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SAGE
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Compta 2012

SAGE Compta 2012 Manuel de référence [fr]

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Guide de référence
Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Page 2
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sage
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Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 7
Naviguer dans le guide électronique........................................................................................9
Menu Dossier............................................................................................10
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11
Nouveau................................................................................................................................12
Ouvrir.................................................................................................................................... 19
Fermer................................................................................................................................... 21
Synchro compta..................................................................................................................... 22
Paramètres ............................................................................................................................ 23
Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 34
Options ................................................................................................................................. 37
Imports .................................................................................................................................41
Exports.................................................................................................................................. 41
Mise en page ......................................................................................................................... 42
Imprimer ............................................................................................................................... 43
Aperçu avant impression .......................................................................................................43
Impressions........................................................................................................................... 44
Mot de passe......................................................................................................................... 45
e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 47
Sauvegarde............................................................................................................................ 53
Restauration.......................................................................................................................... 54
Quitter................................................................................................................................... 56
Menu Edition.............................................................................................57
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58
Annuler ................................................................................................................................. 59
Couper .................................................................................................................................. 59
Copier ................................................................................................................................... 59
Coller .................................................................................................................................... 59
Effacer................................................................................................................................... 59
Fiches....................................................................................................................................60
Sélectionner tout ...................................................................................................................60
Rechercher ............................................................................................................................ 60
Poursuivre la recherche .........................................................................................................61
Atteindre ............................................................................................................................... 61
Rafraîchir............................................................................................................................... 61
Tout afficher.......................................................................................................................... 61
Liste ...................................................................................................................................... 61
Menu Ma Compta......................................................................................62
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63
Saisie cahier .......................................................................................................................... 64
Saisie Z de caisse................................................................................................................... 71
Relevé bancaire .....................................................................................................................71
Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 71
Le Plan de comptes................................................................................................................ 72
Journaux ...............................................................................................................................73
Modes de paiement ...............................................................................................................73
Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 74
3
Page 4
Liste des tâches.....................................................................................................................77
Rappels .................................................................................................................................77
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 77
Règles d’affectation relevé.....................................................................................................77
Autres listes .......................................................................................................................... 77
Menu Expert comptable ............................................................................78
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 79
Liste des écritures ................................................................................................................. 80
Saisie au kilomètre ................................................................................................................80
Consulter un compte .............................................................................................................81
Pointage manuel.................................................................................................................... 81
Contrepassation ....................................................................................................................81
Validation du brouillard .........................................................................................................81
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 82
Etats...................................................................................................................................... 82
Menu Listes ..............................................................................................83
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 84
Ecritures................................................................................................................................85
Plan de comptes .................................................................................................................... 88
Consulter un compte .............................................................................................................98
Les prévisions........................................................................................................................ 99
Les codes analytiques.......................................................................................................... 101
Journaux .............................................................................................................................104
Modes de paiement .............................................................................................................106
Les chéquiers ...................................................................................................................... 107
Familles Top Saisie .............................................................................................................. 109
Modèles/abonnements ........................................................................................................ 111
Les devises.......................................................................................................................... 114
Infos perso. ......................................................................................................................... 115
Formats d’import relevé ......................................................................................................116
Règles d’affectation relevé................................................................................................... 119
Autres listes ........................................................................................................................ 124
Menu Immobilisations.............................................................................125
Vue d’ensemble................................................................................................................... 126
Liste des immobilisations .................................................................................................... 127
Familles............................................................................................................................... 147
Localisations ....................................................................................................................... 148
Virements............................................................................................................................ 149
Ecritures de dotations.......................................................................................................... 151
Inventaire ............................................................................................................................ 152
Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 156
Etats immobilisations .......................................................................................................... 157
Menu Saisies ...........................................................................................162
Vue d’ensemble................................................................................................................... 163
Généralités sur les saisies.................................................................................................... 164
L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 171
Exemples de saisies............................................................................................................. 172
Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 176
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Page 5
Les saisies rapides............................................................................................................... 178
Les saisies guidées .............................................................................................................. 182
Relevé bancaire ...................................................................................................................188
Saisie Z de caisse................................................................................................................. 194
Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 198
Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 200
La gestion des devises......................................................................................................... 207
Les modèles de saisie.......................................................................................................... 209
Menu Traitements...................................................................................211
Vue d’ensemble................................................................................................................... 212
Travail sur un compte.......................................................................................................... 213
Pointage manuel.................................................................................................................. 216
Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 219
Lettrage manuel .................................................................................................................. 221
Lettrage automatique .......................................................................................................... 224
Relances clients................................................................................................................... 225
Contrepassation .................................................................................................................. 228
Réimputation....................................................................................................................... 231
Validation brouillard............................................................................................................232
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 233
Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 236
Liste des tâches...................................................................................................................237
Rappels ...............................................................................................................................240
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 242
Menu Etats..............................................................................................244
Vue d’ensemble................................................................................................................... 245
Liste des états disponibles...................................................................................................246
Grand livre .......................................................................................................................... 247
Balance................................................................................................................................ 250
Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 252
Brouillard ............................................................................................................................253
Analytique ...........................................................................................................................255
Echéancier........................................................................................................................... 257
Balance agée ....................................................................................................................... 258
Encours clients ....................................................................................................................259
Bordereau de remise en banque ..........................................................................................260
Lettre de pénalités de retard................................................................................................261
Déclaration de TVA..............................................................................................................262
Bilan - Compte de résultat synthétiques ..............................................................................267
Etats fiscaux........................................................................................................................ 268
Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 269
Mailing ................................................................................................................................ 270
Etats chaînés ....................................................................................................................... 271
Autres états......................................................................................................................... 273
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Menu Echanges.......................................................................................274
Vue d’ensemble................................................................................................................... 275
Importer des écritures ......................................................................................................... 277
Exporter des écritures ......................................................................................................... 280
Importer une balance .......................................................................................................... 284
Exporter une balance........................................................................................................... 285
Synchro compta................................................................................................................... 286
Envoyer le dossier ............................................................................................................... 295
Coordonnées expert-comptable ..........................................................................................296
Historique Imports/Exports .................................................................................................297
Menu Divers............................................................................................299
Vue d’ensemble................................................................................................................... 300
Conversion en mode standard .............................................................................................301
Statistiques ......................................................................................................................... 302
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 303
Historique archivages DGFiP ................................................................................................306
Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 306
Menus découverte / Menus standard ...................................................................................306
Messagerie .......................................................................................................................... 307
Menu Fenêtres ........................................................................................308
Vue d’ensemble................................................................................................................... 309
Fermer................................................................................................................................. 309
Tout fermer......................................................................................................................... 309
Suivante ..............................................................................................................................309
Précédente ..........................................................................................................................309
Cascade............................................................................................................................... 310
Mosaïque............................................................................................................................. 310
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 311
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 315
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 315
Menu Aide ..............................................................................................316
Vue d’ensemble................................................................................................................... 317
Index................................................................................................................................... 318
Aide contextuelle ................................................................................................................ 318
Besoin d’aide.......................................................................................................................318
Informations de dernière minute ......................................................................................... 318
Démo rapide........................................................................................................................ 319
Formation Flash................................................................................................................... 319
Manuel de référence ............................................................................................................ 319
Annexes .............................................................................................................................. 319
Manuel générateur d’états ...................................................................................................319
Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 320
Guide CRC 2002-10 ............................................................................................................ 320
Infos mise à jour.................................................................................................................. 320
A propos de......................................................................................................................... 320
Index ......................................................................................................321
6
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Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
)
*
L
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les informations de dernière minute
Une fenêtre s'affiche automatiquement au démarrage de l'application et présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Par la suite, vous pourrez l'ouvrir depuis le menu A
IDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE.
La formation Flash
Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités :
• A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash.
• A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu A
Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
IDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
•le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonc-
tions les plus importantes de votre logiciel.
* Les manuels listées ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE.
•le
guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de
votre logiciel.
• le manuel électronique
• le manuel électronique mettant ainsi de personnaliser vos éditions.
• le manuel électronique tableau de bord.
Installation d'Adobe Reader
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur
Lancer l'installation d'Adobe Reader
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous per-
Générateur de tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type
®
®
et suivez la procédure.
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Page 8
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
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Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
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Nouveau
Menu Dossier
Ouvrir, Fermer
Synchro compta
Paramètres, Ciel Mobile Live
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration
Quitter
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Vue d’ensemble
Menu Dossier
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer.
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Menu Dossier
Nouveau
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
Création, renseignez le Nom de votre société.
* Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
3. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>. Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez <Partir d’un dos­sier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
4. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 18.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode St andard.
Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.
Si vous voulez créer un dossier en mode
Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
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Menu Dossier
Paramètres du dossier
Longueurs des éléments et monnaies
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste .
Modifier le nombre de décimales
4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie
de la devise
1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour acti-
ver le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en
cliquant sur [OK].
4. Cochez l'option saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
) :
Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
5. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 13 ou “Création en mode
Cahier”, page 16.
Création en mode Standard
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Etape 1 : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
.
sociale
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou­lante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
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Page 14
Menu Dossier
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.
2. Indiquez les périodes de votre
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la
4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 16.
En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de bou-
5. tons situés dans la partie
• les paramètres comptabilité.
• les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 29.
• les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 286.
• les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 31.
premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
TVA en cochant l'option correspondante.
Plus de paramètres vous permettant de définir :
Voir Paramètres Comptabilité, page 25.
Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé)
La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut.
Créer un compte
Voir Créer un compte, page 89.
Modifier un compte
Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé)
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Créer un journal
Voir Créer un journal, page 104.
Modifier un journal
Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
14
Page 15
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé)
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Créer un mode de paiement
Voir Créer un mode de paiement, page 106.
Modifier un mode de paiement
Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Menu Dossier
Supprimer un mode de paiement
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé)
La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers.
Créer un chéquier
Créer un chéquier, page 107.
Voir
Modifier un chéquier
Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un chéquier
Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
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Page 16
Menu Dossier
Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé)
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques.
Créer un code analytique
Voir Créer un code analytique, page 101.
Modifier un code analytique
Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code analytique
Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
•Ne rien faire
4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser.
5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
Création en mode Cahier
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Etape 1: raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou­lante qui se déploie.
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
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Page 17
Menu Dossier
Etape 2 : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la
TVA en cochant l'option correspondante.
Etape 3 : choix du mode comptable
Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures :
• Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabili­sez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur.
• Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabili­sez uniquement les entrées et sorties de trésorerie.
Etape 4 : validation du mode comptable
Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité :
• mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements.
• mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements.
Etape 5 : paramétrages des cahiers
Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande
SAISIE CAHIER.
Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.
Voir Créer un cahier, page 65.
Boutons en mode créances/dettes
Boutons en mode dépenses/recettes
Etape 6 : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45.
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
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Menu Dossier
4. Décochez la case
5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la
Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
Oui ou Non pour chacun des éléments.
* Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
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Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, touj ours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Date de travail
La date du jour est proposée par défaut. Si vous voulez ouvrir cette session à une autre date de travail, vous pouvez la modifier.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
• le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
* Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner
directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à
partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande
NOUVEAU du menu DOSSIER.
Voir Nouveau, page 12.
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Menu Dossier
Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion.
Cliquez sur le dossier à ouvrir.
Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier Millésime (menu D
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Compt a bilité - Ouverture d’un dossier).
L Pour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE.
Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion.
Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier
L Pour plus de détails, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE, au chapitre Annexes 4
: Les préférences puis aux paragraphes Préférences Comptabilité, Ouverture d’un dossier.
Options supplémentaires
Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé.
En mode avancé
Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE
AVANCÉ.
Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier.
A partir du menu Contextuel
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
• où se situe le dossier sur votre ordinateur.
Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-
• ter votre dossier sans apporter de modifications.
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Menu Dossier
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
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Menu Dossier
Synchro compta
) Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPT A
<Alt> <D> <Y>
* Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu D
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
OSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
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Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos
coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
, Télécopie, adresse e-mail, etc).
phone
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au Sociétés), au duels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indivi-
R.C.S. (Registre du Commerce et des
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Menu Dossier
5. Vous devez saisir votre ment fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est générale-
* La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez son Activité et Code société.
3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.
Établissement (principal ou secondaire).
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
* Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu
E
TATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
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Paramètres Comptabilité
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
En mode Standard
Menu Dossier
Onglet Paramètres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l' les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
* En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des
critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Régime fiscal
Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève.
Loi N.R.E.
Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement (en général 7,25). Il servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E.
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Menu Dossier
Règlements
Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart.
Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie.
Onglet Devises
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
* Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la
racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira.
1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments sui­vants :
• La longueur des comptes et des codes analytiques
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comp­tes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Onglet Synchro compta
Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.
L Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au chapitre
“Paramètres Synchro compta”, page 286.
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En mode Cahier
Menu Dossier
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l' les saisies.
Les dates correspondant à l' automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
* En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des
critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Journaux par défaut
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A­nouveaux sont sélectionnés par défaut.
Comptes par défaut
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application.
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Menu Dossier
1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Attention !
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité.
2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
Réglages comptables
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• La longueur des comptes
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Synchro compta
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables.
L Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe
“Paramètres Synchro compta”, page 286.
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Paramètres TVA
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Menu Dossier
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche
. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet
Régime de TVA
Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime
simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les ments, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règle-
encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Taux de TVA.
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Menu Dossier
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de
• le numéro de
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta.
Recette de votre Centre des impôts. Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Comptes par défaut
Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants.
•Les
•Le
•Le
•Le
comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes
Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
ligne
compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX
PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration.
Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous
accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône .
La case à cocher ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables.
Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.
* Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.
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Menu Dossier
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone
DGFiP
. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la
case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque,
Banque) est alors obligatoire.
onglet
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration.
Numéro ou date d'adhésion
4. Dans la zone
Expert comptable.
Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu
DOSSIER :
• pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
• pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
Général
Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations.
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des
années d'une durée fixe de
jours
(donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours).
2. Indiquez si vous voulez .
jours
Exemple
Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours :
• avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67
• avec le
calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85
360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365
Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en
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Comptabilité
Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
Coefficients dégressifs
Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton .
Menu Dossier
La fenêtre affiche deux parties :
• les coefficients standards dans la partie haute.
• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une
d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients.
Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.
Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants :
date de début,
pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996
• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000
• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008
• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
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pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010
• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans.
Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Menu Dossier
33
Page 34
Menu Dossier
Ciel Mobile Live
) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE
<Alt> <D> <C>
Vue d’ensemble
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Busi ness Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’ des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web.
AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service
Mobile Live
. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Ciel
L Pour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site
Internet Ciel
Envoyer les données
http://www.ciel.com/.
) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous publiez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage,
page 35.
• Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publica­tion de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.
Ciel Mobile Live.
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Menu Dossier
Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la
d’actions
de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion.
barre
• Dans la zone
Par défaut, aucune de ces options n’est activée.
Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
• publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notifica-
• tion se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication.
Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
• publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case
• La zone du société.
• La zone
• La zone sur le bouton [...]. La fenêtre de
• La zone effectuée.
• Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
• Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
• Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.
Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher.
Demander confirmation.
Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
paramétrage du mot de passe s’affiche.
Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
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Informations de connexion
) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
Menu Dossier
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Menu Dossier
Options
) Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.
L Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu
IDE.
A
Utilitaires
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
L Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible dans le menu
IDE.
A
Date de travail
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
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Liste des pays
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
Menu Dossier
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre
Liste des Pays.
Choix d’un élément s’affiche.
* Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
4. Saisissez le
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs Continent, etc.
Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et
Etats paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.
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Menu Dossier
L Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique
Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE.
Imports paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV,
• Délimité,
•DBF,
• Longueur fixe,
• Standard Ciel Windows™,
• Fichier XML,
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option
Mode avancé.
Type de conversion.
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Menu Dossier
* Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application.
7. Cochez respectivement les cases vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
8. Saisissez le Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre
Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et vali­dez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.
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Menu Dossier
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS <Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte.
Exports
) Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.
* Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.
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Mise en page
) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut.
Menu Dossier
Onglet Standard
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez :
• l’option
• l’option
• l’option Copies et indiquez le vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents.
3. Définissez les
Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, Papier et sélectionnez la Taille, le Bac,
Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées
Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Onglet Options avancées
Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.
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Imprimer
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
ou
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.
Aperçu avant impression
) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
Menu Dossier
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez :
• lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton .
• obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF.
• enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
• envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
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Impressions
) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
Menu Dossier
La commande
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
•de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu C
ONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Aperçu s'affiche.
* Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu
IMPRESSIONS.
44
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Menu Dossier
Mot de passe
) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
* L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche :
2. Saisissez votre
le mot de passe en clair
3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone
Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher
.
Indice.
45
Page 46
Menu Dossier
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.
* Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir
puis de cliquer sur le bouton [OK].
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
* Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mode avancé
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton .
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Menu Dossier
e-Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE
<Alt> <D> <V>
La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique
La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :
• Internet Explorer 5.5 ou supérieure
• une connexion Internet,
• un logiciel de messagerie
• un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez.
* A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel
e-Sauvegarde.
Créer un site
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde.
Etape 1
1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale.
2. Cliquez sur le lien l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case suivante de création de site.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de
J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape
47
Page 48
Etape 2
L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée.
5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir :
• votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ;
votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une
•
confidentialité maximales de l'accès au site.
Menu Dossier
* Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés
à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde.
6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde.
Etape 3
7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modi­fiez-les si nécessaire.
Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.
48
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Etape 4
Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder.
8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée.
Menu Dossier
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site.
Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.
* Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique.
Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur...
Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers
Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné.
Activez la commande sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes :
• la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ;
• la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre
CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de
sur un seul et même site Internet.
sur des postes différents, vous devez, dans ce
adresse e-mail et votre mot de passe.
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Page 50
Menu Dossier
Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde.
Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.
Si vous avez oublié votre mot de passe...
A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de
.
passe
Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
Réaliser une sauvegarde en ligne
Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise.
La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement.
1. Sélectionnez le menu D
Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives.
L'option une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis.
2. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réa-
Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est
lisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
OSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE.
Restaurer une sauvegarde
...réalisée avec e-Sauvegarde version 1
1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande
2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site.
3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde.
5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande
RESTAURATION et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment.
ACCÉDER AU SITE.
RESTAURATION du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/
...réalisée avec e-Sauvegarde version 2
1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande
RESTAURATION.
50
Page 51
Menu Dossier
La fenêtre
Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.
Attention !
Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement.
2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bou­ton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration.
Transférer une sauvegarde en archive
1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande
ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
Restaurer une archive
1. Cliquez sur l’onglet Archives.
2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande
RESTAURER du menu CONTEXTUEL.
Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration.
Supprimer une archive
1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
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Menu Dossier
Accéder au site
La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.
Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte
Envoi.
Supprimer le site
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur.
1. Dans la fenêtre adresse e-mail.
2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre
Si vous avez oublié votre mot de passe...
Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
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Menu Dossier
Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE
<Alt> <D> <U> <A>
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro­coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez la commande s’affiche :
SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante
* Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
SAUVEGARDE) sont reprises.
1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet.
sauvegarde en ligne, page 50.
Voir Réaliser une
2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Précisez éventuellement le nal sera utilisé comme nom de la copie.
4. Cochez l'option
La case possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
définir dans cette fenêtre, cochez la case tres de sauvegarde par le menu D
Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier origi-
Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramè-
OSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
53
Page 54
Menu Dossier
Restauration
) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
<Alt> <D> <U> <E>
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
* Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre
• Remplacer les données actuelles par les données sauv ega rdées : Si vous choisissez cette option, le pro-
gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
•
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous
•
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
* Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegar-
.
dées
3. Une fois le
Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
54
Page 55
La fenêtre suivante s'affiche.
Menu Dossier
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez res­taurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sau­vegarde. Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bou­ton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauve­gardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
55
Page 56
Menu Dossier
Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier <Alt> + <F4>.
• La commande présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double-clic sur l'icône du menu système.
• Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre applica­tion.
Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.
L Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible
dans le menu AIDE.
FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
56
Page 57
Annuler
Menu Edition
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
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Vue d’ensemble
Menu Edition
A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
ONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
C
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Annuler
) Menu EDITION - commande ANNULER
<Ctrl> <Z>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Couper
) Menu EDITION - commande COUPER
<Ctrl> <X>
Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L'action de couper efface la sélection.
Menu Edition
Copier
) Menu EDITION - commande COPIER
<Ctrl> <C>
Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande
COLLER.
Coller
) Menu EDITION - commande COLLER
<Ctrl> <V>
Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers.
Effacer
) Menu EDITION - commande EFFACER
<Ctrl> <Y>
Cette commande permet d'effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.
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Menu Edition
Fiches
) Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].
•
MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
•
PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélec-
• tionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.
ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
•
VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
•
INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
•
SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].
•
DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
•
Sélectionner tout
) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Ctrl> <A>
Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Rechercher
) Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Ctrl> <F>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.
Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recher-
• chez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation conte­nant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
• lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments con-
• cernés par votre recherche.
Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont
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Page 61
Menu Edition
Poursuivre la recherche
) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<F3>
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Atteindre
) Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches.
Rafraîchir
) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<F5>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.
Tout afficher
) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale.
Liste
) Menu EDITION - commande LISTE
<F4>
La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.
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ÆMenu uniquement disponible en mode cahier.
Menu Ma Compta
Saisie cahier
Saisie Z de caisse
Relevé bancaire
Saisie des A-nouveaux
Plan de comptes
Journaux
Modes de paiement
Paramétrage des cahiers
Liste des tâches, Rappels
Formats d’import relevé
Règles d’affectation relevé, Autres listes
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Vue d’ensemble
Menu Ma Compta
Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de :
• définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement),
• saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires),
• de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).
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Page 64
Saisie cahier
) Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
<Alt> <M> <S>
Liste des cahiers
Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche.
Menu Ma Compta
Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants :
• période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année.
validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers
•
Validés ou ceux Non validés. saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non sai-
•
Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).
sis (
* Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton .
• Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus.
• Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).
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Page 65
Menu Ma Compta
Pour réduire/déployer tous les cahiers :
Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT
DÉPLOYER.
Pour réduire/déployer un cahier :
Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier.
Créer un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir
2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<].
Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes
* Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des
Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique.
Etape1
1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite.
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Page 66
Menu Ma Compta
La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.
Etape 2
2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures.
Etape 3
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter.
3. Dans la colonne
4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous
pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.
Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste .
* Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte.
6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Création d'un cahier de Trésorerie
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Terminer].
3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
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Page 67
Modifier le paramétrage d'un cahier
1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier.
2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74.
Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
Menu Ma Compta
* Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont :
Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utili-
•Le
ser le calendrier en cliquant sur l'icône .
Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ven-
•L’
: choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automati-
tes) quement.
N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son inti-
•Le tulé s'affiche alors automatiquement.
* Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou
d’exploitant.
•Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un
•Le cahier de trésorerie.
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Page 68
Menu Ma Compta
Montant :
•Le
Attention !
Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés.
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes
selon le type de l'opération : débit ou crédit.
Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez
• exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramè­tres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne
3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA.
4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Montant.
* Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
ÉCRITURES.
Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
Montant.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
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Page 69
Menu Ma Compta
* Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes :
• le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur
l'icone .
• le libellé : précisez, dans la colonne
• le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé.
• le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne
• le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne le type de l'opération : débit ou crédit.
• le pointage
• le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icone de la calculatrice afin de calculer le montant HT.
• le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA latrice afin de calculer le montant de la TVA.
• Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le mon­tant de l’opération dans la colonne
• Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
3. Renseignez les différentes colonnes.
: cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture.
Libellé, le nom de votre opération.
N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire.
Montant dépenses TTC ou Montant rec ettes TTC selon
, cliquez sur l'icone de la calcu-
Autre compte permet de saisir une écriture sur
Montant TTC autre compte.
Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche :
• l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément.
• l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA.
4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer.
Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton .
Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69.
5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
* Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
ÉCRITURES
.
Saisir des écritures d'abonnements
1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction :
• A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers
1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture
habituelle.
69
Page 70
Menu Ma Compta
2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus.
•
A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements.
La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].
Liste des abonnements d'un cahier
Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements.
Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier :
1. Sélectionnez le cahier concerné.
2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements].
Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures
d'abonnements”, page 69.
Enregistrer les abonnements d'un cahier
Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton
, la fenêtre
Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche.
Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement.
A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.
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Page 71
Menu Ma Compta
Passer une écriture d’abonnement plus tard
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard].
Passer une écriture d’abonnement immédiatement
Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant].
• Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Saisie Z de caisse
) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE
<Alt> <M> <Z>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 194.
Relevé bancaire
) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE
<Alt> <M> <R>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 188.
Saisie des A-nouveaux
) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
<Alt> <M> <A>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 198.
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Page 72
Menu Ma Compta
Le Plan de comptes
) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
<Alt> <M> <C>
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez.
Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88.
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Journaux
) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
<Alt> <M> <J>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104.
Modes de paiement
) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <M> <M>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106.
Menu Ma Compta
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Page 74
Menu Ma Compta
Paramétrage des cahiers
) Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS
<Alt> <M> <P>
Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier.
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier.
Créer un modèle de cahier
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction
L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier.
Créer à partir d'un assistant.
Voir Créer un cahier, page 65.
Paramétrer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton .
* Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.
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Page 75
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Menu Ma Compta
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
Ajouter un compte
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un compte
* Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé.
1. Dans la partie
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Définir les colonnes de saisie
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés.
Affichage
Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé.
Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer.
Exemple : l'affichage de la colonne renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de
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Page 76
Menu Ma Compta
* Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
Intitulés des colonnes
Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne.
Exemple : vous pouvez changer la colonne
Montant par «Montant TTC».
* Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne.
Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes.
2. Pour cela, dans titre.
3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du
Supprimer un modèle de cahier
Attention
Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Créer une écriture d'abonnement
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche.
3. Saisissez intégralement l'écriture.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement.
8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
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Page 77
Liste des tâches
) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES
<Alt> <M> <L>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 237.
Rappels
) Menu MA COMPTA - commande RAPPELS
<Alt> <M> <E>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 240.
Menu Ma Compta
Formats d’import relevé
) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
<Alt> <M> <F>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 116.
Règles d’affectation relevé
) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
<Alt> <M> <G>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 119.
Autres listes
) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES
<Alt> <M> <T>
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
L Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 124.
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Page 78
ÆMenu uniquement disponible en mode cahier.
Menu Expert comptable
Liste des écritures
Saisie kilomètre
Consulter un compte
Pointage manuel
Contrepassation
Validation brouillard
Fin d’exercice
Etats
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Menu Expert comptable
Vue d’ensemble
Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.
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Menu Expert comptable
Liste des écritures
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
<Alt> <X> <L>
L Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-
vous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails.
Saisie au kilomètre
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE
<Alt> <X> <K>
Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
L Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 200 pour plus de détails.
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Page 81
Menu Expert comptable
Consulter un compte
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <X> <O>
L La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous
au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails.
Pointage manuel
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL
<Alt> <X> <P>
L Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au
paragraphe “Pointage manuel”, page 216 pour plus de détails.
Contrepassation
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
<Alt> <X> <C>
L Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-
vous au paragraphe “Contrepassation”, page 228 pour plus de détails.
Validation du brouillard
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD
<Alt> <X> <V>
L Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 232 pour plus de détails.
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Page 82
Fin d’exercice
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE
<Alt> <X> <F>
L'assistant Top Clôture
) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Voir L’assistant Top Clôture, page 233.
Clôture
) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE
Voir Clôture, page 234.
Réouverture
) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Voir Réouverture, page 234.
Menu Expert comptable
Etats
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS
<Alt> <X> <E>
Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu E retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant.
Brouillard
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD
Voir Brouillard, page 253.
Journaux - Centralisateur
) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR
Voir Journaux - Centralisateur, page 252.
XPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous
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Page 83
Ecritures
Menu Listes
Plan de comptes, Consulter un compte
Prévisions, Codes analytiques
Journaux
Modes de paiement, Chéquiers
Familles Top Saisie
Modèles/abonnements
Devises
Infos perso.
Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé
Autres listes
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Vue d’ensemble
Menu Listes
Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer.
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Ecritures
) Menu LISTES - commande ÉCRITURES
<Alt> <L> <E>
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
<Alt> <X> <L>
La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
* Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation ni la comptabilité analytique.
Menu Listes
Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par :
Mouvements : dans ce cas l’option Affic her le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher
• les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre.
Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition.
Lignes comptables.
•
Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin
• d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition.
Affiner la sélection
La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone
Statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone
Journal.
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Menu Listes
* Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en
sélectionnant la commande
AFFINER LA SÉLECTION.
Saisir une écriture
En mode Standard
1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer].
Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu S
2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix.
AISIES.
L Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 162 .
En mode cahier
1. Cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture.
au kilomètre
, page 200.
Voir Saisie standard et saisie
Modifier une écriture
* Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de
délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.
1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une écriture
* Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de
délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.
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Menu Listes
1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Modifier ou consulter un compte
Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou
CONSULTATION D'UN COMPTE.
1. Sélectionnez l'écriture concernée.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter].
Totaliser des colonnes de la liste des écritures
Cette commande est particulièrement utile lorsque vous gérez des Infos perso.
1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Mon-
tant
.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, mini­mum, maximum.
4. Cochez éventuellement l’option
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne.
Prendre en compte les valeurs nulles.
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Plan de comptes
) Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
<Alt> <L> <C>
) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
<Alt> <M> <C>
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier ainsi que ceux que vous créez.
Menu Listes
L Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au manuel
Annexes disponible dans le menu AIDE.
Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard)
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte.
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option
IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher l’aperçu.
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Créer un compte
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne
En mode cahier
Si vous créez un compte de TVA (445)
Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le appliquer au compte.
Informations.
Taux à
Menu Listes
Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Si vous créez un compte de Banque (512)
RIB
1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code
Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton .
3. Indiquez la
Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
Import relevé
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque.
4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer].
5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.
En mode standard
Onglet Options
Utilisation
1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option
Utilisable.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option
Utilisable.
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Menu Listes
Lettrage/pointage
2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable.
• La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser.
• La zone Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Budgets/analytique
3. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela, cochez la case sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui
niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .
Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 95.
* Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire dans les
Préférences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité puis
Analytique), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code
analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones.
• L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage.
• Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option tes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utili­sation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).
• La zone un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.
Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour
Saisie Infos perso
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Dans cette partie, vous retrouvez les «infos perso.» des lignes d’écritures, que vous avez créées. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des écritures, vous devez les intégrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie au kilomètre).
Echéance pour les comptes clients et les comp-
* Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
1. Cochez la ou les rubriques personnalisées que vous souhaitez faire apparaître dans les grilles de saisie des écritures.
2. Pour modifier l'intitulé des Infos. perso, cliquez sur le bouton . La liste
Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 115.
des
Options TVA
Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez.
• Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits :
Exonéré de TVA
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question.
Compte de TVA par défaut
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.
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2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Options disponibles dans un compte de type TVA :
* Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445).
Menu Listes
Cliquez sur l’icône pour choisir le
type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Onglet Banque
* Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512).
Identification
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton .
3. Indiquez la
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées.
4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Solde Pointé, cliquez sur l’icône .
• Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
• Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque.
5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie
Alertes (bouton Mon Tableau de bord).
Chemin d'accès
6. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion
Relevé CFONB.
Import relevé
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque.
7. Dans la zone liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer].
8. Dans la zone contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.
Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la
Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
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Onglet Agence
* Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512).
Menu Listes
Dans l'onglet
Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Onglet Client ou Fournisseur
* L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur
n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401).
Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs.
Coordonnées
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche.
* Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte.
• Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone votre messagerie.
Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur.
* Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer
• Saisissez l'adresse du
Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez
Email puis cliquez sur l'icône pour lancer
®
ou Netscape®.
sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site.
Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
• Bouton [Vérifier]
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affi­chent dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affi-
che dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche.
• Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur.
2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement.
• Bouton [Plan]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Bouton [Itinéraire]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).
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Menu Listes
Informations supplémentaires
1. Saisissez le nom de la banque.
2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Elles correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui
de la domiciliation bancaire.
Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domici-
•
liation bancaire.
Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Encours autorisé
* La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients.
Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients.
Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients.
Voir Encours clients, page 259.
TVA
* La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs.
• Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA
sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.
3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte.
Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision.
Définir une échéance
1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Date d'échéance s'affiche.
2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités sui­vantes :
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Menu Listes
• à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du
30, 60 ou 90.
mois :
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options :
jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
•
jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin
•
de mois.
Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
•
3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20.
L'échéance choisie est rappelée dans la zone
4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le résultat.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
Libellé.
A réception.
Le ... du mois excepté pour une échéance à
Onglet Complément
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
* Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur.
1. Renseignez les coordonnées complètes du contact d’un client ou fournisseur. Ces renseignements per­mettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
2. Saisissez les informations dont vous disposez.
Onglet Relance
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
* Cet onglet n'est visible que dans un compte Client.
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance lors de l'édition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
* Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez l’option
2. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle de lettre pour le niveau 1 de relance.
3. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2,
Lettre de relance pour un niveau supérieur ou égal à 3.
Relance autorisée.
* Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser,
créer de nouvelles lettres via le menu D
Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant.
Voir Relances en version Evolution, page 226.
OSSIER, commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES.
Onglet Immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
* Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
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Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois.
Menu Listes
Les zones
Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options
Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Afficher les totalisations
Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels.
1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur
Crédit.
2. Choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK].
Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés.
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande
INFOS PERSO. du menu LISTES. Voir Infos perso., page 115.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Dans la colonne
Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou
visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Affectation sur plusieurs codes analytiques
Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 à un compte, avec le même pourcentage ou
avec une répartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre
plusieurs codes analytiques
s’affiche.
Affectation sur
1. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique à affecter au compte.
2. Dans la colonne suivante, saisissez son
Pourcentage de ventilation.
3. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Valider la création d’un compte
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau compte reste active.
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Modifier un compte
1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un compte
* Un compte utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression.
Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton .
Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
Ce bouton permet d’accéder directement à la commande comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc.
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements.
2. Cliquez sur le bouton .
Voir Travail sur un compte, page 213.
TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de
Pointer un compte
Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu T
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures.
RAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et pré­sente les écritures non pointées.
3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude.
L Pour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”,
page 216.
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Menu Listes
Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS.
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré­sente les écritures non lettrées.
3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude.
L Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage manuel”, page 221.
Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard)
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.
Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné.
Les états du plan de compte
A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc.
1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition.
2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste.
La fenêtre
3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].
Etats "Plan de comptes" s'affichent.
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Menu Listes
Consulter un compte
) Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <L> <U>
) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <X> <O>
Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes.
Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation).
* Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation.
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Les prévisions
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
) Menu LISTES - commande PRÉVISIONS
<Alt> <L> <P>
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous
permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
Créer un code prévisionnel
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
Définir le code et son intitulé
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
Menu Listes
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet seignées.
Totaux.
Budgets d'un compte sont ren-
Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes
4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton .
Vous obtenez la liste de tous les comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton
puis sélectionnez la commande une
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
racine.
Définir le budget d’un compte
* La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte.
La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet
3. Renseignez les différentes zones de l'onglet.
• Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Budgets.
* Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre
immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau compte reste active.
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Modifier un code prévisionnel
1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code prévisionnel
Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Menu Listes
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