten till rätt namn.

(B)Tryck på tangenten [Stan.använd.].

Du kan välja användarnamn bland standardanvändarna i
inställningarna för användarkonto.

(C)Tryck på tangenten .

(D)

Ett område [---] för att skriva in ett registreringsnummer direkt
visas högst upp på knappen. Du kan välja användarnamn
genom att ange det 3-siffriga användarnummer som
konfigurerades när användaren lagrades.

(D)Tryck på tangenten [Direktval].

En skärm för textinmatning visas. Ange användarnamnet
direkt. För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i
Bruksanvisningen. Du kan söka även om du bara anger de

första bokstäverna i användarnamnet.
När du har valt användarnamn trycker du på tangenten [OK]. För
att endast söka efter filer med samma användarnamn och
lösenord, tryck på knappen [Lösenord] och ange lösenordet.
(Det går inte att söka med endast ett lösenord.)

5

Sök

Fil- eller mappnamn

Användarnamn

Lösenord

Name 1

Ångra

Sökstart

Använda filnamnet eller mappnamnet för
att söka

Ange filnamnet eller mappnamnet och tryck på [OK].
För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i Bruksanvisningen.

Tryck på tangenten [Sökstart].

Sökresultaten visas på en skärm som liknar den följande
skärmen. En lista med filer som matchar dina söktermer visas.
Tryck på önskat filnamn eller mappnamn.
Jobbinställningsskärmen visas.

Sök

Fil- eller mappnamn Användarnamn Datum

file-01 Name 1

Ångra

Du kan trycka på tangenten [Ångra] för att komma tillbaka till
steg 2.
Du kan trycka på tangenten [Sök Igen] för att komma tillbaka till
steg 3.

01/08/2005

Sök Igen

1/1

•

När du söker med [Fil- eller mappnamn], visas även anpassade mappar som uppfyller sökkriterierna på listan. När du
trycker på en mapptangent, visas en lista över filerna i mappen. Om filen du söker efter finns med på listan, tryck på den.

• Du kan dessutom begränsa sökningen till en specifik mapp. För mer information, se "Söka i en mapp" (sida 44).

• Du kan också använda webbsidorna för att söka en fil. Klicka på [Dokumentåtgärder], [Dokumentarkivering] och
sedan på [Sök] i webbsidans meny.

43

Söka i en mapp

Du kan specificera en mapp för att begränsa sökintervallet till den mappen. För att söka i en specificerad mapp, följ
stegen nedan.

1

2

3

Tryck på tangenten
[DOKUMENT-ARKIVERING].

För att söka i huvudmappen eller en
anpassad mapp, tryck på tangenten
[Filmapp]. För att söka i Snabb Filmapp,
tryck på tangenten [Snabb Filmapp].

Om du tryckte på knappen [Snabb Filmapp], gå till steg 4. Den
snabba filmappen öppnas i steg 4.

Lagra Fil

Scanna till

hårddisk

DOKUMENT­ARKIVERING

Hårddis. stat.

Sök

Hämta Fil

Filmapp

Snabb Filmapp

Extern

dataåtkomst

Systeminställningar (Administratör): Användarregistrering

Om användarautenticering har aktiverats och "Min mapp" har angetts i "Användarregistrering" i systeminställningarna,
gå till steg 4. Den anpassade mappen som angetts som "Min mapp" öppnas i steg 4.

Anpassad Mapp

User 1

User 3

User 5

User 7

Alla Mappar

User 2

User 4

User 6

User 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

Sök FöregåendeHuvudmapp

1/1

Tryck på tangenten för den mapp som du
vill söka i.

Om ett lösenord har angetts för den valda mappen, visas en
skärm för lösenordsinmatning.
Ange lösenordet (5-8 siffror) med siffertangenterna och tryck på
tangenten [OK].

Ovanstående skärm visar de anpassade mapparna som ett
exempel. Om du vill växla till huvudmappen, tryck på
tangenten [Huvudmapp].

Sök Föregående

01/08/2005

01/08/2005

01/08/2005

Satsvis utskrift

Ångra

Sökstart

4

5

User 1

Filnamn Användarnamn Datum

file-01

file-02

file-03.tiff

Alla Filer

Sök

Fil- eller mappnamn

Sök utan nuvarande mapp

Per jobb

Användarnamn

Lösenord

Name 1

Name 2

Name 3

Ange lösenord med siffertangenterna.

Ångra

OK

Tryck på tangenten [Sök].

1

1

Tryck på tangenten [Användarnamn] eller
[Fil- eller mappnamn].

Om du vet användarnamnet, tryck då på knappen
[Användarnamn] och gå till "Använda användarnamnet för att

söka" i steg 6.

Om du vet användarnamnet, tryck då på knappen [Fil- eller
mappnamn] och gå till "Använda filnamnet eller mappnamnet för

att söka" i steg 6.

44

6

(B)

Sök

Välj användarnamn

Name 1

Name 3

Name 5

Name 7

Alla Använd.

Name 2

Name 4

Name 6

Name 8

ABCD EFGHI JKLMN OPQRST UVWXYZ

1

25

Ångra

Stan.använd.

Direktval

ABC Använ.

(A) (C)

Använda användarnamnet för att söka

Du kan välja användarnamn på fyra sätt:

OK

(A)Tryck en gång på användarnamnets tangent.

Användarnamnet som du tryckte på markeras.
Om du råkar välja fel användarnamn, trycker du på
tangenten till rätt namn.

(B)Tryck på tangenten [Stan.använd.].

Du kan välja användarnamn bland standardanvändarna i
inställningarna för användarkonto.

(C)Tryck på tangenten .

(D)

Ett område [---] för att skriva in ett registreringsnummer direkt
visas högst upp på knappen. Du kan välja användarnamn
genom att ange det 3-siffriga användarnummer som
konfigurerades när användaren lagrades.

(D)Tryck på tangenten [Direktval].

En skärm för textinmatning visas. Ange användarnamnet
direkt. För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i
Bruksanvisningen. Du kan söka även om du bara anger de

första bokstäverna i användarnamnet.
När du har valt användarnamn trycker du på tangenten [OK]. För
att endast söka efter filer med samma användarnamn och
lösenord, tryck på knappen [Lösenord] och ange lösenordet.
(Det går inte att söka med endast ett lösenord.)

7

Sök

Fil- eller mappnamn

Sök utan nuvarande mapp

Användarnamn

Lösenord

Name 1

file-01

Ångra

Sökstart

Använda filnamnet eller mappnamnet för
att söka

Ange filnamnet eller mappnamnet och tryck på [OK].
För att ange text, se "6. SKRIVA TEXT" i Bruksanvisningen.

Tryck på tangenten [Sökstart].

För att endast söka efter filer som finns i den aktuella mappen,
markera kryssrutan [Sök utan nuvarande mapp] .
Filer i en konfidentiell mapp med ett lösenord visas endast bland
sökresultaten när denna kryssrutan markerats i den
konfidentiella mappen.
Sökresultaten visas på en skärm som liknar den följande
skärmen.
En lista med filer som matchar dina söktermer visas. Tryck på
tangenten till önskad fil. Jobbinställningsskärmen visas.

Sök

Fil- eller mappnamn Användarnamn Datum

file-01 Name 1

Ångra

01/08/2005

Sök Igen

1/1

Du kan trycka på tangenten [Ångra] för att komma tillbaka till
steg 2.
Du kan trycka på tangenten [Sök Igen] för att komma tillbaka till
steg 5.

45

Dokumentarkiveringsguide

MODELL:

MX-2300N
MX-2700N

MX2700-SE-FIL-Z1