SAGE Compta 2013 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Compta et Ciel Compta Evolution
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le
suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des
écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la
déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du
Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Pour utiliser directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respec-
tifs.
Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 7
Documentation ..................................................................................8
Si vous débutez ...............................................................................10
Entraînez-vous ................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 20
Créez votre dossier ..........................................................................21
Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................26
Contrôlez et modifiez le plan de comptes ............................................27
Vérifiez les journaux.........................................................................35
Créez vos chéquiers et vos RIB..........................................................37
Préparez une comptabilité analytique..................................................40
La tenue de votre comptabilité ......................................................... 42
Saisissez les écritures comptables ......................................................43
Rapprochez une facture et son règlement............................................57
Rapprochez des écritures avec votre banque .......................................59
Pointez des écritures ........................................................................60
Annulez une écriture validée..............................................................61
Le brouillard....................................................................................63
Gérez la trésorerie prévisionnelle .......................................................65
Les états........................................................................................... 67
Principes généraux...........................................................................68
Les états comptables........................................................................70
Les états clients et fournisseurs .........................................................74
Les états fiscaux ..............................................................................75
Traitements...................................................................................... 76
Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................77
Exécutez une Synchro compta ...........................................................79
Importez ou exportez des écritures ....................................................88
Gestion des dossiers......................................................................... 95
La sauvegarde / restauration.............................................................96
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution.................................... 99
Les prévisions ............................................................................... 100
Gérez une comptabilité multi-devises ............................................... 101
Les immobilisations........................................................................ 103
Infos perso. .................................................................................. 119
Index.............................................................................................. 120
Prise en main
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
•
la souris
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
La formation Flash
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les
consulter, vous avez deux possibilités :
1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel.
2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu A
Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
IDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques:
•le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales
fonctions du logiciel.
manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et
•le
qui contient les annexes, et le générateur d’états.
Installation d'Adobe Reader
Si l'application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande
Lancer l'installation d'Adobe Reader
©
©
IMPRIMER du menu FICHIER.
et suivez la procédure.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
8
Prise en main
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la
fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à
la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en :
• appuyant sur la touche <F1> de votre clavier,
• activant la commande
AIDE du menu ? (AIDE).
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel,
des informations utiles.
9
Prise en main
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes
utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou
perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement
dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par
la loi et répartis en 8 classes.
er
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1
il appartient. On distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours,
tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
chiffre est celui de la classe à laquelle
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des
montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit
et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable,
avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est
représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
10
Prise en main
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués
à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de
l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la
concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire,
adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Créez votre dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Prise en main
12
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le
dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Ouvrez le dossier Société Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton
2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par
le bouton
J’ouvre mon dossier
J’ouvre la société exemple .
Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode
les principales fonctions de Ciel Compta,
• le mode
détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS
DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.
découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec
standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé
lorsque vous quittez l’application.
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Prise en main
Barre d’actions
Barre de menus
Barre de titre
Barre d’état
Intuiciel
Zone de recherche Trouvtoo
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Attention !
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se
présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à
la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par
défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de
référence, accessible dans le menu Aide.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
14
Prise en main
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu F
ENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci
est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous
pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la
barre d’actions ou encore via le menu F
INTUICIEL.
L'Intuiciel
principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations
comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous
•
est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos
retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions
que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation
que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de
personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe
“Personnaliser Mon bureau”, page 16.
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser
dans cet onglet les principales informations de votre société.
ENÊTRES, commande MON
15
Prise en main
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients,
celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques,
etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de
la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez
•
une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement
aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la
personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personna-
liser Mes états et statistiques”, page 18.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant
d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu C
sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous
pouvez déposer votre tâche.
ONTEXTUEL (clic droit) et
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Prise en main
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur
votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer
un groupe. Une flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode
Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau,
une petite barre d’icônes d’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si
vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un
bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer
uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Restaurer le paramétrage par défaut
1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton .
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
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Personnaliser Mes états et statistiques
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états
en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir
d’ajouter un état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches
s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter
l’état. Un «+» blanc s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Personnaliser les états
En mode
d’états, une petite barre d’icônes d’affiche.
Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe
Effectuez des recherches Trouvtoo
©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
©
Trouvtoo
retrouvant rapidement.
facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
Prise en main
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez
le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et
la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant,
Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à
l’
aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur
l’icône
vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre
Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et
lancer la connexion.
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel
Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre
19
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous
pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première
option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable
Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos
besoins.
1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>.
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez
<Partir d’un dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs
sociétés.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant,
reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”,
page 24.
21
Création et mise en place d’un dossier
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite
convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère
utiliser le mode Cahier
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client
ou fournisseur, encaissement, paiement, etc).
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
.
Paramètres du dossier
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à
l'aide du bouton .
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
• dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour acti-
ver le menu C
• sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte
puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Si vous gérez une comptabilité
ONTEXTUEL,
multi-devises, cochez la case correspondante puis choi-
sissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste .
4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que
les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez
pas à les re-saisir.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du mode de création
1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont
à renseigner.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les
fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi
opérationnel plus rapidement.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
22
Création et mise en place d’un dossier
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant
votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le
vité Principale de l'Entreprise), le
du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de
vous en possédez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pou-
Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Acti-
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre
Code société.
Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la
TVA en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
[Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 50
• Importer une balance.
• Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe.
23
Création et mise en place d’un dossier
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible
depuis le menu A
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.
IDE.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages
comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de
passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi
plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top d épart s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas
récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les
déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu
d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du
dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le
même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous
pouvez alors sélectionner
associés.
Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures
24
Création et mise en place d’un dossier
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...)
sont en revanche effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Raison sociale de la nouvelle société.
25
Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier via la Synchro compta
Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les
données du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans
le nouveau dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu D
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel
Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce
répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé,
celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
OSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Communication.
qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].
6. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.
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Création et mise en place d’un dossier
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous
avez choisi lors de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 21
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux
qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement
propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du
menu L
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de
compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la
liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
ISTES.
touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier,
Intitulé.
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients,
vous devez les créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'Intitulé du compte.
N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
Clients.
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Création et mise en place d’un dossier
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant
votre compte.
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée Signification
Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
Lettrable
Demander
Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors
des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes
analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .
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Saisie
Saisie des Infos
Perso
Création et mise en place d’un dossier
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction
du numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes
(classes 6 et 7 en général).
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans
les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA
Compte
Compte de
produits
Compte de
charges
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement
repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le
client ou fournisseur en question.
1. Renseignez les
coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option
correspondante.
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Création et mise en place d’un dossier
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de
remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire.
Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département
•
de la domiciliation bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si
vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur
est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le
compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le
mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs,
particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez
demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées)
soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela :
1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).
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