Sie und Ihr Team können mehr leisten, wenn Ihnen
notwendige Informationen immer zur Verfügung stehen.
Willkommen im Cloud Portal Oice, unserem preisgekrönten, Cloud-basierten System für das Dokumentenmanagement. Es verfügt
über eine Reihe von Funktionen, die Ihre Produktivität steigern und die Ihnen dabei helfen, mit all Ihren Geschäsdokumenten sicher
und eizient zu arbeiten. Es ist erschwinglich, skalierbar, einfach zu bedienen und legt den Schwerpunkt auf Wachstum, Eizienzsteigerung und Kostensenkung.
Optimierter Workflow
Den Überblick über eine Vielzahl von Dokumentationen zu behalten, kann in jedem Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Von Produktinformationen bis hin zu Details zu Ihren
Dienstleistungen, von Kundenverträgen bis hin zu Rechnungen
und Bestellungen – die Liste lässt sich endlos fortführen. Ob
elek tronisch erstellt oder in Papierform eingescannt, Cloud
Portal Oice (CPO) stellt Ihre Dateien in einem einzigen, strukturierten und sicheren Repository zur Verfügung. Und Sie
können sich darauf verlassen, dass Ihre Dateien zu jeder Zeit
auf dem neuesten Stand sind.
CPO ist ein leistungsstarker und vielseitiger Informations-Hub, in
dem jedes autorisierte Teammitglied jederzeit und überall Zugri
auf alle Dateien hat, die benötigt werden*.
Darüber hinaus ist Cloud Portal Oice vollständig in unser beliebtes
Angebot an optimierten Workflow-Lösungen integriert, um in allen
Arten von Unternehmen eine noch bessere Büroproduktivität zu
gewährleisten.
Einfacher Zugri auf Ihre Dokumente
Wie können Sie Ihre Informationen abrufen? Die einfache Antwort
lautet: Wie Sie möchten. Sie benötigen nur ein gültiges Benutzerabonnement und ein internetfähiges Gerät, wie z. B. PC, Laptop,
Tablet, Smartphone, Sharp MFP oder – in Besprechungs- oder
Konferenzräumen – unser interaktives Display BIG PAD. Die Zusammenarbeit kann persönlich oder per Fern zugri, als Einzeloder Gruppengespräch erfolgen – Ihren Möglichkeiten sind keine
Grenzen gesetzt.
*Netzwerkverbindung erforderlich.
Kostenkontrolle –
jederzeit.
Zeit ist eine knappe Ressource, die
man nicht verschwenden sollte.
03
Laut einer Studie von Gartner verlieren Mitarbeiter in jeder Arbeitswoche bis
zu elf Stunden an produktiver Arbeitszeit durch unstrukturierte Daten und
schlecht indexierte Dokumentenspeichersysteme. Deshalb haben wir die
korrekte Indexierung mit Cloud Portal O ice vereinfacht. Wann immer Sie
ein neues Dokument speichern oder scannen, können Sie einen Dokumenttyp aus einem Dropdown-Menü auswählen, z. B. „Rechnung“, „Bestellung“
oder „Lieferschein“. Zudem können Sie eigene Indizes erstellen, um Dokumente mit bis zu zehn benutzerdefinierten Feldern näher zu beschreiben.
Wenn einem Dokument eine der erforderlichen Indexinformationen fehlt,
wird es mit einem Warnsymbol gekennzeichnet, um eine schnelle Korrektur
zu ermöglichen. Mit dem integrierten Document Viewer können Sie sich ein
Dokument in der Anwendung ansehen, ohne es herunterladen zu müssen.
Wenn Sie Ihre Dokumente richtig indexieren und organisieren, können Benutzer anhand von Index-Details nach Informationen suchen oder den Inhalt
von Dokumenten mithilfe der Volltextsuche durchsuchen.
Reduzierte Betriebskosten
Laut einer Studie von Infotrends gibt das durchschnittliche Unternehmen
6 % seiner Einnahmen für die Verwaltung von Dokumenten aus. Die gute
Nachricht ist, dass Cloud Portal O ice ebenfalls die Betriebskosten senkt.
Denn eine stärkere Nutzung digitaler Dokumente bedeutet ein geringeres
Druckaufkommen, weniger Papier und weniger Aktenschränke. Und da
alles sicher in der Cloud gespeichert ist, können Sie den Einsatz von externen
Dokumentenarchiven und teuren Disaster Recovery Services reduzieren.
Darüber hinaus sind keine Vorabinvestitionen und kein Austausch von Servern
oder der Kauf zusätzlicher Server erforderlich, da Cloud Portal O ice als
So ware-as-a-Service angeboten wird.
04
Profitables Wachstum.
Informationen sind für fast jedes Unternehmen von
entscheidender Bedeutung.
Der erste Schritt in Richtung profitables Wachstum sind die für
Ihr Unternehmen am besten geeigneten Mitarbeiter. Die zweite
Schritt besteht darin, ihnen alle Informationen zur Verfügung zu
stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit so eektiv wie möglich
zu verrichten.
Wenn die benötigten Daten jedoch in einer fragmentierten,
hoch verteilten Dokumentenumgebung gespeichert sind, kann
die Pro duktivität der Mitarbeiter dadurch stark beeinträchtigt
werden. Neben Zeitverlusten bei der Suche nach Informationen,
ist o auch eine nachvollziehbare Versionskontrolle nicht mehr
gewährleistet.
Wenn der Benutzer seine Dateien und gescannte Dokumente
direkt in seinem Cloud Data Repository speichert, haben Sie die
Mög lichkeit, eine neue Version zu erstellen. Die Bibliotheksfunktion ermöglicht sowohl das Ein- und Auschecken von Dokumenten als auch ihre Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass
das Team stets an den neuesten Dokumenten arbeitet. Frühere
Ver sionen werden ebenfalls gespeichert, sodass eine revisionssichere Protokollierung möglich ist.
Faktenbasierte Entscheidungen
Der Zugri auf wichtige Informationen ermöglicht jeder zeit und
überall eine verbesserte Entscheidungsfindung. So ist es z. B.
möglich, schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können.
Schneller und einfacher Dateiabruf
Schlanke Prozesse.
Verwalten Sie Ihre Kosten ebenso wie Ihre Dokumente.
05
Durch das Scannen von Rechnungen und anderen Dokumenten
im Cloud Portal Oice können Sie die manuelle Dokumentenverarbeitung rationalisieren, den Zeitaufwand verringern und die
Gesamtproduktivität steigern. Außerdem ist es der Genauigkeit
dienlich, da es einen Großteil der fehleranfälligen manuellen
Datenverarbeitung eliminiert.
Eine flexible Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst
Egal, ob Sie ein einzelnes Team oder das gesamte Unternehmen
unterstützen möchten, Sie müssen zu jeder Zeit nur die Anzahl
der Abonnements erwerben, die Sie auch wirklich benötigen.
Wenn ein Mitarbeiter das Cloud Portal Oice nicht mehr nutzen
muss, können Sie das jeweilige Abonnement einfach kündigen*.
Und wenn Sie mehr Abonnements benötigen, können Sie diese
jederzeit einfach hinzufügen.
* Überprüfen Sie Ihren Abonnementplan für weitere Informationen.
Sicherheit, die Vertrauen scha
Die Server, auf denen wir Ihre Daten speichern, befinden
sich in Frankfurt a. M., Deutschland, was bedeutet, dass sie den
EU- Datenschutzanforderungen entsprechen.
Das heißt auch: All Ihre Daten sind durch Zugangskontrollen,
Firewalls, mo dernste Verschlüsselungstechnologie und redundante Fail over-Systeme geschützt. Die Passwortrichtlinien
können an Ihre eigenen internen Anforderungen und Standards
angepasst werden. Außerdem können Sie die Zugrisberechtigungen für Benutzer oder Arbeitsgruppen in nur wenigen Augenblicken festlegen, ändern und widerrufen und dadurch so
viele oder so wenige Informationen freigeben, wie Sie möchten.
06
Organisationse izienz.
Cloud Portal O ice können Sie überall hin mitnehmen –
denn Inspiration ist weder zeit- noch ortsgebunden.
Unser Cloud Portal O ice bringt nicht nur Geschwindigkeit
und E i zienz für Ihre Dokumentenerfassung und -archivierung.
Sie können auch direkt von Ihrem Desktop* auf die richtigen
Dateien zugreifen und sich zu jederzeit sicher sein, dass Sie an
der neuesten Version arbeiten.
E iziente Team- und Zusammenarbeit
Die Funktionen für Zusammenarbeit und Benachrichtigungen
vom Cloud Portal O ice stellen sicher, dass alle Gruppen oder
Abteilungen innerhalb eines Unternehmens e izient und e ektiv
kommunizieren können. Sie können z. B. Datei- und Ordnerbenachrichtigungen abonnieren, damit Sie stets über die neueste
Version oder Änderung eines Dokuments informiert sind. Darüber hinaus können Sie Dateien und Ordnern eigene Notizen
hinzufügen, um Projekte abzuschließen, neue Informationen
beizutragen oder Änderungen anzufordern.
Einfache Dateifreigabe
Wenn Sie Inhalte mit anderen Personen teilen möchten, können
Sie jeder Person oder Gruppe einen Zugri mit individueller
Berechtigung einrichten. Sie behalten jederzeit die Kontrolle und
können einfach verfolgen, was Sie mit wem geteilt – und welche
Berechtigungen Sie festgelegt haben.
Wenn Sie Informationen mit Benutzern teilen möchten, die
Cloud Portal O ice nicht im Einsatz haben, verwenden Sie einfach die Funktion „Link senden“, um Dokumente mit externen
Em pfängern zu teilen. Auch die Links zu Dateien, die Sie an Dritte
gesendet haben, können verfolgt werden; zudem kann ihr Ablaufdatum verwaltet und der Link jederzeit widerrufen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren
Inhalte teilen – mit umfangreichen Berechtigungsoptionen
*Netzwerkverbindung erforderlich.
Dokumente mit externen Empfängern teilen
Mobilität
ermöglichen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre
Doku men te überall verfügbar sind.
Heutzutage benutzen wir alle unsere Tablets und Smartphones, auch wenn
wir Notebooks haben. Sharp ist überzeugt, dass alle Geräte in Ihr Dokumentenmanagement- und Kollaborationssystem integriert werden sollten, um
die E izienz Ihrer Mobile Worker zu steigern.
07
Die Mobilität der Mitarbeiter unterstützen
Eine standardisierte App für Mobile Worker bietet eine immer gleiche
Nutzerumgebung, egal welche Plattform verwendet wird. Zudem können
Sie tempo räre Gastkonten einrichten, um Cloud Portal O ice auch einem
breiteren Publikum zugänglich zu machen. Egal, ob Sie zu Hause oder
unterwegs sind:
Sie können Dateien von Ihrem Handy oder Tablet aus abrufen, hoch- und
runterladen, verwalten und drucken. Sie können neue Ordner erstellen,
Dateien freigeben und mit Kollegen zusammenarbeiten: Alles, was Sie
brauchen, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät.
Android 6.0 (oder höher) für Smartphones
und Tablets
OSX 10.9 (oder höher)
Sicherheit
DateiverschlüsselungAutomatische Verschlüsselung aller hochgeladenen
Sichere Dokumentenübertragung
MFPs
Android-Apps
Apple-Apps
BIG PAD Connector
PC / Mac
Dokumente, AES-Verschlüsselung mit 128 oder
256 Bit
TLSv1.0 AES256-SHA256
Abhängig von den Funktionen des User-Terminals
Abhängig von den Funktionen des User-Terminals
TLSv1.2 AES256-SHA256
Abhängig von den Funktionen des
PC-/Mac-Browsers des Benutzers
Nach März 2013 eingeführte BIG PADs, welche die PenSoft-Software unterstützen
Cloud Portal Office BIG PAD Connector-Software wird benötigt
PC mit Windows 7 (oder höher)
Unterstützte MFPs
Mit Sharp OSA 4.0 (oder höher) ausgestattete, cloudfähige MFPs
MX-AMX2
PostScript-Unterstützung (zum Drucken von PDF-Dateien)
Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microso Corporation. Alle anderen Marken-,
Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation März 2018 Ref.: Cloud Portal Oice v2.4 Broschüre (18947). Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE.
Stand: 06/18, Art. BRO-CPO