SAGE Compta 2013 User Manual [fr]
Manuel d’utilisation
Ciel Compta
pour Macintosh
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare 75917 Paris Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet
: http://www.ciel.com
Sage activité Ciel Mac
Parc Actilonne
Rue Alain Gautier 85 340 Olonne-sur-Mer
Tél. : 02 51 23 98 00 - Fax : 02 51 32 91 61
Email : savmac@ciel.com
Sommaire
Introduction ....................................................................................... 6
Généralités....................................................................................... 7
Structure de ce manuel...................................................................... 9
Par où commencer ?.......................................................................... 9
Découverte ....................................................................................... 10
Introduction ................................................................................... 11
Accueil Ciel..................................................................................... 12
Qu’est-ce que la comptabilité ? ......................................................... 13
Initiation........................................................................................ 23
Création de votre fichier ................................................................... 35
Introduction ................................................................................... 36
Création de votre société.................................................................. 36
Les paramètres............................................................................... 38
Conclusion ..................................................................................... 52
Le plan comptable ............................................................................ 53
Généralités..................................................................................... 54
La liste des comptes ........................................................................ 55
Nouveau compte ............................................................................. 58
Modifier un compte.......................................................................... 68
Supprimer un compte ...................................................................... 68
Passage des A-nouveaux.................................................................. 69
Les cumuls mensuels....................................................................... 71
Les statistiques sur comptes ............................................................. 72
Les graphiques ............................................................................... 72
Lettrage automatique ...................................................................... 74
Remplissage des codes liasse............................................................ 74
Remplissage automatique ................................................................ 75
Compte de regroupement................................................................. 76
Consulter un compte ....................................................................... 76
Les impressions du plan comptable.................................................... 77
Import-export du plan comptable ...................................................... 79
Les préférences liées au plan comptable............................................. 81
Les paramètres liés au plan comptable............................................... 81
La saisie des écritures ...................................................................... 82
Généralités..................................................................................... 83
La date de travail ............................................................................ 84
La saisie au kilomètre ...................................................................... 85
La saisie par écrans......................................................................... 99
La saisie des règlements de factures.................................................103
Gérer la TVA sur encaissements - décaissements................................105
Verrouillage de période ...................................................................106
Consultation des journaux .............................................................. 107
Introduction ..................................................................................108
La consultation des journaux ...........................................................108
Détail d'une pièce...........................................................................110
Modification d'une pièce ..................................................................111
Suppression de pièces ....................................................................113
Saisie de nouvelles pièces ...............................................................115
Impression de pièces ......................................................................116
Export des journaux .......................................................................117
Import d'écritures ..........................................................................118
Outils de révision ...........................................................................119
Interrogation, lettrage et recherche ............................................... 121
Interrogation des comptes...............................................................122
Le mode consultation......................................................................128
Les modes pointage et rapprochement ..............................................128
Le mode lettrage............................................................................129
Le mode révision............................................................................135
Commandes interrogation dans navigateur ........................................140
La recherche d'écritures ..................................................................141
Pointage et rapprochement bancaire .............................................. 143
Introduction ..................................................................................144
Pointage manuel ............................................................................145
Rapprochement manuel ..................................................................146
Dépointer un compte ......................................................................149
Préférences liées au pointage...........................................................150
Les immobilisations ........................................................................ 151
Introduction ..................................................................................152
Généralités....................................................................................153
La liste des immobilisations .............................................................154
Création d'une immobilisation ..........................................................155
Les traitements..............................................................................161
Les écritures de dotations................................................................169
Les états.......................................................................................171
Les paramètres liés aux immobilisations............................................176
Les préférences .............................................................................179
Les états......................................................................................... 180
Introduction ..................................................................................181
Les journaux .................................................................................183
La balance des comptes ..................................................................185
Le Grand-livre................................................................................187
La TVA..........................................................................................190
L'échéancier ..................................................................................192
Le centralisateur ............................................................................193
Balance analytique et balance budgétaire ..........................................194
Le Grand-livre analytique ou budgétaire ............................................195
L'état budgétaire............................................................................195
La balance âgée .............................................................................196
L'état de trésorerie .........................................................................197
Le bordereau de remise de chèques..................................................198
Les relances clients ........................................................................199
Les soldes intermédiaires de gestion .................................................202
Le compte de résultat .....................................................................203
Le bilan ........................................................................................205
Les écrans paramétrables............................................................... 206
Introduction ..................................................................................207
Création d'un écran ........................................................................208
L'onglet Rubriques..........................................................................210
Création de la logique .....................................................................223
L'onglet Automatismes....................................................................225
Les écritures automatiques..............................................................226
Passage des écritures automatiques..................................................230
Fin d’exercice ................................................................................. 231
Introduction ..................................................................................232
La clôture d'exercice.......................................................................233
Réouverture d'exercice ...................................................................236
Autres fonctions ............................................................................. 238
Sauvegarde et restauration .............................................................239
Utilisateurs et accès .......................................................................246
Export ..........................................................................................256
Le mode confidentiel.......................................................................257
Les infos assistance........................................................................258
La calculatrice................................................................................259
Impressions fichiers........................................................................260
Statistiques fichiers ........................................................................261
La documentation en ligne...............................................................261
Écritures types................................................................................ 262
Les factures...................................................................................263
Achats au comptant........................................................................264
Les salaires ...................................................................................265
Un prêt bancaire ............................................................................267
Factures payées par effet ................................................................268
La TVA..........................................................................................269
Import d’écritures .......................................................................... 270
Import d'écritures ..........................................................................271
Fonctionnement de l'import d'écritures..............................................275
Exports fichier ...............................................................................278
Autres imports...............................................................................278
Lien inter-applications.....................................................................279
Index.............................................................................................. 282
Introduction
Généralités
Icone d’appel de la fenêtre de
création ou modification du
mot de passe afin de protéger
l’accès à votre fichier
Icone d’affichage et de
masquage des boutons
de commande
Icone d’affichage et de masquage du navigateur
Menu déroulant équivalent à
la commande options du
menu Fichier
Icone d’activation du mode
confidentiel
Icone d’appel de la fenêtre des
utilitaires de contrôle et de réparation des fichiers
Icone d’affichage du
navigateur
Icone d’appel du
tableau de bord
des préférences
Icone d’appel de la
fenêtre des Informations système
Icone d’appel du calendrier pour fixer la
date de travail
Icone d’appel de la fenêtre de présentation
des références de votre
logiciel (N° de licence,
N° code, etc.
Nom du fichier ouvert
Numéro de version du logiciel Zone dans laquelle un
icône apparaît si des
écritures d’import sont
détectées.
La procédure d'installation étant terminée, vous avez démarré Ciel Compta qui vous
présente la fenêtre principale sous une forme réduite et la barre d'icônes. Cette dernière
dispose d'icônes sur lesquelles il suffit de cliquer pour lancer l'option équivalente. De
plus, la barre contient plusieurs onglets qui regroupent les icônes de commande par
thèmes : Travaux courants, États, Internet, etc.
Introduction
Cette barre d'icône s'appelle le
Navigateur. Vous en retrouvez une description détaillée
dans manuel d’utilisation disponible depuis le menu MANUEL D’UTILISATION.
Ci-dessous la description de la fenêtre principale sous sa forme réduite.
En affichant les boutons de commande (en cliquant sur le triangle sur la gauche de la
fenêtre), la fenêtre principale se déploie et présente des boutons que vous pouvez utiliser
à la place des menus ou de la barre d'icônes (voir page suivante).
7
Introduction
Vous pouvez donc masquer ou afficher les boutons à l'aide du petit triangle , et
masquer ou afficher la barre d'icônes en cliquant sur l'icône de l'application en haut à
gauche de la fenêtre.
Vous ne disposez que des principales fonctions du logiciel dans la barre d'icônes et dans
la fenêtre principale. Les autres options sont accessibles depuis les menus.
8
Structure de ce manuel
Ce manuel regroupe l’ensemble des fonctionnalités de Ciel Compta. Un complément est
livré sous forme électronique (format Acrobat) dans le
Pour illustrer ceci, sachez que, si vous recherchez comment saisir une écriture ou
comment lettrer un compte, vous devez consulter le manuel. Si vous souhaitez connaître
le fonctionnement du grapheur, manipuler les listes et les fenêtres, personnaliser votre
environnement de travail, parcourez alors la documentation électronique.
Vous pouvez consulter et imprimer ces documents à l'aide de l'application Adobe Reader.
Si vous ne disposez pas de cet utilitaire, il vous est fourni sur le CD-Rom avec Ciel
Compta
. Il vous suffit donc de l'installer.
Manuel d’utilisation.
Par où commencer ?
Nous vous invitons à découvrir Ciel Compta en utilisant le fichier d’exemple Atlantide
Compta
Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez
toutes les fonctions du logiciel.
tout en parcourant le chapitre Découverte.
Introduction
9
Découverte
Introduction
Ciel Compta est un produit entièrement Macintosh. La gestion du graphisme ainsi que
l’utilisation de la souris et du clavier ont été optimisées au maximum. Dans la plupart
des cas, on peut travailler soit avec la souris, soit avec le clavier. Les comptables
apprécieront.
C’est un produit simple à apprendre et à utiliser. La lecture de cette documentation et
quelques heures d’exercices suffiront pour en connaître les principales fonctionnalités. Le
reste viendra ensuite, au fur et à mesure de l’utilisation.
C’est un produit rapide. La gestion des fichiers est faite de telle sorte que la vitesse
d’exécution est indépendante du nombre de comptes, de pièces, ou de lignes d’écritures.
La recherche de n’importe quelle information comptable sera quasi immédiate.
C’est un produit plein d’astuces destinées à vous simplifier la vie : l’attribution
automatique du lettrage, l’exportation des données vers tous les tableurs du marché, les
possibilités d’analyse graphique, etc.
C’est un produit qui va plus loin qu’une comptabilité d’enregistrement, puisqu’il permet
de surveiller sa gestion au jour le jour.
C’est un produit souple : tant qu’une période n’a pas été clôturée, il est possible à tout
moment de revenir sur une pièce déjà passée, d’en modifier les données, puis de la reenregistrer.
Découverte
Le logiciel Ciel Compta est fait pour résoudre les cas les plus classiques que pose la
comptabilité dans une petite ou moyenne entreprise, commerciale ou artisanale.
Sa simplicité d’utilisation en fait l’outil idéal pour une personne ayant des connaissances
comptables comme pour une personne qui n’est pas encore très à l’aise dans les numéros
de compte, le débit ou le crédit.
11
Accueil Ciel
Après l’installation et le référencement de votre logiciel, la page d’accueil Ciel vous
propose les tâches essentielles pour découvrir votre logiciel et commencer à travailler.
Découverte
Ainsi, vous pouvez découvrir l’univers de Ciel au travers d’une présentation de la société
ou faire un tour d’horizon de votre logiciel en ouvrant le fichier d’exemple ou encore
consulter le manuel d’utilisation. Autrement, vous pouvez directement commencer à
travailler soit en ouvrant votre fichier (si vous en avez déjà un) soit en créant un fichier
pour votre société.
Cette page d’accueil ne s’affiche qu’au démarrage de votre logiciel. Si vous souhaitez
qu’elle s’affiche à chaque démarrage de votre logiciel, répondez «non» à la question
«Voulez-vous que ce fichier s’ouvre automatiquement lors du prochain démarrage de
l’application?» lorsque vous fermez votre logiciel.
12
Qu’est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité peut se définir comme l’art de transformer une multitude de pièces
diverses, factures d’achat, factures de vente, bulletins de paie, déclaration de TVA,
relevés de banque et toute autre pièce, en un ensemble cohérent d’opérations faciles à
lire, pour des personnes qui ne sont pas forcément intéressées par les mêmes chiffres :
• La personne qui passe la comptabilité, qui a besoin à tout moment de la situation précise de chacun des comptes.
• Le chef d’entreprise qui veut un résumé succinct et fréquent de la vie de la société.
• L’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, qui doivent préparer des documents fiscaux obligatoires en un minimum de temps.
La périodicité de la saisie des documents comptables est essentiellement fonction de vos
habitudes et de vos besoins personnels.
Une bonne gestion voudrait que les documents, sitôt le courrier du matin ouvert, soient
immédiatement passés en comptabilité.
Mais cet idéal n’est pas toujours possible compte tenu de l’activité. Un enregistrement
hebdomadaire devient alors un minimum.
Il est plus facile de trouver chaque matin ou chaque semaine quelques minutes pour être
à jour qu’une demi-journée en fin de mois.
Découverte
Le débit et le crédit
Tout d’abord, pour bien comprendre la logique comptable, si vous êtes novice en la
matière, il faut absolument effacer de votre esprit les 2 mots, DÉBIT et CRÉDIT.
Plus tard, bien plus tard, quand vous aurez complètement assimilé les mille et une
finesses de la comptabilité, ces deux mots vous seront familiers et d’une utilisation
courante.
Pour l’instant, sachez simplement que :
«DÉBIT» = GAUCHE et «CRÉDIT» = DROITE.
C’est un peu comme le BABORD et le TRIBORD sur un bateau. Personne ne sait très bien
pourquoi Bâbord et pourquoi Tribord, mais il vaut mieux connaître par cœur l’un et
l’autre quand on manœuvre dans un chenal étroit.
Donc, DÉBIT = GAUCHE et CRÉDIT = DROITE.
Pourquoi gauche et droite ?
Parce qu’une fiche de compte est en général, dans la comptabilité manuelle, une fiche
cartonnée avec un trait au milieu.
Exemple
Dans le compte «BANQUE», on va mettre à gauche, toutes les entrées d’argent et à droite,
toutes les sorties d’argent.
13
Le solde indique que l’on possède encore 2010 Euros sur le compte.
Les fiches de comptes
Une comptabilité se compose de fiches de comptes.
On dit aussi couramment qu’elle se compose de COMPTES.
L’ensemble de ces fiches forme ce que l’on appelle le PLAN COMPTABLE.
Que ces fiches soient en carton ou mémorisées dans un ordinateur n’a aucune
importance. La présentation reste toujours la même.
Exemple : une fiche client. On va écrire :
• à gauche, les factures que l’on envoie,
• à droite, les règlements correspondants.
Le SOLDE indique ce que le client nous doit encore.
Découverte
Exemple
Pour une meilleure compréhension, prenons un autre exemple, mais cette fois-ci inversé,
c’est-à-dire une FICHE FOURNISSEUR.
A l’inverse des fiches clients, on va écrire :
• à droite, les factures que l’on reçoit,
• à gauche, les règlements envoyés.
14
Le SOLDE indique la somme que nous devons encore à ce fournisseur.
Les classes de comptes
Il existe ainsi de nombreuses fiches de comptes où seront inscrits tous les mouvements
de votre comptabilité. Toutes ces fiches (ou comptes) sont répertoriées en différentes
catégories : Les CLASSES.
Classe 1 - Les comptes de capital, réserves, emprunts.
On y inscrit les différentes sommes d’argent mises à la disposition de l’entreprise à sa
création, ou bien au cours de son existence.
Classe 2 - Les comptes d’immobilisations.
On y inscrit la valeur des différents matériels achetés dont l’utilisation et la durée de vie
dépassent un exercice (véhicules, machines, bureaux, ordinateurs, etc.).
Classe 3 - Les comptes de stocks et d’en-cours.
Classe 4 - Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, autres tiers).
• Clients et fournisseurs : On y inscrit les factures et les règlements.
• Autres tiers : Il s’agit des autres organismes, généralement publics, à qui l’on doit
ou qui nous doivent de l’argent (Trésor Public, Sécurité Sociale, Caisses de retraite,
TVA, etc.). On y inscrit les sommes dues, après les avoir calculées.
Classe 5 - Les comptes financiers.
Ce sont les banques, les CCP, la caisse. On y inscrit les différents mouvements d’argent.
Classe 6 - Les comptes de charges.
Dans ces comptes figurent les dépenses courantes de l’entreprise (achats effectués :
carburant, papeterie, etc.).
Classe 7 - Les comptes de produits.
On y inscrit les différentes recettes, c’est-à-dire tout ce que vous facturez à vos clients.
Découverte
15
Le plan comptable
Bien sûr, chaque entreprise peut créer autant de fiches de comptes qu’elle le souhaite
dans chacune de ces catégories (ou Classes).
Il y a cependant une petite discipline à respecter quant au numéro d’identification que
portera chaque fiche (on dit aussi Numéro de compte), et ceci dans le but de respecter la
loi française en ce domaine.
Un certain nombre de fiches (on dit un Plan Comptable) sont créées dans le programme.
Il est souhaitable de demander à son comptable une liste du PLAN COMPTABLE adapté à
l’entreprise.
Il est à noter que le premier chiffre du compte, en France, indique toujours la Classe du
compte.
Les fournisseurs et les clients sont considérés comme deux classes à part dans Ciel
Compta.
L’égalité débit-crédit
Vous avez certainement expérimenté, ou pour le moins entendu parler, des erreurs de
balance.
Ces fameux dix centimes qui manquent lorsque l’on pointe ses comptes à la fin de
l’exercice, et que l’on passe des heures et des jours à rechercher.
Il s’agit le plus souvent d’une erreur de calcul ou d’une erreur de transcription sur les
livres de comptabilité.
En effet, lorsque l’on passe une opération comptable sur un livre, on écrit toujours dans
plusieurs colonnes afin de ventiler l’opération.
Bref, chaque opération comporte différents montants qui doivent balancer, c’est-à-dire
être égaux entre eux.
On dit aussi que ces montants se soldent entre eux, ou encore qu’ils balancent.
Exemple
• Un chèque de 100 Euros règle forcément une dépense de 100 Euros.
• Un règlement client de 500 Euros en espèces (qui vient donc en plus dans la caisse),
correspond à la même somme sur le compte du client (qui nous doit donc 500 Euros
de moins).
• Si on achète 200 Euros d’essence, on aura donc 200 Euros en moins sur le compte.
«Banque» et 200 Euros en plus sur le compte «Carburant».
Si ces montants ne se soldent pas, on dit que les comptes ne balancent pas et on
cherche… Avec
En effet vous ne pouvez écrire des données sur le fichier des écritures comptables que
si DÉBIT = CRÉDIT.
Vous devez donc obligatoirement ventiler vos opérations dans les bonnes fiches de
comptes. Dans tous les cas, DÉBIT = CRÉDIT.
Exemple
Je reçois une facture de : HT (1000) + TVA (200) = TTC (1200).
Je vais enregistrer cette pièce de la façon suivante :
Ciel Compta, ceci ne peut plus arriver !
Découverte
16
• 1000 euros au débit du compte «Achats».
• 200 euros au débit du compte «TVA à récupérer».
• 1200 euros au crédit du compte «Fournisseur DUPONT».
Exemple
Je paye cette même facture.
Je passe les écritures suivantes :
• 1200 € au crédit (en moins) du compte «Banque».
• 1200 € au débit du compte «Fournisseur DUPONT».
La notion de pièce comptable
Ciel Compta utilise dans la gestion interne de ses écritures une notion quelque peu
oubliée dans nombre de logiciels de comptabilité à l’heure actuelle, et qui offre pourtant
des possibilités insoupçonnées de recherche et d’analyse : il s’agit de la notion de pièce
comptable.
Une pièce comptable, c’est un ensemble de mouvements dont le débit égale le crédit, et
qui forme un tout cohérent.
Chaque écriture se réfère à un compte.
Exemple :
• Une facture fournisseur.
• Un règlement fournisseur.
• Une facture client.
• Un règlement client.
• Le retrait d’une traite en banque.
• Les opérations de salaires.
•Etc.
Une pièce comptable se compose TOUJOURS de plusieurs mouvements, au minimum
deux, puisqu’il doit y avoir égalité débit-crédit.
Exemple :
Une facture fournisseur se compose de trois écritures :
• Une écriture au crédit du compte fournisseur.
• Une écriture au débit du compte d’achat.
• Une écriture au débit du compte TVA.
Exemple :
Le retrait d’une traite sur le compte de banque, lorsqu’elle arrive à son échéance, se
compose de deux écritures :
• Un mouvement au crédit du compte banque.
• Un mouvement au débit du compte d’effets à payer.
Lorsqu’on visualisera dans
impressionnante de lignes de mouvements, une liste claire et chronologique de pièces.
Une visualisation détaillée étant également possible.
Ciel Compta un journal, on obtiendra, au lieu d’avoir une liste
Découverte
17
Découverte
Exemple :
Voici le journal de Banque de Janvier 2007 :
A ce moment, on peut, par un double clic sur la ligne, visualiser ou modifier les
différents mouvements de la pièce.
Exemple :
Voici le contenu de la pièce Reg Fac 960003 DECORA.
Une pièce peut être une facture, ou bien toutes les factures d’un mois. Le contenu
d’une pièce ne concerne que vous.
La notion de période
Ciel Compta propose, en standard, les mois de l’exercice comme périodes de comptabilité.
Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir dans
quelle période s'enregistrera cette pièce.
Il est évident que la date de la pièce doit être incluse dans la période. Il n’est pas
question d’admettre une facture du 12 août dans la période de juillet.
Une période possède deux états :
•
Active : vous pouvez y entrer des écritures, les modifier en cas d’erreur, voire même les
annuler. Elles sont considérées comme des écritures de brouillard tant que vous
n’avez pas clôturé la période.
Il est d’un bon usage comptable, et d’une bonne sécurité, de n’avoir que deux périodes
actives en même temps : le mois dernier, qui est sur le point d’être clôturé, et le mois en
cours.
•
Clôturée : une fois la période clôturée, il n’est plus possible de modifier les écritures.
On peut seulement les imprimer ou les visualiser.
18
Il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un
mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et
d’imprimer alors les journaux du mois.
La notion de journal
Les pièces comptables sont ventilées d’une manière traditionnelle par journal. Cette
notion correspond aux anciens livres de comptabilité que l’on achetait auparavant, en
début d’année, un livre pour les achats, un livre pour les ventes, un livre pour les
banques, un livre pour la caisse, etc.
Il est parfaitement possible pour les comptabilités simples de ne définir qu’un seul
journal, sur lequel seront passées toutes les écritures.
Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir le
journal dans lequel vous souhaitez la passer.
Exemple :
Impression du journal des ventes de Janvier :
Découverte
Une erreur classique consiste à passer toutes ses factures de ventes sur le journal de
caisse. Rassurez-vous, avec Ciel compta vous pouvez modifier, dans le journal, les
pièces erronées.
Le journal reprend exactement le détail des mouvements de chaque pièce, dans l’ordre
chronologique où elles ont été passées. Un numéro de pièce et un numéro d’écriture
séquentiels sont attribués automatiquement par le logiciel.
La notion de balance
De temps à autre, et essentiellement en fin d’exercice, afin de préparer le bilan, vous allez
imprimer la balance. La balance, c’est la liste des comptes, triés par classes, avec, par
compte, le total des mouvements passés au débit et le total des écritures passées au
crédit.
Lors de la saisie de chaque pièce, on ne peut enregistrer que si le débit est égal au crédit,
le total débit et le total crédit de tous les comptes seront forcément égaux, c’est-à-dire
19
balanceront. D’où le nom de Balance pour cet état.
Exemple :
Voici la balance pour certains comptes de charges :
La notion de Grand-livre
Le grand-livre imprime l’ensemble des comptes, tout comme la balance. Outre le total
débit et le total crédit du compte, sont aussi éditées tous les mouvements du compte, qui
donnent ce débit et ce crédit. Les mouvements sont listés par ordre chronologique.
Exemple :
Voici le grand-livre avec des comptes de charge :
Découverte
20
La mise a jour immédiate
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur de 1200 € TTC, soit 1000 € HT et 200 € de
TVA.
Si je consulte les fiches de comptes, tout de suite après le règlement d’une facture
fournisseur, je pourrai constater :
• que la fiche Fournisseur DUPONT est soldée,
• que le compte Achats contient le montant total des achats effectués (cette facture de
1000 euros HT, plus toutes les autres depuis le début de l’exercice),
Découverte
• que le compte TVA totalise aussi toute la TVA à récupérer au fur et à mesure que l’on
enregistre les factures,
• que le compte banque est crédité.
21
Ce qui signifie que lorsque j’ai enregistré une pièce, TOUT mon travail est fait. Je n’ai
plus à calculer de totaux en fin de mois, ni à arrêter les comptes pour vérifier. Les
comptes sont mis à jour, la balance, le grand-livre et les journaux sont prêts. Il faudra
seulement éditer tous ces états le moment venu pour les présenter à l’expert-comptable.
L’import-export des écritures comptables
Ciel Compta est un logiciel extrêmement ouvert. Il peut importer ou exporter la plupart
de ses fichiers au format texte.
Les utilisations classiques de l’import ou de l’export sont :
• Exporter un plan comptable d’une société pour le réimporter dans une autre société.
• Importer des écritures comptables provenant d’un logiciel de facturation ou de paie
(Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale).
• Exporter la balance des comptes.
La TVA
Ciel Compta autorise de multiples possibilités dans l’automatisation des calculs de TVA :
On peut paramétrer des fenêtres de saisie contenant déjà de nombreuses informations :
les numéros de compte, le sens des écritures (débit-crédit), etc.
On peut de plus générer dans ces mêmes fenêtres des calculs hors-taxe et de TVA à partir
d’un TTC, ou l’inverse.
La saisie au kilomètre permet aussi, en fonction de paramètres fixés par défaut dans les
fiches des comptes, le calcul de la TVA.
Les états préparatoires aux déclarations de TVA sont disponibles pour les régimes réel et
simplifié, sur les débits ou sur les encaissements.
Découverte
L’analyse graphique
Ciel Compta offre, en standard, des outils graphiques très puissants pour clarifier la
lecture synthétique des comptes :
• La comparaison entre plusieurs comptes.
• L’étude d’un compte sur différentes périodes.
Toutes les formes traditionnelles de graphes (camemberts, barres, lignes, points) et
diverses possibilités de légendes sont possibles. Un tel graphe peut être imprimé
immédiatement, ou bien copié et collé dans un rapport de gestion.
Pour l'utilisation des graphiques, consultez l'aide Les Graphes.
22
Initiation
Le rôle principal de Ciel Compta est de faciliter la tenue de votre comptabilité ainsi que le
suivi des comptes, avec en plus, la possibilité d’effectuer un certain nombre de tâches
fastidieuses comme le pointage des comptes bancaires, la déclaration de TVA, le suivi des
impayés clients, etc.
Sous son apparente simplicité, Ciel Compta vous offre des fonctionnalités vous
permettant la tenue à jour des comptes de votre entreprise et d’obtenir une situation
financière de votre activité, et ceci d’une façon simple et rapide.
Ce logiciel prend donc en charge la gestion de votre comptabilité, tout en maintenant un
suivi des différents comptes : clients, fournisseurs, caisse, banques, etc.
Vous allez enregistrer vos factures d'achats et de ventes, les règlements de vos clients et
de vos fournisseurs, puis lettrer ces comptes afin d'en suivre l'évolution. Le lettrage
consiste à faire correspondre, pour un client ou un fournisseur donné, la facture et son
règlement. Concrètement, une marque, une lettre, est placée sur le mouvement
comptable correspondant à la facture et la même marque est aussi placée sur le
mouvement de règlement. Ainsi, par déduction, toutes les factures non marquées ne sont
pas encore payées.
De même, vous pouvez enregistrer toutes vos opérations bancaires quel que soit le
nombre de banques ou de comptes que vous utilisez. Vous pouvez aussi enregistrer tous
types de mouvements financiers : virements, paiements ou encaissements par chèque,
cartes de crédit, espèces ou traites, etc.
Un module de pointage des mouvements sur les comptes de trésorerie facilite le
rapprochement bancaire. Le pointage permet donc de connaître exactement le montant
des sommes qui ne sont pas réellement sur votre compte. Par exemple, les chèques reçus
de clients, remis en banque, donc enregistrés en comptabilité sur le compte de banque,
mais dont vous n'avez pas encore reçu l'argent.
Bien sûr, de nombreuses autres fonctions sont disponibles dans
initiation a pour but de vous faire découvrir les principales manipulations qui
correspondent à 80% des travaux comptables courants.
Afin d'aborder les principales fonctions de
Atlantide Compta que nous fourni le logiciel.
Nous allons successivement réaliser les tâches suivantes :
• Saisie d'une facture d'achat (avec la saisie au kilomètre).
• Saisie de son règlement (avec la saisie au kilomètre).
• Saisie d'une facture de vente (avec une fenêtre de saisie).
• Saisie de son règlement (avec la saisie des règlements).
• Consultation des journaux.
• Consultation d'un compte.
• Lettrage du compte client.
• Édition du journal de banque.
Ciel Compta, nous allons utiliser le fichier
Ciel Compta. Cette
Découverte
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Saisie d’une facture d’achat
Nous allons enregistrer une facture d'achat de fournitures de bureau, cette facture étant
payée plus tard.
1. Commencez par ouvrir le fichier Atlantide Compta en double cliquant sur son icône.
Vous vous retrouvez alors avec la fenêtre principale affichée.
2. Cliquez sur le bouton [Saisie des écritures] de la fenêtre principale.
La fenêtre de saisie des écritures s'affiche alors.
Découverte
3. Fixez le journal et le mois à l'aide des menus locaux. Choisissez le journal Achats.
La saisie se fait directement dans le tableau présenté. Vous pouvez, si nécessaire, en
ajuster la largeur des colonnes.
4. Dans la cellule
Jour indiquez le numéro de jour dans le mois de votre facture et
appuyez sur <Tabulation> ou sur la touche <Enter> pour passer à la cellule suivante.
5. Dans la zone suivante, appelez le compte d'achat correspondant à votre facture. Soit
le
60225000-Fournitures de bureau. Passez à la zone suivante. Vous vous retrouvez alors
dans la cellule Débit.
6. Puis indiquez le montant, par exemple 1000 €. Passez à la zone suivante.
7. Il s'agit du
Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Achats Librairie Centrale.
1. La colonne suivante concerne le mode de paiement. Celui-ci ne sera renseigné que
lorsque vous compléterez une ligne correspondant à un compte financier. Pour
notre cas, passez à la colonne suivante.
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Découverte
2. Dans la zone Pièce, indiquez si vous le souhaitez le numéro de la facture. Cette information est facultative mais est indispensable pour utiliser le lettrage des mouvements
sur le numéro de pièce.
Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont en gris pour cette ligne. Vous ne pouvez
donc rien y saisir.
3. Passez alors à la ligne suivante avec la touche <Retour> . Le jour est alors automatiquement fixé à la même valeur que la ligne précédente et vous vous retrouvez dans la
colonne
Compte.
Attention !
Si vous avez commis une erreur lors de la saisie d'une ligne et que vous êtes passé à la
suivante, vous devez la modifier. Pour cela, il suffit de vous placer sur la cellule à
modifier soit à l'aide de la souris, soit à l'aide des touches flèches du clavier.
4. Entrez le compte de TVA déductible : 44566300.
Ciel Compta calcule automatiquement
la TVA et vous permet d’ajuster ce montant si nécessaire.
Le libellé de l’écriture et le numéro de pièce étant les mêmes que pour la ligne précédente,
le programme les complète par défaut.
5. Validez la ligne avec la touche <Retour>
.
Vous obtenez le résultat suivant :
Il nous reste à saisir la ligne correspondant au fournisseur.
6. Saisissez le compte
réalisé. Validez la ligne avec la touche <Retour> .
Voici la facture totalement saisie.
Vous avez alors le choix entre deux possibilités :
• Soit enregistrer la présente pièce,
• Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante.
Cette dernière possibilité est étudiée plus en détail dans le chapitre
7. Enregistrez votre saisie en appelant l’option Enregistrer du menu FICHIER ou en cli-
quant sur le bouton [Enregistrer] ou en appuyant sur .
Le fait d'avoir enregistré cette facture suffit à établir, par la suite, tous les documents
comptables souhaités. Automatiquement, vous pourrez éditer les journaux, le grandlivre, la déclaration de TVA, etc. Tout est alors classé et trié. Tous les calculs sont faits et
le solde des comptes est à jour.
40100000-Fournisseurs. Le calcul du solde est automatiquement
Saisie.
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Saisie du règlement auprès des fournisseurs
Nous allons à nouveau utiliser la saisie au kilomètre pour enregistrer le règlements des
achats réalisés précédemment.
1. Appelez l'option Saisie des écritures du menu Saisie.
2. Fixez le mois et le journal à l'aide des menus locaux. Nous prendrons ici le journal
Banque car le paiement se fera par chèque.
3. Saisissez le jour du paiement et passez à la zone suivante à l'aide de la touche <Tabulation> .
4. Appelez le compte fournisseur 40100000-Fournisseurs.
5. Saisissez le montant payé, soit
6. Passez à la zone suivante, Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Règlement four-
nisseurs
Pièce.
et passez à la zone suivante. Il s'agit du Mode de paiement. Passez à la zone
Pour des questions pratiques et pour faciliter le lettrage du compte fournisseur, il est
souvent utile d'indiquer le numéro de la facture payée.
Les zones
Échéance, Analytique et Pointage sont inutilisées pour cette ligne.
7. Validez alors cette ligne avec la touche <Retour>. Le logiciel reporte le même jour du
mois puis passe à la cellule Compte. Notez que le montant est aussi reporté ainsi que
le libellé de l'écriture.
8. Saisissez le compte banque 51200000-Banque et passez à la zone suivante. Le montant
payé, soit
1196 €, est alors placé au crédit du compte banque.
Les zones suivantes reprennent les valeurs indiquées lors de la création de la ligne
Fournisseur et le curseur passe sur Paiement.
1196 €, au débit du compte fournisseur.
Découverte
9. Appelez la liste des modes de paiement soit en utilisant l'équivalent clavier soit en
saisissant un caractère quelconque, par exemple l'étoile du clavier numérique, et validez avec la touche <Entrée> . Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des modes de
paiement disponibles pour la banque utilisée.
10.Sélectionnez le mode
tures. Il a complété la zone
Chèque (Chq). Le logiciel revient à la fenêtre de saisie des écri-
Paiement avec le mode sélectionné et la zone Pièce avec le
numéro du chèque utilisé.
11.Validez alors cette ligne avec la touche <Retour>
.
Voici la pièce saisie.
12.Enregistrez-la, en appelant l’option Enregistrer du menu Fichier ou cliquez sur le bou-
ton [Enregistrer], ou appuyez sur .
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Saisie d’une facture de vente
Nous allons saisir une facture de vente afin de vous initier à l'utilisation des fenêtres
paramétrables dont l'ergonomie diffère de celle de la saisie au kilomètre.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] de la fenêtre principale.
Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des fenêtres disponibles.
2. Sélectionnez Facture client et cliquez sur [icône.]
La fenêtre suivante s'affiche :
Découverte
Vous pouvez déjà noter certaines différences avec la saisie au kilomètre. Certes, la
présentation n'a rien de commun, mais surtout, certaines données peuvent être déjà
indiquées par défaut. C'est ici le cas de la date, du journal et du libellé.
3. Dans la cellule
sur la zone
Date indiquez la date de votre écriture, par exemple le 09/05/08. Passez
Libellé en appuyant 2 fois sur la touche <Tabulation> .
4. Modifiez, si vous le souhaitez, le libellé qui vous est proposé par défaut. Passez à la
zone suivante.
•
Compte produit : saisissez 70700000- Ventes marchandises.
Compte client : indiquez ici le numéro de compte du client, 41100000-Clients.
•
Code de TVA : cette rubrique est complétée automatiquement en fonction des caracté-
•
ristiques du client ou du compte de vente (produit). Cependant, vous pouvez le chan-
ger en appelant la liste des codes de TVA. Pour cela, utilisez l'équivalent clavier .
27
Découverte
• Compte de TVA : le compte 44571300 - TVA collectée à 19,6% se renseigne automatique-
ment en fonction du code de TVA.
Libellé : le libellé Fact Clients est déjà renseigné. Modifiez le si vous le souhaitez.
•
• Montant HT de la facture : saisissez le montant HT, par exemple 2500 euros. Automatiquement,
Ciel Compta calcule les rubriques suivantes : montant de la TVA et montant
TTC.
• Laissez de côté les rubriques
Mode de paiement, Code analytique et Date d'échéance.
• N° de pièce: Indiquez le numéro de la facture émise.
Voici donc la saisie d'une facture de vente terminée.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]
pour valider votre saisie.
Vous avez pu noter certaines autres différences avec la saisie au kilomètre. Par exemple,
il n'y a aucune notion de débit ou de crédit.
L'utilisation de ces fenêtres convient donc parfaitement aux débutants. De plus, vous
pouvez en créer et en paramétrer autant que nécessaire.
Ainsi, vous pouvez préparer, avec l'aide de votre expert comptable, le plus grand nombre
possible d'écrans correspondant à la majorité de vos travaux quotidiens. Vous pouvez
fermer la fenêtre
Facture client.
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Saisie du règlement client
Nous allons ici utiliser un autre module de saisie : la saisie des règlements.
1. Cliquez sur le bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale.
La fenêtre ci-après s'affiche.
Découverte
Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte
validé, toutes les écritures du compte client en question qui ne sont pas lettrées
s'affichent dans la liste.
A l'ouverture de la saisie des règlements, le compte client qui a été utilisé en dernier
est automatiquement appelé.
2. Indiquez ensuite la date de l'opération, le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement, le libellé de l'écriture et le mode de paiement et le compte de banque.
3. Sélectionnez, dans la liste, la facture à payer. Ici, vous pouvez repérer la facture saisie
auparavant à l'aide du montant : 2990 €. Le programme indique alors dans la cellule
Montant réglé, le total de votre sélection.
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton (Enregistrer
le règlement).
Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant
est exactement identique à celui de la facture. Le chapitre Saisie reprend ce module de
façon plus détaillée.
Notre règlement est donc saisi. Vous pouvez fermer la fenêtre de saisie des règlements.
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Consultation des journaux
Ce paragraphe explique comment visualiser les pièces comptables saisies.
1. Cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre cidessous apparaît.
2. A l'aide des menus locaux, sélectionnez le journal Achats et la période Janvier 09. La
liste des écritures de ventes du mois s'affiche alors.
Vous pouvez donc rapidement reconnaître la facture d'achat que nous avons saisi au
début de ce chapitre. La pièce comptable correspondante est initialement présentée sous
une forme condensée. Pour en voir le détail, il suffit de cliquer sur l’option Détaillé.
En utilisant ainsi les deux menus locaux Journal et Mois, vous pouvez consulter
l'ensemble de vos écritures.
Découverte
Nous verrons, dans le chapitre Consultation journaux, comment modifier ou supprimer
une écriture depuis la fenêtre de la consultation des différents journaux.
Consultation des comptes
La consultation d'un compte consiste à visualiser la liste des écritures qui le concerne.
Ainsi, la consultation du compte
instantanément le montant total des dépenses de cette nature. De même, pour le compte
Banque, vous pouvez très rapidement estimer le montant réel de votre compte.
Fournitures de bureau permet de connaître
Revenons sur une notion qui doit être très claire dans votre esprit : la distinction
entre journal et compte. Le journal est le cahier sur lequel vous écrivez toutes vos
opérations : recettes, dépenses, virements. Le compte représente la fiche sur laquelle
sont notées les écritures qui la concernent et qui sont écrites sur les journaux.
Prenons un exemple : pour gérer un stock, vous disposez de plusieurs outils. Un cahier
sur lequel vous allez noter tous les mouvements des entrées et des sorties. C'est
l'équivalent d'un journal comptable. Une fiche pour chacun des articles sur laquelle vous
notez également les mouvements des entrées et des sorties de cet article. Une fiche article
correspond à un compte de la comptabilité.
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