SAP CRYSTAL REPORTS 10 TECHNICAL REFERENCE GUIDE [es]
Manual del usuario de
Crystal Reports™ 10
Crystal Decisions, Inc.
895 Emerson St.
Palo Alto
California, USA 94301
Copyright © 2003 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California,
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Edición 1.
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Contenido
Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2
Acerca de este manual ...................................................................... 2
Contenido por capítulo ......................................................................................... 3
Ayuda en línea ...................................................................................................... 7
Registro del producto ........................................................................ 8
Manual del cliente ............................................................................8
Soporte técnico de Crystal Care ........................................................ 9
Formación sobre Crystal ................................................................... 9
Consultoría sobre Crystal .................................................................. 9
Convenciones de documentación ................................................... 10
Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10
Introducción ................................................................................... 12
Desarrolladores de aplicaciones ..................................................... 12
Componente de elaboración de informes 100% Java .......................................... 12
Biblioteca de etiquetas Java personalizadas ......................................................... 13
Módulos de combinación de .NET simplificados ................................................. 13
Actualización de .NET a Crystal Enterprise .......................................................... 13
API de Report Application Server simplificada ..................................................... 14
Diseñadores de informes ................................................................. 14
Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) ............................................... 14
Repositorio .......................................................................................................... 15
Copiar formato .................................................................................................... 16
Diagramas de embudo ........................................................................................ 17
Manual del usuario de Crystal Reports iii
Consumidores de información ........................................................ 17
Exploración administrada entre elementos clave de informe ............................... 17
Exportación a Excel ............................................................................................. 18
Impresión DHTML .............................................................................................. 18
Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports
Instalación de Crystal Reports ......................................................... 20
Requisitos de instalación ................................................................. 20
Instalación de Crystal Reports en un equipo local .......................... 20
Creación de un punto de instalación e instalación
de un servidor de red ...................................................................... 22
Creación de un punto de instalación de Crystal Reports ...................................... 22
Instalación de Crystal Reports desde una red ....................................................... 22
Personalización de la instalación .................................................... 24
Actualización de componentes de Crystal Reports ......................... 26
Capítulo 4: Inicio rápido
Uso de Crystal Reports .................................................................... 28
Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 28
Asistentes para la creación de informes .......................................... 28
Estándar .............................................................................................................. 29
Tablas cruzadas ................................................................................................... 29
Etiquetas de correo .............................................................................................. 29
OLAP .................................................................................................................. 29
Inicio rápido para usuarios inexpertos ............................................ 30
Antes de comenzar .............................................................................................. 30
Creación de informes .......................................................................................... 31
Selección de registros .......................................................................................... 42
Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 46
Finalización del informe ...................................................................................... 49
Inicio rápido para usuarios avanzados ............................................ 50
iv Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes
Diseño básico de informes .............................................................. 56
Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 56
Formular el propósito .......................................................................................... 56
Determinación de la presentación del informe .................................................... 57
Búsqueda de datos .............................................................................................. 58
Manipulación de datos ........................................................................................ 59
Características del área de impresión .................................................................. 60
Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62
Capítulo 6: Introducción a la creación de informes
Opciones en la creación de informes .............................................. 66
Asistentes para la creación de informes ............................................................... 66
Otro Informe ....................................................................................................... 66
Informe nuevo ..................................................................................................... 66
Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67
El Asistente de base de datos ............................................................................... 67
El Explorador de campos ..................................................................................... 69
El Explorador de informes .................................................................................... 71
Abrir y acoplar exploradores ............................................................................... 72
Acerca del entorno de diseño de informes ...................................... 74
Ficha Diseño ....................................................................................................... 74
Ficha Vista previa ................................................................................................ 77
Creación de un nuevo informe ........................................................ 81
Selección de la fuente de datos ........................................................................... 81
Cómo agregar tablas ............................................................................................ 82
Cómo vincular varias tablas ................................................................................ 83
Ubicación de datos en el informe ........................................................................ 84
Edición de datos .................................................................................................. 91
Manual del usuario de Crystal Reports v
Selección de registros .......................................................................................... 91
Agrupación, orden y totalización de datos .......................................................... 92
Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos ............................... 93
Cómo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 93
Insertar encabezados y pies de página ................................................................. 94
Agregar una página de título al informe ............................................................... 95
Cómo agregar un resumen de información al informe ......................................... 96
Más allá de los informes básicos ..................................................... 97
Capítulo 7: Crystal Repository
¿Qué es el Crystal Repository? ..................................................... 100
Flujo de trabajo ................................................................................................. 101
Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102
Barra de herramientas ....................................................................................... 102
Agregar carpetas al repositorio ..................................................... 103
Agregar elementos al repositorio .................................................. 104
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits ................................ 104
Agregar una función personalizada ................................................................... 105
Agregar un comando ......................................................................................... 105
Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe ............ 106
Agregar una función personalizada a un informe .............................................. 107
Agregar un comando a un informe .................................................................... 107
Modificar objetos del repositorio .................................................. 107
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............. 108
Eliminar elementos del repositorio ................................................ 109
Utilizar la función Deshacer en el repositorio .............................. 110
vi Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web
Información general ...................................................................... 112
Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 113
Tiempos de evaluación de las funciones de fecha en Crystal Enterprise ............. 114
Seleccionar las opciones de diseño adecuadas .............................. 115
Uso de formatos de informe más rápidos ........................................................... 116
Selección entre datos activos y datos guardados ................................................ 116
Diseño de informes de resumen ........................................................................ 118
Uso de subinformes con precaución ................................................................. 119
Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz ............................................ 120
Simplificar el entorno de elaboración de informes ........................ 121
Selección de la base de datos y la conexión más rápida .................................... 121
Uso de índices de tablas ................................................................................... 121
Mejora de las opciones de vinculación de tablas ............................................... 121
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 122
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento más rápido ......... 123
Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas ................... 124
Procesamiento de la selección de registros (ejemplo) ........................................ 124
Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de registros ........................... 125
Estrategias para escribir fórmulas de selección de registros eficaces .................. 126
Incorporación de campos de parámetro
a las fórmulas de selección de registros ............................................................. 128
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 130
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento
y el cálculo de totales ................................................................... 131
Ejecución de agrupamiento en servidor ............................................................. 131
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 131
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 132
Uso de enunciados SQL para Lógica Case ......................................................... 133
Inserción de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 133
Manual del usuario de Crystal Reports vii
Capítulo 9: Selección de registros
Selección de registros ................................................................... 136
Uso del Asistente de selección .......................................................................... 137
Uso de las fórmulas ........................................................................................... 138
Interacción del Asistente de selección
y el Editor de fórmulas de selección Taller de fórmulas ..................................... 139
Uso de las plantillas de fórmulas ................................................... 140
Plantillas de fórmulas de selección de registros ................................................. 140
Procesamiento de la selección de registros
en el servidor de la base de datos ................................................. 143
Cómo solucionar problemas
en fórmulas de selección de registros ........................................... 143
Corrección de selecciones que no generan datos .............................................. 145
Capítulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalización
Ordenamiento de datos ................................................................ 148
Descripción de las opciones de ordenamiento .................................................. 148
Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 149
Agrupar datos ............................................................................... 151
Creación de grupos personalizados ................................................................... 153
Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 154
Selección de grupos .......................................................................................... 155
Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 158
Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía ................ 160
Agrupar datos jerárquicamente .......................................................................... 161
Edición de grupos .............................................................................................. 163
Resumen de datos agrupados ........................................................ 164
Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 165
Selección de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 166
viii Manual del usuario de Crystal Reports
Cálculo de subtotales .................................................................... 168
Cálculo de subtotales de datos .......................................................................... 168
Extensión de precios y cálculo de subtotales de las extensiones ........................ 169
Porcentajes ................................................................................... 170
Cálculo de un porcentaje .................................................................................. 170
Encabezados de grupo .................................................................. 171
Creación de encabezados de grupo ................................................................... 171
Eliminación de encabezados de grupos ............................................................. 175
Profundización en encabezados de grupo ......................................................... 175
Capítulo 11: Totales acumulados
Introducción a los totales acumulados .......................................... 178
Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 178
Creación de totales acumulados ................................................... 179
Creación de totales acumulados en una lista ..................................................... 179
Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 180
Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 181
Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios ..... 183
Creación de totales acumulados usando una fórmula ................... 184
Capítulo 12: Informes de sección múltiple
Acerca de las secciones ................................................................. 188
Trabajo con secciones ................................................................... 188
Inserción de una sección ................................................................................... 188
Eliminación de una sección .............................................................................. 189
Cómo mover una sección .................................................................................. 189
Combinación de dos secciones relacionadas ..................................................... 190
Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones ............................. 191
División de una sección .................................................................................... 191
Manual del usuario de Crystal Reports ix
Ajuste del tamaño de una sección ..................................................................... 191
Uso de las secciones múltiples en un informe ............................... 193
Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí .............. 193
Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos ..................... 194
Adición de líneas condicionales en blanco ....................................................... 194
Cartas modelo ............................................................................... 195
Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 195
Creación de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 197
Cómo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 203
Capítulo 13: Formato
Conceptos de formato ................................................................... 206
Utilización de una plantilla ........................................................... 206
Aplicación de una plantilla ............................................................................... 206
Eliminación de una plantilla aplicada ................................................................ 207
Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada ........................................ 208
Utilización de objetos de campo de plantilla .................................................... 208
Uso del entorno de diseño de informes ......................................... 209
Soluciones de diseño ......................................................................................... 209
Características de la sección .............................................................................. 210
Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 211
Formularios preimpresos ................................................................................... 212
Columnas múltiples ........................................................................................... 213
Ocultar secciones de informes .......................................................................... 213
Ocultar objetos de informes .............................................................................. 214
Ubicación de objetos base-texto ....................................................................... 216
Ubicación de objetos basados en texto multilineales ......................................... 218
Importación de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 219
Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 219
x Manual del usuario de Crystal Reports
Representación de campos de desbordamiento ................................................. 225
Selección de varios objetos ............................................................................... 226
Ubicación en modo libre .................................................................................. 227
Ubicación vertical ............................................................................................. 229
Fuentes TrueType .............................................................................................. 231
Márgenes de página .......................................................................................... 231
Impresora predeterminada ................................................................................. 232
Controladores de impresoras ............................................................................. 233
Propiedades de formato ................................................................ 234
Trabajo con formato absoluto ....................................................... 235
Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 235
Crear un informe o un objeto de sólo lectura .................................................... 235
Bloquear el tamaño y la posición de un objeto .................................................. 236
Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 236
Cómo agregar o editar líneas y cuadros ............................................................. 238
Agregar y editar cuadros .................................................................................... 239
Adición de formas a un informe ........................................................................ 240
Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 240
Repetición de objetos de informe en páginas horizontales ................................ 242
Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 243
Trabajo con formato condicional .................................................. 245
Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 246
Propiedades de atributo condicional ................................................................. 246
Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 248
Crear pies de página después de la primera página ........................................... 248
Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 249
Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 253
Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253
Manual del usuario de Crystal Reports xi
Capítulo 14: Creación de gráficos
Conceptos sobre la creación de gráficos ....................................... 256
Introducción general sobre la creación de gráficos ............................................ 256
Diseños de gráficos ........................................................................................... 256
Tipos de gráficos ............................................................................................... 257
Ubicación de un gráfico .................................................................................... 260
Profundización con gráficos .............................................................................. 261
Profundización con leyendas ............................................................................ 261
Creación de gráficos ..................................................................... 261
Creación de gráficos basados en campos de detalle o de fórmula
(organización avanzada) ................................................................................... 261
Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal
(organización de grupo) .................................................................................... 263
Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas cruzadas
(organización de tabla cruzada) ........................................................................ 265
Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP) .............. 266
Trabajo con gráficos ..................................................................... 267
Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos ........................................ 268
Edición de gráficos mediante los elementos del menú Opciones de gráfico ...... 268
Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas ........................ 270
Organización automática de gráficos ................................................................ 270
Aplicación de formato a gráficos ....................................................................... 271
Uso de la función de subyacer en gráficos ........................................................ 272
Capítulo 15: Creación de mapas
Conceptos básicos de la creación de mapas .................................. 274
Introducción general sobre la creación de mapas .............................................. 274
Presentaciones de mapa .................................................................................... 274
Tipos de mapas ................................................................................................. 275
Dónde ubicar un mapa ..................................................................................... 278
Profundización con mapas ................................................................................ 278
xii Manual del usuario de Crystal Reports
Creación de mapas ........................................................................ 278
Creación de mapas sobre campos de detalle (Diseño avanzado) ....................... 278
Creación de mapas sobre campos de grupo (organización de grupo) ................ 281
Creación de mapas sobre resúmenes de tabla cruzada
(organización de tabla cruzada) ........................................................................ 282
Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización OLAP) ......................... 283
Trabajo con mapas ........................................................................ 284
Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa .............................................. 285
Cambio del título del mapa ............................................................................... 285
Cambio del tipo de mapa .................................................................................. 285
Cambio de las capas del mapa .......................................................................... 286
Solución de inconsistencias de datos ................................................................ 287
Modificación del mapa geográfico .................................................................... 288
Aplicación de zoom a un mapa ......................................................................... 288
Panorámica de un mapa .................................................................................... 289
Centrar un mapa ............................................................................................... 289
Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................................................ 289
Formato de mapas ............................................................................................. 290
Cómo usar la característica de subyacer con mapas .......................................... 290
Capítulo 16: OLE
Información general de OLE ......................................................... 294
Terminología OLE ............................................................................................. 294
Tipos de objetos OLE ........................................................................................ 295
Consideraciones generales acerca de OLE ......................................................... 295
Cómo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 296
Cómo se representan los objetos OLE en un informe .................... 297
Edición de objetos OLE en informes .............................................. 297
Edición directa .................................................................................................. 297
Comandos de menú de OLE dinámico .............................................................. 298
Manual del usuario de Crystal Reports xiii
OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 298
Trabajo con Objetos OLE estáticos ............................................... 298
Objetos objetos incrustados en relación con vinculados ............... 300
Objetos incrustados ........................................................................................... 300
Objetos vinculados ........................................................................................... 301
Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas
¿Qué es un objeto de tabla cruzada? ............................................ 304
Ejemplo de tabla cruzada .............................................................. 305
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ............................................ 305
Informe de datos de pedido agrupados por región ............................................. 306
Informe de datos de pedido agrupados por producto ......................................... 306
Informe de datos de pedido agrupados por región y producto ........................... 307
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ................................................ 308
Creación de un informe de tabla cruzada ..................................... 309
Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 314
Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 314
Abreviar campos resumidos grandes ................................................................. 314
Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 315
Utilización de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 316
Impresión de tablas cruzadas que se distribuyen en múltiples páginas .............. 317
Formato de tablas cruzadas .......................................................... 317
Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas de tablas cruzadas ...... 318
Formato del color de fondo de filas y columnas completas ............................... 318
Formato de campos de manera individual ......................................................... 319
Formato de varios campos a la vez .................................................................... 319
Eliminación de datos de tablas cruzadas ........................................................... 319
Presentación horizontal de campos resumidos .................................................. 320
xiv Manual del usuario de Crystal Reports
Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP
Elaboración de informes OLAP con Crystal Reports ..................... 322
Objetos de cuadrícula OLAP ............................................................................. 322
Creación de un informe OLAP ...................................................... 323
Especificación de la fuente de datos .................................................................. 323
Definición de la estructura de la cuadrícula ...................................................... 324
Establecer dimensiones de sectores y especificar el número de cuadrículas ...... 325
Aplicación de un estilo predefinido ................................................................... 326
Inserción de un gráfico ...................................................................................... 327
Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP ........... 328
Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP .............................. 329
Cambiar el color de fondo de una dimensión .................................................... 330
Crear un alias para una dimensión .................................................................... 331
Dar formato a líneas de cuadrícula .................................................................... 331
Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 331
Cómo cambiar la visualización de datos OLAP ............................. 332
Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP ................................. 333
Ordenar datos en una cuadrícula OLAP ............................................................ 334
Filtrar datos en una cuadrícula OLAP ................................................................ 335
Agregar cálculos a cuadrículas OLAP ...........................................336
Capítulo 19: Distribución y vista de informes
Distribuir informes ........................................................................ 338
Impresión de un informe ................................................................................... 338
Enviar un informe por fax .................................................................................. 338
Exportación de un informe ................................................................................ 339
Trabajo con carpetas Web ................................................................................. 346
Trabajo con carpetas de Enterprise .................................................................... 346
Manual del usuario de Crystal Reports xv
Ver informes ................................................................................. 349
¿Qué son las partes de un informe? ................................................................... 349
¿Qué es la exploración? .................................................................................... 350
Opción Profundizar en partes del informe ......................................................... 352
Opción Otro objeto de informe ......................................................................... 355
Hipervínculos mostrados en los visores ............................................................. 360
Utilización de etiquetas inteligentes ............................................. 361
Capítulo 20: Alertas de informe
Acerca de las alertas de informe ................................................... 364
Trabajar con alertas de informe .................................................... 364
Creación de alertas de informe .......................................................................... 364
Edición de alertas de informe ............................................................................ 366
Eliminación de alertas de informe ..................................................................... 366
Ver las alertas de informe .................................................................................. 367
Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas ........................................ 368
Capítulo 21: Creación de informes
desde Excel y Access
Información general sobre los complementos de Crystal Reports . 370
Acerca del complemento Microsoft Excel .......................................................... 370
Acerca del complemento Microsoft Access ....................................................... 370
Trabajo con el complemento Microsoft Excel ............................... 371
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel .................. 371
Trabajo con el complemento Microsoft Access ............................. 374
Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access ................ 374
Capítulo 22: Uso de las fórmulas
Información general de fórmulas .................................................. 378
Novedades en el lenguaje de fórmulas .............................................................. 378
xvi Manual del usuario de Crystal Reports
Usos típicos para fórmulas ................................................................................ 381
Componentes y sintaxis de la fórmula ........................................... 382
Componentes de la fórmula .............................................................................. 382
Sintaxis de fórmulas .......................................................................................... 383
Especificación de fórmulas ............................................................ 384
Trabajo con el Taller de fórmulas ...................................................................... 386
Trabajo con el Editor de fórmulas ...................................................................... 387
Creación y modificación de fórmulas ............................................ 389
Creación de una fórmula e inserción en un informe .......................................... 389
Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas ........................................ 389
Edición de fórmulas .......................................................................................... 391
Búsqueda y reemplazo de texto ......................................................................... 391
Copia de fórmulas de la ayuda en línea ............................................................. 392
Copia de fórmulas de un informe a otro ............................................................ 392
Eliminación de fórmulas ................................................................ 394
Eliminación de la fórmula de trabajo del informe .............................................. 394
Eliminación de la especificación de la fórmula .................................................. 394
Depuración de fórmulas ............................................................... 394
Depuración de errores en tiempo de evaluación ............................................... 395
Tutorial de depuración ...................................................................................... 395
Capítulo 23: Campos de parámetro
Información general de parámetros ............................................. 402
Consideraciones acerca de campos de parámetro ............................................. 402
Cómo crear un campo de parámetro ................................................................. 403
Eliminación de campos de parámetro ................................................................ 406
Respuesta a las solicitudes de campos de parámetro ......................................... 407
Características avanzadas de parámetro ............................................................ 409
Manual del usuario de Crystal Reports xvii
Capítulo 24: Subinformes
Qué son los subinformes ............................................................... 418
Subinformes vinculados y no vinculados ........................................................... 418
Funcionamiento de la vinculación de subinformes ............................................ 419
Vínculos de bases de datos frente a subinformes
en situaciones “de uno a varios” ....................................................................... 420
Cómo insertar subinformes ........................................................... 421
Vista previa de subinformes ............................................................................... 422
Cómo guardar un subinforme como informe principal ...................................... 422
Actualización de subinformes ........................................................................... 423
Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 424
Cómo vincular un subinforme al informe principal
sin modificar la fórmula de selección ................................................................ 425
Combinación de informes no relacionados usando subinformes ... 426
Combinación de dos o más informes no relacionados ....................................... 426
Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’ ....................... 427
Vinculación hacia o desde un campo de fórmula .............................................. 427
Vínculos de tablas no indexadas ....................................................................... 428
Cómo crear un subinforme a la orden .......................................... 429
Adición de títulos a los subinformes a la orden ................................................. 429
Cómo mostrar diferentes vistas
de los mismos datos en un informe ............................................... 431
Capítulo 25: Manipulación de bases de datos
Información general sobre las bases de datos ............................... 434
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........................ 434
Alias .................................................................................................................. 435
Ubicación de archivos ...................................................................................... 436
Tablas indexadas ............................................................................................... 438
xviii Manual del usuario de Crystal Reports
Vinculación de tablas .................................................................... 440
Vincular desde y vincular a ............................................................................... 440
Relaciones de vínculo ....................................................................................... 440
Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios ........................... 441
Consideraciones acerca de archivos de datos .................................................... 443
Consideraciones acerca de bases de datos SQL ................................................. 445
Consideraciones de rendimiento para todos los informes .................................. 446
Ficha Vínculos del Asistente de base de datos ................................................... 448
Vinculación de tablas indexadas ....................................................................... 448
Orden de procesamiento de vínculos ................................................................ 449
Vinculación de opciones ................................................................................... 450
Utilización de SQL y bases de datos SQL ...................................... 460
¿Qué es SQL? .................................................................................................... 460
El SABD SQL ..................................................................................................... 463
¿Cómo utiliza Crystal Reports SQL? .................................................................. 465
El lenguaje SQL ................................................................................................. 465
Procesamiento del lado del servidor ............................................. 468
Cómo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL ................. 469
Reasignación de campos de base de datos .................................... 470
Uso del cuadro de diálogo Asignar Campos ...................................................... 471
Cómo reasignar procesos .................................................................................. 472
Reasignar campos de base de datos alterados .................................................... 473
Índices de datos guardados ........................................................... 474
Funcionamiento de la indización de informes ................................................... 475
Consideraciones sobre el uso de índices de datos guardados ............................ 476
Indización de los campos correctos ................................................................... 476
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports ..........................477
Para obtener información adicional .............................................. 477
Manual del usuario de Crystal Reports xix
Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes
Información general ...................................................................... 480
¿Qué es una “pasada”? ..................................................................................... 480
Previa nº 1 ......................................................................................................... 480
Pasada nº 1 ....................................................................................................... 480
Pasada previa nº 2 ............................................................................................. 481
Pasada nº 2 ....................................................................................................... 481
Pasada nº 3 ....................................................................................................... 482
Diagrama de flujo de informes de pasada múltiple ............................................ 482
Apéndice B: Creación de informes accesibles
Accesibilidad ................................................................................. 484
Ventajas de informes accesibles ........................................................................ 484
Pautas de accesibilidad ..................................................................................... 485
Accesibilidad y productos Crystal ...................................................................... 486
Mejora de la accesibilidad de los informes ................................... 487
Colocación de objetos en los informes .............................................................. 487
Texto ................................................................................................................. 488
Color ................................................................................................................. 492
Navegación ....................................................................................................... 494
Campos de parámetro ....................................................................................... 495
Diseño flexible .............................................................................. 495
Accesibilidad y formato condicional ................................................................. 496
Accesibilidad y supresión de secciones ............................................................. 497
Accesibilidad y subinformes .............................................................................. 498
Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos .......................... 499
Objetos de texto y valores de tabla de datos ...................................................... 499
Otras consideraciones sobre el diseño de tablas de datos .................................. 504
Accesibilidad y Crystal Enterprise ................................................. 505
Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise .............. 505
xx Manual del usuario de Crystal Reports
Accesibilidad y personalización .................................................... 506
Recursos ........................................................................................ 508
Glosario .......................................................................... 509
Index ...............................................................................537
Manual del usuario de Crystal Reports xxi
xxii Manual del usuario de Crystal Reports
Bienvenido a Crystal Reports 10 1
Bienvenidos. Este capítulo presenta Crystal Reports, el
estándar mundial para elaboración de informes en el web y
de escritorio, y proporciona una introducción general sobre
el contenido de este manual del usuario.
Manual del usuario de Crystal Reports 1
Acerca de Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports
Crystal Reports está diseñado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a
analizar e interpretar información importante. Crystal Reports facilita la creación
de informes simples y dispone también de herramientas poderosas necesarias para
generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar
Crystal Reports está diseñado para generar el informe que desea desde
prácticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guían paso
a paso a través de la creación de informes y la complexión de tareas comunes. Las
fórmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a
entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario,
podrían estar ocultas. Los gráficos y mapas geográficos proporcionan información
en forma visual cuando las palabras y números no son suficiente.
Extienda la elaboración de informes al web
La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creación de informes, ya que
éstos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft®
Word y Excel, correo electrónico e incluso en el Web. La elaboración avanzada de
informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y
actualizar informes compartidos en sus exploradores de web.
Incorpore informes en las aplicaciones
Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las
necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de
Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de
desarrollo más usados facilita la adición de informes a cualquier aplicación.
Ya sea el encargado de servicios web en IT, el gerente de promoción en marketing,
el administrador de bases de datos en finanzas o el director general, Crystal
Reports es una herramienta de gran potencia diseñada para ayudar a cualquier
usuario a analizar e interpretar la información importante para cada uno.
Acerca de este manual
Este manual incluye procedimientos para tareas típicas de la elaboración de
informes, tales como ubicación de campos, formateo de informes y ordenamiento de
registros. También contiene información acerca de áreas de interés más específicas,
como creación avanzada de fórmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este
manual como referencia para sus necesidades básicas de elaboración de informes y
como introducción a nuevos conceptos en la creación de informes.
2 Manual del usuario de Crystal Reports
Contenido por capítulo
A continuación se presenta una breve descripción de cada capítulo de este manual.
Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
¡Bienvenidos! Este capítulo presenta Crystal Reports, el estándar mundial para
elaboración de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introducción
general sobre el contenido de este manual del usuario.
Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10
Basado en la estabilidad probada de la versión 9, Crystal Reports ofrece nuevas
funciones y mejoras. Este capítulo presenta dichas funciones y mejoras
proporcionando un breve resumen de cada una.
Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports
Este capítulo explica cómo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del
producto. También explica cómo instalar Crystal Reports en un servidor de red y
cómo instalarlo en una estación de trabajo desde un servidor de red.
Capítulo 4: Inicio rápido
Este capítulo comienza con una introducción general sobre los informes y datos de
muestra comúnmente usados con Crystal Reports. A continuación, se ofrece
información general sobre los Asistentes para la creación de informes; tanto los
usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el
Asistente para la creación de informes estándar, ya que tiene muchos pasos iguales a
los de los demás Asistentes para la creación de informes. Finalmente, el capítulo ofrece
dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios más avanzados.
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes
Este capítulo describe los conceptos básicos del diseño de informes y le ayuda a
decidir qué información desea incluir en su informe.
Capítulo 6: Introducción a la creación de informes
Este capítulo le muestra los aspectos básicos de la creación de un informe en
Crystal Reports. Primero aprenderá acerca del entorno de diseño de informes,
luego acerca de cómo seleccionar tablas de bases de datos, cómo colocar objetos en
un informe y cómo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
Manual del usuario de Crystal Reports 3
Acerca de este manual
Capítulo 7: Crystal Repository
Este capítulo presenta Crystal Repository. Muestra cómo se agregan elementos al
repositorio, cómo se actualizan elementos existentes y cómo se utilizan los
elementos del repositorio en los informes de Crystal.
Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web
Este capítulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen
las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas
sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los
informes distribuidos por el entorno “thin-wire” del Web, la mayoría de las líneas
guía y procedimientos son aplicables a todos los informes.
Capítulo 9: Selección de registros
Este capítulo muestra cómo filtrar los registros que desea incluir en un informe.
Por ejemplo, al usar las herramientas de selección de registros, es posible limitar
los registros que aparecerán para un grupo específico de clientes, un rango
específico de números de cuenta o un rango de fecha particular.
Capítulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalización
Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos
desorganizados en información útil en un informe. Este capítulo es una
introducción a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.
Capítulo 11: Totales acumulados
Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resúmenes
especializados y totales que se incrementan continuamente.
En este capítulo se muestra cómo agregar a su informe un total acumulado básico
y un total acumulado dentro de un grupo. También aprenderá cómo crear totales
acumulados condicionales y totales acumulados usando fórmulas.
Capítulo 12: Informes de sección múltiple
Este capítulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden
crear usando las capacidades de elaboración de informes de varias secciones de
Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los
valores individuales en forma diferente según los conjuntos de criterios
establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creación de cartas modelo.
4 Manual del usuario de Crystal Reports
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Capítulo 13: Formato
Dar formato se refiere a cambios en la organización, presentación y diseño de un
informe, así como también la apariencia de texto, objetos o secciones completas de
informes. Este capítulo detalla métodos que se pueden usar para enfatizar la
atención sobre los datos, cambiar la presentación de las fechas, números y otros
valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de
formato para darle una apariencia profesional a un informe.
Capítulo 14: Creación de gráficos
Crystal Reports permite presentar datos resumidos en gráficos de colores fáciles de
leer. Este capítulo demuestra cómo crear gráficos y cómo usarlos en informes para
hacer que los datos del informe tengan más significado y sean más fáciles de
entender. Puede elegir de un número de tipos y organizaciones de gráficos, así
como también a profundizar para ver los detalles tras los resúmenes gráficos y dar
formato a objetos de gráficos.
Capítulo 15: Creación de mapas
Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos
geográficos. Este capítulo explica cómo usar mapas en informes para hacer que los
datos del informe sean más significativos y fáciles de interpretar. Puede
personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de
profundización para visualizar aquellos detalles tras los resúmenes gráficos.
Capítulo 16: OLE
Este capítulo explica cómo se puede usar la vinculación e incrustación de objetos
(OLE) para editar gráficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una
aplicación adicional.
Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas
Un objeto de tabla cruzada es una cuadrícula que muestra valores que se agrupan
y resumen en dos direcciones. Este capítulo le ofrece información acerca de cómo
puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.
Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP
Este capítulo describe cómo se crean informes OLAP, cómo se actualizan cuando
la ubicación de los datos varía y cómo se trabaja con los datos que se muestran en
una cuadrícula OLAP.
Manual del usuario de Crystal Reports 5
Acerca de este manual
Capítulo 19: Distribución y vista de informes
Este capítulo del de la sección de le proporciona información acerca de cómo
distribuir informes terminados usando una variedad de métodos (impresión,
envío de fax, exportación). También incluye información acerca de las partes del
informe y sobre cómo se configuran hipervínculos para poder ver dichas partes en
diversos Visores de informes. Por último, finaliza con información relativa al uso
de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
Capítulo 20: Alertas de informe
Este capítulo le proporciona información acerca de cómo crear y utilizar alertas en
los informes Crystal.
Capítulo 21: Creación de informes desde Excel y Access
En este capítulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft
Access. Explica cómo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde
una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.
Capítulo 22: Uso de las fórmulas
En este capítulo se explican los conceptos básicos de las fórmulas y se presenta el
Taller de fórmulas para poder empezar a crear fórmulas.
Capítulo 23: Campos de parámetro
Este capítulo explica qué son los parámetros de campo y cómo se pueden aplicar
para crear un informe que se puede usar para obtener acceso a tipos de datos
diferentes dependiendo de las necesidades del usuario.
Capítulo 24: Subinformes
Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede
combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra
forma no se podrían vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en
un solo informe. Este capítulo le muestra cómo crear y usar subinformes.
Capítulo 25: Manipulación de bases de datos
Este capítulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender
el diseño y uso de las bases de datos. Después de describir las bases de datos
relacionales (incluidas las de los orígenes de datos ODBC), la indización y la
vinculación de tablas, el capítulo introduce los conceptos de procesamiento del
lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor)
y de asignación de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de
datos y de informe tras la introducción de cambios en una base de datos).
6 Manual del usuario de Crystal Reports
Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes
Este anexo proporciona información detallada acerca del modelo de
procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden
y se manipulan los datos durante la elaboración de un informe.
Apéndice B: Creación de informes accesibles
Este anexo proporciona recomendaciones de diseño que le ayudarán a crear
informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades.
Glosario
Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos básicos de
elaboración de informes y de bases de datos, así como también términos
específicos del programa.
Ayuda en línea
La Ayuda en línea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del
usuario. También contiene material de referencia adicional que incluye desde
información específica de la función de un botón hasta información general acerca
de cómo crear una fórmula de informe según una situación comercial de muestra.
1 Bienvenido a Crystal Reports 10
Localice la información con rapidez
Acceda a la ayuda en línea desde el menú de ayuda de Crystal Reports.
Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en línea
y profundizar en títulos específicos dentro de cada sección. Use la ficha Índice para
ver los temas en orden alfabético. O bien use la ficha Buscar para ingresar una
palabra clave y ver así todas las secciones que se relacionan con ella.
Informes de muestra
Muchos temas de la ayuda en línea de Crystal Reports incluyen una lista de
informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos
descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades.
Los informes de muestra están ubicados en el directorio Crystal Reports en
\Samples\Es\Reports
Manual del usuario de Crystal Reports 7
.
Registro del producto
Registro del producto
Hay varios medios para poder registrar el producto:
• Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal
Decisions en la dirección:
http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp
• Imprima el formulario de registro del producto y envíelo por fax al número de
fax de la oficina más cercana. Crystal Decisions le enviará a su vez otro fax con
un número de registro que podrá especificar en el producto la próxima vez
que lo utilice.
Números de fax para registrarse
EE.UU./Canadá +1 (604) 681-5147
Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601
Australia +6 2 9955 7682
Alemania +49 (0) 69 9509 6182
Hong Kong +852 2893 2727
Singapur +65 777 8786
El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte técnico, tanto
telefónico como en línea. Además, el registro del producto es la única garantía de
que estará al día en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.
Manual del cliente
Para obtener los últimos datos sobre el registro de productos, mantenimiento,
asistencia y servicios, visite nuestra página Web y descargue el Manual del cliente
de su región correspondiente.
• América del Norte:
http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Inglés)
• Europa:
http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Inglés)
http://germany.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Alemán)
http://france.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp
(Francés)
Si el Manual del cliente de Crystal Decisions no está disponible para su región,
consulte el resto del capítulo Bienvenida o póngase en contacto con el
representante de ventas o asistencia para obtener más detalles.
8 Manual del usuario de Crystal Reports
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