Manual del usuario de
Crystal Reports™ 10
Crystal Decisions, Inc.
895 Emerson St.
Palo Alto
California, USA 94301
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Contenido
Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2
Acerca de este manual ...................................................................... 2
Contenido por capítulo ......................................................................................... 3
Ayuda en línea ...................................................................................................... 7
Registro del producto ........................................................................ 8
Manual del cliente ............................................................................8
Soporte técnico de Crystal Care ........................................................ 9
Formación sobre Crystal ................................................................... 9
Consultoría sobre Crystal .................................................................. 9
Convenciones de documentación ................................................... 10
Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10
Introducción ................................................................................... 12
Desarrolladores de aplicaciones ..................................................... 12
Componente de elaboración de informes 100% Java .......................................... 12
Biblioteca de etiquetas Java personalizadas ......................................................... 13
Módulos de combinación de .NET simplificados ................................................. 13
Actualización de .NET a Crystal Enterprise .......................................................... 13
API de Report Application Server simplificada ..................................................... 14
Diseñadores de informes ................................................................. 14
Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) ............................................... 14
Repositorio .......................................................................................................... 15
Copiar formato .................................................................................................... 16
Diagramas de embudo ........................................................................................ 17
Manual del usuario de Crystal Reports iii
Consumidores de información ........................................................ 17
Exploración administrada entre elementos clave de informe ............................... 17
Exportación a Excel ............................................................................................. 18
Impresión DHTML .............................................................................................. 18
Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports
Instalación de Crystal Reports ......................................................... 20
Requisitos de instalación ................................................................. 20
Instalación de Crystal Reports en un equipo local .......................... 20
Creación de un punto de instalación e instalación
de un servidor de red ...................................................................... 22
Creación de un punto de instalación de Crystal Reports ...................................... 22
Instalación de Crystal Reports desde una red ....................................................... 22
Personalización de la instalación .................................................... 24
Actualización de componentes de Crystal Reports ......................... 26
Capítulo 4: Inicio rápido
Uso de Crystal Reports .................................................................... 28
Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 28
Asistentes para la creación de informes .......................................... 28
Estándar .............................................................................................................. 29
Tablas cruzadas ................................................................................................... 29
Etiquetas de correo .............................................................................................. 29
OLAP .................................................................................................................. 29
Inicio rápido para usuarios inexpertos ............................................ 30
Antes de comenzar .............................................................................................. 30
Creación de informes .......................................................................................... 31
Selección de registros .......................................................................................... 42
Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 46
Finalización del informe ...................................................................................... 49
Inicio rápido para usuarios avanzados ............................................ 50
iv Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes
Diseño básico de informes .............................................................. 56
Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 56
Formular el propósito .......................................................................................... 56
Determinación de la presentación del informe .................................................... 57
Búsqueda de datos .............................................................................................. 58
Manipulación de datos ........................................................................................ 59
Características del área de impresión .................................................................. 60
Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62
Capítulo 6: Introducción a la creación de informes
Opciones en la creación de informes .............................................. 66
Asistentes para la creación de informes ............................................................... 66
Otro Informe ....................................................................................................... 66
Informe nuevo ..................................................................................................... 66
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67
El Asistente de base de datos ............................................................................... 67
El Explorador de campos ..................................................................................... 69
El Explorador de informes .................................................................................... 71
Abrir y acoplar exploradores ............................................................................... 72
Acerca del entorno de diseño de informes ...................................... 74
Ficha Diseño ....................................................................................................... 74
Ficha Vista previa ................................................................................................ 77
Creación de un nuevo informe ........................................................ 81
Selección de la fuente de datos ........................................................................... 81
Cómo agregar tablas ............................................................................................ 82
Cómo vincular varias tablas ................................................................................ 83
Ubicación de datos en el informe ........................................................................ 84
Edición de datos .................................................................................................. 91
Manual del usuario de Crystal Reports v
Selección de registros .......................................................................................... 91
Agrupación, orden y totalización de datos .......................................................... 92
Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos ............................... 93
Cómo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 93
Insertar encabezados y pies de página ................................................................. 94
Agregar una página de título al informe ............................................................... 95
Cómo agregar un resumen de información al informe ......................................... 96
Más allá de los informes básicos ..................................................... 97
Capítulo 7: Crystal Repository
¿Qué es el Crystal Repository? ..................................................... 100
Flujo de trabajo ................................................................................................. 101
Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102
Barra de herramientas ....................................................................................... 102
Agregar carpetas al repositorio ..................................................... 103
Agregar elementos al repositorio .................................................. 104
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits ................................ 104
Agregar una función personalizada ................................................................... 105
Agregar un comando ......................................................................................... 105
Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe ............ 106
Agregar una función personalizada a un informe .............................................. 107
Agregar un comando a un informe .................................................................... 107
Modificar objetos del repositorio .................................................. 107
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............. 108
Eliminar elementos del repositorio ................................................ 109
Utilizar la función Deshacer en el repositorio .............................. 110
vi Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web
Información general ...................................................................... 112
Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 113
Tiempos de evaluación de las funciones de fecha en Crystal Enterprise ............. 114
Seleccionar las opciones de diseño adecuadas .............................. 115
Uso de formatos de informe más rápidos ........................................................... 116
Selección entre datos activos y datos guardados ................................................ 116
Diseño de informes de resumen ........................................................................ 118
Uso de subinformes con precaución ................................................................. 119
Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz ............................................ 120
Simplificar el entorno de elaboración de informes ........................ 121
Selección de la base de datos y la conexión más rápida .................................... 121
Uso de índices de tablas ................................................................................... 121
Mejora de las opciones de vinculación de tablas ............................................... 121
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 122
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento más rápido ......... 123
Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas ................... 124
Procesamiento de la selección de registros (ejemplo) ........................................ 124
Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de registros ........................... 125
Estrategias para escribir fórmulas de selección de registros eficaces .................. 126
Incorporación de campos de parámetro
a las fórmulas de selección de registros ............................................................. 128
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 130
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento
y el cálculo de totales ................................................................... 131
Ejecución de agrupamiento en servidor ............................................................. 131
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 131
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 132
Uso de enunciados SQL para Lógica Case ......................................................... 133
Inserción de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 133
Manual del usuario de Crystal Reports vii
Capítulo 9: Selección de registros
Selección de registros ................................................................... 136
Uso del Asistente de selección .......................................................................... 137
Uso de las fórmulas ........................................................................................... 138
Interacción del Asistente de selección
y el Editor de fórmulas de selección Taller de fórmulas ..................................... 139
Uso de las plantillas de fórmulas ................................................... 140
Plantillas de fórmulas de selección de registros ................................................. 140
Procesamiento de la selección de registros
en el servidor de la base de datos ................................................. 143
Cómo solucionar problemas
en fórmulas de selección de registros ........................................... 143
Corrección de selecciones que no generan datos .............................................. 145
Capítulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalización
Ordenamiento de datos ................................................................ 148
Descripción de las opciones de ordenamiento .................................................. 148
Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 149
Agrupar datos ............................................................................... 151
Creación de grupos personalizados ................................................................... 153
Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 154
Selección de grupos .......................................................................................... 155
Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 158
Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía ................ 160
Agrupar datos jerárquicamente .......................................................................... 161
Edición de grupos .............................................................................................. 163
Resumen de datos agrupados ........................................................ 164
Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 165
Selección de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 166
viii Manual del usuario de Crystal Reports
Cálculo de subtotales .................................................................... 168
Cálculo de subtotales de datos .......................................................................... 168
Extensión de precios y cálculo de subtotales de las extensiones ........................ 169
Porcentajes ................................................................................... 170
Cálculo de un porcentaje .................................................................................. 170
Encabezados de grupo .................................................................. 171
Creación de encabezados de grupo ................................................................... 171
Eliminación de encabezados de grupos ............................................................. 175
Profundización en encabezados de grupo ......................................................... 175
Capítulo 11: Totales acumulados
Introducción a los totales acumulados .......................................... 178
Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 178
Creación de totales acumulados ................................................... 179
Creación de totales acumulados en una lista ..................................................... 179
Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 180
Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 181
Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios ..... 183
Creación de totales acumulados usando una fórmula ................... 184
Capítulo 12: Informes de sección múltiple
Acerca de las secciones ................................................................. 188
Trabajo con secciones ................................................................... 188
Inserción de una sección ................................................................................... 188
Eliminación de una sección .............................................................................. 189
Cómo mover una sección .................................................................................. 189
Combinación de dos secciones relacionadas ..................................................... 190
Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones ............................. 191
División de una sección .................................................................................... 191
Manual del usuario de Crystal Reports ix
Ajuste del tamaño de una sección ..................................................................... 191
Uso de las secciones múltiples en un informe ............................... 193
Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí .............. 193
Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos ..................... 194
Adición de líneas condicionales en blanco ....................................................... 194
Cartas modelo ............................................................................... 195
Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 195
Creación de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 197
Cómo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 203
Capítulo 13: Formato
Conceptos de formato ................................................................... 206
Utilización de una plantilla ........................................................... 206
Aplicación de una plantilla ............................................................................... 206
Eliminación de una plantilla aplicada ................................................................ 207
Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada ........................................ 208
Utilización de objetos de campo de plantilla .................................................... 208
Uso del entorno de diseño de informes ......................................... 209
Soluciones de diseño ......................................................................................... 209
Características de la sección .............................................................................. 210
Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 211
Formularios preimpresos ................................................................................... 212
Columnas múltiples ........................................................................................... 213
Ocultar secciones de informes .......................................................................... 213
Ocultar objetos de informes .............................................................................. 214
Ubicación de objetos base-texto ....................................................................... 216
Ubicación de objetos basados en texto multilineales ......................................... 218
Importación de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 219
Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 219
x Manual del usuario de Crystal Reports
Representación de campos de desbordamiento ................................................. 225
Selección de varios objetos ............................................................................... 226
Ubicación en modo libre .................................................................................. 227
Ubicación vertical ............................................................................................. 229
Fuentes TrueType .............................................................................................. 231
Márgenes de página .......................................................................................... 231
Impresora predeterminada ................................................................................. 232
Controladores de impresoras ............................................................................. 233
Propiedades de formato ................................................................ 234
Trabajo con formato absoluto ....................................................... 235
Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 235
Crear un informe o un objeto de sólo lectura .................................................... 235
Bloquear el tamaño y la posición de un objeto .................................................. 236
Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 236
Cómo agregar o editar líneas y cuadros ............................................................. 238
Agregar y editar cuadros .................................................................................... 239
Adición de formas a un informe ........................................................................ 240
Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 240
Repetición de objetos de informe en páginas horizontales ................................ 242
Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 243
Trabajo con formato condicional .................................................. 245
Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 246
Propiedades de atributo condicional ................................................................. 246
Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 248
Crear pies de página después de la primera página ........................................... 248
Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 249
Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 253
Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253
Manual del usuario de Crystal Reports xi
Capítulo 14: Creación de gráficos
Conceptos sobre la creación de gráficos ....................................... 256
Introducción general sobre la creación de gráficos ............................................ 256
Diseños de gráficos ........................................................................................... 256
Tipos de gráficos ............................................................................................... 257
Ubicación de un gráfico .................................................................................... 260
Profundización con gráficos .............................................................................. 261
Profundización con leyendas ............................................................................ 261
Creación de gráficos ..................................................................... 261
Creación de gráficos basados en campos de detalle o de fórmula
(organización avanzada) ................................................................................... 261
Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal
(organización de grupo) .................................................................................... 263
Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas cruzadas
(organización de tabla cruzada) ........................................................................ 265
Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP) .............. 266
Trabajo con gráficos ..................................................................... 267
Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos ........................................ 268
Edición de gráficos mediante los elementos del menú Opciones de gráfico ...... 268
Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas ........................ 270
Organización automática de gráficos ................................................................ 270
Aplicación de formato a gráficos ....................................................................... 271
Uso de la función de subyacer en gráficos ........................................................ 272
Capítulo 15: Creación de mapas
Conceptos básicos de la creación de mapas .................................. 274
Introducción general sobre la creación de mapas .............................................. 274
Presentaciones de mapa .................................................................................... 274
Tipos de mapas ................................................................................................. 275
Dónde ubicar un mapa ..................................................................................... 278
Profundización con mapas ................................................................................ 278
xii Manual del usuario de Crystal Reports
Creación de mapas ........................................................................ 278
Creación de mapas sobre campos de detalle (Diseño avanzado) ....................... 278
Creación de mapas sobre campos de grupo (organización de grupo) ................ 281
Creación de mapas sobre resúmenes de tabla cruzada
(organización de tabla cruzada) ........................................................................ 282
Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización OLAP) ......................... 283
Trabajo con mapas ........................................................................ 284
Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa .............................................. 285
Cambio del título del mapa ............................................................................... 285
Cambio del tipo de mapa .................................................................................. 285
Cambio de las capas del mapa .......................................................................... 286
Solución de inconsistencias de datos ................................................................ 287
Modificación del mapa geográfico .................................................................... 288
Aplicación de zoom a un mapa ......................................................................... 288
Panorámica de un mapa .................................................................................... 289
Centrar un mapa ............................................................................................... 289
Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................................................ 289
Formato de mapas ............................................................................................. 290
Cómo usar la característica de subyacer con mapas .......................................... 290
Capítulo 16: OLE
Información general de OLE ......................................................... 294
Terminología OLE ............................................................................................. 294
Tipos de objetos OLE ........................................................................................ 295
Consideraciones generales acerca de OLE ......................................................... 295
Cómo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 296
Cómo se representan los objetos OLE en un informe .................... 297
Edición de objetos OLE en informes .............................................. 297
Edición directa .................................................................................................. 297
Comandos de menú de OLE dinámico .............................................................. 298
Manual del usuario de Crystal Reports xiii
OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 298
Trabajo con Objetos OLE estáticos ............................................... 298
Objetos objetos incrustados en relación con vinculados ............... 300
Objetos incrustados ........................................................................................... 300
Objetos vinculados ........................................................................................... 301
Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas
¿Qué es un objeto de tabla cruzada? ............................................ 304
Ejemplo de tabla cruzada .............................................................. 305
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ............................................ 305
Informe de datos de pedido agrupados por región ............................................. 306
Informe de datos de pedido agrupados por producto ......................................... 306
Informe de datos de pedido agrupados por región y producto ........................... 307
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ................................................ 308
Creación de un informe de tabla cruzada ..................................... 309
Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 314
Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 314
Abreviar campos resumidos grandes ................................................................. 314
Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 315
Utilización de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 316
Impresión de tablas cruzadas que se distribuyen en múltiples páginas .............. 317
Formato de tablas cruzadas .......................................................... 317
Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas de tablas cruzadas ...... 318
Formato del color de fondo de filas y columnas completas ............................... 318
Formato de campos de manera individual ......................................................... 319
Formato de varios campos a la vez .................................................................... 319
Eliminación de datos de tablas cruzadas ........................................................... 319
Presentación horizontal de campos resumidos .................................................. 320
xiv Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP
Elaboración de informes OLAP con Crystal Reports ..................... 322
Objetos de cuadrícula OLAP ............................................................................. 322
Creación de un informe OLAP ...................................................... 323
Especificación de la fuente de datos .................................................................. 323
Definición de la estructura de la cuadrícula ...................................................... 324
Establecer dimensiones de sectores y especificar el número de cuadrículas ...... 325
Aplicación de un estilo predefinido ................................................................... 326
Inserción de un gráfico ...................................................................................... 327
Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP ........... 328
Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP .............................. 329
Cambiar el color de fondo de una dimensión .................................................... 330
Crear un alias para una dimensión .................................................................... 331
Dar formato a líneas de cuadrícula .................................................................... 331
Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 331
Cómo cambiar la visualización de datos OLAP ............................. 332
Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP ................................. 333
Ordenar datos en una cuadrícula OLAP ............................................................ 334
Filtrar datos en una cuadrícula OLAP ................................................................ 335
Agregar cálculos a cuadrículas OLAP ...........................................336
Capítulo 19: Distribución y vista de informes
Distribuir informes ........................................................................ 338
Impresión de un informe ................................................................................... 338
Enviar un informe por fax .................................................................................. 338
Exportación de un informe ................................................................................ 339
Trabajo con carpetas Web ................................................................................. 346
Trabajo con carpetas de Enterprise .................................................................... 346
Manual del usuario de Crystal Reports xv
Ver informes ................................................................................. 349
¿Qué son las partes de un informe? ................................................................... 349
¿Qué es la exploración? .................................................................................... 350
Opción Profundizar en partes del informe ......................................................... 352
Opción Otro objeto de informe ......................................................................... 355
Hipervínculos mostrados en los visores ............................................................. 360
Utilización de etiquetas inteligentes ............................................. 361
Capítulo 20: Alertas de informe
Acerca de las alertas de informe ................................................... 364
Trabajar con alertas de informe .................................................... 364
Creación de alertas de informe .......................................................................... 364
Edición de alertas de informe ............................................................................ 366
Eliminación de alertas de informe ..................................................................... 366
Ver las alertas de informe .................................................................................. 367
Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas ........................................ 368
Capítulo 21: Creación de informes
desde Excel y Access
Información general sobre los complementos de Crystal Reports . 370
Acerca del complemento Microsoft Excel .......................................................... 370
Acerca del complemento Microsoft Access ....................................................... 370
Trabajo con el complemento Microsoft Excel ............................... 371
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel .................. 371
Trabajo con el complemento Microsoft Access ............................. 374
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access ................ 374
Capítulo 22: Uso de las fórmulas
Información general de fórmulas .................................................. 378
Novedades en el lenguaje de fórmulas .............................................................. 378
xvi Manual del usuario de Crystal Reports
Usos típicos para fórmulas ................................................................................ 381
Componentes y sintaxis de la fórmula ........................................... 382
Componentes de la fórmula .............................................................................. 382
Sintaxis de fórmulas .......................................................................................... 383
Especificación de fórmulas ............................................................ 384
Trabajo con el Taller de fórmulas ...................................................................... 386
Trabajo con el Editor de fórmulas ...................................................................... 387
Creación y modificación de fórmulas ............................................ 389
Creación de una fórmula e inserción en un informe .......................................... 389
Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas ........................................ 389
Edición de fórmulas .......................................................................................... 391
Búsqueda y reemplazo de texto ......................................................................... 391
Copia de fórmulas de la ayuda en línea ............................................................. 392
Copia de fórmulas de un informe a otro ............................................................ 392
Eliminación de fórmulas ................................................................ 394
Eliminación de la fórmula de trabajo del informe .............................................. 394
Eliminación de la especificación de la fórmula .................................................. 394
Depuración de fórmulas ............................................................... 394
Depuración de errores en tiempo de evaluación ............................................... 395
Tutorial de depuración ...................................................................................... 395
Capítulo 23: Campos de parámetro
Información general de parámetros ............................................. 402
Consideraciones acerca de campos de parámetro ............................................. 402
Cómo crear un campo de parámetro ................................................................. 403
Eliminación de campos de parámetro ................................................................ 406
Respuesta a las solicitudes de campos de parámetro ......................................... 407
Características avanzadas de parámetro ............................................................ 409
Manual del usuario de Crystal Reports xvii
Capítulo 24: Subinformes
Qué son los subinformes ............................................................... 418
Subinformes vinculados y no vinculados ........................................................... 418
Funcionamiento de la vinculación de subinformes ............................................ 419
Vínculos de bases de datos frente a subinformes
en situaciones “de uno a varios” ....................................................................... 420
Cómo insertar subinformes ........................................................... 421
Vista previa de subinformes ............................................................................... 422
Cómo guardar un subinforme como informe principal ...................................... 422
Actualización de subinformes ........................................................................... 423
Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 424
Cómo vincular un subinforme al informe principal
sin modificar la fórmula de selección ................................................................ 425
Combinación de informes no relacionados usando subinformes ... 426
Combinación de dos o más informes no relacionados ....................................... 426
Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’ ....................... 427
Vinculación hacia o desde un campo de fórmula .............................................. 427
Vínculos de tablas no indexadas ....................................................................... 428
Cómo crear un subinforme a la orden .......................................... 429
Adición de títulos a los subinformes a la orden ................................................. 429
Cómo mostrar diferentes vistas
de los mismos datos en un informe ............................................... 431
Capítulo 25: Manipulación de bases de datos
Información general sobre las bases de datos ............................... 434
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........................ 434
Alias .................................................................................................................. 435
Ubicación de archivos ...................................................................................... 436
Tablas indexadas ............................................................................................... 438
xviii Manual del usuario de Crystal Reports
Vinculación de tablas .................................................................... 440
Vincular desde y vincular a ............................................................................... 440
Relaciones de vínculo ....................................................................................... 440
Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios ........................... 441
Consideraciones acerca de archivos de datos .................................................... 443
Consideraciones acerca de bases de datos SQL ................................................. 445
Consideraciones de rendimiento para todos los informes .................................. 446
Ficha Vínculos del Asistente de base de datos ................................................... 448
Vinculación de tablas indexadas ....................................................................... 448
Orden de procesamiento de vínculos ................................................................ 449
Vinculación de opciones ................................................................................... 450
Utilización de SQL y bases de datos SQL ...................................... 460
¿Qué es SQL? .................................................................................................... 460
El SABD SQL ..................................................................................................... 463
¿Cómo utiliza Crystal Reports SQL? .................................................................. 465
El lenguaje SQL ................................................................................................. 465
Procesamiento del lado del servidor ............................................. 468
Cómo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL ................. 469
Reasignación de campos de base de datos .................................... 470
Uso del cuadro de diálogo Asignar Campos ...................................................... 471
Cómo reasignar procesos .................................................................................. 472
Reasignar campos de base de datos alterados .................................................... 473
Índices de datos guardados ........................................................... 474
Funcionamiento de la indización de informes ................................................... 475
Consideraciones sobre el uso de índices de datos guardados ............................ 476
Indización de los campos correctos ................................................................... 476
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports ..........................477
Para obtener información adicional .............................................. 477
Manual del usuario de Crystal Reports xix
Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes
Información general ...................................................................... 480
¿Qué es una “pasada”? ..................................................................................... 480
Previa nº 1 ......................................................................................................... 480
Pasada nº 1 ....................................................................................................... 480
Pasada previa nº 2 ............................................................................................. 481
Pasada nº 2 ....................................................................................................... 481
Pasada nº 3 ....................................................................................................... 482
Diagrama de flujo de informes de pasada múltiple ............................................ 482
Apéndice B: Creación de informes accesibles
Accesibilidad ................................................................................. 484
Ventajas de informes accesibles ........................................................................ 484
Pautas de accesibilidad ..................................................................................... 485
Accesibilidad y productos Crystal ...................................................................... 486
Mejora de la accesibilidad de los informes ................................... 487
Colocación de objetos en los informes .............................................................. 487
Texto ................................................................................................................. 488
Color ................................................................................................................. 492
Navegación ....................................................................................................... 494
Campos de parámetro ....................................................................................... 495
Diseño flexible .............................................................................. 495
Accesibilidad y formato condicional ................................................................. 496
Accesibilidad y supresión de secciones ............................................................. 497
Accesibilidad y subinformes .............................................................................. 498
Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos .......................... 499
Objetos de texto y valores de tabla de datos ...................................................... 499
Otras consideraciones sobre el diseño de tablas de datos .................................. 504
Accesibilidad y Crystal Enterprise ................................................. 505
Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise .............. 505
xx Manual del usuario de Crystal Reports
Accesibilidad y personalización .................................................... 506
Recursos ........................................................................................ 508
Glosario .......................................................................... 509
Index ...............................................................................537
Manual del usuario de Crystal Reports xxi
xxii Manual del usuario de Crystal Reports
Bienvenido a Crystal Reports 10 1
Bienvenidos. Este capítulo presenta Crystal Reports, el
estándar mundial para elaboración de informes en el web y
de escritorio, y proporciona una introducción general sobre
el contenido de este manual del usuario.
Manual del usuario de Crystal Reports 1
Acerca de Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports
Crystal Reports está diseñado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a
analizar e interpretar información importante. Crystal Reports facilita la creación
de informes simples y dispone también de herramientas poderosas necesarias para
generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar
Crystal Reports está diseñado para generar el informe que desea desde
prácticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guían paso
a paso a través de la creación de informes y la complexión de tareas comunes. Las
fórmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a
entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario,
podrían estar ocultas. Los gráficos y mapas geográficos proporcionan información
en forma visual cuando las palabras y números no son suficiente.
Extienda la elaboración de informes al web
La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creación de informes, ya que
éstos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft®
Word y Excel, correo electrónico e incluso en el Web. La elaboración avanzada de
informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y
actualizar informes compartidos en sus exploradores de web.
Incorpore informes en las aplicaciones
Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las
necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de
Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de
desarrollo más usados facilita la adición de informes a cualquier aplicación.
Ya sea el encargado de servicios web en IT, el gerente de promoción en marketing,
el administrador de bases de datos en finanzas o el director general, Crystal
Reports es una herramienta de gran potencia diseñada para ayudar a cualquier
usuario a analizar e interpretar la información importante para cada uno.
Acerca de este manual
Este manual incluye procedimientos para tareas típicas de la elaboración de
informes, tales como ubicación de campos, formateo de informes y ordenamiento de
registros. También contiene información acerca de áreas de interés más específicas,
como creación avanzada de fórmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este
manual como referencia para sus necesidades básicas de elaboración de informes y
como introducción a nuevos conceptos en la creación de informes.
2 Manual del usuario de Crystal Reports
Contenido por capítulo
A continuación se presenta una breve descripción de cada capítulo de este manual.
Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
¡Bienvenidos! Este capítulo presenta Crystal Reports, el estándar mundial para
elaboración de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introducción
general sobre el contenido de este manual del usuario.
Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10
Basado en la estabilidad probada de la versión 9, Crystal Reports ofrece nuevas
funciones y mejoras. Este capítulo presenta dichas funciones y mejoras
proporcionando un breve resumen de cada una.
Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports
Este capítulo explica cómo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del
producto. También explica cómo instalar Crystal Reports en un servidor de red y
cómo instalarlo en una estación de trabajo desde un servidor de red.
Capítulo 4: Inicio rápido
Este capítulo comienza con una introducción general sobre los informes y datos de
muestra comúnmente usados con Crystal Reports. A continuación, se ofrece
información general sobre los Asistentes para la creación de informes; tanto los
usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el
Asistente para la creación de informes estándar, ya que tiene muchos pasos iguales a
los de los demás Asistentes para la creación de informes. Finalmente, el capítulo ofrece
dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios más avanzados.
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes
Este capítulo describe los conceptos básicos del diseño de informes y le ayuda a
decidir qué información desea incluir en su informe.
Capítulo 6: Introducción a la creación de informes
Este capítulo le muestra los aspectos básicos de la creación de un informe en
Crystal Reports. Primero aprenderá acerca del entorno de diseño de informes,
luego acerca de cómo seleccionar tablas de bases de datos, cómo colocar objetos en
un informe y cómo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
Manual del usuario de Crystal Reports 3
Acerca de este manual
Capítulo 7: Crystal Repository
Este capítulo presenta Crystal Repository. Muestra cómo se agregan elementos al
repositorio, cómo se actualizan elementos existentes y cómo se utilizan los
elementos del repositorio en los informes de Crystal.
Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web
Este capítulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen
las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas
sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los
informes distribuidos por el entorno “thin-wire” del Web, la mayoría de las líneas
guía y procedimientos son aplicables a todos los informes.
Capítulo 9: Selección de registros
Este capítulo muestra cómo filtrar los registros que desea incluir en un informe.
Por ejemplo, al usar las herramientas de selección de registros, es posible limitar
los registros que aparecerán para un grupo específico de clientes, un rango
específico de números de cuenta o un rango de fecha particular.
Capítulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalización
Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos
desorganizados en información útil en un informe. Este capítulo es una
introducción a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.
Capítulo 11: Totales acumulados
Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resúmenes
especializados y totales que se incrementan continuamente.
En este capítulo se muestra cómo agregar a su informe un total acumulado básico
y un total acumulado dentro de un grupo. También aprenderá cómo crear totales
acumulados condicionales y totales acumulados usando fórmulas.
Capítulo 12: Informes de sección múltiple
Este capítulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden
crear usando las capacidades de elaboración de informes de varias secciones de
Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los
valores individuales en forma diferente según los conjuntos de criterios
establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creación de cartas modelo.
4 Manual del usuario de Crystal Reports
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Capítulo 13: Formato
Dar formato se refiere a cambios en la organización, presentación y diseño de un
informe, así como también la apariencia de texto, objetos o secciones completas de
informes. Este capítulo detalla métodos que se pueden usar para enfatizar la
atención sobre los datos, cambiar la presentación de las fechas, números y otros
valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de
formato para darle una apariencia profesional a un informe.
Capítulo 14: Creación de gráficos
Crystal Reports permite presentar datos resumidos en gráficos de colores fáciles de
leer. Este capítulo demuestra cómo crear gráficos y cómo usarlos en informes para
hacer que los datos del informe tengan más significado y sean más fáciles de
entender. Puede elegir de un número de tipos y organizaciones de gráficos, así
como también a profundizar para ver los detalles tras los resúmenes gráficos y dar
formato a objetos de gráficos.
Capítulo 15: Creación de mapas
Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos
geográficos. Este capítulo explica cómo usar mapas en informes para hacer que los
datos del informe sean más significativos y fáciles de interpretar. Puede
personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de
profundización para visualizar aquellos detalles tras los resúmenes gráficos.
Capítulo 16: OLE
Este capítulo explica cómo se puede usar la vinculación e incrustación de objetos
(OLE) para editar gráficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una
aplicación adicional.
Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas
Un objeto de tabla cruzada es una cuadrícula que muestra valores que se agrupan
y resumen en dos direcciones. Este capítulo le ofrece información acerca de cómo
puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.
Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP
Este capítulo describe cómo se crean informes OLAP, cómo se actualizan cuando
la ubicación de los datos varía y cómo se trabaja con los datos que se muestran en
una cuadrícula OLAP.
Manual del usuario de Crystal Reports 5
Acerca de este manual
Capítulo 19: Distribución y vista de informes
Este capítulo del de la sección de le proporciona información acerca de cómo
distribuir informes terminados usando una variedad de métodos (impresión,
envío de fax, exportación). También incluye información acerca de las partes del
informe y sobre cómo se configuran hipervínculos para poder ver dichas partes en
diversos Visores de informes. Por último, finaliza con información relativa al uso
de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
Capítulo 20: Alertas de informe
Este capítulo le proporciona información acerca de cómo crear y utilizar alertas en
los informes Crystal.
Capítulo 21: Creación de informes desde Excel y Access
En este capítulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft
Access. Explica cómo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde
una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.
Capítulo 22: Uso de las fórmulas
En este capítulo se explican los conceptos básicos de las fórmulas y se presenta el
Taller de fórmulas para poder empezar a crear fórmulas.
Capítulo 23: Campos de parámetro
Este capítulo explica qué son los parámetros de campo y cómo se pueden aplicar
para crear un informe que se puede usar para obtener acceso a tipos de datos
diferentes dependiendo de las necesidades del usuario.
Capítulo 24: Subinformes
Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede
combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra
forma no se podrían vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en
un solo informe. Este capítulo le muestra cómo crear y usar subinformes.
Capítulo 25: Manipulación de bases de datos
Este capítulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender
el diseño y uso de las bases de datos. Después de describir las bases de datos
relacionales (incluidas las de los orígenes de datos ODBC), la indización y la
vinculación de tablas, el capítulo introduce los conceptos de procesamiento del
lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor)
y de asignación de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de
datos y de informe tras la introducción de cambios en una base de datos).
6 Manual del usuario de Crystal Reports
Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes
Este anexo proporciona información detallada acerca del modelo de
procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden
y se manipulan los datos durante la elaboración de un informe.
Apéndice B: Creación de informes accesibles
Este anexo proporciona recomendaciones de diseño que le ayudarán a crear
informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades.
Glosario
Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos básicos de
elaboración de informes y de bases de datos, así como también términos
específicos del programa.
Ayuda en línea
La Ayuda en línea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del
usuario. También contiene material de referencia adicional que incluye desde
información específica de la función de un botón hasta información general acerca
de cómo crear una fórmula de informe según una situación comercial de muestra.
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Localice la información con rapidez
Acceda a la ayuda en línea desde el menú de ayuda de Crystal Reports.
Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en línea
y profundizar en títulos específicos dentro de cada sección. Use la ficha Índice para
ver los temas en orden alfabético. O bien use la ficha Buscar para ingresar una
palabra clave y ver así todas las secciones que se relacionan con ella.
Informes de muestra
Muchos temas de la ayuda en línea de Crystal Reports incluyen una lista de
informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos
descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades.
Los informes de muestra están ubicados en el directorio Crystal Reports en
\Samples\Es\Reports
Manual del usuario de Crystal Reports 7
.
Registro del producto
Registro del producto
Hay varios medios para poder registrar el producto:
• Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal
Decisions en la dirección:
http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp
• Imprima el formulario de registro del producto y envíelo por fax al número de
fax de la oficina más cercana. Crystal Decisions le enviará a su vez otro fax con
un número de registro que podrá especificar en el producto la próxima vez
que lo utilice.
Números de fax para registrarse
EE.UU./Canadá +1 (604) 681-5147
Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601
Australia +6 2 9955 7682
Alemania +49 (0) 69 9509 6182
Hong Kong +852 2893 2727
Singapur +65 777 8786
El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte técnico, tanto
telefónico como en línea. Además, el registro del producto es la única garantía de
que estará al día en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.
Manual del cliente
Para obtener los últimos datos sobre el registro de productos, mantenimiento,
asistencia y servicios, visite nuestra página Web y descargue el Manual del cliente
de su región correspondiente.
• América del Norte:
http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Inglés)
• Europa:
http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Inglés)
http://germany.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Alemán)
http://france.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Francés)
Si el Manual del cliente de Crystal Decisions no está disponible para su región,
consulte el resto del capítulo Bienvenida o póngase en contacto con el
representante de ventas o asistencia para obtener más detalles.
8 Manual del usuario de Crystal Reports
Soporte técnico de Crystal Care
Para acceder a los especialistas de soporte técnico de Crystal, deberá: Registrar su
software en línea en:
http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp
Para obtener información sobre los programas de soporte técnico disponibles para
Crystal Reports:
• Visite nuestro sitio Web de soporte en la dirección:
http://spain.crystaldecisions.com/support/
• Póngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener más detalles, visite el
sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/contact/
Formación sobre Crystal
Si es desarrollador, un profesional de tecnologías de la información o un usuario
comercial, ofrecemos una amplia gama de cursos de formación sobre Crystal
Reports diseñados para adquirir nuevos conocimientos o mejorar los
conocimientos que se poseen. Los cursos de formación se pueden impartir en línea,
en centros certificados, en los locales de su empresa o en su domicilio:
• Si desea obtener una lista completa de cursos de formación y de ofertas
especiales, visite el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/services/
• O póngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener más detalles, visite
el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/contact/
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Consultoría sobre Crystal
Nuestro equipo global de consultores certificados y de socios consultores puede
proporcionarle una solución de ámbito corporativo, que incluye estrategia, diseño,
integración e implementación, para obtener resultados con rapidez, maximizar el
rendimiento e incrementar la productividad.
• Para obtener más información, visite el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/services/
• O póngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener más detalles, visite
el sitio:
http://spain.crystaldecisions.com/contact/
Manual del usuario de Crystal Reports 9
Convenciones de documentación
Convenciones de documentación
Este manual usa las siguientes convenciones:
• Comandos y botones
Para reconocerlas más fácilmente en los procedimientos, las funciones de la
interfaz de usuario se muestran en negrita. Por ejemplo: En el menú Archivo,
haga clic en Nuevo.
• Accesos directos de teclado
Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado
numérico. Entrar significa la tecla Intro, Entrar o CR, dependiendo de la tecla
que aparezca en el teclado.
• Combinaciones de teclas
CTRL+TECLA, MAYÚS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de
combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la
combinación y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla de la misma
(designada más arriba como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa que hay
que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultáneamente la letra C
del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows).
• La fuente de tipo monospaced (un sólo espacio) indica rutas y nombres de
archivo, líneas de código y datos que se especifican utilizando el teclado (por
ejemplo: En el Editor de Fórmulas, escriba
If Ventas > 1000 Then crRed
).
10 Manual del usuario de Crystal Reports
Novedades en Crystal Reports 10 2
Basado en la estabilidad probada de la versión 9, Crystal
Reports ofrece nuevas funciones y mejoras. Este capítulo
presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un
breve resumen de cada una.
Manual del usuario de Crystal Reports 11
Introducción
Introducción
Crystal Reports® 10 amplía la plataforma de elaboración de informes con el fin de
posibilitar:
• Mayor eficacia en el proceso de diseño y mantenimiento de informes.
• Una integración e implementación más fáciles de las aplicaciones Web
corporativas.
Esta versión se basa en el importante conjunto de funciones introducido en la
versión 9 e incluye varias mejoras y características nuevas que continúan
abordando desafíos de productividad en todos los elementos del proceso de
elaboración de informes. Otro aspecto clave de esta versión es la mayor integración
con Crystal Enterprise™.
Este capítulo examina cada una de las características nuevas más importantes en el
contexto del público al que están destinadas: desarrolladores de aplicaciones,
diseñadores de informes y consumidores de información.
Nota: Las funciones varían dependiendo de la edición y algunas de ellas se
proporcionan mediante Report Application Server, incluido en ediciones
específicas de Crystal Reports 10. Para comprobar la edición, haga clic en Acerca
de Crystal Reports en el menú Ayuda del diseñador de informes.
Desarrolladores de aplicaciones
Crystal Reports simplifica el proceso de integración de contenido dinámico con
calidad de presentación en cualquier aplicación .NET, Java o COM para los
desarrolladores, reduciendo así la cantidad de código necesario y minimizando el
mantenimiento de la aplicación. Con la versión 10, Crystal Decisions™ refuerza su
compromiso con el desarrollo multiplataforma al agregar diversas funciones
nuevas y facilitar la migración a Crystal Enterprise.
Componente de elaboración de informes 100% Java
La versión 10 introduce una versión para Java del procesador de informes de gran
eficacia Crystal Reports: el componente de elaboración de informes Java, que
aprovecha al máximo las ventajas de Java, incluyendo la portabilidad entre
sistemas operativos y plataformas de hardware. Escrito en Java 100%, este nuevo
componente de elaboración de informes proporciona a los desarrolladores una
forma rápida y sin necesidad de códigos para conectarse a los datos y diseñar
capas de presentación dinámica de alta fidelidad para aplicaciones J2EE. El
procesador es compatible con funciones básicas de Crystal Reports, como el
agrupamiento, la ordenación, el filtrado, las expresiones, la aplicación de formato
básico y la elaboración de diagramas, además de la exportación a PDF y Word.
Asimismo, permite la integración con entornos de desarrollo integrado de Java
destacados, incluido Borland® JBuilder™ 10 y Crystal Reports® para BEA
WebLogic Workshop™.
12 Manual del usuario de Crystal Reports
2 Novedades en Crystal Reports 10
Las aplicaciones que utilicen el nuevo componente de elaboración de informes
Java también se pueden actualizar sin ningún problema en la versión 10 a fin de
utilizar Crystal Enterprise y Report Application Server. Con sólo modificar una
línea de código, las aplicaciones pueden obtener provecho del procesamiento de
informes descargado, de la creación y la modificación de informes mediante
programación y de muchas otras funciones.
Biblioteca de etiquetas Java personalizadas
Crystal Reports 10 introduce una biblioteca de etiquetas JSP personalizadas a fin
de reducir en gran cantidad el código necesario para integrar los informes en las
aplicaciones Java. Ahora, con el uso de etiquetas JSP personalizadas, los
desarrolladores podrán agregar un visor de informes Crystal a sus aplicaciones
Web con toda facilidad.
Módulos de combinación de .NET simplificados
Crystal Reports 10 reduce el número de módulos de combinación necesarios para
una implementación más sencilla de las aplicaciones .NET. Se pueden aprovechar
cuatro módulos de combinación principales para aplicarse a ocho casos de
implementación específicos:
• Aplicaciones de cliente grueso de Windows
• Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
• Elaboración de informes de servicios Web
• Aplicaciones Web ASP .NET
• Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
• Elaboración de informes de servicios Web
• Aplicaciones de servicios Web
• Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
Estos módulos estarán disponibles poco después del lanzamiento de la versión 10
en la zona de desarrolladores de Crystal Decisions .NET, en la dirección:
http://www.crystaldecisions.com/products/dev_zone/net/default.asp
Actualización de .NET a Crystal Enterprise
Crystal Reports 10 introduce una solución de actualización perfecta a fin de
posibilitar que las aplicaciones que utilizan el componente de elaboración de
informes .NET incluido en Microsoft® Visual Studio® .NET, Borland®
C#Builder™ o en Crystal Reports 9/10 puedan obtener acceso a Crystal Enterprise
y a Report Application Server. Con tan solo agregar una línea de código, los
Manual del usuario de Crystal Reports 13
Diseñadores de informes
desarrolladores de .NET pueden beneficiarse de las ventajas de un servidor de
procesamiento de informes independiente. Esta solución también posibilita una
actualización fácil en un futuro a otras ediciones de Crystal Enterprise.
Caso
Pedro es un desarrollador de .NET en una organización de gran tamaño que se ha
estandarizado en .NET. Su equipo ha creado una pequeña aplicación para el
departamento de Recursos Humanos que ayuda a los encargados de la
contratación a gestionar mejor dicho proceso. Puesto que esta aplicación requiere
algunos elementos básicos de elaboración de informes, el equipo de Pedro ha
decidido utilizar la versión de Crystal Reports incluida en Microsoft Visual Studio
.NET. En un plazo de seis meses, el uso de la aplicación ha aumentado
considerablemente y Pedro tiene que agregar informes nuevos y de mayor tamaño
a la aplicación. Es preferible utilizar Report Application Server en lugar del
componente de elaboración de informes .NET, ya que éste permite a Pedro realizar
el procesamiento de informes con independencia de su servidor Web. Debido a
que la aplicación también requerirá una interactividad adicional durante los
próximos 12 meses, Pedro necesita una solución que se pueda ampliar con el
tiempo. Con tan solo agregar una línea de código, Pedro puede reutilizar el trabajo
ya realizado a fin de utilizar Report Application Server en lugar del componente
de elaboración de informes .NET. Esta aplicación se puede ampliar fácilmente en
un futuro para utilizar otros servicios de Crystal Enterprise.
API de Report Application Server simplificada
En Crystal Reports 10 se ha reducido considerablemente la cantidad de código
necesario para realizar las tareas de desarrollador más habituales con el fin de que
el proceso de integración sea más fácil. Esta mejora se aplica específicamente al
servidor Report Application Server incluido en Crystal Reports y se centra en
tareas como la configuración de parámetros, inicio de sesión, impresión, etc.
Diseñadores de informes
Con aspectos que van desde una mayor flexibilidad en la creación de informes
hasta el soporte para un sistema de elaboración de informes plenamente
administrado, Crystal Reports 10 ayuda a que los diseñadores de informes
alcancen una mayor productividad en todas las fases del ciclo de desarrollo y
mantenimiento de informes.
Acceso a datos simplificado (vistas empresariales)
Crystal Reports 10 posibilita que los diseñadores de informes creen informes
basados en vistas empresariales a fin de obtener un desarrollo más rápido y un
mantenimiento reducido.
14 Manual del usuario de Crystal Reports
2 Novedades en Crystal Reports 10
Como función nueva de Crystal Enterprise 10, las vistas empresariales
proporcionan una nueva capa de abstracción de datos que simplifica el proceso de
conexión con orígenes de datos corporativos. Este modelo nuevo de acceso central
a datos también dispone de orígenes de datos predefinidos específicos de dominio,
lo que elimina la necesidad de combinaciones, filtros o fórmulas complejos. Puede
administrar sin problema el acceso a distintos orígenes de datos, los cuales
combina en un único origen de este tipo para el diseñador de informes.
Al utilizar las vistas empresariales en el proceso de desarrollo y mantenimiento de
informes se elimina la necesidad de redefinir informes en caso de que cambie la
estructura de los datos subyacentes. Como resultado, el proceso de desarrollo de
informes resulta más eficaz, ya que el paso del desarrollo a la producción de
informes es fácil.
Caso
Cristina es analista de informes en el departamento de TI de una gran organización.
Ella es la responsable de dirigir una larga lista de solicitudes de informes
procedentes de distintos departamentos. Debido a que Cristina lleva poco tiempo
trabajando en la organización, aún no ha conseguido aclarar del todo dónde se
encuentran todos los datos. Afortunadamente, el equipo de DBA del departamento
de TI ya ha creado varias vistas empresariales a las que Cristina se puede conectar.
Dichas vistas ya integran diversos orígenes de datos corporativos y resumen los
datos complejos. Todo lo que Cristina debe hacer es indicar la vista que necesita
para el informe y, a continuación, aplicar formato a la información en consecuencia.
Pasar a la fase de producción del conjunto de informes resultantes es muy sencillo.
Una vez probado el informe, el equipo de DBA puede volver a seleccionar la
estructura de datos subyacentes de la vista empresarial en un solo paso.
Repositorio
El repositorio, introducido en la versión 9, es una biblioteca central donde se
almacenan objetos habituales de los informes (imágenes, objetos de texto,
comandos SQL y funciones personalizadas) para utilizarlos en diversos informes y
establecer un punto único de actualización. Esta función se ha perfeccionado en la
versión 10 para poder utilizarla en implementaciones corporativas de gran tamaño.
Repositorio administrado
Para permitir a los clientes la creación de un sistema administrado de diseño y
mantenimiento de informes, en la versión 10 el repositorio se ha incluido como
pieza sólida de la infraestructura de Crystal Enterprise. Los objetos del repositorio
se pueden proteger y compartir a través de Crystal Enterprise y están disponibles
gracias a Crystal Reports Designer. También se incluye una herramienta de
migración para que la transición del repositorio de la versión 9 al repositorio
administrado nuevo resulte fácil.
Manual del usuario de Crystal Reports 15
Diseñadores de informes
Caso 1
Andrés trabaja en el departamento de TI de una organización de gran tamaño y es
el responsable del mantenimiento de más de 100 informes corporativos. Una de
sus responsabilidades principales es garantizar que estos informes se basen en una
información precisa. Antes de la versión 10, al cambiar el esquema de base de
datos, Andrés hubiera tenido que actualizar la conectividad de base de datos de
cada informe y volver a comprobar la precisión de los datos, proceso que requiere
gran cantidad de tiempo. “No hay nada peor que ejecutar un informe y que éste no
se desglose, aunque no esté basado en él esquema de base de datos nuevo”. Con la
versión 10, Andrés podrá basar todos los informes en una única vista empresarial.
Si la base de datos cambia, sólo será necesario actualizar la vista empresarial,
asegurando así que todos los informes se ejecutan correctamente y se basan en
datos precisos.
Caso 2
María es una de los cientos de diseñadores de informes de su organización que está
ayudando a definir un centro de calidad para la elaboración de informes. Está
especializada en la elaboración de informes destinados al departamento de
mercadotecnia, pero sus conocimientos del lenguaje de fórmulas de Crystal son
limitados. Afortunadamente, uno de los analistas de inventarios ya ha creado una
serie de funciones de ejecución compleja de rotación de inventario y tasa y María
puede obtener fácilmente las funciones que necesita en Crystal Enterprise.
Explorador del repositorio
A fin de posibilitar que diversos diseñadores de informes puedan usar el
repositorio con profusión, el Explorador del repositorio incluye una barra de
herramientas en la versión 10 para facilitar la exploración de los objetos, según
valores de tipo o de texto. También se puede agregar información sobre
herramientas a los objetos del repositorio para que la identificación de los
elementos que sea necesario agregar a un informe resulte más fácil.
Temas relacionados
• “Crystal Repository” en la página 99
Copiar formato
Esta nueva función de Crystal Reports 10 permite copiar opciones de formato
completas entre los objetos con un solo clic, de forma similar a la característica
Copiar formato de Microsoft Office. Los diseñadores de informes tan solo tienen
que seleccionar un objeto con formato y hacer clic en cualquier otro objeto que
requiera el mismo formato, reduciendo así enormemente el tiempo empleado en
aplicar formato a los objetos.
16 Manual del usuario de Crystal Reports
Caso
Ana es la diseñadora de informes de un hospital regional y es la responsable de la
creación y el mantenimiento de más de 80 informes. Cada uno de estos informes
debe cumplir unos estándares de formato rigurosos, entre los que se incluye el uso
de fuentes, colores y tamaños específicos. P ara Ana, la aplicación de f ormato puede
resultar un proceso rutinario en el que deba invertir gran cantidad de tiempo. Con
Crystal Reports 10, Ana podrá aplicar formato a los informes a gran velocidad. Tan
solo tiene que aplicar formato a un único objeto en uno de los informes y, a
continuación, aplicarlo con un clic al resto de los objetos pertinentes en todos los
informes con los que está trabajando.
Temas relacionados
• “Uso de la herramienta Copiar formato” en la página 253
Diagramas de embudo
El tipo de diagrama de embudo, requisito clave para muchas aplicaciones de
gestión de relaciones con clientes, está disponible en Crystal Reports 10. El
diagrama de embudo, similar a los diagramas circulares, muestra los datos de una
forma interesante que suma un total del 100%. Este tipo de diagrama resulta útil
sobre todo en la realización de análisis de canalización de ventas estimadas.
Temas relacionados
• “Tipos de gráficos” en la página 257
2 Novedades en Crystal Reports 10
Consumidores de información
Crystal Reports 10 permite que los consumidores de información puedan explorar
con toda facilidad la información proporcionada en un informe Crystal utilizando
dispositivos o software conocidos, incluido Microsoft Office.
Exploración administrada entre elementos clave de informe
Crystal Reports 10 amplía las secciones de informe y la exploración guiada a
Crystal Enterprise a fin de permitir el uso de grupos de informes en numerosos
flujos de trabajo y casos de usuarios finales.
Las secciones de los informes, ya sea dentro del mismo informe o de otro distinto,
se pueden vincular fácilmente como grupos con el fin de simplificar la exploración
para los consumidores de informes. Dichos consumidores pueden hacer clic en
una de las partes de información con hipervínculo de un informe para pasar a otra
sección; el contexto de los datos se mantiene. Esta función puede reducir la
necesidad de subinformes y mejorar el rendimiento del procesamiento de
informes. Con Crystal Enterprise, las secciones de los informes se pueden
Manual del usuario de Crystal Reports 17
Consumidores de información
programar y administrar fácilmente de forma que los datos subyacentes entre los
objetos vinculados tengan la misma fecha de actualización. Esto resulta
especialmente útil cuando se actualiza información con regularidad, por ejemplo,
si se actualiza información financiera de final de trimestre.
Caso
Un director de ventas necesita conocer mejor el estado de la canalización. En lugar
de crear un informe de gran tamaño que contenga toda la información posible, ha
diseñado cinco informes distintos, cada uno de los cuales analiza la canalización
con un nivel de detalle diferente. Con el uso de hipervínculos administrados,
Miguel puede definir rutas (a las que se obtiene acceso mediante un clic) en cada
uno de estos informes a fin de permitir que los directores de ventas profundicen
hasta el nivel de individual de transacción para supervisar la canalización.
Temas relacionados
• “Ver informes” en la página 349
Exportación a Excel
Crystal Reports 10 ofrece opciones más flexibles y un mayor control para la
exportación a Microsoft Excel de informes con formato. Por ejemplo, los usuarios
pueden optar por exportar todos los encabezados y pies de página o sólo algunos
de ellos y decidir si desean mostrar líneas de división.
Temas relacionados
• “Exportación de un informe” en la página 339
Impresión DHTML
Crystal Reports 10 incluye un control de visor de informes DHTML actualizado
que simplifica el proceso de impresión. El usuario puede imprimir un informe con
tan solo hacer clic. No es necesario exportar a formato PDF para utilizar las
funciones de impresión en Adobe Acrobat. Esta función nueva de impresión
mediante un único clic se proporciona a través de un pequeño control ActiveX que
se descarga al equipo cliente.
18 Manual del usuario de Crystal Reports
Instalación de Crystal Reports 3
Este capítulo explica cómo instalar Crystal Reports
localmente desde la distribución del producto. Asimismo
describe cómo realizar la instalación de un servidor de red
a una estación de trabajo.
Manual del usuario de Crystal Reports 19
Instalación de Crystal Reports
Instalación de Crystal Reports
El Asistente de instalación de Crystal Reports trabaja junto con el programa de
instalación de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de
instalación. Este asistente reconoce automáticamente el sistema operativo de su
equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo.
Este capítulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalación de Crystal
Reports y muestra cómo personalizar la instalación. Los temas principales son:
• Requisitos de instalación
• Instalación de Crystal Reports en un equipo local
• Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red
• Personalización de la instalación
• Actualización de componentes de Crystal Reports
En uno de los últimos pasos del proceso de la instalación, se le preguntará si desea
registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso.
Requisitos de instalación
Requisitos mínimos para la instalación
Windows 2000
Sistemas operativos
Equipo/procesador
Memoria
Espacio en disco
Unidad
Windows XP Professional
Windows 2003 Server
CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium
128 megabytes (MB) de RAM como mínimo. Se
recomienda 256 MB. Máximo de 4 gigabytes (GB)
320 megabytes
Unidad de CD-ROM o DVD
Instalación de Crystal Reports en un equipo local
Si está instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible
(consultar Requisitos mínimos para la instalación), debe tener privilegios de
Administrador. El proceso de instalación crea entradas de registro y puede
actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador.
Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos
momentos en ejecución y detenga cuantos servicios pueda.
Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea “Personalización de la
instalación” en la página 24.
20 Manual del usuario de Crystal Reports
3 Instalación de Crystal Reports
Para instalar en un equipo local
1 A no ser que la opción de reproducción automática se encuentre activada para
la unidad de CD-ROM, ejecute setup.exe desde el directorio win32 de la
distribución del producto.
Nota: Dependiendo de la configuración de su sistema actual, es posible que
aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que actualice los archivos
existentes. Si esto sucede, haga clic en Sí y reinicie su equipo. El asistente de
instalación actualiza los archivos requeridos.
2 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalación.
3 Escriba su nombre, organización y código de clave para la activación del
producto en el cuadro de diálogo Información del usuario.
4 Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de instalación.
5 Elija el tipo de instalación que desee:
• Típica instala las funciones más comunes de la aplicación.
• Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, así como
especificar dónde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario
para cada función. Para obtener detalles, vea “Personalización de la
instalación” en la página 24.
6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio
diferente del predeterminado.
La ubicación predeterminada es
Decisions\Crystal Reports 10\
C:\Archivos de programa\Crystal
7 Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de diálogo de inicio de la instalación.
8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
Manual del usuario de Crystal Reports 21
Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red
Creación de un punto de instalación e instalación
de un servidor de red
La instalación de Crystal Reports de una ubicación de red central se lleva a cabo en
dos pasos:
1 Realice una copia del producto de distribución de Crystal Reports en un
equipo de servidor de red (esta copia será el punto de instalación). Consulte
“Creación de un punto de instalación de Crystal Reports” en la página 22.
2 Acceda al equipo del servidor desde una estación de trabajo y ejecute
Setup.exe para instalar Crystal Reports en la estación de trabajo. Consulte
“Instalación de Crystal Reports desde una red” en la página 22.
Creación de un punto de instalación de Crystal Reports
Este procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga privilegios
de acceso de escritura y a la red. Cuando finalice el procedimiento, los usuarios
finales podrán acceder al archivo Setup.exe desde la red para instalar Crystal
Reports en sus equipos locales.
Nota: Si los usuarios no tienen el programa de instalación de Microsoft
Windows configurado en sus equipos, el proceso de instalación detecta el sistema
operativo de la estación de trabajo e instala el paquete de instalación de Microsoft
Windows adecuado.
Para crear un punto de instalación
1 Cree una carpeta en la red y compártala con los usuarios que necesiten ejecutar
el programa setup.exe.
2 Copie todo el contenido de distribución del producto de Crystal Reports a la
carpeta que creó en el paso 1.
3 Proporcione derechos a los usuarios que necesiten instalar Crystal Reports
desde esta carpeta.
Nota: La restricción de accesos a esta carpeta le permite mantenerse dentro
de los límites de licencia.
Instalación de Crystal Reports desde una red
Si el administrador de red ha copiado Crystal Reports en la red, asegúrese de tener
privilegios de lectura para dicha red antes de comenzar este proceso.
Si está instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo
compatible (consultar “Requisitos mínimos para la instalación” en la página 20),,
debe tener privilegios de Administrador en este equipo. El proceso de instalación
crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que
requieren los derechos de administrador.
22 Manual del usuario de Crystal Reports
3 Instalación de Crystal Reports
Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos
momentos en ejecución y detenga cuantos servicios pueda.
Para instalar Crystal Reports desde una red
1 Acceda a la carpeta de la red que contiene los archivos de instalación de
Crystal Reports.
2 Haga doble clic en Setup.exe.
Nota: Dependiendo de la configuración de su sistema actual, es posible que
aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que actualice los archivos
existentes. Haga clic en Sí y reinicie su equipo. El asistente de instalación
actualiza los archivos requeridos.
3 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalación.
4 Escriba su nombre, organización y código de clave para la activación del
producto en el cuadro de diálogo Información del usuario.
Sugerencia: Es posible que necesite ponerse en contacto con su administrador
para que le facilite el código de clave de activación del producto.
5 Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de instalación.
6 Elija el tipo de instalación que desee:
• Típica instala las funciones más comunes de la aplicación.
• Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, así como
especificar dónde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario
para cada función. Para obtener detalles, vea “Personalización de la
instalación” en la página 24.
7 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio
diferente del predeterminado.
La ubicación predeterminada es
Decisions\Crystal Reports 10\
8 Haga clic en Siguiente.
Aparece el cuadro de diálogo de inicio de la instalación.
9 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
C:\Archivos de programa\Crystal
Manual del usuario de Crystal Reports 23
Personalización de la instalación
Personalización de la instalación
Al seleccionar la opción de la instalación personalizada, aparece el cuadro de
diálogo Seleccionar funciones que permite instalar determinadas funciones,
cambiar la ubicación predeterminada de varias funciones y comprobar la cantidad
de espacio en disco necesario para cada función.
Los iconos del árbol de funciones indican si se van a instalar o no la función y sus
subfunciones:
• Un icono blanco indica que la función y todas sus subfunciones se van a
instalar.
• Un icono sombreado indica que la función y algunas de sus subfunciones se
van a instalar.
• Un 1 amarillo indica que la función se va a instalar cuando se requiera
(instalación a petición).
• Una X roja indica que la función o subfunción no se encuentra disponible o no
se va a instalar.
Crystal Reports utiliza una tecnología denominada “instalación a petición” para
algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se utiliza una
función concreta después de la instalación, puede que sea necesario un tiempo de
espera adicional para completar la “instalación a petición”. Este comportamiento
afectará a las instalaciones nuevas sólo una vez y no volverá a producirse cuando
las funciones se reinicien.
Para seleccionar la configuración y ubicación de una función o subfunción, haga
clic en su icono.
Nota: Cada función o subfunción puede tener su propia configuración y ubicación.
24 Manual del usuario de Crystal Reports
3 Instalación de Crystal Reports
Use la siguiente tabla para determinar las opciones de instalación para cada
función o subfunción:
Tipo de instalación de función Descripción de lo que se instalará
Se instalará en disco duro local • Instala la función en el disco duro
local.
• Usa la configuración de instalación
típica para instalar algunas de las
subfunciones de la función en la
unidad de disco duro local.
La función completa se instalará en
disco duro local
Se instalará para ejecutarse desde
la distribución del producto/red
• Instala la función y todas sus
subfunciones en el disco duro local.
• Ejecuta la función y sus subfunciones
típicas desde la distribución del
producto/red.
Nota: Algunas subfunciones no están
configuradas para ejecutarse desde la
distribución del producto/red. Estas
subfunciones se instalarán en su disco
duro local.
Se instalará la función entera para
ejecutarse desde la distribución del
producto/red
• Ejecuta la función y todas sus
subfunciones desde la distribución
del producto/red.
Nota: Algunas subfunciones no están
configuradas para ejecutarse desde la
distribución del producto/red. Estas
subfunciones se instalarán en su disco
duro local.
La función se instalará cuando sea
necesario
• Instala la función o subfunción desde
la distribución del producto/red
cuando se utiliza por primera vez.
Ni la función ni los
subcomponentes estarán
• No se instala ni la función ni sus
subfunciones.
disponibles
Nota: Las subfunciones se listan bajo cada función. Una subfunción puede tener
un tipo de instalación diferente a la de su función principal.
Manual del usuario de Crystal Reports 25
Actualización de componentes de Crystal Reports
Actualización de componentes de Crystal Reports
Si adquirió un código de clave para la activación del producto, comprobará que el
programa de instalación no quita la versión anterior de Crystal Reports. En
general, la actualización de los componentes de Crystal Reports le proporciona
una instalación por aplicaciones aisladas (es decir, una instalación en la que puede
ejecutar la antigua o la nueva versión de Crystal Reports).
Nota: La instalación por aplicaciones aisladas de Crystal Reports 10 es
compatible cuando esta actualizando Crystal Reports 9 o Crystal Reports 8.5.
Esta instalación por componentes aislados se aplica a Crystal Reports y a los
diferentes kits de desarrollo de software (SDK). Crystal Reports 10 para Visual
Studio .NET se puede utilizar en modo de aplicaciones aisladas en tiempo de
ejecución (es decir, aplicaciones escritas usando Crystal Reports 9 para Visual
Studio .NET se podrá ejecutar con Crystal Reports 9 para los ensamblados de
Visual Studio .NET). Sin embargo, la integración de Visual Studio no se realiza en
modo de aplicaciones aisladas; sólo se puede integrar una versión de Crystal
Reports en Visual Studio .NET IDE en un momento dado. Se aplicará el mismo uso
pa ra C omp one nte de R epo rt D esig ner (RD C): el R DC se pue de u til iza r en m odo de
aplicaciones aisladas en tiempo de ejecución, pero la integración IDE no se realiza
todavía con aplicaciones aisladas.
Nota:
• Cuando actualiza los componentes de Crystal Reports 9, Crystal Repository
presenta un caso especial. Debe instalar Crystal Repository de la distribución
de producto de Crystal Enterprise Standard (consultar elManual de instalación
de Crystal Enterprise 10 para obtener más información). Seguidamente, deberá
mover el contenido del repositorio que agregó a Crystal Reports 9 al nuevo
repositorio. Consulte el capítulo “Migración del repositorio de Crystal
Repository” en el Manual del administrador de vistas para obtener información
sobre cómo realizar esta operación.
• Para obtener más información sobre el entorno de elaboración de informes,
consulte las notas de la versión incluidas en la distribución del producto
release.htm
(
).
26 Manual del usuario de Crystal Reports
Inicio rápido 4
Este capítulo comienza con una introducción general a los
informes y a los datos de muestra que suelen utilizarse en
Crystal Reports. A continuación, se ofrece información
general sobre los Asistentes para la creación de informes;
tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden
obtener ventajas si consultan el Asistente para la creación
de informes estándar, ya que tiene muchos pasos iguales a
los de los demás Asistentes para la creación de informes.
Finalmente, el capítulo ofrece dos tutoriales: uno para
usuarios inexpertos y otro para usuarios más avanzados.
Manual del usuario de Crystal Reports 27
Uso de Crystal Reports
Uso de Crystal Reports
Puede aprender por sí solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los
métodos disponibles en este capítulo:
• Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en
Crystal Reports.
• Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en
el epígrafe “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30.
• Puede utilizar los resúmenes y las referencias cruzadas de los temas del
epígrafe “Inicio rápido para usuarios avanzados” en la página 50, que son
especialmente útiles si ya está familiarizado con los conceptos de elaboración
de informes.
Cada método es una manera útil de aprender a comprender y entender Crystal
Reports y, a pesar de que cualquiera sería suficiente para comenzar a trabajar, siempre
puede volver a este capítulo y consultar los demás métodos a medida que los necesite.
Datos de muestra - Xtreme.mdb
Crystal Reports viene con Xtreme_es.mdb, una base de datos de muestra que usted
puede utilizar mientras aprende el programa. Xtreme_es.mdb es una base de datos
Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido incluidos con el
programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con
el diseño de informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en
los datos de Xtreme_es.mdb.
Xtreme_es.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain
Bikes, una compañía manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaña y
sus accesorios.
Nota: Los datos de muestra se han diseñado para ilustrar diversos conceptos
relacionados con informes y no para enseñar a diseñar bases de datos. Aunque
hay métodos alternativos para diseñar bases de datos, el diseño de
Xtreme_es.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la
elaboración de informes y no en la manipulación de los datos.
Asistentes para la creación de informes
Los tutoriales de este capítulo le muestran cómo diseñar un informe desde cero.
Sin embargo, como complemento o alternativa, puede usar los asistentes para la
creación de informes disponibles en la Galería de Crystal Report. Hay cuatro
asistentes para la creación de informes:
• Estándar
• Tablas cruzadas
• Etiquetas de correo
• OLAP
28 Manual del usuario de Crystal Reports
Estándar
4 Inicio rápido
Cada asistente guía al usuario en la creación de un informe proporcionando una
serie de pantallas. La mayoría de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para
cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creación de informes de
etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta
que se desea utilizar.
Nota: Después de hacer clic en el botón Finalizar de uno de los asistentes para la
creación de informes, puede hacer clic en el botón Detener de la ficha Vista previa
si no desea que el programa recopile todos los datos del origen de datos. Esta
opción resulta útil si desea realizar ajustes en el diseño del informe creado por el
asistente.
El Asistente para la creación de informes estándar es el asistente más genérico.
Guía al usuario en la elección de una fuente de datos y en el establecimiento de
vínculos entre las tablas de una base de datos. También permite añadir campos y
especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que
desee utilizar. Por último, el Asistente para la creación de informes estándar
orienta en el proceso de creación de gráficos y selección de registros.
La pantalla Plantillas contiene diseños predefinidos que se pueden aplicar a los
informes para darles un mayor impacto visual.
Tablas cruzadas
El Asistente para la creación de informes de tablas cruzadas guía al usuario en la
creación de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla
cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrícula)
que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en sí.
Etiquetas de correo
El Asistente para la creación de informes de etiquetas de correo permite crear un
informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier
tamaño. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta
comercial o puede definir su propia presentación de filas y columnas para
cualquier informe con diseño de varias columnas.
OLAP
El Asistente de creación de informes OLAP permite crear un informe en el que los
datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrícula. Aunque es similar al
Asistente para la creación de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos, el
Asistente de creación de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos
de trabajar con fuentes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicación de
Manual del usuario de Crystal Reports 29
Inicio rápido para usuarios inexpertos
los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrícula.
A continuación, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de
cuadrícula, que también puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas
para la cuadrícula e insertar un gráfico, si lo desea.
Ésta es sólo una breve introducción general a los cuatro asistentes de informes
disponibles en Crystal Reports.
Inicio rápido para usuarios inexpertos
El siguiente tutorial ha sido diseñado para darle confianza al momento de crear su
primer informe.
En este tutorial encontrará una introducción al programa mientras crea un informe
de lista de clientes. La lista de clientes es uno de los informes comerciales más
básicos, donde se especifica información como el nombre del cliente, ciudad,
región y nombre de la persona de contacto.
Primero, aprenderá los conceptos básicos: Seleccionar una base de datos, colocar
algunos campos en el informe y, luego, seleccionar los registros específicos que se
incluirán. También aprenderá cómo:
• Insertar y mover campos de base de datos.
• Agregar y aplicar formato a un título.
• Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo.
• Utilizar el Asistente de Selección para asegurarse de que el informe incluye
sólo los datos necesarios.
• Mover objetos.
• Agrupar y ordenar datos.
• Insertar imágenes.
• Imprimir un informe.
Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted está familiarizado con Microsoft Windows y por lo
tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de
Windows. Si no está familiarizado con Windows, por favor refiérase a la
documentación que viene con Microsoft Windows para una mayor explicación
acerca de estos procedimientos.
El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas
las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su
impresora no contiene esta fuente, el tamaño del campo, el espaciado del campo y
el diagrama de la pantalla, serán diferentes a los que se incluyen en este tutorial.
Este tutorial se ha diseñado utilizando Microsoft Windows 2000. Las ilustraciones de
la pantalla podrían variar ligeramente si usted está usando una platforma distinta.
30 Manual del usuario de Crystal Reports
Si no está familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea “Formato” en la
página 205, que describe cómo se trabaja con la cuadrícula, la ubicación en modo
libre, la utilización de líneas guía y las actividades de dar formato.
Creación de informes
1 Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.
Aparece la Galería de Crystal Report.
4 Inicio rápido
La galería contiene una serie asistentes que le guiarán en la creación de tipos
concretos de informes. Dado que en este tutorial aprenderá conceptos de
creación de informes, puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio
informe desde el principio. Una vez completado este tutorial, quizás quiera
crear algunos informes usando los asistentes para decidir qué método de
elaboración de informes es el más adecuado para su trabajo.
2 Seleccione Como informe en blanco en el cuadro de diálogo Galería de
Crystal Report y haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.
Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, fuentes de
datos SQL/ODBC, Vista empresarial, y otras fuentes de datos.
Selección de una base de datos para usar
El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos.
Seleccione la base de datos de muestra Xtreme_es.mdb para este tutorial.
Manual del usuario de Crystal Reports 31
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Para seleccionar una base de datos
1 En el cuadro de diálogo Asistente de base de datos, expanda la carpeta Crear
nueva conexión y luego la carpeta Archivos de base de datos; a continuación,
busque la base de datos de muestra Xtreme.mdb.
De forma predeterminada, este archivo está instalado en el directorio
de Programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases
Nota: Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de
diálogo Abrir. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor,
haga clic con el botón secundario en la base de datos del Asistente de base de
datos y seleccione Propiedades en el menú contextual.
2 Expanda el nodo Tablas de la conexión a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.
\Archivos
.
Como sólo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la
tabla Cliente.
3 Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de
tablas seleccionadas; a continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece la ficha Diseño del Report Designer.
4 Haga clic en el botón Explorador de campos de la barra de herramientas
Estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la última vez que utilizó
Crystal Reports, el cuadro de diálogo Explorador de campos se mostrará en
32 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
modo flotante o acoplado. Para obtener más información sobre cómo acoplar
exploradores, consulte “Abrir y acoplar exploradores” en la página 72.
Secciones del informe
La ficha Diseño está dividida en cinco secciones: Encabezado del informe (EI),
Encabezado de página (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de página (PP).
Si en algún momento no está seguro en cual sección del informe está trabajando,
simplemente vea el área sombreada a la izquierda del informe donde se muestran
los nombres de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Consulte
“Ficha Diseño” en la página 74.
Si está activada la casilla de verificación Nombres de sección cortos de la vista
Diseño del cuadro de diálogo Opciones, los nombres de las secciones Encabezado
del informe, Encabezado de página, Detalles, Pie del informe y Pie de página,
aparecerán como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta casilla de verificación
no está seleccionada, siga los siguientes pasos:
Para mostrar nombres de sección cortos
1 En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de diálogo Opciones aparecerá con la ficha Organización activa.
2 En la vista Diseño, active la casilla de verificación Nombres de sección cortos.
3 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Inserción de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar
el cuadro de diálogo Explorador de campos.
Este cuadro de diálogo está diseñado para permanecer en la pantalla hasta que
desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe están puestas
en lista en este cuadro.
De ahora en adelante, comenzará a poner objetos en su informe insertando el
campo Nombre del Cliente.
Para insertar un campo
1 Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de diálogo Explorador
de campos y expanda una tabla.
Manual del usuario de Crystal Reports 33
Inicio rápido para usuarios inexpertos
2 Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo.
Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un subconjunto de los
valores de ese campo, así como el tipo y tamaño del mismo; para ello, haga clic
con el botón secundario en el campo y seleccione Examinar datos en el menú
contextual.
3 Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrástrelo hasta la sección
Detalles del informe.
A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con
el cursor de flecha.
• El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para
colocarlo.
• El tamaño del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los
datos del campo seleccionado.
4 Mueva el marco de objeto lo más que pueda hacia la izquierda de la sección
Detalles.
Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la
forma de una señal de Stop, indicando que no se puede arrastrar el campo hasta
esa parte de la sección. Recuerde que no puede poner ningún objeto fuera del
margen de la página.
34 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
La ficha Diseño deberá verse similar al siguiente gráfico:
Interpretación de los campos
Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la sección Detalles.
• Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el
informe, el valor del campo aparecerá exactamente donde está ubicado el
cuadro.
• Si no se ha activado la casilla de verificación Mostrar nombres de campos en la
ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones, el marco de objeto contiene
letras X para indicar que el campo de base de datos incluye una cadena de
texto. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un
dato numérico es representado por $55,555.56.
• Si su informe no muestra los nombres de los campos, el número de letras X en
el marco de objeto representa el ancho de datos, es decir, el número máximo de
caracteres en el campo tal como se define en la base de datos.
Independientemente de que en el informe se muestren o no los nombres de los
campos, el ancho del marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de
espacio asignada al campo para la impresión). Inicialmente está establecido al
ancho necesario para desplegar el máximo número de caracteres en el campo
(usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho
ajustando el tamaño del campo.
• El tamaño de los caracteres o las X indica el tamaño en puntos seleccionado
para los caracteres del campo.
• La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar los
caracteres o las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres
del campo. Más adelante en este tutorial, aprenderá cómo hacer cambios a
estos atributos.
• El espacio entre líneas es ajustado al tamaño en puntos seleccionado para los
caracteres en el campo.
Manual del usuario de Crystal Reports 35
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Adición de otros campos
A continuación, insertará dos campos adicionales en su informe. Esta vez, sin
embargo, los insertará al mismo tiempo, usando la combinación Ctrl-clic.
Para agregar campos adicionales
1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de diálogo Explorador de Campos,
presione la tecla Ctrl y resalte el campo País. Libere la tecla Ctrl.
Si desplaza el cursor a través de la lista de campos, se dará cuenta que ambos
campos permanecen seleccionados.
Nota: Usando la combinación Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos.
Puede utilizar la combinación Mayús-clic para seleccionar varios campos
contiguos en la lista.
2 Arrastre los campos para ubicarlos.
Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece juntamente con
el cursor de flecha.
3 Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente.
Ambos campos aparecen en la sección Detalles de su informe en el mismo
orden en que aparecen en la lista en el cuadro de diálogo Explorador de
Campos.
Selección de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador
(cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los
controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo tanto, está activo.
Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe
seleccionarlo.
• Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los
controladores aparecen, indicando que el objeto está seleccionado.
• Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vacía
de la ventana. Desaparecen los controles.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
Ajuste del tamaño de un campo
Para ajustar el tamaño del campo, proceda de la siguiente forma:
1 Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la sección Detalles para
seleccionarlo.
2 Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. Esta operación
selecciona ambos objetos.
36 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
3 Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los
campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste.
4 Ajuste el tamaño de los campos hacia la derecha hasta que tengan
aproximadamente 5 centímetros de longitud.
Revisión del trabajo realizado
Ahora vamos a ver el aspecto del informe después de haber insertado y ubicado
tres campos.
1 Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para
activar la ficha Vista previa.
La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Nota: La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el botón
Vista previa de la barra de herramientas estándar para activar la ficha Vista
previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseño. Después, simplemente
puede alternar entre diseñar y revisar su informe haciendo clic en la lengüeta
de la ficha correspondiente.
Aquí tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todavía hay más
campos que deben ser agregados.
2 Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseño haciendo clic
una vez en la lengüeta correspondiente.
Combinación de campos de base de datos en un objeto de texto
En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto
como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en un objeto de texto.
Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo cambios sólo a uno de
ellos. Los campos que son insertados en un objeto de texto, son acortados
automáticamente (no tienen espacios en blanco al principio, ni al final). Esto es
importante dado que un campo tiene un tamaño fijo, mientras que los datos de los
campos pueden variar de tamaño, dejando espacios en blanco innecesarios.
Manual del usuario de Crystal Reports 37
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Para combinar campos en un objeto de texto
1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas
Insertar herramientas. Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a
medida que mueve el cursor sobre su informe.
2 Inserte el campo a la derecha de los campos en la sección Detalles.
La ficha Diseño automáticamente se desplaza a la derecha, si es necesario, a
medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para ubicar el objeto, aparece
un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha Diseño se transforma en una
regla con tabulador que se usa para editar el objeto de texto. Cuando hace clic
en un área vacía del informe o de un objeto de campo, aparece la regla estándar
de la ficha Diseño.
3 Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para ajuste
de tamaño. Aparecerán controladores en los cuatro lados del objeto.
4 Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y
aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que necesite
desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto.
5 Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edición.
Fíjese que ahora el punto de inserción dentro del objeto de texto está
intermitente.
6 Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de diálogo Explorador
de campos. Recuerde que puede mover el cuadro de diálogo Explorador de
Campos tomándolo por la barra de título, arrastrándolo y ubicándolo donde
quiera.
7 Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
8 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de
arrastrar y ubicar.
9 Suelte el botón del mouse para colocar el campo en el objeto de texto. El cursor
aparecerá después del campo Apellido del contacto, dentro del objeto de
texto.
10 Escriba una coma y un espacio en blanco a continuación de Apellido del
contacto.
11 Resalte el campo Nome del Contacto en el cuadro de diálogo Explorador de
Campos.
12 Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
13 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de
arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la coma y el espacio en
blanco que acaba de escribir y suelte el botón del mouse. El campo será
insertado a la derecha de la coma y el espacio.
38 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
14 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
Adición de un resumen de información
El siguiente paso es agregar un resumen de información a su informe. Esta
información le permite especificar el autor, título y materia del informe, así como
también cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el informe. Cuando
agrega un resumen de información, los usuarios pueden rápidamente encontrar
cualquier información relacionada con el informe.
Para agregar información resumida
1 Elija el comando Resumen de información, del menú Archivo.
El cuadro de diálogo Propiedades del documento aparece con la ficha Resumen
activa.
Manual del usuario de Crystal Reports 39
Inicio rápido para usuarios inexpertos
2 Escriba la información acerca de su informe que desee en los cuadros de texto
proporcionados. Asegúrese de escribir el título “Lista de Clientes” en el cuadro
de texto Título. Esta información será usada en la siguiente sección del tutorial.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
Adición de un título
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un título. Aunque puede agregar
un título usando un objeto de texto, también puede indicarle al programa que tome
la información del título directamente del cuadro de texto Título del cuadro de
diálogo Propiedades del documento.
Para agregar un título
1 Haga clic en la ficha Diseño.
2 En el cuadro de diálogo Explorador de campos, desplácese hasta Campos
especiales y expándalo.
3 Seleccione Título del informe.
4 Arrastre el cursor sobre el informe. Aparecerá un rectángulo de colocación.
5 Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección
Encabezado de página (EP) del informe y suelte el botón del mouse para situar
el objeto.
6 Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar sus cambios.
Como puede ver, el objeto título del informe muestra el título que escribió en el
cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento.
Formato de objetos
Ahora puede dar formato al título del informe. Esta vez, sin embargo, permanecerá
en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le hará más fácil ver su trabajo
mientras cambia el formato del título.
Para dar formato a un objeto
1 Para centrar el título, primero hay que expandir el campo Título de modo que
tenga aproximadamente el mismo ancho que los datos del informe. Para hacer
esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo.
2 Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en
cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro hasta que se empareje
con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre del Contacto
De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho al borde
izquierdo de su informe.
3 Con el objeto de título del informe aún seleccionado, haga clic en Centrar en la
barra de herramientas de formato. El título se centra dentro del objeto.
40 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
4 Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en
el menú contextual.
5 Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente.
6 Destaque el título del informe aún más eligiendo Negritas del cuadro
desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamaño de acuerdo a la fuente que esté
usando) del cuadro desplegable Tamaño.
7 Cambie el color del texto seleccionado Marrón en la paleta de Color. Observe
que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del texto.
8 Haga clic en Aceptar cuando termine.
9 Ajuste el tamaño del objeto verticalmente para acomodar el tamaño del título
del informe.
El título tiene ahora un formato destacado en el informe.
Adición de un encabezado de campo
Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el único que no tiene
encabezado. En esta sección, va a crear un encabezado.
Para añadir un encabezado de campo
1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas
Insertar herramientas.
2 Inserte el objeto de texto en la sección Encabezado de página justo sobre el
campo Nombre del Contacto.
3 Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y, a continuación,
escriba el
4 Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto.
Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como el
resto de los títulos de los campos.
Manual del usuario de Crystal Reports 41
Nombre del Contacto
en el objeto de texto.
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Cómo guardar el informe
1 Para guardar su trabajo, haga clic en el botón Guardar de la barra de
herramientas estándar.
Ya que esta es la primera vez que está guardando el informe, el cuadro de
diálogo Guardar Archivo Como aparece mostrando el directorio
predeterminado donde se guardará el archivo. Observe que también se muestra
un nombre de archivo predeterminado basado en el título del informe definido
previamente.
2 Escriba Custlist.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.
Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su elección.
3 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
¡Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe básico de listas. Durante el resto
de este tutorial continuará afinando su informe.
Selección de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que serán incluidos en
el informe. En esta sección aprenderá a:
• Seleccionar los registros que desee incluir en su informe.
• Guardar un informe, incluidos los criterios de selección.
Por ejemplo, podría ser útil tener una lista de clientes que muestre solamente los
clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de muestra contienen registros
de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales. El programa facilita la
elaboración de listas restringidas, usando el Asistente de Selección.
42 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
Establecimiento de su criterio de selección
Cuando se desplaza a través del informe, verá que contiene información de clientes
de diferentes países. En este paso, usted limitará los datos de todos los países, con
excepción de los Estados Unidos.
Para ingresar criterios de selección
1 Para comenzar, haga clic en la ficha Diseño para regresar al modo de diseño.
2 Haga clic en un área vacía de su informe para desactivar cualquier campo que
estuviera seleccionado.
3 Haga clic en Asistente de selección en la barra de herramientas Herramientas
del asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo.
La sección Campos del Informe de este cuadro de diálogo contiene la lista de
todos los campos del informe y la sección Campos de base de datos contiene la
lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas.
4 Como la selección de registros se va a basar en el campo de país, seleccione
País en la lista Campos y haga clic en Aceptar.
Aparece el Asistente de selección.
Manual del usuario de Crystal Reports 43
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Suponga que está completando la siguiente frase:
Seleccione todos los registros donde el país del cliente es
Usted completa la frase con la condición que quiere que el programa use al
seleccionar los registros para su informe. En este momento, la condición es
cualquier valor; es decir, no existen restricciones en la selección de registros.
5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qué otras
opciones están disponibles. Como sólo desea los registros donde el País es
EE.UU., seleccione la condición es igual a .
Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dirá:
Seleccione todos los registros donde el país del cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU.
6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos los
valores para el campo país. Seleccione EE. UU. de la lista.
Ahora la frase dirá:
Seleccione todos los registros donde el país del cliente es igual a EE.
UU.
7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseño.
8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo.
Aparece el cuadro de diálogo Fórmula de selección de registros cambiada.
9 Haga clic en Actualizar datos.
10 Guarde esta versión del informe sin sobrescribir el informe original eligiendo
el comando Guardar como del menú Archivo y asigne al nuevo informe el
nombre EEUU.rpt.
¡Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un
criterio de selección. Aún más, ha aprendido cómo manipular sus datos. Ahora
tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
Eliminación de un campo
Ahora que su informe sólo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se hace
necesario desplegar el campo País en el cuerpo del informe. Antes de continuar,
elimine dicho campo.
Para eliminar un campo
1 Seleccione el campo País y el encabezado de la columna País, usando la
combinación Ctrl-clic.
2 Presione la tecla Suprimir en el teclado.
Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe.
44 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
Equilibrar el espaciado entre campos
Ahora que el campo País ha sido eliminado, existe demasiado espacio en blanco
entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podría dejar este espacio tal
como está, pero sería más fácil leer el informe si las columnas estuvieran mejor
proporcionadas a lo ancho de la página.
Para equilibrar el espaciado entre campos
1 Regrese a la ficha Diseño. Seleccione el campo Nombre del Contacto y su
encabezado de campo usando la combinación Ctrl-clic.
2 Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y arrástrelos
hacia la izquierda, más cerca al campo Ciudad.
3 Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el título del informe no
parece estar centrado.
4 Haga clic en el objeto título del informe para seleccionarlo.
Manual del usuario de Crystal Reports 45
Inicio rápido para usuarios inexpertos
5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme
en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco del objeto hasta que se
empareje con la orilla derecha de los datos en el objeto del campo Nombre del
Contacto.
El título del informe se centra automáticamente basándose en el tamaño del
objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas. Las
herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para
personalizar sus informes.
Agrupación de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos más
fácil de leer y entender. Crystal Reportsle permite hacer esto fácilmente. En este
ejemplo, agrupará los clientes por región y luego los ordenará alfabéticamente
dentro de cada grupo.
Para agrupar un informe
1 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Insertar grupo de la barra de
herramientas Insertar herramientas.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo.
2 Seleccione el campo Región de la tabla Cliente en la primera lista desplegable.
El programa tomará todos los registros con el mismo valor del campo Región y
los reunirá formando un grupo dentro del informe.
3 Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable.
El agrupamiento por región será desplegado en su informe en orden alfabético
ascendente.
46 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
4 Haga clic en Aceptar.
Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseño: GH1
(Encabezado del grupo nº1) y GF1 (Pie de página de grupo nº1). Así es como el
programa indica que se ha agrupado el informe.
5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver cómo luce su informe.
6 Si el árbol de grupos no está visible, haga clic en el botón Mostrar/ocultar el
árbol de gruposde la barra de herramientas estándar para ver los grupos
incluidos en el informe.
Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el árbol de grupos.
Por ejemplo, si le gustaría ver el grupo de clientes de Texas, simplemente haga clic
en TX en el Arbol de Grupos. El programa se adelantará al grupo de Texas,
desplegándolo en la ficha Vista previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse
rápidamente a cualquier grupo específico de su interés, en lugar de tener que
desplazarse a través del informe en busca de dicho grupo. Para obtener más
información acerca del árbol de grupos, vea “Vista Árbol de grupos” en la
página 79.
Nota: En muchos de sus informes, quizás quiera insertar resúmenes, subtotales y
totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un informe de ventas en lugar
de una lista de clientes, sería bueno calcular el total de ventas para cada región.
Consulte “Ordenamiento, agrupamiento y totalización” en la página 147.
Significado de los encabezados de grupo dinámicos
Cuando usted inserta un grupo, automáticamente se inserta el campo Nombre de
grupo en la sección Encabezado de Grupo de su informe. El campo muestra el
nombre del grupo actual. Por ejemplo, si agrupa por regiones, cuando vea su
informe en la ficha Vista previa, el encabezado de grupo para el grupo CA
(California) aparecerá como “CA”.
El formato del nombre de un grupo de campos se establece automáticamente de
forma que sobresalga de los registros en el grupo.
Manual del usuario de Crystal Reports 47
Inicio rápido para usuarios inexpertos
Orden de Registros
En un informe típico de lista de clientes, los nombres de los clientes son puestos en
la lista alfabéticamente. En este ejemplo usted ordenará los nombres de los clientes
alfabéticamente dentro de su correspondiente región.
Para ordenar registros
1 En la ficha Vista previa, haga clic en Asistente de ordenación de registros en
la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de registros.
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el
informe en ese momento y todos los campos de la fuente de datos. Puede elegir
ordenar en base a cualquiera de estos campos.
El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya están ordenados en el
informe. Debido a que el campo región ya está ordenado, el ordenamiento que
usted hará será dentro de cada región y no para el informe completo.
2 Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botón de flecha > para
agregarlo a la lista Ordenar Campos.
3 Haga clic en la opción Ascendente del cuadro Dirección de ordenamiento y
haga clic en Aceptar. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
Observe que los registros de cada grupo están en orden alfabético.
48 Manual del usuario de Crystal Reports
Finalización del informe
Sólo le falta un paso para completar el informe. Es necesario agregar un logotipo
de la empresa a la primera página del informe.
Inserción de un logotipo
En esta sección, colocará el logotipo de la compañía en la parte superior de la
primera página del informe.
Para insertar el logotipo de una compañía
1 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Insertar imagen de la barra de
herramientas Herramientas de inserción.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
2 Elija el archivo Xtreme.bmp y haga clic en Abrir.
Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El
marco representa el logotipo que pondrá.
Sugerencia: Puede encontrar el archivo Xtreme.bmp en la subcarpeta
Databases de la carpeta
3 Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección
Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez.
Si coloca el logotipo en la sección de encabezado del informe (EI), sólo se
imprimirá en la primera página del informe.
Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la sección Encabezado
del informe cuando ubica el gráfico, la sección se expandirá automáticamente
para acomodar la imagen.
4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Su informe final debe lucir como la siguiente ilustración:
Samples\Es
4 Inicio rápido
.
Manual del usuario de Crystal Reports 49
Inicio rápido para usuarios avanzados
5 Guarde el informe haciendo clic en el botón Guardar de la barra de
herramientas estándar.
Usted acaba de terminar su primer informe.
Temas relacionados
• Para obtener información sobre la distribución de informes (impresión,
exportación, etc.), vea los temas sobre impresión de los epígrafes “Formato” en
la página 205 y “Distribución y vista de informes” en la página 337.
Inicio rápido para usuarios avanzados
Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al programa,
siga los siguientes pasos para configurar un informe por primera vez.
Si no es un usuario con experiencia, consulte el epígrafe “Inicio rápido para
usuarios inexpertos” en la página 30.
Para elegir un tipo de informe y una fuente de datos
1 En Windows, haga clic en Inicio, elija Programas y luego seleccione Crystal
Reports 10.
2 Haga clic en Como informe en blanco y en Aceptar para abrir el cuadro de
diálogo Asistente de base de datos.
Como alternativa a la creación de un informe en blanco, puede elegir uno de los
cuatro asistentes para la creación de informes. Vea las muestras de estilo de
cada uno efectuando una selección en la lista de asistentes.
Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una
diversidad de fuentes de datos.
3 Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar la fuente de
datos que desee usar en el informe.
4 Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha >
para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas.
5 Después de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga clic en
Aceptar en el Asistente de base de datos.
Nota: Si selecciona más de una tabla en el cuadro de diálogo Asistente de base
de datos, aparecerá la ficha Vínculos. Para obtener más información sobre
vínculos, vea “Cómo vincular varias tablas” en la página 83.
Aparece la ficha Diseño con las áreas de Encabezado de informe, Encabezado
de página, Detalles, Pie de página y Pie de informe. Un informe se crea al
insertar y dar formato a los ítemes en cada una de estas áreas.
Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y quiere que
coincidan registro a registro, haga clic en Asistente de base de datos en la barra de
herramientas Herramientas del asistente, seleccione las tablas y, a continuación,
establezca los vínculos en la ficha Vínculos cuando aparezca.
50 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
Para trabajar con elementos de informe en la ficha Diseño
1 Cada una de las áreas predeterminadas del informe contiene solo una sección.
Para agregar secciones adicionales, haga clic en Asistente de sección en la
barra de herramientas Herramientas del asistente y agregue las secciones que
desee usando dicho asistente.
Una vez que ha agregado secciones a un área, puede combinarlas, moverlas o
eliminarlas en el Asistente de sección. Consulte “Diseño con líneas guía” en la
página 221.
2 Para activar y desactivar la cuadrícula, elija el comando Opciones del menú
Archivo y active o desactive la casilla de verificación Cuadrícula de la vista
Diseño de la ficha Diseño cuando se muestre el cuadro de diálogo Opciones.
Consulte “Uso de la cuadrícula” en la página 220.
3 Si está trabajando con la cuadrícula desactivada y quiere usar ajuste a líneas
guía para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o izquierda a la altura de
donde quiere que aparezca la línea guía.
Algunas otras formas en que puede usar las guías:
• Arrastrar un campo hacia una línea guía hasta que se ajuste a la línea en
cuestión.
• Arrastrar la flecha de la línea guía para mover dicha línea guía (y cualquier
objeto que esté ajustado a ella).
• Arrastrar la flecha de la línea guía más allá de la regla para quitar la línea
guía. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221.
4 Si el cuadro de diálogo Explorador de campos no está visible, haga clic en
Explorador de campos en la barra de herramientas estándar.
Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los
campos. Para agilizar la entrada de varios campos, este cuadro permanecerá en
pantalla mientras no se cierre. Puede mover el cuadro de diálogo hacia una
nueva posición o reajustarlo a su antojo. Consulte “Ubicación de datos en el
informe” en la página 84.
5 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe.
Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la combinación
Mayús-clic para seleccionar varios campos contiguos, o también, la
combinación Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria.
También puede utilizar el método de arrastrar y colocar. Coloque los campos
en la sección Detalles donde desea que aparezcan.
Si pone varios campos, éstos aparecerán uno al lado del otro en el cuadro de
diálogo Explorador de Campos. El programa marca la posición de cada campo
con un marco rectangular. Los caracteres del marco indican si el campo es de
texto (XXX...), de número (555…), de moneda (555 $…), de fecha (31/12/99), de
hora (00:00:00), de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F).
Manual del usuario de Crystal Reports 51
Inicio rápido para usuarios avanzados
Nota:
• Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de
verificación Mostrar nombres de campo en el cuadro de diálogo Opciones
(ficha Presentación).
• El programa coloca automáticamente los títulos de campo en la sección
Encabezado de página a menos que no esté activada la casilla de
verificación Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseño
del cuadro de diálogo Opciones.
• Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, sólo se colocarán
títulos de campo en la sección Encabezado de página de los campos en la
sección Detalles A (el original) de su informe.
6 Después que haya ubicado objetos en su informe, podría surgir la necesidad
de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Puede hacerlo usando
el menú contextual que aparece cuando hace clic con el botón derecho del
mouse en el área sombreada a la izquierda de la sección de la regla.
• Si desea expandir una sección para alojar una línea adicional, use el
comando Insertar línea.
• Si desea que el programa alinee los objetos en la sección automáticamente y
en dirección horizontal, use el comando Ordenar líneas.
• Si desea reducir el tamaño de una sección para eliminar espacios en blanco
innecesarios encima y debajo de los objetos, use el comando Ajustar
sección. Consulte “Uso del espacio en blanco entre filas” en la página 243.
7 Para crear un título de informe, primero debe especificar el título en el cuadro de
díalogo Propiedades del documento. Elija el comando Resumen de
información, del menú Archivo. Proporcione el título en el cuadro de texto
Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar.
8 Seleccione Título del informe de la lista Campos especiales del Explorador de
campos. Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecerá un marco
rectangular de ubicación. Haga clic una vez en la sección Encabezado del
informe (EI) para ubicar el título del informe en esa sección. El campo del
título contendrá el texto usted que escribió en el cuadro de texto Título del
cuadro de diálogo Propiedades del Documento. Consulte “Agregar una
página de título al informe” en la página 95.
9 Para ver cómo se verá su trabajo cuando se imprima, haga clic en el botón
Vista previa de la barra de herramientas estándar.
Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creación de un informe,
puede tener una vista previa usando solamente una pequeña parte de los datos
disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista previa de muestra del menú
Archivo | Imprimir. Consulte “Ficha Vista previa” en la página 77.
En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere, puede
afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo tiempo, ver los resultados
como aparecerían actualizados en el informe. También puede cerrar la ficha
Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseño.
52 Manual del usuario de Crystal Reports
4 Inicio rápido
Para usar otras funciones de informes
1 Si desea dar formato a un campo, cambiar la ubicación o el ancho de un campo,
o insertar un resumen, haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparecerán
controladores arriba, abajo y a los lados de cada campo seleccionado.
• Para cambiar la ubicación del campo (o los campos), arrastre el marco de
ubicación del campo a su nueva posición usando su mouse.
• Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la derecha o
de la izquierda usando su mouse.
• Haga clic con el botón secundario en el campo para darle formato o
resumirlo. Aparecerá un menú contextual con una lista de comandos para
realizar ambas acciones.
Sugerencia: Muchas de las opciones de formato y fuente están disponibles en
la barra de formato.
Nota: Si quiere aplicar el formato sólo bajo ciertas condiciones, haga clic en el
botón Fórmula Condicional en el Editor de Formato y haga una fórmula que
defina esas condiciones. Consulte “Trabajo con formato condicional” en la
página 245.
2 Si desea crear una fórmula para realizar cálculos o comparaciones de datos,
seleccione Campos de fórmula en el Explorador de campos.
Nota: También puede hacer clic en Taller de fórmulas en la barra de
herramientas Herramientas del asistente para trabajar con fórmulas, funciones
personalizadas, enunciados SQL, etc.
3 Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula.
Especifique el nombre de la fórmula y haga clic en Usar Editor. Aparece el
Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
4 Escriba la fórmula en el Editor de fórmulas. Especifique los campos,
operadores y funciones seleccionándolos en sus respectivas listas o
escribiéndolos con el teclado. Puede comprobar la sintaxis de la fórmula
haciendo clic en Revisar.
5 Cuando termine la edición, haga clic en el botón Guardar y cerrar para
regresar al cuadro de diálogo Explorador de campos.
6 Haga clic en Insertar en informe para colocar la fórmula tal como lo haría con un
campo de una base de datos. Consulte “Uso de las fórmulas” en la página 377.
7 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic en
Insertar subinforme en la barra de herramientas Insertar herramientas y elija
un informe existente para importarlo como subinforme, o use el Asistente para
la creación de informes para crear un nuevo subinforme. Consulte “Cómo
insertar subinformes” en la página 421.
Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del
informe principal, haga clic en la ficha Vincular del cuadro de diálogo Insertar
subinforme y especifique el vínculo cuando aparezca la ficha. Consulte “Para
vincular un subinforme a los datos del informe principal” en la página 424.
Manual del usuario de Crystal Reports 53
Inicio rápido para usuarios avanzados
8 Para insertar una tabla cruzada en un informe, haga clic en el botón Insertar
tablas cruzadas de la barra de herramientas Insertar herramientas y configure
la tabla cruzada en el Asistente de tablas cruzadas cuando éste aparezca.
Consulte “Objetos de tablas cruzadas” en la página 303.
9 Para crear un campo de parámetros (un campo que solicita se le proporcione
un valor cada vez que se recuperan datos de un informe), haga clic en
Explorador de campos en la barra de herramientas estándar y, a continuación,
seleccione Campos de parámetros en el cuadro de diálogo Explorador de
campos cuando éste aparezca. Haga clic en el botón Nuevo para configurar un
campo de parámetros. Una vez creado, puede insertar el campo de parámetros
en un informe tal como lo haría con un campo de una base de datos o
seleccionarlo en la lista Campos del Taller de fórmulas.
Los campos de parámetros se pueden utilizar en informes (como solicitudes de
títulos o etiquetas), en fórmulas de selección (como solicitudes de criterios de
selección) y en fórmulas (para muchos fines, entre los que se incluye la
especificación de campos de ordenación). Consulte “Campos de parámetro” en
la página 401.
10 Para agregar un gráfico, haga clic en Insertar gráfico en la barra de
herramientas Insertar herramientas. Consulte “Creación de gráficos” en la
página 255.
11 Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas
Insertar herramientas. Consulte “Creación de mapas” en la página 273.
12 Para insertar una hoja de cálculo, una imagen u otro objeto OLE que se pueda
editar desde Report Designer usando las herramientas del programa original
del objeto, elija el comando Objeto OLE del menú Insertar. Vea “OLE” en la
página 293 y “Trabajo con Objetos OLE estáticos” en la página 298.
13 Para cambiar la dirección de ordenación de los registros, haga clic en Asistente
de ordenación de registros en la barra de herramientas Herramientas del
asistente. Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de
registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los
datos del informe y la dirección del ordenamiento. Consulte “Ordenamiento
de uno y varios campos” en la página 149.
14 Si desea limitar el informe de acuerdo con registros específicos (por ejemplo,
los registros de los clientes de California que tienen ventas acumuladas
superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en el que desee basar la
selección y luego haga clic en Asistente de selección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente. Cuando aparezca Asistente de
Selección, especifique su criterio de selección de registros.
15 Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas
estándar.
¡Eso es todo! Así de fácil es elaborar un informe.
54 Manual del usuario de Crystal Reports
Conceptos de diseño de informes 5
Este capítulodescribe los conceptos básicos del diseño de
informes y ayuda a decidir qué información desea incluir
en el informe.
Manual del usuario de Crystal Reports 55
Diseño básico de informes
Diseño básico de informes
El propósito de este capítulo es sugerir un enfoque estructurado para la
elaboración de informes usando Crystal Reports. Dicho enfoque incluye los
siguientes pasos:
• Decisiones sobre el contenido del informe.
• Desarrollo de un prototipo en papel.
Esta sección ha sido diseñada para proporcionar una comprensión de los
conceptos involucrados en el proceso de elaboración de informes.
Decisiones sobre el contenido del informe
Antes de nada, debe tener un esquema de la información que desea que se presente en
el informe. Las siguientes secciones proporcionan una guía para realizar ese esquema.
Formular el propósito
¿Cuál es el propósito general del informe?
Los informes son herramientas de administración. Sirven para facilitar una rápida
compresión de los elementos básicos y las relaciones entre los datos sin formato y
ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un informe sea eficaz, debe
presentar los datos adecuados de forma lógica. Si presenta datos incorrectos, o
datos correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar el proceso de
decisión o incluso provocar que se tome una decisión incorrecta.
Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propósito
en una o dos frases. El enunciado del propósito le permite centrarse en las
necesidades básicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo.
A continuación se dan algunos ejemplos de enunciados de propósito:
• El propósito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las ventas
acumuladas anuales por representante de ventas, comparar las cifras actuales
con las del año anterior y marcar los representantes cuyas cifras de venta no
alcanzan los estándares de la compañía.
• El propósito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada
producto en inventario y sugerir cantidades para órdenes de abastecimiento
en base a dicha actividad.
• El propósito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada
cien kilómetros de recorrido y el promedio de infracciones de tránsito por año
de cada conductor de la compañía.
La definición del propósito del informe antes de comenzar es un paso clave en el
proceso general.
56 Manual del usuario de Crystal Reports
5 Conceptos de diseño de informes
¿Quién va a leer el informe?
Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por
ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compañía puede ser
utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas, por el
director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO).
Cada una de estas personas estará interesada en diferentes aspectos del informe.
• Un representante de ventas usará el informe para evaluar su rendimiento
individual y compararlo con el de otros representantes de su área.
• El director regional de ventas usará el informe para evaluar a los
representantes de su región y comparar los resultados obtenidos con los de
otras regiones.
• El gerente general de ventas usará el informe para evaluar el
desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las cifras de
ventas reales con las cifras de ventas estimadas.
• El director general de operaciones usará el informe para evaluar el
desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de mercadeo, y
para proyectar actividades como planes de producción, programas de
expansión, etc.
Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante
planificar el informe para que incluya la información que busca cada uno.
Determinación de la presentación del informe
¿Cuál será el título del informe?
Establezca un título inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro si lo
desea, pero al menos tendrá un título al cual referirse durante la etapa de creación
del prototipo.
¿Qué otra información, además del título, necesita para identificar su informe?
Puede que desee incluir la fecha de impresión, información acerca de quién
preparó el informe, un enunciado del propósito del informe, el rango de los datos
que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha información para que
pueda incluirla al momento de preparar su prototipo.
La información puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo de la
clase de información que planea usar.
• La información acerca de quién preparó el informe podría ser tomada de campos
de datos individuales en las tablas de la base datos usada. Si se va a extraer de
una tabla de base de datos, ¿qué tabla será? O, ¿qué combinación de tablas?
Manual del usuario de Crystal Reports 57
Decisiones sobre el contenido del informe
• El enunciado del propósito del informe puede estar contenido en un bloque de
texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte del informe.
• Crystal Reports puede generar información como la fecha de impresión o los
números de página.
Búsqueda de datos
¿Sabe usted qué datos quiere usar en su informe?
¿Sabe en qué tipo de base de datos está basando su informe? ¿Tomará los datos de
un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC o de una Vista empresarial?
Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la
localización de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base de datos, si
es que todavía no lo tiene. Para obtener más información, consulte Acceso a los
orígenes de datos en la ayuda en línea.
¿Está suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la
información que desea? Cuando está buscando el nombre del contacto de un
cliente, ¿es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de datos?
El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compañero de
trabajo podría ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se propone
trabajar.
¿Qué datos específicos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?
El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido en
el enunciado del propósito del informe. Y también debe contener todos los datos
necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado.
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Crystal Reports le
permite combinar datos de diferentes bases de datos para crear su informe, lo que
le da una gran flexibilidad en su trabajo.
• La mayoría de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los
campos de datos. ¿Qué campos de datos se van a utilizar y dónde se van a
situar?
• Otros datos se calcularán dependiendo de los campos de datos. ¿Qué campos
de datos se van a utilizar en los cálculos?
• Otros datos serán insertados directamente en el informe, utilizando objetos de
texto (encabezados, notas, rótulos, etc.).
58 Manual del usuario de Crystal Reports
¿Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de los valores de los campos?
Parte de la información del informe puede ser tomada directamente de campos de
datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra información tendrá que ser calculada en
base a los valores de los campos (comisión de ventas, por ejemplo, es el producto
de cifras de ventas por porcentaje de comisión). En su plan, podría ser útil separar
o marcar los datos que deben ser calculados, de los que pueden ser usados
directamente. Consulte “Especificación de fórmulas” en la página 384.
¿En qué tipo de campos están contenidos los datos?
Tómese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se
utilizará en sus cálculos. Ya que las funciones de fórmula y los operadores
funcionan con tipos de datos específicos, es importante reconocer el tipo de dato
con el que está trabajando, antes de iniciar cálculo alguno. Por ejemplo, algunas
funciones requieren datos numéricos, mientras que otras sólo trabajan con campos
de cadena.
Manipulación de datos
¿Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
¿Cómo? ¿Por cliente? ¿Por fecha? ¿Por jerarquía? Crystal Reports provee varias
opciones para agrupar sus datos en su informe. Consulte “Agrupar datos” en la
página 151.
5 Conceptos de diseño de informes
¿Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?
Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Consulte “Descripción de las
opciones de ordenamiento” en la página 148.
¿Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de datos o solamente en registros y grupos específicos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de
una base de datos, o en un conjunto limitado de registros de la misma. Usando
Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en un simple rango de
datos o comparaciones, o puede crear fórmulas complejas para identificar los
registros que serán incluidos. Tome unos minutos para determinar los registros
necesarios para su informe y liste los criterios que serán usados para seleccionar
esos registros. Consulte “Selección de registros” en la página 136.
Manual del usuario de Crystal Reports 59
Decisiones sobre el contenido del informe
¿Desea resumir los datos?
¿Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el máximo y el mínimo valor
contenidos entre todos los valores de una columna de su informe?
Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio, total de
recuento, etc.) al final de la página de la columna seleccionada. Consulte “Cálculo
de un porcentaje” en la página 170 y “Selección de grupos o porcentajes N
superiores o inferiores” en la página 166.
¿Qué información quiere marcar en su informe?
Puede que desee llamar la atención sobre algunos datos marcándolos en el
informe. Por ejemplo, los elementos fijos del inventario suelen estar marcados en
los informes de inventario para poder prestarles especial atención. Puede que
desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el último mes, los
últimos tres meses o algún otro período específico. Para marcar la información,
identifíquela junto con cualquier condición que active la marca.
¿Cómo quiere marcar la información?
Podría ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro símbolo, o tal vez
usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta información
marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha marcación.
Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y
cambiar el tipo, tamaño o color de la fuente usada para elementos específicos del
informe. Le permite colocar bordes alrededor de elementos, dibujar líneas y
cuadros (para dividir el informe en secciones), establecer encabezados, etc. Todas
estas herramientas de formato se pueden utilizar para resaltar los datos más
importantes de un informe. Consulte “Formato” en la página 205.
Características del área de impresión
Cada área del informe tiene sus propias características de impresión. Es muy
importante comprender estas características porque afectan al tiempo y a la
frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.
¿En qué orden se imprimen las áreas del informe?
Las áreas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseño (de arriba hacia
abajo). Si hay más de una sección en un área, estas se imprimen en el orden en que
aparecen dentro del área. Así, si tiene tres secciones de Encabezado del informe,
las tres secciones serán impresas, en orden, antes de comenzar a imprimir la(s)
sección(es) en el Encabezado de página.
60 Manual del usuario de Crystal Reports
5 Conceptos de diseño de informes
¿Cuán a menudo se imprimen los informes?
La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseño del informe. Esta
información es de suma utilidad, cuando está tratando de decidir dónde ubicar
gráficos, tablas cruzadas y fórmulas, para obtener resultados específicos:
Encabezado de informe
Objetos ubicados en el área del Encabezado del informe se imprimen una sola vez,
al principio del informe.
• Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos de todo el
informe.
Nota: Tanto los gráficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de
informes mediante la utilización de una ordenación de grupos; en esos casos,
los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla cruzada son un
subconjunto de los datos del informe completo.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez, al principio del
informe.
Encabezado de página
Objetos ubicados en el área del Encabezado de página se imprimen al principio de
cada nueva página.
• No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta sección.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página, al principio
de cada nueva página.
Encabezado de grupo
Objetos ubicados en el área del Encabezado de grupo se imprimen al principio de
cada nuevo grupo.
• Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos solamente de
este grupo.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo, al
principio del grupo.
Area detalles
Objetos ubicados en el área de Detalles se imprimen con cada nuevo registro.
• No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta área.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por cada registro.
Manual del usuario de Crystal Reports 61
Desarrollo de un prototipo en papel
Pie de página de grupo
Objetos ubicados en el área del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo.
• Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos solamente de
este grupo.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo, al
final del grupo.
Pie de informe
Objetos ubicados en el área del Pie del informe se imprimen una sola vez al final
del informe.
• Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos de todo el
informe.
Nota: Tanto los gráficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de
informes mediante la utilización de una ordenación de grupos; en esos casos,
los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla cruzada son un
subconjunto de los datos del informe completo.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez, al final del
informe.
Pie de página
Objetos ubicados en el área del Pie de página se imprimen al final de cada página.
• No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta área.
• Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página, al final de
cada nueva página.
Desarrollo de un prototipo en papel
Mientras que un prototipo es útil independientemente de su experiencia con
Crystal Reports, es de particular importancia cuando está aprendiendo el
programa por primera vez. Con el prototipo en mano, puede poner todo su
esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos, en lugar de tratar de diseñar
y aprender al mismo tiempo.
Para diseñar un prototipo en papel
1 Tome un papel del tamaño que usará para su informe final.
2 Ubique el título y cualquier otra información descriptiva del encabezado,
usando cuadros o líneas para representar los elementos del informe.
3 Ubique la información del Pie de página.
4 Revise el esbozo de la página para que haya un buen balance de los diferentes
elementos.
62 Manual del usuario de Crystal Reports
5 Conceptos de diseño de informes
5 Analice la información que desee incluir en el cuerpo del informe:
• Cuente el número de campos que utilizará y estime el espacio apropiado
entre los campos.
• Use rectángulos para delinear los campos.
• Cambie el espacio entre campos si es necesario.
• Decida una secuencia lógica para representar los datos en el cuerpo del
informe.
• Rotule los campos para indicar esa secuencia.
6 Use cuadros pequeños para indicar valores de grupo y totales.
7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las
marcas.
8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del
resto en el prototipo.
9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
Manual del usuario de Crystal Reports 63
Desarrollo de un prototipo en papel
64 Manual del usuario de Crystal Reports
Introducción a la creación de informes 6
Este capítulo muestra los aspectos básicos de la creación de
informes en Crystal Reports. Primero aprenderá acerca del
entorno de diseño de informes, luego acerca de cómo
seleccionar tablas de bases de datos, cómo colocar objetos
en un informe y cómo ordenar, agrupar y obtener totales de
los datos.
Manual del usuario de Crystal Reports 65
Opciones en la creación de informes
Opciones en la creación de informes
Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene cuatro opciones:
• Utilizar un Asistente para la creación de informes.
• Utilizar otro informe como modelo.
• Crear un informe personalizado desde el principio.
Probablemente usará las cuatro opciones con el tiempo.
Asistentes para la creación de informes
Los Asistentes para la creación de informes ayudan a crear informes de manera
rápida y tanto los usuarios sin experiencia como los programadores prefieren crear
la mayoría de sus informes usando estos modelos. Todo lo que tiene que hacer es
elegir el asistente que más se aproxime al tipo de informe que desee crear. El
asistente le lleva paso a paso a través del proceso de creación de informes.
Otro Informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese otro
informe como modelo. Abra el informe que desee usar de este modo seleccionando
la opción Abrir un informe existente y guárdelo en un archivo nuevo con el
comando Guardar como (que se encuentra en el menú Archivo). Este método es
útil para:
• crear un nuevo informe con un agrupamiento o selección de registros diferente
al del informe existente; crear una serie de informes, cada uno un poco
diferente del anterior;
• reconstruir un informe basado en un período de tiempo pasado, usando la
misma estructura de un informe actual;
• crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de
datos que están vinculadas en otro informe. Usted puede crear un informe y
eliminar los campos sin perturbar los vínculos internos. Después, sin
necesidad de establecer vínculos nuevamente, puede construir todos sus
nuevos informes basado en este informe.
Crystal Reports también permite dar formato a un informe mediante la aplicación
de una plantilla. Vea “Utilización de una plantilla” en la página 206 para obtener
más información.
Informe nuevo
La opción Como informe en blanco se usa cuando usted quiere crear un informe
partiendo de cero. Esta situación se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y
el control para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que
se desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los
asistentes.
66 Manual del usuario de Crystal Reports
6 Introducción a la creación de informes
La opción Como informe en blanco se eligió para “Inicio rápido para usuarios
inexpertos” en la página 30, ya que el proceso de crear un informe partiendo de
cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos básicos de la elaboración
de informes.
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos
Crystal Reports simplifica la selección de campos de bases de datos y fuentes de
datos al ofrecer una funcionalidad fácil de usar en los cuadros de diálogo Asistente
de base de datos y Explorador de campos. Cada uno de estos cuadros de diálogo
usa la estructura familiar de árbol de Windows para permitir el desplazamiento
por todas las opciones posibles
Nota: Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de
bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversión
de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de
datos de los usuarios no se ven afectados). Dado que Crystal Reports ofrece
compatibilidad con Unicode, se pueden mostrar lenguajes diferentes en el mismo
informe.
El Asistente de base de datos
El Asistente de base de datos proporciona una vista de árbol integrada de todas las
fuentes de datos que se pueden usar con Crystal Reports. En el Asistente de base
de datos se puede seleccionar para los informes una cualquiera de las fuentes de
datos que se exponen a continuación:
• Un origen de datos conectado actualmente.
• Un comando SQL guardado en Crystal Repository.
• Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos.
• Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el Asistente de
base de datos mantiene una lista de estos orígenes de datos a disposición del
usuario).
• Un origen de datos existente, por ejemplo, un archivo de datos local o un
origen de datos ODBC que ya esté configurado.
En el Asistente de base de datos también se pueden especificar vínculos entre
tablas de bases de datos si se han seleccionado varias tablas para el informe.
Manual del usuario de Crystal Reports 67
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos
Ficha Datos
Vista de árbol
La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de árbol de los
posibles orígenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe. El árbol,
en la lista Orígenes de datos disponibles, posee carpetas para:
• Conexiones actuales
• Favoritos
• Historial
• Crear nueva conexión
• Repositorio
La carpeta Crear nueva conexión contiene subcarpetas para numerosos orígenes
de datos comunes. Entre éstas se encuentran las siguientes:
• Access/Excel (DAO)
• Crystal Queries
• Archivos de base de datos
• Diccionario/Infoview
• ODBC (RDO)
• OLAP
• OLE DB (ADO)
Nota: Las opciones de orígenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva
conexión dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante
la instalación.
Para obtener una breve descripción de cada una de estas carpetas y subcarpetas,
consulte “Selección de la fuente de datos” en la página 81.
Menú contextual
Puede hacer clic con el botón secundario en la lista Orígenes de datos disponibles
del Asistente de base de datos para ver un menú contextual con las siguientes
opciones:
• Agregar al informe
Use esta opción para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su
nuevo informe. Esta opción también está disponible al hacer clic en la flecha >
del Asistente de base de datos.
• Agregar a Favoritos
Use esta opción para agregar un origen de datos seleccionado a la carpeta
Favoritos.
68 Manual del usuario de Crystal Reports
6 Introducción a la creación de informes
• Quitar del informe
Use esta opción para quitar una tabla o un procedimiento almacenado del
informe. Esta opción también está disponible al hacer clic en la flecha < del
Asistente de base de datos.
• Propiedades
Use esta opción para obtener información detallada del elemento seleccionado.
• Cambiar nombre de Favorito
Use esta opción para cambiar el nombre a un origen de datos de la carpeta
Favoritos.
• Eliminar Favorito
Use esta opción para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos.
• Quitar del repositorio
Use esta opción para eliminar un comando SQL existente de Crystal
Repository.
• Cambiar de nombre el objeto del repositorio
Use esta opción para cambiar el nombre de un comando SQL existente de
Crystal Repository.
• Opciones
Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen en la
ficha Base de datos del cuadro de diálogo Opciones.
• Actualizar
Use esta opción para actualizar la lista de orígenes de datos disponibles en el
Asistente de base de datos.
Ficha Vínculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos
coincidan con los registros relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla
Proveedores y la tabla Producto, se establece un vínculo de tal modo que cada
producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla
Proveedores).
Probablemente, la mayoría de sus informes han de requerir datos de dos o más
tablas, por lo que será necesario establecer vínculos. El proceso de vinculación se
facilita utilizando la ficha Vínculos del Asistente de base de datos. Consulte
“Vinculación de tablas” en la página 440.
El Explorador de campos
Use el cuadro de diálogo Explorador de campos para insertar, modificar o eliminar
campos en las fichas Diseño y Vista previa de Crystal Reports. Para ver el Explorador
de campos, seleccione el comando Explorador de campos del menú Vista.
Manual del usuario de Crystal Reports 69
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos
Vista de árbol
El Explorador de campos muestra una vista de árbol de los campos de bases de
datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. También muestra
campos de fórmula, enunciado SQL, de parámetro, de total acumulado y de
nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe.
Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados
por otros campos (como campos de fórmula, grupos, campos de total acumulado,
resúmenes, entre otros) tienen al lado una marca de verificación verde.
Barra de herramientas y menú contextual
La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con
información sobre herramientas y combinaciones de teclas de acceso directo.
Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier elemento de la vista de árbol
para abrir un menú contextual.
La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes:
• Insertar en informe
Use esta opción para agregar un campo al informe. Es posible insertar más de
un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic con el botón
derecho y eligiendo Insertar a informe.
De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo en las
fichas Diseño o Vista previa.
• Examinar
Use esta opción para examinar datos de un campo de base de datos, de un
campo de fórmula o de un campo de enunciado SQL.
Nota: En el menú contextual, esta opción se denomina Examinar datos.
• Nuevo
Use esta opción para crear un campo de fórmula, un campo de enunciado SQL,
un campo de parámetro o un campo de total acumulado.
• Editar
Use esta opción para modificar un campo de fórmula, un campo de enunciado
SQL, un campo de parámetro o un campo de total acumulado existentes.
• Cambiar nombre
Use esta opción para modificar el nombre de un campo de fórmula, un campo
de enunciado SQL, un campo de parámetro o un campo de total acumulado
existentes.
• Eliminar
Use esta opción para eliminar un campo de fórmula, un campo de enunciado
SQL, un campo de parámetro o un campo de total acumulado. También puede
seleccionar varios campos si hace clic con el botón derecho y elige Eliminar para
quitarlos todos a la vez.
70 Manual del usuario de Crystal Reports
Además de las funciones disponibles en la barra de herramientas, el menú
contextual ofrece también las funciones siguientes:
• Mover parámetro arriba (o abajo)
Use estas opciones para cambiar el orden de los campos de parámetro.
• Mostrar tipo de campo
Use esta opción para ver el tipo de campo (cadena, numérico, etc.) cuando mira
una lista de campos de base de datos. La longitud de los campos de cadena se
incluye entre paréntesis al final de sus nombres.
• Actualizar
Use esta opción para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador
de campos.
Campos de nombre de grupo
Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el
Explorador de campos haciendo clic con el botón secundario y seleccionando
Insertar en informe. Sin embargo, a diferencia de los campos de fórmula, de
parámetro o de total acumulado, no puede crear un campo de nombre de grupo
usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al
insertar un grupo.)
El Explorador de informes
6 Introducción a la creación de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un
árbol de vista. El nodo raíz es el propio informe, mientras que los nodos de primer
nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada sección se enumeran
los objetos y los campos del informe. Los elementos que se seleccionen en la vista
de árbol se seleccionarán en el informe (en los modos Diseño o Vista previa).
Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionándolos en el
Explorador de informes. Al hacer clic con el botón secundario en el elemento
seleccionado, se ve un menú que contiene las acciones que se pueden efectuar en
el elemento. Po ejemplo, si se hace clic con el botón secundario en un objeto de
texto, el menú contendrá las opciones para editar el texto, dar formato a la fuente
o al color, etc. De igual modo, si se hace clic con el botón secundario en un nodo de
sección, el menú contendrá las opciones para ocultar, suprimir, dar formato, etc.
Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el
Explorador de informes, pero se pueden eliminar.
Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las
combinaciones Mayús-clic o Ctrl-clic.
Manual del usuario de Crystal Reports 71
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con
información sobre herramientas. Estos botones permiten expandir o contraer la
vista de árbol del informe y seleccionar los elementos que se van a mostrar
mediante su tipo:
• Expandir
Utilice esta opción para expandir todos los nodos secundarios de la vista de
árbol que se encuentren debajo del nodo seleccionado. Si selecciona esta opción
con el nodo raíz resaltado, se expandirán todos los nodos restantes. Si
selecciona la opción con un nodo secundario resaltado, sólo se expandirán los
nodos que dependen jerárquicamente de aquél.
Nota: Esta opción no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto del
informe resaltado, o si el nodo seleccionado no contiene nodos secundarios.
• Mostrar/Ocultar campos de datos
Use esta opción para mostrar u ocultar campos de datos en el informe. Los
campos de datos pueden ser campos de fórmulas, campos de resumen y objetos
de texto.
• Mostrar/Ocultar los objetos gráficos
Use esta opción para mostrar u ocultar objetos gráficos en el informe. Los
objetos gráficos pueden ser diagramas, mapas, cuadros, líneas, campos BLOB u
objetos OLE.
• Mostrar/Ocultar cuadrículas y subinformes
Use esta opción para mostrar u ocultar tablas cruzadas, cuadrículas OLAP y
subinformes en el informe.
Nota:
• Los elementos conectados a un Crystal Repository aparecen con el icono de
repositorio junto a ellos.
• Los elementos con hipervínculos se muestran como texto azul con un
subrayado continuo. Los elementos con hipervínculos a partes del informe
aparecen como texto verde con subrayado de línea discontinua.
Abrir y acoplar exploradores
Crystal Reports incluye tres exploradores que se pueden utilizar para ver diversos
objetos de informe:
• El Explorador de campos
• El Explorador de informes
• El Explorador del repositorio
72 Manual del usuario de Crystal Reports
6 Introducción a la creación de informes
Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del menú Vista o
los botones de la barra de herramientas Estándar correspondientes. Dichos
comandos o botones abren el explorador si está cerrado y, si está abierto,
establecen el foco en éste.
Una vez finalizada la instalación, los exploradores se abren en posición acoplada
en el lado derecho de Report Designer. Los exploradores también se pueden
acoplar en el lado izquierdo o en la parte inferior del diseñador; para ello,
arrástrelos a la nueva ubicación.
Haga doble clic en la barra de título de un explorador para cambiar entre el modo
acoplado y el modo flotante libre. En el modo flotante libre, el explorador se puede
arrastrar y colocar en cualquier ubicación. Al arrastrar el explorador, aparece un
marco de ubicación que muestra dónde se va a colocar. También puede ajustar el
explorador arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste.
Nota: Al hacer doble clic en la barra de título de un explorador en modo flotante
libre, el programa lo acopla en la posición donde se encontraba la última vez que
se utilizó Crystal Reports.
Se puede crear un único explorador con varias fichas a partir del Explorador de
campos, el Explorador de informes y el Explorador del repositorio; para ello,
arrastre los exploradores uno sobre otro. Este explorador de varias fichas se puede
utilizar en modo acoplado o flotante libre.
Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un tipo de
explorador a otro; el nombre de la barra de título cambia en consecuencia para
mostrar el explorador que se está utilizando actualmente.
Manual del usuario de Crystal Reports 73
Acerca del entorno de diseño de informes
Acerca del entorno de diseño de informes
Ficha Diseño
Cuando se trabaja con Crystal Reports, la ficha Diseño será probablemente la parte
del programa que utilice con mayor frecuencia.
La ficha Diseño es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial
cuando se crea un informe. Es aquí donde se diseñan y se rotulan las diferentes
secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas secciones exactamente
donde quiere que aparezcan; especificar sus necesidades de ordenamiento,
agrupamiento y totalización; hacer su edición inicial, y muchas otras operaciones.
La ficha Diseño provee el entorno más eficiente para diseñar su informe porque
usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con los datos
mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa un marco para
identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los datos reales. Así,
puede agregar y eliminar campos y otros objetos, moverlos a su antojo, definir
fórmulas complejas y hacer mucho más, sin agotar los recursos de su computadora
o de la red en el esfuerzo de recuperación de datos.
El informe que crea en la ficha Diseño es algo así como un informe virtual que tiene
la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero no es el informe
en si. Para convertir el informe de la ficha Diseño en un informe final o en un
informe que usted pueda afinar, “sólo agregue los datos“. Hace esto cada vez que
ve la vista previa de su informe, lo imprime o lo “envía” de alguna manera. Es
entonces cuando los datos reales aparecen en el informe.
74 Manual del usuario de Crystal Reports
6 Introducción a la creación de informes
Áreas de la ficha Diseño
Cuando se comienza a crear un informe, Crystal Reports crea automáticamente
cinco áreas en la ficha Diseño.
• Encabezado de informe
Esta sección se utiliza generalmente para el título del informe y cualquier otra
información que se desea que aparezca al principio del informe. También
puede ser usada para gráficos y tablas cruzadas que incluyan datos para todo
el informe.
• Encabezado de página
Esta sección se utiliza generalmente para la información que se desea que
aparezca en la parte superior de cada página. Por ejemplo nombres de
capítulos, el nombre del documento u otra información similar. También puede
usar esta sección para desplegar títulos de campo sobre los campos mismos en
su informe.
• Detalles
Esta sección se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez por
registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecerá generalmente en
esta sección.
• Pie de informe
Esta sección se utiliza para la información que se desea que aparezca sólo una
vez al final del informe (como totales generales) y para los gráficos y las tablas
cruzadas que contienen datos relativos a todo el informe.
• Pie de página
Esta sección contiene generalmente el numero de página y cualquier otra
información que se desea que aparezca en la parte inferior de cada página.
Si se añade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos
secciones adicionales:
• Encabezado de grupo
Esta sección suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para
mostrar los gráficos o las tablas cruzadas que contienen datos específicos del
grupo. Sólo se imprime una vez al principio de un grupo.
• Pie de página de grupo
Normalmente, esta sección incluye el valor de resumen, si lo hay, y se puede
utilizar para mostrar gráficos y tablas cruzadas. Se imprime sólo una vez al final
de un grupo.
Manual del usuario de Crystal Reports 75
Acerca del entorno de diseño de informes
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el área del Encabezado de
grupo aparece directamente arriba del área de Detalles y el Pie de grupo aparece
directamente debajo del área de Detalles.
Si incluye más grupos, el programa crea más áreas entre el área de Detalles y las
áreas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Al igual que las áreas originales, cada una de estas áreas nuevas que se agregan
puede contener una o varias secciones. De forma predeterminada, cada una
contiene una sola sección.
Identificación y manejo de áreas y secciones
El programa asigna una sola sección a cada área, automáticamente. El nombre de
esa sección aparece directamente a la izquierda de la misma. Si usted tiene varias
secciones en un área, las secciones son designadas como a, b, c, etc.
Nota:
• Si ha activado la casilla de verificación Nombres de sección cortos del área de
la vista de diseño del cuadro de diálogo Opciones, se usan iniciales (EI, EP, PI,
PP, etc.) para identificar cada sección.
• Si hace clic con el botón derecho del mouse en el área sombreada que contiene
el nombre de una sección, aparecerá un menú contextual con opciones
específicas para esa sección.
76 Manual del usuario de Crystal Reports
6 Introducción a la creación de informes
Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseño del cuadro de diálogo
Opciones, el programa muestra una regla de sección inmediatamente a la
izquierda de cada sección. La regla de la sección se utiliza para agregar, quitar y
mover líneas guía y para proveer una referencia visual cuando está ubicando
objetos. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221.
La regla de sección.
Cada vez que agrega una nueva sección, el programa crea una regla para esa
sección. Consulte “Uso de las secciones múltiples en un informe” en la página 193.
Otras funciones de la ficha Diseño
Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseño. Con la ficha Diseño:
• Puede cambiar de tamaño a una sección, arrastrando sus orillas con el cursor.
Consulte “Ajuste del tamaño de una sección” en la página 191.
• Puede dividir una sección (crear dos secciones de una sola) haciendo clic en su
orilla izquierda. Consulte “División de una sección” en la página 191.
• Puede agregar líneas guía horizontales o verticales haciendo clic en las reglas.
Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221.
• Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de
aumento desde un 25% hasta 400% del tamaño original. Consulte “Cómo
aumentar o reducir la vista de un informe” en la página 93.
Ficha Vista previa
Si desea ver la apariencia de un informe antes de imprimirlo, haga clic en el botón
Vista previa de la barra de herramientas estándar.
El programa reúne los datos, realiza los cálculos necesarios y muestra el informe
en la ficha Vista previa. Con los datos en su lugar, puede revisar el espaciado y el
formato de los elementos de su informe y ver los resultados reales de todos sus
resúmenes, cálculos de fórmulas y selecciones de registros y grupos.
En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como
“Lo que ve es lo que obtiene”), puede trabajar directamente en los datos reales y
afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere.
Manual del usuario de Crystal Reports 77
Acerca del entorno de diseño de informes
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
• La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los datos
de los orígenes de datos y los guarda con el informe, a menos que haya
configurado el programa para que no guarde los datos.
• Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez que
obtenga una vista previa del informe, a menos que específicamente actualice
los datos o agregue un campo que requiera que el programa recupere nuevos
datos.
Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un
informe:
• Vista estándar
• Vista Árbol de grupos
Vista estándar
En la vista estándar, el informe se muestra por páginas (una cada vez). Usando los
botones de navegación en la ficha Vista previa, puede desplazarse al principio o al
final del informe, o puede moverse hacia adelante o hacia atrás a través de las
páginas del informe, pasando una página a la vez. Para informes cortos o informes
en los cuales su foco de interés son los totales al pie de la página, la vista estándar
provee toda la funcionalidad que necesita.
El Indicador de edad de los datos
El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron
actualizados por última vez o cuando fueron recuperados por primera vez,
cualquiera que sea la más reciente. Si los datos fueron inicialmente recuperados o
actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador muestra la hora en
que dicha acción se llevó a cabo.
78 Manual del usuario de Crystal Reports
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