Sharp MX-2700N, MX-4501N, MX-4500N, MX-2300N, MX-2700G DOCUMENT FILING GUIDE
...
MODELE:
MX-2300G
MX-2300N
MX-2700G
MX-2700N
MX-3500N
MX-3501N
MX-4500N
MX-4501N
Guide de classement de document
TABLE DES MATIERES
A PROPOS DU MANUEL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
• MANUELS FOURNIS AVEC LA MACHINE . . . . . . 2
ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
1
PRESENTATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
• TYPES D'ARCHIVAGES DE DOCUMENTS . . . . . 4
• UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE
DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
• AVANT D'UTILISER L'ARCHIVAGE DE
DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
• POINTS IMPORTANTS LORS DE
L'UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE
DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
• UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE
DOCUMENTS DANS CHAQUE MODE . . . . . . . . . 9
ECRAN DE BASE DU MODE ARCHIVAGE DE
DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
ENREGISTREMENT DE FICHIERS
2
VIA L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE DE
"Fichier Temp." . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE DE
"Fichier" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
• INFORMATIONS SUR LE FICHIER. . . . . . . . . . . 15
ENREGISTREMENT D'UN DOCUMENT
UNIQUEMENT (Numériser vers disque dur) . . . . . . 17
• ECRAN "Numériser vers disque dur" . . . . . . . . . . 17
• UTILISATION DE LA FONCTION "Numériser
vers disque dur" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
• REGLAGES DES ORIGINAUX POUR
"Numériser vers disque dur" . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
UTILISATION DE FICHIERS
3
ENREGISTRES
SEQUENCE D'UTILISATION D'UN FICHIER
ENREGISTRE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
• SEQUENCE CLASSIQUE D'UTILISATION
D'UN FICHIER ENREGISTRE . . . . . . . . . . . . . . . 22
• SEQUENCE D'UTILISATION D'UN FICHIER
ENREGISTRE LORSQUE
L'AUTHENTIFICATION DE L'UTILISATEUR
EST ACTIVEE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
ECRANS DE SELECTION DU DOSSIER ET DU
FICHIER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
• ECRAN DE SELECTION DU DOSSIER . . . . . . . 25
• ECRAN DE SELECTION DU FICHIER . . . . . . . . 26
• ECRAN DES REGLAGES DES TRAVAUX . . . . . 27
IMPRESSION D'UN FICHIER ENREGISTRE . . . . . . 28
• ECRAN DES PARAMETRES D'IMPRESSION . . 29
• IMPRESSION PAR LOTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
ENVOI D'UN FICHIER ENREGISTRE . . . . . . . . . . . . 32
• ECRAN DES REGLAGES D'ENVOI . . . . . . . . . . 34
PROPRIETES DES FICHIERS ENREGISTRES . . . . 35
• PROPRIETES DU FICHIER. . . . . . . . . . . . . . . . . 35
• MODIFICATION DE LA PROPRIETE . . . . . . . . . 35
DEPLACEMENT D'UN FICHIER ENREGISTRE . . . . 37
SUPPRESSION D'UN FICHIER ENREGISTRE. . . . . 39
APPEL ET UTILISATION D'UN FICHIER DEPUIS
L'ECRAN D'ETAT DES TRAVAUX . . . . . . . . . . . . . . 41
RECHERCHE D'UN FICHIER ENREGISTRE . . . . . . 42
• PROCEDURE DE RECHERCHE DE BASE . . . . 42
1
A PROPOS DU MANUEL
Remarque
• Lorsque ce manuel indique les "séries MX-2300/2700" ou les "séries MX-3500/4500", les modèles suivants sont concernés :
Séries MX-2300/2700 : MX-2300G, MX-2300N, MX-2700G, MX-2700N
Séries MX-3500/4500 : MX-3500N, MX-3501N, MX-4500N, MX-4501N
•
Ce manuel contient des références à la fonction fax. Cependant, notez que cette fonction n'est pas disponible dans certains pays et certaines régions.
• Un soin particulier a été apporté à la rédaction de ce guide. Si vous avez des commentaires ou des questions concernant le
guide, veuillez contacter votre fournisseur ou votre représentant du service après-vente le plus proche.
• Ce produit a été soumis à un contrôle qualité et à des procédures d'inspection très stricts. Dans l'éventualité où un défaut ou
tout autre problème apparaîtrait, veuillez contacter votre distributeur ou votre service après-vente le plus proche.
• A l'exception des cas prévus par la loi, SHARP décline tout responsabilité en cas de panne lors de l'utilisation du produit ou de
ses options, en cas de panne causée par une mauvaise utilisation du produit et de ses options ou en cas de toute autre panne,
ou en cas de dommage provoqué par l'utilisation du produit.
Avertissement
• La reproduction, l'adaptation et la traduction du contenu du présent manuel sont interdites sans autorisation écrite préalable,
sauf dans le cadre permis par la loi sur les droits d'auteur.
• Le contenu du présent manuel est susceptible d'être modifié sans avis préalable.
Illustrations et descriptions du tableau de bord et de l'écran tactile dans le manuel
Les périphériques sont généralement en option, toutefois, certains modèles sont équipés de périphériques en configuration standard.
Les explications fournies dans ce manuel supposent que le plateau de droite et le meuble/magasin 2 x 500 feuilles sont installés
sur le modèle MX-2700N (modèle équipé d'un chargeur automatique de documents en configuration standard).
Pour mieux expliquer certaines fonctions et utilisations, on suppose parfois qu'un périphérique supplémentaire est installé.
Portée des explications de ce guide
• Les explications relatives à la fonction archivage de documents supposent que l'utilisateur est familiarisé avec le mode copie et
tout autre mode de la machine.
Ce guide ne contient pas d'explications détaillées sur les autres modes utilisés en parallèle avec la fonction archivage de documents.
Pour toute question relative à l'un des autres modes, reportez-vous au guide correspondant.
• Pour expliquer de manière plus approfondie certaines fonctions et utilisations, des équipements périphériques supplémentaires
(kit d'extension I-Fax, etc.) doivent être installés.
• La fonction qui ne peut pas être utilisée en fonction de l'installation des équipements périphériques est fourni.
• Certains équipements périphériques peuvent ne pas être disponibles dans certains pays et régions.
Le contenu des photos d'écran, les messages et les noms des touches utilisés dans le manuel pourraient être
différents de ceux utilisés sur la machine en cas d'améliorations ou de modifications du produit.
MANUELS FOURNIS AVEC LA MACHINE
Fournis avec la machine, vous avez à votre disposition des manuels imprimés ainsi que des manuels au format PDF enregistrés sur le disque
dur de la machine. Lorsque vous vous servez de la machine, veuillez lire le manuel correspondant à la fonction que vous souhaitez utiliser.
Manuels imprimés
Nom du manuel Description
Guide de sécurité
Guide d'installation
du logiciel
Guide de
démarrage rapide
Dépannage
Guide de
référence rapide
du télécopieur
Ce manuel contient des instructions pour utiliser la machine en toute sécurité et décrit les caractéristiques
de la machine et des périphériques.
Ce manuel explique comment installer le logiciel et configurer les réglages pour utiliser la machine en
mode imprimante ou scanner.
Ce manuel fournit une explication facilement compréhensible de toutes les fonctions de la machine en un seul volume.
Des explications détaillées de chacune des fonctions sont disponibles dans les manuels au format PDF.
Ce manuel explique comment retirer les feuilles bloquées et répond aux questions les plus fréquentes concernant
l'utilisation de la machine dans chaque mode. Reportez-vous à ce manuel en cas de difficulté à utiliser la machine.
Ce manuel décrit les procédures de base pour l'utilisation de la fonction télécopie de la machine et fournit un
aperçu des caractéristiques de cette fonction, ainsi que les procédures de dépannage et les spécifications.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la fonction télécopie et sur les réglages système du télécopieur,
reportez-vous au "Guide facsimilé" au format PDF.
2
Manuels d'utilisation au format PDF
Les manuels au format PDF fournissent une explication détaillée des procédures d'utilisation de la machine dans
chaque mode. Pour visualiser les manuels PDF, vous devez les télécharger à partir du disque dur de la machine. La
procédure à suivre pour télécharger les manuels est expliquée à la section "Comment télécharger les manuels au
format PDF" du guide de démarrage rapide.
Nom du manuel Description
Guide de
l'utilisateur
Guide du copieur Ce manuel fournit une explication détaillée des procédures d'utilisation de la fonction copieur.
Guide de
l'imprimante
Guide facsimilé
Guide du scanner
Guide de
classement de
document
(ce manuel)
Guide des
paramètres
système
Ce manuel fournit des informations telles que les procédures de fonctionnement de base, comment
charger le papier et l'entretien de la machine.
Ce manuel fournit une explication détaillée des procédures d'utilisation de la fonction imprimante.
Ce manuel fournit une explication détaillée des procédures d'utilisation de la fonction télécopieur et des
"Réglages système" relatifs à cette fonction.
Ce manuel fournit une explication détaillée des procédures d'utilisation de la fonction scanner et fax
internet (I-Fax).
Ce manuel fournit une explication détaillée des procédures d'utilisation de la fonction archivage de
documents. Cette fonction permet de sauvegarder les données d'un travail de copie, de télécopie ou
d'impression dans un fichier sur le disque dur de la machine. Vous pouvez ensuite appeler le fichier
quand vous le souhaitez.
Ce manuel décrit les "Réglages système" qui permettent de configurer toute une variété de paramètres
en fonction de vos objectifs et de vos besoins. Vous pouvez afficher ou imprimer les réglages en cours à
partir du menu "Réglages système".
Icônes utilisées dans les différents manuels
Les icônes utilisées dans les différents manuels indiquent les informations suivantes :
Indique une situation où la machine
risque de subir un dommage ou une
panne.
Fournit une explication
complémentaire au sujet d'une
fonction ou d'une procédure.
Explique comment annuler ou modifier
une opération.
Indique le nom d'un réglage système et fournit une brève explication
du réglage. Pour plus d'informations sur chaque réglage système,
reportez-vous au guide des paramètres système.
Lorsque "Réglages système :" apparaît :
Un réglage d'ordre général est expliqué.
Lorsque "Réglages système (administrateur) :" apparaît :
Un réglage que seul un administrateur peut configurer est expliqué.
3
ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
1
Ce chapitre contient des informations que vous devez lire avant d'utiliser la fonction archivage de documents,
notamment une présentation, ainsi que les fonctionnalités et les fonctions de l'archivage de documents. Il contient
également les points à ne pas oublier lors de l'utilisation de la fonction archivage.
PRESENTATION
La fonction archivage de documents vous permet de sauvegarder l'image d'un travail de copie ou de télécopie ou les
données d'un travail d'impression dans un fichier sur le disque dur de la machine.
Le fichier enregistré peut être appelé avant d'être imprimé ou transféré si nécessaire.
Enregistrement de données
sous forme de fichier
I-Fax
Scan
Imprimer
Copie
Quel que soit le mode utilisé, les données du
document sont enregistrées sur le disque dur
dans un fichier de données.
Disque dur
Fax
Numériser
vers disque dur
Ouverture et utilisation d'un fichier enregistré
Imprimer Envoyer
Disque dur
Vous pouvez imprimer le fichier enregistré. Il peut être
également envoyé par fax ou transféré vers un autre
ordinateur via le réseau. Vous pouvez aussi simplement
enregistrer le fichier sur le disque dur à des fins
d'archivage.
TYPES D'ARCHIVAGES DE DOCUMENTS
Il existe trois façons d'enregistrer un fichier via l'archivage de documents : Fichier Temp., Fichier et Numériser vers
disque dur.
Fichier Temp.
Fichier
Numériser vers
disque dur
Cette méthode permet d'enregistrer facilement le document copié ou faxé ou les données imprimées. Le
fichier peut être enregistré rapidement et facilement car aucun réglage n'est requis.
N'importe qui peut utiliser le fichier enregistré. N'ayez pas recours à cette méthode pour enregistrer des
fichiers contenant des données sensibles ou confidentielles ou si vous ne souhaitez que d'autres
personnes utilisent les fichiers.
A la différence de Fichier Temp., la fonction Fichier permet d'ajouter divers types d'informations lors de l'enregistrement du fichier.
Les informations ajoutées permettent de mieux gérer le fichier.
Il est possible de définir un mot de passe pour éviter que quiconque puisse utiliser le fichier.
Utilisez cette fonction simplement pour enregistrer un document. Il s'agit d'une fonctionnalité de la fonction Fichier.
Les autres méthodes d'archivage de documents sauvegardent les travaux de copie, de numérisation,
etc. dans un fichier sur le disque dur lorsque la fonction correspondante est activée. Utilisez la fonction
Numériser vers disque dur si vous souhaitez simplement sauvegarder un document sur le disque dur.
4
UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Les exemples ci-dessous décrivent comment utiliser l'archivage de documents.
Comment utiliser rapidement un fichier
Exemple : vous avez préparé pour une réunion des documents faisant plusieurs pages, or vous avez besoin
d'une copie supplémentaire suite à l'ajout d'un nouveau participant.
Le document n'a pas été enregistré via l'archivage de
documents
Toutes les pages de l'original doivent être à
nouveau numérisées.
Les réglages relatifs à la création du travail,
au taux de reproduction et au mode de
couleur doivent tous être à nouveau
sélectionnés.
Temps nécessaire pour sélectionner les réglages + temps
nécessaire pour numériser le document original + temps
nécessaire pour imprimer les copies
Il est peu probable que vous ayez terminé avant le début de la
réunion.
Comme indiqué ci-dessus, tous les réglages doivent être à
nouveau sélectionnés pour obtenir une nouvelle copie du
document. Si vous avez oublié les réglages, il sera peut-être
nécessaire de passer beaucoup de temps avant de réussir à
obtenir le même résultat que la dernière fois.
Le document a été enregistré via l'archivage de
documents
Les pages numérisées sont enregistrées sur
le disque dur. Vous pouvez appeler le fichier
à tout moment.
Les réglages sélectionnés pendant que
vous copiez les documents sont également
enregistrés.
Il est donc inutile de reconfigurer les réglages.
Temps nécessaire pour appeler le document enregistré + temps
nécessaire pour imprimer les copies
L'impression se fait rapidement et la copie est prête à temps pour
la réunion!
Le document peut être appelé et imprimé en utilisant rapidement
et facilement les mêmes réglages.
Comme le montre l'exemple, l'enregistrement d'un document via la fonction d'archivage vous évite d'avoir à renumériser
le document original et à resélectionner les réglages, vous faisant gagner un temps considérable.
Pratique pour gérer les documents fréquemment utilisés
Exemple : gestion d'un grand nombre de formulaires commerciaux
Sans archivage de documents
Vous ne parvenez pas à trouver immédiatement
le formulaire qu'il vous faut.
Formulaires de congés payés?
Formulaires de voyages d'affaires?
Formulaires d'activité quotidienne
?
Avec l'archivage de documents
Le formulaire recherché peut être sélectionné facilement
depuis la liste d'archivage de documents et la gestion des
documents est efficace.
Dossier principal
Nom de fichier
Formulaires de congés payés
Form. d'activité quotidienne
Formulaires voyages d'affaires
Tous fichiers
Par travail
RechercheDossier perso. Précédent
Nom util. Date
Nom 1
Nom 1
Nom 1
01/08/2005
01/08/2005
01/08/2005
Impr. par lots
1
1
1
Les formulaires de demande, d'activité et autres formulaires peuvent être enregistrés sur le disque dur, ce qui vous
permet de les récupérer facilement et d'imprimer le nombre de copies que vous souhaitez à n'importe quel moment.
5
AVANT D'UTILISER L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Avant d'utiliser la fonction archivage de documents, il est préférable de créer des noms d'utilisateur et des dossiers personnalisés. Si l'accès
aux documents se fait via la saisie d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe, il est conseillé de créer un dossier appelé Mon dossier.
Le nom d'utilisateur, les dossiers personnalisés et Mon dossier sont créés dans les réglages système.
Nom d'utilisateur
Dossier
personnalisé
Mon dossier
Réglages système (administrateur) : Enregistrement de l'utilisateur
Permet d'enregistrer un nom d'utilisateur et de spécifier un dossier Mon dossier.
Réglages système : Contrôle de l'archivage de documents
Permet de créer des dossiers personnalisés destinés à l'archivage de documents. Vous pouvez définir un mot de passe
lorsqu'un dossier personnalisé est créé.
Le nom d'utilisateur est configuré dans "Enregistrement de l'utilisateur" dans les réglages système (administrateur).
Les dossiers personnalisés sont créés dans "Contrôle de l'archivage de documents" dans les réglages système.
Vous pouvez définir un mot de passe lorsqu'un dossier personnalisé est créé.
Une fois le mot de passe défini, un écran de saisie de mot de passe apparaît lorsque vous sélectionnez
le dossier personnalisé. Cette méthode est pratique pour enregistrer des données confidentielles.
Mon dossier est configuré dans "Enregistrement de l'utilisateur" dans les réglages système
(administrateur). Lorsque l'authentification de l'utilisateur est activée et qu'un fichier est enregistré via la
fonction "Fichier", le dossier personnalisé spécifié comme Mon dossier est sélectionné automatiquement.
Dossiers
Trois types de dossier sont utilisés pour enregistrer des fichiers via l'archivage de documents.
Configuration des dossiers sur le disque dur
Dossier De
Fichier
Temp.
Dossier De Fichier Temp.
Les documents sauvegardés à l'aide de la touche [Fichier temp.] sont enregistrés dans ce dossier. Un nom d'utilisateur
et un nom de fichier sont automatiquement affectés au travail.
Dossier principal
Les documents numérisés à l'aide la touche [Fichier] sont enregistrés dans ce dossier.
Lorsque vous enregistrez un travail dans le Dossier principal, vous pouvez spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et attribuer un nom de fichier.
Un mot de passe peut également être configuré lors de l'enregistrement d'un fichier ([Confidentiel]).
Dossier personnalisé
Des dossiers portant des noms personnalisés peuvent être créés dans ce dossier.
Si vous avez sélectionné un dossier personnalisé avant d'appuyer sur la touche [Fichier], le document est numérisé dans ce dossier.
Comme pour le Dossier principal, un dossier personnalisé permet de spécifier un nom d'utilisateur déjà enregistré et
attribuer un nom de fichier lors de l'enregistrement du travail.
Des mots de passe peuvent être configurés pour les Dossiers personnalisés et pour les fichiers enregistrés dans les Dossiers personnalisés.
Vous pouvez créer jusqu'à 500 dossiers personnalisés sur le disque dur.
Dossier
principal
Dossier
personnalisé
6
Nombre de pages et de fichiers pouvant être archivés
Nombre total de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans les dossiers
personnalisés et dans le dossier principal
Modèles Exemples de types d'originaux Nombre de pages* Nombre de fichiers
MX-3501N
MX-4501N
Autres modèles
Original couleur
(Texte plus photo)
Original noir et
blanc
(Texte)
Original couleur
(Texte plus photo)
Original noir et
blanc
(Texte)
Format :
A4 (8-1/2" x 11")
Format :
A4 (8-1/2" x 11")
Format :
A4 (8-1/2" x 11")
Format :
A4 (8-1/2" x 11")
Max. 1200
Max. 3000
Max. 4200
Max. 400
Max. 1000
Max. 1400
Nombre de pages et de fichiers pouvant être enregistrés dans le dossier de fichier temp.
Modèles Exemples de types d'originaux Nombre de pages* Nombre de fichiers
Original couleur
(Texte plus photo)
Format :
Tous les modèles
Original noir et
blanc
(Texte)
* Les nombres indiqués sont des approximations du nombre de pages pouvant être enregistrées lorsque toutes les pages sont en
couleur et lorsque toutes les pages sont en noir et blanc.
A4 (8-1/2" x 11")
Format :
A4 (8-1/2" x 11")
L'espace mémoire utilisé par le dossier de fichier temp. est également utilisé par la fonction de tri électronique du mode
copie. Si beaucoup de fichiers s'accumulent inutilement dans le dossier de fichier temp., cela affecte le tri électronique
lorsqu'il y a un grand nombre de pages à trier. Pensez à effacer les fichiers inutiles.
Les types d'originaux décrits ci-dessus sont utilisés à titre d'exemple pour mieux expliquer la procédure. Le nombre réel
de pages pouvant être enregistrées dépend du contenu des images.
Max. 400
Max. 1000
Max. 1400
7
Fichiers
Lorsqu'un fichier est enregistré via la fonction "Fichier", les informations suivantes peuvent être ajoutées.
Nom d'utilisateur: Utilisateur 1
Nom de fichier: Résumé de la réunion
Mot de passe: 12345678
Dossier
"Résumé de la réunion"
Ajouter ces informations au fichier enregistré permet de le distinguer des autres fichiers.
Nom d'utilisateur : permet de spécifier le propriétaire du fichier. Le nom d'utilisateur doit d'abord être enregistré dans
"Enregistrement de l'utilisateur" dans les réglages système (administrateur).
Nom de fichier : permet de saisir un nom de fichier.
Dossier : permet de sélectionner le dossier dans lequel le fichier doit être enregistré.
Confidentiel :
Les informations ci-dessus ne peuvent pas être spécifiées lorsqu'un fichier est enregistré via la fonction Fichier temporaire.
vous pouvez définir un mot de passe de 5 à 8 chiffres pour éviter que quiconque puisse utiliser le fichier.
Réglages système (administrateur) : Enregistrement de l'utilisateur
Permet d'enregistrer des noms d'utilisateur.
POINTS IMPORTANTS LORS DE L'UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Tenez compte des points suivants lors de l'utilisation de l'archivage de documents :
• Les documents sauvegardés avec [Fichier temp.] sont des fichiers de "Partage" que n'importe qui peut appeler afin de
les imprimer ou de les envoyer. Par conséquent, ne vous servez pas de la fonction Fichier temp. pour les documents
sensibles ou que vous ne souhaitez pas voir utilisés par d'autres personnes.
• En enregistrant un document avec la fonction "Fichier", réglez l'attribut sur "Confidentiel" et définissez un mot de
passe afin d'empêcher la réutilisation du document par d'autres. Lorsque vous enregistrez un fichier en tant que
fichier "Confidentiel", faites attention à ne pas donner le mot de passe à quiconque.
• Même si un fichier est enregistré avec la propriété [Confidentiel], celle-ci peut être définie ensuite sur [Partage]. Pour
cette raison, ne sauvegardez pas de documents sensibles ou de documents que vous ne souhaitez pas voir réutilisés
par d'autres.
• Sans préjudice des dispositions légales, SHARP Corporation décline toute responsabilité pour tout préjudice résultant
de la fuite d'informations sensibles dues à une manipulation par un tiers de données enregistrées à l'aide de la
fonction Fichier temporaire. ou Fichier, ou à une utilisation incorrecte de la fonction Fichier temporaire. ou de la
fonction archivage par l'utilisateur qui enregistre des données.
8
UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS DANS CHAQUE MODE
En mode copie, télécopie ou envoi d'image, l'original peut être sauvegardé comme fichier image sur le disque dur en
même temps qu'il est copié ou transféré. En mode numérisation vers disque dur, l'original peut être enregistré dans un
fichier sur le disque dur même s'il n'est pas copié ou envoyé.
Mode copie
Le document original est enregistré en tant que fichier
image en même temps qu'il est copié.
ARCHIVAGE
DOC.
ENVOI IMAGE
COPIE
Prêt à numériser pour copier.
Couleurs
Mode couleur
Régl. détails
des travaux
Auto.
Exposition
100%
Taux de repro.
A4
Normal
A4
Copie R/V
Sortie
Modes spéciaux
Fichier
Fichier temp.
Original
1.
A4
2.
A4R
B4
3.
A3
4.
(1) Appuyez sur la touche [COPIE].
0
(2) Appuyez sur la touche [Fichier temp.] ou
[Fichier].
(1)
(2)
Mode envoi d'image
Exemple : écran de base du mode numérisation
Le document original est enregistré en tant que fichier
image en même temps qu'il est numérisé.
(2)
(1)
ARCHIVAGE
DOC.
ENVOI IMAGE
COPIE
Prêt à envoyer.
Numérisation
Commut. mode
Réglages de
l'image
Réglages envoi
Numéris.
A4
Envoi
Auto.
Renvoyer
Carnet
D'adresses
Saisie adresse
Modes spéciaux
Fichier
Fichier temp.
(3)
Mode Numériser vers disque dur
Le document original numérisé est enregistré en tant que
fichier image. Aucune impression ni aucune transmission
n'est réalisée en mode Numérisation vers disque dur.
(2)
Enregistrement
de fichier
Numériser vers
disque dur
Etat disq. dur
Recherche
Récupération
de fichier
Dossier de
fichier
Dossier de
fichier temp.
Accès données
externes
ARCHIVAGE
DOC.
ENVOI IMAGE
COPIE
(1)
(1) Appuyez sur la touche [ENVOI IMAGE].
(2) Appuyez sur la touche [Commut. mode].
Cette touche permet de sélectionner les modes télécopie,
numérisation et I-Fax.
(3) Appuyez sur la touche [Fichier temp.] ou
[Fichier].
(1) Appuyez sur la touche [ARCHIVAGE DOC.].
(2) Appuyez sur la touche [Numériser vers
disque dur].
Touches [Fichier] et [Fichier temp.]
Si la touche [Fichier] et [Fichier temp.] n'apparaît pas sur les écrans de base dans chaque mode, cela signifie que l'écran
d'affichage a été modifié à l'aide de "Réglages de personnalisation des touches" dans les réglages système (administrateur).
Dans ce cas, suivez ces étapes pour réaliser l'archivage de documents :
• Appuyez sur la touche [Régl. détails des travaux] ou [Réglages de l'image] dans n'importe quel mode, puis sur [Modes
spéciaux] dans l'écran qui s'affiche. Les touches [Fichier temp.] et [Fichier] apparaissent dans le menu modes spéciaux.
• Si la touche [Modes spéciaux] apparaît à l'écran, appuyez dessus pour afficher les touches [Fichier temp.] et [Fichier].
Utilisation de l'archivage de documents en mode impression
Pour utiliser l'archivage de documents en mode impression, sélectionnez archivage de documents dans le pilote
d'imprimante. Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'archivage de documents en mode impression, reportez-vous au
chapitre "AUTRES FONCTIONS PRATIQUES DE L'IMPRIMANTE" du guide de l'imprimante.
Utilisation de la fonction archivage de documents en mode PC-Fax/PC-I-Fax
Pour utiliser la fonction archivage de documents en mode PC-Fax ou PC-I-Fax, sélectionnez les réglages d'archivage de
documents dans le pilote PC-Fax. Pour de plus amples informations, consultez l'aide du pilote PC-Fax.
9
ECRAN DE BASE DU MODE ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Lorsque vous appuyez sur la touche [ARCHIVAGE DOC.] sur l'écran de contrôle, l'écran ci-dessous apparaît. Il permet
d'enregistrer l'image d'un document original numérisé, puis d'appeler et utiliser les fichiers image enregistrés pendant la
copie ou l'envoi par fax.
(1) (2)
ARCHIVAGE
DOC.
Enregistrement
de fichier
Numériser vers
disque dur
ENVOI IMAGE
COPIE
(1) Touche [Etat disq. dur]
Appuyez sur cette touche pour vérifier quelle est la
quantité d'espace utilisé sur le disque dur de la machine.
Celle-ci est indiquée par incréments de 1 %.
Etat disq. dur
Doss. princip. 50% Dossier perso. 25%
0 25 50 75 100%
Dossier de fichier temp. 30%
0 25 50 75 100%
(2) Touche [Recherche]
Appuyez sur cette touche pour rechercher un fichier
enregistré dans un dossier.
Vous pouvez rechercher un fichier à l'aide du nom
d'utilisateur, du nom de fichier ou du nom de dossier.
Espace mém. :25%
Espace mém. :70%
☞ RECHERCHE D'UN FICHIER ENREGISTRE
(page 42)
(3) Touche [Numériser vers disque dur]
Appuyez sur cette touche pour sélectionner Numériser
vers disque dur (aucune impression ni aucun transfert n'a
lieu).
Le fichier est enregistré dans le Dossier principal ou dans
un dossier personnalisé.
☞ ENREGISTREMENT D'UN DOCUMENT
UNIQUEMENT (Numériser vers disque dur) (page
17)
Etat disq. dur
Recherche
Récupération
de fichier
Dossier de
fichier
Dossier de
fichier temp.
Accès données
externes
(4) (5) (6)(3)
(4) Touche [Accès données externes]
Vous pouvez sélectionner cette fonction lorsqu'un
serveur FTP est enregistré ou qu'une clé USB est
connectée à la machine. Le même écran apparaît si vous
OK
appuyez deux fois sur la touche [ARCHIVAGE DOC.].
☞ "IMPRIMER DIRECTEMENT A PARTIR DE LA
MACHINE" dans le guide de l'imprimante
(5) Touche [Dossier de fichier temp.]
Appuyez sur cette touche pour appeler un fichier dans le
Dossier De Fichier Temp. Lorsque vous appuyez sur
cette touche, l'écran de sélection du fichier pour le
dossier Fichier Temp. apparaît.
☞ ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE DE
"Fichier Temp." (page 11)
(6) Touche [Dossier de fichier]
Appuyez sur cette touche pour appeler un fichier dans le
Dossier principal ou un dossier personnalisé. Lorsque
vous appuyez sur cette touche, l'écran de sélection des
fichiers du Dossier principal ou de l'un des dossiers
personnalisés apparaît.
Lorsque la fonction d'authentification de l'utilisateur est
activée et que Mon dossier est configuré, l'écran de
sélection des fichiers de Mon dossier apparaît.
☞ ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE DE
"Fichier" (page 13)
10
ENREGISTREMENT DE FICHIERS
11
2
Ce chapitre explique comment enregistrer un document original en tant que fichier image à l'aide des fonctions Fichier
Temp., Fichier et Numériser vers disque dur du mode d'archivage de documents.
VIA L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE DE "Fichier Temp."
Lors de la copie, de l'impression ou du transfert d'un document en mode copie, impression ou envoi d'image, la fonction
"Fichier Temp." peut être sélectionnée pour enregistrer une image du document dans le Dossier De Fichier Temp.
L'image peut être appelée ultérieurement afin de pouvoir imprimer ou transférer le document sans avoir à rechercher le
document original.
En guise d'exemple, la procédure d'enregistrement d'un document dans le Dossier De Fichier Temp. pendant que vous
faites des copies est présentée ci-dessous.
Placez le document original.
Placez le document original côté texte vers le haut dans le bac
du chargeur du document ou vers le bas sur la vitre d'exposition.
1
2
3
Prêt à numériser pour copier.
Couleurs
Mode couleur
Régl. détails
des travaux
Auto.
Exposition
100%
Taux de repro.
A4
Modes spéciaux
Fichier temp.
Copie R/VOriginal
Sortie
Fichier
A4
Normal
1.
A4
2.
A4R
3.
B4
4.
A3
Appuyez sur la touche [Fichier temp.].
0
Appuyez sur la touche [OK].
Les données numér. sont auto. enreg.
dans le dossier des fichiers temp.
N'y mettez pas des données confident.
OK
Pour annuler Fichier temp. :
Appuyez sur la touche [Fichier temp.] de l'écran de l'étape 2 de façon à qu'elle ne soit plus en surbrillance après avoir appuyé sur [OK].
La touche [Fichier temp.] est en surbrillance et l'écran de base
du mode copie apparaît à nouveau.
11
4
ou
Sélectionnez les réglages de copie et
appuyez sur la touche [COULEUR]
( ) ou [NOIR ET BLANC] ( ).
• Lorsque la copie commence, l'image numérisée est
sauvegardée sur le disque dur.
Les réglages de la copie sélectionnés sont également
enregistrés.
• Pour empêcher tout enregistrement accidentel du document,
le message d'avertissement "Les données numérisées sont
automatiquement enregistrées dans le dossier des fichiers
temp." reste affiché pendant 6 secondes dès que vous
appuyez sur la touche [DEPART].
Vous pouvez modifier le temps d'affichage des messages de 6
secondes dans "Réglage durée des messages" dans les
réglages système (administrateur).
• Si vous avez placé les pages du document original dans le
bac du chargeur de documents, toutes les pages sont
numérisées.
• Si vous utilisez la vitre d'exposition, vous devez numériser les
pages du document une par une.
Une fois la page numérisée, remplacez-la par la page suivante
et appuyez sur la touche [DEPART].
Répétez cette procédure jusqu'à ce la dernière page soit
numérisée et appuyez sur la touche [Fin lecture].
Pour annuler la numérisation :
Appuyez sur la touche [ARRET] ( ).
• Lorsqu'un fichier est enregistré via Fichier Temp., le nom d'utilisateur et le nom de fichier suivants sont automatiquement
attribués au fichier.
Nom d'utilisateur : Utilis. inconnu
Nom de fichier : Mode_Mois-Jour-Année_Heure-Minute-Seconde
(exemple : Copie_01082005_134050)
Enregistré sous : Dossier De Fichier Temp.
• Lorsque l'authentification de l'utilisateur est activée, le nom d'utilisateur utilisé lors de l'identification est automatiquement
sélectionné.
• Seuls le nom de fichier et l'emplacement d'un fichier enregistré dans le Dossier de fichier temp. peuvent être modifiés.
Pour annuler Fichier temp. :
Appuyez sur la touche [Fichier temp.] sur l'écran de l'étape 2.
12
ENREGISTREMENT D'UN FICHIER A L'AIDE
11
DE "Fichier"
Lors de la copie, de l'impression ou du transfert d'un document en mode copie, impression ou envoi d'image, la fonction
"Fichier" peut être sélectionné pour enregistrer une image du document dans le Dossier principal ou dans un dossier
personnalisé créé. L'image peut être appelée ultérieurement afin de pouvoir imprimer ou transférer le document sans
avoir à rechercher le document original.
En guise d'exemple, la procédure d'utilisation de la fonction "Fichier" pendant que vous faites des copies est présentée
ci-dessous.
Placez le document original.
Placez le document original côté texte vers le haut dans le bac
du chargeur du document ou vers le bas sur la vitre d'exposition.
1
2
3
Prêt à numériser pour copier.
Couleurs
Mode couleur
Régl. détails
des travaux
Auto.
Exposition
100%
Taux de repro.
Informations sur le fichier
Confidentiel
Nom d'util.
Nom de fichier
Enreg. sous :
Utilis. inconnu
Copie_01082005_134050
Dossier principal
Original
1.
A4
2.
A4R
3.
B4
4.
A3
Mot de passe
A4
Normal
A4
Annuler
0
Copie R/V
Sortie
Modes spéciaux
Fichier
Fichier temp.
OK
Appuyez sur la touche [Fichier].
Configurez les réglages sur les
informations relatives aux fichiers.
Pour sélectionner le réglage nom d'utilisateur, nom du dossier,
dossier et confidentiel, reportez-vous au chapitre
"INFORMATIONS SUR LE FICHIER" (page 15).
Désignation d'un nom d'utilisateur : page 15
Attribution d'un nom de fichier : page 15
Désignation d'un dossier : page 16
Enregistrement d'un fichier contenant des données
confidentielles : page 16
Après avoir configuré les réglages ci-dessus, vous retournez à cet
écran. Passez à l'étape suivante. Cette fonction permet de
sélectionner la résolution utilisée lors de la transmission du fichier.
Si vous ne souhaitez pas attribuer un nom d'utilisateur ni ajouter
d'informations au fichier, passez à l'étape suivante.
4
Informations sur le fichier
Confidentiel
Nom d'util.
Nom de fichier
Enreg. sous :
Utilis. inconnu
Copie_01082005_134050
Dossier principal
Mot de passe
Annuler
OK
Appuyez sur la touche [OK].
La touche [Fichier] est en surbrillance et l'écran de base du
mode copie apparaît à nouveau.
13
5
ou
Pour annuler la numérisation :
Appuyez sur la touche [ARRET] ( ).
Sélectionnez les réglages de copie et
appuyez sur la touche [COULEUR]
( ) ou [NOIR ET BLANC] ( ).
• Lorsque la copie commence, l'image numérisée est
sauvegardée sur le disque dur.
Les réglages de la copie sélectionnés sont également
enregistrés.
• Si vous avez placé les pages du document original dans le
bac du chargeur de documents, toutes les pages sont
numérisées.
• Si vous utilisez la vitre d'exposition, vous devez numériser les
pages du document une par une.
Une fois la page numérisée, remplacez-la par la page suivante
et appuyez sur la touche [DEPART].
Répétez cette procédure jusqu'à ce la dernière page soit
numérisée et appuyez sur la touche [Fin lecture].
Lorsqu'un fichier est enregistré via "Fichier" sans y ajouter d'informations, le nom d'utilisateur et le nom de fichier suivants
sont automatiquement attribués au fichier.
Nom d'utilisateur : Utilis. inconnu
Nom de fichier : Mode_Mois-Jour-Année_Heure-Minute-Seconde
(exemple : Copie_01082005_134050)
Enregistré sous : Dossier principal
Lorsque l'authentification de l'utilisateur est utilisée, le nom d'utilisateur utilisé lors de l'identification est automatiquement
sélectionné.
Pour annuler l'opération Fichier :
Appuyez sur la touche [Annuler] sur l'écran de l'étape 3.
14
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