Sharp 8M-B80AX1E User Manual [de]
Optimised Workflow –
Cloud Portal O ice
Cloud-basiertes Dokumentenmanagement
www.sharp.de
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Besserer Workflow.
Intelligentere Speicherung.
Höhere Eizienz.
Sie und Ihr Team können mehr leisten, wenn Ihnen
notwendige Informationen immer zur Verfügung stehen.
Willkommen im Cloud Portal Oice, unserem preisgekrönten, Cloud-basierten System für das Dokumentenmanagement. Es verfügt
über eine Reihe von Funktionen, die Ihre Produktivität steigern und die Ihnen dabei helfen, mit all Ihren Geschäsdokumenten sicher
und eizient zu arbeiten. Es ist erschwinglich, skalierbar, einfach zu bedienen und legt den Schwerpunkt auf Wachstum, Eizienzsteigerung und Kostensenkung.
Optimierter Workflow
Den Überblick über eine Vielzahl von Dokumentationen zu behalten, kann in jedem Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Von Produktinformationen bis hin zu Details zu Ihren
Dienstleistungen, von Kundenverträgen bis hin zu Rechnungen
und Bestellungen – die Liste lässt sich endlos fortführen. Ob
elek tronisch erstellt oder in Papierform eingescannt, Cloud
Portal Oice (CPO) stellt Ihre Dateien in einem einzigen, strukturierten und sicheren Repository zur Verfügung. Und Sie
können sich darauf verlassen, dass Ihre Dateien zu jeder Zeit
auf dem neuesten Stand sind.
CPO ist ein leistungsstarker und vielseitiger Informations-Hub, in
dem jedes autorisierte Teammitglied jederzeit und überall Zugri
auf alle Dateien hat, die benötigt werden*.
Darüber hinaus ist Cloud Portal Oice vollständig in unser beliebtes
Angebot an optimierten Workflow-Lösungen integriert, um in allen
Arten von Unternehmen eine noch bessere Büroproduktivität zu
gewährleisten.
Einfacher Zugri auf Ihre Dokumente
Wie können Sie Ihre Informationen abrufen? Die einfache Antwort
lautet: Wie Sie möchten. Sie benötigen nur ein gültiges Benutzerabonnement und ein internetfähiges Gerät, wie z. B. PC, Laptop,
Tablet, Smartphone, Sharp MFP oder – in Besprechungs- oder
Konferenzräumen – unser interaktives Display BIG PAD. Die Zusammenarbeit kann persönlich oder per Fern zugri, als Einzeloder Gruppengespräch erfolgen – Ihren Möglichkeiten sind keine
Grenzen gesetzt.
*Netzwerkverbindung erforderlich.
Kostenkontrolle –
jederzeit.
Zeit ist eine knappe Ressource, die
man nicht verschwenden sollte.
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Laut einer Studie von Gartner verlieren Mitarbeiter in jeder Arbeitswoche bis
zu elf Stunden an produktiver Arbeitszeit durch unstrukturierte Daten und
schlecht indexierte Dokumentenspeichersysteme. Deshalb haben wir die
korrekte Indexierung mit Cloud Portal O ice vereinfacht. Wann immer Sie
ein neues Dokument speichern oder scannen, können Sie einen Dokumenttyp aus einem Dropdown-Menü auswählen, z. B. „Rechnung“, „Bestellung“
oder „Lieferschein“. Zudem können Sie eigene Indizes erstellen, um Dokumente mit bis zu zehn benutzerdefinierten Feldern näher zu beschreiben.
Wenn einem Dokument eine der erforderlichen Indexinformationen fehlt,
wird es mit einem Warnsymbol gekennzeichnet, um eine schnelle Korrektur
zu ermöglichen. Mit dem integrierten Document Viewer können Sie sich ein
Dokument in der Anwendung ansehen, ohne es herunterladen zu müssen.
Wenn Sie Ihre Dokumente richtig indexieren und organisieren, können Benutzer anhand von Index-Details nach Informationen suchen oder den Inhalt
von Dokumenten mithilfe der Volltextsuche durchsuchen.
Reduzierte Betriebskosten
Laut einer Studie von Infotrends gibt das durchschnittliche Unternehmen
6 % seiner Einnahmen für die Verwaltung von Dokumenten aus. Die gute
Nachricht ist, dass Cloud Portal O ice ebenfalls die Betriebskosten senkt.
Denn eine stärkere Nutzung digitaler Dokumente bedeutet ein geringeres
Druckaufkommen, weniger Papier und weniger Aktenschränke. Und da
alles sicher in der Cloud gespeichert ist, können Sie den Einsatz von externen
Dokumentenarchiven und teuren Disaster Recovery Services reduzieren.
Darüber hinaus sind keine Vorabinvestitionen und kein Austausch von Servern
oder der Kauf zusätzlicher Server erforderlich, da Cloud Portal O ice als
So ware-as-a-Service angeboten wird.
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