SAGE Compta Facile 2013 Guide de référence [fr]
Manuel de référence
Ciel Compta Facile
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sage
Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 7
Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 8
Menu Dossier..............................................................................................9
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Ouvrir.................................................................................................................................... 16
Fermer................................................................................................................................... 17
Synchro compta..................................................................................................................... 18
Paramètres ............................................................................................................................ 19
Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 26
Options ................................................................................................................................. 29
Imports ................................................................................................................................. 33
Exports.................................................................................................................................. 33
Mise en page ......................................................................................................................... 34
Imprimer ............................................................................................................................... 35
Aperçu avant impression ....................................................................................................... 35
Impressions........................................................................................................................... 36
Mot de passe ......................................................................................................................... 37
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 39
Sauvegarde............................................................................................................................ 45
Restauration .......................................................................................................................... 46
Quitter................................................................................................................................... 48
Menu Edition............................................................................................. 49
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 50
Annuler ................................................................................................................................. 51
Couper .................................................................................................................................. 51
Copier ................................................................................................................................... 51
Coller .................................................................................................................................... 51
Effacer................................................................................................................................... 51
Fiches.................................................................................................................................... 52
Sélectionner tout ................................................................................................................... 52
Rechercher ............................................................................................................................ 52
Poursuivre la recherche .........................................................................................................53
Atteindre ............................................................................................................................... 53
Rafraîchir............................................................................................................................... 53
Tout afficher.......................................................................................................................... 53
Liste ...................................................................................................................................... 53
Menu Ma Compta......................................................................................54
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 55
Saisie cahier .......................................................................................................................... 56
Saisie Z de caisse................................................................................................................... 63
Relevé bancaire ..................................................................................................................... 64
Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 64
Le Plan de comptes................................................................................................................ 65
Journaux ............................................................................................................................... 66
Modes de paiement ...............................................................................................................66
Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 67
Liste des tâches..................................................................................................................... 70
Rappels ................................................................................................................................. 70
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 70
Règles d’affectation relevé.....................................................................................................70
Autres listes .......................................................................................................................... 70
Menu Expert comptable ............................................................................ 71
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 72
Liste des écritures ................................................................................................................. 73
Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 73
Consulter un compte .............................................................................................................74
Pointage manuel.................................................................................................................... 74
Contrepassation .................................................................................................................... 74
Validation du brouillard ......................................................................................................... 74
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 75
Etats...................................................................................................................................... 75
Menu Listes ..............................................................................................76
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 77
Ecritures................................................................................................................................ 78
Plan de comptes .................................................................................................................... 81
Consulter un compte .............................................................................................................90
Journaux ............................................................................................................................... 91
Modes de paiement ...............................................................................................................93
Emprunts............................................................................................................................... 94
Familles Top Saisie .............................................................................................................. 100
Modèles/abonnements ........................................................................................................ 102
Formats d’import relevé ...................................................................................................... 105
Règles d’affectation relevé................................................................................................... 108
Autres listes ........................................................................................................................ 113
Menu Saisies ...........................................................................................114
Vue d’ensemble................................................................................................................... 115
Généralités sur les saisies.................................................................................................... 116
L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 119
Exemples de saisies............................................................................................................. 120
Enregistrer les abonnements ...............................................................................................124
Les saisies guidées .............................................................................................................. 126
Relevé bancaire ................................................................................................................... 135
Saisie Z de caisse................................................................................................................. 141
Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 145
Saisie au kilomètre .............................................................................................................. 147
Les modèles de saisie .......................................................................................................... 154
Menu Traitements ...................................................................................156
Vue d’ensemble................................................................................................................... 157
Travail sur un compte.......................................................................................................... 158
Pointage manuel.................................................................................................................. 160
Lettrage............................................................................................................................... 161
Contrepassation .................................................................................................................. 164
Réimputation....................................................................................................................... 166
Validation brouillard ............................................................................................................167
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 168
Liste des tâches................................................................................................................... 171
Rappels ............................................................................................................................... 174
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 176
Menu Etats.............................................................................................. 178
Vue d’ensemble................................................................................................................... 179
Liste des états disponibles...................................................................................................180
Grand livre .......................................................................................................................... 181
Balance................................................................................................................................ 184
Journaux - Centralisateur ....................................................................................................186
Brouillard ............................................................................................................................ 187
Déclaration de TVA.............................................................................................................. 188
Bilan - Compte de résultat................................................................................................... 192
Menu Echanges ....................................................................................... 193
Vue d’ensemble................................................................................................................... 194
Importer des écritures ......................................................................................................... 196
Exporter des écritures ......................................................................................................... 199
Importer une balance .......................................................................................................... 203
Exporter une balance........................................................................................................... 204
Synchro compta................................................................................................................... 205
Envoyer le dossier ............................................................................................................... 214
Coordonnées expert-comptable ..........................................................................................215
Historique Imports/Exports .................................................................................................216
Menu Divers............................................................................................217
Vue d’ensemble................................................................................................................... 218
Conversion en mode standard .............................................................................................219
Historique des archives ....................................................................................................... 220
Messagerie .......................................................................................................................... 221
Menu Fenêtres ........................................................................................ 222
Vue d’ensemble................................................................................................................... 223
Fermer................................................................................................................................. 223
Tout fermer ......................................................................................................................... 223
Suivante .............................................................................................................................. 223
Précédente .......................................................................................................................... 223
Cascade............................................................................................................................... 224
Mosaïque............................................................................................................................. 224
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 225
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................229
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 229
Menu Aide ..............................................................................................230
Vue d’ensemble................................................................................................................... 231
Aide .................................................................................................................................... 232
Besoin d’aide....................................................................................................................... 232
Démo rapide........................................................................................................................ 232
Manuel de découverte.......................................................................................................... 233
Manuel de référence ............................................................................................................ 233
Guide des mises à jour ........................................................................................................233
A propos de......................................................................................................................... 233
Index ......................................................................................................234
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE.
manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonc-
•le
tions les plus importantes de votre logiciel.
manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
•le
de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableaux de bord.
Installation d'Adobe Reader
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas
présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
®
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
7
Naviguer dans le manuel de référence
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel de référence et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le manuel
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du manuel de référence. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir la
fiche d’appréciation] situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie.
Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
8
Nouveau
Menu Dossier
Ouvrir, Fermer
Synchro compta
Paramètres, Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les
données, ou bien de les supprimer.
10
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
Création, renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier.
Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.
Si vous voulez directement créer un dossier en mode
Standard
.
Standard, cochez l'option Je préfère utiliser le mode
Attention !
Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Paramètres du dossier
3. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones
1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour acti-
ver le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
Monnaie du dossier) :
11
Menu Dossier
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en
cliquant sur [OK].
5. Cochez l'option
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au
paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 12 ou “Création en mode
Cahier”, page 15.
Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
Création en mode Standard
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à
renseigner.
• Mode de création détaillé en 6 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers
principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus
rapidement.
Etape 1 : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le
l'Entreprise), le
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Code société.
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez les périodes de votre
premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la
4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options
de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 15.
En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de bou-
5.
tons situés dans la partie
• les paramètres comptabilité.
Plus de paramètres vous permettant de définir :
Voir Paramètres Comptabilité, page 24.
TVA en cochant l'option correspondante.
12
Menu Dossier
• les paramètres TVA.
• les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 288.
Voir Paramètres TVA, page 28.
Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé)
La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut.
Créer un compte
Voir Créer un compte, page 89.
Modifier un compte
Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé)
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Créer un journal
Voir Créer un journal, page 104.
Modifier un journal
Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé)
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Créer un mode de paiement
Voir Créer un mode de paiement, page 106.
Modifier un mode de paiement
13
Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un mode de paiement
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
•Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Menu Dossier
Création en mode Cahier
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Etape 1: raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone
lante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou-
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la
TVA en cochant l'option correspondante.
Etape 3 : choix du mode comptable
Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures :
14
Menu Dossier
• Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur.
• Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie.
Etape 4 : validation du mode comptable
Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre
comptabilité :
• mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de
ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements.
• mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les
encaissements.
Etape 5 : paramétrages des cahiers
Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par
la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu M
commande
Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.
SAISIE CAHIER.
Voir Créer un cahier, page 64.
A COMPTA -
Boutons en mode créances/dettes
Boutons en mode dépenses/recettes
Etape 6 : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
15
Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si
vous avez coché l'option
logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande
DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de
changer de dossier courant.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
• le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour
refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre
OUVRIR du menu
Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement]
pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le
dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez
l’option
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit
dans la fenêtre et sélectionnez l'option
Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant
sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un
nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande
Voir Nouveau, page 11.
reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuelOp-
tions supplémentaires
Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode
avancé est activé.
A partir du menu Contextuel
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
Voir les dossiers exemples.
Voir les dossiers exemples.
NOUVEAU du menu DOSSIER.
• Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin
qu'ils soient plus facilement accessibles.
Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options
•
d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers
ou encore faire des recherches.
Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, suppri-
•
mer ou dupliquer un dossier.
Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-
•
ter votre dossier sans apporter de modifications.
Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
•
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
16
Menu Dossier
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
17
Menu Dossier
Synchro compta
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
<Alt> <D> <Y>
Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu D
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre
ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
OSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le
convertir en mode standard.
18
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
de vos
coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
phone
, Télécopie, adresse e-mail, etc).
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au
duels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indivi-
R.C.S. (Registre du Commerce et des
19
Menu Dossier
5. Vous devez saisir votre
ment fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est générale-
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez son Activité et Code société.
3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Établissement (principal ou secondaire).
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée
(O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu
E
TATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée
pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre
O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
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Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Menu Dossier
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'
les saisies.
Les dates correspondant à l'
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des
critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Journaux par défaut
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut.
Comptes par défaut
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans
l'application.
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Menu Dossier
1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Attention !
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent
être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre
comptabilité.
2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
Réglages comptables
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• La longueur des comptes
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes
(13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases
correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Synchro compta
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des
comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la
synchronisation de vos données comptables.
Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe
“Paramètres Synchro compta”, page 288.
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Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Menu Dossier
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche
. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet
Régime de TVA
Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à
payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime
simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA
sur les
ments, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en
attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel
compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règle-
encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Taux de TVA.
23
Menu Dossier
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet
à votre centre d'impôt de vous identifier.
Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de
• le numéro de
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel
Compta Facile.
Recette de votre Centre des impôts.
Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Comptes par défaut
Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste
des comptes de TVA existants.
•Les
•Le
•Le
•Le
comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes
Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
ligne
compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX
PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique
de la déclaration.
Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous
accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône .
La case à cocher
ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des
opérations imposables.
Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones
demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas
obligatoire.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le
télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Téléprocédures TVA.
24
Menu Dossier
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case
correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone
DGFiP
. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la
case correspondante.
Numéro ou date d'adhésion
La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors
obligatoire.
3. Dans la zone
la déclaration.
4. Dans la zone
ou expert-comptable.
Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de
Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société
du menu
DOSSIER :
• pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro
de SIRET et le numéro d'identification TVA.
• pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
5. Saisissez la
Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres.
6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
25
Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Vue d’ensemble
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis
publie ces données sur le web.
AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service
Business Mobile
. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Ciel
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel
http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous publiez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de
Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage,
page 34.
• Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.
Ciel Business Mobile.
26
Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre
d’actions
de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
Onglet Général
Menu Dossier
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
Dans la zone
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification
•
se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès
rapide aux options de publication.
Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
•
publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la
publication des données en cochant la case
La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
société.
Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher :
Demander confirmation.
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Onglet Business Mobile
Menu Dossier
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone
• La zone
sur le bouton [...]. La fenêtre de
• La zone
effectuée.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
paramétrage du mot de passe s’affiche.
Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos
données sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
28
Menu Dossier
Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
Liste des pays
Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
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Menu Dossier
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre
Liste des Pays.
Choix d’un élément s’affiche.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
4. Saisissez le
La case à cocher
administratifs
Continent, etc.
Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et
Etats paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel.
Imports paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel.
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