SAGE Compta 2012 Manuel de découverte [fr]

Manuel de découverte
Ciel Compta et Ciel Compta Evolution

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.

Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.

Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.

Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence
électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.

Bien cordialement,

L'équipe Ciel.

Contenu de votre boîtier

Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :

• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,

• votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.

Configuration minimale

Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement

• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur).

• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).

• 512 Mo de Ram.

• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.

• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.

• Imprimante : laser, jet d'encre.

• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.

• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).

• Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur).

• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur).

Pour utiliser directDéclaration

• Processeur 1,5 GHz.

• 2Go de Ram.

• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.

• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).

• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).

Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but

d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Sommaire

Prise en main..............................................................................................................5

Documentation.........................................................................................................6

Si vous débutez........................................................................................................8

Entraînez-vous .......................................................................................................11

Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17

Créez votre dossier .................................................................................................18

Créez un dossier via la Synchro compta .....................................................................22

Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................23

Vérifiez les journaux................................................................................................29

Créez vos chéquiers et vos RIB.................................................................................31

Préparez une comptabilité analytique.........................................................................33

La tenue de votre comptabilité .................................................................................35

Saisissez les écritures comptables.............................................................................36

Rapprochez une facture et son règlement...................................................................48

Rapprochez des écritures avec votre banque.............................. .................................50

Pointez des écritures ...............................................................................................51

Annulez une écriture validée.....................................................................................52

Le brouillard...........................................................................................................54

Gérez la trésorerie prévisionnelle ........................................................... ...................56

Les états................................................................................................................... 58

Principes généraux..................................................................................................59

Les états comptables................................................................................. ..............61

Les états clients et fournisseurs .............. ..................................................................64

Les états fiscaux.....................................................................................................65

Traitements .............................................................................................................. 66

Clôturez et réouvrez un exercice...............................................................................67

Exécutez une Synchro compta ............................................................................... ...69

Importez ou exportez des écritures ........................................................................ ...77

Gestion des dossiers................................................................................................. 83

La sauvegarde / restauration....................................................................................84

Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste.....................................................86

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 87

Les prévisions............................ .............................................................................88

Gérez une comptabilité multi-devises.........................................................................89

Les immobilisations............................... ................................. .................................91

Infos perso. ......................................................................................................... 104

Index...................................................................................................................... 105

4

Prise en main

Documentation

Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris

• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris

double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

•

•faire un

Les symboles du manuel

Symbole Fonction

clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

Prise en main







indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.

La formation Flash

Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, vous
avez deux possibilités :

1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel.

2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.

Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.

Les manuels

La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques:

•le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel.

manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en

•le
annexes la présentation générale et le générateur d’états.

guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier

•le
d’une ancienne version.

 L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre

ordinateur.

Pour imprimer les manuels électroniques

Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

L’aide en ligne

Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.

L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par
exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi,
vous n’avez pas à rechercher l’information.

Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de
votre clavier ou en activant la commande

AIDE du menu AIDE.

6

Prise en main

Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.

7

Prise en main

Si vous débutez

Quelques notions de comptabilité

Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en
comptabilité.

Exercice

Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).
Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.

Compte et Plan de comptes

Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce
compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8
classes.

er

Chaque compte porte un numéro précis dont le 1
distingue ainsi :

• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.

• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).

• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.

chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On

Mouvement et écritures

Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en
comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.

Solde

Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des
montants enregistrés au crédit.

Grand livre

Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul
pour chacun d'eux.

Balance

La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées
au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être
débiteur ou créditeur suivant les comptes.

Bilan

Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :

• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,

• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.

Compte de résultat

Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de
l’exercice.

Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise
(bénéfice ou perte).

8

Prise en main

Lettrage

Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.

Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du
compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre
banque.

Contrepassation

Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.

Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.

9

Prise en main

Créez votre dossier

Créez vos chéquiers et vos RIB

Saisissez vos écritures et comparez-les :

Editez et validez le brouillard

Imprimez les éditions comptables :

Imprimez les éditions de fin d’année :

Clôturez l’exercice

Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux

grand-livre, balance, journaux, ...

bilan et compte de résultat, SIG

lettrage, rapprochement bancaire, ...

Principales étapes de création et de suivi de votre dossier

Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.

Attention !

N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En

effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.

10

Prise en main

Entraînez-vous

Lancez votre logiciel

Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme
choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :

1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.

2. Sélectionnez les commandes
La page d’accueil s’affiche.

PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.

Passage à Ciel Données Mobiles

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles.

1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.

• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.

• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire

Copie de dossiers sur Internet.

Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail

 Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).

Ouvrez le dossier Société Exemple

Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles.

Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.

Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.

1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton
exemple s’ouvre alors.

Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.

Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton

J’ouvre mon dossier

J’ouvre la société exemple . Le fichier Société

Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard

Vous disposez de deux modes d'affichage :

• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Compta,

• le mode
l'ensemble des commandes du logiciel.

standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe

11

Prise en main

Barre d’actions

Barre de menus

Barre de titre

Barre d’état

Intuiciel

Zone de recherche Trouvtoo

Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande

STANDARD du menu DIVERS.

MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS

 Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous

quittez l’application.

Quittez le logiciel

Pour fermer le logiciel, vous pouvez :

• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,

• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.

Attention !

Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un
dossier.

Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.

La fenêtre principale de l’application

Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :

12

Prise en main

La barre de menus

Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.

 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.

La barre de navigation

Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez
ou masquez à partir du menu F

ENÊTRES.

La barre d'actions

La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les
fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et
importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.

 Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.

L’Intuiciel

L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est

donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu F

L'Intuiciel
vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre
exercice.

Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :

•

•



est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et

Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les

bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus
souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la person­nalisation de votre Intuiciel.

Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 14.

Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet

les principales informations de votre société.

Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à
relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.

Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.

ENÊTRES, commande MON INTUICIEL.

• Mes états et st atistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et
de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisa­tion. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour
plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au
paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 15.

13

Prise en main

Consulter mon Compte Ciel

Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l'assistance technique.

Personnaliser Mon bureau

Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.

1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .

2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.

3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande

AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.

Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer

Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer
directement sur votre bureau.

1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.

3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.

4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.

Créer un groupe de tâches

Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.

1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.

2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.

Renommer une tâche ou un groupe de tâches

1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.

2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.

3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.

Personnaliser les tâches du bureau

En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.

14

Prise en main

Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné

Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.

Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.

Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.

Mes bureaux

Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et
un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un
pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...

Restaurer le bureau / Annuler les modifications

1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :

• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.

Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.

•

2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

Personnaliser Mes états et statistiques

Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer

Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le

bouton de personnalisation .

Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états
paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste
des états paramétrables.

 Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE

RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.

Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.

1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.

2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.

3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.

Ajouter un état à un groupe d’états

Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.

1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.

2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche.

3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.

Renommer un état ou un groupe d'états

1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.

2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].

3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>.

15

Prise en main

Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.

Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.

Personnaliser les états

En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.

Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications

1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :

• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnali­sations.

Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.

•

2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

Effectuez des recherches Trouvtoo

Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :

• sur votre

• ou sur le Web via le moteur de recherche

Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.

1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.

2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).

dossier courant.

©

Google.

 Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque

cible s'afficheront dans un onglet dédié.

3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .

4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .

 Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à

l’application - Rubrique

Trouvtoo.

Besoin d’aide

Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône

présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.

1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).

2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-

phone

(où vous pouvez être joint).

3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.

16

Création et mise en place d’un dossier

Création et mise en place d’un dossier

Créez votre dossier

 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.

1. Dans la fenêtre

Création, saisissez le nom de votre société.

 Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dos-

sier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.

2. Cliquez sur le bouton [Créer].

L'assistant de création d'un dossier s'affiche.

Choix du modèle de plan comptable

Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.

1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>.
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez <Partir d’un dos­sier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.

2. Cliquez sur le bouton [Créer].

Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous
directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20.

Choix du mode comptable

Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre

dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer
un dossier dans ce mode, cochez l'option

A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur,
encaissement, paiement, etc).

Je préfère utiliser le mode Cahier.

3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

18

Création et mise en place d’un dossier

Paramètres du dossier

1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton

.

2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.

Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :

• dans la zone

C

ONTEXTUEL,

• sélectionnez la commande

• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur
le bouton [OK].

3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à

utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste .

Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu

MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,

4. Cochez l'option
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.

5. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations

Choix du mode de création

1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :

• Mode de création rapide en 3 étapes

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.

• Mode de création détaillé en 8 étapes

Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.

2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

Création rapide d’un dossier

 Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .

Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.

1. Saisissez la

2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou­lante qui se déploie.

3. Précisez votre

4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

5. Saisissez votre

6. Indiquez votre Code société.

Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.

Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.

R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces

N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).

Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.

1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.

19

Création et mise en place d’un dossier

2. Indiquez les périodes de votre

ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .

3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la

premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-

TVA en cochant l'option correspondante.

Dernière étape : options de démarrage

1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrag e de l'application, cochez la
case correspondante.

2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre

3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :

• Saisir les A-nouveaux.

• Importer une balance.

• Ne rien faire.

4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

Voir Saisie des A-nouveaux, page 42.

Mot de passe.

Création détaillée d’un dossier

 La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu

IDE.

A

Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.

Création à partir d’un dossier existant

Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les
coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de
les re-saisir dans la nouvelle société.

1. Lorsque vous avez choisi
vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.

L’assistant
nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les
éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.

2. Cliquez sur le bouton [Suivant].

Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la

Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,

20

Création et mise en place d’un dossier

3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant.
Selon le cas, sélectionnez l’option

Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur
d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner
pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.

Oui ou Non pour chacun des éléments.

Oui

 Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche

effacées.

4. Cliquez sur le bouton [Suivant].

5. Dans la dernière étape, saisissez la

6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
ment les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.

7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.

Raison sociale de la nouvelle société.

21

Création et mise en place d’un dossier

Créez un dossier via la Synchro compta

 Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
 Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA

Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.

1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.

2. Activez le menu D

Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus

3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.

Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .

4. Cliquez sur le bouton [OK].

5. Dans la fenêtre

Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi
qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.

OSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.

qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].

22

Création et mise en place d’un dossier

Contrôlez et modifiez le plan de comptes

Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors
de la création de votre dossier.

Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18.

Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous
manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.

La liste des comptes

Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.

La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.

Modifiez un compte

Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela,
vous pouvez indifféremment :

• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier,

• cliquer sur le numéro de compte,

• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.

Exemple

Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.

1. Saisissez les chiffres 512.

2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.

3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone

4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].

Intitulé.

Créez un compte

Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs

Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les
créer.

A titre d'exemple, vous allez créer le compte client

1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.

2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.

La fenêtre Nouveau compte s’affiche.

1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.

2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'Intitulé du compte.

411DUR Ets Durant.

Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.

Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.

Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.

23

Onglet Options

Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.

Création et mise en place d’un dossier

3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.

Option cochée Signification

Utilisable

Lettrable
Demander

Pointable

Vous pouvez utiliser le compte en saisie.

Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.

Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case

Ventilation

Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des

saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques

de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .

L'option

Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du

numéro de pointage.

Saisie

Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case
En gestion analytique, vous pouvez saisir des

quantités sur des comptes (classes

6 et 7 en général).

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution

Saisie des Infos
Perso

Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les
grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.

Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.

Echéance.

Exonéré de TVA

Compte

En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.

Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client,
fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.

24

Création et mise en place d’un dossier

Compte de
produits

Compte de
charges

Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.

Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.

Onglet Client ou Fournisseur

Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou
fournisseur en question.

1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.

2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.

3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.

4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Elles correspondent au lieu de compensation :

• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de
la domiciliation bancaire.

Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domicilia-

•
tion bancaire.

5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes sou-
mis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez
déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la
grille de saisie s'adaptera automatiquement.

6. Indiquez le

mode de paiement associé par défaut au compte.

Calcul de la date d'échéance

Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque
vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des
factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les
paramètres définis. Pour cela :

25

Création et mise en place d’un dossier

1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone

2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Echéance.

Localiser le client/fournisseur sur une carte

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client ou fournisseur).

Vérifier l’adresse du client ou fournisseur

Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.

Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).

Informations légales

Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe.

 Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.

Onglet Complément

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Contact

Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.

Divers

Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et
juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).

Onglet Relance

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

 Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.

Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de
relance concernant les clients en retard de paiement.

26

Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.

Sélectionnez les modèles de lettres qui
seront utilisés pour la première, deuxième
et troisième relance.

Onglet Immobilisations

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Création et mise en place d’un dossier

 Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.

Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.

Onglet Budget

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.

Onglet Soldes validés

Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite
présentés mois par mois.

Les zones
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.

L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .

Vous disposez des options

Onglet Graphiques

La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N
et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.

Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera

Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].

Onglet Infos perso.

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande

INFOS PERSO. du menu LISTES.

Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.

Dans la colonne
visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.

Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou

27

Création et mise en place d’un dossier

Création d’un compte de TVA

Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire,

Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.

• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.

 Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,

mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux
de TVA utilisé.

Création d’un compte de Banque

Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.

1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.

2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.

3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.

Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.

4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce
découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel

5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire
du fichier de connexion

Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :

6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.

7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.

8. Dans l'onglet

Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.

Relevé CFONB.

Validez la création d’un compte

Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK],
présenté en haut de la fenêtre.

28

Création et mise en place d’un dossier

Vérifiez les journaux

Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.

La liste des journaux

Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier.
Vous pouvez en consulter la liste par la commande

JOURNAUX du menu LISTES.

Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous
n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.

Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.

 Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires

que de comptes bancaires.

Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?

Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le
journal correspondant.

Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :

• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,

• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.

 En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie stan-

dard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.

Exemple

Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.

1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal
[Modifier].

La fenêtre de modification du journal s’affiche.

VT puis cliquez sur le bouton

1. Cochez l'option
quement lorsque le solde des lignes est équilibré

2. Cochez la case

3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche <Tabulation>
ou >Entrée>.

Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automati-

Utiliser la contrepartie automatique en saisie.

29

Création et mise en place d’un dossier

4. Dans la zone

Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.

Gestion des numéros de pièce

Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être
attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.

Exemple

Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous
indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.

5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.

6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.

30

Créez vos chéquiers et vos RIB

Si vous disposez de Ciel Commu nica tion
Bancaire pour Windows, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.

Si votre banque vous fournit des
relevés bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le
fichier du relevé bancaire de
votre banque (qui contient les
écritures qu’elle a enregistrées).

Les chéquiers

 Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.

Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements
par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.

Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de
banque.

• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.

 Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1>.

Les relevés d’identité bancaire

 Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.

Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures
enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les
données s'y rapportant.

L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet

Voir Création d’un compte de Banque, page 28.

Banque des comptes Banque.

Les formats des relevés bancaires

 Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ

Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il
puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange
Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors
de la saisie de vos relevés bancaires.

Création et mise en place d’un dossier

Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :

Format Texte

Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.

 Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel

®

puis les enregistrer au format Texte.

Excel

®

, vous devez auparavant les ouvrir avec

Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.

1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.

2. Sélectionnez le type de format

3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant
au relevé.

4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique
donc au moins renseigner celle-ci.

5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.

6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].

Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre

Standard en cliquant sur le triangle de sélection .

Montant est obligatoire, vous devez

Format QIF ou format OFX

Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition
des colonnes du relevé.

1. Dans la fenêtre

QIF (US), soit OFX.

La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :

Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou

• Français : format de date de type Jour/Mois/Année

US : format de date de type Mois/Jour/Année.

•

2. Cliquez sur le bouton [OK].

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.

4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.

32

Création et mise en place d’un dossier

Préparez une comptabilité analytique

Les codes analytiques

 Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le
plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que
vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.

Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer,
modifier ou supprimer un code analytique.

Vous pouvez choisir d'afficher
uniquement les codes

1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.

2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez

intitulé.

l'

3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est
alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.

non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.

tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou

Onglet Répartition

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par
fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de
créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition.

Exemple

Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service
après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :

• 20% à l'administration

• 35% au service après-vente

• 45% au service commercial

Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque
département.

1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que
vous souhaitez effectuer.

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.

3. Dans la colonne

4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.

5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.

• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.

• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.

• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.

Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.

33

Création et mise en place d’un dossier

Onglet Budget

Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.

 Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case

l'exercice N-1

Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.

• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez
la case
dossier.

dans les préférences comptables du dossier.

Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du

Afficher les cumuls et budgets de

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au
code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.

• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de

l'exercice N-1

dans les préférences comptables du dossier.

Onglet Soldes validés

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.

Graphique

La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à
l’exercice N et N + 1.

Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.

Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.

34

La tenue de votre comptabilité

La tenue de votre comptabilité

Saisissez les écritures comptables

Les différents modes de saisie

Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant
vous propose plusieurs modèles de saisie.

Voir L’assistant Top Saisie, page 44.

Le mode Saisie standard

Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.

Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.)
puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant,
etc.).

Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de
telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.

Top Saisie qui

Le mode Saisie rapide

Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition
les grilles de saisie suivantes :

• Facture/Avoir client rapide.

• Factures/Avoir fournisseur rapide.

• Encaisser un montant.

• Régler un montant.

Le mode Saisie au kilomètre

Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre
pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de
remises en banque).

Le mode Saisie guidée

Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les
lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les
paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les
opérations de saisie.

Quatre guides de saisie sont disponibles :

• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.

• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.

• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.

• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.

Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui
suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au
client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.

36

La tenue de votre comptabilité

Saisie standard d’une écriture

 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD

Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.

 Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche

<Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.

Les données de l'en-tête

1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélection­nant l'une des deux options.

2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez

Calcul automatique.

Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture
client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.

3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone

4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date

d'écriture

de saisie définie dans les paramètres de comptabilité.

5. La zone
la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identi­fication d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré­mente automatiquement.

6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des
journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé
comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FAC­TURE et appuyez sur la touche <Tabulation> de votre clavier.

. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période

Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à

Voir Gestion des numéros de pièce, page 30.

Journal et sélectionnez le journal de ventes.

La grille de saisie d’écritures

Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :

• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),

• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),

• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).

Saisie de la première ligne

1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois

premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la
liste des comptes.

2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.

3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme
Ceci est dû au fait que l'option
défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option

du compte

4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans
la colonne

.

Montant débit puis saisissez le montant.

Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par

Libellé de la ligne d'écriture.

Libellé = intitulé

 Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un

prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.

37

5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.

Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour
en sélectionner un.

6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne
une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.

La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture.
Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.

Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme

Référence pointa ge/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de

cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence

pointage/Let

. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.

Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans

Attention !

Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au
niveau de l'onglet

Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas

possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.

Saisie de la deuxième ligne

1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de
zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple.

2. Si l'option
ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de
la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option

Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la

Libellé = intitulé du compte.

Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini
pour le compte sélectionné) et imputé au
en haut de la fenêtre, est activée par défaut.

Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située

Saisie de la troisième ligne

Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.

Comme pour la ligne 2 :

•le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,

• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au

Crédit.

Ventilation budgétaire

Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code

analytique

Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône

Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.

. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte.

 La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé-

taire obligatoire

est cochée dans les préférences comptables.

L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.

La tenue de votre comptabilité

Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents
traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.

39

Opérations sur les lignes d’écritures

Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et com­portant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].

Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie,
il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture
au compte de contrepartie.

Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.

Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne
saisie.

Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.

La tenue de votre comptabilité

Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.

Calculez les frais kilométriques

 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type

Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.

Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau
détaillé des frais kilométriques.

Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où
l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème
kilométrique de l'administration fiscale.

1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone

2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.

4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calcu­lés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante

Enregistrez l'écriture en comptabilité

Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.

Description du véhicule.

Imprimez une lettre chèque

Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.

1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande

ETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).

L

2. L'impression se lance directement.

40

Saisie d'une écriture en mode saisie guidée

 Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou

PAIEMENT.

Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.

Saisie de la première ligne

1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.

Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client,
c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.

2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le jour­nal de ventes dans la liste proposée.

3. Le numéro du compte
du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélection­nez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.

Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.

N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce

4. Le
numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré­mente automatiquement.

5. Le libellé du compte est proposé comme
curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation>.

6. La date du jour est proposée comme

Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.

La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.

Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres

Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le

Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.

 Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que

vous puissiez les renseigner lors de la saisie.

7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone
compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous
ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analy-

Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du

tique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques.

8. Saisissez le montant

9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélection-

nez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste .

Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.

La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :

La tenue de votre comptabilité

Enregistrez l'écriture en comptabilité

Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de
nouvelles saisies.

 L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un

avoir.

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.

Saisie des A-nouveaux

 Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX

Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ
des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice
soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.

A l’activation de cette commande, la fenêtre
comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement
enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).

1. Dans la partie
veaux sont à saisir.

2. Dans la colonne

Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nou-

Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.

Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de

3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.

4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.

5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton
[OK].

42

La tenue de votre comptabilité

L’enregistrement des écritures en comptabilité

Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.

• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].

Brouillard

Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.

 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.

Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande

Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande

VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

BROUILLARD du menu ETATS.

Validation

Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.

 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Sta-

.

tut

Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :

• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,

• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputa­tion de compte.

Simulation

Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les
éléments d'un marché éventuel ; etc.

 Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation

dans la colonne

Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles
peuvent être ou non incluses dans les différents états.

Statut.

 Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée),

vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option :
n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre
sens.

Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande

VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

Facture ou Avoir. Et,

43

La tenue de votre comptabilité

L’assistant Top Saisie

 Menu SAISIES - commande TOP SAISIE

L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.

 Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas

automatiquement à chaque ouverture de dossier.

1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].

3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].

4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opéra­tion en complétant les lignes d'écriture.

 Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.

Exemples de saisies

Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.

Les factures

Une facture d'achat

Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat

• TTC au crédit du compte Fournisseur.

• HT au débit du compte Achats.

• TVA au débit du compte TVA déductible.

• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.

• TTC au débit du compte Fournisseur.

Une facture de vente

J’envoie une facture de vente Mon client me paye

• TTC au débit du compte Client.

• HT au crédit du compte Ventes.

• TVA au crédit du compte TVA collectée.

• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.

• TTC au crédit du compte Client.

 Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou

l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit .

44

La tenue de votre comptabilité

Achats au comptant

Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre
logiciel sans appeler le compte

Fournisseur.

J’enregistre une note d’essence

• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Carburant.

• Montant TVA au débit de TVA déductible.

J’enregistre une dépense de papeterie

• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

Les salaires

Sans enregistrer les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paye les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette
opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.

Je calcule les charges sociales

• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).

• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).

• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).

• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).

• etc… pour chaque caisse.

Je paye les charges sociales

• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

• etc… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de

Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.

45

En enregistrant les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes

URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes

URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paye les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je paye les charges sociales

• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

• etc… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de

Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.

Un prêt bancaire

J’obtiens un prêt

• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .

• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).

Je paye une mensualité de ce prêt

• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.

• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts

(661xxx).

• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).

Factures payées par effet

Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :

• 403xxx Effets à payer.

• 413xxx Effets à recevoir.

Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite

• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.

• Montant HT au débit du compte Achats.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.

• Même somme au crédit du compte Effets à pay er a v ec comme libellé " Traite Dupont" et

la date d'échéance.

Le compte

Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.

La tenue de votre comptabilité

Et dans le compte

Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs

différentes échéances.

La traite est retirée de mon compte à l’échéance

• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.

• Même somme au débit du compte Effets à payer.

Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.

La TVA

Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.

Je calcule ma TVA

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur

immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.

Je paye cette TVA au Trésor Public

(nous sommes le 20 octobre)

• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.

Le compte

TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.

Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.

J’ai un crédit de TVA

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur

immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.

Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.

Je paye ma TVA en tenant compte du crédit

• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobili-

sations.

• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.

• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.

• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.

47

La tenue de votre comptabilité

Rapprochez une facture et son règlement

A quoi sert le lettrage des écritures ?

Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.

Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être
réalisé :

• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],

• ou en différé, par les commandes

Le lettrage automatique

1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.

LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.

2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de
dates.

3. Dans l'onglet Sélection :

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.

Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.

• Choisissez les écritures à inclure :

Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par

brouillard et/ou simulation.

référence ou par montant.

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

Le lettrage manuel

Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées.
Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.

Dans ce cas, utilisez la commande
écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :

• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,

LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des

48

La tenue de votre comptabilité

• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],

• délettrer les écritures,

• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,

• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,

• annuler le lettrage.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.

49

La tenue de votre comptabilité

Rapprochez des écritures avec votre banque

Saisie du relevé bancaire

 Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE

Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le
fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.

Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous
pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies
dans votre comptabilité.

Voir Rapprochez les écritures, page 50.

 Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de

Banque.

Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :

• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,

• connaître le format d’import de votre banque.

A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.

 Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le

menu AIDE.

Rapprochez les écritures

 Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de
comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la
banque et le solde de votre comptabilité.

Les différences seront composées :

• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.

• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.

50

La tenue de votre comptabilité

Pointez des écritures

 Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL

Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.

1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cli­quez sur le bouton [OK].

2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La
liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.

3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou
[Dépointer].

Pointage automatique

Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :

• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,

• d’un fichier généré au format CFONB.

Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez

Relevé de compte CFONB ou Autres formats.

51

La tenue de votre comptabilité

Annulez une écriture validée

 Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION

Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.

Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.

 Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.

La commande
période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.

CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la

Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les
écritures par :

Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de

•
visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.

Lignes comptables.

•

Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :

• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.

• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone

• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone

Journal.

Avec le statut.

 Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .

1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton

.

52

La tenue de votre comptabilité

La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.

Par défaut, le logiciel propose :

Date du jour comme date de l'écriture,

•la

• d'imputer le mouvement au

libellé du mouvement.

•le

Journal d'O.D,

2. Modifiez ces éléments si nécessaire.

3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :

• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.

Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est

•
apposé aux montants.

4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.

5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option cor­respondante :

Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.

•

Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.

•

Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.

•

6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la
réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].

Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....

53

Le brouillard

Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin
d'exercice.

Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :

• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,

• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,

• la validité des codes budgétaires,

• l'équilibre des écritures, etc.

Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le
brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.

Enregistrez des écritures dans le brouillard

Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie,
sélectionnez l'option

Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.

Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Validez le brouillard

 Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD

Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du
brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.

Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.

 Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou

encore effectuer une contrepassation.

Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.

Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont
la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates.

1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnés pour la validation.

2. Cochez la case
pris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.

3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure

les écritures en simulation

Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est com-

.

4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .

5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].

6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bou­ton de votre choix.

Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.

7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].

La tenue de votre comptabilité

 Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation appa-

raît dans la colonne

Statut.

Consultez la liste des écritures

 Menu LISTES - commande ÉCRITURES.

Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.

Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la
grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.

Editez le brouillard

 Menu ETATS - commande BROUILLARD.

Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en
brouillard ou en simulation.

Voir Brouillard, page 62.

55

Gérez la trésorerie prévisionnelle

 Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.

Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.

La tenue de votre comptabilité

1. Saisissez l'

2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en parti­culier ou Tous les comptes de trésorerie.

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les
calculs.

Intitulé de la trésorerie.

Plan de trésorerie : saisie des montants

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est
fonction des options d'affichage préalablement définies.

1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.

Dans la colonne
correspondant à vos dépenses.

• La ligne
période.

• La ligne

• La ligne
solde initial.

Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.

2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette
ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.

3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.

4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période
sélectionnée.

Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles

Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de

Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.

Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le

56

La tenue de votre comptabilité

Calcul de la trésorerie prévisionnelle

Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en
tenant compte des dates d’échéance de paiement.

1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne
ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.

2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.

Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des
clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.

• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une
modification.

• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.

Règlements clients , Paiements fournisseurs

Attention !

Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.

57

Les états

Principes généraux

Les différents types d’état

Les états comptables

Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux,
Brouillard, Déclarations de TVA.

Les états budgétaires/analytiques

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à
partir de la commande

Les états clients et fournisseurs

Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs
: Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de
remise en banque, etc.

Les états fiscaux

Le menu ETATS vous permet d'éditer :

ANALYTIQUE du menu ETATS.

Les états

• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.

• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.

• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.

Les états statistiques

La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes,
Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.

Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.

L’imprimante

Configurez une imprimante

Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta
pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu

ÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.

D

 Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.

Choisissez une imprimante

Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.

Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que
vous voulez utiliser.

59

Les états

Exemple

Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.

Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre
imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton

pour définir les propriétés de l’imprimante.

60

Les états comptables

Grand livre

 Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.

Les états

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de
quant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de
dates.

3. Dans l'onglet

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.

Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.

• Choisissez les écritures à inclure :

• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.

Sélection :

brouillard et/ou simulation.

sortie en cli-

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
votre choix.

5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

+ de critères et sélectionnez les options de

Si vous avez opté pour une sortie
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie
nouvel e-mail.

Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un

Balance

 Menu ETATS - commande BALANCE.

Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix
entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de
dates.

3. Dans l'onglet

Sélection :

Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.

• Choisissez les écritures à inclure :
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.

• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un

brouillard et/ou simulation.

journal en particulier.

61

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
votre choix.

5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie
nouvel e-mail.

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un

+ de critères et sélectionnez les options de

Journaux - Centralisateur

 Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.

La commande

La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des
écritures

 Seules les écritures validées sont prises en compte.

1. Pour la commande

2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.

Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.

JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.

3. Précisez la

4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.

période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.

 Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .

5. Précisez l'affichage souhaité (

6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie
nouvel e-mail.

Journal/Mois ou Mois/Journal).

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un

Brouillard

 Menu ETATS - commande BROUILLARD

Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard.
Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.

1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de
quant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie

La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.

sortie en cli-

2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.

3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :

Les états

• pour

• pour

4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.

5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal
par page en cochant la case

6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.

Si vous avez opté pour une sortie
nouvel e-mail.

tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.

Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.

tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante,

et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.

Saut de page par journal.

Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un

Déclarations de TVA

 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT.

Attention !

Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de
télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.

Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un
TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu D

• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,

• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.

assistant. Cette déclaration correspond au régime de

OSSIER :

 Consultez le chapitre Menu Etats, paragraphe Déclaration de TVA du Manuel de référence, accessible

depuis le menu AIDE.

La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA

 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.

Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA
vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta vers la Direction Générale des
Finances Publiques.

 Consultez le chapitre Menu Etats, au paragraphe Télédéclaration de TVA du Manuel de référence.

63

Les états clients et fournisseurs

 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.

Echéancier

 Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.

Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement
de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.

Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.

Balance Agée

 Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.

Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi
effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances

Encours clients

 Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.

Les états

La zone
que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces
encours.

Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum

Relances clients

 Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.

Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :

• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone

• les zones
DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),

• la case

COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.

Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu

Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE

Echéance,

 Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les fac-

tures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.

Lettre de pénalités de retard

 Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.

Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard
calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les paramètres comptables.

Bordereau de remise en banque

 Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.

Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement
que vous remettez à l'encaissement.

64

Les états fiscaux

 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.

Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique

 Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES.

Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.

Le

bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les

éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre

entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant
l'année est :

• un bénéfice : total des produits > total des charges

• une perte : total des produits < total des charges

Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.

Etats fiscaux

Les états

 Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.

Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :

• 2050 (BIC - Régime réel)

• 2033 (BIC - Régime simplifié)

• 2035 (BNC)

• 2054 - 2055

Soldes Intermédiaires de Gestion

 Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.

Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher
le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.

65

Traitements

Clôturez et réouvrez un exercice

 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.

L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute
sécurité.

Traitements

1. Lisez attentivement l'étape
l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu D
mandes

2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].

PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.

Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de

OSSIER - com-

Attention !

La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour pouvoir
lancer la clôture.

 Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top

Clôture, lien Traitements.

L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur
établissement.

Attention !

L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.

Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les
documents légaux.

4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand livre, Journaux,
Balance...).

A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .

 Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu DIVERS.

5. Dans l'étape

6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire
une copie de mon dossier et lancer le traitement].

7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur
[OK].

8. Lisez attentivement l'étape
nouveau.

9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

10. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélec­tionnez les options

11. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

12. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.

13. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspon­dante.

Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].

Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à

Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.

14. Dans l’étape Report en détail d ans l’écritur e d’A-nouveau , indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.

67

Traitements

15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.

16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cli­quez sur [OK].

68

Traitements

Exécutez une Synchro compta

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA.

Présentation

La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client
équipé d'une application

Cette fonction permet :

au client

• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informati­sation croissante des PME.

• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.

• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans
les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.

à l'expert-comptable

• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.

• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.

• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir
sur le dossier de ce dernier.

La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le
client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).

Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert.

La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou
l’expert comptable.

Paramétrage

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES.

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.

Mode de fonctionnement de la Synchro compta

Deux modes sont proposés :

Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nou-

•
velles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dos­sier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La
Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distin­guer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons.

69

Traitements

Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin

•
de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de
manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rappro­chement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un
code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.

 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à

l’aide intégrée à l’application.

1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou

Synchro compta +.

Attention !

Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans
quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le
mode de Synchro compta.

Modalité de transfert des données

2. Sélectionnez le sens du transfert des données :

• Client

• Expert

3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-

4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec

 Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.

 Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.

dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.

votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux :

expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux.

•

•

client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.

Informations complémentaires expert-comptable

5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.

 Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe

“Coordonnées”, page 77.

Dates Synchro compta+

La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de
période inférieure ou égale à la date de Synchro compta)

Divers

(uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)

Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers
s'affiche en bas de la fenêtre.

(Uniquement en mode Synchro compta +)

sont automatiquement renseignées.

6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte col lectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône
d'appel de liste.

Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre

Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.

 Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.

L'

E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro

compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expert­comptable.

70

7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.

Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client

8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].

Lancez une Synchro compta

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA.

La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et
rapide.

Exemple

• Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable.

• L'expert récupère ces données et les traite.

• L'expert renvoie les données après analyse et traitement.

• Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effec­tuer.

Attention !

Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un
logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007
(version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité.

Traitements

 Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez

sur le bouton [Suivant].

Transmettez des écritures en mode Synchro compta +

Etape 1 : choix du traitement

1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous
permet de générer un fichier de données.

Etape 2 : choix des écritures

La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche.

2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type
d'écritures à envoyer :

Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le

•
début de l’exercice seront synchronisées.

•

Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière

réception seront synchronisées.

71

3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert :

• Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.

 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe

d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.

• Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement.
Pour cela, cochez l'option

Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .

Oui et saisissez la Date de validation des écritures.

 La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par

défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent.

Etape 3 : emplacement du fichier généré

4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Applic a tio n Da ta\Ciel\Applic at io n s\C ie l Co m pta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.

5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez
l'option

6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisis-
sez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.

Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.

Etape 4 : saisie d’un commentaire

7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante.

8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre
choix.

10. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.

Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple)

Etape 1 : choix du traitement

1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous
permet de générer un fichier de données.

Etape 2 : choix des données à transmettre

Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre.

Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez :

Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement

•
les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de
votre choix.
Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc,
sont transmis par défaut.
Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.

 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe

d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.

•

Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures

saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi vali­der les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre
comptabilité.

Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité

•
seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore
aucun élément de votre comptabilité.

2. Cochez l’option de votre choix.

• Si vous choisissez l’option
date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une
date de fin de mois.

• Si vous cochez l’option
s’affiche

Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la

Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire

Etape 3 : paramètres supplémentaires

3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer :

•

Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non trans-

mises) seront synchronisées.

•

Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées.

4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois
précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du
ou l'icône des

Dates spéciales.

Traitements

Calendrier

 Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois.

5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option

6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui.

7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux,
etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.

Etape 4 : emplacement du fichier généré

Oui.

8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.

Exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Applic a tio n Da ta\Ciel\Applic at io n s\C ie l Co m pta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus

.

74

Traitements

9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez
l'option

10. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisis­sez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.

11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est
conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix.

12. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.

Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.

Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +

Attention !

Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable.
Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou

inversement, la récupération du fichier sera impossible.

 Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous

devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».

1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant].

2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection .

3. La fenêtre
préalablement enregistré.

Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez

 Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet,

Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML.

4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK].

5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre
choix.

6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.

Historique

 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE

L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées.

Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée

Cliquez sur le bouton [Consulter].

Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée.

Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.

Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée

Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix.

1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer.

2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].

3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur
le bouton [Oui] pour valider.

75

Purgez l’historique de synchronisation

Cliquez sur le bouton [Purger].

Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les
comptes-rendus existants.

Traitements

76

Traitements

Importez ou exportez des écritures

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.

Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de
votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes
amené à échanger des informations.

Vous pourrez ainsi :

• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard
ou validées.

• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.

Paramétrage

Coordonnées

 Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPT ABLES.

Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre

Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre

expert-comptable.

Dans la partie

Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.

Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet

Options pour l’import des écritures

 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.

La préférence
effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à
importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils
n’existent pas, etc.

Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à

 Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1>).

Réglages de l’export au format Ciel

 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.

La préférence
notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures
avant leur transfert, etc.

Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel,

 Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>).

Le format Ximport

Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des
éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.

Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin
d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.

Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le
fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.

Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type
pas dépasser 137 caractères.

SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit

77

Il doit avoir la structure suivante :

N° de Mouvement 5 caractères Numérique

Journal 2 caractères Alphanumérique

Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)

Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)

N° de pièce 12 caractères Alphanumérique

Compte 11 caractères Alphanumérique

Libellé 25 caractères Alphanumérique

Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique

Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)

N° de pointage 12 caractères Alphanumérique

Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique

Traitements

Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique

Euro 1 caractère Alphanumérique

Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version

Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.

4 caractères Alphanumérique

Exportez des écritures

 Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.

A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les
écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres
logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.

A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.

L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :

• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.

Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala)

•
ou Sage Petites Entreprises.

Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.

•

1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

• Si vous avez choisi le format
avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez
sur le bouton [Oui]. La fenêtre

• Si vous avez choisi le format
les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en

fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour

Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous

Génération des écritures s'affiche.

Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez

78

Traitements

générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le
fichier à un nouvel email.

 Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur

Universel.

Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des
écritures vers Sage 30 ou Sage 100.

3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :

Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous

•
indiquez dans les zones

•

Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois

que vous définissez dans les zones

du et à seront sélectionnés.

du et à seront sélectionnés.

• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones

•

Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le

du et à seront sélectionnés.

code seront sélectionnées.

4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :

• Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront
exportées.

•

Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères

définis précédemment seront exportées.

•

Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères défi-

nis précédemment seront exportées.

5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la

longueur des comptes

.

6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les

envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.

7. Cliquez sur le bouton [OK].

8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures
comptables.

9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

79

 A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code

analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.

• Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie
s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne
vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.

• Si vous transférez vos écritures vers un fichier
chaine ouverture du fichier concerné.

Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la pro-

Importez des écritures

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.

Cette commande peut être utilisée :

• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comp­table (écritures de bilan, par exemple),

• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.

Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de
logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100,
Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans
Ciel Compta.

Traitements

Attention !

Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement
importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne
peut plus être importé.

A l’activation de cette commande, la fenêtre

1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :

• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.

Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites

•
Entreprises.

Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote

•
Ouest, Gestimum.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Profes­sionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces
écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous
informe que l’importation a été effectuée.

Assistant import/export d’écritures s’affiche.

 Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier

destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.

• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre
formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importa­tion en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].

3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].

Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les

4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant
l'envoi dans les préférences, la fenêtre
écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].

5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la
création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des
numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.

Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les

80

 Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par

ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces
codes sont alors effacés dans le fichier généré.

Importez une balance

 Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE

1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.

2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le
journal des A-nouveaux.

3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.

4. Cliquez sur le bouton [OK].

Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les
opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.

Exportez une balance

 Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE

Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.

1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).

2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur

le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.

La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.

3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice
qui sera considérée par défaut.

4. Dans l'onglet

• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bou-

ton Liste vous permet de choisir une série de comptes.

Sélection :

Traitements

• Choisissez les écritures à inclure :
seules les écritures validées seront prises en compte.

brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones,

 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .

5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet
votre choix.

6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].

Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.

Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le

+ de critères et sélectionnez les options de

82

Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

La sauvegarde / restauration

Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel données Mobiles.

 Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.

En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.

Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.

Attention !

Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro­coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.

Sauvegarde sur support

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE

1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).

2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.

• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).

•

Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.

3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.

4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.

5. Cochez l'option

La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.

Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).

6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.

7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.

Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.

Ne plus demander. La

Sauvegarde en ligne

Indisponible en mode souscription.

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE

Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet
de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation
de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de :

• l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde,

• la création/modification du site à l'aide d'un assistant,

• l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,

• la réalisation d'une sauvegarde en ligne.

 Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration.

84

Gestion des dossiers

Restauration

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.

 Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire

ou support différent de celui utilisé habituellement.

1. Activez la commande

Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.

2. Choisissez votre

• Remplacer les données actuelles par les donnée s sauvegardée s : Si vous choisissez cette option, le pro-

gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.

•

Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde

sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.

•

Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.

Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.

3. Une fois le

Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].

SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.

Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :

La fenêtre suivante s'affiche.

4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez res­taurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sau­vegarde. Modifiez-les si besoin.

5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.

85

Gestion des dossiers

Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste

Uniquement disponible en mode souscription.

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.

Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie

Dossiers.

Si vous basculez en mode :

• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.

• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire

Attention !

Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.

Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.

Gestion des dossiers.

 Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).

86

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Les prévisions

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

 Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.

La commande
permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.

1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre

2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.

3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire :
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour
ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet

PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous

Nouvelle prévision s’affiche.

Totaux.

Budgets d'un compte est renseigné.

Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes

Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur
lesquels vous souhaitez définir un budget.

Ajouter un compte

1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les
comptes.

2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].

Ajouter une racine de compte

1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajou­ter] puis sélectionnez la commande

une racine.

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].

Définir le budget d’un compte

 La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.

1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant
au compte. La fiche du compte s'ouvre.

2. Cliquez sur l'onglet

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.

Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].

Budgets puis renseignez les différentes zones.

88

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Gérez une comptabilité multi-devises

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Déclarez la gestion multi-devises

 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.

Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher
l'option

Définissez les devises utilisées

 Menu LISTES - commande DEVISES.

Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous
pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution
des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.

1. Cliquez sur le bouton [Créer].

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].

Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.

La fenêtre

3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modi­fier

4. Précisez le nombre de décimales autorisées.

5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une
date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise.

6. Saisissez le dernier

7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].

Nouvelle devise s'affiche.

Taux connu de la devise.

Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée

 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.

Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez
préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables du dossier.

Saisissez une écriture en devises

 Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.

Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du
sous-menu
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures
en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire
l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes

SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.

Devise est présentée dans

SAISIES EN DEVISES.

1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises.

2. Si vous avez coché l'option
comptables, la zone
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisis­sant le nouveau taux directement dans la zone.

Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.

Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences

89

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Conséquences sur la saisie et la liste des écritures

Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les
montants sont exprimés dans la devise choisie.

Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes

Montant crédit les montants exprimés en devises.

Montant débit et

Les éditions en devises

Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise
de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.

Constatation des écarts de conversion

Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un
écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.

Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de
l'écriture :

1. Sélectionnez la facture concernée dans la

2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la valida-

tion de l'écriture

3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.

4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enre­gistrer].

5. Si vous avez coché la case

.

Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.

liste des factures non lettrées.

Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour
l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.

90

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Les immobilisations

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

 Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.

A propos des immobilisations

Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà
amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc
tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.

Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option
fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur
résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité,

Valeur bloquée de la

page 95.

Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les
fiches Immobilisations.

A propos des crédits-bails

Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.

 L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de

redevances si vous déclenchez leur enregistrement.

La liste des immobilisations

Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :

• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,

• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,

• recalculer les dotations à la date de votre choix,

• effectuer un virement de poste à poste,

• acquérir un crédit-bail, etc.

Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails

• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté­rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer
leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case

Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1

immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.

• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure
à la date de travail, décochez la case
liste.

er

janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les

Inclure les crédits-bails avant le JJ/M M / AA , située au dessus de la

 Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton

).

Vous pouvez également activer différentes commandes (

DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).

DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou

91

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

La fiche d'une immobilisation

Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci
est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.

L'onglet Fiche

Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la

Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.

Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le
classement : la

Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.

L'onglet Complément

Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation
constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note
texte.

Pièce comptable.

L'onglet Plan

Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.

L'onglet Historique

Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation
divisible.

L’onglet Crédit-bail

 Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.

Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.

Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail

1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].

2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type
d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].

3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 92 ou
“Saisissez un crédit-bail”, page 94.

Saisissez une immobilisation

1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton
[Créer].

2. Saisissez le
passe à la zone suivante.

Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>. Le curseur

92

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

3. Saisissez alors Poste serveur en

Libellé. Passez à la zone suivante.

4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste
situé en fin de zone.

Dans l’onglet Fiche

1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,
indiquez :

Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique

•la

Localisation : Siège social

•sa

•son

2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.

3. Saisissez la

4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection

Fournisseur : Fournisseur HyperMicro

La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le
plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un
matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat.

Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir

du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone

Valeur fiscal e, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de

la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné
(18300 Euros au 1-1-02).

situé à la fin de la zone

Ta ux de TVA.

5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortis­sement. Le

Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.

Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En
effet, le cadre

Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement

amorties.

Voir Reprise d’antériorité, page 95.

Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux
amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera
alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 96.

Dans l'onglet Complément

1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournis­seur, n° interne, etc.) puis le

2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible
puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone

3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins
values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.

4. En cochant la case

Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans cer-

tains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets
d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.

Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).

Quantité.

 Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel

commentaire pour l'immobilisation affichée.

Dans la zone

L'onglet
créer ; l'onglet

Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.

Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de

Historique est vide.

93

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat

1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].

2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.

• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].

• Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste
des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande

Ecriture d'achat).

Saisissez un crédit-bail

Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.

 A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à

l'entreprise.

Dans l’onglet Crédit-bail

 Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.

1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez
dans la liste déroulante.

2. Saisissez la durée du bail.

3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.

4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone
journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.

Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous
procéderez à l'acquisition du crédit-bail.

5. Dans la zone

6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.

Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des
logiciel ne sont pas modifiables.
La case

Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.

Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.

Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être

engagements restants calculés par le

Mois

 La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.

Cas des redevances variables

Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez
plusieurs possibilités :

• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisis­sant le montant,

• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule
alors les échéances.

 Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.

Dans l’onglet Fiche

1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives
mais utiles pour les recherches et le classement.

Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état V
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous
l'aviez acquis directement.

2. Indiquez comme

3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est

date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.

aleurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces

94

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

alors reporté dans la zone Valeur fiscale.

4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.

5. Dans le cadre
bien.

Le cadre
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement.

Le cadre

Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux

Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.

Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du

Dans l’onglet Complément et Plan

• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore
nécessaire de renseigner ces zones.

• L'onglet

Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.

Plan présente le plan d'amortissement théorique.

Dans l’onglet Enregistrement

Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistre ment, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des

écritures.

1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case

.

ment

2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous
pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en
compte avant la date de la redevance.

Passer l’écriture automatique-

Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.

3. Le

4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case

Ajouter la date de la redevance au libellé.

Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.

5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas,

sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône .

6. Indiquez le
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.

7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le
permet d'en affecter plusieurs.

8. Sélectionnez le

compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte

Code analytique du compte de redevance. L'icône

Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.

 Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la

commande

ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.

Reprise d’antériorité

Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la
valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous
choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.

1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case
(dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).

2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre
de l'exercice précédant celui en cours.

Valeur bloquée

95

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

3. Saisissez la
immobilisations dans votre logiciel).

Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos

Méthode de calcul

La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :

• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,

Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.

•

Le plan d'amortissement

Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs
suivantes :

Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.

Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur
résiduelle en cas de Valeur bloquée

Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.

Amortissement linéaire

Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est
constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.

Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée
dans la zone
compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.

Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir

 Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.

Amortissement exceptionnel

Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans
le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à
l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication,
l'état du marché, etc.

Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :

• Double-cliquez sur la colonne
ciel. Appuyez sur la touche <Entrée> pour valider chaque annuité.

Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logi-

Amortissement dégressif

L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de
biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à
l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).

Traitements

Calculez les immobilisations

Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour
une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette
fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.

1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées
dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au].

96

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

La fenêtre

2. Par défaut la
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant
l'icône d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-program­mées : date du jour, fin de semaine, etc.

3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.

Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des
seront alors recalculés.

Calculer les immobilisations s’affiche.

date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.

Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle

Sortez une immobilisation

 La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du

bouton [Sortir].

Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation
correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper
le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le
sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.

Mise au rebut

L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une
immobilisation s'effectue de la manière suivante :

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le
bouton [Sortir].

La fenêtre

2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).

3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].

Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge
et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.

Sortir l’immobilisation s’affiche.

Cession totale d'une immobilisation

La cession totale intervient dans le cas d'une vente.

Exemple

Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la
manière suivante :

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].

La fenêtre

2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).

Sortir l’immobilisation apparaît.

3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.

4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.

Le Prix TTC s'affiche automatiquement.

5. Indiquez le nom de l'

Acheteur.

97

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins
values à court et long terme, la

TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou

moins value.

6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation,
cliquez sur le bouton [Oui].

Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa
date de sortie est indiquée dans la colonne

Date de sortie.

Cession partielle d’une immobilisation

Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de
chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de
cet ensemble.

Dans ce cas, l'option
l'immobilisation.

Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et
vous demande si vous souhaitez la sortir

Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur
s’affiche.

1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).

2. Dans la partie
l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les
valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche
comme sortie.

Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de

Totalement ou Partiellement.

Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation

Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de

3. Indiquez le

Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.

4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :

• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.

• indiquez dans la zone
procédera au calcul de la

• indiquez un
calcul de la

Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au

Valeur à amortir.

Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel

Valeur à amortir.

98

Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

5. cliquez sur le bouton [OK].

Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (

L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie
conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de
sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet

Historique de la fiche immobilisation.

Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.

Enregistrez l’écriture de cession

Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture
de cession.

• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].

• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit
sur l'immobilisation, puis commande

Ecriture de cession).

Acquérez un crédit-bail

Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce
crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.

1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisi­tion crédit-bail].

Dans la fenêtre
pour calculer un nouveau plan d'amortissement.

2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront
reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le
bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.

3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix
d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.

4. Cliquez sur le bouton [OK].

Acquisition d'une immobilisati on en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées

 La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié.

Vous devez impérativement renseigner le

N° de compte et la durée de l'amortissement.

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Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution

Révisez une immobilisation

Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.

Attention !

A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.

Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :

• révision de la durée d'amortissement

• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat

• nouvelle approche par composant des immobilisations.

 Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.

On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).

 Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.

Familles

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

 Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.

Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par famille selon un critère de votre choix.

1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.

2. Saisissez le

3. Indiquez le T ype d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir
la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.

4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].

Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.

Localisations

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

 Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.

Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve
chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de
faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.

Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles­ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par localisations selon un critère de votre choix.

1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones

Libellé.

2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la
fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et
d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre

Nouvelle localisation reste active.

Code et

100