SAGE Compta 2013 Manuel de découverte [fr]

Manuel de découverte

Ciel Compta et Ciel Compta Evolution

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.

Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le
suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des
écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la
déclaration de TVA, etc.

Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.

Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du
Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.

Bien cordialement,
L'équipe Ciel.

Contenu de votre boîtier

Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :

• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,

• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.

Configuration minimale

Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement

• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).

• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).

• 512 Mo de Ram.

• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.

• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.

• Imprimante : laser, jet d'encre.

• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.

• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).

• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).

• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).

Pour utiliser directDéclaration

• Processeur 1,5 GHz

• 2Go de Ram

• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les com­posants système déjà installés sur votre poste.

• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)

• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).

Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que

dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respec-

tifs.

Sommaire

Prise en main ..................................................................................... 7

Documentation ..................................................................................8

Si vous débutez ...............................................................................10

Entraînez-vous ................................................................................13

Création et mise en place d’un dossier ............................................. 20

Créez votre dossier ..........................................................................21

Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................26

Contrôlez et modifiez le plan de comptes ............................................27

Vérifiez les journaux.........................................................................35

Créez vos chéquiers et vos RIB..........................................................37

Préparez une comptabilité analytique..................................................40

La tenue de votre comptabilité ......................................................... 42

Saisissez les écritures comptables ......................................................43

Rapprochez une facture et son règlement............................................57

Rapprochez des écritures avec votre banque .......................................59

Pointez des écritures ........................................................................60

Annulez une écriture validée..............................................................61

Le brouillard....................................................................................63

Gérez la trésorerie prévisionnelle .......................................................65

Les états........................................................................................... 67

Principes généraux...........................................................................68

Les états comptables........................................................................70

Les états clients et fournisseurs .........................................................74

Les états fiscaux ..............................................................................75

Traitements...................................................................................... 76

Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................77

Exécutez une Synchro compta ...........................................................79

Importez ou exportez des écritures ....................................................88

Gestion des dossiers......................................................................... 95

La sauvegarde / restauration.............................................................96

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution.................................... 99

Les prévisions ............................................................................... 100

Gérez une comptabilité multi-devises ............................................... 101

Les immobilisations........................................................................ 103

Infos perso. .................................................................................. 119

Index.............................................................................................. 120

Prise en main

Prise en main

Documentation

Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris

• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris

double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de

•
la souris

• faire un

Les symboles du manuel

Symbole Fonction

La formation Flash

Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les
consulter, vous avez deux possibilités :

1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel.

2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu A

Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.

clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à



activer.

attire votre attention sur un point particulier.



renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence



électronique ou l’aide.

IDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.

Les manuels

La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques:

•le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales
fonctions du logiciel.

manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et

•le
qui contient les annexes, et le générateur d’états.

Installation d'Adobe Reader

Si l'application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.

Cliquez sur

Pour imprimer les manuels électroniques

Activez la commande

Lancer l'installation d'Adobe Reader

©

©

IMPRIMER du menu FICHIER.

et suivez la procédure.

L’aide en ligne

Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.

8

Prise en main

L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la
fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à
la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information.

Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en :

• appuyant sur la touche <F1> de votre clavier,

• activant la commande

AIDE du menu ? (AIDE).

Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel,
des informations utiles.

9

Prise en main

Si vous débutez

Quelques notions de comptabilité

Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes
utilisés en comptabilité.

Exercice

Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou
perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.

Compte et Plan de comptes

Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement
dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par
la loi et répartis en 8 classes.

er

Chaque compte porte un numéro précis dont le 1
il appartient. On distingue ainsi :

• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours,
tiers, financiers.

• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).

• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.

chiffre est celui de la classe à laquelle

Mouvement et écritures

Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des
montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.

Solde

Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit
et la somme des montants enregistrés au crédit.

Grand livre

Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable,
avec un cumul pour chacun d'eux.

Balance

La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est
représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.

Bilan

Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :

• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,

• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.

10

Prise en main

Compte de résultat

Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués
à la clôture de l’exercice.

Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de
l’entreprise (bénéfice ou perte).

Lettrage

Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent.

Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la
concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire,
adressé périodiquement par votre banque.

Contrepassation

Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.

Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.

11

Principales étapes de création et de suivi de votre dossier

Créez votre dossier

Créez vos chéquiers et vos RIB

Saisissez vos écritures et comparez-les :

Editez et validez le brouillard

Imprimez les éditions comptables :

Imprimez les éditions de fin d’année :

Clôturez l’exercice

Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux

grand-livre, balance, journaux, ...

bilan et compte de résultat, SIG

lettrage, rapprochement bancaire, ...

Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.

Attention !

N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !

Prise en main

12

Prise en main

Entraînez-vous

Lancez votre logiciel

Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le
dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :

1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.

2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.

Ouvrez le dossier Société Exemple

Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.

Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.

1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton

2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors.

Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.

Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par

le bouton

J’ouvre mon dossier

J’ouvre la société exemple .

 Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.

Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard

Vous disposez de deux modes d'affichage :

• le mode
les principales fonctions de Ciel Compta,

• le mode
détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.

Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS

DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.

découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec

standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus

 Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé

lorsque vous quittez l’application.

13

Prise en main

Barre d’actions

Barre de menus

Barre de titre

Barre d’état

Intuiciel

Zone de recherche Trouvtoo

Quittez le logiciel

Pour fermer le logiciel, vous pouvez :

• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,

• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.

Attention !

Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se
présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à
la création d’un dossier.

Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par
défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de
référence, accessible dans le menu Aide.

La fenêtre principale de l’application

Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :

14

Prise en main

La barre de menus

Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.

 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.

La barre de navigation

Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu F

ENÊTRES.

La barre d'actions

La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci
est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous
pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.

 Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes.

L’Intuiciel

L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la

barre d’actions ou encore via le menu F

INTUICIEL.

L'Intuiciel
principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations
comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.

Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :

• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous

•



est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos

retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions
que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation
que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.

Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de

personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe

“Personnaliser Mon bureau”, page 16.

Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser

dans cet onglet les principales informations de votre société.

ENÊTRES, commande MON

15

Prise en main

Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients,
celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques,
etc.

Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de
la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.

Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez

•
une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cli­quant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement
aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la
personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personna-

liser Mes états et statistiques”, page 18.

Consulter mon Compte Ciel

Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.

Personnaliser Mon bureau

Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant
d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.

1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .

2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus dérou­lants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.

3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu C
sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.

Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer

Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser­déposer directement sur votre bureau.

1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.

3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous
pouvez déposer votre tâche.

ONTEXTUEL (clic droit) et

16

Prise en main

Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné

Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.

Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.

Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.

4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur
votre bureau.

Créer un groupe de tâches

Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.

1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.

2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer
un groupe. Une flèche blanche s’affiche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.

Personnaliser les tâches du bureau

En mode

Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau,

une petite barre d’icônes d’affiche.

Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si
vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.

Mes bureaux

Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un
bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer
uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...

Restaurer le paramétrage par défaut

1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton .

2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

17

Personnaliser Mes états et statistiques

Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.

Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné.

Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.

Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer

Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états

en cliquant sur le bouton de personnalisation .

Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.

 Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le

MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.

Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir
d’ajouter un état à votre Intuiciel.

1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et main­tenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches
s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.

3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.

Ajouter un état à un groupe d’états

Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.

1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.

2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter
l’état. Un «+» blanc s’affiche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.

Personnaliser les états

En mode
d’états, une petite barre d’icônes d’affiche.

Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe

Effectuez des recherches Trouvtoo

©

Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :

• sur votre dossier courant.

• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.

©

Trouvtoo
retrouvant rapidement.

facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les

Prise en main

1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez
le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et
la recherche est lancée.

2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant,
Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).

 Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations

spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.

3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .

4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .

 Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à

l’

aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.

Besoin d’aide

Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur

l’icône
vous rappelle rapidement.

1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).

2. Saisissez impérativement votre

Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).

3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et
lancer la connexion.

présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel

Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre

19

Création et mise en place d’un dossier

Création et mise en place d’un dossier

Créez votre dossier

 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.

1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.

 Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous

pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première
option puis choisissez la société.

2. Cliquez sur le bouton [Créer].

L'assistant de création d'un dossier s'affiche.

Choix du modèle de plan comptable

Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable
Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos
besoins.

1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>.
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez
<Partir d’un dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs
sociétés.

2. Cliquez sur le bouton [Créer].

Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant,
reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”,

page 24.

21

Création et mise en place d’un dossier

Choix du mode comptable

Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.

Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite
convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère

utiliser le mode Cahier

A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client
ou fournisseur, encaissement, paiement, etc).

3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

.

Paramètres du dossier

1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à

l'aide du bouton .

2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.

Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :

• dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour acti-

ver le menu C

• sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,

• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte

puis cliquez sur le bouton [OK].

3. Si vous gérez une comptabilité

ONTEXTUEL,

multi-devises, cochez la case correspondante puis choi-

sissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste .

4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que
les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez
pas à les re-saisir.

5. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Choix du mode de création

1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :

• Mode de création rapide en 3 étapes

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont
à renseigner.

• Mode de création détaillé en 8 étapes

Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les
fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi
opérationnel plus rapidement.

2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

22

Création et mise en place d’un dossier

Création rapide d’un dossier

 Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .

Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant
votre Raison sociale.

1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.

2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.

3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.

4. Indiquez le
vité Principale de l'Entreprise), le
du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).

6. Indiquez votre

Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.

1. Saisissez vos numéros de
vous en possédez un.

2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pou-

Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Acti-

R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre

Code société.

Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si

vez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .

3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la

TVA en cochant l'option correspondante.

Dernière étape : options de démarrage

1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'applica­tion, cochez la case correspondante.

2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
[Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre

3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :

• Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 50

• Importer une balance.

• Ne rien faire.

4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

Mot de passe.

23

Création et mise en place d’un dossier

Création détaillée d’un dossier

 La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible

depuis le menu A

Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.

IDE.

Création à partir d’un dossier existant

Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages
comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de
passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.

1. Lorsque vous avez choisi
plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.

L’assistant Top d épart s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas
récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les
déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu
d’être dans celle que vous êtes en train de créer.

2. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de

3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du
dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des élé­ments.

Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le
même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous
pouvez alors sélectionner
associés.

Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures

24

Création et mise en place d’un dossier

 Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...)

sont en revanche effacées.

4. Cliquez sur le bouton [Suivant].

5. Dans la dernière étape, saisissez la

6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pou­vez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.

7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.

Raison sociale de la nouvelle société.

25

Création et mise en place d’un dossier

Créez un dossier via la Synchro compta

 Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.

 Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA

Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les
données du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans
le nouveau dossier.

1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.

2. Activez le menu D

Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel
Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus

3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce
répertoire.

Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .

4. Cliquez sur le bouton [OK].

5. Dans la fenêtre

Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé,
celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.

OSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.

Communication.

qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].

6. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.

26

Création et mise en place d’un dossier

Contrôlez et modifiez le plan de comptes

Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous
avez choisi lors de la création de votre dossier.

Voir Choix du modèle de plan comptable, page 21

Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux
qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement
propres à chaque société.

La liste des comptes

Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du
menu L

La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de
compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.

Modifiez un compte

Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la
liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment :

• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les

• cliquer sur le numéro de compte,

• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.

Exemple

Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.

1. Saisissez les chiffres 512.

2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.

3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone

4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].

ISTES.

touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier,

Intitulé.

Créez un compte

Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs

Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients,
vous devez les créer.

A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.

1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie

2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.

La fenêtre Nouveau compte s’affiche.

1. Dans la zone

2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'Intitulé du compte.

N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.

Clients.

27

Création et mise en place d’un dossier

Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.

Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.

Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant
votre compte.

Onglet Options

Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.

3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.

Option cochée Signification

Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie.

Lettrable
Demander

Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.

Ventilation

Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors
des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes

analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .

28

Saisie

Saisie des Infos
Perso

Création et mise en place d’un dossier

L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction
du numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes
(classes 6 et 7 en général).

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans
les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.

Exonéré de TVA

Compte

Compte de
produits

Compte de
charges

En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.

Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, four­nisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement
repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.

Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.

Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.

Onglet Client ou Fournisseur

Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le
client ou fournisseur en question.

1. Renseignez les

coordonnées complètes du client ou du fournisseur.

2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.

3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option
correspondante.

29

Création et mise en place d’un dossier

4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de
remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation :

• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même départe­ment que celui de la domiciliation bancaire.

Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département

•
de la domiciliation bancaire.

5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si
vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramé­trage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur
est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le
compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.

6. Indiquez le

mode de paiement associé par défaut au compte.

Calcul de la date d'échéance

Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs,
particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez
demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées)
soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela :

1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.

2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Localiser le client/fournisseur sur une carte

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné­raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).

30

Création et mise en place d’un dossier

Vérifier l’adresse du client ou fournisseur

Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du
fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.

Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale,
l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du
Responsable (nom, prénom).

Informations légales

Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe.

 Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.

Onglet Complément

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

Contact

Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos
contacts.

Divers

Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs,
économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code
APE, Chiffre d'affaire etc.).

Onglet Relance

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

 Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.

Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos
éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement.

31

Création et mise en place d’un dossier

Sélectionnez les modèles de
lettres qui seront utilisés pour
la première, deuxième et troi­sième relance.

Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.

Onglet Immobilisations

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

 Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.

Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.

Onglet Budget

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes
des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.

Onglet Soldes validés

Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes
sont ensuite présentés mois par mois.

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.

L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez
sur le bouton .

Vous disposez des options
[Regroupement].

Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton

32

Création et mise en place d’un dossier

Onglet Graphiques

La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou
validées sont différenciées.

Onglet Infos perso.

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la
commande INFOS PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.

Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous
pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.

Création d’un compte de TVA

Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie
supplémentaire,
appliquer au compte.

• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.

Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à

 Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte

correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un
compte pour chaque type et taux de TVA utilisé.

Création d’un compte de Banque

Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.

1. Saisissez les codes

2. Renseignez le RIB proprement dit : Code

3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.

Les soldes
des saisies effectuées.

4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si
vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel

5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion

Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :

6. Dans la zone

7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre
banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement

réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure

IBAN et BIC de votre compte.

banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.

Relevé CFONB.

Format, choisissez le format d’import de votre banque.

33

Création et mise en place d’un dossier

reprises.

8. Dans l'onglet

Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.

Validez la création d’un compte

Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur
le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre.

34

Création et mise en place d’un dossier

Vérifiez les journaux

Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.

La liste des journaux

Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous
créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande

LISTES.

JOURNAUX du menu

Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux
que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.

Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la
fenêtre.

 Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de

journaux bancaires que de comptes bancaires.

Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?

Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces
enregistrées sur le journal correspondant.

Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :

• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,

• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.

 En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en

mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton
[Contrepartie], présenté à ce stade.

35

Création et mise en place d’un dossier

Exemple

Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte
de contrepartie.

1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal

VT puis cliquez sur le bouton

[Modifier].

La fenêtre de modification du journal s’affiche.

1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture
change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré

2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.

3. Dans la zone

Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la

touche <Tabulation> ou >Entrée>.

4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.

Gestion des numéros de pièce

Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le
numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.

Exemple

Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la
facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre
exemple.

5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logi-
ciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si
ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.

6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des
ventes.

36

Créez vos chéquiers et vos RIB

Si vous disposez de Ciel
Communication Bancaire
pour Windows, indiquez le
nom et le répertoire du fichier
de connexion
CEFONB.

Si votre banque vous fournit
des relevés bancaires via in­ternet :
choisissez le format d’import
de votre banque et sélection­nez le fichier du relevé ban­caire de votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a
enregistrées).

Les chéquiers

 Menu LISTES - commande CHÉQUIERS

Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la
saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez
déclarer vos chéquiers.

Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque
journal de banque.

• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre

des chéquiers

 Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la

touche <F1>.

Les relevés d’identité bancaire

 Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES

Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec
les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer
l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant.

L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet

.

Banque des comptes Banque.

Liste

Voir Création d’un compte de Banque, page 33

Création et mise en place d’un dossier

Les formats des relevés bancaires

 Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ

Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre
logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au
format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange).
Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires.

Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre
suivante s’affiche :

Format Texte

Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques
de Ciel Compta.

 Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel

ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte.

Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de
données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.

1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque
colonne.

2. Sélectionnez le type de format

3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de
correspondant au relevé.

4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obliga­toire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.

5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en­tête et pied de document. Les options

servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.

fin

6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].

Standard en cliquant sur le triangle de sélection .

Colonne 1 et choisissez le type de donnée

Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de

®

, vous devez auparavant les

38

Création et mise en place d’un dossier

Format QIF ou format OFX

Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé
sur la définition des colonnes du relevé.

1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit

QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX.

La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :

• Français : format de date de type Jour/Mois/Année

• US : format de date de type Mois/Jour/Année.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.

4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.

39

Création et mise en place d’un dossier

Préparez une comptabilité analytique

Les codes analytiques

 Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes
analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un
code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez
également l'affecter à un code analytique.

Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette
fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique.

Vous pouvez choisir d'afficher

budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option

correspondante.

1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.

2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maxi­mum) puis indiquez l'intitulé.

Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet

Répartition est alors visible.

Uniquement dans Ciel Compta Evolution Répartition à plusieurs niveaux

tous les codes analytiques, uniquement les codes

3. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget
est alors visible.

Onglet Répartition

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut
être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une
répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de
répartition.

Exemple

Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois
départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être
la suivante :

• 20% à l'administration

• 35% au service après-vente

• 45% au service commercial

Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour
chaque département.

1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la
répartition que vous souhaitez effectuer.

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].

40

Création et mise en place d’un dossier

Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.

3. Dans la colonne

4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications
en cours de saisie.

5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.

• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.

• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.

• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.

Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.

Onglet Budget

Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.

 Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case

cumuls et budgets de l'exercice N-1

Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants
budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte
du montant budgété.

• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés,
vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé
dans les préférences comptables du dossier.

dans les préférences comptables du dossier.

Afficher les

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures
associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois.

• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case

cumuls et budgets de l'exercice N-1

dans les préférences comptables du dossier.

Afficher les

Onglet Soldes validés

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.

Graphique

La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.

Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.

Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la
fenêtre.

41

La tenue de votre comptabilité

La tenue de votre comptabilité

Saisissez les écritures comptables

Les différents modes de saisie

Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer,
vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel
Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant

Top S aisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie.

Voir L’assistant Top Saisie, page 51

Le mode Saisie standard

Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.

Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro
de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de
compte, libellé, montant, etc.).

Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des
écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont
proposées par défaut.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.

Le mode Saisie rapide

Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à
votre disposition les grilles de saisie suivantes :

• Facture/Avoir client rapide.

• Factures/Avoir fournisseur rapide.

• Encaisser un montant.

• Régler un montant.

Le mode Saisie au kilomètre

Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie
au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par
exemple, pour les bordereaux de remises en banque).

Le mode Saisie guidée

Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations
de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont
automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan
comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie.

Quatre guides de saisie sont disponibles :

• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.

• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs,
prestataires, etc.

43

La tenue de votre comptabilité

• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.

• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.

Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les
pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée
d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.

Saisie standard d’une écriture

 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD

Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.

 Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation>

ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.

Les données de l'en-tête

1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé

, en sélectionnant l'une des deux options.

libre

2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la sai­sie, sélectionnez Calcul automatique.

Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre
exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.

3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le jour­nal de ventes.

4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par
défaut comme
qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de
comptabilité.

5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé­riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire,
mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 36

Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite

6. Le
sur l'édition des journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automati­quement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au
début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation> de votre
clavier.

Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors

La grille de saisie d’écritures

Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture
client, soit :

• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),

• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),

• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).

44

La tenue de votre comptabilité

Saisie de la première ligne

1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client,

soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en
fin de zone pour afficher la liste des comptes.

2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.

3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme
ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la
fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le
libellé du compte, activez l'option

4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez
le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.

Libellé = intitulé du compte.

Libellé de la

 Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel

propose un prépositionnement dans la colonne

5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.

Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en
fin de zone pour en sélectionner un.

6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un
clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.

La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la
date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la
modifier.

Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par
défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le
lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture
correspondant au montant TTC réglé.

Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne

Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.

Montant débit ou Montant crédit.

Attention !

Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées
accessibles au niveau de l'onglet
quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.

Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.

Options de chacun des comptes concernés, faute de

Saisie de la deuxième ligne

1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714
TVA collectée 19.6% pour l’exemple.

2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut,
le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écri­ture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez
l'option

Libellé = intitulé du compte.

45

La tenue de votre comptabilité

Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le
taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que
l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut.

Saisie de la troisième ligne

Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.

Comme pour la ligne 2 :

•le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,

• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au

Ventilation budgétaire

Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur
la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement
dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/

analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs
codes analytiques.

Crédit.

 La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation

analytique/budgétaire obligatoire

L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.

est cochée dans les préférences comptables.

Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer
différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.

46

Opérations sur les lignes d’écritures

Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équi­librée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie
solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].

Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte
de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture
en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.

Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille
de saisie.

Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la
dernière ligne saisie.

Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.

Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.

La tenue de votre comptabilité

Calculez les frais kilométriques

 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une

cellule de type

Activez cette commande. La fenêtre
le tableau détaillé des frais kilométriques.

Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements
kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques
de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.

1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone

2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.

4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automa­tiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante

Enregistrez l'écriture en comptabilité

Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50

Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.

Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez

Description du véhicule.

47

La tenue de votre comptabilité

Imprimez une lettre chèque

Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.

1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis acti­vez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).

2. L'impression se lance directement.

Saisie d'une écriture en mode saisie guidée

 Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR -

ENCAISSEMENT - PAIEMENT

Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.

Saisie de la première ligne

1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez
l’option Facture.

Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir
une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est
proposé.

2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis
sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée.

3. Le numéro du compte
les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré­senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.

Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.

4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obliga­toire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement.

5. Le libellé du compte est proposé comme
libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et
appuyez sur la touche <Tabulation>.

6. La date du jour est proposée comme

Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR,
celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce.

La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous
enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous
pouvez le modifier.

Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans

Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce

Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.

 Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du

compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.

48

La tenue de votre comptabilité

7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur
la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en
paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir ren-

seigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs
codes analytiques.

8. Saisissez le montant

compte

9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini,

ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste .

La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :

.

Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un

Enregistrez l'écriture en comptabilité

Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité
pour effectuer de nouvelles saisies.

 L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi :

une facture ou un avoir.

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50

49

Saisie des A-nouveaux

 Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX

Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les
soldes de départ des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre
ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre
comptabilité en cours d’exercice.

A l’activation de cette commande, la fenêtre
votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle­ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).

1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les
reports d’A-nouveaux sont à saisir.

2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du
solde de départ.

3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.

4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.

5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cli­quez sur le bouton [OK].

Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente

L’enregistrement des écritures en comptabilité

Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous
devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.

• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez
sur le bouton [Enregistrer].

Brouillard

Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout
moment.

 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans

la colonne

Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.

Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou
partie du brouillard, par la commande

Validation

Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.

Statut.

VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans

la colonne

Statut.

La tenue de votre comptabilité

Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :

• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,

• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne
ou une réimputation de compte.

Simulation

Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants
prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement
dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.

 Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la

mention

Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être
modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.

Simulation dans la colonne Statut.

 Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide

ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option :

Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le

logiciel passe l’écriture dans l’autre sens.

Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en
comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

L’assistant Top Saisie

 Menu SAISIES - commande TOP SAISIE

L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures
de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires,
etc.) à l'aide de modèles.

 Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne

s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.

51

La tenue de votre comptabilité

1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opéra­tions proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant].

3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédem­ment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].

4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisis­sez votre opération en complétant les lignes d'écriture.

 Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.

Exemples de saisies

Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous
pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.

Les factures

Une facture d'achat

Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat

• TTC au crédit du compte Fournisseur.

• HT au débit du compte Achats.

• TVA au débit du compte TVA déductible.

• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.

• TTC au débit du compte Fournisseur.

Une facture de vente

J’envoie une facture de vente Mon client me paye

• TTC au débit du compte Client.

• HT au crédit du compte Ventes.

• TVA au crédit du compte TVA collectée.

• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.

• TTC au crédit du compte Client.

 Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la

réception ou l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment
ce que vous devez et ce que l'on vous doit .

Achats au comptant

Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les
passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.

J’enregistre une note d’essence

• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Carburant.

• Montant TVA au débit de TVA déductible.

52

La tenue de votre comptabilité

J’enregistre une dépense de papeterie

• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

Les salaires

Sans enregistrer les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paye les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de
retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.

Je calcule les charges sociales

• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).

• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).

• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).

• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).

• etc… pour chaque caisse.

Je paye les charges sociales

• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

• etc… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de

Caisses de cotisations à payer sont

donc soldés.

53

En enregistrant les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paye les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je paye les charges sociales

• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

• etc… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.

Un prêt bancaire

J’obtiens un prêt

• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .

• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).

Je paye une mensualité de ce prêt

• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.

• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).

• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).

La tenue de votre comptabilité

Factures payées par effet

Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à
recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes :

• 403xxx Effets à payer.

• 413xxx Effets à recevoir.

Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite

• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.

• Montant HT au débit du compte Achats.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.

• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.

Le compte

Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.

Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez,
avec leurs différentes échéances.

La traite est retirée de mon compte à l’échéance

• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.

• Même somme au débit du compte Effets à payer.

Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de
la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.

La TVA

Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la
TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.

Je calcule ma TVA

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.

Je paye cette TVA au Trésor Public

(nous sommes le 20 octobre)

• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.

Le compte

TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.

55

La tenue de votre comptabilité

Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire
que j'ai un CREDIT de TVA.

J’ai un crédit de TVA

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.

Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.

Je paye ma TVA en tenant compte du crédit

• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobili­sations.

• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.

• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.

• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.

56

La tenue de votre comptabilité

Rapprochez une facture et son règlement

A quoi sert le lettrage des écritures ?

Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin
d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.

Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent. Ce traitement peut être réalisé :

• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],

• ou en différé, par les commandes

RAITEMENTS.

T

Le lettrage automatique

1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.

LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu

2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un
intervalle de dates.

3. Dans l'onglet Sélection :

• Indiquez les

le lettrage.

Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.

• Choisissez les écritures à inclure :

comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer

brouillard et/ou simulation.

57

La tenue de votre comptabilité

Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

Le lettrage manuel

Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne
soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas
exactement au montant de la facture.

Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le
détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :

• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,

• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],

• délettrer les écritures,

• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,

• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,

• annuler le lettrage.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans

le menu A

IDE.

58

La tenue de votre comptabilité

Rapprochez des écritures avec votre banque

Saisie du relevé bancaire

 Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE

Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux
méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé
bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre
banque.

Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque.
Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé
bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité.

Voir Rapprochez les écritures, page 59

 Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur

un compte de

Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :

• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,

• connaître le format d’import de votre banque.

A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes
étapes.

Banque.

 Pour plus de détails, consultez le Manuel de Menu Saisies, Relevé bancaire référence,

accessible par le menu A

Rapprochez les écritures

IDE.

 Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en
parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes
bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il
ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.

Les différences seront composées :

• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.

• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.

59

La tenue de votre comptabilité

Pointez des écritures

 Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL

Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre
banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés
bancaires pour commencer votre pointage.

1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
pointage puis cliquez sur le bouton [OK].

2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bou-

ton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.

3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bou­ton [Pointer] ou [Dépointer].

Pointage automatique

Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :

• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La

Poste,

• d’un fichier généré au format CFONB.

Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par
import] et choisissez

Relevé de compte CFONB ou Autres formats.

60

La tenue de votre comptabilité

Annulez une écriture validée

 Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION

Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il
est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en
comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez
ensuite une nouvelle écriture.

Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.

 Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.

La commande
enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.

CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures

Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre
présenter les écritures par :

Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et

•
permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.

Lignes comptables.

•

Affichage afin de

61

La tenue de votre comptabilité

Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :

• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones

• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone

• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone

Journal.

Du et au.

Avec le statut.

 Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .

1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur

le bouton .

La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.

Par défaut, le logiciel propose :

•la

Date du jour comme date de l'écriture,

• d'imputer le mouvement au

libellé du mouvement.

•le

Journal d'O.D,

2. Modifiez ces éléments si nécessaire.

3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :

•

Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le

•
signe - (moins) est apposé aux montants.

4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.

5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélection­nant l'option correspondante :

•

Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.

•

Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.

•

6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous
informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].

Le libellé du mouvement ainsi généré sera

Contrepassation du Mvt n°....

62

La tenue de votre comptabilité

Le brouillard

Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite
modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en
cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable
irréprochable en fin d'exercice.

Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :

• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,

• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates
d'échéances,

• la validité des codes budgétaires,

• l'équilibre des écritures, etc.

Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement
dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.

Enregistrez des écritures dans le brouillard

Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de
saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50

Validez le brouillard

 Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD

Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite
modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en
cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier
comptable irréprochable en fin d'exercice.

Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements
comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.

 Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D.

(opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation.

Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.

Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les
mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez modifier ces dates.

1. Si vous cochez la case
indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.

2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le
numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.

3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation,
cochez la case Inclure les écritures en simulation.

Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous

63

La tenue de votre comptabilité

4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton

.

5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].

6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cli­quez sur le bouton de votre choix.

Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant
été validés.

7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].

 Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention

Validation apparaît dans la colonne Statut.

Consultez la liste des écritures

 Menu LISTES - commande ÉCRITURES

Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en
brouillard, en simulation ou validées.

Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le
mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier
l'écriture.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.

Editez le brouillard

 Menu ETATS - commande BROUILLARD

Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient
enregistrées en brouillard ou en simulation.

Voir Brouillard, page 72

64

La tenue de votre comptabilité

Gérez la trésorerie prévisionnelle

 Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE

Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.

1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.

2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer

compte

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

La fenêtre
effectuer les calculs.

en particulier ou Tous les comptes de trésorerie.

Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et

Un

Plan de trésorerie : saisie des montants

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle.
Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies.

1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule
correspondante.

Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos
recettes puis celles correspondant à vos dépenses.

• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés
en début de période.

• La ligne

Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.

65

La tenue de votre comptabilité

• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et
calculées avec le solde initial.

Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.

2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou
votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.

3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.

4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte
pour la période sélectionnée.

Calcul de la trésorerie prévisionnelle

Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les
mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement.

1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paie-

ments fournisseurs

2. Activez le menu C

ÉCHÉANCES

.

Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de
paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des
mensualités d’emprunt.

• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période
suite à une modification.

• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.

ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.

ONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES

Attention !

Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.

66

Les états

Principes généraux

Les différents types d’état

Les états comptables

Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance,
Journaux, Brouillard, Déclarations de TVA.

Les états budgétaires/analytiques

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y
rapportant à partir de la commande

Les états clients et fournisseurs

Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients
et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de
pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc.

Les états fiscaux

Le menu ETATS vous permet d'éditer :

• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions
fiscales.

• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC),
2054 et 2055.

• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.

ANALYTIQUE du menu ETATS.

Les états

Les états statistiques

La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des
comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.

Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.

L’imprimante

Configurez une imprimante

Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation
Windows en sélectionnant le menu D

IMPRIMANTES.

ÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et

 Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.

68

Choisissez une imprimante

Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.

Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel
Compta celle que vous voulez utiliser.

Exemple

Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre
fin de procédure.

Mise en page s'affiche en

Les états

Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous
choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système

Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de
l’imprimante.

69

Les états comptables

Grand livre

 Menu ETATS - commande GRAND LIVRE

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

2. Précisez la
un intervalle de dates.

3. Dans l'onglet Sélection :

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer

l'état.

Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.

• Choisissez les écritures à inclure :

• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un

période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant

brouillard et/ou simulation.

journal en particulier.

Les états

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
les options de votre choix.

5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.

Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.

+ de critères et sélectionnez

Balance



Menu ETATS - commande BALANCE

Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez
alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une
balance rapide.

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de

sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

70

Les états

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

2. Précisez la
intervalle de dates.

3. Dans l'onglet Sélection :

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez impri-

mer l'état.

• Choisissez les écritures à inclure :

Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en
compte.

• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un

période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un

brouillard et/ou simulation.

journal en particulier.

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
les options de votre choix.

5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.

+ de critères et sélectionnez

Journaux - Centralisateur

 Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR

La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.

La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le
cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.

 Seules les écritures validées sont prises en compte.

1. Pour la commande
générer.

2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la
fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

3. Précisez la
valle de dates.

4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.

période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un inter-

JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à

 Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .

71

5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).

6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie
pièce jointe d'un nouvel e-mail.

Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en

Brouillard

 Menu ETATS - commande BROUILLARD

Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en
mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

2. Précisez la
valle de dates.

3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :

•pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option cor-

respondante.

Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.

•pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option

correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à
prendre en compte.

4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.

5. Si vous avez sélectionnez l'option
sion d'un journal par page en cochant la case

6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.

Si vous avez opté pour une sortie
pièce jointe d'un nouvel e-mail.

période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un inter-

Tous les journaux, vous pouvez demander l'impres-

Saut de page par journal.

Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en

Les états

72

Déclarations de TVA

 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT

Attention !

Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif
de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.

Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond
au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER :

• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel

• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié

 Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence,

accessible depuis le menu A

La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA

IDE.

 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A

Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant
Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel
Compta vers la Direction Générale des Finances Publiques.

 Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence.

Les états

73

Les états clients et fournisseurs

 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.

Echéancier

 Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER

Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de
contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.

Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en
compte.

Balance Agée

 Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE

Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous
pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances

Encours clients

 Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS

La zone
l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients
permet de contrôler la position de ces encours.

Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer

Les états

Relances clients

 Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS

Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de
paiement. Pour cela :

• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,

• les zones
sociétés (menu D

• la case
mande

Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres

OSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),

Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, com-

PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.

 Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance.

Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.

Lettre de pénalités de retard

 Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD

Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des
pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les
paramètres comptables.

74

Bordereau de remise en banque

 Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE

Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des
moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement.

Les états fiscaux

 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.

Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique

Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES



Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.

Le

bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin

d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de
façon distincte, les capitaux propres.

compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges

Le
de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de
votre entreprise durant l'année est :

• un bénéfice : total des produits > total des charges

• une perte : total des produits < total des charges

Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.

Les états

Etats fiscaux

 Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX

Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :

• 2050 (BIC - Régime réel)

• 2033 (BIC - Régime simplifié)

• 2035 (BNC)

• 2054 - 2055

Soldes Intermédiaires de Gestion

 Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION

Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan.
Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option
correspondante.

75

Traitements

Clôturez et réouvrez un exercice

 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE

L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un
exercice en toute sécurité.

1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les
comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé­ments, activez le menu D

2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

3. Dans l'étape
effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].

Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à

Attention !

La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour
pouvoir lancer la clôture.

 Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique

Assistant Top Clôture, lien

L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant
contribués à leur établissement.

OSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.

Traitements.

Traitements

Attention !

L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des
données.

Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis
d'établir les documents légaux.

 Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre.

4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand
livre, Journaux, Balance...).

A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .

 Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu

D

IVERS.

5. Dans l'étape

6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le
bouton [Faire une copie et continuer].

7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réa­lisée. Cliquez sur [OK].

8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le

Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].

77

Traitements

compte de report à nouveau.

9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

10.Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans

l'A-nouveau, sélectionnez les options

Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez unique-

ment un solde pour ces comptes.

11.Cliquez sur le bouton [Suivant>].

12.Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.

13.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez

l'option correspondante.

14.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou
non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.

15.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.

16.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement

réalisée. Cliquez sur [OK].

78

Exécutez une Synchro compta

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA

Présentation

La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable
et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de
votre expert/client équipé d'une application

Cette fonction permet :

au client

• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait
de l'informatisation croissante des PME.

• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa
gestion courante.

• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comp­table et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.

à l'expert-comptable

• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.

• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.

• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale
pour intervenir sur le dossier de ce dernier.

La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres
éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).

La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le
client ou l’expert comptable.

Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert.

Traitements

Paramétrage

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la
synchronisation.

79

Mode de fonctionnement de la Synchro compta

Deux modes sont proposés :

•

Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uni-

quement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé­rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.

Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet

•
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A­nouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont
récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte
de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un
code de priorité s'applique.

 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,

reportez-vous à l’

1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option

Synchro compta ou Synchro compta +.

aide intégrée à l’application.

Traitements

Attention !

Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert
comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.

Modalité de transfert des données

2. Sélectionnez le sens du transfert des données :

• Client

• Expert

3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (ancienne-

4. Uniquement en mode Synchro compta +

 Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.

 Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.

ment Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.

Selon l'accord que vous avez passé avec
votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer
le journal des A-nouveaux :

• expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation

des A-nouveaux.

client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.

•

80

Informations complémentaires expert-comptable

5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.

 Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au

paragraphe “Coordonnées”, page 88.

Traitements

Dates Synchro compta+

La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.

Divers

(uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)

Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre.

6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
à l'aide de l'icône d'appel de liste.

Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé
en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.

(Uniquement en mode Synchro compta +)

 Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.

E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier

L'
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les
transfère ensuite à votre expert-comptable.

7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.

8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].

Lancez une Synchro compta

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA

La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon
dynamique et rapide.

Exemple

• Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comp­table.

• L'expert récupère ces données et les traite.

• L'expert renvoie les données après analyse et traitement.

• Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modi­fication à effectuer.

Attention !

Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client
équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta
Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala
Comptabilité.

81

 Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à

Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client

l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].

Transmettez des écritures en mode Synchro compta +

Etape 1 : choix du traitement

1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.

Etape 2 : choix des écritures

La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro
compta s’affiche.

Traitements

2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste
déroulante le type d'écritures à envoyer :

• Tou tes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises)

saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées.

Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission

•

ou la dernière réception seront synchronisées.

3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert :

• Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.

 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un

message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.

• Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées

automatiquement. Pour cela, cochez l'option
des écritures.

Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .

Oui et saisissez la Date de validation

 La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour

d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent.

82

Etape 3 : emplacement du fichier généré

4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.

5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre réper­toire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.

6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option

Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.

Traitements

Etape 4 : saisie d’un commentaire

7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone corres­pondante.

8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.

10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.

83

Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple)

Etape 1 : choix du traitement

1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.

Etape 2 : choix des données à transmettre

Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre.

Traitements

Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez :

•

Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet

d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de
l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix.
Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage,
lettrage, etc, sont transmis par défaut.
Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.

 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un

message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.

•

Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nou-

velles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du
dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux,
transmettre ou non les données de base de votre comptabilité.

Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre

•
comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert­comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité.

2. Cochez l’option de votre choix.

• Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel
indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer
une autre date et pas forcément une date de fin de mois.

• Si vous cochez l’option
plémentaire s’affiche

Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape sup-

84

Etape 3 : paramètres supplémentaires.

3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer :

• Tou tes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écri-

tures non transmises) seront synchronisées.

Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchro-

•

nisées.

4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de
mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez
utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.

Traitements

 Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois.

5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela,
cochez l'option

6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option

7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de
comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.

Oui.

Oui.

85

Etape 4 : emplacement du fichier généré

8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus

9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre réper­toire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.

10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option

Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.

11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauve-

garde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix.

12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le

bouton [OK] pour le fermer.

.

Traitements

Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +

Attention !

Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou
expert-comptable.

Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en
Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.

 Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez

un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip)
qui contient le fichier XML.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».

86

1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant].

2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection .

3. La fenêtre
lequel vous l'avez préalablement enregistré.

Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans

 Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le

décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML.

4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK].

5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.

6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.

Historique

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE

L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées.

Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée

Cliquez sur le bouton [Consulter].

Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation
sélectionnée.

Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.

Traitements

Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée

Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix.

1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer.

2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].

3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traite­ment. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider.

Purgez l’historique de synchronisation

Cliquez sur le bouton [Purger].

Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer
tous les comptes-rendus existants.

87

Importez ou exportez des écritures

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES

Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il
peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout
autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.

Vous pourrez ainsi :

• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient
en brouillard ou validées.

• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il
contient.

Paramétrage

Coordonnées

 Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES

Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée
sur l’onglet
informations relatives à votre expert-comptable.

Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.

Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les

Traitements

Options pour l’import des écritures

 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable

La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les
traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la
prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import
effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.

 Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1>).

Réglages de l’export au format Ciel

 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable

La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des
écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage
et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.

 Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>).

88

Le format Ximport

Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est
XIMPORT.TXT.

Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou
le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.

Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les
créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas
importées.

Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type
enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.

Il doit avoir la structure suivante :

N° de Mouvement 5 caractères Numérique

Journal 2 caractères Alphanumérique

Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)

Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)

N° de pièce 12 caractères Alphanumérique

Compte 11 caractères Alphanumérique

SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un

Traitements

Libellé 25 caractères Alphanumérique

Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique

Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)

N° de pointage 12 caractères Alphanumérique

Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique

Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique

Euro 1 caractère Alphanumérique

Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version 4 caractères Alphanumérique

Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.

89

Exportez des écritures

 Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES

A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de
votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre
dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et
100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.

A l’activation de cette commande, la fenêtre

L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :

• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.

Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage

•
Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises.

Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX

•
ou Cegid.

1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le
format adéquat.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

• Si vous avez choisi le format
programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité
doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre
s'affiche.

• Si vous avez choisi le format
s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents
logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures

Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le

Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import

Assistant import/export d’écritures s’affiche.

Génération des écritures

Traitements

seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export

dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un
nouvel email.

 Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage

Convertisseur Universel.

Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par
exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.

90

Traitements

3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre
en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :

Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la

•

fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.

Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la

•

fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.

Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est

•

compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à
seront sélectionnés.

Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont

•

vous indiquez le code seront sélectionnées.

4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :

•

Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré-

cédemment seront exportées.

Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspon-

•

dant aux critères définis précédemment seront exportées.

Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant

•

aux critères définis précédemment seront exportées.

5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier

ainsi que la longueur des comptes.

CEGID

6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser
avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.

7. Cliquez sur le bouton [OK].

8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient
vos écritures comptables.

91

9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

 A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent

qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur
plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier
généré.

• Si vous avez opté pour une sortie
messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à
votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.

• Si vous transférez vos écritures vers un fichier
tées à la prochaine ouverture du fichier concerné.

Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre

Ciel Compta, vos écritures seront détec-

Importez des écritures

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES

Cette commande peut être utilisée :

• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre
expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),

• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comp­tabilité.

Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres
éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage
Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest,
Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta.

Traitements

Attention !

Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont
correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de
l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.

A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.

1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :

•

Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou

•
Sage Petites Entreprises.

Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadra-

•
tus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Com­merciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles
n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les
importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effec­tuée.

 Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du

dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.

• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre

Liste des formats d’ import s’affiche

92

et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écri­tures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].

3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].

4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écri­tures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre
fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].

5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si
elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées
par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les
écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logi­ciel se chargera de les créer.

Ecritures à transférer s'affiche. Une

 Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code

analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes
analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.

Importez une balance

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE

1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.

2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par
défaut, dans le journal des A-nouveaux.

3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si
nécessaire.

4. Cliquez sur le bouton [OK].

Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous
pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte
qui n’existait pas.

Traitements

Exportez une balance

 Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE

Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un
autre logiciel.

1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au for-
mat .Txt).

2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de

93

votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.

La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.

Traitements

3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la
période d'exercice qui sera considérée par défaut.

4. Dans l'onglet Sélection :

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer

l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.

• Choisissez les écritures à inclure :

brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez

pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
les options de votre choix.

6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en

pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie

Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez

indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.

+ de critères et sélectionnez

94

Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

La sauvegarde / restauration

Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.

Attention !

Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.

Sauvegarde sur support

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE

1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).

2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.

• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).

• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.

3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.

4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est uti­lisé comme nom de la copie.

5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.

La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.

Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).

6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus

demander

7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.

. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.

Sauvegarde en ligne

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE



Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de
sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de
l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une
connexion Internet qui est utilisée lors de :

• l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde,

• la création/modification du site à l'aide d'un assistant,

• l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,

96

Gestion des dossiers

• la réalisation d'une sauvegarde en ligne.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration.

Restauration

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.

 Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde

sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.

1. Activez la commande

Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.

SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.

2. Choisissez votre
disponibles :

• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez

cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.

Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer

•

une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de res­tauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.

Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à

•

restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.

3. Une fois le

Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont

Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].

97

Gestion des dossiers

La fenêtre suivante s'affiche.

4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin.

5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.

98

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Les prévisions

Uniquement dans Ciel Compta Evolution

 Menu LISTES - commande PRÉVISIONS

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes
prévisionnels.

La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous
créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.

1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.

2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maxi­mum) puis l'intitulé.

3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévi­sions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en
cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet
renseigné.

Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes

Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de
comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget.

Ajouter un compte

Budgets d'un compte est

1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la
liste de tous les comptes.

2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].

Ajouter une racine de compte

1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin
du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur
[OK].

Définir le budget d’un compte

une racine.

 La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.

1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne
correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre.

2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.

Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].

100