Sharp 8M-B80AX1E User Manual [de]

Optimised Workflow – Cloud Portal O ice
Cloud-basiertes Dokumentenmanagement
www.sharp.de
02
Besserer Workflow. Intelligentere Speicherung. Höhere Eizienz.
Sie und Ihr Team können mehr leisten, wenn Ihnen notwendige Informationen immer zur Verfügung stehen.
Willkommen im Cloud Portal Oice, unserem preisgekrönten, Cloud-basierten System für das Dokumentenmanagement. Es verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Ihre Produktivität steigern und die Ihnen dabei helfen, mit all Ihren Geschäsdokumenten sicher und eizient zu arbeiten. Es ist erschwinglich, skalierbar, einfach zu bedienen und legt den Schwerpunkt auf Wachstum, Eizienz­steigerung und Kostensenkung.
Optimierter Workflow
Den Überblick über eine Vielzahl von Dokumentationen zu be­halten, kann in jedem Unternehmen eine Herausforderung dar­stellen. Von Produktinformationen bis hin zu Details zu Ihren Dienstleistungen, von Kundenverträgen bis hin zu Rechnungen und Bestellungen – die Liste lässt sich endlos fortführen. Ob elek tronisch erstellt oder in Papierform eingescannt, Cloud Portal Oice (CPO) stellt Ihre Dateien in einem einzigen, struk­turierten und sicheren Repository zur Verfügung. Und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Dateien zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand sind.
CPO ist ein leistungsstarker und vielseitiger Informations-Hub, in dem jedes autorisierte Teammitglied jederzeit und überall Zugri auf alle Dateien hat, die benötigt werden*.
Darüber hinaus ist Cloud Portal Oice vollständig in unser beliebtes Angebot an optimierten Workflow-Lösungen integriert, um in allen Arten von Unternehmen eine noch bessere Büroproduktivität zu gewährleisten.
Einfacher Zugri auf Ihre Dokumente
Wie können Sie Ihre Informationen abrufen? Die einfache Antwort lautet: Wie Sie möchten. Sie benötigen nur ein gültiges Benutzer­abonnement und ein internetfähiges Gerät, wie z. B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone, Sharp MFP oder – in Besprechungs- oder Konferenzräumen – unser interaktives Display BIG PAD. Die Zu­sammenarbeit kann persönlich oder per Fern zugri, als Einzel­oder Gruppengespräch erfolgen – Ihren Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt.
*Netzwerkverbindung erforderlich.
Kostenkontrolle – jederzeit.
Zeit ist eine knappe Ressource, die man nicht verschwenden sollte.
03
Laut einer Studie von Gartner verlieren Mitarbeiter in jeder Arbeitswoche bis zu elf Stunden an produktiver Arbeitszeit durch unstrukturierte Daten und schlecht indexierte Dokumentenspeichersysteme. Deshalb haben wir die korrekte Indexierung mit Cloud Portal O ice vereinfacht. Wann immer Sie ein neues Dokument speichern oder scannen, können Sie einen Dokument­typ aus einem Dropdown-Menü auswählen, z. B. „Rechnung“, „Bestellung“ oder „Lieferschein“. Zudem können Sie eigene Indizes erstellen, um Doku­mente mit bis zu zehn benutzerdefinierten Feldern näher zu beschreiben.
Wenn einem Dokument eine der erforderlichen Indexinformationen fehlt, wird es mit einem Warnsymbol gekennzeichnet, um eine schnelle Korrektur zu ermöglichen. Mit dem integrierten Document Viewer können Sie sich ein Dokument in der Anwendung ansehen, ohne es herunterladen zu müssen. Wenn Sie Ihre Dokumente richtig indexieren und organisieren, können Be­nutzer anhand von Index-Details nach Informationen suchen oder den Inhalt von Dokumenten mithilfe der Volltextsuche durchsuchen.
Reduzierte Betriebskosten
Laut einer Studie von Infotrends gibt das durchschnittliche Unternehmen 6 % seiner Einnahmen für die Verwaltung von Dokumenten aus. Die gute Nachricht ist, dass Cloud Portal O ice ebenfalls die Betriebskosten senkt. Denn eine stärkere Nutzung digitaler Dokumente bedeutet ein geringeres Druckaufkommen, weniger Papier und weniger Aktenschränke. Und da alles sicher in der Cloud gespeichert ist, können Sie den Einsatz von externen Dokumentenarchiven und teuren Disaster Recovery Services reduzieren.
Darüber hinaus sind keine Vorabinvestitionen und kein Austausch von Servern oder der Kauf zusätzlicher Server erforderlich, da Cloud Portal O ice als So ware-as-a-Service angeboten wird.
04
Profitables Wachstum.
Informationen sind für fast jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Der erste Schritt in Richtung profitables Wachstum sind die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Mitarbeiter. Die zweite Schritt besteht darin, ihnen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit so eektiv wie möglich zu verrichten.
Wenn die benötigten Daten jedoch in einer fragmentierten, hoch verteilten Dokumentenumgebung gespeichert sind, kann die Pro duktivität der Mitarbeiter dadurch stark beeinträchtigt werden. Neben Zeitverlusten bei der Suche nach Informationen, ist o auch eine nachvollziehbare Versionskontrolle nicht mehr gewährleistet.
Wenn der Benutzer seine Dateien und gescannte Dokumente direkt in seinem Cloud Data Repository speichert, haben Sie die Mög lichkeit, eine neue Version zu erstellen. Die Bibliotheksfunk­tion ermöglicht sowohl das Ein- und Auschecken von Dokumen­ten als auch ihre Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass das Team stets an den neuesten Dokumenten arbeitet. Frühere Ver sionen werden ebenfalls gespeichert, sodass eine revisions­sichere Protokollierung möglich ist.
Faktenbasierte Entscheidungen
Der Zugri auf wichtige Informationen ermöglicht jeder zeit und überall eine verbesserte Entscheidungsfindung. So ist es z. B. möglich, schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können.
Schneller und einfacher Dateiabruf
Schlanke Prozesse.
Verwalten Sie Ihre Kosten ebenso wie Ihre Dokumente.
05
Durch das Scannen von Rechnungen und anderen Dokumenten im Cloud Portal Oice können Sie die manuelle Dokumentenver­arbeitung rationalisieren, den Zeitaufwand verringern und die Gesamtproduktivität steigern. Außerdem ist es der Genauigkeit dienlich, da es einen Großteil der fehleranfälligen manuellen Datenverarbeitung eliminiert.
Eine flexible Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst
Egal, ob Sie ein einzelnes Team oder das gesamte Unternehmen unterstützen möchten, Sie müssen zu jeder Zeit nur die Anzahl der Abonnements erwerben, die Sie auch wirklich benötigen. Wenn ein Mitarbeiter das Cloud Portal Oice nicht mehr nutzen muss, können Sie das jeweilige Abonnement einfach kündigen*. Und wenn Sie mehr Abonnements benötigen, können Sie diese jederzeit einfach hinzufügen.
* Überprüfen Sie Ihren Abonnementplan für weitere Informationen.
Sicherheit, die Vertrauen scha
Die Server, auf denen wir Ihre Daten speichern, befinden sich in Frankfurt a. M., Deutschland, was bedeutet, dass sie den EU- Datenschutzanforderungen entsprechen.
Das heißt auch: All Ihre Daten sind durch Zugangskontrollen, Firewalls, mo dernste Verschlüsselungstechnologie und redun­dante Fail over-Systeme geschützt. Die Passwortrichtlinien können an Ihre eigenen internen Anforderungen und Standards angepasst werden. Außerdem können Sie die Zugrisberech­tigungen für Benutzer oder Arbeitsgruppen in nur wenigen Au­genblicken festlegen, ändern und widerrufen und dadurch so viele oder so wenige Informationen freigeben, wie Sie möchten.
06
Organisationse izienz.
Cloud Portal O ice können Sie überall hin mitnehmen – denn Inspiration ist weder zeit- noch ortsgebunden.
Unser Cloud Portal O ice bringt nicht nur Geschwindigkeit und E i zienz für Ihre Dokumentenerfassung und -archivierung. Sie können auch direkt von Ihrem Desktop* auf die richtigen Dateien zugreifen und sich zu jederzeit sicher sein, dass Sie an der neuesten Version arbeiten.
E iziente Team- und Zusammenarbeit
Die Funktionen für Zusammenarbeit und Benachrichtigungen vom Cloud Portal O ice stellen sicher, dass alle Gruppen oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens e izient und e ektiv kommunizieren können. Sie können z. B. Datei- und Ordnerbe­nachrichtigungen abonnieren, damit Sie stets über die neueste Version oder Änderung eines Dokuments informiert sind. Da­rüber hinaus können Sie Dateien und Ordnern eigene Notizen hinzufügen, um Projekte abzuschließen, neue Informationen beizutragen oder Änderungen anzufordern.
Einfache Dateifreigabe
Wenn Sie Inhalte mit anderen Personen teilen möchten, können Sie jeder Person oder Gruppe einen Zugri mit individueller Berechtigung einrichten. Sie behalten jederzeit die Kontrolle und können einfach verfolgen, was Sie mit wem geteilt – und welche Berechtigungen Sie festgelegt haben.
Wenn Sie Informationen mit Benutzern teilen möchten, die Cloud Portal O ice nicht im Einsatz haben, verwenden Sie ein­fach die Funktion „Link senden“, um Dokumente mit externen Em pfängern zu teilen. Auch die Links zu Dateien, die Sie an Dritte gesendet haben, können verfolgt werden; zudem kann ihr Ab­laufdatum verwaltet und der Link jederzeit widerrufen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren
Inhalte teilen – mit umfangreichen Berechtigungsoptionen
*Netzwerkverbindung erforderlich.
Dokumente mit externen Empfängern teilen
Mobilität ermöglichen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Doku men te überall verfügbar sind.
Heutzutage benutzen wir alle unsere Tablets und Smartphones, auch wenn wir Notebooks haben. Sharp ist überzeugt, dass alle Geräte in Ihr Dokumen­tenmanagement- und Kollaborationssystem integriert werden sollten, um die E izienz Ihrer Mobile Worker zu steigern.
07
Die Mobilität der Mitarbeiter unterstützen
Eine standardisierte App für Mobile Worker bietet eine immer gleiche Nutzerumgebung, egal welche Plattform verwendet wird. Zudem können Sie tempo räre Gastkonten einrichten, um Cloud Portal O ice auch einem breiteren Publikum zugänglich zu machen. Egal, ob Sie zu Hause oder unterwegs sind:
Sie können Dateien von Ihrem Handy oder Tablet aus abrufen, hoch- und runterladen, verwalten und drucken. Sie können neue Ordner erstellen, Dateien freigeben und mit Kollegen zusammenarbeiten: Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät.
Standardisierte App für Mobile Worker
Technische Daten
Allgemeines
Zugrismöglichkeiten Webbrowser (PC/Mac), Mobilgerät (iOS/Android),
Max. Anzahl angeschlossener Geräte
Netzwerkgeschwindigkeit inkl. ADSL/Breitband
Dateigröße für Uploads (max.)
Browser Mobile App Scan am MFP / Druck-App BIG PAD / PenSoware / Desktop-Client
Dateigröße für Downloads (max.)
Browser Mobile App Scan am MFP / Druck-App BIG PAD / PenSoware / Desktop-Client
MFP-Frontpanel, BIG PAD (mit/ohne PenSoware), Desktop-Client
Kein Limit für MFPs, BIG PADs, mobile Geräte, PCs (per Browser), 3 Desktop Clients pro Abonnement
5 Mbps (Minimum) 10+ Mbps (empfohlen)
2 GB 300 MB 250 MB 300 MB
2 GB 300 MB 250 MB 300 MB
Unterstützte Betriebssysteme
Windows® PC
Windows 7 / 8.1 / 10 (32 & 64 Bit) Internet Explorer (v10 oder höher),
Mac OSX 10.9 (oder höher) Safari, Firefox, Chrome
Mobiles Gerät Apple iOS 9.0 (oder höher)
Desktop-Client Windows 7 / 8.1 / 10 (32 Bit & 64 Bit)
Microso Edge, Firefox, Chrome
Android 6.0 (oder höher) für Smartphones und Tablets
OSX 10.9 (oder höher)
Sicherheit
Dateiverschlüsselung Automatische Verschlüsselung aller hochgeladenen
Sichere Dokumentenübertragung
MFPs Android-Apps Apple-Apps BIG PAD Connector PC / Mac
Dokumente, AES-Verschlüsselung mit 128 oder 256 Bit
TLSv1.0 AES256-SHA256 Abhängig von den Funktionen des User-Terminals Abhängig von den Funktionen des User-Terminals TLSv1.2 AES256-SHA256 Abhängig von den Funktionen des PC-/Mac-Browsers des Benutzers
Druckunterstützung am MFP
Dateiformate PDF, TIFF, JPEG, XPS
Farbmodus Auto
Druckkopien (max.) 999
Papierformat A4, A3, Auto, Legal
Orientierung Hochformat, Querformat
Anpassung an das Papierformat An
Doppelseitiges Drucken einseitig, beidseitig
Heftung Ja
Lochen Ja
Versatz Ja
Sortieren gruppieren, sortieren
Scan-Unterstützung am MFP
Dateiformate PDF, TIFF, JPEG, Encrypted-PDF, PDF/A, XPS
Scan-Vorschau Ja (25,6 cm Bedienfeld (10,1") oder größer)
Option zur Dateibenennung
Scan-Auflösung (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600
SW-Komprimierung Keine, MH, MMR, JPEG-Color-Compression-Ratio ist
PDF-Passworteingabeoption Ja (wenn ein Encrypted-PDF-Dateityp gewählt wurde)
Sendegröße Automatisch, A4, A3, A5
Doppelseitiges Scannen einseitig, beidseitig
Belichtungsmodus Text, Text- / Foto-Abzug, Foto-Abzug, Foto, Landkarte
Belichtungsniveau 0 (Auto), 1, 2, 3, 4, 5
Job-Build-Option Ja
Leerseite überspringen Ja
Ja
standardmäßig „medium"
Unterstützte BIG PADs
Nach März 2013 eingeführte BIG PADs, welche die PenSoft-Software unterstützen
Cloud Portal Office BIG PAD Connector-Software wird benötigt
PC mit Windows 7 (oder höher)
Unterstützte MFPs
Mit Sharp OSA 4.0 (oder höher) ausgestattete, cloudfähige MFPs
MX-AMX2
PostScript-Unterstützung (zum Drucken von PDF-Dateien)
Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microso Corporation. Alle anderen Marken-, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation März 2018 Ref.: Cloud Portal Oice v2.4 Broschüre (18947). Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE. Stand: 06/18, Art. BRO-CPO
SHARP BUSINESS SYSTEMS DEUTSCHLAND GMBH
Industriestraße 180, D-50999 Köln Tel.: +49 2236 323 100 www.sharp.de
Loading...